Traslado de Organos vía aérea al Hospital Italiano · del Equipo de Trasplante comunica la demora al Coordinador de la Unidad de Traslado. Nota: Si alguna de las condiciones antes

Procedimiento Unidad de Traslados -

Traslado de Órganos vía aérea al Hospital Italiano

Nº 59/08

Nº de Versión / Modificación: 01/00

Fecha de Vigencia: 04/09/2008

Normas & Procedimientos – Departamento de Información Hospitalaria

Número de Procedimiento 59/08

Procedimiento Versión 01.00

Fecha de Vigencia 04/09/2008

Unidad de Traslados Traslado de Organos vía aérea al

Hospital Italiano Código 597.PRO.02

Reemplaza Revisor Aprobado por Normas y Procedimientos Página

Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma

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Dr. Carlos Castarataro

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Lic. Marcelo Santojanni

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INDICE GENERAL

INTRODUCCION 2

Objetivo 2

Alcance 2

Sectores Involucrados 2

Sistemas Involucrados 2

Consideraciones generales 3

DESARROLLO 4

1. Solicitud del traslado 4

2. Selección de Empresa que efectuará el traslado 4

3. Coordinación del traslado 5

4. Facturación del traslado 12

5. Pago a la empresa que efectuó el traslado 13

Anexo Formularios 14








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INTRODUCCION

Objetivo Instrumentar la operatoria relacionada con el Traslado de Órganos desde otras instituciones al Hospital Italiano vía avión.

Alcance El siguiente procedimiento alcanza los traslados de órganos sólidos (corazón, pulmón, hígado, páncreas) excluidos tejidos, que se coordinan desde la Unidad de Traslados del Hospital Italiano. Los traslados alcanzados son aquellos que se realizan vía aérea desde el Hospital hacia otras instituciones ida y vuelta. Se incluye en el alcance, la facturación de los cargos generados y el pago a la empresa de transporte aéreo.

Sectores Involucrados

Unidad de Traslados, Equipos de Trasplantes, Vigilancia, Contaduría, Facturación, Cuentas Corrientes, Tesorería, Dirección, INCUCAI y Organismos Regionales.

Sistemas Involucrados

NSI Facturista Periférico, NSI Proveedores, Sistema de Pagos de Tesorería






Consideraciones Generales

El presente gráfico expresa en forma resumida el procedimiento que se describe a continuación.

AEROPUERTOLOCAL

AMBULANCIA(Hospital Italiano)

HOSPITAL ITALIANO(RECEPTOR)

AEROPUERTODESTINO

AMBULANCIA(Coordinada por

INCUCAI)

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Vuelo de ida con el Equipo de Trasplante

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Vuelo de regreso con el Equipo de Trasplante

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HOSPITAL(DONANTE)

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DESARROLLO

1. Solicitud del traslado

• UNIDAD DE TRASLADOS DEL HOSPITAL ITALIANO

Coordinador

1.a. Recibe telefónicamente, de parte del Coordinador del Equipo de Trasplante, la solicitud de un traslado de órganos.

1.b. Solicita al Coordinador del Equipo de Trasplante los siguientes datos: Lugar a dirigirse para la ablación. Horario previsto para ablación Hora de salida del Hospital hacia el aeropuerto Hora de despegue Cantidad de personas que conforman el equipo de trasplante

2. Selección de Empresa que efectuará el traslado


Coordinador

2.a. Se comunica telefónicamente con las empresas de traslados aéreos de acuerdo a las necesidades del viaje y consulta disponibilidad.

Alternativa:

2.a.1. Si no hay empresa de traslado con unidades disponibles no se realiza e informa en forma inmediata sobre tal situación al Coordinador del Equipo de Trasplante. Fin del procedimiento.








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2.a.2. Si hay empresas disponibles selecciona la empresa que realizará el traslado. (Continúa en el punto 2.b del presente procedimiento).

2.b. Se comunica con la empresa seleccionada para: Informar el tipo de avión necesario (se utiliza el mismo avión para ida y vuelta) Establecer la disponibilidad Intercambiar los datos referentes a las condiciones meteorológicas y en caso de

corresponder chequea las condiciones del aeropuerto (H24/No H24).

Alternativa: 2.b.1. Si las condiciones meteorológicas son desfavorables no se realiza el traslado y se informa en forma inmediata sobre tal situación al Coordinador del Equipo de trasplante. Fin del procedimiento.

2.b.2. Si las condiciones meteorológicas son favorables se continúa con la coordinación del traslado. (Continúa en el punto 2.c del presente procedimiento).

• EMPRESA DE TRASLADOS AEREOS

Referente

2.c. Informa, al Coordinador de la Unidad de Traslados, el nombre del piloto asignado así como el teléfono celular de contacto.

3. Coordinación del Traslado


Coordinador

3.a. Comunica al Coordinador del Equipo de Trasplante del Hospital Italiano las condiciones del vuelo:

• Cantidad de pasajeros factibles

• Condiciones meteorológicas








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• Duración del vuelo

3.b. Contacta a la empresa de ambulancias que trasladará al Equipo de Trasplantes hasta el aeropuerto y le comunica:

• Lugar donde debe retirar al Equipo de Trasplantes

• Hora a la que debe presentarse en el lugar

• Cantidad de pasajeros a trasladar.

Al presentarse la ambulancia en el lugar indicado del Hospital.

• VIGILANCIA DEL HOSPITAL ITALIANO

Vigilador

3.c. Comunica, telefónicamente, la llegada de la ambulancia al Coordinador de Traslados.

3.d. Registra en la planilla “Movimiento de Ambulancias” (Ver Anexo Formularios):

Horario de llegada de la ambulancia al Hospital

Número de patente

Número de móvil

Compañía de ambulancias

Nombre y apellido del conductor

Sector del hospital a dónde se dirige

Motivo: “trasplante”


Coordinador

3.e. Se comunica con el Coordinador del Equipo de Trasplante para coordinar en forma conjunta la salida de la ambulancia.








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Alternativa

3.e.1 Si surgen problemas técnicos con el vuelo o las condiciones meteorológicas se tornaron adversas, la empresa aérea se comunica con el Coordinador de Traslados y éste comunica la demora al Equipo de Trasplante.

3.e.2 Si surgen problemas con el donante (parada cardíaca) o con el receptor el Coordinador del Equipo de Trasplante comunica la demora al Coordinador de la Unidad de Traslado.

Nota: Si alguna de las condiciones antes mencionadas llevan a la cancelación del operativo de traslado se cancela el vuelo. Fin del procedimiento.

Al salir la ambulancia del Hospital Italiano, con el equipo de traslado a bordo

• VIGILANCIA DEL HOSPITAL ITALIANO

Vigilador

3.f. Comunica, telefónicamente, la salida de la ambulancia del Hospital, al Coordinador de la Unidad de Traslados.

3.g. Registra en la Planilla Movimiento de Ambulancias la hora de salida del móvil correspondiente.


Coordinador

3.h. Comunica telefónicamente al piloto o al contacto de la empresa aérea que el Equipo de Trasplante está en camino al aeropuerto.


Piloto

3.i Aborda el avión a la espera del Equipo de Trasplante








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Al llegar el Equipo de Trasplante al aeropuerto

3.j. Inicia el vuelo, una vez embarcado el Equipo de Trasplante.

Alternativa

3.j.1 Si surgen problemas técnicos o las condiciones meteorológicas se tornaron adversas la empresa se comunica con el Coordinador de la Unidad de Traslados y éste comunica sobre tal situación al Coordinador del Equipo de Trasplante.

3.j.2 Si surgen problemas con el donante (parada cardiaca) o con el receptor el Coordinador del Equipo de Trasplante comunica la situación al Coordinador de la Unidad de Traslado.

Al llegar a destino el avión y previo al aterrizaje

3.k. Recibe el estado de situación del operativo de parte del Coordinador de la Unidad de Traslados del Hospital Italiano.

Alternativa

3.k.1 Si se decidió, en función de los puntos 3.j.1 y 3.j.2, la cancelación del operativo una vez iniciado el vuelo, se inicia el vuelo de regreso. (Continúa en el punto 4. Facturación del traslado). 3.k.2. Si se continúa con la operatoria del traslado evalúa las condiciones meteorológicas en la posición paralela al destino Alternativa 3.k.2.a. Si las condiciones meteorológicas son favorables aterriza y continúa con el operativo de traslado. 3.k.2.b. Si las condiciones meteorológicas son desfavorables regresa al origen cancelando la operación (continúa en el punto 4. Facturación del traslado)








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Al aterrizar el avión

3.l. Comunica al Coordinador de la Unidad de Traslados la hora de arribo.

• INCUCAI U ORGANISMO REGIONAL DEPENDIENTE DEL INCUCAI ACTUANTE

Coordinador del Organismo

3.ll. Organiza el traslado del Equipo de Trasplante a la institución donde se realizará la ablación.

Al finalizar la ablación

• EQUIPO DE TRASPLANTE DEL HOSPITAL ITALIANO

Coordinador del Equipo de Trasplante

3.m. Comunica la finalización de la ablación al Coordinador de la Unidad de Traslados.

• INCUCAI U ORGANISMO REGIONAL DEPENDIENTE DEL INCUCAI ACTUANTE

Coordinador del Organismo

3.n. Organiza el traslado del Equipo de Trasplante desde la institución donde se realizó la ablación hacia el aeropuerto.

Nota: el traslado del Equipo de Trasplante desde el aeropuerto hasta la Institución, ida y vuelta, está a cargo del INCUCAI u Organismo Regional dependiente del INCUCAI Actuante.








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Coordinador

3.ñ. Se comunica con el piloto o la empresa de traslados aéreos y, de acuerdo a la hora de finalización de la ablación, solicita una estimación de la hora de regreso al aeropuerto de Buenos Aires.

3.o. Se comunica con la compañía de ambulancias y solicita que una unidad esté presente en el aeropuerto correspondiente a la hora estimada de arribo del equipo.

Al iniciar el vuelo de regreso


Piloto

3.p. Comunica al Coordinador de la Unidad de Traslados el inicio del vuelo de regreso.


Coordinador

3.q. Controla que la ambulancia se encuentre en el aeropuerto, apenas inicia el vuelo de regreso.

Doce minutos antes de aterrizar


Piloto

3.r Entra en frecuencia con la radio de la empresa a fin de chequear el estado del aeropuerto establecido para aterrizar.

3.r.1 Si el aeropuerto está cerrado, la empresa busca un aeropuerto alternativo y lo comunica al piloto y al Coordinador de la Unidad de Traslados.

3.r.2. Si el aeropuerto está abierto prepara el aterrizaje en dicho aeropuerto.

3.s. Comunica el aterrizaje del vuelo al Coordinador de la Unidad de Traslados.








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Coordinador

3.t. Contacta al Coordinador del Equipo de Trasplante para coordinar en forma conjunta la salida de la ambulancia hacia el Hospital Italiano y para corroborar que todo el traslado se haya desarrollado de acuerdo a lo previsto.

3.u. Solicita opiniones al Coordinador del Equipo de Trasplante para mejorar al servicio.

Al llegar la ambulancia al Hospital Italiano con el Equipo de Trasplante a bordo

• VIGILANCIA

Vigilador

3.v. Comunica telefónicamente al Coordinador de la Unidad de Traslados el arribo del Equipo de Trasplante al Hospital.

3.w. Registra en la planilla Movimiento de Ambulancias el ingreso de la ambulancia:

Horario de llegada de la ambulancia al Hospital

Número de patente

Número de móvil

Compañía de ambulancias

Nombre y apellido del conductor

Sector del hospital a dónde se dirige

Motivo: “trasplante”








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4. Facturación del traslado

• UNIDAD DE TRASLADO DEL HOSPITAL ITALIANO

Coordinador

4.a. Confecciona el Informe de Traslado Aéreo por triplicado (Ver Anexo Formularios).

En el informe consigna los siguientes datos:

Datos del paciente receptor: nombre, obra social, edad, código, número de episodio.

Datos del traslado: Para la salida: fecha / hora, aeropuerto, llegada, despegue, destino y aterrizaje. Para el regreso: aeropuerto, fecha, despegue, aeropuerto, hora arribo, hospital, llegada.

Detalle: en el detalle consigna el nombre del Coordinador del Equipo de Trasplante y la cantidad de pasajeros que tuvo el vuelo.

Observaciones: se colocan datos de interés del traslado.

4.b. Confecciona el Informe de Honorarios (Ver Anexo Formularios).

Al llegar la factura de la empresa que realizó el traslado

4.c. Controla que la factura se haya remitido por duplicado y con copia fiel y a nombre del Hospital Italiano

4.d. Controla los kilómetros facturados, el precio unitario y el total facturado.

Administrativa

4.e. Registra en la cuenta del paciente (NSI Facturista Periférico) las prestaciones correspondientes a la coordinación del traslado, código de facturación 42.58.05 y al traslado propiamente dicho, código 43.58.14 para jet o código 43.58.15 para turbo.

4.f. Confecciona tres juegos de documentación que son distribuidos de la siguiente manera:

El primer juego compuesto por una copia del Informe de Traslado y el original de la factura, una vez firmado por el Jefe de Trasplante y la Dirección, es enviado a Contaduría.








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El segundo juego compuesto por una copia del Informe de Traslado y la copia fiel de la factura, firmados por el Jefe de Trasplante y la Dirección, más el Informe de Honorarios es enviado a Facturación (en el caso de cuentas de Obras Sociales) o a Cuentas Corrientes (en el caso de Privados o entidades que no tienen contrato con el Hospital).

El tercer juego compuesto por una copia del Informe de Traslado y la copia de la factura, firmados por el Jefe de Trasplante y la Dirección, más el Informe de Honorarios, la constancia de recepción de Contaduría y la constancia de recepción de Facturación, se archiva en la Unidad de Traslados.

5. Pago a la empresa que efectuó el traslado

• GERENCIA DE CUSTODIA PATRIMONIAL

Administrativo

5.a. De acuerdo con la documentación recibida de la Unidad de Traslados procede a emitir la liquidación de proveedores correspondiente, para la empresa que realizó el traslado.

• TESORERÍA

Responsable de Pagos

5.b. Asigna la fecha de puesta a disposición.

5.c. Emite la orden de pago para la empresa que realizó el traslado.

5.d. Notifica la fecha de pago a la empresa.

Fin del procedimiento.






Anexo Formularios

Planilla Movimiento de Ambulancias



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Informe de Traslado Aéreo



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Informe de Honorarios



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Documents

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