TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENDAFTAR RAHSIA

UNIT LATIHAN

PEJABAT KETUA PEGAWAI KESELAMATAN KERAJAAN

JABATAN PERDANA MENTERI

TUGAS DAN

TANGGUNGJAWAB

PENDAFTAR RAHSIA

UNIT LATIHAN



OBJEKTIF PEMBELAJARAN

MEMBERI KEFAHAMAN BERHUBUNG TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENDAFTAR RAHSIA.

MENINGKATKAN KOMPETENSI DALAM MELAKSANAKAN TUGAS.

MENINGKATKAN KUALITI KESELAMATAN DOKUMEN DI KEMENTERIAN / JABATAN / AGENSI KERAJAAN.

UNIT LATIHAN



Pengenalan

Tugas Pendaftar Rahsia

Penempatan Dan Kakitangan

Sistem Fail Terperingkat

Daftar Penerimaan

Daftar Penghantaran

Daftar Suratan Rahsia Rasmi

Bekas Keselamatan

Penutup

SKOP CERAMAH

UNIT LATIHAN



PENGENALAN

Semua Jabatan yang mengurus dokumen

terperingkat hendaklah mewujudkan

sistem bagi MENERIMA, MEMPROSES,

MENYIMPAN dan MENGHANTAR .

Diurus secara berasingan dari Dokumen

Terbuka.

Sistem ini dilaksanakan oleh BAHAGIAN

PENDAFTARAN RAHSIA.

UNIT LATIHAN



PENGENALAN

Tanggungjawab menyelia Bahagian

Pendaftaran Rahsia oleh Penjawat Awam

Berjawatan Tetap yang digelar –

PENDAFTAR RAHSIA.

Dibantu oleh beberapa kakitangan lain :

Pembantu Tadbir, Jurutaip, PAR.

UNIT LATIHAN



Menyimpan satu rekod semua fail terperingkat

MENERIMA semua suratan yang datang dan MEMPROSES mengikut arahan Jabatan.

Sampul surat yang bertanda PERSENDIRIAN dihantar dengan tidak dibuka kepada pegawai yang dialamatkan.

Sampul surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya boleh dibuka oleh penama itu sahaja.

…samb

TUGAS DAN

TANGGUNGJAWAB

UNIT LATIHAN



Sampul surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan Kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat awam itu atau pengganti atau Ketua Jabatannya.

Menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan AKUAN TERIMA yang dihantar itu diterima.

Menyelenggara satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan direkodkan pergerakannya.

….samb

….TUGAS DAN

TANGGUNGJAWAB

UNIT LATIHAN



Mengetahui tempat kedudukan fail-fail terperingkat berada.

Audit fail terperingkat secara berkala untuk menentukan fail masih ada dalam simpanan penerima.

Bertanggungjawab kepada Ketua Jabatan mengenai semua aspek keselamatan di Pendaftaran Rahsia.

…TUGAS DAN

TANGGUNGJAWAB

UNIT LATIHAN



PENEMPATAN PEJABAT

PENDAFTARAN RAHSIA

Pejabat Pendaftaran Rahsia (PPR) yang

ideal terdiri dari Bilik / Ruang Kerja dan

Bilik Kebal

Kedudukan dan Saiz PPR bergantung

kepada besar / kecil dan kehendak

sesebuah Kementerian/Jabatan.

Pintu keluar masuk ke PPR dan Bilik

Kebal dihadkan hanya satu sahaja.

UNIT LATIHAN



Spesifikasi – re-enforce concrete setebal 23 cm bagi dinding, lantai & bumbung

UNIT LATIHAN



PRINSIP KESELAMATAN

DOKUMEN TERPERINGKAT

Dokumen Terperingkat MESTI

dikendalikan berasingan daripada

dokumen terbuka.

Hanya kakitangan yang diberi ekses

sahaja boleh membuat kerja menaip,

menyalin dan menghantar dokumen

terperingkat.

UNIT LATIHAN



PRINSIP KESELAMATAN

DOKUMEN TERPERINGKAT

Semasa meninggalkan bilik

PPR, hendaklah dikunci dan

semua dokumen terperingkat

dimasukkan di dalam bekas

keselamatan berkunci.

UNIT LATIHAN



PRINSIP KESELAMATAN

DOKUMEN TERPERINGKAT Kakitangan lain TIDAK dibenarkan masuk di dalam Bilik PPR kecuali ada urusan rasmi.

Notis “TIDAK DIBENARKAN MASUK TANPA URUSAN RASMI” ditampal dengan terang sebelah pintu.

Pastikan semua perkara terperingkat disimpan dalam bekas keselamatan berasingan dari perkara tidak terperingkat.

http://www.safetyfile.com/page/S/CTGY/vertical-files

UNIT LATIHAN



KAKITANGAN PEJABAT

PENDAFTARAN RAHSIA

Perlantikan hendaklah dari kalangan

penjawat awam Tetap.

Jawatan : Pendaftar Rahsia, Pembantu

Tadbir, Pencari Fail(PAR), Jurutaip.

Semua kakitangan Pejabat Pendaftaran

Rahsia (PPR) mesti lulus Tapisan

Keselamatan.

UNIT LATIHAN



SISTEM FAIL TERPERINGKAT

• Setiap jabatan mempunyai cara tersendiri

dalam mengendalikan Fail Terperingkat.

• Fail-fail perlu diwujud dan dipelihara

mengikut cara sistematik bagi memudahkan

semasa membuat rujukan.

UNIT LATIHAN



ALAT PERHUBUNGAN

MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI

MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN

MENGAMBIL TINDAKAN

MENGEKALKAN INGATAN

BAHAN RUJUKAN UTAMA

BAHAN BUKTI

BAHAN PENYELIDIKAN

KEPENTINGAN FAIL

UNIT LATIHAN



MEMBUKA FAIL

HURUF KOD – Huruf Kod yang sesuai untuk

perkataan tertentu, K – untuk Kewangan, dsb

NOMBOR FAIL – Nombor yang berturutan

selepas Huruf Kod.

KERTAS MINIT DAN SURAT-SURAT

MEREKOD SURAT DI KERTAS MINIT

KULIT FAIL BARU SEBAGAI SAMBUNGAN

TINDAKAN “SEGERA” atau “SERTA MERTA”

PERKARA YANG DIBERI PERHATIAN :

UNIT LATIHAN



MENDAFTAR FAIL-FAIL

SISTEM DOKET : (Utk Fail Terbuka) Berkesan bagi mendaftar fail-fail yang

wujud

Fail-fail didaftar dalam kertas doket :

Am 89 (rekod nombor)

Am 89A (rekod abjad)

SISTEM BUKU DAFTAR :

Digunakan oleh jabatan-jabatan kecil

Beberapa buku daftar diadakan

Setiap buku mencatatkan, No Bilangan,

No Fail dan Tajuk Fail.

UNIT LATIHAN



TAJUK DAN NOMBOR FAIL

Tajuk ringkas yang sesuai yang

menggambarkan kandungannya.

Dikhaskan untuk satu-satu perkara

sahaja.

Pegawai Rekod Jabatan

bertanggungjawab memberi tajuk yang

sesuai supaya surat yang diterima atau

dikeluarkan mempunyai tujuan yang

sama.

Tajuk sesebuah fail terperingkat ditulis

disebelah dalam

UNIT LATIHAN



TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

TERHAD(Am435–Pin.1/80 TANDA TERHAD)

SULIT (Am 436)

RAHSIA (Am 437)

RAHSIA BESAR (Am 438)

REKABENTUK KULIT FAIL

UNIT LATIHAN



KERTAS-KERTAS YANG

BERHUBUNG

RUANGAN INI BERMAKSUD:

FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU

DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.

SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN

CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.

KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.

CROSS REFERENCE

UNIT LATIHAN



TARIKH KANDUNGAN PERTAMA

TARIKH KANDUNGAN AKHIR

PERTAMA:

TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG DIMASUKKAN

KE DALAM FAIL. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH

TERIMA SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT

DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.

AKHIR:

TARIKH LAMPIRAN / SURAT TERAKHIR PERLU

DICATITKAN APABILA FAL BERKENAAN DITUTUP.

TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT,

TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM FAIL

ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP SESEBUAH FAIL.

UNIT LATIHAN



PENGEDARAN FAIL

DIHANTAR KEPADA:

RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG

AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.

TARIKH DIHANTAR:

TARIKH ADALAH HARI,BULAN DAN TAHUN IAITU

PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN KEPADA

SESEORANG PEGAWAI / KAKITANGAN. UNTUK

TINDAKAN.

UNIT LATIHAN



KAD PERGERAKAN FAIL

DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.

DISIMPAN / DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.

DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH

DAN PENGHANTAR DICATATKAN.

KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI

ALAT UNTUK MENGESAN.

BUKTI

UNIT LATIHAN



SLIP TRANSIT

• Pergerakan fail terperingkat hendaklah

melalui Pendaftaran Rahsia.

• Adakalanya atas sebab-sebab tertentu

perkara ini tidak dapat dilaksanakan.

• Oleh yang demikian, pegawai yang

menyerahkan fail ini hendaklah mengisi

SLIP TRANSIT ini dan dikembalikan

kepada Pendaftar Rahsia untuk tindakan.

UNIT LATIHAN



KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DISEBELAH KANAN.

CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI

PENJURU KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’.

NOMBOR DIBULATKAN.

NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT

KE DALAM HELAIAN KERTAS MINIT.

GUNAKAN ‘STANDARD FORMAT’ BAGI CATATAN DI

KERTAS MINIT BAGI SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR.

PEN DAKWAT MERAH CATAT SURAT MASUK.

PEN DAKWAT BIRU/HITAM CATAT SURAT KELUAR.

UNIT LATIHAN



MENULIS MINIT

SEMUA PERENGGAN DALAM SESUATU MINIT,

MELAINKAN PERENGGAN PERTAMA HENDAKLAH

DIBERI NOMBOR.

MINIT DENGAN TULISAN TANGAN HENDAKLAH

DITULIS DENGAN JELAS.

MINIT YANG PANJANG LEBIH DARI SATU HELAIAN

HENDAKLAH DITAIP KE DALAM KERTAS BERASINGAN

SEBAGAI ‘MINIT BEBAS’ DAN HENDAKLAH

DIMASUKKAN SEBAGAI SATU KANDUNGAN ATAU

LAMPIRAN KE DALAM FAIL.

PEGAWAI PERLU MENULIS RINGKAS JAWATAN DAN

TANDATANGAN PENUH.

UNIT LATIHAN



PENUTUPAN FAIL

FAIL AKTIF:

TEBAL 1 INCI

100 LAMPIRAN (mana yang lebih dahulu)

FAIL TIDAK AKTIF:

TIDAK DIGUNAKAN LEBIH 5 TAHUN

UNIT LATIHAN



FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKAN

TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM

FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/

HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH DIGUNAKAN

SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA. APABILA FAIL

UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL KECIL BERISI

KANDUNGANNYA HENDAKLAH DIMASUKKAN KE

DALAM FAIL ITU.

BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG

HILANG DALAM JANGKA MASA PANJANG(3 BULAN).

FAIL LAMA DITUTUP BILA DIJUMPAI SEMULA.

UNIT LATIHAN



FAIL DIPERLUKAN OLEH 2 PEGAWAI

ATAU LEBIH

SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN APABILA

SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL TNDAKAN OLEH

LEBIH DARIPADA 1 ORANG PEGAWAI PADA MASA

YANG SAMA SURAT KEDUA PERLU DIBUAT

SALINAN PHOTOSTAT DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN

KE DALAM FAIL UTAMA DAN YANG SALINAN

DIMASUKKAN KE DALAM SAMPUL KECIL.

APABILA SELSAI SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGAN

HENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL DAN

DIMINITKAN SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.

UNIT LATIHAN



KULIT FAIL ROSAK

KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI.

KULIT FAIL ASAL DIGUNTING DAN

DIKEPILKAN BERSAMA DALAM KULIT FAIL

BARU.

SEKIRANYA KULIT FAIL LAMA TIADA

SEBARANG CATITAN PENTING IANYA

BOLEH DIMUSNAHKAN DENGAN CARA

YANG SELAMAT.

UNIT LATIHAN



DAFTAR PENERIMAAN

SURAT TERPERINGKAT

TINDAKAN

Rekod terima di dalam Buku Daftar Surat

Menyurat (Am 10 – Pind. 3/80)

Kandung ke dalam fail berkenaan.

Catatkan nombor kandungan di atas

kertas minit.

Hantar kepada Ketua Jabatan untuk

tindakan

UNIT LATIHAN



DAFTAR PENGHANTARAN

SURAT TERPERINGKAT

TINDAKAN

Telah didaftar sebagai Rahsia Rasmi.

Pastikan disertakan bersama akuan terima

(Borang Jadual).

Rekod surat keluar di dalam Buku Daftar

Surat Menyurat.

Penghantaran dengan tangan, gunakan

Buku Rekod Penghantaran.

UNIT LATIHAN



DAFTAR SURATAN

RAHSIA RASMI TINDAKAN

Pastikan samada Perkara Rahsia Rasmi Dalam Jadual / Luar Jadual

Dikeluarkan oleh Jabatan sendiri

Perkara Dalam Jadual –

- Rekod Dalam Buku Daftar Am 492

Perkara Luar Jadual – - Rekod Dalam Buku Daftar Am 492 A.

- Ditandatangan oleh Pegawai yang dilantik di bawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi

UNIT LATIHAN



BEKAS KESELAMATAN

• Bilik Kebal atau Bilik Kebal di ubahsuai

• Peti Besi

• Almari Keluli

• Kabinet Keluli

• Peti yang dibuat bagi tujuan khas

• Peti atau Beg Berkunci

UNIT LATIHAN



CONTOH BEKAS

KESELAMATAN

http://www.safetyfile.com/page/S/CTGY/vertical-files

UNIT LATIHAN



PENUTUP

• Pendaftar Rahsia memainkan peranan penting memastikan Sistem Keselamatan Perlindungan Dokumen di jabatan jabatan kerajaan diuruskan secara sempurna.

• Prinsip bagi menguruskan perkara terperingkat hendaklah digunakan sepanjang masa bagi memastikan perkara terperingkat tidak jatuh ke tangan pihak yang tidak dibenarkan.

UNIT LATIHAN



Sessi Soal Jawab

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

Jabatan Perdana Menteri

www.cgso.gov.my

Documents

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PENDAFTAR RAHSIA