61
GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TT NGHIP 1 / 61 SVTH: HThThanh Thy PHN MĐẦU a. Đặt vấn đề: Tkhi Vit Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nn kinh tế thtrường, thì sđổ bt ca các nhãn hiu ln kéo theo sphát trin ca ngành qung cáo và tiếp ththì nhu cu truyn thông ca các doanh nghiệp ngày càng tăng . Trong khi đó những công ty con tchc skiện được thành lp t nhng nhân viên ca công ty qung cáo mđang phát triển theo cp snhân. Nhưng chỉ có 5% scông ty qung cáo-tchc skin họat động tt,thc lãi là mt con sđáng k. http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx) . ( theo phân tích ca báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 của phóng viên Đỗ Tn) Công ty TNHH TRUYN THÔNG MẬT MÃ cũng đang gặp phi mt svấn đề trong việc định hướng phát trin của lĩnh vực tchc skiện cũng như họat động kinh doanh ca công ty trong dài hn.Vì do khách hàng mc tiêu là các doanh nghip ln nên vic tìm kiếm và phát trin ngun khách hàng là yếu tsng còn ca công ty. Hin ti ngun khách hàng chyếu ca công ty Mt Mã mang li chyếu là tcác mi quan h. Gikhách hàng cũ là việc phải làm đối vi công ty do hlà ngun doanh thu chyếu. Tuy nhiên để công ty có được sphát trin bn vững trong tương lai thì không thkhông tìm kiếm thêm khách hàng mi, các khách hàng tiềm năng và công ty nên có một định hướng phát trin mới trong tương lai. Chính vì thế mà công ty nên có mt quy trình tchc skin hiu quđể có thgichân các khách hàng hin ti và có thêm ngun khách hàng mới trong tương lai. b. Mc tiêu nghiên cu: Sau khi kết thúc quá trình nghiên cu cần đạt được các mc tiêu sau: Hiu rõ quy trình họat động tchc skin ca công ty. Lập ra được gii pháp hòan thin tchc skin ca công ty. Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiu nhng vấn đề sau: Quy trình tchc skin ca công ty. Những điều được và chưa được thông qua các skin tiêu biu. Cách tìm kiếm ngun khách hàng ca công ty.

Truyen Thong Mat Ma

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

1 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

PHẦN MỞ ĐẦU

a. Đặt vấn đề:

Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, thì sự đổ bộ ồ ạt của các

nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của

các doanh nghiệp ngày càng tăng .

Trong khi đó những công ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viên của công ty

quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân. Nhưng chỉ có 5% số công ty quảng cáo-tổ chức sự

kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể.

http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx) .

( theo phân tích của báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 của phóng viên Đỗ Tấn)

Công ty TNHH TRUYỀN THÔNG MẬT MÃ cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định

hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kinh doanh của công ty trong dài

hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách

hàng là yếu tố sống còn của công ty. Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty Mật Mã mang

lại chủ yếu là từ các mối quan hệ. Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn

doanh thu chủ yếu. Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thì không

thể không tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và công ty nên có một định

hướng phát triển mới trong tương lai. Chính vì thế mà công ty nên có một quy trình tổ chức sự kiện

hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêm nguồn khách hàng mới trong tương

lai.

b. Mục tiêu nghiên cứu:

Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được các mục tiêu sau:

Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty.

Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty.

Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:

Quy trình tổ chức sự kiện của công ty.

Những điều được và chưa được thông qua các sự kiện tiêu biểu.

Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty.

Page 2: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

2 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Hiểu rõ được thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty.

c. Phƣơng pháp nghiên cứu:

Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách:

- Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty.

- Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người.

Đối tượng nghiên cứu:

- Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt động thực tế

của công ty Truyền Thông Mật Mã.

- Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của công ty.

d. Hạn chế của đề tài:

Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập được, bài

viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự

giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện hơn.

e. Kết cấu đề tài:

Đề tài sẽ gồm 4 phần chính. Thứ nhất là nêu lên một số vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện và

tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam nhằm giúp chúng ta có kiến thức cơ bản

về hoạt động tổ chức sự kiện và để có một cái nhìn nhận tổng quát về tình hình tổ chức sự kiện tại

Việt Nam hiện nay.

Sau đó là giới thiệu về đơn vị thực tập để thấy được những vấn đề trong cấc trúc hoạt động của

công ty để từ đó có cơ sở để phân tích thực trạng trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty và đưa

ra giải pháp tổng thể cho quy trình tổ chức sự kiện.

Page 3: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

3 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ

KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC

SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM.

I. Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện.

1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họat động liên

quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa

điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ

chức.

( trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Bộ Văn Hóa-Thể Thao-Du Lịch )

1.2. Mục đích của tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của doanh nghiệp.

Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông

điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công cụ đang phổ biến nhất trong hoạt

động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan

tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Đồng thời tạo cơ hội để

doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công

quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.

Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:

Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng

phục, bảng tên….

Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm…

Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp. Tùy theo mục đích khác nhau mà đối

tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi.

Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông.

Page 4: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

4 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Crisic Management: quản lý khủng hỏang.

Government Relations: quan hệ với chính phủ.

Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty.

Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.

Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.

1.3. Phân lọai của tổ chức sự kiện.

Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:

Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công.

Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng.

Hội chợ.

Hội nghị, hội thảo, họp báo.

Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng.

Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.

Chương trình team building…

Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.

Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.

Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering).

Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)

Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân lọai dựa

trên nhiều tiêu thức khác nhau:

o Theo địa điểm làm event.

Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm…

Ngòai trời: ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao…

Page 5: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

5 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

o Theo mục đích của event.

a. Chƣơng trình giải trí ,thể thao, hội chợ…

Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngòai trời, các hội chợ ẩm

thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá…

b. Chƣơng trình hội thảo chính trị hoặc khoa học

Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc cũng có

thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm.

c. Chƣơng trình nhân dịp đặc biệt.

Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ

chức các chương trình liên hoan, giao lưu.

d. Chƣơng trình cảm ơn khách hàng.

Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công

ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời các khách hàng thân

thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự. Thông thường các chương trình này hay kết hợp với việc

ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới.

e. Chƣơng trình kỉ niệm công ty.

Thông thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính:

- Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo.

- Hai là: quảng bá cho thương hiệu.

- Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau.

f. Chƣơng trình quảng cáo đơn thuần

Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi, thương hiệu

công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới… nhằm gây sự chú ý đối với người tiêu dùng

mọi lúc, mọi nơi.

Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình

giải trí, biểu diễn.

Page 6: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

6 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Theo chủ thể làm event:

a. Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận.

b. Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận.

- Event do nội bộ công ty tự tổ chức.

Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức

các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan… ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có

những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công

ty. Thường có một nhóm người phụ trách event. Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn

nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR.

- Event do các công ty chuyên event tổ chức.

Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả

cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Tùy thuộc mỗi sự

kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức

sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca

sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa…

Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức

sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty. Khi đó, có

nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện.

1.4. Quy trình của tổ chức sự kiện.

Hình thành concept

Thiết kế sự kiện

Lập kế họach

Triển khai thực hiện và giám sát

Tiến hành tổ chức

Kết thúc

Đánh giá

Page 7: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

7 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Hình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

( Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm -đại học Kinh Tế Quốc Dân

Chương 2: bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện )

Bƣớc 1: hình thành concept

Mục đích của event: xác định lọai event, tổ chức cho phù hợp.

Mục tiêu: đánh giá hiệu quả event.

Đối tượng chính của event.

Địa điểm.

Thời gian diễn ra sự kiện.

Ngân sách.

Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả.

Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuôc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật (regulation), khu

vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource), và

những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ

xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

Bƣớc 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hòan hảo. Không chỉ đơn thuần là

nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong

sự chiêm ngưỡng của khách hàng.

- Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point.

- Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá.

Thông thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công

ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi còn phụ

thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Nội dung chính thường gồm:

Page 8: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

8 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

- Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần.

- Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình.

- Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện , không cần quá

chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn.

- Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng

thiết phục.

Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm:

- Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những

gì cần đạt được thông qua event.

- Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm…

- Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ.

- Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event.

- Cấu trúc nhân sự nhóm là event.

- Kinh phí dự kiến.

- Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua event. Tại sao họ nên chọn agency

của bạn.

Bước 3: lập kế họach

Để thực hiện event thành công, ta sẽ quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện event, (ngày thực

hiện là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 cần làm gì…) từ đó lên danh sách các công việc cần thực

hiện, ta tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện-giám sát các họat động đó một cách chi tiết nhất. Kế

họach càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện.

Địa điểm Ăn uống, quà tặng

Đội kỹ thuật

Đội tổ chức

Đội trang trí

Đội hậu cần

Đội F&B

Page 9: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

9 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Thiết kế sắp xếp Tiền tài trợ, tiền vé

Báo chí, khách mời Nội dung chương

trình, người biểu diễn

Giấy phép, in ấn

Hình 2:mô hình tổ chức nhân sự cho một event

(Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm - đại học Kinh Tế Quốc Dân

Chương 2: dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện )

Giải thích sơ đồ nhân sự:

- Đội kỹ thuật, đội tổ chức, đội trang trí: 3 nhóm này sẽ kết hợp với nhau lo trang trí toàn bộ

sân khấu, nhạc cho chương trình, trình chiếu power point, ánh sáng sân khấu,….Thường thì đội kỹ

thuật và đội trang trí sẽ được thuê từ các công ty chuyên cung cấp âm thanh, ánh sáng cho các

chương trình event và họ sẽ lo toàn bộ khâu trang trí sân khấu cho công ty event. Và đội tổ chức sẽ

quản lý việc trang trí, dàn dựng cho sân khấu , trình chiếu power point.

- Đội hậu cần, đội F& B: lo toàn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phục cho PG,

PB, quà tặng, nước uống, thức ăn…. xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện.

- Đội giao tế ngoại giao: sẽ lo liên lạc với các nhà báo mời họ đến tham dự chương trình, đồng

thời liên lạc với các cơ quan báo chí để đang các bài viết PR cho chương trình. Và giải thích tất cả

các vấn đề thắc mắc cuả họ. Nếu chương trình này do công ty event tự tổ chức thì do công ty event

đảm nhiệm toàn bộ công việc giao tế, còn nếu chương trình được làm cho khách hàng thì công việc

này sẽ do hai bên cùng kết hợp.

Event manager + điều hành

chương trình

Đội giao tế

đối ngọai

Đội tài chính

Đội thu ngân

Đội chương trình

Đội hành chính , giấy tờ

Page 10: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

10 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

- Đội chương trình, đội hành chính giấy tờ: sẽ lo toàn bộ các thủ tục pháp lý, giấy tờ xin công

văn từ Sở về giấy phép tổ chức, thuê ca sĩ, bản quyền sử dụng nhạc của các nhạc sĩ thuê mặt

bằng….để cho chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch đã định sẵn trong nội dung chương

trình đã đề ra.

- Event manager + điều hành chương trình: là người quản lý và điều hành toàn bộ đội ngũ thực

hiện chương trình, người quản lý chương trình phải nắm hết toàn bộ tiến độ công việc đang diễn ra

từ việc nhận thông tin từ các đội, để có thiệp can thiệp kịp thời giải quyết các tình huống xấu có thể

xảy ra.

Những hạng mục thường có trong một bảng kế họach :

Những công việc cần làm: kế họach tài chính, kế họach truyền thông, kế họach tổ chức (chuẩn bị cơ

sở vật chất, công tác logistis, kế họach biểu diễn, vấn đề an ninh, ngọai giao, các thủ tục pháp lý…)

tùy vào từng event mà có kế họach có danh sách những việc cần làm khác nhau.

Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây

là khâu tổ chức nhân sự để chạy event .

Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế họach và có sự giám sát của các trưởng bộ

phận..

Liên hệ chặc chẽ với các đối tác bên ngòai (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận

chuyển, các lực lượng biểu diễn…)

Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các

công việc đang đựơc triển khai.

Bước 5: tiến hành tổ chức

Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ

chức. Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suông sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro

của phòng event cũng thấp hơn.

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có

phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải qyết tại chỗ.

Page 11: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

11 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Bước 6: kết thúc.

Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng(repair), thanh toán hợp đồng cho

các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

Bước 7: đánh giá

Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá

trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

II. Tình Hình Phát Triển Họat Động Tổ Chức Sự Kiện Ở Việt Nam.

2.1. Tình hình chung và những cột mốc về event.

2.1.1 Tình hình chung

Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn

hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các

doanh nghiệp ngày càng tăng. Kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị

trường FTA ( là công ty nghiên cứu chuyên nghiệp được hình thành từ giám đốc nghiên cứu, giám

đốc tiếp thị, giám đốc fieldword từng tu nghiệp ở nước ngoài, từng làm việc cho các công ty nghiên

cứu thị trường và các công ty sản xuất đa quốc gia như AC NIELSEN, PHILIP MORRIS,

UNILEVER, LAVIE, NFO. Từ năm 2002, FTA là thành viên chính thức của ESOMAR là hiệp hội

các công ty nghiên cứu thị trường chuyên nghiệp thế giới với chuẩn chất lượng ICC/ESOMAR) cho

thấy tổ chức sự kiện là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến chỉ đứng sau quảng cáo và

nghiên cứu thị trường.

Tại Việt Nam, số lượng các công ty chuyên về tổ chức sự kiện ngày càng nhiều. Chỉ riêng tại

thành phố Hồ Chí Minh số lượng công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện và tổ chức biểu diễn có đăng kí

kinh doanh đã gần mức 5000 công ty. Tuy nhiên chỉ có khỏang 250 công ty thật sự đạt được hiệu

quả trong kinh doanh và có danh tiếng, điển hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event,

Big Solution.

Trong khi đó những công ty chuyên tổ chức sự kiện đựơc thành lập từ những công ty quảng cáo

đang ngày một phát triển theo cấp số nhân.

Page 12: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

12 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Lĩnh vực tổ chức sự kiện ở Việt Nam trước kia chưa có những lớp đào tạo bài bản, chính quy mà

chủ yếu là học về sự thành bại của mỗi event và từ chính đòi hỏi của khách hàng. Tuy nhiên, gần

đây đã có một số trung tâm chuyên tổ chức đào tạo về PR và tổ chức sự kiện một cách chuyên

nghiệp. Hy vọng trong một tương lai không xa, các họat động tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ chuyên

nghiệp và có một bước tiến sâu hơn.

Nguồn: http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx

Một vài hình ảnh về các công ty PRO Event,Le Bros,Cool Event,Big Solution.

- Pro event : là công ty chuyên về tổ chức các buổi hòa nhạc, lễ hội, sự kiện của công ty, hay

các sự kiện đặc biệt. Hiện tại công ty có tổng cộng 7 chi nhánh, bên cạnh đó công ty còn cung cấp

các thiết bị âm thanh, đèn chiếu sáng cho các sự kiện quang trọng.

- Công ty Le Bros: được thành lập từ tháng 9/2002 với sự tham gia của các thành viên lãnh đạo

chủ chốt của HQ Vision. Le Bros hiện nay đã trở thành một trong những công ty quảng cáo, PR và

tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Khách hàng của Le Bros bao gồm nhiều tập đoàn đa quốc gia,

các doanh nghiệp Việt Nam lớn, các tổ chức quốc tế, các cơ quan nhà nước và nhiều cơ quan truyền

thông. Kinh nghiệm của Le Bros bao trùm nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, từ dầu khí đến viễn

thông, từ ô tô - xe máy đến hàng điện tử; từ ngân hàng, tài chính, bảo hiểm đến truyền thôn; từ hàng

xa xỉ đến các lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh…

Le Bros còn khẳng định vị thế hàng đầu

trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông

cho các show thời trang, đặc biệt là các chương trình

của Đẹp Fashion Show .

- Công ty Cool Events: công ty đã từng tổ chức một số show diễn như “ Đêm Trắng” nhằm

ủng hộ phong trào vì nạn nhân chất độc màu da cam do báo Tuổi Trẻ, NVH Sinh Viên TP.HCM và

công ty Cool Events tổ chức hay đêm hội ngộ của Sao Mai điểm hẹn.

Page 13: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

13 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

- Công ty Big Solution: cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến quảng cáo, thiết kế đồ họa

Thiết kế đồ hoạ là mảng thiết kế logo, maquette, brochure, tờ rơi, nhãn mác...

2.1.2 Những cột mốc về event

- Năm 1990: cuộc thi tiếng hát truyền hình lần thứ nhất do Đài Phát Thanh Truyền Hình

TP.HCM tổ chức, đây có thể được xem là event lớn đầu tiên tại Việt Nam.

- Năm 1994: chương trình duyên dáng Việt Nam lần 1 do báo Thanh Niên tổ chức là event

lớn thứ 2 tại Việt Nam, chương trình này hòan thiện khỏang 70% các khâu tổ chức, đặt nền móng

cho nghề event và các họat động liên quan.

- Các năm 1995, 1998, 2003, 2004, 2006 liên tiếp chứng kiến sự phát triển và hòan thiện không

ngừng của nghề event cũng như các họat động liên quan (họp báo, ra mắt sản phẩm mới..) như lễ ra

mắt nhà máy Cocacola Việt Nam, sự xuất hiện của các nhân vật nổi tiếng (Trương Ngọc Hữu,

Beckham, Birain), event ra mắt Ford Focus (mô hình Ford Focus bay) tại nhà thi đấu quân khu 7.

- Gần đây nhất năm 2009, có thể kể đến sự kiện tổ chức quy mô cũng tại nhà thi đấu quân khu

7 cho nhãn hàng Clearmen, sự kiện đã rất thu hút giới trẻ do sự kết hợp độc đáo giữa cuộc thi tâng

bóng nghệ thuật free style với show nhạc rock hòanh tráng.

nguồn: http://f-event.com.vn/f@rum/showthread.php?t=1025

2.2. Xu hƣớng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Xu hướng dùng tổ chức sự kiện như một công cụ marketing cho doanh nghiệp.

Page 14: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

14 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một họat động không thể thiếu

đối với doanh nghiệp ngày nay. Đây là một công việc rất quan trọng đối với các công ty vì sự kiện

mang họ đến với công chúng một cách nhanh, hiệu quả nhất và nói lên họ là ai.

Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ

chức sự kiện có ý nghĩa hế sức quan trọng. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty có

thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất “Pollynne Ibasco-một công ty dịch vụ truyền thông

trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá hương hiệu, tổ chức event cho biết ngành tổ

chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho

những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy vậy,

chỉ có một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua một số sự kiện có tầm và

để lại dấu ấn. Sự phát triển của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức

tranh marketing tại Việt Nam đa diện hơn,và hòan thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một

ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Xu hướng tổ chức sự kiện mang phong cách riêng thể hiện sự độc đáo và sáng tạo của từng

doanh nghiệp.

Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua

tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe,

triển lãm thương mại…, nhưng có lẽ điều có thể gây được sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc

đáo của những công ty này.

Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức event có chủ đề. Các chủ đề này

được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho

event và tạo nên sự khác biệt, với tính thẩm mỹ, sáng tạo cao.

Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở lối đi riêng cho các

công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu của sản phẩm và thậm chí thu hút

cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Cũng chính vì lý do này mà các công ty khi có

nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận

khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc lựa chọn nhân vật đại diện thích hợp cũng như khả

năng phân tích hiệu quả của event.

Page 15: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

15 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

2.3. Đặc tính của các doanh nghiệp họat động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của Việt Nam.

Chỉ cần lên mạng tìm kiếm với từ khóa là công ty tổ chức sự kiện, thì chúng ta sẽ nhận được

một danh sách dài các công ty có đầy đủ website, hình ảnh, những chương trình đã làm…. một cách

đầy đủ. Qua đó cũng thấy dược rằng thị trường này đang rất là hấp dẫn.Tuy nhiên tất cả những thông

tin về các doanh nghiệp cung cấp trên mạng có thật sự là đúng với thực lực của công ty hay không

là điều đáng phải nói. Hay nói cách khác đó là những hình thức PR của các công ty, họ đã thổi

phồng thực lực của mình lên quá mức cũng chỉ nhằm mục đích quảng bá đối với khách hàng, để

khách hàng tìm đến với họ.

Nghề tổ chức sự kiện là một nghề mới ,nó thật sự dành cho những người năng động nên rất

thích hợp cho giới trẻ. Chính vì thế mà đội ngũ nhân viên trong các công ty tổ chức sự kiện thường

chiếm từ độ tuổi 22-30tuổi. Và các công ty thuê nhân viên cũng là dựa vào kinh nghiệm bản thân

trải nghiệm trong quá trình đi làm mà không cần thông qua đào tạo.

Ở thành phố Hồ Chí Minh nói riêng thì số lượng các công ty tổ chức sự kiện đã lên con số

khỏang 5000 công ty. Đây là một con số khủng khiếp cho thấy sự phát triển với tốc độ như vũ bão.

Nhưng số lượng ở đây lại không đi cùng với chất lượng vì thực sự tính ra chỉ có 250 doanh nghiệp

thực sự là có lãi.

Qua tất cả những điều trên cho thấy được một phần nào năng lực của các công ty tổ chức sự

kiện ở thành phồ Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung. Đây là điều đáng để các công ty tổ

chức sự kiện cần xem xét lại cách thức làm việc của mình và có hướng đi chính xác trong thời gian

dài hạn.

2.4. Nhu cầu của thị trƣờng.

So vơi quang cao, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiêu, không chi bao

gồm nhu câu cua cac tô chưc xa hôi , phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của

các gia đình, các cá nhân. Kinh tê xa hôi cang phat triên, nhu câu vê tô chưc sư kiên cang cao.

Viêt nam gân 90 triêu dân , hơn 60 tỉnh thành , hơn 500 quân huyên vơi han g chuc ngan thôn xa , nên

kinh tê nươc ta lai bao gôm nhiêu thanh phân vơi hang trăn ngan doanh nghiêp thuôc cac nganh vơi

nhu câu rât đa dang vê tô chưc sư kiên.

Page 16: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

16 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời , vơi hơn 60 dân tôc ơ cac miên khac nhau nên nên văn

hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú . Hơn nưa, Viêt Nam con la nơi giao thoa cua cac nên văn hóa

lơn như Trung Hoa , Ấn Độ, và phương Tây ngày càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đạ i phong

phú và đa dạng hơn . Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện , làm quy

mô nhu câu tăng cao hơn vơi nhiêu phân đoan hơn . Nhu câu va mong muôn la rât lơn . Môi năm co tơi

hàng triệu sự kiệ n lơn nho co nhu câu tô chưc . Tuy nhiên kha năng cung ưng hiên nay la co han . Phân

lơn cac sư kiên đươc tô chưc đêu rơi vao cac tô chưc kinh tê xa hôi , các doanh nghiệp , các cơ quan

khôi công quyên . Sô con lai la rât i t rơi vao khu vưc tư nhân co thu nhâp cao hoăc rơi vao nhưng loai

sư kiên bât kha khan như ma chay , hiêu hy, v.v…Tuy nhiên khi kinh tê phat triên , thu nhâp cua ngươi

dân cao hơn thi kha năng thanh toan cho loai dich vu nay se tăng lên nhiêu.

Tư nhưng phân tich trên co thê dư đoan nhu câu vê chi tiêu cho tô chưc sư kiên ơ nươc ta hang

năm lên tơi hang chuc ti đông . Trong hôi nhâp , thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam A với văn

hóa đa săc tôc thi quy mô se tăng lên nhiêu va mưc tăng trương cua thi trương nay cung rât cao . Đây la

thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.

2.5. Cạnh tranh trong dich vu tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp

Chính vì có quá nhiều các công ty tổ chức sự kiện nên các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội hơn

trong việc chọn lựa các nhà cung cấp dịch vụ.Và các công ty sẽ phải cạnh tranh nhau gay gay gắt hơn

không chỉ về mặt chất lượng dịch vụ mà cả về giá cả.

Các công ty agency cũng sẽ dựa vào mối quan hệ quen biết sẵn có của mình trong việc giới thiệu

và chào bán các chương trình. Nên các công ty dịch vụ càng mở rộng mối quan hệ của mình càng

nhiều càng tốt.

2.6. So sánh tính chuyên nghiệp công ty events Việt Nam với thế giới

Trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị Việt Nam giữa những tập đòan

quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ tiếp thị quảng cáo địa phương, việc phát triển các công

ty quảng cáo / truyền thông tiếp thị tại Việt Nam là một thách thức lớn.

Hiện nay một số công ty event Việt Nam với niềm say mê, tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp

phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong truyền thông tiếp thị đã có một vị trí khá vững trong ngành tuy

nhiên con số này còn quá khiêm tốn so với các công ty nước ngòai. Đối với các công ty Việt Nam hiểu

rõ tâm lý và văn hóa người Việt Nam lại không thể tạo ra những chương trình thực sự đỉnh cho chính

người Việt, hiển nhiên là trình độ kỹ thuật và khả năng sáng tạo của chúng ta không hề thua kém. Đã

có một số sự kiện tạo được tiếng vang và có thể gọi là thành công của event Việt Nam như chương

Page 17: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

17 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

trình quảng cáo bằng xe đạp đôi cho nhãn hiệu sữa Dutch Lady, chương trình thử sản phẩm đồng lọat

tại 20 tụ điểm công cộng trên toàn quốc gây tính chú ý cao của mạng điện thọai S-fone, và hàng lọat

các họat động giới thiệu sản phẩm mới với sự tương hỗ của các họat động giải trí và ngôi sao gây tính

chú ý cao cho điện thọai di động Samsung, Motorola….ý tưởng sáng tạo của chúng ta không hề thiếu

nhưng để bám sát mục tiêu được chuyển tải sống động ra thực tế tạo nên sự chuyên nghiệp trong các

hoạt động của events là một trở ngại lớn của công ty events việt nam.

Theo giám đốc khách hàng của một công ty events chia sẻ: “ tính phức tạp của các chương trình

quảng bá đòi hỏi phải xuất sắc trong thực hiện. Hiển nhiên luôn sáng tạo, nhưng sáng tạo đó là phải khả

thi, và đặc biệt là phải tương thích với môi trường thực tế. Việc điều phối giữa tính linh động và kỷ luật

trong thực hiện là một thách thức cao. Bất cứ kết quả xấu nào cũng có thể gây phản cảm về hình ảnh

thương hiệu với công chúng. Lúc đó chương trình xem như thất bại”

Việc sáng tạo trong công tác tổ chức sự kiện tiếp thị rất khác với sự sáng tạo của các phim quảng

cáo, các ý tưởng ở đây đòi hỏi phải độc đáo tuy nhiên phải hết sức hợp lý trong bối cảnh không gian,

thời gian…nhằm đảm bảo giảm thiểu các rủi ro, vì phim quảng cáo thì có thể quay lại nhưng sự kiện

thì không thể tổ chức lại. Chính vì thế mà tính chuyên nghiệp của chúng ta và thế giới là một khỏan

cách không thể phủ nhận.

2.7. Nhận xét.

Nhìn chung vấn đề cung và cầu dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam rất nhiều và đa dạng. Nhưng

vấn đề đặt ra ở đây nhìn chung là các công ty dịch vụ vẫn chưa cung cấp được một chất lượng hòan hảo

như yêu cầu của các khách hàng doanh nghiệp. Mặt khác bên cầu thì muốn bỏ ra số tiền với mức thấp

nhưng lại luôn đòi hỏi nhiều qúa mức đối với bên cung phải cung cấp chất lượng tốt theo mình yêu

cầu, nên các công ty dịch vụ khó lòng đáp ứng thỏa mãn hết các yêu cầu của thượng đế. Chính vì thế

mà nhìn chung hai bên vẫn chưa tìm thấy tiếng nói tương đồng với nhau.Và nhìn một cách tổng quát

thì các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam cần nâng cao hơn nữa chất lượng cung cấp dịch vụ

của mình, và phải có giải pháp tốt hơn để tránh tình trạng bán không được chương trình mà còn bị ăn

cắp ý tưởng .

Page 18: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

18 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY.

2.1. Giới thiệu về công ty.

Công ty TNHH MẬT MÃ là một công ty họat động trong mãng cung cấp dịch vụ như: thiết kế

xây dựng phát triển thương hiệu, kỹ năng xây dựng kế họach marketing, PR truyền thông, quảng

cáo…từ cơ bản đến chuyên sâu. Công ty luôn nổ lực không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch

vụ và hỗ trợ khách hàng. Công ty cung cấp cho khách hàng giải pháp ứng dụng truyền thông quảng

cáo hiệu quả cao nhất.

Với nỗ lực học hỏi và không ngừng sáng tạo ý tưởng chính là triết lý và là một văn hóa độc đáo của

công ty xây dựng cho đội ngũ nhân viên trong ngành kinh doanh công nghệ cao này.

2.2. Lịch sử hình thành và phát triển.

Tên công ty: MẬT MÃ

Pháp nhân: TNHH

Năm thành lập: tháng 9/2008

Giám đốc: Ông Vũ Hòang Lâm

Vốn điều lệ: 450.000.000 VNĐ

Giấy phép kinh doanh số: 4103011312 do Sở Kế họach Đầu tư TP.HCM cấp ngày 5/9 /2008

Web: www.matma.com.vn

Mật Mã ban đầu có tên là Ngọc Việt được thành lập và chính thức họat động năm 2008, khi đó do

ba ông: Vũ Hoàng Lâm, Nguyễn Hùng Cường, Trần Minh Tiến cùng hùn vốn thành lập công ty. Sau

đó ông Vũ Hoàng Lâm mua lại toàn bộ số cổ phần của ông Cường và Tiến để tự mình làm chủ và

vẫn đặt trụ sở văn tại Ngọc Việt cũ, từ đó nó bắt đầu đổi tên thành Mật Mã từ tháng 1/2010. Cũng

với lĩnh vực hoạt động chính là tổ chức sự kiện và in ấn. Tự mình đứng ra quản lý toàn bộ hoạt động

của cả công ty và xưởng in ấn khi tuổi đời của ông Lâm còn trẻ (26 tuổi) và chuyên ngành học trước

kia của ông là cơ khí tại đại học Bách Khoa TP.HCM nên kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo công ty

của ông còn yếu . Nên trong quá trình hoạt động đổi tên thành MẬT MÃ công ty thật sự gặp rất

Page 19: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

19 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

nhiều khó khăn, tuy vẫn có những hợp đồng quảng cáo lớn nhưng lãnh đạo không giám bức phá làm

vì ngại ngùng trong vấn đề thu hồi nợ nên hợp đồng bị hủy, đó là điều rất đáng buồn. Và trong thời

gian sắp tới công ty đang và sẽ chạy một số chương trình event để khẳng định thêm tên tuổi của

mình, đồng thời thuê những đội ngũ có tài để đưa công ty phát triển lên cao hơn.

2.3. Định hƣớng.

2.3.1. Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,cung cấp

tòan diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanh nghiệp, tạo

cầu nói hòa nhập nền kinh tế tòan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa quốc gia.

2.3.2. Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu và kỹ

năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống.Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với

các gói dịch vụ toàn diện trở thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, tổ chức sự kiện

hàng đầu của Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong

lĩnh vực truyền thông.

2.3.3. Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương

hiệu.

Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo.

Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát

triển bền vững.

Page 20: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

20 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

2.4. Cơ cấu tổ chức.

Nguồn: phòng quản lý nhân sự công ty

Chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí:

- Giám đốc: ông Vũ Hoàng Lâm

Nhiệm vụ:

o Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.

o Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty.

o Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban.

o Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên.

o Giải quyết các vấn đề trong công ty.

- Quản lý nhân sự và tài chính: ông Trần Minh Tiến

Nhiệm vụ :

o Tìm và tuyển dụng nhân sự cho công ty.

o Đánh giá năng lực của nhân viên và đưa ra quyết định lên ban giám đốc.

Giám đốc

Quản lý nhân sự

& tài chính

Trưởng phòng

event

Trưởng phòng

kinh doanh

Quảng lý

xưởng in ấn

Trợ lý

kinh doanh Kế tóan

công ty

Nhân viên Nhân viên

Nhân viên

Page 21: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

21 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

o Quản lý chi tiêu của công ty.

o Quản lý nhân viên hành chính.

- Trưởng phòng event: ông Lê Thường Tín

Nhiệm vụ:

o Lên kế hoạch cho phòng event

o Lên kịch bản cho chương trình

o Tiềm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty.

o Giải quyết thắc mắt của khách hàng

o Training chương cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình

o Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên… để chạy chương trình.

o Giải quyết thắc mắc của các thành viên trong phòng event.

o Đại diện phòng event đệ trình ý kiến lên cho ban giám đốc

- Trưởng phòng kinh doanh: bà Vũ Diễm Thi

Nhiệm vụ:

o Quản lý toàn bộ nhân viên kinh doanh.

o Mang các chương trình về cho công ty chạy thông qua mối quan hệ.

o Tham gia trong vấn đề soạn thảo hợp đồng cho khách hàng của phòng kinh doanh.

o Đi gặp khách hàng cùng với nhân viên kinh doanh.

o Phỏng vấn đội ngũ nhân viên kinh doanh.

- Quản lý xưởng in ấn: ông Nguyễn Minh Lâm

Nhiệm vụ:

o Quản lý nhân viên ở xưởng

o Giám sát nhân viên trong quá trình in ấn các bản thiết kế.

o Phân công giao hàng in ấn cho khách hàng.

Page 22: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

22 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Chức năng của các phòng:

Phòng event: lên kế hoạch , nội dung cho toàn bộ chương trình của khách hàng hay sự kiện

của công ty tự tổ chức. Chạy khi chương trình khi chương trình có đượ khách hàng. Đồng thời

phòng event cũng có nhiệm vụ viết chương trình cho phòng kinh doanh chạy.

Phòng kinh doanh: liên hệ với khách hàng để mang chương trình về cho phòng event chạy và

vận động các doanh nghiệp tài trợ cho các chương trình kết hợp với bên hội : Phụ Nữ, Chữ Thập Đỏ.

Phòng nhân sự: tuyển dụng nhân sự cho công ty và quản lý nguồn nhân sự đó.

Cơ cấu trình độ nhân sự của công ty: phần lớn trình độ nhân viên của công ty có trình độ từ cao đẳng

trở lên và điều có số năm kinh nghiệm trong quá trình làm việc từ 2 năm trở lên.

2.5. Các lọai dịch vụ cung cấp của công ty.

Idea’s: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế …

Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ, khai trương

showroom…., vận động tài trợ cho các chương trình của hội.

Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời….

TVC: thực hiện dàn dựng phim quảng cáo

Page 23: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

23 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp

2.6. Các chƣơng trình đã thực hiện khi chƣa đổi tên công ty.

Thương về miền Trung. Câu chuyện đầu năm

Đêm khai mạc hương sắc trà B’lao. Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội

- Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận.

Mục đích:

+ Thương về Miền Trung: là một chương trình ca nhạc – hài kịch từ thiện nhằm gây quỹ ủng hộ cho

các nạn nhân bị bão lụt.

+ Câu chuyện đầu năm: chương trình chào mừng năm mới, với những hoạt động ca nhạc, hài kịch,

biểu diễn các tiết mục trống cổ, quyên góp từ thiện.

Page 24: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

24 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

+ Đêm khai mạc hương sắc trà B’LAO: mang màu sắc tôn vinh, giới thiệu và quảng bá hình ảnh

cây chè, lịch sử và quá trình phát triển của ngành chè Lâm Đồng, thể hiện tinh thần tôn vinh những

con người và vùng đất quê hương đã dày công đóng góp sức lực và trí tuệ dựng xây ngành chè Lâm

Đồng - Việt Nam, đưa hương vị chè và văn hóa trà Việt tỏa hương ra khắp thế giới.

+ Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội: quảng bá càng làng nghề truyền thống của Việt Nam.

+ Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận: được tổ chức vào ngày 27/9/2009 nhằm quảng bá hình ảnh du lịch

của Tỉnh đến các doanh nghiệp trong và ngoài nước.

2.7. Các chƣơng trình trọng điểm đang thực hiện.

- Ngày của mẹ.

Chào mừng ngày của mẹ - 10/5 ngày lễ của những người con nhớ đến Mẹ với tấm lòng biết ơn sâu

sắc và hướng tới mừng ngày giải phóng Miền Nam 30/4 nhớ đến các Bà mẹ đã một đời hi sinh vì

quê hương đất nước.

Chương trình là dịp để mỗi người con được thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ bằng

những việc làm thiết thực, kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê.

- Giải bóng đá mini clb doanh nghiệp miền nam hướng về 1000 năm Thăng Long –Hà Nội.

Chương trình nhằm tạo cơ hội giao lưu đoàn kết – gắn bó giữa các doanh nghiệp Việt Nam tiêu biểu

tại TP.HCM

Chào mừng đại lễ dân tộc 1000 năm Thăng Long – Hà Nội

Hưởng ứng chào mừng ngày hội bóng đá lớn nhất hành tinh Word Cup 2010 sẽ diễn ra vào tháng

6/2010.

Tạo mối quan hệ gắn bó giao lưu hữu nghị giữa các doanh nghiệp thông qua các hoạt động thể dục

thể thao.

Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của công ty rộng khắp trong cả nước thông

qua hoạt động tài trợ giải.

- Khát vọng sống.

Page 25: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

25 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Nhằm tiếp tục vận động quyên góp nguồn quỹ hỗ trợ, chăm lo cho các đối tượng bị ảnh hưởng chất

độc hóa học ( Dioxin), đồng thời tổ chức giao lưu những gương điển hình nạn nhân chất độc da cam

vượt qua số phận, vươn lên hòa nhập cộng đồng. Hội Chữ Thập Đỏ tp.HCM và công ty Truyền

Thông Mật Mã phối hợp cùng đài truyền hình tp.HCM tổ chức chương trình giao lưu ca nhạc truyền

hình trực tiếp trên HTV9 với chủ đề Khát Vọng Sống.

Đây là hoạt động nhân đạo được tổ chức thường niên của hội chữ Thập Đỏ.

- Ngòai ra còn các họat động treo cờ phướn cho các ngày lễ: 1000 năm Thăng Long-Hà Nội,

người Việt ưu tiên dùng hàng Việt….

Chương trình 1000 năm Thăng Long – Hà Nội:

Nhằm kỷ niệm Đại lễ 1.000 năm Thăng Long- Hà Nội, thể hiện tình cảm và đạo lý uống nước nhớ

nguồn của người Việt Nam.

Nhằm giáo dục truyền thống lịch sử và Cách Mạng dân tộc và cũng là dịp để giới thiệu và nâng cao

tầm vóc của Thủ Đô Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung ở khu vực và trên Thế giới.

Công ty TNHH Truyền thông Mật Mã phối hợp với Trung Tâm Thông Tin Triển Lãm Tp.HCM và

Hiệp Hội Quảng Cáo Việt Nam thực hiện hoạt động treo banner tuyền truyền cho lễ Kỷ niệm 1.000

năm Thăng Long- Hà Nội trên theo chủ trương đề ra.

Chương trình: người việt ưu tiên dùng hàng Việt

Thực hiện chủ trương của Bộ Chính Trị kêu gọi “Người Việt Nam ưu tiên dùng Hàng Việt Nam”, Ban

thường vụ Tỉnh Đoàn Bà Rịa – Vũng Tàu phối hợp với Trung Tâm Xúc Tiến Thương Mại BRVT và

Công ty TNHH Truyền thông MẬT MÃ thực hiện chương trình treo cờ phướn hưởng ứng cuộc vận

động với mục đích ý nghĩa như sau:

Tuyên truyền và vận động tất cả cán bộ, Đoàn Viên, Hội Viên, Thanh Niên đông đảo nhân dân thực

hiện cuộc vận động “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” trên phạm vi từ TP đến các huyện, xã

trong tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nói riêng và trong cả nước nói chung.

Bên cạnh đó cuộc vận động này cũng là cơ hội để các Mạnh Thường Quân khẳng định tên tuổi và

quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình đến đông đảo người tiêu dùng và khách du lịch trong và

ngoài nước đến với TP đầy tiềm năng và thu hút vốn đầu tư số 1 tại Việt Nam hiện nay.

Page 26: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

26 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

2.8. Khách hàng thân thiết của công ty.

2.9. Giới thiệu phòng tổ chức sự kiện.

2.9.1. Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện.

Hiện tại thì phòng event có 10 người bao gồm cả hai cộng tác viên.

Sơ đồ: cơ cấu tổ chức phòng event

Nguồn: thông tin phòng event

Trưởng phòng

Nhân viên ý tưởng Nhân viên thiết kế Nhân viên Cộng tác viên

Page 27: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

27 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

2.9.2. Hƣớng đi của phòng tổ chức sự kiện.

Quý 1: chuẩn bị kế họach + nhân sự + dự báo thị trường và xác định hệ thống khách hàng

tiềm năng ( lãnh đạo tỉnh < hơn 500 doanh nghiệp câu lạc bộ hàng Việt Nam chất lượng cao > +

khách hàng thân thiết ).

Quý 2: bắt đầu sản xuất chương trình + chạy tài trợ + tiếp cận, giới thiệu và khai thác khách

hàng.

Chương trình chuẩn bị dự kiến: lễ hội Thanh Niên ( tháng 3), giải bóng đá doanh nghiệp miền Nam

hướng về 1000 năm Thăng Long, ngày của mẹ, lễ hội thanh niên đồng hành cùng hàng Việt tại Bà

Rịa Vũng Tàu.

Chuẩn bị chương trình cho quý 3.

Quý 3: ưu tiên cho chương trình các tỉnh ( khỏang 3 chương trình ) và thiết lập mối quan hệ

để chuẩn bị chiếm lĩnh thị trường các tỉnh ( Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu,Lâm

Đồng,Bình Thuận…) khai thác các lễ hội, sự kiện lớn trong năm.

Chương trình âm vang miền Đông Nam Bộ hướng 1000 năm Thăng Long – Hà Nội.

Chương trình người Việt Nam đồng hành cùng hàng Việt.

Hợp tác khai thác chương trình trong năm 2010 “ sân vận động thống nhất TP.HCM”

Quý 4: tiếp tục tập trung thị trường TP.HCM + các tỉnh.

Bên cạnh đó: song song với các chương trình phát thảo phòng event sẽ chạy các chương trình

chung của công ty ( bán tài trợ,tài trợ phướn…) và các chương trình nhỏ phát sinh ( hội thảo, tổ chức

biểu diễn, cuộc thi, hội chợ triển lãm…) đưa khách hàng về công ty thi công in ấn, out door, TVC.

Danh sách các khách hàng thân thiết dự kiến tiếp cận trong năm:

1. Công ty sữa Đồng Tâm Nutifood.

2. Kiềm Nghĩa.

3. Clb HVNCLC.

4. Tập đòan FPT.

5. Khóa LLD.

Page 28: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

28 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

6. Công ty điện máy Thanh Bình Tân.

7. Kem đánh răng Hynos.

8. Bếp ga Namilux.

9. Thời trang Foci.

10. PNJ ( vàng bạc Phú Nhuận)

11. Giấy Sài Gòn.

12. Tổng công ty may Việt Tiến.

13. Danh sách khách hàng thân thuộc.

14. Lãnh đạo tỉnh + hiệp hội doanh nghiệp tỉnh ( Bình Dương, Bà Rịa Vũng Tàu, Đồng Nai, Lâm

Đồng, Bình Thuận )

Lý do: đây là những doanh nghiệp lớn, và nhân viên của công ty có mối quan hệ với các doanh

nghiệp này nên sẽ tận dụng mối quan hệ này để làm để biến nó thành lợi thế của công ty.

2.10. Kết quả hoat động kinh doanh trong 3 tháng vừa qua của công ty ( chỉ tính doanh thu tại

trụ sở chính không tính kết quả doanh thu từ xƣởng in ấn).

ĐVT: VNĐ

THÁNG TỔNG THU TỔNG CHI CÒN LẠI

1 598.265.000 620.632.454 -22.367.454

2 283.623.855 353.459.765 -69.835.910

3 135.824.442 194.396.953 -58.572.511

Nguồn: bộ phận kế toán của công ty

Lí do chỉ tính doanh thu trong 3 tháng: Mật Mã tách riêng ra từ Ngọc Việt là vào tháng 1/2010,

tính đến nay thì công ty mang tên là Mật Mã chỉ mới kinh doanh được 4 tháng nên chỉ xét kết quả

kinh doanh khi nó mang tên là Mật Mã chứ không lấy doanh thu của Ngọc Việt.

Page 29: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

29 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Từ khi Mật Mã tách riêng ra khỏi Ngọc Việt để kinh doanh riêng thì tình hình kinh doanh 3

tháng đầu tiên không thật sự khả quan và có chiều hướng giảm. Công ty vẫn có nguồn thu hàng

tháng, nhưng nguồn thu này không nhiều, không điều đặn và nó không thể bù đắp cho phần chi tiêu

về mặt bằng, lương nhân viên…. Phần lớn nguồn thu là từ những hợp đồng nhỏ như: treo phướn,

cho thuê billboard quảng cáo,cung cấp dịch vụ PG cho hội chợ, bán ý tưởng…. trong 3 tháng vừa

qua công ty chưa tổ chức được một chương trình nào có tầm cỡ như khi còn là Ngọc Việt để lấy

tiếng tăm cho Mật Mã, đây là điều công ty nên xem xét lại hướng đi của mình và dịch vụ cung cấp

của công ty có thật sự thu hút khách hàng hay chưa trong quá trình cải cách công ty.

Page 30: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

30 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC

SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY.

3.1. Phân tích 3 chƣơng trình.

3.1.1. Giới thiệu sơ nét về 3 chƣơng trình.

a. Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền : chương trình nhằm giới thiệu chi nhánh

mới của công ty Vững Bền

b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA

Chương trình nhằm giới thiệu sản phẩm mới OGAWA GRAND ( ghế massage không trọng

lực) của công ty OGAWA WORD là một dịp lễ đặc biệt nhân ngày lễ 30/4 và ngày của mẹ 10/5

c.Ngày của mẹ.

Đây là chương trình nhằm tôn vinh những hình ảnh của người mẹ Việt Nam anh hùng và người

mẹ hiện đại ngày nay.

Đây cũng là ngày những người con thể hiện tình cảm thiêng liêng, ý nghĩa nhất cho mẹ

3.1.2. Quy trình thực hiện từng chƣơng trình.

a. Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền

Bước 1: hình thành concept

Mục đích của event: Làm lễ giới thiệu công trình dự án phát triển của quý công ty.

Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút được các ban ngành . lãnh đạo cuả

thành phố đến tham dự chương trình với số lượng là 300 khách VIP.

Đối tượng chính của event: đại diện lãnh đạo thành phố, các nhà lãnh đạo của đối tác, khách

hàng.

Địa điểm: khu công nghiệp Việt Nam- Singapor

Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 6/3/2010

Ngân sách: 200.000.000triệu VNĐ

Page 31: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

31 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: mang tính chất giới thiệu hình ảnh về công ty, cho thấy sự phát

triển của công ty qua việc mở thêm chi nhánh.

Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

- PG đón tiếp khách mời cài hoa cho khách và sắp xếp mời khách vào vị trí chỗ ngồi , mở clip

giới thiệu về công ty và dự án công trinh của công ty.

- Ổn định chổ ngồi cho khách

- Lân sư rồng múa chào khách

- Văn nghệ mở màn lễ động thổ

- MC giới thiệu khách mời và đại biểu

- MC mời đại diện công ty lên phát biểu

- MC mời đại diện cơ quan chính quyền lên phát biểu

- Clip giới thiệu về dự án công trình động thổ

- MC mời đại diện công ty lên trình bày kế hoạch và chiến lượt lâu dài của dự án công trình

- MC mời đối tác của công ty lên phát biểu

- Lân sư rồng múa để kết thúc lễ động thổ và bấm kíp nổ thay cho cắt băng rôn

- MC cám ơn đại biểu quan khách tặng quà và mời khách dùng buffet.

Bước 3: lập kế họach

Thời

gian

Nội dung Chi tiết Nhân sự

23/2 Lên danh sách các khách

VIP + Mật Mã đưa bản

thiết kế thư mời và mô

hình nhà bạt cho công ty

Vững Bền duyệt

Công ty xây dựng Vững Bền

sẽ phối hợp cùng Mật Mã để

lên danh sách các khách VIP

Công ty Vững

Bền phối hợp

cùng với Mật

25/2 Duyệt bản thiết kế + sửa Sau khi bàn bạt xem xét Thiết kế của

Page 32: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

32 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

đổi+ gởi kịch bản chi tiết giữa hai bên để đưa ra mẫu

thiết kế chung

công ty Mật Mã

phối hợp cùng

ban thực hiện

chương trình

của công ty

Vững Bền

25/2-

2/3

Gởi thiệp mời cho khách

VIP + đội hậu cần lo việc

thuê mướn vật dụng cho

chương trình và team

PGs, PBs, ca sĩ, MC, bảo

vệ, xe ủi…+ tổng kết số

lượng khách mời tham gia

chương trình

Công ty Mật Mã sẽ tiến

hành viết danh sách khách

mời và gởi nội dung về

chương trình cho khách

Nhân viên Mật

3/3 Xem tình hình khách mời,

MC, ca sĩ… và có phương

án dự phòng

Lên kế hoạch B phụ trợ nếu

có gì phát sinh

Nhân viên Mật

Mã + Vững Bền

5/3 Tiến hành chuyển vật

dụng trang trí sân khấu ,

nhà vệ sinh để dàn dựng

nhà bạc, sân khấu

Dựng mô hình sân khấu, nhà

bạc cho khách ngồi, nhà vệ

sinh, nhà để xe…

Công ty Mật Mã

+ dịch vụ làm

sân khấu + công

ty Vững Bền sẽ

kiểm tra tiến độ

công việc

6/3 Chạy chương trình Toàn bộ nhân sự

của công ty

Vững Bền +

Mật Mã + công

ty dịch vụ dàn

Page 33: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

33 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.

Vì chương trình diễn ra gấp rút nên hai bên công ty sẽ phối hợp làm cùng nhau.

Mỗi ngày các nhân viên sẽ báo tình hình cho quản lý chương trình, đồng thời bên Mật Mã sẽ làm

việc túc trực với nhân viên quản lý chương trình của công ty Vững Bền.

Bước 5:tiến hành tổ chức.

Công tác

chuẩn bị đón

khách

- Toàn thể nhân viên phụ trách công

tác tổ chức có mặt tại địa điểm tổ chức

lễ.

- Kiểm tra âm thanh lần cuối.

- Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn

đậu xe.

- Kiểm tra lần cuối tất cả các khâu

chuẩn bị.

- Tập trung vào nhân viên vào vị trí theo vị

trí phân công.

- Nhân viên bảo vệ vào vị trí và bắt đầu

nhiệm vụ.

- Bộ phận phục vụ nước sẵn sàng.

- Đoàn lân sư rồng quân nhạc có mặt tại

hiện trường và chuẩn bị sẵn sàng

- Nhân viên lễ tân chuẩn bị đón khách.

Trước 7h

(kiểm tra –lần

1)

Kiểm tra lần

2 lúc 8h

Kiểm tra lần

3 lúc 8h30

Nhân viên Mật

Mã đảm nhiệm

- Nhân viên bảo vệ phụ trách cổng

chào, phụ trách xắp xếp khu vực đậu

xe.

- Nhân viên lễ tân chia thành 4 nhóm

hướng dẫn khách vào vị trí lễ.

Nhóm 1: 6 người: cầm dù đứng gần

cổng chào, che dù cho khách từ khu

vực cổng chào đến khu vực lễ tân

Nhóm 2: 6 người : ở khu vực đoán

8h30-9h30 Lãnh đạo cty

dựng âm thanh

và sân khấu.

Page 34: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

34 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

khách, phụ trách cài hoa cho khách

,hướng dẫn khách cào khu vực lễ.

Nhóm 3: 4 người phụ trách trong khu

vực lễ, hướng dẫn khách đến khu vực

tiệc trà và mời nước cho khách

Nhóm 4: 4 người phụ trách trong

phòng VIP và phục vụ khách trong

phòng VIP

- Trưởng nhóm lễ tân luôn tập trung

cùng với ban tổ chức hướng dẫn nhóm

2 trong việc nhận diện khách VIP

- Nhân viên ban tổ chức luôn ở trong

tình trạng cao độ để có thể hỗ trợ kịp

lúc.

- Đoàn lân sư rồng múa đoán khách và

ở ngay 2 bên cổng chào

* Trình chiếu những thông tin về dự án

ở màn hình plasma

- Nhân viên lễ tân bắt đầu phục vụ.

Các nhân viên phụ trách âm thanh

chuẩn bị sẵng sàng

Chương trình

văn nghệ

chuẩn bị

khai mạc

- Âm thanh văn nghệ

- Chương trình văn nghệ chào mừng:

1. tiết mục mở màng: đất trọn niềm

vui (5 phút)

Trình bày :ca sĩ Thanh Quan và vũ

đoàn Thời Gian.

2. tốp ca: mùa xuân trên tp.HCM hoặc

bức họa đồng quê

** trình chiếu những thông tin về dự

án ở màn hình plasma (âm thanh màn

hình ở chế độ im lặng)

3. đơn ca: ngày dễ thương

Thể hiện: ca sĩ Hồng Mơ

4. tốm ca nữ : xuân chiến khu

Tùy theo tình hình cụ thể để chương

trình ca nhạc có thể hoặc ngừng theo

8h30-9h30

Page 35: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

35 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

yêu cầu của lãnh đạo cấp trên và lãnh

đạo của công ty

- Nhân viên lễ tân phục vụ teabreak

cho quan khách trong suốt quá trình

diễn ra văn nghệ

- Trưởng ban lễ tân và ban tổ chức xác

nhận lại danh sách khách VIP đưa cho

MC

- Trước khi khai mạc lễ lãnh đạo công

ty vào phòng VIP mời các vị khách

VIP ra khu vự lễ để chuẩn bị khai mạc

lễ

Lễ khai mạc - Các nhân viên lễ tân ổn định đội hình,

rút dần vào khu vực lễ tân, chỉ tiếp tục

cử 4 nhân viên lễ tân ở lại đón khách

đến trễ.

- MC mời quan khách thực hiện nghi

thức chào cờ.

MC mời quan khách ổn định để chuẩn

bị khai mạc buổi lễ.

1. Đội trống múa trống chào mừng khai mạc

buổi lễ

2. Đoàn ca múa thiếu nhi tp.HCM múa chào

mừng buổi lễ.

3. Đoàn trống ếch thiếu nhi đánh trống chào

mừng khai mạc buổi lễ đi từ dưới lên sân

khấu và tỏa đều ra hai bên trước sân khấu.

- Các em thiếu nhi tặng hoa cho khách VIP

đến tham dự lễ, đồng thời MC bước ra sân

khấu và gởi lời chào đến toàn thể quan

khách có mặt tại buổi lễ.

- MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu

(danh sách giới thiệu đại biểu đi kèm)

9h-9h30p

9h-9h5p

9h5-9h10p

9h15-9h20p

9h20-9h25p

9h25-9h30p

Sau phần giới

thiệu đại biểu

quân nhạc dạo

chào mừng các

vị khách VIP

Phần phát biểu MC giới thiệu ban giám đốc lên phát

biểu.

Nghi thức thực

hiện khởi công

Nhân viên lễ tân đứng sẵn ở khu vực

khởi công, chuẩn bị sẳn găng tay và

mời khách VIP đền khu vực khởi công

để chuẩn bị

Page 36: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

36 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

MC hướng dẫn các vị đại biểu thực

hiện nghi thức khởi công..

(quân nhạc, pháo hoa kim tuyến, lân

rồng, các xe cơ giới đều sẳn sàng khi

nghe hiệu lệnh của MC thì tất cả cùng

hoạt động.

Kết thúc chương

trình

MC đọc lời kết

Tiệc chiêu đãi Quan khách dự tiệc tại khu vực tiệc,

kết thúc tặng quà và tiễn khách

Thời gian có thể thay đổi, thông thườg chuyển dịch từ 10-15p do phát biểu của lãnh đạo cấp trên do

vậy thời gian có thể kéo dài hơn dự kiến.

Bước 6: kết thúc.

Vì chương trình diễn ra ngoài thành phố nên mọi vật dụng cho chương trình sẽ được thuê xe chuyên

chở. Đến 12g thì chương trình sẽ kết thúc , sau đó khi 12h30 thì bắt đầu dọn dẹp và bàn giao lại cho

công ty dịch vụ âm thanh – ánh sáng.

Bước 7:đánh giá

Tuy trong một thời gian ngắn nhưng chương trình đã diễn ra tốt đẹp, tuy số lượng khách mời đến

ít hơn 300 khách như dự tính số lượng khách mời trong phần thiệp mời, nhưng trong quá trình chạy

chương trình không có những sự cố gì phát sinh như: thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiếu nước uống

…khi chương trình diễn ra ngoài trung tân thành phố

b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA

Bước 1: hình thành concept

Mục đích của event: ra mắt sản phẩm mới, tìm kiếm nguồn khách hàng mới

Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: bán được 1.000.000.000 VNĐ trong thời gian sự kiện

diễn ra từ 15/4-11/5

Địa điểm: tại trung tâm thương mại PARKSON FLEMINGTON, 182 Lê Đại Hành, quận 11

Thời gian diễn ra sự kiện: từ ngày 23/4 đến ngày 9/5 đặc biệt từ 18h đến 20h30 ngày 29/4,

chương trình ra mắt sản phẩm mới.

Ngân sách: 110.000.000 đ

Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: chương trình giới thiệu sản phẩm mới.

Page 37: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

37 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

Bước 4: lập kế họach

Thời gian Thời gian

thực hiện

Nội dung Chi tiết

thực hiện

Ghi chú Đánh giá Yê cầu

hỗ trợ

15/4-

16/4

Triển khai

kế hoạch truyền

thông trên báo

chí đợt 1

Chuẩn bị thông tin về

chương trình,booking

các trang báo sẽ

thực hiện

Báo thanh

niên, tuổi

trẻ

Thông tin về sản

phẩm và danh mục

các sản phẩm

khuyến mãi

16-

23/4

Kế hoạch gởi

thư mời đến các

đối tượng khách

hàng tiềm năng

Thư mời trực tiếp,

mối quan hệ và lượng

khách hàng hiện có

của công ty

Tập trung vào

phân khúc

khách hàng của

Ogawa

Nhận thông

tin từ các

trang báo đã

đăng tin

Ngày

20/4

Tổ chức hướng dẫn

thông tin sản phẩm

của Ogawa đến

team PG thực hiện

chương trình tại

showrom (23-5/5)

Cung cấp thông tin về

công ty và sản phẩm

Công ty Mật

Mã sẽ hướng

dẫn cho PG về

cách thức giao

tiếp, đi đứng

theo yêu cầu

Ogawa chuẩn bị nội

dung và địa điểm

Page 38: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

38 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

cuả Ogawa

23/4-

8/5

Triển khai chương

trình tại showrom

Lê Đại Hành

Team PG mời khách,

hướng dẫn khách vào

tham quan và sử dụng

thử sản phẩm của

Ogawa, thu thập

thông tin khách

hành,và phát thư mời

cho chương trình

ngày 29/4

Khách được

mời và

Khách tham

quan tại Pakson

Báo kết quả

vào cuối

ngày và so

sánh với

khác hàng

dự kiến

Xin phép Pakson về

vị trí thuận lợi để

PG mời khách tham

quan chương trình

23/4 Tiếp tục triển khai

kế hoạch truyền

thông lần 2

Thông tin về chương

trình và những sản

phẩm công ty giảm

giá và chương trình

khuyến mãi

BáoThanh Niên

và báo Phụ

Nữ Việt Nam

Phối hợp trong công

tác thư mời để thu

hút khách hàng hiện

có của Ogawa cho

chương trình ngày

29/4

25/4 Hoàn tất khâu

chuẩn bị chương

trình

PG chương trình, hậu

cần, nhân lực, địa

điểm, khách mời, báo

đài

Phối hợp và hỗ trợ

về điạ điểm và

khách mời Ogawa

27/4 Kiểm tra công tác

chuẩn bị

29/4 Tổ chức chương

trình

Kịch bản chi tiết đính

kèm sau (trước ngày

23/4)

11/5 Họp đánh giá và

rút kinh nghiệm

sau chương trình

Đăng bài báo tổng kết

chương trình

Page 39: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

39 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Bước 5: tiến hành tổ chức.

Thời gian Nội dung

chương trình

Chi tiết Ghi chú

18h30-

18h55

Đón khách

Lãnh đạo OGAWA + Mật Mã

đón và mời khách VIP

PG bố trí 2 hàng tại cầu

thang

để chào và đón khách

19h Khai mạc Lời đầu tiên xin cho phép MC Ngọc Hương

gửi lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng

đến

quý vị Lãnh đạo Tập đoàn OGAWA, TTTM

Parkson,

Cty Truyền thông Mật Mã, Quý báo đài và

toàn thể

quý quan khách tham dự trong chương trình

" Lễ ra mắt …." Trong hôm nay.

Kính thưa quý vị Tập đoàn OGAWA ra đời

vào năm 1996 với mục tiêu đơn giản giúp

mọi người đạt được một lối sống tốt hơn

và lành mạnh hơn. Sau 10 năm làm việc

chăm chỉ và với sự hỗ trợ và khuyến khích

từ phía khách hàng,tập đoàn đã thành

công trong việc được nêu tên trên

thị trường chính của Bursa Malaysia

trong năm2007. Từ đó đến nay, 150 cửa

hàng Ogawa đã có mặt tại 26 thành phố của

9 quốc gia bao gồm Malaysia, Singapore,

Indonesia, Australia, Trung Quốc, Hong Kong,

Việt Nam,Myanmar và Các Tiểu Vương

Quốc Ả Rập. Tập đòan Ogawa không

chỉ tham gia vào việc phân phối và bán các

danh sách lãnh đạo

tập

đoàn Ogawa, khách

VIP,

Công ty

TT Mật Mã, Báo đài…….

Page 40: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

40 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

thiết bị y tế và sức khỏe, chúng tôi cũng để

tâm rất nhiều vào việc Thiết kế & phát triển

sản phẩm. Hôm nay, tất cả chúng tôi tại

Ogawa rất vui mừng giới thiệu một sự đổi

mới lớn từ Ogawa - máy Massage sang

trọng “không trọng lực” lần đầu tiên có mặt

trên thế Giới....Và đến tham dự Lễ ra mắt

ngày hôm nay chúng tôi xin trân trọng

giới thiệu ông ( Danh sách đính kèm).....Để

khai mạc buổi ra mắt ngày hôm nay xin

trân trọng kính mời Ông ( ) lãnh đạo tập

đoàn OGAWA lên phát biểu khai mạc,

kính mời Ông ( Dịch Tiếng Anh)...

19h10 –

19h15

Phát biểu

Lãnh đạo

OGAWA

Bài phát biểu ( MC dịch sang tiếng Việt)

MC dẫn: Xin chân thành cám ơn Ông ( Tiếng

Anh)

Chuẩn bị bài phát biểu,

bài dịch CTV + MC

đứng dưới sân khấu

dịch bài thuyết trình.

19h20- 19h40 Giới thiệu

sản phẩm mới

MC dẫn: Kính thưa quý vị

Để hiểu hơn về sản phẩm mới, độc đáo và

tiện ích này xin kính mời quý vị hướng lên

màn hình để theo dõi clip giới thiệu….Kèm

theo lời thuyêt trình từ nhân viên phụ trách

sản phẩm từ quý công ty OGAWA

Bộ phận kĩ thuật

chuẩn bị Clip,

Nhânviên OGAWA

thuyết trình sản phẩm

19h45- 20h10 Chương trình

bốc thăm

trúng thưởng

+Gameshow

MC mời 1 vị khách lên sân khấu dùng thử

sản phẩm và phỏng vấn về ý kiến người dung

MC dẫn: tiếp tục là chương trình rút thăm

may mắn của "Lễ ra mắt…" ngày hôm nay.

Quý công ty

OGAWA chuẩn bị

sản phẩm và quà tặng

cho khách tham gia.

Page 41: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

41 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

về sản phẩm

OGAWA có

phần thưởng

Bước 6: kết thúc.

Chương trình kết thúc vào lúc 21h, sau đó 21h15 bộ phận hậu cần dọn dẹp và trao trả thiết bị lại cho

trung tâm , và bàn giao lại khu vực trưng bày cho Ogawa.

Bước 7: đánh giá

Trong quá trình chương trình diễn ra thì tốt đẹp nhưng hiệu quả PR cho chương trình không cao,

vì doanh thu và số lượng khách đến tham dự chương trình không đúng như bên công ty Ogawa đặt

ra.

c. Ngày của mẹ.

Bước 1: hình thành concept

Mục đích của event:

- Mừng ngày giải phóng miền Nam 30/4, nhớ ơn các bà mẹ đã một đời hy sinh vì quê hương

đất nước. Chương trình với các họat động thăm hỏi, tôn vinh những chiến công của các bà mẹ Việt

Nam anh hùng cho độc lập và cuộc sống hôm nay.

- Mừng ngày của mẹ (10/5 ) ngày lễ của những người con nhớ đến mẹ với tấm lòng biết ơn sâu

sắc.

- Chương trình cảm ơn mẹ mong muốn là cầu nối để những người con bày tỏ tấm lòng và sự

biết ơn dành cho mẹ bằng những việc làm thiết thực nhất.

- Thể hiện hình ảnh những mẹ xưa và nay: hình ảnh bà mẹ Việt Nam anh hùng, và người mẹ

ngày nay. Làm nổi bật lên nét đẹp truyền thống của người phụ nữ Việt Nam.

- Là dịp để mọi người là con thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ, bằng mỗi việc làm

thiết thực nhất trong ngày 10/05.

Page 42: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

42 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

- Kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê, những người doanh nhân thành đạt

không dành nhiều thời gian cho gia đình.

Mục tiêu đánh giá hiệu quả của event: thu hút được sự quan tâm của các doanh nghiệp trong

họat động tài trợ cho chương trình, và học sinh-sinh viên tham gia thiết kế hình ảnh về mẹ,sự chia sẽ

của những người con dành cho mẹ.

Đối tượng chính của event: tất cả thành phần quan tâm đến chương trình, học sinh, sinh viên,

công nhân, viên chức…

Địa điểm: nhà hát Hòa Bình

Thời gian diễn ra sự kiện: 20h ngày 10/5.

Ngân sách: 2.100.000.000đ

Đặc tính sản phẩm và dịch vụ

Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

Là một chuỗi sự kiện gây sự chú ý đến tầng lớp xã hội, học sinh, sinh viên, công nhân viên

chức.

Với những nội dung chương trình được mắc xích, với những nội dung mà bao người con

muốn dành tặng cho mẹ trong ngày đặc biệt này.

Sử dụng các phương tiện truyền thông hiện nay để tuyên truyền cho chương trình.

Xây dựng lại các hình ảnh mẹ xưa và nay, hình ảnh bà mẹ Việt Nam anh hùng, người mẹ hiện

đại ngày nay. Làm nổi bật vẻ đẹp truyền thống của người phụ nữ Việt Nam. Hỗ trợ thực hiện một số

mòn quà ý nghĩa độc đáo mang đậm tính nhân văn cao dành cho mẹ.

Tổ chức một đêm đại nhạc hội để tôn vinh những tình cảm cao đẹp nhất. Và qua đó kêu gọi

quyên góp từ thiện giúp đỡ những người mẹ còn nặng gánh trong cái nghèo vất vả lo toan cho con

cái ăn học, đặc biệc là những bà mẹ già sống neo đơn đầy khó khăn.

Chương trình cuộc thi “ thiết kế poster cho ngày của mẹ”

Là cuộc thi dành cho các designer chuyên và bán chuyên thiết kế poster chào mừng dành cho “

ngày của mẹ” , poster này sẽ được sử dụng trong chương trình. Nó cũng là một hình thức PR cho

Page 43: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

43 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

chương trình. Hơn thế nó sẽ thể hiện được chương trình này mang lại ý nghĩa cao đẹp: ngày của mẹ

là ngày chung của mọi người thể hiện tình cảm dành cho mẹ. Chương trình được đăng tin trên kênh

zing.vn và kênh 14.vn

Chương trình “ phóng sự cảm nghĩ về ngày của mẹ” từ ngày 20/4 đến ngày 28/4/2010

Phỏng vấn các tầng lớp nhân dân trong thành phố, trên đường đi, các cơ quan, trường học, cảm

nghĩ của mỗi người về ngày 10/5- ngày lễ của mẹ, chia sẽ những tâm tình của mỗi người con dành

cho mẹ, nói lên những ước muốn, những món quà dành tặng mẹ trong ngày này, đây là cơ hội cho

những người con xa nhà gởi lời chúc tốt đẹp nhất dành cho mẹ mình, là cầu nối tâm tình cho những

người con xa nhà. Ngòai ra còn truyền tải được tình thương của những người mẹ tới những trại trẻ

mồ côi.

Chương trình “ hình ảnh của mẹ” ngày 12/04-28-04

Chương trình được phối hợp cùng các đơn vị trường đại học và trung học trên tòan thành phố,

nhắm đến đối tượng là học sinh – sinh viên. Chụp và thiết kế hình ảnh về mẹ qua các thời đại để

đánh bật vẻ đẹp cao sáng của người mẹ Việt Nam. Ngày 10/5 sẽ triển lãm ảnh về mẹ ( các bài dự

thi) tại nhà hát Hòa Bình.Với mục đích thể hiện hình ảnh người mẹ của mỗi người khác nhau, có

những vẻ đẹp khác nhau, hơn thế còn là sự so sánh hình ảnh của những bà mẹ xưa và ngày nay,

nhằm hướng đến đại lễ 30/4 với hình ảnh các bà mẹ Việt Nam anh hùng.

Chương trình “ cảm ơn mẹ” ngày 25/04/2010

Thăm hỏi và tặng qùa cho các bà mẹ Việt Nam anh hùng.

Ghi hình hoạt động thăm hỏi 3 gia đình các bà mẹ tiêu biểu và phát lại trong đêm tôn vinh mẹ.

Nhà tài trợ cùng tham gia trong chuyến đi và phát biểu trong phóng sự.

Chương trình “ kết hoa bay” ngày 09/05/2010

Tiết mục được ghi hình và đưa tin trên đài HTV, kết thúc là hình ảnh 1005 bong bóng thả bay

trên bầu trời biểu trưng cho lòng yêu thương của người con gởi đến mẹ. Các tiết mục biểu diễn văn

nghệ của các em thiếu nhi ở các nhà văn hoá các quận, phần tăng quà của các em nhỏ dành cho mẹ.

Chương trình “ chào mừng ngày của mẹ” ngày 10/5/2010

Page 44: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

44 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Chương trình nghệ thuật tổng hợp các họat động mang ý nghĩa tôn vinh các bà mẹ trong ngày xưa

và ngày nay:

- Hát ca ngợi về mẹ

- Giao lưu với các bà mẹ Việt Nam anh hùng tiêu biểu và các bà mẹ tiêu biểu của cuộc sống

ngày nay.

- Hài kịch mang nội dung tình yêu thương bao la, luôn hy sinh tất cả dành cho con.

- Hát dân ca về mẹ.

- Phát lại phóng sự nhanh về mẹ và chuyến đi thăm hỏi các mẹ Việt Nam anh hùng.

- Đấu giá áo chiến sĩ mẹ vá.

- Clip phóng sự và tâm tình đối với mẹ của những người thực hiện chương trình.

Bước 3:lập kế họach

Ngày 22/3 đăng thông tin của chương trình “ thiết kế poster ngày của mẹ “ trên zing.vn và

kenh 14.

Ngày 12/4 đưa thông tin về chương trình đến các trường để vận động các sinh viên học sinh

tham gia nội dung chương trình như một cách PR đến khối lượng học sinh – sinh viên và người dân

trên toàn thành phố.

Ngày 17/4 tổ chức họp báo nội dung chương trình với báo chí và công chúng, nhằm mục đích

quảng bá chương trình một cách chính thức trước mặt các phương tiện thông tin đại chúng, xác

nhận vai trò tổ chức và bảo vệ bản quyền nội dung tổ chức chương trình của công ty Mật Mã. Trao

giải, chọn ra mẫu poster chính của chương trình “ thiết kế poster ngày của mẹ”

Ngày 18, 19/4 đưa thông tin lên các báo giấy như: hội Phụ Nữ, Tuổi Trẻ, Nữ Doanh Nhân Sài

Gòn thiếp thị và các báo online như: dantri.com.vn, vnexpress, zing.vn...Là một hình thức truyên

truyền đánh bóng chương trình.

Ngày 20/4 làm chương trình phóng sự, đây cũng chính là hình thức tự quảng bá chương trình

Page 45: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

45 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Ngày 2/5 treo băng rôn trên các trục đường thành phố đặc biệt các trục đường chính có mật

độ dày đặc hơn.

Ngày 3/5 phát phóng sự trên các đài như: HTV9, VTV9, các đài kỹ thuật số. Phát sóng chính

vào các ngày 3-5-7/4 và phát lại ở các ngày 4-6-8/5

Ngày 5/05 tổ chức triển lãm hình ảnh về mẹ với những tác phẩm dự thi xuất sắc nhất.

Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát.

Trước hết thì đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ chạy tài trợ từ đầu tháng 3 đến đầu tháng 5. Nhưng

hiện tại thì đến đầu tháng 5 vẫn chưa có doanh nghiệp nào đứng ra tài trợ độc quyền cũng như tài trợ

chính cho chương trình. Nên xem như chương trình bị hủy.

Bước 5: tiến hành tổ chức.

Bước 6: kết thúc.

Bước 7:đánh giá

3.1.3 Đánh giá kết quả từng chƣơng trình.

a. Lễ động thổ của công ty Vững Bền

Chương trình này chạy thành công được 90% là do số lượng khách mời không đến đúng như trong

bảng kế hoạch đã đề ra. Nhưng trong tất cả các giai đoạn chạy chương thì không có vấn đề trục trặc

gì đáng tiếc xảy ra.

b. Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty Ogawa

Trong quá trình thực hiện chương trình đã gặp rất nhiều trục trặc trong vấn đề chậm thiết kế thư mời,

duyệt thư mời, và gởi thư mời cho khách hàng, chất lượng trang báo đăng thông tin cũng không đẹp,

hình ảnh tờ rơi in ra bị nhòe màu không đúng như trong bảng thiết kế…. Tuy chương trình ra mắt

sản phẩm mới đã diễn ra tốt đẹp nhưng kế hoạch PR cho chương trình thì không đạt đến tiêu chuẩn

sau khi đánh giá qua số lượng người đến tham dự chương trình. Vấn đề thứ hai là thời gian diễn ra

chương trình là vào tối 29/4, đó là thời điểm không thích hợp vì khi đó mọi người rời thành phố để

đi du lịch nên số lượng khách mời trong và sau chương trình đến tham quan tại Pakson không nhiều.

Nên hiện tại chỉ tiêu đưa ra về doanh số và số lượng người biết đến chương trình không nhiều.

Page 46: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

46 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

c. Ngày của mẹ.

Đây là một chương trình lớn và có ý nghĩa , hoạt động PR mạnh, rất nhiều doanh nghiệp biết đến

chương trình, nhưng không có doanh nghiệp nào dám bỏ một số tiền lớn ra đầu tư cho một công ty

chưa có danh tiến trên thị trường, dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp e dè trong vấn đề tài trợ, nên

chương trình không thể chạy dù đã có sự bảo trợ của hội Phụ Nữ.

3.2. Đánh giá kết quả tổng thể và bài học kinh nghiệm cho quy trình tổ chức sự kiện của

công ty.

Trong thời gian qua công ty có chạy một số chương trình nhưng phần lớn những chương trình này là

chương trình nhỏ.Và những chương trình này được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, đối với

những chương trình này khách hàng đòi hỏi công ty Mật Mã phải PR tốt cho chương trình của họ,

nhưng nhìn chung thì Mật Mã không thật sự mạnh trong vấn đề PR cho khách hàng mà điểm mạnh

của công ty là tổ chức event. Bên cạnh đó công ty có thực hiện một số chương trình vận động tài trợ

kết hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ và hội Phụ Nữ và phần lớn những chương trình này là những

chương trình lớn nên xét ra quy mô của công ty Mật Mã vẫn ở trong tầm thấp nên không thể tự

đứng ra vận động tài trợ. Nên trong thời gian sắp tới tốt nhất là công ty nên PR hình ảnh của công ty

mình và chạy một số chương trình theo yêu cầu của khách hàng, để có mối quan hệ thân thiết với họ.

Khi đã đủ tiềm lực mạnh thì hướng sang mảng vận động tài trợ những chương trình lớn. Và khi chạy

chương trình tốt nhất là nên có một danh sách những thứ cần chuẩn bị để tránh tình trạng thiếu, hay

làm chậm tiến độ công việc vì không lường trước những chuyện có thể xảy ra.

Page 47: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

47 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HÒAN THIỆN QUY TRÌNH TỔ

CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY.

Tham khảo tài liệu:

1. PR in Practice – Lê Tiến Thành

2. Tài liệu Event và PR của thầy Đinh Tiên Minh

3. Kỹ năng tổ chức sự kiện – TS Lưu Kiếm Thanh

4. Tổ chức sự kiện - PGS TS Lưu Văn Nghiêm

Bước 1: Hình thành concept

a. Mục đích của event

Tùy theo từng nội dung chương trình, lọai hình của chương trình… khi đó mục đích của event sẽ

khác nhau.

Có một số chương trình mang tính từ thiện của một công ty hay của hội ( hội Chữ Thập Đỏ, hội

Phụ Nữ), thì khi đó mục đích của event lại mang tính từ thiện. Nhưng hiện nay khi làm các hoạt

động từ thiện các doanh nghiệp mong muốn chỉ mang ý nghĩa từ thiện và không thích hình thức vừa

từ thiện và vừa quảng cáo như gắn logo của công ty mình trên những chiếc túi

để mang đi tặng quà với tính nhân đạo. Chính vì thế mà dù mang tính nhân đạo nhưng mục đích

của event có hướng lệch lạc (theo góp ý của các công ty khách hàng).

Page 48: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

48 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Để tránh tình trạng này khi làm các chương trình mang tính từ thiện theo yêu cầu của công ty, thì

phải xem công ty đó có mong muốn làm PR cho mình ở cấp độ nào, và nên tìm hiểu nhu cầu của các

doanh nghiệp khi tham gia làm hoạt động từ thiện.

Còn đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng, thì tùy theo tính chất và yêu

cầu của họ thì mục đích của event nên theo yêu cầu đó.

b. Mục tiêu

Mục tiêu đặt ra là phải nằm trong khả năng có thể, và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khó mà cân đo

được những kết quả mà họat động này mang lại cho danh tiếng của công ty trong một thời gian

ngắn, cần đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến để chúng ta có thể đánh giá được hiệu quả

công việc sắp tiến hành.

Và với bất kỳ một chương trình event nào diễn ra thì công ty luôn phải đặt ra câu hỏi đầu tiên là:

mục tiêu lợi nhuận của công ty thông qua sự kiện này là gì? Đó là mục tiêu xây dựng quan hệ hay

mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội… khi đó công ty sẽ có hướng đi đúng đắn hơn trong quá trình lên kế

họach.

c. Đối tượng chính của event.

Khi tổ chức một sự kiện cần phải lên kế họach chi tiết cho những họat động của mình nhằm thu hút

đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng

để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Chúng ta cần phải biết rõ khách hàng của

mình là ai và những thông điệp gì mà nội dung của chương trình muốn truyền tải đến họ. Chính vì

thế mà ta phải xác định số lượng những khách hàng mà sự kiện thu hút được ( kể cả khách hàng tiềm

năng).

d. Địa điểm.

Chúng ta nên dựa vào thông điệp cuả sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm

truyền đạt thông điệp đó đến công chúng.

Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa đựơc tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số

lượng khách mời dự tính không?

Page 49: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

49 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Và âm thanh , ánh sáng, có thể chuẩn bị theo đúng yêu cầu của sự kiện hay không? Dung lượng âm

thanh, ánh sáng có ảnh hưởng đến người dân xung quanh?

Vị trí có phù hợp không? ( khỏang cách gần / xa)

Mỹ thuật cảnh quan có phù hợp với hoàn cảnh sự kiện kiện hay không?

Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?

Nhà vệ sinh, giữ xe, đổ rác, thu gom rác…ở đâu, như thế nào, khi nào….?

Đó là những điều mà khi chọn đại điểm ta cần phải cần nhắc là tiềm hiểu kĩ khi kí kết hợp đồng thuê

địa điểm.

e. Thời gian diễn ra sự kiện.

Kiểm tra chính xác thời gian diễn ra sự kiện: cần phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất kỳ dịp

lễ, ngày nghỉ nào hay không, cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao

nổi bật, thu hút người xem. Nên sớm chuẩn bị cho sự kiện: một khỏan thời gian rộng rãi để thực hiện

sự kiện sẽ hạn chế được rất nhiều rủi ro có thể xảy ra khi mà ta còn có thời gian để sữa chữa nó.

f. Ngân sách.

Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế

hoạch.

Xác định được mục tiêu phấn đấu

Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân

tíchdữ liệu qua các năm trước

Xác định được lượng vốn và nguồn vốn

Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia

g. Đặc tính sản phẩm và dịch vụ

Mỗi chương trình điều nên có một ý tưởng mới lạ để thu hút người tham dự , đó là điều cần thiết. Và

khi làm chương trình thì phải nên chú ý xem loại hình của chương trình này là gì để khi đó cách tổ

chức thích hợp.

Page 50: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

50 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Bước 2: Thiết kế sự kiện

Để thiết kế được một chương trình phải tìm hiểu thông tin của khách hàng và phải nắm bắt đựơc tâm

lý của họ để biết họ nghĩ gì và muốn gì làm gì cho chương trình, đó là cách thức để đưa ra một bảng

thiết kế hoàn hảo vì đôi khi ta có ý tưởng rất hay nhưng kinh phí thực hiện chương trình lại quá cao

không phù hợp với tài chính hiện tại của công ty khách hàng, hay đôi khi khách hàng cảm thấy ý

tưởng này không phù hợp trong thời gian hiện tại của công ty.

Không nên phô trương hết những ý tưởng mình có một cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình

trạng ăn cắp ý tưởng như hiện nay.

Đối với một chương trình event thì hình thành một ý tưởng hay là điều rất quan trọng, và trong ý

tưởng đó phải có một điểm nhấn. Và để đạt được điểm nhấn đó phải bao gồm ba điều là: thăng hoa

nghệ thuật + chuyển tải chủ đề + tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, đó là điều cần thiết hình thành nên

một ý tưởng hay.

Trong đó thăng hoa trong nghệ thuật sự kiện – quảng cáo là nguồn cảm hứng cho việc sáng tạo ý

tưởng và nó còn phụ thuộc vào cảm xúc thực tế.

Vì khi tiếp nhận nghệ thuật, con người dễ bị lôi cuốn vào những cảm xúc ấy. Mặt khác, nghệ thuật

lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế nó dễ dàng hoà nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao

hơn, tinh vị hơn. Nghệ thuật tạo ra một hướng toàn vẹn và ý tưởng cởi mở cho tất cả những vấn đề

liên quan. Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo được nâng cao và ứng dụng hiệu quả cao hơn. Âm nhạc,

thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một buổi diễn thuyết phục cho khách

mới.

Cảm xúc thực tế của một người làm event là những hành động thể hiện – những biểu tượng đặc

trưng và những câu chuyện mang tính trườu tượng, tất cả điều phải mang đến cho mọi người những

cảm xúc khó phai trong lòng và tất nhiên điều phải liên quan đến thông điệp của sự kiện đó. Sau đó

kết hơp những điều đó với nghệ thuật để mang lại hiệu quả cảm xúc cao trong sự kiện khiến cho

những người khách tham gia luôn mang tâm trạng chờ đợi – hào hứng - ấn tượng trong sự cảm nhận

của bản thân và khi ra về vẫn mang điều gì đó dư âm trong lòng.

Page 51: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

51 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Đối với chuyển tải chủ đề thì nên dùng những hành động trong đời sống thực tế thay thế cho ý

nghĩa thông điệp sự kiện. Nếu thông điệp mang ý nghĩa là cảm ơn khách hàng thì hành động thể hiện

cho sự cảm ơn là có thể: tặng thiệp – mời ăn uống hay một món quà.

Tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng: để tiềm hiểu những nhu cầu của họ, hãy cho cái người khác cần –

chứ đừng cho cái mình có.

Đối với những chương trình làm theo yêu cầu của khách hàng ta cần có những biểu tượng đặc

trưng để thể hiện cho thông điệp cuả công ty. Những câu chuyện trù tượng: để làm tôn vinh thêm ý

nghĩa của các biểu tượng.

Những câu chuyện trừu tượng tượng trưng cho việc thiết kế trang trí cho khán phòng từ việc xuất

phát của biểu tượng đặc trưng ( 2 vấn đề này thường đi đôi với nhau).

Ý tưởng hay chưa đủ làm nên một event thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoa nhờ vào nghệ

thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu , âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện

ảnh kết hợp tất cả các thế mạnh trên vào với nhau trong một kịch bản hấp dẫn, để event đạt được hiệu

quả cao nhất trong cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phục nhất.

Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng của họ được tôn vinh. Vì vậy để chuyển hóa nghệ thuật

trong event, nó phụ thuộc vào rất nhiều cái tài của người tổng chỉ huy, event đựơc nghệ thuật hóa là am

hiểu nhiều lọai ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, và cuối cùng là thực hiện nó

một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết kiệm.

Bước 3: Lập kế họach

Khi lập kế hoạch PR cho chương trình thì nên chú ý đến thời gian , để mọi người biết đến và chú ý

đến sự kiện, thì nên thông báo trước cho họ trong một thời gian nào đó. Khi thông báo đến người

tham dự trong thời gian sớm, khả năng họ sẽ tham dự cao.

Kế hoạch chi tiết chương trình phải ghi rõ: cách thực hiện như thế nào, có những trò chơi gì,

triển khai như thế nào, những họat động nào tương tác với nhãn hàng, cách thức thực hiện công

việc của nhân sự trong chương trình.

Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau:

- Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?

Page 52: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

52 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

- Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?

- Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?

- Ngày giờ tiến hành?

- Ngày nào bắt đầu gởi giấy mời?

- Tổ chức cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng

các công việc đang được triển khai

Nên sử dụng phương tiện tuyên truyền quảng bá kết hợp : phát cataloge, xây dựng phòng tham

quan, triển lãm..sự tham gia của các cơ quan thông tin: truyền hình, báo chí. Thống nhất và yêu cầu

các công việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện. Trên cơ sở thông tin đó, lên

hạng mục công việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù, thiết kế mặt bằng khu vực…. cho

khách hàng xem qua.

Để chạy một chương trình event thì cần rất nhiều nhân lực, khi đó công ty phải có kế hoạch nhân

sự cụ thể cho từng người có thể thuê nhân sự bên ngòai là các bạn cộng tác viên. Nhưng chỉ nên giao

những công việc mang tính chất nhỏ, và trong quá trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp

lại thông tin, người trưởng nhóm này nên là nhân viên cuả công ty.

Nên sắp xếp công việc của từng người phù hợp với năng lực của họ, tránh tình trạng một người thì

quá ôm đồm nhiều công việc làm không hết, cuối cùng thì mọi việc không đến đâu làm chậm tiến độ

công việc.

Nên chú ý các khoản thời gian như: thời gian tối thiểu gởi mail hàng lọat là ít nhất 48 giờ trước

event.

Thông cáo báo chí: 1 đến 2 tuần

Thông cáo báo chí cho báo giấy: 4 đến 6 tuần

Lập 1 web: 3 đến 4 tuần

Poster, ban rol: 2 đến 4 tuần

Tờ rơi: 4 tuần

Gởi thư: 1 đến 2 tuần

Page 53: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

53 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Print ad,tvc: 6 đến 8 tuần.

Để tránh áp lực về thời gian:

Làm từng bước một: sắp xếp thứ tự công việc cần làm theo một danh sách cụ thể và chi tiết. Làm

từng công việc một theo từng bước và kiểm sóat chặc chẽ công việc về thời gian để hoàn thành công

việc đó đúng tiến độ, sau đó sẽ làm công việc tiếp theo. Cách này có thể kiểm soát đựơc về mặt thời

gian và tiến độ công việc một cách chặt chẽ.

Làm song song: những việc gì có thể làm song song thì ta làm song song cùng một lúc. Thường thì

những công việc không liên quan gì đến nhau thì ta có thể sắp xếp làm cùng một lúc để rút ngắn thời

gian như dàn dựng sân khấu và viết thiệp mời.

Kết hợp cả hai phương án trên: trong từng giai đọan cụ thể có thể có những việc cần thực hiện cùng

lúc tuy nhiên có những giai đọan quan trọng cần có sự chi tiết tỉ mỉ và đầu tư nhiều thời gian và

công sức.

Phải lên một bảng kế họach B, để đối phó những việc bất ngờ xảy ra. Nếu không có kế họach dự

phòng thì kế hoạch chính có thể sẽ bị phá hủy trong chốc lát.

Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến các cơ quan báo chí nó giúp chúng ta có thời gian để chuẩn

bị và đồng thời cũng để khẳng định bản quyền của chương trình.

Lên một ngân sách để quảng bá cho event càng sớm thì càng mở ra nhiều cơ hội, với một ngân sách

cho phép có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio, hay TV, sản xuất brochure, poster, gửi mail

trực tiếp…tuy rằng có nhiều tùy chọn có việc quảng bá miễn phí nhưng nên hạn chế vì chúng ta

không kiểm soát được thời gian và nội dung của thông điệp.

Cần phải lên kế hoạch cho thư mời: thư mời có chuẩn như thế nào, nội dung ra sao, hình thức như

thế nào, gởi vào thời gian nào, cho ai? Tất cả những điều trên điều cần phải xem xét và đưa ra duyệt

với khách hàng.

Khi gởi bảng kế hoạch cho khách hàng thì ngoài thời gian và công việc cần làm thì cần kèm bảng

chi phí ( không cần quá chi tiết) nhưng nó phải bao gồm những hạn mục cần thiết cho chương trình

và một bảng thiết kế sân khấu khung cảnh bên trong cũng như bên ngoài khu vực diễn ra chương

trình cho khách xem thử, qua đó thấy được sự chuyên nghiệp, quan tâm của công ty đối với chương

trình của khách hàng tạo cho họ một sự thiện cảm.

Page 54: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

54 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Viết kịch bản cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết về thời gian, địa điểm, nhân sự, chi

phí… và kể cả các chi tiết nhỏ nhặt nhất.

Khi tổ chức địa điểm ngòai trời không xác định đựơc những người tham gia, họ có thể là những

công chúng hiếu kì thì cần tính tóan kỹ lưỡng, dự tóan người tham dự có phương án dự phòng

trường hợp qúa tải và phải có đội bảo vệ ổn định trật tự trong trường hợp quá tải, sắp xếp chỗ trong

khu vực diễn ra sự kiện. Thậm chí khi sự kiện diễn ra ngòai trời mà ngày hôm đó trời mưa thì ta cò

thể dự trù thêm một địa điểm khác ở trong nhà.

Lên danh sách công việc cho từng người thật chi tiết, bao gồm ai, làm gì , ở đâu, lúc nào, làm như

thế nào… nếu là chương trình lớn thì có bộ phận dự phòng .

Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát

Khi mỗi nhân sự được phân công đảm nhiệm một công việc, thì phải báo cáo tiến độ làm việc của

mình theo thời gian đã quy định và tốt nhất là nên hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc để công việc

có thể tiến hành một cách nhanh chóng.

Trong quá trình triển khai công việc trong việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng

rõ ràng, tránh dùng những cụm từ chủ quan như : sẽ được thỏa thuận, hoặc sẽ được quyết định trong

những ngày sau đó…sẽ dẫn đến nhiều lý giải khác nhau dẫn đến những xích mích, và trường hợp

xấu nhất là chương trình có thể bị hủy vì kiện tụng trong hợp đồng.

Khi làm việc với giới nghệ sĩ thì nên cho họ biết trước về nội dung chương trình để tránh hát những

bài hát không phù hợp với nội dung và đối tượng khách hàng của chương trình. Đối với MC thì phải

tập dợt trước khi chương trình diễn ra, ít nhất MC phải nhận bảng script ( bài nói của MC) trước vài

ngày để MC nghiên cứu tránh tình trạng đến lúc chương trình diễn ra MC mới đọc nội dung chương

trình, khi đó khó mà có cách nào cứu vớt chương trình khi MC nói một đằng nội dung chương trình

một nẻo.

Khi làm việc với các cơ quan báo chí trong vấn đề PR cho chương trình, phải hểu rõ nhu cầu và

tính chất công việc của các nhà báo, các chủ bút khi ta sẽ thu hút giới truyền thông tốt hơn. Nếu làm

việc với các nhà báo mới trước hết ta có thể gởi mail cho họ với nội dung mang tính chất giới thiệu

và diễn tả đựơc cách thức gây tò mò cho họ đồng thời thúc đẩy hành động. Thời gian liên hệ với báo

chí thì nên tránh vào buổi chiều vì thời điểm đó họ rất bận.

Page 55: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

55 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Khi xin giấy phép tổ chức họp báo: thời gian cấp giấy phép cho các doanh nghiệp Việt Nam là một

ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Đây là điều các doanh nghiệp tổ chức sự kiện

cần nắm để tránh tình trạng cuộc họp bị trì hoãn. Tốt nhất khi xin bất kỳ giấy phép nào để chạy

chương trình thì nên xin trước khi chương trình diễn ra khoảng 1 tháng, khi đó ta có thể bổ sung giấy

tờ hoặc thay đổi nội dung để phù hợp theo yêu cầu của Sở. Vì giấy phép quyết định chương trình đó

sẽ diễn ra đúng tiến độ, bị hủy hay dời ngày diễn…

Trong tay luôn có bảng doanh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian

hoàn tất để có thể theo sát tiến độ công việc nhằm kịp thời điều chỉnh.

Về địa điểm tổ chức chương trình thì nên đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn

ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị

Bước 5: tiến hành tổ chức.

Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng , nó cho thấy sự chuyên nghiệp của các công ty event, vì vậy

lên danh sách công việc và phân công một cách rõ ràng và đưa ra những tình huống xấu có thể xảy

ra để có thể giải quyết tình huống kịp thời khi đó chương trình sẽ diễn ra xuông sẻ .

Trước khi diễn ra chương trình , bảo đảm rằng mọi thứ đang được ở trong tình trạng được chuẩn

bị một cách tốt nhất, và tốt nhất là nên chạy thử chương trình để đảm bảo rằng không có vấn đề gì

phát sinh trong quá trình chạy thử.

Những nhân viên phụ trách chương trình phải luôn túc trực tại nơi diễn ra chương trình để theo

dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân sự.

Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước 1 ngày và phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh

sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu

không đủ điều kiện và có thể gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân sự trong quá trình chạy chương

trình.

Bộ phận hậu cần và bộ phận kỹ thuật phải luôn chuẩn bị sơ cua vật dụng cho chương trình ví dụ

như: tiệc buffet dành cho 20 người thì nên chuẩn bị cho khoảng trên 25 người vì tránh trạng có dẫn

người thân theo, hay thiếu quà cho khách… đó là điều nên tránh trong các chương trình event và lỗi

về màn hình chiếu sáng do cúp điện hay máy tính bị virus thì nên chuẩn bị thêm một máy…Nói

Page 56: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

56 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

chung khi chạy một chương trình thì rất nhiều tình huống không lường trước xảy ra nên ta càng

chuẩn bị càng chi tiết sẽ hạn chế được phần nào những rủi ro đó.

Lúc diễn ra chương trình , trên tay luôn cầm một checklist, luôn theo sát tiến độ công việc của

chương trình, kiểm tra xem những tình huống xấu nhất có thể xảy ra có nằm trong dự tính hay không

và phải bình tĩnh để giải quyết vấn đề.

Các trưởng nhóm phụ trách từng bộ phận trong quá trình chạy chương trình luôn phải báo cáo

tình hình một cách liên tục cho người quản lý chương trình, để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với

nhau. Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí của mình đang đảm nhiệm, nếu rời bỏ vị trí thì cần phải có

người thay thế trong thời gian vắng mặt.

Bên cạnh đó chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm các

chương trình làm việc, danh sách các đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn

văn, tiểu sử các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bảng tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề

quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này.

Bước 6: kết thúc.

Sau sự kiện viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và

nhân viên

Khi chương trình kết thúc là lúc rất nhiều thứ phải dọn dẹp, và bị hư hỏng trong quá trình sử

dụng. Chính vì thế sau khi chương trình kết thúc nên có nhóm công tác hậu cần dọn dẹp và lắp ráp

lại vật dụng, thiết bị sử dụng cho chương trình và bàn giao lại cho nhà cung cấp.

Chăm sóc khách hàng sau sự kiện bằng cách viết email cảm ơn khách hàng đã đến tham dự event

kèo theo thông tin, hình ảnh về sự kiện và sản phẩm mới cũng là cách nhắc nhở khách hàng về sự

kiện, sản phẩm. Đồng thời điều này cũng thể hiện lòng biết ơn cũng như sự tôn trọng đối với khách

hàng.

Cập nhật thông tin, hình ảnh lên website để khách hàng biết thêm về chương trình , về hoạt động

của công ty và quảng bá thương hiệu doanh nghiệp sâu rộng hơn.

Page 57: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

57 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

Bước 7: đánh giá

Sau khi chương trình kết thúc thì tất cả các bộ phận trong phòng phải họp lại với nhau, đánh giá –

nhận xét về chương trình. Những mặt nào được và chưa được, mọi người phải góp ý thẳng thắng với

nhau, để rút kinh nghiệm cho chương trình sau và nó phải được ghi thành văn bản để làm tư liệu đúc

kết. Tránh bỏ qua giai đọan này, đôi khi những chương trình dồn dập công ty hay bỏ qua đây là điều

không nên.

Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng

và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.

Đánh giá các tiêu chuẩn như:

Chủ tọa: có bắt đầu đúng giờ ? Mỗi mục chương trình có đủ thời gian ? Có kiểm soát được sự lạc đề

không? Phản hồi tín hiệu phát biểu? nghị quyết có rõ ràng ? có điềm tĩnh và ngoại giao? Kết thục

đúng giờ?

Thư ký: phân phát có đủ tài liệu? có nắm vững trình tự, thủ tục ? có tham gia thảo luận? ghi biên bản

thế nào?

Đại biểu: tham gia tích cực, xây dựng ? có ngắt lời người khác không? Có hiểu vấn đề thảo luận?

nhất trí chung hay theo đa số? thái độ đối với chương trình? Có tham dự đến cùng?

Page 58: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

58 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

KẾT LUẬN

Để thực hiện một chương trình event hòan chỉnh phải trải qua rất nhiều quá trình làm việc tỉ mỉ.

Càng tỉ mỉ bao nhiêu sẽ càng cho thấy sự chuyên nghiệp cuả các công ty event. Trong bốn tháng vừa

qua công ty đã lên kế họach rất nhiều chương trình, nhưng phần lớn những chương trình đó là kết

hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ để đi vận động tài trợ các chương trình cho họ, và nó

cũng không thật sự mang lại danh tiếng cho công ty. Nên nói một cách chính xác thì công ty cũng

chỉ là cái bóng chưa có bước phát triển vượt bật tạo thanh thế cho mình. Phần lớn những chương

trình khi đến tay nhân viên kinh doanh để chạy tài trợ thì thời gian còn rất hạn hẹn và chương trình

thì liên tục, trong khi thời gian để chờ các doanh nghiệp duyệt chương trình thì kéo dài nên những

chương trình vận động tài trợ vẫn chưa đạt được kết quả khả quan như mong muốn.

Còn đối với những chương trình công ty tự lên kế họach và tự chạy thì cũng chỉ chọn những chương

trình nhỏ và hiện tại công ty thực sự chưa đủ tiềm lực để có thể tự đứng ra tổ chức những chương

trình mang tính tầm cỡ để PR cho mình.

Và công ty có thực hiện một số các chương trình theo yêu cầu cuả khách hàng như chương trình: sơn

Nipon, Ogawa, động thổ… nhưng những chương trình này vẫn chưa thật sự thành công một cách

tòan vẹn, trong quá trình thực hiện vẫn có nhiều thiếu sót vì không lường trước được thời gian có

thể thay đổi, và trong quá trình hợp tác làm việc có sự phân công trách nhiệm không rõ ràng giữa

các thành viên nên dẫn đến lục đục trong nội bộ.

Mặt khác đội ngũ nhân lực của phòng event phần lớn là còn trẻ và vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm

trong quá trình làm thực tế, nên vẫn có những thiếu sót xảy ra.

Quả thật trong 3 tháng vừa qua công ty thật sự đang đương đầu với những vấn đề khó khăn trong

quá trình vận động tài trợ, vận động doanh nghiệp treo phướn, thực hiện chạy chương trình event.

Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp một phần nhỏ giải pháp giúp công ty có hướng đi đúng đắn hơn

trong hoạt động kinh doanh của mình.

Page 59: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

59 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

Đặt vấn đề: ................................................................................................................................. 1

Mục tiêu nghiên cứu: .................................................................................................................. 1

Phương pháp nghiên cứu:............................................................................................................ 2

Hạn chế của đề tài: ..................................................................................................................... 2

Kết cấu đề tài: ............................................................................................................................. 2

Chương 1: Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện Và Tình Hình Phát Triển Hoạt Động Tổ

Chức Sự Kiện Ở Việt Nam

I. Một số vấn đề căn bản của tổ chức sự kiện.

Khái niệm về tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 3

Mục đích của tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 3

Phân loại của tổ chức sự kiện: ..................................................................................................... 4

Quy trình của tổ chức sự kiện: .................................................................................................... 7

II. Tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở việt nam

2.1.Tình hình chung và những cột mốc về event: ....................................................................... 12

2.1.1.Tình hình chung: ................................................................................................................ 12

2.1.2.Những cột mốc về event: .................................................................................................... 14

2.2. Xu hướng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện: ............................................................................ 14

2.3.Đặc tính của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của VN: ............... 16

2.4.Nhu cầu của thị trường: ........................................................................................................ 16

2.5.Cạnh tranh trong dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp: ........................................... 17

2.6.So sánh tính chuyên nghiệp công ty events việt nam với thế giới: ........................................ 17

2.7.Nhận xét: ............................................................................................................................. 18

Chương 2: Giới Thiệu Chung Về Công Ty

2.1.Giới thiệu về công ty: ............................................................................................................ 19

2.2.Lịch sử hình thành và phát triển: ........................................................................................... 19

2.3.Định hướng: ......................................................................................................................... 20

2.4.Cơ cấu tổ chức:....................................................................................................................... 21

2.5.Các loại dịch vụ cung cấp của công ty: ................................................................................... 23

Page 60: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

60 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

2.6.Các chương trình đã thực hiện khi chưa đổi tên công ty: ........................................................ 24

2.7.Các chương trình trọng điểm đang thực hiện: ........................................................................ 25

2.8.Khách hàng thân thiết của công ty: ........................................................................................ 27

2.9.Giới thiệu phòng tổ chức sự kiện: .......................................................................................... 27

2.10.Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 tháng vừa qua của công ty: ....................................... 29

Chương 3: Phân Tích Thực Trạng Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty

3.1.Phân tích 3 chương trình: ...................................................................................................... 30

3.2.Đánh giá kết quả tổng thể và bài học kinh nghiệm cho quy trình tổ chức sự kiện của công ty 45

Chương 4: Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty

Giải pháp: ................................................................................................................................... 47

Page 61: Truyen Thong Mat Ma

GVHD: ĐINH TIÊN MINH ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

61 / 61

SVTH: Hồ Thị Thanh Thủy

TÀI LIỆU THAM KHẢO

5. PR in Practice – Lê Tiến Thành

6. Tài liệu Event và PR của thầy Đinh Tiên Minh

7. Kỹ năng tổ chức sự kiện – TS Lưu Kiếm Thanh

8. Tổ chức sự kiện - PGS TS Lưu Văn Nghiêm

9. www.chudoanhnghiep.com

10. www.prclub.com.vn

11. www.tochucsukienvip.com

12. www.connectionvn.com

13. www.f-event.com.vn

14. www.marketingchienluoc.com

15. www.vncon.com

16. www.laodong.com.vn

17. www.laodong.com.vn

18. www. tochucsukien.wordpress.com

19. www.thanhnien.com.vn