Processus ExploitationTrésorerie : Gestion des impayés Chèques

Juin 2017

Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017

Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

2

Evolution de la procédure

Version Date Modifications Origine

V1.0 30/06/2017 Version publiée•Zouheir BELKAHIA (GRANT THORNTON)

•Issam LABASSI (Responsable procédures Groupe)

Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017

Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

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Présentation de la procédure

La présente procédure traite de la gestion des chèques revenus impayés.

Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017

Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

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Logigramme

Symbole Description

Début de la procédure:

Activité système

Activité: entièrement manuelle

Document:

Décision ou question dont le résultat dicte l'étape suivante.

Sous-process:

Fin de la procédure.

Sous-process

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Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

Trésorerie

Coursier

Saisir le rejet

sur le système

Consulter les

relevés / extraits

bancaires

2

Responsable Trésorerie

Comptable Métier

5

Informer le

Recouvrement

de l’impayé

chèque

Classer la copie

du relevé /

extrait bancaire

Détecter

l’impayé sur

chèque

Traitement des

remises chèques par

les banques

Contacter la

banque pour

récupérer le

chèque impayé

1

Transmettre une

copie du relevé /

extrait à la

Comptabilité

Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017

Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

Trésorerie

Comptable Métier

Récupérer le

chèque impayé

auprès de la

banque

1

Transmettre une

copie du chèque

impayé à la

Comptabilité

Coursier

Responsable Trésorerie

6

Classer la copie

du chèque

impayé

Remettre le

chèque à la

Trésorerie

contre décharge

Transmettre le

chèque impayé

au Caissier

Caissier

Conserver le

chèque impayé

dans le coffre

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Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

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Trésorerie

Intenter une

action en justice

(en pénal)

Envoyer une

sommation de

payer à la banque

Dresser un protêt

sans provision

Directeur Recouvrement

& Contentieux

Protester le

chèque par

huissier notaire

8 Jours à compter

de la réception de

l’impayé

Contacter le

client pour

régularisation de

la situation

Représentation

Encaissement

client par

caisse

Encaissement

client par

virement

2

Gestionnaire Recouvrement Amiable

Régularisation

du chèque par

le client

Non régularisation

du chèque par le

client

Demander au Caissier

la restitution du chèque

au client

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Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

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Procédure détaillée (1/5)

Description des

Tâches

• Consulter quotidiennement les

relevés ou extraits bancaires

(que ce soit via les sites

internet des banques ou sur la

base d’extraits papier)

• Détecter l’impayé sur chèque

sur le relevé ou l’extrait

bancaire

• Transmettre une copie du

relevé ou extrait bancaire à la

Comptabilité, en précisant

l’opération concernée

• Saisir le rejet chèque sur le

système, sur la base de la

copie du relevé / extrait reçue

de la Trésorerie

Acteurs Responsable Trésorerie Responsable Trésorerie Responsable Trésorerie Comptable Métier

Application SI

Module Comptabilité Tiers SAGE

X3

Support /

Éditique

Relevés / Extraits bancaires Relevés / Extraits bancaires Relevés / Extraits bancaires Relevés / Extraits bancaires

Transmettre une copie du

relevé / extrait à la

Comptabilité

Détecter l’impayé sur

chèque

Saisir le rejet sur le

système

Consulter les relevés /

extraits bancaires

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Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

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Procédure détaillée (2/5)

Description des

Tâches

• Classer la copie du relevé ou

extrait bancaire au niveau de la

Comptabilité

• Contacter la banque pour

récupérer le chèque impayé

• Communiquer l’information au

Coursier pour récupérer le

chèque impayé

• Récupérer le chèque impayé et

l’avis de rejet précisant le motif

auprès de la banque

• Remettre le chèque et l’avis de

rejet récupérés au

Responsable Trésorerie contre

décharge

Acteurs Comptable Métier Responsable Trésorerie Coursier Coursier

Application SI

Support /

Éditique

Relevés / Extraits bancaires Chèque impayé

Avis de rejet

Chèque impayé

Avis de rejet

Décharge de transmission des

chèques impayés

Récupérer le chèque

impayé auprès de la

banque

Contacter la banque pour

récupérer le chèque

impayé

Remettre le chèque à la

Trésorerie contre

décharge

Classer la copie du

relevé / extrait bancaire

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Procédure détaillée (3/5)

Description des

Tâches

• Faire une copie du chèque

impayé et de l’avis de rejet

• Transmettre la copie du chèque

impayé et de l’avis de rejet à la

Comptabilité

• Classer la copie du chèque

impayé et de l’avis de rejet au

niveau de la Comptabilité

• Transmettre contre décharge le

chèque impayé au Caissier,

pour conservation au coffre

• Conserver le chèque et l’avis

de rejet dans le coffre, en

attendant la régularisation par

le client ou la demande du

Contentieux pour engager une

procédure pénale

Acteurs Responsable Trésorerie Comptable Métier Responsable Trésorerie Caissier

Application SI

Support /

Éditique

Copie du chèque impayé et de

l’avis de rejet

Copie du chèque impayé et de

l’avis de rejet

Chèque impayé

Avis de rejet

Chèque impayé

Avis de rejet

Transmettre le chèque

impayé au Caissier

Classer la copie du

chèque impayé

Conserver le chèque

impayé dans le coffre

Transmettre une copie

du chèque impayé à la

Comptabilité

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Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion des impayés chèques Réf. : EXP-TRE-007

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Procédure détaillée (4/5)

Description des

Tâches

• Informer par email le

Gestionnaire Recouvrement

Amiable du chèque impayé

• Procéder à une analyse afin

d’adapter la nature du contact

qu’il doit établi avec le client :

par téléphone, par courrier, par

email, …

• Contacter le client et lui

demander de régulariser la

situation

• Le client peut régulariser la

situation en demandant une

représentation du chèque, en

procédant à un règlement par

caisse, ou en procédant à un

règlement par virement

• Si le client procède à la

régularisation de la situation

par un encaissement par

caisse ou un encaissement par

virement, demander au

Caissier la restitution du

chèque impayé au client

• Le Caissier procède à la

restitution du chèque au client

contre décharge

• 8 jours après la réception de

l’impayé, protester le chèque

impayé par voie d’huissier

notaire

ActeursResponsable Trésorerie Gestionnaire Recouvrement

Amiable

Gestionnaire Recouvrement

Amiable

Directeur Recouvrement et

Contentieux

Application SI

Support /

Éditique

Demander au Caissier

la restitution du chèque

au client

Contacter le client pour

régularisation de la

situation

Protester le chèque par

huissier notaire

Informer le

Recouvrement de

l’impayé chèque

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Procédure détaillée (5/5)

Description des

Tâches

• Envoyer une sommation de

payer à la banque et à

régulariser les arriérés

• Etablir un protêt constatant

officiellement le non-paiement

du chèque et pour se réserver

le droit d’exercer ultérieurement

ses recours

• Entreprendre les démarches

d’une action en justice après

avoir établi le protêt

ActeursDirecteur Recouvrement et

Contentieux

Directeur Recouvrement et

Contentieux

Directeur Recouvrement et

Contentieux

Application SI

Support /

Éditique

Dresser un protêt sans

provision

Envoyer une sommation

de payer à la banque

Intenter une action en

justice (en pénal)