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Treinamento do Modulo Gedoc(GED) do Sistema Sharecompany
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Treinamento do Sharecompany
GEDOC
Gerenciar documentos
A Sharecompany TI apresenta:
Cadastrar documento
Passo 1:Clique no modulo GEDOC
Passo 2:Clique em novo documento
Passo 3:Preencha os campos para organizar o armazenamento do seu documento
Passo 4:Poderá inserir características ao documento
Passo 5:Escolha a origem do documento: Scanner ou um arquivo do PC
Passo 6:Poderá habilitar o arquivo para download e também imprimir uma etiqueta com a identificação do documento
Passo 7:Confirme a inclusão do documento
Favorito – Organizar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em Favorito
Passo 3Clique em criar nova pasta
Passo 4Informe o nome da nova pasta
Passo 5Clique em definir como favorito
Com a opção “Favorito” poderá criar uma estrutura de diretórios semelhante ao Windows Explorer para organizar seus documentos
Com a opção “Compartilhar”documentos você pode permitir que outros colaboradores possam ter acesso a compartilhar os seus documentos
Compartilhar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Compartilhar”
Passo 3Selecione os colaboradores que poderão compartilhar o documento
Passo 4Utilize as setas para habilitar ou retirar os acessos dos colaboradores
Ao escolher os colaboradores na tela de confidencialidade você permite que outros colaboradores possam visualizar seus documentos
Confidencialidade
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Confidencialidade”
Passo 3Selecione os colaboradores que poderão compartilhar o documento
Passo 4Utilize as setas para habilitar ou retirar os acessos dos colaboradores
Com a opção armazenar é possível indicar precisamente a localização física dos documentos
Armazenar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Armazenar”
Passo 3Selecione a opção de armazenamento:CEDOC – Localização(Triagem)Cliente – Associar o documento a um clienteCódigo: Código da localização do documento dentro da triagem Passo 4
Clique em enviar para gravar a configuração
Mantenha um registro dos documentos enviados para usuários e clientes
Enviar documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Enviar”
Passo 3Selecione a forma de envio:Enviar para usuário – InternoDespacho – Enviar para cliente
Passo 4Selecione um destinatário para enviar o documento
Passo 5Selecione o CEDOC – Triagem que enviará o documento
Passo 6Clique enviar para concluir
Com as opções indicadas acima poderá manter um registro dos documentos recebidos ou requisitar documentos gravados por outros colaboradores
Requisitar e Receber documentos
Passo 1Selecione o documento
Passo 2Clique em “Receber” ou “Requisitar
Crie protocolos para formalizar toda saída e chegada de documentos na sua empresa
Protocolos - CriarPasso 1Clique em Protocolo
Passo 2Clique em Novo
Passo 3Indique se o protocolo é de entrada ou saída
Passo 4Indique o destinatário e o remetente
Passo 5Clique em inserir
Passo 6Escolha o tipo:Documento: Protocolo para 1 documento.Caixa: Protocolo para vários documentos Passo 7
Cadastrar vários documentos para protocolar – Se for preciso
Passo 8Utilize a caixa de texto para pesquisar os documentos para inserir no protocolo
Passo 9 Confirmar para concluir
O protocolo imprime detalhes sobre o documento, cliente e o momento da entrada ou saída do documento
Protocolos - Imprimir
Passo 1Preencha um dos parâmetros de pesquisa ou deixe todos em branco
Passo 3Selecione o protocolo
Passo 2Clique em pesquisar
Passo 4Clique em imprimir
Passo 5Clique na impressora para imprimir o protocolo
Exporte a tabela de protocolos para a planilha xls
Exportar informações
Passo 1Clique em Exportar informações
Passo 2Informe um nome para a planilha
Passo 3Clique em Salvar para gerar o arquivo
Cadastre tipos de documentos de acordo com as necessidades da sua empresa
Tipo de documentosPasso 1Clique em cadastros e em seguida clique em – Tipos de Documentos
Passo 2Clique em Novo
Passo 3Preencha as informações de clique em confirmar
