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www.broseta.com
Gestión documental.Transición hacia la gestión del conocimiento
Noviembre de 2008
David Seguí [email protected]
2Estructura y contenidos de la sesión
1. Contexto.
2. ¿Dónde estamos?
3. La planificación de un sistema.
4. La conservación y el mantenimiento.
5. Tecnología: la digitalización.
6. Algunos aspectos legales relacionados.
7. Aplicaciones de Sistemas de Gestión Documental.
8. Dudas.
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3Gestión documental: consideraciones previas
Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática, todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos de una organización.
No es una actividad aislada de las organizaciones.
La aplicaciones informáticas son una herramienta. No una solución.
El tiempo dedicado a la correc ta gestión documental repercute exponencialmente en nuestros beneficios.
Hay que ser realistas y saber hasta dónde estamos dispuestos a invertir
4Contexto
Conocimiento
Información
Documentos
Cualquier mensaje que no requiere precisamente de un soporte. En muchas ocasiones esta información es de gran valor para la empresa.
Cuando este mensaje se plasma en un soporte, se convertirá en documento. Por tanto, en sentido amplio, el documento serácualquier soporte que contenga información de interés para un organismo.
El conocimiento será la mezcla de la experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias y es útil para la acción.
Información:
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5Gestión del conocimiento
Centro de Documentación / ArchivoERP / CRM
Bases de Datos
Externa
La intranet como portal corporativo para organizar estos recursos
INTRANET
Interna
6Ciclo de vida del documento
2. Gestión
3. Conservación
4. Expurgo
1. Creación
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7Ineficiencias en el ciclo de vida del documento
Pérdida de tiempo en documentos compartidos
Pérdida de valor: gestión de conocimiento
Gastos innecesarios
1. CREACIÓN
8Ineficiencias en el ciclo de vida del documento
Gasto de espacio y material de almacenamiento
Desorden por exceso de papel
Archivo descentralizado:
Cada cajón, un archivo
2. GESTIÓN
Pérdida de tiempo
en buscar
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9Ineficiencias en el ciclo de vida del documento
Pérdida de tiempo en buscar y difundir
Pérdida de documentos
Falta de seguridad
3. CONSERVACIÓN
Falta de confidencialidad
en el acceso
10Ineficiencias en el ciclo de vida del documento
Falta de planificación, miedos
Se recurre a archivos definitivos
Destrucción inconsciente
4. EXPURGO
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11Primeras soluciones
1. Contratamos a una empresas de custodia externa.
2. Digitalizar todo el fondo.
12La realidad
Perdidas económicas importantes
Descontrol en localización de documentación
Pérdida de un tiempo valiosísimo
Falta de planificación en los expurgos
Del caos del papel, pasamos al caos
digital
REALIDAD:
PLANIFICAREMOS UN PEQUEÑO SISTEMA DE INFORMACIÓN
HAY QUE APRENDER A TIRAR
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Reducción de gastos.
Generación de una base de conocimiento.
Mayor orden y calidad en el ámbito de trabajo.
Reducción de espacio.
Reducción de tiempos de búsqueda.
Implantación Gestión Electrónica de Documentos
Beneficios
BENEFICIOS:• Ahorro de costes• Eficiencia• Generación de valor
Valor de la gestión electrónica de documentos
14Implantación de un SGD. Fases
Nos podemos basar en la Norma ISO 15489
Fases:
A. Observación y análisis. Recogida de información.
B. Desarrollo conceptual. Cuadro de clasificación. Procesos.
C. Diseño. Procedimientos.
D. Implantación piloto. A un departamento.
E. Implantación total. Al resto de la organización.
F. Evaluación. Auditorías de información.
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15Implantación de un SGD. Fases
Fase B
Desarrollo conceptual
Fase C
DISEÑO
Fase D
Proyecto Piloto
EVALUACIÓN. AUDITORÍA
Fase E
IMPLANTACIÓN TOTAL
Requisitos. Procedimientos
Mapa de Procesos
Cuadro de Clasificación
Inventario
Fase A
Observación y Análisis
Monitorización y Mejora Continua
16Flujo de la documentación
Documentación de entrada
SGDARCHIVO
Documentación de salida
Envío Correspondiente
Registro
Destrucción
Valoración y Clasificación
Registro
Copia Original
Devolución al cliente
Gestión pertinente por parte del profesional
Documentos Entrada
Documentos Salida
Operaciones con los documentos
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17Fases e instrumentos
1 Auditoría de la información
2 Cuadro de clasificación
Calendario de conservación y disposición3
Tablas de acceso y seguridad
Registro y descripción
Instrumentos de consulta
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18Auditoría de la información
Una auditoría consiste en la revisión de las operaciones de las diferentes áreas o actividades funcionales con la intención de informar acerca de su funcionamiento y promover mediante recomendaciones las mejoras oportunas dirigidas tanto a proteger el patrimonio como a optimizar los recursos disponibles.
Una auditoría de la información establece las necesidades de información de la organización, determina cómo dan respuesta los recursos de información a estas necesidades y establece unas pautas de mejora del recurso información.
Será un diagnóstico del uso de la información.
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19Auditoría de la información
La información de la organización (en soporte papel, electrónico …).
Los recursos para hacer accesible la información.
Las personas implicadas en su uso.
Las formas con que se utiliza.
Las herramientas que hay que utilizar para interactuar con la información.
Pretende averiguar los puntos siguientes:
1
2
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4
5
20El cuadro de clasificación
La clasificación
es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un fondo.
Orgánica: las series documentales se estructuran según el organigrama de la
institución.
Funcional: Estructuramos el fondo de acuerdo con las
funciones y actividades que se llevan a cabo en la
institución.
El cuadro de clasificación es el instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.
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21La descripción
El tiempo que invirtamos en describir, lo ganamos en la recuperación.
Conjunto de datos que describen e identifican a un documento.
Debe permitir, como objetivo prioritario, garantizar la accesibilidad a la información de la manera más rápida y eficiente posible.
Por lo que se debe tender a la normalización. Control del vocabulario …
22Instrumentos de consulta
Tesauros.Listas de términos autorizados.
Relaciones de contenido.
Buscadores.
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23La conservación
No tenemos porqué transferir la documentación a un archivo histórico para que pase a ser patrimonio histórico documental.
Conviene elaborar calendarios de conservación y de destrucción, mediante los cuales nos podremos liberar de un espacio vital con aquella documentación que ha dejado de tener un valor legal, administrativo o probatorio.
Apoyo en herramientas tecnológicas y nuevos soportes.
24La destrucción
Disposiciones legales:
Ley Orgánica de Protección de Datos. Ley 15/1999. Artículo 1. Objeto.
• La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.
Constitución Española. Artículo 18.1
• Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
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25La conservación
Disposiciones Legales:
Código de Comercio. Artículo 30
Conservación de los libros contables:
• 1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
• 2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
26La conservaciónDisposiciones Legales:Ley General Tributaria: Artículo 29.2.d y ss.
Obligaciones tributarias formales
• d) La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados. En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.
• e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
• f) La obligación de aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido.
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27La conservación
Disposiciones Legales:Ley General Tributaria: Artículo 96:
Utilización de tecnologías informáticas y telemáticas
• 1. La Administración tributaria promoverá la utilización de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos necesarios para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que la Constitución y las leyes establezcan.
• 5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por la Administración tributaria, o los que ésta emita como copias de originales almacenados por estos mismosmedios, así como las imágenes electrónicas de los documentos originales o sus copias, tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable.
28La conservación
Disposiciones Legales:Ley 30/1992 de Régimen Jurídico y del P.A.C. Art. 45.5
Incorporación de medios técnicos:
• 5. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por éstas u otras Leyes.
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29Incorporación de tecnología
“La digitalización como solución a todos sus problemas”.
“El archivo dejará de ser un problema de espacio”.
“La oficina sin papeles”.
“Los documentos electrónicos ya tienen valor legal”.
Algunos tópicos:
30Incorporación de tecnología
Un documento de texto de 1000 palabras (dos páginas) ocupa 6kb. El mismo documento digitalizado pesa 12 veces más.
Capacidad de almacenamiento (soporte) no es pareja a la capacidad de transmisión (ancho de banda).
Ergonomía del papel: indiscutible.
Los ordenadores no ordenan, computan.
Consideraciones:
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31La digitalización
Una imagen vale más que mil palabras, pero también pesa 12 veces más.
Un sistema basado en documentación vía imagen no aporta beneficio alguno en la fase de análisis: hay que asegurarse de que no se tarda años en poner en funcionamiento el sistema inicial.
Nos ayudaremos de consultores externos.
Documentaremos el proceso actual y la forma en la que nos gustaría que funcionase el nuevo sistema.
Contaremos con los usuarios, les pediremos opinión y aceptaremos sus críticas.
32La digitalización
Aspectos a considerar:
Naturaleza y calidad de los documentos a tratar.Volumen de los documentos a tratar.Duración de la validez de las informaciones.Duración requerida para la conservación.Coste de las inversiones.Costes de captura, almacenamiento y acceso.Frecuencia de consulta.Necesidad de puesta al día.Facilidad de uso y ergonomía.
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Escáner Características
Plano
Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías, hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores adecuados.
Escáner de rodillo
Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: unrodillo de goma arrastra a la hoja haciéndola pasar por una rendija donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.
Cenital
Es muy similar en sus características al escáner plano, la gran diferencia es que en el escáner plano la luz viene desde abajo (similar a una fotocopiadora) mientras que en el escaner cenital la luz sale de un elemento superior. Esto es muy recomendable para libros encuadernados.
Tipos de escáneres
34Consideraciones básicas
Resolución: ppp (puntos por pulgada)Bits: millones de colores por puntoVelocidad: páginas por minutoFormatos admitidos:
Nombre y versión actual TIFF GIF
JPEG (Joint Photographic Expert Group)JFIF (JPEG File Interchange Format)
PNG (PortableNetwork Graphics)
PDF (PortableDocument Format)
Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .png .pdf
Profundidad de bits
Bitonal a 1 bit, escala de grises o color de paleta de 4 u 8 bits; hasta color de 64 bits
Bitonal, escala de grises o color entre 1 y 8 bits
Escala de grises a 8 bits; color a 24 bits
1-48 bits; color a 8 bits, escala de grises a 16 bits, color a 48 bits
Escala de grises a 4 bits; color a 8 bits; soporta hasta 64 bits para color
Compresión
* Descomprimido sin pérdida* Con pérdida: JPEG
Sin perdida Con pérdida: JPEG Sin pérdida* Descomprimido Sin pérdida* Con pérdida: JPEG
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37El documento electrónico. Contexto legislativo
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica.
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 deabril.
38Firma electrónica
Al igual que la firma manuscrita, permite certificar el reconocimiento o conformidad sobre un documento por parte del firmante, de forma que tiene una gran importancia desde el punto de vista legal.
La firma manuscrita tiene las siguientes propiedades:
• Sólo puede ser realizada por una persona.• La puede comprobar cualquier persona.
Algo tan fácil en el mundo real no es tan fácil en el mundo virtual, se requiere de la criptografía (encontrar sistemas que permitan hacer llegar determinada información considerada secreta).
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39Firma electrónica
Identidad. Persona
Integridad. Mensaje
No repudiación. No rechazo.
Además, se une la confidencialidad (que un mensaje no haya podido ser leído por terceros durante le proceso de transmisión)
Finalidad:
Para que dos personas puedan intercambiar mensajes electrónicos mínimamente fiables.
Requisitos:
40Firma electrónica
Donde el uso de la caja actúa como firma. Y la Entidad de Certificaciónevitará la interceptación de los mensajes por parte de terceros.
Cifrado simétrico:
Caja con una llave copiada para 2 personas.
Cifrado asimétrico:
Cada persona una llave. Caja con dos cerrojos.
Clave pública / Clave privada.
Mediante la criptografía:
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41Firma electrónica
42La factura electrónica
El proceso de facturación es muy importante para las empresas.
Una factura es
un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta a los obligados tributarios.
Pueden ser:•Ordinarias, rectificativas, recapitulativas.
•Copia, duplicado.
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43La factura electrónica
Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.
Claves de la factura-e
Conservar los datos de las facturas.
Asegurar la legibilidad en documento original.
Garantizar el acceso completo a la factura.
Firmar electrónicamente la factura.
Regulada por RD 1496/2003 y modificado por RD 87/2005
Llamaremos factura electrónicaal …
44La factura electrónica
Ahorro en costes.
Mejora de la eficiencia.
Optimización de la tesorería.
Información a tiempo real.
Reducción de tiempos de gestión.
Agilidad para la toma de decisiones.
Ventajas, beneficios y ahorros
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45La factura electrónicaInteracción con la factura en papel.
Manuales Plan Avanza. La factura electrónica.
www.broseta.com
Sistemas de Gestión Documental
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80Presentación: Alfresco
Su sistema se sustenta en estos cuatro pilares:
Gestión documental - Gestión de registros
Gestión de imágenes - Gestión de contenidos Web
Alfresco se presenta como la alternativa de código abierto gratuita de ECM (Enterprise Content Management)
Creado en 2005 por un equipo de miembros de Documentum e Interwoven
Competidor directo de soluciones comerciales como Microsoft SharePoint
El Instituto Tecnológico de Informática se apoya en esta herramienta para la definición de metodologías de gestión documental.
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81Presentación: Alfresco
Principios generales
Depósito de documentos en diversos formatos: doc, xls, tif, html, jpg, pdf, video, audio, cad, etc.
Clasificación y organización de los documentos mediante agrupaciones por carpetas y cuadro de clasificación.
Abarca todos los aspectos del ciclo de vida del documento: creación, gestión, conservación y expurgo.
Sistema de recuperación de información, búsqueda básica y avanzada sobre ficheros, carpetas y contenidos.
Gestión y control de los flujos de trabajo (workflow).
Gestión de usuarios y niveles de acceso.
Facilita el intercambio de información en entornos colaborativos mediante foros y discusiones.
Facilidad para migraciones masivas de documentos.
Histórico de versiones de los documentos.
82Presentación: Alfresco