TUGAS APLIKASI KOMPUTER

APLIKASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES)D I S U S U N OLEH :

RENTI RUMAPEA (090709027)

ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU) 2010

i

KATA PENGANTARPuji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan Rahmat-Nya sehingga penulis dapat makalah yang berjudul APLIKASI PERPUSTAKAAN SENAYAN di UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG. Makalah yang disusun ini menggunakan hasil riset pada situs Perpustakaan Universitas Negeri Semarang. Dengan makalah ini, diharapkan digunakan sebagai sumber belajar bagi penulis juga para pembaca untuk lebih mengetahui bagaimana aplikasi Senayan yang digunakan pada Perpustakaan tersebut. Dalam pembuatan makalah ini penulis menyadari betapa masih banyaknya kekurangan dalam penulisan makalah ini, oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik untuk melakukan peningkatan kualitas makalah ini. Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya Bagi Mahasiswa Ilmu Perpustakaan yang memperdalam masalah Aplikasi Perpustakaan.

Medan, Mei 2010

Penulis

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................................................... ii DAFTAR ISI.................................................................................................................................................... iii BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................................... 1 I.1. PENGERTIAN APLIKASI KOMPUTER..................................................................................................... 1 I.2. Fitur-fitur aplikasi perpustakaan ......................................................................................................... 3 BAB II PROGRAM APLIKASI............................................................................................................................ 6 2.1 SENAYAN ............................................................................................................................................. 6 2.2 FITUR- FITUR YANG ADA DI SENAYAN ................................................................................................ 8 BAB III ............................................................................................................................................................ 9 III.1. EVALUASI........................................................................................................................................... 9 BAB IV.......................................................................................................................................................... 10 IV.1 KESIMPULAN .................................................................................................................................... 10 IV.2. SARAN ............................................................................................................................................. 11 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................................... 12 LAMPIRAN ................................................................................................................................................... 13

iii

BAB I PENDAHULUANI.1. PENGERTIAN APLIKASI KOMPUTER Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan menggunakan model relational database. Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data. Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka. Disebut relational database karena dua pangkalan data tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku. Kebanyakan sistem otomasi perpustakaan memisahkan fungsi software kedalam program tersendiri disebut modul. Sedangkan modulnya terdiri dari modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial, dan Online Public Access Catalog (OPAC). Sistem Otomasi Perpustakaan di Indonesia pada umumnya hanya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC dan ini merupakan modul minimal yang harus dimiliki oleh perpustakaan untuk kepentingan otomasi. Modul modul tersebut merupakan sistem yang sudah terintegrasi sehingga istilah sistem otomasi perpustakaan juga sering disebut dengan system Dalam makalah ini, penulis akan menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan sistem otomasi perpustakaan meliputi mengapa perlu otomasi perpustakaan ?, kendala otomasi perpustakaan, pemilihan software, spesifikasi hardware, pengalamam UNS dalam membangun otomasi perpustakaan dan penutup MENGAPA PERLU OTOMASI PERPUSTAKAAN ? Jika perpustakaan hanya memiliki ratusan judul buku dan puluhan peminjam barangkali otomasi perpustakaan belum diperlukan. Namun apabila judul buku yang dimiliki perpustakaan sudah mencapai ribuan bahkan puluhan ribu dan peminjam sudah mencapai ratusan orang per hari maka otomasi perpustakaan sudah sangat diperlukan. Otomasi perpustakaan akan memperingan pekerjaan staf perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam memanfaatkan perpustakaan. Singkat kata otomasi perpustakaan akan menjadikan pekerjaan dan layanan perpustakaan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan akurat. Seperti sudah disebutkan di atas bahwa penerapan otomasi perpustakaan di Indonesia pada umumnya hanya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi dan OPAC.

1

Oleh karena itu, untuk menjawab pertanyaan di atas uraian berikut hanya menitikberatkan pada tiga hal tersebut. 1. Memudahkan dalam pembuatan katalog. Perpustakaan yang belum menerapkan otomasi pada umumnya harus membuat kartu katalog agar pemustaka dapat menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul atau subyeknya dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Rangkaian kegiatan dalam membuat katalog secara manual banyak menghabiskan tenaga, waktu dan uang. Penerapan komputer akan dapat menghemat segalanya. Proses pembuatan katalog akan lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan lebih cepat dan pada gilirannya akan terjadi efisiensi. 2. Memudahkan dalam layanan sirkulasi Sebelum perpustakaan menggunakan komputer layanan proses peminjaman biasanya dilakukan dengan menggunakan kartu. Pekerjaan yang harus dilakukan diawali dengan petugas meminta kartu pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku di kartu pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan mem file kartu. Pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup rumit. Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang 1 menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi. Bahkan di perpustakaan yang sudah maju pemustaka sendiri yang melakukan transaksi yang dinamakan dengan self service sehingga sudah tidak lagi melibatkan petugas seperti penerapan ATM dalam layanan Bank. 3. Memudahkan dalam penelusuran melalui katalog. Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pemustaka dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang, subyek , kata kunci subyek dsb. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pemustaka hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek. Disamping kemudahan di atas masih banyak manfaat lagi yang dapat diperoleh apabila kita menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Misalnya, untuk kepentingan statistik, akreditasi dsb.

2

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Otomasi perpustakaan sangat bermanfaat baik bagi pengelola perpustakaan/pustakawan, perpustakaan maupun pemustaka. Adapun manfaatnya antara lain : 1. mengatasi keterbatasan waktu 2. mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. dapat dimanfaatkan secara bersama-sama 4. mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. memperingan pekerjaan 6. meningkatkan layanan 7. memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. menghemat biaya 9. menumbuhkan rasa bangga. 10. mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.

I.2. Fitur-fitur aplikasi perpustakaan Fitur-fitur yang terdapat pada sebuah aplikasi perpustakaan, adalah sebagai berikut ;

Katalog / Kategori Buku, katalogisasi, inventarisasi program sistem informasi perpustakaan ini dapat membagi buku/makalah atau produk lain yang ingin ditampilkan pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan apa yang dibutuhkannya. Selain itu, program juga dapat membuat sebuah sub kategori dari sebuah kategori induk yang ada, sehingga memiliki tingkat kedalaman kategori.

Informasi Lengkap Buku, Administrasi koleksi perpustakaan (database buku, makalah, jurnal) berdasarkan kategori pada bagian informasi lengkap buku/produk, akan ditampilkan screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa, sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat dari buku/produk.

Blanko Peminjaman, sirkulasi buku pengunjung dapat melakukan permohonan peminjaman terhadap buku yang ada, dimana setelah memilih buku yang diinginkan, mereka akan diminta untuk mengisi blanko permohonan peminjaman. Setelah menekan tombol "Proses", maka permohonan peminjaman pengunjung akan dicatat ke dalam database, sehingga pengelola dapat melihat siapa yang melakukan peminjaman. Apabila dibutuhkan3

dan diaktifkan pengelola, terdapat sebuah tombol untuk mencetak blanko permohonan peminjaman tersebut, sehingga peminjam bisa membawa hasil print (cetak) ke pihak perpustakaan sebagai bukti saat melakukan pengambilan buku.

Stok (Ketersediaan) Buku, saat pengunjung melakukan proses permohonan peminjaman buku, stok (ketersediaan) buku yang tersedia belum akan berkurang. Setelah diproses oleh pengelola, maka secara otomatis stok buku akan berkurang dengan jumlah yang dipinjam. Pemohon pinjam sendiri akan ditempatkan di bagian "Sedang Dipinjam". Stok buku akan direset (dikembalikan) ke nilai semula secara otomatis, ketika pengelola mengklik menu yang menandakan bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan, dan Peminjam akan dikelompokkan ke dalam Arsip Peminjam.

Statistik Perpustakaan, pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri akan ditampilkan dalam bentuk kalender. Tampilan Random Buku Perpustakaan, buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik, maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi lengkap buku tersebut. Internal Search Engine, fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku perpustakaan. Informasi Terbaru, fitur ini untuk menampilkan informasi-informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan. Ruangan Pengelola, merupakan ruangan tempat pengelola menambah buku, memperbaharui atau memeriksa status ketersedian buku, pengaturan keamanan dan pengaturanpengaturan lainnya sehingga program dapat berjalan dengan baik. Kewenangan Akses, security/hak akses penggunaan aplikasi kewenangan anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya. Program sistem informasi ini sendiri memiliki tingkat kewenangan beragam terhadap masing-masing pengelola, sehingga dapat ditentukan siapa yang punya akses atau tidak terhadap suatu fitur tertentu. Fungsi Laporan, pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada fungsi yang dapat digunakan4

sebagai Pelaporan, dimana data-data buku, yang mengajukan permohonan peminjaman, sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel (.XLS)

Pengelolaan User, pengelolaan anggota perpustakaan (administrasi) sistem informasi ini memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan atau dinon-aktifkan oleh pengelola. Online Help, program memiliki panduan online, yang akan mempermudah pengelola memahami fitur yang ada. Online Help yang terletak di bagian kiri bawah pada Ruangan Pengelola itu sendiri akan tampil berdasarkan fitur/menu yang diakses. Dokumentasi Online, selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur yang ada pada program. Dokumentasi Online ini terletak di Ruangan Pengelola pada bagian kanan bawah. Menggunakan database MySQL, sistem informasi perpustakaan berbasis web ini menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan terstruktur dengan baik. profile perpustakaan pengelolaan/informasi penerbitan feed back sistem informasi perpustakaan meliputi buku tamu, news ticker, saran atau pesan singkat

5

BAB II

PROGRAM APLIKASI2.1 SENAYAN SENAYAN adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan _tur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, SENAYAN sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet. Keunggulan SENAYAN lainnya adalah multiplatform, yang artinya bisa berjalan secara natif hampir di semua Sistem Operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP (http://www.php.net) dan RDBMS MySQL (http://www.mysql.com). SENAYAN sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti Unix* BSD dan Windows. Senayan awalnya digagas oleh Perpustakaan Depdiknas dan sekarang terus dikembangkan dengan kontribusi banyak orang melalui internet.

Senayan: Library Management System yang Portable, Realible dan Very Stable! Portable Senayan for Windows adalah paket software yang terdiri dari aplikasi Senayan, Apache Web Server, PHP Scripting engine, MySQL database Server dan PHPMyAdmin. Ditujukan agar orang mudah melakukan instalasi Senayan tanpa dipusing menginstall software lain (web server, mysql, php) terlebih dahulu. Tinggal copy, ekstrak dan jalankan! Berikut tampilan beranda utama Senayan:

6

Ini tampilan menu administrator (ada pilihan menggunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia):

Berikut ini tampilan input koleksi:

Dan berturut-turut di bawah ini adalah tampilan menu sirkulasi serta laporan:

7

2.2 FITUR- FITUR YANG ADA DI SENAYAN Fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi Senayan yaitu : 1. Online Public Access Catalog) : untuk mempublikasikan daftar katalog ke publik atau pemustaka. 2. Manajemen Bibliographic Database : untuk pengelolaan data katalog dan juga Items. 3. Sirkulasi Koleksi: untuk membantu proses pengembalian, peminjaman dan denda koleksi perpustakaan. 4. 5. 6. 7. 8. Keanggotaan. : untuk pengelolaan data anggota/patron perpustakaan. Stock Taking: untuk membantu proses Stok Opname koleksi perpustakaan. Reporting Pembuatan Barcode koleksi Konfigurasi Sistem: untuk pengelolaan user aplikasi, grup user, hak akses, backup, log viewer dan juga konfigurasi global sistem. 9. Multi Bahasa untuk User Interface untuk saat ini program senayan sudah sampai versi 3 stable 9. kalian bisa mendownloadnya di situsnya http://senayan.diknas.go.id didalam situs tersebut juga telah disediakan dokumentasi yang komplet dari program tersebut.

Tampilan backend administrator (pustakawan

8

BAB IIIIII.1. EVALUASINo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Fitur Aplikasi Perpustakaan Katalog / Kategori Buku Informasi Lengkap Buku Blanko Peminjaman Stok (Ketersediaan) Buku, Statistik Perpustakaan Tampilan Random Buku Internal Search Engine, Ruangan Pengelola Kewenangan Akses Fungsi Laporan, Pengelolaan User Online Help, Dokumentasi Online, profile perpustakaan pengelolaan/informasi penerbitan saran atau pesan singkat news ticker buku tamu Contact Us Anggota Teraktif SENAYAN

9

BAB IV

IV.1 KESIMPULANPada akhirnya penulis dapat menyimpulkan bahwa program aplikasi perpustakaan sangatlah penting bagi kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan sebuah perpustakaan. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi atau information and comunication technology (ICT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk dunia perpustakaan. Pemanfaatan information and comunication technology (ICT) sebagai sarana dalam meningkatkan kualitas layanan dan operasional telah membawa perubahan yang besar di perpustakaan. Perkembangan dari penerapan information and comunication (ICT) dapat diukur dengan telah diterapkannya/digunakannya sebagai sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan dan perpustakaan digital (digital library). Pada saat ini aplikasi perpustakaan sudah banyak berkembang,diantaranya adalah Aplikasi Perpustakaan SENAYAN yang telah di gunakan di perpustakaan Universitas Negeri Semarang (UNNES) yang di gunakan untuk Oline Public Acces Catalog(OPAC) dll. Program ini juga memiliki banyak fitur- fitur yang sangat penting untuk di gunakan di perpustakaan dan mudah untuk di gunakan dan bersifat Open Source( sumber terbuka).

10

IV.2. SARANPenulis mendapati masih terdapatnya fitur yang tidak tersedia pada aplikasi SENAYAN ini. Penulis menyarankan agar terlengkapinya fitur-fitur yang tidak ada pada aplikasi ini, agar Aplikasi ini dapat menjadi aplikasi yang terlengkap dan lebih memudahkan dalam melakukan kegiatan pengolahan maupun pelayanan pada perpustakaan. Library automation system (sistem otomasi perpustakaan) lebih terfokus pada system operasional dan layanan perpustakaan sehari-hari. Sedangkan Digital library fokusnya adalah pada sisitem pengelolaan koleksi digital(content). Tentu saja kedua sistem ini sama-sama pentingnya dalam pengelolaan perpestakaan modern berbasis TI. Baik library automation system maupun digital library, dalam prakteknya terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukungnya.

11

DAFTAR PUSTAKAhttp://otomasi.unnes.ac.id/index.php?menu=news_detail_index&id=20 , 28 April 2010 http://dailysocial.net/2009/06/04/senayan-open-source-library-management-system , 28 April 2010

http://wibisono.blog.uns.ac.id/2009/aplikasi-open-source-senayan-library-automationperpustakaan-berbasis-web , 28 April 2010

Tutorial Cara Upgrade Aplikasi Perpustakaan Senayan, senayan.diknas.go.id/download/docs/tutorial_upgrade.pdf, 01 Mei 2010

Sistem Informasi Perpustakaan (SIP) Berbasis Web, http://gufron.com/berita-17-sisteminformasi-perpustakaan-sip-berbasis-web.html , 01 Mei 2010

Fitur Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web, http://gufron.com/page.php?19, 05 Mei 2010

12

LAMPIRAN I.PERPUSTAKAAN UNNES

TAMPILKAN BERITA DETAIL

Fitur- fitur Perpustakaan UNNES:

Manajemen anggota13

Manajemen Group Staff / administrator Pelaporan Statistik pengunjung secara fisik Union Catalogue RSS Feed Peminjaman harian dan jam Pemesanan Pemberitahuan keterlambatan Searching (Webpac) Review koleksi Pencetakan Barcode

Otomasi Perpustakaan Unnes Base On OtomigenX | Copyright 2009 TIM IT Unnes Developed by ajienator

Fitur Informasi Lengkap Buku

Fitur Anggota Teraktif

14

Fitur OPAC

Fitur Pengguna

15

16