TUGAS AUDIT SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER SEKOLAH TINGGI
AKUNTANSI NEGARA TAHUN 2011
Penerapan Pengendalian Aplikasi dalam PDE Contoh Kasus
MYOBKELOMPOK 6 KELAS 8D Aldillah Arumandani (3) Citra Adilbert
Sagala (7) Muhammad Iswadi Pratama (20) Vivin Lavianty (31) Yulian
Mulia Putra(34)
PENGENDALIAN APLIKASI DALAM PDE Sebuah pertanyaan mendasar hadir
terkait pengendalian aplikasi. untuk Mengapa entitas memerlukan
sebuah pengendalian aplikasi? Basalamah (2011) mengatakan
setidaknya ada lima tujuan pengendalian aplikasi yakni memperoleh
keyakinan bahwa : 1. setiap transaksi telah diproses dengan lengkap
dan hanya diproses satu kali; 2. setiap data transaksi berisi
informasi yang lengkap dan akurat; 3. setiap pemrosesan transaksi
dilakukan dengan benar dan tepat (andal); 4. hasil-hasil pemrosesan
digunakan sesuai dengan maksudnya (efektifitas); 5.
aplikasi-aplikasi yang ada dapat berfungsi terus. Jadi, aplikasi?
sejatinya mengapa sebuah entitas memerlukan pengendalian Tentu saja
karena entitas tersebut mengolah transaksi yang ada auditor,
pengendalian aplikasi adalah salah satu kategori
secara computerized, bukan manual. Sebuah jawaban sederhana
saja! Bagi pengendalian yang harus diuji sebagaimana dikehendaki
oleh Standar Audit. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian
yang ditempatkan pada masingmasing sistem baik diprogramkan ke
dalam sistem itu sendiri maupun bersifat manual. Kategori
pengendalian ini seharusnya berorientasi pada pemakai (user
oriented) karena unsur manusialah yang mengendalikan masukan dan
merekonsiliasikan keluaran dengan masukan tersebut. Pengendalian
aplikasi ini meliputi pengendalian atas masukan, pemrosesan, dan
keluaran.
A. PENGENDALIAN MASUKAN 1. Tujuan : a. Transaksi diotorisasi
sebagaimana mestinya sebelum diolah dengan komputer, b. Transaksi
tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak semestinya.
c. Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu,
dimasukkan kembali secara tepat waktu, d. Transaksi dientri ke
terminal yang semestinya, e. Data dientri ke periode akuntansi yang
semestinya, f. Data yang dientri telah diklasifikasikan dengan
benar dan pada nilai transaksi yang valid, g. i. j. Data yang tidak
valid tidak dientri pada saat transmisi, Data yang dientri tidak
hilang selama masa transmisi berlangsung, Transaksi yang tidak
berotorisasi tidak dientri selama transmisi berlangsung. 2.
Kategori dasar dari masukan sistem PDE : a. jurnal-jurnal atas
transaksi yang terjadi, b. file maintenance transaction, misal :
pengubahan harga dalam file induk, c. transaksi untuk mengetahui
suatu informasi tertentu (inquiry transactions), d. transaksi
perbaikan kesalahan. 3. Jenis-jenis pengendalian atas masukan : (a)
Input Authorization Control Pengendalian yang baik tidak
memperbolehkan suatu transaksi diproses apabila transaksi tersebut
tidak disertai dengan otorisasi dari pejabat yang berwenang. Dalam
bisnis tertentu, tahap otorisasi ini berjenjang-jenjang sehingga
diperoleh jaminan bahwa hanya data yang valid saja yang masuk ke
dalam sistem. Selain itu sedapat mungkin dokumen-dokumen masukan
mengandung bukti otorisasi dan harus telah ditelaah oleh control
group. Pengendalian atas masukan ini dapat dilakukan secara manual
ataupun secara terprogram melalui sistem online. Jenis input
authorization control adalah : (i) Prosedur-prosedur persetujuan,
h. Transaksi tidak dientri lebih dari sekali,
Prosedur ini menjelaskan mengenai bagaimana dan oleh siapa data
akan dimasukkan ke dalam dokumen masukan, dan meliputi hal-hal
berikut : Bukti otorisasi (tanda tangan, dll) yang harus ditelaah
oleh control group. Apabila tidak ada persetujuan sebelum
pemrosesan, maka penelaahan terhadap keluaran harus dilakukan oleh
seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan dokumen awal. Dalam
sistem online, otorisasi ditunjukkan dengan password dan
authorization table. Keduanya memastikan bahwa file-file tertentu
hanya dapat diakses oleh personil-personil yang saha. Password
dapat dibuat satu kali dari awal hingga selesai atau untuk setiap
selesainya suatu proses yang bersangkutan harus memasukkan kata
sandi lagi untuk dapat melaksanakan proses berikutnya. Sementara
authorization table menunjukkan siapa saja yang memiliki otorisasi
untuk mengakses sistem PDE, baik pengolahannya maupun datanya. (i)
Transaksi-transaksi yang telah dikelompokkan (batch) disetujui
sebelum diproses. Transaksi pemeliharaan file disetujui oleh
penyelia di tempat asal mula transaksi tersebut dibuat.
Batasan-batasan mengenai persetujuan terhadap transaksi tertentu.
Prenumbered document, Urutan formulir akan diuji selama pemrosesan
berlangsung. Apabila terjadi formulir tidak urut (hilang) maka
harus ditelaah oleh pejabat yang berwenang di departemen asal
formulir tersebut dikirimkan. (ii) Penelaahan oleh Control Group,
Transaksi yang diproses dalam bentuk batch atau harus dilaksanakan
oleh departemen PDI harus ditelaah dahulu oleh control group. (iii)
Transaction Log, Dari penelaahan atas log dapat diketahui frekuensi
kesalahan dalam terminal disk. (b) Input Validation Control
Pengendalian ini telah terprogram di dalam sistem dan dimaksudkan
untuk memperoleh keyakinan bahwa semua data masukan adalah akurat,
lengkap, dan serta adanya kejadian-kejadian lainnya yang tidak
semestinya. Semua terminal yang digunakan dicatat dalam tape
atau
memadai (logis). Dalam kaitannya dengan pengendalian menurut
tujuannya, maka validasi masukan juga termasuk dalam pengendalian
detektif. Fungsi input validation control : (i) (ii) (iii) untuk
mendeteksi kehilangan data, untuk menguji perhitungan matematis,
untuk menjamin adanya pembukuan transaksi secara benar.
Jenis input validation control : (i) Numeric and alphabetic
check, Istilah adalah (ii) lain yang digunakan terjadi adalah field
test maka yang berfungsi akan menetapkan field tertentu adalah
angka, sedangkan field lainnya huruf. Apabila kesalahan komputer
memberitahukan hal ini sebagai suatu kesalahan. Logic check,
Pengujian ini dimaksudkan untuk menilai atau membandingkan suatu
logis tertentu dengan keadaan data yang sebenarnya. Misal, jurnal
penyusutan akan dianggap komputer sebagai tidak logis ketika
kreditnya adalah kas atau saldo kas bertanda negatif. (iii) Sign
check, Program ini menguji apakah suatu field tertentu memiliki
simbol atau tanda matematis yang sesuai, apakah suatu angka dalam
field tertentu harus positif (debet) ataukah negatif (kredit). (iv)
Valid field size check, Pengujian ini mengharuskan suatu field
mempunyai besar tertentu, enam digit misalnya. (v) Limit check,
Program ini menguji apakah suatu field tertentu berada dalam suatu
batasan yang sebelumnya telah ditetapkan, misal batas maksimum
penarikan ATM adalah Rp 2.500.000,(vi) Valid code check, Pengujian
ini disebut juga dengan dial back methode atau existence test
dimana keabsahan kode ini dimaksudkan untuk menguji apakah suatu
transaksi masukan memiliki kode yang sama dengan yang ada di dalam
daftar komputer yang bersangkutan. (vii) Range test,
Pengendalian ini serupa dengan limit check hanya saja untuk
menguji apakah suatu field berisi batasan nilai tertentu, misalnya
100 hingga 500. (viii) Sequence check, Pengendalian ini menguji
urut-urutan suatu field masukan tertentu. (ix) Check-digit
verification, Pengendalian ini dilakukan dengan menghitung suatu
angka tertentu untuk memastikan bahawa nilai yang sebenarnya tidak
diubah. (c) Pengendalian Transmisi Data Bertujuan untuk mencegah
agar data yang akan diproses tersebut tidak hilang, tidak ditambah,
atau tidak diubah. Pengendalian transmisi data termasuk dalam
pengendalian detektif. Teknik pengendalian transmisi data : (i)
Batches logging and tracking, Teknik pencatatan dan pentrasiran
batch ini mencakup penghitungan batch control totals, penggunaan
nomor urut batch, nomor lembar transmisi serta pencatatan arus
transaksi dan/atau batch. (ii) Program-program aplikasi,
Pengendalian ini digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap
batch control totals dan run-to-run control total. akan digunakan
sebagai total Total run-to-run adalah untuk pemrosesan control
totals dari penyelesaian suatu pengolahan (pemrosesan) yang
pengendalian berikutnya. Contoh, apabila tidak ada pengeluaran maka
saldo awal persediaan ditambah dengan pembelian harus sama dengan
saldo akhirnya. (iii) Teknik-teknik verifikasi dalam transmisi
on-line, Echo-check (closed loop verification), mengirimkan data
kembali pada pengirimnya untuk dibandingkan dengan data asal
(aslinya). Redudancy check (matching check), meminta pengirimnya
untuk memasukkan sebagian dari data selain dari data yang telah
ditransmisikan. Completeness test, pegujian kelengkapan data
terhadap setiap transaksi dengan tujuan untuk membuktikan bahwa
semua data yang diperlukan telah dimasukkan. (d) Pengendalian
Konversi Data
Konversi data adalah proses mengubah data dari sumber asalnya ke
dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form),
misalnya dalam bentuk punched cards, pita magnetis, disk, ataupun
bentuk-bentuk lainnya.
Teknik pengendalian konversi data : (i) Visual verification,
Terminal komputer dapat pula dilengkapi dengan fasilitas umpan
balik yang secara otomatis akan menunjukkan suatu tanda yang dapat
digunakan sebagai pengujian visual oleh pemakainya. (ii) Check
digit, Berfungsi untuk memeriksa atau menguji validitas angka.
Apabila angka tersebut tidak sesuai dnegan angka asalnya, maka
nomor angka akun yang diproses tersebut akan dimunculkan sebagai
hal yang salah. Contoh : ISBN dan nomor akun ATM nasabah. (iii)
Batch control total, Bukti-bukti asal dikelompok-kelompokkan di
departemen pemakan dan control group mencatat batch dan batch
control pada batch input control sheet. Setelah diproses control
group membandingkan total batch keluaran dengan total batch semula,
menyelidiki, dan menyelesaikan perbedaan-perbedaan yang timbul.
dibandingkan dengan total batch masukan. Untuk mempermudah dan
memperjelas tanggung jawab orang yang berwenang melakukan operasi
koversi data, maka manajemen harus menyediakan instruksi tertulis
sebagai suatu standar kerja. (iv) Hash totals. Hash totals dibuat
dalam field yang bukan kuantitas seperti misalnya jumlah dari nomor
akun pelanggan atau jumlah nomor identifikasi pegawai. Bagi manusia
penjumlahan ini tidak ada artinya, tetapi tidak demikian dengan
komputer. sesuai dengan jumlah yang Apabila penjumlahan tersebut
tidak seharusnya, maka akan diketahui Keluaran yang
diterima oleh departemen pemakai dari control group kemudian
pemasukan nomor data yang salah. (e) Pengendalian Penanganan
Kesalahan
Transaksi-transaksi yang salah juga harus dikendalikan sehingga
transaksitransaksi semacam itu tidak diproses. Seluruh koreksi atas
kesalahan yang terjadi yang dimasukkan ke dalam sistem harus
mengikuti urut-urutan yang sama dengan prosedur-prosedur sebelum
adanya kesalahan, yaitu otorisasi, verifikasi, dan sebagainya.
Pengendalian penanganan kesalahan mencakup : Identifikasi atas
sebab-sebab penolakan serta penelaahan terhadap sebab-sebab
penolakan tersebut, Penelaahan dan persetujuan perbaikannya,
Pemrosesan kembali (re-entry) sesegera mungkin ke dalam sistem.
Yang termasuk dalam pengendalian ini antara lain : (i) Error
log, Dalam kaitannya dengan pengendalian penanganan kesalahan,
fungsi control group adalah membuat pencatatan mengenai kesalahan
yang terjadi (error log) guna mencatat semua data masukan yang
ditolak, menyelidiki, dan memperbaiki kesalahan sesegera mungkin.
Error log harus ditelaah secara reguler. (ii) Suspended file,
Teknik file yang ditunda pelaksanaannya ini digunakan untuk
memberikan jaminan bahwa kesalahan yang terjaid telah dikoreksi dan
diserahkan kembali ke bagian PDE untuk diproses ulang. Kesalahan
dalam file yang ditunda pelaksanaannya tersebut akan tetap di dalam
file sampai diperbaiki dan ditelaah secara reguler. (iii) Laporan
kesalahan, Tujuannya untuk mengidentifikasi mengenai catatan yang
ada, kesalahan dalam data, serta sebab-sebabnya. Laporan kesalahan
ini biasanya dikirimkan kepada departemen pemakai dengan maksud
agar kesalahan tersebut diperbaiki, kemudian data yang semua salah
dikirimkan kebali kepada departemen EDP untuk diproses.
B. PENGENDALIAN PENGOLAHAN Processing controls dilaksanakan
setelah data memasuki sistem dan programprogram aplikasi mengolah
data tersebut. 1. Tujuan Menurut IAI, pengendalian atas pengolahan
dimaksudkan untuk memperoleh jaminan yang memadai bahwa : Transaksi
diolah sebagaimana mestinya oleh komputer, Transaksi tidak hilang,
ditambah, digandakan, atau diubah tidak semestinya, Transaksi yang
keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu, dimasukkan kembali
secara tepat waktu. Sedangkan pengendalian pengolahan pada sistem
yang on-line dimaksudkan untuk memperoleh jaminan yang memadai
bahwa : Hasil perhitungan telah diprogram dengan benar, Logika yang
digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, File dan record
yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, Operator telah
memasukkan data ke komputer console yang semestinya, Tabel yang
digunakan selama proses pengolahan adalah benar, Selama proses
pengolahan telah digunakan standar operasi (default) yang
semestinya, Data yang tidak sah tidak digunakan dalam proses
pengolahan,
Proses pengolahan tidak menggunakan program dengan versi yang
salah, Hasil penghitungan yang dilakukan secara otomatis oleh
program adalah sesuai dengan kebijakan manajemen satuan usaha, Data
masukan yang diolah adlah data yang berotorisasi.
Dengan adanya pengendalian pengolahan maka pemrosesan data di
dalam sistem akan lengkap, akurat, dan tidak mengandung
kesalahan-kesalahan seperti : Transaksi gagal diproses , baik tidak
seluruhnya diproses maupun memproses tidak sebagaimana mestinya,
Transaksi yang diproses salah atau yang bukan seharusnya diproses,
Transaksi yang diproses tidak logis atau tidak wajar, Transaksi
yang diproses hilang atau terdistorsi.
2. Teknik Processing Controls (a) Mempertahankan Keakuratan Data
Batch control totals, Teknik ini dimaksudkan untuk mendeteksi
adanya data yang hilang atau data yang tidak terproses. Jenis
pengendalian ini meliputi batch totals, hash totals, dan record
count. Run-to-run control totals, Seperti halnya dalam pengendalian
transmisi data, teknik pengendalian ini digunakan untuk mencocokan
jumlah transaksi yang diproses dengan jumlah masukan atau keluaran
transaksi. Transaction log, Sebagaimana disebutkan sebelumnya,
transaction log mencatat semua informasu transaksi seperti fungsi,
operator, waktu, identifikasi terminal, dan nomor pengendalian
transaksi. Transaction log ini dapat pula berfungsi sebagai audit
trail karena ia mencatat segala aktivitas yang terjadi dengan
komputer tersebut. Fullback procedures, Befungsi untuk mengumpulkan
dan mengendalikan transaksi yang mestinya telah diproses apabila
sistem tersebut beroperasi. Artinya, ketika sistem tidak beroperasi
maka transaksi-transaksi tersebut dikumpulkan dan dikendalikan
sehingga pada saat sistem beroperasi kembali maka
transaksi-transaksi tersebut tidak tercecer atau hilang. Restart
procedures, Prosedur ini dimaksudkan untuk memulai pemakai kembali
sistem (restart) setelah terjadinya pemberhentian aktivitas
(shutdown). Recovery procedures, Prosedur ini dimaksudkan untuk
mempersiapkan apabila terjadi bencana.
(b) Programmed Limit and Reasonableness Test Dalam kaitannya
dengan pengendalian menurut tujuannya, maka programmed limit and
reasonableness tests termasuk dalam jenis pengendalian detektif.
Teknik-teknik yang ada antara lain : (i) Check Digit, (ii) Sign
Check, (iii) Numerin and alphabetic check, (iv) Logic check, (v)
Limit and reasonableness checks, (vi) Zero balancing check, Maksud
pengujian ini adalah untuk membuktikan bahwa dua jumlah dalam
pembukuan yang dilakukan mempunyai angka yang sama sehingga apabila
kedua jumlah tersebut dikurangkan akan menghasilkan selisih sebesar
nol. Misal, debet VS kredit atau jumlah rincian VS jumlah yang
dirinci. (vii) Crossfooting check, Tujuan dari penjumlah ke samping
(crossfooting) adalah untuk mengetahui apakah penjumlah ke bawahnya
(footing) telah benar. (viii) Overflow check, Pengendalian ini
digunakan untuk menentukan apakah besarnya hasil perhitungan
pemrosesan melebihi besarnya register yang dialokasikan untuk
menyimpannya. (c) File Controls Dalam kaitannya dengan pengendalian
menurut tujuannya, maka file controls termasuk dalam jenis
pengendalian detektif. Tujuan : File-file yang ada harus
dikendalikan selain untuk tujuan pencegahan dari pemakaian oleh
orang yang tidak mempunyai otorisasi juga untuk tujuan-tujuan
pengendalian atas pengolahan sebagai berikut : Untuk mencegah
pemrosesan terhadap file yang tidak sesuai sehingga diperoleh
kepastian (jaminan) bahwa apabila file yang hendak diproses adalah
file piutang dagang maka hanya file itu yang akan diproses, bukan
file hutang dagang, Untuk mendeteksi kesalahan dalam manupulasi
file,
Untuk menunjukkan kesalahan-kesalahan yang disebabkan atau
dibuat oleh operator.
Teknik-teknik File Controls : (i) Penggunaan label eksternal,
Label eksternal biasanya digunakan untuk terhadap pita, disk, dan
filefile kartu seperti halnya dengan pemberian nomor dan nama
(indeks) pada buku-buku perpustakaan. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa label eksternal seharusnya tidak secara jelas
mencantumkan keterangan nama file tersebut sehingga apabila
seseorang ingin mengambil file tersebut maka ia tidak akan terlalu
mudah untuk mengetahui bahwa suatu gal berisi pita video tertentu.
(ii) Penggunaan label internal, Selain label eksternal, file juga
diberi label internal yang hanya dapat dibaca dengan bantuan
komputer. (iii) Teknik lock-out, Dalam sistem on-line sering
digunakan teknik ini yang bertujuan untuk mencegah agar tidak
terjadi pemutakhiran data secara simultan oleh beberapa pemakai
secara sekaligus. Artinya, apabila seseorang tengah memutakhirkan
data maka meskipun data yang digunakan adalah on-line akan tetapi
pemakai lainnya tidak dapat memutakhirkan data yang sama. (iv)
Teknik rekonsiliasi, Teknik ini mengaitkan dau menghubungkan jumlah
record sebelum perubahan, setalah perubahan, dan jumlah perubahan
itu sendiri. Laporan yang isi dari file induk sebelum dilakukan
pengubahan (before image) dan sesudah dilakukan pengubahan (after
image) perlu dibuat dan harus ditelaah oleh supervisor. Untuk itu
diperlukan adanya program aplikasi untuk menguji header dan trailer
labe internal.
C. PENGENDALIAN ATAS KELUARAN Pengendalian atas keluaran (output
controls) dimaksudkan untuk menetapkan bahwa data yang diproses
adalah lengkap, akurat, dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang
berhak serta tepat waktu. 1. Tujuan Menurut IAI, pengendalian ini
dimaksudkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa : Hasil
pengolahan adalah cermat, Akses terhadap keluaran dibatasi hanya
bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi, Keluaran disediakan
secara tepat waktu bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi
semestinya. Sementaraitu, output controls pada sistem on-line
dimaksudkan untuk memberikan keyakinan bahwa : Keluaran yang
diterima oleh satuan usaha adalah tepat dan lengkap, Keluaran yang
diterima oleh satuan usaha diklasifikasikan dengan benar, Keluaran
didistribusikan kepada pegawai yang mempunya otorisasi.
2. Teknik Ouput Controls (i) Rekonsiliasi keluaran dengan
masukan dan pengolahan, Akan diperoleh jaminan bahwa masukan telah
diproses dengan benar sehingga hasilnya juga benar. Rekonsiliasi
harus dilakukan oleh control group dan departemen pemakan dengan
menggunakan laporan rekonsiliasi yang telah
terprogram ataupun secara manual dengan car amembandingkan
jumlah di dalam keluaran dengan jumlah pengendalian masukan (input
control totals). Disamping itu, transaction log secara reguler juga
harus dibandingkan dengan catatan transaksi pada setiap alat
keluaran. (ii) Penelaahan dan pengujian hasil-hasil pemrosesan,
Penelaahan, penyelidikan, dan pengendalian terhadap laporan-laporan
tentang ketidakberesan yang terjadi (exception reports) yang
biasanya dilakukan oleh control group, Pembandingan keluaran dengan
dokumen asalnya, Penelaahan secara hati-hati terhadap daftar revisi
file-file induk yang biasanya mencakup pencarian terhadap pos-pos
yang tidak biasa atau tidak normal. (iii) Pendistribusian keluaran,
Keluaran hanya didistribusikan kepada para pemakai yang memperoleh
otorisasi, Pendistribusian tersebut harus dilakukan secara tepat
waktu, Hanya keluaran yang diperlukan saja yang
didistribusikan.
Selain itu, cover yang menunjukkan keluaran tersebut
(distribution register atau report distributn logs) sebaiknya
menyebutkan identifikasi pemakainya guna menghindari pemakaian
laporan oleh pihak-pihak yang tidak mempunyai otorisasi. Tanggal
penerimaan dan nama penerima hendaknya dicatat secara reguler
setiap keluaran didistribusikan. (iv) Record Retention, Menjaga
jangka waktu pencatatan tertentu untuk menjaga keamanan keluaran,
Menghindari rekonstruksi yang tidak perlu terhadap file, Mengurangi
biaya perlengkapan (supplies) dan bahan bagi departemen EDP, untuk
mengendalikan keluaran-keluaran yang sudah tidak diperlukan lagi
(laporan yang sudah tidak dipakai lagi harus dihancurkan).
(blog.akusukamenulis)
TENTANG MYOB SERTA KELEMAHAN DAN KELEBIHAN MYOB A. LATAR
BELAKANG Dewasa ini banyak ditawarkan Software Manajemen untuk
perusahaan skala kecil menengah yang menawarkan bermacam features
yang bertujuan untuk memantau kinerja perusahaan. Feature antara
produk yang satu dan produk yang lainnya terkadang hampir sama,
dalam arti satu produk mungkin memiliki feature A namun tidak
memiliki feature B, sebaliknya produk yang lain memiliki feature A
dan B namun tidak memiliki feature C. Demikian banyaknya merek
produk yang ditawakan singkat di pasar sehingga pengelolaan yang
lain, terkadang bisnis justru dengan lebih membingungkan calon
pengguna. Tulisan berikut bertujuan untuk memberikan gambaran akan
secara bagaimana produk mempergunakan produk software MYOB. Dalam
pembahasannya, kami tidak membandingkannya dengan namun akan
mengupas feature apa yang ada di dalam software MYOB dan feature
apa yang tidak ada di dalam software tersebut. Dengan demikian
diharapkan calon pengguna akan memperoleh gambaran kecocokan
software MYOB apabila akan diterapkan dan diimplementasikan untuk
membantu pengelolaan bisnis.
B. JENIS PRODUK MYOB MYOB awalnya dikembangkan dan berasal dari
Australia dan pada saat ini telah dipasarkan ke berbagai wilayah di
dunia. MYOB untuk wilayah Asia berpusat di Malaysia dan melayani
pasar Indonesia, Singapura, Philipina maupun Srilangka. Beberapa
produk release terakhir yang dijual untuk wilayah Asia yang dapat
digunakan untuk pengguna di Indonesia antara adalah: 1. MYOB
Business Basic 2. MYOB Accounting versi 17 3. MYOB Premier versi 11
4. MYOB Retail Manager versi 7 Point 1,2 dan 3 merupakan software
MYOB untuk pengelolaan administrasi backend, sedangkan point 4
digunakan untuk pengelolaan front end retail seperti toko,
supermarket dan sejenisnya. Dengan demikian sebelum memutuskan
untuk membeli produk MYOB, pahamilah kebutuhan anda terlebih
dahulu; apakah transaksi anda akan berkaitan dengan mata uang
asing?, apakah anda akan menggunakan MYOB secara bersama-sama pada
saat yang bersamaan? Apakah anda memerlukan pengelolaan item
persediaan?. Dengan demikian diharapkan investasi pembelian
software MYOB yang anda keluarkan tidaklah sia-sia. Pertimbangan
utama adalah cost and benefit, artinya kenapa anda harus
mengeluarkan investasi untuk membeli MYOB Retail Manager apabila
bisnis anda hanya terkait dengan kegiatan jasa. MODULE MYOB Sebagai
alat bantu pengelolaan bisnis MYOB memiliki feature yang dapat
digunakan, gambaran secara singkat Modul yang dimiliki MYOB adalah
sebagai berikut Account Modul ini digunakan untuk pengelolaan
account-account perusahaan baik account rugi/laba maupun account
neraca, pencatatan journal umum transaksi, dan pengelolaan budget
perusahaan. Banking Modul banking digunakan untuk mencatat
pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan yang tidak terkait
dengan kegiatan pembelian dan penjualan. Contoh transaksi yang
dibukukan melalui modul ini adalah pembayaran biaya listrik, biaya
telepon, pembayaran uang kebersihan dan lainnya. Transaksi ini
tidak terkait dengan kegiatan pembelian maupun penjualan. Disamping
penggunaan di atas, di dalam module banking terdapat feature untuk
pengelolaan rekonsiliasi bank serta feature bank register dan
berisikan informasi mengenai penerimaan dan peneluaran bank yang
dicatat oleh perusahaan. Sales Modul ini digunakan untuk memaintain
transaksi yang berkaitan dengan penjualan yang dilakukan
perusahaan. Penjualan perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik
penjualan
yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang
berkaitan dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order
Penjualan (Sales Order) maupun Penagihannya. Atas transaksi
Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain
piutang atas penjualan yang dilakukan. Time Billing Modul ini
digunakan untuk mengelola kegiatan penjualan yang berkaitan dengan
waktu. Contoh kegiatan yang bisa dikelola di dalam module ini
antara lain adalah kegiatan seorang pengacara yang melakukan
penagihan kepada client berdasarkan jam kerja yang dilakukannya,
Pembelian Modul ini digunakan untuk memaintain transaksi yang
berkaitan dengan pembelian yang dilakukan perusahaan. Pembelian
perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik pembelian yang tidak
berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan dengan
jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order pembelian (Purchase
Order), penerimaan barang maupun Penagihannya. Atas transaksi
Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain
hutang atas penjualan yang dilakukan. Persediaan Modul persediaan
digunakan untuk mengelola informasi mengenai item persediaan
seperti jenis barang, informasi pembeliannya, informasi
penjualannya, informasi asal barang (apabila barang tersebut
merupakan barang rakitan) serta informasi lainnya yang berkaitan
dengan persediaan. Module ini dapat digunakan pula untuk mengelola
perpindahan persediaan (barang dagangan) dari lokasi yang satu ke
lokasi yang lainnya. Fungsi lain yang ada di dalam module ini
adalah pengelolaan perakitan barang dan datadata yang diperlukan
untuk perhitungan fisik barang. Metode penilaian yang digunakan di
dalam software MYOB adalah metode ratarata tertimbang. Card File
Card file digunakan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan
pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti Supplier,
Vendor, Karyawan maupun personal. Kartu-kartu ini akan terkait dan
dapat dihubungan dengan penggunaan modul-modul lainnya di dalam
MYOB. Contohnya; transaksi pembelian dilakukan kepada supplier A;
dan informasi tentang Supplier A tersebut dikelola di dalam card
file. LAPORAN Di dalam MYOB tersedia bermacam-macam laporan standar
yang dapat digunakan untuk memantau kinerja perusahaan. Beberapa
contoh laporan yang ada antara lain adalah: 1. Balance Sheet multi
period; dimana akan ditampilkan laporan neraca untuk beberapa
periode yang dipilih, dengan demikian dapat dilihat perubahan
kinerja dari waktu ke waktu untuk keperluan analisis.
2. Sales Summary; laporan ini akan menampilkan gambaran
penjualan yang dicapai oleh perusahaan untuk periode waktu yang
dipilih; siapa customer yang dilayani oleh perusahaandimana dapat
digunakandan Closed Invoice; berapa nilai invoice yang dibuat dan
bagaimana status terakhirnya, apakah sudah closed ataukah masih
dalam posisi terbuka. Disamping contoh report yang ada di atas,
MYOB memiliki +/-200 laporan standar yang dapat digunakan untuk
menilai kinerja bisnis dan dapat dengan mudah digunakan. Untuk
siklus dari MYOB dapat kita lihat pada ilustrasi berikut :
C. HAL POSITIF / KEMUDAHAN YANG DAPAT DIPEROLEH Beberapa
keunggulan yang ditawarkan apabila suatu bisnis dikelola dengan
mempergunakan MYOB antara lain adalah: 1. Easy of use; MYOB
menawarkan kemudahan dalam penggunaannya, artinya pengguna dapat
mempergunakan MYOB walaupun yang bersangkutan tidak memiliki latar
belakang pembukuan sama sekali. Kuncinya adalah setup dan
implementasi yang baik. Hal tersulit dan yang paling penting dalam
penerapan MYOB adalah pada saat proses setup, dimana proses bisnis
yang ada di dalam perusahaan di
otomatisasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga dalam
pelaksanaan 2. kesehariannya, pengguna hanya mengikuti proses
bisnis yang telah disusun sebelumnya. Accounting Power; Software
MYOB telah cukup lama dikembangkan dan secara berkesinambungan
mengeluarkan perbaikan release. Sehingga pengelolaan informasi
dengan menggunakan software MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang
setup yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB
dapat mengeluarkan laporan yang dapat diandalkan. 3. Feature Job
dan Category yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta
departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan manajemen per
proyek maupun per departmen yang berguna bagi manajemen untuk
mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah perbaikan yang harus
dilakukan. 4. Proses instalasi dan maintenance yang murah.
Instalasi MYOB dapat dilakukan dengan mudah dan biasanya tidak
dipungut biaya maintenance tahunan, artinya walaupun release
terbaru telah dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release
sebelumnya tetap masih dapat menggunakannya, dan apabila diperlukan
bisa dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih
murah dibandingkan dengan pembelian baru. 5. Tenaga kerja yang
mengetahui dan paham atau setidaknya mengetahui MYOB cukup banyak
ditemui di pasar. Telah banyak berkembang lembaga pendidikan baik
lembaga kursus maupun lembaga pendidikan tingkat universitas yang
mengajarkan software MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting.
6. Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan,
artinya dalam kurun 3 tahun manajemen masih dapat melihat transaksi
selama 3 tahun kebelakang tanpa perlu melakukan proses tutup buku.
7. Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah
kurang dari USD 1.000,- (diluar training dan implementasi).
Kuncinya adalah pelaksanaan setup dan implementasi. Pilihlah
perusahaan yang memiliki tenaga yang telah memiliki pengalaman
dalam melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang
telah
diimplementasikannya; tentunya lebih banyak manfaat yang dapat
kita peroleh dari pengalaman konsultan tersebut. 8. Jangka waktu
implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk keperluan
implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba dapat anda
siapkan dengan cepat; maka implementasi MYOB akan dapat
diselesaikan dengan cepat pula. D. KELEMAHAN MYOB 1. Database MYOB
merupakan database yang dikunci, pengguna tidak dapat 2. 3.
melakukan modifikasi laporan, modifikasi field, sehingg
customization apabila diperlukan relatif sulit. MYOB merupakan
software buatan luar negeri sehingga tidak ada fitur perpajakan di
dalamnya. Tidak module fixed assets, sehingga apabila perusahaan
memmerlukan modul unutk mengelola assets yang dimiliki maka tidak
dapat dipenuhi. 4. 5. Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan
pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit di kelola di dalam
MYOB. Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi
company, artinya laporan konsolidasu tidak dapat di harapkan dapat
dibuat dengan menggunakan MYOB. E. PENGENDALIAN YANG TERDAPAT DALAM
MYOB PENGENDALIAN ATAS MASUKAN Input Authorization Control
Penerapannya dalam MYOB Tersedianya fasilitas untuk membatasi
fungsi autorisasi. (siapa hanya dapat melakukan apa) Input
Validation Control Terdapat check Numeric saat and alphabetic
jumlah
pada
pengisian
pemesanan barang Terdapat penggunaan logic test,
sehingga pada nominal penjualan tidak bisa diisi dengan nilai
negatif
Terdapat melebihi
penggunaan yang
Limit
check, akan
dimana ketika dilakukan pembayaran seharusnya, muncul error log
Invoice penjualan dapat dimasukkan tanggal sebelum current date
Terdapat fungsi sign check, mana akun yang harus debet, mana yang
harus kredit Pengendalian Transmisi Data Dalam no item menginput
jenis persediaan
sudah disediakan daftar nama item dan
Begitu
juga
dalam
menginput
penjualan di invoice, nomor dan nama item sudah tersedia,, jika
kita mengetik sebagian saja nama/nomor item, akan muncul yang
sesuai dan tidak di perkenankan menjual item yang tidak tersedia di
list Pengendalian Penanganan Kesalahan Kekurangan diperkenankan..
"transfer Money" : mis saldo : pada negatif menu
Tidak ada control jika kita membayar hutang melebihi saldo kita,
sehingga jika hutang hanya 200 ribu kita dapat menjurnal pembayaran
lebih dari 200 ribu yg menyebabkan saldo negatif PENGENDALIAN
PENGOLAHAN Teknik Processing Controls Jika Jurnal tidak balance
tidak bisa
posting Programmed Limit and Reasonableness Test File Controls
PENGENDALIAN ATAS KELUARAN Rekonsiliasi keluaran dengan masukan dan
pengolahan Penelaahan dan pengujian hasil-hasil pemrosesan
Pendistribusian keluaran Record Retention Tidak perlu refresh.
perubahan jurnal sudah merubah laporan akhir Telah ada menu back up
dan restore -
