TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI - hmu.edu.vnHYHN/HCTH/HCTH-02.pdf · Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH 1 TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI QUY

Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH

1

TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ

QT.02.HCTH

Ngƣời viết Ngƣời kiểm tra Ngƣời phê duyệt

Họ và tên Bùi Thị Hải Yến Phạm Thị Lan Nguyễn Đức Hinh

Ký


2

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (Tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)

Trang Hạng mục

sửa đổi

Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi

1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy định

này.

2. Nội dung trong quy định này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của Hiệu trưởng

Nhà trường.

3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có nhu cầu bổ

sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với Thư ký ISO để có bản đóng dấu kiểm soát.

Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên mạng nội bộ để chia sẻ thông tin khi

cần.

NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)

□ Hiệu trưởng □ □

□ Phó Hiệu trưởng □ □

□ Các đơn vị trong

toàn Trường

□ □

□ □ □

□ …. □ □

□ □ □


QUY TRÌNH LƢU TRỮ

HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Mã số: QT.02.HCTH

Ngày ban hành: /2013

Lần ban hành: 01


3


4

I. MỤC ĐÍCH

Nhằm quy định thống nhất các khâu nghiệp vụ bao gồm thu thập, bảo

quản và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của trường Đại học Y Hà Nội.

Đồng thời xác định trách nhiệm của mỗi cá nhân, đơn vị trong thực hiện quy

trình quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu của Nhà trường.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với tất cả hồ sơ, tài liệu của trường Đại học Y Hà Nội và của

các đơn vị trực thuộc Trường.

III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về

thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức;

- Quy chế Công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 3209/QĐ -

ĐHYHN, ngày 07/11/2011.

- Danh mục hồ sơ, tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu Trường Đại học

Y Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 3737/QĐ - ĐHYHN, ngày 05

tháng 12 năm 2012.

IV. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

1. Giải thích thuật ngữ:

- Tài liệu lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội: là các bản gốc, bản chính

(trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp

pháp) được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình hoặc bằng các vật mang tin khác

hình thành trong quá trình hoạt động của Trường Đại học Y Hà Nội; không

phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật chế tác; tài liệu được lựa

chọn giữ lại bảo quản tại kho lưu trữ Nhà trường phục vụ cho nghiên cứu khoa

học, lịch sử và hoạt động thực tiễn.


5

- Hồ sơ lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội là tập hợp các văn bản, tài liệu

có giá trị liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng

như tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc, được lựa

chọn đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ Nhà trường phục vụ cho nghiên cứu

khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn.

2. Từ viết tắt:

- HCTH: Hành chính tổng hợp

- HSTL: Hồ sơ, tài liệu

V. NỘI DUNG QUY TRÌNH

1. Lƣu đồ các bƣớc thực hiện Quy trình (Trang tiếp theo)


6

Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Biểu mẫu

Cán bộ Lưu

trữ.

- PL.01.HCTH.02

Lãnh đạo

phòng HCTH

Văn thư phòng

HCTH

Cán bộ Lưu

trữ, văn thư

đơn vị

- Lập “Danh mục

HSTL nộp lưu”

M.01.HCTH.02

Trưởng đơn vị

Ký duyệt Danh mục

HSTL nộp lưu.

Văn thư đơn vị

Đóng gói HSTL

trước khi giao nộp.

Cán bộ lưu trữ

phòng HCTH

- Chuẩn bị kho tàng

và các phương tiện

bảo quản.


phòng HCTH,


- Lập Biên bản bàn

giao HSTL theo

M.02.HCTH.02

Cán bộ lưu trữ,

văn thư các

đơn vị

- Phân loại, hoàn

thiện hồ sơ; rà soát

thời hạn bảo quản


phòng HCTH,

văn thư đơn vị

- M.03.HCTH.02

- M.04.HCTH.02

Trưởng đơn vị

Kế hoạch Thu

nhận HSTL

Lập Danh mục

HSTL nộp lưu

Ký duyệt

Chuẩn bị tài

liệu nộp lưu

Bàn giao HSTL

Chỉnh lý tài

liệu lưu trữ

Danh mục

HSTL đề

nghị tiêu hủy

Danh mục

HSTL giữ

lại

Chuẩn bị tiếp

nhận HSTL

Gửi Kế hoạch thu

nhận HSTL

Ký duyệt


7

Trách nhiệm Các bƣớc thực hiện Biểu mẫu

Hiệu trưởng,

Lãnh đạo

phòng HCTH,


phòng HCTH,

trưởng các đơn

vị


- Tiến hành các bước

theo Hướng dẫn Tiêu

hủy HSTL tại Phụ lục

02.HCTH.02

Hiệu trưởng,

Trưởng phòng

HCTH, trưởng

đơn vị.

Giấy đề nghị được sử

dụng HSTL lưu trữ”

M.06.HCTH.02


Ký duyệt

Khai thác,

sử dụng

HSTL

Báo cáo, hoàn

thiện và lưu hồ sơ

Bảo quản

HSTL

Tổ chức

Tiêu hủy

HSTL

Ký duyệt


8

Mô tả Quy trình Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ (dạng bảng)

TT Công việc Ai thực hiện Khi nào Ở đâu/

Thời gian Cách làm Bằng chứng

1. Lập kế hoạch

thu nhận HSTL

Cán bộ Lưu trữ

phòng HCTH

Tháng 11

hằng năm

2 ngày Cán bộ Lưu trữ phòng HCTH lập kế hoạch

thu nhận HSTL

2. Ký duyệt Trưởng phòng

HCTH

Tháng 11

hằng năm

1 ngày Trưởng phòng HCTH ký duyệt Kế hoạch

thu nhận HSTL

3. Gửi Kế hoạch Văn thư phòng

HCTH

Tháng 11 2 ngày Cán bộ Văn thư phòng HCTH gửi đến Văn

thư các đơn vị Kế hoạch thu nhận HSTL

Sổ chuyển giao

văn bản đi nội

bộ

4. Lập Danh mục

HSTL nộp lưu

Văn thư các đơn

vị

Tháng 11 5 ngày Văn thư đơn vị căn cứ Danh mục HSTL để

lập Danh mục HSTL nộp lưu

Danh mục

HSTL nộp lưu

5. Ký duyệt Trưởng đơn vị Tháng 11 1 ngày Trưởng các đơn vị ký duyệt Danh mục

HSTL nộp lưu của đơn vị

Danh mục

HSTL nộp lưu

6. Chuẩn bị

HSTL nộp lưu

Văn thư đơn vị Tháng 11 2 ngày Văn thư đơn vị đóng gói HSTL nộp lưu

theo Danh mục HSTL nộp lưu.

7. Chuẩn bị tiếp

nhận HSTL


phòng HCTH

Tháng 11 5 ngày Chuẩn bị diện tích kho, giá, bìa, hộp và các

phương tiện bảo quản HSTL trong kho.

8. Bàn giao

HSTL

Văn thư đơn vị,


Tháng 11 5 ngày - Văn thư đơn vị bàn giao HSTL vào kho

lưu trữ cho cán bộ Lưu trữ Phòng HCTH.

- Cán bộ Lưu trữ phòng Hành chính tổng

hợp tổ chức tiếp nhận HSTL. (Đối với

những đơn vị có con dấu, tài khoản riêng

chỉ tiếp nhận những HSTL đã chỉnh lý hoàn

chỉnh để đưa vào bảo quản và phục vụ khai

thác sử dụng)

Biên bản bàn

giao HSTL

9. Chỉnh lý tài

liệu

Cán bộ Lưu trữ,


Tháng 12

đến tháng 6

Cán bộ lưu trữ và văn thư các đơn vị phối

hợp tiến hành thực hiện các công việc sau:

1. Phân loại, hoàn thiện hồ sơ.


9



2. Rà soát thời hạn bảo quản HSTL (đối với

những HSTL đã được chỉnh lý)

10. Lập Danh mục

HSTL giữ lại

bảo quản và

Danh mục

HSTL đề nghị

tiêu hủy

Văn thư đơn vị Sau khi kết

thúc chỉnh

lý HSTL

tháng 6

hằng năm

5 ngày - Văn thư đơn vị sau khi kết thúc chỉnh lý

HSTL: tiến hành lập Danh mục HSTL giữ

lại bảo quản và Danh mục HSTL đề nghị

tiêu hủy

11. Ký duyệt Trưởng các đơn

vị

Tháng 6 2 ngày - Trưởng các đơn vị ký duyệt Danh mục

HSTL giữ lại bảo quản và Danh mục HSTL

đề nghị tiêu hủy

12. Bảo quản

HSTL


phòng HCTH

Tháng 6 10 ngày

làm việc

- Cán bộ lưu trữ căn cứ Danh mục HSTL

giữ lại bảo quản, sắp xếp HSTL lên giá để

bảo quản

13. Tiêu hủy

HSTL

- Hiệu trưởng

- Trưởng phòng

HCTH

- Cán bộ Lưu trữ

phòng HCTH

- Trưởng các đơn

vị có tài liệu.

22 ngày

làm việc

- Thành lập Hội đồng XĐGTTL, Quyết

định việc tổ chức tiêu hủy HSTL.

- Ra Quyết định về việc tiêu hủy HSTL.

- Tổ chức việc thực hiện tiêu hủy HSTL.

- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu.

- Lập hồ sơ về việc tiêu hủy HSTL và bảo

quản trong kho lưu trữ.

- Cho ý kiến về việc tiêu hủy HSTL của

đơn vị mình và các đơn vị khác.

14. Khai thác sử

dụng tài liệu

- Hiệu trưởng

- Trưởng phòng

Các ngày

làm việc

Kho lưu

trữ, trong

giờ hành

chính

- Hiệu trưởng ký phê duyệt cho phép khai

thác sử dụng HSTL lưu trữ đối với cá nhân,

tổ chức ngoài trường.

- Trưởng phòng HCTH ký phê duyệt cho

Hồ sơ theo dõi

sử dụng HSTL

lưu trữ


10



HCTH

Trưởng các đơn

vị.

- Cán bộ lưu trữ

phòng HCTH

phép khai thác sử dụng HSTL lưu trữ đối

với cán bộ, viên chức trong trường.

- Trưởng các đơn vị ký xác nhận mục đích

khai thác sử dụng HSTL lưu trữ đối với cán

bộ, viên chức của đơn vị.

- Cán bộ lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng

HSTL lưu trữ, lập sổ theo dõi thai thác sử

dụng HSTL lưu trữ.

15. Hoàn thiện hồ

sơ và cập nhật

dữ liệu

Cán bộ lưu trữ Tháng 10 Kho lưu

trữ - 22

ngày làm

việc

Hoàn thiện hồ sơ lưu;

Cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý

HSTL.

Cơ sở dữ liêu.


11

VI. HỒ SƠ

TT Tên hồ sơ lƣu Ngƣời

lƣu

Nơi

lƣu

Thời

gian

lƣu

1

Hồ sơ về việc thu nhận HSTL:

- Kế hoạch thu nhận HSTL;

- Danh mục HSTL nộp lưu

- Biên bản bàn giao HSTL nộp lưu

Cán bộ

lưu trữ HCTH 10 năm

2

Hồ sơ về việc Khai thác sử dụng

HSTL lưu trữ:

- Giấy đề nghị sử dụng HSTL lưu trữ

- Giấy giới thiệu;

- Sổ theo dõi sử dụng HSTL lưu trữ.

Cán bộ

lưu trữ

Kho

Lưu trữ 10 năm

3

Hồ sơ về việc tiêu hủy HSTL:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác

định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ

chức chưa thành lập Hội đồng xác định

giá trị tài liệu);

- Tờ trình về việc tiêu huỷ HSTL hết

giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo

bản thuyết minh HSTL hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá

trị tài liệu;

- Văn bản thẩm tra của Bộ Y tế về việc

thẩm tra HSTL hết giá trị;

- Quyết định của người có thẩm quyền

cho phép tiêu huỷ HSTL hết giá trị;

- Biên bản bàn giao HSTL hết giá trị;

- Biên bản về việc tiêu huỷ HSTL hết

giá trị;

- Các tài liệu khác có liên quan khác.

Cán bộ

lưu trữ

Kho

Lưu trữ 20 năm

4 Mục lục HSTL giữ lại Cán bộ

lưu trữ

Kho

Lưu trữ

Vĩnh

viễn


12

VII. PHỤ LỤC

1. PL.01.HCTH.02: Danh mục và thời hạn bảo quản HSTL trường Đại

học Y Hà Nội.

2. PL.02.HCTH.02: Hướng dẫn tiêu hủy HSTL.

VIII. Biểu mẫu

M.01.HCTH.02: Danh mục HSTL nộp lưu

M.02.HCTH.02: Biên bản bàn giao HSTL

M.03.HCTH.02: Mục lục HSTL giữ lại

M.04.HCTH.02: Danh mục HSTL loại

M.05.HCTH.02: Giấy đề nghị được sử dụng bản lưu


13

PL.01.HCTH.02 DANH MỤC HSTL VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HSTL

CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

Ban hành kèm theo Quyết định số 3737 /QĐ-ĐHYHN, ngày 05 tháng 12 năm

2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Y Hà Nội

I.PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

S

TT Tên hồ sơ, tài liệu

Thời hạn

bảo quản Ghi chú

1 1.Tài liệu tổng hợp

1

- Các tập Văn bản chỉ đạo , Quyết định, Công văn

đến của cấp trên về chủ trương, đường lối, của Đảng,

pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực.

2 -Tập tài liệu gửi đến để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ

sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…)

5năm

3 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng

dẫn những vấn đề chung của ngành, của Nhà trường Vĩnh viễn

4

- Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện

quan trọng của nhà trường (27.2; 20.11; Ngày Hội

trường, Kỷ niệm ngày thành lập trường…)

Vĩnh viễn

6

- Hồ sơ hội nghị tổng kết năm học, khai giảng năm

học mới; Lễ phát bằng tốt nghiệp các khoá học của

Trường

Vĩnh viễn

7

- Hồ sơ các hội nghị, hội thảo khác của trường (xây

dựng sứ mệnh, tầm nhìn; xây dựng mô hình trường 3

cấp…)

Vĩnh viễn

8

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

- Của cơ quan cấp trên

- Của Nhà trường và các đơn vị trực thuộc

- Của đơn vị chức năng

10 năm

Vĩnh viễn

10 năm

9

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng



5 năm

20 năm

10

Kế hoạch báo cáo tháng, tuần



20 năm

5 năm

11 Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất 10 năm

12 Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của

Đảng, pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

13 Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn

những vấn đề chung của ngành của Nhà trường

Vĩnh viễn

14

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của Nhà

trường

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo

Vĩnh viễn


14

S


Thời hạn


năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

10 năm

15 - Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, thuyết

trình, giải trình, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…) Vĩnh viễn

16 - Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp, thư công

tác của Ban giám hiệu Vĩnh viễn

17

- Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Ban Giám hiệu;

giao ban các phòng ban, Trưởng đơn vị; sổ tay công

tác của Lãnh đạo Nhà trường

Vĩnh viễn

18 - Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung 10 năm

19 ………

2.Tài liệu hành chính, văn thƣ, lƣu trữ

20 - Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác

hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

21

- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn

công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

-Quy chế Văn thư

-Quy chế Lưu trữ

-Các văn bản khác

Vĩnh viễn

22

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu

trữ

- Năm, nhiều năm

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

10 năm

23 - Hồ sơ tập huấn công tác hành chính, văn thư, lưu

trữ

20 năm

24

Tập lưu, Sổ theo dõi quản lý văn bản đi của Nhà

trường

- Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn

- Văn bản khác

Vĩnh viễn

70 năm

25 - Sổ đăng ký văn bản đến 50 năm

26

Chương trình, kế hoạch hoạt động chủ yếu hàng năm

và báo cáo tổng kết công tác định kỳ của Nhà trường

và các đơn vị trực thuộc

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng, tuần

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

27 - Hồ sơ về Hội nghị cán bộ công chức năm, nhiều

năm của trường Vĩnh viễn

28 - Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu của Nhà

trường

20 năm

29 - Hồ sơ về lập, ban hành danh mục bí mật Nhà nước

của Nhà trường

Vĩnh viễn


15

S


Thời hạn


30 - Sổ theo dõi quản lý tài liệu phim ảnh, băng ghi âm,

băng ghi hình

20 năm

31 - Biên bản kiểm kê, bàn giao tài liệu lưu trữ, thống kê

tài liệu lưu trữ

Vĩnh viễn

32 - Hồ sơ về tiêu huỷ tài liệu lưu trữ 20 năm

33 - Hồ sơ về cải cách hành chính 20 năm

34 - Công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư,

lưu trữ

5 năm

35 - Lịch công tác tuần, thiếp chúc tết 1 năm

…………….

II.PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

TT Tên hồ sơ, tài liệu Thời hạn


1

- Tập lưu các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

chỉ đạo của cấp trên về công tác tổ chức cán bộ, lao

động và tiền lương

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực thi

hành

2

- Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy

chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ

chức cán bộ, xây dựng định mức lao động và tiền

lương của Nhà trường

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ



- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4 - Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức của Trường 50 năm

5

- Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Nhà trường và

các đơn vị trực thuộc.

- Hồ sơ về hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể

Nhà trường và các đơn vị thuộc Trường

Vĩnh viễn

6 - Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, chức danh

công chức, vị trí việc làm của viên chức Nhà trường

Vĩnh viễn

7 - Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế Vĩnh viễn

8 - Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng

cán bộ, viên chức, GS, PGS….

Vĩnh viễn

9 - Hồ sơ về quy hoạch cán bộ 20 năm

10 - Hồ sơ về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động,

luân chuyển cán bộ qua các thời kỳ Vĩnh viễn

11 - Hồ sơ về việc tiếp nhận, tuyển dụng viên chức,

hợp đồng lao động Vĩnh viễn


16

12

- Hồ sơ về việc nâng ngạch, chuyển ngạch hàng

năm:

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi (nếu có)

50 năm

5 năm

13 - Hồ sơ kỷ luật cán bộ Vĩnh viễn

14 - Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH ( hưu trí, tử tuất,

tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…) Vĩnh viễn

15 - Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức Vĩnh viễn

16 - Sổ phiếu, quản lý cán bộ 20 năm

17

- Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, viên chức của Trường

Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo

năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý

- Công văn trao đổi, tư liệu tham khảo

- Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ, viên chức

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

5 năm

10 năm

18 - Hồ sơ đào tạo tại nước ngoài ThS,TS….. 20 năm

19 - Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ. 20 năm

20

- Hồ sơ thực hiện thang bảng lương hàng năm của

Trường và báo cáo thực hiện

- Hồ sơ thực hiện chế độ phụ cấp của ngành và báo

cáo thực hiện hàng năm

- Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên

chức

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

21

- Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao

động của trường

- Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng

năm của Trường

- Hồ sơ các vụ tai nạn lao động:

+ Nghiêm trọng

+ Không nghiêm trọng

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

22 - Hợp đồng lao động vụ việc, có thời hạn 5 năm

23 - Hồ sơ Bảo hiểm xã hội Vĩnh viễn

24 - Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân

tự vệ của Nhà trường. 10 năm

………….

III.PHÒNG QUẢN TRỊ

STT Tên hồ sơ, tài liệu Thời hạn



quản trị

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực


17



2 - Giấy chứng nhận quyền sở hữu trụ sở: Vĩnh viễn

3 - Bản đồ địa giới hành chính của Trường: Vĩnh viễn

4 - Đề án bảo vệ môi trường Trường Đại học Y Hà

Nội 20 năm

5 - Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị

của cơ quan

Theo tuổi

thọ thiết bị

6 - Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan 20 năm

7 - Biên bản họp về nhà đất 70 năm

8 - Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm 5 năm

9 - Công văn trao dổi về công tác quản trị, xây dựng

cơ bản 10 năm

10

Hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản của trường và

các đơn vị trực thuộc:

*Hồ sơ ban đầu:

- Dự án (luận chứngkinh tế, kỹ thuật xây dựng công

trình)

- Dự toán, tổng dự toán.

- Các quyết định phê duyệt và các giấy tờ có liên

quan.

- Các văn bản giải quyết vấn đề đất đai, giấy cấp

đất.

- Giấy phép xây dựng

- Kế hoạch cấp phát vốn xây dựng cơ bản hàng năm

- Văn bản thẩm định dự án.

*Hồ sơ thiết kế:

- Hợp đồng thiết kế, khảo sát địa chất

- Giấy phép hành nghề.

- Tài liệu khảo sát địa chất

- Bản vẽ thiết kế

- Hồ sơ thi công:

- Hợp đồng thi công

*Dự toán thi công

- Nhật ký công trình, biên bản nghiệm thu kỹ thuật,

các chứng chỉ vật liệu, chứng chỉ chất lượng công

trình

- Các văn bản liên quan đến sự cố thi công (nếu có)

- Hồ sơ thanh quyết toán, nghiệm thu và bàn giao

công trình:

- Sổ sách, chứng từ kế toán, văn bản thẩm định của

cơ quan có thẩm quyền.

- Bản vẽ hoàn công.

- Quyết toán công trình (kèm theo quyết toán hạng

mục công trình nếu có)

Vĩnh viễn


18



- Tổng nghiệm thu kỹ thuật công trình.

- Biên bản bàn giao đưa công trình vào sử dụng.

(ghi chung là hồ sơ hoàn công)

11

- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, khối lượng

và vốn đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn và kế hoạch

hàng năm của Nhà trường và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

12 - Hồ sơ dự thầu các gói thầu (không trúng thầu) -

bao gồm của dự án và ngân sách. 15 năm

13

- Hồ sơ pháp lý của các gói thầu trúng thầu (Hồ sơ,

bản vẽ, dự toán, quyết toán, các quyết định, công

văn, hồ sơ dự thầu, báo cáo kết quả đấu thầu, hồ sơ

kiểm toán, bản vẽ thiết kế phần phát sinh, dự toán

phát sinh…) - bao gồm của dự án và ngân sách.

Vĩnh viễn

14 - Hồ sơ về các Dự án của Trường, của các viện,

bệnh viện 50 năm

15

- Hồ sơ các hợp đồng sửa chữa nhỏ (Dự toán, thiết

kế, giấy đề nghị sửa chữa, hợp đồng, biên bản khảo

sát, quyết toán, thanh lý hợp đồng…)

50 năm

16

- Hồ sơ phân nhà E4, lắp ghép, E1, E2, E3, E5 (đơn

xin phân nhà, Quyết định phân nhà…)

- Hồ sơ về nhà đất các khu vực của trường (Tăng

Bạt Hổ, Lê Thánh Tông, Lý Thường Kiệt…)

Vĩnh viễn

17

Các Quyết định thành lập:

-Ban QLDA

-Ban chỉ đạo các dự án đầu tư

-Ban Giám sát

-Tổ chuyên gia lập HSMT xây lắp và thiết bị các

năm

70 năm

18 - Sổ theo dõi tài sản các đơn vị 20 năm

19 - Biên bản bàn giao tài sản 20 năm

20

- Giấy tờ, sổ sách, hồ sơ thầu, hợp đồng các gói

thầu mua sắm đồ gỗ, dụng cụ văn phòng, thiết bị

ngành in…

20 năm

21 - Chứng từ thanh toán các gói thầu Vĩnh viễn

22 …………….

VI.PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

TT Tên hồ sơ, tài liệu Thời hạn


1 - Tập văn bản chỉ đạo của các Bộ, ngành về công tác

tài chính

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực


19

2 - Hồ sơ xây dưng, ban hành chế độ/quy định về tài

chính, kế toán của trường và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn

3 - Kế hoạch, báo cáo tài chính, kế toán hàng năm Vĩnh viễn

4 - Hồ sơ về ngân sách Nhà nước hàng năm của Nhà

trường và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn

5

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

-Hàng năm

-Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

6 - Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh

toán công nợ hàng năm 20 năm

7

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhựơng, bàn giao, thanh

lý tài sản cố định

-Nhà đất

-Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

8

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các

đơn vị trực thuộc trường

-Vụ việc nghiêm trọng

-Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

9

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan

-Vụ việc nghiêm trọng

-Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

10

Sổ sách kế toán

-Sổ tổng hợp

-Sổ chi tiết

20 năm

10 năm

11 - Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính 15 năm

12 - Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ

kế toán và lập báo cáo tài chính 10 năm

13 - Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán 10 năm

14 …………

VII.PHÒNG VẬT TƢ TRANG THIẾT BỊ




VTTTB

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2 - Công văn trao đổi về mua sắm trang thiết bị 10 năm

3

- Quyết định phê duyệt kế hoạch, phê duyệt quyết toán

mua sắm trang thiết bị hàng năm của Nhà trường và các

đơn vị

Vĩnh viễn

4 - Biên bản bàn giao tài sản cố định 20 năm

5 - Hồ sơ an toàn bức xạ 50 năm


20

6 - Hồ sơ an toàn thiết bị áp lực 50 năm

7

Các hồ sơ dự thầu về mua sắm vật tư trang thiết bị:

-Trúng thầu

-Không trúng thầu

20 năm

10 năm

8 - Hồ sơ quản lý tài sản cố định Vĩnh viễn

9 - Sổ biên bản họp phòng 5 năm

10 - Hồ sơ về sử dụng, vận hành máy móc, thiết bị của cơ

quan

Theo tuổi

thọ thiết bị

………..

VIII.PHÒNG ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC



1 - Văn bản của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và đào tạo về công

tác Đào tạo Đại học

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2

- Các loại Công văn, Quyết định, Báo cáo thực hiện kế

hoạch công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, kế

hoạch tuyển sinh, tổng kết năm học, khoá học

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ công tác tuyển sinh các khoá, các năm học:

-VB phê duyệt chỉ tiêu tuyển sinh

-Kế hoạch tuyển sinh

-Thông báo tuyển sinh

- Danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi

-Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Ban coi thi, Ban thư

ký…

-Danh sách thí sinh dự thi

-Danh sách trúng tuyển

-Quyết định công nhận trúng tuyển

-Danh sách các khối lớp

-Báo cáo công tác tuyển sinh

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ tốt nghiệp các khoá, các năm học:

-Kế hoạch thi tốt nghiệp

-Danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp

-Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Ban coi thi, Ban thư

ký, Ban đề thi…

-Danh sách và kết quả thi Tốt nghiệp

-Danh sách sinh viên tốt nghiệp các khoá học

-Quyết định công nhận tốt nghiệp

-Báo cáo tổng kết công tác tổ chức thi tốt nghiệp

Vĩnh viễn

5 - Các tài liệu chủ nhiệm khối, khóa Vĩnh viễn

6 - Tài liệu họp Hội đồng khen thưởng, kỷ luật sinh viên Vĩnh viễn

7 - Sổ ghi biên bản họp phòng các năm 10 năm

8 - Hồ sơ về việc xin mở mã ngành đào tạo mới Vĩnh viễn


21

9 - Sổ quản lý cấp bảng điểm gốc Vĩnh viễn

……….

IX.PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC



1 - Văn bản của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và đào tạo về

công tác Đào tạo Sau Đại học

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2

- Các loại Công văn, Quyết định, Báo cáo thực hiện kế

hoạch công tác đào tạo sau Đại học, kế hoạch tuyển

sinh, tổng kết năm học, khoá học

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ công tác tuyển sinh SĐH các khoá, các năm học:

- Quyết định trúng tuyển

- Bảng điểm tuyển sinh

- Quyết định công nhận trúng tuyển

- Danh sách trúng tuyển

- Danh sách các khối lớp

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ tốt nghiệp các khoá, các năm học:

- Bài thi chứng chỉ

- Bài thi tốt nghiệp

- Luận văn Tốt nghiệp

- Danh sách và kết quả thi hết môn các môn học

- Danh sách và kết quả thi Tốt nghiệp

- Danh sách học viên tốt nghiệp các khoá học (đã nhận

bằng, chưa nhận bằng)

Vĩnh viễn

5 - Các tài liệu quản lý các chương trình đào tạo sau đại

học theo khóa học Vĩnh viễn

6 - Tài liệu họp Hội đồng khen thưởng, kỷ luật học viên Vĩnh viễn

7 - Sổ cấp phát bằng Vĩnh viễn

8 - Sổ cấp phát chứng chỉ Vĩnh viễn


…………

X.PHÒNG CÔNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ HỌC SINH SINH VIÊN



1 - Các văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác CTHSSV

hàng năm

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2 - Quyết định tốt nghiệp Vĩnh viễn

3 - Hồ sơ quản lý các khối sinh viên Vĩnh viễn

4 - Sổ danh bạ các khoá, Sổ ký nhận bằng Vĩnh viễn


22

5 - Bằng tốt nghiệp Vĩnh viễn

6 - Hồ sơ sinh viên Vĩnh viễn

7 - Tài liệu họp Hội đồng khen thưởng, kỷ luật sinh viên Vĩnh viễn

8 - Hồ sơ sinh viên nhận học bổng từ các Quỹ Học bổng

trong và ngoài nước 30 năm


………….

XI.PHÒNG QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ



1 - Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về hoạt động

khoa học công nghệ

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2 - Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học

công nghệ của Nhà trường Vĩnh viễn

3 - Hồ sơ về hội nghị, hội thảo khoa học do nhà trường

tổ chức Vĩnh viễn

4

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ

-Dài hạn, hàng năm

-6 tháng, 9 tháng

-Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

5 - Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học Nhà trường Vĩnh viễn

6

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp Nhà nước

- Cấp Bộ, ngành

- Cấp trường

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

7

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ

hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp Nhà nước

- Cấp Bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

8 - Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn của trường Vĩnh viễn

9 - Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công

nghệ của Nhà trường

Vĩnh viễn

10 - Các báo cáo khoa học chuyên đề do nhà trường thực

hiện để tham gia các hội thảo khoa học 20 năm

11 - Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu khoa

học của nhà trường

Vĩnh viễn

12 - Hồ sơ chức danh Giáo sư, phó Giáo sư của Trường Vĩnh viễn

13 - Hồ sơ phong tặng Giáo sư Danh dự cho người nước

ngoài Vĩnh viễn

14 - Công văn trao đổi về công tác khoa học công nghệ 10 năm


23

15 - Hồ sơ về xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các

chương trình mục tiêu, dự án 50 năm

…………….

XII.PHÒNG HỢP TÁC QUỐC TẾ



1 - Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về hoạt động

hợp tác Quốc tế

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2 - Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

-Dài hạn, hàng năm

-6 tháng, 9 tháng

-Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

10 năm

4 - Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc

tế của nhà trường Vĩnh viễn

5 - Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ

quan, tổ chức nước ngoài Vĩnh viễn

6 - Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức

quốc tế Vĩnh viễn

7

- Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp

hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra,

khảo sát, thống kê…)

Vĩnh viễn

8 - Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ

chức quốc tế Vĩnh viễn

9

Hồ sơ đoàn ra

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát…

Vĩnh viễn

20 năm

10

Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát…

Vĩnh viễn

20 năm

11

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ

chức nước ngoài

-Quan trọng

-Thông thường

Vĩnh viễn

20 năm

12 - Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế 10 năm

13 - Xác nhận hồ sơ Vĩnh viễn

14 - Hồ sơ sinh viên quốc tế thực tập, Hồ sơ sinh viên

AUF 20 năm

15 - Danh mục sách thư viện Pháp ngữ Vĩnh viễn

16 - Hồ sơ Đái sứ quán – Văn phòng hợp tác y tế Vĩnh viễn

17 - Hồ sơ giáo sư danh dự Vĩnh viễn

18 - Biên bản hợp tác quốc tế 20 năm

19 - Thông báo học bổng quốc tế 10năm


24

XIII.BAN THANH TRA NHÂN DÂN



1 - Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố

cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực thi

hành

2 - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng

dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo. Vĩnh viễn

3

Kế hoạch công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố

cáo



- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

20 năm

5 năm

5

Hồ sơ thanh tra các vụ việc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

6

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo


- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

7

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân

- Báo cáo năm

- Tài liệu khác

Vĩnh viễn

5 năm

8 Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết

khiếu nại, tố cáo 10 năm

9 ……………

XIV.PHÒNG Y TẾ



1 - Tập văn bản về công tác y tế cơ quan gửi chung đến

các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực


dẫn về công tác y tế của trường. Vĩnh viễn

3

Kế hoạch công tác y tế cơ quan



- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ theo dõi công tác phòng chống dịch bệnh tại cơ

quan

- Hàng năm


20 năm

5 năm


25

5 - Hồ sơ theo dõi công tác khám chữa bệnh cho CBVC 10 năm

6

Hồ sơ thanh tra các vụ việc về công tác y tế


- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

7 - Công văn trao đổi về công tác y tế 10 năm

XV.PHÒNG BẢO VỆ



1 - Tập văn bản về công tác Đảm bảo an ninh trật tự trị

an gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc).

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực.


dẫn về công tác đảm bảo an ninh trật tự của trường. Vĩnh viễn

3

Kế hoạch công tác bảo vệ các trụ sở làm việc của Nhà

trường


- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Báo cáo công tác phòng cháy chữa cháy tại cơ quan.

- Hàng năm


20 năm

5 năm

5

Hồ sơ thanh tra các vụ việc về công tác Bảo vệ an ninh

trật tự, công tác chính trị nội bộ.


- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

8 - Công văn trao đổi về công tác đảm bảo an ninh trật tự

trị an. 10 năm

9 ……………

XVI.BAN QUẢN LÝ KTX & ĐSSV



1

- Tập văn bản về Quản lý sinh viên, học viên nội trú,

ngoại trú gửi chung đến các trường ĐH, CĐ (hồ sơ

nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2

- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng

dẫn về công tác Quản lý sinh viên, học viên ở nội trú,

ngoại trú của trường

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch công tác quản lý sinh viên, học viên ở nội

trú, ngoại trú.



- Quý, tháng

50 năm

20 năm

5 năm

4 Báo cáo công tác quản lý học viên, sinh viên

- Hàng năm

20 năm


26

- Tháng, quý, sáu tháng 5 năm

……………

XVII.PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN



1

- Tập văn bản về Công tác triển khai Ứng dụng công

nghệ thông tin gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ

nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực

2

- Hồ sơ về việc Xây dựng kế hoạch, triển khai ứng

dụng và phát triển CNTT trong hoạt động quản lý, đào

tạo, nghiên cứu khoa học của Trường.

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch triển khai Ứng dụng công nghệ thông tin



- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Báo cáo công tác Ứng dụng công nghệ thông tin của

Nhà trường

- Hàng năm


20 năm

5 năm

5

- Kế hoạch nâng cấp, hoàn thiện mạng máy tính, thiết

bị ngoại vi, phần mềm hệ thống và quy trình thông tin,

đảm bảo cho việc duy trì, trao đổi thông tin thông suốt,

an toàn, bảo vệ bí mật cho Trường.

Vĩnh viễn

6 - Công văn trao đổi về công tác Ứng dụng Công nghệ

thông tin 15 năm

…………….

XVIII.PHÒNG TUYÊN HUẤN



1 - Tập văn bản về Công tác tuyên truyền, giáo dục tư

tưởng chính trị cho học sinh, sinh viên.

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực thi

hành

2 - Hồ sơ về công tác tuyên truyền, giáo dục tư tưởng

chính trị cho học sinh sinh viên Vĩnh viễn

3 - Hồ sơ về việc tổ chức các ngày lễ lớn của Nhà trường Vĩnh viễn

4 - Hồ sơ về việc tổ chức các hoạt động văn hóa, văn

nghệ, thể dục thể thao… 50 năm

5

- Hồ sơ về việc sưu tầm hiện vật, bổ sung cập nhật

những tư liệu mới: Ảnh, sách, báo, hiện vật cho Phòng

Truyền thống

50 năm

6 - Sổ Biên bản họp phòng 5 năm

……


27

XIX.KHỐI ĐOÀN THỂ



1.CÔNG TÁC ĐẢNG

1 - Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng

cấp trên gửi về (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực thi

hành

2 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn

3

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

4 - Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ

thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp uỷ Đảng Vĩnh viễn

5 - Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn

6 - Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm

7 - Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm

8 - Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng

viên 70 năm

9 Hồ sơ đảng viên 70 năm

10 - Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 20 năm

11 - Công văn trao đổi về công tác Đảng 10 năm

…………………..

2. CÔNG TÁC CÔNG ĐOÀN

1 - Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công

đoàn cấp trên gửi về (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực thi

hành

2 - Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn

3


-Tổng kết năm, nhiệm kỳ

-Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

4 - Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực

hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn. Vĩnh viễn

5 - Tài liệu về tổ chức, nhân sự của tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn

6 - Tài liệu về các hoạt động của tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn

7 - Sổ sách 20 năm

8 - Công văn trao đổi về công tác Công đoàn 20 năm

9 - Hồ sơ về việc theo dõi và sử dụng nguồn kinh phí

Công đoàn 20 năm


28

3. CÔNG TÁC ĐOÀN THANH NIÊN

1 - Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn

cấp trên gửi về (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi

văn bản hết

hiệu lực thi

hành

2 - Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn

3


-Tổng kết năm, nhiệm kỳ

-Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

4

- Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực

hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh

niên.

Vĩnh viễn

5 - Tài liệu về tổ chức, nhân sự của Đoàn thanh niên 20 năm

6 - Sổ sách 20 năm

7 - Tài liệu về các hoạt động của Đoàn Thanh niên Nhà

trường 20 năm

8 - Công văn trao đổi về công tác Đoàn 10 năm

9 - Hồ sơ về việc theo dõi và sử dụng nguồn kinh phí

Đoàn thanh niên… 20 năm

………….


29

PL.02.HCTH.02

BỘ Y TẾ


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /HD-HCTH

Hà Nội, ngày tháng năm 20

HƢỚNG DẪN TỔ CHỨC TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU

Việc xét và tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị đƣợc thực hiện theo các

bƣớc sau:

1. Lập danh mục tài liệu loại (hết giá trị) và viết bản thuyết minh tài liệu

hết giá trị

a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau:

- Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành

các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành

danh mục tài liệu hết giá trị.

- Thứ hai, trong khi rà soát hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ

sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh

mục tài liệu hết giá trị.

b) Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

2. Trình Hiệu trưởng Hồ sơ xét huỷ hồ sơ, tài liệu

Trưởng phòng HCTH có trách nhiệm trình Hiệu trưởng Hồ sơ xét huỷ tài

liệu hết giá trị. Hồ sơ trình gồm có:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu loại (hết giá trị);

- Bản thuyết minh tài liệu loại (hết giá trị);

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ hồ sơ, tài liệu

a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Phó Hiệu trưởng - Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Hành chính tổng hợp - Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Lãnh đạo các đơn vị có tài liệu - Ủy viên;

- Đại diện lưu trữ Nhà trường - Ủy viên


30

- Cán bộ làm công tác lưu trữ (thư ký Hội đồng).

b) Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc

xét huỷ tài liệu hết giá trị

- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá

trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu;

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến

loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành

viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ

tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình Lưu trữ Bộ Y tế

thẩm tra tài liệu hết giá trị.

c) Hoàn chỉnh danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình Lưu trữ

Bộ Y tế thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

4. Sau khi có ý kiến thẩm tra của Lưu trữ Bộ y tế, phòng HCTH hoàn

thiện hồ sơ trình Hiệu trưởng ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Căn cứ vào kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm

tra của Bộ Y tế, nếu có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì phòng HCTH phải

hoàn thiện hồ sơ và trình Hiệu trưởng ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:

a) Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp

bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu;

b) Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập

tài liệu hết giá trị được phép tiêu huỷ; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập

(nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại;

c) Trình Hiệu trưởng ra quyết định về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

6. Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của Hiệu trưởng, việc tiêu hủy tài

liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu

trữ và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

c) Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: có thể được thực hiện tại cơ quan

bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy

giấy để tái chế;


31

d) Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị.

7. Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về

việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh hồ sơ, tài liệu

hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ

chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu);

- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra hồ sơ, tài liệu hết giá

trị;

- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu

hết giá trị;

- Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

- Biên bản về việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

- Các tài liệu có liên quan khác.

b) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại kho

lưu trữ Trường trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày hồ sơ, tài liệu

được tiêu huỷ.


32

M.01.HCTH.02

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

ĐƠN VỊ:




MỤC LỤC TÀI LIỆU NỘP LƢU

TT Tên tài liệu Năm tài liệu Số lƣợng Tình trạng vật lý

TRƢỞNG ĐƠN VỊ

Hà Nội, ngày tháng năm

NGƢỜI LẬP


33

M.02.HCTH.02


PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM


Số: /BB-HCTH


BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU

Căn cứ chỉ đạo về việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ Nhà trường của Ban

giám hiệu;

Căn cứ bản Kế hoạch giao nộp tài liệu, ngày tháng năm của

Phòng HCTH.

Hôm nay ngày / / , chúng tôi gồm:

Đơn vị nộp tài liệu:

Đơn vị nhận tài liệu: Phòng Hành chính Tổng hợp.

Tại: Nhà A1, Phòng số

Tiến hành giao, nhận tài liệu, cụ thể như sau:

Số lượng tài liệu: :

(Bằngchữ:………………………………………………………………………..)

Tình hình tài liệu: ………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………

Tài liệu nộp lưu được thống kê trong “Mục lục tài liệu nộp lưu” kèm theo.

NGƢỜI GIAO

(Ký tên)

Hà Nội, ngày tháng năm 20 NGƢỜI NHẬN

(Ký tên)


34

M.03.HCTH.02

1.Mẫu trình bày tờ bìa


MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU

PHÔNG ..............(Tên khối tài liệu)

Mục lục số (quyển số): ........

.................., NĂM 20...

2.Mẫu trình bày phần kê hồ sơ, tài liệu

Hộp/

cặp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ

Thời

gian

BĐ-KT

Số

tờ

Ghi chú

3. Mẫu trình bày tờ kết thúc

TỜ KẾT THÚC

Mục lục này gồm: ................... hồ sơ.

Viết bằng chữ: .................................................................hồ sơ.

Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu của Mục lục này gồm: ................ tờ (được

đánh số liên tục từ 1 đến .........).

.............., ngày tháng năm 200....

Ngƣời lập


35

M.04.HCTH.02


ĐƠN VỊ:




DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI

TT Tên tài liệu Lý do loại Số lƣợng Căn cứ Pháp lý

TRƢỞNG ĐƠN VỊ


NGƢỜI LẬP


36

M.05.HCTH.02


ĐƠN VỊ:




GIẤY ĐỀ NGHỊ ĐƢỢC SỬ DỤNG BẢN LƢU

Đề nghị phòng Hành chính tổng hợp được sử dụng bản lưu:

Số, ký hiệu văn bản: ……………………..., ngày …. tháng …. năm …..

Trích yếu nội dung: ………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Lý do sử dụng: …………..……………………………………………….

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

BAN GIÁM HIỆU PHÒNG HCTH TRƢỞNG ĐƠN VỊ NGƢỜI ĐỀ NGHỊ


37


38

Documents

TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI - hmu.edu.vnHYHN/HCTH/HCTH-02.pdf · Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH 1 TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI QUY