tp.msur.rutp.msur.ru › elekt_doc › ycheb_posobia › Инструкция... · Web viewПри нажатии кнопки Из файла откроется диалоговое

Государственная информационнаясистема Удмуртской Республики

«Система электронного документооборота

государственных органовУдмуртской Республики»

на платформе

Версия 5.4.2 с изменениями от 22.11.2019

Инструкция для делопроизводителей

2019

Инструкция для делопроизводителей СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018

СодержаниеСОДЕРЖАНИЕ............................................................................................................................................................... 2

ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................................................................................... 6

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ.................................................................................................................................................6УЧАСТНИКИ........................................................................................................................................................................... 6

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ........................................................................................7

ЗАКЛАДКА «ВХОДЯЩИЕ РКК».................................................................................................................................................7ЗАКЛАДКА «ИСХОДЯЩИЕ РКК»...............................................................................................................................................9ЗАКЛАДКА «ВНУТРЕННИЕ РКК».............................................................................................................................................11ЗАКЛАДКА «ПИСЬМЕННЫЕ ОБРАЩЕНИЯ»................................................................................................................................13ЗАКЛАДКА «ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ»...............................................................................................................................................15ЗАКЛАДКА «ПОРУЧЕНИЯ»......................................................................................................................................................17

РАБОТА С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ.............................................................................................................................. 19

РАБОТА С ЖУРНАЛАМИ РЕГИСТРАЦИИ..................................................................................................................... 27

СПРАВОЧНИК «ОИВ ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ»........................................................................................................................27СПРАВОЧНИК «ОИВ ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ».....................................................................................................29

РАБОТА С ОБЛОЖКОЙ ПАПКИ ВЕДОМСТВА.............................................................................................................. 31

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПИСЬМА).........................................35

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ В БУМАЖНОМ ВИДЕ, ФАКСОВ, ПИСЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ 35Создание новой записи справочника «ОИВ Входящие РКК»....................................................................................35Проверка повторности поступления документа.................................................................................................36Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Входящие РКК»..............................................................37Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Входящие РКК»...............................................37

Занесение основного документа...............................................................................................................................................38Занесение из файла................................................................................................................................................................38Занесение со сканера.............................................................................................................................................................38

Занесение приложений..............................................................................................................................................................39Занесение из файла................................................................................................................................................................39Занесение со сканера.............................................................................................................................................................40

Создание связей с другими РКК и обращениями......................................................................................................41Указание периодичности исполнения документа..................................................................................................42Отправка на рассмотрение руководителю или его помощнику.........................................................................44Отправка на исполнение поручения руководителя в случае вынесения поручения в бумажном виде............44

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ ПО СЭД ОТ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ........................................................................46

Получение и анализ задания на регистрацию входящего документа.................................................................46Перенаправление документа на другое место регистрации...............................................................................47Отказ в регистрации документа............................................................................................................................47Регистрация документа как обращения гражданина...........................................................................................47Проверка поступившего документа на дубль с ранее зарегистрированными документами.........................48Указание поступившего документа как дубля.......................................................................................................48Регистрация поступившего документа.................................................................................................................49Создание связей с другими РКК и обращениями......................................................................................................49Выполнение задания на регистрацию после регистрации документа...............................................................50Отправка на рассмотрение.....................................................................................................................................50

РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ............................................................................................................... 51

СОЗДАНИЕ НОВОЙ ЗАПИСИ СПРАВОЧНИКА «ОИВ ВНУТРЕННИЕ РКК».........................................................................................51ПОЛУЧЕНИЕ И АНАЛИЗ ЗАДАНИЯ НА РЕГИСТРАЦИЮ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА..............................................................................52ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ КАРТОЧКИ ЗАПИСИ СПРАВОЧНИКА «ОИВ ВНУТРЕННИЕ РКК».......................................................................52ПРИКРЕПЛЕНИЕ ОБРАЗОВ ДОКУМЕНТОВ К ЗАПИСИ СПРАВОЧНИКА «ОИВ ВНУТРЕННИЕ РКК».........................................................53

2


Занесение основного документа..............................................................................................................................53Занесение из файла.....................................................................................................................................................................53Занесение со сканера..................................................................................................................................................................54

Занесение приложений..............................................................................................................................................55Занесение из файла.....................................................................................................................................................................55Занесение со сканера..................................................................................................................................................................55

УКАЗАНИЕ ПЕРИОДИЧНОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА.............................................................................................................57ОТПРАВКА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА НА ОЗНАКОМЛЕНИЕ.........................................................................................................58ОТПРАВКА НА ИСПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ В СЛУЧАЕ ВЫНЕСЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ В БУМАЖНОМ ВИДЕ..............................59

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ...................................................................................62

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЮ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ...................................62Регистрация инициативного исходящего документа...........................................................................................62

Создание новой записи справочника «ОИВ Исходящие РКК».................................................................................................62Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Исходящие РКК».............................................................................63Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»..............................................................64

Занесение основного документа...........................................................................................................................................64Занесение из файла............................................................................................................................................................64Занесение со сканера.........................................................................................................................................................64

Занесение приложений..........................................................................................................................................................65Занесение из файла............................................................................................................................................................65Занесение со сканера.........................................................................................................................................................66

Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на входящее письмо.........................................67Создание новой записи справочника «ОИВ Исходящие РКК».................................................................................................67Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»..............................................................68



Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на обращение гражданина..............................72Создание новой записи справочника «ОИВ Исходящие РКК».................................................................................................72Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»..............................................................73



РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЮ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В СЭД..............................77Получение и анализ задания на регистрацию исходящего документа................................................................77Перенаправление проекта исходящего документа...............................................................................................78Отказ в регистрации проекта исходящего документа........................................................................................78Отправка проекта исходящего документа на доработку...................................................................................78Регистрация проекта исходящего документа.......................................................................................................78

ОТПРАВКА ЗАРЕГИСТРИРОВАННОГО ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА АДРЕСАТАМ.......................................................80

ОТПРАВКА ПОЧТОЙ, ФАКСОМ, НАРОЧНЫМ...............................................................................................................................80ОТПРАВКА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ........................................................................................................................................80

Использование почтового клиента, установленного на рабочей станции.......................................................80Использование веб-клиента почтовой программы...............................................................................................81

АВТОМАТИЧЕСКАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ОТПРАВКА В СЭД ГО УР........................................................................................................81Проверка отправки документов автоматической электронной отправкой...................................................83

Анализ закладки «Список рассылки» записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»...............................................................83Отчет «Уведомление об автоматической доставке документа».............................................................................................84

Назначение отчета..................................................................................................................................................................84Запуск отчета...........................................................................................................................................................................84Алгоритм формирования отчета............................................................................................................................................84

Отчет «Статус документов, отправленных автоматической электронной отправкой, за период (ОИВ)».............................84Назначение отчета..................................................................................................................................................................84Запуск отчета...........................................................................................................................................................................84

3


Параметры отчета...................................................................................................................................................................84Алгоритм формирования отчета............................................................................................................................................85

РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН...................................................................................................................... 87

ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ ГРАЖДАН.....................................................................................................................................................87Подготовка к проведению личного приема............................................................................................................87Регистрация результатов личного приема граждан............................................................................................88Проверка повторности обращения гражданина...................................................................................................89Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Личный прием граждан»..............................................89Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Личный прием граждан»...............................90

Занесение основного документа...............................................................................................................................................90Занесение из файла................................................................................................................................................................90Занесение со сканера.............................................................................................................................................................90

Занесение приложений..............................................................................................................................................................91Занесение из файла................................................................................................................................................................91Занесение со сканера.............................................................................................................................................................92

Отправка на регистрацию как письменного обращения......................................................................................93Отправка на исполнение поручения руководителя по результатам личного приема.....................................93Закрытие карточки личного приема делопроизводителем при отказе заявителя от письменного ответа и отсутствии поручений..........................................................................................................................................96

РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН..................................................................................................................96Регистрация письменного обращения гражданина после личного приема гражданина...................................96

Получение и анализ задания на регистрацию письменного обращения................................................................................96Отказ в регистрации обращения................................................................................................................................................97Указание поступившего обращения как дубля.........................................................................................................................97Регистрация поступившего обращения.....................................................................................................................................98

Регистрация письменного обращения гражданина, полученного по почте или по электронной почте........98Создание новой записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан»...................................................................98Проверка повторности поступления обращения......................................................................................................................99Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан»...............................................99Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан»..............................100

Занесение основного документа.........................................................................................................................................100Занесение из файла..........................................................................................................................................................100Занесение со сканера.......................................................................................................................................................100

Занесение приложений........................................................................................................................................................101Занесение из файла..........................................................................................................................................................102Занесение со сканера.......................................................................................................................................................102

Создание связей с другими РКК и обращениями....................................................................................................................103Отправка на рассмотрение руководителю или его помощнику.......................................................................104Отправка на исполнение поручения руководителя в случае вынесения поручения в бумажном виде...........104

СОЗДАНИЕ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПОРУЧЕНИЙ ПО ВХОДЯЩИМ ИЛИ ВНУТРЕННИМ ОФИЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ................................................................................................................................................................................. 107

СОЗДАНИЕ ГРАФИКА ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ ПРИ РАССМОТРЕНИИ ВХОДЯЩЕГО ИЛИ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА....................107Действия руководителя при рассмотрении документа....................................................................................107Получение задания на формирование графика исполнения поручения..............................................................107Создание графика исполнения поручения..............................................................................................................108

СОЗДАНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ГРАФИКА ДЛЯ ПОРУЧЕНИЯ, ПО КОТОРОМУ УЖЕ СОЗДАВАЛСЯ ГРАФИК ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ 113КОРРЕКТИРОВКА ГРАФИКА ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ........................................................................................................114

ЗАКРЫТИЕ В СЭД ГО УР ИСПОЛНЕННОГО ДОКУМЕНТА ИЛИ ДОКУМЕНТА, НЕ ТРЕБУЮЩЕГО ИСПОЛНЕНИЯ.........115

ЗАКРЫТИЕ ИСПОЛНЕННОГО ВХОДЯЩЕГО ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА......................................................................................115ЗАКРЫТИЕ ИСПОЛНЕННОГО ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАНИНА......................................................................................115ЗАКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА, НЕ ТРЕБУЮЩЕГО ИСПОЛНЕНИЯ (СПИСАНИЕ В ДЕЛО) НА ОСНОВАНИИ РЕЗОЛЮЦИИ РУКОВОДИТЕЛЯ...............115

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................................. 117

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЧЕРЕЗ ФИЛЬТРАЦИЮ ЗАПИСЕЙ СПРАВОЧНИКОВ....................................................................................117КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ С ПОМОЩЬЮ ОТЧЕТОВ.....................................................................................................................118

Отчет «Контроль исполнения входящих документов (ОИВ)»...........................................................................118Назначение отчета....................................................................................................................................................................118Запуск отчета.............................................................................................................................................................................118

4


Параметры отчета.....................................................................................................................................................................118Алгоритм формирования отчета..............................................................................................................................................121

Отчет «Контроль исполнения обращений граждан (ОИВ)»..............................................................................121Назначение отчета....................................................................................................................................................................121Запуск отчета.............................................................................................................................................................................122Параметры отчета.....................................................................................................................................................................122Алгоритм формирования отчета..............................................................................................................................................124

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений (ОИВ)»...................................................................................125Назначение отчета....................................................................................................................................................................125Запуск отчета.............................................................................................................................................................................125Параметры отчета.....................................................................................................................................................................125Алгоритм формирования отчета..............................................................................................................................................128

Отчет «Статистика исполнения поручений (ОИВ)»..........................................................................................128Назначение отчета....................................................................................................................................................................128Запуск отчета.............................................................................................................................................................................129Параметры отчета.....................................................................................................................................................................129Алгоритм формирования отчета..............................................................................................................................................130

ВЫГРУЗКА ДАННЫХ ПО ОБРАЩЕНИЯМ НА САЙТ ССТУ.РФ......................................................................................132

РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ..................................................................................................................................................132РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЯ................................................................................................................................................132ВЫГРУЗКА РЕЗУЛЬТАТОВ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ.............................................................................................................133ЗАГРУЗКА РЕЗУЛЬТАТОВ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ НА САЙТ ССТУ.РФ...................................................................................134ПОИСК РЕЗУЛЬТАТОВ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ НА САЙТЕ...................................................................................................135УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТСУТСТВИИ ОБРАЩЕНИЙ..........................................................................................................................135КОНТРОЛЬ ЭКСПОРТА ОБРАЩЕНИЙ........................................................................................................................................136

5


ВведениеДанная инструкция предназначена для делопроизводителей, работающих в государственной информационной системе Удмуртской Республики «Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики».

Используемые сокращения

СЭД ГО УР– система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики;

ГО УР – органы государственной власти Удмуртской Республики;

ТМ – типовой маршрут;

РКК – регистрационно-контрольная карточка;

ССТУ.РФ – сетевой справочный телефонный узел (федеральный сайт для органов власти).

УчастникиДелопроизводитель – сотрудник Ведомства, отвечает за регистрацию и отправку исходящего документа. В качестве делопроизводителя могут выступать делопроизводители, секретари, помощники руководителя.

Руководитель – руководитель Ведомства, участвующий в рассмотрении документа: вынесении резолюции.

Ответственный за личный прием – сотрудник Ведомства, ответственный за работу с гражданами при личном приеме, регистрацию устного обращения.

Помощник руководителя – сотрудник Ведомства, отвечающий за предварительное рассмотрение документа перед руководителем.

6


Индивидуальные настройки делопроизводителейПеред началом работы с СЭД ГО УР Вам необходимо заполнить индивидуальные настройки СЭД ГО УР. Данные настройки хранятся непосредственно в СЭД ГО УР и не зависят от Вашего рабочего компьютера.

Для хранения настроек предназначен справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей.

Для создания настроек Вы можете воспользоваться одним из способов:● запустить справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей

через панель быстрого запуска;● запустить справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей

через обложку папки «Канцелярия»;● создать настройки непосредственно в карточке записи справочника ОИВ Регистрационно-

контрольные карточки или ОИВ Обращения граждан при регистрации документа.

Закладка «Входящие РКК»

Рис. 1. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Входящие РКК»

7


Таблица 1. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Входящие РКК»

№ Реквизит Тип Описание

1 Журнал рег. ВХ. РКК Выбор из справочника ОИВ Журналы регистрации

Журнал регистрации для входящих РКК

2 Журнал рег. ИСХ. РКК Выбор из справочника ОИВ Журналы регистрации

Журнал регистрации для ответных исходящих РКК

3 Критерий поиска Признак. Возможные значения:

● «По 2-м реквизитам» (по умолчанию);

● «По 3-м реквизитам».

Параметры поиска дублирующих РКК.

Если поле Критерий поиска имеет значение «По 2-м реквизитам», то дублями признаются утвержденные и действующие записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, у которых поле Вид РКК имеет значение «Входящий» и:

● поля № документа и Дата документа совпадают с соответствующими полями текущей записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки;

● поля № документа и Корреспондент совпадают с соответствующими полями текущей записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки;

● поля Корреспондент и Дата документа совпадают с соответствующими полями текущей записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки.

Если поле Критерий поиска имеет значение «По 3-м реквизитам», то дублями признаются утвержденные и действующие записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, у которых поле Вид РКК имеет значение «Входящий» и поля № документа, Дата документа, Корреспондент совпадают с соответствующими полями текущей записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки.

4 Группа документов Выбор из справочника Группы документов

Группа документов для входящих РКК

5 Способ доставки Выбор из справочника Способы доставки корреспонденции

Способ доставки для входящих РКК

6 Дело Выбор из справочника ОИВ Номенклатура

Дело для входящих РКК

8



дел

7 Адресат Выбор из справочника Работники

Сотрудник, рассматривающий входящие документы

8 Дней исполнения Целое число Срок исполнения документа в днях

9 Дата регистрации Признак со значениями:

● «Сегодня»;● «От предыдущей

РКК»

Дата регистрации документа

10 Открыть окно свойств при создании документа

Флажок Признак необходимости открытия карточки создаваемого документа (основной документ, приложение), при создании из РКК

11 Показать задачу перед стартом

Флажок Признак показа карточки задачи, отправляемой из РКК перед стартом

12 Проверять орфографию при сохранении карточки

Флажок Признак проверки орфографии в полях карточки РКК при сохранении

9


Закладка «Исходящие РКК»

Рис. 2. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Исходящие РКК»

Таблица 2. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Исходящие РКК»



Журнал регистрации для исходящих РКК


Группа документов для исходящих РКК

3 Дело Выбор из справочника ОИВ Номенклатура дел

Дело для входящих РКК

4 Подписал Выбор из справочника Работники

Сотрудник, подписывающий исходящие документы

5 Способ доставки Выбор из справочника Способы доставки корреспонденции

Способ доставки для исходящих РКК

10



6 Стоимость доставки Выбор из справочника Тарифы почтовых отправлений

Стоимость доставки для исходящих писем

7 Дата отправки Признак со значениями:


РКК»

Дата отправки документа



РКК»


9 Тип исх. документа Признак со значениями:

● «Инициативное»;● «Ответное»;● «Ответ на

обращение граждан»

Тип создаваемого исходящего документа







13 Устанавливать стоимость отправки

Флажок Признак установки стоимости отправки для каждого адресата в табличной части Список рассылки значением, указанным в поле Стоимость доставки

11


Закладка «Внутренние РКК»

Рис. 3. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Внутренние РКК»

Таблица 3. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Внутренние РКК»


1 Журнал рег. ВН. РКК Выбор из справочника ОИВ Журналы регистрации

Журнал регистрации для внутренних РКК

2 Вид Выбор из справочника Виды документов

Вид внутренних документов


Группа документов для внутренних РКК

4 Подписал Выбор из справочника Работники

Сотрудник, подписывающий внутренние документы


Сотрудник, рассматривающий внутренние документы

6 Дело Выбор из справочника ОИВ Номенклатура

Дело для внутренних РКК

12



дел

7 Дней исполнения Целое число Срок исполнения документа в днях



РКК»








Закладка «Письменные обращения»

Рис. 4. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Письменные обращения»

13


Таблица 4. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Письменные обращения»


1 Журнал рег. письм. обр. Выбор из справочника ОИВ Журналы регистрации обращений

Журнал регистрации для письменных обращений граждан



3 Тип обращения Выбор из справочника Типы обращений

Тип обращения для письменных обращений

4 Способ обращения Выбор из справочника Способы получения обращений

Способ получения письменных обращений


Сотрудник, рассматривающий письменные обращения


Дело для письменных обращений

7 Период повторности Признак. Возможные значения:

● «Месяц»;● «Квартал»;● «Полгода»;● «Год»;● «3 года»;● «5 лет».

Период проверки повторности обращения по указанному гражданину

8 Дней исполнения Целое число Срок исполнения обращения в днях

9 Дата обращения Признак со значениями:

● «Сегодня»;● «От предыдущего

обращения»

Дата обращения гражданина




Дата регистрации обращения


Флажок Признак необходимости открытия карточки создаваемого документа (обращение, приложение), при создании из карточки обращения


Флажок Признак показа карточки задачи, отправляемой из обращения перед стартом

13 Проверять орфографию при

Флажок Признак проверки орфографии в полях карточки обращения при сохранении

14



сохранении карточки

14 На контроле Флажок Признак простановки поле Контроль обращения в значение «Да» по умолчанию

Закладка «Личный прием»

Рис. 5. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Личный прием»

Таблица 5. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Личный прием»


1 Журнал рег. лич.пр. Выбор из справочника ОИВ Журналы регистрации обращений

Журнал регистрации для личного приема граждан



15



3 Тип обращения Выбор из справочника Типы обращений

Тип обращения для личного приема

4 Вел прием Выбор из справочника Работники

Сотрудник, проводивший личный прием


Сотрудник, на личный прием к которому обращались граждане


Дело для личного приема

7 Период повторности Признак. Возможные значения:

● «Месяц»;● «Квартал»;● «Полгода»;● «Год»;● «3 года»;● «5 лет».

Период проверки повторности обращения по указанному гражданину

8 Дней исполнения Целое число Срок исполнения обращения в днях

9 Дата приема Признак со значениями:



Дата проведения личного приема




Дата регистрации обращения


Флажок Признак необходимости открытия карточки создаваемого документа (обращение, приложение), при создании из карточки обращения


Флажок Признак показа карточки задачи, отправляемой из обращения перед стартом


Флажок Признак проверки орфографии в полях карточки обращения при сохранении

14 На контроле Флажок Признак простановки поле Контроль обращения в значение «Да» по умолчанию

16


Закладка «Поручения»

Рис. 6. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Поручения»

Таблица 6. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Поручения»


1 Контролер Выбор из справочника Работники

Сотрудник, назначаемый контролером по поручениям

2 Отв. за график Выбор из справочника Работники

Сотрудник, назначаемый ответственным за формирование графика периодичности поручения

3 Автор Выбор из справочника Работники

Сотрудник, указываемый в поле Автор при создании поручений

4 На контроле Признак. Возможные значения:

● «Да»;● «Нет»

Признак постановки поручения на контроль

5 Дата поручения Признак со значениями:

● «Сегодня»;

Дата вынесения поручения

17



● «От предыдущего поручения»

6 Показывать расширенный диалог вынесения поручения

ФлажокПризнак отображения диалога вынесения поручения всегда в развернутом виде

7 Выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения

Флажок

Признак автоматического выполнения задания после выполнения вынесенного подчиненного поручения

8 Проверять орфографию при сохранении

Флажок Признак проверки орфографии в полях карточки поручения при сохранении

9 Открывать ответное письмо

Флажок Признак необходимости открытия содержимого создаваемого ответного письма из задания на исполнение поручения

18


Работа с номенклатурой делСправочник ОИВ Номенклатура дел содержит перечень дел, в которые подшиваются бумажные документы.

Вы можете создавать, изменять и удалять записи данного справочника по необходимости. Записи справочника ОИВ Номенклатура дел в свою очередь используются в справочнике ОИВ Регистрационно-контрольные карточки.

Каждая запись справочника содержит информацию об одном деле.

Для группировки перечня дел, в которые подшиваются документы по обращениям, поступившим в организацию, существует отдельное представление справочника ОИВ Номенклатура дел обращений.

Работа пользователей с представлением ведется так же, как если бы это был отдельный справочник:● для представления есть свой вариант запуска, доступный в проводнике системы в виде

отдельной ссылки;● интерфейс и функциональные возможности справочников совпадают.

Каждая запись справочника ОИВ Номенклатура дел соответствует делу. Вид карточки представлен на Рис. 7.

Рис. 7. Карточка записи справочника «ОИВ Номенклатура дел», закладка «Основные реквизиты»

19


Список реквизитов закладки и их описание указаны в таблице ниже.

Таблица 7. Реквизиты закладки Основные реквизиты


1 *Заголовок Строка Заголовок дела, соответствующий заголовку бумажного дела

2 *Индекс Строка Индекс дела. В рамках одного периода индекс должен быть уникальным. В других периодах для дел с таким же заголовком, рекомендуется использовать тот же индекс

3 *Тип дела Выпадающий список со значениями:

● «РКК»,● «Обращение»,● «РКК и

Обращение»

Тип документов, хранящихся в деле

4 *Дата начала Дата Дата начала периода регистрации документов дела

5 Дата завершения Дата Дата окончания периода регистрации документов дела

6 РКК Группа полей Данная группа полей доступна для изменения только, если в поле Тип дела выбрано значение «РКК» или «РКК и Обращение»

6.1 *Вид РКК Выпадающий список со значениями:

● «Все»,● «Входящий»,● «Исходящий»,● «Внутренний»

Вид РКК, которые будут храниться в деле

6.2 Журнал Справочник ОИВ Журналы регистрации

Журнал, документы которого будут храниться в деле. При указании в данном поле конкретного журнала для данного дела нельзя будет выбрать другой журнал. Рекомендуется не заполнять

6.3 Подразделение Справочник Подразделения

Подразделение, в котором будут рассматриваться документы дела. При указании в данном поле конкретного подразделения для данного дела нельзя будет выбрать другое подразделение. Рекомендуется не заполнять

7 Обращение Группа полей Данная группа полей доступна для изменения только, если в поле Тип дела выбрано значение «Обращение» или «РКК и Обращение»

20



7.1 *Вид обращения Выпадающий список со значениями:

● «Все»,● «Письменные»,● «Устные»

Вид обращений, которые будут храниться в деле

7.2 Журнал Справочник ОИВ Журналы регистрации обращений

Журнал, обращения которого будут храниться в деле. При указании в данном поле конкретного журнала для данного дела нельзя будет выбрать другой журнал. Рекомендуется не заполнять

8 Примечание Строка Любая дополнительная информация о составе документов дела

9 Место регистрации Справочник Места регистрации

Рабочее место или подразделение, в котором регистрируются документы дела. Поле не заполняется, если документы дела регистрируются в разных местах

10 Журнал Справочник ОИВ Журналы регистрации

Журнал, в котором будут регистрироваться документы дела. Поле не заполняется, если документы дела регистрируются в разных журналах

11 Срок хранения Справочник Сроки хранения номенклатурных дел

Срок хранения документов дела. Если указаны статьи хранения в табличной части Статьи хранения, то автоматически подставляется максимальный срок по всем статьям хранения. Данные о сроке используются в отчетах

12 Статьи хранения Табличная часть Предназначена для ввода информации о статьях хранения дела

12.1 *№ Число Порядковый номер элемента табличной части. Заполняется автоматически

12.2 Статья хранения Справочник Статьи хранения

Статья хранения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел

11 Дело закрыто Флажок Признак того, что дело закрыто. Устанавливается автоматически при уничтожении дела. Может быть установлен вручную

12 По личному составу Флажок Признак того, что дело содержит документы по личному составу организации

13 Уничтожение решением ЭПК

Флажок Признак того, что уничтожение дела должно производиться по решению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)

14 Переходящее дело Флажок Признак того, что дело содержит документы, отражающие решение вопроса,

21



которое длится более одного года

15 Список РКК Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Открывает список РКК, относящихся к данному делу

16 Список обр. Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Открывает список обращений граждан, относящихся к данному делу

17 Отчеты Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Открывает список доступных отчетов для справочника ОИВ Номенклатура дел

18 Сдать в архив Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Архив»

Помещение дела в архив

19 Выдать из архива Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Архив»

Извлечение дела из архива

20 Уничтожить дело Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Архив»

Уничтожение дела

При передаче дела в архив Вы должны заполнить реквизиты дела на закладке Архивные реквизиты (Рис. 8). Все реквизиты доступны для просмотра. Заполнение реквизитов осуществляется по нажатию кнопки Сдать в архив.

22


Рис. 8. Карточка записи справочника «ОИВ Номенклатура дел», закладка «Архивные реквизиты»

Таблица 8. Реквизиты закладки Архивные реквизиты


1 *Заголовок Строка Заголовок дела, соответствующий заголовку бумажного дела. Копируется с закладки Основные реквизиты

2 *Индекс Строка Индекс дела. В рамках одного периода индекс должен быть уникальным. В других периодах для дел с таким же заголовком, рекомендуется использовать тот же индекс. Копируется с закладки Основные реквизиты

3 *Тип дела Выпадающий список со значениями:

● «РКК»,● «Обращение», ● «РКК и

Тип документов, хранящихся в деле. Копируется с закладки Основные реквизиты

23



Обращение»

4 *Вид РКК Выпадающий список со значениями:


Вид РКК, которые будут храниться в деле. Копируется с закладки Основные реквизиты

5 *Вид обращения Выпадающий список со значениями:

● «Все»,● «Письменные»,● «Устные»

Вид обращений, которые будут храниться в деле. Копируется с закладки Основные реквизиты

6 *Дата начала Дата Дата начала периода регистрации документов дела

7 Дата завершения Дата Дата окончания периода регистрации документов дела

8 Особенности дела Справочник Особенности дел

Специфические особенности документов дела

9 Акт об уничтожении Окно ввода данных Ввод данных об акте об уничтожении дела

10 Архив бумажных документов

Группа полей

10.1 Передано в архив Дата Дата передачи дела в архив

10.2 Дата уничтожения Дата Дата уничтожения дела

10.3 Архив Справочник Архивы бумажных документов

Архив, в который дело передается на хранение

10.4 Местонахождение Строка Информация по физическому нахождению дела в архиве: стеллаж, полка

При работе с делами часто возникает необходимость выдачи дела сотрудникам или сторонним организациям. Для отражения данного факта предназначена закладка Выдача дела (Рис. 9).

24


Рис. 9. Карточка записи справочника «ОИВ Номенклатура дел», закладка «Выдача дела»

Таблица 9. Реквизиты закладки Выдача дела

№ Реквизит Тип реквизита Описание

1 *Заголовок Строка Заголовок дела, соответствующий заголовку бумажного дела. Копируется с закладки Основные реквизиты

2 Выдача дела Табличная часть Предназначена для хранения информации о выдачах дела

2.1 *№ Число Порядковый номер операции по выдаче дела. Заполняется автоматически

2.2 *Дата выдачи Дата Дата выдачи дела

2.3 *Организация Справочник Организации Организация, в которую выдано дело

2.4 Подразделение Справочник Подразделения организаций

Подразделение организации, в которое выдано дело

25


2.5 Контактное лицо

Справочник Контактные лица организаций

Сотрудник, принявший дело

2.6 Возврат(план) Дата Планируемая дата возврата дела

2.7 Возврат(факт) Дата Фактическая дата возврата дела

2.8 Причина выбытия

Справочник Причины выбытия

Причина, по которой было выдано дело

2.9 Примечание Строка Любая дополнительная информация о выдаче дела

Таким образом с точки зрения системы «Создать дело в СЭД ГО УР» – означает создание соответствующей записи в справочнике ОИВ Номенклатура дел и заполнение его реквизитов на закладке Основные реквизиты.

Создавать дела Вы можете двумя способами:

● вручную – рекомендуется использовать при создании принципиально нового дела, например, при начальном заполнении справочника;

● автоматически, при помощи сценария «ОИВ Копирование номенклатуры дел» – рекомендуется использовать при создании номенклатуры на следующий год при наличии номенклатуры на текущий год.

26


Работа с журналами регистрацииВ СЭД ГО УР журналы регистрации для документов и обращений граждан разделены. Журналы регистрации для документов (входящих, исходящих, внутренних) хранятся в справочнике ОИВ Журналы регистрации. Журналы регистрации для обращений граждан (письменных и на личном приеме) хранятся в справочнике ОИВ Журналы регистрации обращений.

Вы можете самостоятельно создавать новые журналы регистрации и редактировать данные по существующим журналам без обращения к администратору СЭД ГО УР.

В журналах регистрации определяется:● место регистрации, в рамках которого регистрируются документы или обращения;● формат регистрационного номера;● вид регистрируемых документов или обращений;● очередной регистрационный номер при автоматическом присвоении данных номеров.

Справочник «ОИВ Журналы регистрации»Справочник ОИВ Журналы регистрации содержит перечень электронных журналов регистрации для документов (входящих, исходящих, внутренних).

Запись справочника имеет следующую карточку (Рис. 10).

Рис. 10. Карточка записи справочника «ОИВ Журналы регистрации»

27


Таблица 10. Реквизиты справочника ОИВ Журналы регистрации


1 *Наименование Строка Название журнала

2 *Индекс Строка Индекс журнала, который должен быть уникальным в рамках нашей организации или места регистрации

3 *Место регистрации

Справочник Места регистрации

Место регистрации документов. Определяет, где будет вестись данный журнал

4 *Цифр в номере Строка Определяет отображаемое количество знаков порядкового номера (например, для значения 4 номера будут отображаться как 0001, 0002 и т.д.)

5 *Вид РКК Выпадающий список со значениями:


Выбор вида РКК, регистрируемых в журнале

6 Формат номера Табличная часть Определяет правила формирования номеров документов в рамках данного журнала

6.1 *№ Число Порядковый номер элемента номера. Заполняется автоматически

6.2 *Элемент номера Список Выбор элемента номера из списка доступных элементов

7 Пример значения Строка Пример регистрационного номера в соответствии с указанными правилами формирования номера. Поле недоступно для редактирования

8 Очередной номер Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Предназначена для установки очередного порядкового номера. Например, чтобы начать нумерацию со 100, нужно в качестве очередного номера указать «99». Чтобы начать нумерацию с 1, нужно в качестве очередного номера указать «0»

9 Список дел Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Предназначена для просмотра списка дел, в которых указан данный журнал

10 Список РКК Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Предназначена для открытия списка регистрационно-контрольных карточек зарегистрированных документов данного журнала

Примечание. Чтобы с начала года начать нумерацию с единицы, нужно обнулить счетчик в журнале регистрации (установить очередной номер в 0).

28


Справочник «ОИВ Журналы регистрации обращений»Справочник ОИВ Журналы регистрации обращений содержит перечень электронных журналов регистрации для обращений (письменных или на личном приеме).

Запись справочника имеет следующую карточку (Рис. 11).

Рис. 11. Карточка записи справочника «ОИВ Журналы регистрации обращений»

Таблица 11. Реквизиты справочника ОИВ Журналы регистрации обращений


1 *Наименование Строка Название журнала

2 *Индекс Строка Индекс журнала, который должен быть уникальным в рамках нашей организации или места регистрации

3 *Место регистрации

Справочник Места регистрации

Место регистрации документов. Определяет, где будет вестись данный журнал

4 *Цифр в номере Строка Определяет отображаемое количество знаков порядкового номера (например, для значения 4 номера будут отображаться как 0001, 0002 и т.д.)

29



5 *Вид обращения Выпадающий список со значениями:

● «Письменные»,● «Устные»,● «Все»

Выбор вида обращений, регистрируемых в журнале

6 Формат номера Табличная часть Определяет правила формирования номеров обращений в рамках данного журнала

6.1 *№ Число Порядковый номер элемента номера. Заполняется автоматически

6.2 *Элемент номера Список Выбор элемента номера из списка доступных элементов

7 Пример значения Строка Пример регистрационного номера в соответствии с указанными правилами формирования номера. Поле недоступно для редактирования

8 Очередной номер Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Предназначена для установки очередного порядкового номера. Например, чтобы начать нумерацию со 100, нужно в качестве очередного номера указать «99». Чтобы начать нумерацию с 1, нужно в качестве очередного номера указать «0»

9 Список дел Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Предназначена для просмотра списка дел, в которых указан данный журнал

10 Список обращений

Кнопка ленты. Закладка «Главное», группа «Действия»

Предназначена для открытия списка обращений, зарегистрированных в данном журнале

Примечание. Чтобы с начала года начать нумерацию с единицы, нужно обнулить счетчик в журнале регистрации (установить очередной номер в 0).

30


Работа с обложкой папки ВедомстваДля обеспечения удобства работы делопроизводителей в СЭД ГО УР для папки каждого Ведомства, расположенной в папке «Компоненты» создана обложка папки Ведомства. Обложка папки является веб-документом, в который вынесены основные действия при работе делопроизводителей.

При регистрации документов через обложку не требуется открытие справочника РКК или обращений граждан.

Для открытия обложки выберите в проводнике СЭД ГО УР в левом нижнем углу экрана папку «Компоненты», далее в правой части экрана выберите папку Вашего Ведомства. Папка откроется в представлении обложки или списка, в зависимости от Вашего выбора ранее. Переключиться между обложкой и списком Вы можете по нажатию соответствующих кнопок, находящихся внизу экрана.

Рис. 12. Обложка папки Ведомства, раздел «Регистрационно-контрольные карточки»

31


В разделе «Регистрационно-контрольные карточки» вынесены действия для делопроизводителей при работе с РКК. В верхней части обложки можно переключиться на раздел «Обращения граждан».

Таблица 12. Реквизиты обложки папки Ведомства. Раздел «Регистрационно-контрольные карточки»

№ Реквизит Описание

Раздел «РКК»

1 Зарегистрировать входящий документ

Создание новой записи справочника ОИВ Входящие РКК

2 Зарегистрировать исходящий документ

Создание новой записи справочника ОИВ Исходящие РКК

3 Зарегистрировать внутренний документ

Создание новой записи справочника ОИВ Внутренние РКК

4 Создать устное поручение

Создание устного (бездокументарного) поручения и отправка его на исполнение

5 Личные настройки канцелярии

Создание и корректировка личных настроек в справочнике ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей

6 Расширенный поиск РКК

Запуск сценария по расширенному поиску РКК

Раздел «Отчеты»

1 Контроль сроков исполнения поручений

Запуск одноименного отчета (подробное описание см. Отчет «Контроль сроков исполнения поручений (ОИВ)»)

2 Статистика исполнения поручений

Запуск одноименного отчета (подробное описание см. Отчет «Статистика исполнения поручений (ОИВ)»)

3 Исполнение документов

Запуск одноименного отчета (подробное описание см. Отчет «Контроль исполнения входящих документов (ОИВ)»)

4 Журнал регистрации документов за текущий день

Формирует список РКК (входящие, исходящие, внутренние), зарегистрированных за сегодня

5 Журнал регистрации документов за неделю

Формирует список РКК (входящие, исходящие, внутренние), зарегистрированных за неделю

6 Журнал регистрации документов за полгода

Формирует список РКК (входящие, исходящие, внутренние), зарегистрированных за полгода

Раздел «Поиск РКК» предназначен для поиска РКК по указанным в полях раздела реквизитам

32


Рис. 13. Обложка папки Ведомства, раздел «Регистрационно-контрольные карточки»

Таблица 13. Реквизиты обложки папки Ведомства. Раздел «Обращения граждан»


Раздел «Обращения»

1 Зарегистрировать устное обращение

Создание новой записи справочника Личный прием граждан

2 Зарегистрировать письменное

Создание новой записи справочника Письменные обращения граждан

33



обращение

Раздел «Отчеты»

1 Контроль исполнения обращений граждан

Запуск одноименного отчета (подробное описание см. Отчет «Контроль исполнения обращений граждан (ОИВ)»)

2 Журнал регистрации обращений за текущий день

Формирует список обращений (личный прием, письменные), зарегистрированных за сегодня

3 Журнал регистрации обращений за неделю

Формирует список обращений (личный прием, письменные), зарегистрированных за неделю

4 Журнал регистрации обращений за полгода

Формирует список обращений (личный прием, письменные), зарегистрированных за полгода

Раздел «Поиск обращений» предназначен для поиска обращений по указанным в полях раздела реквизитам

34


Регистрация входящих официальных документов (официальные письма)Входящие официальные документы могут поступать Вам в различном виде:

● по почте, нарочным, факсу (на бумажном носителе);● по электронной почте (электронный файл);● по СЭД от государственных органов Удмуртской Республики, органов местного самоуправления

Удмуртской Республики.

Регистрация входящих официальных документов, поступивших в бумажном виде, факсов, писем электронной почтыПри регистрации входящих документов, являющихся ответами на ранее зарегистрированные исходящие документы, регистрацию желательно осуществлять из справочника ОИВ Исходящие РКК. При таком способе регистрации будет осуществлено предзаполнение части полей входящей РКК данными из полей исходящей РКК, а также автоматически будет установлена связь между исходящей РКК и регистрируемой входящей РКК (документы, прикрепленные к РКК, тоже будут связаны).

Для такой регистрации Вам необходимо в справочнике ОИВ Исходящие РКК найти запись, соответствующую исходящему письму, ответ на которое Вы будете регистрировать, открыть эту запись и на ленте карточки записи на закладке «Исполнение и отправка» в группе «Создать РКК» нажать кнопку Ответное, далее см. Проверка повторности поступления документа.

Создание новой записи справочника «ОИВ Входящие РКК»Если Вы хотите создать новую запись в справочнике ОИВ Входящие РКК, то можете воспользоваться одним из способов:

● нажать кнопку Создать запись в открытом справочнике ОИВ Входящие РКК. В этом случае будет создана новая запись, в которой будут заполнены поля в соответствии с Вашими личными настройками для входящих РКК;

● нажать кнопку Создать копию, предварительно выбрав запись, копию которой вы хотите создать. В этом случае будет создана копия выбранной записи, скопируются значения следующих полей: Группа документов, Корреспондент, Подписал, Способ доставки, Содержание, Журнал, Адресат, Особый контроль, Дело, Дата исполнения, Дней исполнения.

Вид карточки записи справочника показан на Рис. 14.

35


Рис. 14. Карточка записи справочника «ОИВ Входящие РКК»

Проверка повторности поступления документа

Примечание. Подробное описание полей карточки РКК приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Входящие РКК в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

Проверка на повторность поступления осуществляется автоматически при вводе значений вышеуказанных полей. В зависимости от личной настройки Критерий поиска осуществляется поиск дублирующих РКК:

● при значении настройки – «По 2-м реквизитам» дублирующими РКК признаются утвержденные и действующие записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, у которых поле Вид РКК имеет значение «Входящий» и выполняется как минимум одно из условий:




● при значении настройки – «По 3-м реквизитам», дублирующими РКК признаются утвержденные и действующие записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, у которых поле Вид РКК имеет значение «Входящий» и поля № документа, Дата документа, Корреспондент совпадают с соответствующими полями текущей записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки.

При нахождении дублирующих РКК выдается сообщение (Рис. 15).

36


Рис. 15. Информационное сообщение о найденных дублирующих РКК

Примечание. Для поиска дублей для автоматически созданных записей справочника ОИВ Входящие РКК Вам необходимо воспользоваться гиперссылкой Найти дубли.

В случае сообщения о наличии дублирующих РКК, то просмотрите найденные РКК, и примите решение из нижеуказанных вариантов:

● не регистрировать документ, в случае если поступил дубль, закройте список найденных РКК, далее закройте созданную карточку записи справочника ОИВ Входящие РКК без сохранения. Работа по процессу завершается;

● регистрировать, если предложенные варианты не являются дублями или является дублем, но требует повторной регистрации, закройте список найденных РКК, далее см. Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Входящие РКК»;

В случае отсутствии сообщения о наличии дублирующих РКК – переход к Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Входящие РКК».

Примечание. Понятие «Дубль» и правила работы с ними определяются в инструкции по делопроизводству Ведомства.

Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Входящие РКК»

Вам необходимо заполнить оставшиеся поля РКК. Для возможности сохранения РКК обязательны к заполнению следующие поля:

● Содержание – поле заполняется вручную или через кнопку , по нажатию которой открывается справочник Автотексты;

● Журнал – при выборе открывается список доступных журналов регистрации со следующими критериями фильтрации:

● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация равно соответствующему полю текущей РКК;● значение поля Вид РКК – «Входящий» или «Все»;● значение поля Место регистрации равно соответствующему полю текущей РКК;

● Адресат – указывается сотрудник, который будет рассматривать документ.

Часть полей РКК можно заполнить из личных настроек. Личные настройки будут автоматически применены, если карточка РКК создается по кнопке Создать запись. Если же РКК создавалась автоматически (в рамках типового маршрута или по кнопке Ответное), то для применения личных настроек необходимо нажать кнопку Из личных настроек.

После заполнения полей сохраните РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») заносится регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом регистрации.

Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Входящие РКК»

Вам необходимо прикрепить к РКК электронные образы документов. В первую очередь необходимо занести основной документ, после чего приложения к документу. Такая последовательность обусловлена правилами создания наименования для приложения.

37


Занесение основного документа

Примечание. Основной документ необходимо создавать только через кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Документ». В противном случае документ не будет определен как основной, и дальнейшая работа будет невозможна.

Для занесения основного документа Вам необходимо нажать кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Документ» в зависимости от способа занесения в СЭД ГО УР образа документа.

Занесение из файла

При нажатии кнопки Из файла откроется диалоговое окно проводника Windows, в данном окне Вам необходимо указать файл на локальном диске рабочей станции, в котором находится скан-образ документа, и нажмите кнопку Открыть. После этого в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Письмо официальное» и типом карточки документа «Письмо официальное». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного документа, в противном случае карточка созданного документа открываться не будет.

Занесение со сканера

При нажатии кнопки Сканировать откроется следующий диалог выбора способа сканирования (Рис. 16).

Рис. 16. Диалог выбора способа сканирования

При выборе «Да» будет открыт стандартный диалог занесения документа со сканера (Рис. 17). Данный вариант необходимо использовать в случае планшетного сканера, так как обеспечивается запрос сканирования новой страницы.

Рис. 17. Диалог «Создание документа со сканера»

При выборе «Нет» в диалоге выбора способа сканирования в открывшемся окне (Рис. 18) укажите сканер и нажмите кнопку ОК для запуска сканирования.

Рис. 18. Окно выбора сканера

38


Примечание. При сканировании без отображения диалога занесения документа со сканера сканировать можно в формате TIFF, документ будет преобразован в формат PDF автоматически.

После завершения сканирования закройте окно сканирования, и в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Письмо официальное» и типом карточки документа «Письмо официальное». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного документа, в противном случае карточка созданного документа открываться не будет.

После создания документа в РКК произойдут следующие изменения:● в поле Листов документа будет указано количество страниц заносимого документа (подсчет

количества страниц производится для документов в формате DOCX, DOC и PDF);● в поле Документ установится значение «Есть», информирующее, что к РКК прикреплен

основной документ;● в поле Связанные документы установится значение «Есть», информирующее, что к РКК

прикреплены электронные документы.

Примечание. Если основной документ уже прикреплен к РКК, и Вы попытаетесь еще раз занести документ, то появится информационное окно с выбором в какую версию существующего документа необходимо внести образ документа: «Новая» или «Последняя действующая».

Занесение приложений

Примечание. Приложения желательно создавать через кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Приложение». В противном случае формирование имени приложения не будет осуществлено.

Для занесения приложения Вам необходимо нажать кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Приложение» в зависимости от способа занесения в СЭД ГО УР образа приложения.


При нажатии кнопки Из файла откроется диалоговое окно проводника Windows, в данном окне Вам необходимо указать файл на локальном диске рабочей станции, в котором находится скан-образ приложения, и нажмите кнопку Открыть.

Примечание. Если необходимо занести несколько файлов приложений, то в диалоге выбора файлов можно выбрать несколько файлов. Они будут заноситься в СЭД ГО УР в порядке их выбора, т.е. первый выбранный файл будет занесен в первое приложение, второй – во второй и т.д. Для каждого приложения будет показано окно запроса реквизитов приложения.

После этого появится окно с запросом вида приложения, типа карточки приложения и наименования (Рис. 19). По умолчанию вид приложения – «Приложение», тип карточки – «Приложение к письму официальному», в поле Наименование подставится заголовок выбранного файла.

Рис. 19. Окно запроса реквизитов приложения

Наименование приложений осуществляется автоматически в следующем формате: «Приложение № <Порядковый номер> к ВХ. <Рег. номер РКК> от <Дата регистрации РКК> <Наименование приложения>», где порядковый номер присваивается автоматически при создании приложения.

Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка приложения, в противном случае карточка созданного документа открываться не будет.

39










Перед сканированием появится окно с запросом вида приложения, типа карточки приложения и наименования (Рис. 23). По умолчанию вид приложения – «Приложение», тип карточки – «Приложение к письму официальному».

40



Наименование приложений осуществляется автоматически в следующем формате: «Приложение № <Порядковый номер> к ВХ. <Рег. номер РКК> от <Дата регистрации РКК> <Наименование приложения>», где порядковый номер присваивается автоматически при создании приложения.

После создания приложения (приложений) в РКК произойдут следующие изменения:

В поле Листов приложения будет указано количество страниц заносимых приложений (подсчет количества страниц производится для документов в формате DOCX, DOC и PDF). При добавлении нового приложения его количество страниц добавится к существующему значению.

Создание связей с другими РКК и обращениями

Далее при необходимости Вы можете создать связи регистрируемого документа с ранее зарегистрированными документами.

Для создания связи нажмите гиперссылку Связи РКК на вкладке Регистрация созданной РКК, в открывшемся окне «Добавление связи» заполните следующие поля (обязательными являются только два первых поля, остальные поля позволяют сузить варианты выбора):

● *Поиск производить по – указывается значение «РКК» для выбора связываемых записей из справочника ОИВ РКК или «Обращения» для выбора связываемых записей из справочника ОИВ Обращения граждан;

● *Тип связи – тип связи, которым должны быть связаны РКК (список возможных вариантов содержит Таблица 14), выберите значение из выпадающего списка «Наименование типа связи»;

● Корреспондент – укажите часть наименования корреспондента (от кого поступил ранее зарегистрированный документ, с которым устанавливается связь);

● Рег. номер – укажите регистрационный номер или его часть ранее зарегистрированного документа, с которым устанавливается связь;

● Дата рег. с и Дата рег. по – промежуток дат, в котором был зарегистрирован документ, с которым устанавливается связь;

● № документа – укажите регистрационный номер или его часть ранее зарегистрированного документа, с которым устанавливается связь, присвоенный корреспондентом;

● Дата документа – дата ранее зарегистрированного документа, с которым устанавливается связь, присвоенная корреспондентом.

Таблица 14. Типы связей РКК при регистрации документов

№ Наименование типа связи

Наименование обратного типа

связи

Описание

1 «В ответ на» «Ответное» Данная связь позволяет связать между собой поступивший входящий документ, являющийся ответом на исходящий запрос, с данным запросом

2 «Оригинал» «Копия» Данная связь позволяет связать между собой оригинал документа и поступившие копии

41




связи

Описание

3 «Во исполнение» «На исполнение» Данная связь позволяет связать между собой входящий документ, являющийся результатом исполнения внутреннего документа, и данный внутренний документ

4 «В дополнение» «Дополнено» Данная связь позволяет связать между собой основной документ и дополнения к нему, поступившие в виде отдельных писем

5 «Отменяет» «Отменен» Данная связь позволяет связать между собой отменяющий и отмененный документы

6 «Изменяет (вносит изменения)»

«Изменен» Данная связь позволяет связать между собой изменяющий и измененный документы

Примечание. Указанные в таблице связи являются двусторонними, например, при указании при создании связи значения «В дополнение» в регистрируемой РКК в поле Связи появится значение «В дополнение: <Регистрационные данные ранее зарегистрированной РКК>», а в ранее зарегистрированной РКК в поле Связи – значение «Дополнено: <Регистрационные данные регистрируемой РКК>».

Указание периодичности исполнения документа

В случае поступления входящего документа, для которого указаны несколько сроков исполнения (документ с периодическим исполнением), Вам необходимо указать параметр Периодичность. После простановки данного параметра станет доступна новая вкладка Периодичность, а также кнопка Формирование графика на ленте во вкладке «Исполнение» в группе «Периодичность» (Рис. 24).

42


Рис. 24. Закладка «Периодичность» и кнопка «Формирование графика»

На данной закладке укажите тип периода, частоту повторения периода, начальную и конечную дату периода, а также признак переноса срока исполнения с выходного дня.

После внесения данных нажмите кнопку Формирование графика для заполнения табличной части.

Примечание. Сформированный график является справочным и служит для информирования делопроизводителя, о датах исполнения документа. На основе данного графика в СЭД ГО УР не осуществляется никаких дополнительных расчетов и действий. Также через данный функционал невозможно указать несколько графиков исполнения.

Для построения правильного графика необходимо учитывать следующее:● если даты исполнения не подпадают не под один из типов периода: «День», «Неделя», «Месяц»,

«Год», то необходимо использовать тип «Произвольный» и вручную проставить в табличной части необходимые даты;

● при указании типа периода, отличного от «Произвольный», расчет периода начинается от значения поля Срок исполнения с и повторяется с периодом кратным произведению типа периода и значения поля Повторять каждый. Например, в документе указано, что «Предоставление ответа необходимо каждые 2 месяца, к 1 числу месяца (начиная с 01 августа)». Текущая дата – 28 июля 2018 года. Делопроизводителю необходимо выбрать следующие значения:

● Тип периода – «Месяц»;● Повторять каждый – «2»;● Срок исполнения с – «01.08.2018»;● по – (если в документе нет указания на срок окончания, то можно указать дату следующего

десятилетия, например, «31.12.2026»)● Переносить с выходного – «Не переносить».

В результате по нажатию кнопки Формирование графика будет построен корректный график (Рис. 25).

Рис. 25. Пример формирования графика

43


Примечание. График создается только для созданных администратором календарей рабочего времени. После создания календаря рабочего времени на следующий год график будет дополнен автоматически и так до срока, указанного в поле окончания графика

Отправка на рассмотрение руководителю или его помощнику

При необходимости рассмотрения зарегистрированного входящего документа руководителем нажмите кнопку ленты На рассмотрение в группе «Задача», после чего будет запущен процесс рассмотрения входящего документа.

Отправка на исполнение поручения руководителя в случае вынесения поручения в бумажном виде

Если в Вашем Ведомстве используется следующая схема работы по входящим документам:● делопроизводитель регистрирует документ и передает его в бумажном виде руководителю для

вынесения резолюции;● руководитель рассматривает документ в бумажном виде и выносит резолюцию тоже в бумажном

виде;● делопроизводитель переносит резолюцию руководителя в СЭД ГО УР и отправляет ее на

исполнение,

то для отправки на исполнение поручения руководителя в случае вынесения данного поручения в бумажном виде Вам необходимо открыть соответствующую РКК.

На ленте карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Создать поручение (Рис. 26).

Рис. 26. Кнопка «Создать поручение» в карточке РКК

В случае, если по РКК или обращению уже созданы поручения, то появится диалог (Рис. 27).

44


Рис. 27. Диалог с запросом типа создаваемого поручения

Выберите тип создаваемого поручения. Данный диалог не будет отображаться при отсутствии ранее созданных поручений.

При выборе «Создать подчиненное поручение» откроется список уже созданных поручений для выбора вышестоящего для вновь создаваемого поручения.

Далее откроется диалог для указания способа создания поручения (Рис. 28).

Рис. 28. Диалог с запросом способа создания поручения

При выборе «Из шаблона» откроется справочник ОИВ Шаблоны поручений. Данный справочник предназначен для создания шаблонов поручений, которые можно использовать при необходимости частой выдачи однотипных поручений. Карточка данного справочника имеет следующий вид (Рис. 29).

Рис. 29. Карточка записи справочника «ОИВ Шаблоны поручения»

Поле Наименование предназначено для ввода наименования шаблона, по которому в дальнейшем Вы может выбирать необходимый шаблон.

После выбора шаблона или в случае выбора «Вручную» в диалоге способа создания поручения откроется диалог вынесения поручения (Рис. 30).

45


Рис. 30. Диалог вынесения поручения

Вам необходимо заполнить поля диалога в соответствии с бумажной резолюцией и нажать кнопку Отправить в работу.

Поручение отправлено в работу.

Регистрация входящих официальных документов, поступивших по СЭД от государственных органов Удмуртской Республики, органов местного самоуправления Удмуртской Республики

Получение и анализ задания на регистрацию входящего документа

Откройте полученное задание (Рис. 31), ознакомьтесь с документами, оцените правильность адресации документов и необходимость их регистрации. Проверьте текст документов на предмет полноты полученных документов (например, наличие всех приложений).

Для задания есть несколько вариантов выполнения, ниже описано какой вариант и в каком случае нужно выбрать.

46


Рис. 31. Варианты выполнения задания на регистрацию документа, поступившего от государственных органов Удмуртской Республики, органов местного самоуправления Удмуртской

Республики

Перенаправление документа на другое место регистрации

Если документ поступил в надлежащую организацию, но не на нужное место регистрации (не в то подразделение), то выполните задание с результатом «Перенаправить» (Рис. 31). В результате откроется справочник Подразделения. Вам необходимо будет указать соответствующую запись подразделения, в которое необходимо перенаправить документ. Работа по процессу завершается.

Отказ в регистрации документа

Если документ поступил в ненадлежащую организацию или комплект полученных документов неполный, то в области редактируемого текста задания на регистрацию укажите причину отказа в регистрации документа и выполните задание с результатом «Отказано» (Рис. 31). В организацию, отправившую документ, автоматически отправляется уведомление с причиной отказа в регистрации. Запись справочника ОИВ Входящие РКК, вложенная в задание, будет автоматически удалена. Работа по процессу завершается.

Регистрация документа как обращения гражданина

Если документ адресован правильно, но должен быть зарегистрирован как обращение гражданина, то выполните задание с результатом «Зарегистрировать как обращение», после этого будет создано новое задание на регистрацию письменного обращения гражданина. После выполнения данного задания в организацию, отправившую документ, автоматически будет отправлены регистрационные данные письменного обращения (регистрационный номер и дата регистрации документа), которые будут

47


автоматически перенесены в исходящую РКК организации, отправившей документ. Запись справочника ОИВ Входящие РКК, вложенная в задание, будет автоматически удалена. Работа по процессу завершается.

Проверка поступившего документа на дубль с ранее зарегистрированными документами

Далее откройте вложенную в задание запись справочника ОИВ Входящие РКК. Данная запись создана системой автоматически и является частично заполненной. В ней автоматически будут заполнены следующие поля: Корреспондент, Дата документа, № документа, Содержание, Способ доставки.

Примечание. Подробное описание полей карточки РКК приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Входящие РКК в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

Проверьте документ на повторность поступления, для этого нажмите гиперссылку Найти дубли.

В зависимости от личной настройки Критерий поиска осуществляется поиск дублирующих РКК:● при значении настройки – «По 2-м реквизитам» дублирующими РКК признаются утвержденные и

действующие записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, у которых поле Вид РКК имеет значение «Входящий» и выполняется как минимум одно из условий:




● при значении настройки – «По 3-м реквизитам», дублирующими РКК признаются утвержденные и действующие записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, у которых поле Вид РКК имеет значение «Входящий» и поля № документа, Дата документа, Корреспондент совпадают с соответствующими полями текущей записи справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки.

При нахождении дублирующих РКК выдается сообщение (Рис. 32).

Рис. 32. Информационное сообщение о найденных дублирующих РКК

Если система выдала сообщение о наличии дублирующих РКК, то Вам необходимо просмотреть найденные РКК, и принять решение из нижеуказанных вариантов, после чего закрыть список предоставленных РКК:

● не регистрировать документ, в случае если поступил дубль, далее см. Указание поступившего документа как дубля;

● регистрировать, если предложенные варианты не являются дублями или является дублем, но требует повторной регистрации, далее см. Регистрация поступившего документа.

Если система не нашла дублирующих РКК, то см. Регистрация поступившего документа.

Примечание. Понятие «Дубль» и правила работы с ними определяются в инструкции по делопроизводству Ведомства.

Указание поступившего документа как дубля

Если Вы решили не регистрировать документ повторно, то выполните задание на регистрацию с результатом «Дубль» (Рис. 31). После этого открывается справочник ОИВ Входящие РКК. Вам

48


необходимо выбрать из данного справочника запись, соответствующую РКК ранее зарегистрированного документа. В организацию, отправившую документ, автоматически отправляются регистрационные данные ранее зарегистрированного документа (регистрационный номер и дата регистрации документа), которые автоматически заносятся в исходящую РКК организации, отправившей документ. Запись справочника ОИВ Входящие РКК, вложенная в задание, будет автоматически удалена. Работа по процессу завершается.

Регистрация поступившего документа

Для регистрации документа Вам необходимо заполнить оставшиеся поля РКК. Для заполнения полей можно использовать личные настройки для входящих РКК, в этом случае нажмите кнопку ленты карточки Из личных настроек.

После заполнения полей сохраните РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») занесется регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом регистрации.


Далее при необходимости Вы можете создать связи регистрируемого документа с ранее зарегистрированными документами.

Для создания связи нажмите гиперссылку Связи РКК на вкладке Регистрация созданной РКК, в открывшемся окне «Добавление связи» заполните следующие поля (обязательными являются только два первых поля, остальные поля позволяют сузить варианты выбора):











связи

Описание

1 «В ответ на» «Ответное» Данная связь позволяет связать между собой поступивший входящий документ, являющийся ответом на исходящий запрос, с данным запросом

2 «Оригинал» «Копия» Данная связь позволяет связать между собой оригинал документа и поступившие копии

3 «Во исполнение» «На исполнение» Данная связь позволяет связать между собой входящий документ, являющийся результатом исполнения внутреннего документа, и данный внутренний документ

49




связи

Описание

4 «В дополнение» «Дополнено» Данная связь позволяет связать между собой основной документ и дополнения к нему, поступившие в виде отдельных писем

5 «Отменяет» «Отменен» Данная связь позволяет связать между собой отменяющий и отмененный документы

6 «Изменяет (вносит изменения)»

«Изменен» Данная связь позволяет связать между собой изменяющий и измененный документы

Примечание. Указанные в таблице связи являются двусторонними, например, при указании при создании связи значения «В дополнение» в регистрируемой РКК в поле Связи появится значение «В дополнение: <Регистрационные данные ранее зарегистрированной РКК>», а в ранее зарегистрированной РКК в поле Связи – значение «Дополнено: <Регистрационные данные регистрируемой РКК>».

Выполнение задания на регистрацию после регистрации документа

После регистрации документа выполните задание с результатом «Зарегистрировано» (Рис. 31). В организацию, отправившую документ, автоматически отправляются регистрационные данные (регистрационный номер и дата регистрации документа), которые автоматически заносятся в исходящую РКК организации, отправившей документ.

Отправка на рассмотрение

При необходимости рассмотрения зарегистрированного входящего документа руководителем нажмите кнопку ленты На рассмотрение в группе «Задача», после чего будет запущен процесс рассмотрения входящего документа.

50


Регистрация внутренних документовВнутренними документами организации являются приказы по основной деятельности, служебные записки, заявления, распоряжения.

Регистрация внутренних документов в СЭД ГО УР предполагает ввод новой записи в справочник ОИВ Внутренние РКК.

Вы можете получать для регистрации бумажные документы с подписью руководителя, далее см. Создание новой записи справочника «ОИВ Внутренние РКК» или получать задание на регистрацию внутреннего документа в СЭД ГО УР, далее см. Получение и анализ задания на регистрацию внутреннего документа.

Создание новой записи справочника «ОИВ Внутренние РКК»Если Вы хотите создать новую запись в справочнике ОИВ Внутренние РКК, то можете воспользоваться одним из способов:

● нажать кнопку Создать запись в открытом справочнике ОИВ Внутренние РКК. В этом случае будет создана новая запись, в которой будут заполнены поля в соответствии с Вашими личными настройками для внутренних РКК;

● нажать кнопку Создать копию, предварительно выбрав запись, копию которой вы хотите создать. В этом случае будет создана копия выбранной записи, скопируются значения следующих полей: Вид, Тип документа, Группа документов, Исполнитель, Подразделение, Подписал, Содержание, Журнал, Адресат, Особый контроль, Дело, Дата исполнения, Дней исполнения.


Рис. 33. Карточка записи справочника «ОИВ Внутренние РКК»

Примечание. Подробное описание полей карточки РКК приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Внутренние РКК в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

51


Далее см. Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Внутренние РКК».

Получение и анализ задания на регистрацию внутреннего документаОткройте полученное задание (Рис. 34), ознакомьтесь с документами, оцените правильность адресации документов и необходимость их регистрации. В области вложения задания находятся документы, подлежащие регистрации и автоматически сформированная карточка записи справочника ОИВ Внутренние РКК. Проверьте текст документов на предмет полноты полученных документов (например, наличие всех приложений).

Рис. 34. Задание на регистрацию внутреннего документа

Если документ подготовлен некорректно, и регистрировать его Вы не будете, то выполните задание с результатом «Отказано».

Если задание на регистрацию поступило Вам неверно (должен регистрировать другой сотрудник), то выполните задание с результатом «Перенаправить».

Если документ подлежит регистрации, то далее см. Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Внутренние РКК», после регистрации документа выполните задание с результатом «Зарегистрировано».

52


Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Внутренние РКК»Вам необходимо заполнить открытую карточку записи справочника ОИВ Внутренние РКК. В качестве вида регистрируемого внутреннего документа необходимо указывать именно внутренние документы, указание же видов договорных документов, например, «Договор», «Дополнительное соглашение», приведет к ошибкам при сохранении документов.

Также если вы не заполнили хотя бы одно из полей, которое является обязательным в карточке документа (например, для занесения карточки приказа во внутренней РКК должны обязательно быть заполнены поля Исполнитель и Подписал), то карточка документа будет открыта для дозаполнения этих полей.

Таким образом во внутренней РКК рекомендуется заполнять все поля карточки.

Примечание. Подробное описание полей карточки РКК приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Внутренние РКК в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

После заполнения сохраните карточку (нажмите кнопку Сохранить), при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») занесется очередной регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом регистрации.

Примечание. Если бумажный документ будет передан сотрудникам, то делопроизводитель на закладке Местонахождение в РКК указывает данные сотрудника, которому будет передан оригинал документа. Если бумажный документ остается в канцелярии, закладка Местонахождение не заполняется.

Если Вы регистрировали бумажный документ, то далее см. Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Внутренние РКК», если регистрация документа осуществлялась из задания на регистрацию и требуется отправка документа на ознакомление, то далее см. Отправка внутреннего документа на ознакомление.

Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Внутренние РКК»Вам необходимо прикрепить к РКК электронные образы документов. В первую очередь необходимо занести основной документ, после чего приложения к документу. Такая последовательность обусловлена правилами создания наименования для приложения.





При нажатии кнопки Из файла откроется диалоговое окно (Рис. 35), в котором необходимо указать тип карточки заносимого документа.

Рис. 35. Диалог указания типа карточки внутреннего документа

53


Примечание. Если документ будет отправляться на ознакомление, то тип карточки должен быть обязательно «Распорядительные документы».

После выбора типа карточки откроется диалог проводника Windows, в данном окне Вам необходимо указать файл на локальном диске рабочей станции, в котором находится скан-образ документа, и нажмите кнопку Открыть. После этого в СЭД ГО УР будет создан документ с указанным видом и типом карточки документа. Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного документа, в противном случае карточка созданного документа открываться не будет (за исключением незаполнения обязательных полей для карточки документа в РКК).









После завершения сканирования закройте окно сканирования, и в СЭД ГО УР будет создан документ с указанным видом и типом карточки документа. Если у Вас указана личная настройка Открыть окно

54


свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного документа, в противном случае карточка созданного документа открываться не будет (за исключением незаполнения обязательных полей для карточки документа в РКК).












После этого появится окно с запросом вида приложения, типа карточки приложения и наименования (Рис. 39). По умолчанию вид приложения – «Приложение», тип карточки – «Документы произвольной формы», в поле Наименование подставится заголовок выбранного файла.


Наименование приложений осуществляется автоматически в следующем формате: «<Наименование приложения>».




55










56


Наименование приложений осуществляется автоматически в следующем формате: «<Наименование приложения.



Указание периодичности исполнения документаВ случае поступления внутреннего документа, для которого указаны несколько сроков исполнения (документ с периодическим исполнением), Вам необходимо указать параметр Периодичность. После простановки данного параметра станет доступна новая вкладка Периодичность, а также кнопка Формирование графика на ленте во вкладке «Исполнение» в группе «Периодичность» (Рис. 44).

Рис. 44. Закладка «Периодичность» и кнопка «Формирование графика»

На данной закладке укажите тип периода, частоту повторения периода, начальную и конечную дату периода, а также признак переноса срока исполнения с выходного дня.

После внесения данных нажмите кнопку Формирование графика для заполнения табличной части.

Примечание. Сформированный график является справочным и служит для информирования делопроизводителя, о датах исполнения документа. На основе данного графика в СЭД ГО УР не осуществляется никаких дополнительных расчетов и действий. Также через данный функционал невозможно указать несколько графиков исполнения.

Для построения правильного графика необходимо учитывать следующее:● если даты исполнения не подпадают не под один из типов периода: «День», «Неделя», «Месяц»,

«Год», то необходимо использовать тип «Произвольный» и вручную проставить в табличной части необходимые даты;

● при указании типа периода, отличного от «Произвольный», расчет периода начинается от значения поля Срок исполнения с и повторяется с периодом кратным произведению типа периода и значения поля Повторять каждый. Например, в документе указано, что «Данные

57


необходимо предоставлять каждые 2 месяца, к 1 числу месяца (начиная с 01 августа)». Текущая дата – 28 июля 2018 года. Делопроизводителю необходимо выбрать следующие значения:

● Тип периода – «Месяц»;● Повторять каждый – «2»;● Срок исполнения с – «01.08.2018»;● по – (если в документе нет указания на срок окончания, то можно указать дату следующего

десятилетия, например, «31.12.2026»)● Переносить с выходного – «Не переносить».

● В результате по нажатию кнопки Формирование графика будет построен корректный график (Рис. 45).

Рис. 45. Пример формирования графика

Примечание. График создается только для созданных администратором календарей рабочего времени. После создания календаря рабочего времени на следующий год график будет дополнен автоматически и так до срока, указанного в поле окончания графика

Отправка внутреннего документа на ознакомление

Примечание. Если документ будет отправляться на ознакомление, то тип карточки должен быть обязательно «Распорядительные документы».

Если после регистрации внутреннего документа Вам необходимо отправить его на ознакомление сотрудникам, то выполните следующее.

Перейдите на вкладку «Исполнение» на ленте карточки внутренней РКК и на закладку Список ознакомления данной карточки (Рис. 46).

58


Рис. 46. Карточка записи справочника «ОИВ Внутренние РКК»

Первоначально Вам необходимо указать в поле Ответственный за ознакомление сотрудника, ответственного за ознакомление с данным документом.

Если необходимо ознакомление с документом под подпись (простановка собственноручной подписи на бумажном оригинале документа), то проставьте галочку Собственная подпись.

Далее необходимо заполнить список ознакомления. При ознакомлении нескольких сотрудников Вы можете вручную внести в табличную часть данные по этим сотрудникам.

При ознакомлении с документом большого количества сотрудников нажмите кнопку Заполнить по подразделениям. По нажатию кнопки откроется справочник Подразделения, в котором можно будет выбрать сразу несколько подразделений, после выбора все сотрудники этих подразделений будут перенесены в табличную часть.

Далее сохраните карточку РКК и отправьте документ на ознакомление по кнопке На ознакомление на вкладке «Исполнение» на ленте карточки.

Отправка на исполнение поручения руководителя в случае вынесения поручения в бумажном видеЕсли в Вашем Ведомстве используется следующая схема работы по внутренним документам:

● делопроизводитель регистрирует документ и передает его в бумажном виде руководителю для вынесения резолюции;

● руководитель рассматривает документ в бумажном виде и выносит резолюцию тоже в бумажном виде;

● делопроизводитель переносит резолюцию руководителя в СЭД ГО УР и отправляет ее на исполнение,

то для отправки на исполнение поручения руководителя в случае вынесения данного поручения в бумажном виде Вам необходимо открыть соответствующую РКК.

На ленте карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Создать поручение (Рис. 47).

59


Рис. 47. Кнопка «Создать поручение» в карточке РКК

В случае, если по РКК или обращению уже созданы поручения, то появится диалог (Рис. 48).







60






Вам необходимо заполнить поля диалога в соответствии с бумажной резолюцией и нажать кнопку Отправить в работу.

Поручение отправлено в работу.

61


Регистрация исходящих официальных документовРегистрация исходящих официальных документов в системе предполагает ввод новой записи в справочник ОИВ Исходящие РКК.

Регистрация исходящих документов, поступивших делопроизводителю на бумажном носителеРегистрация исходящих документов, поступивших Вам в бумажном виде, различается в зависимости от типа исходящего документа:

● если исходящий документ является инициативным письмом, то далее см. Регистрация инициативного исходящего документа;

● если исходящий документ является ответом на входящее письмо, то далее см. Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на входящее письмо;

● если исходящий документ является ответом на обращение гражданина, то далее см. Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на обращение гражданина.

Регистрация инициативного исходящего документа

После получения оригиналов бумажных исходящих документов с подписью руководителя от исполнителя или от руководителя (помощника руководителя) Вам необходимо выполнить следующее.

Откройте справочник ОИВ Исходящие РКК и создайте новую запись.

Создание новой записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»Если Вы хотите создать новую запись в справочнике ОИВ Исходящие РКК, то можете воспользоваться одним из способов:

● нажать кнопку Создать запись в открытом справочнике ОИВ Исходящие РКК. В этом случае будет создана новая запись, в которой будут заполнены поля в соответствии с Вашими личными настройками для исходящих РКК;

● нажать кнопку Создать копию, предварительно выбрав запись, копию которой вы хотите создать. В этом случае будет создана копия выбранной записи, скопируются значения следующих полей: Группа документов, Корреспондент, Подписал, Способ доставки, Содержание, Журнал, Дело, Исполнитель, Подразделение.


62


Рис. 52. Карточка записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»

Примечание. Подробное описание полей карточки РКК приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Исходящие РКК в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»

Вам необходимо заполнить поля РКК. Для возможности сохранения РКК обязательны к заполнению следующие поля:

● Корреспондент – поле можно заполнить из справочников Организации, Граждане или Списки рассылки. Рекомендуется использовать like-ввод (ввод части слов для фильтрации справочников);

● Подписал – сотрудник, подписавший документ, выбирается из сотрудников Вашего Ведомства;● Способ доставки – способ доставки документа адресату, выбирается из справочника Способы

доставки корреспонденции;



● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация равно соответствующему полю текущей РКК;● значение поля Вид РКК – «Исходящий» или «Все»;● значение поля Место регистрации равно соответствующему полю текущей РКК;

● Исполнитель – указывается сотрудник, подготовивший документ.

Часть полей РКК можно заполнить из личных настроек. Личные настройки будут автоматически применены, если карточка РКК создается по кнопке Создать запись. Если же РКК создавалась автоматически (в рамках типового маршрута или по кнопке Ответное), то для применения личных настроек необходимо нажать кнопку Из личных настроек.

После заполнения полей сохраните РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») заносится регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом регистрации.

63


Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»






При нажатии кнопки Из файла откроется диалог проводника Windows, в данном окне Вам необходимо указать файл на локальном диске рабочей станции, в котором находится скан-образ документа, и нажмите кнопку Открыть. После этого в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Письмо исходящее» и типом карточки документа «Письмо официальное (исходящее)». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного документа, в противном случае карточка созданного документа открываться не будет (за исключением незаполнения обязательных полей для карточки документа в РКК).







64




После завершения сканирования закройте окно сканирования, и в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Письмо исходящее» и типом карточки документа «Письмо официальное (исходящее)». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного документа, в противном случае карточка созданного документа открываться не будет (за исключением незаполнения обязательных полей для карточки документа в РКК).













65



Наименование приложений осуществляется автоматически в следующем формате: «Приложение № <Порядковый номер> к ИСХ. <Рег. номер РКК> от <Дата регистрации РКК> <Наименование приложения>», где порядковый номер присваивается автоматически при создании приложения.








66









Примечание. По умолчанию на исходящий документ получают права следующие пользователи:

– автор документа (сотрудник осуществивший ввод документа в систему) – полные права;

– исполнитель документа (сотрудник, указанный в поле Исполнитель карточки РКК) – права на просмотр.

Далее зарегистрированный исходящий документ должен быть отправлен адресатам. Он может быть отправлен различными способами. Подробнее см. Отправка зарегистрированного исходящего документа адресатам.

Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на входящее письмо

Создание новой записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»

После получения оригиналов бумажных исходящих документов с подписью руководителя от исполнителя или от руководителя (помощника руководителя) Вам необходимо осуществить регистрацию данных документов в СЭД ГО УР.

Для регистрации откройте справочник ОИВ Входящие РКК. При помощи фильтрации или поиском найдите запись, соответствующую входящему официальному письму, ответом на которое является регистрируемый исходящий документ, и откройте данную запись. Для создания РКК регистрируемого

67


исходящего документа в справочнике ОИВ Исходящие РКК нажмите кнопку Ответное на ленте карточки справочника на вкладке «Исполнение» в группе «Создать РКК».

В открывшейся карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК автоматически будут заполнены следующие поля:

● Корреспондент – значением поля Корреспондент входящей РКК;● Содержание – значением поля Содержание входящей РКК;● Подписал – значением записи справочника Работники, указанной в поле Адресат входящей

РКК;● Исполнитель – значением поля Ответственный входящей РКК;● Подразделение – значением записи справочника Подразделения, соответствующей сотруднику,

указанному в поле Исполнитель исходящей РКК;● Дело – значением поля Дело входящей РКК.

Примечание. Незаполненные поля: Журнал, Дата регистрации, Способ доставки, Стоимость письма, Группа документов можно заполнить из Ваших личных настроек для исходящих РКК (при наличии проведенной ранее настройки), нажав кнопку ленты Из личных настроек.

После проверки заполнения полей исходящей РКК сохраните карточку (нажмите кнопку Сохранить), при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») занесется очередной регистрационный номер исходящего документа в соответствии с выбранным журналом регистрации.












68












69

















70











71





Сохраните и закройте созданную карточку записи справочника ОИВ Исходящие РКК. После закрытия система автоматически создаст связи между входящей и исходящей РКК. Во входящей РКК в поле Связанные РКК появится следующее значение: «Ответное: <Регистрационные данные связанной исходящей РКК>», а в исходящей РКК в поле Связанные РКК – значение «В ответ на: <Регистрационные данные связанной входящей РКК>». Также после установления связи между входящей и исходящей РКК будут связаны между собой документы этих РКК.

Дополнительно после этого на зарегистрированный исходящий документ будут выданы права всем пользователям, которые имели права на связываемый входящий документ. Тип прав при этом будет совпадать, т.е. если у пользователя были права на просмотр входящего документа, то он получит права на просмотр исходящего документа.

Примечание. Назначение прав происходит с временной задержкой около 3-5 минут.

Далее зарегистрированный исходящий документ должен быть отправлен адресатам. Он может быть отправлен различными способами. Подробнее см. Отправка зарегистрированного исходящего документа адресатам.

Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на обращение гражданина

Создание новой записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»

После получения оригиналов бумажных исходящих документов с подписью руководителя от исполнителя или от руководителя (помощника руководителя) Вам необходимо осуществить регистрацию данных документов в СЭД ГО УР.

Для регистрации откройте справочник ОИВ Письменные обращения граждан. При помощи фильтрации или поиском найдите запись, соответствующую обращению гражданина, ответом на которое является регистрируемый исходящий документ, и откройте данную запись. Для создания РКК регистрируемого исходящего документа в справочнике ОИВ Исходящие РКК нажмите кнопку Ответное на ленте справочника на вкладке «Исполнение» в группе «Создать РКК».

В открывшейся карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК автоматически будут заполнены следующие поля:

● Корреспондент – значением поля Гражданин обращения гражданина;● Содержание – значением поля Содержание обращения гражданина;● Подписал – значением записи справочника Работники, указанной в поле Адресат обращения

гражданина;● Исполнитель – значением поля Ответственный обращения гражданина;● Подразделение – значением записи справочника Подразделения, соответствующей сотруднику,

указанному в поле Исполнитель исходящей РКК;● Дело – значением поля Дело обращения гражданина.

Примечание. Незаполненные поля: Журнал, Дата регистрации, Способ доставки, Стоимость письма, Группа документов можно заполнить из Ваших личных настроек для исходящих РКК (при наличии проведенной ранее настройки), нажав кнопку ленты Из личных настроек.



72















73

















74











75












Сохраните и закройте созданную карточку записи справочника ОИВ Исходящие РКК. После закрытия система автоматически создаст связи между обращением гражданина и исходящей РКК. В обращении гражданина в поле Связанные РКК появится следующее значение: «Ответное: <Регистрационные данные связанной исходящей РКК>», а в исходящей РКК в поле Связанные РКК – значение «В ответ на: <Регистрационные данные связанного обращения гражданина>». Также после установления связи между обращением гражданина и исходящей РКК будут связаны между собой документы этих РКК.

Дополнительно после этого на зарегистрированный исходящий документ будут выданы права всем пользователям, которые имели права на связываемое обращение гражданина. Тип прав при этом будет совпадать, т.е. если у пользователя были права на просмотр обращения гражданина, то он получит права на просмотр исходящего документа.

76


Примечание. Назначение прав происходит с временной задержкой около 3-5 минут.

Далее зарегистрированный исходящий документ должен быть отправлен адресатам. Подробнее см. Отправка зарегистрированного исходящего документа адресатам.

Регистрация исходящих документов, поступивших делопроизводителю в электронном виде в СЭД

Примечание. В данном разделе описана регистрация проектов документов, поступивших на регистрацию в СЭД ГО УР в рамках типового маршрута «Согласование исходящего документа». Если исходящий документ был отправлен на регистрацию обычной задачей по свободному маршруту, то процесс регистрации аналогичен описанному в п. Регистрация исходящих документов, поступивших делопроизводителю на бумажном носителе.

Получение и анализ задания на регистрацию исходящего документа

Откройте полученное задание (Рис. 77), ознакомьтесь с документами, оцените правильность адресации документов и необходимость их регистрации. В области вложения задания находятся документы, подлежащие регистрации и автоматически сформированная карточка записи справочника ОИВ Исходящие РКК. Проверьте текст документов на предмет полноты полученных документов (например, наличие всех приложений).

Рис. 77. Задание на регистрацию проекта исходящего документа

Проверьте наличие утверждающей ЭП руководителя на проекте документа:● если проект документа в электронном виде подписан утверждающей ЭП руководителя и при

этом:● бумажный оригинал проекта документа не требуется, то делопроизводитель регистрирует

проект документа, далее см. Регистрация проекта исходящего документа;

77


● требуется бумажный оригинал проекта документа, то делопроизводитель проверяет его поступление к нему в бумажном виде с подписью руководителя:

● если данный оригинал еще не поступил (находится у руководителя), то делопроизводитель ожидает его поступления, после чего регистрирует проект документа, далее см. Регистрация проекта исходящего документа;

● если данный оригинал поступил, то делопроизводитель регистрирует проект документа, далее см. Регистрация проекта исходящего документа;

● если проект документа в электронном виде не подписан утверждающей ЭП руководителя, то делопроизводитель проверяет его поступление к нему в бумажном виде с подписью руководителя:

● если данный оригинал еще не поступил (находится у руководителя), то делопроизводитель ожидает его поступления, после чего регистрирует проект документа, далее см. Регистрация проекта исходящего документа;

● если данный оригинал поступил, и он подписан руководителем, то делопроизводитель регистрирует проект документа, далее см. Регистрация проекта исходящего документа.

Перенаправление проекта исходящего документа

Если Вам поступил проект документа и его необходимо регистрировать на другом месте регистрации, то выполните задание с результатом Перенаправить, в открывшемся диалоговом окне, выберете другое место регистрации.

Отказ в регистрации проекта исходящего документа

Если Вам поступил бумажный оригинал исходящего документа, и он не подписан руководителем (отказано в подписании), то выполните задание с результатом Отказано, далее инициатор получит уведомление об отказе в подписании. Работа по процессу прекращается. При этом руководитель получит уведомление об отказе в регистрации проекта документа

Отправка проекта исходящего документа на доработку

Если у Вас есть замечания к проекту документа (орфографические ошибки, неверный выбор шаблона исходящего документа, неполный комплект пакета документов), то занесите замечания в область редактируемого текста или оформите отдельным электронным документом (электронный документ необходимо добавить в область вложений).

Для отправки проекта документа на доработку инициатором выполните задание с результатом На доработку, далее инициатор получит задание на доработку проекта документа. При этом руководитель получит уведомление об отправке на доработку проекта документа.

Регистрация проекта исходящего документа

Откройте вложенную в задание автоматически созданную карточку записи справочника ОИВ Исходящие РКК, которая предзаполнена на основании карточки электронного документа, заполняемой инициатором. Проверьте правильность заполнения полей карточки, а также заполните незаполненные поля.

Примечание. Незаполненные поля: Журнал, Дата регистрации, Группа документов можно заполнить из Ваших личных настроек для исходящих РКК (при наличии проведенной ранее настройки), нажав кнопку ленты Из личных настроек.



78


В зависимости от необходимости и наличия бумажного оригинала документа выполните следующие действия:

● если для данного документа бумажный оригинал не требуется, то нажмите кнопку Простановка штампа и выполните задание с результатом Зарегистрировано;

● если для данного документа наличествует подписанный руководителем (подписантом) бумажный оригинал документа, то внесите бумажный оригинал исходящего письма в СЭД ГО УР. Для этого проставьте на бумажном оригинале документа присвоенные ему ранее регистрационный номер и дату регистрации, далее импортируйте новой версией в зарегистрированный электронный документ. Для этого нажмите на ленте карточки справочника кнопку Сканировать на вкладке «Главная» в группе «Документ», в открывшемся окне укажите, что сканирование необходимо произвести в новую версию, после чего отсканируйте бумажный оригинал документа, далее выполните задание с результатом Зарегистрировано.

Инициатор получит уведомление о регистрации документа. Далее зарегистрированный исходящий документ должен быть отправлен адресатам. Подробнее см. Отправка зарегистрированного исходящего документа адресатам.

79


Отправка зарегистрированного исходящего документа адресатамОтправка зарегистрированного исходящего документа возможна несколькими способами:

● отправка почтой;● отправка факсом;● отправка нарочным;● отправка по электронной почте;● автоматическая электронная отправка в СЭД ГО УР.

Отправка почтой, факсом, нарочнымДля отправки исходящего документа данным способом воспользуйтесь процедурами, принятыми в Вашем Ведомстве.

Отправка по электронной почтеДля отправки исходящего документа по электронной почте должны быть выполнены следующие условия:

● исходящий документ зарегистрирован в справочнике ОИВ Исходящие РКК;● образ отправляемого исходящего документа и образы приложений к нему прикреплены к

зарегистрированной РКК исходящего документа.

При отправке исходящего документа по электронной почте существуют различия в выполняемых делопроизводителем действиях в зависимости от используемого почтового клиента.

Использование почтового клиента, установленного на рабочей станции

Откройте карточку записи справочника ОИВ Исходящие РКК отправляемого исходящего документа, нажмите гиперссылку Связанные документы, в открывшемся окне выделите электронные документы для отправки, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите пункт Отправить / Копией в письме.

В открывшемся окне «Экспорт документа» укажите версию исходящего документа, которую необходимо отправить, а также необходимость:

● преобразования отправляемого документа в PDF;● блокирования отправляемого документа в СЭД;● преобразования отправляемого документа в структурированный электронный документ, при этом

документ будет преобразован в формат ESD, в который будут выгружены электронные подписи документа;

● сжатия документа в zip-архив.

Примечание. Электронные документы в формате структурированного электронного документа (ESD) могут быть открыты при помощи бесплатной утилиты DIRECTUM OverDoc , которую можно скачать с сайта компании DIRECTUM.

После выбора параметров в окне «Экспорт документа» нажмите кнопку ОК.

В почтовом клиенте будет сформировано и открыто новое письмо электронной почты с вложенным в него документом. Поле Тема будет заполнено наименованием исходящего документа. Укажите адресата письма электронной почты и, при необходимости, напишите сопроводительный текст в тексте письма электронной почты, после чего отправьте письмо электронной почты. Процесс отправки завершен.

80

http://www.directum.ru/1696498.aspx


Использование веб-клиента почтовой программы

Откройте карточку записи справочника ОИВ Исходящие РКК отправляемого исходящего документа, нажмите гиперссылку Связанные документы, в открывшемся окне выделите электронные документы для отправки, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, выберите пункт Экспортировать.

В открывшемся окне «Экспорт документа» укажите версию исходящего документа, которую необходимо отправить, имя файла, в который будет экспортирован исходящий документ, а также необходимость:

● преобразования отправляемого документа в PDF;● блокирования отправляемого документа в СЭД;● преобразования отправляемого документа в структурированный электронный документ, при этом

документ будет преобразован в формат ESD, в который будут выгружены электронные подписи документа;

● сжатия документа в zip-архив.

Примечание. Электронные документы в формате структурированного электронного документа (ESD) могут быть открыты при помощи бесплатной утилиты DIRECTUM OverDoc , которую можно скачать с сайта компании DIRECTUM.

После выбора параметров в окне «Экспорт документа» нажмите кнопку ОК.

Откройте веб-клиент почтовой программы, создайте в нем новое письмо электронной почты, в котором укажите адресата, а также заполните все поля электронного письма, вложите в письмо ранее экспортированный исходящий документ, после чего отправьте письмо электронной почты. Процесс отправки завершен.

Автоматическая электронная отправка в СЭД ГО УРПри отправке исходящего документа адресату способом «Автоматическая электронная доставка» должны быть выполнены следующие условия:

● исходящий документ зарегистрирован в справочнике ОИВ Исходящие РКК;● образ исходящего документа и образы приложений к нему прикреплены к зарегистрированной

РКК исходящего документа;● образ исходящего документа имеет вид электронного документа – «Письмо исходящее», тип

карточки электронного документа – «Письмо официальное (исходящее)»;● образы приложений к исходящему документу имеют вид электронного документа –

«Приложение», тип карточки электронного документа – «Приложение к письму официальному» или «Документы произвольной формы».

Отправка исходящего документа из организации-отправителя осуществляется согласно реализованным в СЭД ГО УР процессам по отправке исходящего документа. Отправка запускается по нажатию кнопки Срочная доставка на ленте карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК; на вкладке «Исполнение и отправка».

Проверьте заполнение закладки Список рассылки карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК (Подробное описание полей карточки РКК приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Исходящие РКК в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018»).

Примечание. При отправке исходящего документа в несколько организаций на закладке Список рассылки соответствующей карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК указываются все адресаты, в табличной части закладки для каждого адресата создается отдельная строка. Способы доставки для разных адресатов могут различаться.

Осуществите отправку исходящего документа адресатам по нажатию кнопки Срочная доставка на ленте карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК; на вкладке «Исполнение и отправка», после этого система проверяет прикрепленные к данной записи справочника ОИВ Исходящие РКК электронные документы:

● если к карточке записи справочника не прикреплены электронные документы, то система выдаст предупреждение «Отправка невозможна, т.к. у данной РКК нет связанных документов.». Вы

81

http://www.directum.ru/1696498.aspx


должны прикрепить к записи справочника ОИВ Исходящие РКК электронные документы, см. Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»;

● если к данной записи справочника ОИВ Исходящие РКК прикреплены электронные документы, то система выдаст информационное сообщение (Рис. 78);

Рис. 78. Информация о наличии прикрепленных к РКК документов

Вам необходимо выбрать один из вариантов дальнейших действий: ● «Изменить документы», если Вы не уверены в списке документов. В этом случае будет

открыт список связанных с РКК документов, и Вы сможете указать документы, подлежащие отправке. В данном списке с помощью мыши и кнопок <Shift> и <Ctrl> Вы сможете выбрать любую комбинацию документов;

● «Использовать данный список», если Вы уверены в списке документов.

Примечание. До момента отправки Вы всегда можете изменить список отправляемых электронные документов, для этого нажмите кнопку ленты Документы к отправке на закладке «Исполнение и отправка» в группе «Отправка» и перевыберите электронные документы.

После выбора документов для отправки система проверит список выбранных документов.

Если ни один из прикрепленных электронных документов не имеет вид электронного документа – «Письмо исходящее», тип карточки электронного документа – «Письмо официальное (исходящее)», то система выдаст предупреждение «Среди выбранных документов отсутствует документ с ТКЭД «Письмо официальное (исходящее)» или «Письмо официальное». Необходимо повторить выбор.».

Вам необходимо проверить прикрепленные электронные документы и если образ документа прикреплен, но имеет неправильны вид, то Вам необходимо для исходящего документа изменить вид электронного документа на «Письмо исходящее» и тип карточки электронного документа – «Письмо официальное (исходящее)». Для этого выберите исходящий документ, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите пункт Состояние документа. В открывшемся окне «Состояние электронного документа» измените вид и тип карточки электронного документа.

Если указанный список документов корректен, то проверяется возможность отправки данных документов.

Система проверяет адресатов с закладки Список рассылки, для которых указан способ доставки «Автоматическая электронная доставка»:

● если для какого-либо адресата или для нескольких адресатов автоматическая электронная доставка невозможна, то в списке адресатов для данных адресатов в поле Состояние эл. доставки устанавливается значение «Доставка невозможна», и система выдаст информационное сообщение (Рис. 79). Вы можете выбрать один из вариантов дальнейших действий:

● если необходимо уведомить администратора СЭД о возникшей ошибке (для данных адресатов автоматическая электронная доставка должна функционировать), то нажмите кнопку Отправить уведомление администратору, после чего администратор СЭД получит уведомление об ошибке. Далее Вы можете изменить для этих адресатов способ доставки и отправить исходящий документ другим способом или дождитесь решения ошибки администратором СЭД;

● если Вы ошиблись с выбором способа доставки для адресатов, то нажмите кнопку ОК, после чего измените для адресатов способ доставки и отправьте исходящий документ другим способом.

82


Рис. 79. Информационное сообщение «Результат отправки»

Проверка отправки документов автоматической электронной отправкой

Для проверки состояния отправки Вы можете воспользоваться несколькими способами:● просмотр закладки Список рассылки карточки справочника ОИВ Исходящие РКК, см. Анализ

закладки «Список рассылки» записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»;● просмотр отчета запускаемого из карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК по кнопке

Отчет о доставке, см. Отчет «Уведомление об автоматической доставке документа»;● просмотр отчета «Статус документов, отправленных автоматической электронной отправкой, за

период (ОИВ)», см. Отчет «Статус документов, отправленных автоматической электронной отправкой, за период (ОИВ)».

Анализ закладки «Список рассылки» записи справочника «ОИВ Исходящие РКК»

Откройте карточку записи справочника ОИВ Исходящие РКК, перейдите на закладку Список рассылки и проверьте значение колонки Статус отправки. Все возможные значения данного поля содержит Таблица 16.

Таблица 16. Значения колонки Статус отправки

№ Значение Описание

1. «Доставка невозможна»

Означает, что документ не получен организацией-адресатом, причина, по которой документ не был получен, будет указана в колонке Дополнительно. В зависимости от указанной причины делопроизводителю-отправителю необходимо будет проверить корректность заполнения колонок Адресат и Способ доставки, либо обратиться к администратору СЭД ГО УР. После устранения причин, по которым документ не был доставлен, необходимо повторно отправить документ

2. «Ожидание подтверждения доставки»

Означает, что задача на отправку документа сформирована, т.е. на стороне организации-отправителя процессы отработали корректно и ожидается подтверждение доставки документа

3. «Получен» Означает, что делопроизводитель организации-адресата получил задание на регистрацию документа

4. «Регистрация подтверждена»

Означает, что документ зарегистрирован делопроизводителем организации-адресата, в колонках Рег.№ вх. док. и Дата регистрации отразятся регистрационные данные этого документа

5. «Отказано в регистрации»

Означает, что делопроизводитель организации-адресата выполнил задание на регистрацию с результатом «Отказать», в колонке Дополнительно будут отражены причины отказа в регистрации

83


Отчет «Уведомление об автоматической доставке документа»Назначение отчетаОтчет Уведомление об автоматической доставке документа предназначен для анализа делопроизводителем состояния официального исходящего документа, отправленного посредством СЭД ГО УР.

Отчет Уведомление об автоматической доставке документа является интегрированным в справочник ОИВ Регистрационно-контрольные карточки.

Запуск отчетаОтчет Уведомление об автоматической доставке документа запускается из карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК по кнопке Отчет о доставке, расположенной на вкладке ленты «Исполнение и отправка» в группе «Отправка».

Алгоритм формирования отчетаОтчет Уведомление об автоматической доставке документа строится на основании данных табличной части Список рассылки карточки записи справочника ОИВ Исходящие РКК. Для каждой строки данной табличной части формируется отдельная страница отчета с данными по автоматической электронной отправке.

Отчет «Статус документов, отправленных автоматической электронной отправкой, за период (ОИВ)»Назначение отчета

Отчет Статус документов, отправленных автоматической электронной отправкой, за период (ОИВ) предназначен для анализа делопроизводителем состояния официальных исходящих документов, отправленных посредством СЭД ГО УР за определенный период.

Отчет принадлежит модулю «Канцелярия СЭД ГО УР».

Запуск отчета

Отчет Статус документов, отправленных автоматической электронной отправкой, за период (ОИВ) запускается из компоненты Отчеты «Канцелярия СЭД ГО УР».

Параметры отчета

На Рис. 80 и в Таблица 17 представлены прототип окна запроса параметров отчета и описание параметров соответственно.

Рис. 80. Прототип окна запроса параметров отчета

84


Таблица 17. Описание параметров отчета Статус документов, отправленных автоматической электронной отправкой, за период

№ п/п

Наименование Тип(размерность)

Обязателен для

заполнения

Источник данных,формат заполнения/возможные значения

1 Наша организация Справочник Да Выбор из справочника Наши организации

Примечание:

Если текущему пользователю доступна только одна запись справочника Наши организации, то заполняется ее значением.

2 Период отчета Признак Да Возможные значения:● «Сегодня»;● «Вчера»;● «Произвольный» (по

умолчанию».

3 Дата регистрации с Дата Нет Дата


Введенная дата не может быть больше текущей даты и больше значения поля по. В противном случае появляется информационное окно «Некорректная дата. Необходимо изменить».

Если в поле Период отчета указано значение «Произвольный», то поле должно быть обязательно заполнено.

4 по Дата Нет Дата


Введенная дата не может быть больше текущей даты и больше значения поля Дата регистрации с. В противном случае появляется информационное окно «Некорректная дата. Необходимо изменить»

5 Документы с ошибками доставки

Признак (флажок) Да Возможные значения:● «Да» (по умолчанию);● «Нет».

6 Документы с отказом в регистрации


7 Успешно отправленные документы


Алгоритм формирования отчета

В отчет выводится информация по записям справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, для которых выполняются следующие условия:

● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация соответствует параметру Наша организация;● поле Вид РКК равно значению «Исходящий»● значение поля Дата регистрации:

● равно текущей дате, если в параметре Период отчета указано значение «Сегодня»;● равно текущей дате – 1 день, если в параметре Период отчета указано значение

«Вчера»;

85


● находится в промежутке дат, образованном значениями полей Дата регистрации с и по (если поле по не заполнено, то в промежутке дат между Дата регистрации с и текущей датой), если в параметре Период отчета указано значение «Произвольный»;

● значение поля Отправка документа равно «Ошибка отправки» или «Частично отправлен», если параметр Документы с ошибками доставки проставлен;

● значение поля Отправка документа равно «Отправлено», если параметр Успешно отправленные документы проставлен;

● в табличной части на закладке «Список рассылки» в колонке Состояние эл. отправки указано значение «Отказано в регистрации», если параметр Документы с отказом в регистрации проставлен.

86


Регистрация обращений гражданВ данном разделе описывается порядок работы при регистрации письменных обращений граждан и регистрации личного приема граждан.

В зависимости от способа поступления обращения гражданина различается порядок работы с ним:● если гражданин пришел на личный прием, то далее см. Регистрация письменного обращения

гражданина после личного приема гражданина;● если поступило письменное обращение гражданина по почте или по электронной почте, то далее

см. Регистрация письменного обращения гражданина, полученного по почте или по электронной почте.

Личный прием граждан

Подготовка к проведению личного приема

Если в Вашем ведомстве карточка личного приема создается до проведения личного приема, то Вам необходимо будет создать карточку личного приема в СЭД ГО УР до даты приема.

Для этого откройте справочник ОИВ Личный прием граждан и создайте новую запись.

Вы можете воспользоваться одним из способов:● нажать кнопку Создать запись в открытом справочнике ОИВ Личный прием граждан. В этом

случае будет создана новая запись, в которой будут заполнены поля в соответствии с Вашими личными настройками для личного приема;

● нажать кнопку Создать копию, предварительно выбрав запись, копию которой вы хотите создать. В этом случае будет создана копия выбранной записи, скопируются значения следующих полей: Гражданин, Тип обращения, Содержание, Вел прием, Дата приема, Место приема, Журнал, Дата регистрации, Адресат, Нарушение прав, Материальная помощь, табличная часть Присутствующие на личном приеме.

В связи с ограничениями создания записи справочника необходимо учитывать следующее:● для сохранения утвержденной записи справочника все обязательные поля должны быть

заполнены (Гражданин, Содержание, Журнал, Дата регистрации, Адресат, табличная часть Классификатор обращений);

● до проведения личного приема вы сможете указать следующие обязательные поля: Гражданин (если у Вас есть список граждан, записавшихся на личный прием), Журнал, Адресат;

● при создании карточки личного приема до его проведения Вы не сможете указать содержание обращения, поскольку самого обращения еще не было;

● при создании карточки личного приема до его проведения Вы не сможете указать классификацию обращения в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений, поскольку самого обращения еще не было;

● при создании карточки личного приема до его проведения Вы не сможете указать дату регистрации, поскольку самого обращения еще не было, а также возможна ситуация, когда записавшийся гражданин не придет на личный прием.

Таким образом созданная Вами карточка личного приема будет неутвержденной, о чем Вас предупредит система при сохранении карточки личного приема. Также Вы не сможете распечатать неутвержденную запись по кнопке ленты Печать карточки на вкладке «Исполнение» в группе «Контроль исполнения».

Поэтому печать карточки Вам необходимо будет осуществить не из СЭД ГО УР, а использовать шаблон, подготовленный другими способами (типографский бланк, вручную набранная карточка личного приема).

Распечатанная карточка личного приема перед проведением самого приема является необходимой, так как на ней фиксируется содержание обращения, выдача поручений по результатам приема, согласие гражданина с результатами личного приема.

87



Рис. 81. Карточка записи справочника «ОИВ Личный прием граждан»

Регистрация результатов личного приема граждан

После проведения личного приема гражданина у Вас на руках будет бумажная карточка личного приема, на которой будет зафиксирована следующая информация:

● данные гражданина;● содержание и вопросы обращения;● поручения по результатам личного приема;● подпись руководителя, проводившего личный прием, фиксирующая результаты приема;● подпись гражданина, фиксирующая согласие с результатами личного приема, а также возможный

отказ от письменного ответа по результатам личного приема и решению обращения.

Далее Вам необходимо перенести информацию о результатах личного приема в СЭД ГО УР.

Если карточка личного приема еще не создавалась в СЭД ГО УР, то создайте ее, в противном случае откройте ранее созданный проект карточки и зарегистрируйте его.

Для создания карточки личного приема Вы можете воспользоваться одним из способов:● нажать кнопку Создать запись в открытом справочнике ОИВ Личный прием граждан. В этом

случае будет создана новая запись, в которой будут заполнены поля в соответствии с Вашими личными настройками для личного приема;

88


● нажать кнопку Создать копию, предварительно выбрав запись, копию которой вы хотите создать. В этом случае будет создана копия выбранной записи, скопируются значения следующих полей: Гражданин, Коллективное, Повторность, Тип обращения, Содержание, Вел прием, Дата приема, Особый контроль, Место приема, Журнал, Адресат, Подписан отказ от письменного ответа, Нарушение прав, Материальная помощь, табличная часть Присутствующие на личном приеме.

Примечание. Подробное описание полей карточки личного приема приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Личный прием граждан в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

Проверка повторности обращения гражданина

Проверьте обращение на повторность, для этого после заполнения полей Гражданин и Дата обращения нажмите гиперссылку Проверка повторности.

В зависимости от личной настройки Период повторности осуществляется поиск дублирующих обращений:

● от значения поля Дата обращения выбирается временной промежуток ранее указанной даты в соответствии со значением настройки Период повторности («Месяц», «Квартал», «Полгода», «Год», «3 года», «5 лет») и в этом временном промежутке выбираются все обращения от указанного гражданина (проверка гражданина идет по ФИО, а не по конкретной записи гражданина).

При нахождении дублирующих обращений выдается сообщение (Рис. 82).

Рис. 82. Информационное сообщение о найденных дублирующих обращениях

После просмотра списка найденных обращений Вы можете указать в поле Повторность информацию, что регистрируемое обращение является повторным.

Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Личный прием граждан»

Вам необходимо заполнить оставшиеся поля карточки личного приема. Для возможности сохранения карточки обязательны к заполнению следующие поля:



● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация равно соответствующему полю текущего обращения;● значение поля Вид обращения – «Устные» или «Все»;● значение поля Место регистрации равно соответствующему полю текущего обращения;

● Адресат – указывается сотрудник, который будет рассматривать документ;● табличная часть Классификатор обращений – указывается содержание обращения, в

соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений.

Часть полей карточки можно заполнить из личных настроек. Личные настройки будут автоматически применены, если карточка личного приема создается по кнопке Создать запись.

89


После заполнения полей сохраните карточку личного приема, при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») заносится регистрационный номер обращения в соответствии с выбранным журналом регистрации.

Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Личный прием граждан»

Вам необходимо прикрепить к карточке личного приема электронные образы документов. В первую очередь необходимо занести обращение, после чего приложения к нему. Такая последовательность обусловлена правилами создания наименования для приложения.


Примечание. Обращение необходимо создавать только через кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Обращение». В противном случае документ не будет определен как основной, и дальнейшая работа будет невозможна.

Для занесения обращения Вам необходимо нажать кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Обращение» в зависимости от способа занесения в СЭД ГО УР образа документа.


При нажатии кнопки Из файла откроется диалоговое окно проводника Windows, в данном окне Вам необходимо указать файл на локальном диске рабочей станции, в котором находится скан-образ карточки личного приема, и нажмите кнопку Открыть. После этого в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Обращение» и типом карточки документа «Обращение граждан». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного обращения, в противном случае карточка созданного обращения открываться не будет.







90




После завершения сканирования закройте окно сканирования, и в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Обращение» и типом карточки документа «Обращение граждан». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного обращения, в противном случае карточка созданного обращения открываться не будет.

После создания обращения в карточке личного приема произойдут следующие изменения:● в поле Обращение установится значение «Есть», информирующее, что к карточке личного

приема прикреплен основной документ;● в поле Связанные документы установится значение «Есть», информирующее, что к карточке

личного приема прикреплены электронные документы.

Примечание. Если обращение уже прикреплено к карточке личного приема, и Вы попытаетесь еще раз занести обращение, то появится информационное окно с выбором в какую версию существующего обращения необходимо внести образ документа: «Новая» или «Последняя действующая».








91



Наименование приложений осуществляется автоматически в следующем формате: «Приложение № <Порядковый номер> к ОБР. <Рег. номер обращения> от <Дата регистрации обращения> <Наименование приложения>», где порядковый номер присваивается автоматически при создании приложения.








92







Отправка на регистрацию как письменного обращения

После регистрации карточки личного приема Вы можете отправить данную карточку на регистрацию как письменного обращения.

Данная регистрация подразумевает создание новой карточки письменного обращения, таким образом обращение будет зарегистрировано дважды: как личный прием и как письменное обращение.

Основное отличие регистрации письменного обращения от личного приема в том, что письменное обращение можно отправить на рассмотрение.

Для отправки на регистрацию как письменного обращения необходимо в карточке личного приема на вкладке ленты «Главная» в группе «Задача» нажать кнопку Регистрация как письменного.

После этого будет создана задача по типовому маршруту «ОИВ Отправка письменного обращения на регистрацию» и ответственный за место регистрации в Вашем Ведомстве получит задание на регистрацию письменного обращения, далее см. Регистрация письменного обращения гражданина после личного приема гражданина.

Отправка на исполнение поручения руководителя по результатам личного приема

Для отправки на исполнение поручения руководителя по результатам личного приема Вам необходимо открыть соответствующую карточку личного приема.

К данной карточке должен быть прикреплен скан-образ бумажной карточки личного приема, на которой зафиксирована следующая информация:

93


● данные гражданина;● содержание и вопросы обращения;● поручения по результатам личного приема;● подпись руководителя, проводившего личный прием, фиксирующая результаты приема;● подпись гражданина, фиксирующая согласие с результатами личного приема, а также возможный

отказ от письменного ответа по результатам личного приема и решению обращения.

Для отправки в работу поручения на ленте карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Создать поручение в группе «Поручения» (Рис. 26).

Рис. 91. Кнопка «Создать поручение» в карточке личного приема

В случае, если по обращению уже созданы поручения, то появится диалог (Рис. 92).



94









95



Вам необходимо заполнить поля диалога в соответствии с карточкой личного приема и нажать кнопку Отправить в работу.

Примечание. Поскольку на карточке личного приема поручение вынесено руководителем и есть его подпись, то Вы можете в поле Автор диалога вынесения поручения указать себя, что позволит не устанавливать Вам полное замещение на руководителя.

Закрытие карточки личного приема делопроизводителем при отказе заявителя от письменного ответа и отсутствии поручений

Если гражданин удовлетворен устным ответом на личном приеме, то Вам необходимо закрыть карточку личного приема. Для этого заполните нижеуказанные поля карточки записи справочника ОИВ Личный прием граждан, после чего сохраните карточку, процесс работы по личному приему гражданина завершен:

● на закладке Решение:● в поле Решение укажите решение по обращению;● в поле Результат исполнения укажите результат исполнения обращения;

● на ленте карточки справочника на вкладке «Исполнение» нажмите кнопку Принять исполнение и в открывшемся окне укажите дату закрытия обращения.

Регистрация письменных обращений граждан

Регистрация письменного обращения гражданина после личного приема гражданина

Получение и анализ задания на регистрацию письменного обращения

Откройте полученное задание (Рис. 96), ознакомьтесь с документами, оцените необходимость регистрации обращения как письменного. Проверьте текст документов на предмет полноты полученных документов (например, наличие всех приложений).

Для задания есть несколько вариантов выполнения, ниже описано какой вариант и в каком случае нужно выбрать.

96


Рис. 96. Задание на регистрацию письменного обращения гражданина

Отказ в регистрации обращения

Примечание. В соответствии с законодательством (Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации») письменное обращение гражданина, переданное на личном приеме, подлежит регистрации и рассмотрению, следовательно отказ в регистрации может быть неправомерен.

Если Вы принимаете решение, что регистрировать данное обращение как письменное не требуется, то выполните следующее.

В тексте задания укажите причину отказа в регистрации и выполните задание с результатом «Отказано». После чего инициатору регистрации придет уведомление об отказе в регистрации, процесс регистрации обращения гражданина завершен.

Указание поступившего обращения как дубля

Возможна ситуация, что данное обращение уже зарегистрировано как письменное обращение, для проверки этого Вам необходимо выполнить следующее.

Откройте карточку справочника ОИВ Письменные обращения граждан, вложенную в задание. нажмите гиперссылку Проверка повторности.




97



Откройте список найденных обращений по кнопке Да.

Примечание. Обратите внимание, что обращение, зарегистрированное как личный прием гражданина, обязательно будет в данном списке.

После просмотра списка найденных обращений Вы можете принять решение, что данное обращение является дублирующим.

В этом случае в тексте задания укажите причину отказа в регистрации и выполните задание с результатом «Дубль», процесс регистрации обращения гражданина завершен.

Регистрация поступившего обращения

Для регистрации документа Вам необходимо заполнить оставшиеся поля карточки письменного обращения (Часть полей будет заполнено автоматически из отправленной на регистрацию карточки записи справочника ОИВ Личный прием граждан). Для заполнения полей можно использовать личные настройки для письменных обращений граждан, в этом случае нажмите кнопку ленты карточки Из личных настроек.

Примечание. Подробное описание полей карточки письменного обращения приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Письменные обращения граждан в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

После заполнения полей сохраните карточку письменного обращения, при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») занесется регистрационный номер обращения в соответствии с выбранным журналом регистрации.

Закройте карточку обращения и выполните задание с результатом «Выполнено». Процесс регистрации письменного обращения гражданина после личного приема завершен.

Вы можете отправить зарегистрированное письменное обращение на рассмотрение, для этого нажмите кнопку ленты На рассмотрение на вкладке «Главная» в группе «Задача».

Регистрация письменного обращения гражданина, полученного по почте или по электронной почте

Создание новой записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан»Если Вы хотите создать новую запись в справочнике ОИВ Письменные обращения граждан, то можете воспользоваться одним из способов:

● нажать кнопку Создать запись в открытом справочнике ОИВ Письменные обращения граждан. В этом случае будет создана новая запись, в которой будут заполнены поля в соответствии с Вашими личными настройками для внутренних РКК;

● нажать кнопку Создать копию, предварительно выбрав запись, копию которой вы хотите создать. В этом случае будет создана копия выбранной записи, скопируются значения следующих полей: Гражданин, Коллективное, Повторность, Тип обращения, Содержание, Способ получения, Особый контроль, Журнал, Адресат, Нарушение прав.


98


Рис. 98. Карточка записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан»

Проверка повторности поступления обращения

Проверьте обращение на повторность, для этого после заполнения полей Гражданин и Дата обращения нажмите гиперссылку Проверка повторности.





После просмотра списка найденных обращений Вы можете указать в поле Повторность информацию, что регистрируемое обращение является повторным.

Заполнение полей карточки записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан»

Примечание. Подробное описание полей карточки письменного обращения приведено в документе «Описание полей справочника ОИВ Письменные обращения граждан в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2 с изменениями от 28.07.2018».

Вам необходимо заполнить оставшиеся поля карточки обращения. Для возможности сохранения карточки обязательны к заполнению следующие поля:

99




● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация равно соответствующему полю текущего обращения;● значение поля Вид обращения – «Письменные» или «Все»;● значение поля Место регистрации равно соответствующему полю текущего обращения;

● Адресат – указывается сотрудник, который будет рассматривать документ;● табличная часть Классификатор обращений – указывается содержание обращения, в

соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений.

Часть полей карточки можно заполнить из личных настроек. Личные настройки будут автоматически применены, если карточка личного приема создается по кнопке Создать запись.

После заполнения полей сохраните карточку обращения, при этом в поле Рег. номер автоматически (заменяя значение «АВТОНОМЕР») заносится регистрационный номер обращения в соответствии с выбранным журналом регистрации.

Прикрепление образов документов к записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан»

Вам необходимо прикрепить к карточке письменного обращения электронные образы документов. В первую очередь необходимо занести обращение, после чего приложения к нему. Такая последовательность обусловлена правилами создания наименования для приложения.


Примечание. Обращение необходимо создавать только через кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Обращение». В противном случае документ не будет определен как основной, и дальнейшая работа будет невозможна.

Для занесения обращения Вам необходимо нажать кнопки ленты Из файла или Сканировать в группе «Обращение» в зависимости от способа занесения в СЭД ГО УР образа документа.


При нажатии кнопки Из файла откроется диалоговое окно проводника Windows, в данном окне Вам необходимо указать файл на локальном диске рабочей станции, в котором находится скан-образ письменного обращения, и нажмите кнопку Открыть. После этого в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Обращение» и типом карточки документа «Обращение граждан». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного обращения, в противном случае карточка созданного обращения открываться не будет.


При нажатии кнопки Сканировать откроется следующий диалог выбора способа сканирования (Рис.100).



100






После завершения сканирования закройте окно сканирования, и в СЭД ГО УР будет создан документ с видом «Обращение» и типом карточки документа «Обращение граждан». Если у Вас указана личная настройка Открыть окно свойств при создании документа, то после создания будет открыта карточка данного обращения, в противном случае карточка созданного обращения открываться не будет.

После создания обращения в письменного обращения произойдут следующие изменения:● в поле Листов обращения будет указано количество страниц заносимого документа (подсчет

количества страниц производится для документов в формате DOCX, DOC и PDF);● в поле Обращение установится значение «Есть», информирующее, что к карточке личного

приема прикреплен основной документ;● в поле Связанные документы установится значение «Есть», информирующее, что к карточке

личного приема прикреплены электронные документы.

Примечание. Если обращение уже прикреплено к карточке личного приема, и Вы попытаетесь еще раз занести обращение, то появится информационное окно с выбором в какую версию существующего обращения необходимо внести образ документа: «Новая» или «Последняя действующая».




101










При нажатии кнопки Сканировать откроется следующий диалог выбора способа сканирования (Рис.104).



102









После создания приложения (приложений) в карточке обращения произойдут следующие изменения:● в поле Листов приложения будет указано количество страниц заносимых приложений (подсчет

количества страниц производится для документов в формате DOCX, DOC и PDF). При добавлении нового приложения его количество страниц добавится к существующему значению.

103



Далее при необходимости Вы можете создать связи регистрируемого обращения с ранее зарегистрированными документами.

Для создания связи нажмите гиперссылку Связи РКК на вкладке Регистрация созданного письменного обращения, в открывшемся окне «Добавление связи» заполните следующие поля (обязательными являются только два первых поля, остальные поля позволяют сузить варианты выбора):











связи

Описание

1 «Оригинал» «Копия» Данная связь позволяет связать между собой оригинал обращения и поступившие копии

2 «В дополнение» «Дополнено» Данная связь позволяет связать между собой основное обращение и дополнения к нему, поступившие в виде отдельных писем

Примечание. Указанные в таблице связи являются двусторонними, например, при указании при создании связи значения «В дополнение» в регистрируемом обращении в поле Связи появится значение «В дополнение: <Регистрационные данные ранее зарегистрированного обращения>», а в ранее зарегистрированном обращении в поле Связи – значение «Дополнено: <Регистрационные данные регистрируемого обращения>».

Отправка на рассмотрение руководителю или его помощнику

При необходимости рассмотрения зарегистрированного письменного обращения руководителем нажмите кнопку ленты На рассмотрение в группе «Задача», после чего будет запущен процесс рассмотрения входящего документа.

Отправка на исполнение поручения руководителя в случае вынесения поручения в бумажном виде

Если в Вашем Ведомстве используется следующая схема работы по письменным обращениям граждан:● делопроизводитель регистрирует обращение и передает его в бумажном виде руководителю для

вынесения резолюции;● руководитель рассматривает обращение в бумажном виде и выносит резолюцию тоже в

бумажном виде;

104


● делопроизводитель переносит резолюцию руководителя в СЭД ГО УР и отправляет ее на исполнение,

то для отправки на исполнение поручения руководителя в случае вынесения данного поручения в бумажном виде Вам необходимо открыть соответствующее письменное обращение.

Для отправки в работу поручения на ленте карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Создать поручение в группе «Поручения» (Рис. 108).

Рис. 108. Кнопка «Создать поручение» в карточке письменного обращения

В случае, если по обращению уже созданы поручения, то появится диалог (Рис. 109).






105







Вам необходимо заполнить поля диалога в соответствии с карточкой личного приема и нажать кнопку Отправить в работу.

106


Создание периодических поручений по входящим или внутренним официальным документамВ СЭД ГО УР графики периодического исполнения создаются не для документов, а для поручений. Для каждого поручения может быть создано неограниченное количество графиков с различными исполнителями и сроками исполнения.

Создание графика периодического поручения при рассмотрении входящего или внутреннего документаПри регистрации документа, который требует периодического исполнения, укажите в справочнике ОИВ Входящие РКК или ОИВ Внутренние РКК признак Периодичность на закладке Регистрация. Также Вы можете заполнить график периодичности документа (информационный график) на закладке Периодичность. (подробнее см. Указание периодичности исполнения документа для входящих документов и Указание периодичности исполнения документа для внутренних документов).

Действия руководителя при рассмотрении документа

При рассмотрении такого документа руководителем после вынесения резолюции система запросит у руководителя порядок действий с периодическим документом. Для запроса порядка действий выводится диалог (Рис. 113).

Рис. 113. Диалог с порядком действий для периодического документа

Если руководитель в вышеуказанном диалоге выберет вариант «Без периодического поручения», то в соответствующей РКК входящего документа будет снят признак Периодичность, а также очистятся все поля на закладке Периодичность. В задаче на рассмотрение документа будет зафиксирован текст «Пользователь <ФИО руководителя> снял периодичность с документа».

Если руководитель примет решение, что периодическое поручение по данному входящему документу необходимо, то он указывает сотрудника, который будет ответственным за создание графика периодического поручения. В результате выбора данный сотрудник получит задание на формирование графика поручения руководителя.

Примечание. Для корректной отправки заданий на формирование графика поручения с периодическим исполнением при работе в мобильном приложении у руководителя ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть заполнена личная настройка «Отв. за график» в разделе «Поручения» в справочнике ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. В противном случае задача на формирование графика периодического поручения не будет создаваться, и график не будет сформирован. Также при работе через мобильное приложение руководитель не может снять периодичность с рассматриваемого документа.

Получение задания на формирование графика исполнения поручения

Наиболее частым вариантом назначения ответственного за формирование графика является назначение делопроизводителя или помощника руководителя. Рассмотрим вариант, что руководитель назначил Вас ответственным за формирование графика исполнения поручения.

107


Откройте полученное задание на формирование графика исполнения поручения (Рис. 114).

Рис. 114. Задание на формирование графика исполнения поручения

Создание графика исполнения поручения

Для создания графика исполнения поручения нажмите на ленте задания кнопку Сформировать график. После нажатия откроется вновь созданная запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений (Рис. 115).

Рис. 115. Созданная запись справочника «ОИВ Графики исполнения поручений»

108


Таблица 19 содержит описание полей данной карточки.

Таблица 19. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Графики исполнения поручений


1 *Поручение-основание

Запись справочника ОИВ Поручения

Поручение, на основании которого создается график

2 *Шаблон поручения Запись справочника ОИВ Шаблоны периодических поручений по РКК

Шаблон поручения, который будет использоваться для создания задач на исполнение поручений

3 Срок исполнения с Дата Первый срок исполнения поручения. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

4 по Дата Последний срок исполнения поручения. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

5 *Тип периода Признак со значениями:

● «Нет»;● «День»;● «Неделя»;● «Месяц»;● «Год»;● «Произвольный»

Тип периодичности исполнения поручения

6 Повторять каждые

Целое число Число периодов, указанных в поле Тип периода, через которые повторяется исполнение. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

7 Переносить с выходного

Признак со значениями:

● «Не переносить»;● «Вперед»;● «Назад»

Признак необходимости переноса срока исполнения при попадании его на выходной день. Перенос осуществляется на первый рабочий день. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

8 *Выдавать за (дн.) Целое число Количество календарных дней, за которое необходимо сформировать задание на исполнение поручения

9 Причина прекращения

Строка Причина прекращения периодического поручения

10 Расписание сформировано

Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак наличия сформированного расписания исполнения поручения. Поле недоступно для пользователя

11 Проект графика Табличная часть График исполнения периодического поручения, на основании которого создается расписание для старта задач по исполнению поручения

109



11.1 *№ Целое число Порядковый номер строки табличной части

11.2 Срок исполнения Дата Срок исполнения поручения

11.3 Выходной Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак попадания срока исполнения на выходной день

12 Построить проект графика

Кнопка ленты По нажатию кнопки строится график исполнения периодического поручения

13 Показать расписание

Кнопка ленты По нажатию открывается справочник ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение, в котором отображаются записи, соответствующие расписанию для данного поручения

14 Прекратить исполнение

Кнопка ленты По нажатию запрашивается причина прекращения исполнения периодического поручения, которая заносится в поле Причина прекращения, а из справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение удаляются все записи для будущих стартов задач по данному периодическому поручению

Поручения с периодическим исполнением создаются на основании шаблона поручения (Рис. 116), указанного в соответствующем поле.

Такая организация работы с периодическими поручениями позволяет изменять только шаблон поручения (например, в случае увольнения сотрудника), не изменяя график исполнения поручения.

110


Рис. 116. Шаблон периодического поручения

Таблица 20. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Шаблоны периодических поручений по РКК


1 *Наименование Строка Наименование шаблона

2 Автор Запись справочника Работники

Автор поручения для создаваемого поручения

3 Содержание Строка Содержание поручения

4 Контролер Запись справочника Работники

Контролер для создаваемого поручения

5 На контроле Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак контроля для создаваемого поручения

6 Особый контроль Флажок Признак особого контроля для создаваемого поручения

7 Исполнители Табличная часть

7.1 Заполнить из списка

Гиперссылка По нажатию открывается справочник Списки работников для заполнения табличной части

7.2 Добавить в список Гиперссылка По нажатию содержимое табличной части добавится во вновь созданную запись справочника Списки работников

7.3 *№ Целое число Порядковый номер строки табличной

111



части

7.4 *Отв. Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак ответственного в поручении, по умолчанию первый исполнитель всегда ответственный

7.5 *Исполнитель Запись справочника Работники

Сотрудник, назначенный исполнителем по поручению

7.6 Поручение Строка Индивидуальное поручение для исполнителя

8 Проверить орфографию

Кнопка ленты По нажатию осуществляется проверка орфографии в текстовых полях карточки

9 Используется в графиках

Кнопка ленты По нажатию открывается справочник ОИВ Графики исполнения поручений с фильтрацией по записям, в которых используется текущий шаблон поручения

После заполнения карточки записи справочника ОИВ Графики исполнения поручений Вам нужно сохранить карточку.

При сохранении автоматически рассчитается график исполнения и по нему будут созданы записи справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение (Рис. 117).

Рис. 117. Расписание отправки периодических поручений на исполнение

Каждая запись справочника отвечает за старт задачи на исполнение поручения. Вид карточки записи данного справочника представлен на (Рис. 118). Поля карточки записи справочника недоступны для изменения пользователем. После создания задачи на исполнение поручения в поле ИД задачи записывается идентификатор созданной задачи, а сама запись справочника становится закрытой.

112


Рис. 118. Карточка записи справочника «ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение»

113


Таблица 21. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение


1 *Наименование Строка Наименование записи справочника

2 *График исполнения поручения

Запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений

График поручения, к которому относится текущая запись

3 Дата старта Дата Дата старта задачи на исполнение поручения

4 Срок исполнения Дата Дата, к которой должно быть исполнено поручение

5 ИД задачи Целое число ИД созданной задачи на исполнение поручения

Закройте карточку справочника ОИВ Графики исполнения поручений. Дальнейшая рассылка поручений будет осуществляться автоматически сценарием в СЭД ГО УР на основе справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение.

Теперь Вам необходимо выполнить поступившее задание на формирование графика. Руководитель получит уведомление о том, что график по поручению создан.

Примечание. График рассчитывается только по тем годам, по которым администратор создал записи справочника Календари рабочего времени. При добавлении в данный справочник записи по следующему году графики и расписания будут сформированы автоматически.

Создание дополнительного графика для поручения, по которому уже создавался график периодического порученияДля создания дополнительного графика периодического поручения необходимо найти и открыть карточку этого поручения. Наиболее простым способом поиска поручения является его поиск через запись справочника ОИВ Входящие РКК или ОИВ Внутренние РКК. В найденной записи необходимо перейти на вкладку ленты «Исполнение» и в группе «Поручения» нажать кнопку Поручения. В открывшемся списке поручений необходимо найти искомое поручение.

Примечание. Создавать новые графики имеют возможность: автор поручения, контролер, делопроизводители Ведомства, а также сотрудники, замещающие их с типом замещения «Полное».

Откройте карточку поручения, перейдите на вкладку ленты «Контроль» и нажмите кнопку Настройки периодичности в группе «Периодичность» (кнопка доступна только в случае, если в карточке поручения установлен признак Периодичность). Если по данному поручению уже создавались графики, то откроется их список (

114


Рис. 119), если графики отсутствуют, то будет предложено создать новый график.

Рис. 119. Справочник «ОИВ Графики исполнения поручений»

115


В окне справочника создайте новую запись по нажатию кнопки Создать запись или скопируйте существующую запись по нажатию кнопки Создать копию на ленте справочника.

В открывшейся карточке записи справочника выполните действия аналогичные первичному созданию графика исполнения поручения, см. Создание графика исполнения поручения.

Корректировка графика периодического порученияКорректировка графика периодического поручения требуется в случае:

● изменения исполнителей, автора поручения, контролера по поручению;● изменения сроков исполнения.

При изменении исполнителей, автора поручения, контролера по поручению в случае увольнения ранее указанных в шаблоне поручения достаточно изменить или использовать новый шаблон периодического поручения. При таком изменении достаточно открыть соответствующую запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений и внести корректировку в указанный в ней шаблон или создать и выбрать новый шаблон периодического поручения.

При изменении сроков исполнения необходимо открыть соответствующую запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений и нажать на ленте карточки кнопку Прекратить исполнение, указать причину прекращения. После вышеуказанных действий необходимо создать новый график исполнения поручения.

116


Закрытие в СЭД ГО УР исполненного документа или документа, не требующего исполненияВ данном разделе описывается закрытие в СЭД ГО УР исполненного документа или документа, не требующего исполнения. Закрытие в СЭД ГО УР документа происходит в следующих случаях:

● если все работы по документу выполнены;● если работы по документу не требуются и зарегистрированный документ необходимо списать в

дело.

Закрытие исполненного входящего официального документаОткройте справочник ОИВ Входящие РКК, найдите в нем запись, соответствующую документу, который необходимо закрыть, и откройте карточку данной записи.

Перейдите на вкладку ленты «Исполнение» и нажмите кнопку Принять исполнение. В появившемся окне укажите дату принятия работ по документу и нажмите кнопку ОК. В результате системой будут осуществлены следующие действия:

● в поле Исполнение принято проставится указанная Вами дата;● все неисполненные поручения будут прекращены;● все связанные с РКК выполняющиеся задачи по типовым маршрутам «Рассмотрение документа

(ОИВ)», «Исполнение поручения (ОИВ)» будут прекращены;● в поле Статус проставится значение «Списано в дело».

Примечание. Закрытие входящего документа через кнопку Принять исполнение не влияет на графики периодичных поручений по этому документу. Если графики необходимо тоже прекратить, то это Вы должны сделать вручную для каждого графика.

Закрытие исполненного письменного обращения гражданинаОткройте справочник ОИВ Письменные обращения граждан, найдите в нем запись, соответствующую обращению, которое необходимо закрыть, и откройте карточку данной записи.

Перейдите на вкладку ленты «Исполнение» и нажмите кнопку Принять исполнение. В появившемся окне укажите дату принятия работ по обращению и нажмите кнопку ОК. В результате системой будут осуществлены следующие действия:

● в поле Исполнение принято проставится указанная Вами дата;● все неисполненные поручения будут прекращены;● все связанные с обращением выполняющиеся задачи по типовым маршрутам «Рассмотрение

документа (ОИВ)», «Исполнение поручения (ОИВ)» будут прекращены;● в поле Статус проставится значение «Списано в дело».

Закрытие документа, не требующего исполнения (списание в дело) на основании резолюции руководителяВы получите задание на списание документа в дело (Рис. 120). Во вложении задания находятся:

● документ с типом карточки «Письмо официальное»;● запись справочника ОИВ Поручения по РКК;● запись справочника ОИВ Входящие РКК.

117


Рис. 120. Задание для делопроизводителя на списание документа в дело

Распечатайте резолюцию на списание документа в дело по кнопке на ленте задания Печать резолюции.

Выполните задание, в открывшейся записи справочника ОИВ Входящие РКК на закладке Регистрация заполните следующие поля:

● Дело;● Направлен(ы) в дело.

Далее на закладке Исполнение нажмите кнопку Принять исполнение, указывает дату принятия исполнения, сохраняет и закрывает карточку справочника.

118


Контроль исполнения документовПроконтролировать исполнение входящих официальных документов или письменных обращений граждан Вы можете следующими способами:

● через фильтрацию записей соответствующего справочника ОИВ Входящие РКК или ОИВ Письменные обращения граждан;

● с помощью отчетов:● «Контроль исполнения входящих документов (ОИВ)»;● «Контроль исполнения обращений граждан (ОИВ)»;● «Контроль сроков исполнения поручений (ОИВ)»;● «Статистика исполнения поручений (ОИВ)».

Для контроля исполнения конкретного документа или обращения Вы можете просмотреть информацию табличной части на закладке Контроль, заполняемую по нажатию кнопки ленты вкладки «Исполнение» в группе «Контроль исполнения» Показать исполнение.

Контроль исполнения через фильтрацию записей справочниковДля поиска входящих официальных документов и письменных обращений граждан, у которых приближается срок исполнения, Вы можете воспользоваться механизмом фильтрации записей справочника.

Примечание. В данном разделе приведен пример работы со справочником ОИВ Входящие РКК, работа со справочником ОИВ Письменные обращения граждан практически не имеет отличий.

Откройте справочник ОИВ Входящие РКК, проверьте видимость колонок справочника, а именно: Дата исполнения, Статус, Исполнение принято, Поручения завершены, Контроль документа,

Ответственный (если какой-либо колонки нет, то добавьте ее по кнопке Видимые колонки на вкладке «Вид» ленты справочника).

Поместите курсор мыши на заголовок колонки Дата исполнения, в правой части заголовка нажмите на кнопку выпадающего списка и в открывшемся списке выберите значение «(Условие…)». В открывшемся окне «Фильтр для колонки ”Дата исполнения”» при помощи условий укажите период, в котором должны быть исполнены контролируемые документы (пример условия приведен на Рис. 121), после чего нажмите кнопку ОК. В результате применения фильтра в списке записей справочника ОИВ Входящие РКК будут показаны только те записи, для которых значение поля Дата исполнения попадает в период, указанный в условии.

Рис. 121. Окно настройки фильтра по колонке «Дата исполнения»

Для отбора документов, которые еще не исполнены, поместите курсор мыши на заголовок колонки Исполнение принято, в правой части заголовка нажмите на кнопку выпадающего списка и в

119


открывшемся списке выберите значение «(Пустые)». В результате применения фильтра в списке записей справочника ОИВ Входящие РКК будут показаны только те записи, которые еще не были закрыты как исполненные.

Примечание. Для быстрого поиска записей справочника Вы можете активировать область быстрой фильтрации, нажав кнопку Область фильтрации на вкладке «Вид» ленты справочника. В появившейся области быстрой фильтрации поместите курсор мыши в колонку, по которой будет проводиться фильтрация, и введите значение или часть значения колонки для искомых записей. Такой способ удобно использовать для поиска документа по его регистрационному номеру.

В колонке Ответственный укажите сотрудника, по которому необходимо провести анализ исполнения документов. В колонке Статус установите фильтр только по тем документам, которые еще находятся на исполнении. В результате список РКК будет отфильтрован по указанным значениям. При необходимости можно добавить фильтры по другим полям РКК.

Примечание. Из списка РКК контролер может получить более подробную информацию по исполнению документа, открыв соответствующую запись и просмотрев информацию табличной части на закладке Контроль, заполняемую по нажатию кнопки ленты вкладки «Исполнение» в группе «Контроль исполнения» Показать исполнение.

Контроль исполнения с помощью отчетов

Отчет «Контроль исполнения входящих документов (ОИВ)»

Назначение отчета

Отчет Контроль исполнения входящих документов (ОИВ) предназначен для анализа делопроизводителем состояния исполнения официальных входящих документов со сроком исполнения за определенный период.



Отчет Контроль исполнения входящих документов (ОИВ) запускается из компоненты Отчеты «Канцелярия СЭД ГО УР».


На Рис. 122 и в Таблица 22 представлены окно запроса параметров отчета и описание параметров соответственно.

120


Рис. 122. Параметры отчета

Таблица 22. Описание параметров отчета Контроль исполнения входящих документов (ОИВ)

№ п/п








2 Период отчета Признак Да Возможные значения:● «Предыдущая неделя;»● «Предыдущий месяц»;● «Произвольный» (по


3 Дата исполнения с Дата Да Дата


Введенная дата не может быть больше значения поля по. В противном случае появляется информационное окно «Некорректная дата. Необходимо изменить».

Если в поле Период отчета указано значение «Произвольный», то поле должно быть обязательно заполнено. Поле доступно для ввода, если в параметре Период отчета указано значение «Произвольный».

Если в параметре Период отчета указано значение:● «Предыдущая неделя», то в параметр записывается дата начала предыдущей

календарной недели;● «Предыдущий месяц», то в параметр записывается дата начала предыдущего

календарного месяца.



Введенная дата не может быть меньше значения поля Дата исполнения с. В противном случае появляется информационное окно «Некорректная дата. Необходимо изменить». Поле доступно для ввода, если в параметре Период отчета указано значение «Произвольный».

Если в параметре Период отчета указано значение:● «Предыдущая неделя», то в параметр записывается дата конца предыдущей

календарной недели;● «Предыдущий месяц», то в параметр записывается дата конца предыдущего


5 Журнал Справочник Да Выбор из справочника ОИВ Журналы регистрации


Если параметр Наша организация не заполнен, то он заполнится в соответствии с выбранной записью справочника ОИВ Журналы регистрации.

При выборе:

Открывается справочник ОИВ Журналы регистрации со следующей фильтрацией:● утвержденные и действующие записи;

121


№ п/п





● если параметр Наша организация заполнен, то значение поля Наша организация совпадает со значением данного параметра;

● если параметр Наша организация не заполнен, то значение поля Наша организация совпадает с доступными записями справочника Наши организации для текущего пользователя (в которых для текущего пользователя есть действующие и утвержденные записи справочника Работники);

● значение поля Вид РКК – «Входящий» или «Все».

6 Исполнители Строка (250) Нет Множественный выбор из справочника Работники по нажатию кнопки Выбрать исполнителей



Открывается справочник Работники со следующей фильтрацией:● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация совпадает с доступными записями справочника Наши

организации для текущего пользователя (в которых для текущего пользователя есть действующие и утвержденные записи справочника Работники);

● ИД записи справочника Наши организации, указанной в поле Наша организация карточки справочника Работники, указана в поле Подчиненные организации записи справочника Наши организации, которая в свою очередь вычислена на предыдущем шаге.

7 На контроле Признак Нет Возможные значения:● «Да»;● «Нет»;● «Все» (по умолчанию).

8 Считать исполнение по полю «Исполнение принято»

Признак (флажок) Нет Возможные значения:● «Да»;● «Нет» (по умолчанию).

9 Выводить исполненные документы

Признак (флажок) Нет Возможные значения:● «Да» (по умолчанию);● «Нет».

10 Выводить документы на исполнении



Хотя бы один из параметров Выводить документы в работе или Выводить документы на исполнении должен быть обязательно указан при начале выполнения отчета.

11 Выводить только документы с нарушением сроков


При нажатии кнопки ОК производится следующий анализ:● хотя бы один из параметров Выводить документы в работе или Выводить документы на

исполнении должен быть обязательно указан, в противном случае выводится информационное окно «Укажите состояние выводимых отчетом входящих документов (в работе или исполненные)»;

122


● если параметр Наша организация не указан, то выводится список доступных текущему пользователю записей справочника Наши организации и необходим выбор одной из записей. После выбора выбранная запись записывается в параметр Наша организация.


В отчет выводится информация по записям справочника ОИВ Регистрационно-контрольные карточки, для которых выполняются следующие условия:

● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация соответствует параметру Наша организация;● поле Вид РКК равно значению «Входящий»;● заполнено поле Дата исполнения;● значение поля Дата исполнения больше или равно значению параметра Дата исполнения с;● если параметр по указан, то значение поля Дата исполнения меньше или равно значению

параметра по;● если параметр Журнал заполнен, то значение поля Журнал записи справочника равно значению

данного параметра;● если параметр Исполнитель указан, то в табличной части Исполнители записи справочника

указан хотя бы один из исполнителей, указанных в параметре;● если параметр На контроле равен:

● значению «Да», то значение поля Контроль документа записи справочника равно «Да» или «Снято»;

● значению «Нет», то значение поля Контроль документа записи справочника равно «Нет»;● значению «Все», то значение поля Контроль документа записи справочника равно «Да»,

«Нет» или «Снято»;● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» установлен, то:

● если параметр Выводить исполненные документы установлен, то значение поля Исполнение принято записи справочника не пустое;

● если параметр Выводить документы на исполнении установлен, то значение поля Исполнение принято записи справочника пустое;

● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» не установлен, то:● если параметр Выводить исполненные документы установлен, то значение поля Статус

записи справочника равно значению «Исполнено» или «Списано в дело»;● если параметр Выводить документы на исполнении установлен, то значение поля

Статус записи справочника равно значению «Зарегистрировано», «На рассмотрении» или «На исполнении»;

● если параметр Выводить только документы с нарушением сроков установлен, то на все ранее выбранные записи справочника накладывается следующий фильтр:

● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» установлен:● если значение поля Исполнение принято записи справочника больше, чем значение

поля Дата исполнения записи справочника или значение поля Исполнение принято записи справочника пустое и значение поля Дата исполнения записи справочника меньше текущей даты;

● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» не установлен:● если значение поля Поручения завершены записи справочника не пустое и больше,

чем значение поля Дата исполнения записи справочника;● если значение поля Поручения завершены пустое и значение поля Дата исполнения

записи справочника меньше текущей даты.

Отчет «Контроль исполнения обращений граждан (ОИВ)»


Отчет Контроль исполнения обращений граждан (ОИВ) предназначен для анализа делопроизводителем состояния исполнения письменных обращений граждан со сроком исполнения за определенный период.

123




Отчет Контроль исполнения обращений граждан (ОИВ) запускается из компоненты Отчеты «Канцелярия СЭД ГО УР».




Таблица 23. Описание параметров отчета Контроль исполнения обращений граждан (ОИВ)

№ п/п








2 Период отчета Признак Да Возможные значения:● «Предыдущая неделя;»● «Предыдущий месяц»;● «Произвольный» (по


3 Дата исполнения с Дата Да Дата


Введенная дата не может быть больше значения поля по. В противном случае появляется информационное окно «Некорректная дата. Необходимо изменить».

Если в поле Период отчета указано значение «Произвольный», то поле должно быть обязательно заполнено. Поле доступно для ввода, если в параметре Период отчета указано значение «Произвольный».

124


№ п/п





Если в параметре Период отчета указано значение:● «Предыдущая неделя», то в параметр записывается дата начала предыдущей

календарной недели;● «Предыдущий месяц», то в параметр записывается дата начала предыдущего




Введенная дата не может быть меньше значения поля Дата исполнения с. В противном случае появляется информационное окно «Некорректная дата. Необходимо изменить». Поле доступно для ввода, если в параметре Период отчета указано значение «Произвольный».

Если в параметре Период отчета указано значение:● «Предыдущая неделя», то в параметр записывается дата конца предыдущей

календарной недели;● «Предыдущий месяц», то в параметр записывается дата конца предыдущего


5 Журнал Справочник Да Выбор из справочника ОИВ Журналы регистрации обращений


Если параметр Наша организация не заполнен, то он заполняется в соответствии с выбранной записью справочника ОИВ Журналы регистрации обращений.


Открывается справочник ОИВ Журналы регистрации обращений со следующей фильтрацией:● утвержденные и действующие записи;● если параметр Наша организация заполнен, то значение поля Наша организация

совпадает со значением данного параметра;● если параметр Наша организация не заполнен, то значение поля Наша организация

совпадает с доступными записями справочника Наши организации для текущего пользователя (в которых для текущего пользователя есть действующие и утвержденные записи справочника Работники);

● значение поля Вид обращения – «Письменные» или «Все».

6 Исполнители Строка (250) Нет Множественный выбор из справочника Работники по кнопке Выбрать исполнителей




организации для текущего пользователя (в которых для текущего пользователя есть действующие и утвержденные записи справочника Работники);

● ИД записи справочника Наши организации, указанной в поле Наша организация карточки справочника Работники, указана в поле Подчиненные организации записи справочника Наши организации, которая в свою очередь вычислена на предыдущем шаге.

7 На контроле Признак Нет Возможные значения:

125


№ п/п




Источник данных,формат заполнения/возможные значения● «Да»;● «Нет»;● «Все» (по умолчанию).

8 Считать исполнение по полю «Исполнение принято»


9 Выводить исполненные обращения


10 Выводить обращения на исполнении



Хотя бы один из параметров Выводить обращения в работе или Выводить обращения на исполнении должен быть обязательно указан при начале выполнения отчета.

11 Выводить только обращения с нарушением сроков


При нажатии кнопки ОК производится следующий анализ:● хотя бы один из параметров Выводить обращения в работе или Выводить обращения на

исполнении должен быть обязательно указан, в противном случае выводится информационное окно «Укажите состояние выводимых отчетом обращений граждан (в работе или исполненные);

● если параметр Наша организация не указан, то выводить список доступных текущему пользователю записей справочника Наши организации и требовать выбор одной из записей. После выбора выбранная запись записывается в параметр Наша организация.


В отчет выводится информация по записям справочника ОИВ Обращения граждан, для которых выполняются следующие условия:

● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация соответствует параметру Наша организация;● поле Вид обращения равно значению «Письменное»;● заполнено поле Дата исполнения;● значение поля Дата исполнения больше или равно значению параметра Дата исполнения с;● если параметр по указан, то значение поля Дата исполнения меньше или равно значению

параметра по;● если параметр Журнал заполнен, то значение поля Журнал записи справочника равно значению

данного параметра;● если параметр Исполнитель указан, то в поле Исполнители записи справочника указан хотя бы

один из исполнителей, указанных в параметре;● если параметр На контроле равен:

● значению «Да», то значение поля Контроль обращения записи справочника равно «Да» или «Снято»;

● значению «Нет», то значение поля Контроль обращения записи справочника равно «Нет»;● значению «Все», то значение поля Контроль обращения записи справочника равно «Да»,

«Нет» или «Снято»;

126


● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» установлен, то:● если параметр Выводить исполненные обращения установлен, то значение поля

Исполнение принято записи справочника не пустое;● если параметр Выводить обращения на исполнении установлен, то значение поля

Исполнение принято записи справочника пустое;● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» не установлен, то:

● если параметр Выводить исполненные обращения установлен, то значение поля Статус записи справочника равно значению «Исполнено» или «Списано в дело»;

● если параметр Выводить обращения на исполнении установлен, то значение поля Статус записи справочника равно значению «Зарегистрировано», «На рассмотрении» или «На исполнении»;

● если параметр Выводить только обращения с нарушением сроков установлен, то на все ранее выбранные записи справочника накладывается следующий фильтр:

● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» установлен:● если значение поля Исполнение принято записи справочника больше, чем значение

поля Дата исполнения записи справочника или значение поля Исполнение принято записи справочника пустое и значение поля Дата исполнения записи справочника меньше текущей даты;

● если параметр Считать исполнение по полю «Исполнение принято» не установлен:● если значение поля Поручения завершены записи справочника не пустое и больше,

чем значение поля Дата исполнения записи справочника;● если значение поля Поручения завершены пустое и значение поля Дата исполнения

записи справочника меньше текущей даты.

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений (ОИВ)»


Отчет Контроль сроков исполнения поручений (ОИВ) предназначен для анализа руководителем высшего звена, делопроизводителем или руководителем подразделения информации о просроченных поручениях и о том, по каким поручениям подходит к концу срок исполнения.



Отчет Контроль сроков исполнения поручений (ОИВ) запускается из компоненты Отчеты «Канцелярия СЭД ГО УР».



127



Таблица 24. Описание параметров отчета Контроль сроков исполнения поручений (ОИВ)

№ п/п








2 Плановый срок с Дата Да Дата


По умолчанию заполняется датой начала текущего месяца.


4 Автор поручения Справочник Нет Выбор из справочника Работники




организации для текущего пользователя (в которых для текущего пользователя есть действующие и утвержденные записи справочника Работники).

5 Подразделение Справочник Нет Выбор из справочника Подразделения



128


№ п/п





Открывается справочник Подразделения со следующей фильтрацией:● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация совпадает с доступными записями справочника Наши


6 С учетом иерархии Признак (флажок) Нет Возможные значения:● «Да»;● «Нет» (по умолчанию).




Открывается справочник Работники со следующей фильтрацией:● если параметр Подразделение заполнен:

● если параметр С учетом иерархии указан, все записи справочника, для которых подразделение, указанное в параметре Подразделение, является вышестоящим;

● если параметр С учетом иерархии не указал, то все записи справочника, в которых поле Подразделение совпадает с соответствующим параметром;

● если параметр Подразделение не заполнен, то фильтрация по соответствующему полю не осуществляется;

● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация совпадает с доступными записями справочника Наши


8 Разрез Признак Да Возможные значения:● «РКК»● «Обращения»● «Все» (по умолчанию).

9 Группировка Признак Да Возможные значения:● «По плановой дате»;● «По документам»;● «По исполнителю»

10 Сформировать отчет только по поручениям на контроле


11 Выводить поручения на исполнении


12 Выводить исполненные поручения


13 Выводить только Признак (флажок) Нет Возможные значения:

129


№ п/п





поручения с нарушением срока

● «Да»;● «Нет» (по умолчанию).


В отчет выводится информация по записям справочника ОИВ Поручения, для которых выполняются следующие условия:

● значение поля Наша организация совпадает с параметром Наша организация;● значение поля Срок или значение колонки Срок табличной части Исполнители (если она

заполнена) больше либо равно дате, указанной в параметре Плановый срок с и, если заполнен параметр по, то меньше даты, указанной в данном параметре;

● если заполнен параметр Автор поручения, то значение поля Автор совпадает со значением, указанном в данном параметре;

● если параметр Разрез имеет значение:● «РКК», то в записи справочника поле РКК заполнено;● «Обращения», то в записи справочника поле Обращение заполнено;● «Все», то дополнительный фильтр не накладывается;

● если параметр Сформировать отчет только по поручениям на контроле имеет значение:● «Да», то значение поля На контроле записи справочника равно «Да» или «Снято»;

● если параметр Выводить поручения на исполнении имеет значение:● «Да», то значение колонки Статус поручения табличной части Исполнители равно «На

исполнении» или «На контроле»;● если параметр Выводить исполненные поручения имеет значение:

● «Да», то значение колонки Статус поручения табличной части Исполнители равно «Исполнено»;

● если параметр Выводить только поручения с нарушением срока имеет значение:● «Да», то:

● если значение колонки Статус поручения табличной части Исполнители имеет значение:

● «Исполнено», то значение колонки Дата отчета больше значения колонки Срок, если она заполнена, если не заполнена, то больше значения поля Срок;

● «На исполнении» или «На контроле», то значение текущей даты больше значения колонки Срок, если она заполнена, если не заполнена, то больше значения поля Срок;

● в соответствии с выбранным значением параметра Группировка записи справочника группируются:

● «По плановой дате» – по полю Срок или колонке Срок табличной части Исполнители, если она заполнена;

● «По документам» – по полю РКК или Обращение записи справочника;● «По исполнителю» – по колонке Исполнитель табличной части Исполнители.

Отчет «Статистика исполнения поручений (ОИВ)»


Отчет Статистика исполнения поручений (ОИВ) предназначен для анализа руководителем высшего звена, делопроизводителем или руководителем подразделения статистической информации об исполнении поручений сотрудниками организации.


130



Отчет Статистика исполнения поручений (ОИВ) запускается из компоненты Отчеты «Канцелярия СЭД ГО УР».


На Рис. 12430 и Таблица 25 в представлены окно запроса параметров отчета и описание параметров соответственно.


Таблица 25. Описание параметров отчета Статистика исполнения поручений (ОИВ)

№ п/п








2 Создано с Дата Да Дата

Прикладная логика:

По умолчанию заполняется датой начала текущего месяца.


4 Автор поручения Справочник Нет Выбор из справочника Работники





5 Подразделение Справочник Нет Выбор из справочника

131


№ п/п





Подразделения



Открывается справочник Подразделения со следующей фильтрацией:● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация совпадает с доступными записями справочника Наши


6 С учетом иерархии Признак (флажок) Нет Возможные значения:● «Да»;● «Нет» (по умолчанию).




Открывается справочник Работники со следующей фильтрацией:● если параметр Подразделение заполнен:

● если параметр С учетом иерархии указан, все записи справочника, для которых подразделение, указанное в параметре Подразделение, является вышестоящим;

● если параметр С учетом иерархии не указал, то все записи справочника, в которых поле Подразделение совпадает с соответствующим параметром;

● если параметр Подразделение не заполнен, то фильтрация по соответствующему полю не осуществляется;

● утвержденные и действующие записи;● значение поля Наша организация совпадает с доступными записями справочника Наши


8 Разрез Признак Да Возможные значения:● «РКК»● «Обращения»● «Все» (по умолчанию).

9 Сформировать отчет только по поручениям на контроле



В отчет выводится информация по записям справочника ОИВ Поручения, для которых выполняются следующие условия:

● значение поля Наша организация совпадает с параметром Наша организация;● значение поля Дата поручения больше либо равно дате, указанной в параметре Создано с и,

если заполнен параметр по, то меньше даты, указанной в данном параметре;● если заполнен параметр Автор поручения, то значение поля Автор совпадает со значением,

указанном в данном параметре;

132


● если параметр Разрез имеет значение:● «РКК», то в записи справочника поле РКК заполнено;● «Обращения», то в записи справочника поле Обращение заполнено;● «Все», то дополнительный фильтр не накладывается;

● если параметр Сформировать отчет только по поручениям на контроле имеет значение:● «Да», то значение поля На контроле записи справочника равно «Да» или «Снято».

Записи группируются по колонке Исполнитель табличной части Исполнители.

133


Выгрузка данных по обращениям на сайт ССТУ.РФ

Регистрация обращенийОбращения регистрируются в стандартной для делопроизводителя форме. Для того, чтобы была возможность выгрузить данные в ССТУ.РФ, обращению необходимо присвоить регистрационный номер. Обращение на ССТУ.РФ принимает статус Находится на рассмотрении.

Примечание. Если обращение поступило перенаправлением из другой организации – необходимо заполнить данные в области Источник с информацией о номере и дате (Рис. 131), под которыми обращение зарегистрировано на ССТУ.РФ. По данной информации обращение в дальнейшем будет соотноситься с записью на ССТУ.РФ.

Рис. 1261. Карточка записи справочника «ОИВ Письменные обращения граждан» область Источник

Рассмотрение обращенияУполномоченные сотрудники рассматривают обращения в рамках типового маршрута «Рассмотрение обращения». Варианты выполнения задания:

ПереадресоватьЕсли обращение поступило не по адресу, уполномоченное лицо переводит его в более компетентный государственный орган или учреждение. Для этого перед выполнением задания:

В карточке обращения на закладке «Решение» заполняет табличную часть «Результаты исполнения» по каждому вопросу (если вопросов несколько) указывает:

a) Результат исполнения обращения – «Направлено по компетенции»;b) Кому направлен – организация, в которую перенаправлено обращение;c) Рег. номер сопр. письма;d) Дата перенаправления.

134


Примечание. При переадресации обращения в другую организацию необходимо приложить обращение к сопроводительному письму, которому присвоить регистрационный номер. Данный номер указывается в поле Рег. номер сопр. письма и в дальнейшем по данному номеру происходит соотношение зарегистрированного обращения в ССТУ.

Отправить на исполнениеИсполнитель выполняет работы по поручению, записывает результат проделанной работы в тексте задания и выполняет его.При получении ответа делопроизводитель:На закладке «Решение» заполняет поля:

Решение; Комментарий к решению; Результат исполнения:

Поддержано, меры приняты – вопросы по обращению решены; Рассмотрено. Разъяснено – по обращению разъяснены вопросы правового характера; Рассмотрено. Не поддержано – в решении вопроса гражданина отказано. Требования

заявителя, изложенные в обращении, признаны необоснованными; Дан ответ автору – на вопросы заявителя подготовлен ответ; Оставлено без ответа автору – в обращении содержатся нецензурные или

оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу некоторых лиц. Также такой результат указывается, если в обращении нет логики и смысла, например, заявитель оказался недееспособным по решению суда.

Дан ответ

Делопроизводитель указывает документ с ответами на вопросы гражданина по ссылке Указать файл ы ответа .

Документ прикладывается в обязательном порядке, если результат рассмотрения обращения имеет одно из значений Поддержано, меры приняты, Рассмотрено. Разъяснено, Рассмотрено. Не поддержано или Дан ответ автору.Допустимые форматы файла для размещения на сайте ССТУ.РФ: DOC, DOCX, ZIP, RAR, PDF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, BMP, PNG, GIF. Максимальный размер – 10 МБ.

Примечание. Если файл уже ранее размещался на сайте, то при выгрузке данных он заменится.

Выгрузка результатов рассмотрения обращений1 Вариант

Чтобы экспортировать обращения на сайт ССТУ.РФ из справочников «ОИВ Личный прием граждан» / «ОИВ Письменные обращения граждан» нужно выбрать обращения, которые необходимо экспортировать на ССТУ.РФ (зажав клавишу Shift или Ctrl) и нажать на кнопку Экспорт в ССТУ на Ленте справочника (Рис. 132).

Рис.132. Лента справочников «ОИВ Личный прием граждан» / «ОИВ Письменные обращения граждан»

В результате экспорта данных пользователю выводится информация (Рис. 133) о том: сколько обращений выбрано к отправке; сколько было выгружено; путь до ZIP-архива с выгруженными обращениями.

135


Рис. 133. Информация о результатах экспорта данных

Примечание. Необходимо обращать внимание на то, чтобы количество обращений к отправке (Обращений к отправке) равно количеству выгруженных обращений (выгружено обращений).

2 Вариант

С помощью сценария «Выгрузка статусов обращений в ССТУ» Запустите сценарий Выгрузка статусов обращений в ССТУ; Заполните параметры выбора обращений (Рис. 134) дату, с которой вы хотите выгрузить все

невыгруженные обращения:

Рис. 134. Параметры выбора обращений В окне выбора записей установите флажки напротив нужных обращений и нажмите на

кнопку Выбрать; Начнется выгрузка обращений в ZIP-архив в локальную папку на вашем компьютере.

В результате экспорта данных пользователю выводится информация (Рис. 135) о том: сколько обращений выбрано к отправке; сколько было выгружено; путь до ZIP-архива с выгруженными обращениями.



Загрузка результатов рассмотрения обращений на сайт ССТУ.РФВ интерфейсе АРМ ЕС ОГ открыть вкладку Информационный обмен → Загрузка архивов с РРО для передачи в раздел «Результаты рассмотрения обращений» на ССТУ.РФ;

Нажать кнопку Загрузить архив, выбрать сформированный zip-архив.

136


Поиск результатов рассмотрения обращений на сайтеНайти результаты по обращениям можно на сайте ССТУ.РФ в разделе «Результаты рассмотрения обращений» (Рис. 136):

Рис. 136. Результаты рассмотрения обращений на сайте ССТУ.РФ

Записи фильтруются по годам, месяцам и другим параметрами, например, по статусу.

Уведомление об отсутствии обращенийЕсли за отчетный период (месяц) обращения от граждан не поступали, государственный орган уведомляют об этом Администрацию Президента Российской Федерации. Для этого:

1. Откройте справочник ОИВ Личный прием граждан или ОИВ Письменные обращения граждан и нажмите на ленте кнопку Метка об отсутствии обращений (Рис. 137).

Рис. 137. Лента справочника ОИВ Личный прием граждан / ОИВ Письменные обращения граждан2. В открывшемся окне заполните *Год, *Месяц отчетного периода и вашу *Организацию (Рис.

138):

Рис. 138.Параметры отчетного периода3. Нажмите на кнопку ОК.

В результате сформируется архив, который нужно будет загрузить на сайт ССТУ.РФ.

137


Контроль экспорта обращенийВ результате экспорта данных пользователю выводится сообщение (Рис. 139) о том:

сколько обращений выбрано к отправке; сколько было выгружено; путь до ZIP-архива с выгруженными обращениями.



Если их количество не равно, тогда можно посмотреть log-файл “Administrator_SSTU_log.log”, который находится в папке, указанной в установке системы DIRLOGPATH. Также к log-файлу можно перейти при нажатии на кнопку Открыть лог. В данном файле построчно описан процесс выгрузки. Пример данных из файла показан на Рис. 140:

Рис. 140. Пример log-файла

138

Documents

tp.msur.rutp.msur.ru › elekt_doc › ycheb_posobia › Инструкция... · Web viewПри нажатии кнопки Из файла откроется диалоговое