TUTORIAL MYOB 18 - YTWO

TUTORIAL

MYOB ACCOUNTING 18

Oleh :

Drs. YAYA SURYANASMK PIRI 3 YOGYAKARTA

MYOB VER. 18Oleh : Drs. Yaya Suryana

A. PENDAHULUAN

MYOB ( Mind Your Own Businnes) Accounting adalah sebuah software akuntansi yang banyak digunakan usaha kecil menengah ( UKM ). Beberapa alasan yang menjadi pertimbangan menggunakan software ini adalah sebagai berikut :

1. Mudah digunakanDengan tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah di ingat,MYOB mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang komputer dan akuntansi.

2. Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap pemakai ( user ).

3. Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan.

4. Dapat diaplikasiakn untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan.

5. Menampilkan laporan keuangan komparasi ( perbandingan ) serta dapat menampilkan analisis dalam bentuk grafik yang mudah dipahami.

MYOB merupakan program computer akuntansi (accounting software), MYOB dimulai di Australia pada tahun 1991. Banyak penghargaan diterima oleh jajaran produk MYOB sejak tahun 1991 sampai sekarang.Sukses ini kemudian berkembang ke seluruh dunia, MYOB pada tahun itu juga memenangkan MacWorld Award untuk kategori Best Accounting Software dan kategori Best Newcomer Software.Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak dibawah payung MYOB Limited. MYOB kemudian mengembangkan 6 cabang untuk meng-cover pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia, yang saat ini terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara lainnya, versi Malaysia adalah yang pertama dia Asia, sebelum munculnya versi Singapura, Hongkong dan Asia-International, dan sekarang telah lebih banyak lagi.

Beberapa kegunaan MYOB dalam kegiatan administrasi perusahaan, antara lain :

1. Alat bantu orang – orang untuk menyelesaikan pekerjaan akuntansi2. Menghemat waktu dalam mengelola dan menjalankan pembukuan3. Mengerti lebih dalam bisnis, sehingga membantu kita dalam proses penjualan

dan pembelian, track piutang dagang (receivable), hutang dagang (payables) and pajak (GST), email your quotes dan invoice dan banyak lagi – semuanya hanya dengan meng-klik beberapa tombol saja.

Drs. YAYA SURYANA Page 2

4. Mengelola barang dagangan5. Untuk memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan,dll

B. DATA PERUSAHAAN BARU

1. Buka program MYOB2. Klil tombol Creat new company file3. Klik Next4. Masukan data perusahaan5. Klik Next6. Mengisi Accounting Information pada MYOB

a. Current Financial Year : isi dengan tahun pembukuanb. Last Mont of Financial Year : isi dengan akhir bulan periode pembukuanc. Conversion Mont : isi dengan bulan transaksi yang akan dicatatd. Number of Acc. Period : isi dengan Twelve

7. Klik Next8. Klik Next, kemudian pilih opsi kedua9. Klik Next, kemudian tentukan lokasi penyimpanan file10. Klik Next dan tunggu proses pembuatan data baru selesai11. Pilih Command Centre

C. MENGISIKAN DATA AKUN/REKENING/PERKIRAAN

CARA 1 : MEMBUAT AKUN BARU

1. Klik Accounts pada Command Centres2. Klik Accounts List3. Klik New pada kelompok akun yang dibuat4. Pilih Header atau Detail5. Pilih Account Type6. Isi Nomor Akun7. Isi Nama Akun

CARA 2 : ( IMFORT DATA AKUN )

1. Buat daftar akun di Microsoft Excel2. Simpan dalam format Excel

a. Klik File – Save Asb. Pilih tempat penyimpanan c. Isi nama file d. Pilih format Save as type - Text ( Tab delimited )e. Klik – Save – Ok – Yes

3. Tutup Excel – klik No4. Buka kembali MYOB5. Menu Klik File – Import Data – Accounts6. Pada kolom Duplicate Record pilih Update Exixting Record, klik Continue7. Cari file Akun.txt yang telah anda buat dalam excel, klik file tersebut lalu klik

Open8. Klik Match All9. Klik Import10. Klik Ok


D. MEMBUAT LINKET AKUN

1. Klik menu Setup – pilih Linket Accountsa. Klik Accounts & Banking Accountsb. Undeposited Fund ganti dengan Cash in Bankc. Klik Ok

2. Klik menu Setup – pilih Linket Accountsa. Klik Sales Accountsb. Trade Debitors ganti dengan Account Receivablec. Cheque Account ganti dengan Cash in Bankd. Klik “ I give discount for early payment “ kemudian isi dengan Sales

Discounte. Klik Ok

3. Klik menu Setup – pilih Linket Accountsa. Klik Purchase Accountsb. Trade Creditors ganti dengan Account Payablec. Cheque Account ganti dengan Cash in Bankd. Klik “ I give discount for early payment “ kemudian isi dengan Purchase

Discounte. Klik Ok

E. MENYESUAIKAN LINK PAJAK

1. Klik menu List – Tax Code2. Klik tanda panah pada GST (Goods and Services Tax)3. Sesuiakan Tax Code menjadi VAT ( atau istilah yang dipakai, mis ; PPN)4. Description isi dengan Value Added Tax atau Pajak Pertambahan Nilai5. Rate isi dengan anggka persentase pajak6. Linket Account for Tax Collected disisi VAT Out (PPn Masukan)7. Linket Account for Tax Paid diisi VAT In (PPn Keluaran)8. Klik Close

F. MENYESUIAKAN LINK EQUITY

1. Klik Accounts2. Klik Accounts List3. Klik Equity4. Sesuaikan akun-akun berikut dengan soal/kasus yang dikerjakan :

a. Retained Earningsb. Current Year Earningsc. Historical Balancing

G. KOREKSI / MEMPERBAIKI AKUN

1. Meperbaiki akun yang salaha. Klik Accounts – Account Listb. Cari akun yang salah atau akan diperbaiki c. Klik tanda panah pada akun yang akan diperbaikid. Lakukan perbaikan sebagaimana mestinyae. Klik Ok


2. Menghapus Akuna. Klik Accounts – Account Listb. Cari akun akan dihapusc. Klik tanda panah pada akun yang akan dihapusd. Klik Edit pada menue. Klik Delete Account

H. MENGISIS DATA CUSTOMER DAN SUPPLIER/VENDOR

1. Membuat Daftar Customer (Pelanggan)a. Klik Card File – Card Listb. Klik Customer dan klik New untuk membuat data pelanggan baruc. Isi data-data pelanggan sesuai dengan data pelanggan yang tersediad. Pada bagian Selling Details : Isi kolom ID Tax Number sesuai dengan NPWP, pastikan Tax Code = PPN/VAT, Freight Tax Code = N-Te. Klik Ok jika data telah terisi dengan benarf. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi data pelanggan yang lain

2. Membuat Daftar Supplier/Vendor (Pemasok)a. Klik Card File – Card Listb. Klik Supplier dan klik New untuk membuat data pemasok baruc. Isi data-data pemasok sesuai dengan data pemasok yang tersediad. Pada bagian Buying Details : Isi kolom ID Tax Number sesuai dengan

NPWP, pastikan Tax Code = PPN/VAT, Freight Tax Code = N-Te. Klik Ok jika data telah terisi dengan benarf. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi data pemasok yang lain

I. MENGISI NERACA SALDO AWAL

1. Melalui Jurnala. Klik Accounts – Record Journal Entryb. Isi kolom General Journal sesuai dengan nomor, nama akun dan posisi

saldo masing-masing. Untuk mengisi nama akun, klik drop down pada kolom Acct# - klik nama akun yang dimaksudkan – klik Use Account

c. Isikan saldo awal sesuai debet atau kredit pada neraca saldo, lakukan langkah tersebut sampai seluruh saldo akun tercatat semua.

d. Klik Recorde. Klik Journal untuk melihat hasil jurnalf. Klik Cancel untuk kembali ke Command centre

2. Memali Opening Balancea. Klik Setup pada menu – Balance – Balance Opening Balanceb. Isi saldo akun-akun sesuai neraca saldo awal. Beri tanda minus ( - ) bagi

saldo kontra akun yaitu akun yang mengurangi saldo normalc. Pastikan Amount left to be allocated terisi Rp 0,00 yang berarti jumlah

debet dan kredit sama besar.d. Klik Ok bila sudah balance

J. MENGISI SALDO PIUTANG AWAL

1. Klik Setup pada menu – Balance – Customers Balance2. Klik Add Sale3. Pilih Customer Name, kenudian klik Use Customer4. Klik tanda panah pada Term untuk mengisi termin pembayaran


5. Isi Nomor Invoice jika ada pada Invoice #6. Isi tanggal awal bulan7. Isi Total Inclusive Tax sejumlah piutang, dan pilih N-T8. Klik Record9. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi saldo piutang yang lainnya10. Klik Close bila sudah selesai

K. MENGISI SALDO HUTANG AWAL

1. Klik Setup pada menu – Balance – Suppliers Balance2. Klik Add Purchase3. Pilih Supplier Name, kenudian klik Use Supplier4. Klik tanda panah pada Term untuk mengisi termin pembayaran5. Isi Nomor Invoice jika ada pada Invoice #6. Isi tanggal awal bulan7. Isi Total Inclusive Tax sejumlah hutang, dan pilih N-T8. Klik Record9. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi saldo piutang yang lainnya10.Klik Close bila sudah selesai

L. MENGISI DATA PERSEDIAAN (INVENTORY)

1. Membuat Data Persediaana. Klik Command Centre – Inventory – Item Listb. Klik New untuk mencatat persediaan barang yang baruc. Kemudian isi sesuai data yang ada

d. Pada bagian Buying Details dan Selling Details, pastikan Pajak (VAT) dan satuan unit terisi (Unit) dan pada Selling Details isi Base Selling Price dengan harga jual

e. Klik Okf. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi data yang lainnyag. Klik Close apabila telah selesai

2. Mengisi Data Persediaan Awala. Klik Command Centre – Inventory – Count Inventoryb. Isi jumlah persediaan pada kolom Counted, kemudian klik Adjust Inventoryc. Pilih akun “Inventory”, pada Default Adjustment Account, kemudian klik

Continued. Klik Opening Balancee. Isi tanggal sesuai awal bulan, kemudian isi harga/unit pada kolom Unit Costf. Klik Record

M. PEMBELIAN KREDIT

1. Klik Purchase pada Command Centre – Enter Purchase2. Klik Layout pilih Item – klik Ok3. Pilih pemasok pada drop down supplier4. Klik Term dan isi sesuai termin yang berlaku dan klik Ok5. Hilangkan tanda centang pada Tax Inclusive


6. Isi Purchase dan Date sesuai bukti faktur7. Pada kolom Bill isi dengan jumlah barang yang dibeli, selanjutnya di tab sampai

number item dan pilih nama barang dan isikan price sesuai harga faktur8. Sebelum di Record, untuk melihat kebenaran jurnal yang dibuat tekan Ctrl + R9. Bila yakin sudah benar klik Record10. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

N. PEMBELIAN TUNAI

1. Klik Purchase pada Command Centre – Enter Purchase2. Klik Layout pilih Item – klik Ok3. Pilih pemasok pada drop down supplier4. Klik Term isi dengan COD dan klik Ok5. Hilangkan tanda centang pada Tax Inclusive6. Isi Purchase dan Date sesuai bukti faktur7. Pada kolom Bill isi dengan jumlah barang yang dibeli, selanjutnya di tab sampai

number item dan pilih nama barang dan isikan price sesuai harga faktur8. Isi kotak Paid Today sejumlah Total Amount9. Sebelum di Record, untuk melihat kebenaran jurnal yang dibuat tekan Ctrl + R10. Bila yakin sudah benar klik Record11. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

O. PENJUALAN KREDIT

1. Klik Sales pada Command Centre – Enter Sales2. Pencatatan transaksi penjualan digunakan Layout Item, Klik Layout – pilih Item

– Klik Ok3. Pilih pemasok pada drop down supplier4. Klik Term, kemudian isi dengan termin yang berlaku – klik Ok5. Hilangkan tanda centang pada Tax Inclusive6. Pada kolom Ship isi dengan jumlah barang yang dijual, selanjutnya di tab

sampai number item dan pilih nama barang dan isikan price sesuai harga faktur7. Sebelum di Record, untuk melihat kebenaran jurnal yang dibuat tekan Ctrl + R8. Bila yakin sudah benar klik Record9. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

P. PENJUALAN TUNAI

1. Klik Sales pada Command Centre – Enter Sales2. Pencatatan transaksi penjualan digunakan Layout Item, Klik Layout – pilih Item

– Klik Ok3. Untuk transaksi penjualan tunai yang pertama kali, terlebih dahulu anda harua

membuat data pelanggan baru yaitu Pelanggan Tunai. Caranya klik tanda padah pada kolom Customer, klik New

4. Tulis Pelanggan Tunai pada kolom name, kemudian klik Ok5. Gunakan nama Pelanggan Tunai untuk mengisi kolok Customer.6. Klik Term, k isi dengan COD – klik Ok7. Hilangkan tanda centang pada Tax Inclusive8. Pada kolom Ship isi dengan jumlah barang yang dijual, selanjutnya di tab

sampai number item dan pilih nama barang dan isikan price sesuai harga faktur9. Isi kolom Paid Today sejumlah Total Amount10. Isi kolom Jurnal Memo dengan keterangan penjualan tunai11. Sebelum di Record, untuk melihat kebenaran jurnal yang dibuat tekan Ctrl + R12. Bila yakin sudah benar klik Record


13. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

Q. PENERIMAAN PELUNASAN PIUTANG DAGANG

1. Klik Sales pada Command Centre – Receive Payment2. Klik Customer untuk memilik nama pelanggan – klik Use Customer3. Isi data penerimaan kas4. Isi Amount Received sebesar jumlah yang diterima. Klil pada kolom Amount

Apllied pada baris transaksi yang bersangkutan5. Klik Record6. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

R. PENERIMAAN KAS SELAIN DARI PIUTANG DAGANG DAN PENJUALAN BARANG DAGANGAN

1. Klik Banking – Receive Money2. Pastikan Deposit to Account terisikan Cash In Bank3. Hilangkan tanda centang pada Tax Inclusive4. Payor pilih pihak pembayar, jika belum ada buat baru dengan klik New dan

isikan data pembayar, lalu Ok5. Amount Received diisi dengan jumlah sesuai bukti6. Payment Method diisi sesuai dengan yang diterima ; cash, cheque antau

lainnya7. Memo diisi dengan keterangan seperlunya8. ID diisi dengan No Bukti9. Date diisi tanggal transaksi10. Pada kolom Acct # pilih akun yang sesuai11. Klik Record12. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

S. PENGELUARAN KAS SELAIN PEMBAYARAN HUTANG DAGANG

1. Klik Banking pada Command Centre – Spend Money2. Pastikan Acount terisi dengan akun yang diinginkan, seperti Petty Cash, Cash

on Hand, dan Cash in Bank3. Hilangkan tanda centang pada Tax Inclusive4. Card pilih pihak penerima, jika belum ada buat baru dengan klik New dan isikan

data penerima, lalu Ok5. Cheque No diisi nomor cek6. Date diisi tanggal transaksi7. Amount diisi jumlah sesuai bukti transaksi8. Memo diisi dengan keterangan seperlunya9. Pada kolom Acct # pilih akun yang sesuai10. Klik Record11. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

T. PEMBAYARAN HUTANG DAGANG

1. Pada Command Centre Klik Purchase – Pay Bills2. Pilih nama pemasok dengan cara klik pada tanda panah pada kolom Supplier.

Klik pemasok yang dipilih, kemudian klik Use Supplier


3. Isi sesuai dengan bukti transaksi. Gunakan tombol tab untuk berpindah kolom atau klik dengan menggunakan mouse.

4. Klik pada kolom Amount Applied sesuai dengan faktur yang akan dibayar5. Klik Record6. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

U. RETUR PEMBELIAN

1. Pada Command Centre klik Purchases – Enter Purchase2. Pada kolom Supplier pilih nama supplier3. Isi Term dengan : COD ( Cash On Day )4. Hilangkan tanda centang pada kolom : Tax Inclusive5. Isikan No Bukti dan Tanggal transaksi6. Isi kolom Bill dengan jumlah barang yang dikembalikan dan beri tanda minus di

depannya ( - ), misalnya : -147. Tekan tombol Tab sampai muncul daftar barang8. Isi kolom price sesuai harga dalam bukti transaksi9. Nilai Balance Due harus sama dengan nilai pada bukti nota kredit10. Klik Record - Rigester11. Klik Return & Debits – klik Apply to Purchase12. Isi nomor nota kredit (ID #) dan tanggal nota kredit (Date)13. Klik Amount Applied pada baris tanggal faktur barang yang dikembalikan14. Tekan tombol Tab dan klik Record – Close15. Untuk mengetahui jurnal sementara, tekan Ctrl + R

V. RETUR PENJUALAN

RETUR PENJUALAN KREDIT

1. Pada Command Centre klik Sales – Enter Sales2. Pada kolom Customer pilih nama Customer 3. Isi Term dengan : COD ( Cash On Day )4. Hilangkan tanda centang pada kolom : Tax Inclusive5. Isikan No Nota Kredit (Invoice #) dan Tanggal (Date #)6. Isi kolom Ship dengan jumlah barang yang dikembalikan dan beri tanda minus

di depannya ( - ), misalnya : -207. Tekan tombol Tab sampai muncul daftar barang8. Isi kolom price sesuai harga dalam bukti transaksi9. Nilai Balance Due harus sama dengan nilai pada bukti nota kredit10. Klik Record - Rigester11. Klik Return & Credits – klik Apply to Sale12. Isi nomor nota kredit (ID #) dan tanggal nota kredit (Date)13. Klik Amount Applied pada baris tanggal faktur barang yang dikembalikan14. Tekan tombol Tab dan klik Record – Close15. Untuk mengetahui jurnal sementara, tekan Ctrl + R

RETUR PENJUALAN TUNAI

1. Pada Command Centre klik Sales – Enter Sales2. Pada kolom Customer pilih nama Customer 3. Isi Term dengan : COD ( Cash On Day )4. Hilangkan tanda centang pada kolom : Tax Inclusive5. Isikan No Nota Kredit (Invoice #) dan Tanggal (Date #)6. Isi kolom Ship dengan jumlah barang yang dikembalikan dan beri tanda minus

di depannya ( - ), misalnya : -20


7. Tekan tombol Tab sampai muncul daftar barang8. Isi kolom price sesuai harga dalam bukti transaksi9. Nilai Balance Due harus sama dengan nilai pada bukti nota kredit10. Klik Record - Rigester11. Klik Return & Credits – klik Pay Refund12. Isi nomor nota kredit (ID #) dan tanggal nota kredit (Date)13. Klik Amount Applied pada baris tanggal faktur barang yang dikembalikan14. Tekan tombol Tab dan klik Record – Close15. Untuk mengetahui jurnal sementara, tekan Ctrl + R

W. MENCATAT TRANSAKSI PENYESUAIAN (MEMORIAL)

1. Pada Command Centre klik Accounts – Record Journal Entry2. Hilangkan tanda centang pada Tax Inclusive3. Isi jurnal sesuai bukti transaksi, contoh seperti berikut :

4. Klik Record5. Untuk mengetahui jurnal sementara, tekan Ctrl + R6. Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre

--Y-TWO—



Documents

TUTORIAL MYOB 18 - YTWO