Tranisitie en transformatie bij GGZ Rivierduinen

Transitie en transformatie

Bij GGZ Rivierduinen

Esther Kruisinga

2

Programma

Introductie

Over Rivierduinen

Sourcing strategie en aanbestedingsaanpak


Risico’s

Belangrijkste leerpunten / succesfactoren

3

Programma

Introductie

Over Rivierduinen



Risico’s


4

Over Rivierduinen

Onder het motto binnen beter bereik biedt Rivierduinen Geestelijke

Gezondheidszorg aan de inwoners van Noord en Midden Zuid Holland

Passende zorg “Thuis als het kan, in de klinieken als het moet”

Aantallen :

30.000 cliënten en 21.000 onder behandeling met 2.200 medewerkers

3 regionale centra voor volwassenen en ouderen, met elk een eigen specialité

1 Centrum voor Kinderen & Jeugd

Nauwe samenwerking met huisartsen, zorgcentra en maatschappelijke organisaties

€ 180 miljoen omzet

Zorg dient altijd persoonlijk en betrokken te zijn

5

Over Rivierduinen

Gevestigd in Oegstgeest

ICT is onderdeel van de Cluster informatievoorziening

2 Datacenters in Oegstgeest en Leidschendam

24 vestigingen en 13 locaties

2758 actieve gebruikers (oorspronkelijke situatie)

Windows, AS400 systeem (ongeveer 190 servers)

Server Based Computing omgeving (Citrix)

700 applicaties

6

Ontwikkelingen

Algemeen :

Nieuwe wetgeving (AWBZ en WZL, WMO, ZVW)

Bezuinigingen, (mogelijke krimp van de organisatie)

Ambulantisering

Rol van ICT in de zorg :

Alternatieven voor de zorg (zorg op afstand, domotica, beeldbellen)

Ketens en koppelingen (data uitwisseling tussen verschillende zorg instellingen)

Datamanagement & ontsluiting (Hoe data veilig ontsluiten?)

Zelfregie & participatie patiënt (toegang tot patiënt gegevens)

Ondersteuning medewerkers nieuwe technologie (hoe kun je werk voor de zorg

gemakkelijker maken? )

Informatiebeveiliging

7

Programma

Introductie

Over Rivierduinen



Risico’s


8

Uitgangspunten Zorgwerkplek

9

Fases

Opstellen sourcingsstrategie

Marktverkenning

Contractering

10

Sourcingstrategie

Het uitgangspunt van Rivierduinen is:

“Het streven van Rivierduinen is om ten aanzien van de invulling van de ICT

dienstverlening samen te werken met commerciële marktpartijen om zo gebruik te

maken van de kennis en expertise van externe partijen en zodoende middelen en

aandacht vrij te houden cq. maken voor het primaire proces (het aanbieden van

zorgdienstverlening).”

11

Sourcing doelstellingen

Flexibiliteit en schaalbaarheid in het gebruik van diensten (capaciteit)

en de ICT kostenstructuur (P*Q tenzij);

Verhoging van de kwaliteit van ICT dienstverlening;

Innovatie (door het benutten van het innovatief vermogen van de

partner);

Efficiency en Standaardisatie van ICT dienstverlening;

ICT dienstverlening tegen een marktconforme prijs waarbij de kosten

voor Rivierduinen vergeleken met de huidige situatie lager worden;

Alle activiteiten van het Servicebedrijf, en ook die van ICT, zijn er op

gericht om het verlenen van zorg maximaal te faciliteren.

Het ondersteunen van de behandelaar in zijn proces van registreren heeft

een achterstand ten opzichte van de huidige stand van de techniek.

12

Sourcingstrategie

De ICT-diensten zijn opgedeeld in 13 ‘kavels’.

Per kavel is naar de huidige situatie gekeken en is een inschatting

gemaakt welke van de 7 leveringsopties (van zelf doen tot uitbesteden)

het beste leidt tot het behalen van de sourcing doelstellingen (verlaging

kosten, innovatie etc.).

Uit deze scan bleek dat voor de volgende kavels een marktverkenning

zinvol was.

13

Sourcingstrategie

Kavel Diensten Argumentatie

Werkplek

• Beheer en levering vaste werkplekken (on-site) (Break/fix)

• Beheer en mobiele werkplekken (laptops) (on-site) (Break/fix)

• Support cliënten PC’s(Break/fix)

• Support VDX applicaties (non-SBC)

• Support kantoorapplicaties• Service desk 1e lijn en 2e lijn

voor werkplek diensten• Bestellen en uitleveren

(IMAC/D)

• Werkplekdienstverlening wordt door marktpartijen als standaarddienstverlening aangeboden

• Activiteiten goed te separeren van overige Rivierduinen ICT activiteiten

• Scheiding met Housing en Hosting ivm SBC omgeving dient op detailniveau in kaart te worden gebracht

Housing, Hosting,TABPsygis Quarant

• Datacenter services (Housing) specifiek ten behoeve van deapplicatie Psygis Quarant

• Ter beschikking stelling (Hosting) van de applicatie (servers, storage)

• Beheer van de infrastructuur omgeving (beheer OS van server)

• Uitvoeren van technisch applicatiebeheer op PsygisQuarant

• 2e lijn helpdesk support

• Psygis Quarant is de ECD oplossing ontwikkeld en aangeboden door PinkRoccade Healthcare (PRC)

• Rivierduinen is in gesprek met PRC over het aanbieden van deze oplossing als een service (SaaS

• De interfacing met andere applicaties is een aandachtspunt

Housing, Hosting, TAB

• Housing (fysieke infrastructuur) en Hosting van de kantoor- en businessapplicatie omgeving (SBC), email omgeving, Blackberry server, Intranet omgeving

• Inclusief levering van firewall / DMZ ondersteuning en content filtering services


• Housing en Hosting dienstverlening wordt door markt gezien als standaarddienstverlening en kan op meerdere manieren ingevuld worden (bv. dedicated, als cloud, etc)

• Keuze met betrekking allocatie van datawarehouse dient nadere onderzocht te worden

Connectiviteit

• Aanbieden en beheren van het WAN netwerk binnen en tussen de Datacenter omgeving en de kantoorlocaties van Rivierduinen

• Toegang tot het intranet

• Beheer van het LAN netwerk binnen de kantoren (hardware support)


• Wordt als basis dienst aangeboden door marktpartijen• In huidige situatie werkt Rivierduinen ook samen met externe

partijen voor invulling van deze diensten• Koppelvlakken met kavels Werkplek en Housing, Hosting, TAB

dient verder onderzocht te worden

Vaste Telefonie

• Het aanleveren en beheren van de vaste telefoniediensten (conventionele huidige vast telefonienet en de telefooncentrales)

• Inclusief IMAC/D’s op het vaste telefonie netwerk


• Specialistisch marktpartijen beschikbaar in die dienst zouden kunnen invullen

• Voor Break/fix diensten werkt Rivierduinen in huidige situatie al samen met 3 leveranciers

• Project lopend om gewenste toekomstsituatie te bepalen

4

7

8

9

11

14

Marktverkenning

Voor deelname aan de marktverkenning heeft er een leveranciersselectie

plaatsgevonden op basis van de volgende criteria:

Bewezen track record op basis van marktkennis KPMG

Vendor performance studies van KPMG, Giarte en Quint Wellington

Kennis Zorg

Score cultural fit

Score kwaliteit en flexibiliteit op basis van vendor performance studies

mid-market leveranciers.

Met de geselecteerde leveranciers hebben meerdere workshops plaatsgevonden.

Bij de initiële beoordeling op de 6 sourcing doelstellingen (kosten, innovatie..) is

1 leverancier afgevallen vanwege te hoge kosten.

Twee partijen hebben in het vervolg aangetoond aan alle sourcing doelstellingen

te kunnen voldoen.

15

Selectiefase

In deze fase hebben, naast inhoudelijke workshops, klant

referentiebezoeken plaats gevonden. De ‘Best and Final Offer’

aanbieding van Cegeka werd als beste beoordeeld.

16

Cegeka werkplek 2.0 uitgangspunten

Persoonlijke

klant gegevens

Mobiele

Apps

Werken Op

Afstand

Elektronische

Patient Dossier

Flexibel

werken

Bring your

own device

(BYOD)

Smart-phones

Tablets

Desktop

Informatie

reist met de

medewerker

mee

Laptops

DATA (RIVIERDUINEN IP)

Anywhere, Anytime, Maar niet voor iedereen

Werkplek apparatuur

Apparatuur behoefte

neemt toe

Management

Applicaties

Steeds toenemend

Kantoor Management

Netwerk / Datacenter

Iedere verbinding

naar Rivierduinen

omgeving

Medewerker In het ‘veld’

Dynamisch op-

afschakelen

Data centraal

Encryptie

Certificatie (NEN 7510)

Gestandaardiseerde

Werkplek gebaseerd

op Cegeka ‘best

practises’

Flexibel concept

geschikt voor

eenvoudige

aanpassingen

24 x 7, Altijd, Overal

17

Programma

Introductie

Over Rivierduinen



Innovatie

Risico’s


18

Fasen

dienstverlening

as-is (klant =

verantwoordelijk)

Overgang naar

Cegeka

dienstverlening

Cegeka

dienstverlening

verantwoordelijk

voor

gecontracteerde

SLA

Pre-Transfer Fase Transformatie FaseTransfer Fase

Contract ondertekening Cegeka neemt processen

en

infrastructuur over en

initieert gefaseerde

overgang naar zijn eigen

dienstverlening.

Cegeka realiseert de

gecontracteerde

services en start met

optimalisatie van

processen.

Datum 1 Datum 3 Datum 4Datum 2

19

Projectstructuur

Transitie

Datacenter WerkplekInrichting

Beheer

Quality Assurance

Architectuur& Beveiliging

20

Governance

Senior Supplier

Programma

Manager

Project Managers

Sponsor

Senior User

Programma

Manager

Project Managers

Stuurgroep

Project Board

Project overleg

CegekaRivierduinen

21

Planning

22

Fase 1 Pre-transfer fase (feb 2016- Juni 2016)

Werkplekken ouder dan 3 jaar vervangen

• Nieuw image op basis van windows 10

• 1000 desktops

• Laptops volgen nog

Server optimalisatie en rationalisatie (van 190 naar 115)

Applicatie rationalisatie: Rationalisatie applicatiesvan 700 naar120 apps

Voorbereiding fase 2 PID’s, HLD en DLD’s, Koppelen datacenters

Inrichten beheerprocessen

• OLA’s

• Incident-/Change proces

• Governance

Package documentatie

Communicatieplan

Overdracht personeel

23

Fase 2 Transfer fase (juni 2016 – april 2017)

Rivierduinen infrastructuur is as is in beheer genomen (1 juni)

Gefaseerde transitie aanpak -> start beheer vanuit Rivierduinen datacenter-> Cegeka

datacenter

Opbouwen datacenter / opzetten nieuwe infrastructuur en vernieuwing supporting

infrastructuur

• Basis infrastructuur (bv. AD/Exchange) verplaatsen naar Cegeka

• Verplaatsen business applicatie functionaliteit naar Cegeka

• Cloud infrastructuur binnen het Cegeka datacenter (shared infrastructuur componenten)

• Over naar Windows 12 en Ms Office 2016

Rationalisatie LAN (switching) infrastructuur

Selfservice portaal functionaliteit ten behoeve van zelfredzaamheid medewerkers

Vervanging Laptops (500)

24

Fase 3 Transformatie (april 2017- juli 2017)

Gecontractueerde dienstverlening gerealiseerd

Storage rationalisatie (archivering)

Afbouw datacentra Rivierduinen

25

Programma

Introductie

Over Rivierduinen



Risico’s


26

Risico’s

Eerste Outsourcing generatie waarvoor een passende demand/supply

organisatie ingericht moet worden

Risico bij verloop van medewerkers

Scope uitbreidingen tijdens het transitietraject die invloed kunnen

hebben op de business case.

Afhankelijkheid van derden (netwerk, PSYGIS Quarant )

Risico om de deadline niet te halen omwille van documentatie schaarste

en een ontoereikende kennisoverdracht

27

Programma

Introductie

Over Rivierduinen



Risico’s


28

Belangrijke leerpunten en succesfactoren

Zorg voor gespiegelde transitie organisaties op operationeel, tactisch en

strategisch niveau met duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

Maak voldoende resources vrij zodat de transitie prioriteit krijgt boven de operatie

Richt een projectkamer in waar de teams 1 dag per week werken

Houd wekelijks een gezamenlijk overleg om de voortgang te monitoren

Zitten we op schema?

Zijn er issues?

Zijn er zaken waarover we elkaar moeten informeren?

Investeer regelmatig in informele bijeenkomsten (etentje, uitje), dat bevordert

dat de projectleden elkaar ook informeel kunnen vinden en escalaties makkelijker

kunnen worden voorkomen

29


Overweeg het inzetten van een applicatierationalisatie vooraf aan transitie

Check de scope expliciet op volledigheid bij opstellen HLD’s, scheelt veel changes

en aanvullingen

Gebruik W10 i.p.v. W7 in Fase 1

ADFS, koppeling Zorgconnect, Appsense ipv RES, KCK medewerkers en infra, AS 400, W 7 op

VDX werkplekken, Bluecoat

Maak een planning die past bij het tempo dat de organisatie aan kan: het tempo

van een semi-overheidsorganisatie ligt vaak wat lager…

Sta op een inventarisatie bij start transitie (CMDB vaak niet correct), inzicht in de

juiste gegevens voorkomt verrassingen en dus vertragingen

aantal werkplekken

aantal servers

aantal switches

• Besteed aandacht aan het bijwerken van documentatie (applicatiedossiers,

package intake) voordat de kennis verdwenen is (uit dienst / over naar leverancier

en ingezet voor reguliere taken)

30


Maak de organisatie duidelijk dat de transitie een behoorlijke impact heeft op de

ICT organisatie en andere grote projecten moeilijk passen

• Selectie en implementatie nieuw HR-, financieel systeem

• Selectie en implementatie nieuwe TF omgeving

Toets tijdens de voorbereidende fase in transitie of de standaarden van de

leverancier passen:

• Opzet Self Service Portal (autorisatieniveaus, veelheid fileshares)

Dring aan op continue adequaat vastleggen van issues zodat deze inzichtelijk zijn

en er actief op gestuurd kan worden

Documents

Tranisitie en transformatie bij GGZ Rivierduinen