Manuel Rijalba Palacios2do Ciclo

INTRODUCCION

Es importante conocer los diferentes documentos que se pueden utilizar para poder comunicar algo hacia los dems, en este caso que va dirigido para autoridades es muy importante, el oficio es un documento muy usado entre los trabajadores y autoridades de una empresa, y de empresa a empresa etc.Eloficioes un tipo dedocumentoque sirve para comunicar disposiciones,consultas, rdenes,informes, o tambin para llevar a cabo gestiones deacuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como:ministerios,embajadas,municipios,profesionales, sindicatosy oficinas de gobierno, entre otras.

EL OFICIO1. ETIMOLOGA:Deriva del latn officium (funcin, cargo, magistratura)

2. CONCEPTO:Es un documento de carcter oficial utilizado por funcionarios que desempean cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento de Seccin, en los organismos del estado.El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la ms alta jerarqua.

3. FUNCIN:Comunica disposiciones u rdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa.Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitacin, felicitacin, colaboracin, transcripcin, agradecimiento, etc.Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artstica, profesional, poltica y social.

4. USOS:Es imprescindible su uso para las comunicaciones entre entidades pblicas, particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc

REA DE CIRCULACIN.El oficio circular en dos niveles:

a. A nivel externo:Es decir fuera de la entidad o reparticin relacionada a los mximos representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.b. A nivel interno:Dentro de la institucin enlaza a los que ocupan cargos directivos.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:

Los oficios de circulacin externa son firmados nicamente para el mximo representante legal de la institucin o por quien hace sus veces.Si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos especficos de trabajo, podrn los jefes de departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados hacindolos visar por la autoridad mxima.Los oficios de circulacin interna son elaborados en la seccin o departamento correspondiente y firmado por su jefe.Los servidores que no desempean cargos directivos no estarn facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

PARTES DE UN OFICIO:A. Encabezamiento. Ao calendario Membrete Lugar y fecha Cdigo o nmero correlativo Destinatario Asunto ReferenciaB.Texto o cuerpoC. Parte firma Ante firma Firma Post firma Sellos redondo Con copia InicialesEncabezamiento:1. Ao calendario.Se escribe al comienzo de los documentos con mayscula y entre comillas. Ejemplo: "Ao....................."2. Membrete.Se escribe es los lados izquierdos del papel con letras maysculas sealando el nombre de la institucin, su direccin, telfono, etc.SUB PREFECTURA DE ANCASHPLAZA DE ARMAS NQHUARAZ

3. LUGAR Y FECHA.Se escribe a partir de la mitad del papel sealando la ciudad y la fecha.Huaraz, 31 de octubre de .............Huaraz, abril de ............Abril 31 de ...........Fecha 22 - octubre

4. Nmero o cdigo.Se escribe con letras maysculas la palabra oficio seguida de nmero correlativo, -el ao/y las iniciales de la institucin y se subraya todo.OFICIO N 262-.../INCOFICIIO N 005-.../DEMUNA PN

5. Destinatario.Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.Seor:Alfredo Vera AranaAlcalde de IndependenciaHuaraz

6. Asunto.Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la que se va a tratar en el documento.ASUNTO: Pago de remuneracin.

7. Referencia.Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. Tambin sirve para mencionar un decreto, resolucin, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.REFERENCIA: Carta del 03/04/....

8.Texto.Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin en forma clara, precisa y breve.Existen algunas frmulas para iniciar el texto:1. Tengo a bien comunicarle....................2. Es grato comunicarme a usted............3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarqua).4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarqua).9. Despedida.Aqu debemos demostrar cordialidad, cortesa y ponderacin ejemplo:Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin y estima personal.Atentamente, (antefirma).

10. Firma y post firma.La firma se escribe a mano y se rbrica. Van acompaadas del sello respectivo.En la post firma se coloca el nombre, apellidos, cargo y sello de la persona que enva el documento.Ejemplo:Firma.Post firma

Sr. Montes Collasos Jhoel______________________________________ Gerente General de Conceptos Generales S.A.

11. Con copia.Seala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel debajo de la firma y la post firma.

12. Iniciales.Se colocan iniciales con mayscula las que corresponden a la persona que firma el documento; con minscula las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del papel.MCY/zpz.

13. Anexo. Sirve para sealar toda la documentacin que se adjunta al oficio (catlogo, programa, revista, tarjeta, etc).

14. Distribucin. Este elemento es usual en los oficios mltiples y en las transcripciones, y no as en los directos o simples. Aqu se menciona, en trminos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

CLASES DE OFICIOS1. Oficio simple o directo2. Oficio mltiple3. Oficio de transcripcin1. Oficio Simple o Directo.Este documento se utiliza el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa generalmente para una invitacin, agradecimiento, peticin, felicitacin, informacin de eventos o actividades deportivas culturales.

2. Oficio Mltiples.Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a diferentes personas.

USOS:Se usa para limitar rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias, etc., a diferentes oficinas o despachos simultneamente.El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.

3. Oficio de Transcripcin.El nombre de transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin. Mediante este documento podemos transcribir el contenido de una comunicacin de manera original ntegramente y sin ninguna alteracin.

USOS:Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos, directivas, memorndums. El oficio de transcripcin circula de una autoridad hacia sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerrquico dentro o fuera de la institucin.

CARACTERSTICAS:La estructura del oficio mltiple es bsicamente igual a la del oficio simple.1. El NO de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir.2. Al momento de redactar el documento no se escribe el nombre del destinatario. Este espacio se llena con lneas de punto.3. En el oficio mltiple necesariamente se escribe la palabra Distribucin en la penltima parte del documento.

MODELO DE OFICIOS SIMPLES O DIRECTOS

CONCEPTOS GENERALESCIBER@CENTROJr. Simn Bolivar 480 Huaraz-AncashTelef. 426768/426476

"AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"

Huaraz, 31 de Octubre de 2011.

Seor:Alfredo Vera AranaAlcalde del Distrito de Independencia HuarazCIUDAD.

ASUNTO: Invitacin a la Inauguracin del Estadio de Los Olivos. Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguracin del Estadio de Los Olivos de sta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte generemos de parte de su persona y sus representantes como tambin la participacin desinteresada de los moradores de dicho lugar.

Dicho evento se llevar a cabo el prximo 10 de noviembre del presente mes a horas 10 de la maana en el mismo campo deportivo de Los Olivos. Esperamos contar con su presencia que dar realce a sta ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin y estima personal.

Atentamente,

........................................................

YOVER MONTOYA CASTILLO Director de Conceptos Generales S.AYMC/zpz.

MODELO DE OFICIO MLTIPLE

"AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO"

Huaraz, 31 de Octubre de 2011.

OFICIO MLTIPLE N 030/CONACI/11.

Seor:..................................................................................Gerente General de Mypes Perunanas S.A.CPresente.-

ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FTBOL "INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederacin Nacional de Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo campeonato nacional de ftbol "Intercomunidades Industriales", en colaboracin con el Instituto Peruano de Deporte. Dicho certamen lo declarar inaugurado el Sr. Ministro de Educacin, el da sbado 05 de noviembre a las 3 p.m., en el Estadio Nacional. Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento pblico esta competencia, cuya fondos sern invertidos en la remodelacin de nuestro campo deportivo.

Atentamente,

........................................... Daniel Altamirano Torres PRESIDENTEAnexo:Un programa completo (10 hojas).05 entradas (invitacin de honor).Distribucin:Diarios : 10Radios : 15Revistas : 07

DAT/zpz.

MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIN

"Ao.........................................................................................."

Huaraz, 01 de Noviembre de 201....

OFICIO N 010-..../DSR

Seor: Leonel FernndezGerente General de Marketing Efectivo S.A.C

ASUNTO: Transcripcin de Of Mlt. N 120-.../ME

Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:

"Ao................................................................." Ministerio de Educacin.-Huaraz 25 de Octubre de 201....-OF Mltiple 120.-/ME Seor Jos Infante Almedrades.-Director Subregional Huaraz 1.-Asunto: Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted que este despacho a dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en adelante ser a partir del 31 de cada mes.-Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis Giraldo Ramrez.-Director Nacional de Economa.

Lo que transcribo a usted para su conocimiento y dems fines.

Atentamente,

Jos Infante Almendrades DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIN

DISTRIBUCIN:Director del Colegio 01Archivo 01.

CONCLUCION:Por lo tanto se puede concluir que el oficio es un documento oficial de suma importancia y que debe ser conocido por todos, ya que es muy posible que lo lleguemos a utilizar en algn momento, pues su utilidad es primordial a la hora de requerimientos con colegas o autoridades.

Bibliografahttps://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_(documento)http://documentacion.tribunaempresarial.com/oficiohttp://creacionliteraria.net/2012/05/clases-de-oficio/