Upload
phungnhu
View
225
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
TUTORIAL PENGGUNAAN SISTEM ARSIP IPB
(http://www.arsip.ipb.ac.id)
Oleh:
Wahyu Dwi Suryanto
SISTEM INFORMASI ARSIP
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................................ i
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................ ii
1. Instalasi Xampp ............................................................................................................... 1
2. Upload SimArsip Offline .................................................................................................. 6
3. Menjalankan SimArsip secara Offline ............................................................................. 8
3.1 Home ......................................................................................................................... 9
3.2 Surat .......................................................................................................................... 9
3.3 JRA ........................................................................................................................... 12
3.4 Instansi .................................................................................................................... 12
3.5 Klasifikasi ................................................................................................................. 13
3.6 Tembusan ................................................................................................................ 14
3.7 Penyimpanan .......................................................................................................... 14
3.8 Operator .................................................................................................................. 15
3.9 Isi Home .................................................................................................................. 15
3.10 Logout ................................................................................................................... 16
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 pesan pertama dari Xampp ................................................................................ 1
Gambar 2 Welcome Screen saat instal xampp ................................................................... 1
Gambar 3 Pemilihan direktori untuk menyimpan folder xampp ........................................ 2
Gambar 4 Aktifasi webserver dan MySQL .......................................................................... 2
Gambar 5 Instalasi mulai di proses ..................................................................................... 3
Gambar 6 Instalasi selesai ................................................................................................... 4
Gambar 7 pesan untuk menampilkan xampp control panel .............................................. 4
Gambar 8 Xampp control panel .......................................................................................... 5
Gambar 9 Lokasi penyimpanan foldel simarsip .................................................................. 6
Gambar 10 Lokasi penyimpanan folder dbarsip ................................................................. 7
Gambar 11 Halaman login webarsip ................................................................................... 8
Gambar 12 tampilan halaman utama webarsip ................................................................. 9
Gambar 13 Tampilan halaman surat................................................................................. 10
Gambar 14 Tampilan tambah surat baru .......................................................................... 10
Gambar 15 tampilan halaman tembusan untuk surat ...................................................... 11
Gambar 16 tampilan halaman retensi surat ..................................................................... 12
Gambar 17 Tampilan halaman instansi ............................................................................ 13
Gambar 18 tampilan klasifikasi surat ................................................................................ 13
Gambar 19 tampilan tambah data klasifikasi ................................................................... 13
Gambar 20 tampilan daftar tembusan ............................................................................. 14
Gambar 21 tampilan tembusan surat ............................................................................... 14
Gambar 22 Tampilan halaman penyimpanan ................................................................... 15
Gambar 23 Tampilan halaman operator........................................................................... 15
Gambar 24 Tampilah halaman isi home ........................................................................... 16
Gambar 25 menu logout ................................................................................................... 16
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
1
1. Instalasi Xampp
Xampp adalah webserver yang paling populer digunakan dalam
menjalankan website secara offline. Berikut arutan instalasi Xampp.
1. Buka Aplikasi (Mentahan) Xampp yang ada di CD.
double klik tunggu sampai keluar
windows berikut.
Gambar 1 pesan pertama dari Xampp
2. Pilih OK, kemudian akan muncul windws seperti berikut.
Gambar 2 Welcome Screen saat instal xampp
3. Pilih Next, selanjutnya Anda akan masuk ke direktori untuk instalasi.
Seperti gambar berikut.
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
2
Gambar 3 Pemilihan direktori untuk menyimpan folder xampp
4. Direktori default dari Xampp adalah C:/Xampp, kita bisa seting sesual
dengan keinginan kita. Jika ingin memindahkan ke direktori lain, pilih
Browse pilih direktori yang diinginkan OK. Jika sudah selesai, pilih
Next. Selanjutnya akan masuk ke halaman berikut.
Gambar 4 Aktifasi webserver dan MySQL
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
3
5. Pilih Next, kemudian Xampp akan melakukan instalasi. Seperti gambar
berikut.
6. Tunggu sampai proses instalasi selesai, jika sudah selesai akan muncul
tampilan seperti berikut.
Gambar 5 Instalasi mulai di proses
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
4
7. Biarkan kotak hitam hilang dengan sendirinya. Jika sudah, maka akan
muncul tampilan berikut.
Gambar 6 Instalasi selesai
8. Tekan Finish, selanjunya akan muncul pop-up windows seperti berikut
Gambar 7 pesan untuk menampilkan xampp control panel
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
5
9. Pilih Yas, Kemudian akan masuk ke halaman Control Panel Xampp.
Gambar 8 Xampp control panel
10. Pada halaman Control Panel, centang (√) pada kolom Apache, kemudian
tekan tombol start yang ada disamping kanan. Kemudian lakukan hal
serupa untuk MySql. Kemudian keluar melalui .
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
6
2. Upload SimArsip Offline
Setelah selesai melakukan instalasi, selanjutnya upload website ke server
offline. Langkah untuk upload website offline:
1. Buka kembali CD
2. Klik kanan pada folder simarsip copy
3. Kemudian buka path direktori di C:/Xampp/htdocs/
4. Paste folder simarsip di dalam folder htdocs
5. Selesai
Gambar 9 Lokasi penyimpanan foldel simarsip
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
7
Setelah selesai upload file website, selajutnya upload database (basis data)
ke server offline. Langkah untuk upload database offline:
1. Buka kembali CD
2. Klik kanan pada folder dbsimarsip
3. Kemudian buka path direktori di C:/Xampp/mysql/data/
4. Paste folder dbsimarsip di dalam folder htdocs
5. Selesai
Gambar 10 Lokasi penyimpanan folder dbarsip
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
8
Untuk menjalankan website dengan baik, disarankan untuk menggunakan
browser Mozilla Firefox 3.5, Opera 9.6, atau Flock 2.5 yang sudah tersedia di
dalam CD (di dalam folder Browser).
3. Menjalankan SimArsip secara Offline
Setelah terinstal, jalankan browser kesayangan Anda. Pada halaman
browser bagian Addres, diisi dengan http://localhost/simarsip/. Kemudian enter.
Kemudian akan tampil halaman utama dari website simarsip.
Gambar 11 Halaman login webarsip
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
9
Gambar 12 tampilan halaman utama webarsip
3.1 Home
Home berisi informasi singkat, disini pengelola bisa mengisi visi-misi, peraturan
dan sebagainya. Untuk mengubah halamanan home, melalui menu .
3.2 Surat
Menu untuk mengisi, melihat, mengubah, dan menghapus daftar surat masuk
maupun surat keluar. Dalam menu ini terdapat tiga sub manu, yaitu: Semua Surat, Surat
Masuk, dan Surat Keluar.
Menu Semua Surat berisi daftar semua surat, yaitu surat masuk dan surat
keluar. Untuk menu Surat Masuk, hanya berisi daftar surat masuk saja. Dan untuk menu
Surat Keluar, berisi daftar surat keluar saja.
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
10
Gambar 13 Tampilan halaman surat
Untuk menambahkan surat baru, melalui tombol Tambah Surat ( ),
kemudian akan masuk ke halaman tambah data:
Gambar 14 Tampilan tambah surat baru
Keterangan:
Nomor Surat : Berisi nomor surat yang tertera pada lembar surat
Tanggal Surat : Tanggal yang tertera pada surat
Tanggal Diterima : Tanggal surat diterima oleh instansi tujuan
Tanggal Diteruskan : Tanggal surat diteruskan
Perihal : Perihal Surat
Lampiran : Jumlah lampiran (berkas/lembar)
Menu Surat
Tambah surat
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
11
Isi Ringkas : isian ringkas dari isi surat
Catatan Tambahan : catatan tambahan pada surat (jika ada)
File Naskah : Berisi file naskah yang sudah di scan
Kode Klasifikasi : kode/indeks surat untuk menentukan JRA
Penyimpanan : Lokasi penyimpanan surat
Instansi pencipta surat : berisi nama instansi pencipta/pembuat surat
Instansi tujuan surat : berisi nama instansi tujuan surat
Status surat : berisi status surat(surat masuk/surat keluar)
Tembusan : berisi daftar tembusan surat
Setelah semua diisi (sesuai keperluan), maka takan tombol simpan untuk
menyimpan data surat.
Jika menambahkan surat di menu Surat Masuk atau Surat Keluar, maka status
surat otomatis akan diisi sesuai menu tanpa harus mengubah statusnya.
Untuk mengedit data surat (jika diperlukan/data salah), tekan icon edit ( )
pada bagian surat yang ingin di edit. Kemudian isi sesuai keperluan (seperti tambah
data), kemudian tekan tombol update untuk menyimpan hasil revisi ke dalam database.
Untuk melihat detail surat, tekan icon detail ( ) pada bagian surat yang ingin
dilihat detailnya. Jika ada yang salah, tekan tombol edit untuk mengubah, dan jika ingin
kembali ke halaman sebelumnya, tekan tombol kembali.
Untuk menambahkan tembusan, tekan icon ( ) pada bagian surat yang ingin
ditambahkan tembusannya.
Gambar 15 tampilan halaman tembusan untuk surat
Jika tembusan lebih dari 1, bisa dilakukan penambahan tembusan berikutnya
dengan cara yang sama.
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
12
Untuk menghapus surat, tekan icon hapus ( ) pada bagian surat yang ingin
dihapus.
Untuk pencarian bisa dilakukan secara spesifik berdasarkan kategori, kemudian
baru mengisikan keyword yang ingin dicari, selanjutnya tekan tombol cari untuk
mengeksekusi pencarian.
3.3 JRA
JRA akan terisi secara otomatis dari surat, menu yang terdapat di JRA sama
dengan menu yang ada di Surat yaitu, Retensi Surat (semua Retensi), Retensi Surat
Masuk (hanya berisi retensi surat masuk), dan Retensi Surat Keluar (hanya berisi retensi
surat keluar).
Pencarian pada JRA tidak di spesifikasi, sehingga pencarian bisa dilakukan tanpa
perlu mengisi kategori pencarian.
Gambar 16 tampilan halaman retensi surat
3.4 Instansi
Instansi berisi daftar instansi yang terkait. Instansi digunakan untuk mengisi
instansi pencipta dan instansi tujuan surat.
Proses tambah, edit, cari, lihat detail, dan hapus sama seperti pada menu surat.
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
13
Gambar 17 Tampilan halaman instansi
3.5 Klasifikasi
Menu ini berisi masa aktif dan in-aktif surat, status retensi sebuah surat
ditentukan oleh klasifikasinya. Pada menu ini bisa diisi keterangan sesuai ketentuan, jika
masa in-aktif habis.
Gambar 18 tampilan klasifikasi surat
Proses edit, hapus, dan cari sama halnya dengan surat. Tapi pada proses tambah
data, ada sedikit perbedaan, berikut tampilan tambah data klasifikasi.
Gambar 19 tampilan tambah data klasifikasi
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
14
Keterangan:
Kode Klasifikasi : kode dari indeks dan klasifikasi
Indeks/Subjek : nama dari klasifikasi
Masa Aktif : lama masa aktif arsip (tahun)
Maha in-Aktif : lama maha in-Aktif arsip(tahun)
Nilai guna : nilai guna dari arsip (misal: administrasi)
Keterangan : Keterangan surat jika masa in-aktif telah habis. Ada dua
pilihan keterangan, jika keterangan tidak tersedia di list,
maka bisa diisi secara manual di textbox.
3.6 Tembusan
Pada tembusan terdapat dua menu, yaitu menu Daftar Tembusan (berisi
jabatan, nama, dan masa jabatan dari penerima tembusan dan Tembusan Surat (berisi
daftar surat beserta tembusannya).
Proses tembah, edit, cari, dan hapus sama seperti pada surat.
Gambar 20 tampilan daftar tembusan
Gambar 21 tampilan tembusan surat
3.7 Penyimpanan
Halaman ini menyimpan data tempat penyimpanan arsip, baik boks,
sampul, lemari atau rak. Lokasi penyimpanan surat disimpan secara otomatis
oleh sistem berdasarkan nomor rak, boks, sampul, dan lemari yang dimasukkan
pengolah.
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
15
Untuk proses tambah, edit, cari dan hapus sama seperti pada surat.
Gambar 22 Tampilan halaman penyimpanan
3.8 Operator
Halaman ini adalah halaman yang paling penting dalam pengelolaan simarsip.
Pada halaman inilah hak akses superadmin/admin/operator diberikan. Pada halaman ini
super admin dapat memberika hakakses kepada admin dan operator, admin dapat
memberikan hakakses kepada operator. Pada halaman ini juga admin dapat mengganti
username dan atau password admin sendiri. Pada halaman ini, setiap user yang login,
tidak dapat menghapus dirinya sendiri. Termasuk admin juga tidak dapat menghapus
dirinya sendiri. Karena ini adalah halaman yang sangat penting dalam pengelolaan
website, maka ketika penambahan da update data, semua form harus diisi dengan
ketentuan yang benar. Berikut tampilan halaman pengolah.
Gambar 23 Tampilan halaman operator
3.9 Isi Home
Menu ini mengubah isi dari halaman home (halaman waktu pertama setelah
login). Pada halaman ini hanya bisa dilakaukan pengubahan (update) data.
[email protected] http://arsip.ipb.ac.id
16
Gambar 24 Tampilah halaman isi home
3.10 Logout
Menu Logout digunakan untuk keluar dari halaman sistem. Jika menu ini di klik,
akan langsung masuk ke halaman login.
Gambar 25 menu logout