Embed Size (px)
Citation preview
PERANCANGAN SISTEM PELAYANAN MITRA
PADA PT. PELINDO II (PERSERO)
CABANG TANJUNG PRIOK
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
MUHAMAMMAD IQBAL AULIA
NIM : 12140135
Program Studi Manajemen Informatika
AMIK BSI
Jakarta
2017
ii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Muhammad Iqbal Aulia
NIM : 12140135
Program Studi : Manajemen Informatika
Perguruan Tinggi : AMIK BSI Jakarta
Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan
judul: “Perancangan Sistem Pelayanan Mitra Pada PT. PELINDO II
(Persero) Cabang Tanjung Priok Jakarta”, adalah asli (orsinil) atau
tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan
dimanapun dan dalam bentuk apapun.
Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya
tanpa ada paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian
hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain
yang mengklaim bahwa tugas akhir yang telah saya buat adalah hasil karya
milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara
pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari AMIK BSI Jakarta
dicabut/dibatalkan.
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 23 Maret 2017
Yang menyatakan,
Muhammad Iqbal Aulia
iii
SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA
ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Muhammad Iqbal Aulia
NIM : 12140135
Program Studi : Manajemen Informatika
Perguruan Tinggi : AMIK BSI Jakarta
Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak AMIK BSI
Jakarta, Hak Bebas Royalti Non- Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) atas
karya ilmiah kami yang berjudul: “Perancangan Sistem Pelayanan Mitra Pada
PT. PELINDO II (Persero) Cabang Tanjung Priok Jakarta”, beserta perangkat
yang diperlukan (apabila ada).
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak AMIK BSI Jakarta
berhak menyimpan, mengalih-media atau format-kan, mengelolaannya dalam
pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan atau
mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis
tanpa perlu meminta ijin dari kami selama tetap mencantumkan nama kami
sebagai penulis/pencipta karya ilmiah tersebut.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak AMIK BSI
Jakarta, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta
dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
iv
Dibuat di : Jakarta
Pada tanggal : 23 Maret 2017
Yang menyatakan,
Muhammad Iqbal Aulia
v
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
Tugas Akhir ini diajukan oleh:
Nama : Muhammad Iqbal Aulia
NIM : 12140135
Program Studi : Manajemen Informatika
Jenjang : Diploma III
Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Pelayanan Mitra Pada PT.
PELINDO II (Persero) Cabang Tanjung Priok
Jakarta.
Untuk dipertahankan pada periode I-2017 dihadapan penguji dan diterima
sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma
Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma III Program Studi
Manajemen Informatika di AMIK BSI Jakarta.
Jakarta, 10 Juli 2017
PEMBIMBING TUGAS AKHIR
Dosen Pembimbing : Anggi Oktaviani, M.Kom …………………….
Asisten Pembimbing : Ricki Sastra, M.Kom …………………….
DEWAN PENGUJI
Penguji I : ………………………. ……………………….
Penguji II : ………………………. ……………………….
vi
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
Tugas Akhir ini diajukan oleh:
Nama : Muhammad Iqbal Aulia
NIM : 12140135
Program Studi : Manajemen Informatika
Jenjang : Diploma III
Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Pelayanan Mitra Pada PT.
PELINDO II (Persero) Cabang Tanjung Priok
Jakarta.
Telah dipertahankan pada periode I-2017 dihadapan penguji dan diterima
sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma
Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma III Program Studi
Manajemen Informatika di AMIK BSI Jakarta.
Jakarta, 10 Juli 2017
PEMBIMBING TUGAS AKHIR
Dosen Pembimbing : Anggi Oktaviani, M.Kom …………………….
Asisten Pembimbing : Ricki Sastra, M.Kom …………………….
DEWAN PENGUJI
Penguji I : ………………………. ……………………….
Penguji II : ………………………. ……………………….
vii
LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
AMIK BSI JAKARTA
NIM : 12140135
Nama Lengkap : Muhammad Iqbal Aulia
Dosen Pembimbing : Anggi Oktaviani, M.Kom
Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Pelayanan Mitra Pada PT. PELINDO II
(Persero) Cabang Tanjung Priok Jakarta
No Tanggal
Bimbingan Pokok Bahasan
Paraf Dosen
Pembimbing
1 07 April -2017 Bimbingan Perdana
2 13 April -2017 Pengajuan Bab I
3 09 Mei -2017 Pengajuan Bab II + revisi Bab I
4 12 Mei 2017 Pengajuan Bab III + ACC Bab I
dan Bab II
5 19 Mei 2017 Pengajuan Bab IV + Revisi Bab III
6 14 Juni 2017 Revisi Bab IV + Demo Prototype
7 19 Juni 2017 Pengajuan Bab V
8 10 Juli 2017 ACC Keseluruhan
Catatan untuk Dosen Pembimbing
Bimbingan Tugas Akhir
• Dimulai pada tanggal : 7 April 2017
• Diakhiri pada tanggal : 10 Juli 2017
• Jumlah pertemuan bimbingan : 8 Pertemuan
Disetujui oleh,
Dosen Pembimbing
(Anggi Oktaviani, M.Kom)
viii
LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
AMIK BSI JAKARTA
NIM : 12140135
Nama Lengkap : Muhammad Iqbal Aulia
Dosen Pembimbing : Ricki Sastra, M.Kom
Judul Tugas Akhir : Perancangan Sistem Pelayanan Mitra Pada PT. PELINDO II
(Persero) Cabang Tanjung Priok Jakarta
No Tanggal
Bimbingan Pokok Bahasan
Paraf Dosen
Pembimbing
1 07 April -2017 Bimbingan Perdana
2 13 April -2017 Pengajuan Bab I
3 09 Mei -2017 Pengajuan Bab II + revisi Bab I
4 12 Mei 2017 Pengajuan Bab III + ACC Bab I
dan Bab II
5 19 Mei 2017 Pengajuan Bab IV + Revisi Bab III
6 14 Juni 2017 Revisi Bab IV + Demo Prototype
7 19 Juni 2017 Pengajuan Bab V
8 10 Juli 2017 ACC Keseluruhan
Catatan untuk Dosen Pembimbing
Bimbingan Tugas Akhir
• Dimulai pada tanggal : 7 April 2017
• Diakhiri pada tanggal : 10 Juli 2017
• Jumlah pertemuan bimbingan : 8 Pertemuan
Disetujui oleh,
Dosen Pembimbing
(Ricki Sastra, M.Kom)
ix
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang
telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat
menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam
bentuk yang sederhana. Adapun judul tugas akhir yang penulis ambil sebagai berikut,
“Perancangan Sistem Pelayanan Mitra Pada PT. PELINDO II (Persero)
Cabang Tanjung Priok Jakarta”.
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan
program Diploma III AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur
yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan
dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh
karena itu pada kesempatan ini, izinkan penulis meymapaikan ucapan terima kasih
kepada:
1. Direktur AMIK BSI Jakarta.
2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSIK Jakarta.
3. Selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Selaku Asisten Pembimbing Tugas Akhir.
5. Staff/ karyawan/ dosen dilingkungan AMIK BSI Jakarta.
6. Bapak Elvyn G. Massasya Selaku Direktur Utama PT. Pelabuhan Indonesia II
(Persero) Jakarta.
7. Bapak Solikhin Selaku General Manager Terminal Operasional I PT.
Pelabuhan Indonesia II (Persero) Jakarta.
8. Bapak M. Ilham Dwi Putra Selaku Manager Terminal Operasional I PT.
Pelabuhan Indonesia II (Persero) Jakarta.
9. Kedua Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun
spiritual.
10. Rekan-rekan mahasiswa kelas 12.6G.07
x
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih
jauh dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat
membangun demi kesempurnaan penulis di masa yang akan datang.
Akhir kata, semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi
para pembaca yang berminat pada umumnya.
Jakarta, 22 Juni 2017
Penulis
Muhammad Iqbal Aulia
xi
ABSTRAK
PT. Pelabuhan Indonesia II atau PELINDO II Cabang Tanjung Priok merupakan
perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang kegiatan
pelayanan jasa kepelabuhan. Pelayanan kapal dan barang merupakan tugas yang
diemban pada lingkungan pelabuhan PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
Teknologi Informasi sangat dibutuhkan agar kegiatan pelayanan dapat tersaji secara
cepat, tepat dan efisien. PT PELINDO II Cabang Tanjung Priok telah menerapkan
sistem berbasis Information Commnucation Technology (ICT). Namun tidak
demikian pada divisi Uster yang masih menggunakan cara manual sehubungan
dengan pelayanan keluhan mitra/ customer terhadap kegiatan operasional kapal dan
barang seperti banyaknya kendala yang sangat mengganggu kegiatan operasional dan
keluhan tersebut diketahui masih hanya sebatas level Top Manager.
Dan dengan adanya sistem pelayanan tersebut, maka perusahaan terutama
karyawan yang berhadapan langsung dilapangan akan mengetahui berbagai keluhan
yang dirasakan mitra/customer selama menjadi pengguna jasa yang ada dilingkungan
PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan
Tugas Akhir ini yaitu dengan judul “Perancangan Sistem Pelayanan Mitra
Pada PT. PELINDO II (Persero) Cabang Tanjung Priok Jakarta”.
xii
ABSTRACT
PT. Pelabuhan Indonesia II or PELINDO II Tanjung Priok Branch is a State-
Owned Enterprises engaged in port service activities. The service of ships and goods
is a task carried on the environment of the port of PT. PELINDO II Tanjung Priok
Branch. Information Technology is needed for service activities can be presented
quicklu, presely and efficiently. PT. PELINDO II Tanjung Priok Branch has
implemented Information Communication Technology (ICT) based system.
However, the uster division is still using masnual methods in relation to customer
complaints service to ship operational activities and good such as the many obstacles
they are very disturbing the operational activities and complaints are known still onlu
limited to the TOP Manager Level.
And with the existence of the service system, then the company, especially
employees who are facing directly in the field will know the various complaints felt
by partner/ customer during the service users who are environment PT. PELINDO II
Tanjung Priok Branch.
Based on the above description, the authors are interested to discuss this Final
Reports is titled “Designing Service Partner System at PT. PELINDO II (Persero)
Branch Tanjung Priok Jakarta.
xiii
DAFTAR ISI
Lembar Judul Tugas Akhir………………………………………………………i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas akhir……………………………………….ii
Lembar Pernyataan Publikasi Karya Ilmiah……………………………………..iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahaan Tugas Akhir……………………………..v
Lembar Konsultasi Tugas Akhir…………………………………………………vii
Kata Pengantar…………………………………………………………………...ix
Lembar Abstraksi………………………………………………………………...xi
Daftar Isi………………………………………………………………………….viii
Daftar Simbol…………………………………………………………………….xvi
Daftar Gambar……………………………………………………………………xvii
Daftar Tabel………………………………………………………………………xviii
Daftar Lampiran………………………………………………………………….xix
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………….1
1.1. Latar Belakang Masalah………………………………………….1
1.2. Maksud dan Tujuan………………………………………………2
1.3. Metode Penelitian………………………………………………...2
1.4. Ruang Lingkup……………………………………………………4
1.5. Sistematika Penulisan……………………………………………..4
BAB II LANDASAN TEORI…………………………………………………..6
2.1. Konsep Dasar Sistem………………………………………………6
2.1.1 Pengertian Sistem……………………………………………6
2.1.2 Karakteristik Sistem………………………………………... 7
2.1.3 Pengertian Informasi………………………………………..8
xiv
2.1.4 Pengertian Informasi Manajeman…………………………..10
2.2. Peralatan Pendukung……………………………………………......11
2.2.1 Diagram Alir Data…………………………………………......11
2.2.2 Kamus Data………………………………………………….13
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN………………………………………17
3.1. Tinjauan Perusahaan………………………………………………..17
3.1.1. Sejarah Perusahaan…………………………………...............17
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi………………………………19
3.2. Prosedur Sistem Berjalan ………………………………………........23
3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan…………………………………25
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan………………………………30
3.5. Permasalahan Pokok…………………………………………………38
3.6. Pemecahan Masalah………………………………………………….38
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN……………………………………39
4.1. Umum………………………………………………………………39
4.2. Prosedur Sistem Usulan…………………………………………….40
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan………………………….41
4.4. Kamus Data Sistem Usulan…………………………………………43
4.4.1 Kamus Data Dokumen Keluaran……………………………..44
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan………………………………44
xv
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan…………………………………..44
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran…………………………………..45
4.5.3. Entity Relationship Diagram…………………………………46
4.5.4. Spesifikasi File………………………………………………..47
4.5.5. Struktur Kode…………………………………………………49
4.5.6. Spesifikasi Program…………………………………………...49
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer………………………………………52
4.6.1. Umum…………………………………………………..52
4.6.2. Perangkat Keras…………………………………………52
4.6.3. Perangkat Lunak…………………………………………52
4.7. Jadwal Implementasi……………………………………………........53
BAB V PENUTUP………………………………………………………………55
5.1. Kesimpulan…………………………………………………………55
5.2. Saran………………………………………………………………...55
Daftar Pustaka……………………………………………………………………..57
Daftar Riwayat Hidup……………………………………………………………..58
Lampiran-lampiran……..…..……………………………………………………..59
Surat Keterangan Riset….…………………………………………………………62
xvi
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Data Flow Diagram
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau
tujuan pada arus data
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan arus data
PROCCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang
sedang berlangsung
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat
untuk Menyimpan atau mengambil data yang
yang diperlukan
xvii
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar III. 1. Struktur Organisasi ……………………………………… 20
2. Gambar III. 2. Diagram Konteks Sistem Berjalan……………………... 25
3. Gambar III. 3. Diagram Nol Sistem Berjalan ………………………….. 27
4. Gambar III. 4. Diagram Detail Sistem Berjalan…………………………. 28
5. Gambar III. 5.ERD Sistem Berjalan………………………………………. 29
6. Gambar IV. 1. Diagram Konteks Sistem Usulan…………………………. 41
7. Gambar IV. 2. Diagram Nol Sistem Usulan………………………………. 42
8. Gambar IV. 3. ERD Sistem Usulan……………………………………….. 46
9. Gambar IV. 4. Digram HIPO………………………………………………50
xviii
DAFTAR TABEL
1. Tabel II. 1. Notasi Tipe Data …………………………………………… 15
2. Tabel II. 2. Notasi Struktur Data……………………………………….. 16
3. Tabel IV. 1 Tabel User…………………………………………………… 47
4. Tabel IV. 2 Tabel Topik…………………………………………………. 48
xix
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran A.1 Receiving Card………………………………………………… 59
2. Lampiran A.2 Bon Muat Atau Bongkar……………………………………….. 60
3. Lampiran A.3 Surat Penyerahan Petikemas…………………………………… 61
4. Lampiran A.4 Surat Keterangan Riset………………………………………… 62
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pelabuhan adalah tempat yang berdiri dari daratan dan perairan disekitarnya
dengan batas-batas tertentu sebagai tempat kegiatan pemerintahan dan kegiatan
ekonomi yang dipergunakan sebagai tempat kapal bersandar berlabuh, naik turun
penumpang dan bongkar muat barang yang dilengkapi dengan fasilitas keselamatan
pelayaran dan kegiatan penunjang pelabuhan serta sebagai tempat perpindahan intra
dan antar mode transportasi. Oleh karena itu perusahaan pelabuhan menjadi salah
satu faktor penting dalam menjalankan perekonomian Negara.
Dari segi aspek teknologi informasi, PT. PELINDO II (Persero) Cabang Tanjung
Priok telah menerapkan sistem layanan berbasis Information Commnucation
Technology (ICT). Namun tidak demikian pada divisi Uster yang sehubungan dengan
keluhan Mitra atau Customer. Karena pada saat ini masih menggunakan sistem
manual dan masih banyak sekali permasalahan yang berkaitan dengan keluhan
terebut. Adapun permasalahan yang ada saat ini adalah sebagai berikut:
1. Keterbatasan pengetahuan pekerja operasional terhadap berbagai keluhan
yang dirasakan mitra atau customer yang terjadi pada kegiatan operasional dan
berdampak pada kerterlambatan jalannya kegiatan operasional itu sendiri.
2. Keterlambatan penanganan keluhan yang sudah diajukan oleh customer
sebelumnya dikarenakan dokumen dokumen yang berisi tentang keluhan tersebut
masih dijalankan secara manual yaitu dengan menggunakan surat resmi yang
hanya diketahui sebatas level Top Manager dan sangat membutuhkan waktu
untuk sampai pada tahap penanganannya.
2
Untuk menerapkan sistem ICT yang lebih maju, maka sistem yang ada saat ini
perlu dikembangkan lebih lanjut agar permasalahan yang ada saat ini dapat teratasi
terutama dari segi efisiensi waktu yang berkaitan dengan kegiatan operasional
dilapangan.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah:
1. Agar penulis dapat menerapkan ilmu yang didapat dan mempraktekan pada
permasalahan yang ada.
2. Mengembangkan sistem keluhan mitra atau customer yang ada di PT.
Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Tanjung Priok .
3. Memberikan solusi terhadap kinerja efisiensi waktu yang ada dilingkungan PT.
Pelabuhan Indonesia II (Persero) Cabang Tanjung Priok.
Sedangkan tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat
kelulusan Program Diploma Tiga (DIII) Jurusan Manajeman Informatika di Akademi
Manajemen Informatikan dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).
1.3 Metode Penelitian
A. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, untuk mendapatkan infromasi secara
lengkap maka penulis melakukan suatu metode tanya jawab mengenai
semua kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan terhadap pengguna jasa
atau mitra, dengan supervisor pelaksana bongkar muat yaitu Bapak Rajamin
Aman Sitanggang dan staf yang biasa menangani langsung kegiatan bongkar
muat di PT. PELINDO II yaitu Bapak Teten Sutendi.
3
2. Pengamatan (Observation)
Penulis melakukan pengamatan langsung di divisi Terminal Operasi I yang ada
di PT. PELINDO II terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah
yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis
dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui kesalahanya atau proses dan
kegiataan tersebut.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi
kepustakaan melalui halaman ebook untuk studi secara online dan melalui
perpustakaan untuk studi secara offlinenya yang ada di Akademi Manajemen
Informatika Bina Sarana Informatika maupun perpustakaan lainnya.
B. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan
model waterfall (sommerville, 2007:66) yang terbagi menjadi tiga tahapan, yaitu:
1. Analisis Kebutuhan.
Tahapan ini sangat menekan pada masalah pengumpulan kebutuhan
pengguna pada tingkatan sistem dengan lingkungan sekitar. Hasilnya berupa
spesifikasi sistem
2. Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak.
Proses perancangan sistem ini difokuskan pada empat atribut yaitu struktur
data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka dan detail
(algoritma) procedural.
3. Implementasi dan Pengujian Unit.
Pada tahap ini perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai
serangkaian program atau unit program. Kemudian pengujian unit melibatkan
verifikasi bahwa setiap unit program telah memenuhi spesifikasinya.
4
4. Integrasi dan Pengujian Sistem
Satuan program atau kumpulan program diintegrasikan dan di tes sebagai
sistem yang telah selesai, untuk menjamin bahwa kebutuhan software telah
terpenuhi. Setelah pengetesan, sistem software dikirim kepada pelanggan.
5. Operasi dan Pemeliharaan
Biasanya ini adalah bagian siklus hidup software yang paling lama. Sistem
diinstal dan dimasukan kedalam penggunaan. Pemeliharaan melibatkan
pembenaran kesalahan yang tidak ditemui dalam tahap awal siklus,
meningkatkan implementasi satuan sistem dan meningkatkan layanan sistem
sehubungan ditemukannya kebutuhan baru.
1.4 Ruang Lingkup
Didalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membahas tentang sistem
pelayan mitra pada PT. Pelindo II. Mengingat pembahasan didalam sistem
pelayanan tersebut cukup luas dan agar laporan tugas akhir ini dapat mencapai
sasaran, maka ruang lingkup pembahasan meliputi laporan keluhan customer,
proses pembuatan berita acara keluhan, penginputan melalui sistem serta pemecahan
masalah yang berkaitan dengan keluhan-keluhan tersebut.
1.5 Sistematika Penulisan
Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya penulis menjelaskan dahulu
secara garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan
pembaca memahami isi tugas akhir ini
Dalam penjelasan sistematika penulisan tugas akhir ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan masalah umum, maksud dan tujuan
penulisan Tugas Akhir, metode penelitian, ruang lingkup dan
sistematika penulisan.
5
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini berisikan tentang uraian konsep dasar sistem dan
peralatan pendukung sistem (tool system)
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan
dengan meguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan
fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem
berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan
yang memiliki sub anatara lain berisi spesifikasi bentuk dalam
keluaran, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan
alternatif pemecahan permasalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang solusi pemecahan masalah atau
keluhan yang ada.
BAB V PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari
apa yang dibahas, dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai
suatu hasil akhir yang baik.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus
(continue) dan berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Untuk memudahkan
pemahaman mengenai sistem pertama-tama kita peroleh dari definisinya.
Dengan demikian definisinya ini mempunyai peranan yang penting dalam
pendekatan untuk mempelajari suatu sitem. Mempersoalkan sistem sebenarnya
bukan membahas hal yang baru.
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisakan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemenya. Pendekatan sistem lebih menekankan pada prosedurnya dan
mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Menurut Jerry Fitz Gerald dan Werren D Stalling Jr. “Suatu sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Pengertian sistem menurut
Drs.Komaruddi sistem di artikan suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang
berhubungan satu sama lainya serta prosedurnya yang berkaitan untuk
melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dan suatu organisasi.
Menurut Stephen A. Mascove dan Mark G Simkin dalam bukunya yang
berjudul Accounting Information Sistem Concepts and Practice For Effective
Decision Making.
Menyatakan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama. Dari
7
definisi-definisi sistem tersebut diatas dapat dikatakan bahwa sistem terdiri dari
unsur-unsur atau elemen tersebut mempunyai bentuk yang tertentu dan saling
mempengaruhi untuk mencapai satu atau beberapa maksud secara bersama-sama
berkeinginan untuk mencapai tujuan yang sama pula. Dapat pula dikatakan bahwa
suatu sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur merupakan unsur-unsur
secara terintergritas membentuk sistem tersebut. Sedangkan proses merupakan
penjelasan prosedur atau tata aturan kerja dari suatu sistem untuk mencapai
tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja secara efisien dan efektif maka
setiap struktur dan proses tersebut harus saling berkaitan antara satu dengan
yang lainya.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem dapat mempuyai beberapa masukan dan
keluaran. Suatu sistem mempuyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
terdiri dari :
1. Komponen (component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi
membentuk satu kesatuan.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang
lainya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar (Enviroment)
Enviroment dari suatu sistem adalah apaoun diluar batas sistem yang
mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan juga dapat bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsitem lainya.
8
5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perwatan (Maintenance Input) dan masukan sinyal (Signal Input).
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat masukan untuk subsitem
yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective), kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting
bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukan hasil
dari pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang
menerimanya. “Sistem Informasi adalah suatu suatu sistem didalam organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari luar organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan pihak luar tertentu. Dengan laporan
yang diperlukan. Dari pengertian informasi di atas dapat ditarik kesimpulan
bahwa informasi merupakan hasil akhir dari data yang telah diproses pada
suatu sistem sehingga menjadi bentuk yang telah berguna bagi yang
menerimanya untuk pengambilan keputusan.
9
Menurut M.G Alexander dalam bukunya yang berjudul Informasi Sistem
Analysis Theory and Applications mengatakan bahwa “Sistem adalah suatu
group dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang
menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinterkasi
bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran akhir dari sistem. Menurut
Robert A. letch dan K Roscoe Davids dalam bukunya yang berjudul Accounting
Information Sistem mengatakan bahwa “Sistem adalah kumpulan dan elemen-
elemen (orang, perangkat keras, Informasi dan lain-lain) diorganisasikan untuk
mencapai satu tujuan tertentu.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan
blok bangunan (Building Blok) yang terdiri dari
a. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan,
berupa dokumen-dokumen dasar
b. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara
yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran
Produk dari keluaran sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan komunikasi yang berguna untuk semua
tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalakan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk
pengandalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga
bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware).
10
e. Blok Basis Data
Basis data (databases) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lainya, tersimpan diperangkat keras
komputer digunakan perangkat untuk memanipulasinkan. Basis data diakses
atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
dengan DBMS (Database Management System).
f. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengandalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-
hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.1.4 Pengertian Infromasi Manajemen
Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut Wilkinson. Bahwa sistem
informasi manajemen adalah:
“Suatu Kerangka yang menjadi alat-alat penghubung bagi sumber daya yang
terkoordinasi guna mengumpulkan, memperoses, mengendalikan dan informasi
yang disampaikan melalui jaringan komunikasi ke berbagai pemakian menuju
satu tujuan atau lebih.
Pendapat lain juga dikemukakan oleh Bary E Cushing, menurutnya
Sistem Informasi Manajemn adalah “Suatu kumpulan manusia dan sumber
modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan
dan mengolah data dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap
tingkat manajemen dalam perancangan dan pengendalian aktivitas-aktivitas
organisasi.
11
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)
Dalam penulisan kuliah kerja praktik ini penulis menggunakan peralatan
(tools system) sebagai alat bantu dalam menyediakan kuliah kerja praktik ini,
adapun peralatan yang digunakan:
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD atau DFD)
Menurut Kendall, Diagram Alir Data Merupakan proses-proses serta aliran
data dalam suatu sistem bisnis. Menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengani
masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan proses dan
keluaran. Kelebihan utama diagram alir data menurut kendall yaitu:
1. Penganalisis sistem dapat mengkonseptualisasikan aliran data yang diperlukan
dan menghindari merealisasikan secara teknis terlalu awal.
2. Dapat digunakan sebagai latihan yang bermanfaat bagi penganalisis sistem,
sehingga memungkinkan mereka bias memahami dengan lebih baik keterkaitan
satu sama lain dalam sistem dan sub sistem.
3. Dapat digunakan sebagai suatu perangkat lunak untuk beriteraksi dengan
pengguna.
4. Memungkinkan penganalisis menggambarkan setiap komponen yang digunakan
dalam diagram
Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir data
yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu:
Etintas / Lingkungan Luar (External Entity)
Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan pada
arus data
Proses (Process)
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang
berlangsung
12
Arus Data (Data Flow)
Digunakan untuk menggambar arus data
Data Store
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat utnuk
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga
tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu:
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan
ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan
terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol.
Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambu-
rambu yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk
membuat model sistem yaitu:
a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal
entity lain secara langsung.
b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan
data store yang lain secara langsung.
13
c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store
dengan eksternal entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
2.2.2 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarka arus data
yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir
Data sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas
tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus
memuat hal-hal berikut:
1. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya
memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data.
2. Nama Arus Data
Karena Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir alir data,
maka nama dari arus data ini perlu dicatat dikamus data, sehingga mereka
yang membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut
tentang sesuatu arus data tertentu di diagram aliran data dapat langsung
mencarinya dengan mudah di kamus data.
3. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke
proses yang lainya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan
serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang
mengalir dapa berupa dokumen dasar atau fomulir, dokumen hasil cetakan
14
komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variable, parameter
dan field-field.
4. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
5. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen yang satu dengan yang lainya.
6. Volume
Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan
volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
7. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu
dicatat di kamus data karena digunakan untuk mengindentifikasikan kapan
input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-
keterangan tentang analisis data tersebut.
Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari symbol yang dijelaskan, yang disebut
15
notasi tipe data atau symbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu
sebagai:
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format Input maupun
input suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain:
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Angka numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen. Sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
16
b. Notasi Struktu Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana
notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri
+ dan (and)
() Pilih (boleh Ya atau Tidak)
{} Pengulangan proses
[] Pilih salah satu pilihan
I Pemisahan pilihan didalam tanda []
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
17
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
Pelabuhan memiliki peranan penting dalam pertumbuhan ekonomi suatu
Negara. Salah satu contohnya yaitu dengan proyek pendulum nusantara yang
dilakukan oleh PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) sebagai wujud dukungan
program pemerintah yang tercantum dalam Masterplan Percepatan dan Perluasan
Pembangunan Ekonomi Indonesia (MP3EI) untuk dapat mempercepat realisasi
perluasan pembangunan ekonomi dan pemerataan kemakmuran dikalangan
masyarakat Indonesia. Proyek pendulum nusantara merupakan jalur yang
menghubungkan pelabuhan-pelabuhan strategis di Indonesia dari timur ke barat.
Pelabuhan-pelabuhan tersebut akan ditingkatkan baik fasilitas maupun
infrastruktunya untuk dapat melayani kapal dengan ukuran relatif besar sehingga
dapat menurunkan biaya logistic nasional dan mendorong pemerataan pertumbuhan
ekonomi di seluruh Indonesia.
3.1.1 Sejarah Perusahan
Pengelolaan pelabuhan umum dilakukan oleh Perusahaan Negara (PN)
Pelabuhan I sampai dengan IV berdasarkan undang-undang nomer 19 prp tahun 1960.
Aspek komersial dari pengelolaan pelabuhan tetap dilakukan oleh Perusahaan Negara
Pelabuhan, tetapi kegiatan operasional pelabuhan dikoordinasikan oleh lembaga
pemerintah yang disebut Port Authority. Pengelolaan pelabuhan masing-masing
pelabuhan umum dilakukan oleh Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) berdasarkan
Peraturan Pemerintah Nomer 1 Tahun 1969, Peraturan Pemerintah Nomer 18 Tahun 1
18
Pengelolaan pelabuhan umum dibedakan menjadi pelabuahn umum yang
diusahakan dan pelabuhan umum yang tidak diusahakan. Pengelolaan pelabuhan
umum yang diusahakan dilakukan oleh perusahaan umum (PERUM) Pelabuhan,
sedangkan pengelolaan pelabuhan umum yang tidak diusahakan dilakukan oleh Unit
Pelaksana Teknis Direktorat Jendral Perhubungan Laut sebagaimana diatur dalam
Peraturan Pemerintah Nomer 11 Thaun 1983. PERUM Pelabuhan II merupakan salah
satu dari empat PERUM pelabuhan yang mengelola pelabuhan-pelabuhan yang
diusahakan dan dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomer 15 Tahun 198.
Perubahan status PERUM Pelabuhan II menjadi PT. Pelabuhan Indonesia II
(Persero) sesuai Peraturan Pemerintah Nomer 57, tanggal 19 Oktober 1991 dan
dikukuhkan dengan Akta Notaris Imas Fatimah Sarjana Hukum dijakarta pada
tanggal 1 Desember 1992. Peningkatan status perusahaan dari PERUM Pelabuhan II
menjadi PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) merupakan suatu kepercayaan dari
Pemerintah, didasarkan pada pertimbangan keberhasilan manajeman meningkatkan
pengelolaan pelabuhan-pelabuhan yang diusahakan selama ini.
PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) atau Pelindo II meluncurkan identitas
korporasi baru berupa logo IPC. Identitas korporasi baru ini mengukuhkan semangat
baru PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) dalam bertransformasi menjadi IPC,
perusahaan penyedia layanan kepelabuhanan di Indonesia yang lebih effisien dan
modern dalam berbagai aspek operasinya guna mencapi tujuan menjadi operator
pelabuhan kelas dunia. Semangat transformasi tersebut diterapkan kedalam seluruh
aktivitas perusahaan, baik pada aspek strategis manajemen, operasional maupun
peningkatan sumber daya manusia yang secara komprehensif, gesit dan fleksibel
dengan berpegangan pada prinsip memajukan perdagangan, memajukan Indonesia.
Energizing Trade, Energizing Indonesia.
19
Adapun Visi dan Misi PT. Pelabuhan Indoensia II (Persero) sebagai berikut:
VISI
Menjadi Pengelola Pelabuhan Kelas Dunia yang Unggul dalam Operasional dan
Pelayanan.
MISI
1. Pelanggan dan Mitra
Menyediakan, membangun dan mengoperasikan pelayanan kepelabuhanan dan
logistik secara terintegrasi berkualitas dan handal untuk memenuhi kepuasana
pelanggan dan mitra.
2. Karyawan
Menciptakan lingkungan yang nyaman bagi karyawan, mewujudkan insan
perusahaan yang fokus pada pelanggan, berintegrasi, bangga kepada perusahaan
dan budayanya serta memberikan kesejahteraan dan kepuasan kepada karyawan.
3. Pemegang Saham
Memaksimalkan nilai perusahaan bagi pemegang saham dan meningkatkan
kesehatan secara professional dengan memenuhi aspek-aspek tata kelola
perusahaan yang baik
4. Masyarakat dan Negara
Menjamin kelancaran dan keamanan arus kapal dan barang untuk mewujudkan
efisiensi biaya logistic dalam rangka memacu peetumbuhan ekonomi nasional
yang berdampak pada peningkatan kesejahteraan masyarakat.
3.1.2 Struktur Organisasi dan fungsi
Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap
sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan
dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk
menjalankan fungsinya.
20
Gambar III.1 Struktur Organisasi
21
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
1. Direksi
a. Bertanggung jawab atas jalanya perusahaan
a. Membuat rencana kerja bagi perusahaan sebagai dasar kebijakan
dalam mengkordinasi jalanya perusahaan
b. Bertanggung jawab atas segala aktivitas yang terjadi baik didalam
maupun diluar perusahaan.
c. Aktivitas berhubungan dengan konsumen dan pihak ketiga yang
berhubungan dengan kegiatan keuangan perusahaan.
2. Sekretaris Perusahaan
a. Komunikasi Perusahaan
b. Kepatuhan Peraturan Perusahaan
c. Protokoler TU & Direksi
d. Kemitraan & Bina Lingkungan
3. Strategi Perusahaan
a. Perancangan Strategi Perusahaan
b. Transformasi Perusahaan
c. Pengendalian Kinerja
d. Manajeman Office
4. Satuan Pengawasan Lingkungan
a. Perencanaan Pengawasan Lingkungan
b. Pelaksanaan Pengawasan Internal
c. Pengendalian Pengawasan Internal
5. Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha
a. Divisi Pengembangan Bisnis
1. Perencanaan dan Analisis Bisnis Inti
2. Perencanaan dan Analisis Bisnis Pendukung
3. Properti
22
b. Divisi Komersial
1. Pemasaran
2. Kerjasama usaha
3. Pentarifan
6. Direktorat Teknik dan Manajeman Risiko
a. Divisi Kontruksi Sipil
1. Perencanaan Sipil
2. Survei dan Lingkungan
3. Konstruksi
4. Pemeliharaan Fasilitas
b. Divisi Peralatan
1. Teknik Mesin dan Listrik
2. Alat Apung
3. Alat Bongkar Muat
7. Direktorat Operasi & Sistem Informasi
a. Divisi Operasi
1. Pelayanan Kapal
2. Pelayanan Petikemas
3. Pelayanan Barang dan Penumpang
b. Divisi Mutu dan Kendali
1. Jaminan Mutu
2. Keamanan Pelabuhan
3. Manajeman K3
8. Direktorat Keuangan
a. Divisi Perencanaan dan Pengendalian Keuangan
1. Perencanaan Keuangan
2. Pengendalian Keuangan
3. Penganggaran Investasi
b. Divisi Pengelolaan Keuangan
1. Perbendaharaan
23
2. Keuangan Korperasi
3. Manajeman Aset
9. Direktorat SDM dan Hukum
a. Divisi SDM
1. Sistem SDM dan Budaya Perusahaan
2. Pengembangan SDM
3. Kebijakan Remunerasi & Fasilitas SDM
b. Divisi Hubungan Pekerja dan Layanan SDM
1. Hubungan Pekerja
2. Layanan Pengelolaan & Komunikasi SDM
3. Layanan & Adm SDM
10. Direktorat Pengelolaan Anak Perusahaan
a. Divisi Pembinaan Anak Perusahaan
1. Pengelolaan Anak Perusahaan Bisnis Inti
2. Pengelolaan Anak Perusahaan Bisnis Pendukung
3. Pengelolaan Cabang Pendukung
b. Divisi Hubungan Lembaga
1. Hubungan Antara Instansi
2. Hubungan Mitra dan Investor
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Adapun prosedur proses pelayanan kapal dan barang pada PT.Pelabuhan Indonesia
II (Persero) adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pelayanan Kapal Sandar
Proses pelayanan kapal mulai dari kedatangan kapal, pemanduan kapal yang akan
sandar, proses penambatan kapal hingga kegiatan bongkar muat.
b. Prosedur Pelayanan Bongkar Muat
Setelah prosedur pelayanan kapal sandar telah selesai, maka berjalanlah kegiatan
bongkar dan muat barang baik dalam kategori kargo maupun petikemas.
24
c. Pembuatan Laporan Kegiatan Bongkar Muat
Pada prosedur ini, apabila kegiatan bongkar muat telah selesai, maka akan dibuat
pula laporan bongkar muat atau biasanya disebut Realisasi Bongkar Muat (RBM).
d. Pembayaran
Dengan timbulnya laporan RBM, maka customer/ mitra akan segera melakukan
pembayaran selama kegiatan mulai dari kapal sandar, kegiatan bongkar muat
sampai persiapan kapal tolak nanti.
e. Pelayanan Kapal Tolak
Pada saat semua kegiatan telah selesai, maka akan dilakukan persiapan kapal yang
akan tolak mulai dari proses penambatan kapal kembali, pemanduan kapal yang
akan tolak hingga pelepasan kapal yang sudah tolak.
25
3.3 Diagram Alir Data Sistem Berjalan
Diagram Konteks
- Form PPKB
- Data Manifest - Data SPK - Data Tallyshet Penumpukan - - Data Agen - Data Buku Gudang - Data BPRP - Pranota Penumpukan - Data PPKB D Langsung
- Data Rencana BM - Data PPKBD Langsung - Data PPKBD penumpukan - Pranota Langsung - Pranota Penumpukan - Data BA Serah Terima Barang - Data BA Serah Terima Barang - Data SOF - Data Tallysheet Langsung - Pranota Langsung - Data PPKB D Langsung
-Data SPK -Form PKKB -Data Manifest - Data Rencana BM
-Data Agen Laporan
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Sistem Pelayanan Kapal dan
Barang Pada PT. PELINDO II
(Persero) Cabang Tanjung Priok
Jakarta
Rendalops
Gudang/
Lapangan
Pelayanan
Operasi
Mitra
Perencanaan
& ADM
Dirut
26
Keterangan :
PPKB : Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang
SPK : Surat Perintah Kerja
BPRP : Bukti Pemakaian Ruang Penumpukan
PPKBD Langsung : Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang Data Langsung
BA : Berita Acara
RBM : Realisasi Bongkar Muat
SOF : Statement Of Fact
27
Data SPK Data SPK SPK Data PPKB Data PPKB PPKB
Data Manifest Data Manifest Manifest
Data Mitra Data Mitra
Mitra
Data Agen
Data Manifest
Data Rencana Kerja Form PPKB
Data SPK
Data Bongkar Muat
Rencana RBM
Data Bongkar Muat
Tally Sheet Lansgung
Data Tally Sheet Tally Sheet Langsung
`` Tally Sheet Langsung
Data SOF
Data SOF SOF
Pranota Langsung Data SOF
Pranota Langsung
Pranota Langsung Pranota Langsung Pranota Langsung
Pranota Langsung
Form PKKBD Langsung
PPKBD Lansgung PPKBD Langsung PPKBD Langsung Data Ba Serah Terima Barang BA Serah Terima Barang
BA Serah Terima Barang
Data Serah Terima Barang BA Serah Terima Barang
Data Rencana RBM
Tally Sheet Tally Sheet Penumpukan Tally Sheet Penumpukan
Data Penumpukan
Data BPRP Data BPRP BPRP
Pranota Penumpukan Data Pranota Penumpukan Pranota Penumpukan
Pranota Penumpukan
Form PKKBD Penumpukan PPKBD Penumpukan
PPKBD Penumpukan
PPKBD Penumpukan
Data BPRP
Data Buku Gudang Data Buku Gudang Buku Gudang
Laporan
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
1.0.
Input Data SPK Rendalops
2.0.
Input Data PPKB
3.0.
Input Data Manifest
Mitra
4.0.
Input Data Mitra
5.0.
Input Data Rencana BM Perencanaan &
ADM
6.0.
Input Data Tally Sheet
Langsung
7.0.
Input Data SOF
8.0.
Input Pranota Langsung
9.0.
Input Form PPKBD
Langsung
10.0.
Input Data BA Serah
Terima Barang
11.0.
Input Data Tally Sheet
Penumpukan
12.0.
Input Data BPRP
Pelayanan Operasi
13.0.
Input Data Pranota
Penumpukan
14.0.
Input Data PPKBD
Penumpukan
15.0.
Input Data Buku Gudang
16.0.
Laporan Direktur
Gudang dan
Lapangan
28
Agen Data Agen Laporan Agen
Rencana BM Data Rencana BM Laporan rencana BM
SOF Data SOF Laporan SOF
Pranota Langsung Data Pranota Langsung Laporan Pranota Langsung
PPKBD Langsung PPKBD Lansgung Laporan PPKBD Langsung
BA Serah Terima Barang Data BA Serah Terima Barang BA Serah Terima Barang
BPRP Data BPRP Laporan BPRP
Pranota Penumpukan Data Pranota Penumpukan Laporan Pranota Penumpukan
PPKBD Penumpukan Data PPKBD Penumpukan Laporan PPKBD Penumpukan
Buku Gudang Data Buku Gudang Laporan Buku Gudang
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan
16.1.P
Laporan Agen
16.2.P
Laporan Rencana BM
16.3.P
Laporan SOF
16.4.P
Laporan Pranota
Langsung
16.5.P
Laporan PPKBD
Langsung
16.6.P
Laporan Ba Serah
Terima Barang
16.7.P
Laporan BPRP
16.8.P
Laporan Pranota
Penumpukan
16.9.P
Laporan PPKBD
Penumpukan
16.10.P
Laporan Buku
Gudang
Dirut
29
Mempunyai Mempunyai Mempunyai
`
M 1 M M 1 1 M
M
1
M
1
M
M 1 M 1
1 1 M M 1
Gambar III.5 ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem Berjalan
Bendera
Nm_Kpl
Agen
Jml_Brg
NoPraPnmpkn
PPKBD_Penumpukan
Pmlk_Kpl
Plbhn_Asal
Jns_Brg
NoPPKBDPnmpkn
Mempunyai
Pranota_Pnmpukn
Trf_Cardoging
Trf_Drmga
Ms_Sewa
Ttl_Tgihan
PPN
Nm_Kpl
Gudang
NPWP
NoBPRP
BPRP
Agen
Jns_Brg
Tgl_Msk
Tgl_Keluar
TallyPnmpkn
Jns_Perdagangan
Penerima
NPWP
Buku_Gdng
NoBPRP
Jml_Brg
Tgl_Msk
Tgl_Keluar
Nm_Brg
Brt_Brg
Plbhn_Asal
Plbhn_Tjuan
Plbhn_Tjuan
NoBukuGdng
Mempunyai
Tally_Pnmpukn
NoTally
Nm_Kpl
Agen
Jns_Brg
Gudang
Tgl_Keluar
Mempunyai Rncn_RBM
Mempunyai TallySheet_Lngsng Mempunyai
NoRncna
Ttl_Netto
Ttl_Bruto
Brt_terra
Brt_Netto
Ttl_Bruto
NoTally
Nm_Kpl
Jns_Brg
No_Plat
Palka
SOF
NoBPRP
No_SOF
Nm_Kpl
Tgl_Kerja Palka
Plbhn_Tujan
NoTally
Mempunyai
BA_SerahTerima
No_SOF
Nm_Kpl
Penerima_Brg
Palka1
Palka2
Ttl_Palka
Jns_Brg
Jml_Brg
Wkt_Mulai
Wkt_Akhir
No_BA
Mempunyai
Ttl_Brg
Jns_Brg
LokasiBM
No_SOF NoRncna
Nm_Kpl
Kegiatan
SPK
No_Agen
Wkt_Mulai
Wkt_Akhir
Jml_Brg
Jns_Brg
No_SPK
LokasiBM
Bendera
Nm_Agen
Pelabhn
Mempunyai Agen
Alamat
Tlp/Fax
Bendera
Agen
No_Agen
Mempunyai
PPKB
Plbhn_Asal
Plbhn_Tjuan
Agen
Alamat
Tlp/Fax
Tanggal Pmlk_Kpl
Bendera
Nm_Kpl
No_Agen
No_PPKB
Mempunyai PPKBD_Lngsng Mempunyai Pranota_Lngsng
Mempunyai
No_SOF
Nm_Kpl
Kemasan
Dermaga
Dermaga
Jml_Tagihan
Jns_Brg
Jml_BM
NoPraLngsng
Pmkai_Jasa
PPN
No_PPKB
Jml_Brg
Plbhn_Tjuan
Agen
Nm_Kpl
Bendera
NoPPKBD_Lngsng
NoPraLngsng
Jns_Brg
Pmlk_Kpl
Plbhn_Asal
30
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
a. Tampilan Login
b. Tampilan Menu Utama
31
c. Tampilan Menu Agen
Desain Input data Agen merupakan rancangan form untuk masukan data Agen
Pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
d. Tampilan Menu PPKB
Desain input data PPKB merupakan rancangan form untuk masukan data
Perminataan Pelayanan Kapal dan Barang pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung
Priok.
32
e. Tampilan Menu SPK
Desain input data SPK merupakan rancangan form untuk masukan data SPK
pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
f. Tampilan Menu Manifest
Desain input data Manifest merupakan rancangan form untuk masukan data
Manifest pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
33
g. Tampilan Rencana Kerja Bongkar Muat
Desain input data Rencana Kerja Bongkar Muat merupakan rancangan form
untuk memasukan data Rencana Kerja Bongkar Muat pada PT. PELINDO II Cabang
Tanjung Priok.
h. Tampilan Tally Sheet Langsung
Desain input data Tally Sheet Langsung merupakan rancangan form untuk
memasukan data Tally Sheet Langsung pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
34
i. Tampilan SOF
Desain Input data SOF merupakan rancangan form untuk masukan Statement of
Fact pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
j. Tampilan BA Serah Terima Barang
Desain input data BA Serah Terima Barang merupakan rancangan form untuk
memasukan data BA Serah Terima Barang pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung
Priok.
35
k. Tampilan Pranota Langsung
Desain input data Pranota Langsung merupakan rancangan form untuk
memasukan data Pranota Langsung pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
l. Tampilan PPKBD Langsung
Desain input data PPKBD Langsung merupakan rancangan form untuk
memasukan data PPKBD Langsung pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
36
m. Tampilan Input Tally Sheet Penumpukan
Desain input data Tally Sheet Penumpukan merupakan rancangan form untuk
memasukan data Tally Sheet Penumpukan pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung
Priok.
n. Tampilan Input Data BPRP
Desain input data BPRP merupakan rancangan form untuk memasukan data
Bukti Pemakaian Ruang Penumpukan pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
37
o. Tampilan Input Data Buku Gudang
Desain input data Buku Gudang merupakan rancangan form untuk memasukan
data Buku Gudang pada PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok.
38
3.5 Permasalahan Pokok
Sistem pelayanan customer yang ada di PT. PELINDO II (Persero) Cabang
Tanjung Priok Jakarta pada dasarnya sudah berjalan dengan baik, namun dengan
berbagai permasalahannya yang penulis temui di lapangan.
Adapun permasalahan saat ini sebagai berikut:
1 Dalam pelaksanaannya, sistem pelayanan customer sampai saat ini masih manual,
yaitu dengan menggunakan surat tertulis resmi.
2 Hanya diketahui sebatas level TOP Manager.
3 Sangat membutuhkan waktu untuk sampai pada tahap penanganannya.
4 Dalam point ke-3 sering terjadi gangguan terkait kegiatan bongkar muat yang
pada dasarnya terus berjalan setiap saat.
3.6 Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut, maka dibutuhkan adanya perbaikan dan
perubahan sistem yang sudah ada dengan berdasarkan pada sistem layanan berbasis
Information Commnucation Technology (ICT). Yaitu dengan membuat sistem baru
untuk bisa digunakan oleh admin yang biasa menangani langsung kegiatan bongkar
muat yang ada di lingkungan PT. PELINDO II Cabang Tanjung Priok. Dengan
adanya alternative pemecahan masalah ini diharapkan sistem pelayanannya bisa
berjalan lebih baik terutama dari segi efisiensi waktu yang sesuai dengan visi dan
misi perusahaan.
39
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1 Umum
Perusahaan Perseroan (persero) adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
yang terbentuk perseroan terbatas yang modalnya terbagi dalam saham yang seluruh
atau paling sedikit 51% sahamnya dimiliki oleh pemerintah (atas nama negara) yang
tujuan utamanya adalah mengejar keuntungan. Dengan semakin berkembangnya
teknologi yang sangat cepat dalam menangani aspek kehidupan diperlukan perangkat
keras untuk menunjang produktivitas kerja seperti komputer, karena dengan alat ini
dapat dibangun suatu sistem komputerisasi. Setelah mempelajari sisten berjalan dan
mengetahui permasalahan yang dihadapi PT. PELINDO II (Persero), maka pada bab
ini penulis mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem pelayanan
customer pada PT. PELINDO II (Persero).
Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan
yang telah ada. Sistem usulan ini menambahkan beberapa prosedur baru yang penulsi
anggap patut untuk diadakan dengan harapan bisa memecahkan permasalahan yang
ada demi mencapi tujuan yang hendak dicapai. Dengan adanya sistem baru ini, maka
masalah yang sering terjadi dapat ditutupi dengan :
1. Pengembangan sistem pelayanan cutomer yang sudah tidak lagi menggunakan
sistem secara manual, melainkan sudah menggunakan sistem komputerisasi.
2. Ketepatan waktu dalam memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan.
3. Mengefisiensi waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain yang dibutuhkan
Penulis berusaha untuk membantu dan mecapai tujuan dalam pengembangan
sistem yang sudah ada agar lebih efisien. Prosedur standar yang berlaku pada
PT. PELINDO II (Persero) tetap berlaku dan lebih utama.
40
4.2 Proesedur Sistem Usulan
Proses pelayanan customer pada sistem usulan sama dengan prosedur sistem
berjalan, namun hanya ditambah sedikit perubahan-perubahan, mengingat sistem
yang berjalan masih menggunakan manual, maka penulis mencoba mengusulkan
dengan menggunakan bahasa pemrograman Dreamweaver CS5, adapaun prosedur-
prosedur tersebut :
1. Prosedur Penerimaan Laporan Keluhan
Dalam tahap ini, customer sebagai mitra kerja membuat laporan permasalahan
yang terjadi dilapangan melalui aplikasi Helpdesk terkait masalah sistem maupun
masalah kegiatan operasional.
2. Prosedur Penerimaan SPK
Pada prosedur ini baik administrasi pelayanan sistem maupun pelayanan
operasional menerima laporan keluhan customer berkaitan dengan kegiatan
operasional yang sedang berjalan berupa pesan masuk atau Inbox melalui email
atau account masing-masing administrasi yang kemudian akan diteruskan ke
Direksi untuk tahap penanganannya.
3. Prosedur Penanganan Permasalahan
Setelah mendapat laporan dari customer terkait permasalahan yang berkaitan
dengan kegiatan operasional, sampailah pada tahap penanganan permasalahan
tersebut.
4. Prosedur Laporan
Berdasarkan data penanganan yang sudah dijalankan, maka administrasi kegiatan
operasional menerima laporan tahap penyelesaian masalah yang kemudian akan
diteruskan kembali ke customer.
41
4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
BAP Kel
Kel Kel
BAP Kel
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan
Customer
Perancangan Sistem Pelayanan
Mitra Pada PT. PELINDO II
(Persero) Cabang Tanjung Priok
Jakarta
Planner Operasinal
Direksi
42
Kel Kel Kel
Kel
SPK SPK SPK
BAP BAP BAP
BAP BAP BAP
SPK SPK SPK Kel Kel
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan
Keterangan :
Kel : Keluhan Customer
SPK : Surat Perintah Kerja
BAP : Berita Acara Penanganan
1.0.
Input data Keluhan Customer
2.0.
Input Data SPK Operasional
3.0.
BA Penanganan
4.0.
Laporan Direksi
43
4.4 Kamus Data Sistem Usulan
1. Nama Arus Data : Laporan
Alias : Laporan Keluhan Customer
Bentuk Data : E-mail atau online
Arus Data : Customer – Proses 1.0
Penjelasan : Sebagai Bukti Laporan Keluhan dari Customer
Periode : Setiap kali permintaan
Volume : Tidak dapat dipastikan
Struktur Data : Tidak ada
2. Nama Arus Data : SPK
Alias : Surat Perintah Kerja
Bentuk data : Cetak Print dan File
Arus Data : Admin – Proses 2.0
Penjelasan : Sebagai bukti perintah kerja
Periode : Setiap menerima laporan keluhan dari customer
Volume : Tidak dapat dipastikan
Struktur Data : Header+isi+footer
Header = No_SPK+Tanggal+Nama_Proyek+Judul
Isi = Jenis_Pekerjaan+Nama_Perusahaan+Alamat+Periode
Footer =Waktu_Pelaksanaan_Kerja+Ttd_Penerima_kerja
+Menyetujui
3. Nama Arus Data : BAP
Alias : Berita Acara Penanganan
Bentuk Data : Cetak Print atau File
Arus Data : Admin – Proses 3.0
Penjelasan : Sebagai Bukti Laporan Penanganan Permasalahan
Periode : Setiap kali ada keluhan customer yang bersifat fisicly
Volume : Tidak dapat dipastikan
44
Struktur Data : Tidak ada
4.4.1 Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : SPK
Alias : Surat Perintah Kerja
Bentuk data : Cetak Print dan File
Arus Data : Admin – Proses 2.0
Penjelasan : Sebagai bukti perintah kerja
Periode : Setiap menerima laporan keluhan dari customer
Volume : Tidak dapat dipastikan
Struktur Data : Header+isi+footer
Header = No_SPK+Tanggal+Nama_Proyek+Judul
Isi = Jenis_Pekerjaan+Nama_Perusahaan+Alamat+Periode
Footer =Waktu_Pelaksanaan_Kerja+Ttd_Penerima_kerja
+Menyetujui
4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Laporan Keluhan Customer
Fungsi : Sebagai bahan adanya keluhan atau masalah
terkait sistem ataupun kegiatan bongkar muat
dilapangan.
Sumber : Customer
Tujuan : Pelayanan Kegiatan Bongkar Muat
Frekuensi : Setiap adanya masalah yang diadukan
customer
Media : Online
Jumlah : -
Bentuk : -
45
2. Nama Dokumen : Surat Perintah Kerja
Fungsi : Meneruskan Laporan Keluhan Customer
Sumber : Admin
Tujuan : Meneruskan Laporan Keluhan Customer
Frekuensi : Setiap adanya masalah yang diadukan
customer
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : -
4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Berita Acara Penanganan
Fungsi : Laporan Penanganan Masalah
Sumber : Direksi
Tujuan : Menyelesaikan Masalah Customer
Frekuensi : Setiap adanya masalah yang diadukan
customer
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : -
46
Mempunyai
4.5.3 Entity Relationship Diagram
Gambar IV.3 ERD (Entity Relationship Diagram) Sistem Usulan
Ajukan_topiik
Kategori
Nama
Unit_Kerja
Hadphone
Judul
Priority
Detail
Gender
Daftar_Topik
Judul
Pengaju
Aplikasi
Tgl_submit
Status
Priority
Detail
Replay
Gender
47
4.5.4 Spesifikasi File
1. Nama File : Tabel User
Akronim : table_user
Type File : Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Kunci Field : Username
Media File : Hard Disk
Panjang Record : -
Software : PhpMyAdmin
No Element Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode User Kd_user Varchar 10 Primery Key
2 Username User_name Varchar 20
2 Password Password Varchar 20
Tabel IV.1 Tabel User
2. Nama File : Tabel Topik
Akronim : 47opic_topik
Type File : Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
48
Kunci Field : Judul
Media File : Hard Disk
Panjang Record : -
Software : PhpMyAdmin
Tabel IV.2 Tabel Topik
No Element Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Judul Judul varchar 50 Primery Key
2 Pengaju Pengaju Varchar 25
3 Aplikasi Aplikasi Varchar 25
4 Tanggal Submit Tgl_submit date -
5 Status Status Varchar 10
6 Priority Priority varchar 10
7 Detail Detail varchar 1000
8 Replay Replay varchar 10
9 Gender gender varchar 10
49
4.5.5 Struktur Kode
Pemakaian kode ini berfungsi untuk mengidentifikasi data yang akan
digunakan untuk pemrosesan. Adapun tujuan pemakaian kode ini adalah:
1. Kode User
Fungsi : Untuk proses login saat ingin memasuki program aplikasi
Type : Varchar
Panjang : 10 Digit
2. Username
Fungsi : Untuk mengetahui identitas user atau customer
Type : Varchar
Panjang : 10 Digit
4.5.6 Spesifikasi Program
Tahap selanjutnya setelah membuat spesifikasi file yang dibutuhkan oleh
sistem, kita membuat suatu rancangan yang dibutuhkan sistem usulan. Spesifikasi
program merupakan pembahasan mengenai program yang digunakan dalam sistem
usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu alat dokumentasi
program yang dikenal dengan metode HIPO (Hirarchy of Input Proses Output) yang
merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi program yang dibuat:
50
Gambar IV.4 Diagram HIPO
Spesifikasi program yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Nama Program : Login
Akronim Program : login.php
Paket Program : Adobe Dreamweaver CS5
Fungsi Program : Untuk membuka aplikasi program yang pertama
Bentuk Format : -
Proses Program : 1. Masukan Kode User
2. Masukan Password
3. Login : Untuk masuk kedalam program
LOGIN
0.0
MENU UTAMA
1.0
DASHBOARD
2.0
HELP DESK
2.1
AJUKAN TOPIK
2.2
DAFTAR TOPIK
3.0
Logout
51
2. Nama Program : Dashboard
Akronim Program : index.html
Paket Program : Adobe Dreamweaver CS5
Fungsi Program : Tampilan utama aplikasi program
Bentuk Format : -
Proses Program : -
3. Nama Program : Ajukan Topik
Akronim Program : form.html
Paket Program : Adobe Dreamweaver CS5
Fungsi Program : Untuk membuat laporan keluhan customer
Bentuk Format : -
Proses Program : 1. Setelah login dan masuk pada menu utama
2. Pilih form ajukan topik pada menu HelpDesk
3. Isi form yang tersedia beserta keluhan yang terjadi
di operasional
4. Nama Program : Daftar Topik
Akronim Program : form_validation.html
Paket Program : Adobe Dreamweaver CS5
Fungsi Program : Untuk melihat output daftar topic yang sudah diinput
Bentuk Format : -
Proses Program : 1. Setelah login dan masuk pada menu utama
2. Pilih form Daftar Topik
52
4.6 Spesifikasi Sistem Komputer
Dalam bahasan kali ini mengenai penggunaan perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware) yang akan digunakan dalam sistem usulan
4.6.1 Umum
Sistem komputer merupakan media yang sangat diperlukan dalam
melaksakanakan sistem yang diusulkan, karena setiap sistem yang diusulkan
memerlukan suatu program. Program merupakan suatu rancangan yang nantinya
digunakan untuk mempermudah penerapan dalam melaksanakan pekerjaan terutama
dalam proses pemasukan data. Sehingga dalam menggunakan media komputerisasi
dapat meningkatkan kualitas, waktu dan biaya bagi keuntungan perusahaan.
4.6.2 Perangkat Keras
Dalam sistem komputerisasi tidak terlepas dari perangkat keras yang akan
digunakan, adapun penjelasan mengenai perangkat keras yang digunakan dalam
sistem usulan inni adalah:
1. Processor : Intel Core I3
2. Memory : 512 Mb
3. Harddisk : 500 GB
4. Monitor : LCD
5. Keyboard : 104 Key
6. Printer : Inkjet atau Deskjet
7. Mouse : Optik
4.6.3 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dipakai dalam sistem usulan berupa program-program
yang nantinya dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan data. Adapun
perngkat lunak yang penulias usulkan ini adalah:
1. Sistem operasi : Microsoft Windows 7
2. Paket Program : Adobe Dreamweaver CS5
3. Database : PhpMyAdmin
53
4.7 Jadwal Implementasi
Penerapan sistem pelayanan customer pada PT. PELINDO II (Persero) yang
diajukan penulis mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Penyiapan data awal
Untuk mengetahui penyiapan data awal dapat dilihat dari criteria dibawah ini:
a. Jumlah data yang ada
b. Data-data apa saja yang dikumpulkan
2. Pembuatan atau test program
Pembuatan program dalam sistem usulan dilakukan dengan tujuan
menghasilkan program yang dapat digunakan untuk mengolah semua data
yang ada dan kumpulkan pada file database. Program yang dibuat haruslah
program yang benar-benar mampu memenuhi keinginan penulis yaitu yang
nantinya dapat diandalkan pada saat sistem dijalankan dan terjamin bebas dari
kesalahan.
3. Pembuatan buku petunjuk
Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan untuk membantu dalam
menoperasikan sistem yang diusulkan dan pengguna atau pemakai dapat
mempelajari dari buku petunjuk ini, baik mengenai data awal, pengadaan
training dan lain-lain.
4. Training
Training dimaksudkan unutk melatih para user dalam menggunakan sistem
yang diusulkan penulis serta melihat kemampuan dari personel yang terlihat,
apakah user telah menguasai paket program yang digunakan pada sistem yang
diusulkan.
5. Test sistem
Pembangunan sistem yang diusulkan penulis untuk melakukan uji coba
terhadap sistem yang diusulkan secara keseluruhan agar dapat diketahui
apakah sistem tersebut layak atau tidak menggantikan sistem yang lama.
54
6. Peralihan sistem
Kegiatan ini bertujuan untuk meletakan sistem yang baru supaya siap untuk
dapat digunakan. Peralihan ini dilakukan secara bertahap untuk menghindari
adanya resiko kegagalan sistem baru.
7. Operasional dan evaluasi
Operasi dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem baru secara
penuh setelah masa peralihan berakhir. Selama berlangsungnya sistem baru
maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dari
sistem tersebut agar pembangunan sistem selanjutnya dapat diperbaiki.
55
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan yang penulis lakukan pada PT. PELINDO II
(Persero) mengenai sistem pelayanan customer, dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. PT. PELINDO II (Persero) Jakarta adalah perusahaan Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) yang bergerak dibidang jasa kepelabuhanan. Beberapa jeni
pekerjaan yang telah dikerjakan oleh PT. PELINDO II (Persero) antara lain :
Pelayanan kapal Penumpang, pelayanan penggunaan gudang-gudang dan
lapangan penumpukan barang, pelayanan jasa bongkar muat barang dan lain-
lain.
2. Pada dasarnya sistem pelayanan customer pada PT. PELINDO II (Persero)
sudah baik, namun dalam penggunaannya masih menggunakan cara manual
sehingga sangat membutuhkan waktu untuk sampai pada tahap
penanganannya
3. Dengan adanya sistem komputerisasi diharapkan dapat mengefisiensi waktu
dalam proses penanganannya.
4. Komputerisasi sebagai alternatif dari permasalahan yang terjadi dan
diharapkan dapat mengalami perubahan yang signifikan demi menerapkan
sistem layanan berbasis Information Commnucation Technology (ICT) yang
lebih maju.
5.2 Saran Saran
Sebagai penutup dari keseluruhan isi Tugas Akhir ini, penulis mempunyai
saran yang dapat dipakai atau digunakan PT. PELINDO II (Persero) Jakarta
diantaranya:
56
1. Pengguna komputer yang menjalankan sistem tersebut diupayakan mampu
menguasai dasar-dasar pendidikan komputer.
2. Perlu adanya kerjasama antara pihak-pihak terkait dalam menjalankan sistem
ini.
3. Diadakan pemeliharaan komputer dan aplikasi-aplikasi yang digunakan
secara berkala sehingga kesalahan dapat diketahui secepat mungkin.
57
DAFTAR PUSTAKA
Ladjmaudin, Al-Bahra bin 2010. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta :
Geraha Ilmu.
Madcom. 2010. Tips dan Triks Mengoptimalkan Web Browser, Jakarta : Media Kita.
Rosa. 2013. Basis Data, Bandung : Informatika Bandung.
Rusmanto. 2008. 10 Jam Menguasai Internet, Teknologi dan Aplikasinya, Jakarta :
PT. Elex Media Komputindo.
Sommerville, Ian. 2011. Software Engineering ( Rekayasa Perangkat Lunak ). Jakarta
: Erlangga.
Sukamto, Rosa Arini dan Shalahudin, M 2013. Rekayasa Perangkat Lunak (
terstruktur dan berorientasi objek ). Bandung : Informatika.
Tata Sutarbi. 2011. Memahami Kerja Internet, Bandung : Yamawidya.
Taufik, Rahmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen Yogyakarta : Graha Ilmu.
58
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
N.I.M : 12140135
Nama Lenkap : Muhammad Iqbal Aulia
Tempat/ Tanggal lahir : Jakarta, 11 November 1993
Agama : Islam
Alamat Lengkap : Jl.Alur Laut 1 No 36 Rt 003/ 03, Kelurahan Rawabdak
Kelurahan Rawabdak Selatan, Kecamatan Koja
Jakarta Utara, 14230
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non – Formal
1. SD Negeri Rawabadak Selatan 01 Pagi
2. SMP Negeri 173 Jakarta Utara
3. SMA Negeri 110 Jakarta Utara
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. PT. Pelabuhan Indonesia II (Persero) Jakarta
2. Organisasi Purna Prakarya Muda Indonesia
Jakarta, 23 Maret 2017
Saya yang bersangkutan
Muhammad Iqbal Aulia
59
RECEIVING CARD
60
BON MUAT ATAU BONGKAR
61
SURAT PENYERAHAN PETIKEMAS
62
