TRABAJO DE INVESTIGACION

UNIDAD 4

JUAN GAMBAALONSOEstudiante

Luz Marina Arias GonzálezDocente

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES GESTIÓN DOCUMENTAL II G4

BOGOTÁ2015

Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación

• R/ Un sistema de Gestión Documental, consisten en ciertos programas que secomponen de bases de datos las cuales disponen de tecnologías para untratamiento de los documentos, en su gran diversidad de series y tipologías. Coneste sistema se desarrollan varias oportunidades para mejorar los procesostradicionales, y dar un mejor servicio a los usuarios que son la base de un buentrabajo y mantener o mejorar los lineamientos, para que los documentos esténen buen estado y sean de fácil manejo.

Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

• Se deben organizar los documentos tanto físicos y/o electrónicos, por medio de cuadros documentales.

• Con la implementación de TRD y TVD, se establecen tiempos de conservación y eliminación tanto en documentos físicos y/o electrónicos.

• Cuando se determina el tiempo de conservación documental con las TRD, se puede hacer proceso de eliminación parcial o completas.

• De acuerdo con el ciclo vital documental se debe garantizar su autenticidad de la información.

• Con las series y subseries, se podrá mantener la integridad documental.

• La disponibilidad de los documentos, debe ser completa y de fácil acceso para los usuarios o funcionarios de la Entidad.

Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar

su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la

cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.• Entidad Visitada:• Agencia colombiana para la Reintegración

• Dando cumplimiento al Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General deArchivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en lasentidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas, el artículo 10 delDecreto 2609 de 2013 sobre “Obligatoriedad del programa de gestióndocumental”. La Agencia Colombiana Para la Reintegración de Personas y GruposAlzados en Armas (ACR), diseña el Programa de Gestión Documental - PGD, comoun instrumento donde se formula y documenta el desarrollo de los procesos yprocedimientos archivísticos, con el propósito de facilitar la gestión documental dela Entidad y garantizar la conservación de la memoria institucional.

• El presente PGD debe ser ajustado y actualizado de manera periódica, con base alos cambios y regulaciones de la normatividad archivística colombiana, liderada porel Archivo General de la Nación y los requerimientos propios de la ACR. La Entidaddebe regirse de acuerdo con lo reglamentado en el Programa de GestiónDocumental y los documentos del Sistema Integrado de Calidad.

• Origen de la Entidad• Los orígenes de la ACR se remontan al Programa para la Reincorporación de la Vida

Civil (PRVC) que funcionó en el Ministerio de Interior y de Justicia entre 2003 y 2006.El PRVC era un programa de Reintegración enfocado en el individuo, que buscabareformar y preparar a las personas desmovilizadas, a través de atención psicosocial,capacitación académica y acceso al sistema nacional de salud, además del aporte deuna mensualidad económica.

• Marco conceptual• Cumpliendo los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley

594 “Ley General de Archivos”, las disposiciones del Decreto 2578 y 2609 de 2012 ydemás disposiciones reglamentarias.

• Marco legal• Los documentos de archivo hacen parte de los activos de las entidades y son pieza

fundamental, igualmente se convierten después del Talento Humano en los recursosmás valiosos para las mismas; porque son depositarios de su gestión, donde seplasma el desarrollo de funciones y cumplimiento de obligaciones. Los documentosde archivo son portadores de información necesaria para la toma de decisiones porparte de la Alta Dirección y son también fuente de información para lareconstrucción de la historia de la Entidad.

• Indague en la misma entidad lo siguiente:

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección delsistema de Gestión de documentos?

• a) En la entidad se debe mantener los archivos bien organizados

• b) Debido a la función específica de la agencia, la información esrestringida, solo a personas directamente con la función.

• c) La información también se da por medio electrónico y físico, cuando serequiere

• d) El factor humano es importante y capacitado, para una labor especificatanto sea como custodia u como intervención.

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

• El personal encargado de sistema debe ser capacitado para cadaproceso, y brindar seguridad a los usuarios y funcionarios.

• Los funcionarios que manipulan esta información, deben estarcapacitados y ubicados con las instalaciones adecuadas para suproceso.

• Se debe elaborar y procesar bases de datos para su ubicación máseficiente, y actualizar el sistema para poder brindar un mejor servicio.