Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular
para la Educacin I.U. T Pedro Emilio Coll Contadura IVTrimestre
Puerto Ordaz Estado Bolvar.
SISTEMA CONTABLE
Profesor(a): Hector Mota
Bachilleres:Luis Gamez C.I.: 15.934.732Karla Patio C.I.:
16.996.873 Jaime Guzmn C.I.: 10.043.393 Ana Fuentes C.I.:23.536.491
Katherine Catalano C.I.: Magrelis Jimenez C.I.: 15.853.604
Ciudad Guayana, abril de 2015.INDICECONTENIDO
PG.INTRODUCCIN.................................................................................................3Sistema
Contable.
Definicion...............................................................................4Importancia.......................................................................................................4-5Entorno.............................................................................................................5-7Seleccin
de
empresa......................................................................................7-8Creacin
y Manejo de Cuentas. Actualizacin de
datos..................................8-9Movimientos....................................................................................................9-14Transacciones
de activos. Procesar
comprobantes...............................................................................................14-17Auditoria
y Reporte de transacciones y
libros..............................................17-20CONCLUSION...................................................................................................21BIBLIOGRAFIA..................................................................................................22
INTRODUCCIN
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las
decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No
existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las
tcnicas de la ciencia contable. Desde la actividad econmica mas
pequea hasta las transacciones econmicas de grandes corporaciones,
la ciencia contable aporta a un gran cmulo de conocimientos, los
cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la
contadura publica altamente capacitados.La contabilidad es un
sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren
en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central
para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la
obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir
una empresa determinada.De modo que, el presente trabajo contiene
una visin introductoria en torno a los sistemas contables, su
definicin, objetivos, importancia, procedimientos contables, entre
otros aspectos relacionados con el tema, los cuales nos sern de
mucha utilidad en nuestra futura labor.
SISTEMA CONTABLE. Definicin.Un sistema es un mdulo ordenado de
componentes que interactan entre s y que se hallan
interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace
referencia a aquello vinculado a la contabilidad (el mtodo que
permite llevar las cuentas de una organizacin).La nocin de sistema
contable, de este modo, puede entenderse de distintas maneras. En
su sentido ms amplio, se trata del conjunto de elementos que
registran la informacin financiera y las interrelaciones de estos
datos. Esta estructura, por sus caractersticas, contribuye a la
toma de decisiones en el mbito de la gerencia.Los sistemas
contables se componen de diversos tipos de documentos e implican la
participacin de especialistas (contadores) que se encargan del
registro preciso y del anlisis de la informacin. Los contadores
suelen trabajar en conjunto con los gerentes o los responsables de
tomar las decisiones de la empresa.En la actualidad, el concepto de
sistema contable suele asociarse al programa informtico que permite
registrar la informacin. El software contable cuenta con diferentes
mdulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de
manera digital y con herramientas que facilitan los clculos.Incluso
es posible realizar un sistema contable bsico en una planilla de
clculo. As es posible registrar los ingresos y egresos econmicos de
una familia, destinando una hoja para el mes en curso. Los
movimientos del periodo, a su vez, pueden reflejarse de manera
automtica en otra hoja donde se incrementan o se reducen los
ahorros de la familia. Como se puede advertir, la planilla de
clculo funciona como un sistema contable.
Importancia Tener un buen sistema de contabilidad en nuestra
empresa que sea eficiente y funcional adems de ser un activo
intangible, indiscutiblemente lo convierte en una fuente de
informacin importante para conocer de la situacin econmica y
financiera para nuestras organizaciones.La informacin financiera,
Contable y Administrativa tiene los siguientes objetivos: Generar
los Balances que son como una fotografa de la empresa en cada
instante Generar los Estados de Resultados (PyG) para evaluar la
utilidad en un periodo de tiempo Generar flujos de Efectivo
Determinar y controlar la carga tributaria Argumentar la toma de
decisiones en nuestra organizacin Evaluar la funcin de la
Administracin Controlar las operaciones de la entidad econmica
Tomar decisiones en materia de inversin y crdito. Suministrar
informacin sobre la situacin financiera y econmica de la entidad
Contribuir a la informacin estadstica de la empresa y la del DANE
Determinar precios y tarifas de nuestros productos y servicios
Proporcionar informacin de carcter legal Estimar los costos y
beneficios sociales atribuibles a la empresa Informar sobre los
efectos que las operaciones practicadas han producido a las
finanzas de la empresa en cada periodo. Facilitar y agilizar la
toma de decisiones econmicasAhora bien, los principios de la
contabilidad deben ser implacables en el sistema contable, la
Contabilidad contenida en nuestro software de contabilidad debe de
tener ciertas caractersticas o cualidades, como las siguientes:
Debe de ser clara y fcil de comprender Que sea confiable Que se
presente de forma oportuna Que sea verificable, en la medida que
presente fielmente los hechos econmicos Debe de tener relevancia,
que permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para
lograr sus fines particulares. Debe de ser fcilmente comparablePara
concluir, La importancia de la informacin que genera el sistema
contable es vital para la buena toma de decisiones dentro de
cualquier organizacin y esta debe tener las caractersticas que
arriba hemos mencionado para poder corregir cualquier desviacin que
tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los
resultados que los accionistas han previsto ganar.EntornoUn sistema
de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de
informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad,
flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.El
sistema contable de cualquier empresa independientemente del
sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos
utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos
se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso
contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la
interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales.Registro de la actividad financiera: en un
sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la
actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en
trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de
contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada mas
que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos
monetarios.Clasificacin de la informacin: un registro completo de
todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen
de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para
las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la
informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben
agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o
paga dinero.Resumen de la informacin: para que la informacin
contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser
resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de
venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables
de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas
resumidas por producto. Estos tres pasos que se han descrito:
registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se
utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso
contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin
involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn
interesados y la interpretacin de la informacin contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable
debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios
usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras
de la empresa.
Utilizacin De La Informacin Contable La contabilidad va ms all
del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final
de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis
e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el
significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que
existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros;
estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la
compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias
significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si
los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados
gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable,
tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas
cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta
comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los
informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que
este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos
de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la
informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones
precisas y exactas.Caractersticas de un sistema de informacin
contable efectivo. Un sistema de informacin bien diseado ofrece
control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de
costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a
la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los
controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un
negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y
asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad:
un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad
cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las
caractersticas especiales de un negocio en particular.
Seleccin de empresa El apoyo de un contable es importante para
una empresa, desde su incorporacin, hasta el control del da a da,
llegando a las declaraciones de impuestos. Desde profesionales
independientes hasta empresas con decenas de empleados pueden
beneficiarse de tener un sistema que les permita llevar su
contabilidad financiera de manera independiente, en tiempo
real.Algunas caractersticas sobre las cuales evaluar las diferentes
opciones de sistema contable en el mercado son:1. Funcionalidad
contable. La mayora de las soluciones cubren lo bsico de los libros
contables. Programas ms avanzados incluyen reportes, procesos de
nmina, inventarios, integracin con otros aplicativos (p.ej., hojas
de clculo), planeacin (ERP), informacin de clientes, manejo de
operaciones en tiempo real (p.ej., en puntos de venta),
inventarios, etc.2. Integracin con bancos. Varios software se
conectan directamente a cuentas bancarias para extraer movimientos
y clasificarlos.3. Integracin con la autoridad fiscal. Segn el
sistema contable seleccionado, vara la capacidad de apoyo en la
preparacin de declaraciones de impuestos y la emisin de facturas
oficiales. 4. Plataforma. La decisin tradicional era Windows vs.
Mac. Hoy, la Contabilidad financiera es porttil: la mayora de las
soluciones son en lnea y muchas tienen versiones simplificadas para
iOS o Android con sincronizacin en la nube.5. Precio. La
complejidad de la solucin est estrechamente ligada con su precio.
El rango de precios va desde gratis y otras tienen un costo.Existen
mltiples sistemas contables en el mercado y un profesional o compaa
buscando una solucin independiente debera consultar con su Contador
y revisar la informacin disponible en internet para decidir cul es
la mejor opcin para gestionar su negocio.
Creacin y Manejo de Cuentas.1. Actualizacin de datosEs la
manipulacin o transformacin de smbolos, nmeros y letras, a fin de
aumentar su utilidad.El sistema de informacin contable realiza
cuatro tareas bsicas de procesamiento de datos:Recoleccin de datos:
si en la accin interviene un elemento del entorno, la accin recibe
el nombre de transaccin. El sistema de procesamientos de datos rene
los datos que describen cada una de las acciones internas de la
compaa y sus transacciones con el entorno.Manipulacin de datos: es
necesario manipular los datos para convertirlos en informacin. Las
operaciones de manipulacin de datos incluyen:Clasificacin: ciertos
elementos de datos de los registros funcionan como cdigos. En el
campo de la computacin, un cdigo es uno o ms caracteres que sirven
para identificar y agrupar registros.Ordenamiento: los registros se
acomodan en ciertas secuencias con base en los cdigos u otros
elementos de datos.Clculo: se realizan operaciones aritmticas y
lgicas con los elementos de datos para producir elementos de datos
adicionales.Resumen: hay tantos datos que es necesario
sintetizarlos en forma de totales, subtotales, promedios,
etc.Almacenamiento de datos: cada transaccin con varios elementos
de datos, todos estos datos deben guardarse en algn lado para
cuando se necesiten y esa es la funcin del almacenamiento de
datos.Preparacin de documentos: el sistema de informacin contable
produce salidas para individuos y organizaciones tanto dentro como
fuera de la compaa. Las salidas se originan de dos formas:Por una
accin: se producen salidas cuando algo sucede. Un ejemplo es la
Factura que se produce cada vez que se surte un pedido de un
cliente.Por un plan: se producen salidas en una fecha determinada.
Un ejemplo es un cheque de nmina que se prepara cada viernes.
2. MovimientosSistemas Que Surten Pedidos De ClientesSe muestran
los cuatro sistemas principales que intervienen en el surtido de
pedidos de los clientes: captura de pedidos, inventarios,
facturacin y cuentas por cobrar. Aprenderemos ms acerca de los
cuatro sistemas de surtido de pedidos mas adelante. Por ahora, solo
necesitamos entender que el sistema de captura de pedidos introduce
los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de
inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de
facturacin prepara las facturas de los clientes, y el sistema de
cuentas por cobrar cobra dinero a los clientes.Sistemas Que Ordenan
existencias de ReabastecimientoDe forma similar, identificamos los
subsistemas que se ocupan de ordenar existencias de
reabastecimiento de los proveedores. El sistema de compras enva
rdenes de compra a los proveedores para las existencias que se
requieren, el sistema de recepcin recibe las existencias, y el
sistema de cuentas por pagar realiza pagos.Sistemas Que Efectan
Procesos De Contabilidad GeneralEl sistema de libro mayor o de
contabilidad general es el sistema contable que combina los datos
de los otros sistemas contables con el objeto de presentar un
panorama financiero compuesto de las operaciones de la compaa. El
archivo que contiene los datos contables combinados es el libro
mayor. Dos subsistemas intervienen en esta actividad. El subsistema
de actualizacin del libro mayor asienta en el libro mayor los
registros que describen las diversas acciones. El subsistema de
preparacin de informes utiliza el contenido del libro mayor para
preparar los informes de la gerencia. Fases Del Pedido De
ClientesIncorpora la fase de preventas, el pedido de cliente real y
las acciones siguientes resultantes, tales como la entrega, las
reclamaciones y devoluciones y la facturacin. Las consultas y las
ofertas se utilizan para asignar operaciones comerciales de la fase
de preventas en el sistema. Conviene crear consultas y ofertas si
desean utilizarse los documentos resultantes como base para los
anlisis que se ejecutan en el sistema.Captura De PedidosDocumenta
el sistema de captura de pedidos y lo documenta con mayor
detalle.Editar Datos De PedidosCuando se recibe la orden de ventas
de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos
incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige los errores
si es posible. Si es imposible corregir el error, como cuando el
nmero de artculo no concuerda con el nombre del artculo, el
empleado prepara un aviso de orden ventas rechazadas que se enva al
cliente pidindole que vuelva presentar una orden de ventas
corregida.El empleado tambin archiva la orden de ventas en un
archivo llamado rdenes de ventas rechazadas por edicin. Los pedidos
rechazados se conservaran en ese archivo, que es un archivo de
suspenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta
que los pedidos se transfieran a algn tipo de archivo
histrico.Verificacin De CrditoUna estrategia para realizar la
verificacin de crdito considera el impacto que tendra el importe
del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Las
cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compaa por ventas
previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de
cuentas por cobrar, pero tambin incluimos esos datos en un archivo
especial, llamado archivo de crditos de clientes, que se usa para
realizar la verificacin de crdito. El archivo de crdito de clientes
tambin contiene los lmites de crdito del cliente. Un lmite de
crdito es el importe total de cuentas por cobrar que la compaa esta
dispuesta a aceptar de un cliente.Si se excede el lmite de crdito,
el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificacin de
crdito se almacenan en el archivo de rdenes de compra rechazadas
por crdito, y se envan avisos de orden de venta rechazada a los
clientes.
Asentar PedidosSe escribe un registro de pedidos aceptados que
se introduce en el sistema de inventarios. La bitcora de pedidos
sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que
se surtan. La bitcora de pedidos contiene elementos de datos como
el nmero de cliente, el nmero de pedido del cliente, la fecha del
pedido del cliente y fecha de recepcin del pedido. Los pedidos que
estn en este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir
que no se han surtido.Marcar Surtidos De PedidosLos primeros tres
pasos del sistema de captura de pedidos forman una cadena
conectada; estn vinculados por flujos de datos, sin almacenes de
datos interpuestos. Este paso esta aparte porque se efecta despus,
cuando el sistema de facturacin indica que los pedidos ya se
surtieron. El sistema de facturacin crea el flujo de datos de
pedidos completados para que sirva como seal. Los registros de la
bitcora de pedidos correspondientes a los pedidos surtidos se
marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que
ya no estn abiertos.Al registrar la fecha de surtido en la bitcora
de pedidos, se incrementa el valor de informacin de ese archivo. La
computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para
determinar cuales pedidos estn abiertos, y tambin puede comparar
las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en que se
recibieron para determinar cuanto tiempo toma surtir los pedidos.
Esta informacin es valiosa para los gerentes. InventariosUna vez
que se toma la decisin de aceptar los pedidos, se debe determinar
si es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro procesos
principales del sistema de inventarios.Verificar ExistenciasEl
primer paso es verificar las existencias de cada artculo ordenado.
Se recupera el archivo de inventarios el registro de artculo del
artculo ordenado. El campo de cantidad en existencia del registro
se compara con la cantidad del pedido del registro de pedido
aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es articulo para
surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse,
se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes.Este es
el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de
datos relacionados con el artculo de inventarios. El registro de
inventarios incluye elementos como descripcin del artculo y
ubicacin en bodega, que se usaran posteriormente. Si recuperamos
esos datos aqu y los llevamos junto con los datos de la transaccin,
no ser necesario volver a acceder el archivo de inventarios en el
sistema. El acceso a los registros suele ser la parte mas tardada
de cualquier sistema y se procura minimizar este tiempo hasta donde
sea posible.Verificar El Punto De ReordenEn caso de surtirse el
pedido, siguiente paso es determinar si las nuevas existencias, al
reducirse, han hecho que se llegue al punto de reorden. El punto de
reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de
resurtir existencias. Cuando las existencias disponibles caen al
punto de reorden, ha llegado el momento de resurtir. El punto de
reorden se fija lo bastante alto como para que le nuevo suministro
se reciba antes de que se agoten todas las existencias. Al menos,
ese es el plan. Cuando se llega al punto de reorden, los datos de
reorden se registran como datos de compra que el sistema de compras
usara.Aadir Artculos RecibidosLos procesos anteriores reducen los
inventarios cuando se surten pedidos. Otro proceso incrementa los
inventarios cuando se reciben existencias de reabastecimiento de
los proveedores. Se usa el flujo de datos artculos recibidos del
sistema de recepcin y se actualizan los campos de existencias
disponibles de los artculos recibidos, en el archivo de
inventarios.Proporcionar Datos De Libro MayorLos datos de
inventario son una entrada importante del sistema de libro mayor.
El valor de los inventarios se incluye como activo en el balance
general. Este paso extrae del archivo de inventarios datos que el
sistema de libro mayor necesita, y los pasa a ese sistema como
flujo de datos contables de inventario. FacturacinUna factura es el
aviso oficial que la compaa enva a sus clientes para notificarles
cuanto dinero deben. Como consumidor, usted recibe factura. Si usa
su tarjeta de crdito, el vale que usted firma es una factura:
describe una sola transaccin a crdito y establece su obligacin de
pagar en una fecha posterior.Obtener Datos De ClientesLos datos de
inventarios de los artculos surtidos se complementan con datos del
cliente del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen
elementos como nombre y direccin, instrucciones de embargue y
numero de vendedor. Estos elementos se imprimirn en las facturas y
otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de
facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de
inventarios como de clientes.Preparar FacturasLa preparacin de las
facturas requiere extender cada rengln, o articulo listado en el
cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros
clculos incluyen acumular el total de todos los artculos y tal vez
calcular un impuesto de venta.Una vez que se imprimen las facturas,
se envan a los clientes y los datos de pedidos facturados se pasan
al sistema de cuentas por cobrar. Esta informacin resume la
transaccin de facturacin identificando la factura por nmero, fecha,
nmero de cliente, nombre y direccin del cliente, nmero de pedido
del cliente, nmero de vendedor e importe de la factura. Cuentas Por
CobrarLa figura se muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema
de cuentas por cobrar. Este sistema es nico en cuanto a que cada
proceso se realiza independientemente de los dems. Se presenta esta
situacin porque cada proceso tiene su propio disparador.Aadir
Nuevas Cuentas Por CobrarSe aaden registros al archivo de cuentas
por cobrar inmediatamente despus de la facturacin.Eliminar Cuentas
Por Cobrar PagadasSe eliminan registros del archivo de cuentas por
cobrar para reflejar los pagos de clientes.Preparar Estados De
CuentaSe usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar estados
de cuenta un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe
dinero por una o mas facturas. Es prctica comn dar al cliente
treinta das para pagar una factura. La cuenta por cobrar se
considera vigente hasta que han transcurrido 30 das despus de la
fecha de facturacin. Luego la cuenta por cobrar se considera
vencida.Un estado de cuenta contiene una sola lnea por cada factura
pendiente: una factura que todava no se ha pagado. El estado de
cuenta que usted recibe cada mes de una compaa de tarjetas de
crdito lista todas sus facturas pendientes (compras no
pagadas).
Proporcionar Datos De Libro MayorTambin cada mes, el sistema de
cuentas por cobrar proporciona datos contables de cuentas por
cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como un
activo en el balance general.En este punto ya realizamos todas las
actividades relacionadas con los pedidos de los clientes. Ahora
necesitamos responder a las seales de punto de reorden del sistema
de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.
Transaccin de Activos1. Procesar comprobantes: Todas las
transacciones que aumentan la tenencia de activos de una unidad se
denominan adquisiciones.Todas las transacciones que disminuyen la
tenencia de activos de una unidad se denominan disposiciones.Las
transacciones que aumentan los pasivos se denominan incurrimientos
de pasivos. Las transacciones que disminuyen los pasivos reciben
diversas denominaciones: reembolsos, reducciones, rescates,
liquidaciones o extinciones. Por lo tanto, los resultados de las
transacciones dentro de una categora determinada de activos
financieros pueden presentarse como el total de adquisiciones y el
total de disposiciones o como adquisiciones netas. Similarmente,
las variaciones en los pasivos pueden presentarse como el total de
incurrimientos y el total de disminuciones o como incurrimientos
netos. Las transacciones que hacen variar a una categora de activos
financieros no se combinan nunca con las transacciones que hacen
variar a la misma categora de pasivos. En otras palabras, la
adquisicin neta de prstamos nunca denotara el aumento de prstamos
mantenidos como activos financieros menos el aumento de prstamos
como pasivos.Transacciones de activosEl valor patrimonial de la
empresa en marcha es debido a las diversas operaciones financieras
y comerciales que se realizan a diario. A esas operaciones, en
contabilidad, se les denomina transacciones y se definen como la
ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o ms
personas celebran un convenio que, de alguna manera, afecta los
valores que integran el patrimonio. Unas originaron cambios de un
activo por otro activo; otras originan cambios tanto en el activo
como en el pasivo; o cambios en el activo y el capital.Una
transaccin comercial puede ser, por ejemplo, una venta, un pago,
una compra, una devolucin, etc.Las transacciones comerciales deben
ser apropiadamente clasificadas segn su naturaleza, de manera que
se registren en las cuentas adecuadas, esta clasificacin se debe
hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente
econmico.En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas
regulan el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe
seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se
reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la
informacin.Tipos de Asientos.Las transacciones financieras producen
documentos fuentes de informacin, los cuales constituyen la base de
la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques
de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La
informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros
contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan
todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en
el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas
partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes,
proveedores, entre otros; esto es lo que llamamos asientos
contables, por medio del cual registramos todas las operaciones
mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.En el
Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos:Asiento
simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a
un dbito y a un crdito. Asiento compuesto: cuando en el registro se
afectan ms de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o ms
cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras y una
acreedora.Tipos de transaccionesLas transacciones de acuerdo con
las circunstancias como las operaciones de la empresa afecten su
patrimonio, las transacciones pueden ser:Transacciones
permutativas.Son aquellos hechos contables que no afectan el
capital de la empresa y slo constituyen cambios de valores dentro
de la igualdad patrimonial. Es el caso cuando se adquieren bienes
al contado; por ejemplo, mobiliario; aqu ocurre una disminucin del
activo "Efectivo" y un aumento del activo "Mobiliario", sin afectar
el valor del capital. A este hecho contable se le puede denominar
transaccin permutativa dentro de un mismo elemento, puesto que los
cambios se sucedieron dentro del activo mismo.Existen otros hechos
permutativos, tales como la adquisicin de bienes a crdito; por
ejemplo, equipo de oficina; este hecho origina un aumento del
activo "Equipo de oficina" y un aumento del pasivo "Cuentas por
pagar", sin alterar el valor del capital. A este hecho contable se
le denomina transaccin permutativa entre diferentes elementos, ya
que aqu ocurre un cambio de valor en el activo y el
pasivo.Transacciones modificativas:Son aquellos hechos contables
que afectan en alguna forma el capital de la empresa. Estos hechos
pueden ser de dos tipos: modificativos propios o de origen
operacional; y modificativos impropios, originados por el dueo del
patrimonioLas transacciones modificativas propias provienen de las
operaciones regulares realizadas por la empresa; por ejemplo, los
ingresos por servicios prestados; esta operacin origina un aumento
del capital; por lo tanto, es un hecho modificativo propio
aumentativo. Por el contrario, todo gasto en que se incurra
disminuir el capital y se tendr entonces un hecho modificativo
propio diminutivo.Las transacciones modificativas impropias tambin
afectan el capital, pero en este caso son producidas por el
propietario del patrimonio de la empresa. Cuando el dueo del
negocio hace aportes adicionales se origina una transaccin
modificativa impropia aumentativa; y, por el contrario, cuando
efecta retiros se origina una transaccin modificativa impropia
diminutiva.Transacciones mixtas:Son aquellas operaciones que
originan una permutacin de valores y un incremento o disminucin de
capital, es decir, transacciones que son permutativas y
modificativas a la vez; por ejemplo, una venta de mercanca al
contado. Esta operacin origina un hecho permutativo: disminuye el
activo "Mercancas" y aumenta en el activo "Caja", pero si hubo una
utilidad en la venta habr un hecho modificativo aumentativo,
aumentar el capital; si, por el, contraro, hubo prdida en la venta,
habr un hecho modificativo diminutivo, disminuir el capital.
2. Auditoria y Reporte de Transacciones y Libros: La auditoria
contable es el anlisis crtico y sistemtico que practica una persona
o grupo de personas neutrales del sistema auditado. No obstante hay
muchos clases de auditoria, la auditoria contable normalmente se
denomina a la auditoria externa de estados financieros que es una
auditoria operada por un profesional experto en libros de
contabilidad y registros contables para verificar la razonabilidad
de la informacin comprendida en ellos y sobre si cumple o no las
normas contables.Las auditorias contables pueden realizarse sobre
cualquier tipo de actividad. Nacen de la necesidad de las empresas
de verificar su informacin econmica, hechas por parte de un
servicio o empresa independiente a empresa que se audita. En las
empresas de gran tamao es comn la existencia de un departamento de
auditoria interna, pero tambin existen numerosas empresas dedicadas
a la auditoria que se contratan para tal efecto.Libros de
contabilidad. Todas las transacciones y eventos que afectan los
activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de una entidad se
registran en libros de contabilidad, los cuales muestran el efecto
detallado de las transacciones realizadas, permiten el control de
las operaciones y la preparacin de la informacin financiera y los
estados financieros. Comprenden los siguientes: (a) libros
auxiliares; (b) libro diario; (c) libro mayor. Las entidades pueden
escoger la opcin que ms se ajuste a sus caractersticas particulares
para llevar sus registros contables, siempre y cuando se utilicen
diseos y procedimientos de reconocido valor tcnico contable, que
faciliten el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de las operaciones y el estado general de sus negocios.
Libros auxiliares. Son aquellos llevados en forma manual,
computarizada o electrnica, donde se registran en forma detallada
las transacciones y valores individuales provenientes de los
procesos de negocios de las entidades. Su nmero es ilimitado de
acuerdo a las necesidades, complejidad y tamao de sus operaciones.
Su funcin es registrar la informacin generada por las transacciones
provenientes de los procesos de negocios de las entidades, y
resumir las transacciones que poseen una caracterstica comn o
transacciones repetitivas, por ejemplo, compras, ventas, ingresos
en dinero, pagos en dinero, etc. Antes de registrar una transaccin
en los libros auxiliares es necesario: (a) analizar la informacin
contenida en los documentos contables que soportan la transaccin;
(b) identificar cada cuenta afectada (activo, pasivo, patrimonio,
ingreso, gasto); (c) registrar la transaccin de acuerdo con las
reglas de la partida doble; (d) escribir una narracin adecuada en
cada comprobante de ajuste para las transacciones internas;(e)
asignar la fecha que corresponda a cada comprobante para establecer
a qu perodo contable corresponde la transaccin, debido a que este
aspecto puede ser importante por las implicaciones legales. Libro
diario. Es un libro manual, computarizado o electrnico en el cual
se traslada en forma cronolgica la informacin contenida en los
registros auxiliares y en los comprobantes contables ocurridos en
un perodo no superior a un mes. El libro diario debe contener, por
lo menos: (a) una fecha, (b) las cuentas y los valores debitados y
acreditados, (c), una explicacin del origen de las operaciones
registradas. Libro mayor. Es utilizado por las entidades, en forma
manual, computarizada o electrnica, para trasladar del libro diario
el total de los movimientos dbitos y crditos de cada cuenta, con el
fin de establecer los saldos de cada una de ellas y as preparar los
estados financieros y dems informacin contable. Este proceso se
culmina cuando se registran los movimientos completos de las
cuentas originados en el perodo correspondiente. Podrn registrarse
varias operaciones homogneas en forma global, siempre que su
resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben
registrarse cronolgicamente a ms tardar en el mes siguiente a aquel
en el cual se hubieren realizado. Libro de registro de socios o
accionistas. Permite identificar el control de la propiedad del
ente, el movimiento del rubro de capital o aportes sociales y las
restricciones que pesen sobre ellos. Libros de actas.Son aquellos
en los cuales se plasma los temas tratados y decididos en las
reuniones de los rganos de la entidad, constituyndose en un relato
histrico, aunque resumido, de aspectos administrativos, econmicos,
jurdicos, financieros, contables, y en general los aspectos
relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.
Registro de las transacciones Se relaciona con los mtodos de
procesamiento de la informacin contable, los controles en dicho
procesamiento, los procedimientos de consolidacin de estados
financieros, los cambios en polticas contables y la correccin de
errores contables. Mtodos de procesamiento de la informacin Las
entidades deben realizar un proceso sistemtico con el objetivo de
suministrar informacin financiera en una forma adecuada, ordenada y
lgica, acerca del reconocimiento de los hechos econmicos que
realizan, permitiendo as llevar la contabilidad de una forma
controlada con el fin de cumplir con los requerimientos necesarios
para que las transacciones sean reconocidas en el momento en que
ocurren, en forma integral, exacta, fidedigna, entendible y con la
clasificacin adecuada. Para que el proceso del registro de las
transacciones sea exitoso, es necesario mantener permanentemente un
adecuado ambiente de control, que permita asegurar la calidad e
integridad de la informacin que es procesada. Los mtodos de
procesamiento de la informacin contable son fundamentales para
generar la compilacin de la informacin para el registro y
reconocimiento de las transacciones, permitiendo entender los
hechos y transacciones que deben procesar, resumir y presentar las
entidades. El procesamiento de la informacin contable se puede
llevar a cabo por cualquier mtodo que garantice su consulta,
validacin, verificacin y que conserve evidencia de las
transacciones realizadas por las entidades. Los ms comunes son:
Procesamiento manual. El procesamiento manual es aquel que se lleva
a cabo de manera mecnica, por accin directa de personas, que puede
utilizar o no tecnologa electrnica como hojas de clculo, para
acumular y reportar informacin relacionada con las operaciones
econmicas realizadas por las entidades. La forma de llevar
manualmente los libros contables implica evitar lo siguiente: (a)
alterar los asientos contables en cuanto a su contenido, orden y
fecha de las operaciones; (b) dejar espacios que faciliten
intercalaciones o adiciones a los asientos contables; (c)
interlinear o corregir los asientos contables; (d) enmendar,
mediante el borrado o tachaduras, en todo o en parte los asientos
contables; y (e) mutilar los registros contables. Los errores
simples de transcripcin deben salvarse por cualquier mecanismo de
reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin. La
anulacin de folios de los libros debe efectuarse sobre ellos
mismos, sealando la fecha y la causa de la anulacin, adems de
evidenciar el nombre de la persona responsable. Procesamiento
electrnico El procesamiento electrnico es el que se lleva a cabo de
manera automtica mediante la incorporacin de tecnologa electrnica
de sistemas de computacin a travs de aplicativos o programas de
contabilidad. Surge por la necesidad de registrar sistemticamente
grandes cantidades de transacciones econmicas y simplificar los
procesos contables. El procesamiento electrnico puede ser ejecutado
en un sistema integrado o en un sistema no integrado. El primero
comparte toda la informacin en una sola base de datos, y el segundo
realiza la transferencia de informacin por medio de resmenes de
movimientos en determinados periodos de tiempo a otros mdulos o
aplicaciones. El procesamiento electrnico de la informacin puede
ser: (a) Procesamiento en lote Es el utilizado en tareas
repetitivas sobre grandes grupos de informacin, sin el control o
supervisin directa del usuario.
CONCLUSIONDe acuerdo a toda la informacin desarrollada
anteriormente en torno al tema central de este trabajo, la
contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos
memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de
todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeas,
medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en
diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizo en
procesos muy simples, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el
avance tecnolgico y las exigencias empresariales los procesos y
tcnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar
que el proceso de contar y registrar datos financieros se
desarrolla de una manera ms simple y sencilla con el apoyo del
contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los
principios establecidos para ejecutar la contabilidad
empresarial.La informacin contable, y por ende la contabilidad, no
es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que
registra ni por la carencia de un cdigo contable nico, completo e
imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad
legtimo, justo y honesto en el registro, interpretacin y utilizacin
de los datos que proporciona.Es importante sealar que este trabajo
de investigacin no se ha hecho para presentar un trabajo como tal
sino tambin para enriquecer un poco mas nuestro conocimiento y no
limitarnos a un simple concepto de la cosas.
BIBLIOGRAFIA
www.disksoportes.com/Manual%20Contacorwin/generalidades.htmwww.monografias.com
Administracion y Finanzas
Contabilidades.wikipedia.org/wiki/Software_contablewww.orionplus.info/...importancia...sistema-contable/...contable/.../conta...pyme.lavoztx.com/los-3-elementos-bsicos-de-un-sistema-de-contabilidad...www.institutoblestgana.cl/virtuales/cont_basic/Unidad3/contenido1.htm
