Tutorial »Erste Schritte« - KS21

KS21 – Software für kluge Unternehmer

KS21 GaLaOffice 360°Tutorial »Erste Schritte«

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis .............................................................................................. 1

Einleitung ............................................................................................................ 2

Informationen zum Tutorial..................................................................................... 3

Was bietet das Tutorial ...................................................................................... 3

Das Besondere an GaLaOffice 360° .................................................................. 3

Der weitere Weg ................................................................................................ 3

Das Fallbeispiel & Tutorial Aufbau ......................................................................... 5

Teil 1) Programmstart / Grundlagen ................................................................. 7

GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze ....................................................... 9

Das GaLaOffice 360°-Programmfenster und seine Elemente ............................ 9

GaLaOffice 360° Titelleiste .............................................................................. 10

GaLaOffice 360° Menü-, Symbol – und Statusleiste ........................................ 10

GaLaOffice 360° Navigationsbereich ............................................................... 11

GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung................................................. 12

GaLaOffice 360° Programmfenster anpassen ................................................. 12

GaLaOffice 360° Spaltenbreiten und Spaltenpositionen anpassen .................. 12

GaLaOffice 360° Mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten ......................... 13

GaLaOffice 360° beenden ............................................................................... 14

GaLaOffice 360° Tastaturhinweise .................................................................. 15

Teil 2) Kundendaten anlegen ........................................................................... 16

Schritt 1: Adressen – Neuen Adresseintrag anlegen ............................................ 16

Schritt 2: Adressen – Neuen Notizeintrag erstellen .............................................. 19

Teil 3) Projekte anlegen ................................................................................... 21

Schritt 3: Projekt – Neues Projekt anlegen ........................................................... 21

Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten ......................................................... 23

Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen ..................................... 27

Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung ...................................................................... 30

Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch ..................................... 35

Schritt 8: Projekt – Fotos und Grafiken einfügen .................................................. 44

Schritt 9: Projekt – verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“ ........................... 46

Schritt 10: Projekt – Angebot drucken .................................................................. 49

Teil 4) Projekt abrechnen ................................................................................. 55

Schritt 11: Abschlagsrechnung – pauschale Abschlagsrechnung drucken ........... 55

Schritt 12: Abschlagsrechnung – Zahlungserfassung ........................................... 60

Schritt 13: Schlussrechnung – Druckeinstellungen setzen ................................... 61

Schritt 14: Schlussrechnung – Angabe der Rechnungsmenge ............................. 63

Schritt 15: Schlussrechnung – Schlussrechnung drucken .................................... 67

Schritt 16: Schlussrechnung – Zahlungserfassung ............................................... 69

KS21 Software & Beratung GmbH 2

Tutorial „Erste Schritte“ Einleitung

Einleitung

Herzlich willkommen beim KS21-Tutorial für GaLaOffice 360° - die professionelle

Branchen-Lösung für den Garten- und Landschaftsbau. Das folgende Tutorial begleitet

Sie bei Ihren „Ersten Schritten“ mit GaLaOffice 360° und hilft Ihnen von der

Angebotserstellung bis zur Rechnungserstellung. Damit können Sie sich in kurzer Zeit in

die Basisfunktionen unserer Software GaLaOffice 360° einarbeiten.


Tutorial „Erste Schritte“ Informationen zum Tutorial

Informationen zum Tutorial

Was bietet das Tutorial

Am Beispiel eines fiktiven Bauvorhabens (Projekt Familie Mustermann) zeigen wir Ihnen

die Funktion- und Anwendungsmöglichkeiten von GaLaOffice 360°. Hierbei erlernen Sie

Schritt für Schritt, wie Sie vom „Erstkontakt“ eines Interessenten zu einem

aussagekräftigen und ansprechend gestalteten Angebot gelangen, mit dem Sie Ihre

Akquise beim Bauherrn sinnvoll unterstützen können. Im Weiteren zeigen wir Ihnen, wie

Sie mit GaLaOffice 360° nach der Auftragserteilung eine erste Abschlagszahlung und

letztendlich die Schlussrechnung erstellen.

Das Besondere an GaLaOffice 360°

Mit Hilfe der anwenderorientierten und intuitiven Bearbeitungsmöglichkeiten von

GaLaOffice 360° erstellen Sie Angebote und Rechnungen, greifen dabei bequem per

Drag & Drop auf Leistungsbücher und vorhandene LVs zurück und kalkulieren die

Preise. Mit der komfortablen Textformatierung, nützlichen Werkzeugen wie

Rechtschreibkorrektur oder Tabulatorenfunktion und der Integration von Fotos und

Grafiken verleihen Sie der Gestaltung Ihres Angebotsdokumentes den letzten optischen

Feinschliff.

Im Weiteren bietet Ihnen GaLaOffice 360° eine lückenlose Rundumsicht über Ihr

Unternehmen. Abläufe sind leicht nachvollziehbar und Ihre Projekte oder Finanzen

stehen jederzeit gesammelt zur Auswertung bereit. Schnell sehen Sie, bei welchem

Kunden Folgeaufträge oder an welcher Stelle Einsparungen möglich sind. Auch Geräte,

Personal oder Kolonnen lassen sich rasch planen und auswerten.

Der weitere Weg

Wenn Sie die folgenden Schritte des Tutorial GaLaOffice 360° nachvollzogen haben, die

den Verlauf einer alltäglichen Projektbearbeitung darstellen, kennen Sie bereits viele

wichtige Funktionen von GaLaOffice 360°. Durch einen Intensivkurs oder eine

Internetschulung lassen sich diese Kenntnisse leicht vertiefen, so dass Sie in kürzester

Zeit in der Lage sind, die betrieblichen Abläufe im Büro und auf der Baustelle effektiver

zu organisieren und rentabler abzuwickeln.


Tutorial „Erste Schritte“ Einleitung

Falls Sie weitere Informationen benötigen oder auf der Grundlage eines persönlichen

Vor-Ort-Termins Ihren individuellen Bedarf abklären möchten, helfen wir Ihnen natürlich

gerne weiter.

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an den spezialisierten EDV-Lösungen von KS21 -

dem IT-Dienstleister für den GaLaBau und wünschen Ihnen nun viel Spaß!

KS21 Software & Beratung GmbH

Otto-von-Guericke-Str. 8

53757 Sankt Augustin

Tel.: 02241 / 9 43 88-0

Fax: 02241 / 9 43 88-50

Email: [email protected]

mailto:[email protected]


Tutorial „Erste Schritte“ Das Fallbeispiel & Tutorial Aufbau

Das Fallbeispiel & Tutorial Aufbau

Damit Sie schnell mit den Grundfunktionen von GaLaOffice 360° arbeiten können,

haben wir das folgende Tutorial anhand eines Fallbeispiels aufgebaut, das Ihnen gleich

oder ähnlich aus der täglichen Arbeitspraxis bekannt sein wird.

In dem Fallbeispiel gehen wir davon aus, dass sich ein Neuinteressent, hier die Familie

Mustermann, mit dem Wunsch einer Neugestaltung eines Hausgartens bei Ihnen

meldet.

Nach einer Besichtigung des Grundstücks und einem Kundengespräch sollen Sie für die

Familie ein Angebot erstellen.

Nachdem Sie den Kundentermin vor Ort wahrgenommen haben, können Sie die

Informationen wie folgt festhalten, um auf der unten dargestellten Basis (Mitschrift des

Kundenbesuches und Handaufmaß vor Ort siehe Abb. 1) ein Angebot zu erstellen.

Neubau des Wohnhauses Anfang 2009 (Architekt Karl Baumann)

Gewünscht Neuanlage des Gartens (möglichst zeitnah (KW 35-36)

Maßnahmen:

Bereich Hauseingang & Stellplätze für 2 PKW (vorerst ohne Carport)

pflastern, Betonpflaster 10/20/8, Granit Vorsatz / Ökopflaster

Zugang zum Hauseingang über 3 Stufen, zusätzlich kleines Podest herstellen

Kleines Pflanzbeet herstellen neben Eingangsbereich mit

zwei Hausbäumen (links + rechts)

Traufstreifen bis zur gedachten Terrasse (Granitschotter)

Restliche Vegetationsfläche soll als Rasenfläche ausgeführt werden

Bodenfläche fräsen / Bodenverbesserung einbringen / planieren + ansäen

Aufmaßblatt auf der folgenden Seite

Kontaktdaten der Familie Max Mustermann:

Fam. Max Mustermann

Musterstrasse 12

12345 Musterhausen

Tel.: 02241 / 9 43 88-0

Fax.: 02241 / 9 43 88-50

Email: [email protected]


Tutorial „Erste Schritte“ Einleitung Aufmaßblatt: Hausgarten der Familie Mustermann

Abb. 1


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen Im ersten Teil des Tutorial erläutern wir den Programmstart sowie die wichtigsten Grundlagen im Umgang mit GaLaOffice 360°. Im zweiten Teil werden Sie die Kontaktdaten der Neuinteressenten Familie Mustermann in den „ADRESSEN“ von GaLaOffice 360° anlegen. Im dritten Teil des Tutorial erstellen Sie in einem neuen GaLaOffice 360° „Projekt“ ein ansprechendes Angebot, mit den zur Verfügung stehenden Informationen für die Neugestaltung des Gartens (siehe Mitschrift und Bestandsskizze Abb. 1). Im vierten Teil des Tutorial sollen Sie, nachdem Ihnen die Familie Mustermann den Auftrag zur Umsetzung erteilt hat, das Projekt Hausgarten Mustermann mit GaLaOffice 360° abrechnen und die Zahlungen programmintern verbuchen.

Teil 1) Programmstart / Grundlagen

Starten Sie nun das Programm GaLaOffice 360° mit dem GaLaOffice 360°-Symbol auf Ihrem Desktop (siehe Abb. 2).

Es öffnet sich das Startfenster des Programms GaLaOffice 360° (siehe Abb. 3). Hier

können Sie den Benutzer auswählen. Klicken Sie hierzu mit der Maus in das Feld

„Benutzer Auswahl“. Es öffnet sich ein Menü in dem mehrere Benutzer zur Auswahl

stehen.

Wählen Sie in dem Listenfeld

den Benutzer „M. Herold“

aus und bestätigen Sie Ihre

Auswahl mit der Schaltfläche

>>OK<<

Benutzerauswahl

Schaltfläche „OK“ = Bestätigung + Programmstart

GaLaOffice 360° Startfenster

Windows Desktop

Windows Schnellstartleiste

GaLaOffice 360°- Symbol

Abb. 2

Abb. 3


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen Nachdem Sie in dem Startfenster von GaLaOffice 360° den Benutzer ausgewählt und

mit der Schaltfläche >>OK<< bestätigt haben, wird das Programm geladen und Sie

befinden sich automatisch in der „ÜBERSICHT“ von GaLaOffice 360° (siehe Abb. 4).

Diese Übersicht hat die Aufgabe, Sie auf einen Blick umfassend über all Ihre Termine

und Aufgaben zu informieren. Hierdurch können Sie Ihre gesamte betriebliche

Organisation mit dem Programm GaLaOffice 360° steuern. Des Weiteren werden Ihnen

die zuletzt mit GaLaOffice 360° bearbeiteten Dokumente, wie z.B. Adressen, Projekte

und Angebote übersichtlich angezeigt. Aus der Ansicht können Sie mit einem

Doppelklick schnell und komfortabel das gewünschte Dokument aufrufen. Da Sie mit

einer Demodatenbank starten ist der Bereich der „zuletzt bearbeiteten Dokumente“ leer.

Im weiteren Verlauf der Bearbeitung wird dieser Bereich aber mit Ihren erstellten

Listeneinträgen aktualisiert.

Abb. 4

Fenster mit persönlichen Terminen Fenster mit persönlichen Aufgaben

Navigationsbereich Fenster mit zuletzt bearbeiteten Dokumenten


Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze

GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze

Bevor Sie mit dem Anlegen der Kundendaten (Schritt 1) beginnen, werfen Sie einen

kurzen Blick auf die Benutzeroberfläche und den grundsätzlichen Aufbau von

GaLaOffice 360°. Somit können Sie sich mit dem Programm und den verwendeten

Begriffen vertraut machen (siehe Abb. 5).

In GaLaOffice 360° erwarten Sie unterschiedliche Fensteransichten, die Ihrer Funktion

nach entsprechend aufgebaut sind. Hierbei haben alle Fenster eine Gemeinsamkeit, die

Ihnen sicherlich schon auf den ersten Blick aufgefallen ist. Die grafische

Benutzeroberfläche von allen GaLaOffice 360° Fenstern orientiert sich an den Standards

von Microsoft, die Ihnen von Programmen wie z. B. Microsoft Word®, Excel® oder

Outlook® bekannt sind.

Das GaLaOffice 360°-Programmfenster und seine Elemente

Das Programm GaLaOffice 360° setzt sich aus mehreren „Einzelprogrammen“

(Programmkomponenten) zusammen, die alle unter einer Oberfläche und einer

gemeinsamen Datenbank zusammen gefasst sind. Somit müssen Sie Daten immer nur

einmal eingeben.

Abb. 5

Titelleiste Schaltflächen Minimieren, Maximieren, Schließen

Menüleiste

Symbolleiste

Termininhalt Aufgabeninhalt

Komponentenmenü

Statusleiste


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 1) Programmstart / Grundlagen

Der Navigationsbereich teilt sich in die folgenden Programmkomponenten auf:

ÜBERSICHT PROJEKTE SERVICE AUFTRÄGE ADRESSEN STAMMDATEN TAGESBERICHTE KALENDER AUFGABEN ZAHLUNGSVERKEHR

Durch diesen modularen Aufbau des Programms ist es möglich, das Programm

GaLaOffice 360° den Erfordernissen Ihres Betriebs entsprechend anzupassen. Alle

Anwendung in GaLaOffice 360° können Sie komfortabel über den Navigationsbereich

am linken unteren Rand des Programmfensters erreichen (Zum Navigieren in

GaLaOffice 360° siehe „GaLaOffice 360° Navigationsbereich“ Seite 13).

GaLaOffice 360° Titelleiste

GaLaOffice 360° ist mit einer Titelleiste, einer Menüleiste und einer Symbolleiste mit

Schaltflächen für wichtige Befehle sowie einer Statusleiste ausgestattet.

Die Titelleiste dient dazu, das Programm unter Windows zu identifizieren. Die Titelleiste

enthält neben dem Programmsymbol auch den Hinweis, welche Programmkomponente

geöffnet ist und welches aktivierte Element (Adresse, Projekt oder LV) gerade bearbeitet

wird. Auf der rechten Seite der Titelleiste befinden sich die Windows-typischen

Schaltflächen zum Minimieren, Maximieren und Schließen des Programms.

GaLaOffice 360° Menü-, Symbol – und Statusleiste

Die Menüleiste enthält die Menüs Datei, Ansicht, Einstellungen, Extras, ?. Der Inhalt der

Menüs wird hierbei an die gewählte GaLaOffice 360°-Komponente angepasst. D. h.,

dass die Menüs in der Programmkomponente „ADRESSEN“ nicht dieselben Inhalte

haben wie in der Programmkomponente „ÜBERSICHT“.

Die Symbolleiste bietet, wie aus Windows®-Programmen bekannt, einen komfortablen

Zugriff auf wichtige und häufig genutzte Funktionen. Wie bei den Inhalten in den Menüs

„Datei“, „Ansicht“, „Einstellungen“, „Extras“, „?“, passt sich auch der Inhalt der

Symbolleiste an die aktive GaLaOffice 360°-Komponente an.

Hinweis

Im Gegensatz zu anderen Windowsprogrammen bitten wir Sie auf die Steuerung der

Fenstergröße mittels der Schaltflächen Minimieren und Maximieren zu verzichten.

GaLaOffice 360° ist so konzipiert, dass es die Fenstereinstellungen, wie z.B. Fenstergröße

und Fensterposition benutzergesteuert speichert und automatisch aufruft. Um für jedes

Fenster die gewünschte Fenstergröße festzulegen, folgen Sie bitte der Beschreibung auf

Seite 14.


Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzeroberfläche in Kürze In den Programmkomponenten, die Listenübersichten beinhalten, wie z. B.

„ADRESSEN“ oder „PROJEKTE“, sind die häufig genutzten Funktionen die Schaltfläche

„Neu“ und die Schaltfläche „Bearbeite Liste“.

In der Statusleiste am unteren Rand des Programmfensters finden Sie links die Anzahl

der gefundenen Elemente, also z. B. wie viele Adressen in der Programmkomponente

Adressen bei der Suche gefunden wurden und wie lange GaLaOffice 360° gebraucht

hat, um die gewünschten Informationen zu finden.

GaLaOffice 360° Navigationsbereich

Am linken Rand des Hauptfensters befindet sich der „Navigationsbereich“ (siehe Abb. 6).

Über dieses Menü wechseln Sie zwischen den einzelnen Programmkomponenten.

Hierbei ist die mit Gelb unterlegte Schaltfläche die derzeit aktive GaLaOffice 360°

Programmkomponente.

Nach dem Start von GaLaOffice 360° ist standardmäßig die Programmkomponente

„ÜBERSICHT“ aktiviert. Sobald Sie die Schaltfläche „ADRESSEN“ im

Navigationsbereich auswählen, wechselt GaLaOffice 360° zu den „ADRESSEN“. Das

Hauptfenster passt sich an, die Fensterinhalte sowie die Menü- und Symbolleiste

enthalten nun die passenden Schaltflächen für die gewählte Programmkomponente.

Aktive Programmkomponente

Navigationsbereich

Abb. 6

Hinweis

Bei Aktivierung der Schaltfläche „Bearbeite Liste“ öffnet sich das Zusatzfenster „Einstellung

Gitter“, mit dem Sie gezielt Informationen, die in der Übersichtsliste angezeigt werden sollen

einblenden bzw. ausblenden können (je nachdem ob ein Haken im Markierfeld gesetzt ist).

Wenn Sie eine neue Bezeichnung für die Gittereinstellung eintragen und mit „Speichern“

bestätigen, können Sie sich beliebig viele benutzerspezifische Listenansichten erstellen. Bei

jeder Änderung der Listenansicht, beispielsweise durch Ein- oder Ausblenden von

Spalteninformationen oder bei der Änderung einer Spaltenbreite, muss dieser Vorgang in

dem Fenster „Einstellung Gitter“ mit der Schaltfläche „Speichern“ bestätigt werden. Zum

Wechseln der gespeicherten Listenansichten aktivieren sie das Auswahlfeld „Liste“ in der

Symbolleiste (Schaltfläche „Abwärtspfeil“).



GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung

Durch die Benutzerauswahl die Sie im Startfenster vorgenommen haben, ist

GaLaOffice 360° auch benutzerspezifisch gesteuert. D. h., das Programm weiß zu

jedem Zeitpunkt der Bearbeitung welcher Benutzer mit dem Programm arbeitet. Hieraus

leiten sich viele Vorteile ab.

Zum einen kann jeder Benutzer das Programm GaLaOffice 360° individuell auf seine

Bedürfnisse einstellen. So werden beispielsweise die Fensterpositionen und

Fenstergrößen, oder die Listenansichten in den verschieden Programmbereichen,

automatisch gespeichert und mit der Anmeldung benutzerspezifisch aufgerufen.

Zum anderen wird bei jeder Neuanlage oder Änderung von Daten, Einträgen und

Notizen in GaLaOffice 360° automatisch, sichtbar vom Programm protokolliert, durch

wen Eingaben vorgenommen wurden, hierdurch kann GaLaOffice 360° die

computergestützte Zusammenarbeit (Groupware) in Ihrem Büro entscheidend

unterstützen.

GaLaOffice 360° Programmfenster anpassen

Bei GaLaOffice 360° sind die Fenstergrößen und -positionen voreingestellt. Diese

Einstellungen können Sie benutzerspezifisch einstellen. Wir bitten Sie, nicht mit den in

Windows üblichen Minimier- und Maximier-Schaltflächen zu arbeiten, sondern die

Fenstergrößen und -positionen manuell festzulegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf eine der Ecken des Programmfensters, wie

z. B. die rechte untere Ecke. Der Mauszeiger nimmt nun die Form eines

Doppelpfeiles ( ) an.

Um das Programmfenster zu vergrößern oder zu verkleinern, ziehen Sie die

Maus mit gedrückter linker Maustaste diagonal nach oben oder unten, bis das

Fenster die gewünschte Größe hat. Wenn Sie den Mauszeiger auf der Titelleiste

eines Fensters platzieren, können Sie bei gedrückter linker Maustaste auch die

Position des Fensters auf Ihrem Monitor festlegen. Nach der manuellen

Einstellung schließen Sie das Fenster über die Windows Schaltfläche

„Schließen“ (rotes „ “ am rechten oberen Fensterrand) und rufen dasselbe

Programmfenster erneut auf. Es wird mit der von Ihnen zuvor eingestellten

Fenstergröße und -position aufgerufen.

GaLaOffice 360° Spaltenbreiten und Spaltenpositionen anpassen

Möchten Sie Spalten im Programmfenster bzw. den Listenansichten anpassen, können

Sie dies komfortabel mit der Maus. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen der Spalte, deren

Breite Sie anpassen möchten, und der nachfolgenden Spalte. Der Mauszeiger

nimmt die Form eines Doppelpfeiles ( ) an.

Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste nach rechts um die Spalte zu

vergrößern oder nach links um die Spalte zu verkleinern.

Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, verändert sich die Spaltenbreite.


Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung

Ist für Sie die Position einer gesamten Spalte in den Listenübersichten, wie z. B. in den

Adressen oder den Projekten an einer falschen Stelle, können Sie auch die

Spaltenposition komfortabel mit der Maus anpassen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Feld mit der Spaltenüberschrift, deren

Position Sie ändern möchten.

Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste das Feld mit der Spaltenüberschrift

an die gewünschte Position, auf eine Trennlinie zwischen zwei Spalten. Stellen,

an denen Sie die mitgeführte Spalte einfügen können, werden mit zwei roten

Pfeilen markiert, die über- und unterhalb der Trennlinie eingeblendet werden

(siehe Abb.7).

Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, verändert sich die Spaltenposition.

GaLaOffice 360° mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten

GaLaOffice 360° können Sie prinzipiell gleichzeitig mit anderen Programmen, wie

beispielsweise Microsoft Excel®, Word® oder Internetbrowsern (Internet Explorer®,

Mozilla®, Opera® etc.) nutzen.

Jedes Programm wird in einem eigenen Fenster geöffnet und Sie können bequem über

die Taskleiste bzw. den Taskmanager zwischen den Programmen wechseln.

Das gleiche gilt auch innerhalb von GaLaOffice 360°. Auch hier können Sie mehrere

Fenster gleichzeitig öffnen, um beispielsweise in verschiedenen Programmkomponenten

wie in „PROJEKTE“ und in „ADRESSEN“ zu arbeiten (siehe Abb. 8).

Absetzposition für Spaltenüberschrift

Hauptfenster GaLaOffice 360° drittes Fenster GaLaOffice 360° Projekt geöffnet

Zweites Fenster GaLaOffice 360° Adresse geöffnet

viertes Fenster GaLaOffice 360° LV in Bearbeitung

Abb. 7

Abb. 8



GaLaOffice 360° beenden

GaLaOffice 360° lässt sich wie jedes Windows®-Programm über mehrere Varianten

beenden:

Mit einem Mausklick auf die „Schließen“ – Schaltfläche in der rechten oberen Ecke der

Titelleiste (siehe Abb. 9)

Hier klicken um GaLaOffice 360° zu beenden

Über den Menübefehl Datei / Unterbefehl “Beenden“

Mit einem Doppelklick auf das Systemmenü in der linken oberen Ecke des

Programmfensters

Mit einem Mausklick auf das Systemmenü in der linken oberen Ecke des

Programmfensters und anschließender Wahl des Befehls Schließen.

Mit einem Mausklick in der Windowstaskleiste auf das GaLaOffice 360° Register

und anschließender Wahl des Befehls „Schließen“.

Wenn Sie GaLaOffice 360° beenden möchten

und es erscheint die in der rechten Abbildung

(Abb. 10) dargestellte Meldung, dann haben Sie

neben dem GaLaOffice 360° Hauptfenster ein

zusätzliches Fenster geöffnet, in dem Sie z. B.

eine Adresse bearbeitet haben.

Damit es zu keinem Datenverlust kommt, müssen Sie zuerst das Zusatzfenster

schließen, in dem Sie eine Adresse, ein Leistungsverzeichnis oder einen Tagesbericht

bearbeitet haben.

Erst wenn das Zusatzfenster geschlossen ist, lässt sich GaLaOffice 360° von Ihnen über

die oben beschriebenen Möglichkeiten beenden.

Bevor GaLaOffice 360° geschlossen wird, erscheint

die in der linken Abbildung (Abb. 11) dargestellte

Meldung, damit das Programm nicht ungewollt

beendet wird.

Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit der Schaltfläche

„Ja“ beantworten, wird GaLaOffice 360° beendet.

Abb. 9

Schließen - Schaltfläche

Abb. 10

Abb. 11


Tutorial „Erste Schritte“ GaLaOffice 360° Benutzerspezifische Steuerung

GaLaOffice 360° Tastaturhinweise

Hier aufgeführt sind die häufig in diesem Tutorial verwendeten Tastenbezeichnungen

und deren Positionen auf der Tastatur (siehe Abb. 12):

Abb. 12


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 2) Kundendaten anlegen

Teil 2) Kundendaten anlegen

Nachdem Sie nun wichtige Grundlagen zu GaLaOffice 360° kennengelernt haben,

beginnen wir mit unserem „Fallbeispiel Familie Mustermann“ (siehe Seite 7 und 8). Wir

wünschen Ihnen viel Vergnügen bei Ihren ersten Schritten mit GaLaOffice 360°.

Schritt 1: Adressen – Neuen Adresseintrag anlegen

Im ersten Schritt legen Sie in der Programmkomponente „ADRESSEN“ die Kontaktdaten

der Familie Mustermann an.

1 Um in die Adressen zu wechseln, aktivieren Sie im Navigationsbereich die

Schaltfläche „ADRESSEN“.

2 Das Programm wechselt nun automatisch in die Programmkomponente „ADRESSEN“,

aktualisiert die Fensteransicht und zeigt Ihnen die Adressübersicht an (siehe Abb. 13).

Abb. 13

Schaltfläche „Suchen“

Schaltfläche „Neu“

Eingabefeld für Suchbegriffe

Hinweis

Mit der Schaltfläche „SUCHEN“ (siehe Abb. 13) können Sie alle in GaLaOffice 360°

angelegten Adressen in einer übersichtlichen Listenansicht anzeigen lassen.

Damit eine bestimmte Adresse angezeigt wird, geben Sie im Eingabefeld „Suche nach“

einen Suchbegriff ein. In GaLaOffice 360° können Sie nach allen Parametern suchen lassen,

die in der Adresse eingetragen sind („Freie Suche“). Beispielsweise können Sie nach Name,

Straße, Ort, PLZ, Matchcode, Kunden Nr., Debitoren Nr. suchen. Starten Sie die Suche

durch die Aktivierung der Schaltfläche „Suche“ oder durch die Return-Taste.



Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 1: Adressen – Neue Adresse anlegen

3 Um eine neue Adresse und die Kontaktdaten der Familie Mustermann einzugeben,

aktivieren Sie die Schaltfläche „Neu“ (siehe Abb. 13).

4 Es öffnet sich automatisch das zusätzliche Fenster „ADRESSE“ mit einer leeren

Eingabemaske (Standardformular Adresse), in der Sie nun die Kontaktdaten der Familie

Mustermann eintragen können (siehe Abb. 14).

5 Der Mauszeiger steht in dem Eingabefeld „Anrede“, tragen Sie hier „Familie“ ein.

Fahren Sie mit den restlichen Eingabefeldern fort, der Matchcode, der sich im obersten

Eingabefeld befindet, wird vom Programm automatisch aus dem Nachnamen und dem

Wohnort gebildet (siehe Abb. 14). Der vom Programm automatisch gebildete Matchcode

ist ein Vorschlag, den Sie ergänzen oder löschen und manuell eingeben können.

Abb. 14

Fenster Adresse

Aktives Register Adresse Register Notizen

Eingabefelder für Kontaktdaten

Schaltfläche für Listenauswahl Neuer Ansprechpartner

Schaltfläche Diskette = Speichern

Schaltfläche „Schließen“


Hinweis Das Fenster Adresse, in der Sie die Kontaktdaten eingeben, ist in insgesamt 14 Register

unterteilt (siehe Abb.14), die Sie über die Registerleiste an dem unteren Fensterrand

öffnen und schließen können. In den einzelnen Registern öffnen sich neue

Bearbeitungsmasken, in denen Sie neben den eigentlichen Kontaktdaten einer Adresse

zusätzlich Informationen wie Notizen, Kundennummer, Kontodaten, Zahlungskonditionen

etc. hinterlegen können.



!TIP! Um die Effektivität bei der Bearbeitung zu erhöhen, nutzen Sie die †-Taste, um

in das nächste Eingabefeld zu gelangen. Mit der ‡ + Ê kehren Sie zum vorherigen

Eingabefeld zurück.

6 Um Kommunikationsdaten wie z. B. Telefon- oder Faxnummer einzugeben, klicken

Sie im Eingabefenster „Kommunikationsdaten“ (siehe Abb. 15) auf die rot markierte Zeile

„Hier klicken für neue Kommunikationszeile“.

In der Spalte „Typ“ können Sie in einem Listenfeld diverse Vorgaben wie Büro Tel., Büro

Fax oder Privat Tel. u.a. auswählen. In der Spalte „Wert“ können Sie im Eingabefeld die

Telefonnummer oder die E-Mail Adresse eingeben (siehe Abb. 15). In der Spalte

„Bemerkung“ können Sie ergänzende Eintragungen vornehmen. Um eine weitere

Kommunikationszeile zu erhalten, drücken Sie die Return-Taste. Es können beliebig

viele Kommunikationszeilen hinterlegt werden. Um eine Kommunikationszeile zu

löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche „X“ neben der zu löschenden

Kommunikationszeile (Spalte Bemerkung).

7 Um die Kontaktdaten der Familie Mustermann zu speichern, drücken Sie die

Schaltfläche mit dem Disketten-Symbol oder öffnen in der Menüleiste „Datei“ den

Unterbefehl „Speichern“.

Abb. 15

Eingabefenster für Kommunikationsdaten

Eingabefeld zur Aktivierung einer neuen Kommunikationszeile

Kommunikationszeile hier private Telefonnr.

Listenfeld zur Auswahl des Kommunikationsdatentyps

Eingabefeld Telefon Nr. / Fax Nr. / E-Mail Adresse

Schaltfläche für TAPI Eingabefeld für Bemerkungen

Schaltfläche zum löschen einer Kommunikationszeile

Hinweis

Einige Eingabefelder enthalten eine vorgegebene Liste von Daten zur Auswahl, auf die Sie

komfortabel zurückgreifen können, wie z. B. das Feld „Anrede“. In diesen Feldern können

Sie per Mausklick auf den „Abwärtspfeil“ den gewünschten Listeneintrag auswählen, oder

die Eingabe manuell eingeben.

Hinweis

Mit GaLaOffice 360° können Sie in einer Adresse neben der „Hauptadresse“ auf der linken

Fensterhälfte, beliebig viele Ansprechpartner anlegen. Auf diese Weise können Sie

beispielsweise kommunale Behörden, Stadtämter, Lieferanten oder

Wohnungsbaugenossenschaften in einer Adresse erfassen und übersichtlich verwalten.

Auf der rechten Fensterseite finden Sie hierzu die Eingabefenster „Ansprechpartner“ sowie

„Kommunikationsdaten des Ansprechpartners“.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 2: Adressen - Neuen Notizeintrag erstellen

Schritt 2: Adressen – Neuen Notizeintrag erstellen

1 Wenn Sie die Eingabe der Kontaktdaten der Familie Mustermann wie in der Abb. 14 zu

sehen abgeschlossen haben, wechseln Sie als nächstes in das Register „Notizen“,

indem Sie mit der Maus auf das entsprechende Register klicken, das sich am unteren

Fensterrand befindet (siehe Abb. 16).

2 In den „Notizen“ können Sie alle für Sie wichtigen Informationen zu einer Adresse

(Kunde, Lieferant, Architekt, Kommune etc.) eintragen. In unserem Fallbeispiel sind das

die Informationen aus dem Akquisegespräch, die Sie hier hinterlegen können (siehe

Seite 7 und 8). Um eine neue Notiz zu erstellen, aktivieren Sie die Schaltfläche „neue

Notiz“. Es wird ein leeres Datenbankfeld erstellt, das automatisch mit dem

Benutzernamen (Anmeldung bei GaLaOffice 360°) sowie Datum und Uhrzeit versehen

ist. In der Spalte Notiz können Sie nun die gewünschten Informationen manuell

eingeben (siehe Abb. 17).

Abb. 17

Notiz -Typ

Angemeldeter GaLaOffice 360° Benutzer

Automatische Protokollierung des Datums, der Uhrzeit

Schaltfläche „neue Notiz“

Manuell eingegebene Notiz


Abb. 16



3 Wenn Sie Ihre Eintragung in den „Notizen“ abgeschlossen haben, schließen Sie das

Fenster „Adresse“, indem Sie die Schaltfläche „Schließen“ aktivieren.

Bevor das Fenster „Adresse“ geschlossen wird,

erscheint die in der linken Abbildung dargestellte

Meldung (siehe Abb. 18), um ungewollten

Datenverlust zu vermeiden. Beantworten Sie die

Sicherheitsabfrage mit der Schaltfläche „Ja“.

Wenn Sie das Fenster „Adresse“ schließen, verlassen Sie die Programmkomponente

„ADRESSEN“ und wechseln automatisch in die „ÜBERSICHT“ (siehe Abb. 19) zurück.

Sie sehen nun eine aktualisierte Ansicht der „zuletzt bearbeiteten Dokumente“. Die

Kategorie „Heute“ ist mit Ihrer ersten erstellten Kundenadresse neu angelegt worden

(siehe rote Markierung).

Abb. 19

Hinweis

Selbstverständlich können Sie noch beliebig viele weitere Notizen zu der Familie

Mustermann erstellen, es können Änderungswünsche des Bauherrn, Inhalte von

Telefonaten, etc. festgehalten und direkt archiviert werden. Auf diese Weise bauen Sie mehr

Wissen über Ihre Kunden, Interessenten und Lieferanten auf. GaLaOffice 360° dient Ihnen

demnach nicht nur als Adressenverwaltung, sondern vielmehr als Informationsdatenbank.

Abb. 18

Hinweis

Alternativ können Sie das Fenster „Adresse“ auch über die Schaltfläche mit dem rot

unterlegten „X“ (rechtes oben im Fenster) schließen und verlassen. Auch in diesem Fall

erscheint die oben beschriebene Sicherheitsabfrage.

Aktualisierter Adresseintrag


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 3: Projekt - Neues Projekt anlegen

Teil 3) Projekte anlegen

Im dritten Teil des Tutorial legen Sie ein neues Projekt für die Familie Mustermann an, in

dem Sie im Weiteren das Leistungsverzeichnis für die zu erbringenden Baumaßnahmen

erstellen werden.

Schritt 3: Projekt – Neues Projekt anlegen

1 Um in die Projekte zu wechseln, aktivieren Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche

„PROJEKTE“.

2 Das Programm wechselt nun automatisch in die Programmkomponente „PROJEKTE“.

Das Fenster wird aktualisiert und zeigt Ihnen nun die noch leere Projektübersicht an.

Abb. 20

Schaltfläche „SUCHEN“

Eingabefeld für Suche nach Kunde

Fenster mit Projektübersicht

Eingabefeld für Suche nach Projekt Nr.

Eingabefeld für „Freie“ Suche

Schaltfläche „NEU“

Hinweis

Mit dem Schalter „SUCHEN“ können Sie sich alle in GaLaOffice 360° angelegten Projekte in

einer übersichtlichen Listenansicht anzeigen lassen (siehe Abb. 20).

Damit Sie ein gewünschtes Projekt angezeigt bekommen, haben Sie in der

Projektübersicht drei unterschiedliche Eingabefelder für die Projektsuche. Wie in der

Darstellung unten zu sehen, haben Sie ein Eingabefeld für die Suche nach dem

Kundennamen, ein Eingabefeld für die Suche nach der Projektnummer sowie ein

Eingabefeld für die „Freie Suche“, in der Sie nach allen Parametern suchen lassen können

mit denen das Projekt verknüpft ist. Beispielsweise können Sie hier nach Name, Straße, Ort,

PLZ, Matchcode etc. suchen lassen.


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 3 Um für die Familie Mustermann ein neues Projekt zu erstellen, aktivieren Sie die

Schaltfläche „Neu“ (siehe Abb. 20).

4 Es öffnen sich automatisch zwei zusätzliche Fenster (siehe Abb. 21)

„Projektbearbeitung“ im Hintergrund sowie „Auswahl Adresse“ im Vordergrund. Das

Fenster „Auswahl Adresse“ haben Sie im ersten Schritt bei der Eingabe der Adresse

bereits kennen gelernt. Bei der Anlage des neuen Projektes ist die Auswahl Adresse

automatisch geöffnet worden, damit Sie das neue Projekt mit einer Adresse, in unserem

Fallbeispiel also mit der Familie Mustermann, verknüpfen. Wie im ersten Schritt bereits

beschrieben, können Sie sich mit dem Schalter „Suche“ alle Adressen anzeigen lassen

oder in dem Eingabefeld für die „Freie“ Suche den Namen „Mustermann“ eintragen.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe durch die Aktivierung der Schaltfläche „Suche“ oder durch

die Return-Taste.

Fenster 1

Fenster 2

Fenster 1 Projektbearbeitung Fenster 2 Auswahl Adresse

Eingabefeld „Freie Suche“

Anzeige der Suchergebnisse

Schaltfläche „Suchen“

Abb. 21

Hinweis

Bei der Neuanlage von Projekten in GaLaOffice 360° muss als Erstes die Auswahl

der Adresse vorgenommen werden. Durch diesen Schritt wird das Projekt das Sie

neu anlegen möchten mit der gewünschten Adresse verknüpft. Auf diese Weise

steht die gewählte Adresse automatisch für alle weiteren Bearbeitungsschritte zur

Verfügung. D. h., wenn Sie ein Angebot, eine Rechnung oder E-Mail verschicken

wollen, kennt GaLaOffice 360° den Adressaten und kann diesen in die hierfür

vorgesehenen Formulare automatisiert eintragen. Um in GaLaOffice 360° ein neues

Projekt anzulegen, ist es demnach zwingend notwendig, dass jedes Projekt auch mit

einer Adresse verknüpft wird.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten

5 In dem Fenster „Auswahl Adresse“ hat GaLaOffice 360° nun die Ansicht mit den Daten

der Familie Mustermann aktualisiert (siehe Abb. 22). Fahren Sie nun mit der Maus über

den Listeneintrag der Familie Mustermann und bestätigen diese mit einem Doppelklick.

Hierdurch wird das neue Projekt mit der Adresse der Familie Mustermann verknüpft.

Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten

1 Das Fenster „Auswahl Adresse“ wird automatisch geschlossen und das bis jetzt im

Hintergrund stehende Fenster „Projektbearbeitung“ wurde aktualisiert (siehe Abb. 23).

In der linken Fensterhälfte „Projektdaten“ ist das Menü „Auftraggeber“ aktiviert (blaues

Markierfeld). In dem Fenster („Auftraggeber“) ist die von Ihnen ausgewählte Adresse der

Familie Mustermann eingetragen. Hier können Sie kontrollieren, ob die richtige

Auftraggeberadresse mit dem Projekt verknüpft wurde.

Fenster „Projektbearbeitung“ Projektdaten

Menü Auftraggeber

Hauptfenster mit Kontaktdaten des Auftraggebers

Abb. 22

Abb. 23

Eingabefeld für die „Freie Suche“ Schaltfläche „Suchen“

Hier Doppelklick ausführen

Fenster „Adresse Auswahl“ Anzeige der Suchergebnisse


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen

2 Aktivieren Sie als nächstes im Fenster „Projektdaten“ das Menü „Allgemeine

Projektdaten“, indem Sie die Schaltfläche (Textfeld) aktivieren. Das Kontrollfeld der

„Allgemeinen Projektdaten“ wird hierbei blau hinterlegt. Das Fenster wird aktualisiert und

zeigt nun in dem Fenster „Projektdaten allgemein“ eine leere Eingabemaske an

(siehe Abb. 25).

Die „Allgemeinen Projektdaten“ dienen dazu, dem neu erstellten Projekt eine

Projektbezeichnung zu geben, so dass es von Ihnen und GaLaOffice 360° eindeutig

identifiziert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden kann. Zum

anderen kann jedes Projekt durch eine von Ihnen individuell erstellte und für Ihren

Betrieb abgestimmte Struktur für spätere Auswertungen genauer definiert werden.

Abb. 25

Fenster Projektbearbeitung

Schaltfläche „Allgemeine Projektdaten“

Schaltfläche für Listenauswahl

Eingabefeld

Navigationsbereich Projektdaten

Abb. 24

Hinweis

Mit dem Aufruf des Fensters „Projektbearbeitung“ wird der Navigationsbereich in der linken

Fensterecke an Funktionen die in dieser Programmkomponente benötigt werden, angepasst

(siehe Abb. 24). Die zur Verfügung stehenden Menüs in der „Projektbearbeitung“ heißen:

„PROJEKTDATEN“, „LEISTUNGSVERZEICHNISSE“, „DOKUMENTENABLAGE“,

„NOTIZEN“, „AUFGABEN“, „TERMINE“, BILDER“.

Die Steuerung des Navigationsbereiches in der Projektbearbeitung erfolgt wie auf Seite 13

beschrieben.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 4: Projekt – Projektdaten bearbeiten

3 Tragen Sie nun in dem Eingabefeld „Projektbezeichnung“ eine Bezeichnung für das

neue Projekt ein. In unserem Fallbeispiel können Sie die Projektbezeichnung

„Hausgarten Mustermann“ eintragen (siehe Abb. 26).

Das Eingabefeld „Projektbeschreibung“ dient Ihnen als persönliches Informationsfeld.

Sie können hier kurz beschreiben, welche Baumaßnahmen das Projekt beinhaltet. Alle

weiteren Eingabefelder im Fenster „Allgemeine Projektdaten“ sind Listenfelder und

enthalten eine vorgegebene Liste von Daten zur Auswahl, auf die Sie komfortabel

zurückgreifen können. In diesen Listenfeldern können Sie per Mausklick auf den

„Abwärtspfeil“ den gewünschten Listeneintrag auswählen.

Fenster Projektbe- arbeitung

Fertig ausgefüllte Eingabemaske „Projektdaten allgemein“

Schaltfläche „neue Nr.“ Schaltfläche Speichern

Abb. 26

Hinweis

Für jedes neue Projekt das Sie anlegen, sollten Sie eine Projektbezeichnung sowie eine

Projektnummer eingeben, damit Sie und GaLaOffice 360° das Projekt eindeutig

identifizieren können. Um eine neue Projektnummer zu vergeben, aktivieren Sie die

Schaltfläche „neue Nr.“, rechts neben dem Eingabefeld „Projektnummer“ (siehe Abb. 26).

Hinweis

Die Listenfelder können nach Bedarf gefüllt werden. Sie dienen zur detaillierten

Strukturierung Ihrer Projekte und einer späteren Auswertung, damit Sie ein genaues Bild

Ihrer gesamten Angebote und Aufträge (Projekte) erhalten. Die Daten die in den

Listenfeldern zur Auswahl stehen, können von Ihnen in den Stammdaten individuell

eingetragen werden.


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 4 Um die „Projektdaten“ für den Hausgarten der Familie Mustermann zu speichern,

aktivieren Sie die Schaltfläche mit dem Disketten-Symbol oder aktivieren Sie in der

Menüleiste „Datei“ den Befehl „Speichern“.

5 Nachdem Sie nun das Projekt für den Hausgarten der Familie Mustermann angelegt

haben, können Sie mit der Erstellung des Leistungsverzeichnisses fortfahren. Aktivieren

Sie hierzu im Navigationsbereich der „Projektbearbeitung“ die Schaltfläche

„LEISTUNGSVERZEICHNISSE“.

6 Das Programm wechselt nun automatisch in die Übersicht der

„LEISTUNGSVERZEICHNISSE“. Das Fenster wird aktualisiert und zeigt Ihnen nun die

leere Übersicht der Leistungsverzeichnisse an (siehe Abb.27).

Abb. 27


Übersichtsfenster der Leistungsverzeichnisse

Navigationsbereich Projektbearbeitung

Schaltfläche LEISTUNGSVERZEICHNISSE

Hinweis

In GaLaOffice 360° ist es möglich, in einem Projekt beliebig viele Leistungsverzeichnisse

anzulegen. So können von einem LV Kopien erzeugt werden, um Alternativangebote zu

erstellen oder um Nachträge übersichtlicher zu verwalten. Alle dem Projekt zugeordneten

LVs werden im Übersichtsfenster der Leistungsverzeichnisse angezeigt.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen

Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen

1 Um ein neues Leistungsverzeichnis zu erstellen, aktivieren Sie die Schaltfläche „Neu“

(siehe Abb. 27).

2 Es öffnet sich automatisch das zusätzliche

Fenster „LV Vorlagen“ (siehe Abb. 28), in

dem Sie die LV Vorlage „Vorlage

Privatkunden GaLaBau“ mit einem

Doppelklick auswählen.

3 Es öffnet sich automatisch das Fenster für die weitere LV-Bearbeitung (siehe Abb. 29).

In der Titelleiste links oben erscheint nun der folgende Hinweis: LV: +

Projektbezeichnung (hier „LV: Hausgarten Mustermann“).


Rechte Fensterseite Bearbeitungsmaske

Linke Fensterseite LV-Gliederung

Abb. 28

Abb. 29

Navigationsbereich LV-Bearbeitung

Hinweis

In LV Vorlagen sind alle notwendigen LV Einstellungen sowie die Vor- und Nachtexte für

alle Dokumenttypen, wie beispielsweise Angebot, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung

vordefiniert. Sie können in den Stammdaten von GaLaOffice 360° beliebig viele LV-

Vorlagen individuell erstellen.


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen Auf der linken Fensterseite, die zum jetzigen Zeitpunkt weitestgehend leer ist, befindet

sich links oben der Navigationsbereich der LV Bearbeitung (siehe Abb. 29). Die zur

Verfügung stehenden Menüs heißen:

„LV-EINSTELLUNGEN“

„VORTEXT“

„NACHTEXT“

„PREISANFRAGE“

„PREISSPIEGEL“

„ABLAGE“

„BILDER“

„BEMERKUNG“

„KONTO+DRUCK“

Die Steuerung des Navigationsbereiches in der LV-Bearbeitung erfolgt durch Aktivierung

der jeweiligen Texteinträge mit der Maus. Das gewählte Menü wird im

Navigationsbereich hierbei mit einem Balken unterlegt.

Auf der rechten Fensterseite befinden sich die Bearbeitungsmasken, die sich dem

gewählten Menü bzw. der gewählten Aktion bei der LV-Bearbeitung entsprechend

anpassen (siehe Abb. 29).

Im Navigationsbereich „LV-EINSTELLUNGEN“ wurde im Eingabefeld „Bezeichnung“ die

von Ihnen zuvor erstellte Projektbezeichnung übernommen. Im Eingabefeld

„Beschreibung“ können Sie Bemerkungen und weiterführende Informationen

hinterlegen. Die sonstigen Listenfelder sind automatisch durch die Auswahl der LV-

Vorlage belegt, können aber bei Bedarf über die Abwärtspfeiltasten geändert werden.

!TIP! Sie können nun die Vor- und Nachtexte prüfen, die durch die Auswahl der LV-

Vorlage übernommen wurden. Aktivieren Sie hierfür im Navigationsbereich

nacheinander die Menüs „VORTEXT“ und „NACHTEXT“ (siehe Abb. 30). Es ist möglich,

dass Sie die vorhanden Texte nach Ihren Wünschen abändern, setzen Sie hierzu den

Mauszeiger an die gewünschte Einfügestelle und klicken in das Textfeld auf der rechten

Fensterseite. Um beispielsweise die Formatierung des Textes zu ändern, markieren Sie

die gewünschten Stellen und aktivieren dann in der Menüleiste unter „Format“ die

Befehle „Zeichen“ und „Absatz“. Um ein Bild einzufügen, müssen Sie den Mauszeiger an

die gewünschte Einfügestelle setzen und dann in der Menüleiste unter „Einfügen“ den

Befehl Grafik anklicken. Es öffnet sich ein Windows-Auswahlfenster, in dem Sie den

Speicherort der Datei angeben können.

optionale Bausteine in GaLaOffice 360°


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 5: Projekt – Neues Leistungsverzeichnis anlegen

4 Beginnen Sie nun mit der eigentlichen Erstellung der Leistungsbeschreibung für den

Hausgarten Mustermann. Aktivieren Sie hierzu im linken Fenster die Schaltfläche mit

den „gelben Stern“ (Standardposition) unterhalb des Navigationsbereiches. Die

Schaltfläche wird mit einem Balken unterlegt (siehe Abb. 31). Gleichzeitig mit der

Aktivierung der Standardposition in der LV-Gliederung wird das rechte Fenster

aktualisiert. Sie sehen nun die leere Bearbeitungsmaske zur Bearbeitung einer Position.

Registerleiste

Schaltfläche Nachtext

Menüleiste „Format“

Unterbefehl „Zeichen“ Lineal

Eingabefeld Text

Abb. 31

Eingabefeld Positionsnummer

Eingabefeld Kurztext

Eingabefeld Langtext Schaltfläche „gelber Stern“ Standardposition

Abb. 30



Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung

1 Damit die Leistungsbeschreibung in der Bearbeitung und für Ihren Kunden

übersichtlicher dargestellt wird, ist es sinnvoll, das Leistungsverzeichnis in

Arbeitsschritte zu gliedern. Hierzu können Sie in GaLaOffice 360° Titel und Untertitel

anlegen, die eine Abfolge von Positionen zusammenfassen.

Um einen Bereich (hier Titel) anzulegen, muss die Schaltfläche mit dem gelben Stern

markiert (mit einem Balken hinterlegt) sein. Aktivieren Sie als nächstes in der Menüleiste

unter „Bearbeiten“ den Unterbefehl „Bereich einfügen“ (siehe Abb. 32).

!TIP! Alternativ zur Bedienung der Menüleiste können Sie auch mit dem Optionsmenü

arbeiten. Markieren Sie hierzu die Schaltfläche mit dem gelben Stern und klicken dann

die rechte Maustaste.

Das linke und rechte Fenster wird aktualisiert (siehe Abb. 33). Auf der linken

Fensterseite werden die „LV Einstellungen“ zusammengefasst (minimiert) und der von

Ihnen erstellte Bereich wird in Form eines Ordnersymboles in die LV-Gliederung

eingestellt. Hierbei wird von GaLaOffice 360° automatisch eine Gliederungsnummer

(Pos. Nr.01) vergeben.

Abb. 32

Befehl neuen Bereich einfügen

Markierte Standardposition

Hinweis Die Bearbeitungsmaske im rechten Fenster ist in insgesamt acht Register unterteilt (siehe

Abb. 31), die Sie über die Registerleiste am unteren Fensterrand aktivieren können. In den

einzelnen Registern öffnen sich neue Bearbeitungsmasken, in denen Sie neben der

Beschreibung einer Position zusätzlich Informationen, wie z. B. den Baufortschritt, Bilder

oder Bemerkungen hinterlegen können. Hierzu später mehr in Schritt 14.

Hinweis In GaLaOffice 360° steht der Begriff „Bereich“ stellvertretend für Los / Titel / Untertitel.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 6: Projekt – LV-Bearbeitung

Auf der rechten Fensterseite erscheint eine neue Bearbeitungsmaske. Im großen

Eingabefenster (Langtext) blinkt der Mauszeiger. Geben Sie hier manuell die

Bezeichnung für den ersten Titel ein. Beginnen Sie beispielsweise mit dem Text:

„Vorbereitende Arbeiten“. Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, aktivieren Sie den

gelben Stern. Hierbei wird automatisch der Kurztext des Titels aus der ersten Zeile des

Langtextes gebildet und der Titel wird in die LV-Gliederung eingestellt (siehe Abb. 33).

!TIP! Sobald Sie die Eingabe der Titelbezeichnung in dem Eingabefenster des

Langtextes abgeschlossen haben, können Sie alternativ zur Steuerung mit der Maus

auch die ¤ Taste drücken. Sie springen in der LV-Gliederung um eine Stelle weiter.

2 Damit Sie Ihre erste Position eingeben können, muss die Schaltfläche mit dem gelben

Stern markiert sein. Die Bearbeitungsmaske im rechten Fenster wird aktualisiert und der

Mauszeiger blinkt im Eingabefeld des Langtextes. Tragen Sie hier den gewünschten

Text ein. Beginnen Sie beispielsweise mit dem Text: „Einrichten der Baustelle“. Das

Programm erstellt nun automatisch für die aktuelle Position eine Gliederungsnummer

(Pos. Nr. 01.01) und gleichzeitig wird eine neue Standardposition (gelber Stern)

unterhalb der aktuellen generiert.

Schließen Sie die Eingabe des Langtextes mit der Ê Taste ab. GaLaOffice 360° erstellt

automatisch den Kurztext aus der ersten Zeile des Langtextes und der Mauszeiger

wechselt in das Eingabefeld „MENGE“.

Abb. 33

Neuer Bereich 01 Pos. Nr. für Bereich 01 Langtextbezeichnung für Bereich 01

Hinweis

Sobald Sie einen Bereich in die LV-Gliederung übernommen haben, wird der

Navigationsbereich der LV-Bearbeitung geschlossen (minimiert), damit Ihnen mehr Raum

für die Bearbeitung der Leistungsbeschreibung zur Verfügung steht. Sie können den

Navigationsbereich jederzeit mit einem Doppelklick auf die Schaltfläche „LV-Einstellungen“

wieder öffnen (maximieren).


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 3 Tragen Sie im Eingabefeld die gewünschte Menge ein. Schließen Sie die Eingabe der

Menge mit der Ê Taste ab. GaLaOffice 360° wechselt in das Eingabefeld „ME“

(Mengeneinheit).

4 Wählen Sie in dem Listenfeld „ME“ die gewünschte Mengeneinheit aus, indem Sie mit

der Schaltfläche „Abwärtspfeil“ auf die hinterlegten Mengeneinheiten zurückgreifen oder

durch eine manuelle Eingabe. Schließen Sie die Eingabe der Mengeneinheit mit der Ê

Taste ab, GaLaOffice 360° wechselt in das Eingabefeld „EP“ (Einzelpreis).

5 Tragen Sie im Eingabefeld EP den gewünschten Einzelpreis ein.

Schließen Sie die Eingabe des EP und hiermit auch die Eingabe der ersten Position mit

der ¤ Taste ab, GaLaOffice 360° springt daraufhin in der LV-Gliederung (linkes

Fenster) um eine Stelle nach unten auf die nächste Standardposition. Das rechte

Fenster wird aktualisiert und zeigt eine leere Eingabemaske in der der Mauszeiger im

Eingabefenster für den Langtext blinkt.

!TIP! Durch die konsequente Verwendung der Tastaturbefehle Ê Taste und ¤ Taste

(Hot Keys) können Sie Ihre Produktivität bei der Erstellung von

Leistungsbeschreibungen wesentlich steigern. Der effiziente „Arbeitsablauf“ der

Positionserstellung ist in der Abb. 34 veranschaulicht dargestellt. Mit den

Tastaturbefehlen ‡ + Ê bzw. der Taste können Sie in das vorherige Eingabefeld

bzw. Position zurückkehren.

Hinweis

Den Gesamtpreis (GP) der Position berechnet GaLaOffice 360° automatisch aus der

Multiplikation der Menge und des Einzelpreises (EP) Menge x EP = GP

Der Gesamtpreis (GP) wird Ihnen in der LV-Gliederung (linkes Fenster) angezeigt

(siehe Abb. 35).

Hinweis

Sollten Sie vergessen haben, in einer Position Daten in den Eingabefeldern für „Menge“,

„ME“ oder den EP einzutragen, wird von GaLaOffice 360° automatisch ein „rotes

Ausrufezeichen“ hinter der Leistungsposition erzeugt. Dies ist für Sie die Information,

dass in der Leistungsbeschreibung noch wichtige Informationen fehlen.



„Arbeitsablauf“ zur effektiven Erstellung von Positionen

Übersicht der Elemente in der LV-Gliederung

Bereich (Titel)

Standardposition

Kurztext Bereich (Titel)

Kurztext der Position

LV-Einstellungen (minimierter Navigationsbereich

Menge

ME (Mengeneinheit)

EP (Einzelpreis)

GP (Gesamtpreis)

Titelsumme

Abb. 34

Abb. 35


Abb. 37


!TIP! Bei Bedarf können Sie im Eingabefeld des

Langtextes natürlich Änderungen an der Formatierung

vornehmen. Um Formatänderungen vorzunehmen,

markieren Sie die gewünschten Textpassagen im

Eingabefenster und wählen in der Menüleiste unter

„Format“ die Befehle „Zeichen“ bzw. „Absatz“ (siehe

Abb. 37). Es öffnet sich ein Zusatzfenster indem Sie die gewünschten Anpassungen

analog zu den Funktionen in Microsoft Word® vornehmen können.

6 Zum Erstellen weiterer Positionen im Bereich „Vorbereitende Arbeiten“ können Sie wie

in Schritt 6 in den Punkten 2-5 beschrieben fortfahren. Ergänzen Sie beispielsweise die

Position „Sicherungsmaßnahmen“.

7 Legen Sie nun einen zweiten Bereich an, dem Sie im Weiteren Positionen aus dem

internen Leistungsbuch zuordnen. Um einen neuen Bereich anzufügen (unterhalb),

müssen Sie die Schaltfläche mit dem ersten Ordner (Bereich „01 Vorbereitende

Arbeiten“) markieren. Der Bereich wird mit einem Balken unterlegt. Aktivieren Sie als

nächstes den Befehl „Bearbeiten“ und im erweiterten Menü den Befehl „Bereich

anfügen“ (siehe Abb. 38).

Abb. 36

Abb. 38

Neuen Bereich 02 anfügen

Bestehenden Bereich 01 aktivieren

Hinweis

Mit der Schaltfläche „Funktion“ im rechten Fenster (siehe Abb. 36 rote Markierung) können

Sie wählen, welche „Funktion“ die Position hat, d. h. ob diese als Standard-, Alternativ-,

oder Bedarfsposition in die LV-Gliederung eingestellt wird.



!TIP! Alternativ zur Bedienung der Menüleiste, können Sie auch mit dem Optionsmenü

arbeiten. Markieren Sie hierzu die Schaltfläche mit dem ersten Ordner (Bereich „01

Vorbereitende Arbeiten“) und klicken dann die rechte Maustaste.

8 In der LV-Gliederung wird unterhalb des ersten Bereiches „01 Vorbereitende Arbeiten“

ein neuer Bereich 02 eingefügt (siehe Abb. 39). Um dem neuen Bereich eine

Bezeichnung zu geben, verfahren Sie wie in Schritt 6 Punkt 1 beschrieben.

Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch

1 Um Positionen aus dem internen Leistungsbuch von GaLaOffice 360° in Ihre LV-

Gliederung zu ziehen, aktivieren Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche

„Leistungsbücher“. Es öffnet sich das Fenster „Leistungsbücher“ (siehe Abb. 40), in dem

Sie das Leistungsbuch “Beispiel eines internen Leistungsbuches“ mit einem Doppelklick

auswählen.


Abb. 39

Abb. 40

Neuer Bereich 02

Bestehenden Bereich 01

Zusätzliches Fenster Zur Auswahl der Leistungsbücher

Zur Verfügung stehende Interne Leistungsbücher

Hinweis

Bei dem zur Verfügung stehenden „Beispiel eines internen Leistungsbuches“ sind in den mit

„*Sternchen*“ markierten Bereichen einige Demopositionen hinterlegt, auf die Sie zugreifen

können. Es ist möglich, das Demo-Leistungsbuch mit individuell erstellten Positionen weiter

aufzubauen. Hierbei können Sie beliebig viele Positionen hinzufügen und diese auch im

Leistungsbuch mit Vorkalkulationswerten, Bemerkungen, Fotos und individueller

Textformatierung einstellen.

In GaLaOffice 360° ist es möglich, mehrere interne Leistungsbücher aufzubauen. So

können beispielsweise Leistungsbücher zu den entsprechenden Arbeitsbereichen erstellt

werden. Darüber hinaus kann auch das aktuelle MLV „Freianlagen 2007“ mit den

Musterzeitwerten „MZW“ (optionaler Baustein) in GaLaOffice 360° integriert werden.


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 2 Das interne Leistungsbuch wird im zusätzlichen Fenster „Leistungsbücher“ geöffnet

(siehe Abb. 41)

Alle Bereiche des Leistungsbuches sind geschlossen (minimiert). Um diese zu öffnen,

führen Sie einen Doppelklick auf den Bereich „01 Leistungen in Bereichen“ aus. Der

Bereich 01 wird geöffnet (maximiert). Als nächstes öffnen (maximieren) Sie den Bereich

„01.07 *Platz- und Wegebau“ und danach den Bereich „*Tragschichten“.

Sie sollten nun in Ihrem Fenster „Leistungsbücher“ die unten dargestellte Ansicht haben

(siehe Abb. 42).

3 Um eine Position aus dem internen Leistungsbuch (Quellverzeichnis) mit

vorgeschriebenen Lang- und Kurztext sowie voreingestellter Mengeneinheit und EP in

Ihre aktuelle LV-Gliederung (Zielverzeichnis) zu übernehmen, stehen Ihnen die

folgenden Verfahren zur Verfügung:

A) „Übernehmen“ Schaltfläche

B) Doppelklick

C) Drag & Drop

Abb. 41

Abb. 42

Zusätzliches Fenster „Leistungsbücher“

Minimierte Bereiche im internen

Leistungsbuch

Schaltfläche „Übernehmen“

Aktivierte Position in dem internen Leistungsbuch


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 7: Projekt – Arbeiten mit internem Leistungsbuch

Zu A) „Übernehmen“ Schaltfläche

Markieren Sie in Ihrer aktuellen LV-Gliederung (Zielverzeichnis) eine leere Position

(gelber Stern), diese wird mit einem Balken unterlegt. Nun markieren Sie im internen

Leistungsbuch (Quellverzeichnis) die gewünschte Position die Sie an das Zielverzeichnis

übertragen möchten, beispielsweise die Position 01.07.01.01 „Erdplanum herstellen….“.

Diese wird ebenfalls mit einem Balken unterlegt. Aktivieren Sie die Schaltfläche

„Übernehmen“ im Fenster Leistungsbücher (Quellverzeichnis) rechts oben (siehe Abb.

42). Die Leistungsbuchposition wird nun in die leere Position des Zielverzeichnisses

übernommen.

Drücken Sie die ¤ Taste um eine weitere Leistungsbuchposition in das Zielverzeichnis

zu übernehmen.

Zu B) „Doppelklick“

Markieren Sie in Ihrer aktuellen LV-Gliederung (Zielverzeichnis) eine leere Position

(gelber Stern). Diese wird mit einem Balken unterlegt. Nun übertragen Sie im internen

Leistungsbuch (Quellverzeichnis) die gewünschte Position, die Sie an das

Zielverzeichnis übertragen möchten, beispielsweise die Position 01.07.01.02

„Untergrund verdichten“, mit einem Doppelklick. Die gewählte Leistungsbuchposition

wird nun in die leere Position des Zielverzeichnisses übernommen.

Drücken Sie die ¤ Taste um eine weitere Leistungsbuchposition in das Zielverzeichnis

zu übernehmen.

Zu C) „Drag & Drop

Bei dem Drag & Drop Verfahren ziehen Sie die gewünschte Position aus dem Fenster

„Leistungsbücher“ (Quellverzeichnis) bei gedrückter Maustaste an die gewünschte

Einfügestelle im Zielverzeichnis (Hausgarten Mustermann) und lassen dann die

Maustaste los, um die Position abzusetzen.

Hinweis

Nutzung des Drag & Drop Verfahrens

Um das Drag & Drop Verfahren zu nutzen, klicken Sie im Fenster „Leistungsbücher“

(Quellverzeichnis) mit der linken Maustaste auf die von Ihnen gewünschte Position und

halten hierbei die Maustaste weiterhin gedrückt. Fahren Sie nun mit der gedrückten

Maustaste aus dem Fenster „Leistungsbücher“ (Quellverzeichnis) in das Fenster mit der

aktuellen LV-Gliederung (Zielverzeichnis). An der gewünschten Einfügestelle erscheint eine

Einfügemarkierung (schwarzer Balken) mit vertikalen Begrenzungen an beiden Enden.

Beim korrekten Einfügen der Leistungsbuchposition ist darauf zu achten, dass sich das

linke vertikale Markierungsende auf der Hierarchielinie der Positionen befindet (siehe Abb.

43). Nur wenn die schwarze Einfügemarkierung mit dem vertikalen und horizontalen

Markierung richtig positioniert ist, wird am Mauszeiger ein + Symbol angezeigt. Jetzt

können Sie die Position absetzen, indem Sie die linke Maustaste lösen. An Stellen, an

denen das Absetzen der Position nicht möglich ist, wird an dem Mauszeiger ein Symbol

angezeigt.


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 4 Legen Sie nun in der aktuellen LV-Gliederung (Hausgarten Mustermann) weitere

Positionen aus dem internen Leistungsbuch an, verfahren Sie dabei wie im Punkt 3

beschrieben.

!TIP! Bei der Übernahme von Leistungsbuchpositionen mit dem Drag & Drop Verfahren

können auch gleichzeitig mehrere Positionen aus dem Quellverzeichnis in das

Zielverzeichnis übernommen werden. Halten Sie bei der Auswahl der

Leistungsbuchpositionen (Quellverzeichnis) die -Taste gedrückt, um von Ihnen

gewünschte Positionen zu Ihrer Auswahl zu addieren bzw. zu subtrahieren.

Halten Sie bei der Auswahl der Leistungsbuchpositionen (Quellverzeichnis) die

‡-Taste gedrückt um zusammenhängende „Abschnitte“ in Ihre Auswahl aufzunehmen.

Wenn Sie wie oben beschrieben in einem Arbeitsgang mehrere Leistungsbuchpositionen

in das Zielverzeichnis übernommen haben, müssen Sie in diesen Positionen die von

Ihnen gewünschte Menge eintragen. Setzen Sie den Mauszeiger in einer der Positionen

in das Eingabefeld „MENGE“. Tragen Sie die gewünschte Menge ein und drücken dann

die ¤-Taste, um zu der nächsten Position, bzw. die -Taste, um zu der vorherigen

Position zu gelangen. Die Eingabeaufforderung bleibt bei jedem Positionswechsel in

dem gewählten Eingabefeld. Hierdurch lassen sich Leistungsbeschreibungen besonders

effizient und komfortabel bearbeiten.

5 Als nächstes übernehmen Sie aus dem internen Leistungsbuch (Quellverzeichnis)

einen Bereich in Ihre aktuelle LV Gliederung (Zielverzeichnis). Minimieren Sie hierzu im

Fenster „Leistungsbücher“ den Bereich 01 mit einem Doppelklick und öffnen den Bereich

„02 Komplette Bauteile“ mit einem Doppelklick. Übernehmen Sie den Bereich „02.01

Vegetationsarbeiten“ in die aktuelle LV-Gliederung.

Abb. 43

Hierarchielinie der Bereiche

Hierarchielinie der Positionen

Hinweis

Bereiche können aus dem internen Leistungsbuch nur mit der Drag & Drop Verfahren übernommen werden.



Zur Übernahme von Bereichen aus dem internen Leistungsbuch ziehen Sie den

gewünschten Bereich aus dem Fenster „Leistungsbücher“ (Quellverzeichnis) bei

gedrückter Maustaste an die gewünschte Einfügestelle im Zielverzeichnis (Hausgarten

Mustermann) und lassen die Maustaste los. Achten Sie darauf, dass der vertikale

Markierungsbalken auf der Hierarchielinie der Bereiche liegen muss (siehe Abb. 44 und

45).

!TIP! Am einfachsten finden Sie die korrekte Einfügeposition von Bereichen, wenn Sie

wie in der folgenden Abbildung dargestellt den Markierungsbalken direkt unter einem

bereits bestehenden Bereich („02 Platz- Wegebauarbeiten“) platzieren (siehe Abb. 44).

Hierarchielinie der Bereiche

Markierungsbalken der Einfügeposition

„Positivsymbol“ am Mauszeiger

Hierarchielinie der Positionen

Abb. 44

Abb. 45

Zusammenhängendes Arbeitspaket „Bauteil“

LV-Gliederung

Hinweis

Wenn Sie bei der Auswahl des gewünschten Bereiches im internen Leistungsbuch

(Quellverzeichnis) die linke Maustaste länger als eine Sekunde gedrückt halten, dann

aktivieren Sie nicht nur den Bereich, sondern auch alle dem Bereich untergeordneten

Positionen. Hierdurch ist es in GaLaOffice 360° möglich, dass Sie in Ihrem internen

Leistungsbuch Bereiche mit zusammenhängenden Arbeitspaketen (Bauteile) bilden, die Sie

in einem Arbeitsgang aus dem Leistungsbuch in Ihre Leistungsbeschreibungen

übernehmen (siehe Abb. 45).


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen 6 Erstellen Sie nun eine Pflanzposition für die in dem Fallbeispiel gewünschten Bäume.

Markieren Sie hierfür in dem Bereich „03 Vegetationsarbeiten“ die leere

Standardposition (gelber Stern). Als nächstes aktivieren Sie in der Symbolleiste die

Schaltfläche „Pflanzen“ (siehe Abb. 46).

7 Es öffnet sich das zusätzliche Fenster „Pflanzauswahl Katalog“ (siehe Abb. 47). In der

linken oberen Fensterecke können Sie mit dem Listenfeld den gewünschten

Pflanzkatalog auswählen, mit dem Sie arbeiten wollen. Derzeit enthält GaLaOffice 360°

den aktuellen „Bruns“ und „Lorenz von Ehren“ Artikelstamm mit ca. 11.000 Pflanzen in

ca. 31.000 Qualitäten und ca. 75.000 Größen. Der Pflanzstamm wird stetig in

GaLaOffice 360° aktualisiert.

Um eine Pflanze in die Position zu übernehmen, gehen Sie wie folgt vor:

Tragen Sie in dem Eingabefeld „Pflanze:“ (linke Fensterseite oben) den

botanischen Namen der gewünschten Pflanze ein. Es genügen die

Anfangsbuchstaben der Gattung, um die phonetische Suche von GaLaOffice

360° zu starten. Sie können auch nach dem deutschen Namen suchen.

Aktivieren Sie hierfür in dem Eingabefeld den Listeneintrag „Deutscher Name“.

Nachdem Sie die gewünschte Pflanze im linken Auswahlfenster markiert haben,

können Sie im rechten Fenster die gewünschte Qualität auswählen. Mit einem

Doppelklick auf die Qualität können Sie weitere Information wie Höhe, Breite

oder Stammumfang sowie deren Katalogpreise maximieren.

Markieren Sie die gewünschte Qualität und tragen dann im Eingabefeld „Anzahl“

(rechtes Fenster oben) manuell die gewünschte Angebotsmenge ein.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche „Übernehmen“.

Sie können nun das Fenster „Auswahl Pflanzen“ über die

Schaltfläche schließen.

Schaltfläche Pflanzen (Pflanzstamm)

Abb. 46

Listenfeld für Auswahl der Pflanzkataloge

Eingabefeld für Pflanzensuche

Pflanzqualitäten

Erweiterte Pflanzqualitäten

Eingabefeld Menge

Schaltfläche Übernehmen

Abb. 47

Schaltfläche für Suche nach deutschem Namen



In der LV-Gliederung ist die von Ihnen erstellte Pflanzposition eingefügt worden, Sie

erkennen diese am vorangestellten „Baum-Symbol ( ).

Ihre LV-Gliederung auf Ihrem Monitor

sollte nun wie in der Abbildung unten

(Abb. 48) dargestellt aussehen.

Abb. 48

Erstellte Pflanzposition

LV-Gliederung

Hinweis

GaLaOffice 360° bietet speziell im Bereich Pflanzen eine Vielzahl von weiteren wertvollen

Programmfunktionen, die in diesem Handbuch nur in Kürze angesprochen werden können.

Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen aufgezählt:

- Pflanzliste

- Pflanzendatenbank PlantaPro

- Pflanzenkalkulation

- Pflanzendruckformulare

- GaLa Web

Mit der Funktion „Pflanzliste“ können Sie Ihrem Kunden in einem Angebot ein

umfangreiches Pflanzsortiment in nur einer Position zusammengefasst darstellen. Der

Vorteil hierbei ist, dass Sie nicht für jede Pflanze eine eigene Position erstellen müssen.

Zudem bietet die Pflanzenliste die Möglichkeit, dass Sie in der LV-Gliederung die Pflanzen

zwar konkret planen, im Angebotsdokument aber nur die Pflanzsumme und keine konkrete

Pflanzauswahl darstellen. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Planungsleistung von

keinem Interessenten ausgenutzt oder veruntreut wird.

Ein weiteres Highlight von GaLaOffice 360° ist die Einbindung der Pflanzendatenbank

PlantaPro (optionaler Baustein). Ergänzend zu den Informationen des Brunsartikelstamms

(Bestandteil des Grundmodules GaLaOffice 360°) haben Sie aufgrund der professionellen

Pflanzendatenbank die Möglichkeit, mit einem umfangreichen Bildmaterial, den aktuellen

Verwendungstexten sowie Pflegehinweisen zu arbeiten.

Derzeit können ca.16.500 qualitativ hochwertige Pflanzenfotos in hoher Auflösung sowie

deren dazugehörige Verwendungstexte oder Pflegehinweise in die Angebote und

Pflanzlisten von GaLaOffice 360° eingestellt werden.

Auf der folgenden Seite finden Sie ein Beispiel der Funktionsweise von PlantaPro in

GaLaOffice 360° (siehe Abb. 49) sowie ein Beispiel einer Angebotsseite mit PlantaPro

Bildmaterial und Textinhalten (siehe Abb. 50).


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen Beispiel: LV Bearbeitung mit PlantaPro

Beispiel: Angebotsdruck mit PlantaPro Pflanz-Position

Abb. 49

Abb. 50



8 Übernehmen Sie nun mit dem in Punkt 5 beschriebenen Verfahren den Bereich „03

Stundenlohnarbeiten“ aus dem internen Leistungsbuch in die aktuelle

Leistungsbeschreibung.

Die von Ihnen erstellte LV-Gliederung sollte auf Ihrem Monitor nun wie in der Abbildung

unten dargestellt aussehen (siehe Abb. 51).

Abb. 51

Hinweis

An dieser Stelle wollen wir Sie im Zusammenhang mit dem internen Leistungsbuch auf

zwei weitere wertvolle Funktionen von GaLaOffice 360° hinweisen.

In GaLaOffice 360° ist es möglich, parallel zur Verwendung des internen Leistungsbuches

als Quellverzeichnis auch mit der Funktion „LV Mischen“ zu arbeiten. Hierbei greifen Sie

komfortabel auf bereits von Ihnen erstellte Leistungsverzeichnisse zurück.

Die zweite Funktion ist die Möglichkeit, in GaLaOffice 360° das interne Leistungsbuch mit

dem Drag & Drop Verfahren komfortabel aufzubauen und fortzuschreiben. Wenn Sie in

einer aktuellen Leistungsbeschreibung eine oder mehrere Positionen neu erstellt haben,

die für Sie wichtig sind, dann können Sie diese direkt aus der Leistungsbeschreibung per

Drag & Drop in das interne Leistungsbuch übertragen. D. h., dass das interne

Leistungsbuch von GaLaOffice 360° bidirektional ist, Quellverzeichnis und Zielverzeichnis

können getauscht werden.



Schritt 8: Projekt – Fotos und Grafiken einfügen

1 Im letzten Schritt der LV Bearbeitung wird der Leistungsbeschreibung der letzte

optische Feinschliff geben. Insbesondere im Privatkundenmarkt ist es von

entscheidendem Vorteil, dass Sie Ihre Kunden und Interessenten mit ansprechend

gestalteten und ausdruckvollen Angeboten überzeugen können. Den optischen

Feinschliff der Leistungsbeschreibung erreichen Sie z. B. durch die Integration von Fotos

und Grafiken.

Hierbei haben Sie in GaLaOffice 360° die Möglichkeit, Fotos und Grafiken auf dem

Deckblatt in dem Vortext, in den Bereichen und darüber hinaus auch innerhalb einer

Position zu hinterlegen, um z.B. hochwertige Materialen oder ganze Alternativpositionen

hervorzuheben.

Einfügen in den Vortext

2 Um ein Foto bzw. eine Grafik in einen Vortext einzufügen, aktivieren Sie im

Navigationsbereich die Schaltfläche „VORTEXT“. Eventuell müssen Sie hierzu einen

Doppelklick auf der Schaltfläche LV Einstellungen ausführen. Wechseln Sie nun auf die

rechte Fensterseite. In dem Eingabefenster des Vortextes platzieren Sie den Mauszeiger

an der Stelle an der Sie ein Foto bzw. eine Grafik einfügen möchten. Aktivieren Sie nun

in der Menüleiste unter „Einfügen“ den Unterbefehl „Grafik“ (siehe Abb. 52).

3 Es öffnet sich ein Windows Explorer Fenster, in dem Sie den Speicherort der

gewünschten Datei auswählen. Nachdem Sie den Speicherort und die gewünschte Datei

in dem Windows Explorer Fenster ausgewählt haben (Doppelklick bzw. Aktivierung der

Schaltfläche „Öffnen“), wird die Grafik automatisch an der Einfügemarkierung eingestellt.

Abb. 52

Unterbefehl Grafik einfügen Einfügeposition für Grafik in einem Vortext

Hinweis

Das Programm GaLaOffice 360° ist in der Lage, alle unter Windows gängigen Grafik –

Dateiformate (bmp, jpg, gif, tif, png) zu verarbeiten. Sobald Sie die Grafik in GaLaOffice

360° einfügen, wird diese vom Programm automatisch im Datenvolumen verkleinert. Das

Druckergebnis wird durch diesen Vorgang nicht beeinflusst. Der entscheidende Vorteil

dieser Vorgehensweise ist, dass Sie mit GaLaOffice 360° in der Lage sind, beliebig viele

Fotos und Grafiken in ein Angebot einzufügen, ohne dass die Dateigröße für eine

Verarbeitung Ihres Druckers oder den E-Mailversand an einen Interessenten zu groß wird.


Abb. 54

Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 8: Projekt – Fotos und Grafiken einfügen

!TIP! Wenn Sie die Größe der eingestellten Grafik verändern möchten, dann aktivieren

Sie die Grafik mit der Maus. Die Grafik erhält daraufhin einen Rahmen, mit dem Sie die

Größenausdehnung beeinflussen können. Setzen Sie hierzu den Mauszeiger über

einem der schwarzen Quadrate ab, und ziehen mit gedrückter linker Maustaste die

Grafik auf oder zu.

Einfügen in die LV-Gliederung in einen Bereich / Position

4 Um eine Grafik in einen Bereich oder eine Position einzustellen, aktivieren Sie in der

LV – Struktur den gewünschten Bereich bzw. Position und wechseln in das

Eingabefenster für den Langtext.

Platzieren Sie den Mauszeiger an der gewünschten Einfügestelle im Langtext und

aktivieren Sie nun in der Menüleiste unter „Einfügen“ den Unterbefehl „Grafik“ (siehe

Abb. 53).

5 Es öffnet sich ein Windows Explorer

Fenster in dem Sie den Speicherort der

gewünschten Datei angeben (siehe Abb.

54). Nachdem Sie den Speicherort

angegeben und die gewünschte Datei im

Windows Explorer Fenster ausgewählt

haben (Doppelklick, bzw. Aktivierung der

Schaltfläche „Öffnen“), wird die Grafik

automatisch an der Einfügemarkierung

eingestellt.

Um Änderungen an der eingestellten Grafik vorzunehmen, können Sie wie oben

(im TIP ) beschrieben verfahren.

Unterbefehl Grafik einfügen Einfügeposition für Grafik in einem Positionstext

Abb. 53



!TIP! Um bei der Nachbearbeitung Ihrer Leistungsbeschreibungen noch komfortabler mit

Grafiken zu arbeiten, ist GaLaOffice 360° in der Lage, mit der in Windows Programmen

üblichen „Copy & Paste“-Funktion zu arbeiten. D. h., Sie können ein Element kopieren

und in GaLaOffice 360° im gewünschten Texteingabefeld einfügen. Hierzu stehen Ihnen

entweder das Optionsmenü mit der rechten Maustaste oder die Tastaturbefehle zur

Verfügung. ( + C / + V)

(kopieren) / (einfügen)

Schritt 9: Projekt – verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“

Nach der Zusammenstellung und dem optischen Feinschliff der LV-Gliederung können

Sie das Angebot drucken.

.

1 Um die Funktion der verbindlichen Druckvorschau zu nutzen, aktivieren Sie in der

Symbolleiste die Schaltfläche “Seitenansicht“ (siehe Abb. 55).

2 Es öffnet sich das zusätzliche Fenster „Vorschau LV: Hausgarten Mustermann“, das

die Seitenansicht („verbildliche Druckvorschau“) Ihrer erstellten Leistungsbeschreibung

darstellt. (siehe Abb. 56)

Abb. 56

Schaltfläche „Seitenansicht

Hinweis

Bevor Sie das von Ihnen erzeugte Angebot drucken, empfiehlt es sich, in einer

Druckvorschau, der sog. „Seitenansicht“, den Ausdruck zu kontrollieren und ggf.

Änderungen an Positionen oder Seitenumbrüche vorzunehmen.

Abb. 55


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 9: verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“

3 Die Navigation im Fenster „Vorschau LV….“ erfolgt durch die in der Symbolleiste

enthaltenen Schaltflächen, die Sie von Windows Programmen kennen.

Um innerhalb der Druckvorschau in Ihrer Leistungsbeschreibung seitenweise vor und

zurück zu schalten, nutzen Sie die in der Symbolleiste markierten Schaltflächen

(siehe Abb. 57).

Um innerhalb der Druckvorschau die Seitenansicht und -darstellung (Zoom)

anzupassen, nutzen Sie in der Symbolleiste markierten Schaltflächen (siehe Abb. 58).

Um einen Angebotsausdruck zu starten, aktivieren Sie die Schaltfläche „Drucken“. Es

wird automatisch ein Druckauftrag auf Ihren unter Windows definierten Standarddrucker

ausgegeben (siehe Abb. 59).

Um aus dem Fenster „Vorschau LV….“ wieder in die LV Bearbeitung zurück zu kehren,

aktivieren Sie die Schaltfläche „Schließen“ (siehe Abb. 60).

Änderungen über die Druckvorschau „Seitenansicht“

4 Um aus der Druckvorschau an eine von Ihnen gewünschte Stelle in die LV-

Bearbeitung zurück zu springen, fahren Sie im Druckvorschau-Fenster mit dem

Mauszeiger auf die Position, an der Sie die Änderungen vornehmen wollen. Es erscheint

automatisch um die gesamte Position ein roter Rahmen (siehe Abb. 61). Mit einem

Doppelklick innerhalb des roten Rahmens gelangen Sie aus der Druckvorschau in die

LV-Bearbeitung. Hierbei wird die von Ihnen zuvor gewählte Position aufgerufen und Sie

können die gewünschte Änderung vornehmen.

Abb. 57

Abb. 58

Abb. 59

Abb. 60

Hinweis

Die Funktion „Seitenansicht“ in GaLaOffice 360° bietet noch zwei weitere entscheidende

Vorteile:

Zum einen haben Sie die Möglichkeit von der Seitenansicht direkt an die von Ihnen

gewünschte Stelle in die LV-Bearbeitungsmaske zu wechseln. Durch diese Funktion

können Sie besonders effizient Änderungen vornehmen, um beispielsweise die Menge,

den EP oder eine Textpassage zu ändern.

Zum anderen können innerhalb der Seitenansicht sehr komfortabel Seitenumbrüche

eingerichtet werden.



5 Wenn Sie innerhalb der Leistungsbeschreibung einen Seitenumbruch an einer

anderen Stelle setzen wollen, als von GaLaOffice 360° automatisch vorgesehen, können

Sie dies innerhalb der Druckvorschau komfortabel umsetzen. Fahren Sie hierzu in der

Seitenansicht mit dem Mauszeiger an die gewünschte Stelle - entweder zwischen einem

Bereich und einer Position oder zwischen zwei Positionen - bis sich die Darstellung Ihres

Mauszeiger-Symbols in die folgende Darstellung ändert (siehe Abb. 62). Führen Sie

an genau dieser Stelle einen Doppelklick aus. Die Seitenansicht wird daraufhin

aktualisiert und Sie sehen an der Stelle, an der Sie den manuellen Seitenumbruch

vorgenommen haben einen blauen Markierungsbalken.

6 Um den Vorgang wieder rückgängig zu machen und den manuell gesetzten

Seitenumbruch zu entfernen, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den blauen Balken, bis

dieser mit einem roten Rahmen markiert wird. Führen Sie einen Doppelklick mit der

linken Maustaste aus (siehe Abb. 63). Der Seitenumbruch wird daraufhin entfernt.

Abb. 61

Abb. 62

Abb. 63

Markierte Position in der „Seitenansicht“ Hier Doppelklick ausführen

Einfügeposition für Seitenumbruch Hier Doppelklick ausführen

Markierter Seitenumbruch Doppelklick zum entfernen



Abb. 66

Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 9: verbindliche Druckvorschau „Seitenansicht“

7 Wenn Sie die Druckvoransicht kontrolliert und die eventuellen Änderungen erstellt

haben, können Sie über die Schaltfläche mit dem Druckersymbol das von Ihnen erstellte

Leistungsverzeichnis als Angebot drucken. Hierbei wird von GaLaOffice 360° der auf

Ihren PC oder Laptop definierte Standarddrucker angesteuert. Wenn Sie das

Angebotsdokument mit einem anderen Drucker Ihrer EDV – Anlage erstellen, oder eine

PDF-Datei erzeugen möchten, müssen Sie die Druckvorschau über die Schaltfläche

„Schließen“ verlassen.

Schritt 10: Projekt – Angebot drucken

1 Um die von Ihnen erstellte Leistungsbeschreibung als

Angebot zu drucken, aktivieren Sie im Fenster der LV-

Bearbeitung die Schaltfläche Drucken (siehe Abb. 64).

2 Es öffnet sich das Fenster „Drucken“, indem Sie

den von Ihnen gewünschten Drucker auswählen

und bei Bedarf zusätzliche Einstellungen

vornehmen können (siehe Abb. 65). Im

Fensterbereich „Drucken“ können Sie über das

Listenfeld den gewünschten Drucker auswählen.

Um den Druckauftrag zu senden, aktivieren Sie

die Schaltfläche „OK“. Das Fenster „Drucken“ wird

automatisch geschlossen und der Druckauftrag

ausgeführt.

3 Während des Druckvorganges erscheint die Meldung „Wurde das Dokument korrekt

ausgedruckt?“ (siehe Abb. 66). Kontrollieren Sie den

Papierausdruck. Wenn Sie mit dem Druckergebnis

zufrieden sind und die Meldung mit der Schaltfläche „Ja“

beantworten, wird das Angebot automatisch als PDF-

Datei archiviert.

Abb. 64

Abb. 65

Hinweis

GaLaOffice 360° ermöglicht individuelle Standards beim Formulardruck.

Ob Sie wie hier ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder im Weiteren eine Rechnung

erstellen, alle Dokumente können Sie auf Ihr vorhandenes Briefpapier drucken. Sie

entscheiden, welche Angaben an welcher Stelle im Dokument erscheinen sollen.

GaLaOffice 360° ist in der Lage, sich ganz flexibel an Ihre Betriebsorganisation

anzupassen.



Digitaler Dokumentendruck über „PDF Ausgabe“

4 Um die oben erwähnte Funktion „PDF Ausdruck“ zu nutzen, aktivieren Sie im Fenster

der LV-Bearbeitung in der Menüleiste „Datei“ den Unterbefehl „PDF Ausgabe“.

Es öffnet sich das Fenster „Speichern unter“ (siehe Abb. 67). Geben Sie im oberen

Listenfeld den Speicherort in Ihrem EDV-System an. Bei Bedarf können Sie im

Eingabefeld Dateiname die von GaLaOffice 360° erstellte Bezeichnung ergänzen oder

ändern. Mit der Aktivierung der Schaltfläche „OK“ erzeugen Sie den digitalen

Druckauftrag.

Abb. 67

Hinweis

GaLaOffice 360° bietet Ihnen neben der „normalen“ Druckfunktion zwei weitere

Möglichkeiten, die Ihre Produktivität enorm steigern und zudem ihre Ressourcen schonen.

Zum einen ist hiermit die Funktion „PDF Ausgabe“ gemeint. Mit dieser Funktion können Sie

die in GaLaOffice 360° erstellten LV-Dokumente jederzeit digital erstellen. Zum anderen ist

die Funktion PDF + E-Mail möglich. Mit dieser Funktion können Sie die in GaLaOffice 360°

erstellten LV-Dokumente jederzeit als E-Mail mit Ihrem persönlichen Logo oder

Geschäftspapier an den Adressaten verschicken.

Hinweis

Beim digitalen Druck von Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen für den

direkten Fax oder E-Mail-Versand ist GaLaOffice 360° in der Lage, Ihr Firmenlogo bzw. Ihr

Briefpapier mit zu hinterlegen. (siehe Abb. 68).


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 10: Angebot drucken

Darstellung eines Angebotsdokumentes mit der Funktion PDF + Email erstellt.

Abb. 68


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 3) Projekte anlegen Digitaler Dokumentendruck über „PDF + E-Mail“

5 Um die zuvor erwähnte Funktion „PDF + E-Mail“ zu nutzen, aktivieren Sie im Fenster

der LV-Bearbeitung in der Menüleiste „Datei“ den Unterbefehl „PDF + Email“.

GaLaOffice 360° erzeugt automatisch im Hintergrund die PDF Datei Ihres Angebotes.

Es öffnet sich das Fenster „Wählen Sie eine

Schablone…..“ (siehe Abb. 69). Markieren Sie hier

den ersten Eintrag „Email_Angebotsabgabe.htm“.

Mit der Schaltfläche „Erstellen“ bestätigen Sie die

Auswahl. Alternativ können Sie auf dem

gewünschten Eintrag auch einen Doppelklick

ausführen.

GaLaOffice 360° übergibt nun im Hintergrund die PDF Datei des Angebotes, den

ausgewählten Text der Schablone, sowie die Kontaktdaten an Microsoft Outlook®.

Die PDF Datei mit Ihrem Angebot wird automatisch in den Anhang der E-Mail eingestellt.

In der linken Abbildung sehen Sie das

Beispiel einer von GaLaOffice 360° mit der

Funktion PDF + E-Mail erzeugten E-Mail,

in deren Anhang das Angebot als PDF-

Datei eingefügt ist (siehe Abb. 70).

Vor dem Versand der E-Mail fügen Sie

noch eine Betreffzeile in das hierfür

vorgesehene Eingabefeld ein. Aktivieren

Sie nun die Schaltfläche „Senden“.

Abb. 70

Abb. 69

Hinweis

Für die automatische E-Mailerzeugung mit der Funktion PDF + E-Mail aus GaLaOffice

360° ist die Software Microsoft Outlook® (ab der Version 2003) Voraussetzung.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 10: Angebot drucken

6 Wenn Sie das Angebot für die Familie Mustermann gedruckt haben, können Sie die

LV-Bearbeitung sowie die „Projektbearbeitung“ verlassen. Um die LV-Bearbeitung zu

verlassen, aktivieren Sie die Schaltfläche „Schließen“.

Bevor das Fenster LV: Hausgarten Mustermann

geschlossen wird, erscheint die in der linken

Abbildung dargestellte Meldung, um einen

ungewollten Datenverlust zu vermeiden

(siehe Abb. 71). Beantworten Sie die

Sicherheitsabfrage mit der Schaltfläche „Ja“.

Das Fenster LV: Hausgarten Mustermann wird geschlossen und Sie befinden sich im

Fenster „Projektbearbeitung“. Die Fensteransicht wurde aktualisiert und in der Übersicht

der Leistungsverzeichnisse ist nun der Eintrag des von Ihnen erstellten LV Hausgarten

Mustermann dargestellt (siehe Abb. 72).

7 Schließen Sie das Fenster „Projektbearbeitung“, indem Sie die Schaltfläche

„Schließen“ aktivieren. Sie befinden sich jetzt wieder im Hauptfenster von GaLaOffice

360° in der Projektübersicht. Auch die Projektübersicht wurde aktualisiert und Sie sehen

im Übersichtsfenster den Listeneintrag des von Ihnen zuvor erstellten Projektes

„Hausgarten Mustermann“ Projekt-Ebene (siehe Abb. 73).

Abb. 71

Abb. 72

Abb. 73

Eintrag des zuvor erzeugten LVs

Eintrag des zuvor erzeugten Projekts



8 Aktivieren Sie nun im Navigationsbereich die Schaltfläche „ÜBERSICHT“. Das Fenster

wird aktualisiert und Sie befinden sich in der Übersicht von GaLaOffice 360°.

Der Eintrag in den „zuletzt bearbeiteten Dokumenten“ wurde ebenfalls aktualisiert. Sie

sehen nun in der Kategorie „Heute“ die folgende Ansicht (siehe Abb. 75):

Erläuterung der Listeneinträge:

Dieser Listeneintrag steht für das von Ihnen erstellte

LV Hausgarten Mustermann

Dieser Listeneintrag steht für das von Ihnen erstellte

Projekt Hausgarten Mustermann

Dieser Listeneintrag steht für die von Ihnen erstellte

Adresse Hausgarten Mustermann

Abb. 74

Abb. 75

Hinweis

Vor dem Listeneintrag befindet sich eine Schaltfläche mit einem kleinen Pluszeichen.

Wenn Sie diese Schaltfläche drücken, öffnet sich der Listeneintrag des Projektes mit den

Daten der nächsten kleineren Ebene der LV–Ebene. Vor der LV – Ebene befindet sich

wieder diese Schaltfläche. Wenn Sie diese Schaltfläche aktivieren, öffnet sich der

Listeneintrag mit den Daten der nächsten kleineren Ebene der Dokumenten–Ebene

(Druckarchiv). Das Ergebnis mit allen geöffneten Schaltflächen sehen Sie in der unteren

Abbildung (siehe Abb. 74).

Wenn Sie die Schaltflächen wieder aktivieren, werden die Listeneinträge ausgeblendet.

Wenn Sie einen der Listeneinträge mit einem Doppelklick aktivieren, wird umgehend der

betreffende Datensatz geöffnet. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag in der Projekt-Ebene

öffnet die Projektbearbeitung des gewählten Listeneintrags, ein Doppelklick auf den

Listeneintrag in der LV-Ebene öffnet die LV-Bearbeitung des gewählten Listeneintrags.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 11: pauschale Abschlagsrechnung drucken

Teil 4) Projekt abrechnen

Schritt 11: Abschlagsrechnung – pauschale Abschlagsrechnung drucken

Die Annahme ist, dass Sie den Auftrag zur Umsetzung bei der Familie Mustermann

erhalten haben und die Baumaßnahmen bereits begonnen haben. Um nun mit

GaLaOffice 360° eine pauschale Abschlagszahlung für die bisher geleisteten Arbeiten

zu erstellen und die Zahlung der Familie Mustermann direkt im Baukonto zu verbuchen,

sind die folgenden Schritte erforderlich.

Rechnungserstellung in GaLaOffice 360° Allgemein

Mit GaLaOffice 360° sind Sie in der Lage, einfach und schnell Rechnungen wie z. B.

Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen zu erstellen, diese mit dem Programm

zu verwalten und natürlich als gedrucktes Dokument als auch als digitalen Druck mit

Ihrem Logo auszugeben. Bei der Erzeugung der Rechnungen haben Sie die Möglichkeit,

den zu fakturierenden Rechnungsbetrag pauschal festzulegen oder von der

angebotenen Menge oder dem hinterlegten Baufortschritt abzuleiten.

Damit Sie in GaLaOffice 360° eine Rechnung erstellen können, benötigt das Programm

den Bezug zum betreffenden Vorgang (LV). Für das Fallbeispiel bedeutet dies, dass Sie

in das von Ihnen erstellte LV Hausgarten Mustermann wechseln.

1 Um schnell in das LV Hausgarten Mustermann zu wechseln, aktivieren Sie in der

Übersicht von GaLaOffice 360° in den „zuletzt bearbeiteten Dokumenten“ den

Listeneintrag „LV Hausgarten Mustermann“ mit einem Doppelklick (siehe Abb. 76). Sie

springen nun direkt in die LV Bearbeitung.

2 Es öffnet sich das zusätzliche Fenster „LV: Hausgarten Mustermann“ und Sie befinden

sich automatisch in den LV Einstellungen. In den LV Einstellungen stellen Sie den „LV

Status“ auf die aktuelle Situation des Fallbeispieles um „in Ausführung“

Wählen Sie hierzu im Listenfeld „LV Status“ den entsprechenden Eintrag aus

(siehe Abb. 77).


Abb. 76


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen

3 Bevor Sie eine Rechnung drucken können, müssen Sie in GaLaOffice 360° einige

Grundeinstellungen vornehmen. Um diese vorzunehmen, aktivieren Sie im

Navigationsbereich die Schaltfläche „Konto + Druck“ (siehe Abb. 78).

Die rechte Fensterseite wird nun aktualisiert und Sie sehen im oberen Teil das

„Baukonto“ und im unteren Teil die „Druckoptionen“ (siehe Abb. 79)

Baukonto

Druckoptionen

Schaltfläche Konto + Druck

Navigationsbereich

Abb. 77

Abb. 78

Abb. 79

Listenfeld LV Status

Detailausschnitt LV Einstellungen

Abb. 79



4 Stellen Sie in den Druckoptionen das Listenfeld „Dokumenten Status“ mit der

„Abwärtspfeil“ Schaltfläche so ein, dass der von Ihnen gewünschte Rechnungstyp

hinterlegt ist. Sie haben an dieser Stelle die folgende Auswahl:

Rechnung

Abschlagsrechnung pauschal

Abschlagsrechnung pauschal 2

Abschlagsrechnung nach Positionen

Teilschlussrechnung

Schlussrechnung

Für das Fallbeispiel wählen sie den Listeneintrag „Abschlagsrechnung pauschal“ aus

(siehe Abb. 80). Das Eingabefeld „Beleg Text“ wird vom Programm automatisch erstellt.

Bei Bedarf können Sie den Eintrag manuell ergänzen oder löschen.

5 Um eine neue Belegnummer für das Eingabefeld „Beleg Nummer“ zu erhalten,

aktivieren Sie die Schaltfläche „Neu“ (siehe Abb. 80). GaLaOffice 360° erstellt daraufhin

automatisch eine neue Belegnummer aus dem jeweiligen Nummernkreis. Beim

Eingabefeld „Beleg Datum“ können Sie entweder manuell eintragen oder Sie nutzen die

Kalenderfunktion von GaLaOffice 360°. Sie aktivieren die Kalenderfunktion mit der

Schaltfläche „Abwärtspfeil“ im Eingabefeld.

6 Geben Sie im Eingabefeld „Abschlagsrechnung Netto (siehe Abb. 80) manuell den von

Ihnen gewünschten Nettowert der pauschalen Abschlagsrechnung ein. Der

Mehrwertsteuerbetrag (MwSt.) sowie der Bruttobetrag der pauschalen

Abschlagsrechnung werden automatisch GaLaOffice 360° ermittelt und in den

entsprechenden Eingabefeldern eingetragen.

Abb. 80

Listenfeld „Dokumenten Status

Eingabefeld „Beleg Text“, wird automatisch erzeugt

Eingabefeld „Beleg Nummer“, Erzeugung manuell oder Aktivierung der Schaltfläche „Neu“

Schaltfläche „Neu“ (Beleg Nummer) aus Nummernkreis

Eingabefeld „Beleg Datum“

Eingabefeld für pauschalen Nettobetrag

Druckoptionen


Abb. 81

Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen 7 Um den Rechnungsdruck zu starten, aktivieren

Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche

„Drucken“. Es öffnet sich das Fenster „Drucken“,

in dem Sie den von Ihnen gewünschten Drucker

auswählen und bei Bedarf zusätzliche

Einstellungen vornehmen können (siehe Abb.

81). Um den Druckauftrag zu senden, aktivieren

Sie die Schaltfläche „OK“. Das Fenster „Drucken“

wird automatisch geschlossen und der

Druckauftrag ausgeführt.

Während des Druckvorgangs erscheint die

Meldung „Wurde das Dokument korrekt

ausgedruckt?“ (siehe Abb. 82). Kontrollieren Sie

den Papierausdruck. Wenn Sie mit dem

Druckergebnis zufrieden sind, beantworten Sie die

Meldung mit der Schaltfläche „Ja“.

Daraufhin wird zum einen die Abschlagsrechnung automatisch als PDF-Datei archiviert,

zum anderen wird die Abschlagsrechnung als Listeneintrag in das Baukonto des

Projektes (siehe Abb. 83) eingestellt. In das Baukonto werden im Weiteren alle noch

folgenden Rechnungs- und Zahlungsvorgänge zu diesem Bauvorhaben (LV) eingestellt.

Parallel zur Verwaltung im Baukonto werden zusätzlich alle Rechnungs- und

Zahlungsvorgänge in der Programmkomponente „ZAHLUNGSVERKEHR“ eingestellt.

Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, Rechnungs- und Zahlungsvorgänge in der

jeweiligen „LV Bearbeitung“ projektbezogen und im Zahlungsverkehr projektübergreifend

in einer Gesamtübersicht zu sehen.

Abb. 82

Listeneintrag der erstellten Abschlagszahlung

Detailausschnitt „Baukonto“

Hinweis

Bevor Sie die von Ihnen definierte Abschlagsrechnung drucken, kontrollieren Sie in der

„Seitenansicht“ den Ausdruck. Um in der Seitenansicht zu navigieren und die Seitenansicht

zu schließen, verfahren Sie wie auf Seite 48-49 beschrieben.

Abb. 83



Abschlagsrechnung-1 für Familie Mustermann

Abb. 84

Hinweis

Wenn Sie das von Ihnen erstelle Rechnungsdokument erneut anzeigen bzw. drucken

möchten, markieren Sie im Baukonto den gewünschten Listeneintrag mit der linken

Maustaste und aktivieren dann die rechte Maustaste für das Optionsmenü. Wählen Sie

dort den Befehl „Anzeige Druckkopie“. Es öffnet sich automatisch ein zusätzliches Fenster

mit der gewünschten PDF Datei. Alternativ können Sie auch in den Druckoptionen die

Schaltfläche „Archiv“ aktivieren. Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem Sie eine

Kopie des gewünschten Dokuments aufrufen können.



Schritt 12: Abschlagsrechnung – Zahlungserfassung

Zahlungserfassung in GaLaOffice 360° Allgemein

Zahlungen, die erfolgt sind, müssen in GaLaOffice 360° erfasst werden, damit die

erstellten Rechnungen (Abschlagsrechnungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen)

auch korrekt aus der „Offenen Posten Liste“ (siehe Programmkomponente

„ZAHLUNGSVERKEHR“) ausgebucht werden können.

Im Fallbeispiel der Familie Mustermann ist die erstellte Abschlagszahlung unter Abzug

des gewährten Skontos überwiesen worden.

1 Um die Zahlung der pauschalen Abschlagsrechnung der Familie Mustermann im

projektbezogen Baukonto zu erfassen, müssen Sie sich in dem entsprechenden LV

befinden. Im Navigationsbereich muss die Schaltfläche „Konto + Druck“ aktiviert sein.

Im Baukonto des LVs sehen Sie den Listeneintrag der von Ihnen zuvor erstellten

Abschlagsrechnung (siehe Abb. 85).

Markieren Sie den gewünschten Listeneintrag mit der Maus (hier AR-1 vom 18.09.2009)

und aktivieren Sie dann die Schaltfläche „Zahlung“.

2 Es öffnet sich das Fenster „Zahlung“, in das bereits alle relevanten Daten

(Pflichtfelder) von GaLaOffice 360° eingetragen wurden (siehe Abb. 86). Im Fallbeispiel

gehen wir davon aus, dass die Familie Mustermann den angeforderten

Rechnungsbetrag auch korrekt überwiesen hat.

Abb. 85

Abb. 86

Schaltfläche „Zahlung“ Markierter Listeneintrag der erstellten Abschlagszahlung

Zusatzfenster „Zahlung“

Pflichtfeld „Zahlungseingang“ skontierfähiger eingegangener Betrag

Schaltfläche „OK“

Pflichtfeld Mehrwertsteuersatz



Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 13: Druckeinstellungen setzten

Sie können die Zahlung mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen. Das Fenster wird

geschlossen und im Baukonto wird automatisch der Listeneintrag zu der von Ihnen

vorgenommenen Ausbuchung eingestellt (siehe Abb. 87).

Schritt 13: Schlussrechnung – Druckeinstellungen setzen

Die Annahme ist, dass Sie die Baumaßnahmen bei der Familie Mustermann

abgeschlossen haben. Sie Erstellen nun mit GaLaOffice 360° die Schlussrechnung für

die von Ihnen geleisteten Arbeiten und verbuchen im Weiteren die Zahlung der Familie

Mustermann.

Damit Sie die Schlussrechnung für die Familie Mustermann erstellen können, müssen

Sie, wie auch bei der Anlage der Abschlagszahlung, den Bezug zum LV herstellen

(siehe Seite 57).

1 Wechseln Sie in dem Fenster LV: Hausgarten Mustermann in den Navigationsbereich

„LV Einstellungen“. In den LV Einstellungen stellen Sie den „LV Status“ auf die aktuelle

Situation des Fallbeispieles um „Abgerechnet in Gewährleistung“.

Wählen Sie hierzu im Listenfeld „LV Status“ den entsprechenden Eintrag aus

(siehe Abb. 88).

Abb. 87

Abb. 88

Listeneintrag Rechnungsausgang Abschlagsrechnung

Listeneintrag Zahlungseingang Detailausschnitt „Baukonto“

Listenfeld LV Status

Detailausschnitt LV Einstellungen

Hinweis

Sofern bei Zahlungen Teilbeträge einbehalten werden, gibt GaLaOffice 360° Ihnen die

Möglichkeit, dies entsprechend auszuweisen und den Überblick zu behalten.


Tutorial „Erste Schritte“ Teil 4) Projekte abrechnen 2 Bevor Sie die Schlussrechnung drucken können, müssen Sie im Programm einige

Grundeinstellungen vornehmen, auf deren Grundlage die Rechnung erzeugt wird.

Um diese Einstellungen vorzunehmen, aktivieren Sie im Navigationsbereich die

Schaltfläche „Konto + Druck“ (siehe Abb. 89).

3 Wechseln Sie im rechten unteren Fenster in die Druckoptionen. Stellen Sie das

Listenfeld „Dokumenten Status“ mit der Schaltfläche „Abwärtspfeil“ so ein, dass der

Rechnungstyp „Schlussrechnung“ hinterlegt ist.

Das Eingabefeld „Beleg Text“ wird vom Programm automatisch erstellt. Bei Bedarf

können Sie den Eintrag manuell ergänzen oder löschen (siehe Abb. 90).

4 Um eine neue Belegnummer für das Eingabefeld „Beleg Nummer“ zu erhalten,

aktivieren Sie die Schaltfläche „NEU“ (siehe Abb.90). Beim Eingabefeld „Beleg Datum“

können Sie entweder manuell eintragen oder Sie nutzen die Kalenderfunktion von

GaLaOffice 360°. Sie aktivieren die Kalenderfunktion mit der Schaltfläche „Abwärtspfeil“

im Eingabefeld „Beleg Datum“.

Konto + Druck

Navigationsbereich

Abb. 89

Abb. 90

Detailausschnitt Druckoptionen

Eingabefelder für Dokumentendruck

Hinweis

Sobald in einem Vorgang (LV) eine Abschlagsrechnung erstellt wurde, muss der

Rechnungstyp auf „Schlussrechnung“ eingestellt sein. Bei der Aufstellung der

Schlussrechnung fakturiert GaLaOffice 360° den Gesamtbetrag und zieht automatisch die

bisher geleisteten Zahlungseingänge für Abschlags- und Teilschlusszahlungen des

Kunden (inkl. Skonto nach Vereinbarung) von der fakturierten Gesamtsumme ab.

Bei Aufträgen die ohne zuvor erstellte Abschlags- und Teilschlusszahlungen gestellt

wurden, können Sie den Rechnungstyp auf „Rechnung“ setzen.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 13: Druckeinstellungen setzten

Um eine Rechnung, oder wie im Fallbeispiel, eine Schlussrechnung zu erstellen, tragen

Sie die Mengen ein, die in der Rechnung bzw. Schlussrechnung fakturiert werden sollen.

Zu der Angabe der zu fakturierenden Menge haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen

können Sie schnell und einfach die „angebotene Menge“ („Rech. mit Ang Mengen“) in

Rechnung stellen. Diese Art der Abrechnung kommt immer dann vor, wenn Sie die im

Angebot angegebene Menge zu 100% in Abrechnung stellen können.

In Ihrer täglichen Praxis ergeben sich aber oft genug die Fälle, in denen es zu einer

Mengenmehrung kommt, oder einzelne Positionen gar nicht zur Ausführung kommen.

Sofern sich Mengenmehrungen ergeben haben, oder einzelnen Positionen nicht

abgerechnet werden, können Sie mit GaLaOffice 360° auch positionsbezogen nach

„fertig gestellte Menge“, dem sogenannten „Baufortschritt“, abrechnen.

Schritt 14: Schlussrechnung – Angabe der Rechnungsmenge

Schlussrechnung nach „Rech. mit Ang Mengen“

1 Um eine Rechnung entsprechend der „angebotene Menge“ zu erstellen, aktivieren Sie

das Markierungsfeld „Rech. mit Ang. Mengen“ (siehe Abb. 91). In diesem Fall greift

GaLaOffice 360° bei der Fakturierung auf die in

dem Angebot erstellten Mengenangaben

zurück.

Schlussrechnung nach „fertig gestellte Menge“

Bevor Sie eine Rechnung entsprechend der „fertiggestellte Menge“ erstellen können,

müssen Sie in GaLaOffice 360° alle nach Abschluss der Baumaßnahmen ermittelten

fertig gestellten Mengen eintragen (Baufortschritt).

2 Um in GaLaOffice 360° die fertigen Mengen (Baufortschritt) positionsbezogen

einzugeben, stellen Sie zuerst die LV Ansicht um. Bis jetzt haben Sie in der LV

Bearbeitung immer die Angebotsmenge betrachtet. Um den Baufortschritt zu bearbeiten,

wechseln Sie auf die „LV Ansicht

fertiggestellte Menge“. Aktivieren Sie

hierzu in der LV-Anzeige (über der LV-

Gliederung) das Listenfeld „LV Ansicht

fertiggestellte Menge“ (siehe Abb. 92).

Die Anzeige der LV-Gliederung können

Sie bei Bedarf jederzeit in die

ursprüngliche Ansicht, also die

„angebotene Menge“ wieder

zurückstellen

Abb. 91

Abb. 92

Markierungsfeld „angebotene Menge

Detailausschnitt Druckoptionen



Das Fenster der LV-Bearbeitung wird daraufhin aktualisiert und Sie sehen in der LV-

Gliederung auf der linken Fensterseite anstatt der Angebotsmengen die fertig gestellten

Mengen, die vorerst in allen Positionen auf die Menge = „0“ gesetzt wurden. Des

Weiteren ist in der LV-Gliederung die Spalte „fertiggestellt in Prozent“ eingefügt worden,

die den Baufortschritt sowohl als Wert in Prozent als auch visualisiert wiedergibt

(siehe Abb. 93).

3 Aktivieren Sie nun die erste Position in Ihrer LV-Gliederung. Das Fenster wird

aktualisiert und auf der rechten Fensterseite sehen Sie die bekannte Eingabemaske für

die Positionsbearbeitung (siehe Abb. 94). Um die Bearbeitungsmaske auf die Erfassung

des Baufortschrittes umzustellen, aktivieren Sie in der unteren Registerleiste das

Register „Baufortschritt“.

Abb. 93

Eingabemaske zur Positionsbearbeitung

Registerleiste

Abb. 94


Abb. 97

Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 14: Druckeinstellungen setzen

Das Fenster wird nun aktualisiert und zeigt Ihnen auf der unteren rechten

Bildschirmseite die Bearbeitungsmaske des Baufortschrittes (siehe Abb. 95) in dem Sie

den Baufortschritt der Position eintragen können.

4 Beginnen Sie mit der Eingabe des Leistungsstandes in dem Listenfeld „Datum“. Das

Programm hinterlegt automatisch das aktuelle Datum. Wenn Sie für diese Angabe eine

Korrektur vornehmen möchten, aktivieren Sie das Listenfeld erneut und überschreiben

die Programmvorgabe manuell.

!TIP! Beim Eingabefeld „Datum“ können Sie

auch die Kalenderfunktion von GaLaOffice 360°

nutzen (siehe Abb. 96), indem Sie im

Listenfeldfeld das kleine Dreieck aktivieren

(linker Mausklick)

Geben Sie im Eingabefeld „Menge“ (siehe Abb. 97) die zu dem Kalenderstand fertig

gestellte Menge der Position ein. Hierzu können Sie zum einen den Wert manuell

eintragen, oder Sie aktivieren die

Schaltfläche „Ang. Menge“, wenn der

angebotene Wert mit dem aktuellen

Baufortschritt übereinstimmt.

!TIP! Um die Effektivität bei der Bearbeitung zu erhöhen, nutzen Sie Ê-Taste, um in

das nächste Eingabefeld zu gelangen. Mit der ‡ + Ê kehren Sie zum vorherigen

Eingabefeld zurück. In dem Eingabefeld „Bemerkungen“ können Sie einen freien Text

eingeben, z.B. die Lieferscheinnummer festhalten.

Abb. 94

Abb. 96

Detailausschnitt „Baufortschritt“

Registerleiste

Schaltfläche „Ang. Menge“ Detailausschnitt „Baufortschritt“



5 Um die Eingabe des Baufortschrittes in der ersten Position abzuschließen, drücken Sie

die ¤ Taste. Zum einen wird hierdurch automatisch der Baufortschritt der ersten

Position in die LV-Gliederung übernommen (siehe Abbildung), wobei auch die Spalte

„fertiggestellt in Prozent“ aktualisiert wird. Zum anderen springen Sie in die nächste

Position und können mit der Eingabe des Leistungsstandes wie oben beschrieben

fortfahren (siehe Abb. 98).

Alternativ zur ¤ Taste können Sie auch mit der Maus die gewünschte Position

aktivieren.

!TIP! Durch die Verwendung der Tastaturbefehle Ê-Taste und ¤-Taste (Hot Keys)

gelangen Sie von Eingabefeld zu Eingabefeld. .

Fahren Sie mit der Aktualisierung des Baufortschrittes in den restlichen Positionen Ihrer

LV-Gliederung fort.

6 Wenn Sie die Eingabe des Baufortschrittes in Ihren Positionen abgeschlossen haben

(siehe Abb. 99), können Sie nun die Schlussrechnung für die Familie Mustermann

erstellen.

Abb. 98

Abb. 99

Detailausschnitt LV-Gliederung LV Ansicht fertig gestellte Menge

Fertiggestellte Menge“

Fertiggestellte Menge in Prozent“


Abb. 100

Abb. 101

Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 15: Schlussrechnung drucken

Schritt 15: Schlussrechnung – Schlussrechnung drucken

1 Um den Rechnungsdruck zu starten,

aktivieren Sie in der Symbolleiste die

Schaltfläche „Drucken“. Es öffnet sich das

Fenster „Drucken“, indem Sie den von Ihnen

gewünschten Drucker auswählen und bei

Bedarf zusätzliche Einstellungen vornehmen

können (siehe Abb. 100). Um den Druckauftrag

zu senden, aktivieren Sie die Schaltfläche „OK“.

Das Fenster „Drucken“ wird automatisch

geschlossen und der Druckauftrag ausgeführt.

2 Während des Druckvorganges erscheint die

Meldung „Wurde das Dokument korrekt ausgedruckt?“

(siehe Abb. 101). Kontrollieren Sie den

Papierausdruck. Wenn Sie mit dem Druckergebnis

zufrieden sind, beantworten Sie die Meldung mit der

Schaltfläche „Ja“

Daraufhin wird zum einen die Schlussrechnung automatisch als PDF-Datei archiviert.

Zum anderen wird die Schlussrechnung als Listeneintrag in das Baukonto des Projektes

(siehe Abb. 102) eingestellt. Parallel zu der Verwaltung im Baukonto wird die

Schlussrechnung auch in der Programmkomponente „ZAHLUNGSVERKEHR“

eingestellt. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, Rechnungs- und Zahlungsvorgänge in

der jeweiligen „LV Bearbeitung“ projektbezogen und im Zahlungsverkehr

projektübergreifend in einer Gesamtübersicht zu sehen.

Abb. 102

Listeneintrag Rechnungsausgang Abschlagsrechnung


Listeneintrag Rechnungsausgang Schlussrechnung

Hinweis

Bevor Sie die von Ihnen definierte Abschlagsrechnung drucken, kontrollieren Sie in der

„Seitenansicht“ den Ausdruck. Um in der Seitenansicht zu navigieren und die Seitenansicht

zu schließen, verfahren Sie wie auf Seite 48-49 beschrieben.

Listeneintrag Zahlungseingang



Schlussrechnung für Familie Mustermann

Der Ausdruck enthält automatisch alle rechtlich erforderlichen Formulierungen:

Eine Tabelle zur Rechnungserstellung mit erfolgten Zahlungen und offenen

Zahlbeträgen

Datumsangaben zum Ausführungszeitraum

Hinweis zur Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen nach § 14 Abs. 4

Umsatzsteuergesetz

Auf Wunsch die Ausgabe der Arbeitskosten nach § 35 a EStG

Abb. 103

Hinweis

In GaLaOffice 360° können Sie auch alle Arten von Rechnungen (Abschlagsrechnung,

Teilschluss- und Schlussrechnung) als digitales Dokument mit Logo für den direkten Fax-

oder Emailversand erzeugen. Um Rechnungsdokumente digital zu drucken, verfahren Sie

wie auf Seite 54-55 beschrieben.


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 16: Zahlungserfassung

Schritt 16: Schlussrechnung – Zahlungserfassung

Zahlungserfassung in GaLaOffice 360° Allgemein

1 Um die Zahlung der Schlussrechnung der Familie Mustermann im projektbezogen

Baukonto zu erfassen, müssen Sie sich im entsprechenden LV befinden. Im

Navigationsbereich muss die Schaltfläche „Konto + Druck“ aktiviert sein.

Im Baukonto des LVs sehen Sie den Listeneintrag der von Ihnen zuvor erstellten

Schlussrechnung (siehe Abb. 104 Detailansicht Abb. 105).

Markieren Sie den gewünschten Listeneintrag mit der Maus (hier SR vom 02.10.2009)

und aktivieren Sie dann die Schaltfläche „Zahlung“.

Abb. 104

Abb. 105

Listeneintrag Zahlungseingang


Listeneintrag Rechnungsausgang Abschlagszahlung

Listeneintrag Rechnungsausgang Schlusszahlung

Schaltfläche „Zahlung“

Hinweis

Wenn Sie das von Ihnen erstelle Rechnungsdokument erneut anzeigen bzw. drucken

möchten, markieren Sie im Baukonto den gewünschten Listeneintrag mit der linken

Maustaste und aktivieren dann die rechte Maustaste für das Optionsmenü. Wählen Sie hier

den Befehl „Anzeige Druckkopie“. Es öffnet sich automatisch ein zusätzliches Fenster mit

der gewünschten PDF Datei. Alternativ können Sie auch in den Druckoptionen die

Schaltfläche „Archiv“ aktivieren (siehe Abbildung unten). Es öffnet sich ein zusätzliches

Fenster, in dem Sie eine Kopie des gewünschten Dokuments aufrufen können.



2 Es öffnet sich das Fenster „Zahlung“, in das bereits alle relevanten Daten von

GaLaOffice 360° eingetragen wurden (siehe Abb. 106). Im Fallbeispiel gehen wir davon

aus, dass die Familie Mustermann den angeforderten Rechnungsbetrag auch korrekt

überwiesen hat.

Sie können die Zahlung mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen. Das Fenster wird

geschlossen und im Baukonto wird automatisch der Listeneintrag zu der von Ihnen

vorgenommenen Ausbuchung eingestellt (siehe Abb. 107).

Im Baustellenkonto werden alle Rechnungen, Zahlungen, Kürzungen etc. eines

einzelnen Bauvorhabens (Projekt) aufgeführt.

Projektübergreifend für das gesamte Unternehmen werden alle Rechnungsausgänge,

Kürzungen und die „Offenen Posten“ in der Programmkomponente „Zahlungsverkehr“ in

der „Rechnungsausgangsliste“ sowie der „OP Verwaltung“ (siehe Abbildung 108 + 109)

angezeigt. Durch eine individuelle zeitliche Sortierung (z.B. pro Monat, Quartal, Jahr)

und die detaillierte Darstellung der Zahlen können Sie stets Ihre wirtschaftliche Situation

bewerten.

Abb. 106

Abb. 107

Zusatzfenster „Zahlung“

Pflichtfeld „Debitor“

Pflichtfeld „Zahlungseingang“ skontierfähiger eingegangener Betrag

Schaltfläche „OK“

Listeneintrag Zahlungseingang Schlussrechnung


Listeneintrag Rechnungsausgang Schlusszahlung


Tutorial „Erste Schritte“ Schritt 16: Zahlungserfassung

Darstellung der Rechnungsausgangsliste

Darstellung der „Offenen Posten“ in der OP Verwaltung

Abb. 108

Abb. 109


Tutorial „Erste Schritte“ Informationsseite

Tutorial GaLaOffice 360° „Erste Schritte“

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