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Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas
AVISO
O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA
Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio.
Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em
qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas.
As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em
capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas se
aplicadas a outros fins.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas
Apresentação
O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de
ensino. É formado pelos módulos a seguir:
ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas
ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Secretaria
ERP GVcollege – Módulo Acadêmico – Pedagógico
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cobrança
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Caixa/Bancos
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Cheques a Receber
ERP GVcollege – Módulo Financeiro – Contas a Pagar
ERP GVcollege – Portal – Aluno
ERP GVcollege – Portal – Professor
ERP GVcollege – Vestibular
ERP GVcollege – Protocolo
ERP GVcollege – Contábil – Contabilidade
ERP GVcollege – Contábil – Patrimônio
ERP GVcollege – Suprimentos
ERP GVcollege – Business Intelligence
ERP GVcollege – Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar
ERP GVcollege – Ferramentas: Intercâmbio
ERP GVcollege – Gerador de Relatórios
Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo
Administrador de Programas e Sistemas, versão 3.6.4. Sua utilização é um complemento ao
conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas
Sumário
1. Convenções ........................................................................................................ 6
2. Introdução .......................................................................................................... 8
2.1. Login ................................................................................................................... 8
2.2. Ambiente operacional ........................................................................................ 9
3. Tela Principal do APS ...................................................................................... 10
3.1. Menu Sistemas ................................................................................................. 10
3.1.1. Desconectar e troca de usuário ...................................................................... 11
3.1.2. Trocar empresa e/ou unidade ......................................................................... 11
3.1.3. Trocar senha .................................................................................................... 11
4. Cadastros ......................................................................................................... 12
4.1. Cadastro de Sistemas ...................................................................................... 12
4.2. Cadastro de Categorias ................................................................................... 13
4.3. Cadastro de Programas ................................................................................... 14
4.3.1. Permissões do Programa ................................................................................ 15
4.4. Gerenciador de Menus ..................................................................................... 16
4.5. Grupos e Usuários ........................................................................................... 18
4.5.1. Grupos .............................................................................................................. 18
4.5.1.1. Incluir Grupo .................................................................................................... 19
4.5.1.2. Editar Grupo ..................................................................................................... 19
4.5.1.3. Excluir Grupo ................................................................................................... 20
4.5.2. Usuários ............................................................................................................ 20
4.5.2.1. Incluir Usuário .................................................................................................. 21
4.5.2.2. Editar Usuário ................................................................................................... 21
4.5.2.3. Excluir Usuário ................................................................................................. 21
4.6. Configuração do APS ...................................................................................... 22
4.7. Gerenciador de Permissões ............................................................................ 22
4.7.1. Copiar Permissões do Grupo .......................................................................... 23
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas
5. Ferramentas ..................................................................................................... 23
5.1. Consulta de Programas ................................................................................... 23
5.2. Localização de Programas .............................................................................. 24
5.3. Criação de Atalhos ........................................................................................... 24
5.4. Exportação de Menus e Programas ................................................................ 25
5.5. Importação de Menus e Programas ................................................................ 26
6. Cadastro de empresas ..................................................................................... 28
7. Cadastro de unidades ...................................................................................... 29
7.1. Dados da pessoa .............................................................................................. 29
7.1.1. Endereço/Contato ............................................................................................ 29
7.1.2. Informações comerciais .................................................................................. 30
7.2. Dados da unidade ............................................................................................ 30
7.2.1. Geral .................................................................................................................. 30
7.2.2. Detalhes ............................................................................................................ 31
8. Licenças ............................................................................................................ 31
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 6
1. Convenções
Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o
uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja
ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de “botões padrão”. A partir de agora,
estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo:
Combo: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções.
Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação
relacionada a ele.
Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível
cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que
estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal
valor; caso não existam dados informados no campo, o botão abrirá uma tela para Incluir
dados.
Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro de
alguns programas, basta pressionar a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.
Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou
separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes indicam,
respectivamente.
Localizar: Para pesquisar o valor de um determinado campo, usa-se este
botão.
Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda
não listadas na tela.
Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos
valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima
para baixo, de: “Selecionar tudo”, “Selecionar”, “Desfazer seleção”,
”Desfazer seleção de tudo”, respectivamente.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 7
Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que
orientarão o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo:
Este símbolo será acompanhado por um texto
explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados
pelo leitor.
Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do
manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o
entendimento dos textos.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 8
2. Introdução O APS (Administrador de Programas e Sistemas) é um ambiente para
gerenciamento e execução de sistemas e programas. Nele é possível cadastrar programas,
organizá-los de acordo com os sistemas, montar uma estrutura de menus que os tornem
acessíveis e associar permissões aos usuários (ler, modificar, excluir, etc.). O APS permite
que se trabalhe com diversas unidades inclusive com várias bases de dados, respeitando as
permissões de cada grupo e seus usuários.
Os programas são implementados como “DLLs”, o que possibilita fracionar o
sistema em pequenas partes. A maneira de operar estes recursos será descrita nos
próximos tópicos.
A base disponibilizada para o cliente já possui um padrão de
sistemas e menus cadastrados e habilitados para uso. A administração desses
itens será feita pelo cliente a cada disponibilização de novas funcionalidades,
sistemas ou mesmo a cada criação de novos grupos e/ou usuários e suas
permissões.
2.1. Login
O usuário deve selecionar uma “Base de dados” para a seção do APS e
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 9
autenticar-se nela (informando usuário e senha). Neste momento a empresa e a unidade
precisam ser selecionadas (esta seleção pode ser alterada posteriormente, se o usuário
possuir as permissões necessárias).
Caso o usuário deseje trocar sua senha antes de entrar no
sistema, basta clicar no botão . Será disponibilizada uma nova janela onde
ele deverá informar sua senha atual, e então, digitar a nova senha duas vezes
para confirmação. Em seguida, basta clicar no botão “Ok” para validar a troca de
senha.
2.2. Ambiente operacional
Antes que o ambiente seja exibido na tela, os menus e atalhos de programas e
sistemas são carregados respeitando as permissões do usuário. Aos que o usuário não tem
acesso não são disponibilizados.
Assim que o ambiente surge na tela, o usuário tem várias maneiras de
selecionar um programa para execução, como por exemplo: no menu principal, nos atalhos
da tela ou na janela de localização de programas.
Quando o usuário executa um programa, o APS carrega a DLL correspondente e
o inicia, resultando na exibição da tela. Neste momento o APS também informa ao programa
quais são as permissões que o usuário possui (inclusão, edição, exclusão, visualização).
Para finalizar um programa o usuário deve apenas fechar a janela através do
botão “Fechar” ou .
Caso as informações cadastradas em um programa em
execução não tenham sido salvas, elas serão perdidas assim que o usuário o
fechar.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 10
3. Tela Principal do APS
A tela principal do APS é composta por uma barra de menus, uma barra de
ferramentas com botões para algumas funcionalidades básicas, uma área de trabalho onde
o usuário pode colocar atalhos para programas usados com freqüência e uma barra de
tarefas dos programas em execução. Os capítulos seguintes cobrem detalhes do menu e
outras opções da tela principal com maiores detalhes.
3.1. Menu Sistemas
Nesta opção do menu principal são exibidos todos os sistemas cadastrados aos
quais o usuário possui permissão de acesso. Além da seleção do sistema a ser utilizado, o
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 11
usuário também poderá realizar as seguintes ações nesta opção de menu:
3.1.1. Desconectar e troca de usuário
Esta opção deve ser utilizada caso seja necessário trocar o usuário ou trocar a
base de dados que está em uso. Em seguida será exigido que a base de dados, o usuário, a
senha, a empresa e a unidade sejam informadas novamente.
3.1.2. Trocar empresa e/ou unidade
Esta opção pode ser usada caso não seja necessário trocar de base de dados,
nem de usuário, apenas de empresa e/ou unidade.
3.1.3. Trocar senha
Esta é a maneira interna de fazer a troca de senha do usuário. Para alterar,
basta informar a senha atual, a nova senha e confirmá-la no campo correspondente.
O sistema possui um recurso que permite ao usuário minimizar o
programa em execução para a barra de tarefas do APS. Mas caso exista algum
programa aberto, o usuário não poderá sair do sistema até fechá-los.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 12
4. Cadastros
No item “Cadastros”, as seguintes opções são disponibilizadas:
4.1. Cadastro de Sistemas
Este cadastro definirá quais sistemas serão utilizados dentro do APS. É a partir
deles que os níveis de permissões de usuários e seus grupos serão organizados.
� Descrição – neste campo informe a “Descrição” do Sistema (por exemplo:
GVCollege, APS, Patrimônio, Contabilidade, entre outros);
� Imagem – neste campo, é possível localizar uma imagem que será apresentada
como fundo de tela (papel de parede) do sistema que está sendo cadastrado.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 13
A imagem deve estar na pasta “APS/Imagens” para que possa
ser exibida como papel de parede.
� Versão – este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.
4.2. Cadastro de Categorias
Neste cadastro são registradas as Categorias dos Programas utilizados (por
exemplo: Cadastro, Manutenção, Ferramenta, Relatório, Ajuda, Configuração e Consulta).
� Descrição – neste campo informa-se o nome (descrição) da Categoria que está
cadastrando;
� Ícone Grande /Pequeno – estes ícones serão utilizados no ambiente principal de
cada Sistema, onde cada usuário define a melhor forma de visualização.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 14
4.3. Cadastro de Programas
Este cadastro definirá quais Programas serão utilizados, sendo configurados
conforme detalhes:
� Descrição – informe a “Descrição” do Programa que está sendo cadastrado (ele
será localizado através da ferramenta de pesquisa de programas por meio desta
descrição).
� Título – será o nome apresentado no item da barra de menu correspondente ao
programa (seu preenchimento não é obrigatório, pois os programas já possuem
um título padrão).
� DLL – neste campo deve ser informado o nome da DLL (Dynamically Linked
Library) correspondente ao programa.
� Categoria – neste campo é necessário vincular a DLL a uma das categorias
cadastradas anteriormente (item 4.2).
� Ícone Grande / Pequeno – estes ícones serão exibidos na área de trabalho de
cada Sistema, de acordo com a configuração de visualização de cada usuário.
� Usa Log – este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.
� Programa Interno – este parâmetro indicará se o programa que você está
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 15
cadastrando é do tipo Programa Interno, tornando-o indisponível para
localização. Será acionado através de outra DLL.
� Versão – este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado.
� Sub-Programas – nesta parte do cadastro de Programas, serão apresentados
os sub-programas (ou funcionalidades) que estarão diretamente relacionadas ao
programa principal que está sendo cadastrado.
� Condutores de Dados – essa área é destinada aos Condutores de Dados dos
relatórios de alguns programas e conterá informações quando a DLL em questão
for um Relatório ou necessitar dos recursos destes condutores. Condutores de
dados são as formas sob as quais os dados do sistema serão disponibilizados
nestes programas. Também são chamados de "Macros".
4.3.1. Permissões do Programa
Após cadastrar um programa e ainda na mesma tela, através do menu
Registro/Permissões do Programa é possível incluir permissões para grupos de usuários.
Ou ao voltar para a tela de pesquisa e clicar com o botão direito do mouse sobre o programa
desejado, selecionando a opção “Permissões do programa”, é possível conceder as
permissões da mesma forma.
Para atribuir permissões de acordo com os Grupos de usuários (item 4.5 desse
manual) para os programas e seus subprogramas, observe as especificações:
� Grupos – neste campo, indica-se o Grupo de Usuários que estará recebendo as
permissões.
� b) Permissões – definem-se as permissões do Grupo de Usuários selecionado,
que poderão “Executar”, “Incluir”, “Editar” e/ou “Excluir” dados dentro do
programa;
� c) Sub-Programa – nesta área serão apresentados os subprogramas
(funcionalidades) relacionados ao programa principal, que também devem ter
suas permissões configuradas para o grupo de usuários.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 16
4.4. Gerenciador de Menus
Aqui é configurada a forma como os menus serão apresentados para os
usuários, sendo possível incluir “Item de menu”, “Programas” e/ou “Separadores”. Para isto
deve-se utilizar tanto o botão “Incluir” no menu superior quanto o botão direito do mouse
sobre o sistema desejado selecionando a opção “Incluir”.
Selecione, na árvore de menus, onde o item será exibido. Ao clicar em “Incluir
um item de menu”, será criado um novo campo onde deverá ser informado o nome para
exibição.
Para incluir um programa, primeiro selecione o item de menu a quem ele
pertencerá. Na inclusão de um programa é exibida a seguinte tela, onde é necessário
selecionar a DLL correspondente e enviá-la ao espaço à direita (“Programas selecionados”)
através do botão Selecionar. Dessa forma é possível enviar vários programas
simultaneamente para o mesmo item de menu.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 17
A inclusão do “Separador” deve ser feita após a seleção do item de menu que
ficará acima da separação, observe a ilustração:
Outra opção existente encontra-se no botão “Visualizar”, que exibirá na tela a
forma que os usuários visualizarão os itens menu que estão sendo configurados.
Também são disponibilizadas, através do botão direito do mouse, as opções de
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 18
“Detalhes do Programa” (exibe uma tela contendo a descrição, título, DLL e categoria do
programa) e “Permissões do Programa” (apresenta a tela de Permissões do Programa, vista
anteriormente).
4.5. Grupos e Usuários
Neste cadastro são incluídos os Usuários e seus respectivos Grupos, realizando
o gerenciamento das contas e acessos, como descrito abaixo:
4.5.1. Grupos
Na aba específica do cadastro de Grupos serão apresentadas as três
funcionalidades possíveis: “Incluir”, “Editar” e “Excluir”. Logo abaixo destes botões, será
apresentada uma lista dos Grupos já cadastrados.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 19
4.5.1.1. Incluir Grupo
Ao clicar no botão “Incluir”, será disponibilizada uma nova janela, onde, na área
superior, você deverá digitar o Nome do novo Grupo que está sendo criado. Após este
registro, na parte inferior da tela, estarão listados todos os usuários já cadastrados no
sistema (Usuários Disponíveis) e, para incluí-lo neste novo grupo, basta clicar no nome do
usuário e enviá-lo para a lista de “Usuários Alocados”. Outra maneira de enviar um usuário
para a lista é através do duplo clique nos nomes dos usuários, tanto para inclusão como
para exclusão do Grupo.
Um usuário poderá estar em mais de um grupo, possuindo
assim, as permissões de ambos os grupos.
4.5.1.2. Editar Grupo
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 20
Aqui é possível associar ou desassociar os usuários pertencentes ao grupo.
Para fazer tais operações, utiliza-se o botão Selecionar (enviando os usuários pertencentes
ao grupo para a direita) ou Desfazer seleção (devolvendo os usuários à lista de disponíveis,
à esquerda).
4.5.1.3. Excluir Grupo
Para a exclusão de um Grupo, selecione-o e clique no botão “Excluir”. Será
apresentada uma tela de confirmação, questionando se o usuário realmente deseja excluir o
Grupo selecionado, clique em sim para confirmar.
Um usuário não pode excluir seu próprio grupo.
4.5.2. Usuários
Nesta tela é possível “Incluir”, “Editar”, “Excluir”, “Pesquisar pelo nome de
usuário”. E na sub-aba “Grupo” é possível visualizar a quais grupos o usuário selecionado
pertence, assim como na aba “Unidades”, são exibidas as unidades às quais o usuário
selecionado pertence.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 21
4.5.2.1. Incluir Usuário
Antes de incluir um usuário, ele deve constar no “Cadastro de
pessoas”.
Ao selecionar a opção de inclusão, é necessário informar “Usuário” (nome do
usuário), “Nome completo” (que deve ser importado do cadastro de pessoas) e sua “Senha”
(qualquer senha padrão que deverá ser alterada no primeiro logon do usuário no sistema). É
importante que a Checkbox “Ativo” seja selecionada para que ele possa utilizar o sistema.
Um usuário, mesmo deixando de usar o sistema, não
deve ser excluído. Por motivo de segurança, basta desmarcar a Checkbox
“Ativo” (isso manterá o histórico de alterações).
� Sub-aba Grupos : onde são definidos os grupos aos quais o usuário pertence.
� Aba Unidades : aqui são definidas as unidades as quais o usuário tem acesso.
4.5.2.2. Editar Usuário
A edição de um usuário funciona da mesma forma que a inclusão (com os
campos iguais), porém deve ser usada para alterar dados já cadastrados para o usuário
selecionado. Aqui é possível trocar a senha, o nome e os grupos aos quais pertence.
4.5.2.3. Excluir Usuário
Para a opção de exclusão de um Usuário, será apresentada uma tela de
confirmação, questionando se você realmente deseja excluir o Usuário selecionado. Para
excluí-lo basta clicar em “Sim”.
Treina
4.6. Configuração
Nessa rotina é configurado o posicionamento do menu
escolher a opção: Esquerda (menu
dos demais menus) ou opção Direita (
direita dos demais menus).
4.7. Gerenciador de Permissões
Nesta ferramenta
Programas e Sistemas cadastrados
Para editar as permissões é necessário selecionar um “Grupo” de usuários e a
“Categoria” (Programa ou Sistema). Em seguida, basta selecionar a
“Executar“, “Incluir”, “Editar“ e/ou “Excluir” para cada programa da lista.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas |
Configuração do APS
é configurado o posicionamento do menu Sistemas
escolher a opção: Esquerda (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a esquerda
ou opção Direita (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a
).
Gerenciador de Permissões
Nesta ferramenta é possível acessar as opções de permiss
Programas e Sistemas cadastrados no sistema.
Para editar as permissões é necessário selecionar um “Grupo” de usuários e a
” (Programa ou Sistema). Em seguida, basta selecionar a Checkbox
“Executar“, “Incluir”, “Editar“ e/ou “Excluir” para cada programa da lista.
Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 22
Sistemas. Sendo possível
Sistemas ficará localizado na parte superior, a esquerda
menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a
permissão de todos os
Para editar as permissões é necessário selecionar um “Grupo” de usuários e a
Checkbox relacionada a
“Executar“, “Incluir”, “Editar“ e/ou “Excluir” para cada programa da lista.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 23
Para facilitar a configuração das permissões, existe uma ferramenta que poderá
ser acessada através do botão direito do mouse, tanto na área de programas como na área
de sub-programas, habilitando uma nova janela com quatro opções: “Marcar todos na
coluna”, “Desmarcar todos na coluna”, “Marcar todos na linha” e “Desmarcar todos na linha”.
4.7.1. Copiar Permissões do Grupo
No menu principal do Gerenciador de Permissões, acessando a opção
Ferramentas, existe a opção “Copiar permissões do Grupo”, que copia as permissões de um
grupo para outro.
Inicialmente você deverá selecionar o Grupo do qual serão copiadas as
permissões e, após isso, selecionar se o Sistema deverá “Copiar sobrescrevendo” ou
“Mesclar os Dados” das permissões.
5. Ferramentas
5.1. Consulta de Programas
Possui a função de listar os programas cadastrados em todos os sistemas do
GVcollege. Nele é possível filtrar a listagem dos programas de acordo com um sistema
desejado, ou listar todos os programas. Para cada um será exibido sua “Versão”, a última
data em que foi “Modificado”, “Tamanho” e “Arquivo” (localização do arquivo nas pastas do
GVcollege).
Para exibir a listagem basta selecionar o “Sistema” desejado ou “todos os
sistemas” e clicar no botão Carregar. Se necessário, há também a opção de impressão
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 24
deste relatório através do botão , onde será gerada uma listagem com os dados.
5.2. Localização de Programas
O Sistema APS possuiu uma ferramenta bastante prática e útil que é a de
Localização de Programas. Esta ferramenta é disponibilizada em todos os Sistemas
cadastrados no APS e poderá ser acessada através do botão ou do atalho do teclado
“Ctrl + F”.
Ao selecionar esta ferramenta, será disponibilizada uma janela para que o
usuário possa digitar toda ou parte da “Descrição” de qualquer programa. Depois deste
procedimento, serão listados todos os programas que contenham o que foi digitado,
inclusive os que não estão cadastrados nos menus, com suas respectivas categorias e
DLL's.
Esta localização listará apenas os programas em que o usuário
que está conectado possua permissão de visualização.
5.3. Criação de Atalhos
Por meio da ferramenta Localização de Programas, é possível realizar a criação
de atalhos na página inicial do sistema. Para criação dos atalhos é necessário estar dentro
da ferramenta Localização de Programas que poderá ser acessada através do botão
ou do atalho do teclado “Ctrl + F”.
Na janela que foi disponibilizada deve ser digitado toda ou parte da “Descrição”
de qualquer programa e ao clicar na opção “Pesquisar” serão listados todos os programas
que contenham o que foi digitado.
Após clicar no botão “Pesquisar”, clique com o botão direito no item que deverá
ser criado o atalho, trará a opção: Criar atalho: Ins.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 25
5.4. Exportação de Menus e Programas
Esta ferramenta tem por finalidade realizar exportação das Categorias,
Programas ou Itens de Menu para um arquivo que poderá ser importado posteriormente
pelo GVcollege. Para exportar os Itens de Menu, é necessário indicar os itens de menu de
determinado “Sistema” que serão exportados.
Após indicar o Tipo de Exportação (Itens de Menu, Programas e Categorias) e o
arquivo de saída (*.gmx), selecione os itens que deverão ser exportados, conforme ilustrado
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 26
na figura abaixo.
5.5. Importação de Menus e Programas
Esta ferramenta tem por finalidade a importação de um arquivo (*.gmx), gerado
pelo Exportador de Programas e Menus. O processo de importação deve seguir uma ordem
específica:
1°) Categorias;
2°) Programas;
3°) Itens de Menu.
Esta ordem é importante porque para realizar o cadastro de Programas, é
essencial que as categorias já estejam cadastradas e, para o cadastro de Itens de Menu,
seguindo a mesma regra, é essencial que os programas também já estejam cadastrados.
O Importador de programas e menus identifica automaticamente quando o
usuário tenta fazer a importação de Itens de Menu, e habilita um campo para a seleção do
Sistema que será importado.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 27
Após selecionar os campos indicados, será disponibilizada uma nova janela com
os itens de menu para que sejam importados. Basta selecionar os itens desejadas e clicar
no botão “Concluir” para realizar a importação.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 28
6. Cadastro de empresas
Antes de cadastrar uma unidade, é necessário que esta esteja na base de dados
como uma empresa.
Na aba “Endereço/Contato” insira as informações de endereço e contato da
empresa. Em “Informações comerciais” cadastre o número CNPJ da empresa, sua inscrição
estadual e o seu representante.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 29
Na aba “Dados da Empresa” é necessário informar o código da empresa que
está sendo cadastrada, o seu nome, e o nome completo. Indique também qual o tipo de
integração contábil que será usado por esta empresa.
7. Cadastro de unidades
Neste cadastro são informadas as unidades que pertencem à empresa
(“mantenedora”) da instituição de ensino. Para efetuar este cadastro observe as informações
abaixo:
7.1. Dados da pessoa
7.1.1. Endereço/Contato
Para cadastrar o endereço da unidade, informe o “Logradouro”, “Número” e
“Complemento” (opcionais), “CEP” e demais dados referentes a sua localização. Em
“Contatos” é possível informar os contatos dela, de acordo com os tipos de contatos
cadastrados. Também é possível inserir uma imagem que será utilizada na emissão de
relatórios da unidade.
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 30
7.1.2. Informações comerciais
Nesta aba devem ser cadastrados o “CNPJ”, a “Inscrição estadual”, o “Tipo de
empresa” (conforme predefinição da instituição), o seu “Representante” e, por fim, a “Área
de atuação” da unidade (também predefinida pela instituição).
7.2. Dados da unidade
7.2.1. Geral
Após informar os dados da unidade nesta sub-aba (inclusive a empresa a qual
pertence), informe quantos “Graus” a máscara dos “Centros de custo” possuirá (“Centro de
custos” é especificado no manual do Módulo Contábil - Contabilidade). Observe o exemplo:
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 31
7.2.2. Detalhes
Nesta sub-aba são cadastrados os nomes da secretária e da direção da
unidade. Estas informações serão impressas nos relatórios do sistema. Para cadastrar tais
assinaturas informe o “Tipo” de assinatura, o “Nome” da pessoa e o seu “Documento” de
autorização (não obrigatório).
O campo “Tipo” deve ser cadastrado como “Diretor (a)”
para a assinatura do responsável pela direção da unidade, e como “Secretaria” para a
pessoa responsável pela secretaria da unidade. Caso estes tipos não sejam cadastrados
identicamente aos exemplos dados, os relatórios não listarão as assinaturas.
8. Licenças
As licenças têm por objetivo disponibilizar os acessos, empresas, unidades
acordadas em contrato. Existem dois tipos de licenças:
APS_LicenceService.exe: esse é um módulo controlador de usuários
simultâneos, sendo assim se a empresa contratante tiver adquirido três licenças, poderá
acessar simultaneamente o GVcollege em três estações diferentes, caso tente o acesso a
Treinamento GVcollege – Módulo Administrador de Programas e Sistemas | 32
uma quarta estação será apresentado mensagem conforme figura abaixo:
Cliente.ALF: este arquivo é utilizado tanto em clientes com controle de acesso
simultâneo, quanto os que controlam somente as empresas/unidades que serão listadas. O
mesmo contém as informações de licença do cliente. Pode ter qualquer nome desde que
sua extensão seja ALF. É importante também que haja apenas 1(um) arquivo .ALF na pasta
do APS.exe.