TUGAS AKHIR - repository.bsi.ac.id · PERANCANGAN SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 236 JAKARTA . TUGAS AKHIR . Diajukan untuk memenuhi salah satu

PERANCANGAN SISTEM PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP

NEGERI 236 JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III

OKTAVIANA YUSAFNIAR

NIM : 12144021

Program Studi Manajemen Informatika

AMIK BSI Jakarta

Jakarta

2017

i

`

ii

iii

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunianya sehingga pada akhirnya penulis dapat

menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan

dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul tugas akhir ini penulis ambil

adalah sebagai berikut, “Perancangan Sistem Peminjaman dan Pengembalian

Buku Pada Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta”.

Tujuan penulis tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan

program Diploma III (D.III) Akademi BSI. Sebagai bahan penulisan diambil

berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber

literatur yang mendukung penulis ini, penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan

dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak lancar, oleh

karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima

kasih kepada :

1. Direktur Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informartika.

2. Ketua Jurusan Manajemen Informatika AMIK BSI.

3. Bapak Suryanto, ST, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Staff / Karyawan / Dosen dilingkungan Akademi BSI.

5. Bapak Drs. Misto selaku Kepala Sekolah SMP Negeri 236 Jakarta.

6. Bapak Slamet selaku pengurus perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta yang

bersedia memberikan ilmu untuk penulisan tugas akhir ini.

v

vi

ABSTRAK

Oktaviana Yusafniar (12144021), Perancangan Sistem Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta. Meningkatkan prestasi belajar siswa SMP tidak hanya bergantung kepada ilmu yang diajarkan oleh gurunya disekolah. Untuk itu sekolah menyediakan sarana yang menunjang yang salah satu adalah perpustakaan untuk melayani murid-muridnya. Bertambahnya jumlah buku dan permintaan buku yang diusulkan oleh kepala perpustakaan maka dibutuhkan pengawasan serta jumlah buku yang dipinjam, dan siapa yang meminjam sehingga dapat mencegah terjadinya kehilangan buku yang lebih penting adalah menghemat waktu, tenaga kerja, dan pelayanan yang baik kepada pengunjung yang ada. Untuk mengatasi masalah tersebut maka digunakan metode waterfall untuk merancang sistem perpustakaan yang terkomputerisasi. Dengan sistem ini , data yang diinput secara manual akan diolah dengan sistem manajemen yang lebih baik. Adanya sistem komputerisasi, maka bagian perpustakaan memperoleh beberapa kemudahan yang didapatkan sistem tersebut antara lain meminimumkan kesalahan dalam hal masalah peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan, kemudahan dalam melihat persediaan buku yang belum dipinjam, laporan anggota, dan status buku. Katakunci : Sistem Informasi, Peminjaman dan Pengembalian Buku Perpustakaan

vii

ABSTRACT

Oktaviana Yusafniar (12144021), Perancangan Sistem Perpustakaan Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta. Achievement increasment learn student of SMP do not only base on science taught by it’s teacher in school. For that go to provide medium which is support by one of is library to serve its pupils. Increasing of it amount of book and request of book proposed by library head hence required by observation like amount of borrowed book, and who is borrow so that can prevent the happening of losing of book and more important is to efisiency, good service and labour to existing visitor. To evercome the problem hence method of waterfall to design library information system which this system computerized. Which data is input manually will be processed with management system of database better. Existence of computerization system, hence part of library obtainget some got by amenity the system for example minimizing mistake in the case of problem of loaning adn return of book at library, amenity in seeing supply of book which not yet been borrowed, member report and book status. Keywords : Information System, Loan adn Refund Book, Library

viii

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas akhir............................................................. i

Lembar Pernyataan Publikasi Karya Ilmiah ......................................................... ii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................... iii

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ........................................................................... iv

Kata Pengantar ...................................................................................................... v

Lembar Abstraksi .................................................................................................. vii

Daftar Isi................................................................................................................ ix

Daftar Simbol ........................................................................................................ xi

Daftar Gambar ....................................................................................................... xv

Daftar Tabel .......................................................................................................... xvi

Daftar Lampiran .................................................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1

1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................................ 2

1.3. Metode Penelitian............................................................................... 3

1.3.1 Metode Pengembangan Perangkat Lunak ................................. 3

1.3.2 Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 4

1.4. Ruang Lingkup ................................................................................... 5

1.5. Sistematika Penulisan ........................................................................ 5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem ......................................................................... 7

2.1.1. Pengertian Sistem ..................................................................... 7

2.1.2. Karakteristik Sistem ................................................................. 8

2.1.3. Klasifikasi Sistem .................................................................... 9

2.1.4. Basis Data ................................................................................ 10

2.1.5. Metode Pengembangan Perangkat Lunak ................................ 11

2.1.6. Konsep Dasar Perpustakaan ..................................................... 11

2.2. Teori Pendukung ............................................................................... 15

2.2.1. Diagram Alir Data .................................................................... 15

ix

2.2.2. Kamus Data .............................................................................. 17

2.2.3. Notasi Pada Kamus Data .......................................................... 19

2.2.4. Entity Relational Diagram........................................................ 20

2.2.5. Logical Relationship Struktur .................................................. 22

2.2.6. Microsoft Visual Basic 6.0 ....................................................... 22

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Umum Sekolah.................................................................... 24

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan..................................................... 24

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................ 27

3.2. Prosedur Sistem Berjalan ................................................................... 33

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan ................................................... 34

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ............................................... 36

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................................... 36

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ................................... 37

3.5. Permasalahan Pokok .......................................................................... 39

3.6. Pemecahan Masalah ........................................................................... 40

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum ................................................................................................. 41

4.2. Prosedur Sistem Usulan ..................................................................... 42

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ......................................... 43

4.4. Kamus Data Sistem Usulan ................................................................ 48

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan ............................................. 48

4.4.2. Kamus Dokumen Keluaran ...................................................... 50

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan ............................................... 51

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ..................................................... 52

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ...................................................... 52

4.5.3. Entity Relationship Diagram .................................................... 54

4.5.4. Logical Record Structur ........................................................... 55

4.5.5. Spesifikasi File ......................................................................... 56

4.5.6. Spesifikasi Program ................................................................. 63

x

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ............................................................. 71

4.6.1. Umum ....................................................................................... 71

4.6.2. Perangkat Keras ....................................................................... 71

BAB V PENUTUP

5.1. Kesimpulan ........................................................................................ 73

5.2. Saran ................................................................................................... 74

Daftar Pustaka ....................................................................................................... 75

Daftar Riwayat Hidup ........................................................................................... 76

Surat Keterangan Riset/PKL (Jika riset/PKL) ...................................................... 77

Lampiran-lampiran ............................................................................................... 78

xi

DAFTAR SIMBOL

a. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY

Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber

tujuan pada arus data.

DATA FLOW

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCESS

Digunakan untuk menggambarkan suatu proses

yang sedang berlangsung.

DATA STORE

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat

untukmenyimpan atau mengambil data yang

diperlukan.

xii

b. Simbol Entity Relationship Diagram

Entitas atau Obyek Data

Kumpulan obyek atau suatu yang dapat dibedakan

atau dapat

diidentifikasi secara unik.

Relationship

Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau

lebih. Kumpulan relationship sejenis disebut

relationship set.

Atribut atau Elemen Data

Karakteristik dalam entity atau relationship yang

mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau

dengan kata lain adalah kumpulan elemen data

yang membentuk entitas.

Connection

Digunakan sebagai penghubung entitas yang

membedakan entitas tersebut dengan entitas

lainnya.

xiii

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar III.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 236 Jakarta .......................... 27

2. Gambar III.2 Struktur Organisasi Perpustakaan SMPN 236 .......................... 31

3. Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan ............................................ 34

4. Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan ................................................... 35

5. Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan .............................................. 43

6. Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan ..................................................... 44

7. Gambar IV.3 Diagram 1.0 Sistem Usulan ...................................................... 45



10. Gambar IV.6 ERD Sistem Usulan .................................................................. 54

11. Gambar IV.7 Logical Record Structure .......................................................... 55

xiv

DAFTAR TABLE

1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ............................................................................. 19

2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data ....................................................................... 20

3. Tabel IV.1 Spesifikasi File Anggota ............................................................... 57

4. Tabel IV.2 Spesifikasi File Tabel Buku .......................................................... 58

5. Tabel IV.3 Spesifikasi Tabel Petugas ............................................................. 59

6. Tabel IV.4 Spesifikasi Tabel Peminjaman ...................................................... 60

7. Tabel IV.5 Spesifikasi Tabel Pengembalian ................................................... 61

8. Tabel IV.6 Spesifikasi Detail Pengembalian .................................................. 62

9. Tabel IV.7 Spesifikasi Detail Pinjam .............................................................. 63

xv

DAFTAR LAMPIRAN

A.1 Kartu Pelajar ............................................................................................. 79

A.2 Kartu Pinjam ............................................................................................ 80

B.1 Kartu Buku ............................................................................................... 81

B.2 Bukti Denda .............................................................................................. 82

B.3 Laporan Peminjaman dan Pengembalian ................................................. 83

B.4 Laporan Pengunjung ................................................................................. 84

B.5 Arsip Data Pengunjung ............................................................................ 85

B.6 Arsip Data Peminjaman ............................................................................ 86

C.1 Kartu Anggota Usulan .............................................................................. 87

C.2 Data Buku Usulan .................................................................................... 88

D.1 Bukti Pinjam Usulan ................................................................................ 89

D.2 Bukti Kembali Usulan .............................................................................. 90

D.3 Laporan Peminjaman Usulan ................................................................... 91

D.4 Laporan Pengembalian Usulan ................................................................ 92

E.1 Form Login ............................................................................................... 93

E.2 Form Menu Utama .................................................................................... 94

E.3 Form Data Anggota .................................................................................. 95

E.4 Form Data Buku ...................................................................................... 96

E.5 Form Data Petugas .................................................................................... 97

E.6 Form Peminjaman ..................................................................................... 98

E.7 Form Pengembalian .................................................................................. 99

E.8 Form Laporan Peminjaman ...................................................................... 100

E.9 Form Laporan Pengembalian Bulanan ..................................................... 101

xvi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan sekolah merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh

sekolah sebagai pendukung dan penunjang proses kegiatan belajar mengajar bagi

para murid. Keberadaan sebuah perpustakaan sangat membantu untuk menambah

dan meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi para murid sekolah. Dengan

meningkatnya fungsi perpustakaan secara maksimal bagi para murid, salah satu

langkah yang diterapkan untuk meningkatkan fungsi dari perpustakaan itu sendiri

adalah sistem pengolah data yang cepat dan tepat. Sistem informasi pengolahan

data buku perpustakaan yang dibutuhkan oleh sekolah nantinya dapat

dipergunakan untuk pencarian buku, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali

dan juga untuk menyalurkan informasi itu sendiri.

Perkembangan yang sangat pesat dalam sistem informasi terhadap

kemajuan organisasi sudah menjadi kebutuhan utama. Dengan dukungan sistem

informasi yang baik dan teratur maka sebuah lembaga pendidikan akan memiliki

berbagai keunggulan kompetitif sehingga mampu bersaing dengan lembaga

pendidikan yang lain. Penggunaaan teknologi informasi dalam lingkup

perpustakaan tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi,

tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem,

sehingga proses transaksi yang terjadi akan menjadi efektif dan efisien.

1

2

SMP Negeri 236 Jakarta merupakan salah satu sekolah yang sudah

berstandar nasional (SSN) di Jakarta. SMP Negeri 236 Jakarta beralamat di Jl.

Penggilingan komp. PIK, Penggilingan, Cakung, Jakarta Timur , DKI Jakarta

kode pos 13940.

SMP Negeri 236 Jakarta mempunyai kesulitan dalam proses pengolahan

pencatatan peminjaman dan pengembalian bukunya karena dikerjakan secara

manual. Dalam proses peminjaman dan pengembalian buku masih dikerjakan

dengan cara mencatatnya dalam sebuah buku besar. Oleh karena itu maka sistem

informasi sangat diperlukan pada perpustakaan ini, agar mempermudah dan

mngefisienkan dalam proses pengolahan data dan pencatatan data peminjaman

dan pengembalian buku, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat

pembuatan laporan peminjaman, laporan pengembalian, laporan data angoota dan

dalam pencarian data-data lainnya.

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa peminjaman dan

pengembalian buku, sangatlah penting sehingga dalam menyusun penelitian ini

penulis akan mengambil judul : “ PERANCANGAN SISTEM PEMINJAMAN

DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP NEGERI

236 JAKARTA ”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah :

3

1. Merancang suatu sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku yang

sedang berjalan perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta.

2. Memberikan sistem komputerisasi usulan pada sistem informasi peminjaman

dan pengembalian buku, pencari buku dan pembuatan laporan.

3. Mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih optimal.

4. Mencoba membantu perpustakaan SMP Negri 236 Jakarta dalam hal sistem

komputerisasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan agar

pengolahan datanya lebih efisien dan objektif, serta mengurangi bentuk

masalah yang di timbulkan.

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai syarat kelulusan

pada program Diploma Tiga (III) Manajemen Informatika di Akademi

Manajemen Informatika Bina Sarana (AMIK BSI).

1.3. Metode Penelitian

Dalam mempersiapkan penyusunan laporan Tugas Akhir ini penulis harus

menempuh langkah – langkah untuk mengumpulkan data dan informasi sebagai

bahan untuk melengkapi materi laporan Tugas Akhir ini. Materi-materi yang

penulis ambil sebagai berikut:

1.3.1. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode waterfall merupakan salah satu model yang paling sering

digunakan dalam SLDC. Tahap-tahap pengembangan waterfall :

1. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk

memspesifkasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat

4

lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat

lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain

pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur

perangkat lunak, representasi antarmuka dan proses pengodean. Tahap ini

mentranlasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke

representasi desain agar dapat di implementasikan menjadi program pada

tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga

perlu di dokumentasikan.

1.3.2. Teknik Pengumpulan Data

1. Metode pengamatan (obsevasi)

Observasi atau pengamatan langsung merupakan salah satu pengumpulan data

yg cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah

pengamatan langsung terhadap kegiatan yang di teliti. Disini penulis melakuan

observasi dengan melakukan PKL/ riset pada SMP Negeri 236 Jakarta

2. Studi pustaka (literature)

Selain melekukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi

kepustakaan melalui literature atau referensi-referensi yang ada di

perpustakaan Akademik Manajemen Informatika Bina Srana Informatika

maupun di perpustakan yang lain, serta literatur yang terdapat melalui internet.

3. Metode wawancara (interview)

5

Wawancara merupakan metode pengumpulan data secara tatap muka langsung

dengan orang yang di wawancarai seperti kepala sekolah, Petugas

perpustakaan serta siswa-siswi di SMP Negeri 236 Jakarta.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam melakukan penulisan laporan Tugas Akhir ini penulis membatasi

pada perancangan sistem perpustakaan pada SMP Negeri 236 Jakarta. Pembatasan

penelitian dimulai dari prosedur peminjaman buku sampai penyusunan laporan

pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta, penulis memberikan usulan sistem

komputerisasi berbasis dekstop yang akan mempermudah pelaksanaan kegiatan.

1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini

Untuk mempermudah pemahaman dan gambaran dari perancangan sistem

ini penulis membatasi penguraian masalah dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini menerangkan mengenai latar belakang pemilihan

judul, maksud dan tujuan dari penulisan makalah ini, metode

penelitian yang dilakukan untuk mendapat data-data yang

dibutuhkan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan

sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari setiap bab.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan menerangkan tentang konsep dasar sistem yang

dibahas dalam ruang lingkup dan penjelasan teoritis mengenai

peralatan pendukung (tool system) rancangan sistem yang meliputi

6

diagram alir data (DAD) dan kamus data yang digunakan dalam

penulisan laporan riset.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini berisikan umum, sejarah singkat berdirinya perusahan

perusahaan, profil perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya,

prosedur sistem berjalan, diagram alir data, kamus data sistem

berjalan yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen

keluaran (output), permasalahan dan pemecahan masalah

BAB IV RANCANGAN SISTEM SUSULAN

Pada bab ini akan digambarkan rancangan sistem yang berisi

tentang sistem perpustakaan di SMP Negeri 236 Jakarta yang akan

diusulkan, adapun tahapan-tahapan dalam membuat rancangan

usulan meliputi diagram alir data, mendesain dokumen masukan

dan keluaran, entity relationship diagram, membuat spesifikasi file,

stuktur kode dan spesifikasi program.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini menjelaskan tentang beberapa kesimpulan akhir dari

sistem yang ada dan saran-saran yang berkaitan dengan

perancangan sistem pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sistem terdiri dari struktur dan proses. Dalam hal ini proses sistem

menjelaskan cara kerja setiap unsur dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem

merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai

sistem yang lebih kecil yang disebut subsistem.

Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.

Kata sistem dalam bahasa Yunani dikenal dengan istilah “system”, dan dalam

bahasa inggris dikenal dengan “system”, yang mempunyai satu pengertian yaitu

sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan

merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.

2.1.1. Pengertian Sistem

Menurut FitzGerald dalam Mustakini (2014:1) mengemukakan bahwa

sistem adalah “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur yang lebih

menekankan urutan operasi didalam sistem prosedur didefinisikan oleh Neushl

dalam Konyo dan Kusrini (2007:59) sebagai urutan operasi kerja (tulis-menulis),

yang biasanya melibatkan beberapa orang didalamnya satu atau lebih departemen,

yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam.

7

8

Menurut Subtari (2012:10) “sistem dapat diartikan sebagai suatu

kumpulan atau himpunan dari unsur komponen, atau variable yang terorganisasi ,

saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.

Dengan demikian dapat disimpulkan didalam suatu sistem, komponen-

komponen ini tidak dapat berdiri sendiri, tetapi sebaliknya saling berhubungan

hingga membentuk suatu kesatuan sehingga sistem itu dapat tercapai

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang

mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun

kerakteristik dari sebuah sistem menurut Mustakini (20014:4) adalah sebagai

berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Komponen suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luas Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (interface)

9

Penghubung merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi

masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung tersebut.

5. Masukan sistem (input)

Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam suatu sistem. Masukan

dapat berupa perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Maintenance Input adalah energi yang dimasukan supaya sistem

tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk

mendapatkan keluaran.

6. Keluaran sistem (output)

Keluaran output adalah hasil dari data yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi suatu keluaran yang berguna dan sisa pembuangannya. Keluaran

dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lainnya.

7. Pengolahan (process)

Suatu sistem dapat mempunyai proses yang berfungsi untuk merubah

masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya suatu sistem informasi

akan mengolah masukan berupa data menjadi berupa hasil atau laporan.

8. Sasaran Sistem (objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Suatu

sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah

direncanakan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Mustakini (2014:6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa

sudut pandang :

10

1. Sistem abstrak (abstrak system)

Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak ada secara fisik.

Contoh : sistem teologi

2. Sistem Fisik (phisical system)

Merupakan sistem yang ada secara fisik.

3. Sistem Alamiah

Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.

4. Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia

dengan mesin.

5. Determinasi Tertutup

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.

6. Probalistik Sistem

Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena

mengandung kemungkinan.

7. Sistem Tertutup

Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan

luarnya serta bekerja otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.

8. Sistem Terbuka

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.1.4. Basis Data

Menurut Sutanto dan M.Salahuddin (2013:43) “sistem basis data adalah

sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang

sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan”.

11

Pada intinya basis data adalah media untuk penyimpanan data agar dapat diakses

dengan mudah dan cepat.

2.1.5. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

1. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode waterfall merupakan salah satu model yang paling sering

digunakan dalam SDLC. Tahap-tahap pengembangan waterfall menurut (Sutanto

dan M.Salahuddin 2013:29) adalah :

a. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk

menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami

perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkn user. Spesifikasi kebutuhan

perangkat lunak pada tahap ini perlu didokumentasikan.

b. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada

desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,

arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka dan proses pengodean.

Tahap ini mentranlasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis

kebutuhan ke representasi desain agar dapat di implementasikan menjadi

program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan

pada tahap ini juga perlu di dokumentasikan.

2.1.6. Konsep Dasar Perpustakaan

Secara umum perpustakaan mempunyai arti sebagai suatu tempat yang di

dalamnya terdapat kegiatan penghimpunan, pengolahan, dan penyebarluasan

(pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam

12

dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, dan lain-

lain. Semua koleksi sumber informasi tersebut disusun berdasarkan sistem tertentu

dan dipergunakan untuk kepentingan belajar melalui kegiatan membaca dan

mencari informasi bagi segenap masyarakat yang membutuhkannya.

Menurut Rahayuningsih (2007:1) menjelaskan bahwa “Sesungguhnya

perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian,

yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan koleksi, bagian pelayanan

pengguna, dan bagian pemeliharaan sarana-prasarana”.

1. Pengertian Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani para siswa, guru,

dan karyawan dari suatu sekolah tertentu. Perpustakaan sekolah didirikan

untuk menunjang pencapaian tujuan sekolah, yaitu pendidikan dan pengajaran

seperti digariskan dalam kurikulum sekolah.

Fungsi perpustakaan sekolah menurut Septiyanto dalam Rahayuningsih

(2007:6), adalah:

a. Sebagai sumber kegiatan belajar mengajar, yaitu membantu program

pendidikan dan pengajaran sesuai dengan tujuan yang terdapat dalam

kurikulum.

b. Membantu siswa untuk memperjelas dan memperluas pengetahuannya

pada setiap bidang studi.

c. Mengembangkan minat dan budaya membaca yang menuju kebiasaan

belajar mandiri.

d. Membantu siswa untuk mengembangkan bakat, minat, dan kegemarannya.

e. Membiasakan siswa untuk mencari informasi di perpustakaan.

13

f. Merupakan tempat untuk mendapatkan bahan rekreasi sehat melalui buku-

buku bacaan yang sesuai dengan umur dan tingkat kecerdasan siswa.

g. Memperluaskan kesempatan untuk belajar bagi para siswa.

2. Jenis Koleksi Perpustakaan

a. Koleksi Buku

Buku disini bisa bermacam-macam jenisnya. Bisa buku bermateri fisik

maupun buku yang bersifat nonfiksi. Baik yang pertama maupun yang

kedua masing-masing banyak variasi dan jenis dilihat dari segi isi maupun

bentuk penyajiannya. Misalnya yang termasuk buku-buku fiksi antara lain

ada fiksi umum, fiksi ilmiah, dan fiksi sastra. Sedangkan yang termasuk

kedalam buku-buku nonfiksi antara lain meliputi buku-buku ilmiah, ilmiah

popular, informasi umum, dan informasi khusus, termasuk didalamnya ada

buku teks.

b. Buku Teks atau Buku Pelajaran

Buku teks adalah suatu buku tentang satu bidang ilmu tertentu yang ditulis

berdasarkan sistematika dan organisasi tertentu sehingga memudahkan

proses pembelajaran baik oleh guru maupun murid.

c. Buku Referens atau Rujukan

Yang dimaksud dengan buku-buku referens atau rujukan adalah buku-

buku yang memuat informasi secara khusus sehingga bisa menjawab atau

menunjukan secara langsung bagi pembacanya. Karena buku-buku

referens ini bersifat langsung jawab tadi, maka bisanya ia hanya dibaca di

perpustakaan saja, tidak boleh dipinjam dibawa keluar atau pulang.

3. Tujuan Perpustakaan

14

Tujuan didirikannya perpustakaan tidak terlepas dari tujuan

diselenggarakannya pendidikan secara keseluruhan, yaitu untuk memberikan

bekal kemampuan dasar kepada peserta didik. Sejalan dengan hal yang diatas,

maka tujuan perpustakaan adalah sebagai berikut:

a. Menumbuhkembangkan minat dan kebiasaan membaca para peserta didik

dalam perpustakaan.

b. Menyediakan berbagai macam sumber informasi untuk kenpetingan

pelaksanaan kurilkulum dan berbagai informasi lainnya.

c. Memperluas, memperdalam , dan memperkaya pengalaman koleksi yang

mengandung ilmu pengetahuan dan teknologi yang disediakan oleh

perpustakaan.

4. Konsep Dasar Peminjaman dan Pengembalian Buku

Kegiatan yang sering berlangsung diperpustakaan adalah kegiatan

peminjaman dan pengembalian buku. Peminjaman merupakan kegiatan

meminjam buku dari perpustakaan yang dilakukan oleh anggota disertai

dengan batas waktu peminjaman yang telah ditentukan. Anggota yang

meminjam buku harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan terlebih dahulu,

karena dalam meminjam buku anggota harus menunjukkan kartu anggota

perpustakaan.

Pengembalian buku merupakan proses pengembalian buku yang telah

dipinjam sebelumnya tepat pada tanggal yang telah ditentukan, jika tanggal

pengembalian tidak tepat pada waktunya maka anggota akan dikenakan denda.

Anggota harus menunjukkan kartu anggota perpustakaan ketika akan

mengembalikan buku.

15

2.2. Teori Pendukung (Tools System)

Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat

mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (tools system)

merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika modal dari

suatu sistem dengan menggunakan simbol, Lambang, diagram yang menunjukan

secara tepat arti fisiknya

2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar DAD

Menurut Kendall dan Kendall (2010:518) “diagram alir data gambaran proses-

proses data, aliran data, dan simpanan data secara garis besar dalam suatu

sistem perusahaan”. Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut

Diagram Aliran Data (DAD), penganalisaan sistem dapat merepresentasi

proses-proses data di dalam organisasi.

2. Tahapan Diagram Alir Data (DAD)

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang

akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk

menggambarkan sistem secara manual, umum atau global dari keseluruhan

sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada

didalam diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.

c. Diagram Detail

16

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam program nol.

3. Aturan Main DAD

a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external

entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang

satu dengan data store lainnya secara langsung.

c. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang

keluar.

4. Cara Pembuatan Diagram Alir Data

a. Mulai dari umu sampai dengan detail (top-down analysis)

b. Jabarkan proses sedetail mungkin

c. Pelihara konsistensi antar proses

d. Berikan label yang bermakna

5. Istilah dan Simbol yang digunakan dalam DAD

a. Kesatuan Luar (external entity)

External entity mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan

sistem yang akan dikembangkan. External entity merupakan kesatuan

dilingkungan sistem yang dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem

lainnya yang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan

input atau output dari sistem. Biasanya external entity dapat juga berupa

departemen, devisi, atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan

sistem yang dikembangkan.

b. Proses (process)

17

Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data. Proses disebut

juga fungsi atau informasi. Komponen proses yang menggambarkan

bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output atau dapat

dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transfomasi suatu

input atau lebih menjadi output.

c. Arus Data (data flow)

Suatu data flow atau data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang

menunjukkan arah menuju keadaan luar dari suatu proses. Alur data ini

digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau juga informasi dari

suatu bagian sistem kebagian lainnya. Arus data disimbolkan dengan

panah.

d. Simpanan Data

Simpanan data flow yang sudah disimpan dan diarsipkan.

2.2.2. Kamus Data

Menurut Kendall dan Julie.E Kendall (2013:518) “kamus data adalah

suatu hasil referensi data mengenai data-data (meta data) yang diciptakan oleh

penganalisis sistem berdasarkan atas diagram aliran data. Mengumpulkan dan

mengkoordinasikan istilah-istilah tertentu, mengkonfirmasikan apa arti masing-

masing istilah untuk oramg-orang yang berbeda-beda dalam organisasi”. Fungsi

dari data dictionary adalah untuk menjelaskan lebih detail tentang DAD yang

mencakup proses, data flow, dan data store

18

1. Nama Arus Data

Hal ini terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan

memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DAD dapat

mudah mencari di kamus data.

2. Arus Data

Arus Data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju.keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar

memudahkan mencari arus data di dalam DAD.

3. Tipe Data

Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk

mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan

sistem.

4. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri dari

item-item atau elemen-elemen data.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagan penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang

arus data tersebut.

6. Volume

Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu.

7. Periode

Periode ini merupakan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu dicatat di

kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data

19

harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan

laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena

data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen

yang satu dengan yang lainnya.

2.2.3. Notasi pada Kamus Data

Terdiri dari 2 macam yaitu :

1. Notasi Tipe Data

Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu

data notasi yang umum digunakan antara lain adalah :

Tabel II.1

Notasi Tipe Data

Sumber : (Kendall dan Kendall 2013:344)

2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

X Bisa memasukan dan menampilkan / mencetak suatu karakter

9 Hanya memasukan angka-angka

Z Menampilkan nol-nol yang memimpin sebagai spasi

, Menyisipkan koma kedalam suatu tampilan numeric

- Menyisipkan suatu periode kedalam suatu tampilan numeric

/ Menyisipkan slash (/) kedalam suatu tampilan numeric

~ Menyisipkan suatu tanda penghubung kedalam suatu tampilan numeric

V Menunjukan suatu posisi desimal ( bila titik decimal tidak dimasukan)

20

Struktur data biasanya digambarkan menggunakan notasi aljabar. Metode ini

untuk membuat suatu gambaran mengenai elemen yang terstruktur data

bersama dengan informasi mengenai elemen tersebut. Notasi ini aljabar

menggunakan simbol-simbol sebagai berikut :

Tabel II.2

Notasi Struktur Data

notasi Keterangan

= Artinya “terdiri dari”

+ Artinya “dan”

{ } Menunjukan elemen yang reperative, atau disebut juga kelompok

berulang

[ ] Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu, elemen saling

terpisah satu sama lain

( ) Menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan

Sumber : (Kendall dan Kendall 2013:338)

2.2.4. Entity Relational Diagram

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data

dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang sering kita jumpai

dalam aktifitas pengembangan sistem oleh sistem analis.

Menurut Sutanta (2011:91) menjelaskan bahwa "Entity Relationship

Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan

objek."Menurut Sutanta (2011:91) menjabarkan Komponen Entity Relationship

Diagram adalah sebagai berikut :

21

1. Entitas

Entitas merupakan suatu objek yang dapat dibedakan dari lainnya yang dapat

diwujudkan dalam basis data. Objek dasar dapat berupa orang, benda, atau hal

yang keterangannya perlu disimpan didalam basis data. Untuk

menggambarkan sebuah entitas digunakan aturan sebagai berikut

a. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.

b. Nama entitas dituliskan didalam simbol persegi panjang.

c. Nama entitas berupa kata benda, tunggal.

d. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami

dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.

2. Atribut

Atribut merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas

yang perlu disimpan dalam basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelas pada

sebuah entitas. Untuk menggambarkan atribut digunakan aturan sebagai

berikut:

a. Atribut digambarkan dengan simbol ellips.

b. Nama atribut dituliskan didalam simbol ellips.

c. Nama atribut merupakan kata benda, tunggal.

d. Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami


3. Relasi

Relasi merupakan hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari

himpunan entitas yang berbeda. Aturan penggambaran relasi adalah sebagai

berikut :

22

a. Relasi dinyatakan dengan simbol belah ketupat.

b. Nama relasi dituliskan didalam simbol belah ketupat.

c. Nama relasi berupa kata kerja aktif.

d. Nama relasi sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami


2.2.5. Logical Relationship Struktur (LRS)

Menurut Frieyadie (2007:13) “LRS merupakan hasil dari permodelan

Entity Relational Ship (ER) beserta atributnya sehingga bisa terlihat hubungan-

hubungan antar entitas”. Dalam pembuatan LRS terdapat 3 hal yang dapat

mempengaruhi (Friyadie, 2007:13) yaitu :

1. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada satu (one-to-one), maka

digabungkan dengan entitas yang memiliki atribut yang lebih sedikit.

2. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada banyak (one-to-many), maka

hubungan relasi atau digabungkan dengan entitas yang tingkat hubungannya

banyak.

3. Jika tingkat hubungan (cardinality) banyak pada banyak (many-to-many),

maka hubungan relasi tidak akan digabungkan dengan entitas manapun,

malainkan menjadi sebuah LRS.

2.2.6. Microsoft Visual Basic 6.0

Menurut MADCOMS (2008:1) menyimpulkan bahwa :

Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu aplikasi pemograman visual

basic yang memiliki bahasa pemograman yang cukup populer dan mudah untuk

dipelajari. Basis bahasa pemograman yang digunakan dalam visual basic adalah

bahasa BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Intruction Code) yang

23

merupakan salah satu bahasa pemograman tingkat tinggi yang sederhana dan

mudah dipelajari. Dengan visual basic, kita bisa membuat program dengan

aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau program yang memungkinkan

pengguna komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut menggunakan

grafik atau gambar.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Sekolah

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

SMP Negeri 236 Jakarta adalah sekolah yang didirikan tahun 1968, sebuah

sekolah yang dimaksudkan sebagai sekolah Laboratorium IKIP Jakarta. Sekolah

ini digunakan untuk praktik ajar, penelitian pendidikan, dan inovasi pendidikan.

Sebagai gantinya, sekolah ini berganti nama Proyek TPK (Comprehensive

School). Sekolah ini mengemban tugas sebagai Tempat Pembinaan Keterampilan

(Proyek TPK) dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Proyek TPK

bertujuan untuk mencobakan ide-ide baru dalam bidang pendidikan.

Comprehensive School atau Proyek TPK ternyata tak berlangsung lama.

Pada tahun 1974, sekolah telah memiliki nama dan fungsi yang baru. Pada tahun

tersebut, sekolah ini dikenal sebagai sekolah PPSP ( Proyek Perintis Sekolah

Pembangunan). Proyek ini bertujuan untuk menguji coba ide-ide dalam

pendidikan guna memberi masukan bagi pembaharuan pendidikan nasional.

Sekolah PPSP berlangsung selama dua belas tahun. Tahun 1986 proyek ini

berakhir. Dengan berakhirnya proyek tersebut, maka berganti pula nama sekolah-

sekolah yang dibawah naungan IKIP Jakarta ini. SD, SMP, dan SMA eks PPSP

IKIP Jakarta berganti nama menjadi SD Negeri Komplek IKIP Jakarta, SMP

24

25

Negeri 236, dan SMA Negeri 81. Adapun TK-nya masih tetap berstatus swasta.

Pada tahun 1992, SMP Negeri 236 berpindah lokasi ke jalan Penggilingan

Komplek PIK Cakung. Sebagai gantinya, atas permintaan masyarakat, mulai

tahun Pelajaran 1992/1993 Yayasan Pembina IKIP Jakarta membuka SMP dan

SMA IKIP Jakarta dengan SK Kanwil P dan K DKI No. Kep. 854 P/I01.a1/1/93

dan No. Kep 853 A/I01.a1/1/93 masing-masing tertanggal 15 Maret 1993.

Berikutnya, seiring perluasan mandat dan bergantinya nama IKIP Jakarta menjadi

Universitas Negeri Jakarta, maka TK, SLTP, dan SMA IKIP Jakarta tahun 1999

berganti nama menjadi TK, SMP, dan SMA Labschool Jakarta.

Dari paparan kronologis perjalanan sekolah-sekolah yang berlokasi di

komplek Universitas Negeri Jakarta (UNJ) Rawamangun Jakarta timur di atas,

menunjukkan bahwa SMP Negeri 236 Jakarta bukanlah sekolah yang sama sekali

baru, melainkan kelanjutan dari sekolah-sekolah yang telah mempunyai akar

tradisi selama lebih dari 36 tahun dengan reputasi yang baik dan membanggakan.

SMP Negeri 236 Jakarta memiliki visi misi dan tujuan sebagai berikut:

Visi dari SMP Negeri 236 Jakarta adalah “UNGGUL DALAM ILMU

PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI BERLANDASKAN IMAN DAN

TAQWA SERTA BERWAWASAN GLOBAL”.

Misi dari SMP Negeri 236 Jakarta antara lain :

1. Meningkatkan prestasi bidang akademik dan non akademik.

2. Menghasilkan lulusan yang cerdas dan kompetitif.

3. Mewujudkan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang profesional.

4. Memberikan pelayanan prima kepadan warga sekolah.

26

5. Mewujudkan pengembangan fasilitas pendidikan yang sesuai Standar

Nasional.

6. Mewujudkan proses pembelajaran yang aktif, inovatif, kreatif, dan efektif.

7. Mewujudkan suasana agamais dan kekeluargaan di lingkungan sekolah.

8. Mewujudkan warga sekolah yang berakhlak mulia dan menjunjung tinggi

nama sekolah.

Seperti sekolah lainnya SMP Negeri 236 Jakarta mempunyai sarana dan

prasarana yaitu salah satunya adalah perpustakaan. Perpustakaan sekolah SMP

Negeri 236 Jakarta sebagai salah satu sarana pendidikan diharapkan dapat

menunjang terselenggaranya kegiatan-kegiatan program belajar disekolah.

Keberhasilan perpustakaan sekolah tergantung dari lembaga induknya, petugas

perpustakaan yang profesional, partisipasi pemakai dan sarana pendukung lain

yang diperlukan. Perpustakaan tersebut mempunyai peran yang sangat penting

dalam meningkatkan minat baca serta wawasan bagi para siswa-siswinya yang

sebagai tempat untuk mengisi waktu luang dengan membaca buku, baik buku-

buku pelajaran maupun jenis buku umum lainnya yang telah disediakan.

Perpustakaan mempunyai visi dan misi yaitu:

visi “Menjadikan Perpustakaan yang berkualitas, mencerdaskan dan

menyenangkan “

misi dari perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta yaitu :

1. Meningkatkan minat baca.

2. Sumber informasi.

3. Sumber pembelajaran.

4. Mewujudkan tertib administrasi.

27

5. memberikan pelayanan prima.

6. menjadikan perpustakaan tempat belajar yang menyenangkan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Struktur Organisai dan Fungsi SMP Negeri 236 Jakarta

Gambar III.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 236 Jakarta

Sumber : ( SMPN Negeri 236 Jakarta )

28

Tugas dan fungsi masing masing bagan struktur organisasi di SMP Negeri 236

Jakarta tersebut yaitu :

a. Kepala Sekolah berfungsi sebagai Edukator, Manager, Administrator,

Supervisor, Leader, Inovator dan Motivator (EMASLIM).

b. Wakil Kurikulum berfungsi sebagai :

1) Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan.

2) Menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran.

3) Mengatur Penyusunan Program Pengajaran (Program Semester,

Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan Mengajar, Penjabaran dan

Penyesuaian Kurikulum).

4) Mengatur pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas,

Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan Belajar Siswa serta

pembagian Raport dan STTB.

5) Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan.

6) Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.

7) Mengatur Pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran.

8) Mengatur Mutasi Siswa.

9) Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis.

10) Menyusun Laporan.

c. Wakil Kesiswaan berfungsi sebagai :

1) Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling.

2) Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan,

Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan

Kerindangan).

29

3) Mengatur dan membina program kegiatan OSIS meliputi:

Kepramukaan, Palang Merah Remaja (PMR), Kelompok Ilmiah

Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Sekolah (UKS), Patroli Keamanan

Sekolah (PKS) Paskibra.

4) Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler.

5) Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah.

6) Menyelenggarakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi.

7) Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa.

d. Staff Sarana dan Prasarana berfungsi sebagai :

1) Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses

belajar mengajar.

2) Merencanakan program pengadaannya.

3) Mengatur pemanfaatan Sarana Prasarana.

4) Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian.

5) Mengatur pembakuannya.

6) Menyusun laporan.

e. Guru Mata Pelajaran berfungsi sebagai :

1) Membuat Perangkat Pembelajaran.

2) Melaksanakan kegiatan pembelajaran.

3) Melaksanakan kegiatan Penilaian Proses Belajar, Ulangan Harian,

Ulangan Umum, Ujian Akhir.

4) Melaksanakan analisis hasil ulangan harian.

5) Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan.

6) Mengisi daftar nilai siswa.

30

7) Melaksanakan kegiatan membimbing (pengimbasan pengetahuan)

kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar.

8) Membuat alat pelajaran / alat peraga.

9) Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni.

10) Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum.

11) Melaksanakan tugas tertentu di sekolah.

12) Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi

tanggung jawabnya.

13) Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar.

14) Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran.

15) Mengatur keberhasilan ruang kelas dan pratikum.

16) Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan

perangkatnya.

f. Kepala Tata Usaha berfungsi sebagai :

1) Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.

2) Pengelolaan keuangan sekolah.

3) Pengurus administrasi ketenagaan dan siswa.

4) Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah.

5) Penyusunan administrasi perlengkapan.

6) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah.

7) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7K.

8) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata usahaan

secara berkala.

31

2. Struktur Organisasi dan Tugas Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta.

Penanggung Jawab

Drs. Langas Sianturi, M.M

Gambar III.2. Struktur Organisasi Perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta

Sumber : SMP Negeri 236 Jakarta

Struktur organisasi perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta tergolong sangat

sederhana. Adapun rincian tugas dan fungsi pada masing-masing bagian adalah

sebagai berikut :

a. Tugas Penanggung Jawab selaku pembina:

Kepala Perpustakaan Drs. Wakhidin, M.M.PD

Pengelola

Slamet Amirin

Karyawan sekolah Guru siswa

32

1) Melaksanakan pembinaan kepada petugas perpustakaan secara berkala

setiap 1 (satu) bulan sekali.

2) Melaksanakan supervisi pelaksanaan tugas setiap 3 (tiga) bulan sekali.

b. Tugas Kepala Perpustakaan :

1) Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka/media cetak.

2) Pengurusan pelayanan perpustakaan.

3) Perencanaan pengembangan perpustakaan.

4) Memelihara dan perbaikan buku-buku/bahan pustaka/media elektronik.

5) Inventarisasi dan pengadministrasian buku-buku/bahan pustaka/media

elektronika.

6) Melakukan layanan bagi siswa, guru, dan tenaga kependidikan lainnya,

serta masyarakat.

7) Menyusun tata tertib perpustakaan.

8) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala.

c. Tugas Pengelola Perpustakaan :

1) Melakukan pengadaan buku perpustakaan.

2) Melakukan pemeriksaan buku pustaka.

3) Menstempel buku-buku perpustakaan.

4) Memasukan buku pada buku induk.

5) Mengklasifikasikan buku .

6) Melakukan penyusunan koleksi dan kartu katalog.

7) Melayani pinjaman dan pengembalian.

8) Pengontrolan administrasi pinjaman.

33

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Untuk urutan prosedur system berjalan pada perpustakaan SMP Negeri

236 Jakarta mengenai sistem peminjaman dan pengembalian buku dapat diuraikan

sebagai berikut :

1. Proses Peminjaman Buku

Setiap anggota yang ingin meminjam buku harus mengisi data diripada buku

pengunjung, anggota dapat mencari sendiri buku yang ingin dipinjam dengan

menyerahkan kartu pinjam. Data anggota di catat oleh petugas perpustakaan

pada kartu buku yang ada di dalam buku yang dipinjam. Anggota

perpustakaan hanya diperkenankan meminjam 2 buku dengan lama pinjam

tidak lebih dari 1 minggu, dan buku yang dipinjam dicatat pada arsip

peminjaman.

2. Proses Pengembalian Buku

Buku yang dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang

ditentukan, setelah anggota mengembalikan buku maka petugas perpustakaan

mengembalikan kartu pinjam pada anggota dan memberikan bukti denda jika

buku yang dipinjam telat dikembalikan. Proses pengembalian buku dan bukti

denda dalam pengembalian buku tersebut oleh petugas perpustakaan dicatat

pada buku peminjaman dan pengembalian dimana besarnya denda untuk

setiap satu buku adalah Rp. 500 perhari

3. Proses Penyusunan Laporan

Setiap bulannya laporan peminjaman dan pengembalian serta laporan

pengunjung perpustakaan akan ditujukan kepada Kepala Sekolah SMP Negeri

236 Jakarta

34

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis juga melengkapi dengan Diagram

Alir Data (DAD) yang diambil berdasarkan dari prosedur sistem yang berjalan,

hal ini bertujuan untuk mempermudah pemahaman terhadap sistem berjalan.

Adapun diagram alir data system berjalan dari sistem peminjaman dan

pengembalian buku yaitu :

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan:

KP = Kartu Pinjam

KB = Kartu Buku

LPP = Laporan Peminjaman & Pengembalian

Gambar III.3. Diagram Konteks Sistem Berjalan

35

2. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.4. Diagram Nol Sistem Berjalan

36

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan memerlukan data atau input yang

sebagai bahan masukan untuk di proses, yang nantinya akan menghasilkan suatu

bentuk output atau keluaran.

3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan disini adalah segala bentuk input yang

diperlukan dalam pemrosesan. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Nama dokumen : Kartu Anggota atau Kartu Tanda Pelajar

Fungsi : Sebagai tanda pengenal anggota perpustakaan

Sumber : Anggota

Tujuan : Dari anggota ke bagian petugas perpustakaan

Media : Kartu

Jumlah : 1 buah

Frekuensi : Selama menjadi siswa SMP Negeri 236 Jakarta

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama dokumen : kartu pinjam

Fungsi : Sebagai pengenal untuk melakukan peminjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Dari anggota ke bagian petugas perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : tidak tetap

Bentuk : Lampiran A.2

37

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dalam bentuk dokumen keluaran (output) adalah dokumen yang

dihasilkan dari proses sistem input, dokumen output juga disebut sebagai

dokumen laporan. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai

berikut :

1. Nama dokumen : Kartu Buku

Fungsi : Tanda Bukti peminjaman dan pengembalian buku

Sumber : Anggota

Tujuan : anggota yang meminjam buku

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Tidak tetap

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama dokumen : Bukti Denda

Fungsi :Sebagai tanda bukti denda

Sumber : Bagian petugas perpustakaan

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Buah

Frekuensi : Tidak tetap


3. Nama dokumen : Laporan Peminjaman dan Pengembalian

Fungsi : Sebagai laporan peminjaman dan pengembalian

buku

38

Sumber : Bagian Petugas Perpustakaan

Tujuan : Kepala Perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Buah

Frekuensi : Satu Bulan sekali


4. Nama dokumen : Laporan Pengunjung

Fungsi : Sebagai laporan kunjungan siswa ke perpustakaan



Media : Kertas

Jumlah : 1 Buah

Frekuensi : Satu bulan sekali


5. Nama dokumen : Arsip Data Pengunjung

Fungsi : Sebagai data siswa yang datang ke perpustakaan

Sumber :Siswa

Tujuan :Petugas Perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Buah



39

6. Nama dokumen : Arsip Data Peminjaman

Fungsi : Sebagai data siswa yang melakukan peminjaman

diperpustakaan



Media : Kertas

Jumlah : 1 Buah



3.5. Permasalahan Pokok

Proses kinerja pada perpustakaan SMP negeri 236 Jakarta bisa dikatakan

cukup baik, tetapi masih terdapat kendala-kendala atau masalah-masalah yang ada

pada perpustakaan tersebut. Disini penulis akan melalukan permasalahan yang

sedang dihadapi didalam proses kerja pada perpustakaan tersebut, yaitu:

1. Masih mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian data anggota yang

akan melakukan peminjaman dan pengembalian buku karena harus melakukan

pengecekan terlebih dahulu pada data peminjaman dan data pengembalian

yang berada di kartu pinjam.

2. Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dan laporan yang

dihasilkan kurang akurat.

3. Media penyimpanan data menggunakan dokumen berupa kertas yang

diarsipkan sehingga membutuhkan lebih banyak ruang dan daris segi

keamanan pun kurang terjamin.

40

3.6. Pemecahan Masalah

Dilihat dari masalah-masalah yang dihadapi pada perpustakaan SMP

Negeri 236 Jakarta, maka penulis akan mencoba untuk memberikan cara

penyelesaian diantaranya :

1. Meningkatkan penyediaan informasi dalam proses peminjaman dan

pengembalian buku dengan lebih cepat, tepat, dan akurat.

2. Dengan sistem yang telah dikembangkan dapat memudahkan dalam

penyusunan laporan yang akurat.

3. Merancang database untuk mengurangi pemakaian kertas dan ruang dalam

penyimpanan data.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Pada dunia pendidikan perpustakaan merupakan salah satu bagian yang

penting dalam meningkatkan ilmu pengetahuan, karena di perpustakaanlah kita

bisa mendapatkan berbagai macam buku yang dapat membantu kebutuhan kita

untuk mendapatkan informasi.

Apabila pada suatu lembaga pendidikan dalam hal ini adalah perpustakaan

pengolahan datanya masih dilakukan secara manual maka akan menimbulkan

berbagai masalah. Mulai dari lamanya waktu yang diperlukan hanya untuk

mencatat data-data perpustakaan, mencatat tanggal peminjaman dan

pengembalian dan kegiatan-kegiatan lainnya, belum lagi terjadi kesalahan

penulisan pada data-data yang ada sehingga akan menghabiskan banyak waktu

dan tenaga untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Hal ini

menimbulkan terlambatnya pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya

informasi yang sampai pada pimpinan perpustakaan yang mengakibatkan seorang

pimpinan akan sulit untuk mengambil suatu keputusan atau tindakan yang

diperlukan untuk perkembangan perpustakaan. Faktor inilah yang menyebabkan

pentingnya penggunaan komputer dalam mengolah data perpustakan.

41

42

4.2. Prosedur Sistem Usulan

1. Prosedur Peminjaman Buku

Bagi anggota yang ingin meminjam buku diharuskan mencari data buku yang

diinginkan dengan melihat daftar buku yang terdapat pada file buku, jika

anggota sudah mendapatkan data buku yang akan dipinjam maka anggota

menyerahkan data buku dan kartu anggota , lalu petugas perpustakaan akan

mengecek kartu anggota pada file anggota dan data buku pada file buku yang

terdapat pada komputer petugas perpustakaan. Kemudian data peminjam akan

disimpan pada arsip kartu anggota, setelah itu petugas perpustakaan akan

menyerahkan buku yang akan dipinjam oleh anggota.

2. Proses Pengembalian Buku

Setelah batas waktu peminjaman buku habis maka anggota wajib

mengembalikan buku yang telah dipinjam, kemudian petugas perpustakaan

akan memeriksa data peminjaman apabila anggota melewati batas waktu

peminjaman maka dikenakan denda untuk setiap satu buku sebesar Rp. 500,-

Perhari, dan data denda akan dimasukan ke dalam file denda, lalu anggota

diberikan bukti denda. Kemudian data pengembalian buku akan dimasukan ke

dalam file pengembalian, apabila tidak ada masalah maka petugas akan

mengembalikan kartu anggota kepada anggota.

3. Proses Pembuatan Laporan

Setiap satu bulan sekali laporan daftar buku berdasarkan daftar buku, laporan

peminjaman, pengembalian, dan denda berdasarkan file peminjaman dan file

pengembalian buku yang selanjutnya akan diserahkan kepada Kepala Sekolah

SMP Negeri 236 Jakarta.

43

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

44

2. Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

45

3. Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan

Gambar IV.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan

46


Gambar IV.4. Diagram Detail 2.0 Sistem Usulan

47


Gambar IV.5. Diagram Detail 3.0 Sistem Usulan

48

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus Data : Kartu Anggota

Alias : KA

Bentuk Data : Cetakan komputer

Arus data : Anggota – Proses 1.0

Proses 1.0 – Anggota

Anggota – Proses 2.0

Proses 2.0 – anggota

Penjelasan : Tanda Pengenal untuk Peminjaman dan

Pengembalian Buku

Volume : Tidak tetap

Struktur Data : header + isi + footer

Header : judul

Isi : No. Anggota + nama + no. induk siswa +

tempat lahir + Alamat + Telepon + Masa

berlaku

Footer : Foto + Tanda Tangan Anggota

2. Nama Arus Data : Data Buku

Alias : DB





49

Penjelasan : Pencatatan data buku yang dipinjam


Struktur Data : header + isi

Header : No. inv + Pengarang + Judul buku

Isi : Nama + No.Anggota + tanggal pinjam &

kembali + paraf petugas

Footer : -

3. Nama Arus Data : Kartu Peminjam

Alias : KP

Bentuk Data : Cetakan computer




Proses 2.0 - Anggota

Penjelasan : Tanda Bukti untu Peminjaman dan

pengembalian Buku


Struktur Data : header + isi + footer

Header : Judul

Isi : Nama + Kelas + No. induk + table (No.buku

+ judul + buku + nama pengarang + tanggal

pinjam dan kembali + paraf)

Footer : -

50

4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Arus Data : Bukti Pinjam

Alias : BP


Arus data : Petugas – Proses 2.0

Penjelasan :Sebagai Tanda Bukti Denda untuk anggota

yang melakukan peminjaman buku


Struktur Data : header + isi +footer


Isi : NIS + Nama + Kelas + table (no + kode buku

+ judul + denda + jumlah + total)

Footer : Tanggal + Paraf Petugas Perpustakaan

2. Nama Arus Data : Bukti pengembalian

Alias : BPe

Bentuk Data : Cetakan computer

Arus data : Petugas – Proses 2.0

Penjelasan :Sebagai Tanda Bukti Denda untuk anggota

yang melakukan pengembalian buku




51

Isi : NIS + Nama + Kelas + table (no + kode buku

+ judul + denda + jumlah + total)

Footer : Tanggal + Paraf Petugas Perpustakaan

3. Nama Arus Data : Lap. Peminjaman + Lap. Pengembalian

Alias : -


Arus data : Proses 3.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan :Sebagai laporan peminjaman dan

pengembalian perpustakaan kepada Kepala

Sekolah.

Volume : satu bulan sekali



Isi : Laporan Bulan + Tahun + Kode Buku + Judul

+ Tanggal Pinjam + Tanggal Kembali

Footer : Tanda Tangan Petugas Perpustakaan +

Kepala Sekolah

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan menggambarkan suatu bentuk

gambaran secara umum mengenai arus kerja data sehingga dapat dipahami

pemakai sistem. Tujuannya adalah memberikan rancangan suatu program

computer yang digunakan sehingga nanti dapat di implementasikan pada sistem

yang akan dipakai. Adapun sistem usulan penulis buat meliputi :

52

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen input atau dokumen masukan berupa dokumen yang diolah di

dalam proses untuk menghasilkan masukan sesuai yang diharapkan. Adapun

dokumen masukan yang digunakan pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta,

adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Untuk pengenal saat melakukan peminjaman buku

Sumber : Anggota

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Media : Kertas

Format : Lampiran C.1

2. Nama Dokumen : Data Buku

Fungsi : Sebagai Detail Buku yang Dipinjam

Sumber : Anggota


Media : Kertas

Format : Lampiran C.2

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen

dari pengolahan dokumen input perpustakaan berupa dokumen-dokumen yang

dipergunakan pada sistem peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan

SMP Negeri 236 Jakarta adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Bukti Pinjam

Fungsi : Untuk pengenal saat melakukan peminjaman buku

53

Sumber : Anggota


Media : Kertas

Format : Lampiran D.1

2. Nama Dokumen : Bukti Kembali

Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Pengembalian Buku

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Anggota

Media : Kertas


3. Nama Dokumen : Laporan Peminjaman

Fungsi : Sebagai Laporan Peminjaman buku pada perpustakaan

SMP Negeri 236 Jakarta


Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas


4. Nama Dokumen : Laporan Pengembalian

Fungsi : Sebagai Laporan Pengembalian buku pada perpustakaan



Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas


54

4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.6 ERD Sistem Usulan

55

4.5.4. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV.7 Logical Record Structure

56

4.5.5. Spesifikasi File

Bentuk spesifikasi file yang terdapat pada komputerisasi sistem

peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMP Negeri 236 Jakarta

ini diperlukan adanya beberapa file database yang berguna menampung data

dalam dokumen yang lebih aman dari kerusakan file yang ada. Untuk

memudahkan pengelolaan data pada waktu pemrosesan , dalam pembuatan

program, diperlukan beberapa file database diantaranya :

1. File Anggota

2. File Buku

3. File Petugas

4. File Peminjaman

5. File Pengembalian

6. File Detail Pinjam

7. File Detail Pengembalian

a. Spesifikasi File Anggota

Nama : Tabel Anggota

Akronim : anggota.mdb

Tipe Tabel : File Master

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Record Size : 91 Karakter

Record Key : nomor_anggota

Software : Ms.Acces

57

Tabel IV.1

Spesifikasi File Anggota

b. Spesifikasi File Buku

Nama : Tabel Buku

Akronim : buku.mdb



Akses File : Random

Media : Harddisk


Record Key : kode_buku

Software : Ms.Acces

58

Tabel IV.2

Spesifikasi Tabel Buku

c. Spesifikasi File Petugas

Nama : Tabel Petugas

Akronim : petugas.mdb



Akses File : Random

Media : Harddisk


Record Key : NIP

Software : Ms.Acces

59

Tabel IV.3

Spesifikasi Tabel Petugas

d. Spesifikasi File Peminjaman

Nama : Tabel Peminjaman

Akronim : peminjaman.mdb



Akses File : Random

Media : Harddisk


Record Key : no_pinjam

Software : Ms.Acces

60

Tabel IV.4

Spesifikasi Tabel Peminjaman

e. Spesifikasi File Pengembalian

Nama : Tabel Pengembalian

Akronim : pengembalian.mdb

Tipe Tabel : -


Akses File : Random

Media : Harddisk


Record Key : no_kembali

Software : Ms.Acces

61

Tabel IV.5

Spesifikasi Tabel Pengembalian

f. Spesifikasi File Detail Pengembalian

Nama : Tabel Detail Pengembalian

Akronim : detailpengembalian.mdb

Tipe Tabel : -


Akses File : Random

Media : Harddisk


Record Key : -

Software : Ms.Acces

62

Tabel IV. 6

Spesifikasi Tabel Detail Pengembalian

g. Spesifikasi File Detail Pinjam

Nama : Tabel Detail Pinjam

Akronim : detailpinjam.mdb

Tipe Tabel : -


Akses File : Random

Media : Harddisk


Record Key : -

Software : Ms.Acces

63

Tabel IV.7

Spesifikasi Detail Pinjam

4.5.5. Spesifikasi Program

Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas

akhir ini terdiri dari :

1. Menu Login

Nama Program : Form Login

Akronim : login.frm

Fungsi : Untuk keamanan program perpustakaan SMP

Negeri 236 Jakarta

Indeks Program : Random

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lampiran E.1

Proses : Pada menu login terdapat dua fungsi instruksi

(close, bersih)

a. Masukan Username (NIP) lalu enter,

b. Maka kursor akan berpindah ke password , dan isi password dari usernya.

64

c. Jika password benar maka akan masuk ke menu utama. Tetapi jika

password salah akan muncul pesan “kesempatan ke-X salah”. Jika salah

sampai tiga kali maka akan keluar dari program secara otomatis.

d. Klik bersih untuk membersihkan kolom user dan kolom password

kemudian klik tombol close untuk keluar dari program.

2. Menu Utama

Nama Program : Form Menu Utama

Akronim : MenuUtama.frm

Fungsi : Untuk menampilkan menu dan sub menu dari

program perpustakaan ini




Proses : Pada menu utama terdapat empat buah pilihan

fungsi, yaitu :

a. Menu Master

b. Menu Transaksi

c. Menu Laporan

d. Menu Log Out

1) Tampilan menu utama yang terdiri dari File Master, Transaksi,

Laporan, dan Log Out.

2) Jika memilih menu File Master maka akan menampilkan sub menu

Data Buku, sub menu Data Anggota dan sub menu Data Petugas.

65

3) Jika memilih menu Transaksi akan menampilkan sub menu form

Peminjaman dan sub menu Form Pengembalian.

4) Jika memilih menu Laporan akan menampilkan sub menu Laporan

peminjaman dan sub menu Laporan Pengembalian.

5) Jika memilih menu Log Out akan keluar dari program.

3. Menu Data Petugas

Nama Program : Form Petugas

Akronim : mndp.frm

Fungsi : untuk menambah, mengubah, dan menyimpan data

Petugas




Proses : Pada menu data anggota terdapat beberapa fungsi

instruksi (new, edit, save, cancel, cetak dan close)

a. Setelah memilih menu master kemudian submenu data petugas, maka akan

tampil form data petugas.

b. Klik new kemudian masukan NIP, jika NIP sudah ada maka data-data dari

tabel petugas akan tampil, untuk mengubah datanya klik edit, kemudian

klik save untuk menyimpan perubahan data.

c. Jika NIP belum ada maka akan muncul pesan “NIP xxx tidak ada” isi

datanya kemudian klik save untuk menyimpan data.

d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian kemudian klik close untuk keluar

program.

66

4. Menu Data Anggota

Nama Program : Form Anggota

Akronim : mnda.frm

Fungsi : untuk memasukan, mengubah, dan menyimpan

data Anggota





instruksi (new, edit, save, cancel,cetak dan close)

a. Setelah memilih menu master kemudian submenu data anggota, maka

akan tampil form data anggota.

b. Klik new kemudian masukan NIS, jika NIS sudah ada maka data-data dari

tabel anggota akan tampil, untuk mengubah datanya klik edit kemudian

klik save untuk menyimpan perubahan data anggota.

c. Jika NIS belum ada maka akan muncul pesan “NIS xxx tidak ada” isi

datanya kemudian klik save untuk menyimpan data.

d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian, klik cetak untuk mencetak kartu

anggota dan klik close untuk keluar program.

5. Menu Data Buku

Nama Program : Form Buku

Akronim : mndb.frm

Fungsi : untuk memasukan, mengubah, dan menyimpan

data buku

67





instruksi (new, edit, save, cancel, dan close)

a. Setelah memilih menu master kemudian submenu data buku, maka akan

tampil form data buku.

b. Klik add kemudian masukkan kode buku, jika kode buku sudah ada maka

data-data dari tabel buku akan tampil, untuk mengubah datanya dengan

klik edit kemudian klik save untuk menyimpan perubahan data.

c. Jika kode buku belom ada maka akan muncul pesan “kode buku xxx tidak

ada” maka isi datanya. Setelah semua data diisi klik save untuk

menyimpan data.

d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian kemudian close untuk keluar

program.

6. Menu Data Peminjaman

Nama Program : Form Peminjaman

Akronim : mnpem.frm

Fungsi : untuk masukkan, mengubah, dan menyimpan data

pada proses peminjaman buku




68

Proses : Pada menu data peminjaman terdapat beberapa

fungsi instruksi (new, edit, save, cancel, cetak dan

close)

a. Setelah memilih menu transaksi kemudian submenu data peminjaman,

maka akan tampil form peminjaman.

b. Klik add untuk peminjaman buku, lalu masukkan NIS kemudian tekan

enter akan muncul data siswa yang melakukan peminjaman.

c. Masukkan kode buku lalu tekan enter kemudian data buku akan muncul

atau klik di daftar buku dan akan muncul data buku.

d. Klik yes maka akan muncul tanggal harus kembali kemudian klik save

untuk menyimpan data dan akan muncul pesan “cetak” klik yes untuk

mencetak.

e. Klik cancel untuk pembatalan pengisian dan klik close untuk keluar

program.

7. Menu Data Pengembalian

Nama Program : Form Pengembalian

Akronim : mnkem.frm

Fungsi : untuk menambah, mengubah, dan menyimpan data

pada proses pengembalian




69

Proses : Pada menu data pengembalian terdapat beberapa

fungsi instruksi (new, edit, save, cancel, cetak dan

close)

a. Setelah memilih menu transaksi dan submenu data pengembalian, maka

akan tampil form pengembalian.

b. Klik new untuk pengembalian buku, kemudian masukkan nomor pinjam

kemudian tekan enter maka akan muncul data buku yang di pinjam. Pilih

buku yang akan dikembalikan kemudian klik kembali maka data buku

yang akan dikembalikan dan denda akan muncul.

c. Klik save untuk menyimpan dan akan muncul pesan “cetak” klik yes untuk

mencetak.

d. Klik cancel untuk pembatalan pengisian kemudian klik close untuk keluar

program

8. Menu Laporan Peminjaman

Nama Program : Form Laporan Peminjaman

Akronim : mnlp.frm

Fungsi : untuk menyimpan data pada proses peminjaman




Proses : Pada menu Laporan Peminjaman terdapat fungsi

instruksi Cetak dan close

a. Setelah memilih menu laporan dan submenu laporan peminjaman akan

muncul form laporan peminjaman

70

b. Untuk melihat laporan bulanan pilih tahun dan bulan laporan kemudian

klik lihat maka akan muncul laporan peminjaman bulanan

c. Klik Cetak Jika ingin mencetak laporan peminjaman bulanan.

d. Klik close untuk keluar dari program.

9. Menu Laporan Pengembalian

Nama Program : Laporan Pengembalian

Akronim : mnlk.frm

Fungsi : untuk menyimpan data pada proses Pengembalian

Buku




Proses : Pada menu Laporan Pengembalian Buku terdapat

fungsi instruksi Cetak dan close.

a. Setelah memilih menu laporan dan submenu laporan pengembalian maka

akan muncul form laporan pengembalian.

b. Untuk melihat laporan pengembalian bulanan pilih tahun dan bulan

laporan kemudian klik lihat maka akan muncul laporan pengembalian

bulanan.

c. Klik Cetak Jika ingin mencetak laporan pengembalian bulanan.

d. Klik close untuk keluar dari program.

71

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1 Umum

Sistem dapat dikatakan baik dan berhasil digunakan atau diterapkan jika

didukung dengan beberapa unsur antara lain perangkat keras (hardware),

perangkat lunak (software), dan pemakai (brainware). Diantara unsur tersebut

yaitu prasarana atau peralatan yang dibutuhkan harus sesuai spesifikasi yang

diusulkan. Karena itu, penulis menguraikan perangkat komputer yang harus

tersedia pada system diusulkan.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras atau hardware adalah seluruh komponen peralatan yang

membentuk suatu komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan computer

dapat menjalankan tugasnya. Adapun perangkat keras yang diusulkan adalah

sebagai berikut :

1. Processor : Intel Celeron 1007U

2. RAM : 2 GB

3. Harddisk : 500 GB

4. Keyboard

5. Mouse

6. Monitor dengan revolusi layar minimum 1024x768

7. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau software merupakan suatu rangkaian instruksi yang

tersusun secara teratur agar komputer dapat bekerja mengolah data dan

mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh user atau pemakai. Perangkat lunak

72

atau software yang penulis gunakan dalam perancangan program usulan isi

adalah:

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

2. Package Program : Microsoft Visual Basic 6.0

3. Database : Microsoft Access 2010

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Dari hasil pengamatan penulis pada perpustakaan SMP Negeri 236

Jakarta, dan terlihat yang ada pada perpustakaan ini penulis mengambil beberapa

kesimpulan diantaranya :

1. Komputer adalah sarana utama yang saat ini digunakan oleh banyak bidang

pekerjaan untuk menerobos keterbatasan kemampuan manusia.

2. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan.

3. Dengan menggunakan sistem komputerisasi dapat meringankan dan

mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku, dimana akses data

menjadi lebih mudah dilakukan staff perpustakaan.

4. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data.

5. Khususnya pada sistem penyimpanan data dengan penggunaaan sistem

komputer dan database mampu mengurangi dan menghindari terjadinya

kehilangan data yang sering terjadi pada sistem manual.

6. Dapat menghemat waktu, tenaga serta biaya dalam pencatatan , pencarian

dokumen, dan back-up data.

74

75

5.2. Saran

Setelah penulis mengambil kesimpulan mengenai sistem informasi

peminjaman dan pengembalian buku, penulis akan memberikan saran-saran yang

berhubungan dengan sistem dengan harapan akan membantu kelancaran kegiatan

peminjaman dan pengembalian buku, adapun saran-saran dari penulis sebagai

berikut :

1. Perlu adanya sosialisasi yang lebih lagi, agar wawasan siswa mengenai

perpustakaan tidak buta.

2. Pihak perpustakaan harus meningkatkan lagi kinerja sistem yang berjalan saat

ini, agar resiko-resiko yang terjadi saat ini dapat di minimaliskan.

3. Perlu melakukan pembaharuan dan perawatan sistem, supaya dengan

melakukan pembaharuan diharapkan dapat menyempurnakan sistem yang

lama sehingga kinerja sistem menjadi lebih baik dan resiko-resiko yang terjadi

dapat terhindarkan.

76

DAFTAR PUSTAKA

Divisi MADCOMS. 2008. Microsoft Visual Basic 6.0 untuk Pemula.Madiun:Andi

Kendall, Keneth E dan Kendall Julie E. 2010. Analisa dan Perancangan Sistem

Jakarta: PT. Indeks

Kendall, Keneth E dan Kendall Julie E. 2013. Analisa dan Perancangan Sistem

Jilid 1 Jakarta: PT. Prenhalindo

Kusrini, M Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelohan Basis Data.

Yogyakarta: Andi

Mustakini, Jogianto Hartono. 2014. Analisis dan Sistem Informasi. Yogyakarta:

Andi

Rahayuningsih, F. 2017. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu

Subtari, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi

Sutanta, Edhi. 2011. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Andi

Sutanto dan M.Shalahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan

Berorientasi objek. Bandung: Informatika

77

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Oktaviana yusafniar

Tempat tanggal lahir : Jakarta, 11 Oktober 1995

Jenis kelamin : Perempuan

Tinggi badan : 155 cm

Berat badan : 55 kg

Umur : 20 tahun

Agama : Islam

Warganegara : Indonesia

Status : Belum menikah

Alamat : Jln. Kampung Pisangan rt004/011 no 30 Kelurahan

Penggilingan Kecamatan Cakung Jakarta Timur

No. Handphone : 089690098652

Email :[email protected]

PENDIDIKAN FORMAL

1. SD 019 Petang Jakarta : Tahun 2001-2007 Berijazah 2. SMPN 138 Jakarta : Tahun 2007-2010 Berijazah 3. SMK 11 Maret Jakarta : Tahun 2010-2013 Berijazah PENGALAMAN BEKERJA 1. PT Kawasaki Motor Indonesia : Mei 2012 – Juni 2012 (Magang) 2. PT Dankos Farma : Oktober 2013 – Juni 2015 (PACKER)

Demikian daftar riwayat hidup saya buat dengan sebenar-benarnya .

78

SURAT KETERANGAN RISET

79

Lampiran A.1 Kartu Pelajar

80

Lampiran A.2 Kartu Pinjam

81

Lampiran B.1 Kartu Buku

82

Lampiran B.2 Bukti Denda

83

Lampiran B.3 Laporan Peminjaman dan Pengembalian

84

Lampiran B.4 Laporan Pengunjung

85

Lampiran B.5 Arsip Data Pengunjung

86

Lampiran B.6 Arsip Data Peminjaman

Lampiran B.6 Arsip Data Peminjaman

87

Lampiran C.1 Kartu Anggota Usulan

Perpustakaan


Jl. Penggilingan komp. PIK Penggilingan, Cakung, Jakarta Timur

Kartu Anggota

No.Anggota : ..................................................

Nama Siswa : ..................................................

Kelas : ..................................................

Tanggal Lahir : ..................................................

Alamat : ..................................................

Jenis Kelamin : ..................................................

No.Telepon : ..................................................

88

Lampiran C.2 Data Buku Usulan

89

Lampiran D.1 Bukti Pinjam Usulan

Perpustakaan



Bukti Peminjaman

Nobuku Judul Buku Tgl pinjam TglHarusKembali

AK01166 Buku Matematika 12032017 19032017

AK01167 Buku IPS 12032017 19032017

90

Lampiran D.2 Bukti Kembali Usulan

Perpustakaan



Bukti Pengembalian

Nobuku Judul Buku Tgl pinjam TglHarusKembali

AK01166 Buku Matematika 12032017 19032017

AK01167 Buku IPS 12032017 19032017

91

Lampiran D.3 Laporan Peminjaman Usulan

92

Lampiran D.4 Laporan Pengembalian Usulan

93

Lampiran E.1 Form Login

94

Lampiran E.2 Form Menu Utama

95

Lampiran E.3 Form Data Anggota

96

Lampiran E.4 Form Data Buku

97

Lampiran E.5 Form Data Petugas

98

Lampiran E.6 Form Peminjaman

99

Lampiran E.7 Form Pengembalian

100

Lampiran E.8 Form Laporan Peminjaman

101

Lampiran E.9 Form Laporan Pengembalian Bulanan

Documents

TUGAS AKHIR - repository.bsi.ac.id · PERANCANGAN SISTEM PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 236 JAKARTA . TUGAS AKHIR . Diajukan untuk memenuhi salah satu