trabajo 01 HALLAZGOS DE AUDITORIA---EXAMEN.doc

HALLAZGOS DE AUDITORA Y LA DEFINICIN

DE LOS CRITERIOS DE AUDITORA

01. CONCEPTO

Son los reparos que determinan y sealan las presuntas deficiencias, errores o irregularidades identificadas durante el examen de auditora como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora, los cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas en las observaciones estn o no prestando servicios en la entidad examinada. A fin de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados (descargos) para su evaluacin oportuna.

02. OBJETIVOS DE LOS HALLAZGOS

Encontrar evidencia de errores, desviaciones en el control interno e irregularidades en la gestin y manejo de los recursos pblicos, los hallazgos de auditora deben referirse especficamente a diversos aspectos de la administracin pblica, tales como la estructura de control interno, el ambiente de control en las diversas reas de actividad o unidades orgnicas, sistema de contabilidad, organizacin, cumplimiento de leyes y reglamentos, procedimientos diversos, etc. su propsito es proporcionar informacin til y oportuna para la adopcin de medidas correctivas.

03. CUANDO SURGE EL HALLAZGO

Tcnicamente, el hallazgo surge cuando comparamos el criterio (A) con la condicin (B). Por tanto, producto de sta comparacin observamos diferencias.

En ese momento ser necesario utilizar papeles de trabajo como medio que nos permite preparar el informe de las evidencias encontradas.

Establecido el hallazgo, procedemos a su evaluacin en trminos de causa (el asunto o asuntos que originan el problema o situacin) y efecto (las consecuencias buenas o malas que generan la situacin o situaciones encontradas).

En este punto resultad de suma utilidad precisar causas y efectos, as como cuantificar o valorar sobretodo los efectos negativos, en trminos de perdidas de dinero, de activos, de imagen corporativa, de posicionamiento institucional, de calidad del servicio, del alcance de las actividades, del incumplimiento de lo establecido en planes y programas, de metas, objetivos, etc.

Es importante identificar tambin los aspectos positivos o fortalezas institucionales, de las cuales debemos obtener la evidencia que las sustenten, ya que estas debern reportarse con el propsito de balancear el efecto negativo del informe.

(A) CriterioRepresenta la unidad de medida, lo que debe ser lo correcto, lo previsible, la norma legal que establece el procedimiento.

(B) Condicin Comprende la situacin encontrada por el auditor, lo que esta registrado errneamente, lo que ha sido establecido indebidamente, lo errado, lo mal aplicado, etc.

04. CARACTERSTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

Los siguientes trminos constituyen las caractersticas fundamentales.

Debe tener materialidad e importancia relativa, que merezca su comunicacin;

Debe estar basado en hechos y evidencias relevantes que figuran en los papeles de trabajo;

Debe cumplir con los objetivos definidos;

Debe estar basado en una labor suficiente como para respaldar la conclusin y recomendacin resultante;

Debe ser convincente a una persona que no ha participado en la auditora y que es usuario del informe de auditora.

Tal como se ha manifestado un hallazgo normalmente no es favorable a la entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Por tanto, es importante determinar que la presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones errneas y que su contenido est plenamente sustentado y justificado por la labor efectuada.

05. ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS

A. Condicin

Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar un rea, actividad, operacin la condicin identifica la naturaleza y extensin del hallazgo o condicin insatisfactoria. A menudo responde a la pregunta: qu estuvo mal? normalmente, una clara y precisa declaracin de la condicin procede de una comparacin realizada por el auditor entre lo que encontramos de un criterio apropiado de evaluacin con lo que deba ser.

B. Criterios

Representa la unidad de medida que permita la evaluacin de la condicin actual, comprende tambin la norma trasgredida o incumplida (Ley, D.S., Resolucin, Directiva, Instructivo, etc.) con la cual el auditor mide la condicin.

Este atributo establece la legitimidad del hallazgo u observacin identificando el criterio de evaluacin, y responde a la pregunta: bajo qu unidades de medida o bajo que norma legal se est evaluando la condicin? en las auditoras financieras y de cumplimiento, los criterios podran ser precisin, materialidad, consistencia, o cumplimiento de los principios contables aplicables y los requerimientos legales o regulatorios. En la auditora de gestin y resultados de las operaciones y evaluacin del control interno, los criterios podran ser definidos en misin, cumplimiento de metas y objetivos, performance de la gestin y estndares de efectividad, eficacia, economa, cumplimiento de objetivos de los programas, polticas, procedimientos y otros medios de recursos.

CausasEl cuarto atributo identifica las razones subyacentes para que estn presentes las condiciones o hallazgos insatisfactorios y responde a la pregunta: por qu se produjo?

Si la condicin ha persistido por un largo periodo de tiempo o se est intensificando, tambin se deben describir las causas que contribuyen a estas caractersticas de la condicin.

La identificacin de la causa de una condicin insatisfactoria es un prerrequisito para realizar recomendaciones provechosas que originen acciones correctivas. La causa debe ser bastante obvia o puede ser identificada mediante razonamiento deductivo si la recomendacin de auditora seala una forma especfica y prctica para corregir la condicin. Sin embargo, las fallas en identificar la causa de una observacin tambin podra significar que la causa no fue determinada debido a limitaciones o defectos en el trabajo de auditora, o fue omitida para evitar una confrontacin directa con los funcionarios responsables.

ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS

Ejemplo 1:

Sumilla: La entidad no cuenta con equipos de seguridad para casos de emergencia.

Condicin o situacin encontrada o hallada lo que es

1) La entidad no cuenta con los elementos y equipos necesarios para actuar en caso de emergencia (incendio, siniestros, etc.).

2) El rea de mantenimiento y servicios no realiza revisiones peridicas para detectar posibles daos o emergencias.

Criterio lo que debe ser

1) No cumplimiento de la norma tcnica de control 100.04, asignacin de autoridad y responsabilidad.

2) Norma tcnica de control infringida; 300.05 mantenimiento de bienes de activo fijo.

3) Norma tcnica de control infringida; 300.08 proteccin de bienes de activo fijo deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar daos o prdidas de bienes pblicos.

Causa por qu sucedi

1) Subestimacin de los niveles reales y potenciales de riesgo e inseguridad y pro consiguiente no se cuenta con los equipos y elementos indispensables de seguridad.

2) Dentro de su organizacin el rea de mantenimiento y servicios no cuenta con personal con funciones y responsabilidades de detectar y reportar posibles daos materiales.

Efecto diferencia entre lo que es y lo que debe ser

1) Posibilidad de mayores daos y perjuicios humanos y materiales en caso de presentarse daos, siniestros y desastres.

2) Se exponen los diferentes recursos de la entidad a mayores niveles de riesgo e inseguridad en perjuicio de la entidad, desembolsndose mayores costos de operacin.

Ejemplo 2:

Sumilla: No se realizan conciliaciones bancarias y si se realizan se efectan con dos meses de retraso.

Condicin o situacin encontrada o hallado lo que es

De la verificacin efectuada a la documentacin contable se pudo determinar la carencia de procedimientos de contrastacin de la informacin que se realiza en las conciliaciones bancarias entre dos fuentes distintas con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno y otro lado si se realizan con atraso de dos meses o mas.

Criterio lo que debe ser

Norma tcnica infringida 230.03 conciliaciones bancarias los saldos contables de la cuenta bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios, en el caso de las subcuentas bancarias del tesoro pblico, los movimientos contables deben conciliarse adems en el rgano rector del sistema de tesorera aprobado por R.C. N 072-98 CG de fecha 26-06-98, asimismo infringe las normas generales del sistema de contabilidad gubernamental aprobado por R.M. N 801-81 EF G/76 conciliacin de saldos.

Causa por qu sucedi

La no realizacin de las conciliaciones bancarias en forma oportuna se debe a que no se cuentan con el soporte documentado respectivo (falta de extractos bancarios, libros y registros atrasados, no existencia de notas de cargo y abono, etc.).


Norma tcnica infringida 230.03 conciliaciones bancarias los saldos contables de la cuenta bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios; en el caso de las subcuentas bancarias del tesoro pblico, los movimientos contables deben conciliarse adems en el rgano rector del sistema de tesorera aprobado por R.C. N 072-98-CG de fecha 26-06-98, asimismo infringe las normas generales del sistema de contabilidad gubernamental aprobado por R.M. N 801-81-EF G/76 conciliacin de saldos.

Causa porqu sucedi

La no realizacin de las conciliaciones bancarias en forma oportuna se debe a que no se cuentan con el soporte documentario respectivo (falta de extractos bancarios, libros y registros atrasados, no existencia de notas de cargo y abono, etc.).


Posibilidad de perjuicio econmico al no contar con informacin oportuna que valide y confirme transacciones de ingreso y salida de fondos, posibilidades de fraude o error con grave perjuicio a los fondos del Estado.

BASE LEGAL

1) Directiva N 006-97-CG/INT Instructivo para la formulacin y comunicacin de hallazgos de auditora

2) Resolucin de Contralora N 112-97-CG (20-06-97)

3) NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos de Auditora

4) Resolucin N 259-2000-CG: Modifican normas de auditora gubernamental y dejan sin efecto directivos sobre comunicacin de hallazgos y evaluacin de indicio de responsabilidad penal y civil (13-12-00).

06. ASPECTOS A CONSIDERAR AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS

A. Se debe tener en consideracin las condiciones y las circunstancias existentes al momento en que ocurri el hecho o se efectu la transaccin bajo examen y no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. Para actuar con justicia, objetividad y realismo debe evitarse juicios y conclusiones sobre el rendimiento, basndose en una percepcin tarda.

B. Se debe tomar en cuenta la complejidad y magnitud cuantitativa y financiera de las operaciones o segmentos que se estn evaluando. A pesar de que el auditor siempre est interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informar a la Administracin de la entidad de asuntos importantes junto con las recomendaciones para lograr mejoras. Empero, cualquier evaluacin de estos asuntos, deben reflejar un juicio objetivo, maduro y realista de lo que razonablemente se puede esperar segn las circunstancias.

C. Se debe tener en consideracin la necesidad de someter el hallazgo a un anlisis crtico para encontrar posibles fallas y un razonamiento lgico al relacionar hechos y situaciones o al evaluar sus efectos.

D. Deben observarse criterios de objetividad. Por lo tanto, el auditor debe estar prevenido contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones pertinentes y dejar de considerar la informacin contraria. Tambin debe estar preparado contra la tendencia de evitar hallazgos que requieren una gran inversin de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente sin alcanzar buenos resultados.

07. DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORA

Sin lugar a duda el proceso ms importante de la labor de auditora es el desarrollo de hallazgos que fundamentan las observaciones, las conclusiones y recomendaciones.

La palabra hallazgo tiene muchos significativos y connotaciones y transmite una idea diferente a distintas personas. Sin embargo, en auditora se le debe dar un sentido tcnico de reparo, deficiencia, error o irregularidad encontrada producto de la recopilacin de informacin especfica analizada sobre una operacin, actividad, organizacin, condicin u otro asunto que se haya examinado y evaluado, que se considere de inters o utilidad para los funcionarios de la entidad.

Normalmente se emplea en un sentido crtico y se refiere a deficiencias o irregularidades presentadas en los informes de auditora, aclarando que tambin existe hallazgos positivos de fortalezas y competencias de calidad.

En el informe se incluyen los hallazgos en forma de observaciones dentro de los comentarios que el auditor redacta en forma narrativa sobre las deficiencias, irregularidades o aspectos sobresalientes encontrados durante el examen, debiendo contener en forma lgica y clara los asuntos de importancia y suficientemente comprensibles para el lector del informe.

Por lo tanto, el desarrollo de los hallazgos de auditora se efectan durante la etapa de ejecucin de la auditora al aplicar los procedimientos, tcnicas y pruebas de auditora y encontrar evidencias como resultado de la informacin analizada de la reunin lgica de datos de la presentacin objetiva de los hechos y otra informacin pertinente.

En consecuencia, debe obtenerse evidencia suficiente y adecuada, mediante la realizacin y evaluacin de las pruebas de auditora que se consideren necesarias con el objeto de obtener una base de juicio razonable sobre los datos contenidos en los hallazgos.

08. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO Y EVALUACIN DE HALLAZGOS

A. Identificacin de la condicin o aspectos deficientes, defectuosos o irregulares.

B. Identificacin de las lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad con respecto a las operaciones implicadas de acuerdo al ROF, MOF y Reglamento Interno de Trabajo.

C. Verificacin de las causas de la deficiencia y/o irregularidad.

D. Determinacin de si la deficiencia y/o irregularidad es un caso aislado o una condicin muy difundida.

E. Determinacin de los efectos reales, potenciales o importantes de la deficiencia o irregularidad.

F. Identificacin y solucin de asuntos legales.

G. Obtencin de comentarios de personas y reas directamente interesados que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.

H. Comunicacin de los hallazgos de auditora a los funcionarios y/ servidores activos y no activos que participaron en los hechos observados.

I. Evaluacin y opinin de los comentarios y/o aclaraciones presentados por los ex y actuales funcionarios y/o servidores a quienes se les comunic los hallazgos de auditora y formulacin de las observaciones.

J. Determinacin de las conclusiones de auditora en base de la evidencia reunida y las observaciones formuladas.

K. Determinacin de posibles acciones correctivas o recomendaciones para mejoras.

A. IDENTIFICACIN DE LA CONDICIN DEFICIENTE

Este paso abarca los exmenes y verificaciones necesarias para reunir y establecer claramente todos los hechos pertinentes. En los trminos ms simples, esta operacin es la fase en que hay que responder las interrogantes lgicas sobre el qu; cundo; donde y cmo. Incluye la comparacin de operaciones reales con los criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de leyes, reglamentos, normas, tcnicas, normas de rendimiento, directivas de los sistemas administrativos, presupuestos operativas o directivas del titular. Puede implicar un examen del criterio o requerimiento establecido o la falta de los mismos.

Tambin incluye la determinacin del grado de rendimiento, en el caso que no existan normas prescritas pero existen metas que cumplir, que desarrollar, tales como el cumplimiento en la ejecucin fsica de obras, asignar tareas innecesarias a los empleados. En estos casos frecuentemente se cuenta o identifica los desperdicios, deseconomas o despilfarros que se pueden evitar, una forma ms eficaz de operar procedimientos de mayor productividad, economa y eficacia.

B. IDENTIFICACIN DE LNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD EN LA ENTIDAD CON RESPECTO A LAS OPERACIONES IMPLICADAS

Es necesario identificar a las personas directamente involucradas, responsables de las operaciones, acciones o hechos econmicos, y los niveles ms altos de responsabilidad para saber con quien se debe discutir el problema y a quienes debe dirigirse las comunicaciones de los hallazgos para su tratamiento correspondiente, tal identificacin es especialmente importante para que puedan tener derecho a descargar dichas observaciones as como plantear las recomendaciones respectivas.

C. VERIFICACIN DE LAS CAUSAS DE LA DEFICIENCIA

Es de suma importancia identificar y comprender las causas de una deficiencia y de revisarla apropiadamente, en forma imparcial y eficaz, para sugerir acciones correctivas con alto valor agregado.

Debe averiguarse por qu tuvo lugar la situacin adversa, por qu sigue existiendo y si se han establecido procedimientos internos para evitar dicho resultado o si aquellos estados han sido ineficaces o mal implementados. Pueden haber varias causas. Lo ms importante generalmente, es que debilidades en el sistema de control interno permiti que ocurriera la deficiencia y/o irregularidad, la cual, a no ser que se le corrija, permitir que signa ocurriendo deficiencias similares en el futuro. Las medidas correctivas normalmente implicarn mejoras en el sistema de control interno.

Al comprender la causa de la deficiencia y/o irregularidad frecuentemente se puede identificar otros problemas que requerirn exmenes mas profundos durante la etapa del trabajo de campo de la auditora realizada.

D. DETERMINACIN SI LA DEFICIENCIA Y/O IRREGULARIDAD ES AISLADA O MUY PROPAGADA

Esta determinacin es necesaria para:

1) Llegar a conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la deficiencia. Esto es, lo ms esencial en el esfuerzo por alentar a los funcionarios de la entidad a tomar medidas correctivas. Tambin afecta la decisin sobre el nivel apropiado para comunicar el hallazgo.

2) Hacer recomendaciones apropiadas para establecer acciones correctivas. Si el auditor est convencido de que la condicin est muy propagada y/o es probable que vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad que tome las medidas necesarias para impedir errores y/o irregularidades similares en el futuro, tanto como identificar, y, si es posible, corregir errores anteriores.

3) Las pruebas de auditora deben ser normalmente suficientes y necesarias como para mostrar si la condicin est muy propagadas. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias para determinar la extensin total de la deficiencia. En circunstancias especiales, el equipo de auditora debe comprometer sus limitados recursos para demostrar que el asunto requiere atencin.

4) Es importante que los auditores no se pierdan en la correccin detallada de los errores de la entidad. Es responsabilidad de la entidad corregir sus errores una vez que el modelo de los mismos ha sido comunicado. La funcin de los auditores, posteriormente ser la de efectuar el seguimiento y monitoreo para establecer si los esfuerzos de la entidad se han efectuado en forma debida y si han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma adecuada.

5) Aunque un tipo especfico de deficiencias y/o irregularidades no sea frecuente o no este muy propagada, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo suficientemente importantes en s, en trminos de naturaleza, magnitud, precedente o riesgo potencial como para requerir un desarrollo total e importante. As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida an, pero podra tener implicaciones y posibilidades ms importantes, si no se la eliminar.

E. DETERMINACIN DE LOS EFECTOS O IMPORTANCIA DE LA DEFICIENCIA

Debe considerarse completamente los efectos o importancia de las deficiencias y/o irregularidades en la forma y modo en que la entidad lleva a cabo sus programas, actividades y operaciones. El auditor esta interesado no slo en el resultado inmediato, sino en los efectos colaterales e intangibles, de largo alcance u otros efectos, tanto reales como potenciales.

En lo posible, deben determinarse los efectos financieros o prdidas causadas por una deficiencia y/o irregularidad identificada. Tales determinaciones demuestran la necesidad de medidas correctivas y facilitan la presentacin de un informe convincente y proactivo.

A veces no es prctico ni posible calcular una prdida financiera, real o futura. La incapacidad de medir o estimar una prdida financiera no es una razn vlida para no informar acerca de los hallazgos importantes. Una de las funciones del auditor es sealar las condiciones que podran ocasionar prdidas de un tipo o de otro. Cuando la importancia de una deficiencia y/o irregularidad se presenta por una prdida potencial, el informe debe sealar claramente ste factor.

Por otro lado, es importante sealar que en la comunicacin de hallazgos, no se debe considerar o mencionar ste aspecto, slo deber incluirse en el informe final de auditora.

Por tanto, el auditor cumple inicialmente con su responsabilidad cuando seala tales condiciones a los funcionarios responsables sealndose la necesidad de tomar medidas correctivas. La administracin de la entidad debe entonces asumir la responsabilidad de establecer acciones correctivas o preventivas apropiadas a aceptar el riesgo de posibles prdidas. El objetivo fundamental de la auditora es que se lleven a cabo las acciones correctivas o mejoras.

F. IDENTIFICACIN Y SOLUCIN DE ASUNTOS LEGALES

El oportuno reconocimiento y solucin de asuntos legales es parte esencial de la labor de auditora y afecta la esencia de los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones relacionados. La auditora debe efectuarse reconociendo completamente los requerimientos legales relativos a la autoridad y operaciones de la entidad.

La auditora ser incompleta si existen asuntos legales que no se reconocen ni resuelven. Por lo tanto, cuando se considere necesarios, a juicio del auditor encargado y del supervisor de la comisin auditora, debe obtenerse la asistencia del asesor legal, especialista en derecho en la labor de desarrollo del hallazgo para ayudar a considerar adecuadamente los aspectos legales.

Por otro lado, en los casos en los cuales el auditor ya tiene experiencia previa en la interpretacin y aplicacin de las disposiciones legales, dicho apoyo no ser necesario pero si es importante su participacin en la formulacin del informe final, sobre todo en lo que respecta al informe legal al evaluar las observaciones desde el punto de vista legal (fundamentos de hecho y de derecho).

Existen tres aspectos legales bsicos sobre deficiencias y/o irregularidades que deben tomarse en cuenta durante el desarrollo de los hallazgos de auditora:

1) Legalidad de la accin o prctica deficiente en relacin con leyes aplicables incluyendo los reglamentos que tienen fuerza de ley y las decisiones en cuanto a la interpretacin de dichas leyes, reglamentos, directivas e instructivos (responsabilidad administrativa).

2) Posibles soluciones legales bajo leyes existentes por medio de las cuales se pueden recuperar costos o prdidas innecesarias o tomarse medidas de responsabilidad civil.

3) Indicios o presunciones de actos o hechos penados por la ley (malversacin de fondos, cohecho, concusin, etc.) que sealarn responsabilidad penal.

Si el hallazgo implica, directa o indirectamente, asuntos legales para los cuales no se ha sentado ningn precedente, tales asuntos deben resolverse prontamente mediante la asistencia del profesional especialista en derecho.

Cuando se utilice el apoyo legal, el auditor debe preparar resmenes sobre las discusiones con los abogados auditados y debe enviar copias al abogado especialista consultado, as como al auditor supervisor correspondiente. El abogado podr entonces confirmar o revisar su opinin informal y evitar conceptos errneos en el futuro.

G. OBTENCIN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES DE PERSONAS DIRECTAMENTE INTERESADOS QUE PODRAN ESTAR ADVERSAMENTE AFECTADOS POR LOS HALLAZGOS

Ningn informe de auditora deber ser emitido en forma definitiva, sin previamente haberse acreditado el cumplimiento de la NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos, a travs del cual se da la oportunidad a los auditados comprendidos en los hechos examinados de presentar sus comentarios y/o aclaraciones debidamente sustentados con pruebas documentadas.

Este enfoque, adems de cumplir con el debido proceso y el ejercicio del derecho de defensa, es equitativo con los actuales y ex funcionarios y/o servidores comprendidos en los hallazgos.

Por tanto, el debe brindar a los funcionarios y/o servidores comprendidos en los hechos examinados, que estn o podran estar involucrados o afectados por lo resultados del examen, la oportunidad de hacer comentarios y/o aclaraciones escritos sobre los hallazgos comunicados y proporcionar informacin o explicaciones, antes de emitir el Informe de Auditora final, informacin que debe ser procesados y evaluados, debiendo el auditor emitir opinin, si los hechos observados han sido desvirtuados o se mantienen subsistentes, luego del cual proceder a formular la observacin respectiva, presentndolo en forma completa y objetiva en el informe de auditora.

H. COMUNICACIN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual una vez evidenciados las presuntas deficiencias o irregularidades se comunican a las personas involucradas en los hallazgos de auditora.

La NAGU 3.60 Comunicacin de hallazgos seala que durante la ejecucin de la accin de control la comisin auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacin y consideracin pertinente en el informe correspondiente.

09. EVALUACIN DE HALLAZGOS

A. CONCEPTO

La evaluacin es el proceso de apreciacin y valoracin de los hallazgos de auditora con la finalidad de verificar el sustento y validez de las evidencias que sustentan las observaciones realizadas, la evidencia obtenida debe ser importante y confiable.

Al efectuar la evaluacin de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores relacionados con la entidad tales como: su tamao, su complejidad, diversidad de actividades, estructura orgnica y otras caractersticas.

La comunicacin de hallazgos no solamente consiste en determinar observaciones que contengan fraude u error si no tambin observaciones de tipo operativa gerencial. As como las debilidades de control interno los mismos que deben ser comunicados a la entidad. El propsito de valuar los hallazgos de auditora es considerar si los resultados de todos los propsitos de auditora han cumplido su objetivo.

Por lo tanto, establecido el hallazgo, procedemos a su evaluacin en trminos de causa (asunto que origin el problema o situacin) y el efecto que caus la condicin (la consecuencia que gener la situacin encontrada) as como cuantificar y valorar sobre todos los efectos negativos.

B. DESVIACIONES DE AUDITORA

Constituyen aquellas situaciones en las que la evidencia de auditora contradice las afirmaciones contenidas en los estados financieros. Estas desviaciones pueden deberse fundamentalmente a:

Errores (no intencionales o involuntarios).

Irregularidades (distorsiones intencionales de los estados financieros). Acciones cuestionables o ilegales (transgresin de las leyes, reglamentos, directas e instructivos)El anlisis de stas desviaciones debe realizarse tomndolas tanto individualmente como a nivel de conjunto, tratando de comprender la naturaleza, causas e implicancias subyacentes que puedan existir para que hayan tenido lugar.

C. IMPACTO EN LA EVIDENCIA DE CONTROL

Las desviaciones identificadas como consecuencia de la obtencin de evidencias de control pueden ser de uno de dos tipos:

c.1Impacto en la aplicacin de un control

Un error material en una transaccin o saldo examinado como parte de un procedimiento de cumplimiento puede influenciar en la opinin del auditor.

La evaluacin del porcentaje real de desviaciones derivado de la aplicacin de una muestra (a los fines de la realizacin de pruebas de cumplimiento), es en realidad una tarea de criterio profesional. Si la muestra es representativa del universo bajo control, se puede asumir el error ms probable.

Si el porcentaje de desviacin ms probable es inferior al previsto en la planificacin, obtendremos la conclusin que los resultados de nuestros procedimientos de auditora respaldan la confianza planificada en los controles. Si se da el caso contrario, debemos replantear la planificacin a travs de:

Cambiar a aplicacin de pruebas sustantivas (pruebas de detalle de transacciones y saldos) o ampliar el alcance de nuestra prueba de auditora.

c.2Impacto en la evidencia sustantiva

Las implicancias de las distintas desviaciones identificadas dependen de la naturaleza y causa de la desviacin del tipo y alcance de los procedimientos involucrados. Por tanto se deber analizar las posibles inconsistencias en la evidencia de auditora obtenida o en las conclusiones obtenidas por cada partida o componente.

En el caso de muestreo estadstico, la ocurrencia de errores al azar en la muestra seleccionada nos da una idea del error conocido; este se debera proyectar para el total del universo para as establecer el error ms probable de ocurrir con respecto al total de la poblacin auditada.

010. COMUNICACIN DE HALLAZGOS

A. CONCEPTO

La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar en su caso, la adopcin oportuna de las acciones correctivas.

Los hallazgos a ser comunicados revelarn necesariamente la situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto) as como la razn que motiv el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta ltima haya podido ser determinada a la fecha de la comunicacin.

Para efectos de la comunicacin de los hallazgos, se considerar su materialidad y/o importancia relativa, su vinculacin a la participacin y competencia personal del destinatario, as como en su redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y fcilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa.

B. REQUISITOS QUE DEBE CONTENER LA COMUNICACIN DE HALLAZGOS

Los oficios de comunicacin de hallazgos debe contener los siguientes aspectos:

Reserva

Materialidad

Hallazgos vinculados a la participacin o competencia personal de su destinatario.

Recepcin acreditada o publicacin en el diario de mayor circulacin.

La comunicacin de hallazgos de auditora se efecta por escrito en forma reservada y directa debiendo acreditarse su recepcin.

De no encontrarse la persona motivo de la observacin se le dejar una notificacin para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) das hbiles, de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos, sern notificados a travs del diario oficial El Peruano u otro de mayor circulacin de la localidad mediante la publicacin por una sola vez y sern citados para recabarlos en un plazo de dos (2) das hbiles.

Los hallazgos podrn ser recabados personalmente o a travs de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendr por agotado el procedimiento de comunicacin de los mismos.

En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se sealar el plazo perentorio para la recepcin de las aclaraciones o comentarios que debern formular individualmente las personas comprendidas, el cual ser establecido por la Comisin Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la accin de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) das ni mayor de cinco (5) das hbiles, ms el trmino de la distancia; precisndose que a su vencimiento sin recibir respuesta o ser extempornea, tal situacin constar en el informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observacin, no siendo obligatoria, en su caso la evaluacin e incorporacin de los comentarios presentados extemporneamente al plazo otorgado.

Por excepcin el citado plazo de 2 das hbiles, podr prorrogarse por nica y hasta por tres das (3) hbiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en stos casos, se entender que el pedido ha sido afectado a su recepcin, salvo denegacin expresa justificada.

C. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD SOBRE LOS HALLAZGOS

El proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del titular de la entidad auditada, con el propsito que ste disponga que las reas correspondientes o unidades orgnicas presten las facilidades del caso; que pudieran requerir las personas involucradas en las observaciones, para fines de la presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados.

Tal apoyo consistir en proporcionar informacin, la documentacin sustentatoria correspondiente, los libros y registros de contabilidad y otra informacin correspondiente al periodo de auditora.

D. COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE PERSONAS COMPRENDIDAS Y NO UBICADAS (Ex funcionarios)

Cuando el equipo de auditora haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar las personas que deben recibir la comunicacin, se proceder a citarlos mediante aviso publicados en el Diario Oficial El Peruano o en el diario designado a las comunicaciones judiciales de provincias. Mediante aviso publicado de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 3.60, el aviso debe ser publicado por una sola vez cuando se evidencia que la persona debe recibir una comunicacin, se encuentre en el extranjero, se proceder a efectuar la citacin a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores.

E. EXCEPCIN DE LA COMUNICACIN DE HALLAZGOS

nicamente, bajo la responsabilidad de la comisin de auditora y previa autorizacin del nivel gerencial competente podr exceptuarse la comunicacin de hallazgos, en los casos de comisin de delito, por existir absoluta certeza en cuanto a su comisin, tipicidad, sustento e identificacin de los presuntos responsables tambin sern exceptuados.

Debiendo en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente informe especial para su remisin a las autoridades correspondientes.

F. ATRIBUTOS EN LA COMUNICACIN DE HALLAZGOS

La comunicacin de hallazgos a las personas comprendidas en las observaciones deben comunicarse obligatoriamente considerando slo tres atributos: condicin, criterio y causa; ms no se incluye el efecto por cuanto ste se incluye en el informe final (informe largo) previamente el mismo haya sido evaluado en todos sus considerandos.

Modelo de comunicacin de hallazgos

Ao de ..............................

Oficio N ............

Sr.

.............

Cargo que desempea

..............

Entidad auditada

Asunto:Comunicacin de hallazgos y presentacin de aclaraciones y descargos.

Ref.:NAGU 3.60 Comunicacin de hallazgos de auditora, aprobada con R.C. N 259-2000-CG

Me dirijo a Ud. en relacin a la auditora efectuada en la entidad ............

Con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditora determin hechos irregulares en la gestin examinada, en las cuales ha participado, segn se detallan en el anexo adjunto en la gestin examinada, que consta de 20 folios, por lo cual agradecer se sirva alcanzar en forma individual y directa a este equipo sus descargos sustentados documentalmente, dentro de un plazo perentorio mximo de ........ das calendario de recibido el presente, a fin de permitirnos su respectiva evaluacin.

Es importante sealar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta, esta circunstancia ser revelada en el informe, as como los hechos de materia de observacin, as mismo debemos puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deber mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento.

Atentamente,

Auditor encargado

Clases de hallazgos de auditora

Los hallazgos de auditor9a se pueden clasificar en:

Hallazgos de auditora financiera

Hallazgos de auditora de gestin

Hallazgos de auditora de control interno

CLASES DE HALLAZGOS

De auditora financieraDe auditora de gestinDe auditora de control interno

Se definen como asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar negativamente la presentacin de los estados financieros as como la opinin del auditor respecto a su consistencia y razonabilidad. Se denomina hallazgo, al resultado de la comparacin que se realiza entre un juicio y la situacin actual encontrada durante el examen de auditora de gestin; en el que se objeta la informacin presentada o hechos econmicos que a juicio del auditor le permiten identificar circunstancias importantes y cuestionables que inciden en la gestin de los recursos pblicos, en los resultados de los planes y programas bajo examen, que merecen ser comunicados en el informe, siempre y cuando no hayan sido superados en la etapa de evaluacin de respuestas a la comunicacin de observaciones. Durante el desarrollo de la auditora se puede detectar asuntos importantes relativos a la estructura de control interno de la entidad que deberan ser informados a travs del memorando de control interno o carta de control, sobre debilidades importantes, fallas o errores en el control interno, los mismos que deben ser superados a travs de las recomendaciones que realice la auditoria, a stas debilidades o fallas se les denomina hallazgos que luego se convierten en observaciones cuando son materiales.

Generalmente los hallazgos estn asociados a la evaluacin de los procedimientos de control establecidos por la entidad, proporcionando evidencia sustancial sobre su funcionamiento y efectividad.

Por tanto, los hallazgos provee una evidencia confiable de que un control se aplica o no apropiadamente.

DIFERENCIA ENTRE HALLAZGO Y OBSERVACIN

Hallazgo de auditoraObservacin

Se definen como asuntos que llaman la atencin de auditor y que en su opinin deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa los estados financieros as como la opinin del auditor respecto a su consistencia y razonabilidad, los hallazgos de auditora financiera pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad o procedimientos de control.

Semnticamente el hallazgo tiene el significado de encontrar algo, descubrir un hecho, por tanto el hallazgo es el descubrimiento de un aspecto o hecho econmico, financiero o presupuestal que llama la atencin por su deficiencia, debilidad o desviacin producto del resultado de la comparacin que se realiza entre el criterio (unidad de medida o norma rectora) y la condicin o situacin actual encontrada durante el proceso de auditora y comprende la reunin lgica de evidencias.

Hallazgos de auditora de gestin

Se denomina hallazgos de auditora de gestin al resultado de la comparacin que se realiza entre un juicio y la situacin actual encontrada durante el examen de auditora, se puede definir tambin como toda informacin objetada, que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes y cuestionables que inciden en la gestin de los resultados, de los recursos de los planes y programas bajo examen que merecen ser comunicados en el informe siempre y cuando no hayan sido superados en la etapa de evaluacin de respuestas a la comunicacin de observaciones.

Ejemplo de los hallazgos

Condicin: Comprende la situacin actual encontrada por el auditor, al examinar un rea, actividad, operacin, etc.

Criterio: Comprende la norma (Ley D.S., Resolucin, Directiva, Instructivo, etc.) con la cual el auditor mide la condicin o representa la unidad de medida que permita la evaluacin de la condicin actual.

Causa: Representa la razn bsica por la cual ocurri la condicin o situacin actual encontrada o el motivo de incumplimiento o transgresin de la norma o dispositivo legal.

Comunicacin de hallazgos

Son comunicados a las personas involucradas en el hallazgo mencionando slo los tres elementos: condicin, criterio y causa; ms no el efecto. Est referida a reparos u objeciones de hechos o circunstancias significativas identificadas durante el examen de auditora, que pueden motivar oportunidades de mejoras tanto en la gestin pblica como en los aspectos financieros.

Las observaciones tambin constituidas por las deficiencias o incumplimientos a la normativa legal y otras normas reglamentarias, que en determinados casos requerirn la adopcin de medidas correctivas.

Semnticamente la observacin significa: advertencia, objecin, juicio, reflexin, correccin, reparo o aclaracin; por lo tanto, la observacin adems de estar constituida por las deficiencias, debilidades o incumplimiento de la normativa legal identificadas durante el proceso de auditora, tiene por objetivo sealar la adopcin de reparos o medidas correctivas por parte de los funcionarios de la entidad y generan responsabilidades especficas por los hallazgos y evidencias encontradas.

Por otro lado, si durante el desarrollo de la auditora de gestin, se identificarn hechos o circunstancias que afecten en forma significativa la gestin de la entidad auditada que incidan en la eficiencia y economa de las operaciones o en el logro de los objetivos y metas programados en tales caos el resultado obtenido adquiere la denominacin de hallazgo.

Ejemplo de observaciones

Inadecuada segregacin de funciones en relacin con los objetivos de control establecidos Ref. P/T.

Ausencia de autorizaciones, aprobaciones y revisiones de control previo de operaciones, registros o informes. Referencia P/T...........

Observacin como tcnica de auditora

Es el examen ocular realizado, para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.

sta tcnica es de utilidad en todas las fases de auditora, por cuyo intermedio, el auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias en especial, apreciando personalmente de manera abierta o discreta cmo el personal de la entidad ejecuta ciertas operaciones.

Atributos de las observaciones

Condicin: Identifica la naturaleza y extensin del hallazgo, condicin insatisfactoria o la situacin actual encontrada, a menudo responde a la pregunta qu est o estuvo mal? Por lo tanto, una clara y precisa declaracin de la condicin, normalmente procede de una comparacin realizada por el auditor entre lo que encontramos y lo que deba ser.

Criterio: Este atributo establece la legitimidad del hallazgo identificando el criterio de evaluacin o unidad de medida de la condicin actual y responde a la pregunta bajo qu unidades de medido o bajo qu norma legal se est evaluando la condicin?

Causa: Identifica la razones subyacentes por la cual ocurri la condicin actual y responde a la pregunta por qu se produjo? La identificacin de la causa de una condicin insatisfactoria es un prerrequisito para realizar recomendaciones provechosas que originen acciones correctivas.

Efecto: Constituye el resultado adverso o la consecuencia ocurrida producto de la mala aplicacin o interpretacin de la norma. La identificacin del efecto es un factor importante para definir la presuncin de ilegalidad y permita a la entidad adoptar acciones correctivas oportuna.

Comentarios: Constituye las apreciaciones que realiza el auditor sobre los descargos o aclaraciones que realizarn los funcionarios involucrados en las observaciones, sobre el hallazgo comunicado. Este comentario debe ser incluido en forma breve pero sin dejar de reflejar la conformidad o la debilidad o improcedencia del descargo, tambin debe incluir la opinin del auditor.

Recomendaciones: Es el atributo final que identifica la accin correctiva sugerida estableciendo con precisin que necesita cambiarse, modificarse, por tanto las recomendaciones deben estar dirigidas a funcionarios capaces de tomar decisiones y que puedan impartir instrucciones para ejecutar las medidas correctivas correspondientes.

CONCLUSIN:

La observacin es sinnimo de hallazgo, slo se diferencia, cuando ste es comunicado en el informe final (informe largo) con todos sus atributos, condicin, criterio, causa y efecto incluidos los comentarios y las recomendaciones.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Una vez evaluados los hallazgos en toda su magnitud y que contengan los atributos de la condicin, criterio, causa y efecto sern comunicados a las personas involucradas en los hallazgos y contendrn las presuntas deficiencias , errores o irregularidades con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente sustentados en la respuesta a los hallazgos comunicados.

Para efectos de su comunicacin , se considera su materialidad y/o importancia relativa y su vinculacin con el hallazgo , as como sealar el plazo perentorio para la recepcin de las de las respuestas , aclaraciones o comentarios, no debindose ser menor a (2) dos das ni mayor a (5) cinco das hbiles, mas el termino de la distancia , precisndose que su vencimiento sin recibir respuestas o ser extempornea, tal situacin constara en el informe.

Ejemplo de comunicacin de auditoria financieraLima, marzo 20 de.

Oficio N 050-2006-A y Ll Asociados S.C.

Seor:

Giovanny Papini

Sub-Gerente de contabilidad

Entidad

Presente:

Asunto: Comunicacin de hallazgos NAGJ

3.60

Referencia: Auditoria a los Estados financieros y

Examen especial a la informacin

Presupuestal periodo 2005

Es grato dirigirme a usted a fin de alcanzarles en anexo adjunto los hallazgos encontrados derivados de Auditoria a los estados financieros y examen especial a la informacin presupuestaria periodo 2005. Los mismos que se detallan en (2) folios.

En tal sentido, en cumplimiento de la norma de Auditoria Gubernamental 3.60 comunicacin de hallazgos, modificada por R.C. N 259-2000-CG. del 07.12.2000, agradecer se sirva remitir sus descargos y/o aclaraciones en forma individual y directa sustentando con documentos que los respalden dentro del plazo perentorio de (3) tres das hbiles de recibido el presente , a fin de permitirnos su respectiva evaluacin por lo que estimare nos alcance la informacin sealada.

Cabe resaltar, que de no recibir respuesta en el plazo sealado, dicha situacin ser revelada en el informe de auditora.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra mayor consideracin.

Atentamente.

lvarez y Llosa. Asociados S.C.

C.P.C.

Jefe de comisin

A. DEPRECIACIN ACUMULADA DE INMUEBLES DE LA ENTIDAD SE ENCUENTRA SOBREESTIMADO EN S/.57 983.000, PRODUCINDOSE DEPRECIACIN ACUMULADA EN EXCESO.

b. Sumilla

Del anlisis realizado a la subcuenta 331. Bienes inmuebles, cuenta analtica 331.02 Edificios se ha determinado exceso en las depreciaciones de los inmuebles que a continuacin se mencionan:DescripcindireccinFecha de adquisicValor de inmuebantiguedadDeprec.

Anual

3%Deprec acumul entidadDeprec estimada por auditoriaDeprec en exceso

Local institucionalAv. los libertadores n 999 02-01-95s/185 20010aos

11meses32.75%90,820

49.04%60.65331.167

Casa de culturaAv. los incas n 45102-06-98s/121 8007aos

6meses22.50%45,281

37.17%27.40517.876

Coliseo olmpicoAv.los geranios 33002-03-99s/161 2009 meses

6 aos20.25%42.583

26.42%32.6439940

Totales

468 200181.684120.70157.983

c. Condicin

Existe inconsistencia en la depreciacin acumulada producindose depreciacin en exceso al haberse emitido errneamente con un porcentaje distinto al sealado en la directiva de contabilidad N 2, pues el saldo acumulado de s/.181 684 representa el 38.80% en promedio que equivale a 13 aos de depreciacin promedio. Por lo tanto tendrn un valor residual por despreciar de 20 aos, debindose despreciar el valor residual en :22 aos para el local institucional, 15 aos y 6 meses para el caso del local de la casa de la cultura y 26 aos y 4 meses para el coliseo olmpico.

d. Criterio

Lo expuesto contraviene el numeral 5.4 del instructivo N 2 del compendio de normatividad contable, aprobado por resolucin de contadura N 067-1-EF/93.01 del 29-12-97 que establece que los bienes de Activo Fijo adquirido durante el ejerci sern despreciados en proporcin al tiempo transcurrido desde la fecha de su adquisicin y/o puesta en uso , segn sea el caso ( para inmuebles a razn del 3% anual)

El prrafo 54 de la NIC-SP 17 inmuebles , maquinaria y equipos seala que el monto despreciable de un bien en uso deber asignarse en forma sistemtica a su vida til ( caso inmuebles 33 aos a 3% anual): por lo tanto el costo de los activos depreciables se debe distribuir sistemticamente durante su vida til, aplicndose un mtodo de depreciacin que refleje los beneficios econmicos del activo que son consumidos por la entidad.

e. Causa

El exceso de la depreciacin es debido a la estimacin errnea d la depreciacin, aplicando el 4.5% de depreciacin anual en algunos casos . 4.64% en otros, siendo la tasa real de depreciacin el (tres) 3% anual aplicndose uniformemente ao tras ao por el mtodo de la lnea recta.

f. Efecto

Esta situacin ha generado que el estado de gestin durante varios ejercicio, incluyendo el ejerci correspondiente al ao 2006, han ido incrementndose en la cuenta de gastos provisiones del ejerci, en montos, dicho estado financiero no ha revelado su verdadero resultado afectando tambin la presentacin de los resultados acumulados.

14. HALLAZGOS DE AUDITORIA DE GESTION

Deficiencias en la utilizacin del fondo de comparacin municipal destinadas a gastos de inversin

a. Condicin

La municipalidad dedurante el ao 2006 recibi como transferencia de fondos de la fuente de financiamiento FONCOMUN la suma de s/ 2 850 000.00 abonados directamente a la cuenta corriente N.del Banco de la Nacin, existiendo un saldo inicial de s/. 175 000.00 haciendo un total de s/3 025 000.00 los mismos que fueron ejecutados y destinados principalmente a gastos corrientes, no aceptados, sustentados con recibos provisionales y otros sin documentacin sustentatoria , tal como se muestra en los anexos 01,02.

Anexo 01

Transferencias recibidas

Fuente de financiamientoTotal Distribucin

Ingr.corrienteIngr. De capital

Foncomun

Canon minero

Vigencia de minas

R.O. PVL

Trans. Utilidades2 850 000

3 600 000

200 000

480 000

150 0001 425 000

-

-

480 000

-1 425 000

3 600 000

200 000

-

150 000

totales7 280 000 1 905 0005 375 000

Fuente: Anlisis de transferencias, P.T.N, Libro de bancos de cuenta Cte.

N N/A de transferencias.

Anexo 02Importe

Gastos corrientes2 950 000

Reparacin y mantenimiento local municipal

Mantenimiento de vas publicas

Pago de planillas limpieza publica

Pago de planillas parques y jardines

Descolmatacion de la rivera del ri

Pago de dietas980 000

120 000

458 200

635 800

566 000

190 000

Gastos de inversin70 000

Formulacin de estudios y expedientes tcnicos.

Adquisicin de equipos diversos.45 000

25 000

Total gasto3 020 000

Fuente: Anlisis de cuenta, banco de cuenta Cte. N.

FechaC/P

N.Importe

15-02-06

12-03-06

30-03-06

05-04-06

25-05-06

28-05-06

26-08-06

30-08-06

15-09-06

25-10-06

12-12-06228

245

248

250

320

420

630

815

952

150

1580Ferretera Los cristales

Agregados y construcciones S.A.

Grifo El Titanio S. A C

Cia ,constructora Alfa SAC

Construccin Beta S R Lta

Planilla- limpieza publica

Planilla parques jardines

Cia Constructora Alfa S A C

Planilla de dietas

J.Q Arquitectos S C

sistema S A

660 000

490 000

255 000

92 000

120 000

458 200

365 800

49 000

190 000

45 000

25 000

Total3 020 000

Resumen

Transferencias FCM2 850 000

+saldo inicial175 000

Total de recursos3 025 000

2ffjksjf

b. Criterio

El art. 47 de la ley N. 27783 ley de bases de la Descentralizando seala que a partir del ejercicio presupuestal del ao 2003 los recursos del fondo de compensacin municipal (FONCOMUN) que perciban las municipalidades sern utilizadas para los fines que acuerden el respectivo Consejo Municipal acorde a sus propias necesidades reales, determinndose los porcentajes de aplicacin para gasto corriente e inversin a los niveles de responsabilidad correspondiente

El art. 41 de la ley N 27972 ley orgnica de Municipalidades seala que los acuerdos son decisiones, que toman el. Consejo, referidas a asuntos especficos de inters pblico, vecinal o institucional, que expresan la voluntad del rgano de gobierno para practicar un determinado acto o sujetarse a una conducta o norma institucional.

Por otro lado, de acuerdo de Concejo N. De fecha ----- sealada que la utilizacin de los recursos transferidos por fondos de compensacin municipal ascienden a la suma de s/2 850 000, los mismos que sern destinadas de la siguiente forma:50% a gasto corriente y 50% gasto de inversin s/1 425 000 los mismos que sern efectuados ntegramente en la construccin de obras publicas.

c. Causa

De la revisin efectuada a los libros , registros de contabilidad, as como el anlisis a los comprobantes de pago se ha determinado , el cumplimiento del acuerdo de consejo N de fecha en sentido que del monto destinado a gastos de inversin s/1 425 000 se ha ejecutado como gasto corriente la suma de s/2 950 000 y solo se ha destinado a la suma de s/70 000 en inversin por desconocimiento del art. 47 de la ley 27783, as como el acuerdo de consejo municipal, causando el incumplimiento de las metas trazadas en el plan operativo, as como el presupuesto participativo(Acuerdo concertados entre la ciudadana y la entidad).

15. HALLAZGOS DE AUDITORIA FINANCIERA

Registro indebido de gastos corrientes contabilizados como construcciones en curso , mostrados en el balance general , debindose presentar en el estado de gestin como gastos administrativos.

Deficiencias en la utilizacin del fondo de compensacin municipal destinadas a gastos de inversin.

Condicin

La municipalidad de. Durante el ao de 2006 recibi como transferencia de fondos de la fuente de financiamiento FONCOMUN la suma de S/. 2,850,000.00 abonados directamente a la cuenta corriente N del Banco de la Nacin, existiendo un saldo inicial de S/. 175,000.00 haciendo un total de S/. 3,025,000.00 los mismos que fueron ejecutados y destinados principalmente a gastos corrientes y, en menor escala, a gastos de inversin, as como otros gastos corrientes, no aceptados sustentados con recibos provisionales y otros sin documentacin sustitutoria , tal como se muestra en los anexos 01 y 02 .

ANEXO 01

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS

Fuente de

financiamientoTotalDistribucin

Ingr. corrienteIngr. De capital

FONCOMUN

Canon minero

Vigencia de minas

R.Q. PVL

Transf. utilidades2 850 000

3 600 000

200 000

480 000

150 0001 4254 000

-

-

480 000

-1 425 000

3 600 000

200 000

-

150 000

Totales 7 280 0001 905 0005 375 000

Fuentes: anlisis de transferencia .PT .N Libro Banco Cuenta Cte.

N N/A de transferencias.

ANEXO 02

Importe

Gastos corrientes2 950 000

Reparacin y mantenimiento local municipal


Pago de planillas limpieza publica

Pago de planillas parques y jardines

Descolmatacion de la rivera del ri

Pago de dietas980 000

120 000

458 200

635 800

566 000

190 000

Gastos de inversin70 000

Formulacin de estudios y expedientes tcnicos.

Adquisicin de equipos diversos.45 000

25 000

Total gasto3 020 000

Fuente: Anlisis de cuenta, banco de cuenta Cte. N.

FechaC/P

N.Importe

15-02-06

12-03-06

30-03-06

05-04-06

25-05-06

28-05-06

26-08-06

30-08-06

15-09-06

25-10-06

12-12-06228

245

248

250

320

420

630

815

952

150

1580Ferretera Los cristales

Agregados y construcciones S.A.

Grifo El Titanio S. A C

Cia ,constructora Alfa SAC

Construccin Beta S R Lta

Planilla- limpieza publica

Planilla parques jardines

Cia Constructora Alfa S A C

Planilla de dietas

J.Q Arquitectos S C

sistema S A

660 000

490 000

255 000

92 000

120 000

458 200

365 800

49 000

190 000

45 000

25 000

Total3 020 000

Resumen

Transferencias FCM2 850 000

+saldo inicial175 000

Total de recursos3 025 000

HALLAZGOS DE AUDITORA FINANCIERA

Sumilla

Registro indebido de gastos corrientes contabilizados como construcciones en curso mostrados en el balance general debindose presentar en el estado de gestin como gasto administrativos.

condicin

Al 31 de diciembre del ao 2005, el balance General muestra como saldo en la cuenta Inmuebles Maquinarias y Equipos la suma de s/26 765 880 habindose incrementado indebidamente en s/1 666 000 la cuenta construcciones en curso, monto que debi ser considerado como gasto corriente.

Del anlisis efectuado a la aplicacin, contabilizacin y registro del fondo de compensacin municipal se ha determinado que se ha registrado indebidamente gastos corrientes como si fueran gritos de inversin, tal como podemos apreciar en los anexos.

Contabilizado por la entidad

Anexo 01

CuentaConceptoImporte

333

333

333Reparacin y mantenimiento de local munic


Gastos de descolmatacion de rivera del ri.980 000

120 000

566 000

totales1 666 000

Criterio de Contabilizacin por auditoria

Anexo 02

Cuenta Concepto Importe

601

603

646Materiales de construccin

Consumo de combustibles y lubricantes

Serv. De terceros P. N mantenim. Y reparacin 1 150 000

255 000

261 000

Totales 1 666 000

Documentos que sustentan los gastos

Anexo 03

Cuenta Concepto Importe

228

245

248

250

320

815Ferretera los cristales

Agregados y construcciones S.A.C

Grifo El titanio S.A.C

Cia constructora Alfa S .A. C

Construcciones beta S R Ltda...

Cia. Constructora Alfa S. A. C. 980 000

120 000

566 000

Totales 1 666 000

Anexo 04

Cuenta CONTABILIDAD

Segn

entradaSegn

AuditoriaDiferenciaEstado

Financiero

Inmuebles, maquinarias y equipo

Construcciones en curso

Gastos administrativos

Resultados del ejerci

Resultados acumulados26 765 880

18 908 000

5 751 910

8 208 787

8 086 87925 099 880

17 242 000

7 417 910

6 542 787

6 420 8791 666 000

1 666 000

1 666 000

1 666 000

1 666 000 B.G. F-1

B.G. F-1

E.G. F-2

E.G. F-2

B.G. F-1

Criterio

el Art. 47 de la ley N 27783 Ley de bases de la descentralizacin seala que a partir del ejerci presupuestal del ao 2003 los recursos del fondo de compensacin municipal (FONCOMUN) que perciban las municipalidades sern utilizadas para los fines que acuerde al respectivo Consejo Municipal, acorde a sus propias necesidades reales , determinndose los porcentajes de aplicacin para gastos corriente e inversin y los niveles de responsabilidad correspondientes.

El Art.41 de la ley N 27972 (Ley orgnica de municipalidad) seala que los acuerdos son decisiones, que toma el consejo, referidas a asuntos especficos de inters pblico, vecinal o institucional, que expresan la voluntad del rgano de gobierno para practicar un determinado acto o sujetarse a una conducta o norma institucional.

Por otro lado, el acuerdo de consejo N.. de fecha ..seala que la utilizacin de los recursos transferidos por fondos de compensacin municipal ascienden a la suma de s/ 2 850 000, los mismos que sern destinados de la siguiente forma, 50% a gasto corriente y 50% a gasto de inversin s/1 425 000, luego sern ejecutados ntegramente en la construccin de obras publicas.

Causa

De la revisin efectuada a los libros, registros de contabilidad, as como el anlisis a los comprobantes de pago se ha determinado, el incumplimiento de acuerdo de consejo N . De fecha , en sentido que del monto destinado a gastos de inversin s/1 425 000 se ha efectuado como gasto corriente la suma de s/ 2 650 0000000 y solo se ha destinado la suma por desconocimiento del Art. 47 de la ley 277863, as como el acuerdo de consejo municipal causando el incumplimiento de las metas trazadas en el plan operativo, as como el presupuesto participativo ( acuerdo concertado entre la ciudadana y la entidad).

CONTABILIZACION EFECTUADADEBEHABER

33GASTOS DE INVERSION691 000

332inmuebles, maquinarias y equipo

33bienes muebles

34 construccin en curso45 000

34inversiones intangibles

42estudios1 736 000

cuentas por pagar

421 bienes

423 estudios

424 obras

por los gastos de inversin comprometidos durante el ejerci como sigue:

fuente de financiamiento, FONCOMUN

Adquisicin de equipo de computo 25 000

reparacin y mantenimiento local municipal 980 000

mantenimiento de vas publicas 12 000

descolmat de la rivera del ri 566 000

estudios y expedientes tcnicos 45 000

---------------------------------------------------------------------------------------------

GASTO CORRIENTE --------------------

62gasto de personal y obligaciones sociales 1 094 000

622 obreros permanentes 1003 670

624 obligaciones del empleador 90 330

66gastos diversos de gestin19 000

622 subvenciones sociales 190 000

40tributos por pagar239,807

401 gobierno central 19 000

403IPSS

403.01 RPS 90 330

DEBIO CONTABILIZARSE

Debe Haber

34Inversiones intangibles 45 000

341 intangibles

341,01 estudios 45 000

42Cuentas por pagar45 000

423 estudios 45 000

Por los compromisos contrados durante el ejerci al efectuar expediente tcnicos y estudios, fuente de financiamiento FCM

21Suministro de funcionamiento1 405 000

211 materiales de consumo

211,06 materiales d construccin y mantenimiento 1 150 000

213 combustibles y lubricantes 28 000

42Cuentas por pagar1 405 000

421 bienes

Por la compra de materiales de construccin y combustible destinados al mantenimiento y reparacin del edificio municipal, descolmatacion de la rivera del ri y mantenimiento de vas publicas.

60 Gastos de operacin1 405 000


601.06 materiales de construc 1 150 000

603 combustible y lubricantes 255 000

21Suministros d e funcionamiento1 405 000


211 06 materiales de construccin y mantenimiento 1 150 000

CONTABILIZACION EFECTUADA

DEBEHABER

403 .02 SNP

41remuneraciones1 044 193

411 remuneraciones por pagar 873 193

419 otras remuneraciones por pagar 171 000

por las remuneraciones y dietas pagados durante el ejerci fuente de financiamiento foncomun como sigue:

planilla de limpieza publica 420 367

planilla de parques y jardines 538 303

aporte al IPSS-RPS 90 330

dietas de regidores 190 000

DEBEHABER

contabilidad por cantidad

34inversiones intangibles45 000

332 bienes muebles25 000

333construccin en curso1 666 000

total de gastos de inversin

1 736 000

DEBIO CONTABILIZARSE

DEBEHABER

213 Combustible y lubricantes 255 000

por el consumo de materiales utilizados en el mantenimiento y reparacin del local municipal, vas y rivera del ri

64servicios prestados por terceros261 000

645 servicios de terceros PJ

64507 mantenimiento y reparacin 261 000

42cuentas por pagar261 000

422 servicios 261 000

por gastos realizados durante el ejerci por los servicios de mantenimiento y reparacin del local municipal, descolmatacin de la rivera del ri y mantenimiento de vas fuente de financiamiento F. C. M.

DEBEHABER

detectado por auditoria financiamiento

34estudios45 000

332 bienes muebles25 000

60gastos de operacin1 405 000

64servicio prestado261 000

1 736 000

HALLASGOS DE AUDITORIA DE EVALUACIONDEL CONTROL INTERNO

Comprobantes de pago lleva el sello restrictivo de pagado

a. Condicin

Durante la revisin de los comprobante de pago del mes de marzo de se ha podido observar que los documentos que los sustentan (facturas, boletas de venta, recibos de honorarios, etc.) carecen del sello restrictivo > que evitarte la duplicidad o errores en su utilizacin posterior .C/P NFECHAPROVEEDORES O ACREDORESIMPORTE

22815-03Ferretera los Cristales660 000

24518-03Agregados y construcciones490 000

24820-03Grifo el Titanio250 000

25021-03Cia constructora sac92 000

32010-04Constructora beta srl120 000

42005-05Planilla de limpieza publica458 200

63020-06Planilla de parques y jardines635 800

81512-07Cia constructora ALFA49 000

95225-07Planilla de dietas190 000

105030-07J.Q. Arquitectos SC45 000

158011-09Sistema S.A.25 000

b. Criterio

La normatenica de control NJC N 230-08 Uso de sello restrictivo para documentos pagados por tesorera , seala que los comprobantes de pago (facturas, boletas, recibos, etc.,) que sustenten los gastos deben llevar el sello restrictivo de pago con el objeto de evitar en forma duplicada su utilizacin posterior

c. CausaPor desconocimiento de la norma de ha omitido desarrollar e implementar la accin de anular comprobantes de pago con el sello restrictivo permitiendo de esta manera inutilizar los comprobantes y documentos pagados, este mecanismo se control interno reduce el riesgo de utilizar nuevamente los mismos documentos para sustentar cualquier otro egresos e fondo.

Documents

trabajo 01 HALLAZGOS DE AUDITORIA---EXAMEN.doc