Sistema de información gerencial

En la empresa seguros Rimac

INTRODUCCCION

A través de los tiempos se ha visto como ha ido evolucionando la tecnología en

nuestras vidas, con el desarrollo de sistemas utilizados en diferentes empresas

del país y del mundo.

Estos sistemas se aplican utilizando las herramientas adecuadas y de acuerdo

a las necesidades y exigencias de las empresas, sin embargo se necesita que

se cuente con personal capacitado para el uso e implantación de esto sistemas

de información.

En la presente monografía veremos desde como ha ido evolucionando la

implementación y desarrollo de los Sistemas de información, la aplicación y el

desarrollo de los mismos a través de los tiempos.

Como se aplica en la actualidad; los beneficios que ha generado la

implementación de Sistemas de Información para la empresa.

Veremos los procesos con los que cuenta actualmente la Compañía. RIMAC

SEGUROS. Como opera, así como los procesos de 1 área específica

(emisión).

LA EMPRESA

RIMAC SEGUROS SAC Fundada en 1896 ha desarrollado un compromiso por

brindar 1 variedad de productos de la mejor calidad y un óptimo servicio, para

satisfacción de nuestros clientes.

RIMAC SEGUROS SAC es una de las empresas líder en Perú en el rubro de

Seguros.

Su MISION es Favorecer el desarrollo de nuestros clientes en todo

momento y en todo lugar, que para RIMAC significa :

Conocemos a nuestros clientes, entendemos sus necesidades.

Les ofrecemos productos adecuados que puedan serles de utilidad en

los diversos aspectos de su vida o de su negocio.

Desarrollamos la cultura de prevención, los ayudamos a evitar

problemas.

Ante un hecho fortuito ofrecemos soluciones, damos soporte y apoyo de

manera oportuna y transparente.

Su VISIÓN es Ser la empresa de referencia en el país y en la región, por

nuestro espíritu competitivo e innovador , por la confianza de nuestros

clientes y por el compromiso y talento de nuestro capital humano, lo cual

significa:

Ser referentes, somos los mejores, somos únicos, nos buscan para

imitarnos.

Espíritu innovador, manejamos y cambiamos continuamente,

descubrimos y tomamos nuevas oportunidades.

Compromiso de nuestro capital humano, nuestra gente se identifica

emocional e intelectualmente con Rimac, hay un fuerte sentido de

orgullo y pertenencia.

NUESTROS VALORES

SINCERIDAD

COMPROMISO

DNAMISMO

EFICIENCIA.

RIMAC SEGUROS SAC tiene como objetivo en continuar con nuestra política

de calidad a precios accesibles, manteniendo así, una relación prolongada con

nuestros clientes y por la naturaleza de nuestros productos, contribuir al

mejoramiento de calidad de vida de nuestros clientes.

ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

SITUACION ANTERIOR

La evolución del sistema de digitación siendo la maquina mecánica, la maquina

eléctrica y las famosas computadoras 386, se ingresaba la información de los

contribuyentes Naturales y Jurídicos, con estos equipos de la época RIMAC

SEGUROS comenzó a automatizar sus operaciones.

RIMAC SEGUROS SAC desde su apertura (1896) hasta aproximadamente el

año 1990 no contaba con ningún sistema de información que les permitiera

realizar los procesos de una manera más eficiente ya que se realizaba de

manera manual. Tal es así que los procesos en el área de ventas, logística y

contabilidad se desarrollaban de la siguiente manera:

Área de ventas: El proceso se iniciaba cuando se recibía la orden de pedido,

la cual se realizaba persona a persona- empresa a empresa, en donde el

asesor comercial que registraba los datos del cliente en unan solicitud

anotando de manera manual el nombre del cliente, domicilio, que producto

compró etc.

Área de logística : La orden de compra se realizaba manualmente , el

proveedor vendria a recogerlo para luego despachar los productos ( economato

) y luego estas ordenes de compra eran archivados en files ,luego pasaron a

digitarlas en maqunas de escribir mecánicas y luego maquinas de escribir

electrónicas.

Área de contabilidad: El contador interno registraba los documentos de

ventas y de compras en grandes libros contables, luego estos eran archivados

y llevados cada fin de mes al contador externo

ETAPA DE INICIO

A cada personal se le asignada 1 computadora para la realización de su trabajo

en las diferentes áreas que tiene la Institución, se justifica por el ahorro de

mano de obra y el exceso de papeles.

Paulatinamente el área de informática ó soporte, mediante el sistema de

programación va almacenando los datos y registros que son de manejados por

los trabajadores de cada oficina.

Se desarrollo una implementación del personal contratado para este fin como

analistas, programadores, jefes de sistema que desarrollaron mediante

reuniones de equipo diseñar interfaces automáticas de ingreso y salida de

información.

ETAPA DE INTEGRACION

Surge como resultado directo de la centralización del departamento de sistema

o informática bajo un programador como fuente de almacenamiento, el costo

de los equipos y software se implantaron gracias a la inversión de los

accionistas .que propusieron mejoras para aumentar el nro de clientes.

Se comienza a capacitar al personal, con la finalidad de ampliar su

conocimientos en todos los niveles Administrativo, operativo , comercial, etc.

sobre todo la capacitación interna sobre los proyectos y creación de nuevos

módulos para lograr un fácil manejo al trabajador, el personal que va interactuar

con la computadora y la información que los superiores le manden.

ETAPA DE MADUREZ

El sistema de información esta a cargo del la división de soporte y gestión de

procesos .conforme al organigrama determinado.

El control estricto en materia de Seguridad y la ejecución de los planes y

programas tanto en lo que se refiere a resultados obtenidos, como en el uso de

los recursos, según lo establecido en planes y programas; así como la forma

distribución de los diferentes canales de información que ayuda al trabajador

desempeñar en forma eficiente labores de cada una de las áreas de la

compañía.

La consideración de la aplicación de un sistema integrado computacional, a

nivel global dentro de la compañía , se solicitó ampliación de la inversión inicial,

tanto en equipo como en la contratación de especialistas y/o la adquisición de

software especializado

Fue importante determinar la relación costo y beneficio, ya que un adecuado

sistema de información puede reducir importantes costos de mala

administración, demoras, fallas e inclusive malas decisiones.

LOS SISTEMAS UTILIZADOS EN GENERAL DESARROLLAN COMO ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automático). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Emisiones de pólizas nuevas Endosos según lo solicitado por el asegurado. Cálculo de intereses moratorios. Cálculo del saldo de un cliente. Liquidaciones. Registro de siniestralidades.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Facturas, cupones de pago. Refinanciamientos. Datos de asegurados, beneficiarios.

Salidas:

Reporte de pagos. Estados de cuenta. Pólizas nuevas Endosos. Reporte de Siniestros. Nuevas Politicas de La Cia.

PRESUPUESTO

El presupuesto asignado para el mantenimiento, mejoramiento y desarrollo de proyectos de nuevos sistemas es de aproximadamente :

US 30,000 TRMESTRALES

BASES DE DATOS

La CÌA RIMAC SEGUROS tiene diferentes lineamientos de bases de datos las

que constituye en diferentes módulos tanto con Operativos y Administrativos.

Los Módulos Operativos a los relacionados a los colaboradores que se

encuentran en el campo (contacto directo con los contribuyentes), los cuales

necesitan información al instante mediante su Notbook; actualmente la

tecnología ayuda a mantener esa comunicación con la base central de

información; así como otras bases como la RENIEC, ESSALUD, SBS, SUNAT

Los Módulos Administrativos, encargados de registrar la información en forma

detallada y secuencial o cronológicamente por cada colaborador desde la fecha

de ingreso, útiles que tiene, estudios realizados, es decir su hoja de vida

Institucional

Asimismo desarrollo aspectos administrativos relevantes para la

Administración, mediante ingresar el modulo puede solicitar vacaciones,

financiamiento, pedido escritorio o computadora, servicio de reparación y otros,

solamente detallar y será atendido a la brevedad posible.

Asimismo, tenemos un modulo de Financiera donde se detalla los ingresos y

egresos, las cuales están van a una partida especial para su proceso en

contabilidad y presupuesto.

Actualmente cuenta con el programa Microsoft Forefront es una completa

línea de productos de seguridad que permite una mayor protección y control

por medio de una excelente integración con su infraestructura de TI actual y

una operación más sencilla de implantación, gestión y análisis. La línea de

productos de seguridad Microsoft Forefront ofrece protección para las

máquinas cliente (Protección de software listo para las empresas.)

Microsoft Forefront Client Security es un nuevo producto de seguridad que

permite proteger los puestos de trabajo, portátiles y servidores de la empresa

de las nuevas amenazas que aparecen, como spyware y rootkits, así como

virus y otras modalidades de ataque más tradicionales.

El producto está basado en una tecnología muy consolidada y respaldado por

un sistema de investigación global innovador. Una consola de gestión integrada

permitirá a los profesionales de TI controlar su entorno. Por dentro, los informes

y alertas priorizables permitirán centrar los recursos en los problemas reales.

Microsoft Forefront Client Security se integrará con la infraestructura de TI

existente, como el Directorio Activo y otros sistemas de distribución de

software, permitiendo reducir el tiempo de implantación y optimizando su valor.

La Institución es grande en su aspecto de organización los cual permite

desarrollar un sin número de control y recurrir a información de índole personal

como información clasificada las cuales son reservadas y manejadas por

funcionarios de Alto nivel, por su confiabilidad que hay en la información; se ha

generado ampliar físicamente el rol de Archivo documentario, actualmente esta

información se concentra en dos tipos en Físico – Fichas escaneadas con la

respectiva certificación notarial.

El grupo ha visto preciso tomar algunos tipos de base de datos las cuales nos

ponemos a detallar:

Apreciamos, que para acceder a los módulos de información es necesario

ingresar a la página de RIMAC (intranet), donde hay varios Links que permiten

la búsqueda fácil y sencilla para llegar a la información que desea obtener:

JERARQUÍA DE LOS SISTEMAS

NIVEL OPERATIVO

Entradas Proceso Salidas

Los asesores comerciales Tiene la

capacidad de persuadir a los clientes

para lograr que los adquieran. A

través de ellos nos permitirá conocer

cuales son los clientes potenciales y

fieles a nuestra marca.

En esta parte es donde va procesar

todos los datos del cliente como es

su comportamiento con la empresa,

que productos son los más

solicitados.

Como salida tenemos el reporte en % en cuanto el

uso de la marca, porque con ese repote nos ayudaría

mucho para conocer como es el comportamiento del

consumidor. Eso hay reportarlo al gerente comercial

Se realiza una planificación general

del stock de nuestros productos y se

planifica el proyecto de ventas y los

gastos a realizar.

- Planificación de gastos: se

planifica los gastos en

publicidad, folleteria y

formatos para cotización.

Tres veces por año, necesitamos saber cuanto

venderemos el próximo año, y para esto nos

basamos en las ventas realizadas el año anterior.

NIVEL TÁCTICO

Entradas Proceso Salidas

El área de Crédito y cobranza: Es el responsable de asignar los respectivos créditos a clientes, o bien deudores diversos en un corto o mediano plazo, para el rápido financiamiento. Se Ingresa los datos de los créditos y cobranzas que se ha realizado,

En el esta etapa se organiza la información de cuanto tiempo durara el crédito y de que forma cobrarlo.

También se ve cuanto tiempo tiene una deuda un proveedor o un cliente nuestro.

Reportar a tiempo la contabilidad de lo que se cobra.

También como salida tendremos la relación de todos los deudores que hay y como solucionarlos.

Gerente Comercial El nuevo ejecutivo fue designado para consolidar las relaciones con los actuales clientes, proveedores y canales, así como para generar nuevas oportunidades de negocios. Se ingresa todos la información recibida por las áreas operativas

En esta parte el sistema se encargara de manejar toda la información y como manejar los problemas existentes

Como salida tendremos los reportes de manera estadística de comos e encuentra nuestra empresa en la aceptación de los clientes, si hay que mejorar alguna estrategia o implementar una nueva, como también implementar mejores productos al de la competencia.

NIVEL ESTRATEGICO

Entradas Proceso Salidas

Gerente General Ingresa todos los reportes de las diferentes áreas.

Es el proceso en la cual tiene que analizar cada área que se encuentra la empresa.

Acá saldrá la decisión final de la empresa que medidas debe tomar para mejora la empresa.

UN PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE TI / SI A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

La prioridad de cada proyecto Tiempo a realizar determinada tarea Presupuesto (s/.)

Implementar nuevos productos. 6 meses S/. 6,000

Comprar unidades para asistir siniestros 9 meses $ 380,.000

Actualizar los sistemas de acuerdo a las exigencias de nuevos productos.

6 meses S/ 25,000

Capacitación de personal para uso de nuevos sistemas

2 meses S/ 8.500

ARQUITECTURA DE LA INFORMACION DE LA EMPRESA

• La CIA. RIMAC SEGUROS SAC realiza sus operaciones con arquitectura

de tipo WAN ya que realizamos nuestras operaciones en todo el país..

• Utilizamos la topología STAR

* Ventajas: Una desconexión solo afecta a un segmento de

computadoras.

* Desventajas: Requiere una gran cantidad de cableado, generando

mayor recursos en cable, si el componente central falla, la red

falla.

•

SISTEMA DE INFORMACION PARA LA COMPAÑÍA RIMAC SEGUROS SAC

El sistema integrado de gestión comercial ,administrativo y operativo Acsel X

(es el más usado), versión multiusuario v.10.2, para trabajar en una pc o en un

grupo de pc´s conectadas en red (capacidad máxima: 01 pc servidor y 24 pc´s

aproximadamente por área, esto dependiendo al requerimiento de cada área,

como estaciones de trabajo/terminales/clientes) desarrollado en un poderoso

ambiente gráfico visual de última generación ,que lo hace de un entorno

amigable, fácil y sencillo de usar. Esta herramienta es una alternativa

(compacta, integrada y económica) dirigida al sector empresarial en general:

comercial, industrial y de servicios.

COMO LO ADQUIRIMOS:

El sistema integrado de gestión comercial, administrativo y operativo ACSEL X,

se vende por licencias, las licencias que adquirimos son por pc (por

computadora) que se quiera usar con el sistema. si queremos trabajar en 01

HUB

sola pc, tenemos que comprar solo 01 licencia, si queremos trabajar con 02 pc

´s, tenemos que comprar 02 licencias, si

queremos trabajar con 03 pc´s tenemos que comprar 03 licencias; asi, en

funcion a

numero de equipos con los que deseamos trabajar, adquirimos en numero de

licencias

el usuario adquiere las licencias de ACSEL X y decide si las va a instalar

como servidor o como terminal:

si compramos varias licencias, podemos instalarlas cada una como 01

servidor en pc´s independientes de empresas distintas, donde cada una

manejaria su propia base de datos en forma independiente.

si queremos que compartan la informacion, es decir, trabajar en red,

accediendo a la misma base de datos en forma simultanea, mixta y

compartida (en linea), tendremos que instalar 01 licencia como servidor

y las otras licencias como terminales; desde el punto de vista de la

funcionabilidad y la operatividad, el trabajo del sistema en la pc que

trabaja como servidor o en la pc que trabaja como terminal, es el mismo,

la unica diferencia es que la pc servidor tiene alojada en su disco duro la

carpeta del sistema que contiene la base de datos comun para todas las

pc´s y tiene que estar prendida para que puedan trabajar tambien las

terminales; si apago la computadora servidor, anulo tambien el sistema

en todas las demas computadoras

EJEMPLOS DE APLICACIÓN:

 Por ejemplo, si tenemos 10 pc´s conectadas en red y queremos que el sistema

acselx trabaje solo en 02 pc´s, accediendo a la misma base de datos en en

linea, entonces adquirimos 02 licencias, esto no significa, que las otras 08 pc´s,

aunque esten conectadas en red, van a poder trabajar con el sistema acsel X,

para ello tendriamos que adquirir 08 licencias mas.

La base de datos del sistema acsel x es estandar "dbf" de visual foxpro8, esto

permite facilmente migrar o exportar su data a diferentes plataformas como

excel, access, texto, lotus, etc.,  esta base de datos del sistema es mixta,

compartida, de acceso simultaneo por 24 pc´s y trabaja en linea, siempre y

cuando las maquinas esten conectadas en red, ya sea lan (red de area local) o

wan (red remota).

INSTALACION:

el proceso de instalacion del sistema acsel x es muy sencillo, se pone el "cd

original instalador" en la lectora cd rom y aparece de inmediato una pantalla de

presentacion que pide se confirme si se va a instalar como servidor o como

terminal, seleccionamos por ejemplo como servidor y automaticamente en

pocos segundos se autoinstala todo el sistema (creando el acceso directo en la

pantalla, el directorio y la estructura de la base de datos), listo para darle doble-

click al acceso directo y empezar a usar el programa.

EL SISTEMA ACSEL X NOS AYUDA A MEJORAR EN NUESTRAS AREAS

SITUACION ACTUAL

A partir de principios de hace 5 años se ha optado por implementar un sistema

de tipo operacional, que interrelaciona las áreas comercia l, logística,

contabilidad, RRHH y operaciones el sistema consiste en:

ÁREA COMERCIAL: El proceso se inicia cuando el comprador llama por

teléfono interesado por varios productos previamente después de haber

observado la pagina Web de la empresa .El vendedor envía sus datos al

comercial para que elabore su ficha de póliza nueva , luego el comercial envía

esta solicitud a recepción para que creen el trámite que generará la nueva

póliza , luego este trámite llega a emisión quien verifica que la ficha tenga toda

la información completa y así procede a emitir la póliza que posteriormente es

enviada a imprimir y finalmente la póliza sea despachada al cliente.

ÁREA DE CONTABILIDAD: Esta área procede a cotejar las ventas realizadas

tanto en efectivo como en crédito, llevando un registro de ventas al contado y

crédito.

Las ventas al contado se realizan en efectivo y con tarjetas de créditos

contando para ello un POS ya que se lleva un registro aparte de estas ventas.

El segundo registro es para ventas al crédito en cupones.

Se procesa estas informaciones para llevar un mejor control de los

movimientos de dinero, es decir tener un reporte confiable de cuanto es lo que

se tiene en efectivo, letras por cobrar, etc. Así mismo este sistema brindara un

reporte continuo, en el momento que se requiera.

REGISTRO DE CLIENTES

HERRAMIENTAS DE GESTION

CRM

Lo que estamos utilizando para

fortalecer las relaciones con nuestros

clientes es lo siguiente:

• Entregamos las pólizas en el domicilio de los clientes o el cada agencia

del BK (BROCKER), sin costo adicional a nivel nacional.

• Buscamos conocer las necesidades de nuestros clientes para

satisfacerlas

(Nuevos productos)., ó mejorarlos en comparación a la competencia.

• Envió de las ultimas novedades vía correo electrónico a nuestros

clientes.

ERP

Enterprise Resource Planning o

Planeador de Recursos de la Empresa

Dado que la CIA RIMAC SEGUROS busca una buena y correcta aplicación de

los ERP para poder lograr una integración de los procesos de información entre

las diferentes áreas y poseer la información disponible e inmediata para la toma

de decisiones. Esto se vera reflejado en un incremento de la productividad.

MENU PRINCIPAL

ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE

CODIGOS DE PRODUCTOS RIMAC SEGUROS

DATOS DEL CLIENTE

CORREO INTERNO Y EXTERNO DE LA CIA RIMAC SEGUROS.

RECOMENDACIONES

• La organización debe ser flexible a los nuevos sistemas de información que

involucran a toda la estructura organizacional de la empresa

• Se debe tener una adecuada implementación del sistema de información a

utilizarse en base a los requerimientos que exige la organización

• Realizar racionalmente análisis críticos sobre alternativas de solución a

problemas de sistemas de información empresarial implementadas

• Toda organización debe tener una inversión destinada al uso eficaz de

tecnologías emergentes y complementarias de información, asociadas a un

adecuado conocimiento del comportamiento humano-organizacional, como

eje fundamental de desarrollo de la organización

Compromiso de responsabilidad para el logro de metas y objetivos

eficientes que de manera automatizada que efectuado con el adecuado del

sistema de información existente ayude a realizar de manera eficiente las

actividades de gestión propias de cada organización o empresa.

CONCLUSIONES

• CIA RIMAC SEGUROS ha logrado mantenerse a la vanguardia siendo la

empresa mas completa en su rubro debido a las herramientas que aplica

y sobretodo al gran soporte de sus sistemas de información.

• Con este trabajo hemos querido demostrar que muchas de las empresas

nacionales en nuestro país necesitan innovar continuamente, ya que día

a día se presentan nuevas tecnologías que buscan simplificar y/o

automatizar ciertas funciones o tareas que se desarrollan en las

empresas con el fin siempre de lograr una mejora en sus procesos para

llegar de manera más eficaz y eficiente a los clientes.