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Layout Aplicado a un Despacho de Administración de Fincas

Trabajo de Fin de Máster en Organización Industrial y Gestión de Empresas

ALUMNO: ANTONIO SEGURA MARÍN

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ANEXOS…………………………………………………………………………………………………………….....3 1 Tendencias Modernas en diseño de oficinas……………………………………………….……….……….…...3

1.1 La oficina del siglo XXI………………………………………………….………................................3 1.2 La oficina en la era del hombre flexible……………………………………………………………...6 1.3 Últimas tendencias de los espacios de trabajo en Europa…………….........……………………..11

2 Distribución de espacios en una oficina……………………………………………………………………13

2.1 Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio……………14

2.2 Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio………………………….……14

2.3 Planeación de la distribución del espacio……………………………………….………..……….16

2.4 Previsión de necesidades futuras……………………………………………….………..………..16

2.5 Estimación de la superficie requerida……………………………………………………..………17

2.6 Método para preparar el plan de distribución………………………………….…..………………19

2.7 Ambiente físico……………………………………………………………..………………………19

2.8 Ubicación de la oficina……………………………………………………………………………..20

2.9 Edificios inteligentes………………………………………………………………………………..20

2.10 Adaptabilidad del espacio………………………………………………………..………………..21

2.11 Características del edificio…………………………………………………….………………….21

2.12 Ausencia de mugre y ruido……………………………………..……………..…………………22

2.13 Estabilidad de los inquilinos…………………………………….………………………………..22

2.14 Alumbrado del edificio……………………………………………………………………………22

2.15 Fuentes de Luz y Diseños Básicos………………………………………..…………………….23

2.16 Acondicionamiento de color en la oficina……………………………………..…………………24

2.17 Selección de colores……………………………………………………….……………………..24

2.18 Acondicionamiento de música y sonido………………………………………………………….26

2.19 Acondicionamiento del aire………………………………………………………………………..27 2.20 El método AMCO-PAT………………………………….…………………..………………….…27




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2.21 Ubicación de unidades…………………………………………………………………………….28

2.22 Uso de Paneles o Mamparas separadoras………………..…………………………………….29

2.23 Preparación del diseño de la Oficina………………………………..……………………………29

2.24 Normas para el Espacio de la Oficina………………………………..……………………….….29

2.25 Simplificación del trabajo…………………………………………………………………………30

2.26 Guías para la simplificación del trabajo…………………………….……………………………30

2.27 Aplicación de la simplificación del trabajo de oficina…………………………………..………..30

2.28 Gráficas Comunes para la Simplificación del Trabajo de Oficina…………….………………….30

2.29 Gráfica del Proceso……………………………………………………………….……………….31

2.30 Gráfica del flujo del Procedimiento……………………………………………………………….31

2.31 Diagrama de Movimientos…………………………………………………………………….…..31




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ANEXO 1 TENDENCIAS MODERNAS EN DISEÑO DE OFICINAS:

1.1 LA OFICINA DEL SIGLO XXI

La oficina es uno de los elementos más característicos de la sociedad contemporánea, pues sólo existe desde hace cien años.

Actualmente, sabemos que el entorno físico en el que trabajamos afecta a nuestra efectividad. Por ello, es importante conocer como a través de la distribución y la decoración podemos favorecer el ambiente laboral y la eficiencia en el trabajo.

“El 90% de los Gerentes opina que sus trabajadores podrían ser un 21% más eficaces si sus oficinas estuvieran mejor distribuidas y decoradas” (American Management Association).

Fig. 0: La Oficina del siglo XXI (Revista digital Octo Feng Shui)

“Un buen diseño de la oficina equivale a una mayor productividad en el trabajo”, según se hace eco la American

Management Association en su artículo “Productivity and office design: Beyond Feng Shui” basándose en un estudio realizado por una prestigiosa firma de arquitectura, Gensler. En él se demuestra la estrecha relación existente entre la decoración de la oficina y la innovación, la colaboración y la creatividad.

Se estima que la poca importancia que se da al entorno físico en el trabajo cuesta a la empresa americana unos 330 billones de dólares al año, en pérdida de productividad. El cuarenta y seis por ciento de los empleados piensan que el diseño del lugar de trabajo no es una prioridad en sus empresas y ello es debido a la reducción de costes. Otros datos interesantes que surgen en el estudio:

• Un tercio de los encuestados creen que es de gran importancia que sus actuales oficinas no promueven la salud y el bienestar

• Un 62% de los empleados tienen mayor respeto por los líderes que trabajan en equipo y lo reflejan en espacios de trabajo abiertos frente a los que utilizan despachos privados

• Solo un 42% está orgulloso de su oficina y se siente bien llevando allí a sus clientes

Finalmente el estudio sugiere que la mayoría de las empresas, más que meramente decorar las oficinas deberían plantearse antes como debería ser el diseño de las mismas.




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En el libro “La oficina del siglo XXI”, (Jeremy Myerson y Philip Ross), especialistas en diseño de oficinas y estudiosos de como afecta el cambio tecnológico y social al lugar de trabajo, hacen una interesante clasificación de los modelos de oficina que existen en la actualidad:

• La oficina narrativa,

Oficinas con personalidad propia que narran la historia de la empresa o del producto que ésta ofrece: “La oficina narrativa da vida a los valores del producto que se elabora en su interior, actúa como receptáculo para la memoria corporativa y proporciona a la plantilla un estímulo visual continuo”

• La oficina nodal,

Oficinas flexibles que pueden adaptarse a cualquier imprevisto: “Proporcionan un espacio de trabajo ideal para la mano de obra flexible donde abundan recursos dedicados a la formación y al fomento de proyectos interdisciplinares”

• La oficina vecinal,

Como espacio socializador: “diseñada a semejanza de un paisaje social que aglutina a los trabajadores en una comunidad que persigue los mismos intereses y objetivos. Se trata de una auténtica sociedad corporativa, que refleja la dinámica de la gran ciudad moderna”

• La oficina nómada,

Gracias a los avances tecnológicos el escenario laboral se amplía desde la calle hasta la sala de espera de un aeropuerto, o incluso una cafetería… Estas cuatro tendencias no son excluyentes, de hecho comparten ciertas características de organización espacial interna, congregando a los trabajadores por afinidades, favoreciendo las reuniones y dando especial importancia a los lugares de recepción de clientes. “El Arte en el entorno laboral fomenta la creatividad, mejora el ánimo de los empleados y conduce al diálogo”

La noción de que el arte en el entorno laboral no fuera esencial o juegue un papel “meramente decorativo” ha sido desmentida por un estudio reciente entre más de 800 empleados de 32 empresas repartidas por los Estados Unidos y que disponen de obras de arte en sus oficinas. El estudio se ha realizado en colaboración entre la International Association for Professional Art Advisors (IAPAA) y el Business Committee for the Arts, Inc., en empresas seleccionadas al azar, desde distribuidores de alimentos a bufetes de abogados, con obras de arte ubicadas en sus oficinas. Se pidió a los empleados que contestasen a todas las preguntas indicando su respuesta en una escala que variaba desde “muy de acuerdo” hasta “nada de acuerdo”. Los resultados de este estudio han revelado que el arte en el entorno laboral:

• Mejora el ambiente laboral (el 94% de acuerdo, el 3% no de acuerdo) • Muestra el interés de la empresa por mejorar la calidad de vida dentro y fuera del entorno laboral (84% de

acuerdo, 6% en desacuerdo) • Contribuye a construir las relaciones con clientes (65%: sí; 34%: no)

• Crea oportunidades para relaciones personales (52%: sí; 47%: no)

“La colección de arte en el entorno laboral es un bien empresarial muchas veces infrautilizado, y algunas veces hasta ignorado” (Judith A. Jedlicka, Presidenta del BCA)




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Las respuestas revelan que el arte en el entorno laboral ayuda a las empresas a buscar soluciones a algunos retos fundamentales, tal como:

• Reducir el estrés (78% de acuerdo, 8% en desacuerdo)

• Mejora la actitud (67% de acuerdo, 13% en desacuerdo)

• Ayuda a que los empleados aprecien más la diversidad, y fomenta el intercambio y la expresión de opiniones (77% de acuerdo, 11% en desacuerdo)

“Los empleados tienen unas reacciones muy fuertes a las obras de arte colocadas en su entorno laboral. El arte refleja la cultura empresarial de una forma que puede ser tanto única como estimulante” (Sandra Lang, Presidenta de la IAPAA).

Mientras que la gran mayoría de los entrevistados indicaron que no consideraban al arte como uno de los factores determinantes en la decisión de trabajar para una empresa, de forma arrolladora indicaron que el arte es importante en el entorno laboral, y respondieron que cambiaría su imagen de la empresa en el caso de retirarse las obras de arte.

La Universidad de Texas A&M ha publicado un estudio sobre la relación existente entre la decoración con plantas y flores en la oficina y la productividad de los empleados.

La investigación ha sido conducida por el profesor de Arquitectura y Urbanismo el Dr. Ulrich, famoso por sus estudios científicos sobre la influencia de la arquitectura y diseño de los edificios, tanto interior como exterior, en la salud y bienestar de los individuos.

“Los empleados de las oficinas en las que se colocaron plantas, demostraron ganar en pensamientos más innovadores y en soluciones más originales para solventar problemas”.

Las conclusiones del estudio cifran en un 15% el incremento de generación de ideas de dichos empleados. “Es importante que las empresas entiendan que el entorno puede mejorar los resultados y hacer que los empleados sean más productivos” dice el Dr. Ulrich.

En la página de Harvard Business School, un artículo muy interesante sobre la importancia del diseño de las oficinas como factor clave de eficiencia:

“En aquellos trabajos donde la actividad principal es puramente intelectual, existe un factor poco conocido como es el entorno físico en el que se trabaja, del que hoy conocemos como afecta a la efectividad. Desafortunadamente, la mayoría de las decisiones sobre el ambiente en el trabajo son tomadas sin considerar seriamente las implicaciones para la eficiencia de los trabajadores”.

Thomas H. Davenport, junto a otros compañeros de Accenture, decidió estudiar de qué manera se puede mejorar el trabajo de profesionales con este perfil intelectual, interesados en descubrir todos los factores que afectan a su efectividad. Para ello, centraron su estudio en cuarenta empresas que de alguna manera ya habían tomado iniciativas en este sentido, preocupadas por la efectividad de este tipo de trabajadores, especialmente de aquellos cuya maestría y experiencia era crítica para la misión de la empresa.

“Si bien estábamos interesados en todos los factores que afectasen al funcionamiento de dichos trabajadores, el asunto que más importaba a estas compañías era el entorno físico del trabajo (los otros factores más comunes eran tecnología y gerencia de información)”.




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El estudio se titula “Porque el diseño de la oficina importa“ y algunas conclusiones son:

• El cambio de oficina era a menudo el catalizador para un amplio reajuste del ambiente de trabajo, siendo la clave para encontrar nuevos enfoques en la actividad laboral. Ejemplo: una de las empresas construyó un edificio pensado para atraer a científicos de investigación superiores a la compañía y para promover una cultura de colaboración. Los diseños particulares pueden animar ciertos tipos de comportamiento, aunque nunca lo garantizarán.

• Existe una extensa bibliografía sobre cuáles son los factores que más afectan a la efectividad del trabajo, en la cual podemos encontrar un gran consenso sobre la importancia del entorno físico del trabajo en actividades que requieren un mayor uso del intelecto (no hablamos de actividades mecánicas o manuales):

Los profesionales que se dedican a actividades intelectuales prefieren trabajar en oficinas cerradas, sin embargo parece que se comunican mejor en las abiertas

• A estos profesionales les gustan determinadas áreas geográficas, son más productivos viviendo en ciudades y regiones con concentraciones de gente como ellos

• Necesitan movilidad y pasan mucho tiempo fuera de sus despachos: reuniones, viajes... • Los ambientes de la oficina necesitan facilitar la colaboración y el intercambio. • En el lado opuesto de la colaboración está la necesidad de concentrarse en el trabajo. • Les gusta trabajar en la oficina y no desde casa. • No valoran las instalaciones extra laborales, en la empresa: instalaciones deportivas, de ocio…

La Sala de Reuniones de una empresa es comparable al salón de nuestra casa, es donde recibimos a las visitas, el escenario en el que presentamos nuestros productos y en el que se llevan a cabo decisiones trascendentes para el negocio. Por todo ello, es muy importante que la decoración del espacio sea minuciosamente estudiada, asegurándonos que apoya nuestro mensaje. Gran parte de la actividad profesional de sus ejecutivos se basa en mantener reuniones con candidatos, de ahí que el número de Salas necesarias sea mayor del habitual en otros sectores. La garantía de confidencialidad hacía los candidatos es de vital importancia e incluye que no sean vistos en las oficinas, por ello se les ha de guiar inmediatamente a una Sala de Reuniones. Así, cuando buscamos nuevas localizaciones siguiendo la expansión de la empresa, necesitamos oficinas que permitan tener numerosas salas en la zona de entrada, que coincida con la zona noble del edificio y que puedan situarse cerca de la recepción, para evitar que las visitas tengan que atravesar la oficina y puedan ser vistas.

La decoración de las Salas también es importante. Una vez dentro de la Sala, hemos de tener en cuenta que la visita ha de esperar a ser atendida. Por ello, tiene tiempo para fijarse en los detalles, que en este caso están minuciosamente estudiados: unos con el objetivo de potenciar los atributos del negocio que queremos comunicar y otros enfocados a conseguir un ambiente relajado en el que se pueda llevar a cabo una entrevista con el mayor éxito para ambos.

La utilización de símbolos para comunicarnos entre nosotros, para trasmitir mensajes o para motivarnos es tan antigua como el hombre. Echemos la vista atrás, 15.000 años, hacía la prehistoria cuando el homo sapiens habitó las Cuevas de Altamira (Cantabria, España), y decoró sus estancias pintando bisontes. La vida de este hombre prehistórico giraba en torno al bisonte, su carrera profesional, su creatividad y el desarrollo de sus nuevos proyectos consistía en pensar estrategias para conseguir cazarlo y llevarlas a cabo. Una vez conseguido el trofeo, este le proporcionaba salud, éxito y prosperidad en forma de alimento y ropa, reconocimiento social, el grupo se beneficiaba de sus éxitos y como consecuencia se sentía seguro de sus capacidades, liderazgo.

1.2 LA OFICINA EN LA ERA DEL HOMBRE FLEXIBLE La introducción del planeamiento de oficinas (landscape office) en los ’70s marcó el fin del diseño de oficinas acorde al modelo de habitación-pasillo. De allí en adelante, el advenimiento de la automatización puso el énfasis sobre la interdependencia de los elementos presentes en el espacio de trabajo e interdependencia comenzó a significar




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participación. En definitiva, se trata de entender cómo las interrelaciones entre las personas, como individuos y como grupo, se desarrollarían y qué aspecto habría de tener la nueva organización. Por lo tanto, se estudiaron en profundidad las relaciones entre ambiente y comportamiento a través de un modelo basado en territorialidad, un concepto influenciado por el estudio de la dinámica espacial del comportamiento animal. El estudio demostró que aún cuando se refiera a animales salvajes, no puede hablarse de “territorio libre”, sino más bien una densa trama de signos y premisas entre animales de una misma especie y de diferentes especies, interactuando con su comportamiento. Mediante el establecimiento de normas, la territorialidad delimita el “espacio de libre movimiento”. La reinterpretación de estas teorías, desde el mundo animal a la sociedad humana, fue objeto de muchos estudios que revelaron las estructuras antropológicas y culturales mediante las cuales, una sociedad utiliza su espacio. Finalmente, al romperse las barreras tradicionales, para la organización de la nueva oficina, se necesitaron análisis específicos del microambiente de trabajo y para relevar el mapa del nuevo espacio abierto, se utilizaron los principios de la psicología del espacio, la cual distingue tres campos de referencia en la nueva planta abierta: unidad territorial (individual), grupo territorial (grupal), y complejo territorial (de la totalidad). Ver Fig. 1

Fig. 1: Oficina Flexible

Un ejemplo paradigmático del modelo de planta libre (figs. 2 a 4) aparece como una especie de archipiélago que consiste en:

áreas privadas: con cerramientos fijos áreas semi-privadas: rodeadas en un 75% por muro de media altura área semi-abiertas: 50 % de área cerrada y 50% expuesto a flujos circulatorios

áreas abiertas: menos de un 50 % del área cerrada

Fig. 2, 3 y 4. Ejemplo paradigmático de oficina de planta libre con forma de archipiélago. Disposición del mobiliario, áreas de trabajo y circulaciones (Fuente: Stea, 1965)




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Un ejemplo típico de este modelo se encontraba en las oficinas de la fábrica IBM en Hudson Valley, en el estado de Nueva York, pero esto no impedía que IBM tuviese un esquema corporativo piramidal, que proveía un modelo de empleo de por vida , donde todas las diferentes etapas de la carrera eran obvias para los empleados. Podía ser así porque era una clase de monopolio en el mercado hasta que gruesos errores en el cálculo del crecimiento de la industria de la tecnología de la información dieron como resultado que IBM perdiese su dominancia en el mercado de las computadoras personales, y para comienzos de los ´90, la compañía estuviera cayendo a pique. Como consecuencia, IBM inició un programa de reestructuración corporativa motivada por la búsqueda de flexibilidad. Hoy, la expresión “capitalismo flexible” se usa de modo creciente para indicar un sistema que representa algo más que la mera variación de un viejo modelo. Como escribió Richard Sennet (Sennet, 1999): “El énfasis está puesto en la flexibilidad. Las formas rígidas de la burocracia están siendo atacadas, como los demonios de la rutina ciega. Se les pide a los trabajadores que sean versátiles, que estén abiertos al cambio al menor indicio, que asuman riesgos continuamente, que sean menos dependientes de las regulaciones y los procedimientos formales. Las grandes compañías han intentado remover las jerarquías burocráticas excedentes, transformándose en organizaciones “planas” y flexibles. Los ejecutivos conciben las organizaciones como redes más que como pirámides (fig. 5). El sociólogo Walter Powe ha dicho que las organizaciones en red son más flexibles que las relaciones fijas de las jerarquías, es mucho más sencillo romperlas y redefinirlas. Un ejecutivo de IBM hoy, cuando han recuperado su liderazgo en tecnología de la información, cree que la “compañía flexible debe convertirse en un archipiélago de actividades interconectadas”. Este nuevo escenario ha tenido dos consecuencias decisivas en el planeamiento del nuevo espacio de trabajo: la desestructuración del tiempo y una diferenciación de íconos espaciales basados en la relación entre integración y autonomía.

Fig. 5. De la organización jerárquica a la red. Las antiguas divisiones jerárquicas han sido reemplazadas por nuevas organizaciones horizontales, que consisten en grupos de trabajo unidos por objetivos comunes y no en el status personal. El nuevo tiempo flexible significa que el empleado usa su tiempo de manera fragmentaria y discontinua, similar a un collage de experiencias diferenciadas. La estructura de tiempo continua del anterior sistema jerárquico y burocrático, con su seguridad y promesa de continuidad, nos permitía organizar nuestras vidas con un sistema repetitivo, ambos a largo plazo, — estudio, trabajo, jubilación, etc.— y en la rutina diaria, por fijar rígidamente el horario de trabajo y tiempo libre (fig. 6).

Fig. 6. El uso del espacio durante el día. Algunos trabajadores utilizan su oficina un 50 % del tiempo y hasta trabajan fuera de ella (fuente DEG).




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En contraste, la fragmentación del tiempo actual rompe el sentido previo de continuidad en lo que concierne al tiempo de vida y el día o la semana. Requiere que el individuo tome la iniciativa de organizar su propio tiempo. La oficina contemporánea tiene comúnmente puestos de trabajo vacíos, escritorios que usan diferentes empleados, áreas sociales informales, así como también los usuales cubículos cerrados o un área de planta libre con grupos de puestos de trabajo. Esta última está comenzando a ser organizada en unidades diferenciadas o “íconos espaciales”. Por ejemplo, un modelo de planeamiento espacial sugerido por el grupo DEGW (fig. 7), considera cuatro configuraciones en un diagrama cuyos ejes son la “tendencia a la interacción” y la “tendencia a la autonomía” desde el punto de vista de un trabajo que acentúa los aspectos de un área como lugar donde juntarse y producir ideas:

• Colmena: para procesos de trabajo individual • Celda: para trabajo grupal que quiere concentración • Madriguera: para procesos basados en actividades grupales • Club (el grupo pensante): para actividades basadas en el conocimiento

Fig. 7. Los nuevos íconos espaciales basados en interacción y autonomía (fuente DEGW) Los ejemplos de entorno de trabajo multifuncional se ven como el mapa de un pueblo (fig.8).




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De la misma manera, el uso el espacio durante el día no se considera ya como una estructura de tiempo continuo, ya que algunos trabajadores utilizan la oficina por un promedio del 50 % del tiempo de horas de trabajo o hasta trabajan fuera de la oficina (fig. 9). Por esta razón, el esquema ha sufrido un reordenamiento radical (fig. 10).

Fig. 9. El espacio de la oficina está raras veces completamente ocupado. (Fuente DEWG) Fig. 10. Variación en el tiempo del uso de los espacios. Áreas dedicadas a actividades específicas dan como resultado un uso más simple, dinámico y productivo. (Fuente DEWG) La reubicación de las oficinas de Anderson Worldwide de Chicago muestra los resultados de la introducción de nuevos conceptos de flexibilidad en el armado de diferentes estaciones de trabajo en relación a las variadas jerarquías internas y el énfasis puesto sobre las áreas destinadas a la colaboración interactiva más que sobre las áreas de trabajo individual, así como también la disposición diferente de las áreas cerradas y la reducción en número de sectores “privados” (figs. 11 y 12)




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Fig. 11 y Fig. 12: Reubicación de las oficinas de Anderson Worldwide de Chicago

1.3 ÚLTIMAS TENDENCIAS DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO EN EUROPA

Según D. Francisco Vázquez Medem, el lugar de trabajo tradicional que normalmente es asignado a cada empleado no es utilizado más del 50% del tiempo. Todos los lugares visitados introdujeron el concepto no territorial de las oficinas. Las áreas colaborativas han aumentado en relación con las áreas individuales, desde la proporción tradicional de 20/80 a la de 50/50. Se introducen elementos del diseño de "hogar" en las oficinas. Se apuesta por espacios familiares y personalizados. La tendencia Flexible Office da respuesta al flexible working de la llamada "Generación Y" que accede al mercado laboral y se adapta rápidamente a la tecnología. Desde la importancia del espacio como centro de casi la totalidad de las actividades de la compañía, la consultora 3G office, especializada en diseño de sedes corporativas y Facility Management, ha estudiado durante los últimos meses más de 30 casos de oficinas localizadas principalmente en Alemania, Reino Unido y Holanda, países a la vanguardia en diseño de espacios de trabajo. El estudio ha cubierto organizaciones desde el sector público, con órganos como el Ayuntamiento de Amsterdam, el Ministerio de Economía, la Cámara de Comercio y el Dutch Revenue Services, al sector privado como: Post Bank, ING Nationale Nederlanden, Microsoft, Oracle, Bank of America, Barclays, Sun Microsystems, Citigroup, Bloomberg, Coca-Cola, Ernst & Young y Accenture.




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Para Francisco Vázquez Médem, Presidente de 3G Office y responsable del estudio: "La conclusión general obtenida es que las estrategias del lugar de trabajo y del diseño del espacio preocupan a todas las organizaciones estudiadas. La totalidad de las mismas realizan todo lo posible por responder a sus necesidades, rigiéndose por el principio de usar únicamente el espacio necesario, con una funcionalidad máxima y con la mejor calidad. Respecto al diseño, en las oficinas más vanguardistas se aprovecha la potenciabilidad de la expresión del espacio, se huye del espacio inexpresivo y se apuesta por el confort, es decir se trata de "sentirse como en casa". Conclusiones El espacio donde las organizaciones llevan a cabo su actividad y la optimización de sus recursos, es uno de los objetivos y desafíos más importantes para los facility managers. Las empresas se han dado cuenta de la importancia del espacio desde diferentes puntos de vista: - Como una forma de optimizar el coste. Mayor espacio de trabajo, implica mayor coste. La cantidad de espacio es un factor multiplicador de muchos de los costes de Facility Management: renta, limpieza, consumo de energía, mantenimiento, etc. Por lo tanto, cuanto más espacio, más costes tendremos. - Actualmente, las organizaciones deben ser competitivas en costes, tanto en relación con la competencia en el sector privado como en el sector público, dado que los ciudadanos demandan un uso razonable de sus impuestos. - Como una manera de incrementar la productividad, teniendo espacios con una función específica y necesaria para desarrollar su actividad y los procesos requeridos durante el negocio. En este mundo cambiante, este es uno de los principales retos para los facility managers, comprender verdaderamente las necesidades de la empresa, así como ser capaces de adaptar el espacio con el coste y tiempo mínimos. -Como una forma de retener el talento, tema que se está convirtiendo en uno de los principales asuntos dentro de los objetivos de las compañías. Las personas son las que marcan la diferencia entre nuestra compañía y la competencia. También en el sector público aparece la necesidad de preservar a las personas más preparadas. Las organizaciones se concentran en retener el talento. La calidad del espacio y de los servicios de Facility Management ha llegado a ser una demanda y un reto para los profesionales del FM. - Como un reto para conseguir que los profesionales se sientan como en casa: La tendencia de las oficinas más vanguardistas que hemos estudiado (por ejemplo el Ayuntamiento de Ámsterdam), nos muestran una decoración hogareña (bibliotecas, fotografías, comedor similar al de una casa, salón con chimenea y confortables butacas,). Soluciones estudiadas - Mejores prácticas Todos las sedes objeto de nuestro estudio, plantean diferentes y variadas soluciones, pero todas ellas poseen factores de éxito comunes: - Cada organización es diferente y sus requisitos también varían, razón por la cual las soluciones se han realizado a medida de cada organización. - La definición de cada nueva sede y el proyecto de las mismas, es una oportunidad, y por esta razón cada uno de los casos estudiados, han sido realizados por un equipo profesional y especializado, dando la importancia que cada proyecto requiere. - Observamos estándares de alta calidad en la forma de definir el criterio para la organización del espacio, en el desarrollo del diseño interior y arquitectónico, así como en su ejecución, al igual que en la calidad de los acabados, en la tecnología con la que se trabaja y en el alto nivel de los servicios de Facility Management. - Una gran variedad de espacios: hemos observado diferentes tipologías de espacios con la intención de cubrir toda clase de requisitos: desde lo que entendemos como una zona de trabajo tradicional hasta posiciones de "plug & work" (conéctate y trabaja), "Silent áreas" (cuartos de silencio), cabinas de teléfonos, oficinas privadas, "facility corners", áreas de reuniones formales e informales, cuartos de proyecto, salas para reuniones confidenciales, áreas de café,




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instalaciones para comer y otras zonas de ocio. - Las áreas colaborativas han aumentado, en relación con las áreas individuales, desde la proporción tradicional de 20/80 a la de 50/50. Se presta especial atención a las relaciones entre los empleados y a su necesidad de intercambiar información y trabajar en equipo. Hemos observado numerosas reuniones de trabajo en áreas normalmente establecidas para una función de catering, lo cual supone una comunicación informal. - Las soluciones han sido diseñadas para mejorar la movilidad de los empleados dentro de la oficina, una movilidad basada en el día a día. La flexibilidad también es necesaria cuando hablamos del desarrollo de la organización. - Todos los lugares visitados introdujeron el concepto no territorial de las oficinas. - Se impone la flexible office en espacios con flexible working, entendiendo el flexible working como un modo de trabajar que combina diferentes localizaciones: desde casa, en oficinas satélites, "on the move" (aeropuertos, tren, con el cliente,..)y en la sede central. Reduce la dimensión de las sedes centrales cerca del 50% y una reducción de los costes de explotación en torno al 30%. - Lo más novedoso es diseñar la oficina lo más parecido a un hogar, apostar por el confort y huir del espacio inexpresivo. - La idea de la oficina como living room. Las oficinas como lugares muy complejos con una tendencia a conectar con el espacio privado del hogar (tanto en la creación de nuevos tipos de espacios, mobiliario, decoración). La cantidad de tiempo que el trabajador permanece en la oficina hace que las empresas se preocupen porque su entorno sea cada vez más cercano, en este sentido, aumentan cada vez más las áreas de colaboración (trabajo en equipo=convivencia). - El concepto de Oficina Flexible, que se originó en 1998 con el Proyecto Interpolis en Tilburg (Holanda), es considerado como una idea madura que ha evolucionado a través de diferentes enfoques y soluciones, extendiéndose al resto de las organizaciones. - El lugar de trabajo tradicional que normalmente es asignado a cada empleado no es utilizado más del 50% del tiempo. En algunas organizaciones, como en las empresas de consultoría, es apenas el 30% y en ningún caso hemos observado que sobrepase el 65% de tiempo de ocupación. - De igual forma, cuando estamos en nuestro lugar de trabajo, la tarea que se realiza es: 12% de concentración, 8% confidencial, 15% en el teléfono y 20% de reuniones informales o conversaciones cercanas a nuestro lugar de trabajo, por lo que el 55% del tiempo restante es utilizado haciendo cosas en un espacio inapropiado, generalmente en un entorno de "open plan". La tendencia de un espacio abierto "open plan "común para los empleados, aplicada durante los 80´, ha funcionado bien para reducir el espacio de trabajo, pero no siempre se ha correspondido con las necesidades de los usuarios, teniendo un efecto inmediato en la productividad y en la satisfacción del personal.

2 DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS EN UNA OFICINA

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes. El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.




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2.1 Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes. Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles. Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de asignación de espacio deben estar relacionados con la planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehículos tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. Para obtener una disposición efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una organización debemos contar con unidades de mejoramiento administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores externos y un grupo de trabajo integrado con ese propósito. 2.2 Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio. Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integración total, que se refiere a la distribución que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total. La mínima distancia recorrida, que es el tipo de distribución que permite que los objetos, documentos, materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancia que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulación, que encierra la distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

• Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. • Proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos, solo cuando sea necesario. • Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta. • Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre sí adyacentemente. • Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. • Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada

persona. • Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme. • Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al

incremento del volumen de las operaciones. • Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos. • Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles,

cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción. • Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o

completas.




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• Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación.

• Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y maquinas. • Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y

espera y suficientes tomas de agua. • Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y suministros. • La imagen de la organización debe transmitir orden y confianza.

Las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliarios se les conoce como plantillas, moldes o modelos, estos hacen que el procedimiento sea más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. En su preparación deben considerarse algunos elementos, entre ellos, la escala; al momento de hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo material sean exactas con arreglo a la escala empleada, los moldes deben tener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertas. La escala más adecuada es la de 1:50 es decir, 2cm = 1m. Pueden emplearse modelos magnéticos, que son usados sobre una pieza triplay cubierta de acero, que sirve como base, donde los elementos pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. Los moldes pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera. Además es recomendable utilizar diferentes colores para los diversos tipos de muebles, maquinas y equipos tanto nuevos como viejos, así como también para distinguir las diferentes unidades administrativas. En el plano definitivo pueden utilizarse las plantillas sobre los dibujos de los distintos elementos materiales, los que resultan muy útiles en especial para las áreas de circulación. Cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Pueden utilizarse hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. Se pueden crear maquetas tridimensionales del área de trabajo, mobiliario, maquinas, equipos, entre otros, con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. Las maquetas, son dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. Además, ofrecen una facilidad de comprensión y una mejor distribución a través de la presentación tridimensional en comparación con los modelos bidimensionales. Para la elaboración de las maquetas, es necesario que los modelos estén hechos a escala con precisión. Se debe utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella, los modelos para hacer más fácil su identificación. Adicionalmente se puede hacer uso de imanes, colocándolos debajo de los objetos tridimensionales, y pegando el plano en una lamina de metal para mover los objetos con facilidad dentro del plano. Otra de las técnicas que podemos utilizar es el diseño asistido por computadoras, el cual, simplifica y agiliza la tarea de distribución del espacio en las áreas de trabajo, permitiendo el manejo del ambiente laboral a través de pantallas graficas. Esta herramienta se consigue en forma de paquete para facilitar su uso; el contenido de este paquete incluye conceptos fundamentales, requerimientos de hardware, definición general del ambiente de trabajo, utilerías básicas, instrumentos de dibujo y edición, manejo de pantallas y vistas, bloques y multilíneas, organización del dibujo por niveles, elaboración de texto y edición, acotamiento e impresión del dibujo e, importación y exportación. 2.3 Planeación de la distribución del espacio. La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. Diagnosticar la situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas y tablas de decisiones. Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como grafica de distribución de la oficina o grafica




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de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo. La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva. Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactos eléctricos, alumbrado, conductos para cableado telefónico, líneas para redes de computadoras, etc. Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribución final. Se debe realizar una plantilla de personal donde deberá registrarse el número de empleados de uno y otro sexo, por unidad orgánica especifica, identificando puestos y número de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros. 2.4 Previsión de necesidades futuras. La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio, donde debe cubrirse la organización, con respecto a proyectar la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si se están contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas, desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la organización, invertir en recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribución. Estas medidas influirán sobre el volumen de trabajo ya que determinan el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. En la etapa de los procedimientos, es indispensable considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de flujo, diagramas de programación de computadoras, diagramas de distribución de espacio o matrices de especificaciones o requerimiento de espacio. En cuanto al mobiliario se refiere, se deben tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones de las áreas de trabajo. En el ámbito referente al personal, es necesario prever el número de personal, para proyectar la instalación de servicios dirigidos a los mismos, como sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etc. 2.5 Estimación de la superficie requerida. Esta superficie se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, número total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a él, categoría de los puestos y número de puestos por categorías, número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y número total de puestos contemplado. La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo, una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, además de la superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. En la estimación de las áreas de trabajo están incluidos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a portería, instalación para equipo de aire acondicionado, escalera, maquinaria de elevadores, corredores, equipos electrónicos, calefacción y transportación dentro del edificio, y las áreas ocupadas por




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columnas u otro tipo de estructuras, si a la superficie neta se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. La tercera etapa de la planeación comprende la ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales, se debe tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia. Los requerimientos de un tipo especifico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, se requiere planear el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la organización buscando facilitar el trabajo, respetar su flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer una imagen positiva y que el personal se desempeñe con mayor eficiencia en su trabajo. 2.6 Métodos para preparar el plan de distribución. Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física, número de identificación para el mobiliario, equipos, mostradores, gabinetes, instalaciones de ICT y eléctricas. La distribución final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes y proveedores. 2.7 Ambiente físico. La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta: • La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los

contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.

• Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.

• Colores: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque son deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió.

• Temperatura ambiente; los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.




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• Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibelios, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibelios. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibelios, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

2.8 Ubicación de la oficina. Para determinar la ubicación adecuada para la oficina, podemos considerar varios factores que encierran preguntas claves cuyas respuestas solo podrán ser: malo, regular, bueno o excelente. Cada respuesta tiene un puntaje, una vez analizadas diferentes posibles ubicaciones para la oficina, se comparan los resultados arrojados por las respuestas que indican los factores, y se procede a la elección del lugar más adecuado para la ubicación de la oficina, dependiendo de las necesidades. Factor 1: Adaptabilidad del espacio. Responde a la pregunta: ¿Se puede adaptar el espacio a las necesidades de la oficina? ¿Hay lugar para la expansión? Factor 2: Instalaciones del edificio. Responde a la pregunta: ¿Hay entradas, tomas, salidas, conductos, de protección contra incendios, y otras instalaciones fijas adecuadas? Factor 3. Proximidad del edificio a factores comerciales. Responde a la pregunta: ¿Esta el edificio cerca de clientes, de centros comerciales, restaurantes y hoteles, y tiene servicio de correos? Factor 4: Costo implicado. Responde a la pregunta: ¿Es la tasa razonable y de acuerdo con los precios competitivos? Factor 5: Existe la luz natural y ventilación. Responde a la pregunta: ¿La exposición está al norte, sur, este u oeste? ¿Tiene áreas acristaladas? ¿Las ventanas dan a la calle o a espacios abiertos? ¿Son altos los techos? Factor 6: Características del edificio. Responde a la pregunta: ¿Tiene el edificio apariencia favorable, buen nombre y dirección, que sean fáciles de pronunciar y recordar, y adecuada del piso y techos altos? Factor 7: Ausencia de ruidos y olores. Responde a la pregunta: ¿Esta el área general exenta de mugre y ruido? ¿El área en sí, es limpia y tranquila? Factor 8: ¿Estabilidad de inquilinos? Responde a la pregunta: ¿Tienden los inquilinos del edificio a ser permanentes? Para analizar las respuestas de los factores usamos la siguiente tabla:

EXCELENTE BUENO REGULAR MALOFACTOR 1 60 45 30 15FACTOR 2 60 45 30 15FACTOR 3 44 33 22 11FACTOR 4 40 30 20 10FACTOR 5 28 21 14 7FACTOR 6 24 18 12 6FACTOR 7 24 18 12 6FACTOR 8 20 15 10 5

TOTAL MAX 300 225 150 75 Tabla 1: Valoracion de ubicación de oficina




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2.9 Edificios inteligentes Este tipo de construcción es una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología micro eléctrica que regula la ambientación de una organización. Entre sus objetivos se encuentra conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. Establecer un clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximos sus capacidades, productividad y satisfacción personal. Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo y reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material. Las instalaciones inteligentes están compuestas por diferentes sistemas de información, los cuales pueden alternarse según su alcance e interacción. El número y calidad de los servicios que operan y controlan variará con la inversión que se destine a su diseño, el cual puede incluir energía, clima, mantenimiento y soporte, seguridad, telecomunicaciones, base de datos, servicios de reproducción, fax, correo electrónico, temperatura, sonido, y resguardo de información. En una organización inteligente, la productividad se puede incrementar en forma sustancial, toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados y permiten identificar tendencias tanto positivas como negativas, aprender de la experiencia, generar recomendaciones, exponer conclusiones, producir reportes y reconocer limitaciones. La ambientación de trabajo inteligente repercute directamente sobre las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo, ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera:

• Fisiológicas: apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista, oído, respiración y libertad de altas temperaturas, falta de luz, exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones.

• Psicológicas: fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad, sentido de apreciación y reconocimiento, tranquilidad, comodidad y estabilidad.

• Sociológicas: también reconocidas como socio-culturales, estas necesidades son en parte satisfechas mediante una mejor comunicación, interrelación personal, disminución de la irritabilidad, flexibilidad, sentido de integración e imagen personal.

• Económicas: permiten el ahorro de energía, conservación de la planta productiva, preservación del espacio, empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable.

2.10 Adaptabilidad del espacio Se le da máxima prioridad a la adaptabilidad del espacio, porque el que se elija debe permitir un arreglo adecuado para todos los escritorios, sillas, máquinas y necesidades del personal. El espacio debe tener forma y tamaño convenientes. Es preferible evitar las áreas de formas extrañas, por lo general, las mejores son las formas rectangulares. Es aconsejable calcular las necesidades futuras del espacio y tomar en cuenta estos cálculos al considerar la adaptabilidad del espacio. Se pueden anotar los datos en forma vertical mostrando las columnas de identidad (oficina privada, computadora, archivo, etc.) el número de la unidad, la superficie de espacio del piso que se requiere por unidad, y la necesidad de espacio total por identidad y por toda la oficina. Las futuras necesidades significan algo más que sólo reservar un espacio mayor que el necesario para las necesidades corrientes. Debe tenerse presente el dónde y el cómo de los futuros cambios que alteren las actuales necesidades de espacio. Por lo general las futuras consideraciones se subsanan ya sea rentando pisos enteros o subarrendando lo que ahora no se necesita, o procurándose opciones sobre áreas adyacentes. Algunos ejecutivos creen que es conveniente proporcionar arreglos en el espacio para acomodar por lo menos cinco años de probabilidades, o sea el tiempo especificado en el contrato de arrendamiento. La diferencia entre el “espacio rentado” y el “espacio utilizable”, debe señalarse. Por lo general, se paga por el espacio rentado, que es el área medida entre las superficies interiores de los límites externos. Incluye áreas para columnas, salientes, pilastras y arreglos de ventanas, necesarios para el edificio. El espacio utilizable es el área efectiva que puede utilizarse para la oficina, y por lo general es del 80 al 85 % del espacio rentado. 2.11 Características del edificio Al considerar las características del edificio, deben tomarse en cuenta decisiones basadas en factores tales como si el edificio es moderno o antiguo, si su nombre tiene buena reputación, si su nombre y dirección son fáciles de pronunciar y recordar, si es bien conocido, y si ofrece servicios adecuados, incluyendo servicio de ascensor, conserjería y vigilancia nocturna.




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Las alturas de piso a techo deben ser de minino 8 pies (243,84 cm); sin embargo para las grandes superficies, lo más apropiado es de 10 a 12 pies (más de 3 metros). Los techos bajos crean una sensación de congestionamiento y hacen a la oficina más difícil de ventilar; los techos altos hacen difícil el alumbrado, la sensación y ruido y calefacción. Además, debe tomarse en cuenta el espacio de columnas, ya que por lo general los canceles de la oficina general están unidos a columnas. Es aceptable un espacio de 20 x 20 pies o más; los espacios de menos de 18 pies por lo común no son satisfactorios. A lo largo de los muros exteriores, una dimensión constante de aproximadamente cinco pies, de centro a centro de las secciones de las ventanas, o ventanas y paños de muro alternados, facilitan la colocación de los canceles y acomodamiento de unidades de equipo. 2.12 Ausencia de mugre y ruido Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles. La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas. Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental. Además, el tipo de negocio de los inquilinos vecinos, con especial referencia a la cantidad de transito y de operaciones que se ejecutan, también podrían tener importancia desde el punto de vista del ruido. 2.13 Estabilidad de los inquilinos Por lo general se considera ventajoso ubicar la oficina en un edificio en donde los inquilinos sean estables. Las mudanzas frecuentes de los inquilinos que llegan o se van no son deseables desde el punto de vista de empresas sólidas. Las compañías de bienes raíces, firmas de abogados y firmas financieras se encuentran entre las más estables. En algunos casos, su inquilinato en la misma ubicación se extiende a 25 años o más. En contraste los agentes de fabricantes y las agencias de publicidad tienden a mudarse con más frecuencia. Sin embargo, muchos de ellos permanecen en la misma ubicación por 10 o 15 años y, si bien esto es relativamente inferior, todavía refleja un fuerte elemento de estabilidad. 2.14 Alumbrado del edificio El ambiente físico de una oficina también está influido por los principales factores de acondicionamiento del espacio: luz, color, música y sonido y aire. Todo esto es tomado en cuenta por el gerente durante el esfuerzo de organizar. Con mucha frecuencia, se utilizan los servicios de especialistas en estos factores, pero el gerente de la oficina debe estar familiarizado con las prácticas y conocimientos básicos en cada área. Un alumbrado adecuado es esencial para una oficina exitosa. Muchas de las tareas de la oficina requieren de mucha lectura de material impreso con letra pequeña. Una buena luz de cantidad, difusión y brillantez suficientes, es imperativa. La difusión de la luz es necesaria para que un objeto pueda ser visto por el ojo humano con claridad y facilidad. La buena luz no es absolutamente uniforme. En contraste, las sombras bruscas y fuentes son moletas y deben evitarse. La difusión adecuada de la luz se obtiene haciendo que venga la luz en diferentes cantidades procedentes de varias fuentes y direcciones adecuadas, debe brindarse con discreción. La brillantez está determinada por la cantidad de luz reflejada por un objeto, debe estar asociada a una superficie, es esta la que hace que el ser humano la vea. El acabado de una superficie, su color y el tipo de material son las principales influencias que regulan el valor de reflectancia. También es importante saber jugar con los contrastes, ya que no es igual ver un papel blanco sobre un escritorio negro (en este caso se necesita menos luz, por el contraste de colores), que sobre un escritorio blanco (aquí se requiere de mucha luz, porque no existe un buen contraste). Una prestigiosa marca de mobiliario de oficina nos aporta 14 consejos para iluminar la oficina. Es aconsejable tener en cuenta que cada espacio tiene unas necesidades distintas de iluminación y que no se puede iluminar igual todas las zonas con una única luz general. Y es que con las luces indirectas aportaremos a cada espacio la iluminación necesaria pero es preciso tener en cuenta a la hora de iluminar una oficina que no es bueno que exista el mismo nivel de iluminación en todos los espacios. No debería haber la misma iluminación en un puesto de trabajo, donde la gente se toma un café, en un despacho de gerencia, la sala de juntas, etc.




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1. Para la iluminación general de la oficina podemos optar por lámparas de techo que luz fluorescente compacta de 20W, 30W o 27W de tubos rectilíneos. 2. Aunque otra opción es con halógenos que nos permiten conseguir un ambiente más natural y cálido por la luz que aportan en su caso, opta por los halógenos orientados de 12V. 3. La iluminación indirecta para las distintas zonas de la oficina puede hacerse con halógenos y con lámparas fluorescentes. 4. Para la zona del escritorio lo ideal es una lámpara de luz difusa dirigida a la pared que ilumine la zona posterior a la pantalla, para así reducir el contraste entre sombras y luces de la pantalla. 5. Una lámpara de mesa de baja potencia es una buena opción para iluminar la mesa de trabajo. 6. La luz natural también ha de tenerse en cuenta a la hora de iluminar sobre todo en el caso del escritorio ya que debe poderse regular de alguna manera la luz entrante para evitar los molestos reflejos o deslumbramientos. Esto se soluciona con una cortina. 7. En cuanto al tipo de lámparas que situemos cerca de nuestro puesto de trabajo lo más recomendable es optar por las fluorescentes que emiten menos calor que las incandescentes tradicionales, y es que apenas se calientan y su vida es mucho mayor. 8. Evitaremos también deslumbramiento utilizando pantallas en los puntos de luz y a su vez podremos dirigir la luz de forma más eficaz. 9. Los halógenos orientados son otra opción pero en ocasiones se desaconsejan porque si no se colocan a la distancia correcta se convierten en fuentes de calor muy molestas. Y por tanto no garantizan siempre el grado de luz necesaria. 10. La iluminación asimétrica, típica de las lámparas de escritorio, es la mejor opción para el área de trabajo, ya que dirige los rayos de luz en modo indirecto y a lo largo de toda la superficie de trabajo, su distribución es uniforme y no produce sombras. 11. La luz debe ser proyectada en el lado correcto, según la forma que se escribe, por ejemplo, en el lado opuesto de la mano que escribe. 12. La sala de reuniones debe iluminarse centrando la atención en la mesa de reuniones ya que debe aportar la luz suficiente para los distintos usuarios de la mesa. Así que una iluminación general con una lámpara de techo que cubra toda la superficie de la mesa que aporte una luz natural y cálida es fundamental. 13. Si la mesa es amplia debería desecharse los halógenos y optar por lámparas incandescentes. Y también se desechan las fluorescentes porque suelen producir un efecto parpadeo que puede resultar molesto. 14. En la sala de reuniones las luces indirectas son necesarias, sobre todo cuando se necesita apagar la iluminación general para usar un proyector por ejemplo. Es que en muchos casos será necesario que se pueda personalizar la luz a cada momento. De ahí que no puedan faltar luces indirectas que además conseguir crear un ambiente más agradable y natural.

2.15 Fuentes de Luz y Diseños Básicos Las fuentes para el alumbrado de una oficina incluye la luz natural, la fluorescente (se considera como la principal fuente para las oficinas, ya que se asemeja a la luz natural) y los focos de filamentos. La luz natural varía durante todo el día y por lo general deben usarse otras fuentes de luz para mantener la cantidad de ésta que se requiera. También es aconsejable contar con luz natural como una fuente menor, debido a sus benéficos efectos psicológicos, un empleado se siente mejor cuando ocasionalmente puede ver hacia fuera y ver la luz del sol, observar el tiempo, etc. El diseño de la oficina debe destacar las características arquitectónicas y decorativas que ayuden a hacer un ambiente alegre para trabajar.

Fig. 13: Fuente de luz natural




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2.16 Acondicionamiento de color en la oficina El color no solo embellece la oficina sino que mejora las condiciones bajo las cuales se ejecuta un trabajo. Ahora está bien establecido que el color afecta las emociones humanas, los sentidos y los procesos del pensamiento. Un color determinado impresionará las mentes de algunos individuos con una sensación o pensamiento particularmente favorable; otro color tendrá el efecto opuesto. Unos colores levantan y otros imparten sensación se depresión. Algunos tienden a acelerar la acción de la mente, otros la retardan. 2.17 Selección de colores El plan general de color para una oficina puede seguir uno de muchos arreglos, dependiendo de las preferencias individuales. Sin embargo, es normal que se desee un equilibrio adecuado y esto significa el uso correcto de unos cuantos colores, no una variedad de ellos al azar. El arreglo monocromático es popular. Esto describe el uso de varios tonos de color para pisos, paredes y cortinas, junto con el toque de un color brillante. Como punto de partida, el escritorio se escoge de un color determinado, la cubierta del piso se selecciona de acuerdo con este color básico, para que armonice con el del escritorio. Luego se pueden usar tonos más ligeros que la cubierta del piso en las paredes y en las cortinas. El toque que acentúe el color puede estar en la silla o en accesorios tales como los cuadros, accesorios del escritorio y lámparas.

Fig. 14: Ejemplo de colores en oficinas

SI EL ESCRITORIO

ES: TAPETES DE

COLOR PAREDES DE

COLOR CORTINAS DE

COLOR

SILLA, CUADROS, ACCESORIOS Y LAMPARAS DE

COLOR Gris Gris

Gris Café Rojizo

Blanco Gris Claro Gris Rojizo Rojo

Amarillo Nogal o Caoba Verde Beige Verde brillante Amarillo Oscuro Nogal o Caoba Beige Azul Claro Azul Claro Amarillo Oscuro

Acabado claro o rubio Café Claro Beige Beige Naranja

Acabado claro o rubio Charol Gris Amarillo Coral

Tabla 2: Guía de colores sugeridos en oficinas

La relación entre el color y el alumbrado es interesante. Como se indicó con anterioridad, el color tiene una influencia significativa sobre el alumbrado de la oficina. Los colores claros aumentan la intensidad de la luz y los colores oscuros la disminuyen. Esto se debe a que los colores claros reflejan los rayos de la luz, en tanto que los colores obscuros la absorben. Por estas razones cualquier zona normalmente oscura se aclarará cuando se empleen colores claros para techos, paredes y pisos. Además el uso del color influye en las proporciones aparentes de un área. Esto se debería al efecto reflejante y contractivo de la luz producida por distintos colores.




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Los colores oscuros parecen que adelantan un área, los colores claros la retiran. En consecuencia, en efecto dimensional de un cuarto angosto y largo puede cambiarse mediante el uso del un color oscuro en las paredes extremas y un tono más claro o del mismo color, o de un matiz que armonice, en las otras paredes.

Fig. 15: Ejemplo de colores utilizados en oficinas

2.18 Acondicionamiento de música y sonido. La música sirve como una ayuda ambiental debido a que el poder fisiológico y psicológico de la música pueda ser utilizado para producir y mejorar el patrón de comportamiento. La música puede poner a usted alerta o relajado, feliz o triste. Los programas “Música Mientras Trabaja” están diseñados para mejorar las condiciones de trabajo, para aliviar la fatiga mental y visual, para reducir la tensión nerviosa y para hacer que los empleados se sientan mejor en términos generales. Ciertos programas son populares y efectivos. En lo general, los tipos de trabajo de oficina que derivan los máximos beneficios de la música, son archivo, correspondencia, recepción, perforado de tarjetas, verificación, y mecanografiado. Los beneficios comunes también incluyen la disminución del ausentismo en un 5 al 10%, la reducción de un 30-35% en los errores de los empleados y una disminución notable de conversaciones no esenciales de los mismos. La música está específicamente arreglada, orquestada y grabada para cumplir un objetivo dado. La música es estimulante y está diseñada para un tipo de trabajo específico así como del temperamento de los empleados. La música solo se toca por intervalos específicos, ya que se obtienen mejores resultados con patrones de este tipo. El acondicionamiento del sonido se coloca a la cabeza de la lista de factores de acondicionamiento espacial. Una oficina ruidosa rara vez es una oficina eficiente. Las principales características del sonido son:

• Límite de frecuencia de las vibraciones. • Intensidad (fuerza de las vibraciones). • Calidad (el modo o tipo de vibración). • Reflexión (las cualidades sustentantes una vez que el sonido ha cesado en su fuente). • La expectancia y aceptación del individuo.

Es de gran interés el volumen, el cual está determinado tanto por la intensidad como por el tono, con el énfasis de la intensidad. Para tener una medición relativa de la gama de intensidades del sonido, se emplea una unidad de medida llamada “decibelio”. El ruido de la oficina puede ser controlado en varias formas. Un medio efectivo es ubicarla en un lugar tranquilo. Los pisos superiores de un edificio, o las zonas no expuestas en forma directa a fuentes de ruido son las que se recomiendan. Además cuando sea práctico, deben separarse las fuentes de ruido del resto de la oficina. Colóquense las máquinas ruidosas en una sección separada o fuera, en un área lateral. También ayudan los cojines de fieltro colocados debajo de la máquina de escribir, calculadoras y otro tipo de máquinas. También existen muebles a prueba de sonidos, estos son muy útiles para solucionar el problema del ruido en la oficina. Por último, pero nunca de menos importancia se puede hacer un llamamiento al personal, destacando la consideración para otros de evitar conversaciones innecesarias dentro de la oficina.




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2.19 Acondicionamiento del aire. El verdadero aire acondicionado regula cuatro condiciones atmosféricas básicas:

• Temperatura. • Circulación. • Contenido de humedad. • Limpieza.

Es posible controlar sólo una o varias de éstas condiciones. Pero tal control se llama con más propiedad acondicionamiento parcial de aire. Se puede utilizar una unidad central o varias unidades individuales. Se dispone de varios tamaños y capacidades. Las unidades individuales para un pequeño grupo de oficinas o para parte de un área del piso han crecido en popularidad. Algunas están diseñadas para un solo cuarto y son portátiles. El costo de acondicionamiento de aire es razonable y bien vale la pena el gasto porque ayuda a la salud y a la comodidad, ayuda a mantener una productividad consistente y satisfactoria y reduce los costos de limpieza y decoración. Observando con más detenimiento las condiciones atmosféricas básicas anteriormente mencionadas expliquemos: Primero está la temperatura. Está demasiado elevada en la mayoría de las oficinas. Esto conduce a incomodidad y somnolencia. Deben instalarse reguladores en los aparatos de calefacción de manera que no se produzcan temperaturas excesivas. Es conveniente adquirir “conciencia del termómetro” y mantener la temperatura de la oficina dentro de límites razonables, esto es, alrededor de 22°C. Si se emplea acondicionamiento de aire la temperatura recomendada es de 24° a 27°C dependiendo de la temperatura exterior. Una diferencia muy grande entre la temperatura de la oficina y la externa a ella no es muy recomendable. La falta de una ventilación adecuada hace que una persona se sienta somnolienta e indebidamente cansada. A 21°C, un cuerpo humano adulto en descanso despide una pequeña cantidad de calor, que debe ser transportada por el aire circundante, de lo contrario el cuerpo se sobrecalienta. Para las áreas sin acondicionamiento de aire los ventiladores de abanico y de ventana ayudan mucho a proporcionar una ventilación adecuada. La práctica de abrir las ventanas y airear la oficina por períodos estipulados, a media mañana, medio día y a media tarde, sirve de mucho para expulsar el aire viciado y refrescar la oficina. La humedad, o contenido de agua en el aire, afecta definitivamente la comodidad y la eficiencia de un ser humano. A la misma temperatura, el aire húmedo se siente caliente y el aire seco se siente fresco. La humedad excesiva puede causar cansancio físico. La humedad relativa es el término que se emplea para describir la intensidad de saturación de humedad en el aire. La limpieza no necesita aclaración. Registros limpios, mejor condición de operación para las máquinas, menor mantenimiento de oficina y el trabajo en una zona limpia libre de polvo, es muy conveniente.

2.20 El Método AMCO-PACT La mayoría está de acuerdo en que la utilización del espacio de la oficina ayudará no sólo a lograr que se desempeñe el trabajo de oficina específico, sino también a satisfacer las preferencias personales y las necesidades humanas. Para este fin, se ofrece el método AMCO-PACT; éste se ilustra en la siguiente figura: El Método AMCO-PACT es efectivo para el diseño de una oficina:




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Fig. 16: Método de distribución de espacios en oficina AMCO-PACT En esta figura se ve como se desarrolla la ubicación del espacio de la oficina y los datos derivados del análisis de AMCO (la Actividad o función desarrollada, Máquinas o equipos utilizados, Canal o flujo de instalaciones de servicios del edificio requeridas, y Organización), que da el número de las personas y el respectivo tipo de trabajo que ejecutan. A su vez, estos factores AMCO están influenciados por PACT, que representan las Preferencias personales de la gente involucrada, deseos estéticos que debe satisfacerse, Costo del arreglo, y consideraciones de Tiempo. El análisis de la actividad está derivado del estudio de los sistemas, procedimientos y métodos prescritos de la oficina. Representa la acción que debe emprenderse para la ejecución del trabajo y las condiciones requeridas para ejecutarlo en forma adecuada, son determinados y evaluados. Asimismo, se prevén las probables necesidades para cinco o diez años. Por lo general, se hace un estudio y comprobación de las operaciones a cada nivel con un miembro correspondiente administrativo. Si parecen necesarios algunos estudios especiales, se practican, de manera que se dispongan de una información completa de sistemas y métodos. El análisis de Maquinas y equipos afectan el diseño de la oficina. Los datos sobre estos requisitos se obtienen del análisis de la actividad antes discutida. Esto ayuda a trabajar estrechamente con el personal de sistemas y métodos. Es necesario un inventario de las maquinas y equipos en uso en la oficina, lugares donde están colocadas, y si parecen adecuadas para un uso continuado ya sea con el diseño actual o con el propuesto. La necesidad de un equipo especial garantiza una investigación cuidadosa. Todos estos tipos de información son necesarios para evaluar y tomar en cuenta el efecto de las máquinas y equipos sobre el arreglo. El análisis de las canalizaciones incluye el estudio del actual del flujo de instalaciones de servicio del edificio, y una evaluación no solo del número, tipo y ubicación de las unidades, sino también de las mismas ayudas del canal, incluyendo tamaño y ubicación de los conductos del piso y líneas de fuerzas requeridas. Por lo general los datos de las canalizaciones se registran en hojas especialmente diseñadas para facilitar su estudio. Algunas incluyen las preguntas que se deben formular, diagramas para llenar, y otros en que se pide que se anote una información específica. La omisión puede dar como resultado, por ejemplo, que los teléfonos tengan que ser cambiados de lugar, que las tomas de corriente tengan que ser cambiadas de lugar. El análisis de la Organización incluye: número del personal que será alojado y para cada uno, el nivel organizacional, los proyectos por unidad organizacional y la autoridad formal. Se recomienda para prever las futuras necesidades, que se hagan proyectos para cinco o diez años y por unidad organizacional. Uniendo los datos del análisis de máquinas y equipos, pueden obtenerse los siguientes datos, que se recomiendan para cada empleado: nombre, titulo de la función, máquinas y tamaño de cada una incluyendo muebles con su tamaño y otras necesidades diversas. Tales datos mostraran el formato específico del personal junto con la razón de las necesidades del mayor espacio que se requiera.

Utilización del espacio de la

Oficina

Análisis de la Organización

Análisis de las Maquinas y

equipos

Análisis de la Actividad

Análisis de las instalaciones del

edificio Costo Tiempo

Deseos Estéticos

Preferencias Personales




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La utilización del espacio para la oficina, condicionada por el análisis de la actividad, de las máquinas y del equipo, canal y organización, está constreñida por las cuatro fuerzas primarias de PACT. Como se indico en la figura anterior, una de éstas constituye las Preferencias personales de los empleados (tanto administrativos como no administrativos). El diseño de la oficina será o no efectivo, dependiendo de que los empleados utilicen bien y les agrade el ambiente espacial de trabajo que se proporcione. Lo que sea importante para las personas que utilicen el espacio, es vital y, si es factible, debe incluirse en la distribución final. Se deben tener en cuenta las emociones del usuario. El elemento personal es fuerte en los diseños de oficinas que logran el mayor éxito. Los deseos estéticos (Aesthetic) la A en PACT, ameritan una profunda consideración. El lugar de trabajo debe ser agradable a la vista y de acuerdo con el buen gusto. Presentar una combinación armoniosa de las herramientas de trabajo de oficina, e impartir una atmósfera confortable. El Costo es siempre importante. Ya sea que se trate de personas, de máquinas, sillas, escritorios, mesas, archiveros, gabinetes, espacios, pasillos o de oficinas privadas, todo lo que interviene en la oficina está afectado por el costo. El Tiempo también afecta al diseño. Influye en los datos proporcionados por el análisis de AMCO. Un sistema que va a ser temporal tiene que diferir mucho de otro permanente. Hay estilos en los diseños de oficinas no muy distintos a los utilizados en automóviles y proyectos de plantas de casa. 2.21 Ubicación de unidades Después de aplicar el método AMCO – PACT, la siguiente tarea es determinar la ubicación general de las varias unidades del total del espacio utilizable. Para este propósito se usan los estudios del flujo de funciones. El resultado de este estudio es mostrar en forma gráfica la relación de los componentes, como se muestra en un diagrama de bloques. Cada bloque identifica al departamento o unidad que se incluirá en la distribución. La anchura de la línea que une a los bloques indica la cantidad de flujo de trabajo y los requisitos de capacidad física para la comunicación entre estas dos unidades. Estos esfuerzos muestran quién trabaja con quién y a dónde va cada uno. El flujo puede ser por papeles, o por personas. Se trata de minimizar esto último, pero ambos deben ser utilizados. Una interesante técnica para determinar la mejor relación de los componentes se utiliza por una computadora. Primero, se traza un diagrama de bloques en el cual se muestran las mediciones para cada flujo. A continuación se hacen ajustes para encontrar el mejor arreglo entre las unidades y que contribuyan a la efectividad del total medidas por costo o tiempo para los diversos flujos de trabajo y esfuerzos de comunicación. Los datos de entrada de la computadora principal con el costo total del flujo de trabajo para un patrón dado. Después, se calcula el cambio en el costo de cambios entre las unidades.

2.22 Uso de Paneles o Mamparas separadoras. Para dividir formalmente el espacio de la oficina se emplean mucho los paneles movibles. Proporcionan no sólo una mayor flexibilidad sino también el control del espacio y permite que antiguos diseños que puedan reformarse a un costo factible. En mucho de los casos, el costo de colocar mamparas movibles es de sólo el 15% de paredes permanentes de ladrillo y yeso. Además, se eliminan incomodidades objetables tales como ruido, alboroto, materiales de desecho, esperar que seque el yeso y la pintura, y después de la división, limpieza de alfombras, cortinas y muebles, etc. Los materiales utilizados son muy diversos, metal, madera o plástico los cuales se arman y desarman con facilidad. Se disponen de varias alturas, proporcionan aislamiento, pero no interfieren con la ventilación y el alumbrado. El alumbrado y las tomas de corriente están contenidas en la base de los tableros y en las uniones. Los canales tienen acabados de fábrica y gran variedad de estilos y colores.




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Fig. 17: Ejemplo de mamparas separadoras en oficinas

2.23 Preparación del diseño de la Oficina Primero, obténgase un dibujo o plano del área disponible. Si no, mídase el espacio e indique las dimensiones en un boceto bien dibujado. Debe señalarse la ubicación y tamaño exacto de las ventanas, resaltes del edificio y arcos de las puertas, así como las canalizaciones de instalaciones. A continuación, se determina la ubicación que dependerá de cosas tales como superficies y medidas del espacio disponible y del tipo general de la oficina. Las instalaciones del edificio, tales como entradas y salidas, escaleras, ascensores, salones de descanso, etc. sugerirán las zonas de mayor tráfico. A partir de esta información, se pueden sugerir la colocación de los pasillos principales, cuartos de almacenamiento, de recepción y guardarropa. En tercer lugar, formular respuestas tentativas respecto al uso del salón de recepción, de conferencias y oficinas privadas. Cuarto, estudiar los datos de los análisis de la actividad, máquinas y equipos, canalizaciones y de la organización, como se indico anteriormente. La coordinación de la información en un cuadro general permite identificar el número de empleados y máquinas y equipos que se necesiten en cada unidad organizacional. Adaptar los principales segmentos de las necesidades de espacio a espacio utilizable de que se disponga, suena como unir piezas de rompecabezas. Pero poco a poco las áreas claves comienzan a tomar forma y empieza a desarrollarse en forma satisfactoria todo el espacio desde un punto de vista general. Ahora ya se está listo para elaborar los detalles específicos de todas las unidades físicas. Se utiliza una plantilla o un patrón a escala, hecha de cartoncillo o de papel para representar la superficie de piso ocupado por una unidad física. Para cada una de estas se hace una plantilla por separado para considerar detalles como esquinas recodadas, redondeadas, etc. Esto incluye también a cada una de las máquinas, oficinas privadas, salón de conferencias, recepción, etc. En lugar de plantillas, pueden emplearse modelos tridimensionales de las unidades físicas que son dimensionalmente exactos y muestran de una ojeada el diseño de la oficina. Muchas personas pueden visualizar con más claridad con modelos a escala que con un dibujo técnico al cual pueden no estar acostumbradas. También se pueden realizar plantillas magnéticas o modelos que se sostienen firmemente en una base, que se pueden mover para mostrar distintas opciones. Las plantillas o modelos requieren mucho tiempo y no se pueden apresurarse, si son magnéticos, se fotografía el arreglo provisional y se hacen copias, para proporcionar una referencia adecuada. Después se revisa todo el montaje y se hacen los ajustes menores que sean necesarios para satisfacer las necesidades particulares. Se agregan marcas adecuadas para indicar los principales flujos de trabajo, instalaciones y nombre del empleado que ocupará cada unidad. Esta información es necesaria para entender por completo el sistema y para que el ejecutivo de la oficina pueda visualizar el flujo de trabajo de una mejor manera. Por último, se hace otra revisión con el grupo interesado. El primer grupo es el de los altos gerentes, se les señala donde están colocados, cuales son las facilidades que se les proporcionan y las principales consideraciones que determinaron la distribución recomendada, pueden que se sugieran cambios menores, que pueden ser incorporados. El mismo método se sigue con cada grupo. Una vez que todos los grupos hayan dado su aprobación de sus respectivos acomodos, se somete todo el plan a los altos gerentes, indicando la opción que tiene la aprobación de los grupos. La aceptación de los grupos es por lo general una formalidad.




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2.24 Normas para el Espacio de la Oficina Los estudios muestran que un valor de 60 pies cuadrados de espacio utilizable para cada uno de los empleados generales de oficina es una norma conveniente. De 75 a 85 pies por empleado es un área típica y bastante grande. Sin embargo, no existe una regla objetiva que norme el número de pies cuadrados por empleado. La superficie está influenciada por muchos factores: la naturaleza del trabajo, la superficie total disponible, la extensión de las áreas de servicio, la necesidad de aislamiento, el número y tipo del equipo y de las máquinas, exposición y obstrucciones dentro del mismo espacio total. También podemos calcular más o menos el espacio del personal administrativo, ejecutivo principal de 400 a 450 pies cuadrados; ejecutivo intermedio de 275 a 300 pies cuadrados y ejecutivo supervisor de 110 a 125 pies cuadrados. Estos datos son más valiosos principalmente porque existe más uniformidad en lo que se proporciona para máquinas y muebles a un ejecutivo o a un supervisor. En la mayoría solo se aplican métodos simétrico – técnico. Escritorio: Las sugestiones para el espacio mínimo, es acomodando los escritorios con medidas de 50 x 30” como unidades aisladas con pasillos adyacentes, o si se acomodan por partes, extremo contra extremo, con pasillos juntos a cada escritorio. Pasillos: Los pasillos principales o corredores deben ser de 5 a 8 pies de ancho, dependiendo de la cantidad de tráfico que se maneje. Los principales pasillos, en el área de una oficina deben ser de 4 a 5 pies de ancho, y la medida de los pasillos secundarios deberá ser de 3 a 4 pies de ancho. Los pasillos trasversales deben quedar a unos 50 pies. Archivos: El espacio de los archivos depende de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo. Cuando se utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando frente uno con el otro. La Oficina Privada: Las decisiones respecto al uso de una oficina privada sólo deberá hacerse después de un amplia consideración de las circunstancias individuales. Debe utilizarse una oficina privada cuando su uso esté dictado por hechos y un criterio recto. Nunca porque siempre se ha proporcionado para un puesto en particular o porque las solicitudes o en ocasiones las presión la han puesto en uso. Por el lado favorable está la necesidad de prestigio. Es por esta razón que los miembros de la alta gerencia, jefes de departamento y profesionales cuentan con oficinas privadas, esto ayuda a dar peso, influencia y respeto a estos grupos ante los ojos de los demás empleados y de quienes visitan la oficina. Hay afirmaciones que dicen, que el trabajo creativo, tal como redactar textos publicitarios y la preparación de reportes elaborados justifica por lo general el uso de una oficina privada. Asimismo, los empleados dedicados a análisis intrincados, planeación original y la consolidación de recapitulaciones de estadísticas de importancia. Pero observe que un salón de conferencias puede ser utilizado para tal propósito. Existen numerosos argumentos en contra de oficinas privadas: interfieren con la efectividad de la supervisión, la cercanía del supervisor con los empleados, la familiaridad con los problemas que se presenten y estando en el corazón de todo lo que sucede en la unidad, se pueden perder cuando el supervisor está separado en una oficina privada. Los segmentos de espacio individual, segregado de un área grande, requieren de arreglos especiales, lo cual significa materiales y mano de obra adicionales. Recepción: La sección de recepción y recepcionista crean la impresión inicial de la empresa en el visitante, y las primeras impresiones suelen ser las más duraderas. El salón de recepción debe ser invitador, la exhibición de los productos o servicios de la compañía es muy efectiva y ayuda a la creación de crédito mercantil. El mantenimiento de esta área es básico. Las sillas deben estar alineadas, con periódicos y revistas colocados en orden en una mesa, los ceniceros deben conservarse limpios, no debe manejar el tránsito ordinario y necesario entre las distintas tareas de la oficina, debe crearse una paso auxiliar al de la recepción para que transiten los empleados sin necesidad de entrar en contacto con los visitante, para evitar las distracciones. También es conveniente colocar instalaciones sanitarias en esta área. La recepcionista debe ser amistosa y debe dar a los visitantes un tratamiento cortés y rápido. Debe descubrir qué persona, en su caso, debe hablar con el visitante y hacer que éste lo vea de inmediato, debe estar totalmente familiarizada con los asuntos que maneja la cada uno de los empleados que tienen visitantes. Se debe disponer de un folleto para consultas, para el control es una buena práctica que la recepcionista mantenga un registro de los visitantes, que incluya la fecha, el nombre del visitante y de su compañía y a la persona que visita. Salón de Conferencias: Para reuniones en privado, se recomienda mucho un salón de conferencias. La mayoría de las oficinas privadas no son adecuadas para la celebración de juntas. Los participantes pueden ser acomodados de forma más satisfactoria a un gran número de ellos, y cada uno puede tener un lugar conveniente para escribir o tomar




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notas, con un mínimo de interferencias y distracciones. Este espacio debe estar colocado en forma conveniente en donde el tránsito de entrada y salida al salón sea menos molesto para los demás empleados de la oficina.

Fig. 18: Ejemplo diseño sala de reuniones

Guardarropa: Se pueden proporcionar fácilmente para el guardarropa ya sea en cuartos separados (armarios o vestidores), en este caso debe tener uno para damas y otro para caballeros, o colocar colgadores de ropa en las áreas de las oficinas. Cambios de Oficina: Los cambios en la distribución de la oficina pueden necesitar una mudanza, una vez concluido el arreglo, se debe comunicar al personal la información que deseará conocer, como la decoración general que se utilizará, el sitio en donde serán colocados en el nuevo arreglo, el momento aproximado de la mudanza y las características sobre salientes del nuevo diseño. Para esto se debe tomar algunas medidas como, enumerar y etiquetar el mobiliario, equipos y máquinas para designar su colocación exacta en el nuevo estado. Se recomienda que se designe un comité para la mudanza, por lo general está integrado por el presidente con los jefes de departamento como miembro, estos últimos escogerán dos ayudantes. El día en que ésta se efectúa, el comité sirve como representantes que ayudan a coordinar la mudanza, dirigen el tránsito, comprueban que todo se coloque en las ubicaciones correspondientes en sus áreas respectivas y responden preguntas sobre cosas que no estén numeradas o no sepan dónde colocarlas. Como recomendación es mejor programar la mudanza para un fin de semana o en los periodos de vacaciones, permitiendo un máximo de 60 horas continuas (Ej. Viernes 6 p.m. A Lunes 6 a.m.) Y disponiendo el número adecuado de camiones y cuadrillas. También se debe tomar en cuenta el cambiar una sección de la oficina a la vez, ya que mudar dos o tres al mismo tiempo puede dar como resultado un serio contratiempo. Lo que deba colocarse en las zonas más alejadas, deberá ser mudado primero, para terminar con las cosas que van en la entrada. Esto hace más cómoda y rápida la mudanza. Los planos son los que de alguna manera fijan el tamaño de los objetos o personas que se verán en la imagen. Existen diversos tipos de plano: el Gran Plano General, que privilegia el ambiente y distingue muy poco a las personas; el Plano General, que encuadra a las personas de la cabeza a los pies y busca resaltar el protagonismo de las figuras principales; el Plano Americano, que toma a la persona de la cabeza a las rodillas y permite un mayor acercamiento a su rostro; el Plano Medio, que recorta el cuerpo humano a la altura de la cintura y privilegia la acción y la expresión del personaje; el Primer Plano, que toma al personaje a muy poca distancia y se acerca aun más a su estado emocional; y finalmente el Plano Detalle que selecciona sólo una parte de la figura humana o de un objeto, para destacarla (los ojos o las manos). Permite así ver un detalle que, quizás, de otro modo hubiera pasado desapercibido. La elección de los planos no es arbitraria. Un mayor o menor acercamiento a la figura o a los objetos que aparecen en la foto busca aumentar o disminuir la fuerza expresiva y la implicación emotiva de quien mirará la imagen. 2.25 Simplificación del trabajo La simplificación del trabajo de oficina es el sentido común organizado para eliminar el desperdicio del material, del equipo, del tiempo, de la energía y del espacio en el desempeño del trabajo de oficina. Las posibilidades de mejoramiento están limitadas solo por la habilidad, la imaginación y la agresividad del analista. No existe ninguna fórmula secreta. En ocasiones, los no profesionales se refieren erróneamente a la simplificación del trabajo como la aceleración aplicada a los métodos. La simplificación del trabajo implica un aumento en el ritmo del trabajo de producción, no la aceleración de sus movimientos de un empleado. Esto último se refiere a apresurar todas las etapas del trabajo, tanto las necesarias como las innecesarias. En contraste, por medio de la simplificación del trabajo se mejora el ritmo del trabajo de producción desempeñando solo las etapas necesarias en una forma normal.




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Sin embargo, la simplificación del trabajo de oficina no solo se aplica a los procedimientos y a los métodos, sino también a las formas de oficina, al diseño y disposición del equipo y de las maquinas. 2.26 Guías para la simplificación del trabajo. Con el tiempo se han reunido muchas listas de guías para la simplificación del trabajo de oficina. Para nuestros propósitos, se estudia los que siguen: 1. PROMOVER LA “PARTICIPACIÓN DE CONOCIMIENTOS” POR TODO EMPLEADO DE LA OFICINA POR MEDIO DEL ENTRENAMIENTO Y ESTIMULO EN EL USO DE LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO. El deseo entusiasta y fuerte del empleado eficaz de una forma mejorara para hacer el trabajo de forma, y el hacer las cosas de la mejor forma posible son consideraciones esenciales. En su mayor parte, esto se logra fomentando la participación del empleado en las planeación de las mejoras; en esta forma se promueve el interés, la auto aceptación y cooperación de éste. Pero no basta solo con la participación. Nada más frustrativo para los empleados que se les pida que tomen parte en una actividad de la cual saben poco o nada. Esto quiere decir que deben proporcionarse conocimientos. Lo ideal son los programas de entrenamiento cortos y efectivos. Se deben poner a disposición de los empleados de oficina tanto la información como los ejemplos. De esta forma se cuenta con su participación gracias a sus conocimientos. 2. HACER LA SERIE DE ACTIVIDADES PRODUCTIVA Y SENCILLA La serie adoptada de actividades debe representar la mejor combinación posible para concluir el trabajo, tomando en cuenta las facilidades disponibles y las condiciones de trabajo. Es justificar cada actividad por su esencialidad y eliminar todas las que no sean necesarias. Hasta donde sea posible, deben aumentarse los que contribuyen directamente al objetivo, o los llamados elementos productivos de un procedimiento; y a la inversa, deben reducirse los elementos no productivos a un mínimo absoluto. Por lo general esto produce una mayor productividad. 3. COMBINAR SIEMPRE QUE SEA POSIBLE LAS ACTIVIDADES DE TRABAJO Y EVITAR EL RECOPIADO Con frecuencia se encuentra un copiado innecesario de datos. En algunas oficinas esto forma parte de la manera aceptada de procesar información. La mayoría de las actividades deben ser combinadas para evitar el recopiado entre ellas. 4. REDUCIR LAS DISTANCIAS REDUCIDAS A SU MÍNIMA EXPRESIÓN El movimiento de papeleo o de personas es costoso y es un despilfarro; en su mayoría no representa un esfuerzo a un propósito. En consecuencia, deben revisarse cuidadosamente los movimientos; si no son esenciales deben ser eliminados al igual que todo lo que no sea útil en la empresa 5. ORDENAR LAS ACTIVIDADES PARA OBTENER UN FLUJO UNIFORME DE UNA ETAPA A LA OTRA O UN PATRÓN RÍTMICO PARA EL EMPLEADO EN LUGAR DE TRABAJO Las cantidades excesivas o aumentos repentinos de trabajo indebidamente pesado tienden a desanimar a los empleados de la oficina. Como resultado, invade al empleado la sensación de que nunca está al corriente con su trabajo. En contraste es igual de molesta la situación de regular con cuidado el trabajo para mantenerlo constantemente ocupado. Un flujo de trabajo es lo más conveniente. 2.27 Aplicación de la simplificación del trabajo de oficina En la aplicación de simplificación de trabajo de oficina se siguen 4 etapas básicas:

• Seleccionar el trabajo que va a simplificarse • Reunir todos los datos respecto a este trabajo. • Idear mejoras para:

• Analizar estos hechos • Usar preguntas seleccionadas. • Aplicar los medios mejorados derivados.

Son cinco los tipos de trabajo de oficina a los que por lo general se les debe prestar mayor atención: • Cuellos de botella: trabajo que atrasa todo lo que antecede y detiene a lo que sigue. • El trabajo que implica mucho ajetreo. • Los de larga duración: trabajo que requise mucho tiempo para terminarse.




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• Los que necesitan muchos preparativos. Trabajo que necesita salir y arreglar papeles especiales. • Los que necesitan mucha actividad pero poco logro: trabajo que siendo ejecutado con mucho gusto y agitación por

personas muy ocupadas, se observa que es muy poco lo que se ha logrado.

2.28 Gráficas Comunes para la Simplificación del Trabajo de Oficina Estas gráficas sirven para proporcionar los hechos en un proyecto de simplificación de trabajo en una forma clara y comprensiva. Específicamente, las gráficas para la simplificación del trabajo sirven para los siguientes propósitos: • Ayudar a lograr la organización y visualización de los hechos. • Ayudar en el análisis y evaluación de estos hechos. • ayudar a formular un procedimiento o método mejorado. • Ayudar a convencer a otros del valor del medio mejorado. A menos que la gráfica sirva a uno o varios de estos propósitos, no deberá ser dibujada. Con frecuencia se suele utilizar más de una gráfica, y la combinación correcta de varias por lo general descubre información y pistas para la simplificación del trabajo. 2.29 Gráfica del Proceso Una de las gráficas más útil en la simplificación del trabajo, es la gráfica del proceso que muestra los pasos sucesivos detallados de un proceso. Puede dibujarse para todo procedimiento que cubra muchos departamentos o puede limitarse a parte separadas de un procedimiento. Los pasos están indicados por breves enunciados y símbolos ordenados en forma vertical y en orden cronológico. 2.30 Gráfica del Flujo del Procedimiento Este tipo de gráficas es muy efectiva cuando se utilizan formas con copias múltiples. Describe en forma grafica la distribución y pasos subsecuentes de cada forma, desde su concepción física hasta su archivo permanentemente o destrucción. Por lo general no es difícil construir este tipo de gráfica. 2.31 Diagrama de Movimientos Un diagrama de movimiento en el espacio. Se traza un dibujo a escala de la planta de la oficina, de manera que pueda medirse el movimiento de su relación apropiada con los factores físicos. Estas gráficas son útiles para descubrir retrocesos, para visualizar el movimiento físico implicado y para localizar congestionamientos y cuellos de botellas, de manera que puedan corregirse con rapidez

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Trabajo de Fin de Máster en Organización Industrial y ...bibing.us.es/proyectos/abreproy/70169/fichero/ANEXO.pdf · conocer como a través de la distribución y la decoración podemos