Tugas Sistem Informasi

“Sistem Informasi Pelayanan Publik Paspor

Online”

Disusun Oleh Kelompok 10 :

1. Yudi Prasetyo (1111091000060)

2. Andi Gunawan Putra (1111091000065)

3. Satria Rahmadi (1111091000068)

4. Dwi Tetriani Desiyanti (1111091000070)

Teknik Informatika 2 B 2011

Kata Pengantar

Puji syukur penulis penjatkan kehadirat Alloh SWT, yang atas rahmat-Nya maka penulis

dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Sistem Informasi Pelayanan

Publik Paspor Online”.

Penulisan makalah adalah merupakan salah satu tugas dan persyaratan untuk menyelesaikan

tugas mata pelajaran Sistem Informasi di Universitas UIN Syarif Hidayatulloh Jakarta.

Dalam penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurangan-kekurangan baik

pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis.

Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan

pembuatan makalah ini.

Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga

kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan makalah ini.

Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk

pengembangan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

Jakarta, Maret 2012

Tim Penulis

I. SEKILAS TENTANG PASPOR

Dalam kamus besar bahasa Indonesia, disebutkan pengertian paspor:

“Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk seorang warga negara yang

akan mengadakan perjalanan ke luar negeri.”

Sementara menurut wikipedia (http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor):

“Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang

memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.”

Paspor berisi biodata pemegangnya, yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda

tangan, tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan terkadang juga beberapa

informasi lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor

mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor itu. Sebagai

contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang berkunjung ke negara Israel dan

Taiwan.

Berikut ini adalah jenis-jenis paspor :

Paspor biasa

Biasanya suatu negara menerbitkan untuk warga negaranya sebuah paspor biasa untuk

perjalanan reguler. Di Indonesia paspor ini diberi sampul berwarna hijau dan dikeluarkan

oleh Ditjen Keimigrasian, Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia .

Paspor diplomatik

Untuk sebagian orang diterbitkan paspor diplomatik guna mengidentifikasi mereka

sebagai perwakilan diplomatik dari negara asalnya. Karena itu, pemegang paspor ini

menikmati beberapa kemudahan perlakuan dan kekebalan di negara tempat mereka bertugas.

Di Indonesia, paspor ini diberi sampul berwarna hitam dan dikeluarkan oleh Departemen

Luar Negeri.

Paspor dinas/resmi

Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknisi dan petugas administrasi dari suatu misi

diplomatik seperti kedutaan dan konsulat ataupun bagi pegawai negeri / pemerintah yang

sedang melaksanakan tugas ke luar negeri. Pemegang paspor jenis ini mendapatkan beberapa

kemudahan yang tidak dimiliki oleh pemegang paspor biasa.

Paspor orang asing

Paspor orang asing adalah paspor yang diberikan kepada seseorang yang bukan warga

negaranya. Syarat dan ketentuan untuk memiliki paspor jenis ini diatur oleh masing-masing

negara. Contoh paspor ini adalah paspor yang dipakai untuk berhaji (paspor coklat), yang

dikeluarkan oleh Pemerintah Kerajaan Arab Saudi.

Paspor kelompok

Paspor kelompok akan diberikan untuk, misalnya, kelompok perjalanan anak liburan

sekolah. Semua anak dalam perjalanan tersebut cukup memiliki sebuah paspor kelompok

selama perjalanan liburan mereka berlangsung.

e-Paspor

Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut e-paspor atau

elektronik paspor. E-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional, dimana pada

paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata pemegangnya beserta

data biometrik-nya, data biometrik ini disimpan dengan maksud untuk lebih meyakinkan

bahwa orang yang memegang paspor adalah benar orang yang memiliki dan berhak atas

paspor tersebut.

Teknologi Biometrik ini mencegah seseorang untuk memiliki paspor ganda. Karena,

dengan sistem biometrik ini, paspor dapat diterbitkan setelah mendapat persetujuan langsung

dari Pusat (Online System). Sejak diterapkannya sistem ini di Indonesia, maka pembuatan

paspor saat ini bisa dilakukan di kantor imigrasi mana pun dalam batas wilayah negara RI.

Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika

memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara tertentu ada beberapa perjanjian

dimana warga suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain

paspor. Paspor akan diberi cap (stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh

petugas negara tempat kedatangan.

Beberapa pemerintahan berusaha mengontrol pergerakan warganya dan warga asing

di negara mereka dengan menerbitkan "paspor internal". Misalnya di bekas negara Uni

Soviet, untuk setiap warga negaranya diterbitkan sebuah "propiska" untuk mengontrol

pergerakan mereka di seluruh wilayah negara tersebut. Sistem ini sebagiannya masih

diterapkan di Rusia

II.LATAR BELAKANG

Perkembangan yang mencolok selama beberapa dasawarsa menjelang dimulainya abad ke-

21 ditandai dengan semakin penting informasi dan pengolahan data di dalam banyak aspek

kehidupan manusia. Sementara itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi–

organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi

informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi mereka.

Pemerintah memiliki peran dan fungsi pelayanan dan pengaturan warga negara.

Pelaksanaan aktivitas pelayanan, pembangunan, koordinasi dan birokratis yang sering sekali

mengakibatkan pemberian pelayanan memakan waktu yang lama dan biaya yang tinggi.

Pemerintah memberikan pelayanan kepada masyarakat dapat semakin terasa dengan adanya

kesadaran antara masyarakat dan pemerintahan itu sendiri.

Manusia pada era reformasi membutuhkan transparansi pelayanan yang sangat

diperhatikan oleh pemerintah. Institusi pemerintah sebagai pelayanan masyarakat perlu

menemukan dan memahami cara yang profesional dalam rangka pemenuhan kebutuhan

masyarakat. Pelayanan terhadap masyarakat selama ini diupayakan oleh pemerintah selaku

penyelenggara administrasi negara. Undang- Undang No. 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah yang merupakan penyempurnaan dari Undang-Undang No. 22 Tahun

1999 tentang Pemerintahan

Perkembangan teknologi komputer dan komunikasi mencapai puncaknya ketika sebuah

informasi dapat direpresentasikan di dalam suatu jaringan elektronik. Sejalan dengan itu

perkembangan teknologi perangkat lunak (software atau aplikasi) menjadikan proses

pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau aktifitas bisnis dapat dilakukan secara

otomatis. Kemajuan teknologi inilah yang membawa dampak terhadap perubahan yang

mendasar dari cara berfikir, kerja, berinteraksi dan bermain.

Penggunaan jaringan komputer secara bersama ini tumbuh dan membentuk seluruh

jaringan yang sangat besar dan terbesar diseluruh bagian dunia. Jaringan komputer ini sangat

masyarakat kenal dengan nama internet. Perkembangan jaman menuntut agat sector

pemerintahan mengembangkan teknologi internet yang beragam. Penerapan teknologi

khususnya sistem informasi akan membantu aparat dalam melakukan pekerjaannya dengan

cara mengurangi keterbatasan yang dimilikinya. Pemberian informasi tentang keimigrasian

dapat melalui website imigrasi itu sendiri, dan pemberian pelayanan mengenai keimigrasian

dapat melalui sistem informasi, sistem informasi tersebut disebut dengan system informasi e

paspor. Sistem informasi e-paspor berfungsi untuk memberikan pelayanan dan informasi

kepada masyarakat melalui internet. Informasi dan pelayanan yang di maksud adalah

mengenai paspor. Pembuatan paspor bagi masyarakat terdapat 2 cara, yaitu secara manual

masyarakat langsung mendatangi dan membuat permohonan di Kantor Imigrasi terdekat

ataupun dengan menggunakan fasilitas sistem informasi paspor online.

Penggunaan sistem informasi ini diharapkan dapat menjawab keadaan masyarakat

sekarang yang membutuhkan waktu yang singkat serta efiensi tenaga dalam hal

kepengurusan paspor.

III. TUJUAN

Pengembangan sistem informasi paspor online jelas dibuat untuk meningkatkan pelaynan

pemerintah kepada masyarakat . Berikut ini adalah tujuan tujuan yang diharapkan dapat terealisasi

dengan adanya sistem informasi paspor online :

a. Paspor online merupakan langkah strategis menuju tertib administrasi bepergian setiap

warga Negara yang ingin berpergian ke luar negeri

b. Mempermudah akses informasi cara pembuatan paspor

c. Mempersingkat waktu dalam hal pembuatan paspor

d. Mengamanatkan adanya identitas tunggal bagi setiap penduduk dan terbangunnya basis

data yang lengkap dan akurat.

e. Mencegah adanya pemalsuan atau penyalahgunaan.

f. Mencegah adanya penggandaan penggunaan Paspor.

g. Dapat dipakai sebagai kartu suara dalam pemilu, pilkada dan lain-lain dan berlaku selama 5

tahun.

h. Dapat digunakan sebagai Kartu bukti tanda penduduk Indonesia.

i. Pengidentifikasian untuk memecahkan suatu perkara kejahatan yang sulit seperti terorisme,

pembobolan bank via ATM, pemilikan Identitas ganda, dan lain-lain.

j. Sebagai peningkatan pelayanan public sehingga praktis untuk digunakan dan tidak ribet.

k. Untuk mewujudkan keamanan negara.

IV. SEBELUM ADANYA SISTEM INFORMASI PASPOR ONLINE

Sebelum adanya sistem informasi paspor online, masyarakat yang ingin mengajukan

permohonan pembuatan paspor dihadapkan dalam berbagai kendala, seperti sulitnya

mengetahui tata cara mengurus paspor, lamanya proses pembuatan dan di tambah lagi

lamanya antrian di kantor imigrasi.

Berikut ini adalah syarat-syarat dan tata cara mengurus paspor secara manual :

o Datang ke kantor imigrasi terdekat dengan membawa :

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang asli beserta fotocopynya.

2. Kartu Keluarga asli dan fotocopynya

3. Surat Sponsor, atau Surat Keterangan, atau mungkin Surat Rekomendasi Kerja

( bila seorang PNS).

4. Materai Rp6000

5. Akte Nikah (Bagi yang sudah menikah)

6. Surat Keterangan Ganti Nama (Bila anda ingin mengganti nama pada saat

pembuatan Paspor)

7. Ijazah Terakhir

o Datang lebih awal. Supaya pembuatan paspor Anda lebih cepat diproses usahakan

untuk datang ke kantor imigrasi lebih pagi. Jika sudah ada di kantor imigrasi pukul

07.00 pagi, mulai jam 07.20 dokumen sudah bisa dilayani tanpa antrean terlalu

panjang.

o Masukkan surat-surat yang telah disiapkan ke dalam map.

o Mengambil formulir pengajuan Paspor di kantor imigrasi, mengisi formulir, dan

satukan formulir tersebut ke dalam berkas-berkas yang lain.

o Bersiap untuk menunggu beberapa saat guna memproses dokumen tadi. Nama

pelamar akan dipanggil sesuai urutan dan berkas asli akan dikembalikan. 

Anda akan menerima struk atau slip pemberitahuan tanggal untuk kembali ke kantor

Imigrasi untuk melakukan foto, scan sidik jari dan wawancara. Biasanya pelamar kan

diminta datang kembali setelah 5 hingga 7 hari.

o Datang kembali di hari yang ditentukan untuk melakukan foto, scan sidik jari dan

wawancara. Dalam proses wawancara ini akan ditanyakan alasan keperluan paspor ini

dibuat. Selesai wawancara, akan diminta membayar biaya pembuatan paspor sebesar

Rp. 255.000,- dan struk pembayaran akan menjadi bukti pengambilan paspor setelah

selesai.

o Datang kembali di hari yang ditentukan untuk mengambil paspor yang sudah jadi

dengan menunjukkan bukti pembayaran. Setelah mendapatkan paspor, pelamar akan

diminta untuk memfotokopi paspor tersebut. Fotokopi dari paspor itu harus

diserahkan lagi kepada petugas imigrasi.

o Terakhir, selalu hindari memakai jasa calo. Lebih-lebih biaya pembuatan paspor

dengan calo membutuhkan biaya lebih besar mulai dari Rp 800.000 hingga Rp

1.200.000, jauh di atas biaya normal yang cuma sebesar Rp 255.000.

Jadi pada tata cara mengurus paspor secara manual masyarakat yang ingin membuat

paspor harus datang ke kantor imigrasi sebanyak 3 kali yaitu untuk pengisian data diri,

proses melakukan foto dan wawancara serta yang terakhir pengambilan paspor yang telah

jadi.

V.SESUDAH ADANYA SISTEM INFORMASI PASPOR ONLINE

Di masa yang dituntut serba cepat seperti sekarang ini maka pemerintah khususnya

Departemen Hukum dan HAM melalui Dirjen Imigrasi melakukan inovasi guna

meningkatkan pelayanannya kepada masyarakat, yaitu dengan dibuatnya sebuah aplikasi

paspor online guna mempermudah dan mempersingkat waktu di dalam kepengurusan paspor.

Terdapat beberapa perbedaan kepengurusan paspor secara manual dengan mengurus

paspor melalui paspor online. Perbedaan tersebut ada pada waktu kepengurusan yang lebih

cepat dibandingkan mengurus secara manual.

Berikut ini tata cara mengurus paspor secara online :

o Lakukan pendaftaran online di www.imigrasi.go.id dan pilih permohonan paspor

online.

o Muncul tampilan Layanan Paspor Oline

o Klik Pra Permohonan Personal untuk membuat pra permohonanpaspor

o Pilih Jenis Permohonan yang diinginkan.

o Isi No.Paspor Lama ( contoh : P123456 ), jika jenis permohonan adalah

Perpanjangan/Penggantian Paspor atau Perubahan.

o Perhatikan tanda ‘*’ dimana berarti field data tersebut harusdiisi.

o Untuk Tempat Dikeluarkan, Tanggal Dikeluarkan, Berlaku s/d adalah

berhubungan dengan Data no.identitas.

o Tekan tombol ‘Lanjut’.

o Isikan data data dengan benar dan lengkap lalu klik lanjut

o Akan muncul tampilan berikut:

o Isikan lagi data dengan lengkap dan benar.

o Upload berkas berkas dalam bentuk .jpeg .Berkas yang wajib di upload:

1. Copy KTP

2. Copy KK

3. Copy Ijazah Terakhir/Akte Kelahiran/ Surat Nikah

o Setelah itu pilih Kantor Imigrasi yang akan di datangi selanjutnya dan pilih cek

tanggal

o Lalu masukkan kode verifikasi

o Setelah itu akan muncul

o Setelah selesai maka bukti pendaftaran online akan dikirim ke alamat email yang telah

diisikan pada proses pengisian data. Bukti ini harus di cetak untuk dijadikan bukti

konfirmasi di Kantor Imigrasi.

o Datang pada hari yang telah ditentukan dengan membawa berkas-berkas yang asli

beserta copy (KTP, KK, Surat Rekomendasi Kerja, Materai Rp.6000, Surat Nikah,

Ijazah) serta bukti daftar online.

o Usahakan datang di pagi hari untuk menghindari antrean yang panjang.

o Serahkan bukti daftar online ke loket beserta berkas yang diperlukan.

o Lalu ke loket pembayaran dan membayar sebesar Rp.255.000,- untuk paspor biasa

dan Rp. 600.000,- untuk e-paspor.

o Setelah itu diminta untuk mengantri untuk melakukan foto, scan sidik jari dan

wawancara.

o Kemudian bila sudah selesai, pelamar akan diminta kembali pada tanggal yang

ditentukan.

o Datang kembali di hari yang ditentukan untuk mengambil paspor yang sudah jadi

dengan menunjukkan bukti pembayaran. Setelah mendapatkan paspor, pelamar akan

diminta untuk memfotokopi paspor tersebut. Fotokopi dari paspor itu harus

diserahkan lagi kepada petugas imigrasi.

Dengan sistem informasi paspor online masyarakat hanya datang sebanyak 2 kali ke

Kantor Imigrasi, yaitu untuk wawancara dan pengambilan paspor yang telah jadi.

VI. ANALISA

Terdaat berbagai perbedaan yang terlihat dari cara mengurus paspor secara

konvensional atau dengan cara online. Namun demikian terdapat pula beberapa persamaan

dari kedua cara tersebut.

Perbedaan, di antara kedua cara tersebut perbedaan yang paling terlihat adalah dalam

hal pengisian data diri. Pada cara konvensional semua data diri pemohon dilakukan oleh

petugas imigrasi di kantor imigrasi sedangkan pada cara online pengisian data pemohon

dilakukan sendiri oleh pemohon dengan cara mengisi form di website imigrasi dan

mengupload dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam bentuk jpg.

Selain itu perbedaan lainnya adalah proses pada saat mengurus di kantor imigrasi.

Pada cara konvensional proses di imigrasi dapat dikatakan lama yaitu melalui 3 kali proses,

yang pertama datang untuk mengisi data diri, kedua scan sidik jari dan wawancara dan

terakhir pengambilan paspor yang sudah jadi. Sedangkan pada cara online proses di kantor

imigrasi hanya terjadi 2 proses yaitu scan sidik jari dan wawancara serta terakhir

pengambilan paspor yang sudah jadi.

Pelayanan di kantor imigrasi pun akan dibedakan dari jenis loket. Loket pelayanan

secara konvensional dan cara online dipisah, dan karena pengguna cara online masih sedikit,

loket pada cara online pelayanannya lebih cepat dibandingkan loket pelayanan cara

konvensional.

Persamaan, pada kedua cara ini adalah pada sisi proses di kantor imigrasi. Lama

proses setelah penginputan semua data hingga menunggu hingga paspor jadi masih sama

yaitu sekitar 5-6 hari kerja. Selain itu biaya yang dikenakan juga tetap sama yaitu

Rp.255.000,- untuk paspor biasa dan sekitar Rp. 600.000,- untuk pembuatan e-paspor(paspor

dengan chip).

Secara lebih mendalam berikut ini ulasan penilaian mengenai sistem informasi paspor

online menurut tim penulis :

Kelebihan

Pertama, dalam sistem informasi paspor online ini masyarakat yang ingin membuat paspor

dimudahkan dengan adanya informasi tata cara dan alur bagaimana mengajukan permohonan

pembuatan paspor. Sehingga masyarakat yang masih awam tentang proses pembuatan paspor

dapat terbantu dengan sistem informasi ini.

Kedua, masyarakat lebih dapat menghemat waktu dalam mengajukan pembuatan paspor, dan

bila dibandingkan cara konvensional cara paspor online lebih cepat dalam hal mengurus

berkas-berkas di kantor imigrasi sebab tidak perlu mengisi data diri kembali.

Ketiga, yaitu masyarakat lebih dapat meghemat tenaga karena hanya perlu datang 2 kali ke

Kantor Imigrasi yaitu proses wawancara dan proses pengambilan paspor yang telah jadi,

sedangkan cara konvensional masyarakat harus datang ke Kantor Imigrasi sebanyak 3 kali

yaitu proses input data , proses wawancara dan proses pengambilan paspor yang telah jadi.

Kekurangan

Pertama, karena masih rendahnya sosialisasi pemerintah atau rendahnya pengetahuan

masayarakat mengenai sistem ini, berakibat sistem informasi paspor online masih sedikit

yang menggunakannya, kalah populer dengan sistem konvensional. Hal ini menyebabkan

panjangnya antrian di Kantor Imigrasi yang secara otomatis memperlama proses pembuatan

paspor. Di sisi lain masih membudayanya kegiatan percaloan, sehingga sistem ini juga jarang

dipakai.

Kedua , masyarakat harus jeli dalam mencari informasi pembuatan paspor di imigrasi.go.id

sebab bukan hanya pembuatan paspor yang dilayani oleh web ini.

Ketiga, masyarakat dituntut untuk aktif sebab dalam pengisian data diri semuanya dilakukan

sendiri oleh pemohon, mulai dari biodata , melakukan scan dokumen dokumen seperti

KTP,KK dll, lalu mengupload dokumen dokumen tersebut. Dengan demikian pada proses

pengisian data terkesan merepotkan.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.imigrasi.go.id/

http://ipass.imigrasi.go.id/

http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor

http://kaahil.wordpress.com/2011/09/28