TUGAS AKHIR · vii KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis

PERANCANGAN PROGRAM PERJALANAN DINAS

KARYAWAN PADA DIREKTORAT BAPOKSTRA

KEMENTERIAN PERDAGANGAN RI JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.III)

Muamar Sodik

NIM: 12133152

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Jakarta

2016

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang

telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat

menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam

bentuk buku yang sederhana. Adapaun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai

berikut, “Perancangan Program Perjalanan Dinas Karyawan Pada Direktorat

Bapoksrta Kementerian Perdagangan RI Jakarta”.

Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan

Program Diploma Tiga (D.III) Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina

Sarana Informatika. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian

(eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka

penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini,

izinkanlah penulis menyampaikan ucapan termakasih kepada:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana

Informatika.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI.

3. Ibu Astriana Mulyani, S.Si, M.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Ibu Nurul Afni, M.Kom selaku Asisten Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

5. Staff / karyawan / dosen dilingkungan Akademi BSI.

viii

6. Bapak Drs. Robert James Bintaryo. MBA Selaku Direktur Bahan Pokok dan

Barang Strategis Kementerian Perdagangan Indonesia Jakarta.

7. Bapak Drs. Rangga Ni Aji, M.M. selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha Bapokstra

Kementerian Perdagangan Indonesia.

8. Seluruh staf dan karyawan Kementrian Perdagangan RI Jakarta.

9. Kepada kedua orang tua saya yang tercinta yang selalu mendoakan dan

membimbing demi keberhasilan anaknya.

10. Rekan-rekan mahasiswa khusunya kelas 12.6A.07.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga

terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih

jauh dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun

demi kesempurnaan penulis dimasa yang akan datang.

Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khusunya dan bagi

para pembaca yang berminat pada umunya.

Jakarta, 21 Juni 2016

Penulis

Muamar sodik

ix

ABSTRAK

Muamar Sodik (12133152), Perancangan Program Perjalanan Dinas Karyawan

Pada Direktorat Bapokstra Kementerian Perdagangan RI Jakarta

Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya.

Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah

pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam pembuatan software

maupun hardware. Kementerian Perdaganan Indonesia Jakarta merupakan perusahaan

milik Pemerintah yang besar yang mempunyai banyak karyawan. Direktorat Bahan

Pokok dan Barang Strategis merupakan salah satu dari sekian departeman yang ada di

Kementerian Perdagangan Indonesia Jakarta. Dalam pelaksanaan tugasnya baik dalam

pencatatan laporan maupun pengarsipan laporan ada yang sudah terkomputerisasi dan

manual. Perjalanan dinas merupakan salah satu kegiatan yang sering terjadi setiap

harinya pada Direktorat Bapokstra , dalam pembuatannya masih menggunakan Ms.

Exel dan Ms. Word. Akiabatnya proses tersebut akan menggunakan waktu yang lama

dan menjadi tidak efektif dan efisien, belum lagi jika terjadi kesalahan dalam

pembuatan SPD. Perancangan program ini merupakan solusi untuk memecahkan

permasalahan yang ada pada Direktorat Bapokstra Kemeterian Perdaganan ini. Serta

dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini dapat tercapai suatu kegiatan yang

efektif dan efisien dalam pembuatan SPT,SPD dan Biaya SPD.

Kata kunci: Perancangan Program, Perjalanan Dinas Bapokstra

x

ABSTRACT

Muamar Sodik (12133152), Program Design Travel Agency Employees Bapokstra

Directorate of the Ministry of Trade of Republic Indonesia Jakarta

In this era of globalization, information technology drove quickly. The computer is the

equipment created to facilitate the work of people, when the good progress in the

manufacture of software and hardware. The Ministry of Commerce of Indonesia,

Jakarta is a government-owned company that has many employees great. Directorate

of Basic Materials and Strategic Goods is one of the department in the Ministry of

Trade of Indonesia, Jakarta. In performing its duties both in the recording and

archiving of reports there is a report that has been computerized and manual. Business

travel is one activity that often occurs each day at the Directorate Bapokstra, in the

making still use Ms. Excel and Ms. Word. As a result, the process will use a long time

and be effective and efficient, not again the case of errors in manufacture SPD. The

design of this program is the solution to solve the existing Directorate of the Ministry

of Commerce's Bapokstra. As well as with the computerized system can achieve an

effective and efficient activities in manufacturing SPT, SPD and SPD cost.

Keywords: Program Design, Travel Agency Bapokstra

xi

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................. i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhirs ........................................ ii

Lembar Pernyataan Publikasi Karya Ilmiah ....................................... iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................. iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ......................................................... v

Kata Pengantar .................................................................................... vii

Abstrak ................................................................................................ ix

Daftar Isi .............................................................................................. xi

Daftar Simbol ...................................................................................... xiii

Daftar Gambar ..................................................................................... xvi

Daftar Tabel ........................................................................................ xvii

Daftar Lampiran .................................................................................. xviii

BAB I PENDAHULUAN .......................................................... 1

1.1.Latar Belakang Masalah ................................................... 1

1.2.Maksud Dan Tujuan ................................................................ 3

1.3.Metode Penelitian.................................................................... 4

1.4.Ruang Lingkup ........................................................................ 7

1.5.Sistematika Penulisan ............................................................. 7

BAB II LANDASAN TEORI .................................................................... 9

2.1. Konsep Dasar Program .......................................................... 9

2.2. Tools Program ....................................................................... 20

BAB III PEMBAHASAN............................................................................ 31

3.1. Tinjauan Perusahaan .............................................................. 31

3.2. Analisa Kebutuhan ................................................................. 37

3.3. Rancangan Dokumen Masukan ............................................. 38

3.4. Rancangan Dokumen Keluaran.............................................. 40

3.5. Entity Relationship Diagram.................................................. 43

3.6. Spesifikasi File ....................................................................... 46

xii

3.7. Pengkodean ............................................................................ 57

3.8. Spesifikasi Program ............................................................... 63

3.9. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................. 76

3.10. Flowchart ............................................................................. 78

BAB IV PENUTUP ..................................................................................... 93

4.1. Kesimpulan ............................................................................ 93

4.2. Saran ....................................................................................... 94

Daftar Pustaka ....................................................................................................... 95

Daftar Riwayat Hiup ............................................................................................. 96

Surat Keterangan Riset / PKL ............................................................................... 97

Lampiran-Lampiran .............................................................................................. 98

xiii

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Flowchart

PROSES

Digunakan untuk menggambarkan pengolahan yang dilakukan

oleh komputer.

DECISION

Digunakan untuk menggambarkan proses pengujian suatu

kondisi yang ada.

PREPARATION

Digunakan untuk menggambarkan persiapan harga awal, dari

proses yang akan dilakukan

FLOW LINE

Digunakan untuk menggambarkan hubungan proses dari satu

proses ke proses lainnya.

INPUT/OUTPUT

Digunakan untuk menggambarkan proses memasukan data yang

berupa pembacaan data dua sekaligus proses keluaran yang

berupa pencetakan data.

xiv

SUBROUTINE

Digunakan untuk menggambarkan proses pemanggilan sub

program dari main program (recursivitas).

PAGE CONNECTOR

Digunakan untuk menghubungkan alur proses ke dalam satu

halaman atau halaman yang sama.

CONNECTOR

Digunakan untuk menghubungkan alur proses dalam halaman

yang berbeda atau ke halaman berikutnya.

B. Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)

ENTITAS / ENTITY

Entitas merupakan data inti yang disimpan, bakal tabel pada

basis data, benda yang memiliki data dan harus disimpan

datanya agar dapat diakses oleh aplikasi komputer.

ATRIBUT

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas.

xv

ATRIBUT KUNCI PRIMER

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas

dan digunakan sebagai kunci akses record yang diinginkan.

ATRIBUT MULTINILAI / MULTIVALUE

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas

yang dapat memiliki nilai lebih dari satu.

RELASI

Relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya diawali

dengan kata kerja

ASOSIASI / ASSOCIATION

Penghubung antara relasi dan entitas dimana di kedua ujungnya

memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian.

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1 Tampilan IDE Visual Basic 6.0 ........................................................ 11

Gambar II.2 Ilustrasi Model Waterfall .................................................................. 18

Gambar III.1 Struktur Organisasi .......................................................................... 33

Gambar III.2 ERD (Entity Relationship Diagram) ............................................... 44

Gambar III.3 LRS (Logical Recors Structure) ...................................................... 45

Gambar III.4 Diagram HIPO (Hierarchy Input Proses Output) ........................... 63

Gambar III.5 Flowchart Form Login .................................................................... 78

Gambar III.6 Flowchart Form Menu Utama ......................................................... 79

Gambar III.7 Flowchart Form Pejabat .................................................................. 81

Gambar III.8 Flowchart Form Karyawan ............................................................. 82

Gambar III.9 Flowchart Form Kota ...................................................................... 83

Gambar III.10 Flowchart Form SPD ..................................................................... 84

Gambar III.11 Flowchart Form Tambah SPD ...................................................... 85

Gambar III.12 Flowchart Form Biaya SPD .......................................................... 86

Gambar III.13. Flowchart Form Cari Biaya SPD ................................................. 87

Gambar III.14 Flowchart Form Ganti Password ................................................... 87

Gambar III.15 Flowchart Form Pelaporan Nota Dinas ......................................... 88

Gambar III.16 Flowchart Form Cari Data SPD .................................................... 89

Gambar III.17 Flowchart Edit Pelaporan Nota Dinas ........................................... 89

Gambar III.18 Flowchart Laporan ........................................................................ 90

Gambar III.19 Flowchart Form Laporan Periode ................................................. 91

Gambar III.20 Flowchart Form Pengguna ............................................................ 92

xvii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel III.1 Spesifikasi File Pejabat ....................................................................... 46

Tabel III.2 Spesifikasi File Karyawan .................................................................. 47

Tabel III.3 Spesifikasi File Kota ........................................................................... 48

Tabel III.4 Spesifikasi File Pengguna ................................................................... 49

Tabel III.5 Spesifikasi File SPT ............................................................................ 50

Tabel III.6 Spesifikasi File SPD ........................................................................... 51

Tabel III.7 Spesifikasi File Biaya SPD ................................................................. 53

Tabel III.8 Spesifikasi File Temp Biaya ............................................................... 54

Tabel III.9 Spesifikasi File SST ............................................................................ 55

Tabel III.10 Spesifikasi File Temp SPD ............................................................... 56

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A.1. Form Data Pejabat ........................................................................ 98

Lampiran A.2. Form Data Karyawan .................................................................... 98

Lampiran A.3. Form Data Kota ............................................................................ 99

Lampiran A.4. Form Surat Perintah Tugas ........................................................... 99

Lampiran A.5. Form Nota Dinas .......................................................................... 100

Lampiran B.1. Laporan Data Pejabat .................................................................... 101

Lampiran B.2. Laporan Data Karyawan ............................................................... 101

Lampiran B.3. Laporan Data Kota ........................................................................ 102

Lampiran B.4. Surat Perintah Tugas ..................................................................... 103

Lampiran B.5. Surat Perjalanan Dinas .................................................................. 104

Lampiran B.6. Perincian Biaya SPD ..................................................................... 105

Lampiran B.7. Nota Dinas .................................................................................... 106

Lampiran C.1. Form Login ................................................................................... 107

Lampiran C.2. Form Menu Utama ........................................................................ 107

Lampiran C.3. Form Pejabat ................................................................................. 108

Lampiran C.4. Form Karyawan ............................................................................ 108

Lampiran C.5. Form Kota ..................................................................................... 109

Lampiran C.6. Form SPD...................................................................................... 109

Lampiran C.7. Form Biaya SPD ........................................................................... 110

Lampiran C.8. Form Pelaporan Nota Dinas .......................................................... 111

Lampiran C.9. Laporan Pejabat ............................................................................ 112

Lampiran C.10. Laporan Karyawan ...................................................................... 112

Lampiran C.11. Laporan Kota .............................................................................. 113

Lampiran C.12. Form Laporan Periode Harian .................................................... 113

Lampiran C.13. Form Laporan Periode Minggunan ............................................. 114

Lampiran C.14. Form Laporan Periode Bulanan .................................................. 114

Lampiran C.15. Form Programmer ....................................................................... 115

Lampiran C.16. Form Pengguna ........................................................................... 115

Lampiran C.17. Form Ganti Password .................................................................. 116

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi sekarang ini banyak perkembangan dan kemajuan yang

kita rasakan khusunya dibidang komputer, dimana komputer memegang peranan

penting bagi setiap penggunanya, karena komputer mempunyai kemampuan untuk

menyimpan informasi yang banyak dalam waktu yang lebih cepat, serta komputer juga

dapat menyimpan data yang telah diolah untuk menghasilkan informasi yang dapat

diambil untuk dipergunakan pada saat dibutuhkan. Seiring berkembangnya

kemampuan dan manfaat komputer bagi dunia perkantoran dan perusahaan dalam

mengolah data akan lebih efektif dan efisien, seperti dalam hal membuat surat-surat

yang masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft office.

Seiring berjalannya waktu, aktivitas disebuah perusahaan semakin bertambah

terutama aktivitas perjalanan dinas karyawan, maka untuk proses penanganan aktivitas

tersebut akan dibutuhkan waktu yang lama. Apalagi sekarang ini hampir disetiap

perusahaan dalam melakukan proses tersebut masih ditangani secara manual, sehingga

penanganan proses tersebut akan menjadi tidak efektif dan efisien.

2

Kementerian Perdagangan RI Jakarta merupakan Perusahaan milik pemerintah

yang besar memiliki banyak karyawan sehingga data-data karyawan harus terorganisir

dengan baik, terutama dalam mengolah surat perintah perjalanan dinas.

Direktorat Bapokstra (Bahan Pokok dan Barang Strategis) merupakan salah

satu departemen yang ada di Kemeterian Perdaganan RI Jakarta, dalam kegiatan

perkantorannya, Direktroat Bapokstra membutuhkan Surat Perjalanan Dinas (SPD),

yaitu surat pengantar yang dibuat ketika karyawannya akan melakukan perjalanan

dinas ke kota tertentu. Dalam pembuatannya masih menggunakan aplikasi Microsoft

word dimana harus dilakukan pengeditan setiap kali akan melakukan perjalanan dinas

atau setiap kali terdapat kesalahan. Selain itu pembuatan SPD harus mencari data setiap

karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas pada Miscrosoft excel.

Dalam pembuatan SPD yang ada saat ini, masih ditemui kekurangan-

kekurangan yang harus dihadapi seperti kesalahan-kesalahan pengetikan dalam

penginputan data sehingga pembuatan SPD dilakukan berulang-ulang, hal ini

mengakibatkan banyaknya kertas yang terbuang, selain itu waktu yang dibutuhkan

menjadi lebih lama.

Dilihat dari segi permasalahan yang terjadi pada Direktorat Bapokstra saat ini

terdapat masalah-masalah dalam pembuatan SPD, diantaranya sebagai berikut:

3

1. Banyaknya hal yang menyebabkan pembuatan SPD menjadi sulit.

2. Dalam pembuatan SPD yang sekarang ini ditemui banyak kekurangan-kekurangan

yang harus dihadapai seperti terjadinya kesalahan-kesalahan pengetikan dalam

menginput data sehingga pembuatan SPD dilakukan berulang-ulang.

3. Banyaknya kesalahan yang terjadi, sehingga pembuatan SPD ini membutuhkan

waktu yang lama, sedangakan waktu yang yang tersedia terbatas.

Sebagai salah satu aktivitas yang hampir setiap hari terjadi, hendaklah

penanganan proses perjalanan dinas tersebut dapat dikelola dengan baik sehingga dapat

menghemat sumber daya yang ada. Untuk itu diperlukan sebuah aplikasi yang dapat

memanajemen proses perjalanan dinas tersebut agar lebih efektif dan efisien.

Dari permasalahan di atas penulis tertarik melakukan penelitian untuk dijadikan

bahan laporan tugas akhir yang mengambil judul “PERANCANGAN PROGRAM

PERJALANAN DINAS KARYAWAN PADA DIREKTORAT BAPOKSTRA

KEMENTERIAN PERDAGANGAN RI JAKARTA”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari pembuatan perancangan program aplikasi perjalanan

dinas pada Direktorat Bapoksrta Kementerian Perdagangan RI ini adalah:

1. Memudahkan pembuatan Surat Perjalanan Dinas.

4

2. Untuk mengurangi kesalahan dalam pembuatan Surat Perjalanan Dinas.

3. Mengefektifkan waktu dalam pembuatan Surat Perjalanan Dinas.

Sedangkan tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu sebagai salah satu syarat

kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Manajemen Informatika di Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).

1.3. Metode Penelitian

Untuk menunjang dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan

beberapa meotde penulisan yaitu:

1 Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan

model waterfall (Sukamto dan M.Shalahudin, 2015:29) yang terbagi menjadi lima

tahapan yaitu:

a. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk

menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat

lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user, spesifikasi kebutuhan perangkat

lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.

b. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain

pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat

5

lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi

kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain

agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain

perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.

c. Pembuatan kode program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak, hasil dari tahap

ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap

desain.

d. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan

memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk

meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan

sesuai dengan yang diinginkan.

e. Pendukung (Support) Atau Pemeliharaan (Maintenance)

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan

ketika sudah dikirim ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan

yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus

beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat

mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk

perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tetapi tidan untuk membuat

perangkat lunak baru.

2 Teknik pengumpulan data

6

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam melakukan

pengumpulan data untuk pebuatan tugas akhir ini adalah:

a. Observasi

Penulis melakukan observasi secara langsung untuk mengetahui bagaimana

proses terjadinya yang berhubungan dalam pembuatan surat perjalanan dinas di

Departemen Bahan Pokok dan Barang Strategis dan masalah yang berkaitan

dengan perjalanan dinas pada Kementerian Perdagangan RI Jakarta.

b. Wawancara

Dalam merode wawancara ini penulis melakukan tanya jawab denga bertatap

muka dengan Bapak Drs. Robert James Bintaryo. MBA selaku Direktur

Direktorat Bapokstra Kementerian Perdagangan Indonesia, Bapak Drs. Rangga

Ni Aji, M.M. selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha Direktorat Bapokstra

Kementerian Perdagangan Indonesia dan pihak-pihak lain yang berkaitan dengan

pengolahan surat perjalanan dinas pada kementerian perdagangan Indonesia.

c. Studi pustaka

Pada metode ini penulisan melakukan pencarian landasan teori dan data yang

berhubungan dengan tugas akhir melalui berbagai buku-buku diperpustakaan

yang menjelasakan tentang perancangan program, struktur program dan

literature-literature program yang berhubungan dengan bahan pokok tugas akhir

yang penulis lakukan.

7

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup masalah dari penulisan tugas akhir ini adalah semua masalah

yang berhubungan dengan perjalanan dinas pada Direktorat Bapokstra Kementerian

Perdagangan RI Jakarta yang dimulai dari proses input data karyawan, data pejabat,

data kota, surat tugas dan data perjalanan dinas, data biaya sampai dengan proses

pembuatan pelaporan Nota Dinas, laporan data Pejabat, laporan data Karyawan,

laporan data kota dan laporan Periode Perjalanan Dinas.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penyusan tugas akhir ini adalah:

BAB I PENDAHULUAN

Berisi uraian garis bersar ini dari tugas akhir yang membuat latar

belakang masalah, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup

dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Memuat berbagai teori yang mendukung terlaksananya pengembangan

program antara lain meliputi konsep dasar program dan perlatan

pendukunganya (tools program).

8

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis menjelelaskan tinjauan perusahaan, analisa

kebutuhan, rancangan dokumen masukan, rancangan dokumen

keluaran, Entity Relationship Diagram (ERD), Spesifikasi File,

Pengkodean, Spesifikasi Program, HIPO (Hierarky Input Proses

Output), Spesifikasi Sistem Komputer, dan Flowchart Program.

BAB IV PENUTUP

Berisi kesimpulan dari pembangunan aplikasi dan saran untuk

pengembangannya.

9

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep dasar program

Ada beberapa teori yang menjelaskan konsep dasar program adalah sebagai

berikut:

1. Program

Menurut Sutarman (2009:3) “Program adalah barisan perintah atau instruksi

yang disusun sehingga dapat dipahami oleh komputer dan kemudian dijalankan sesuai

barisan perhitungan numeric, dimana barisan perintah tersebut berhingga, berakhir dan

menghasilkan output”.

Dengan menterjemaahkan berarti kita melakukan penulisan program dengan

menggunakan suatu bahasa pemrograman komputer yang kita kuasai. Sedangkan

konsep dasar program adalah suatu rangkaian instruksi-instruksi dalam bahasa

komputer yang disusun secara logis dan sistematis. Proses pemrograman komputer

bukan hanya sekedar menulis suatu urutan instruksi yang harus dikerjakan oleh

komputer, akan tetapi bertujuan untuk memecahkan masalah serta membuat pekerjaan

atau lainnya yang diinginkan oleh user.

Bahasa yang digunakan untuk menginstruksi komputer disebut bahasa

pemrograman. Menurut Munir (2007:15) “Bahasa pemrograman adalah bahasa yang

10

dipakai oleh programmer untuk menulis kumpulan instruksi-instruksi program

kedalam komputer dengan kata lain bahasa pemrograman merupakan sarana kedalam

komputer yang menjembatani antara manusia dan komputer”.

Menurut tingkatannya bahasa pemrograman dibagi menjadi tiga tingkatan

yaitu:

a. Bahsa Pemrograman Tingkat Rendah (Low level language).

Merupakan bahasa pemrograman generasi pertama, bahasa pemrogramman ini

sangat sulit untuk dimengerti karena instruksinya menggunakan bahasa mesin.

Biasanya yang mengerti hanyalah pembuatnya saja isi programnya berupa kode-

kode mesin.

b. Bahasa Pemrograman Tingkat Menengah (Middle level language)

Merupakan bahasa pemrograman diamana pengguna instruksi sudah mendekati

bahasa sehari-hari, walapun masih sulit dimengerti karena banyak menggunakan

singkatan-singkatan seperti “STO” artinya bahasa (“STORE”) dan “MOV”

artinya pindahkan (“MOVE”). Yang tergolong bahasa ini adalah assembler.

c. Bahasa Pemrograman Tingkat Tinggi (High level language)

Merupakan bahasa yang memiliki ciri lebih terstruktur, mudah dimengerti karena

menggunakan bahasa sehari-hari, contoh bahasa level ini adalah Delphi, Pascal,

ORACLE, MS.SQL, Per, Phyton, Basic, Visual Studio (Visual Basic, Visual Fox

Pro) dll. Seperti bahasa Java, PHP, ASP XML, biasanya digunakan untuk

pemrograman internet.

2. Bahasa Pemrograman Micorosft Visual Basic 6.0

11

Menurut Mangkulo (2011:1) menyatakan bahwa:

Visual basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman visual. Dengan

Visual basic 6.0 programmer dapat dengan mudah untuk membuat suatu

program aplikasi. Walapun kemudahan diberikan dalam pembuatan program

aplikasi, tetapi program aplikasi yang dihasilkan juga baik. Ini disebabkan

dalam pengembangan program aplikasi Visual basic 6.0 didukung oleh banyak

fasilitas.

Dalam membangun sebuah program aplikasi database dengan visual basic 6.0,

anda dapat melakukannya degan mudah sesuai dengan keinginan anda. Dengan adanya

kontrol-kontrol activex yang mudah untuk digunakan, membuat anda lebih mudah lagi

dalam membuat program aplikasi database.

a. IDE (Integrated Development Environment) Visual Basic 6

Untuk dapat menggunakan Visual basic 6.0 anda harus mengetahui IDE

(Integrated Development Environment) atau lingkungan kerja dari Visual Basic

6.0 itu sendiri. Tampilan IDE Visual Basic 6.0 terlihat seperti gambar berikut:

Sumber: Hengky Alexander Mangkulo (2011:2)

Gambar II.1 Tampilan IDE Visual Basic 6.0

12

IDE pada Visual Basic 6.0 dibagi menjadi delapan bagian besar, yaitu menu,

toolbar, toolbox, project exploler, properties windows, form layout, form dan

kode editor.

b. Menu

Pada bagian menu terdapat tiga belas menu utama, yaitu menu

file,edit,view,project,format,debug,run,query,diagram,tools,add-ins,windows

dan help. Untuk menggunakannya yaitu tinggal mengklik pada menu utama

kemudian memilih pada sub menu.

c. Toolbar

Toolbar fungsinya sama seperti fungsi dari menu, hanya saja pada toolbar

pilihan-pilihan berbentuk ikon. Untuk memilih suatu proses yang akan

dilakukan.

Icon-icon pada toolbar adalah pilihan-pilihan pada menu yang sering digunakan

dalam membuat program aplikasi. Dengan adanya toolbar, memudahkan untuk

memilih proses yang sering dilakukan tanpa harus memilihnya pada menu.

d. Toolbox

Toolbox adalah tempat dimana kontrol-kontrol diletakan. Kontrol-kontrol yang

terdapat pada toolbox dipakai dalam pembuatan aplikasi. Untuk membuat objek

kontrol pada form program aplikasi diambil dari kontrol-kontrol yang ada pada

toolbox.

13

e. Project explorer

Project explorer adalah tempat untuk melihat daftar dari form dan module yang

digunakan dalam proyek melalui project exploler.

f. Properties window

Properties window adalah tempat untuk properti dari setiap objek kontrol.

Properties window juga dipakai untuk mengatur properti dari objek kontrol yang

dipakai.

g. Form layout window

Form layout window berfungsi untuk melihat posisi form pada layar monitor

pada waktu program dieksekusi. Untuk menggeser posisi form, klik dan geser

posisi form pada form layout window sesuai dengan posisi yang diinginkan pada

layar monitor.

h. Form

Form adalah tempat untuk membuat tampilah (user interface) untuk program

aplikasi. Pada form, dapat meletakan atau menambahkan objek kontrol.

i. Kode editor

Kode editor adalah tempat melakukan atau menuliskan kode program dari

program aplikasi yang dibuat.

Untuk menggunakan kode editor, dapat melakukannya dengan lima cara. Cara-

cara tersebut adalah sebagai berikut:

1) Klik menu view lalu klik kode.

2) Klik ganda pada form atau objek control yang terdapat pada form.

3) Klik kanan pada form lalu klik view code.

14

4) Klik kana pada project exploler lalu klik view code.

5) Klik pada icon view code pada project exploler.

3. Basis Data

Menurut Yakub (2012:55) menyatakan bahawa:

Basis data merupakan koleksi dari data-data yang terorganisi dengan cara

sedemikian rupa sehingga data tersebut mudah disimpan dan dimanipulasi.

Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberpa basis data. Setiap basis data

dapat memiliki sejumlah objek basis data (seperti tabel, indeks, dan lain-lain).

Disamping berisi atau menyimpan data, setiap basis data juga

mengandung/menyimpan definisi struktur.

Menurut Sukamto dan M.Shalahudin (2015:43) “Sistem basis data adalah sistem

terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau

informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan“. Pada intinya basis data

adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.

a. DBMS (Data Base Management System)

DBMS (Database Management System) atau dalam Bahasa Indonesia

sering disebut sebagai sistem manajemen basis data adalah suatu sistem aplikasi

yang digunakan untuk menyimpan, mengelola dan menampilkan data. Suatu

sistem aplikasi disebut DBMS jika memenuhi persyaratan minimal sebagai

berikut:

1) Menyediakan fasilitas untuk mengelola akses data

2) Mampu menangani integritas data

3) Mampu menangani akses data yang dilakukan secara

4) Mampu menangani backup data.

15

Karena pentinganya data bagi suatu organisasi/perusahaan, maka hampir

sebagian besar perusahaan memanfaatkan DBMS dalam mengelola data yang

mereka miliki. Pengelolaan DBMS sendiri biasanya ditangani oleh tenaga ahli

yang spesialis menangani DBMS yang disebut sebagai DBA (Database

Administrator).

b. Crystal Report

Crystal Report menurut Kursini (2007:264) sebagai berikut: “Crystal Report

merupakan program yang dapat digunakan untuk membuat, menganalisis dan

menterjemaahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke

dalam berbagai jenis laporan yang sangat fleksibel”.

Crystal Report adalah salah satu peranti lunak yang digunakan khusus untuk

membuat laporan. Berbagai fasilitas yang dimilikinya memudahkan dan juga

memperindah laporan yang kita buat. Crystal Report memiliki berbagai fungsi yang

sangat memudahkan dalam pembuatan laporan seperti untuk membuat

pengelompokan data laporan, melakukan proses matematis data laporan, formula

dan fungsi untuk berbagai macam kebutuhan dan lain sebagainya. Crystal Report

sangat cocok sekali digunakan untuk membuat laporan yang datanya bersumber dari

database.

16

c. MySQL

Menurut Saputra (2011:5) menyatakan bahwa:

Mysql dapat juga dikatakan sebagai database yang sangat cocok bila dipadukan

dengan PHP. Secara umum, database berfungsi sebagai tempat atau wadah untuk

menyimpan, mengklasifikasikan data secara professional. Mysql bekerja

menggunakan sql language (structure query language). Itu dapat diartikan

bahwa Mysql merupakan standar penggunaaan database di dunia untuk

mengolah data. Pada umumnya, perintah yang paling sering digunakan dalam

mysql adalah select (mengambil), dan delete (menghapus). Selain itu, Sql juga

menyediakan perintah untuk membuat database, field, ataupun index untuk

menambah atau menghapus data.

Mysql pertama kali dirintis oleh seorang programmer database bernama

Michael Widenius. Mysql database adalah RDBMS (Relational Database

Management System) yang dapat menangani data yang bervolume besar.

Meskipun begitu, tidak menuntut resource yang besar. Mysql adalah database

yang paling popular diantara database-database lainnya.

Mysql adalah program database yang mampu mengirim dan menerima

data dengan sangat cepat dan multi user. Mysql memiliki dua bentuk lisensi, yaitu

free software dan shareware. Penulis sendiri dalam menajalankan buku ini

menggunakan mysql yang free software karena bebas menggunakan database ini

unutk keperluan pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar lisensi,

yang berada di bawah lisensi GNU/GPL (General Public Lisensi).

Ada beberapa pilihan sistem manajemen database, antara lain:

1) Mysql

2) Oracle

3) Postgresql

17

4) Mysql

5) Microsoft sql server

Ketika dibandingkan antara Mysql dengan sistem manajemen database yang

lain, perlu diperhitungkan apa yang paling penting untuk anda. Apakah performa,

support, fitur-fitur sql, kondisi keamanan dalam lisensi, atau masalah harga.

Dengan pertimbangan tersebut, database Mysql memiliki beberpa kelebihan dan

keuntungan disbanding dengan database lain, diantaranya:

1) Banyak ahli berpedapat mysql merupakan server tercepat.

2) Mysql meruapakan sistem manajemen database yang open source (kode

sumbernya terbuka), yaitu software ini bersifat free atau bebas digunakan oleh

perseorangan atau instansi tanpa harus membeli atau membayar kepada

pembuatnya.

3) Mysql mempunyai performa yang tinggi tapi masih simple.

4) Database Mysql mengerti bahasa SQL (Structure Query Language).

5) Mysql dapat diakses melalui protocol ODBC (Open Database Connectivity)

buatan Microsoft. Ini menyebabkan mysql dapat diakses oleh banyak

software.

6) Semua klien dapat mengakses server dalam satu waktu, tanpa harus menuggu

yang lain untuk mengakses database.

7) Database Mysql dapat diakses dari semua tempat di internet dengan hak akses

tertentu.

18

8) Mysql merupakan database yang mampu menyimpan data berkapasistas

besar, sampat berukuran gigabyte.

9) Mysql dapat berjalan diberbagai operating system seperti linux, windows,

solaris, dan lain-lain.

4. Model Pengembangan Perangkat Lunak

Menurut Sukamto dan M.Shalahudin (2015:29) “Model SDLC air terjun adalah

(waterfall) sering juga disebut model skuensial linier (Squential Linear) atau alur hidup

klasik (classic life cycle)”. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup

perangkat lunak secara skuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean,

pengujian dan tahap pendukung (support).

Berikut adalah gambar model air terjun:

Sistem / Informasi

Rekayasa

Analisis Desain Pengodean Pengujian

Sumber : Sukamto dan M.Shalahudin.(2015:29)

Gambar II.2 Ilustrasi model waterfall

f. Analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk

menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat

19

lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user, spesifikasi kebutuhan perangkat

lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.

g. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain

pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat

lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranslasi

kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain

agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain

perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.

h. Pembuatan kode program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak, hasil dari tahap

ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap

desain.

i. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan

memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk

meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan

sesuai dengan yang diinginkan.

j. Pendukung (Support) Atau Pemeliharaan (Maintenance)

Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan

ketika sudah dikirim ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan

yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus

beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat

20

mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk

perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tetapi tidan untuk membuat

perangkat lunak baru.

2.2. Tools Program

1. Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical Record Structure (LRS)

a. Pengertian ERD

Menurut Sukamto dan M.Shalahudin (2015:50) “ERD (Entity Relationship

Diagram) adalah dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang

matematika”. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional. Sehingga

jika penyimpanan basis data menggunakan OODBMS maka perancangan basis

data tidak perlu menggunakan ERD.

b. Komponen ERD

Menurut Sukamto dan M.Shalahudin (2015:50) “di dalam ERD memiliki

beberapa notasi dari berbagai aliran, dan salah satu aliran sering dipakai yaitu

notasi Peter Chen”. Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan pada ERD:

1) Entitas (Entity)

Adalah data inti yang akan disimpan, bakal tabel pada basis data, benda yang

memiliki data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi

komputer.

21

2) Atribut

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas.

3) Atribut kunci primer

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan

sebagai kunci akses record yang diinginkan.

4) Atribut Multinilai (Multivalue)

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat

memiliki nilai lebih dari satu.

5) Relasi

Adalah relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya diawali dengan

kata kerja.

6) Asosiasi

adalah penghubung antara relasi dan entitas dimana di kedua ujungnya

memiliki multiplicity kemungkinan jumlah pemakaiannya maksimum

keterhubungan antara entitas satu dengan entitas yang lain disebut dengan

kardinalitas.

c. Derajat Relationship

Menurut Sukamto dan M.Shalahudin (2015:52) derajat Relationship dibagi

menjadi tiga, yaitu:

1) N-ary (Derajat Satu)

Adalah satu buah relationship menghubungkan satu buah entity.

2) Binary (Derajat Dua)

Adalah satu buah Relationship menghubungkan dua buah entity.

22

3) Ternary (Derajat Tiga)

Adalah satu buah Relationship menghubungkan tiga buah entity.

d. LRS (Logical Record Structure)

Menurut Simarmata (2008:12) “LRS (Logical Record Structure) adalah

representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari

hasil antar himpunan entitas. Menentukan kardinalitas, jumlah tabel dan foreign

key”. Logical Record Structure dibentuk dengan nomor dan tipe record.

Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak persegi panjang dan dengan nama

unik. Beda LRS dan ERD nama dan tipe record berada di luar kotak field tipe

record ditempatkan. Logical Record Structure terdiri dari link-link diantara tipe

record. Link ini menunjukan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari

LRS yang diberi tanda field-field yang kelihatan pada kedua link tipe record.

Penggambaran LRS mulai dengan model yang dimengerti. Dua metode yang

dapat digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat

dikonversikan ke LRS. Metode lain yang di mulai dengan ERD dan langsung

dikonversikan ke LRS.

2. Pengkodean

Menurut Mustakini (2014:384) menyimpulkan bahwa:

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data ke

dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang

berhubungan dengan data tersebut. Kode dapat dibentuk dalam kumpulan

angkat, huruf dan karakter-karakter khusus. Angka merupakan simbol yang

banyak digunakan pada sistem kode.

23

Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai

berikut:

a. Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan

kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.

b. Harus unik

Kode harus unik, untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak

ada kode yang kembar.

c. Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

d. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila

direkam dan disimpan diluar komputer.

e. Harus konsisten

Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

f. Harus distandarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organiisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah

pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakain bagi yang

menggunakan kode tersebut.

g. Spasi dihindari

24

Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan

didalam menggunakannya.

h. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya

sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

i. Panjang harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi,

antara lain:

a. Kode Mnemonik

Kode Mnemonik (mnemonic code) digunakan untuk tujuan supaya mudah

diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil

sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Misalnya kode

“P” untuk mewakili pria dank ode “W” untuk mewakili wanita akan mudah

diingat. Contoh lainnya adalah kode “YG” untuk Yogyakarta. “SM” untuk kode

Semarang. Kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya adalah

kode dapat menjadi terlalu panjang.

b. Kode Urut

Kode Urut (Sequential Code) disebut juga dengan kode seri (serial kode)

merupakan kode yang nilainya antara satu kode dengan kode berikutnya.

Kebaikannya:

25

1) Sangat sederhana.

2) Mudah diterapkan.

3) Kode dapat pendek tetapi baik.

4) Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui.

5) Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif

sehingga nomor record sama dengan kodenya. Dengan demikian file tidak

perlu di indeks.

6) Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat diketahui.

Kelemahannya:

1) Penambahan kode hanya ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat

disisipkan.

2) Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya,

kecuali hanya berdasarkan urutannya saja.

3) Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

c. Kode Blok

Kode Blok (Block Code) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok

tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian

maksimum yang diharapkan.

Kebaiknnya:

1) Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu.

2) Mudah diperluas.

3) Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian.

26

Kelemahnnya:

1) Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup

panjang.

2) Kurang mudah diingat.

d. Kode Group

Kode Group (Group Code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan

tiap-tiap field kode mempunyai arti.

Kebaikannya:

1) Nilai dari kode mempunyai arti.

2) Mudah diperluas.

3) Dapat ditambah atau dibuang sebagian.

4) Dapat menunjukan jenjang dari data.

Kelemahannya:

1) Kode dapat menjadi panjang.

e. Kode Decimal

Kode Decimal (Decimal Kode) mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit

angka decimal dimulai dari angka nol sampai dengan sembilan atau nol-nol

sampai dengan sembila-sembilan tergantung dan banyaknya kelompok.

3. HIPO (Hierarky Input Proses Output)

27

HIPO merupakan alat dokumentasi program yang berdasarkan fungsinya untuk

meningkatkan efesiensi usaha perawatan program. Dokumen ini dilaksanakan dengan

mempercepat lokasi dalam kode pada fungsi program yang akan dimodifikasi. Atau

dapat dikatakan bahawa HIPO dikembangkan agar tersedia suatu teknik untuk

mendokumetasikan fungsi program. Pembentukan HIPO ini dilakukan pada tahap

pengembangan sistem informasi.

a. Pengertian HIPO

Menurut Yakub (2012:156) menyatakan bahwa “bagian berjenjang (hierary

cahrt) adalah diagram yang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran

diagram arus data ke level-level bawah lagi. Bagian bejenjang dapat

digambarkan dengan menggunakan notasi proses pada diagram arus data (data

flow diagram)”.

b. Tingkatan Diagram HIPO

Diagram HIPO didesain untuk menyediakan dokumentasi dari setiap tingkatan,

ada tiga tingkatan diagram yang tercakup, yaitu diagram daftar isi, diagram

ringkas dan diagram terperinci.

1) Diagram daftar isi

Pada diagram ini sedapat mungkin secara ringkas menjelaskan fungsi sistem

dengan cara memberikan indeks pemerian sistem.

2) Diagram ringkas

Diagram ringkas menunjukan secara umum input atau output dengan kegiatan

pemrosesan yang akan menjelaskan masing-masing fungsi pokok. Hubungan

antar fungsi ditunjukan dengan tanda anak panah. Kadang-kadang tanda ini

28

belum mampu menjelaskan bagaimana cara kerja suatu langkah khusus

tertentu sehingga masih perlu diberikan catatan tertulis pada lembaran yang

disebut lembar pemerian lanjutan.

3) Diagram terperinci

Pada diagram ini melukiskan secara lengkap fungsi khusus dengan

menyajikan sebanyak mungkin diagram ditambah dengan catatan jauh yang

diperlukan. Perincian nya ditunjukan untuk memudahkan pemrograman

mengambil informasi sesuai dengan tata letak laporan.

4. Diagram Alir Program (Flowchart)

Tahapan didalam pembuatan suatu program komputer, sebelum dituangkan

kedalam suatu bahasa pemrograman terlebih dahulu harus dibuatkan logika instruksi-

instruksi program tersebut ke dalam suatu diagram alir atau dikenal dengan sebutan

flowchart.

a. Pengertian Flowchart

Menurut Yakub (2012:162) “Bagian alir (flowchart) adalah bagan yang

menggambarkan urutan instruksi proses dan hubungan satu proses dengan proses

lainnya menggunakan simbol-simbol tertentu. Bagan alir digunakan sebagai alat

bantu komunikasi dan dokumentasi“. Pada saat akan menggambarkan suatu

bagan alir analis sistem atau programmer dapat mengikuti pedoman-pedoman

sebagai berikut:

29

1) Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari bagian

kiri dari suatu halaman.

2) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas.

3) Harus ditunjukan diamana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berkahirnya.

4) Masing-masing kegiatan di dalam alir sebaiknya digunakan suatu kata yang

mewakili suatu pekerjaan.

5) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus dalam urutan yang

semestinya.

6) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukan

denga jelas menggunakan simbol penghubung.

7) Gunakan bagan alir yang standar.

b. Bentuk flowchart

Dalam suatu pembuatan program komputer terdapat dua jenis flowchart yang

sering digunakan yaitu:

1) Program flowchart

Merupakan simbol-simbol yang menggambarkan proses secara terperinci dan

detail antara instruksi yang satu dengan yang lainnya didalam suatu program

komputer yang bersifat logic dan sistematik.

2) Sistem flowchart

Merupakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan prosedur secara

detail didalam suatu sistem komputerisasi dan yang digunakan untuk proses

30

pengolahan data serta menggambarkan hubungan antara peralatan tersebut

yang bersifat fisik.

c. Teknik Pembuatan Flowchart

Jenis flowchart yang sering digunakan pada saat membuat program merupakan

program flowchart. Adapun teknik pembuatan flowchart ini dibagi menjadi 2

(dua) bagian yaitu:

1) General Way

Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini lazim digunakan dalam

menyusun logika suatu program, yang menggunakan proses secara tidak

langsung (Non-Direct-Loop).

2) Interation Way

Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini biasanya dipakai untuk logika

program yang cepat dan juga bentuk permasalahan yang kompleks, di mana

pengulangan proses yang terjadi bersifat langsung (Direct Loop).

31

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Semakin berkembangnya teknologi, instansi pemerintah dituntut untuk dapat

memberikan fasilitas serta efektifitas dan efisiensi agar bisa mengikuti pesatnya

perkembangan zaman, khususnya pada bidang teknologi dan informasi. Dengan

adanya perkembangan teknologi, semua pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat

dan mudah.

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia merupakan institusi pemerintah

yang khusus bergerak dibidang perdagangan untuk seluruh daerah di Indonesia.

1. Sejarah Perusahaan

Sebelum bernama Kementerian Perdagangan, institusi ini disebut dengan

Departemen Perindustrian dan Perdagangan. Namun, sejak tahun 2004, terjadi

pemisahan tugas dan wewenang pada keduanya dan berdiri sendiri di bawah

Kementerian terkait. Sejak saat itulah, istilah Departemen diganti menjadi Kementerian

Perdagangan yang digunakan sejak kini.

Kantor pusat Kementerian Perdagangan Republik Indonesia ini sendiri terletak

di kawasan Jl. M.I. Ridwan Rais No. 5 Jakarta Pusat 10110, No Telp. (021)3858171.

Di tempat tersebut, Menteri Perdagangan berkantor berikut para jajaran yang berada di

dalam institusi ini.

32

Dalam melaksanakan tugasnya Menteri Perdagangan akan dibantu oleh empat

staff ahli dan tiga staff khusus. Mereka bertugas sesuai dengan fungsi spesialisnya

untuk memberikan data dan masukan bagi Menteri Perdagangan dalam proses

pengambilan kebijakan dan keputusan.

Selain staf ahli khusus tersebut, di bawah Kementerian Perdagangan terdapat

pula empat Direktorat Jendral. Keempat Direktorat Jendral tersebut masing-masing

adalah Direktorat Jendral Perdagangan Dalam Negeri, Direktorat Jendral Kerjasama

Perdagangan Internasional dan Direktorat Jendral Pengembangan Ekspor Nasional.

Masing-masing Direktorat Jendral tersebut memiliki kewajiban untuk mengatur

masalah yang terkait dengan fungsi mereka. Dalam pelaksanaan kerjanya, mereka akan

berkoordinasi antara satu Direktorat dengan direktorat lainnya berguna untuk

menghindarkan benturan kebijakan. Dengan demikian, pada nantinya setiap peraturan

yang dibuat bisa diselaraskan dan mencapai tujuan yang diharapkan.

2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan struktur yang mengatur semua kegiatan dalam

organisasi atau kerangka suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan,

dalam suatu lingkungan kerjasama. Struktur organisasi yang baik didirikan dengan

setiap pemegang jabatan dapat mengetahui tugas dan wewenangnya sehingga tidak

terjadi tumpang tindih tugas dan wewenang serta dapat tercapainya suatu kesatuan

perintah.

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat

menentukan kedudukan dalam perusahaan. Sistem yang digunakan dalam struktur

33

organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh sekelompok

orang untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi yang berada di Direktorat

Bapokstra Kementerian Perdagangan Republik Indonesia Jakarta yaitu:

Direktur Bahan Pokok Dan Barang Strategis

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Staff Pelaksana Sub Bagian

Tata Usaha

Kepala Sub Direktorat

Informasi Pasar


Bahan Pokok Hasil

Industri


Bahan Pokok Agro


Barang Strategis

Kepala Seksi

Informasi

Harga

Kepala Seksi

Informasi Non

Harga

Kepala Seksi

Minyak Goreng

dan Garam

Kepala Seksi

Gula dan

Tepung

Kepala Seksi

Hasil Agro

Kepala Seksi

Serelia

Kepala Seksi

Hasil Industri

Kepala Seksi

Hewan dan

Non Serelia

Staf Pelaksana Staf PelaksanaStaf PelaksanaStaf PelaksanaStaf PelaksanaStaf Pelaksana Staf PelaksanaStaf Pelaksana

Sumber: Direktorat Bapokstra Kementerian Perdagangan RI (2016)

Gambar III.1 Struktur Organisasi

Untuk menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan yang harus

dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi maka dibuatkan deskripsi

34

tugas. Berikut ini adalah deskripsi tugas yang ada pada Direktorat Bahan Pokok dan

Barang Strategis Kementerian Perdagangan Republik Indonesia sebagai berikut:

a. Direktur

Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian

(manager) dan menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja

perusahaan.

b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Memberikan pelayanan tekhnis dan administrasi kepada semua satuan unit

dibidang ketatausahaan meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian,

keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan serta peralatan kantor.

c. Staf Pelaksana Sub Bagian Tata Usaha

Secara fungsional bertanggung jawab kepada pimpinan unit yang dilayani dan

secara administrasi bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha

d. Kepala Sub Direktorat Informasi Pasar

Melaksanakan penyiapan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan

norma, standar, prosedur, dan kriteria, serta pemberian bimbingan teknis dan

evaluasi di bidang informasi pasar.

e. Kepala Seksi Informasi Harga



evaluasi di bidang informasi harga.

35

f. Kepala Seksi Informasi Non Harga



evaluasi di bidang informasi non harga.

g. Kepala Sub Direktorat Bahan Pokok Hasil Industri

Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, norma,

standar, prosedur, kriteria, dan penyiapan pemberian bimbingan teknis serta

evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang pengembangan pasar bahan pokok

hasil industri.

h. Kepala Seksi Minyak Goreng dan Garam

Melakukan penyiapan bahan perumusan, penyusunan pedoman, norma, standar,

prosedur, dan kriteria, serta bimbingan teknis dan evaluasi pelaksanaan kebijakan

di bidang penggembangan pasar bahan pokok minyak goreng dan garam.

i. Kepala Seksi Gula dan Tepung


prosedur, dan perumusan, penyusunan pedoman, norma, standar, prosedur, dan

kriteria, serta bimbingan teknis dan evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang

pengembangan pasar bahan pokok gula dan tepung.

j. Kepala Sub Direktorat Barang Strategis


prosedur, dan perumusan, penyusunan pedoman, norma, standar, prosedur, dan

kriteria, serta bimbingan teknis dan evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang

pengembangan pasar barang strategis.

36

k. Kepala Seksi Hasil Agro



evaluasi di bidang hasil agro.

l. Kepala Seksi Hasil Industri


standar, prosedur, dan kriteria, dan penyiapan pemberian bimbingan teknis serta

evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang penggembangan pasar bahan pokok

hasil industri.

m. Kepala Sub Direktorat Bahan Pokok Agro


standar, prosedur, kriteria dan penyiapan pemberian bimbingan teknis serta

evaluasi pelaksanaan kebijakan di bidang pengembangan pasar bahan pokok

agro.

n. Kepala Seksi Serelia



di bidang pengembangan pasar bahan pokok agro serelia.

o. Kepala Seksi Hewan dan Non Serelia



di bidang pengembangan pasar bahan pokok agro hewan dan non serelia.

37

p. Staf Pelaksana

Melakukan penyiapan berkas, mengelola dan menyusun data serta melaksanakan

tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Seksi bagiannya.

3.2. Analisa Kebutuhan

Pada analisa perancangan ini, penulis membahas tentang sistem perjalanan

dinas karyawan pada Direktorat Bapokstra yang berbasis komputerisasi. Dalam

menjalankan sistemnya Direktorat Bapokstra Kementerian Perdagangan Indonesia

masih menggunakan sistem manual, dengan demikian masih banyak kendala yang

harus dihadapi, seperti proses pembuatan surat tugas, biaya perjalanan dinas dan lain-

lain yang memakan waktu cukup lama karena penginputan datanya masih secara

manual. Sehingga dalam pembuatan laporan dapat terjadi kesalahan atau kehilangan

berkas-berkas data yang penting.

1. Kebutuhan Pengguna

Dalam aplikasi sistem perjalanan dinas terdapat dua pengguna yang dapat

saling berinteraksi dalam lingkungan sistem, yaitu: bagian admin dan bagian user.

kedua pengguna tersebut memiliki karakteristik interaksi dengan sistem yang berbeda-

beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda, diantaranya sebagai berikut:

a. Kebutuhan admin

1) Mengelola data Master meliputi data pejabat, karyawan data kota perjalanan

dinas dan data pengguna.

38

2) Mengelola Transaksi yang meliputi pembuatan surat tugas, pembuatan surat

perjalanan dinas, pembuatan biaya perjalanan dinas dan pembuatan pelaporan

nota dinas atau surat selesai tugas.

3) Membuat laporan data master.

4) Membuat laporan data transaksi.

b. Kebutuhan user

1) Membuat laporan selesai perjalanan dinas atau pelaporan nota dinas.

2. Kebutuhan Sistem

a. Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses aplikasi

ini, yaitu dengan cara memasukan NIP dan Password.

b. Pengguna harus logout setelah menggunakan aplikasi ini.

c. Pengguna dapat membuat laporan setiap saat.

3.3. Spesifikasi Rancangan Masukan (Input)

Menguraikan secara rinci setiap rancangan dokumen masukan yang digunakan

dalam sistem dengan uraian parameter-paremeter dokumen tersebut dengan parameter-

parameter dokumennya sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Data Pejabat

Fungsi : Pengisian data Pejabat

Sumber : Admin

Tujuan : Pimpinan

39

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Pada saat penambahan data Pejabat baru

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Nama dokumen : Data Karyawan

Fungsi : Pengisian data Karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Pada saat penambahan data Karyawan baru


3. Nama dokumen : Data Kota

Fungsi : Pengisian dan pengeditan data kota

Sumber : Admin

Tujuan : Karyawan dan Pejabat

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Pada saat daftar biaya SPD kota berubah


4. Nama dokumen : Form Surat Perintah Tugas

Fungsi : Pengisian Surat Perintah Tugas

Sumber : Pejabat

40

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat penambahan data SPT baru


5. Nama dokumen : Form Nota Dinas

Fungsi : Pengisian Surat Selesai Tugas

Sumber : Karyawan

Tujuan : Pejabat

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat penambahan data SST baru


3.4 Spesifikasi Rancangan Keluaran (Output)

Menguraikan secara rinci setiap rancangan dokumen keluaran yang digunakan

dalam sistem dengan uraian parameter-paremeter dokumen tersebut dengan parameter-

parameter dokumennya sebagai berikut:

1. Nama dokumen : Laporan data Pejabat

Fungsi : Melihat data Pejabat

Sumber : Admin

41

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat data Pejabat dibutuhkan

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama dokumen : Laporan data Karyawan

Fungsi : Melihat data Karyawan

Sumber : Admin

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat data Karyawan dibutuhkan


3. Nama dokumen : Laporan data Kota

Fungsi : Melihat daftar biaya perjalanan dinas

Sumber : Admin

Tujuan : Pejabat

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap penambahan data biaya perjalanan dinas


4. Nama dokumen : Surat Perintah Tugas

Fungsi : Sebagai dokumen penugasan kepada karyawan yang

42

diperintahkan.

Sumber : Pejabat

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat Pejabat memberi perintah tugas kepada

karyawan


5. Nama dokumen : Surat Perjalanan Dinas

Fungsi : Sebagai dokumen perjalanan dinas

Sumber : Admin

Tujuan : Karyawan dan Bendahara

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat surat perintah tugas telah di acc oleh pejabat


6. Nama dokumen : Perincian Biaya SPD

Fungsi : Untuk mengajukan anggaran biaya SPD

Sumber : Admin

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Pada saat surat perintah tugas telah di acc oleh pejabat

43


7. Nama dokumen : Nota Dinas

Fungsi : Untuk mengetahui kegiatan perjalanan dinas

dengan karyawan yang bersangkutan.

Sumber : Karyawan

Tujuan : Pejabat

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap karyawan yang telah selesai melakukan tugas

perjalanan dinas.


3.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

Perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel yang digambarkan

dengan Entity Relationship Diagram (ERD).

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

44

Karyawan

Nip_kry

Tgl_kry

Pend_kry

Jab_kry

Tlp_kry

Nm_kry

Alamat_kry

Jk_kry

Tmpt_kry

Gol_kry

SPT

No_spt

Nip_kryNip_pjb

anggaran

Dasar

No_spd

Pejabat

Nip_pjb

Nm_pjb

Alamat_pjb

Jk_pjb

Tmpt_pjbTgl_pjb

Pend_pjb

Jab_pjb

Tlp_pjb

Membuat

Disetujui

MemilikiSPD

No_spd

Akun

Berangkat

Tujuan

Status Lama

Tgl_berangkat

Tgl_kembali

Alat

instansiInstansiTingkat

Maksud

Ket

No_spt

Mempunyai

Biaya_SPD

No_spd

ID_kota

Lm_inap

Uang_hotel

Uang_harian

Uang_taxi

Uang_tiket

Total

Taxi_daerah

Mempunyai

Kota

ID_kota

Nm_kota

Nm_provinsi

Nm_bandaraNm_kendaraan

Jenis

Tarif_tiket

Tarif_taxi

Tarif_harian

Tarif_hotel

SSTNo_spd

Tgl_sst

Nip_pjbNip_kry

Perihal

Laporan

Membuat

Diserahkan

M

11 1

1

1

1

1

1

1

M

1

1

1

Tgl_spd

Pengikut3

Pengikut3

Pengikut1

ID_biaya_spd

ID_nota_dinas

Memiliki

1

1

Gambar III.2 Enity Relationship Diagram (ERD)

45

2. Logical Record Structure (LRS)

Bentuk model LRS (Logicak Record Structure) adalah sebagai berikut:

Karyawan

Nip_kry*

Nm_kry

Alamat_kry

Jk_kry

Tmpt_kry

Tgl_kry

Pend_kry

Gol_kry

Jab_kry

Tlp_kry

SPT

No_spt*

No_spd**

Nip_kry**

Pengikut1

Pengikut2

Pengikut3

Nip_pjb**

Anggaran

dasar

SST

ID_nota_dinas*

No_spd**

Tgl_sst

Nip_pjb**

Nip_kry**

Perihal

laporan

SPD

No_spd*

No_spt**

Tgl_spd

Berangkat

Tujuan

Lama

Tgl_berangkat

Tgl_kembali

Alat

Instansi

Akun

Tingkat

Status

Maksud

ket

Biaya_SPD

ID_biaya_spd*

No_spd**

Id_kota**

Lm_inap

Uang_hotel

Uang_harian

Uang_taxi

Uang_tiket

Taxi_daerah

total

Pejabat

Nip_pjb*

Nm_pjb

Alamat_pjb

Jk_pjb

Tmpt_pjb

Tgl_pjb

Pend_pjb

Jab_pjb

Tlp_pjb

Kota

Id_kota*

Nm_kota

Nm_provinsi

Nm_bandara

Jenis

Nm_kendaraan

Tarif_taxi

Tarif_tiket

Tarif_harian

Tarif_hotel

M

1 1

1

1

1

1

1

M

1

1

1

1

1

1

1

Gambar III.3 Logical Record Structure (LRS)

46

3.6. Spesifikasi File

1 Spesifikasi File Pejabat

Nama File : Pejabat

Akronim File : pejabat

Fungsi : Sebagai penyimpanan data pejabat

Tipe File : File Master

Organisasi File : Index Sequental

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 195 Karakter

Kunci Field : Nip_pjb

Software : MySQL

Tabel III.1 Spesifikasi Tabel Pejabat

No Elemenen

Data

Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Nip Pejabat Nip_pjb Varchar 18 Primary key

2 Nama Pejabat Nm_pjb Varchar 30

3 Tempat lahir Tmpt_pjb Varchar 12

4 Tanggal lahir Tgl_pjb Date

47

5 Alamat Alamat_pjb Varchar 50

6 Jenis kelamin Jk_pjb Varchar 15

7 Pendidikan

terakhir

Pend_pjb varchar 5

8 Jabatan Jab_pjb Varchar 50

9 No. Telepon Tlp_pjb varchar 15

2. Spesifikasi File Karyawan

Nama File : Karyawan

Akronim File : karyawan

Fungsi : Sebagai penyimpanan data karyawan



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : Nip_kry

Software : MySQL

Tabel III.2 Spesifikasi Tabel Karyawan

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

48

1 Nip karyawan Nip_kry Varchar 18 Primary key

2 Nama

karyawan

Nm_kry Varchar 30

3 Tempat lahir Tmpt_kry Varchar 12

4 Tanggal lahir Tgl_kry Date

5 Alamat Alamt_kry Varchar 50

6 Jenis kelamin Jk_kry Varchar 15

7 Pangkat/

golongan

Gol_kry Varchar 15

8 Pendidikan

terakhir

Pend_kry Varchar 5

9 Jabatan Jab_kry Varchar 50

10 No. Telepon Tlp_kry Varchar 15

3. Spesifikasi File Kota

Nama File : Kota

Akronim File : kota

Fungsi : Sebagai penyimpanan daftar biaya kota perjalanan dinas



Akses File : Random

Media : Harddisk


49

Kunci Field : ID_kota

Software : MySQL

Tabel III.3 Spesifikasi Tabel Kota


1 ID Kota ID_kota Varchar 3 Primary key

2 Nama kota Nm_kota Varchar 20

3 Nama

provinsi

Nm_provinsi Varchar 20

4 Nama bandara Nm_bandara Varchar 20

5 Jenis

transportasi

Jenis Varchar 8

6 Nama

kendaraan

Nm_kendaraan Varchar 11

7 Harga tiket Tarif_tiket Double

8 Tarif taxi Tarif_taxi Double

9 Tarif Hotel Tarif_hotel Double

10 Uang harian Tarif_harian Double

4. Spesifikasi File Pengguna

Nama File : Pengguna

Akronim File : pengguna

Fungsi : Sebagai penyimpanan data pengguna


50


Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : Nip_pgn

Software : MySQL

Tabel III.4 Spesifikasi Tabel Pengguna

No Elemenen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Nip pengguna Nip_pgn Varchar 18 Primary key

2 Nama Nm_pgn Varchar 30

3 Password Password Varchar 10

4 Hak akses Akses Varchar 8

5. Spesifikasi File SPT

Nama File : SPT

Akronim File : spt

Fungsi : Sebagai penyimpanan data surat perintah tugas



51

Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : No_spt

Software : MySQL

Tabel III.5 Spesifikasi Tabel spt

No Elemenen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Nomor SPT No_spt Varchar 17 Primary key

2 Nomor SPD No_spd Varchar 17 Foreign key

3 Nip karyawan Nip_kry Varchar 18 Foreign key

4 Pengikut 1 Pengikut1 Varchar 18



7 Nip pejabat Nip_pjb Varchar 18 Foreign key

8 Pembebanan

anggaran

Anggaran Varchar 50

9 Dasar surat dasar Text

6. Spesifikasi File SPD

Nama File : SPD

Akronim File : spd

Fungsi : Sebagai penyimpanan data surat perjalanan dinas

52



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : No_spd

Software : MySQL

Tabel III.6 Spesifikasi Tabel spd


1 Nomor spd No_spd Varchar 17 Primary key

2 Nomor spt No_spt Varchar 17 Foreign key

3 Tanggal surat Tgl_spd Date

4 Status SPD Status Varchar 15

5 Tempat

berangkat

Berangkat Varchar 15

6 Tempat tujuan Tujuan Varchar 15

7 Lama

perjalanan

dinas

Lama Int 5

8 Tanggal

berangkat

Tgl_berangkat Date

9 Tanggal

kembali

Tgl_kembali Data

53

10 Alat angkut Alat Varchar 10

11 Instansi Instansi Varchar 30

12 Akun biaya Akun Varchar 20

13 Tingakat

perjalanan

dinas

Tingkat Varchar 10

14 Maksud

perjalanan

dinas

Maksud Text

15 Keterangan Ket Text

7. Spesifikasi File biaya spd

Nama File : Biaya Perjalanan Dinas

Akronim File : biaya_spd

Fungsi : Sebagai penyimpanan data biaya perjalanan dinas



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : ID_biaya_spd

54

Software : MySQL

Tabel III.7 Spesifikasi Tabel biaya_spd


1 ID Biaya SPD ID_biaya_spd Varchar 9 Primary key

2 No SPD No_spd Varchar 17 Foreign key

3 ID kota ID_kota Varchar 3 Foreign key

4 Lama inap Lm_inap Int 5

5 Uang hotel Uang_hotel Double

6 Uang harian Uang_harian Double

7 Uang taxi Uang_taxi Double

8 Uang tiket Uang_tiket Double

9 Taxi daerah Taxi_daerah Double

10 Total biaya Total Double

8. Spesifikasi File temp biaya

Nama File : Temp Biaya

Akronim File : temp_biaya

Fungsi : Sebagai penampung data perjalanan dinas



Akses File : Random

Media : Harddisk

55



Software : MySQL

Tabel III.8 Spesifikasi temp_biaya


1 No SPD No_spd Varchar 17 Primary key

2 NIP Karyawan Nip_kry Varchar 18 Foreign key

9. Spesifikasi file SST

Nama File : Pelaporan Nota Dinas atau SST

Akronim File : sst

Fungsi : Sebagai penyimpanan data Surat Selesai Tugas

Tipe File : Transaksi


Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : ID_nota_dinas

Software : MySQL

Tabel III.9 Spesifikasi sst


1 ID Nota Dinas ID_nota_dinas Varchar 10 Primary Key

56

2 No SPD No_spd Varchar 17 Foreign key

3 Tanggal surat Tgl_sst Date

4 Nip karyawan Nip_kry Varchar 18 Foreign key

5 Nip pejabat Nip_pjb Varchar 18 Foreign key

6 Perihal surat Perihal Text

7 Laporan Laporan Text

10. Spesifikasi file temp_spd

Nama File : temp_spd

Akronim File : temp_spd

Fungsi : Sebagai penampung data spd


Organisasi File : Index Sequental\

Akses File : Random

Media : Harddisk



Software : MySQL

57

Tabel III.10 Spesifikasi temp_spd


1 No SPD No_spd Varchar 17 Primary key

2 NIP Karyawan Nip_kry Varchar 18 Foreign key

3 NIP Pejabat Nip_pjb Varchar 18 Foreign key

3.7. Pengkodean

Dalam perancangan program spd pada Direktorat Bapokstra Kementerian

Perdagangan Indonesia Jakarta, penulis menggunakan identifikasi data, pemanggilan

dan pengisian data. Kode akan memanggil seluruh field yang berhubungan dengan

kode tersebut secara otomatis tergantung dari perintah yang diberikan. Dibawah ini

adalah penjelasan secara rinci dari struktur kode.

1 Nip Pejabat

9 9 99 99 9 9 9 99 9999999

Tanggal lahir Pejabat Tahun masukPejabat

Jenis kelamin

Pejabat

1. laki-laki

2. peremppuan

Nomor urut

Pejabat

Contoh:

6 1 01 89 2 2 0 19 0632016

Tanggal lahir Pejabat Tahun masukPejabat

Jenis kelamin

Pejabat

1. laki-laki

2. peremppuan

Nomor urut

Pejabat

58

2 Nip Karyawan

9 9 99 99 9 9 9 99 9999999

Tanggal lahir KaryawanTahun masuk

Karyawan

Jenis kelamin

Karyawan

1. laki-laki

2. peremppuan

Nomor urut

Karyawan

Contoh:

6 1 01 89 2 2 0 19 0632016

Tanggal lahir KaryawanTahun masuk

Karyawan

Jenis kelamin

Karyawan

1. laki-laki

2. peremppuan

Nomor urut

Karyawan

3 Nip Pengguna

9 9 99 99 9 9 9 99 9999999

Tanggal lahir PenggunaTahun masuk

Pengguna

Jenis kelamin

Pengguna

1. laki-laki

2. peremppuan

Nomor urut

Pengguna

59

Contoh:

6 1 01 89 2 2 0 19 0632016

Tanggal lahir PenggunaTahun masuk

Pengguna

Jenis kelamin

Pengguna

1. laki-laki

2. peremppuan

Nomor urut

Pengguna

4 Nomor SPD

X X 9X /X 9 / 9X 99X/XX/

Inisial Perusahaan Inisial Surat Tahun sekarangIdentitas

Jabatan Nomor urut

Pemisah Pemisah Pemisah

Pemisah

9

Contoh:

N P 1P /D 6 / 0D 12S/UT/


Jabatan Nomor urut


Pemisah

0

Ket: PDN = Untuk inisial Perdagangan dalam Negri

TU = Untuk identitas Tata Usaha

SPD = Untuk inisial Surat Perjalanan Dinas

60

5 Nomor SPT

X X 9X /X 9 / 9X 99X/XX/


Jabatan Nomor urut


Pemisah

9

Contoh:

N P 1P /D 6 / 0D 12S/UT/


jabatan Nomor urut


Pemisah

0

Ket: PDN = Untuk inisial Perdagangan Dalam Negri

TU = Untuk identitas Tata Usaha

SPT = Untuk inisial Surat Perintah Tugas

61

6 Kode kota

XX X

Inisial nama kota

Contoh:

GB D

Inisial nama kota .

Ket: BDG = Untuk inisial nama kota Bandung

7 Kode Biaya_spd

X 9X - 99-XX

Inisial Surat

Pemisah PemisahNomor Urut

Inisial

Biaya

62

Contoh:

S 1B - 00-DP

Inisial Surat


Inisial

Biaya

Ket: B = Untuk inisial Biaya Perjalanan Dinas


8. Kode SST/ Pelaporan Nota Dinas

X 9X - 99-XX

Inisial Surat


Inisial

Nota

Dinas

X

Contoh:

S 1D - 00-DP

Inisial Surat


Inisial

Nota

Dinas

N

Ket: ND = Untuk inisial Pelaporan Nota Dinas atau laporan selesai dinas


63

3.7. Spesifikasi Program

HIPO Admin

0.0

MENU

UTAMA

1.0

MASTEER

2.0

TRANSAKSI

3.0

LAPORAN

4.0

Utility

5.0

Logout

1.1

Pejabat

1.2

Karyawan

1.3

Kota

2.1

SPD

2.2

Biaya SPD

3.1

Laporan

Pejabat

3.2

Laporan

karyawan

3.3

Laporan Kota

4.2

GANTI

PASSWORD

2.3

Pelaporan Nota

Dinas

3.4

Laporan SPD

Periode

0.0

0.0 0.0 0.0 0.0

1.0

1.0

1.0

2.0

2.0

2.0

3.0

3.0

3.0

3.0

4.0

0.0

LOGIN

1.4

DATA

PENGGUNA

1.0

4.1

PROGRAMMER

4.0

\

Gambar III.4 Diagram HIPO (Hirarchy Input Proses Output)

64

Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai cara penggunaan program, yang

penulis sediakan guna memproses data. Dengan adanya spesifikasi ini diharapkan

pemakai agar lebih mengetahui cara kerja program tersebut. Diagram HIPO dan

spesifikasi yang penulis buat adalah sebagai berikut:

1 Sepsifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : LOGIN.frm

Fungsi : Untuk menampilkan menu utama

Indeks Program : -

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Keluaran : Lampiran C1

Proses :

a. Pada form login terdapat dua tombol yaitu tombol login dan tombol keluar.

b. Tombol Login Masukan Nip dan password kemudian pilih login, jika salah

satu nip atau password salah atau belum terdaftar di data pengguna maka akan

muncul pesan ”NIP atau password belum terdaftar”, namun jika nip dan

password benar maka akan muncul menu utama, menu utama akan aktif sesuai

akses levelnya.

c. Tombol Keluar digunakan untuk keluar dari form login dan mengakahiri

program.

2 Spesfikasi Program Menu Utama

Nama Program : MENU

65

Akronim : MENU.frm

Fungsi : Menampilkan seluruh menu utama dari program

aplikasi spd

Indeks Program : -



Proses :

a. Dalam menu utama terdapat beberapa pilihan sub menu yaitu Master, Transaksi,

Laporan, Utility dan Logout.

b. Sub menu Master jika pilih master maka akan muncul empat pilihan yaitu

Pejabat, Karyawan, Kota dan Pengguna.

c. Sub menu Transaksi jika pilih transaksi maka akan muncul tiga pilihan yaitu

SPD, Biaya Spd dan Pelaporan Nota Dinas.

d. Sub menu Laporan jika pilih laporan maka akan muncul laporan Pejabat,

laporan Karyawan, laporan Kota dan laporan SPD Periode.

e. Sub menu Utility jika pilih utility maka akan muncul dua pilihan yaitu

Programmer dan Ganti Password.

f. Sub menu Logout Klik logout maka akan kembali form login.

3 Spesfikasi Program Pejabat

Nama Program : PEJABAT

Akronim : DT_PEJABAT.frm

Fungsi : Menampilkan form pejabat

Indeks Program : -

66



Proses :

a. Pada form Pejabat terdapat enam tombol yaitu tambah, simpan, edit, hapus, cari

dan keluar.

b. Tombol Tambah klik tambah maka tombol tambah akan berubah menjadi

batal, dan dilanjutkan dengan mengisi data yang lain seperti: nip, nama, tempat

lahir, tgl_lahir, alamat, jenis kelamin, pendidikan, jabatan dan nomor telepon.

Dan jika klik batal maka form akan bersih dan tombol batal akan berubah menjadi

tambah.

c. Tombol Simpan setelah data terisi semua klik simpan maka data akan

tersimpan dan tombol batal akan berubah menjadi tambah.

d. Tombol Cari klik cari maka akan muncul textbox, input nama pejabat

kemudian enter. Jika data ada maka akan tampil dan jika data tidak ada maka

akan muncul pesan “ Data tidak ditemukan”. Tombol edit, hapus dan batal akan

aktif, klik batal maka form akan bersih.

e. Tombol Edit Klik edit untuk mengubah data, tombol edit akan berubah

menjadi update, klik update untuk menyimpan data. Jika ingin membatalkannya

klik batal.

f. Tombol Hapus klik hapus maka akan muncul pesan “Yakin mau di hapus?”

jika Yes data akan terhapus dan pilih No jika akan membatalkannya.

g. Tombol Keluar klik tombol keluar maka akan kembali ke menu utama.

67

4 Spesifikasi Program Karyawan

Nama Program : Karyawan

Akronim : DT_KARYAWAN.frm

Fungsi : Menampilkan form karyawan

Indeks Program : -



Proses :

a. Pada form Karyawan terdapat enam tombol yaitu tambah, simpan, edit, hapus,

cari dan keluar.


batal, dan dilanjutkan dengan mengisi data yang lain seperti: nip, nama, tempat

lahir, tgl_lahir, alamat, jenis kelamin, pendidikan, golongan, jabatan dan nomor

telepon. Dan jika klik batal maka form akan bersih dan tombol batal akan berubah

menjadi tambah.



d. Tombol Cari klik cari maka akan muncul textbox, input nama karyawan

kemudian enter. Jika data ada maka akan tampil dan jika data tidak ada maka

akan muncul pesan “ Data tidak ditemukan”. Tombol edit, hapus dan batal akan

aktif, klik batal maka form akan bersih.

68



klik batal.




5 Spesifikasi Program Kota

Nama Program : Kota

Akronim : DT_KOTA.frm

Fungsi : Menampilkan form Kota

Indeks Program : -



Proses :

a. Pada form Kota terdapat enam tombol yaitu tambah, simpan, edit, hapus, cari dan

keluar.


batal, dan dilanjutkan dengan mengisi data yang lain seperti: id kota, nama kota,

provinsi, jenis transportasi, nama transportasi, nama bandara, harga tiket, nama

bandara, tarif taxi, tarif hotel dan uang harian. Dan jika klik batal maka data akan

bersih dan tombol batal akan berubah menjadi tambah.



69

d. Tombol Cari klik cari maka akan muncul textbox, input nama kota dan

kemudian tekan enter. Jika data ada maka akan tampil dan jika data tidak ada

maka akan muncul pesan “ Data tidak ditemukan”. Tombol edit, hapus dan batal

akan aktif, klik batal maka form akan bersih.



klik batal.




6. Spesifikasi program SPD

Nama Program : SPD

Akronim : DT.SPPD.frm

Fungsi : Menampilkan form spd

Indeks Program : -



Proses :

a. Pada form spd terdapat enam tombol yaitu tambah spd, pencarian, edit, hapus,

cetak dan keluar.

b. Tombol tambah spd klik tambah spd maka akan muncul form tambah spd, di

dalam form tambah spd terdapat empat tombol yaitu tombol tambah, simpan,

lihat spd dan keluar. Jika klik tambah maka nomor spd, nomor spt, tanggal dan

70

akun biaya akan muncul secara otomatis dan tombol tambah akan berubah

menjadi batal. Jika klik batal maka form tambah spd akan kembali bersih.

Setelah data terisi semua klik simpan maka data akan tersimpan dan muncul

pesan “Cetak” jika pilih Yes maka program akan mencetak data spd yang baru di

input dan jika pilih No maka form akan bersih, jika klik lihat spd maka akan ke

form SPD. Klik tombol keluar maka akan kembali ke menu utama.

c. Tombol Pencarian klik pencarian maka akan tampil form pencarian. Pilih

salah satu option-option kemudian klik cari maka data akan tampil.

d. Tombol Edit pilih salah satu data yang terdapat pada grid kemudian klik edit

maka data akan tampil di form tambah spd, tombol tambah akan berubah menjadi

batal. Klik simpan maka data akan di update dan muncul pesan “Cetak?” jika

pilih Yes maka program akan mencetak data spd yang baru di update dan jika

pilih no maka data akan kembali bersih.

e. Tombol Hapus pilih salah satu data dari grid kemudian klik tombol hapus

maka akan muncul pesan “Yakin mau di hapus??” pilih Yes data akan terhapus

dan jika pilih No akan membatalkannya.

f. Tombol Cetak pilih salah satu data dari grid kemudian klik tombol cetak maka

data akan tercetak.

g. Klik Keluar maka akan kembali ke menu utama.

7. Spesifikasi program Biaya SPD

Nama Program : Biaya SPD

Akronim : DT_BIAYA.frm

Fungsi : Menampilkan form data Biaya SPD

71

Indeks Program : -



Proses :

a. Pada form biaya spd terdapat lima tombol yaitu tambah, hitung, edit, cetak dan

keluar.

b. Tombol Tambah klik tambah maka akan mucul form cari biaya SPD, di dalam

form cari biaya terdapat dua tombol yaitu pilih dan batal, klik batal untuk

membatalkannya dan klik pilih maka data yang di pilih akan tampil di form biaya.

Setelah data tampil di form biaya lanjutkan dengan memilih jenis tiket. Jika akan

membatalkannya klik batal.

c. Tombol hitung setelah data tersisi, klik hitung maka program akan melakukan

proses penjumlahan dan tombol hitung akan berubah menjadi simpan, klik

simpan maka data akan tersimpan dan muncul pesan ”Cetak” jika pilih Yes maka

data akan tercetak dan jika pilih No maka form akan bersih.

d. Tombol Cari klik cari maka akan muncul textbox, nomor spd kemudian enter.

Jika data ada maka akan tampil dan jika data tidak ada maka akan muncul pesan

“Data tidak ditemukan”. Tombol edit, cetak dan batal akan aktif, klik batal maka

form akan bersih.

h. Tombol Edit klik edit maka form akan aktif, tombol tambah akan berubah

menjadi batal dan tombol hitung akan aktif. Klik hitung maka program akan

melakukan proses penjumlahan, klik simpan untuk menyimpannya dan klik batal

72

untuk membatalkannya, maka form akan bersih dan tombol batal akan berubah

menjadi tambah.

e. Tombol Cetak Pilih salah satu data dari grid kemudian klik cetak untuk

mencetaknya.

f. Tombol Keluar klik tombol keluar maka akan kembali ke menu utama.

8. Spesifikasi Program Pelaporan Nota Dinas

Nama Program : Pelaporan Nota Dinas

Akronim : DT_SST.frm

Fungsi : Menampilkan form data pelaporan

Indeks Program : -



Proses :

a. Pada form pelaporan terdapat empat tombol yaitu tambah, simpan, edit dan

keluar.

b. Tombol Tambah klik tambah maka akan mucul form cari spd, di dalam form

cari spd terdapat dua tombol yaitu pilih dan batal, klik batal untuk

membatalkannya dan klik pilih maka data yang di pilih akan tampil di form

tambah sst. Setelah data tampil lanjutkan dengan mengisi perihal dan laporan

surat.

c. Tombol Simpan setelah data terisi klik simpan maka data akan tersimpan dan

akan muncul pesan “Cetak”, jika pilih yes maka data akan tercetak, jika pilih no

maka form akan kembali bersih dan tombol batal akan berubah menjadi tambah.

73

d. Tombol Edit klik edit maka form sst atau pelaporan akan tampil, di form sst

terdapat tiga tombol yaitu pilih, cetak, dan batal. Pilih salah satu data yang

terdapat pada grid kemudan klik pilih maka data akan tampil d form tambah sst,

jika klik cetak maka data akan tercetak dan klik batal maka akan kembali ke form

tambah sst.

e. Tombol Keluar klik keluar maka akan kembali ke menu utama.

9. Spesifikasi Program Laporan

Nama Program : Program Menu Laporan

Akronim Program : a. lap_pejabat.rpt

b. lap_karyawan.rpt

c. lap_kota.rpt

d. lap_spd_periode.rpt

Software : Crystal Report

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu

a. Laporan Pejabat

b. Laporan Karyawan

c. Laporan Kota

d. Form Laporan SPD Periode

Bentuk Lampiran : Lampiran C9, C10, C11, C12, C13 dan C14

74

Proses :

a. Di dalam sub menú laporan terdapat beberapa data laporan diantaranya laporan

pejabat, karyawan, kota dan laporan spd.

b. Pilih laporan kemudian klik sub menu laporan pejabat, maka akan tampil laporan

data pejabat.

c. Pilih laporan kemudian klik submenu laporan karyawan, maka akan tampil

laporan data karyawan.

d. Pilih laporan kemudian klik submenu laporan kota, maka akan tampil laporan

data kota.

e. Pilih menu laporan kemudian klik submenu laporan data spd periode, maka akan

tampil form laporan periode spd.

10. Spesifikasi Program Programmer

Nama Program : Data programmer

Akronim Program : DT_PROGRAMMER.frm

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi Program : Untuk menampilkan form mengenai programer

Bentuk Lampiran : Lampiran C-15

11. Spesifikasi Program Pengguna

Nama Program : Pengguna

Akronim Program : DT_PENGGUNA.frm


Fungsi Program : Untuk menampilkan form pengguna

Indeks program : -

75


Proses :

a. Di dalam program pengguna terdapat lima tombol yaitu tambah, simpan, edit,

hapus dan keluar.

b. Tombol Tambah klik tambah maka form akan aktif, kemdian dilanjutkan

dengan memilih nip, nama, input password dan pilih hak akses.

c. Tombol Simpan kemudian klik simpan maka data akan tersimpan.

d. Tombol Edit klik salah satu data yang terdapat pada grid kemudian klik edit

maka data akan tampil dan aktif. Klik simpan untuk mengubah data dan klik

batal untuk membatalkannya.

e. Tombol Hapus pilih salah satu data dari grid kemudian klik tombol hapus

maka akan muncul pesan “Yakin mau di hapus??” pilih Yes data akan terhapus

dan jika pilih No akan membatalkannya, jika hak akses level admin maka akan

muncul pesan “Data tidak dapat di hapus”.

f. Tombol Keluar klik keluar maka akan kembali ke menu utama.

12. Spesifikasi Program Ganti Password

Nama Program : Ganti password

Akronim Program : GANTI_PASSWORD.frm


Fungsi Program : Untuk menampilkan form ganti password

Indeks program : -


Proses :

76

a. Di form ganti password terdapat dua tombol yaitu konfirmasi dan batal

b. Tombol Konfirmasi nip muncul secara otomatis, isikan data lain seperti

password lama, password baru dan konfirmasi password baru, jika salah satu

password baru dan password lama tidak sama maka akan muncul pesan

“Konfirmasi password dan password baru berbeda”. Jika password lama salah

maka akan muncul pesan “Password tidak ada”. Jika semuanya benar kemudian

klik konfirmasi maka data tersimpan.

c. Tombol Batal klik batal maka form akan bersih dan kembali ke menu utama.

3.9. Spesifikasi Sistem Komputer

1 Umum

Sebelum melaksanakan suatu komputerisasi diperlukan beberapa persiapan,

baik dalam hal kebutuhan akan perangkat keras (hardware) maupun perangkat

lunak (Software) sebagai sarana pendukung program yang akan dijalankan. Sarana

pendukung tersebut harus mampu membantu aplikasi program atau komputerisasi

sistem yang efektif dan efesien.

2 Perangkat Keras

Perangkat keras (Hardware) adalah seluruh komponen yang membentuk suatu

sistem komputer dan peralatan lainnya yang minimum dan memungkinkan

komputer dapat melaksanakan tugasnya, klasifikasi perangkat keras yang diusulkan

adalah sebagai berikut:

a. Monitor : 12”

77

b. Processor : Pentium(R) IV 3,00 ghz

c. Memory : 2 GB (Minimum)

d. Hardisk : 250 GB

e. Keyboard : 108 keys

f. Mouse : PS/2

3 Perangkat Lunak

Bagian penting lain yang mendukung program adalah perangkat lunak

(software) yang digunakan dalam mengeksekusi program aplikasi serta sistem operasi

yang akan digunakan untuk menjalankan program tersebut.

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi program spd ini adalah:

a. Sistem operasi : Windows 7 Ultimate

b. Bahasa pemrograman : Microsoft visual basic 6.0 dan

Crystal Report.

c. Program atau software pendukung : -

78

3.10. Flowchart

1 Flowchart Form Login

Start

Input NIP

Dan

Password

Login Cari Ketemu..?

Pesan “ Nip

atau

Password

belum

terdaftar

Menu Utama

Keluar

End

Y

T

T

Y

Y

T

Gambar III.5 Flowchart Form Login

79

2 Flowchart Menu Utama

1.Master

2.Transaksi

3.Laporan

4.Utility

5 Sistem

Start

Master

Pilih

1. Pejabat

2. Karyawan

3. Kota

4. Pengguna

Pejabat

Karyawan

Kota

Form Pejabat

Form

Karyawan

Form Kota

Transaksi

Y Y

Y

Y

T

T

T

Pilih

1.SPD

2.Biaya SPD

3. Pelapora

Nota Dinas

SPD

Biaya SPD

Pelaporan Nota

Dinas

Form SPD

Form Biaya

SPD

Form

Pelaporan

Nota Dinas

2 2

Y Y

Y

Y

TT

T

T

T

PenggunaForm

Pengguna

Y

T

80

2

Laporan

2

1. Laporan Pejabat

2. Laporan

karyawan

3. Laporan Kota

4. Laporan SPD

Periode

Laporan

Pejabat

Laporan data

pejabat

Laporan

Karyawan

Laporan data

karyawan

Laporan KotaLaporan data

kota

Laporan SPD

Periode

Form

Laporan

Periode

Utility

1. Programmer

2. Ganti

PasswordProgrammer

Form

Programmer

Ganti

Password

Form ganti

password

Logout

Form Login

End

YY

Y

Y

Y

YY

Y

Y

TT

T

T

T

T

T

T

T

Gambar III.6 Flowchart Menu Utama

81

3 Flowchart Form Pejabat

Start

1. Tambah

2. Cari

3. Keluar

Tambah

Input

data

pejabat

Simpan

Batal

Lengkap

Simpan

Edit

Hapus

Batal

Ubah

DataUpdate Update

Hapus

Keluar

End

Data belum

lengkap

Y

T

Y

T

Batal

Y

Y

Batal

T

Y

Pesan “

Yakin

mau di

hapus?”

YY / T

T

T

Y

T

Y

Y

T

Cari

Y

T

Y

T

T

T

KetemuTampil

Data

Y

T

Input

nama

pejabatCari

Data

berhasil

diupdate

Batal

Y

Batal

T

Data

tidak ada

Gambar III.7 Flowchart Form Pejabat

82

4 Flowchart Form Karyawan

Start

1. Tambah

2. Cari

3. Keluar

TambahInput data

KaryawanSimpan

Batal

Lengkap

Simpan

Edit

Hapus

Batal

Ubah

DataUpdate Update

Hapus

Keluar

End

Data belum

lengkap

Y

T

Y

T

Batal

Y

Y

Batal

T

Y

Pesan “

Yakin

mau di

hapus?”

YY / T

T

T

Y

T

Y

Y

T

Cari

Y

T

Y

T

T

T

KetemuTampil

Data

Y

T

Input

nama

karyawa

n

CariData

berhasil

diupdate

Batal

Y

Batal

T

Data

tidak ada

Gambar III.8 Flowchart Form Karyawan

83

5 Flowchart Form Kota

Start

1. Tambah

2. Cari

3. Keluar

TambahInput data

KotaSimpan

Batal

Lengkap

Simpan

Edit

Hapus

Batal

Ubah

DataUpdate Update

Hapus

Keluar

End

Data belum

lengkap

Y

T

Y

T

Batal

Y

Y

Batal

T

Y

Pesan “

Yakin

mau di

hapus?”

YY / T

T

T

Y

T

Y

Y

T

Cari

Y

T

Y

T

T

T

KetemuTampil

Data

Y

T

Input

Nama

KotaCari

Data

berhasil

diupdate

Batal

Y

Batal

T

Data

tidak ada

Gambar III.9 Flowchart Form Kota

84

6 Flowchart Form Spd

Start

1. Tambah

SPD

2. grid

3. Pencarian

4. keluar

Tambah SPD

Edit

Hapus Hapus

Keluar

End

Y

T

Pesan “

Yakin mau

di hapus?”

YY / T

T

Klik grid

PencarianPilih

PencarianCari Ketemu

Tampil

dataY

Y

T

T

Y

Y

T

Y

T

Form tambah

spd

Grid

Y

6

Form

Tambah SPD

T

T

Dikerjakan

Selesai

Y

Y

T

T

Cari

Cetak Cetak

Y

T

6

Y

T

Batal Batal

T

Y

6

6

Batal Batal

Y

T

Gambar III.10 Flowchart Form SPD

85

7 Flowchart Form Tambah Spd

6

Start

1. Tambah

2. Lihat SPD

3. Keluar

Tambah

Input

data

spd

Simpan

Batal

Simpan

Keluar

End

Cetak

Y

T

Batal

Nomor

spd, spt,

tangal

dan akun

biaya

otomatis

tampil

Y/T CetakY Y

TT

Y

Y

T

Lihat SPD Form SPDY

T

T

6

6

Lengkap

T

Data

belum

lengkap

Gambar III.11 Flowchart Form Tambah SPD

86

8 Flowchart Form Biaya Spd

Start

1. Tambah

2. Cari

3. Keluar

Tambah

Y

T

Form cari

Biaya

Simpan

Batal

Simpan “Cetak

Batal

Y/T CetakHitung Hitung

Keluar

End

YY

Y

TTT

T

8

ID Biaya

otomatis

tampil

Y

Y

T

EditUbah

DataHitung Hitung

Y

TT

Y

CariY

T

KetemuTampil

Data

Y

T

Input

nomor

SPDCari

Data

berhasil

diupdate

Batal

Y

Batal

Data

tidak ada

T

Apakah

ingin

menceta

knya

Y/T CetakY

T

Y

Simpan Simpan

Y

T

Cetak Cetak

T

Y

Tampil

data

Gambar III.12 Flowchart Form Biaya SPD

87

9 Flowchart Form Cari Biaya

8

Start

Klik GridForm Biaya

SPD8

Batal

8

End

Pilih

Y

Y

T

T

Gambar III.13 Flowchart Form Cari Biaya

10 Flowchart Form Ganti Password

Start

Input

password

lama,

password

baru dan

konfirmasi

password

baru

Konfirmasi

Batal

Password baru

dan konfirmasi

pass tidak sama

Berhasil

Konfirmasi

Y

T

YT

End

Y

TNip

Pengguna

otomatis

tampil

Gambar III.14 Flowchart Form Ganti password

88

11 Flowchart Form Pelaporan Nota Dinas

Start

1. Tambah

2. Edit

3. Keluar

Tambah

Y

T

Form cari

data spd

Tampi

l data

Batal Batal

Keluar

End

Y

T

Simpan Simpan “Cetak Y/T Cetak

Y Y

T T

Input

perihal

dan

laporan

Edit

Form Edit

Pelapora

n Nota

Dinas

Edit

perihal

dan

laporan

Tampil

data

Batal

Simpan Simpan

Apaka

h ingin

mence

taknya

?

Y/T Cetak

Y

Y

Batal

T

T

11

11

Y

T

Y

Y

T

T

Data

Berha

sil di

update

ID Nota Dinas

dan tanggal

otomatis tampil

Gambar III.15 Flowchart Form Pelaporan Nota Dinas

89

12 Flowchart Form Cari data SPD

11

Start

Klik GridForm

Pelaporan11

Batal

11

End

Pilih

Y

Y

T

T

Gambar III.16 Flowchart Form Cari data SPD

13 Flowchart Form Edit Pelaporan Nota Dinas

11

Start

Klik Grid

Form

Pelaporan

Nota Dinas

11

Batal

11

End

Pilih

Y

Y

T

T

Cetak Cetak

Y

T

Gambar III.17 Flowchart Form Edit Pelaporan Nota Dinas

90

14 Flowchart Laporan

Start

1. Laporan Pejabat

2. Laporan Karyawan

3. Laporan Kota

4. Laporan SPD

periode

Laporan

Pejabat

End

Y

T

T

YLaporan

Karyawan

T

Y

Laporan Kota

T

YLaporan SPD

periode

Form laporan

Periode

Tampil

Laporan

data

Pejabat

Tampil

Laporan

data

karyawan

Tampil

Laporan

data Kota

Cetak Cetak

Y

T

Cetak Cetak

Y

T

Cetak Cetak

Y

T

Gambar III.18 Flowchart Laporan

91

15 Flowchart Form Laporan Periode

Start

1. Laporan Harian

2. Laporan

Mingguan

3. Laporan Bulanan

4. keluar

Laporan

HarianTanggal Cetak

Laporan

Mingguan

Tanggal

awalCetak

Tangal

akhir

Laporan

BulananBulan CetakTahun

Keluar

End

Y

T

Y

Y

Y

T

T

T

Tampil

Laporan

harian

Cetak

Cetak

Tampil

Laporan

Mingguan

Cetak

Tampil

Laporan

Bulanan

Y

T

Y

T

Y

T

Gambar III.19 Flowchart Form Laporan Periode

92

16 Flowchart Form Pengguna

Start

Tampil

Form

Pengguna

TambahPilih

NipSimpan

Batal

Lengkap

Simpan

Edit

Hapus

Batal

Ubah

DataSimpan Simpan

Hapus

Keluar

End

Data belum

lengkap

Y

T

Y

T

Batal

Y

Y

Batal

T

Y

Pesan “

Yakin

mau di

hapus?”

YY / T

T

T

Y

Y

T

Y

T

Y

T

T

T

Tampil

DataKlik Grid

Batal

Y

Batal

T

Pilih

Akses

Input

Pass

word

Admin

Admin

tidak

dapat di

hapus

T

Y

Keluar 16

16

Y

T

Gambar III.20 Flowchart Form Pengguna

93

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menyimpulkan bahwa

penyelesaian masalah yang dihadapi oleh pihak Bapokstra Kemeterian Perdagangan

RI Jakarta dalam pembuatan Surat Perjalanan Dinas berhasil diatasi dengan solusi

pembuatan Program Aplikasi Perjalanan Dinas Karyawan.

Adapaun indikasi keberhasilannya sebagai berikut:

1. Penginputan Surat Tugas, Surat Perjalanan Dinas dan Biaya Perjalanan Dinas yang

awalnya dilakukan dengan menggunakan Microsoft excel dan Microsoft word

membuat karyawan kesulitan dalam pembuatan surat dan pencarian data. Maka

dibuatlah program aplikasi SPD ini untuk mempermudah dalam pembuatan Surat

Tugas, Surat Dinas, Anggaran Biaya serta Pelaporan Nota Dinas.

2. Selain mempermudah dalam penginputan data diharapkan aplikasi ini dapat

meminimalisir jika terjadi kesalahan dalam penginputan data perjalanan dinas

maupun biaya perjalanan dinas.

3. Program ini dapat menghasilkan output berupa laporan data Pejabat, data

Karyawan, data Kota dan laporan periode SPD.

94

4.2. SARAN

Setelah mengambilkan kesimpulan, saran yang penulis kemukakan dalam

pembuatan program aplikasi spd ini adalah sebagai berikut:

1 Program ini masih sangat sederhana dan mungkin sempit fungsinya, apabila ingin

memperluas fungsinya dapat menambahkan form-form yang lebih dari yang penulis

buat seperti menambahkan form Bendahara, form Golongan, Cetak Kuitansi Biaya

SPD dan sebagainya yang berhubungan dengan sistem perjalanan dinas.

2 Perlu dibuatkan file cadangan mengingat pentingnya data yang disimpan di dalam

file.

3 Bagi pembaca yang ingin mengembangkan penelitian yang sama dengan tugas akhir

ini maka disarankan untuk membahas proses-proses yang belum masuk dalam ruang

lingkup permasalahan.

95

DAFTAR PUSTAKA

Hengki, Alexander Mangkulo. 2011. Cara Mudah Menguasai Visual basic 6.0.

Surabaya: Elex Media Komputindo.

Kursini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta:

Amikom.

Ladjamudin, Al-Bahra. 2013. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu.

Yogyakarta.

Munir, Rinaldi. 2007. Algoritma dan Pemrograman Dalam Bahasa Pascal dan C

Bandung: Informatika.

Mustakini, Jogyanto H. 2006. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset.

Saputra, Agus. 2011. Panduan Praktis Menguasai Database Server MySQL. Jakarta:

Mediakita

Shalahudin, M., dan Rosa A.S. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan

Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.

Simarmata, Janner. 2008. Perancangan Basis Data. Yogyakarta. Andi Offset.

Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.

Yakub, 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta. Graha Ilmu.

96

97

98

Lampiran A.1. Data Pejabat

Lampiran A.2 Data Karyawan

99

Lampiran A.3 Data Kota

Lampiran A.4 Form Surat Perintah Tugas

100

Lampiran A.5 Form Nota Dinas

101

Lampiran B.1 Laporan Data Pejabat

Lampiran B.2 Laporan Data Karyawan

102

Lampiran B.3 Laporan Data Kota

103

Lampiran B.4 Surat Perintah Tugas

104

Lampiran B.5 Surat Perjalanan Dinas

105

Lampiran B.6 Perincian Biaya SPD

106

Lampiran B.7 Nota Dinas

107

Lampiran C1 Form Login

Lampiran C2 Menu Utama

108

Lampiran C3 Form Pejabat

Lampiran C4 Form Karyawan

109

Lampiran C5 Form Kota

Lampiran C6 Form SPD

110

Lampiran C7 Form Biaya SPD

111

Lampiran C8 Form Pelaporan Nota Dinas

112

Lampiran C9 Laporan Pejabat

Lampiran C10 laporan Karyawan

113

Lampiran C11 Laporan Kota

Lampiran C.12 Laporan Periode Harian

114

Lampiran C.13 laporan Periode Mingguan

Lampiran C.14 laporan Periode Bulanan

115

Lampiran C15 Form Form Programmer

Lampiran C16 Form Pengguna

116

Lampiran C17 Form Ganti Password

117

Documents

TUGAS AKHIR · vii KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis