TUGAS AKHIR - Bina Sarana Informatika · Sebagai contoh perkembangan tekhnologi adalah komputer. Pemanfaatan komputer sebagai alat bantu kerja manusia, khususnya dalam hal pengolahan

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG

PADA PT.ASARO ANUGERAH JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.III)

Disusun oleh :

WAHYU ARI GUNAWAN

NIM: 11131454

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Jakarta

2016

ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Wahyu Ari Gunawan

NIM : 11131454

Program Studi : Komputerisasi Akuntansi

Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika Jakarta

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul:

“Perancangan Sistem Informasi Pembelian Barang Pada PT. Asaro Anugerah

Jakarta”, adalah asli (orsinil) atau tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah

diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.

Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada

paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya

memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas

akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu,

saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari

Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika

dicabut/dibatalkan.

Dibuat di : Jakarta

Pada tanggal : 24 Juni 2016

Yang menyatakan,

Wahyu Ari Gunawan

iii

SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA

ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

Nama : Wahyu Ari Gunawan

NIM : 11131454

Program Studi : Komputerisasi Akuntansi

Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika Jakarta

Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, Hak Bebas

Royalti Non-Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) atas karya ilmiah kami

yang berjudul: “Perancangan Sistem Informasi Pembelian Barang Pada PT.

Asaro Anugerah Jakarta”, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Manajemen

Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika berhak menyimpan,

mengalih-media atau format-kan, mengelolaannya dalam pangkalan data

(database), mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di

internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari

kami selama tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis/pencipta karya

ilmiah tersebut.

Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, segala

bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah

saya ini.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta

Pada tanggal : 24 Juni 2016

Yang menyatakan,

Wahyu Ari Gunawan

iv

v

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan

rahmat dan karunia-Nya, hingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini

dengan baik dan tepat pada waktunya. Dimana penulis sajikan buku ini dalam bentuk

yang sederhana dan mudah dimengerti. Adapun judul tugas akhir yang penulis ambil

adalah sebagai berikut, “Perancangan Sistem Informasi Pembelian Barang Pada

PT. ASARO ANUGERAH Jakarta”

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan

program Diploma Tiga (D.III) Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina

Sarana Informatika. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian

(eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan

ini. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka

penulisan tugas ini tidak akan berjalan dengan lancar. Oleh sebab itu pada

kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Direktur Akademi Manajemen Informatikan dan Komputer

2. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika

dan Komputer

3. Ibu Wulan Dari, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah

memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian tugas ini.

4. Staff / karyawan / dosen dilingkungan Akademi BSI.

5. Bapak Pariang Ramses Hutahean, selaku Direktur PT. ASARO ANUGERAH

Jakarta.

vii

6. Staff dan Karyawan di PT. ASARO ANUGERAH.

7. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan dan semangat tanpa henti

8. Teman dan sahabat kelas KA-6B

Akhir kata penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi

kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang, semoga tulisan ini dapat

berguna bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.

Jakarta, 24 Juni 2016

Penulis

Wahyu Ari Gunawan

viii

ABSTRAK Wahyu Ari Gunawan (11131454), Perancangan Sistem Informasi Pembelian

Barang Pada PT.Asaro Anugerah

Memasuki era globalisasi saat ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya

sehingga membutuhkan peralatan yang juga menunjang. Adapun komputer yang

merupakan salah satunya peralatan yang diciptakan untuk mempermudah

pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam pembuatan hardware

maupun software. PT. Asaro Anugerah saat ini membutuhkan adanya suatu sistem

informasi yang menunjang untuk ketepatan dan kecepatan informasi bagi para

karyawan dan pimpinan perusahaan. Untuk itulah penulis mencoba membuat Tugas

Akhir mengenai sistem pembelian barang secara tunai pada PT. Asaro Anugera yang

sampai saat ini belum sepenuhnya terkomputerisasi. Pada saat ini PT. Asaro

Anugerah adalah berupa perusahaan yang bergerak dibidang jasa yang memberikan

pelayanan dibidang kontruksi dan perdagangan mekanikal, elektrikal enjinering.

Sistem yang ada pada PT. Asaro Anugerah ini sebagian sudah terkomputerisasi,

namun saat penyimpanan datanya masih secara manual sehingga memungkinkan

kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data

yang diperlukan. Perancangan sistem informasi ini merupakan solusi yang terbaik

untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada perusahaan ini, serta

dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan

efisien dalam menunjang aktifitas pada perusahaan ini. Sistem yang

terkomputerisasi lebih baik dari sistem yang manual agar berjalan lebih efektif

dan efisien serta sistem pembelian yang sekarang lebih kondusif dibandingkan

dengan sistem yang terdahulu.

Kata Kunci: Perancangan Sistem Informasi, Sistem Pembelian Barang

ix

ABSTRACT

Wahyu Ari Gunawan (11131454), Design of Information Systems

Purchasing Goods In PT.Asaro Anugerah Jakarta .

Entering the era of globalization, information technology drove rapidly

and thus require equipment that is also supportive. The computer is one

of those tools created to facilitate the work of man, when the good

progress in the manufacture of hardware and software. PT. Asaro

Anugerah currently requires the existence of a system of supporting

information for accuracy and speed of information for employees and

management. To which the author tries to make final project on the

system of purchasing goods at PT. Asaro Anugerah which until now has

not been fully computerized. At this time PT. Asaro Anugerah is in the

form of a company engaged in services that provide trading services in

the field of construction and mechanical, electrical engineering. The

existing system at PT.Asaro Anugerah has been partially computerized,

but when storage data is still manually allowing the lack of accurate

statements are made and the delay in the search for the required data.

The design of this information system is the best solution to solve the

problems that exist in this company, as well as the computerized system

can achieve an activity which is effective and efficient in supporting the

activities of this company. A computerized system is better than a manual

system to be run more effectively and efficiently and purchasing system is

now more favorable than the previous system. Key Words: Design of Information Systems, Purchasing Systems Goods

x

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir ...................................................................................... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir .............................................................. ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ........................................ iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ................................................. iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ............................................................................. v

Kata Pengantar ........................................................................................................ vi

Abstrak .................................................................................................................... viii

Daftar Isi .................................................................................................................. x

Daftar Simbol ........................................................................................................... xii

Daftar Gambar ......................................................................................................... xiii

Daftar Tabel ............................................................................................................ xiv

Daftar Lampiran ...................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.1. Latar Belakang .............................................................................. 1

1.2. Perumusan Masalah .................................................................. 2

1.3. Tujuan dan Manfaat ...................................................................... . 3

1.4. Metode Penelitian .......................................................................... . 3

1.5. Ruang Lingkup .............................................................................. . 4

1.6. Sistematika Penulisan .......................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................... 7

2.1. Konsep Dasar Sistem ........................................................ 7

2.2. Peralatan Pendukung Program (Tools System).............................. . 15

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ...................................................... . 30

3.1.Umum .......................................................................................... . 30

3.1.Tinjauan Perusahaan .................................................................... . 30

3.3.Prosedur Sistem Berjalan ............................................................. . 34

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ................................. . 36

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan ......................................................... . 39

3.6 Permasalahan Pokok .................................................................... . 42

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah .................................................... . 43

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ................................................... . 44

4.1.Umum .......................................................................................... . 44

4.2 Prosedur Sistem Akuntansi Usulan.............................................. . 44

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan ................ . 46

4.4. Kamus Data Sistem Usulan ........................................................ . 49

xi

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Akuntansi Usulan ....................... . 53

4.6Spesifikasi Sistem Komputer ........................................................ . 81

4.7 Jadwal Implementasi.................................................................... . 83

BAB IV PENUTUP ........................................................................................... 85

4.1. Kesimpulan ................................................................................. 85

4.2. Saran .......................................................................................... 86

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................

DAFTAR RIWAYAT HIDUP..............................................................................

SURAT KETERANGAN PKL ............................................................................

LAMPIRAN-LAMPIRAN ....................................................................................

xii

DAFTAR SIMBOL

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau

tujuan pada arus data

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang

sedang berlangsung

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk

meyimpan atau mengambil data yang diperlukan

xiii

DAFTAR GAMBAR Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 32

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan .................................. 37

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan ......................................... 38

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan .................................... 47

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan ........................................... 48

Gambar IV.3 Bentuk Tidak Normal ....................................................................... 56

Gambar IV.4 Bentuk Normal Kesatu ...................................................................... 57

Gambar IV.5 Bentuk Normal Kedua ...................................................................... 58

Gambar IV.6 Bentuk Normal Ketiga ...................................................................... 59

Gambar IV.5 Diagram HIPO .................................................................................. 71

xiv

DAFTAR TABEL Halaman

Tabel II.1 Notasi Tipe Data.................................................................................. 21

Tabel II.2 Notasi Struktur Data ............................................................................ 22

Tabel IV.1 Spesifikasi File Supplier...................................................................... 60

Tabel IV.2 Spesifikasi File Barang........................................................................ 61

Tabel IV.3 Spesifikasi File Perkiraan .................................................................... 62

Tabel IV.4 Spesifikasi File PO .............................................................................. 62

Tabel IV.5 Spesifikasi File Pembayaran ............................................................... 63

Tabel IV.6 Spesifikasi File Jurnal ......................................................................... 64

Tabel IV.7 Spesifikasi File Detail Jurnal............................................................... 64

Tabel IV.8 Spesifikasi File Detail PO ................................................................... 65

Tabel IV.9 Spesifikasi File User............................................................................ 66

Tabel IV.10 Jadwal Implementasi ........................................................................... 84

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A-1 Form Pemesanan Barang ............................................................. 91

Lampiran A-2 Nota ............................................................................................. 92

Lampiran A-3 Surat Jalan ................................................................................... 93

Lampiran B-1 Purchase Order ............................................................................ 94

Lampiran B-2 Bukti Setoran ............................................................................... 95

Lampiran B-3 Laporan Pembelian Barang ......................................................... 96

Lampiran C-1 Form Pemesanan Barang ............................................................. 97

Lampiran C-2 Nota ............................................................................................. 98

Lampiran C-3 Surat Jalan.................................................................................... 99

Lampiran D-1 Purchase Order ............................................................................ 100

Lampiran D-2 Laporan Pembelian Barang ......................................................... 101

Lampiran E-1 Form Login .................................................................................. 102

Lampiran E-2 Form Menu Utama ....................................................................... 103

Lampiran E-3 Form Data Supplier ...................................................................... 104

Lampiran E-4 Form Data Barang ........................................................................ 105

Lampiran E-5 Form Data Pekiraan ..................................................................... 106

Lampiran E-6 Form Data User ............................................................................ 107

Lampiran E-7 Form Data PO .............................................................................. 108

Lampiran E-8 Form Input Pembayaran............................................................... 109

Lampiran E-9 Form Data Jurnal ......................................................................... 110

Lampiran E-10 Form Laporan Pembelian Barang .............................................. 111

Lampiran E-11 Form Laporan Jurnal .................................................................. 112

Lampiran E-12 Form Password .......................................................................... 113

Lampiran E-13 Form Back Up ............................................................................ 114

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Kepesatan dalam perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi

membuat manusia yang sebagai user harus mampu untuk menyesuaikan diri dengan

perubahan yang terjadi. Sehingga perkembangan tekhnologi dan informasi ini dapat

semakin memudahkan pekerjaan kita bukan malah menyulitkan kita sebagai user.

Sebagai contoh perkembangan tekhnologi adalah komputer.

Pemanfaatan komputer sebagai alat bantu kerja manusia, khususnya dalam hal

pengolahan data sekarang mengalami perkembangan positif yang sangat pesat

dikarenakan keunggulannya dibanding dengan pengolahan data secara manual yang

sangat tidak efisien dari berbagai segi seperti contoh dari segi waktu dan segi tempat

pengarsipan.

Namun masih ada sebagian besar perusahaan menengah yang masih

menggunakan sistem manual dikarenakan user yang tidak up to date dengan

perkembangan tekhnologi informasi dan atau juga perusahaan yang kadang

memandang lebih mahal menggunakan sistem komputerisasi dibanding dengan

sistem yang manual.

Dalam hal ini penulis melakukan penelitian di perusahaan PT.ASARO

ANUGERAH JAKARTA, meskipun sudah menggunakan komputer dalam

pengolahan datanya, namun masih belum maksimal karena belum terintegrasi dengan

sistem yang ada, yaitu proses penginputan data pembelian dan pengecekan data

persediaan yang menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang seharusnya bisa

menggunakan aplikasi pembelian yang dirancang dengan program Visual Basic 6.0

dan menggunakan database Microsoft Access 2007.

Untuk memecahkan masalah tersebut maka penulis tertarik untuk membahas

lebih lanjut mengenai sistem dan prosedur pembelian pada PT. ASARO

ANUGERAH Jakarta dengan judul:

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG PADA

PT.ASARO ANUGERAH JAKARTA”

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah:

1. Menerapkan pengetahuan yang telah penulis peroleh selama mengikuti

pendidikan di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informatika (AMIK BSI).

2. Mengembangkan opini penulis untuk selalu optimis dan percaya diri dengan

kemampuan sendiri.

3. Mengetahui kelemahan - kelemahan sistem informasi akuntansi pembelian yang

ada pada PT. ASARO ANUGERAH JAKARTA.

4. Meningkatkan pengendalian internal dalam perusahaan terkait dengan prosedur

pencatatan transaksi yang lebih akurat, handal dan dapat dipercaya kebenaran

pencatatannya serta adanya pemisahan fungsi dan otorisasi yang tepat sesuai

dengan wewenang masing-masing fungsi dalam perusahaan.

5. Menghasilkan rancangan sistem yang baru dalam membantu perusahaan

mengatasi kelemahan-kelemahan yang selama ini terdapat dalam sistem berjalan

dan mampu menghasilkan informasi yang lebih jelas dan efektif bagi pihak

manajemen.

6. Memberikan informasi sebagai bahan evaluasi mengenai sistem informasi

akuntansi pembelian dan persediaan dan dikembangkan untuk penelitian

selanjutnya.

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah sebagai salah satu syarat

kelulusan program Diploma Tiga (D.III) Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Jakarta.

1.3. Metode Pengumpulan Data

Langkah-langkah yang penulis lakukan untuk mendapatkan data-data yang

diperlukan sebagai objek penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Metode Pengamatan (Observation)

Penulis mengamati secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan di

PT. ASARO ANUGERAH JAKARTA agar dapat mengetahui setiap proses yang

dikerjakan oleh para pekerja agar data yang penulis buat dapat diuji kebenarannya.

2. Wawancara (Interview)

Metode penelitian yang secara langsung berinteraksi dan melakukan tanya jawab

dengan bagian pembelian dalam hal pemesanan sampai dengan penerimaan

barang.

3. Studi Pustaka (Library research)

Penulis menggunakan buku-buku, berkas-berkas, laporan yang berkaitan dengan

judul yang diangkat sebagai referensi. Sumber-sumber referensi tersebut diambil

dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam perusahaan.

1.4.Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dalam penulisan tugas akhir ini membahas tentang

sistem pembelian dengan memberi batasan yang meliputi proses pemesanan barang,

proses pembayaran, proses penerimaan barang, proses pembuatan jurnal sampai

dengan proses pembuatan laporan pembelian barang perminggunya.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Tugas Akhir ini secara keseluruhan terdiri dari lima

bab. Pembagian tersebut dimaksudkan untuk mempermudah dalam memahami

penulisan laporan ini. Untuk itu penulis mencoba menguraikan masalah dari bab satu

sampai bab lima dengan perincian sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini memberikan gambaran mengenai masalah umum, maksud dan

tujuan penulisan, metode penelitian, ruang lingkup serta sistematika

penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (tools

system) pada perancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data

(DAD), kamus data (data dictionary), normalisasi, HIPO (Hierarchy

Plus Input-Proses-Output) dan pengkodean.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini berisikan gambaran umum, tinjauan perusahaan yang meliputi

sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi. Prosedur sistem

berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang terbagi atas spesifikasi dalam

bentuk dokumen masukan dan keluaran, permasalahan pokok dan

alternatif pemecahannya.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Pada bab ini memuat tentang rancangan sistem yang penulis usulkan

kepada PT. ASARO ANUGERAH yang meliputi penjelasan sistem

yang penulis usulkan secara umum, prosedur sistem usulan, Diagram

Alir Data (DAD) sistem usulan, kamus data sistem usulan, spesifikasi

rancangan sistem usulan yang meliputi bentuk dokumen masukan dan

bentuk dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi file, struktur

kode dari sistem yang akan diusulkan dan spesifikasi program, selain

itu membuat spesifikasi sistem komputer yang meliputi spesifikasi

perangkat keras, perangkat lunak, dan konfigurasi komputer serta

jadwal implementasi dari sistem usulan.

BAB V PENUTUP

Dalam bab ini membahas mengenai kesimpulan dari uraian yang telah

dijelaskan pada bab-bab sebelumnya dan juga memberikan saran-saran

terkait pengembangan sistem pembelian pada PT. ASARO

ANUGERAH JAKARTA.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah

didalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu

sistem. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang

sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-

elemen atau subsistem- subsistem dari sistem tersebut.

A. Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut Sutabri (2012:3), “secara sederhana sistem dapat

diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel

yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu”.

Menurut Jogiyanto (2014:2),” Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

B. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan menurut Sutabri

(2012:15) :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia.

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh

manusia. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan

hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistic

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem

deterministik. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup.

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang

berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan

dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

C. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan

hal tersebut dapat dikatakan sebagai suatu sistem. Menurut Jogiyanto (2014:4)

sebagai berikut:

a. Komponen sistem.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen

sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-

bagian dari sistem.

b. Batas sistem (boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar

batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung sistem (interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya.

e. Masukan sistem (input)

Masukan sistem (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal

(signal input).

f. Keluaran sistem (output)

Keluaran sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran

dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran sistem.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

D. Siklus Hidup Sistem

Menurut Sutabri (2012:20),”Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses

evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis

komputer”. Siklus hidup sistem sistem tersebut mengikuti pola yang teratur dan

dilakukan secara top down. Beberapa tahapan dari siklus hidup sistem yaitu:

a. Mengenali adanya kebutuhan.

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang

harus dapat dikenali sebagaimana adanya.

b. Pembangunan sistem.

Suatu proses atau serangkaian prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi

kebutuhan tersebut.

c. Pemasangan sistem.

Merupakan tahap yang penting dalam daur sistem, dimana peralihan dari tahap

pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang

sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.

d. Pengoperasian sistem.

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu sistem bersifat statis, sedangkan organisasi selalu mengalami

perubahan yang disebabkan kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-

perubahan tersebut, maka suatu sistem harus diperbaiki dan diperbaharui.

e. Sistem menjadi usang.

Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga sistem sudah

tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk

menggantikannya.

E. Pengertian Informasi

Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mejadi luruh, kerdil dan

akhirnya berakhir. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Menurut Jogiyanto (2014:10) kualitas dari sistem informasi tergantung dari

tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness),

dan relevan (relevance). Berikut penjelasannya:

1. Akurat (accurate)

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang

sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan

landasan didalam pengambilan keputusan.

3. Relevan ( relevance)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

F. Pengertian Akuntansi

Menurut James dkk dalam buku Dian Damayanti (2013:9), ”Akuntansi dapat

diartikan sebagai sistem informasi yang menyediakan laporan untuk para pemangku

kepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan”.

Menurut Sujarweni (2015:3),“Akuntansi adalah proses dari transaksi yang

dibuktikan dengan faktur, lalu dari transaksi dibuat jurnal, buku besar, neraca lajur,

kemudian akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan yang

digunakan pihak - pihak tertentu”.

G. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:57),“Sistem informasi akuntansi dapat

pula didefinisikan sebagai suatu sistem yang berfungsi untuk mengorganisasi

formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan informasi

keuangan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan manajemen dan pimpinan

perusahaan dan dapat memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Menurut Stephen A. Moscove dalam Jogiyanto (2014:17),“Sistem Informasi

Akuntansi adalah suatu komponen organsisasi yang mengumpulkan,

mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi

pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar

dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen)”. Fungsi

penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada sebuah organisasi

antara lain:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

2. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses

pengambilan keputusan.

3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memproses berbagai transaksi

keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan

transaksi keuangan. Sistem Infomasi Akuntansi (SIA) terdiri dari 3 subsistem, yaitu:

1. Sistem pemrosesan transaksi mendukung proses operasi bisnis harian.

2. Sistem buku besar / pelaporan keuangan. Menghasilkan laporan keuangan, seperti

laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

3. Sistem pelaporan manajemen yang menyediakan pihak manajemen internal

berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan

untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan

pertanggungjawaban.

H. Sistem Akuntansi Pembelian

Aktivitas pembelian dapat disebut juga prokuremen. Menurut Bodnar dalam

Puspitawati dan Anggadini (2011:175),”Prokuremen merupakan suatu proses bisnis

yang diawali dengan pemilihan sumber daya, aktivitas pembuatan order dan

perolehan barang dan jasa dari pemasok yang dilakukan oleh perusahaan”. Dari

definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa prokuremen dapat disamakan dengan

aktivitas pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pembelian secara tunai menggunakan

jurnal umum sebagai berikut:

1. Jurnal pada saat pembelian secara tunai.

Pembelian xxxx

Kas xxxx

2. Jurnal pada saat terjadi retur (pengembalian barang yang rusak atau tidak sesuai)

Kas xxxx

Retur Pembelian xxxx

3. Jurnal pada saat terjadinya potongan pada saat pembelian adalah:

Pembelian xxxxx

Potongan pembelian xxxx

Kas xxxx

2.2. Peralatan Pendukung Program (Tools System)

Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari

suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan

secara tepat arti dan fungsinya. Fungsinya sendiri adalah untuk menjelaskan kepada

user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan bentuk logical

model dan physical model.

Adapun peralatan pendukung yang penulis gunakan adalah:

A. Diagram Alir Data (DAD)

Menurut Kendall dan Kendall (2015: 263),“Diagram alir data menggambarkan

pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang

berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem umum”.

Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan

menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalisa sistem dapat menciptakan

suatu gambaran proses-proses yang dapat menampilkan dokumentasi sistem yang

baik. Ada beberapa simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Data (DAD).

Menurut Kendall dan Kendall (2015:265) yaitu sebagai berikut:

1. Entitas Eksternal (External Entity)

Simbol ini berbentuk kotak rangkap dua dan digunakan untuk menggambarkan

suatu entitas eksternal (bagian lain, perusahaan, perseorangan atau sebuah mesin)

yang dapat mengirimkan atau menerima data dari sistem.

2. Proses (Process)

Simbol ini berbentuk bujur sangkar dengan ujung membulat yang digunakan

untuk menggambarkan proses transformasi yang menunjukan suatu perubahan

dalam data. Jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses diberi label yang

berbeda dari aliran data yang masuk.

3. Aliran Data ( Data Flow)

Simbol dari aliran data berbentuk anak panah yang menunjukan perpindahan dari

suatu titik ke titik yang lain dengan kepala tanda panah menunjukan ke tujuan

data.

4. Penyimpanan Data (Data Store)

Simbol ini berbentuk persegi panjang dengan salah satu ujungnya terbuka yang

menggambarkan tempat penyimpanan untuk data-data yang memungkinkan

penambahan atau perolehan data.

Bentuk aliran aturan main yang berlaku dalam penggunaan DAD untuk membuat

model sistem adalah:

1. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan external entity dengan external entity

secara langsung.

2. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan data store lainnya.

3. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity

secara langsung.

4. Tiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.

Ada beberapa langkah dalam membuat Diagram Alir Data (DAD) terbagi dalam

tiga tahap, Menurut Kendall dan Kendall (2015: 266) yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem

secara umum atau global dari keseluruhan sisitem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses lebih terperinci dari

diagram konteks.

3. Diagram Anak (Tingkat Yang Lebih Mendetail)

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi

dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

Teknik pembuatan DAD digunakan sistematika dari yang umum atau tingkatan

yang lebih tinggi. Dengan uraian yang lebih jelas, lebih detail atau sering disebut

dengan istilah “Top-Down Analysis”. Pedoman dalam pembuatan DAD adalah

sebagai berikut :

1. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar.

2. Identifikasi semua input dan output yang terlihat dalam kesatuan luar.

3. Gambarkan terlebih dahulu suatu diagram konteks.

4. Gambarkan bagian berjenjang untuk semua proses yang ada pada sistem.

5. Gambarkan sketsa DAD untuk level nol berdasarkan proses di bagian berjenjang.

6. Gambarkan DAD untuk level-level berikutnya.

7. Menggambarkan DAD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.

8. Menggabungkan semua level DAD dalam satu diagram.

B. Kamus Data

Seperti halnya dengan kamus bahasa yang berfungsi menjelaskan lebih detail

suatu kata maupun kalimat. Kamus data yang digunakan dalam struktur analisa dan

desain informasi juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail lagi

tentang diagram alir data yang mencakup proses data flow dan store.

Menurut Kendall dan Kendall (2015:333),”Kamus data adalah suatu aplikasi

khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan sehari-

hari”. Kamus data merupakan hasil referensi mengenai data (maksudnya, metadata),

suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama

melakukan analisis dan desain. Adapaun kegunaan dari kamus data menurut Kendall

dan Kendall (2015:334) adalah:

1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keamanan

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, menurut Jogiyanto (2014:726) maka

kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut ini:

1. Arus Data

Arus Data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat dalam kamus data supaya memudahkan

mencari arus data didalam diagram alir data.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di diagram alir

data, maka nama dari arus data juga harus dicatat dalam kamus data, sehingga

mereka yang membaca Diagram Alir Data dan memerlukan penjelasan lebih

lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alir data dapat mencarinya

dengan mudah dikamus data.

3. Bentuk data

Bentuk dari data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk

mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.

4. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

5. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu

ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau

departemen yang satu dengan yang lainnya.

6. Volume

Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah volume rata-rata dan volume

puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang

mengalir dalam satu periode teretentu dan volume puncak menunjukkan volume

terbanyak.

7. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

kamus data, karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data

harus dimasukkan kedalam sistem,kapan proses program harus dilakukan dan

kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data,

maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus

data tersebut.

Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari

simbol yang dijelaskan yang disebut notasi. Ada dua macam notasi yang digunakan

antara lain adalah :

1. Notasi Tipe Data

Notasi tipe data adalah suatu bentuk bagaimana data itu diformatkan. Adapun

bentuk notasinya sebagai berikut:

Tabel II.1. Notasi Tipe data

Notasi Keterangan

X Alfanumerik

9 Data-Data Numerik

A Alphabet

Z Penggantian nol didepan dengan spasi

$ Tanda Dollar

Sumber : Kendall dan Kendall (2015:367)

2. Notasi struktur data

Notasi struktur data untuk membuat suatu gambaran elemen yang membentuk

struktur data. Notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II. 2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari

+ And (Dan)

( ) Suatu elemen yang bersifat pilihan

{} Elemen-elemen yang repetitif

[] Salah satu dari dua sisi tertentu

Sumber : Kendall dan Kendall (2015:338)

C. Normalisasi

Menurut Sutabri (2012:138),”Proses normalisasi merupakan proses

pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan

relasinya”.

Tujuan dari normalisasi adalah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal

atau baik. Teknik normalisasi adalah upaya agar desain lojik tabel-tabel berada dalam

“normal form” (bentuk normal) yang dapat didefinisikan dengan menggunakan

ketergantungan fungsi (functional dependency).

Normalisasi juga banyak dilakukan dalam merubah bentuk database dari struktur

jaringan menjadi struktur hubungan. Suatu relasi dikatakan sudah berada pada bentuk

normalisasi tertentu bila memenuhi beberapa batasan tertentu pada tingkat tersebut.

Tingkat normalisasi yang lebih tinggi dianggap lebih baik dari tingkat bawahnya.

Keuntungan normalisasi antara lain :

1.. Meminimalkan ukuran penyimpangan yang diperlukan untuk menyimpan

data.

2.. Meminimalkan resiko inkonsistensi data pada basis data.

3. Meminimalkan kemungkinan anomali pembaruan.

4. Memaksimalkan stabilitas struktur data.

Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses

pencarian, penyaringan, penghapusan, dan lainnya, yaitu sebagai berikut:

1. Kunci Kandidat ( Candidate key)

Satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas.

2. Kunci Primer (Primary key)

Satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi

secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap

kejadian dari suatu entitas.

3. Kunci Tamu (Foreign Key)

Satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan)

yang menunjukan ke induknya.

4. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.

Dalam proses dalam membuat normalisasi juga terdapat tahapan-tahapan.

Beberapa tahapan normalisasi diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Merupakan kumpulan data yang direkam tidak ada keharusan dengan mengikuti

suatu format tertentu. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan keberadaan

data saat penginputannya.

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)

Pada bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu:

a) Setiap data dibentuk dalam flat file (file datar atau rata)

b) Mempunyai ketergantungan parsial, yaitu suatu keadaan dimana sebagian dari

kunci digunakan sebagai kunci utama.

c) Data dibentuk dalam record dan nilai-nilai file berupa atomic value, yaitu

berupa nilai yang tidak dapat dibagi-bagi lagi.

d) Tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda (multivalue)

3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Pada bentuk normal kedua mempunyai ciri yaitu:

a) Tidak memiliki ketergantungan parsial.

b) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

c) Memiliki hubungan transitif (menjadi atribut biasa pada suatu relasi tapi

menjadi kunci pada relasi lain).

d) Atribut bukan kunci haruslah bergantung pada kunci utama (primary key)

sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan field-

field kunci.

e) Field kunci harus unik dan dapat mewakili atribut yang menjadi anggotanya.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Relasi haruslah berada dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan

primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain bahwa semua

atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara

menyeluruh.

5. Boyce-Code Normal Form (BCNF)

BCNF mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga, untuk

menjadi BCNF, relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap

atribut harus bergantung fungsi pada atribut super key.

D. Pengkodean

Menurut Jogiyanto (2014:384), “Kode digunakan untuk tujuan

mengklasifikasikan data, memasukan data kedalam komputer untuk mengambil

bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya”.

Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus,

misalnya %, &, 1, $, # , dan lain-lainnya. Didalam merancang suatu kode harus

diperhatikan beberapa hal yaitu:

1. Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode

tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.

2. Harus unik

Tidak ada kode yang kembar untuk masing-masing item yang diwakilinya.

3. Harus fleksibel.

Memungkinkan bila ada perubahan-perubahan atau penambahan item baru, dapat

tetap diwakili oleh kode.

4. Harus efisien.

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila

direkam dan disimpan diluar komputer.

5. Harus konsisten.

Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.

6. Harus distandarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah pengertian dan

terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakannya.

7. Hindari spasi.

Spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan

didalam penggunaannya.

8. Hindari kemiripan karakter.

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya,

sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9. Panjang kode harus sama.

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

Terdapat beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan dalam informasi

antara lain:

1. Kode Mnemonik ( mnemonic code )

Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan

dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili

dengan kode. Contoh “P” untuk pria dan “W” untuk wanita.

2. Kode Urut (Sequential Code)

Disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut

satu dengan kode berikutnya. Contoh:

001 Kas

002 Piutang dagang

003 Persediaan barang dagang

3. Kode blok (block code)

Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan

satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

Contoh:

1000-1999 Aktiva lancar

2000-2999 Aktiva tetap

4. Kode grup (group code)

Merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai

arti.XXX-XX-XX

No Urut

Customer

Jenis Barang

E. Diagram HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output)

Menurut Jogiyanto (2014:787) “HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output)

merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO

sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO juga

banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus

pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul didalam

sistem digambarkan oleh fungsi utamanya”

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan tekhnik

dokumentasi program. Penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai

berikut:

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi dari sistem.

2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program.

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input dan output pada masing-

masing tingkatan dari HIPO.

4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan

pemakai.

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Pembelian adalah aktivitas perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan

produknya baik untuk dijual kembali ataupun untuk persediaan perusahaan. Dalam

proses pembelian tentunya melibatkan dua pihak yaitu penjual dan pembeli dimana

kedua belah pihak ini melakukan transaksi dengan tujuan saling memenuhi kebutuhan

dimana pembeli mempunyai kepentingan untuk memenuhi kebutuhannya dan penjual

membutuhkan untuk mencari keuntungannya dalam rangka kelanjutan usahanya.

Pada PT.ASARO ANUGERAH yang bergerak dibidang jasa yang

memberikan pelayanan dibidang kontruksi dan perdagangan mekanikal, elektrikal

enjinering sistem informasi akuntansinya pembelian pada PT.ASARO ANUGERAH

belum sepenuhnya terkomputerisasi karena meskipun sudah menggunakan komputer

namun mereka masih menyimpan database nya pada Microsoft Excel yang

seharusnya mereka bisa menggunakan aplikasi pembelian yang dirancang dengan

aplikasi pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan database dengan Microsoft

Access 2007.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan disini penulis bagi menjadi dua bagian yaitu sejarah

singkat perusahaan serta perkembangannya sampai saat ini dan yang kedua

membahas tentang struktur organisasi perusahaan ditempat penulis mengadakan

penelitian dan praktik kerja lapangan untuk pembuatan Tugas Akhir ini.

Penjelasannya sebagai berikut

A. Sejarah Perusahaan

PT.ASARO ANUGERAH didirikan oleh Bapak Pariang Ramses Hutahean pada

16 Maret 2005 didepan akta Notaris Ny. Sri Amini Miadji SH dengan Akta Perubahan

terakhir Notaris Bambang Sularso, SH No. 06 Tanggal 19 Januari 2011. PT.ASARO

ANUGERAH beralamat di Jalan Cempaka Putih Tengah II No.18C Kelurahan

Cempaka Putih Timur Kecamatan Cempaka Putih Jakarta Pusat.

PT.ASARO ANUGERAH adalah perusahaan yang berdasar pada Surat Izin

Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah Nomor 014941P-01/1.824.271 yang disahkan

oleh Kepala Dinas Operasi, Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, dan Perdagangan

Provinsi DKI Jakarta yang dikeluarkan pada tanggal 07 Februari 2011 adalah

perusahaan yang bergerak dibidang jasa kontraktor dan perdagangan umum yang

barang atau jasanya adalah alat tulis kantor, tekhnik, mekanikal, elektrikal,

konstruksi, kesehatan, laboratorium, rumah tangga, obat-obatan bebas, dan bahan

kimia (untuk keperluan laboratorium).

Dalam perkembangannya saat ini PT.Asaro Anugerah banyak mendapat lelang

proyek dari pemerintah provinsi DKI Jakarta di bidang Penerangan Jalan Umum

(PJU) sebagai contoh adalah proyek pemindahan tiang di sisi jalan yang akan

digunakan untuk proyek Mass Rapid Transit (MRT).

B. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi dan fungsi dimaksudkan untuk mempermudah penulis

dalam mempelajari tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam

perusahaan dan juga bagi perusahaan pun dapat mempermudah dalam membagi

tugas, kewajiban dan hak untuk setiap para pekerjanya sehingga tidak ada tumpang

tindih dalam pekerjaan serta menghindari konflik dari para pekerja karena

diakibatkan pembagian perihal hak dan kewajiban yang tidak jelas. Berikut adalah

tampilan struktur organisasi dan fungsi dari PT.ASARO ANUGERAH:

Sumber : PT.ASARO ANUGERAH JAKARTA

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. ASARO ANUGERAH JAKARTA

Fungsi dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1. Direktur

Direktur adalah pemimpin tertinggi dalam perusahaan dimana tugas dan

tanggung jawabnya adalah:

a. Memimpin perusahaan dengan membuat kebijakan-kebijakan perusahaan

b. Memilih, menentukan, mengawasi pekerjaan karyawan

c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan dan melaporkan laporan pada

pemegang saham.

d. Menentukan kebijakan organisasi.

2. Tenaga Ahli

a. Menyusun laporan kerja petugas di lapangan

b. Menerapkan cara-cara pengelolaan lingkungan proyek

c. Membuat laporan ke pemerintah dan masyarakat setempat mengenai proyek

yang bersangkutan.

d. Membuat laporan bobot prestasi proyek dilapangan.

3. Administrasi

a. Melakukan seleksi atau perekrutan pekerja proyek sesuai dengan keahlian

dan kebutuhan dalam proyek yang sedang dikerjakan.

b. Melakukan pembelian barang-barang yang dibutuhkan

c. Menjaga dan meng-update administrasi mulai dari office supply,arrangement

meeting detail, absensi karyawan dan surat-menyurat.

4. Instalatir

Instalatir adalah petugas dilapangan yang deskripsi tugasnya adalah:

a. Mengerjakan proyek yang menjadi tanggung jawabnya.

b. Koordinasi dengan tenaga ahli mengenai progress kerja dilapangan

5. Pembantu Instalatir

Tugas dari pembantu instalatir adalah membantu instalatir dalam melakukan

tugasnya

6. Gudang

Memeriksa stok barang yang tersedia di gudang dan membuat laporan stok

barang serta membuat form pemesanan barang yang perlu dibeli.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem pembelian barang pada PT.ASARO ANUGERAH yang

berjalan saat ini adalah sebagai berikut:

1. Prosedur pemesanan barang

Bagian gudang membuatkan Form Pemesanan Barang (FPB) yang ditujukan ke

bagian Administrasi. Bagian Administrasi dapat melihat data barang yang

disimpan dalam arsip data barang untuk mengecek apakah barang yang dipesan

oleh bagian gudang sesuai dengan data barang yang dibutuhkan. Kemudian

bagian Administrasi mengeluarkan Form Pemesanan Barang (FPB) Acc yang

ditujukan ke bagian gudang dan disimpan kedalam arsip Form Pemesanan

Barang (FPB), bagian Administrasi kemudian melakukan negosiasi harga kepada

supplier. Bila harga sesuai, kemudian bagian Administrasi mengeluarkan

Purchase Order (PO) untuk supplier dan data Purchase Order (PO) diarsipkan

2. Prosedur pembayaran

Pembayaran dilakukan dengan cara setoran via Bank dengan sejumlah harga

barang yang dipesan. Bukti setoran akan dikirimkan bagian administrasi via e-

mail kepada supplier dan dikonfirmasi lagi via telpon. Setelah diverifikasi maka

bukti setoran diarsipkan oleh bagian administrasi.

3. Prosedur penerimaan barang.

Setelah proses pembayaran dilakukan maka supplier akan mengirimkan barang

sejumlah pesanan berdasarkan dari Purchase Order (PO) dan sejumlah harga

yang tercetak dalam bukti setoran Bank. Supplier mengirimkan barang dengan

melampirkan surat jalan dan nota pembayaran masing-masing dua rangkap.

Setelah barang diterima maka bagian administrasi akan memberikan surat jalan

rangkap (2) dan nota rangkap (2) kembali kepada supplier. Sedangkan surat jalan

rangkap (1) dan nota rangkap (1) diarsipkan oleh bagian administrasi.

4. Prosedur laporan

Prosedur ini merupakan tahap akhir dalam sistem pembelian berjalan yang

dilakukan bagian administrasi yaitu membuat Laporan Pembelian Barang (LPB)

berdasarkan arsip nota dan arsip bukti setoran bank yang nantinya akan

diserahkan kepada Direktur. Pembuatan laporan ini biasanya dalam periode

mingguan.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram alir data memberikan gambaran mengenai bagaimana prosedur atau

aturan main dari urutan-urutan kegiatan sistem yang ada atau sistem berjalan yang

digambarkan dalam bentuk simbol atau gambar yang meliputi diagram konteks dan

diagram nol.

Diagram alir data adalah jaringan yang akan menggambarkan suatu sistem

secara otomatis, manual maupun antar keduanya yang disusun dalam komponen

sistem yang saling berhubungan. Pada tahap analisis, diagram ini sangat membantu

dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Oleh karena itu, diagram alir data merupakan dokumentasi dari sistem secara logika

dan merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Adapun DAD (Diagram Alir Data) dari sistem akuntansi berjalan pada

PT.ASARO ANUGERAH adalah sebagai berikut:

1. Diagram Konteks

Keterangan :

FPB : Form Pemesanan Barang

PO : Purchase Order

LPB : Laporan Pembelian Barang

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

2. Diagram Nol

Keterangan :


PO : Purchase Order


Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah pembahasan mengenai bentuk dari

dokumen-dokumen berjalan yang mempunyai peranan dalam proses pembelian

barang pada PT.ASARO ANUGERAH. Spesifikasi sistem tersebut terdiri dari:

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Perincian dan bentuk dokumen yang masuk atau diterima untuk kemudian

digunakan sebagai data. Dokumen masukan sistem yang digunakan pada sistem

berjalan meliputi:

1. Nama Dokumen : Form Pemesanan Barang

Fungsi : Sebagai bukti data permintaan pemesanan barang

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Administrasi

Media : Kertas cetakan

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap ada permintaan barang

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Nota

Fungsi : Sebagai bukti tagihan pembelian

Sumber : Supplier



Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap pembelian barang


3. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang

Sumber : Supplier



Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang dari supplier


B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Perincian dan bentuk dokumen yang keluar atau dikirimkan untuk kemudian

digunakan sebagai data. Dokumen keluaran sistem yang digunakan pada sistem

berjalan meliputi:

1. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Bukti pesanan

Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap Kali terjadi Pesanan

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Bukti Setoran

Fungsi : Bukti pembayaran


Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap Kali terjadi Pembayaran


3. Nama Dokumen :LaporanPembelian Barang

Fungsi : Mencatat laporan pembelian


Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Sebulan Sekali


3.6. Permasalahan Pokok

Dalam menjalankan kegiatannya, sebuah perusahaan tidak luput dari berbagai

permasalahan yang dapat menghambat laju perusahaannnya. Hal ini pun terjadi pada

PT.ASARO ANUGERAH. Berikut kesalahan yang mendominasi diantaranya:

1. Campur tangan user yang dimana user sifatnya tidak stabil sehingga sering

terjadinya kesalahan baik dalam hal penginputan maupun laporan.

2. Dokumen yang menumpuk sehingga menyebabkan sulitnya pencarian data

sewaktu-waktu.

3. Lambatnya pembuatan laporan pembelian dikarenakan pencatatan yang kurang

efektif dan masih menggunakan sistem manual.

4. Sering terjadi selisih dalam hal perhitungan stok barang yang tersedia karena

kurang telitinya proses pencatatan dan inventory.

3.7. Alternatif Pemecahan Masalah

Dalam meningkatkan mutu dan efisiensi pada PT. ASARO ANUGERAH maka

diperlukan adanya sistem yang mendukung dan mampu untuk menjadi pemecah

masalah yang sering terjadi. Maka kami mengusulkan dengan menggunakan sistem

yang terkomputerisasi.Keuntungan yang diperoleh adalah sebagai berikut:

1. Fasilitas password, sehingga tidak sembarang user yang bisa mengakses kedalam

sistem

2. Databasenya dapat menampung banyak data tetapi tidak memerlukan tempat

penyimpanan yang banyak

3. Memudahkan dalam hal membuat dan mengetahui laporan pembelian karena

langsung dapat dilihat di database.

4. Adanya back up data agar perusahaan mempunyai data cadangan yang dapat

digunakan sebagai laporan dan keamanan jika suatu hari terjadi hal yang tidak

diinginkan.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah mempelajari sistem pembelian yang berjalan pada PT.ASARO

ANUGERAH, penulis menilai masih adanya kelemahan dan kekurangan dalam

sistem tersebut dan penulis mencoba memperbaiki dengan mengusulkan rancangan

sistem yang terkomputerisasi.

Sistem komputerisasi adalah suatu jaringan kerja menggunakan alat bantu

komputer yang berfungsi sebagai aplikasi pemrosesan data dan penyimpanan data.

Adapun keuntungan daripada menggunakan sistem komputerisasi ini adalah:

1. Informasi mengenai data pembelian didapat lebih cepat dan akurat.

2. Media penyimpanan yang lebih aman.

3. Proses pembuatan laporan yang lebih cepat.

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Prosedur sistem usulan pembelian barang pada PT.ASARO ANUGERAH

Jakarta adalah sebagai berikut:

5. Prosedur pemesanan barang

Bagian gudang membuatkan Form Pemesanan Barang (FPB) yang ditujukan ke

bagian Administrasi. Bagian Administrasi dapat melihat record barang yang

disimpan dalam file data barang untuk mengecek apakah barang yang dipesan

oleh bagian gudang sesuai dengan data barang yang dibutuhkan. Kemudian

bagian Administrasi mengeluarkan Form Pemesanan Barang (FPB) Acc yang

ditujukan ke bagian gudang dan disimpan kedalam arsip FPB, bagian

Administrasi kemudian melakukan negosiasi harga kepada supplier. Bila harga

sesuai, kemudian bagian Administrasi mengeluarkan Purchase Order (PO) untuk

supplier dan record Purchase Order (PO) disimpan dalam file Purchase Order

(PO). Record nama-nama supplier dapat dilihat di file data supplier.

6. Prosedur Pembayaran

Pembayaran dilakukan dengan cara setoran via Bank dengan sejumlah harga

barang yang dipesan. Bukti setoran akan dikirimkan bagian administrasi via e-

mail kepada supplier dan dikonfirmasi lagi via telpon. Setelah diverifikasi maka

bukti setoran akan diarsipkan dan data pembayaran diinput kedalam file

pembayaran.

7. Prosedur penerimaan barang.

Setelah proses pembayaran dilakukan maka supplier akan mengirimkan barang

sejumlah pesanan berdasarkan dari Purchase Order (PO) dan sejumlah harga

yang tercetak dalam bukti setoran Bank. Supplier mengirimkan barang dengan

melampirkan surat jalan dan nota pembayaran masing-masing dua rangkap.

Setelah barang diterima maka bagian administrasi akan memberikan surat jalan

rangkap (2) dan nota rangkap (2) kembali kepada supplier. Sedangkan surat jalan

rangkap (1) dan nota rangkap (1) diarsipkan oleh bagian administrasi.

8. Prosedur Penjurnalan

Berdasarkan file pembayaran dan file perkiraan, bagian administrasi membuat

penjurnalan. Record penjurnalan dimasukan kedalam file jurnal.

9. Prosedur Laporan

Setelah penjurnalan selesai. Berdasarkan file jurnal maka bagian administrasi

membuat laporan pembelian barang untuk diserahkan kepada direktur.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan

Dari hasil analisa yang dilakukan kepada PT.ASARO ANUGERAH

JAKARTA, maka penulis memberikan usulan sistem pembelian melalui diagram

sebagai berikut:

A. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan

Keterangan :


PO : Purchase Order


Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan

B. Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan

Keterangan :


PO : Purchase Order


Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Dalam kamus data sistem akuntansi usulan dibahas mengenai penjabaran notasi

tipe dan notasi struktur data dari suatu dokumen yang diusulkan. Berikut ini kamus

data sistem akuntansi usulan yang penulis usulkan kepada PT. ASARO ANUGERAH

JAKARTA:

A. Bentuk Dokumen Masukan


digunakan sebagai data. Dokumen masukan sistem akuntansi usulan meliputi:

4. Nama Dokumen : FPB

Alias : Form Pemesanan Barang

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Bagian Gudang – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip FPB

Penjelasan : Sebagai bukti permintaan pembelian barang

Periode : Setiap ada permintaan pembelian

barang

Volume : Rata-rata setiap hari 1 pembelian

barang

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan + Alamat + Judul +

Tanggal +

No_FPB

Isi = 1{Kode_Barang + Nama_barang +

Merk + Satuan Jumlah +

Keterangan}n

Footer = Bagian Gudang + Administrasi


Alias : -


Arus Data : Supplier – Proses 3.0

Proses 3.0 – Arsip_Nota

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran secara tunai

Periode : Setiap ada pembelian barang

Volume : Rata-rata setiap hari 1 nota


Header = Nama_Supplier + Alamat_Supplier + Tanggal

+

Kepada + No_Nota

Kepada *Nama

perusahaan pelanggan*

Isi ={Banyaknya + Nama_Barang +

Harga_Satuan +

Jumlah}n

Footer = Tanda_Terima + Total_Jumlah +

Hormat_Kami


Alias : -


Arus Data : Supplier – Proses 3.0

Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan dan pengiriman

barang

Periode : Setiap ada penerimaan barang

Volume : Rata-rata setiap hari 1 surat jalan


Header = Nama_Supplier + Alamat_Supplier Tanggal +

Kepada + Judul + No_Surat_Jalan

Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun

Kepada *Nama

Perusahaan Pelanggan*

Isi = {Banyaknya + Nama_Barang }n

Footer = Tanda_Terima + Hormat_Kami

B. Bentuk Dokumen Keluaran


digunakan sebagai data. Dokumen keluaran sistem yang penulis usulkan meliputi:

4. Nama Dokumen : PO

Alias : Purchase Order


Arus Data : Proses 1.0 –Supplier

Proses 1.0 – Record PO

Penjelasan : Sebagai bukti pemesanan barang

Periode : Setiap ada transaksi pemesanan barang

Volume : Rata-rata setiap hari 1 PO



Tanggal +

No_PO

Isi = {Kode_Supplier + Nama_Supplier +

Kode_barang +

Jumlah_Barang + Total_Harga}n

Footer = Hormat Kami

5. Nama Dokumen : LPB

Alias : Laporan Pembelian Barang


Arus Data : Proses 5.0 - Direktur

Penjelasan : Untuk mencatat laporan pembelian

Periode : Setiap Akhir Bulan

Volume : Rata-rata 1 lembar perhari



Periode

Isi = {No_Po + Tanggal_Po +

Kode_Barang +

Nama_Barang + Jumlah_Barang

+

Nama_Supplier+Total }n

Footer = Mengetahui

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Akuntansi Usulan

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan


digunakan sebagai data. Dokumen masukan sistem yang digunakan pada sistem

usulan meliputi:

1. Nama Dokumen : Form Pemesanan Barang

Fungsi : Sebagai bukti data permintaan pembelian barang

Sumber : Bagian Gudang



Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap ada permintaan barang

Bentuk : Lampiran C-1


Fungsi : Sebagai bukti tagihan pembelian

Sumber : Supplier



Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap pembelian barang



Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang

Sumber : Supplier



Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang dari supplier


B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran


digunakan sebagai data. Dokumen keluaran sistem yang digunakan pada sistem

usulan meliputi:

1. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai data konfirmasi barang yang dipesan


Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Kali terjadi Pesanan

Bentuk : Lampiran D-1

2. Nama Dokumen : Laporan Pembelian Barang

Fungsi : Mencatat laporan pembelian


Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Sebulan Sekali

Bentuk : Lampiran D-2

C. Normalisasi File

Normalisasi file merupakan proses pengelompokan data elemen tabel-tabel

yang menunjukan entitas dan relasinya. Bentuk normalisasi file yang penulis buat

seperti berikut ini.

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Gambar IV.3 Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form)

2. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)

Keterangan : *kunci calon (Candidate Key )

Gambar IV.5 Bentuk Normal Kesatu ( First Normal Form)

3. Bentuk Normal Kedua ( Second Nornal Form)

Keterangan :

* : Primary Key ( Kunci Utama)

** : Foreign Key ( Kunci Tamu)

: Relasi One To One

: Relasi One To Many

Gambar IV.5 Bentuk Normal Kedua (Second Nornal Form)

4. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)

Keterangan :

* : Primary Key ( Kunci Utama)

** : Foreign Key ( Kunci Tamu)

: Relasi One To One

: Relasi One To Many

Gambar IV.6 Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)

D.Spesifikasi File

Spesifikasi file-file yang akan disimpan dalam pengolahan database pada

sistem yang diusulkan sebagai penyimpanan data dari proses yang terjadi pada sistem

usulan dengan nama database pembelian.mdb. Spesifikasi file tersebut adalah:

1. Spesifikasi File Supplier

Nama File : File Supplier

Fungsi File : Untuk Menyimpan data supplier

Akronim : tsupplier

Field Key : kode_supplier

Type File : File Master

Access File : Random

Organisasi : Index Sequential

Media File : Hard Disk

Record Size : 143 Byte

Tabel IV.1 Spesifikasi File Supplier

No Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan

1 Kode Supplier Kode_supplier Text 6 Primary Key

2 Nama Supplier Nama_supplier Text 25

3 Alamat Alamat Text 100

4 Telp Telp Text 12

2. Spesifikasi File Barang

Nama File : File Barang

Fungsi File : Untuk Menyimpan data barang

Akronim : tbarang

Field Key : kode_barang






Tabel IV.2 Spesifikasi File Barang


1 Kode Barang Kode_barang Text 7 Primary Key

2 Nama Barang Nama_barang Text 15

3 Harga Barang Harga_barang Currency

4 Stok Stok Int

3. Spesifikasi File Perkiraan

Nama File : File Perkiraan

Fungsi File : Untuk Menyimpan data perkiraan

Akronim : tperkiraan

Field Key : kode_perkiraan






Tabel IV.3 Spesifikasi File Perkiraan


1 Kode Perkiraan Kode_perkiraan Text 4 Primary Key

2 Nama Perkiraan Nama_perkiraan Text 25

4. Spesifikasi File PO

Nama File : File PO

Fungsi File : Untuk memasukan data transaksi pembelian

Akronim : tpo

Field Key : no_po

Type File : File Transaksi





Tabel IV.4 Spesifikasi File PO


1 No PO No_po Text 10 Primary Key

2 Tanggal PO Tanggal_po Date

3 Kode Supplier Kode_supplier Text 6 Foreign Key

4 Nama User User_id Text 4 Foreign Key

5. Spesifikasi File Pembayaran

Nama File : File Pembayaran

Fungsi File : Untuk Memasukan data transaksi pembayaran

Akronim : tpembayaran

Field Key : no_transaksi






Tabel IV.5 Spesifikasi File Pembayaran


1 Nota No_nota Text 4 Primary Key

2 No rekening No_rekening Text 20

3 Tanggal Tanggal Date/time

4 Total bayar Total_bayar Currency

5 No_PO No_po Text 10 Foreign Key

6. Spesifikasi File Jurnal

Nama File : File Jurnal

Fungsi File : Untuk Menyimpan data transaksi dalam

bentuk jurnal

Akronim : tjurnal

Field Key : no_jurnal

Type File : File Laporan





Tabel IV.6 Spesifikasi File Jurnal


1 No Jurnal no_jurnal Text 6 Primary Key

2 Tanggal Jurnal Tgl_jurnal Date/time

3 No nota No_nota Text 4 Foreign Key

7. Spesifikasi File Detail Jurnal

Nama File : File Detail Jurnal

Fungsi File : Untuk Menyimpan dan melihat data detail

jurnal

Akronim : tjurnal

Field Key : jurnal

Type File : File Laporan





Tabel IV.7 Spesifikasi File Detail Jurnal


1 Debet Debet Currency

2 Kredit Kredit Currency

3 Keterangan Keterangan Text 15

4 Kode perkiraan Kode_perkiraan Text 4 Foreign Key

5 Nomor Jurnal No_jurnal Text 6 Foreign Key

8. Spesifikasi File Detail PO

Nama File : File PO

Fungsi File : Untuk memasukan data transaksi pembelian

Akronim : tpo

Field Key : no_po






Tabel IV.8 Spesifikasi File Detail PO

No Elemen Data Akronim Type Data Panjang Keterangan

1 No PO No_po Text 10 Foreign Key

2 Kode Barang Kode_barang Text 7 Foreign Key

4 Jumlah Barang Jumlah_barang Int 7

5 Total Total Currency 6

9. Spesifikasi File User

Nama File : File User

Fungsi File : Untuk masuk kedalam program

Akronim : tuser

Field Key : user_id






Tabel IV.8 Spesifikasi File User


1 Kode User User_id Text 6 Primary Key

2 Nama User Nama_user Text 10

3 Password Password Text 8

E. Struktur Kode

Struktur kode dibuat dengan tujuan agar proses penginputan atau perekaman

lebih mudah, sederhana dan cepat sehingga mempermudah proses kerja. Agar proses

komputerisasi dapat berjalan dengan baik maka diperlukan suatu pengkodean yang

merupakan kunci penghubung antar file. Adapun tujuan pemakaian kode adalah

sebagai berikut:

1. Mempermudah dalam pengolahan data

2. Mempercepat penulisan data

3. Menghemat memori penyimpanan data

4. Mempercepat proses pengolahan data.

Adapun pengkodean yang digunakan dalam sistem komputerisasi PT.ASARO

ANUGERAH JAKARTA adalah sebagai berikut:

1. Kode Supplier

Digunakan untuk pengkodean data supplier yaitu enam digit, yang terdiri dari

tiga digit nomor inisial kode supplier dan tiga digit inisial nama supplier

X X X 9 9 9

Nama Supplier Kode Supplier

Contoh:

E T U 0 0 1

Keterangan :

ETU = Ertisan Utama 001 = Kode Supplier

2. Nomor Purchase Order (PO)

Digunakan untuk pengkodean data pesanan barang yaitu sepuluh digit, yang

terdidri dari dua digit penanda transaksi, dua digit tahun transaksi, dua digit

bulan transaksi, dua digit tanggal transaksi dan dua digit nomer urut transaksi.

X X 9 9 9 9 9 9 9 9

Penanda Transaksi Tahun Bulan Tanggal

No.Urut

Contoh

P O 1 6 0 6 2 0 1 3

Keterangan :

PO : Penanda Transaksi 20 : Tanggal transaksi

16 : Tahun Transaksi 13 : No. Urut Transaksi

06 : Bulan Transaksi

3. Kode Barang

Digunakan untuk pengkodean data barang yang terdiri dari 4 digit untuk nama

barang dan tiga digit untuk nama barang.

X X X X 9 9 9

Inisial Nama Barang Kode Barang

Contoh :

T I L A 0 3 1

Keterangan :

TILA : Tiang Lampu 031 : Kode Nama Lampu

4. Kode Perkiraan

Digunakan untuk pengkodean data perkiraan yaitu empat digit, yang akan

digunakan sebagai parameter di data jenis perkiraan

9 9 9 9

Jenis Perkiraan

Sub Golongan

Golongan Perkiraan

Kelompok Perkiraan

Contoh :

1 1 2 1

Bank BNI

Kas & Bank

Aktiva Lancar

Aktiva

Keterangan :

1 : Aktiva 112 : Kas & Bank

11 : Aktiva Lancar 1121 : Bank BNI

5. Struktur Nomer Jurnal

Digunakan untuk pengkodean nomer jurnal yaitu.

9 9 9 9 9 9

Tahun Bulan No.Urut

Contoh :

1 6 0 6 1 2

Keterangan :

16 : Menunjukan Tahun 12 : Menunjukan urut Jurnal

06 : Menunjukan Bulan

6. Kode User

Digunakan untuk pengkodean data user yaitu enam digit, yang terdiri dari tiga

digit nomor inisial kode user dan tiga digit inisial nama user

X X X X X X

Kode user Nama User

Contoh:

A D M B B G

Keterangan :

ADM = Kode Administrasi BBG = Nama User Bambang

F. Spesifikasi Program

Didalam penggunaan komputer, diperlukan adanya program. Suatu program harus

bebas dari kemungkinan adanya kesalahan yang akan terjadi, serta harus memiliki

urutan yang sistematis dan terarah agar dapat terlaksana dengan tepat. Dalam sistem

usulan ini penulis akan menguraikan secara garis besar program yang disajikan dalam

diagram HIPO (Hierarchy Input Proses Output). Dibawah ini adalah HIPO

berdasarkan program usulan:

Gambar IV.7 Diagram HIPO (Hierarchy Input Proses Output)

Spesifikasi program yang diusulkan yaitu menerapkan program-program yang akan

digunakan dalam sistem yang diterapkan, terdiri dari:

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama Program : menu_login

Akronim Program : menu_login.frm

Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi : Untuk masuk kedalam program

Screen Format : Lampiran E.1

Proses Program : Dengan memasukan username dan password

dan klik

tombol masuk

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : menu_utama

Akronim Program : menu_utama.frm

Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi : Menampilkan menu utama

Screen Format : Lampiran E.2

Proses Program : Dengan Melakukan Pilihan

a. Data

1. Supplier

2. Barang

3. perkiraan

b. Transaksi

1. PO

2. Pembayaran

3. Jurnal

c. Laporan

1. Laporan Pembelian Barang

2. Laporan Jurnal

d. Utility

1. Password

2. Back Up

e. Exit

3. Spesifikasi Program Data Supplier

Nama Program : Program Form Data Supplier

Akronim Program : frmsupplier.frm

Paket Program : Ms. Visual Basic 6.0

Fungsi :Untuk menampilkan form data supplier, yang

berfungsi untuk mengelola (menambah,menyimpan dan menghapus) data

supplier

a. Simpan

b. Hapus

c. Tambah

d. Keluar

Proses Program:

Pilih [a], kerjakan proses simpan untuk menyimpan data supplier

Pilih [b], kerjakan proses hapus untuk menghapus data supplier

Pilih [c], kerjakan proses tambah untuk menambah data supplier

Pilih [d], kerjakan proses keluar dari data supplier

Screen Format : Lampiran E-2

Proses Program : Dengan memasukan data supplier.

a. Kode_Supplier

b. Nama_Supplier

c. Alamat

d. Telp

4. Spesifikasi Program Data Barang

Nama Program : Program Form Data Barang

Akronim Program : frmbarang.frm


Fungsi : Untuk menampilkan form data barang, yang


barang

a. Simpan

b. Hapus

c. Tambah

d. Keluar

Proses Program:

Pilih [a], kerjakan proses simpan untuk menyimpan data barang

Pilih [b], kerjakan proses hapus untuk menghapus data barang

Pilih [c], kerjakan proses tambah untuk menambah data barang

Pilih [d], kerjakan proses keluar dari data barang


Proses Program : Dengan memasukan data barang.

a. Kode_barang

b. Nama_barang

c. Harga_barang

d. Jumlah_barang

5. Nama Program : Program Form Data Perkiraan

Akronim Program : frmperkiraan.frm


Fungsi : Untuk menampilkan form data perkiraan, yang


perkiraan

a. Simpan

b. Hapus

c. Tambah

d. Keluar

Proses Program:

Pilih [a], kerjakan proses simpan untuk menyimpan data perkiraan

Pilih [b], kerjakan proses hapus untuk menghapus data perkiraan

Pilih [c], kerjakan proses tambah untuk menambah data perkiraan

Pilih [d], kerjakan proses keluar dari data perkiraan


Proses Program : Dengan memasukan data perkiraan.

a. Kode_perkiraan

b. Nama_perkiraan

6. Spesifikasi Program Data PO

Nama Program : Program Form Data PO

Akronim Program : frmpo.frm


Fungsi : Untuk menampilkan form data pesanan, yang


pesanan

a. Simpan

b. Tambah

c. Keluar

Proses Program:

Pilih [a], kerjakan proses simpan untuk menyimpan data PO

Pilih [b], kerjakan proses tambah untuk menambah data PO

Pilih [c], kerjakan proses keluar dari data PO


Proses Program : Dengan memasukan data PO.

a. No_PO

b. Tanggal

c. Kode_supplier

d. Nama_Supplier

e. Alamat

f. Telp

7. Spesifikasi Program Input Data Pembayaran

Nama Program : Program Transaksi Pembayaran

Akronim Program : frmpembayaran.frm


Fungsi : Untuk melakukan proses pemasukan data

transaksi pembayaran

a. Simpan

b. Hapus

c. Tambah

d. Keluar

Proses Program:

Pilih [a], kerjakan proses simpan untuk menyimpan data pembayaran

Pilih [b], kerjakan proses hapus untuk menghapus data pembayaran

Pilih [c], kerjakan proses tambah untuk menambah data pembayaran

Pilih [d], kerjakan proses keluar dari data pembayaran


Proses Program :Dengan memasukan data transaksi pembayaran

barang.

a. No_nota

b. Tanggal

c. Jumlah

d. Total_Harga

8. Spesifikasi Program Data Jurnal

Nama Program : Program Form Laporan Jurnal

Akronim Program : frmjurnal.frm


Fungsi : Untuk menampilkan form data jurnal, yang


jurnal

a. Simpan

b. Hapus

c. Tambah

d. Keluar

Proses Program:

Pilih [a], kerjakan proses simpan untuk menyimpan data jurnal

Pilih [b], kerjakan proses hapus untuk menghapus data jurnal

Pilih [c], kerjakan proses tambah untuk menambah data jurnal

Pilih [d], kerjakan proses keluar dari data jurnal


Proses Program : Dengan memasukan data laporan jurnal.

a. No_Jurnal

b. Tanggal

c. Debet

d. Kredit

e. No_Kwitansi

f. Kode_perkiraan

9. Spesifikasi Program Laporan Pembelian Barang

Nama Program : Program Form Laporan Pembelian Barang

Akronim Program : frmlpb.frm


Fungsi : Untuk menampilkan form laporan pembelian

barang, yang berfungsi untuk memilih data laporan yang ingin ditampilkan


Proses Program : Dengan memasukan periode data laporan

pembelian barang

a. Periode awal

b. Periode akhir

10. Spesifikasi Program Laporan Jurnal

Nama Program : Program Form Laporan Jurnal

Akronim Program : frmjurnal.frm


Fungsi : Untuk menampilkan form laporan jurnal yang

berfungi untuk mencari data jurnal


Proses Program : Dengan memasukan data laporan jurnal.

a. No_Jurnal

b. Tanggal_Jurnal

c. Nama_Perkiraan

d. Kode_Perkiraan

11. Spesifikasi Program Password

Nama Program : Program Form Password

Akronim Program : frmpasword.frm


Fungsi : Untuk menampilkan form password, yang

berfungsi untuk masuk kedalam sistem program


Proses Program : Dengan memasukan kata kunci

12. Spesifikasi Program Back Up

Nama Program : Program Form Back Up

Akronim Program : frmbackup.frm


Fungsi : Untuk menampilkan salinan- salinan data


Proses Program : Dengan memilih salah satu kriteria dalam sub

menu

13.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

A. Umum

Sebagaimana kita telah ketahui bersama, bahwa sistem yang baik tidak akan bisa

diterapkan dan diimplementasikan apabila kurang didukung oleh sarana yang baik.

Sarana yang baik tidak berarti tipe yang bagus dan berharga mahal serta memiliki

bentuk yang baik.

Namun sarana yang baik adalah bahwa sarana yang diusulkan mempunyai

kemampuan yang cukup dan memadai. Komputer juga mempunyai aspek-aspek dasar

sebagai fasilitas yang harus ada apabila suatu usaha sudah menggunakan sistem yang

terkomputerisasi. Aspek dasar yang dimaksud adalah:

1. Aspek Teknis

a. Aspek Perangkat Lunak (Software)

b. Aspek Perangkat Keras (Hardware)

c. Tenaga Pelaksana (Brainware)

2. Aspek Nonteknis

a. Dukungan Manajemen

b. Kedisiplinan

Untuk mendukung pemanfaatan komputer secara maksimal maka aspek-aspek

tersebut harus saling bekerja sama secara terpadu.

B.Perangkat Lunak (Software)

Klasifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam dalam sistem ini adalah:

1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate

2. Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0

C. Perangkat Keras (Hardware)

Klasifikasi hardware komputer yang digunakan adalah sebagai berikut:

Microprocessor : AMD A6 - 4500M

Memory Size : 4 GB

Type Monitor : VGA Color 17”

Disk Drive : DVD RW

Harddisk : 500GB

Keyboard : 104 Key

Printer : Inkjet

4.7. Jadwal Implementasi

Tahapan terakhir dari rancangan sistem pembelian barang secara

komputerisasi adalah menerapkan sistem yang dirancang untuk diterapkan pada

keadaan sebelumnya. Jadwal implementasi untuk mewujudkan sistem yang baru

dirancang tersebut adalah:

1. Pengumpulan data awal

Tahap ini dimaksudkan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang dibutuhkan

dalam sistem usulan. Waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dokumen

terkait adalah 1 minggu. Yaitu pada minggu pertama dibulan pertama.

2. Pembuatan Program

Pembuatan program sesuai dengan kebutuhan sistem berjalan, dilakukan selama

4 minggu.

3. Pengetesan Program

Tahap ini untuk mengetahui kesulitan dalam penggunaan program sebelum

program diimplementasikan. Dilakukan selama 2 minggu

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Buku petunjuk ini dibuat untuk mempermudah pengguna dalam menjalankan

program. Dilakukan selama 1 minggu.

5. Pelatihan

Aktivitas ini dimaksudkan untuk bagaimana pengguna menggunakan sistem yang

baru tersebut. Pelatihan ini dalam waktu 3 minggu.

6. Test Sistem

Tahap ini untuk melakukan uji coba terhadap sistem secara keseluruhan dan

sampai dimana sistem ini dipahami degan baik. Tahap ini dilakukan selama 2

minggu

7. Pelaksanaan sistem baru

Menjelaskan sistem yang diusulkan secara utuh. Hal ini dimaksudkan untuk

mengetahui apakah sistem tersebut sudah sesuai kebutuhan atau belum.

Pelaksanaan ini dilakukan selama 3 minggu,.

No Kegiatan Bulan1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Penyiapan Data Awal

2 Pembuatan Program

3 Pengetesan Program

4 Pembuatan Buku Petunjuk

5 Pelatihan

6 Test Sistem

7 Pelaksanaan sistem baru

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pada uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya maka

penulis menarik beberapa kesimpulan tentang “Perancangan Sistem Informasi

Pembelian Barang Pada PT. ASARO ANUGERAH JAKARTA” adalah sebagai

berikut:

1. Sistem pembelian yang berjalan belum mampu menangani permasalahan yang

ada.

2. Dengan sistem komputerisasi maka bagian administrasi dipermudah dalam hal

mencari arsip-arsip sehingga mempercepat dalam proses transaksi pembelian.

3. Dengan berkembangnya teknologi yang ada, maka komputer menjadi pilihan

utama sebagai media yang menyediakan informasi secara tepat waktu, cepat dan

efisien. Dengan sistem komputerisasi maka data-data cukup disimpan dalam

bentuk file atau harddisk.

4. Penggunaan media penyimpanan komputer sangat efektif dalam menghemat

tempat penyimpangan data karena dapat digunakan berulang-ulang dan dapat

diperbaharui isinya.

5.2 Saran-saran

Saran daripada kesimpulan diatas, kami mencoba memberi saran dengan

harapan bermanfaat dan membantu sistem berjalan, diantaranya sebagai berikut:

1. Pemanfaatan tekhnologi komputer yang sedemikian rupa dapat mengembangkan

ilmu dan tekhnologi yang sudah ada.

2. Buat password untuk menghindari user yang tidak berhak untuk mengakses data

tersebut. Sehingga hanya yang berkepentingan yang bisa mengakses.

3. Perlu ditingkatkan kerjasama antara masing-masing bagian sehingga dapat

meningkatkan produktivitas dalam perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Dian, Damayanti (Penterjemah). 2009. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia.

Jakarta: PT. Salemba Empat

Hartono, Jogiyanto. 2014. Analisis & Desain. Yogyakarta: CV. Andi Offset

Jubilee Enterprise. 2015. Pemrograman Visual Basic 6. Jakarta: PT. Elex Media

Komputindo.

Kendall, Kenneth. E., dan Julie E. Kendall. 2015. Analisis dan Perancangan Sistem.

Jakarta : PT. Indeks

Nasoetion, A. H., dan Ahmad Barizi. 2004. Metode Statistika. Jakarta: PT.Gramedia.

Puspitawati, Lilis, dan Sri Dewi Anggadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: PT. Graha Ilmu.

Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset

Lampiran A-1 Form Pemesanan Barang

Lampiran A-2 Nota

Lampiran A-3 Surat Jalan

Lampiran B-1 Purchase Order

Lampiran B-2 Bukti Setoran

Lampiran B-3 Laporan Pembelian Barang

Lampiran C-1 Form Pemesanan Barang

Lampiran C-2 Nota

Lampiran C-3 Surat Jalan

Lampiran D-1 Purchase Order

Lampiran D-2 Laporan Pembelian Barang

Lampiran E-1 Menu Login

Lampiran E-2 Menu Utama

Lampiran E-3 Menu Data Supplier

Lampiran E-4 Menu Data Barang

Lampiran E-5 Menu Data Perkiraan

Lampiran E-6 Menu Data User

Lampiran E-7 Menu Purchase Order (PO)

Lampiran E-8 Menu Input Pembayaran

Lampiran E-9 Menu Data Jurnal

Lampiran E-10 Menu Laporan Pembelian Barang

Lampiran E-11 Menu Laporan Jurnal

Lampiran E-12 Menu Password

Lampiran E-13 Menu Back Up

Documents

TUGAS AKHIR - Bina Sarana Informatika · Sebagai contoh perkembangan tekhnologi adalah komputer. Pemanfaatan komputer sebagai alat bantu kerja manusia, khususnya dalam hal pengolahan