t.secretariado Perfil Prof

8/3/2019 t.secretariado Perfil Prof.

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Per l Pro ssional

PERFIL PROFISSIONAL

O Secretariado como Pro sso Tarefas Competncias Deontologia

PONTOS A ABORDAR

Perceber, genericamente, como evoluiu a pro sso no tempo. Identi car funes e tarefas caractersticas da pro sso. Identi car competncias pessoais e tcnicas desejveis para um

pro ssional de secretariado. Identi car em que reas ser til a actualizao de conhecimentos ou

a aquisio de novas ferramentas de trabalho/competncias. Conhecer o Cdigo Deontolgico da Associao de Secretrias

Pro ssionais Portuguesas.

OBJECTIVOS ESPECFICOS

O Secretariado como pro sso

O termo secretrio, associado originalmente posio de um escriba 1 deriva da palavra em latim secernere ,que signi ca distinguir ou destacar e est conotado com o conceito de privado ou con dencial. Um secretrioera assim a pessoa que supervisionava um negcio, a mando de uma personalidade poderosa, como um Reiou um Papa. Desde o Renascimento, e at aos nais do sculo xix , o termo designava homens encarregadosda correspondncia diria e de outras tarefas para pessoas importantes.

O Secretariado pois uma pro sso de longa tradio, que desde h muito est conotada com um cargode con ana, de responsabilidade e que exige discrio.

Com a cada vez maior integrao de mulheres no mercado de trabalho, esta pro sso abriu-se tambmao sexo feminino, tendo vindo a evoluir, desde a segunda metade do sculo xx , no sentido de umacrescente especializao e exigncia, quer em termos de competncias pessoais e tcnicas, quer deresponsabilidades.

Ainda que, no nal do milnio, tivesse surgido uma tendncia pessimista profetizando que esta pro sso seriagradualmente extinta e que as tarefas que o Secretariado assegura passariam a ser executadas por mquinas, talno parece estar a acontecer. No entanto, verdade que as organizaes no procuram algum que se limitea ser su ciente, a assegurar o atendimento, a tomar notas, a digitar e a arquivar, como vemos caricaturado no

lme Das Nove s Cinco (Nine to Five 2 ) ; querem-se pessoas pr-activas, versteis, capazes de evoluir e deestar altura dos desa os de um mercado global e altamente concorrencial.

1 Escrivo, copista.2 Com Dolly Parton, Jane Fonda e Lily Tomlin.


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Secretariado: uma viso prtica

David H. Maister, um consultor americano, a rma perguntar com frequncia sobre a de nio de uma ptimasecretria e os testemunhos vo de imediato no sentido de estas serem, invariavelmente, pessoas que:

Se orgulham do seu trabalho e se empenham na orientao para a qualidade;Procuram a responsabilidade;

Antecipam e no esperam por instrues mostram iniciativa;Fazem tudo ao seu alcance para executar o seu trabalho;Se envolvem, no se resumindo ao papel que lhes foi atribudo;Esto sempre procura de novas formas de simpli car a vida das suas che as;Esto sempre interessadas em aprender tudo o que podem sobre a actividade da organizao e sobre asresponsabilidades das che as que apoiam;Esto efectivamente atentas s necessidades das suas che as;Aprendem a compreender e a pensar como as suas che as, para poder represent-las adequadamentequando ausentes;Trabalham em equipa;No divulgam as con dncias que lhes so feitas;So honestas, con veis e leais;Esto abertas a crticas construtivas sobre como melhorar o seu desempenho.

Traduzido pela autora a partir do livro True Professionalism.

As pessoas que exercem estas funes so designadas, agora tendencialmente no feminino, como Secretria,Assessora ou Assistente, denominao complementada pelas palavras Executiva, Pessoal, de Direco, deAdministrao, etc., cujas valncias no se traduzem, tantas vezes, pela categoria atribuda; a evoluo naturalna carreira resulta sim, e em regra, das competncias e experincia de que do provas, independentemente dacategoria que se lhes atribui.

A carreira tender a iniciar-se com um perodo de formao em contexto real de trabalho, prosseguindo depoispara os estdios 2 e 3:

1. Secretria(o) Estagiria(o) estgio (curricular 3 ou pro ssional) no incio da actividade pro ssional;2. Secretria(o) Jnior tarefas com um grau de responsabilidade baixo/mdio, normalmente de apoio a um

secretariado snior;

3. Secretria(o)/Assistente/Assessor(a) de Departamento/Direco tarefas afectas a um Departamento ouDireco, com um grau de responsabilidade mdio/alto;

E sendo o topo da carreira provavelmente atingido em situaes do tipo 4, 5, 6 e 7:

4. Coordenador(a) de Departamento tarefas envolvendo a superviso do trabalho da equipa afecta aodepartamento ou pool (bolsa) de secretariado, com um grau de responsabilidade alto;

5. Secretria(o) de Gerncia/Administrao tarefas de apoio ao rgo mximo de uma sociedade, com umgrau de responsabilidade alto;

6. Of ce Manager tarefas envolvendo a gesto do escritrio, com um grau de responsabilidade alto;7. Assessoria a personalidade pblica tarefas de apoio a pessoa ou rgo de grande visibilidade, pblico ou

privado, com um grau de responsabilidade alto.

Uma boa preparao, aliada a determinadas caractersticas pessoais, compreender sempre uma componentetcnica espec ca e um conjunto variado de matrias que contribuiro para dotar estes pro ssionais dacapacidade de encarar as organizaes numa perspectiva integrada e para os preparar para assumir funes

nos mais diversos tipos de instituies.

3 O estgio curricular est integrado no plano de estudos de um curso, correspondendo a um perodo de aprendizagem em contextoreal de trabalho.


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Porque as tarefas e requisitos resultam de vrios factores, veri ca-se que existem sadas para todo o tipo depessoas e ambies. De qualquer modo, quaisquer que sejam as tarefas e responsabilidades atribudas acada pessoa que exera esta pro sso, o facto que quanto mais importante, exigente e visvel for o cargoda(s) respectiva(s) che a(s), o mesmo acontecer a quem a(s) apoia tal resulta numa maior possibilidade deprogresso na carreira e na remunerao 4 , mas igualmente na extenso dos horrios de trabalho e na assunode responsabilidades.

Presentes na maioria das organizaes, e ainda que sem poder formal de deciso, estes pro ssionais tmcontudo efectiva capacidade de in uncia, pelo que so por vezes designados como poder invisvel, podendofrequentemente condicionar a opo por um determinado fornecedor ou produto, razo pela qual so tantasvezes adulados por aqueles que pretendem chegar s suas che as ou ser contratados pela organizao. Poreste motivo, muitas instituies celebram o dia da Secretria 5 , organizando eventos que lhes so dedicados edando-lhes pequenas ofertas.

Embora englobando muitas rotinas, a pro sso pode assumir distintasvertentes que proporcionem desa os estimulantes, progresso na carreira e

remuneraes interessantes.

A RETER

Tarefas

O Secretariado engloba inmeras tarefas e responsabilidades, que variam em funo do tamanho e sector deactividade da organizao, do departamento em que este pro ssional se v inserido, das competncias pessoaise tcnicas evidenciadas e do estilo de gesto das che as a que se d apoio, entre outras condicionantes.

Sector deactividade

Departamento

DimensoTipo

e Estrutura

da Organizao

PersonalidadeConhecimentos

Experincia

Relao deconfiana com a

chefia

SECRETARIADOTarefas eFunes

As tarefas sero tanto mais diversi cadas quanto mais pequena for a instituio, j que as grandes organizaesenglobam departamentos que se ocupam de funes espec cas que, numa PME (Pequena e Mdia Empresa 6),cabero muito provavelmente ao Secretariado.

4 Os valores remuneratrios ilquidos de base variavam, em 2008, aproximadamente entre os 650,00 e os 4.000,00, estando

condicionados por factores como a dimenso e sector de actividade da organizao, experincia, habilitaes, antiguidade, isenode horrio de trabalho, etc.5 Em Portugal, este dia comemora-se a 9 de Fevereiro, data da criao da ASP; no Brasil, comemora-se a 30 de Setembro e nos Estados

Unidos, na ltima quarta-feira de Abril.6 Microempresa at 10 colaboradores; Pequenaempresa at 50 colaboradores; Mdiaempresa at 250 colaboradores; Grande

empresa mais de 250 colaboradores.


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Ainda assim, h tarefas de rotina que quase todo o Secretariado assegura, entre as quais:

Registo e distribuio dacorrespondncia entrada e sada

Ainda que no se encarregue do registo, caber-lhe-, pelomenos, a gesto da correspondncia das suas che as.

Redaco e/ou digitao decomunicaes escritas

Redigindo a correspondncia de rotina e digitando a que lhefor ditada ou minutada, quer se trate de comunicaes internasou externas, em lngua portuguesa ou estrangeira.

Arquivo Assegurando a classi cao, ordenao e arquivo dainformao do departamento ou das che as que apoia.

Atendimento telefnico e presencialAtendendo e efectuando chamadas telefnicas e acolhendoos visitantes, com ou sem hora marcada.

Gesto da agenda Registando e gerindo os diversos compromissos das che asque apoia.

Organizao de reunies Encarregando-se de toda a logstica de uma reunio, desde aconvocao at ao seu follow-up 7.

Organizao de viagens Encarregando-se de todos os preparativos de uma viagem,incluindo transporte, alojamento, marcao de reunies, etc.

Organizao de eventos Encarregando-se de toda a logstica de um evento, desde aconcepo at ao seu acompanhamento e follow-up.

Tradues e retroverses Elaborando tradues e retroverses de textos curtos e poucotcnicos.

Quando o Secretariado estiver integrado num departamento espec co ou numa micro empresa (ainda queesta contrate entidades externas, em regime de outsourcing , para assegurar algumas actividades), poder aindater que assegurar tarefas relacionadas, por exemplo, com:

Pgina web Actualizando a informao na pgina institucional.

Compras e fornecimentos Encarregando-se das compras e fornecimentos de diversostipos de bens, como consumveis, equipamentos, etc.

Recursos Humanos

Emitindo contratos de trabalho; Criando e actualizando chas; Efectuando inscries na Segurana Social; Produzindo mapas de pessoal e de frias; Contratando seguros; Processando remuneraes; Etc.

Servios Financeiros

Gerindo o fundo de maneio; Gerindo depsitos e levantamentos; Efectuando pagamentos e cobranas; Contratando seguros; Adquirindo bens em regime de leasing ou de aluguer de

longa durao (ALD); Etc.

Comunicao e Publicidade

Contratando anncios; Emitindo comunicados de imprensa; Gerindo a produo de merchandising ; Etc.

7 Aces de seguimento/acompanhamento.


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Embora a pro sso esteja associada a um conjunto de tarefas de rotina,estas sero efectivamente de nidas pelas competncias de cada pessoa,caractersticas da organizao e estilo de gesto das respectivas che as.

A RETER

CompetnciasPara que o Secretariado possa e cazmente assegurar as tarefas que lhe esto atribudas, necessita deterdeterminadas competncias pessoais e tcnicas. As competncias pessoais esto relacionadas com apersonalidade, postura (saber-ser) e as tcnicas com a aquisio de conhecimentos (saber-saber e saber-fazer).

Embora muitas competncias pessoais sejam transversais e importantes em inmeras pro sses, outras soclaramente indispensveis ao Secretariado, tais como:

DiscrioEvitando comentar, com colegas, familiares ou amigos, questes de trabalho quepodero criar situaes embaraosas, ou mesmo problemticas, organizaoe/ou s che as.

Lealdade Pautando o seu comportamento pela dedicao e lealdade s che as que apoia,mas, acima de tudo, organizao para a qual trabalha.

Organizao Mantendo o seu posto de trabalho arrumado e os assuntos organizados de formatransparente, de modo a que o trabalho no pare em caso de ausncia repentina.

SimpatiaEmpatia8

Interessando-se e pondo-se no lugar dos outros, melhorando a comunicao eestabelecendo relaes cordiais com as vrias pessoas e instituies que interagemcom a organizao.

CortesiaDiplomacia

Promovendo uma postura assertiva, gentil e tendo em considerao a forma comoas suas aces sero encaradas pelos pblicos da organizao.

Bom sensoSerenidade Para fazer face, com coerncia e auto-controlo, aos imprevistos do quotidiano.

Determinao Disciplinando-se para actuar, quaisquer que sejam as circunstncias, em prol dobem comum e na defesa dos interesses da organizao.

ProactividadeAutonomia

Sendo capaz de analisar racionalmente as situaes e decidir, sensatamente, sobretomar a iniciativa de propor ou fazer algo, quando for claro que para benefciodas che as e/ou da organizao.

DinamismoDisponibilidade

Agindo com energia e dedicao, esforando-se por contribuir para os objectivosde nidos pela organizao.

SeriedadeRigor Dando provas, em todas as situaes, de honestidade e mostrando estar alturada con ana que lhe testemunhada.

FlexibilidadeCriatividade

No se reduzindo a posies intransigentes e esforando-se por negociarvantajosamente para todas as partes envolvidas.Adaptando-se s circunstncias, em funo das necessidades das che as e/ou daorganizao, e descortinando formas imaginativas de ultrapassar com sucessosituaes difceis ou de impasse.

Aparncia cuidadaO Secretariado representa a organizao e as che as que apoia. Uma apresentaolimpa, discreta e agradvel, enquadrada no cdigo de vesturio da instituio, essencial para impressionar bem cada pessoa com que se cruza.

Boa memria Uma das misses do Secretariado relacionar pessoas, informao eacontecimentos. Uma boa memria servir este propsito, possibilitandointervenes oportunas.

8 Capacidade de se identi car com outra pessoa.


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Boa dicoUma dico correcta e pausada facilitar a comunicao, sobretudo telefnica,e contribuir para uma imagem pro ssional do Secretariado, das che as e daorganizao que se representa.

Pontualidade Assegurando que existe, invariavelmente, um interlocutor disponvel dentro dohorrio de expediente.

Interesse peloMundo

Numa sociedade global, cada pequeno evento pode provocar uma reaco emcadeia. Manter-se atento ao Mundo ser providencial para se estar mais bempreparado para cada eventualidade.

Gosto pela leituraA consulta regular de peridicos, publicaes tcnicas e obras em diversas reascontribuir para que o Secretariado se mantenha actualizado, expanda o seuvocabulrio e optimize a expresso oral e escrita.

Relativamente aos conhecimentos tcnicos, importante que o Secretariado esteja vontade nas seguintesreas:

Informtica

Excelentes conhecimentos, na ptica do utilizador, das seguintes aplicaes:

Sistema operativo (Windows ou similar);

Processamento de texto (MS Word ou similar);

Folha de clculo (MS Excel ou similar);

Apresentaes (MS PowerPoint ou similar);

Bases de dados (MS Access ou similar);

Gesto de correio electrnico e agenda (MS Outlook ou similar);

Navegadores/ Browsers (Internet Explorer ou similar).Sero teis conhecimentos de outras aplicaes espec cas, dependendo dafuno assegurada, tais como:

Gesto de projectos (MS Project ou similar);

Desenho de processos (MS Visio ou similar);

Facturao, gesto documental, processamento de remuneraes, etc. (Primave-ra, SAP, FactuPlus, etc.).

Lngua maternaFacilidade de verbalizao e de redaco, sem erros de ortogra a ou sintaxe, faci-litando a comunicao e espelhando uma imagem irrepreensvel da organizaoque se representa.

Lnguas estrangeirasMuito bons conhecimentos de, pelo menos, uma lngua estrangeira, em regrao ingls, podendo ser necessria a utilizao de uma terceira lngua, como oespanhol, francs ou alemo, em funo da actividade da organizao e dosmercados com que esta trabalha.

Expediente geral deescritrio

Conhecimento profundo das rotinas administrativas, o que contribuir para umahierarquizao e ciente das diversas tarefas dirias e para a optimizao do tempodisponvel.

Digitao Uma digitao pro ciente, aliada a conhecimentos das diversas aplicaesinformticas, permitir executar trabalhos com rapidez e boa apresentao.

Tcnicas de arquivoSer capaz de desenhar ou reformular e cientemente o circuito documental ou agesto dos arquivos, no sentido de agilizar a disponibilizao de informao tila todos os interessados.


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Protocolo

O conhecimento das regras bsicas do protocolo empresarial e o cial contribuirpara um exerccio mais e caz da funo Relaes Pblicas, quer em termos depoder ultrapassar mais capazmente barreiras culturais no relacionamento com ospblicos da organizao, quer na capacidade de superviso dos vrios tipos deeventos que esta promova.

ContabilidadeFinanasDireito

Poder interpretar um mapa de vendas, um balano, um oramento, umademonstrao de resultados; conhecer as obrigaes scais e os seus prazos;saber gerir um fundo de maneio; perceber a lgica contabilstica todos soconhecimentos essenciais para compreender a organizao integralmente.Estar actualizado sobre a legislao scal, laboral, comercial, etc., com impactona organizao, possibilita um apoio mais e caz aos rgos de gesto.

reacomportamental

O interesse e estudo de diversos temas na rea comportamental, como a gesto destress, de con itos, de tempo, de trabalho em equipa, etc., permitiro:

Precaver e/ou gerir mais e cazmente situaes de stress negativo;

Aumentar a capacidade negocial;

Melhorar o relacionamento com os diversos pblicos; Ganhar con ana na postura e discurso;

Optimizar o tempo disponvel;

Etc.

Cultura geralQuanto mais visvel for o papel do Secretariado na organizao, maior ser aimportncia de uma boa cultura geral, facilitando intervenes selectivas eoportunas e o relacionamento com os vrios pblicos da organizao.

Conhecimentosespec cos

As especi cidades das tarefas asseguradas podero implicar a necessidade deconhecimentos concretos em determinadas reas, como a da sade, jurdica, etc.

Ainda assim, a pessoa que no reunir todas estas caractersticas e na quantidade que se considerar desejvel, nodever por isso entender, partida, que no estar apta para exercer a pro sso, pois poder recorrer a diversasestratgias para potenciar qualidades e/ou controlar di culdades, entre as quais a formao pro ssional.

Dado que o Secretariado apoia os topos de cada estrutura, re ectindo-se nestes e vice-versa, a formaocontnua, a actualizao e o aperfeioamento so fundamentais nesta pro sso.

Os analfabetos do prximo sculo no so aqueles que no sabem ler ou escrever, mas aqueles que nosouberem aprender, desaprender e reaprender.

In Rethinking the Future, Alvin Tof er 9

Uma sociedade em mudana acelerada, altamente dependente da tecnologia, e um mercado de trabalhoprecrio, condicionado pela situao da economia mundial, ditam a necessidade de actualizao regularpara alm das 35 horas de formao que as organizaes devero actualmente proporcionar aos seuscolaboradores.

A vontade de aprender, a dvida sistemtica, a capacidade de conviver com a mudana e a aceitao do errocomo uma forma de aprendizagem, sero, por si s, factores que determinaro as organizaes de sucessonum mercado volvel.

Neste enquadramento, uma atitude humilde, no sentido de que sempre possvel aprender mais e fazer

melhor, ser o garante do crescimento pro ssional e de progresso na carreira.

9 Alvin Tof er um futurologista americano, autor dos livros Choque do Futuro e A Terceira Vaga, em que se refere sociedade doconhecimento frase traduzida pela autora a partir de http://en.wikipedia.org/wiki/Alvin_Tof er, Setembro de 2009.


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A leitura dos dois textos seguintes ilustra bem o que se espera do Secretariado e os desa os que se colocam aquem exerce esta pro sso.

Para alm da simples secretria

Quem disse que servir cafs, encomendar ores paraa mulher, inscrever os lhos no colgio e movimentar a conta pessoal do superior eram responsabilidadesdas secretrias executivas? Ningum. O que certo que tambm ningum pe em causa estas atribuiesnuma secretria que se preze. Tal como noutraspro sses, o dia-a-dia destas pro ssionais ultrapassalargamente o que est previsto na descrio do seucargo. O papel das secretrias executivas (de direcoe de administrao) tem vindo a alterar-se ao longo dotempo, fruto da evoluo tecnolgica e da reduo de

custos atravs do downsizing .A tendncia para que uma secretria trabalhe paramais de um gestor e que, em certos casos, se extingaesta funo como resultado da reduo de custos,do aumento da polivalncia e do facto de os gestoresserem auto-su cientes na realizao de certas tarefasbsicas, facilitadas pelas novas tecnologias deescritrio.

A requali cao uma sada possvel para aspro ssionais administrativas, uma vez que lhes exigida a posse de novas competncias. Maria daGraa Gomes, presidente da direco da Associao

de Secretrias Pro ssionais Portuguesas (ASP) esecretria de administrao na General Cable (CelCat)- multinacional de fabrico e comercializao de cabos deenergia para telecomunicaes e dados -, no nega queas funes de secretariado tradicional tm sido postasem causa. Na sua opinio, as funes da secretriaexecutiva continuam a ser as de assistir em todas astarefas o gestor. Se o gestor delega muito, pode tratar-se de uma autntica assessoria, e para isso exigido secretria conhecimentos de organizao empresarial,marketing , recursos humanos e burtica.

O que est a mudar no papel de secretria executiva

Hoje signi ca o mesmo falar de secretria executiva,assistente administrativa, assistente executiva, pro s-sional administrativa, administradora de escritrio, coor -denadora de negcio, ou mesmo gestora de informao.A mudana de ttulo re ecte a alterao funcional queeste cargo tem vindo a sofrer. A simples secretria, quese limitava a atender o telefone, a redigir cartas no com -putador, a gerir a agenda e a organizar eventos, devehoje, para alm de tudo isto, planear reunies, interagir com os clientes, com vendedores e com o pblico emgeral, supervisionar o escritrio e algum tipo de pessoal,

tratar das compras e at dar formao a outros cola -boradores.

A secretria moderna tem um papel cada vez mais acti -vo, de pesquisa, apresentando ao seu chefe no os pro -blemas, mas as solues. Para Nuno Fradique Vieira,director de IT da SonaeCom, actualmente a frequentar o MBA da Universidade Nova de Lisboa, uma secretriade direco moderna deve perceber o negcio e ter umpapel activo na actividade da empresa. Antigamente,esperava-se que uma secretria tivesse um papel pas-sivo, de simples executora de ordens. Hoje, com o au -mento do ritmo de trabalho nas empresas, o executivotende a delegar o maior nmero possvel de tarefas, de

maneira a poder concentrar-se nas decises de gestomais importantes, refere.

Para Snia Nunes, da Dynargie Portugal, uma secret -ria e caz deve agir pr-activamente, desa ando o statusquo sempre que acredita que h formas mais e cazesde trabalhar, manifestando uma postura assertiva e con -

ante; deve saber gerir situaes de con ito e lidar cominterlocutores de per s muito distintos, adaptando a sualinguagem e escolhendo o melhor meio de comunica -o, e, como muitas vezes o rosto e a voz da empresa,deve ter um cuidado especial com a imagem que passapara os outros, encontrando um equilbrio entre o seuestilo prprio e aquilo que a empresa quer transmitir.

Extrado de As Novas Secretrias, Maria Joo Alexandre, Revista Executiva Digest, Outubro de 2003


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Extrado do N 2 da Revista Secretria Executiva , 2 trimestre de 2002

O exerccio com sucesso desta pro sso depender das competnciastcnicas detidas por cada pessoa, mas sobretudo das caractersticaspessoais e do empenho que cada um colocar naquilo que percepcionacomo a sua misso.Dada a diversidade de tarefas e sectores em que o Secretariado intervm, particularmente importante que se mantenha actualizado nas vriasreas do conhecimento, tecnologias e equipamentos, fazendo destesinstrumentos de trabalho preciosos.

A RETER

Deontologia

Tal como em inmeras outras pro sses, o Secretariado em Portugal tambm se rege por um cdigo de conduta,de carcter prescritivo, aprovado em 89 pela ASP Associao de Secretrias Pro ssionais Portuguesas 10 e quese transcreve a seguir, ainda que s vincule os membros desta instituio.

10 Texto aprovado em Novembro de 1988, em Tria, no VIII Encontro da Associao de Secretrias Pro ssionais Portuguesas e rati cadoem Assembleia Geral Extraordinria de 21 de Janeiro de 1989.


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Cdigo Deontolgico da Secretria

INTRODUO

No comportamento pro ssional fundamental a delidade aos Princpios do ser e do conhecimento eaos pontos essenciais da Lei Natural, nomeadamente:- Uma coisa no pode ser e no ser ao mesmo tempo e sob o mesmo aspecto (Princpio da contradio).

- H que fazer o bem e h que evitar o mal (Princpio da razo prtica).

- Os homens e as mulheres so os nicos seres que tm a dignidade de pessoa, isto , ser inteligente - coma verdade como objectivo -, ser livre - com o bem como objectivo -, e ser social - com o relacionamentocom outras pessoas no respeito mtuo da dignidade.

- A sociedade o meio natural de levar ao seu pleno desenvolvimento as disposies e as aptides de cadaser humano, ora dando, ora recebendo, devendo reconhecer-se, no entanto, a preeminncia da pessoasobre a sociedade.

- A prpria natureza da pessoa humana implica direitos e deveres inerentes, inalienveis e inviolveis, deentre os quais se destacam aqui o direito boa fama e ao respeito, e ao mesmo tempo os correspondentesdeveres para com os outros.

No nosso meio e no nosso tempo, consideram-se merecedores de destaque os seguintes Padres decomportamento:- Respeito pela pessoa humana com a inerente dignidade, quer em relao a si prprio, quer em relao

aos outros.

- Actuao com justia, exigindo para si prprio e concedendo aos outros o que devido.

- Relacionamento com amizade, componente inseparvel da justia nas relaes humanas.

- Procedimento com veracidade e com lealdade nas relaes pro ssionais.

- Exerccio das funes com alegria, com liberdade e correspondente responsabilidade, com fortaleza denimo.

- Vivncia do sentido de solidariedade social a todos os nveis e em todos os campos.

- Sentido da obrigao de competncia e brio pro ssional.

DEVERES DA SECRETRIA PROFISSIONAL

CAPTULO I

Em Relao a Si Prpria e s Suas Funes

Artigo 1Avaliar a sua competncia e limitaes, recorrendo, sempre que necessrio, a conselho e apoio apropria-dos e quali cados.

Artigo 2

Aproveitar todas as oportunidades razoveis para melhorar a sua capacidade, competncia e comportamentopro ssionais, no descurando a cultura geral, o desenvolvimento da personalidade e o fortalecimentodo carcter atravs de contactos e apoios apropriados e quali cados e do aproveitamento de aces deformao, reciclagem e aperfeioamento pro ssional.


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Artigo 3No aceitar cargo ou tarefa que sinta no poder conscientemente assumir ou desempenhar.

Artigo 4Assumir integralmente a responsabilidade das suas decises e aces, de modo a inspirar completacon ana a todos os membros da equipa em que se integra prestando contas dos seus actos em bases pr-

estabelecidas e aceitando as suas consequncias.Artigo 5

Utilizar devidamente, com discernimento e com legtimo sentido de produtividade, os seus conhecimentos,a sua experincia e os meios e recursos postos sua disposio.

Artigo 6Tomar em considerao, na prossecuo das suas legtimas ambies pro ssionais, os interesses dos outros,da Instituio ou Organismo e os da Sociedade em geral.

Artigo 7Comportar-se e pronunciar-se com veracidade e sensatez, no se envolvendo em actos que possam afectara sua imagem pessoal ou a imagem da Secretria Pro ssional.

Artigo 8Manter o sigilo pro ssional em relao a todos os domnios considerados reservados ou con denciais.

Artigo 9Privilegiar a lealdade organizao, o sigilo pro ssional, a assiduidade, a disciplina e a produtividade,como valores fundamentais para o estabelecimento e a manuteno de ss relaes no trabalho.

Artigo 10No utilizar de forma abusiva ou em benefcio prprio o poder inerente sua posio na Instituio ouOrganismo em que trabalha.

CAPTULO IIEm Relao aos Colegas de Trabalho

Artigo 11Contribuir para que todos os colegas de trabalho estejam conscientes dos seus direitos e deveres, emrelao a si prprios, aos outros e Instituio ou Organismo, promovendo o respeito pela dignidade dapessoa humana em todas as circunstncias em que o possa fazer.

Artigo 12Encorajar e contribuir de forma activa para a valorizao pessoal e pro ssional dos colegas de trabalho,prestando orientao, auxlio e conselho, sempre que pressinta audincia para tal e esteja ao seu alcancefaz-lo.

Artigo 13Transmitir activamente e em especial pelo exemplo as formas de comportamento e as tcnicas de trabalhos colegas Secretrias principiantes.

Artigo 14Dedicar a ateno devida s condies e ao ambiente de trabalho que possam afectar a sade, segurana,bem estar psicolgico e siolgico, e e ccia no trabalho.

Artigo 15Comunicar e transmitir com a maior clareza e objectividade em todos os sentidos: ascendente, descendentee horizontal. Promover boas relaes de trabalho e actuar por forma a minimizar os mal entendidos.

Artigo 16Tomar em considerao, sempre que seja devido e lhe incumba, ideias, sugestes, problemas e necessidadesdos outros.


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Artigo 17Promover o exerccio da liberdade com responsabilidade no trabalho, o desenvolvimento da personalidade,a formao do carcter, o sentido da e cincia e da auto-disciplina, nas relaes de trabalho.

CAPTULO III

Em Relao Instituio ou Organismo em que TrabalhaArtigo 18

Empenhar lealmente o melhor da sua competncia, experincia e capacidade na prossecuo dos objectivosda Instituio ou Organismo e na promoo do seu desenvolvimento e da sua imagem, mediante umaactuao sensata, sistematizada e perseverante, de acordo com as polticas, orientaes basilares e normasinternas em vigor.

Artigo 19No se envolver em qualquer tipo de actividade que possa pr em risco o desempenho da sua acopro ssional na Instituio ou Organismo, dando conhecimento che a de interesses pessoais que possamcolidir explcita ou implicitamente com os interesses da Instituio ou Organismo.

Artigo 20Zelar pela correcta utilizao e manuteno de instalaes, equipamentos, materiais e processos suadisposio e no utilizar esses meios ao servio prprio a no ser de acordo com autorizaes expressas.

Artigo 21Agir sempre com recta inteno e discernimento de julgamento, inclusivamente em eventuais situaes decon itos de interesses decorrentes do facto de ser membro de uma associao pro ssional, particularmenteda ASP.

Artigo 22Ser el ao compromisso explcito ou implcito de manter sigilo pro ssional em relao a todos os domniosconsiderados reservados ou con denciais pela Instituio ou Organismo em que trabalha.

CAPTULO IVEm Relao aos Clientes e Fornecedores da Instituio ou Organismo

Artigo 23Privilegiar a clareza e a objectividade na comunicao, de modo a preservar uma permanente relao derespeito e con ana mtuos.

Artigo 24Proporcionar igualdade de tratamento e de oportunidades e rejeitar qualquer envolvimento pessoal emmedidas ou actuaes que possam afectar o princpio da livre concorrncia.

CAPTULO V

Em Relao Comunidade

Artigo 25Actuar de acordo com a conscincia do sentido de responsabilidade e de solidariedade sociais da Instituioou Organismo em que trabalha, tendo sempre presente a envolvente scio-cultural que enquadra aactividade da Secretria Pro ssional.

Artigo 26Contribuir para que o processo de comunicao da Instituio ou Organismo com a Comunidade sejaidneo, transparente e contnuo.

Artigo 27Estar disponvel para pr ao servio do Bem Comum a in uncia e os conhecimentos prprios da SecretriaPro ssional, promovendo o desenvolvimento na justia e na solidariedade social.


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Artigo 28Cumprir esclarecidamente a Lei e respeitar a Moral, usos e costumes legtimos vigentes no local em que sesitua a Instituio ou Organismo em que trabalha.

CAPTULO VIEm Relao ASP

Artigo 29Contribuir de todas as formas viveis para o engrandecimento e o prestgio da ASP, correspondendo dentrodas possibilidades s solicitaes que sejam feitas pela Associao.

In http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm, Abril de 2009

Ainda que a actuao de cada um dependa dos seus prprios princpiose que o cdigo deontolgico aprovado pela ASP, efectivamente, svincule aqueles que lhe esto associados, o facto que contm umlevantamento objectivo de direitos e deveres fundamentais, que tm porbase, na sua maioria, valores humanistas e intemporais como a lealdade,responsabilidade, bom senso e respeito pelo prximo, podendo assimservir de receiturio a quem exerce a pro sso.

A RETER

Na transio da Sociedade de Informao para a do Conhecimento, para fazer face aos desa osque as organizaes enfrentam actualmente, a pro sso maturou no sentido de cada vez maiorautonomia e responsabilidade.

A deteno de determinadas competncias pessoais e tcnicas consideradas desejveis revela--se hoje insu ciente, sendo essencial uma reciclagem permanente e um contacto estreito comos mercados e o mundo em geral.

Um desempenho e caz ser ditado pelo orgulho no exerccio da pro sso e pelo brio que secoloca em cada tarefa assegurada.

A imagem do Secretariado est indissociavelmente ligada das che as que apoia e daorganizao que integra. As rotinas dirias que assegura dependem intrinsecamente das suascapacidades individuais, da dimenso e caractersticas da organizao e do estilo de gestodas respectivas che as.

Sendo durante muito tempo considerado um ofcio menor que no justi cava um curso superior,esta pro sso revela hoje um grande potencial de crescimento em termos de desa os, estmulointelectual, condies atractivas e efectiva progresso na carreira.

A pro sso regida por um cdigo deontolgico espec co e uma associao pro ssionalprpria.

SNTESE DO CAPTULO

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