Nama : Triayu setiarsih

Fakultas : Ekonomi

Program :

Manajemen

Semester : IV

Tugas : Bahasa Inggris

BAB I

KOMUNIKASI SEBAGAI URAT NADI ORGANISASI

1. Definisi.

Komunikasi dapat diartikan secara berbeda-beda. Namun secara

umum komunikasi daapt diartikan sebagai suatu proses mengirimkan

atau menurunkan informasi, perasaan, pendapat, pikiran, atau pesan-

pesan lainnya dari suatu sumber (pengirim) kepada penerima. Mengacu

pada definisi ini, kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi bukan

hanya suatu hal kecil semata tetapi suatu proses dua pihak dikarenakan

paling tidak ada dua pihak yang yang terlibat dalam proses komunikasi

yaitu pengirim dan penerima pesan.

2. Unsur-unsur Komunikasi.

Berdasarkan uraian di atas maka terlihat jelas bahwa ada beberapa

unsur dalam proses komunikasi yaitu;

a) Ada pesan yang disampaikan.

b) Sumber pesan yang disampaikan.

c) Penerima pesan.

d) Reaksi dari penerima pesan.

Bagaimanapun juga seperti yang sering terjadi, proses komunikasi

tidak selalu berjalan lancar karena pengaruh faktor lainnya seperti suara

bising, dsb. Suara-suara bising tersebut tidak bisa diabaikan begitu saja

karena selain tidak hanya menghambat proses komunikasi tetapi juga

dapat menimbulkan kesalahpahaman bagi penerima pesan. Oleh karena

itu maka sangat penting untuk memperhatikan unsur-unsur pembentuk

suatu proses komunikasi dalam menghasilkan suatu proses komunikasi

yang baik, selain memperhatikan kejelasan pesan dan juga nada atau

lagu bahasa yang digunakan.

3. Bentuk-bentuk Komunikasi.

Ada berbagai bentuk komunikasi. Dalam kaitannya dengan cara

menyampaikan suatu pesan, secara umum terdapat dua bentuk

komunikasi yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis.

a) Komunikasi lisan.

Sebagaimana sebutannya, komunikasi lisan merupakan suatu

bentuk komunikasi dimana suatu pesan disampaikan oleh

pengirim pesan secara lisan (dibunyikan atau dibahasakan),

seperti melalui telepon, dsb. Dengan kata lain, bentuk

komunikasi ini disampaikan secara langsung oleh pengirim pesan

kepada penerima pesan tersebut.

b) Komunikasi tertulis.

Berbeda dengan komunikasi lisan, komunikasi tertulis

merupakan suatu bentuk komunikasi yang disampaikan oleh

pengirim pesan dalam bentuk tulisan (surat). Artinya bahwa

proses komunikasi ini tidak disampaikan secara langsung oleh

pengirim pesan kepada penerima tetapi disampaikan dalam

bentuk teks (tulisan atau surat).

4. Faktor-faktor Komunikasi.

Ada 7 (tujuh) faktor dalam suatu proses komunikasi yang

mendukung kelangsungan suatu organisasi yaitu:

a) Saluran komunikasi harus diketahui atau dipahami secara pasti.

b) Kebutuhan akan komunikasi merupakan suatu faktor yang amat

penting dalam suatu organisasi.

c) Saluran komunikasi harus berbentuk komunikasi langsung dan

padat sebagai suatu bentuk komunikasi yang efisien.

d) Penggunaan atau penerapan komunikasi formal (komunikasi

yang tidak formal atau atau resmi harus dikurangi kecuali

digunakan atas dasar beberapa alasan penting).

e) Sumber daya manusia yang terampil dalam proses komunikasi.

f) Hindari kebisingan yang dapat mengganggu proses komunikasi.

g) Menggunakan komunikasi yang sah atau resmi.

BAB II

AKTIVITAS BISNIS DAN SURAT-MENYURAT

1. Aktivitas atau kegiatan bisnis.

a) Tujuan

Kegiatan bisnis memiliki konsep kerja yang berbeda-beda.

Namun meskipun demikian, apapun konsepnya, kegiatan bisnis

bertujuan untuk mendapatkan keuntungan yang lebih baik dari

keuntungan sebelumnya. Oleh karena itu, untuk mencapai

kesuksesan sebuah organisasi harus selalu berusaha meningkatkan

pelayanannya sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.

b) Pihak-pihak terkait.

Ada 2 (dua) pihak utama yang selalu terlibat dalam suatu

kegiatan bisnis yaitu produser atau penyedia barang (penjual) dan

pembeli (pelanggan). Hubungan antara kedua pihak ini biasanya

didasarkan pada prinsip ‘supply and demand’ (permintaan dan

pengadaan barang) dengan bertumpu pada hasil survey atau

pengamatan perkembangan pasar.

c) Bentuk produk.

Ada berbagai produk atau barang bisnis yang ada namun pada

umumnya produk-produk ini digolongkan dalam beberapa jenis yaitu

produk nyata dan produk tak nyata.

© Produk atau barang nyata;

Jenis barang ini dapat diraba, misalnya handuk, pakaian, sepatu,

kopi, dan lain sebagainya.

© Produk atau barang tak nyata;

Sebagaimana sebutannya, barang tak nyata merupakan jenis

barang yang tidak dapat diraba, atau yang lebih dikenal dengan

sebutan ‘jasa’. Walaupun berbentuk tak nyata dan tidak dapat

diraba atau dilihat, tidak berarti bahwa barang ini tidak dapat

diukur dalam bentuk uang.

2. Surat-menyurat.

a) Pentingnya surat menyurat.

Surat menyurat memainkan peran yang sangat penting dalam

kegiatan bisnis. Hal ini dapat dilihat dari alasan-alasan berikut:

© Di samping komunikasi lisan atau langsung, surat-menyurat masih

menjadi elemen penting dalam kegiatan bisnis yaitu dalam bentuk

konfirmasi bisnis.

© Surat sering dijadikan bukti kegiatan bisnis baik itu bukti

penawaran maupun bukti lainnya.

© Surat menyurat juga bertujuan mengikat minat rekan atau mitra

kerja dan rekananan bisnis lainnya.

Merujuk pada 3 (tiga) alasan di atas maka surat bisnis harus ditulis

dengan teliti untuk menghindari kesalahpaman pembaca atau

penerima surat.

b) Keuntungan dan kekurangan surat-menyurat.

Surat, yang merupakan suatu bentuk komunikasi tertulis memiliki

keuntungan dan kekurangan, yaitu:

© Keuntungan.

- Surat berisi catatan, kajian, dan telaah.

- Pesan yang akan disampaikan dapat disiapkan dengan teliti.

- Surat dapat menjangkau rekanan dalam jumlah yang besar.

- Surat mendukung berbagai kebijakan yang ditempuh.

- Surat dapat mengurangi biaya lain-lain (efisiensi biaya).

© Kekurangan.

- Surat membutuhkan persediaan kertas dalam jumlah yang

besar.

- Surat dapat menimbulkan kesalahan pengiriman (dibuat oleh

orang lain yang kurang berkompeten).

- Surat kadang-kadang tidak direspon oleh penerima.

- Surat dapat disalahartikan oleh penerima karena dibuat dengan

menggunakan istlah-istilah tertentu, struktur kalimat yang tidak

teratur, kesalahan pengejaan, bahasa yang terlalu berbelit, dan

berbagai kesalahan lainnya.

BAB III

PERANAN BAHASA INGGRIS DALAM KEGIATAN BISNIS

1. Bahasa Inggris sebagai bahasa global.

Telah diakui secara umum bahwa Bahasa Inggris memainkan peran

dan fungsi yang sangat penting dalam berbagai urusan dan komunikasi

internasional. Dalam kaitan dengan fungsinya sebagai linguifranca,

Bahasa Inggris sudah digunakan secara luas sebagai media komunikasi

yang paling efektif dalam kegiatan bisnis dan aktivitas terkait lainnya

khususnya dalam hubungan dengan urusan ekspor dan impor barang

antar negara di dunia. Oleh karena itu, penguasaan Bahasa Inggris

Bisnis dan Surat Bisnis Berbahasa Inggris merupakan unsur penting

yang dapat menentukan keberhasilan aktivitas bisnis internasional

mengingat Bahasa Inggris sudah dianggap sebagai bahasa global

(bahasa dunia).

2. Bahasa Inggris Bisnis dan Surat Bisnis berbahasa Inggris.

a) Bahasa Inggris Bisnis.

Seperti sebutannya, Bahasa Inggris Bisnis dapat diartikan sebagai

bahasa yang digunakan orang dalam konteks aktivitas bisnis,

khususnya aktivitas yang melibatkan bebagai negara (perdagangan

internasional). Jika demikian maka dapat dikatakan bahwa Bahasa

Inggris Bisnis meliputi Bahasa Inggris dalam bisnis komersial antar

negara. Komersial sendiri berarti ilmu tentang cara berdagang atau

berniaga antar bangsa.

b) Surat Bisnis berbahasa Inggris.

Surat Bisnis berbahasa Inggris merujuk pada berbagai surat yang

ditulis dalam Bahasa Inggris sebagai bahasa global yang digunakan

untuk kepentingan aktivitas bisnis internasional.

BAB IV

KELAYAKAN SURAT BISNIS

1. Keutuhan surat.

Pada saat menulis sebuah surat bisnis, penulis harus memastikan

bahwa semua bagian dari surat tersebut sudah lengkap. Artinya bahwa

si penulis harus yakin bahwa segala sesuatu yang diinginkan atau

diharapkan penerima surat itu sudah dimasukkan dalam tulisan

tersebut. Dengan kata lain, surat tersebut telah utuh karena berisi

semua informasi yang dibutuhkan kedua pihak, baik penulis maupun

penerima.

2. Ringkasan surat.

Suatu pertanyaan yang sering muncul yaitu “Berapa lama sebuah

surat bisnis dapat dibuat?” Jawabannya adalah selama atau sepanjang

sesuatu diminta untuk dijawab. Artinya bahwa sebuah surat harus

berbentuk ringkas, tidak terlalu panjang; tetapi tidak terlalu pendek

namun berisi maksud dan informasi-informasi yang dibutuhkan (berisi

informasi yang diinginkan pembaca).

3. Perencanaan surat.

Untuk bisa menghasilkan sebuah surat bisnis yang utuh dan ringkas

maka sangat penting untuk merencanakan surat itu terlebih dulu.

Sebagai contoh, jika surat tersebut berisi lebih dari beberapa informasi

maka disarankan untuk menggabungkan informasi-informasi tersebut

menjadi satu. Inilah yang dimaksudkan dengan perencanaan surat

bisnis. Perencanaan seperti itu merupakan hal dasar yang sangat

penting.

4. Kejelasan dan etika surat.

Sebuat surat bisnis harus jelas dan sopan. Kejelasan dan etika surat ini

dapat dilihat dari bahasa dan nada surat.

a) Bahasa.

Bahasa merupakan unsur utama komunikasi yang dimiliki

manusia. Oleh karena itu, dalam berkomunikasi kita perlu memilih

dan mengatur kata-kata yang akan kita gunakan untuk

menyampaikan tujuan kita. Dengan kata lain, saat menulis surat

bisnis maka disarankan untuk menggunakan bahasa yang resmi.

Adapun tingkatan bahasa yang resmi dalam penggunaan bahasa

adalah sebagai berikut:

© Surat harus ditulis bebas dari dialek dan bahasa sehari-hari.

Artinya ungkapan hanya dapat digunakan dalam percakapan,

sedangkan kata dan istilah-istilah yang telah usang sebaiknya

dihindari. Implikasinya adalah bahasa surat tersebut haruslah

bahasa modern, bukan bahasa kuno.

© Kata-kata dan ungkapan yang dipilih harus ada kaitannya dengan

pesan si penulis kepada penerima surat. Karena itu pemilihan kata

dan ungkapan harus dimengerti dengan baik oleh penerima surat

itu.

© Surat harus ditulis dengan susunan atau struktur kalimat yang

baik, ejaan yang benar, dan dilengkapi tanda baca yang jelas.

Dengan kata lain, saat menulis surat kita harus terlebih dahulu

memperhatikan perencanaan bahasa yang akan kita gunakan

sehingga surat tersebut dapat dimengerti penerima.

b) Nada.

Dalam kaitannya dengan bahasa yang digunakan, disarankan

untuk memperhatikan nada bahasa surat yang mengandung kesan

kepada penerima surat (korespondensi). Oleh karena itu surat bisnis

harus ditulis secara sopan sehingga mendapat kesan yang baik dari

penerimanya.

5. Hasil.

Surat bisnis harus dibuat dengan rapi dan menarik. Untuk itu

disarankan agar surat ditulis tangan maupun diketik dengan rapi,

dengan memperhatikan bagian-bagian surat di antaranya spasi yang

tepat sehingga menghasilkan surat yang menarik.

BAB V

TANDA BACA DAN GAYA BAHASA DALAMSURAT-SURAT BISNIS

5.1. Tanda BacaTanda baca merupakan bagian penting dalam berbagai tulisan,

termasuk surat-surat bisnis. Tanpa tanda baca, tulisan sebagus apapun tidak akan bisa dipahami karena tanda baca mempengaruhi kejelasan bahasa. Memang benar bahwa tidak aturan yang pasti tentang tanda baca, tetapi menurut Mavor (1998) ada dua prinsip yang harus diingat dalam pemakaiannya di dalam berbagai tulisan.

a. Tanda baca digunakan dengan pertimbangan bahasa tulis, bukan untuk keprluan jeda atau tanda baca.

b. Semakin sedikit jeda, tulisan semakin baik asalkan tidak ada kekaburan makna.

Untuk memberikan tanda baca dengan baik, anda harus mengerti dengan baik tanda-tanda baca yang harus dipakai. Seperti halnya lampu lalulintas di jalan raya, tanda baca memberikan nformasi khusus kepada kita, seperti berhenti, istirahat sejenak atau jeda, dan sebagainya.5.1.1 Titik (.)

a. Tanda titik dipakai untuk mengakhiri kalimat. tanda ini memberitahu kepada pembaca bahwa kalimat telah selesai dan pembaca harus berhenti.Contoh: I have one year’s business training at Business College Yogyakarta

b. Tanda titik juga dipakai sesudah sebagian besar singkatanContoh: P.M

1.1.1. Tanda tanya (?)Tanda tanya digunakan untuk mengakhiri suatu pertanyaan.Contoh: when will the consignment come?

5.1.2. Tanda Seru (!)Tanda seru digunakan untuk mengakhiri suatu pernyataan keras yang

menunjukkan emosi. Anda sebaiknya tidak terlalu banyak memakai tanda baca ini dalam surat bisnis.

Contoh: Congatulation on your first export!5.1.3. Titik Koma (;)

a. Titik koma dipakai untuk memisahkan dua atau lebih kalimat yang berkaitan dan seimbang strukturnya.Contoh: I was sick on Monday; my secretary too.

b. Titik koma juga dipakai untuk memisahkan pernyataan yang menurut pikiran kita berkaitan erat sekali, tetapi secara gramatikal tidak berkaitan. Contoh: the table was covered with papers and files; prospectuses spilled from a cardboard box; in one tray scientific journals were atacked. There seems to be no order anywhere.

5.1.4. Titik Dua (:)Titik dua dipakai sebelum kutipan panjang atau digunakan untuk

memperkenalkan serangkaian benda atau hal. Jadi, titik dua harus dipakai sesudah perntaan lengkap.

Contoh: I ordered the following items: papers clips, pencils, pens, and erasers.5.1.5. Tanda Hubung (-)

a. Tanda hubung dipakai untuk menghubungkan dua kata atau lebih sehingga membentuk keterangan baru. Tanda ini dotempatkan sebelum kata benda.Contoh: -forty-five dollar notes

b. Tanda hubung digunakan untuk menunjukkan perubahan pikiran secara mendadak dan menekankan pada sesuatu yang mengikutinya. Contoh: evryone will have to wprk carefully – especially the accounting staffs

c. Tanda hubung juga berfungsi sama dengan tanda kurungContoh: a wek later-at te end of January-the secretary handed in her report.

5.1.6. Koma (,)Tanda baca koma perlu mendapat perhatian khusus. Koma

memberikan tanda kepada pembaca untuk berhenti sejenak. Berikut ini enam aturan dalam pemakaian tanda koma.

a. Letakkan koma sebelum and, but, or, nor, for, so, dan yet, jika kata-kata tersebut menghubungkan dua kalimat lengkap.Contoh: I was veri impressed with his work, and i told him that he had

a bright future career in this companyb. Letakkan koma di antara rangkaian benda atau hal

Contoh: we will buy many new equipments such as calculators, computers, typewriters, and adding machines.

c. Letakkan koma di muka atau sebelum suatu pemikran tambahan (after thought).Contoh: When you finish typing the letter, put it on my desk. It was an

important client, I think.d. Letakkan koma sebelum dan sesudah nama orang yang diajak bicara.

Contoh: I wan to tell you, Rick, that you will be promoted

e. Letakkan koma sebelum dan sesudah ungkapan yang memotong kelancaran kalimat, seperti however, moreover finally, threfore, of course, by the way, on the other hand, I am sure, I think, dan sebagainya,apabila kata-kata tersebut muncul di tengah kalimat.Contoh: I know, of course, that you have been working hard to meet

the orders.f. Letakkan koma sebelim dan sesudah klausa yang tidak begitu penting

bagi kalimat utama.Contoh: Mr. Dick, who found the accounting errors will explain to

about them.Akan tetapi, apsbila klausa tersebut sangat penting bagi kalimat

utama, tanda koma tidak digunakan.Contoh: The staff who found the accounting errors will explain to us

about them.5.1.7. Apostrop (‘)

Dalam bahasa Inggris, tanda apostrop digunakan untuk menunjukkan milik. Pada semua kata benda tunggal dan jamak yang berakhiran selain s digunakan tanda apostrop dan huruf s, sedangkan pada kata benda jamak lainnya (yang berakhiran s) cukup digunakan tanda apostrop saja.Contoh: put the letter on the secretary’s desk

He asks me where the men’s rest room isThe manager’s reports were very complete

5.1.8. Tanda Kutip (“)a. Tanda kutip dipakai untuk kutipan langsung

Contoh: The director said, “I am very pleased with the progress.”b. Tanda kutip dibubuhkan sebelum dan sesudah nama atau judul cerita,

artikel koran atau majalah, acara televisi atu radio, lagu, karya pendek

lainnya, jika kita mengetik dengan mesin ketik manual. Jika kita mengetik dengan komputer, nama-nama atau judul tersebut dicetak miring. Contoh: We have to run our advertising campaign by sponsoring “Basho”

5.2.Huruf BesarHuruf besar dipakai untuk menuliskan sebagai berikut.a. Huruf pertama suatau kalimat.

Contoh: We will handle the matters.b. Huruf pertama suatu kutipan.

Contoh: He said, “It is alright.”c. Huruf pertama setiap kata penting pada suatu judul.

Contoh: I’been reading The Review of Indonesian economy.

d. Huruf pertama nama diri atau orang , tempat, bahasa ras, negara, bulan, hari, hari libur, dan sebagainya. Contoh: James F. Sundah

IndonesiaMalangAsianFebruaryNew YearThanksgiving

e. Gelar akademis dan kecakapan profesionalContoh: Ph.D, B.A

Tanda-tanda baca di atas tidak semuanya digunakan dengan frekensi yang sama. Tanda titik, koma, titik dua, tanda hubung, dan huruf besar adalah yang paling banyak dipakai. 5.3.Gaya Kalimat

Tujuan kita dalam semua penulisan, termasuk surat-surat bisnis, adalah untuk menyampaikan gagasan kita kepada pembaca. Untuk melakukan hal itu kita menggunakan kalimat.

Di dalam surat bisnis kalimatbpendek dan ringkas lebih disenangi karena dapat menciptakan kesan kesedrhanaan, kejelasan, dan suasana yang positif. Perhatikan contoh berikut

Thank you for your letter of Decemberv2004. The mistake was made in our mailing department. The books you ordered on 26 November 2004 were sent to your branch in Malang instead of your main office at Tembaan Barat , Surabaya.

We have today sent a replacement delivered by PELNI Packet service to your branch address in Malang. This should reach you by Tuesday, 25 January 2005. Perhaps you would ring me when it arrives so that I know that it has been received. Wevdo regret this mistake and and the inconvenience it caused you.

Sebagaimana yang kita lihat, surat di atas menggunakan kalimat-kalimat yang pendek sehingga menghasilkan gaya bahasa yang sederhana, jelas, dan positif. Kesalahn diberitahukan dan diuraikan dengan benar. Permintaan maaf dilakukan. Segala hal diuraikan dengan gaya bahasa yang tepat, ekonomis dalam hal penggunaan kata-kata, tetapi penuh makna. Gaya bahasa seperti inilah yang harus dipakai untuk membuat dokumen-dokumen resmi dan surat bisnis

Untuk ,e,perjelas poin ini, berikut adalah “Gaya 8c”(the eight ‘C’s style) yang diberikan untuk tulisan-tulisan bisnis, termasuk surat.

1. Concise atau RingkasJangan mengobral kata-kata. Pastikan bahwa setiap kalimat mengungkapkan apa yang anda maksud, dengan menggunakan kata-kata sedemikian mungkin.

2. Clear atau Jelas

Pastikan bahwa pesan anda jelas bagi pembaca. Kejelasan juga berarti suatu kesatuan masing-masing paragraf; setiap paragraf harus mencakup hanya satu gagasan utama dan disusun dengan urutan yang logis.

3. Complete atau lengkapMencakup semua informasi yang perlu diketahui oleh pembaca. Apabila sebagian informasi tertinggal, pembaca hanya bisa melakukan perkiraan. Perkiraan yang salah akan menhakibatkan interpretasi yang salah terhadap pesan.

4. Concrete atau NyataTuliskan kenyataan apa adnya, mengacu pada tanggal da nomor pesanan dengan tepat. Identifikasikan pesanan, jumlah, nomor, dan nama dengan benar.

5. Conversational atau Bersifat PercakapanHindari ungkapan-ungkapan yang kaku. Misalnya, lebih baik menuliskan the previous infotmation dari pada the aforementioned case.

6. Construktiveatau Bersifat Membangun Tuliskah nada yang positif. Hindari kata-kata seperti failure, ignorance, dan sebagainya. Sebaliknya, gunakan kata-kata positif agreeable, happy, success, dan sebagainya. Kata-kata yang bersifat positif seperti itu turut membantu menciptakan suasana yang positif.

7. Courtesy atau SopanPastikan bahwa surat Anda sopan dan tidak menyakiti penerimanya. Cobalah menghindari kalimat perintah dan penggunaan tanda seru. Surat yang sopan meninggalkan kesan yang baik, tidak menyinggung perasaan.

8. Correct atau BenarSetiap kata harus ditulis dengan benar. Jadi, koreksilah surat tersebut sebelum ditandatangani atau diberikan kepada atasan Anda.