Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnyamembantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabiladitinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atausecretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaanmemegang rahasia. Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris :“ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.” Menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwasekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannyamenyelenggarakan urusan surat-menyurat termasukmenyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatuorganisasi . Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti samadengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalahpengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangatberkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat darisuatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Kriteria Seorang Sekretaris

Menjadi seorang sekretaris paling tidakharus memenuhi beberapa kriteria berikut ini

1. Memiliki kemampuan komunikasi baik2. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-

tugasnya3. Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya4. Harus bisa berbahasa asing5. Mengikuti kemajuan teknologi6. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara,

duduk, makan dll7. Bisa berbicara di depan umum8. Biasanya cantik dan seksi

Peranan Sekretaris Peranan sekretaris terhadap atasan :

o Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang inginberhubungan dengan pimpinan.

o Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dantanggung jawab.

o Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas

o Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

o Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

o Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturanpenempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

o Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancardan berhasil dengan baik.

o Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

o Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

o Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahuikelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Tugas Sekretaris Menurut Para Ahli:

Menurut H. Donald

Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akanmenentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:

Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.

Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.

Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dll.

Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkansebagai berikut:

Merencanakan pekerjaan.

Menerima tamu.

Mengurus surat masuk dan surat keluar.

Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Tugas SekretarisDibagi atas 8 tugas, yaitu:

1) Tugas Rutin

2) Tugas Khusus

3) Tugas Istimewa

4) Tugas Sosial

5) Tugas Keuangan

6) Tugas Resepsionis

7) Tugas Insidental

8) Tugas Business Meeting

Tugas Sekretaris

Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpaperintah. Tugas ini meliputi:

o Membuka surat.

o Menerima dikte.

o Menerima tamu.

o Menerima telepon.

o Menyimpan arsip/surat.

o Menyusun dan membuat jadwal kegiatanpimpinan.

Tugas Sekretaris

Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung olehpimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannyasecara khusus. Tugas ini diberikan karena adanyaunsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampumenyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

Mengonsep surat perjanjian kerjasama denganrelasi atau instansi luar.

Menyusun surat rahasia (confidential).

Menyusun acara pertemuan bisnis.

Pembelian kado atau cindera mata.

Dan lain-lain.

Tugas Sekretaris Tugas-tugas istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan sertaperlengkapan yang diperlukan.

Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasikepada relasi.

Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana ataukeperluan kegiatan lainnya.

Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi darisuatu badan atau instansi.

Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dariinstansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinanselama mengadakan pertemuan bisnis.

Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perludiperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki ataupenambahan alat-alat dan sarana kantor.

Tugas Sekretaris

Tugas sosial,

meliputi:

Mengurusi Rumah tangga kantor.

Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantorpimpinan beserta pengurusan undangannya.

Tugas SekretarisBiasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:

Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.

Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangandana atas nama pimpinan.

Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untukpimpinan dan penyediaan dana untuk keperluansehari-hari.

Tugas Sekretaris

Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

Menerima dan menjawab telepon sertamencatat pesan-pesan lewat telepon.

Menerima tamu yang akan bertemu denganpimpinan.

Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

Tugas Sekretaris

Tugas Insidental

Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukanoleh sekretaris meliputi:

Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.

Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, danmedia-media lain yang ada kaitannya dengankepentingan perusahaan

Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep olehperusahaan.

Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi ataupertemuan.

Tugas Sekretaris

Tugas Business Meeting

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadiketika dua orang atau lebih saling menerima danmemberi sesuatu berupa informasi, menyimakkembali kemajuan, memecahkan masalah danmenciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukupberat dan melelahkan bagi sekretaris untukmengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

Tanggung Jawab Sekretaris

Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusiinformasi yang efisien.

Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis danmemiliki dampak jangka panjang.

Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

Tanggung Jawab Sekretaris

Networking Responsibility (Tanggung Jawab CabangPerusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasandan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatandaya saing. Perwujudannya adalah melalui upayamemperluas network perusahaan, mengatur danmengawasi pelaksanaan acara-acara formal daninformal yang diselenggarakan oleh kantor dalamkaitannya dengan upaya mempertahankan danberpartisipasi dalam mengembangkan citraperusahaan.

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaantempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantukelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapattercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tanggung Jawab Sekretaris

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidaktercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantarapimpinan dalam transaksi. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja ataumasa kerja berakhir.

Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijindari pimpinan.

Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalammelaksanakan tugas rutin.

Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenangsekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batastersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)