Trabajo de Sistemas

UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURAFACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

ALUMNA: SANDRA MERCEDES MARTINEZ ANCAJIMA

PROFESOR: DR. CPC. MAX VIERA ROBLEDO

TEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CURSO: SISTEMAS CONTABLES

14SISTEMAS CONTABLES

UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURAFACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS 2

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INTRODUCCION

Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este

movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la

tecnología, las nuevas demandas de información, los cambios sociales,

culturales y económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de

manifiesto el nuevo oriente que debe seguir la contabilidad y el profesional

contable, pues la contabilidad es quizás una delas actividades por no decir la

más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de

informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el

posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos.

La importancia de los sistemas de información contable y de los manuales de

procedimientos radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de

decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios

externos de la información.

Los manuales de políticas de la información abren campo a la introducción de

nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar la empresa dentro del

mercado si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición.

El capital Intelectual que apenas viene abriéndose paso dentro de las

empresas, va cobrando cada vez mayor importancia como instrumento

capaz de elevar el reconocimiento de los demás entes económicos y

atraer la mirada de potenciales inversores, dada la confianza que les

puede generar.

1 SISTEMAS CONTABLES


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PREGUNTAS

1-¿Qué importancia tienen los manuales, herramientas organizacionales para

documentar una empresa?

Los manuales administrativos son

documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten

registrar y transmitir en forma ordenada y

sistemática la información de una

organización.

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de

una manera fácil de manejar (manuable) se

concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para

un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a

seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro

grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un

procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar

para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al

empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado

en una empresa". Terry G. R.

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias

para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en

la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función

de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las

actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y



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poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual

correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de

comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como

propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.

Importancia

Para el desarrollo y crecimiento que las empresas u organizaciones pretenden

lograr y a fin de obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y

sistematizar la información relacionada con el funcionamiento de un área o

proyecto en particular, es necesario que la Empresa cuente con herramientas

de consulta que integren la información operativa a través de manuales

funcionales que le faciliten:

La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.

La toma de decisiones.

El orden y la mejora administrativa.

La certificación en la calidad del servicio que se ofrece.

2. ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen al documentar los procesos de

una organización?

Resaltar y clasificar los documentos según

su importancia y contenido: estableceremos

para ellos un nivel de relevancia, y de acuerdo

al mismo, los clasificaremos y resaltaremos.

Pueden ser curriculums, historias clínicas,

expedientes jurídicos y muchos otros. Como

sabremos, los parámetros de clasificación y

posterior archivo de documentos tan disimiles como los señalados,

variarán considerablemente. Para algunos documentos la forma más



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conveniente de clasificación pasa por un índice, mientras que para otros

es adecuado un ordenamiento por abecedario, entre otros.

Apoyar las decisiones administrativas: cuando cumplimos con el

primer punto de manera adecuada, las decisiones administrativas se nos

facilitarán en gran medida. Se reducirán las dudas –que casi siempre

existen- en un área de acciones fundamentales para la empresa u

organización. La toma de decisiones sin que las mismas estén

sustentadas en informaciones de archivo contrastadas, son

generalmente un paso en falso en la gestión. Pero además, los

documentos siempre respaldarán las decisiones tomadas, antes o

después de que éstas se hayan tomado.

Controlar y garantizar los procesos de la organización o

empresa: del mismo modo que sustentan y apoyan la toma de

decisiones, los documentos correctamente redactados y

clasificados, garantizan los procesos y acciones de la organización. Los

procesos cotidianos o específicos de la empresa son los que aseguran

su funcionamiento, su mantenimiento y su crecimiento, por lo que un

atinado manejo de los documentos tiene una función esencial que

cumplir en este proceso.

3- ¿Qué tipos de costos podemos asociar a los manuales? ¿Cuál es su

comportamiento a lo largo del proceso de documentación?

Están presentados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir

para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del

personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de

software a utilizar y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el

plan de documentación.

Tipos de Costos

Relación con la Producción: Los costos pueden clasificarse de acuerdo a la

relación con la producción, esta clasificación está estrechamente relacionada



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con los elementos del costo de un producto y con los principales objetivos de la

planeación y el control.

Las dos categorías, con base en su relación con la producción, son los

costos primos y los costos de conversión.

Costos Primos: Son los materiales directos y la mano de obra directa. Estos

costos se relacionan en forma directa con la producción.

Costos de conversión: Son los relacionados con la transformación de los

materiales directos en productos terminados. Los costos de conversión son la

mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

Relación con el Volumen: Los costos varían de acuerdo con los cambios en el

volumen de producción. Comprender su comportamiento es vital en casi todos

los aspectos de costeo de productos, evaluación de desempeño y toma de

decisiones gerenciales. Los costos con respecto al volumen se clasifican como

variables, fijos y mixtos.

Costos Variables: Son aquellos en los que el costo total cambia en proporción

directa a los cambios en el volumen, o producción, dentro del rango relevante,

en tanto el costo unitario permanece constante.

Costos Fijos: Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante

dentro de un rango relevante de producción, mientras el costo fijo por unidad

varía con la producción.

Costos mixtos: Estos costos tienen las características de fijos y variables, a lo

largo de varios rangos relevantes de operación. Existen dos tipos de costos

mixtos: costos semivariables y costos escalonados.

Costos semivariables: La parte fija de un costo semivariable usualmente

representa un cargo mínimo al hacer determinado artículo o servicio disponible.

La parte variable es el costo cargado por usar realmente el servicio. Por



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ejemplo la mayor parte de los cargos por servicios telefónicos constan de dos

elementos, un cargo fijo por permitirle al usuario recibir o hacer llamadas

telefónicas, más un cargo adicional o variable por cada llamada telefónica

realizada.

4-¿cómo están compuestos los costos del desarrollo de un manual?

Están presentados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir

para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del

personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de

software a utilizar y cualquier otro costo necesario para iniciar y desarrollar el

plan de documentación.

5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en la etapa del mantenimiento de los

manuales?

De sistemas, métodos y procedimientos

manuales.

De sistemas computarizados

Aunque se pueden agrupar los manuales en

relación al tipo de instalaciones, equipos

o herramientas, la clasificación más lógica y

utilizada atiende directamente al tipo de

mantenimiento que se realice:

Manual de mantenimiento predictivo : Contempla las revisiones

periódicas (usualmente programadas) para detectar cualquier condición

(presente o futura) que pudiera impedir el uso apropiado y seguro del

dispositivo y poder corregirla, manteniendo de ésta manera cualquier

instalación, herramienta o equipo en óptimas condiciones de uso.

Manual de mantenimiento preventivo : Contempla los ajustes,

modificaciones, cambios, limpieza y reparaciones (generalmente

sencillos) necesarios para mantener cualquier instalación, herramienta o

equipo en condiciones seguras de uso, con el fin de evitar posibles

daños al operador o al equipo mismo.



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Manual de mantenimiento correctivo: Contempla las reparaciones,

cambios o modificaciones de cualquier herramienta, maquinaria o equipo

cuando se ha detectado alguna falla o posible falla que pudiera poner

en riesgo el funcionamiento seguro de la instalación, herramienta o

equipo y de la persona que lo utiliza.

SISTEMA MANUAL

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del

periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas

en la operación.

Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de

acuerdo a un orden cronológico.

Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del

mayor.

Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.

Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.

Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación

ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.

Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.

6- Cite tres ejemplos de, manuales de técnicas que pueden ser clasificados

como tales.

1) De sistemas

2) Métodos y procedimientos manuales

3) De sistemas computarizados.

7- ¿detalle el contenido de un manual de organización, que tipo de

herramientas organizacionales utilizan en este tipo de manuales?

La portada



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Índice

Presentación

Objetivos

Antecedentes

Marco jurídico

Ámbito de aplicación

Atribuciones

Estructura orgánica (organigrama)

Descripciones de puestos

Funciones, responsabilidades

Relaciones de coordinación

Directorio y firmas

Una de las principales herramientas es:

Organigramas : Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una

organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y

aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.. Las

principales son las siguientes:

Organigramas Manuales.

Análisis de puestos.

Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los

organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una

organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles

jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

8- ¿Qué debe incluir un manual de políticas? ¿Cuál es su ámbito de

aplicación?

Documento que incluye las intenciones

o acciones generales de la administración que es

probable que se presenten en determinadas

circunstancias.



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Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas

establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo

pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior

según convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivos y políticas

El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para

complementar los controles de organización.

Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada

departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo

todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta

información de los resultados operativos y de organización en el

conjunto.

Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles

ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y

diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las

operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los

procedimientos.

La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,

conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis

efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y

corrupción.

La existencia del sistema presupuestario que establezca un

procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de

este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.

La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se

estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los

empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la

necesidad de controles superfluos así como la extensión de los

necesarios.

Contenido del Manual de Políticas:



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Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios

para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles

indispensables.

Índice

Objetivos del Manual

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

Introducción

Organigrama

Declaraciones de Políticas

Índice

El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al

que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.

Introducción

Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas.

Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento,

que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este manual y

cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

Alcance

Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de

políticas.

Como usar el Manual

Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual.

Revisiones y actualizaciones

Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o

hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.



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Organigrama

En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica.

Declaraciones de Políticas.

En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las

políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.

9-¿Cuál debe ser el contenido de un manual de normas y procedimientos?

El manual de procedimientos y normas, es

aquel que describe de manera detallada

las operaciones que integran los

procedimientos administrativos, en el

orden secuencial de su ejecución, y las

normas que se deben cumplir y ejecutar

los miembros de la organización

compatibles con dichos procedimientos.

Un manual de procedimientos contiene:

Objetivo del manual.

Políticas generales.

Procedimientos

Nombre del procedimiento

Objetivo

Departamentos que intervienen

Políticas

Descripción

Diagrama de flujo

Catálogo de formas

Catálogo de formas.

Glosario.

Inventario de procedimientos.



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Control de revisiones y actualizaciones

10- Los manuales de normas y procedimientos documentan los procesos que

se llevan a cabo en algún área específica ¿Qué criterio de clasificación se

pueden utilizar para documentar los procedimientos contables?

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno,

que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e

integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información

sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas

operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los

reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas

actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación rápida y

el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la

ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la

integran.

11. ¿Cuáles son los manuales que se pueden elaborar en el área contable?

Los manuales aplicables a en el área contable son:

De políticas contables.

De código contable o de cuenta contable.

De normas y procedimientos contables.

Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en el

realizado sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un

terminal de captura de datos.

Un campo de información adicional al momento de ingresar los datos es el de

concepto o descripción, el cual deberá expresar en forma concisa a que se

refieren los registros que se detallan en el cuerpo de comprobante de diario.

Uno de los aspectos de control que debe tener un sistema contable, es el de no

permitir grabar información con fechas de operación y números de

comprobantes iguales, ya que ellos genera inconsistencia de la información a



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nivel de almacenamiento físico. La captura de información hará que el sistema

transfiera los registros y créditos individuales a las respectivas cuentas de

mayor, tomando en cuenta los códigos de auxiliar y centros de costo en

aquellos sistemas que poseen capacidad para manejar tales conceptos.

12- ¿Cuál es el objetivo de un manual de políticas contables?

Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada

organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben

realizarse en cada unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

13- ¿Qué importancia tiene el manual de código contable? ¿Qué detalla el

manual de código contable?

Código Contable

El Código Cuentas es un código utilizado por las entidades financieras (bancos

y cajas) para la identificación de las cuentas. Es el conjunto de dígitos que

permite la identificación del Fondo y de la Cuenta que se está utilizando para

mantener un buen control de todos los movimientos de una empresa.

Características

Todo código contable debe ser diseñado bajo

ciertos parámetros que le permiten cumplir con

los requerimientos de información que solicitan

los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma

que cumpla con los distintos objetivos de la

contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades



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específicas de la empresa y además, cubra las circunstancias

especiales y los casos individuales que puedan presentarse.

El diseño un código de cuentas debe ser sencillo y sin perder de vista el

sentido común. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria

complicación que se le asigna al sistema contable.

Flexibilidad: Significa que un código contable debe estar diseñado de tal

forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o

detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta

característica es sumamente importante cuando surgen nuevos

requerimientos de información aplicables a los negocios.

Adecuada clasificación: Indica que un código contable debe estar

clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la

profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como

activo disponible.

14- ¿Qué tipo de procedimientos se deben incluir en el manual de normas y procedimientos

contables?

La información que integrará el Manual de Procedimientos va a depender de lo

que la Institución pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como

objetivo de esta Guía se mostrará la información básica que debería contener

este tipo de Manual a continuación:

Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución,

nombre de la institución o unidad administrativa, el tipo de manual que se

presenta, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Procedimientos,

denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe

anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable (s) de su

elaboración, revisión y/o autorización.

Contenido del manual de procedimientos

1. Título y código del procedimiento.

2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.



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3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

4. Descripción del procedimiento.

Objetivos del procedimiento

Normas aplicables al procedimiento

Requisitos, documentos y archivo

Descripción de la operación y sus participantes

Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del

proceso.

5. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

6. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

7. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de

autocontrol.

En el manual de procedimientos se específica:

Quién debe hacer una actividad

Qué debe hacerse en esa actividad

Cómo debe hacerse la actividad

Dónde debe hacerse

Cuándo debe hacerse la actividad.

En este manual se enfatiza quién debe hacer y cómo debe hacerse alguna

actividad. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su

información se clasifican en:

Manual General de Procedimientos: contiene la descripción de los

procedimientos de toda la Institución.

Manual Específico de Procedimientos: comprende las actividades a realizarse

en una unidad organizacional específica de la Institución, por ejemplo:

dirección, departamento, unidad, entre otros.

15-¿Cuáles son los principales elementos de un sistema contable?

Ingreso de datos

Validación de registros



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Actualización de registros

Emisión de reportes.

16-¿Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en las

empresas han influido en el procesamiento de los sistemas mecanizados?

Desde el punto de vista conceptual, el esquema de funcionamiento de un

sistema contable no es nada complejo, las principales tareas que lleva a cabo

el sistema son:

Ingreso de datos

Validación de datos

Actualización de registros

Emisión de reportes

Si lo considero. Los sistemas permiten la coordinación de todas las

unidades integrantes y sus funciones se orientan esencialmente a

captar, identificar, seleccionar, clasificar, almacena, procesar y

proporcionar información en respuesta a las necesidades internas de la

administración.

Recolección: Es la actividad de captación, análisis y evaluación de

datos. Dentro de esta función se precisan datos a recolectar y las

unidades encargadas.

Codificación: Es la asignación de un símbolo o clave a los datos

recolectados, que permite identificar y ordenar rápidamente la

información.

Transmisión: Es la circulación de datos de una unidad administrativa a

otras, con el fin de que la información sea aprovechada por todos.

Almacenamiento: es la concentración de datos de un punto estratégico,

como pudiera ser el archivo maestro, para facilitar a los usuarios el

acceso a la información.



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Procesamiento: Es la transformación y agrupamiento de los datos para

producir información útil a la toma de decisiones.

Recuperación: Es la consulta y aprovechamiento de los datos e

información en casos específicos.

17-¿Cuáles son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?

Una de las tareas de un sistema contable es el tomar la mayoría de las

decisiones financieras, este debe enfocarse como un sistema de información

que reúne y representa datos resumidos o detallados de la actividad económica

de una empresa una fecha o por períodos determinados.

18-El control sobre el ingreso de los datos asegura que la información grabada,

esté de acuerdo con los parámetros necesarios para su procesamiento.

¿Cuáles son los controles que se puede llevar a cabo sobre el ingreso de los

datos?

Este control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario, cada

comprobante tiene dos o más registros sean débitos o créditos.

19-¿Cuáles son los tipos de comprobantes que pueden procesarse por un

sistema contable?

Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: Manuales- Mecanizados.

El ingreso de los datos en un sistema contable se realiza a través de un

comprobante de diario. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros realizados en él,

sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un

terminal de captura de datos.

Mecanizados: implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento

magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes

de diario, sea vía diskette o cinta magnética.

La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con

parámetros establecidos por el control de los datos. En esta fase se

producen los listados de excepciones, que son reportes en donde se le



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detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de

discrepancia u obligación.

20-¿Qué información es relevante para un comprobante contable?

La información que es relevante la fecha, la descripción y el número de

secuencia.

La fecha de operación: debe indicarse la fecha en que realmente se

efectuaron o realizaron las transacciones o registros.

Numero: debe asignarse un número al documento, el cual deberá ser

consecutivo para aquellos sistemas que no diferencian tipos de

comprobantes por cada tipo de operación contable.

21-¿Considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar

débitos y créditos sea una facilidad de un sistema contable?

No porque la cuentas de débito y crédito deben pasar a sus respectivos

mayores tomando en cuentas los códigos de auxiliar.

22- Enumere las ventajas / desventajas que considera si la información

contable es procesada en lotes

Los sistemas de procesamiento por lotes: son el mecanismo más tradicional y

antiguo de ejecutar tareas. Se introdujeron alrededor del año 1956 para

aumentar la capacidad de proceso de los programas. En la actualidad, los

trabajos por lotes son ampliamente utilizados en supercomputadores, como

Magerit. Este procesamiento se dio en la segunda generación de

computadoras.

El extremo opuesto al procesamiento por lotes es el procesamiento interactivo:

programas que precisan la interacción con el usuario (petición de datos,

elección de opciones) para funcionar. Cada tipo de proceso es diferente y más

adecuado en unas situaciones que en otras.

En un sistema por lotes existe un gestor de trabajos, encargado de reservar y

asignar los recursos de las máquinas a las tareas que hay que ejecutar. De



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esta forma, mientras existan trabajos pendientes de procesamiento, los

recursos disponibles estarán siempre ocupados ejecutando tareas.

Ventajas:

Permite compartir mejor los recursos de un ordenador entre muchos

usuarios, al no competir por éstos de forma inmediata.

Realiza el trabajo en el momento en el que los recursos del ordenador

están menos ocupados, dando prioridad a tareas interactivas.

Evita desaprovechar los recursos del ordenador sin necesidad de

interacción y supervisión humanas continuas.

En ordenadores caros o supercomputadores, ayuda a amortizar el coste

manteniendo altos índices de utilización.

Desventajas:

El principal inconveniente de la ejecución por lotes frente a la ejecución

interactiva es que hay que conocer y planificar cuidadosamente la tarea

a realizar. Al carecer de supervisión por parte del usuario, cualquier tipo

de error puede producir resultados inútiles o, simplemente,

inexistentes...

23- Defina que es un comprobante de diario

Comprobante de diario : Es un documento que debe elaborarse previamente al

registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen,

descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el

asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo

justifiquen.

Es un formato que registra diariamente las operaciones contables de una

empresa.

Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada

operación que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter

comercial, industrial o de servicio.



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Se elabora un Comprobante por cada día en el que se registren transacciones

económicas. Una de las características de las Partidas de Diario es que en los

totales, el DEBE siempre tendrá igual cantidad que el HABER.

Este comprobante se utiliza para el registro de las transacciones que no

corresponden a un Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en él se

anotan los asientos por ajustes contables, para registrar los créditos y los

débitos bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas de

moneda extranjera.

24-¿Qué es un listado de excepciones?

En la ejecución de un programa pueden darse muchas situaciones

inesperadas: dispositivos que fallan, datos que se entran incorrectamente,

valores fuera del rango esperado, Incorporar todas las posibilidades de fallo y

casos extraños en la lógica de un algoritmo puede entorpecer su legibilidad y

su eficiencia; no tenerlas en cuenta produce que los programas aborten de

forma incontrolada y puedan generarse daños en la información manejada. Los

mecanismos de control de excepciones permiten contemplar este tipo de

problemas separándolos de lo que es el funcionamiento "normal" del algoritmo;

una excepción en Ada 95 es un objeto que identifica la ocurrencia de una

situación anormal.

En el estándar de Ada están definidas las siguientes excepciones básicas:

Constraint_error

Ocurre cuando se intenta asignar a una variable un valor no

válido o cuando se intenta acceder a una posición de un array

fuera del rango permitido.

Program_error

Ocurre en situaciones extrañas cuando parte de un programa

no es accesible o cuando se alcanza el "end" de una función

sin encontrar un "return".

Storage_error Ocurre cuando se agota la memoria disponible.

Tasking_errorEstá relacionado con errores en programas que utilicen

programación concurrente.



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25- ¿Cuáles son las formas en las cuales puede ser actualizada la

información?

Un proceso de actualización de registros en un sistema contable, consiste en el

traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las cuentas del

mayor. Previo a la actualización de los saldos del mayor, la información

grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La

actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

Interactivamente

En lote

La actualización interactiva, hace que los movimientos del diario se contabilicen

en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las

transacciones. Debido a que la actualización interactiva es realizada en el

momento en que el operador graba los movimientos, la información debe ser

validada totalmente en el momento que es capturada. Una actualización bajo

este esquema requiere que se tengan controles fuertes sobre todo el proceso.

La mayor ventaja de un sistema interactivo es la rápida capacidad de respuesta

que tiene el sistema ante el ingreso de un dato específico. Cuando la

información de un sistema contable es procesada en forma interactiva, en el

momento que se afecta una cuenta, en ese instante el saldo del mayor se

actualiza.

La actualización en lote, implica la validación previa de los datos y esta se

realiza por lotes de registro; es decir, al final del día por ejemplo, se acumulan

las transacciones, se resumen y luego son actualizadas.

En lugar de actualizar la información asiento por asiento, todos los débitos y/o

créditos son actualizados una vez acumulados una cierta cantidad de

comprobantes.

Dependiendo de cuál tipo de actualización utilice un sistema, se deberá tener

presente que los controles para uno u otro caso son básicamente los mismos,



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sin embargo como debe suponer tales controles deben ser más estrictos en el

caso de actualizaciones en forma interactiva.

26- ¿Qué reportes básicos debe emitir un sistema contable?

PLAN DE REPORTES

Toda Su Organización Basa Sus Decisiones En La Información Financiera

Emanada Por La Contabilidad, Ya Sean Empresas Públicas O Privadas, Es Por

Eso Que Se Generan Los Reportes Contables; Los Cuales Son El Producto

Final Del Proceso Contable, Son Elaborados De Manera Tal Que Los Usuarios

De La Información Financiera Tomen Decisiones Adecuadas Y En El Momento

Oportuno.

Los Reportes Se Pueden Clasificar En:

Principales y Auxiliares

Los Reportes Contables Principales: son aquellos estados financieros

demostrativos y resumidos que la legislación nacional exige a cualquier ente

público, y va a constituir un instrumento de control de la gestión en cuanto a la

percepción de ingresos y ejecución de gastos; determinando a través de los

mismos la situación financiera real de la organización. Ejemplo: balance de

comprobación, estado de resultado, estado de flujo de efectivo, estado de flujo

de cuenta de patrimonio.

Los reportes contables auxiliares: son estados complementarios y están

anexos a los estados financieros permitiéndole al usuario, conocer en forma

detallada la información económica de la organización en forma más amplia.

Ejemplo: relación de bancos, de colocaciones, de activos exigibles, de

inversiones financieras, de activos fijos, de otros activos, de cuentas por pagar,

ingresos, etc.

27- ¿En que consiste la opción de generador de reportes?

Este documento explicara cómo elaborar o parametrizar un reporte financiero

adecuado a las necesidades del usuario.



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Esta opción permite por medio de un generador diseñar o ejecutar un

determinado reporte pre-establecido o permite listar unos reportes ya definidos

28- ¿Cuáles son los aspectos de forma que deben cubrir los reportes

financieros de un sistema contable?

Cálculo de índices: aun cuando formalmente el cálculo de índices

financieros está claramente definido, se pueden presentar algunas

situaciones en las cuales, el cálculo de un índice requiere ser modificado

por criterios específicos aplicados por una empresa. En este caso, por lo

general no se podrán modificar los índices, sino en forma manual e

indicar en una nota los criterios utilizados para su cálculo.

Clasificación de las cuentas: a veces se piensa que la generación de

información errada es culpa el sistema, realmente esto no es así ya que

si la data es adecuadamente validada es casi imposible que un

computador desde el punto de vista del hardware, modifique algo ya que

previamente almacenado o que haga algo que no se le haya instruido.

Por ejemplo, un programa está calculando el capital de trabajo y una

cuenta de active circulante fue clasificada como de largo plazo, el monto

de nuestro capital de trabajo será incorrecto.

Un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que la información sea

presentada bajo ciertos parámetros para cubrir los reportes financieros de un

sistema contable, es por eso que el software debe tener la incorporación la

opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias

estructuras de reportes, esta facilidad es poderosa para un gerente de

presupuesto ya que le permitirá presentar la información contenida en la base

de datos contable, de acuerdo al nivel de detalle que requiera, teniendo en

cuenta las siguientes observaciones:

Cuadre totales

Títulos y encabezados del reporte

Unidades monetarias



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29- ¿Qué importancia tienen que las cuentas se encuentren adecuadamente

clasificadas en un sistema contable?

Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:

Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o

alguna operación especifica.

Son la base para la elaboración de los estados financieros.

Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

Índices financieros: otra opción que incluyen los programas de contabilidad es

la opción de índices financieros, que se calculan con base en los saldos que

presenten las cuentas de mayor a una determinada fecha. Algunos de los

índices más comunes son:

Índice de solvencia

Prueba del acido

Rotación de cuentas por cobrar

Rotación de inventarios

Capital e trabajo

Margen de utilidad bruta

Rendimiento sobre la inversión

Días de venta en los inventarios

Rotación de cuentas por pagar

Días de gasto

Promedio diario de compras

Promedio diario de ventas

Gráficos: también una alternativa para un software contable, es la emisión de

gráficos de barras, de líneas, de puntos y otros. Cabe destacar que en este

caso, es conveniente explicar claramente el contenido de los gráficos, unidades

de representación y periodo o periodos que abarcan.

30- ¿Qué diferencia hay entre procesar la información en lotes o en líneas?

Procesamiento por lotes: es un procedimiento dentro del cual existen otros , lo

más fácil para que te des cuenta es el sistema Batch de D.O.S que permite al



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solo hacer una llamada al programa resolver varios procedimientos llamando a

distintos programas , es por lo general de característica secuencial.

Un procedimiento en línea es llamar a cada programa directamente para que

este al momento se empiece a ejecutar.

Procesamiento en línea: A diferencia del procesamiento por lotes o batch, el

procesamiento en línea implica que los programas se ejecuten de tal forma que

los datos se actualicen de inmediato en los archivos de la computadora. A este

tipo de procesamiento se le conoce también como tiempo real. Las

aplicaciones de tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los

datos contenidos en los archivos se modifican varias veces en el transcurso de

un día y se consultan en forma casi inmediata con las modificaciones que se

efectuaron. Un ejemplo de lo anterior es un sistema de reservaciones en

alguna línea aérea.


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