TUGAS POKOK SEKRETARIS MENYIAPKAN RAPAT DAN MEMIMPIN RAPAT

Nama Kelompok :

Desy Isti Ariani (Pagi)

AB 4

DESY ISTI ARIANI AB 4

Sebelum rapat dimulai yang harus diperhatikan sekretaris : Sekretaris harus membuat agenda atau

jadwal untuk rapat dengan jangka waktu panjang agar dapat disesuaikan jadwal pimpinan terkadang apabila rapat mendesak rapat dapat dipimpin sekretaris

Tujuan Rapat Mempersiapkan Peserta Rapat Mempersiapkan Ruangan dn layout

ruangan Membuat Daftar Acara

Mempersiapkan Bahan rapat Mempersiapkan Peralatan Rapat

Mengirimkan Hasil Rapat Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan Tindak

Lanjut

DESY ISTI ARIANI AB 4

YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT • Merupakan suatu pembahasan untuk

merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah

• Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh

• Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluar yang akan dihadapi dan lain sebagainya.

DESY ISTI ARIANI AB 4

Jenis-Jenis Rapat dan Syarat-syaratnya

Jenis- Jenis Rapat : A. Berdasarkan Tujuan :

1. Rapat Penjelasan : Rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan sebagai contoh : rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di smk

2. Rapat pemecahan Masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi

3. Rapat Perundingan Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya, suatu perselisihan, mencari tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

B.Berdasarkan Sifat

1. Rapat Formal (Formal Meeting)Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat, memperoleh undangan .

2. Rapat Informal (Informal Meeting)Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi misalnya tanpa undangan terjadi secara kebetulan

3. Rapat Terbuka

Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi.

4. Rapat TertutupRapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum)

C. Berdasarkan Jangka Waktu1. Rapat Mingguan

Rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

2. Rapat Bulanan Rapat yang diselenggarakan setiap bulan

dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

3. Rapat Semester

Rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja Selama setengah tahun dan mencari serta Menentukan rencana-rencana selanjutnya Untuk waktu enam bulan berikutnya.

4. Rapat tahunan Rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan

hasil dari jangka pendek dan jangka panjang

D Berdasarkan Frekuensi

1. Rapat Rutin adalah Rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal minggu-an, bulanan

2. Rapat Insidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

E. Berdasarkan Nama

1. Rapat Kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi

2. Rapat Dinas adalah rapat yang membicarakan

3. Masalah kedinasan atau pekerjaan (Biasanyadilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah)

4. Musyawarah Kerja adalah kata lain dari rapat kerja

Kriteria rapat

Rapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat suatu pertemuan dapat disebut sebahai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut yaitu :

a Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, dan lain-lain, yang harus di rundingkan/ didiskusikan secara bermusyawarah.

b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).

d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen,moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas .

Untuk mencapai tujuan rapat berhasil maka peserta harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-Syarat Rapat

1. Persiapan Rapat : Penentuan tujuan rapat dan acara rapat, Penentuan Waktu, tanggal, hari dan tahun, Penentuan tempat, akomodasi, konsumsi, media/ peralatan

2. Pelaksanaan rapat :Suasana rapat berlangsung terbuka,para peserta rapat berpartisipasi aktif,adanya kendali dari ketua rapat, hindarkan debat kusir, bahasa harus komunikatif, hindarkan monopoli ketika berbicara,terdapat keputusan dan kesimpulan rapat, adanya notulen,acara rapat,media rapat,waktu

Tujuan Rapat :

Pertemuan yang sudah diagedakan sekretaris dapat membahas dan memutuskan cara yang akan ditempuh

Memecahkan permasalahan yang akan dihadapi

DESY ISTI ARIANI AB 4

MACAM-MACAM FORMASI RAPAT • Bentuk huruf U• Bentuk huruf I• Bentuk huruf T• Dan lain sebagainya

DESY ISTI ARIANI AB 4

Bentuk huruf U

• Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan

DESY ISTI ARIANI AB 4

Bentuk huruf I

• Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan

DESY ISTI ARIANI AB 4

Bentuk huruf T

• Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan

DESY ISTI ARIANI AB 4

CARA PENJELASAN MATERI DALAM RAPAT • Materi harus bisa dipahami terlebih

dahulu oleh diri sendiri • Menggunakan bahasa yang mudah

dipahami oleh peserta rapat• Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai

dengan tiap pokok pembahasan rapat• Memunculkan karakter yang bisa

dijadikan sebagai ciri khas• Materi disampaikan secara singkat,

padat dan jelas. • Dan lain sebagainya

DESY ISTI ARIANI AB 4

CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT• Musyawarah untuk mufakat : keputusan

yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat

• Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak

• Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya

DESY ISTI ARIANI AB 4

Tipe pemimpin

Tipe otoriter adalah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa

Tipe demokratis adalah seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka memberi kesempatan kepada peserta mengemukakan pendapat

Tipe Laissez Faire adalah pemimpin rapat menyerahkan semua ke peserta untuk menyelesaikan masalah

Tipe peserta

Tipe pemersatu: juru damai Tipe perantara : penghubung satu

dengan yang lain Tipe pendengar: peserta yang hanya

mendengar Tipe pemberi semangat:membawa

pangaruh baik di situasi rapat Tipe inisiatif: yang mempunyai kreatif Tipe pemberi informasi : orang yang

berpengalaman memberikan informasi Tipe penyerang: tipe pendobrak

SIFAT PIMPINAN RAPAT HARUS MEMEGANG PRINSIP : Serius tapi santai Menyesuaikan dengan situasi dan

kondisi yang ada Harus bisa meyakinkan peserta rapat

dan jangan sampai terpengaruh Waktu adalah nyawa yang harus

dimanfaatkan dengan baik

DESY ISTI ARIANI AB 4

PRINSIP DALAM RAPAT

“Setiap Keputusan yang Akan Diambil adalah Merupakan Kunci

Keberhasilan pada Masa yang Akan Datang”

DESY ISTI ARIANI AB 4

SEKIAN

PRESENTASI

SAYA TERIMA KASIH

DESY ISTI ARIANI AB 4