Tutorial sencillo de Gmail

©Lola Urbano Santana, 2009

CORREO ELECTRÓNICO El correo electrónico es hoy día una herramienta imprescindible. Es parecido al correo

postal y sirve para enviar y recibir información a través de la red, a un destinatario o a varios. A cada mensaje podemos adjuntar un archivo que puede ser una imagen, una canción, una película, un documento… Además, sabemos que el destinatario lo recibirá en cuanto abra su buzón de correo electrónico, porque el mensaje llega casi en el momento. En definitiva, el correo electrónico tiene muchas ventajas sobre el resto de servicios de la comunicación convencional.

Para enviar y recibir correos electrónicos se necesita un programa de correo electrónico (Eudora, Outlook, Entourage…), o bien un servicio de correo basado en la web (correo web o webmail).

El correo web tiene ciertas ventajas. El correo se almacena en el servidor, no en el ordenador del usuario, así que podemos acceder a él desde otro ordenador con acceso a Internet, sin tener que configurar nada, sólo necesitaremos la dirección de correo y la contraseña. En este curso aprenderemos a usar ,Gmail el servicio de correo web de “los chicos de Google”, que además nos da acceso a Blogger, Picasa, Google Docs, y cualquier otro servicio que presten.

Desde abril de 2004, Google ofrece a los usuarios y usuarias de la Red un servicio llamado GMail (Google Mail). Supuso un gran avance porque ofrecía 1 Gb de espacio que era muchísimo más de lo que ofrecían otras empresas. Hoy sigue ampliando su oferta de espacio. Según los expertos es más fácil de usar que sus competidores (Yahoo, Hotmail…), razón por la que se ha extendido su uso.

El primer paso para trabajar con Gmail es… ¡tener una cuenta en Gmail!

¿Y cómo haces eso? Muy fácil, para tener cuenta en Gmail basta con ir al sitio: http://www.gmail.com

Se abrirá una ventana como ésta:

http://es.wikipedia.org/wiki/Gmail

http://www.gmail.com/

http://www.gmail.com/

http://es.wikipedia.org/wiki/Google


Pulsamos en el enlace “Apúntate a Gmail” y nos sale un formulario que habremos de rellenar con cuidado, leyendo despacio (está extendida la mala costumbre, cuando se trabaja con ordenadores, de no leer los avisos, las ayudas, etc.). Es éste:


La ventana principal de Gmail sería algo así:

Empecemos a ver opciones y a saber cómo usar Gmail:

Enviar un correo con Gmail.

Cuando enviamos un correo, al hacer click en "Redactar", debemos rellenar los siguientes campos:

Para: Aquí escribiré la dirección de correo electrónico de la persona o personas a las que quiero enviar mi mensaje. Las direcciones de correo electrónico están compuestas por el identificador del usuario y el nombre de dominio del servidor (telefónica, hotmail, gmail, etc.). En este campo, todas las direcciones serán visibles a todos los usuarios a los que envíes el correo.

Cc: En este campo escribiremos las direcciones de las personas a las que queremos enviar una copia del correo. También son visibles a los demás. Cc es un acrónimo de Carbon copy o copia carbón. Por ejemplo, un debate entre un grupo de alumnos y alumnas sobre un tema concreto, que lee el maestro o maestra, sin necesidad de intervenir.

En las dos opciones, podemos enviar nuestra respuesta a todos los lectores dando al botón "Responder a todos".

Cco: Copia carbón oculta. En este caso, nadie verá la dirección de los demás. Es lo más correcto cuando no se espera un debate acerca de nuestro envío y por supuesto, para respetar la privacidad ajena.

Asunto: Conviene poner algo relacionado con lo que vamos a enviar. Así también evitaremos que nuestro correo acabe en la carpeta de correo no deseado (Spam)

Adjuntar archivo: Al pinchar en esta opción, se nos abre una ventanita que nos pide que examinemos nuestro disco duro, nuestras carpetas, y adjuntemos exactamente el archivo que queremos mandar. Si son más de uno, damos en "adjuntar otro archivo".


Herramientas de formato: Son todas las que están justo encima del cajón donde escribiremos el cuerpo del mensaje, es decir, nuestra carta. Arriba a la derecha, está el botón "Comprobar ortografía", por si las dudas.

Finalmente, puedes enviar si estás conforme con lo escrito, guardar para continuar más tarde o eliminar si el correo no te interesa enviarlo.

Usar tu cuenta Gmail en cualquier gestor de correo como Outlook, Entourage, etc.

Para usar la cuenta de Gmail en un programa de correo como Outlook tenemos que configurar las opciones de correo POP en Gmail. Para ello, entramos en nuestra cuenta y damos a la pestaña Configuración. Una vez se abre la configuración, le damos a reenvío y correo POP. Nos saldrá una ventana parecida a ésta:

En el apartado Descarga correo POP y en el punto 1, le estamos diciendo al programa que nos lleve a nuestro cliente de correo (Outlook, etc.) todos los correos que recibamos a partir de ahora. Si os fijáis os dice desde cuándo está habilitado o no. En el 2 le decimos que nos guarde una copia en Gmail. Esto es útil porque así podemos mantener nuestro programa de correo y nuestro ordenador limpio y ordenado con la tranquilidad de que si necesitamos algún correo antiguo, podemos recuperarlo en la web.

Después de esta operación, deberemos ir a nuestro programa (Outlook, etc.) y configurar la cuenta de Gmail. Lo haremos pinchando en el punto 3, instrucciones para la configuración. Nos saldrá una lista de clientes de correo entre las que elegiremos el nuestro y seguiremos los pasos recomendados. Si usas Thunderbird, será mucho más fácil.

Siempre hay que guardar los cambios antes de salir o no tendrán efecto.

http://www.mozilla.com/en-US/thunderbird/all.html


Agenda y contactos en gmail.

En nuestra cuenta de Gmail, en el menú de la izquierda, pinchamos en Contactos. En la ventana que se abre encontraremos varias pestañas que nos indican claramente qué hacer: añadir un contacto, crear un grupo de contactos, buscar un contacto, y exportar o importar contactos de otros sitios.

Al añadir un contacto nuevo, rellenamos los datos que necesitemos, entre los que se incluye la opción de añadirle o no a nuestros contactos de chat, aunque sean cuentas de otros servidores: AIM, Yahoo, Skype, MSN, etc. Lo vemos en esta imagen.


Pinchando en “Añadir contacto a…” podremos incluir a los contactos que tengamos marcados en las casillas de la izquierda en el grupo elegido. Cada contacto puede estar en varios grupos o en todos a la vez. Podemos poner a cada contacto una imagen cargada desde nuestro ordenador o copiando la ruta de la imagen desde Internet, o bien dejar la imagen que el contacto haya elegido. Al señalar un contacto nos sale un resumen de sus datos.

La opción “Mostrar en lista de chat” nos permite elegir si queremos tener a esta persona también en nuestros contactos de chat, o a veces o nunca jamás. Pasando el ratón por el nombre del contacto nos sale una ventanita con su información.


Si recibes un correo de alguien que no está en tu lista de contacto, puedes añadirlo directamente desde el mismo correo, pinchando en la flechita que hay al lado de “responder”, o bien elegir alguna de las otras opciones que te ofrece. Un poco más arriba, en “Más acciones” tenemos otras opciones interesantes para los mensajes: etiquetarlos, ponerles un filtro, etc. Una de las más interesantes es la que permite señalar mensajes o conversaciones importantes asignando estrellas a conversaciones o mensajes especiales, o utilizándolos como recordatorio visual que te servirá para realizar un seguimiento de un mensaje o conversación más adelante.

Etiquetar los mensajes es una opción muy útil que no obliga a tener el mensaje archivado en un solo sitio o carpeta (Gmail no tiene carpetas), sino que el mismo mensaje puede llevar más de una etiqueta: Amigos, Trabajo y CEP. La opción de etiquetar está en la pestaña “Más acciones”, y abajo a la izquierda, el listado de etiquetas, para ver las de un mismo grupo. Un ejemplo:


Poner un filtro. Poner un filtro es una opción más que válida para no tener que etiquetar cada correo cuando llega, sino que establecemos una serie de reglas que automáticamente se cumplirán cuando se den las circunstancias adecuadas. Por ejemplo, llega un correo de Juan Béjar y se etiqueta solo con CEP, Trabajo y Amigos. En definitiva, sirve para organizar nuestros mensajes. Elegimos las opciones pinchando en la pestaña Configuración (o arriba en Crear un filtro, que viene con una letra como para despistar) y después en Filtros y Crear un filtro nuevo.

Elegimos los datos que más nos convengan y pinchamos en “paso siguiente”. En esta ventana elegimos qué acciones queremos que se realicen cuando se den las condiciones anteriores:

Pinchamos en “Crear un filtro” y finalmente, nuestro filtro se ha creado y se suma a la lista de filtros que pueden ser todos los que necesitemos.


Notificador de Gmail. Si optamos por trabajar con el correo vía navegador (Firefox, por ejemplo), y no con un gestor de correo (Thunderbird, Outlook...), para no estar entrando y saliendo de la página continuamente, podemos usar un programa muy útil y fácil que se llama Notificador de Gmail y está disponible en la página de Google, para Mac y Windows y lamentablemente, no lo hay aún para Linux. Una vez instalado nos pedirá los datos de nuestra cuenta y alojará un icono en la barra de tareas que nos avisará cada vez que llegue un correo a nuestra cuenta.

Conversaciones. Los mensajes de Gmail se agrupan en 'conversaciones'. Gmail agrupa todas las respuestas con sus respectivos mensajes originales para formar una conversación. En otros sistemas de correo electrónico, las respuestas aparecen como un mensaje independiente en la bandeja de entrada, lo que te obligaría a leer todo el correo para seguir la conversación. En Gmail, las respuestas a las respuestas (y las respuestas a aquellas respuestas) se muestran en un solo lugar, en orden, facilitando la comprensión del contexto de un mensaje o el seguimiento de la conversación. Al abrir un mensaje determinado de una conversación, los mensajes relacionados aparecerán estructurados uno encima del otro, como en una baraja de cartas. Este concepto se denomina Vista de conversación. En Vista de conversación, cada mensaje nuevo se coloca encima del anterior, de modo que el más reciente es siempre el primero que ve el usuario. Para ver todos los mensajes en una conversación, simplemente haz clic en Mostrar todos.

http://toolbar.google.com/gmail-helper/notifier_mac.html

http://toolbar.google.com/gmail-helper/notifier_mac.html


De este modo, todos los comentarios y respuestas aparecen en una única línea en Recibidos. A continuación te indicamos cómo debes interpretar las columnas de Recibidos:

➢ Utiliza las casillas de verificación para seleccionar conversaciones y, a continuación, llevar a cabo acciones sobre las conversaciones seleccionadas.

➢ Añade estrellas a los mensajes o conversaciones importantes. Puedes ver todos los mensajes destacados haciendo clic en Destacados.

➢ El nombre del remitente de cada mensaje aparece a la izquierda.

➢ Los mensajes no leídos se muestran en negrita.

➢ El total de mensajes de la conversación se especifica entre paréntesis.

➢ Todas las etiquetas se muestran en la esquina inferior izquierda.

➢ Gmail ofrece fragmentos de texto, o una línea de texto junto a cada mensaje con una pequeña parte del contenido del último mensaje recibido en la conversación.

➢ La fecha u hora del último mensaje recibido en la conversación aparece en el extremo derecho de la línea. Las fechas se muestran cuando los mensajes tienen más de 24 horas.

Acerca de Archivar y Todos

Dado que dispones de más de 2.500 megabytes de espacio de almacenamiento, te recomendamos que, en lugar de eliminar tus mensajes, los archives. Cuando se suprime un mensaje, éste ya es irrecuperable. En cambio, si archivas tus mensajes y conversaciones enviados y recibidos, siempre puedes recuperarlos mediante la potente función de búsqueda que incorpora Gmail. Las conversaciones que archives se almacenarán en Todos, junto con todos los mensajes recibidos y enviados que no ha eliminado. Para archivar correo, selecciona los mensajes que desees archivar marcando las casillas junto al nombre del remitente y haz clic en Archivar, situado en la parte superior de Recibidos. También puedes archivar mensajes después de abrirlos. Basta con hacer clic en Archivar, opción situada en la parte superior del mensaje.

Otrosí, cuando descargas los correos en un gestor de ídem, puedes elegir entre las opciones de configuración que archive el correo en Gmail o que lo elimine definitivamente. De este modo, todos los correos descargados en el gestor, quedan automáticamente archivados y listos para ser encontrados en “Todos”.


Importar y exportar contactos de otras cuentas a Gmail.

Cuando tenemos abierta la página de contactos, arriba a la derecha tenemos dos opciones: Importar y Exportar. Es decir, podemos importar a la cuenta de Gmail los contactos que tengamos en, por ejemplo, Outlook. Para ello, habremos de tener dichos contactos en un archivo csv.

No puedo ayudaros más porque no soy usuaria de Windows. Si tienes dificultades para entenderlo, puedes probar haciendo esto:

Para exportar su libreta de Microsoft Outlook Express a la libreta de direcciones del sistema de correo web, le aconsejamos que siga los siguientes pasos:

1.- Abra su Microsoft Outlook Express y seleccione "Herramientas > Libreta de direcciones" dentro del menú superior.

2.- Ahora, en la libreta direcciones, seleccione "Archivo > Exportar > Otra Libreta de direcciones > Archivo de texto (valores separados por comas)".

3.- Haga click en el botón "Exportar".

4.- Especifique un nombre para el fichero que contendrá su libreta de direcciones exportada y haga click en el botón "examinar" para seleccionar su ubicación.

Ejemplo: C:\Windows\Escritorio\miagenda.csv (miagenda.csv es el archivo que guardaría su libreta de direcciones)

5.- Haga click en el botón "Siguiente"

6.- Seleccione los campos que desea exportar y haga click en "Finalizar"

Nota: Le aconsejamos que no exporte campos que no utilice. Más tarde tendrá que descartar los campos que no estén definidos en la libreta de direcciones del WebMail.

(Fuente:http://www.espaweb.com/ayuda_online/correo_electronico/importar_libreta_direcciones.html)


Y también podemos exportar los contactos que tengamos en Gmail a otro programa de correo. Esto es más fácil porque el mismo Gmail nos genera el archivo y podremos elegir qué contactos exportar, por grupos, todos, etc., además de darnos a elegir el formato de archivo que necesitemos dependiendo del programa de correo que vayamos a usar:

Abrir y descargar archivos. Cuando recibimos un archivo en un correo electrónico, normalmente queremos abrirlo. Si esto no fuera posible en el momento porque estemos en ordenadores ajenos, podemos visualizar el archivo desde el mismo Gmail.


Repasando más opciones:

Configuración. General. En esta pestaña elegimos el idioma, el número de conversaciones por página, podemos poner una imagen, hacer combinaciones de teclas para navegar con más facilidad, ver o no ver las fotos de nuestros contactos, poner una firma en nuestros correos, incluso poner una respuesta automática si nos vamos de vacaciones a un lugar paradisíaco donde no haya luz eléctrica ni ordenadores.

Configuración. Cuentas. Gmail permite que a nuestra cuenta lleguen mensajes de otras cuentas , aunque sean de otros servidores. Así podrás ver todo tu correo desde el mismo sitio. Y también enviarlos desde esa cuenta. Guardar el mensaje en el servidor o eliminarlo es algo que también se puede elegir.


¿Qué significa dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor? Si deseas tener una copia de cada mensaje que Gmail recupera de tus otras cuentas de correo, marca la casilla Dejar una copia de los mensajes recuperados en el servidor. De esta manera, puedes acceder a los mensajes de tus otras cuentas y a los de Gmail. Ten en cuenta que algunos servicios de correo electrónico pueden suprimir tus mensajes cuando Gmail los obtiene. Si se marca esta opción, Gmail indicará al otro dominio que deje los mensajes en su lugar, aunque el comportamiento final depende del otro dominio. Si prefieres eliminar las copias de los mensajes que Gmail recupera, no marques esta casilla. Gmail eliminará los mensajes de las otras cuentas cuando son recuperados, lo que significa que sólo podrás leerlos en Gmail.

Configuración. Clips de la web. Si marcamos la casilla correspondiente donde dice: Mostrar mis clips de la web por encima de Recibidos, tendremos encima de Recibidos una pestañita que nos dará noticias de nuestro interés que previamente habremos elegido en las pestañas del panel izquierdo.


Configuración. Temas. Puedes cambiar los colores de la página con las plantillas que encontrarás en esta pestaña.

Seguramente habrá mucho más que ver y aprender, pero creo que es suficiente para empezar. En cualquier caso, la Ayuda de Gmail es bastante buena y te servirá también para aprender a aprender, a buscar soluciones a las dificultades que te vayan surgiendo.

Fuentes: Ayuda de Google y mi cuenta de correo :-)

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