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Travel Management im Wandel der Technik
AirPlus Informationstag 2016
Agenda Reisen bei Boehringer Ingelheim
Kurze Unternehmenspräsentation von Boehringer Ingelheim
Dienstreisen bei BI mit SAP TM bis 2014
Concur Einführung bei Boehringer Ingelheim
Concur Opitmizing Reimbursement Processes for Germany
Fragen
216.06.2016
1
2
5
4
3
Boehringer Ingelheim
Unternehmenspräsentation 2016
Boehringer Ingelheim im Überblick
• Pharmaunternehmen in Familienbesitz
• 1885 in Ingelheim am Rhein gegründet
• Unternehmensschwerpunkte auf Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und Biopharmazeutika
• Mitarbeiter weltweit mehr als 47.500
• Weltweit fünf F&E-Standorte
• Ausgaben für F&E: 3.004 Millionen Euro
• 19 Produktionsstätten für Humanpharmain 11 Ländern
• Umsatzerlöse 2015: 14.798 Millionen Euro
• Verbundene Unternehmen: 145 weltweit
• Investitionen in Sachanlagen: 591 Millionen Euro
4
Boehringer Ingelheim Center Unsere Unternehmenszentrale in Ingelheim
www.boehringer-ingelheim.com
16.06.2016
Meilensteine unserer Internationalisierung
5
1885 -1948: Innovative Anfänge
1885Albert Boehringer erwirbt eine kleine Weinsteinfabrik in Ingelheim, anfänglich mit 28 Mitarbeitern
1948 -1988: Internationalisierung
1948Gründung der ersten Auslandsgesellschaft in Wien
1956Gründung der ersten überseeischen
Tochtergesellschaft in Lateinamerika (Brasilien)
1961 Gründung von Nippon Boehringer in Japan
1971Gründung der US-Tochter in Ridgefield, Connecticut
1988 - heute: Werte schaffen durch Innovation
2015Boehringer Ingelheim ist weltweit mit 145verbundenen Unternehmen vertreten und
beschäftigt mehr als 47.500 Mitarbeiter
Die Weinsteinfabrik in Ingelheim, 1907
Unternehmenszentrale in Ingelheim, 2012
16.06.2016
Meilensteine unserer Innovation
6
1885 -1948: Innovative Anfänge
1895Albert Boehringer wird mit dem Einsatz von Bakterien zur Herstellung von Milchsäure ein Pionier der biotechnologischen Großproduktion
1917 Gründung der ersten Wissenschaftsabteilung in Ingelheim
1941 Markteinführung des innovativen Asthmamittels aludrin®
1948 -1988: Internationalisierung
1985Gründung des Instituts für Molekulare Pathologie (IMP) in Wien als Joint Venture mit Genentech Inc. (USA) — seit 1993 alleinige Unterstützung durch Boehringer Ingelheim
1986Das Biotechnikum in Biberach nimmt als erstes biopharmazeutisches Produktionswerk in Deutschland den Betrieb auf
1988 - heute: Werte schaffen durch Innovation
2008 Erste Markteinführungen von pradaxa® zur Prävention venöser Thromboembolien (VTE)
2010 Markteinführung von pradaxa® zur Schlaganfallprävention bei Patienten mit Vorhofflimmern
2011 Erste Markteinführung von trajenta®* zur Behandlung von Typ-2-Diabetes in den USA
2013Markteinführungen von giotrif® zur Behandlung des nicht kleinzelligen Lungenkarzinoms — das erste Präparat aus der Onkologie-Pipeline, sowie pradaxa® zur Vorbeugung und Behandlung der tiefen Venenthrombose und Lungenembolie, Marktzulassung des COPD-Präparats striverdi®
2014Markteinführungen von ofev® zur Behandlung der idiopathischen Lungenfibrose, jardiance®* bei Typ-2-Diabetes, spiriva respimat® bei Bronchialasthma und Marktzulassung von vargatef® zur Behandlung des nicht kleinzelligen Lungenkarzinoms
2015Martkeinführungen von spiolto respimat® bei COPD, synjardy®* bei Typ-2-Diabetes und praxbind®, einem spezifischen Antidot, das die gerinnungshemmende Wirkung von pradaxa® aufhebt
Meilensteine unserer Innovation
*in Zusammenarbeit mit Eli Lilly and Company16.06.2016
Unser Leitbild und Vision
Leitbild & Vision
8
Auszüge aus unserem
Leitbild:Wir haben es uns zum Ziel
gesetzt,
Menschen zu dienen – durch
die Erforschung von
Krankheiten und die
Entwicklung neuer
Medikamente und
Behandlungsansätze.
Um unsere Ziele erreichen
zu können, müssen wir
finanziell erfolgreich
sowie offen für neue Ideen
und Entwicklungen sein.
Forschung und Entwicklung
sind von zentraler
Bedeutung für unseren
zukünftigen Erfolg.
Wir konzentrieren unsere
Bemühungen
auf Krankheiten, die
momentan noch
nicht zufriedenstellend
behandelt werden können.
Wir ziehen als Arbeitgeber
die besten Köpfe an und
fördern Vielfalt am
Arbeitsplatz.
Unsere Organisation
zeichnet sich durch
Offenheit, Innovation,
Zusammenarbeit und
gegenseitigen Respekt aus.
Unsere Vision: Werte schaffen durch Innovation
16.06.2016
Unsere Forschung und Entwicklung (F&E)
9
Investitionen in F&E
3,004 Milliarden Euro F&E–Investitionen in 2015
Eigenständige Grundlagenforschung
Beständiges Engagement für Grundlagenforschung im Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie in Wien
Boehringer Ingelheim Venture Fund
Investitionen und aktive Rolle in Biotechnologie-Unternehmen
Verbreiterung unseres Zugangs zu neuen Therapie-konzepten und neuen Technologieplattformen
Fond Volumen: 100 Millionen Euro
Mitarbeiter in F&E
7.895 Mitarbeiter in F&E+Medizin weltweit (2015)
16.06.2016
Unsere weltweiten Forschungs- und Entwicklungsstandorte Humanpharma
10
Wien, Österreich
Biberach und Ingelheim,
Deutschland
Ridgefield, CT,USA
Kobe, Japan
Mailand, Italien• Globale Forschungs- und Entwicklungspräsenz: Bedeutende
Forschungsstandorte in Deutschland, Österreich und den USA
• Industrieführende Expertise in Forschung, Entwicklung und Medizin
• Umfassende Ressourcen für kleine Moleküle und Biotherapeutika
• Aktive Erweiterung unseres globalen akademischen und industriellen Netzwerks
• „Research Beyond Borders“, mit dem Ziel neue Forschungsansätze für und jenseits unserer Therapiegebiete aufzugreifen
16.06.2016
Unsere neue Forschungsstrategie:Konzentration auf vier Forschungsgebiete
11
Onkologie
Kardiometabolische Erkrankungen
Immunologie und Atemwegserkrankungen
Erkrankungen des zentralen Nervensystems
16.06.2016
Unsere Geschäfte
2015 Umsatzwachstum in allen Geschäften
13
Umsatzerlöse 2015 nach Geschäften
Umsatzwachstum der Geschäfte (währungsbereinigt)
• Verschreibungspflichtige Medikamente: +2,6%
• Selbstmedikation (CHC): +7,1%
• Tiergesundheit (AH): +10,5%
• Biopharma (BIO): +15,0%
Verschreibungspflichtige Medikamente
CHC
AH
BIO
1,5 Mrd. EUR
1,4 Mrd. EUR
0,6 Mrd. EUR
11,2 Mrd. EUR
Others
16.06.2016
Verschreibungspflichtige MedikamenteTop-4-Produkte
14
Produkt Wirkstoff Anwendung
spiriva® respimat® Tiotropiumbromid Behandlung der COPD (chronisch-obstruktive Atemwegserkrankung) und Bronchialasthma
pradaxa® Dabigatranetexilat Schlaganfallprävention bei Vorhof-flimmern, primäre Prävention venöser thromboembolischer Ereignisse nach orthopädischen Operationen, Behandlung und Sekundärprävention von venösen thromboembolischen Ereignissen
micardis® Telmisartan Bluthochdruck, Prävention kardiovaskulärer Morbidität und Mortalität
trajenta®*/jentadueto®*
Linagliptin/LinagliptinMetforminhydrochlorid
Behandlung von Typ-2-Diabetes mellitus
*in Zusammenarbeit mit Eli Lilly and Company16.06.2016
TiergesundheitTop-4-Produkte
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Produkt Wirkstoff Anwendung
ingelvac circoflex® Rekombinanter Impfstoff (PorzinesCircovirus Typ 2, PCV2)
Aktive Immunisierung von Schweinen gegen PCV2 zur Reduktion der Mortalität, der klinischen Anzeichen und des Gewichtsverlusts, der mit dieser Atemwegserkrankung einhergeht
metacam® Meloxicam Behandlung von Entzündungen und Schmerzlinderung bei Hunden, Katzen, Pferden, Rindern und Schweinen
ingelvac® prrs AttenuierterLebendimpfstoff (PRRS-Virus)
Aktive Immunisierung von Schweinen gegen das PRRS-Virus (PorzinesReproduktives und Respiratorisches Syndrom)
duramune® Inaktivierter und attenuierterImpfstoff
Impfstoff für Hunde als Prävention für ein breites Spektrum von Infektionskrankheiten
16.06.2016
Unsere biopharmazeutischen Produktionsstätten
16
Fremont, USA
Produktion in Zellkulturen
Fill & Finish
Biberach, Deutschland
Produktion in Zellkulturen
Fill & Finish
Wien, Österreich
Produktion in Mikroorganismen
und Hefen
Fill & Finish
Shanghai, China
Produktion in Zellkulturen
Fill & Finish*
*im Aufbau16.06.2016
Pionier in der biopharmazeutischen Produktion
1983Neue GMP Biotech-Anlagen in Biberach und Wien
1963Forschung an Hühnerinterferon
1987Erstes New Biological Entity (NBE) actilyse®
1998Einstieg in die Auftragsproduktion
2003/2005Investition in weitere Großproduktionsanlagen in Biberach und Wien
2011Erwerb einer biopharmazeutischen Produktionsstätte in Fremont, USA
2011Einstieg in dasBiosimilar Geschäft
2013Strategische Allianz zum Aufbau einer biopharmazeutischen Produktionsanlage in Shanghai, China
2015Erfolgreiche Übergabe des Produktionsgebäudes in Shanghai, China
2015Entscheidung für Investition in eine Zellkulturanlage in Wien
2015Marktzulassung NBE praxbind®
2010Etablierung der globalen biopharmazeutischen Organisation
1716.06.2016
Unser Produktionsnetzwerk
Für höchste Qualität in der ProduktionDie Lieferkette vom Einkauf bis zum Patienten
19
Verlässliche Bereitstellung sicherer und wirksamer Arzneimittel für Patienten weltweit
EinkaufChemischeProduktion
Wirkstoff oderZwischenprodukt
PharmazeutischeProduktion
Fertiges Arzneimittel
Großhandel Apotheke, Krankenhaus usw.
Patient
16.06.2016
Unsere Geschäfte in Deutschland
Standorte in DeutschlandDurchschnittliche Mitarbeiteranzahl1) in 2015
21
1) inkl. Auszubildende
2
1
3
4
Ingelheim/Mainz: 8.515 Mitarbeiter
• Launch and Production Site Germany• Verschreibungspflichtige Medikamente• Selbstmedikation• Tiergesundheit• Produktion• Chemikalien• Entwicklung• Medizin• Verwaltung
Dortmund: 663 Mitarbeiter
Produktion Mikrosystemtechnik(respimat®-Plattform)
Hannover: 94 Mitarbeiter
Europäisches Forschungszentrum für Tierimpfstoffe
Biberach: 5.621Mitarbeiter
• Forschung und Entwicklung• Medizin• Biopharmazeutika• Verwaltung
16.06.2016
Dienstreisen bei BI
mit SAP - TM bis 2014
Aufgaben Team Reisen3.
Prozess von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung2.
1. Überblick Businesspartner
16.06.201623
Überblick Businesspartner
TravelManagement
A USIG LuT/
Fahrzeugdispo
ReisestelleBiberach
CD TaxationCD Treasury
Reisende•BI Pharma
•BIG •BIV
•BIAH•BI microParts
A IV
Sekretariate•BI Pharma
• BIG •BIV
•BIAH•BI microParts
OPE‘sAusland
Hotels
Mietwagen
Kreditkarten-Organisation
AirPlus
Deutsche Bahn
Management•BI Pharma
•BIG •BIV
•BIAH•BI microParts
BCDTravel
Airlines
Einkauf
Personalbereiche
Betriebsrat
16.06.201624
Prozess von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung
ReiseplanungReisegen.,Buchung
ReiseReisekosten-abrechnung
Datenzusam-menführung
Archivierung
Online viaCockpit
Workflow-Verfahren
Berechnungmittels
SAP-System
Verknüpfungder Daten imSAP-System
Optisch inLangzeit-
archiv
• Abgleich mitReiserichtlinien
• Airline, Bahn, …• Buchungsstatus
• digitalisiert• papierlos
• autom. ErmittlungVerpfl.-pauschale
• autom. Auszahlg.an MA
• Gesamtreisekosten pro Gesellschaft pro Reise
• Analysen· Reiseströme
• Papier und papierloseDokumente
16.06.201625
Aufgaben Team Reisen
Steuerungsfunktion
Gestaltungsfunktion Servicefunktion
Überwachungsfunktion
ReisekostenrichtlinieGenehmigungsprocedereBestellung der Reisemittel
Prozesse/AbläufeCorporate CardsReisestellenkartenSoftwareauswahl/-ausprägungGenehmigungsprocedere bis Erstattung
Umsetzung der steuerl. RahmenbedingungenLohnsteuer, Umsatzsteuer,
Einsatz der Bahncards 25 und 50
Nutzung von Flugsondertarifen
AnsprechpartnerAnwendung SAP, Reiseplanung, Reiseabrechnung, Assistenten/Innen und Reisende, Reisekostenrichtlinie, Reisebüro,
Schulungen/InformationsveranstaltungenAssistenten/Innen, Reisende, Auszubildende
Pflege Intranet Serviceseite Kassenführung
Prüfung der Reiseabrechnungen
Prüfung der Lieferantenrechnungen
Vorsteuervergütungsverfahren
16.06.201626
Concur Einführung bei Boehringer Ingelheim
16.06.201627
Wesentliche Aspekte von Concur
Effizienz• Ein Arbeitsprozess
• Verwenden von Vorlagen
• Self-service auf Wunsch
• Integrierte Abrechnung
Reisekostenrichtlinie• Integration der Reiserichtlinie
• Mehr Eigenverantwor-tung der Reisenden
Kostensenkung• Bündelung der Reisebuchungen
• Kostenminderung durch Kontingente
Vereinheitlichung• Verwendung eines welt-
weit einheitlichen Tools
• Eine einzige Buchungsplattform für Hotel, Mietwagen,
Flüge, Bahn
Die Einführung von Concur hat im wesentlichen vier Aspekte beeinflusst
16.06.201628
Kommunikation
29
Führungskräfte-Briefings /
Knowledge Hours
• Kurzer Projektüberblick• Prozessänderungen• Veränderungen für User
Artikel BI Zeitung
„MIR Roadshow“(Stand / Poster / Flyer)
IntranetAuftritt
Awareness-Postcards
(top-down)
• Awareness Concur• Go-Live Ankündigung• Trainingshinweise• Ansprechpartner
Training und Kommunikation je Welle im Überblick
KommunikationSupport /
SelbstlernenKerntraining
„Reisekoordinatoren und Vielreisende“
„Alle anderen“ – Reisende BI-Mitarbeiter
Führungskräfte-Briefings (L1-3) & Knowledge Hours
Intr
anet
„AwarenessPostcards“
in Funktionen
Kurzfilme und Simulationen
Arbeitshilfen
Präsenzschulung (~ 4h)• Background / Prozesse• System: Travel / Expense• Praktische Übungen• Fragerunde
IntranetAufritt
„MIR Roadshow“ (Stand / Flyer /
Poster)
Trainings-unterlagen / „Handbuch“
BI Zeitung
FAQs & Support-kontakte
Key User Support (Pilot, Welle 1)
Virtuelle Schulung (verkürzt)• Background/Prozesse• System Überblick• Fragerunde
ab ca. 2 Monatevor Go-live
Während der Go-live Phase; mind 3 Wochen je Welle
Ab Welle 1 bis Endeder Implementierung
16.06.2016
30
Elemente Training
31
Präsenzschulungen:Unterlagen
• Prozess-Überblick• Beispielgeführte Reisebuchung
und Abrechnung• Quiz und Übungen an konkreten
Reisen• Fragerunde
Dauer: ~ 4h
Virtuelle Schulungen: Material & Leitfaden
• Kurzfassung Prozess-Überblick• Kern-Funktionalitäten Reisebuchung
und Abrechnung• Mehr interaktive Elemente• 2-3 feste Fragerunden
Verkürzte Dauer
ReisendeBI-Mitarbeiter
Reisekoordinatoren & Vielreisende
Intr
anet
Elemente Support und Selbstlernen
32
FAQs & Support-kontakte
• FAQ-Liste zu Projekt, System allgemein, Travel und Expense
• Supportkontakte
Kurzfilme und Simulationen
• Einführungs-video
• System-Simulationen für konkrete Anwendungen
Arbeitshilfen
• PDFs zu häufigen Anwendungs-fällen zum Ansehen, Speichern, Drucken
Trainings-unterlagen
• Schulungs-unterlagen als Referenz / Nachschlagewerk
Key User Support durch Trainer
(Pilot, Welle 1)
ReguläreSupportorganisation
Reiseplanung in Concur
33
AirPlus AirPlus AirPlus
Reisekostenabrechnung in Concur
34
AirPlusCorporate Card
Bis 03/2016
Concur
Optimizing Reimbursement Processes
for Germany
Oktober 2015
Current Reimbursement Process
1• Creation of Expense Report byTraveller/Assistance (without mandatory upload of
receipt images)
2• Print out „Printed Report“ (Deckblatt)
3• Approval of Expense Report via DE-Workflow „1-Up“
4• Partial approval of Backoffice (rule based)
5• Via Postal Service: Sending of Printed Report & Receipts to Scanning Service
6• Scanning Service is scanning all pages and doing the archiving within SAP ECC (IBIS)
7• Employee reimbursement using the Vendor Pay Process
16.06.201636
Optimized Reimbursement Process
1
• Creation of Expense Report byTraveller/Assistance (incl. mandatory upload ofreceipt images)
2• Approval of Expense Report via Workflow „1-Up“
3• Partial approval of Backoffice (rule based)
4• Employee reimbursement using the Vendor Pay Process
16.06.201637
Optimized Process – Pros & Cons
16.06.201638
• Mandatory Upload of Receipts within Concur• PRO
• Receipts are available within Concur, approval is based on more facts• It is available on a line item level within Concur• Shorter reimbursement times due to the missing Postal Service
• CON• More work for the traveller/assistance within Concur
• No archiving of Receipts & Printed Report within SAP ECC (IBIS)• PRO
• No archiving process within BI‘s internal systems (less archiving space, less interfaces, less complexity)
• No Postal service needed• No Scanning Service needed• Full „paperless“ process
• CON• Process change for A/P & Process Management• „System break“ – Access to Concur for Auditors• Approval of the tax office needed
Disconnect between IT & Process Management
• Disconnect #1:• A/P & Process Management: Does not want a system break, all data should be
available within SAP ECC, Auditors should have no access to Concur• IT: Auditor access can be restricted to „Audit only“ and single country view
• Disconnect #2:• A/P & Process Management: All receipt images and the Printed Reports have to
be archived, linked and available within SAP ECC• IT: Cannot deliver the Printed Report via Web Services to the local SAP ECC, this
process is not and will not be delivered by Concur (at least on a short term basis), only receipt images (interface already Live for GBS countries, adaption to IBIS possible)
16.06.201639
Reisen bei Boehringer Ingelheim
16.06.201640
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
4116.06.2016