1

Título del artículo interior

BOLETIN INSTITUCIONAL Fecha 04/10/2018

Boletín No. 11

La ESE Hospital San Rafael de Tunja, se ha preocupado por mantener los archivos en el ciclo vital del documento

organizados, como fuente importante de la información y de la conservación de la memoria Institucional, por tal razón; no ha escatimado esfuerzos desde el año 2007 realizando un diagnóstico del fondo acumulado e interviniéndolo

posteriormente, conforme lo establece la Ley 594 de 2000.

Cuenta con instrumentos archivísticos como los Cuadros de Clasificación Documental CCD, el Programa de Gestión

Documental PGD, Las Tablas de Retención Documental TRD, Los Inventarios Documentales FUIDS, las Transferencias

Documentales primarias TDP, el Plan Institucional de Archivos PINAR y el Sistema Integrado de Conservación SIC. En el

transcurso de éstos once años, se han intervenido los archivos de gestión de 48 Unidades productoras documentales

que cuentan actualmente con las TRD para direccionar la producción documental conforme lo estipula y exige la

normatividad archivística en el país; Todos estos instrumentos con actos administrativos, previamente aprobados por el

Comité Interno de Archivo, hoy Grupo de apoyo de la Gestión Documental y aval del Comité de archivos del

departamento de Boyacá e inscritas en el RUSD del AGN, bajo numeral TRD-31.

GESTION DOCUMENTAL EN EL HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA

Es un proceso que ha

desarrollado y adoptado manuales,

procedimientos y formatos para la

Gestión Documental

de las 48 UPD, el área de correspondencia,

archivo serie Misional de las Historias

Clínicas y el Archivo Central.

Para finales del año

2013 fue aprobado y

adoptado el Programa

de Gestión

Documental. Todas las evidencias documentadas se

encuentran publicadas en la página Web de la

Institución. De igual manera, se cuenta con un sistema

de Gestión Documental "ORFEO" donde se canalizan

todo el sistema de correspondencia, con los

expedientes que nacen electrónicamente y que se

deben archivar en este medio siempre respetando el

principio de procedencia y orden natural archivístico y

conforme las TRD lo establecen, para que vayan a la

par del documento en medio físico.

Se realizan seguimientos de verificación, adherencia y

mejoramiento continuo, tanto del programa de GD,

sistema OREFEO, Adherencia política de GD,

Adherencia a las TRD, de la iniciativa presidencial Cero

papel, del PINAR, Información Clasificada y de Reserva

Legal, Activos de la Información y del manual de

comunicaciones oficiales dos veces al año en el mes de

mayo y el mes de noviembre.

La Institución, adquirió mobiliario y unidades de

conservación conforme lo estipula el acuerdo 049 de

2000 del Archivo General de la Nación “Jorge Palacios

Preciado”; en su Repositorio del Archivo Central

cuenta con un área de 720

metros cuadrados, áreas de

trabajo de 40 m2. Se alberga

documentación de 1915 a

2017, en 431 unidades de

instalación y un aproximado

de 12.068 unidades de

conservación.

En sus dos repositorios del

Archivo de gestión de

Historias Clínicas tiene áreas

de trabajo independientes, 11 estantes rodantes y 439

estantes fijos; se alberga, conserva y custodia documentación

de 1965 a 2018 en un aproximado de 532.000 expedientes.

Todos los esfuerzos que la Institución realiza a diario son

encaminados a minimizar y mitigar los aspectos críticos que se

puedan estar evidenciando con miras a que se llegue a cero,

en cuanto a las debilidades existentes. Es así, que para el año

2016 se realizó un diagnóstico de la Serie Historias Clínicas,

donde se puedo evidenciar la necesidad urgente de

organización de esta serie misional importante para la

Institución, se adquirieron 125 unidades de ubicación y más

de 7.000 unidades de conservación.

El hospital también adquirió tres planotecas, para organizar,

custodiar y conservar más de 750 planos estructurales, de redes, ductos,

Instalaciones etc., de la

Entidad; que son apoyo fundamental de las

reformas y mantenimiento de las

Institución.

El Hospital se proyecta en

un tiempo no muy lejos

empezar a crear el

Archivo Histórico

Institucional.

PROGRAMA AMIGOS DEL CORAZON

CELEBRACION DIA MUNDIAL DEL CORAZON

“YO PROMETO

El programa amigos del corazón, de la ESE Hospital San Rafael Tunja, en su celebración anual en conmemoración al día mundial del

corazón, adopta la propuesta de la fundación Colombiana del corazón, denominada “yo prometo”, que busca concientizar al

personal Asistencial, administrativo, visitantes y pacientes acerca de la importancia en la adquisición de compromisos al adoptar hábitos

de vida saludable para disminuir el riesgo de sufrir un infarto. Por

ello el día 27 de septiembre de 2018 a las 9:00 am en el hall principal, se invita a todas las personas que se encuentren en la ESE

Hospital San Rafael De Tunja a participar con su promesa escrita alusiva al cuidado del corazón y la salud y a disfrutar de este momento de integración para toda la familia san Rafael.

Resultados encuesta percepción de servicios del hospital

El Hospital San Rafael Tunja es una

entidad prestadora de servicios de salud que se ofrece en el

favorecimiento de la atención de la mujer, la infancia y la familia.

Buscando ser parte de quienes

construyev familia mediante la estrategia Instituciones Amigas de la

Mujer y de la Infancia Integral.

Aderiendose a los lineamientos de

organizaciones internacionales

como: la Organización Mundial de la Salud, OMS, La UNICEF y nacionales

como el Ministerio de la Salud, se vienen implementando desde el año

1991, cuya finalidad es garantizar a

la mujer, a los niños y las niñas colombianas y de l departamento el

mejor comienzo posible para sus vidas.