-
Acuan Best Practices PAKET
KERANGKA ACUAN PENULISAN BEST PRACTICES PAKET
A. Prolog Rentang panjang perjalanan kegiatan PAKET sejak lima
tahun terakhir (2005) telah menghasilkan sejumlah cerita sukses.
Kisah-kisah keberhasilan tersebut tentu saja amat potensial menjadi
inspirasi bagi implementasi kegiatan sejenis. Kesuksesan tidak
muncul seketika (instant) tanpa kerja keras dan eksperimentasi
trial and error sehingga harus dicoba berulang kali sebelum
menemukan formula yang tepat. Inilah menariknya. Kisah-kisah sukses
tentang PAKET harus dipastikan diinisiasi oleh para pelaku pada
saat memfasilitasi PAKET dengan menggunakan strategi intervensi
yang dimiliki. Demi memperkayanya, para pelaku (korkot,
fasilitator, POKJA, PAKEM, KBP dan BKM) dapat mengkombinasikan
strategi pemberdayaan dengan berbagai potensi local masyarakat.
Upaya-upaya tersebut dapat berbentuk kiat, tips dan tricks yang
kemudian lebih dikenal dengan best practices. Dalam P2KP Advanced,
fokus kegiatan PAKET adalah penanggulangan kemiskinan yang
mengedepankan kemitraan Pemda dengan Masyarakat. Sejauh ini Pemda
yang dimotori oleh dinas-dinas telah menjalin kerjasama dengan
masyarakat dalam merancang pola pembangunan partisipatif. Terbukti
bahwa proses penyusunan PJM Pronangkis Kota dibuat dengan
mengadopsi proses penyusunan PJM Pronangkis Kelurahan yang dibuat
bottom up berbasis kebutuhan riil. Pemda sudah mulai meninggalkan
pola pengambilan keputusan yang mengandalkan diskresi (wewenang)
sepihak. Beberapa hal yang patut dicatat juga sebagai prestasi
adalah sudah terlembaganya proses demokratisasi musrenbang yang
dihadiri BKM, menguatnya FK BKM dan PJM Pronangkis kota telah
menjadi acuan bagi pelaksanaan kegiatan. Namun demikian, tidak
semua Pemda mampu mensinergikan kebijakannya dengan masyarakat.
Faktanya, hingga saat ini meski sebagian kota/kab telah berhasil
melembagakan pola kebijakan bottom up planning akan tetapi belum
ditiru oleh sebagian Pemda Kota/kab lain. Mereka masih
tergagap-gagap beradaptasi karena berbagai faktor, seperti
terbatasnya kemampuan masyarakat dalam merespon kebijakan, ego
sektoral dinas masih tinggi, rendahnya rasa percaya (trust) Pemda
untuk mendesentralisasikan, interest politik yang mempengaruhi
pengambilan kebijakan, anggaran yang tidak mencukupi atau
bervariasinya tahap-tahap pendampingan PAKET antara satu kota/kab
dengan kota/kab yang lain Di sisi lain, kalaupun Pemda dan
masyarakat telah mampu mencapai prestasi yang patut dikategorikan
sebagai Best Practices, para pelaku (KMW, Korkot, fasilitator,
POKJA, KBP, BKM atau PAKEM) belum mempunyai kesempatan untuk
menuliskan succes story tersebut. Berbagai tantangan tersebut dapat
dijawab (salah satunya) dengan berbagi pengalaman dan pertukaran
kisah sukses melalui penulisan Best Practices. Namun Minimnya
tulisan best practices cukup menyulitkan Pemda untuk mencari
referensi. Seandainyapun sempat ditulis, sebagian besar isi kisah
best practices yang dilaporkan masihbiasa-biasa saja. Belum
terlihat dimana pembelajaran keunggulan (best)nya.
1
-
Acuan Best Practices PAKET
Tak jarang seperti menceritakan kejadian yang memang sudah
seharusnya terjadi laiknya laporan perkembangan B.Tujuan Penulisan
Best Practice PAKET. B.1. Tujuan Umum KAK Penulisan Best Practices
PAKET ini bertujuan untuk memberikan acuan kepada para pelaku
(terutama Korkot P2KP Advanced) agar mampu menampilkan
cerita-cerita sukses PAKET sebagai lesson learned untuk memperbaiki
kualitas pelaksanaan kemitraan melalui aktivitas PAKET. Selanjutnya
tulisan-tulisan best practices tersebut diharapkan berguna untuk
menjawab tuntutan perubahan secara berkesinambungan B.2. Tujuan
Khusus Secara khusus KAK Penulisan Best Practices PAKET bertujuan
untuk Menginspirasi dan memotivasi para pelaku untuk : 1.
Meningkatkan kreativitas aksi dan fasilitasi dalam pendampingan
PAKET melalui
pengembangan cara-cara standar manajemen, kebijakan, maupun
sistem operasional agar menjadi lebih unik, kreatif, efektif dan
efisien.
2. Menemukan metoda dan teknik baru sebagai referensi, meski
sebenarnya kisah best practices ideal adalah yang mampu memenuhi
seluruh indicatornya secara komprehensif. Jika demikian berarti
kisah sukses tersebut amatlah sempurna. Namun menyadari bahwa
kesempurnaan sulit dicapai, maka sebuah tulisan best practices
setidaknya harus mampu menonjolkan praktek terbaik (best) pada
metode, teknik, atau aspek-aspek spesific yang bermanfaat digunakan
sebagai kiat, tips atau tricks pendampingan selanjutnya.
3. Mendorong pencapaian kegiatan PAKET di atas indikator
standar. Cerita Best Practices PAKET minimal wajib memenuhi 24
indicator dasar siklus PAKET sebelum menjangkau aktivitas yang
lebih advanced. Oleh karena itu cerita best practice dapat
diambilkan dari salah satu indikator siklus PAKET asalkan
benar-benar telah melampaui target standar dan disesuaikan dengan
indikator Best Practice dalam kerangka acuan ini.
4. Pembelajaran dari kasus (kasuistis). Cerita best practices
dapat menonjolkan kelebihan yang berbeda-beda pada berbagai aspek.
Sehingga diharapkan antara satu aktivitas dengan aktivitas yang
lain dapat saling melengkapi. Dengan demikian untuk mendapatkan
kesempurnaan ideal sebuah aktivitas kita dapat mempelajarinya dari
tulisan best practices yang diperoleh dari berbagai macam kegiatan
di berbagai tempat.
C. Ruang Lingkup Best Practices PAKET Best Practices dapat
dikompilasi dari teknik, metode, proses, kegiatan, insentif, atau
stimulan yang diyakini lebih efektif dalam memberikan hasil
tertentu dibandingkan teknik lainnya. Gagasan utamanya adalah
dengan proses yang tepat, pemeriksaan, dan pengujian akan
memperoleh hasil dengan lebih sedikit masalah dan kerumitan.
Praktik terbaik dapat didefinisikan sebagai upaya untuk mencari
cara yang paling efisien dan efektif untuk mencapai tujuan,
berdasarkan prosedur yang berulang (cyclical) hingga dapat
dibuktikan keefektifannya. Secara terminologis, Best Practices
adalah good idea yang memuat aktivitas inovatif yang keluar dari
aturan baku (out of the box) dan selalu bisa digunakan sebagai
referensi.
2
-
Acuan Best Practices PAKET
Best practices bagaikan rekor dunia dalam olah raga yang selalu
menantang untuk terus dipecahkan. Pencapaian rekor yang lama
dianggap sebagai tantangan yang harus ditaklukkan dengan rekor
baru. Rasa tidak puas akan hasil yang telah dicapai akan menjadi
cambuk untuk mendapatkan hasil yang lebih sempurna. Dinamika best
practices adalah konsekuensi dari itikad untuk meningkatkan inovasi
dan kreativitas untuk mencapai hasil optimal dengan cara yang lebih
efektif. D. Sasaran Sasaran KAK Penulisan Best Practices PAKET
adalah semua pelaku, baik di level konsultan maupun di level
masyarakat agar memahami penulisan dalam konteks kemitraan F.
Indikator Best Practices PAKET Berikut ini adalah beberapa
indicator dasar yang dapat dijadikan sebagai indikasi untuk
mengkualifikasikan sebuah kegiatan best practices antara lain :
F.1. POKJA PAKET 1. POKJA bekerja aktif, dinamis dan idealis.
Aktivitas dasar sebuah POKJA mesti
terpenuhi sebagaimana tupoksi yang dipersyaratkan baik
kualitatif maupun kuantitaif (PAD). Salah satunya adalah prasyarat
perenserta aktif perempuan. POKJA mesti bekerja aktif, responsive,
problem solver dan idealis mengejar cita-cita kemitraan dalam
penanggulangan kemiskinan.
2. Kesetaraan dan kerjasama. Tugas utama POKJA adalah mendorong
terjadinya kolaborasi kemitraan antara dinas dengan masyarakat yang
diwujudkan dalam berbagai kegiatan. Salah satu tugas strategis
POKJA adalah verfikasi usulan (proposal) PAKEM. Dalam forum ini
nilai-nilai Good Governance dalam pengambilan keputusan
diaplikasikan. Oleh sebab itu dalam memverifikasi proposal, POKJA
dituntut bekerja kolektif, berperan setara, tidak diskriminatif,
demokratis, fair, terbuka terhadap masukan dan tidak didominasi
oleh satu atau dua orang saja.
3. Memiliki team monev yang bekerja periodic, teamwork dan
terjadwal. Sebagai penanggung jawab kualitas aktivitas PAKET di
level Kota, POKJA harus melakukan monev ke lapang untuk mengontrol
kualitas kegiatan yang dilakukan oleh PAKEM-PAKEM. Kegiatan
supervise tersebut dilakukan secara sistematis berdasarkan action
plan. Monitoring dan evaluasi dijalankan bersama secara team work,
tidak hanya dilakukan oleh satu dua orang saja. Koordinator POKJA
dan anggotan-anggotanya saling berbagi peran.
4. Komunikasi dan koordinasi dengan dinas-dinas berjalan baik.
Sebagai representasi TKPKD, POKJA mengkoordinasikan dinas-dinas
yang tergabung di dalamnya sehingga terjadi sinergi institusional
(bukan personal), baik di level POKJA maupun di level PAKEM.
Tujuannya agar program-program dinas memiliki keterkaitan dengan
upaya peningkatan kesejahteraan dan penanggulangan kemiskinan.
5. BOP dimanfaatkan sesuai azas good governance. Pengelolaan
anggaran adalah hal sensitive dalam sebuah organisasi. Termasuk BOP
sebagai indicator utama penerapan transparansi dan akuntabilitas.
Penggunaan BOP mesti transparan, kuntabel dan jelas untuk aktivitas
yang menunjang sinergi kebijakan dinas dengan perencanaan
masyarakat. Fungsi utamanya adalah mendukung pengembangan
kapasitas, memfasilitasi berbagai forum dan monitoring seluruh
kegiatan lapang.
6. PJOK transparan mengelola dana. PJOK PAKET wajib transparan
dalam mengelola dana, baik arus pencairan maupun arus penyaluran
BLM. Sebab PJOK adalah bagian
3
-
Acuan Best Practices PAKET
dari POKJA PAKET yang bertugas untuk merancang dan mengelola
anggaran BOP Pemda. Publikasi demi menegakkan transparansi tidak
hanya dilakukan POKJA dengan memberikan informasi kepada PAKEM,
tetapi juga kepada khalayak melalui berbagai media.
7. KBP dan FKBKM terlibat aktif di dalam PAKET. Kondisi ini
harus dipastikan mengingat KBP dan FKBKM adalah forum-forum
kerelawanan yang sejak lama telah diinisiasi oleh kelompok peduli
di level Kota dan BKM-BKM di level Masyarakat untuk mengawal siklus
kota, khususnya dalam PPA.
F.2. PAKEM 1. Dibentuk atas dasar kesadaran kritis untuk
bermitra, bukan atas pemaksaan
kehendak maupun kemauan salah satu pihak. PAKEM dibuat
berdasarkan consensus untuk melaksanakan kegiatan berdasarkan
kebutuhan riil yang tertuang dalam PJM Pronangkis.
2. Keanggotaan tiga pihak. Keanggotaan standar PAKEM adalah
terdiri dari Pemda, masyarakat dan swasta atau perguruan tinggi.
Kemitraan yang mengakomodasi ketiga pihak tersebut akan membuka
peluang bagi PAKEM untuk melakukan chanelling sebagai fase ekspansi
kemitraan
3. Orientasi kegiatan PAKET adalah lintas kelurahan, sehingga
PAKEM yang bagus adalah yang mampu merealisasikan kegiatan yang
bermanfaat bagi lebih dari satu kelurahan yang memiliki sejumlah
pemanfaat keluarga miskin. Sebagian kelurahan berasal dari
kelurahan/desa berdaya
4. Kemitraan sejati. Artinya kemitraan yang berlaku dalam PAKEM
adalah kemitraan yang dibangun secara utuh meliputi seluruh aspek
ideal kolaborasi dinas dengan masyarakat yang dimulai dari
perencanaan, pelaksanaan hingga monitoring.
5. Indikasi APBD dalam program SKPD tidak dipaksakan sepihak
oleh SKPD. Sehingga APBD yang termuat dalam program SKPD
benar-benar dapat dijamin telah diusulkan melalui proses
perencanaan panjang yang mengedepankan partisipasi masyarakat.
6. Inovatif dan Melibatkan peranserta wakil semua
desa/kelurahan. PAKEM bertugas memfasilitasi terjadinya pelaksanaan
kegiatan lintas kelurahan/desa secara adil. Seluruh pihak dari
masing-masing desa/kelurahan hendaknya dilibatkan secara aktif
dalam proses pengajuan usulan, implementasi kegiatan dan monitoring
evaluasi. Selain demokratis dan taat azas, proses dan hasil
kegiatan PAKEM mesti memperlihatkan kreativitas dan inovasi.
7. Keterlibatan SKPD-SKPD lintas sektoral, akan menentukan
seberapa besar kualitas kemitraan dapat dikonsolidasikan. SKPD yang
terlibat dalam PAKEM standar adalah PU. Untuk mempermudah sinergi
lintas SKPD, maka di dalam sebuah PAKEM hendaknya terpenuhi dua
prasyarat, yaitu terdapat minimal 2 SKPD dalam satu PAKEM atau SKPD
selain PU telah aktif terlibat sebagai anggota PAKEM
8. Channelling dengan pihak swasta. Kendatipun target PAKET
sementara ini adalah menciptakan kemitraan antara dinas dengan
masyarakat, namun tidak menutup kemungkinan untuk mengembangkan
kemitraan dengan pihak swasta. Sebab jarang sekali PAKEM yang mampu
menggandeng swasta sebagai mitra.
9. Tantangan besar. Keberhasilan menyelesaikan kegiatan di
tengah himpitan kesulitan dan tantangan yang mengepung adalah
sebuah prestasi tersendiri yang patut diberikan apresiasi sebagai
best practices
4
-
Acuan Best Practices PAKET
F.3. PEMANFAAT Ditinjau dari aspek kemanfaatan, kegiatan PAKET
harus menunjang beberapa hal penting sesuai misi utama PAKET, yaitu
: 1. Menjangkau pemanfaat KK Miskin. Pelaksanaan kegiatan PAKET
hendaknya
meningkatkan pendapatan, taraf hidup, layanan dan kemudahan bagi
keluarga miskin, terutama mereka yang telah terdaftar dalam PS2.
Hal ini setidaknya terlihat dari perbedaan kondisi sebelum dan
sesudah kegiatan dilaksanakan. Jika kegiatan tersebut ternyata
tidak menimbulkan efek apa-apa terhadap keluarga miskin tentu patut
dipertanyakan efektivitas pelaksanaan kegiatan di lokasi
tersebut.
2. Peningkatan Pendapatan. Dengan dibangunnya infrastruktur atau
fasilitas lain yang memberikan kemudahan bagi keluarga miskin
tentunya diharapkan dapat meningkatkan pendapatan keluarga miskin
dalam berbagai sektor. Misalnya Nelayan semakin mudah melaut dan
memasarkan ikan. Demikian halnya dengan pedagang, dengan
dibangunnya jembatan maka semakin memperlancar transaksi di
pasar.
3. Kelancaran akses. Pasca dibangunnya fasilitas, harapan
utamanya adalah kelancaran akses berbagai sector seperti ekonomi,
perdagangan, pertanian, perikanan, peternakan, pendidikan,
kesehatan, dan air bersih. Terbukanya akses lintas sector juga
menandai keterbukaan akses geografis yang dimulai dengan
terhubungnya kegiatan lintas desa/kelurahan. Bersamaan dengan
komunikasi dan informasi, kelancaran akses adalah keniscayaan dalam
pembangunan.
4. Terlaksananya kegiatan lain. Jika Kegiatan tersebut tidak
dilaksanakan maka akan menghambat kegiatan lain. Artinya realisasi
kegiatan tersebut akan mempermudah dimulainya kegiatan yang lain.
Misalnya pembangunan jembatan mempermudah kelanjutan pembangunan
jalan. Pembangunan jalan akan mempermudah dimulainya pembangunan
Pasar desa dst.
5. Kegiatan yang dilaksanakan harus lintas desa. Jika PAKEM
bersama masyarakat masih melaksanakan kegiatan yang hanya
bermanfaat untuk desa/kelurahannya masing-masing maka belum
diperoleh nilai tambah yang dapat digunakan sebagai bahan belajar
(lesson learned). Sebab sesungguhnya kegiatan bagi keluarga miskin
di internal desa/kelurahan telah dituntaskan pada siklus regular
sebelum PAKET.
G. Mekanisme Penulisan Pengiriman tulisan oleh Korkot Advanced
kepada KMP Advanced dapat dimulai setelah pelaksanaan 50 % PAKET
tahap 1 (100% pemanfaatan APBD) selesai. Untuk memudahkan, maka
tulisan dikirimkan secara terjadwal tiap bulan berdasar cluster
(dikoordinir oleh koordinator cluster). Untuk tahun 2010 ini
dimulai pada Bulan Maret. Setiap Korkot mengirimkan minimal 2
tulisan.
Jadwal Pengiriman Tulisan Best Practices
No Bulan Cluster 1. Maret Cluster 1 2. April Cluster 2 3. Mei
Cluster 3 4. Juni Cluster 4 5. Juli Cluster 5 6. Agustus Cluster 1
7. September Cluster 2 8. Oktober Cluster 3
5
-
Acuan Best Practices PAKET
9. November Cluster 4 10. Desember Cluster 5
H. Penutup Melalui program PAKET, upaya Pemda dan masyarakat
untuk saling berintegrasi tak berhenti berproses. Sejumlah inovasi
dan kreativitas terus diproduksi demi merealisasikan sinkronisasi
peran antara Pemda dengan masyarakat. Sinergi dinas (SKPD) dengan
masyarakat adalah langkah dasar yang diharapkan mendorong gerakan
yang lebih luas, yaitu kemitraan tiga pilar antara Pemda,
Masyarakat dan Swasta. Orientasi strategis kemitraan bahkan
bermimpi menggandeng swasta lebih intens agar pembangunan
berkelanjutan senantiasa mengakomodasi tiga hal utama yang disebut
John Elkington dengan triple bottom line yaitu masyarakat (people),
keuntungan benefit dan atau (profit) dan lingkungan (planet). Sebab
ketiga elemen tersebut menunjang perubahan positif menuju kepada
perbaikan pola pembangunan berkelanjutan secara holistik. Perubahan
besar akan lebih optimal dan mudah untuk dirawat sustainabilitynya
jika berlangsung secara bertahap (gradual) dibanding perubahan
massif (radikal) yang berlangsung seketika (instant). Oleh sebab
itu totalitas perubahan sistemik yang dibangun secara evolutif dari
serangkaian langkah-langkah continue, bertahap dan ajeg akan lebih
kokoh. Pekerjaan kecil, rutin dan parsial tidak selayaknya
dipandang sebelah mata, sebab perubahan kecil amat menentukan
perubahan besar. Besar kecilnya skala perubahan sistem ditentukan
oleh besar kecilnya perubahan instrumen-instrumennya. Sehingga yang
pantas diakomodasi dalam best practices tidak hanya cerita
keberhasilan kolosal, melainkan kesuksesan kecil dan instrumental
juga. TIPS dan TRiCKS
Sebelum menulis Best Practices, coba selalu kaitkan dengan
pertanyaan-pertanyaan kunci berikut :
1. Apa saja keunggulan-keunggulannya? 2. Mengapa begini? Mengapa
Begitu? 3. Bukti-buktinya apa saja? 4. Apa yang harus bias
dipelajari oleh orang lain (kreativitas dan
Inovasi) ?
6
