Tutorial Word 2007

Tutorial Word 2007Este tutorial pretende introduzir algumas das ferramentas automticas do Word para a gerao de sumrios, ndices de figuras ou tabelas, e referencias e citaes automticas ao longo do texto.1. Estruturao do Documento

A estruturao de um documento longo inicia com a gerao automtica de sumrios e ndices. Para a produo automtica desses ndices o documento deve ser estruturado desde a sua concepo. Os Estilos de Texto servem para essa finalidade.Os estilos podem ser encontrados na aba Incio, como indicado na figura a seguir.

Os estilos denominados Ttulos so usados para a formao do sumrio e seguem a estrutura hierrquica, de acordo com sua numerao.

Ttulo usado para a capa do documento (no aparece no sumrio) Ttulo 1 usado para ttulos de captulos (1, 2) Ttulo 2 usado para as sees dos captulos (1.1 ou 1.2) Ttulo 3 usado para Subseo (1.1.1)Clicando com o boto direito sobre um dos estilos existentes possvel criar novos estilos, com ou sem hierarquia para sumrios. Tambm possvel alterar forma, cor e tamanho da letra.

1.1 Mapa do documento

Uma ferramenta til na construo de documentos estruturados o mapa do documento, que pode ser encontrada na aba exibio. Ao marcar a caixa de seleo ao lado da opo mapa do documento o mapa com a estrutura do documento aparecer ao lado esquerdo da tela. Clicando em um item de sua estrutura o cursor ser posicionado no elemento correspondente no texto, permitindo sua edio.

1.2 Sumrio

Para inserir o sumrio, uma vez que o documento esteja estruturado, basta ir aba Referncias, clicar em Sumrio e escolher a opo Sumrio automtico 1 ou 2. Ser criada automaticamente na posio do cursor um espao semelhante ao sumrio a seguir.Sumrio1.Estruturando o documento11.1Mapa do documento11.2Sumrio22.Criando legendas para figuras e tabelas2

Um ponto importante que nenhum ndice ou sumrio atualizado automaticamente durante a sua visualizao. Um clique com o boto direito sobre o espao do sumrio oferece a opo de atualizao. Basta escolher a opo Atualizar campo no menu pop-up criado.O sumrio no atualizado automaticamente no momento da impresso.2. Criao de Legendas para Figuras e Tabelas

Um trabalho maante e sujeito a erros a atualizao de legendas e suas citaes no texto, quando novas figuras e tabelas so inseridas no meio do documento, ou quando figuras ou tabelas existentes precisam ser retiradas ou mudadas de lugar.Com o uso de legendas automticas esse trabalho simplificado. O trabalho no totalmente feito pela ferramenta, porque sempre existiro modificaes de texto necessrias pela mudana na insero ou remoo de figuras e tabelas.Para inserir legendas nas figuras deve-se ir aba Referncia e escolher a opo Inserir Legenda.Posiciona-se o cursor abaixo da figura (ou na posio desejada para a legenda), escolhe-se o rtulo: Figura, Tabela etc. e pressiona-se ok. A legenda ser inserida, como mostrado na figura a seguir.

Figura 1 Legenda da figura.O texto da legenda pode ser editado como qualquer texto, para posicionamento, cor da letra, tamanho etc.Ao inserir novas figuras com suas legendas a numerao ser automtica. Ao se inserir uma legenda no meio da sequencia, a numerao de todas as figuras mais a frente do texto ser incrementada. Da mesma forma ao se retirar uma figura no meio do texto todas as legendas das figuras seguintes no texto sero decrementadas.Para a insero de legendas de tabelas, basta selecionar o rtulo Tabela. Na mesma caixa de dilogo Inserir Legenda mostrada na figura acima.2.1 Como inserir ndices de figuras ou de tabelas

Para inserir ndices de figuras ou de tabelas, uma vez que as legendas tenham sido criadas usando a ferramenta Inserir legenda, basta ir a aba Referncia e escolher a opo Inserir ndice de Ilustraes.

Escolhe-se a opo para o ndice de Figuras ou de Tabelas e pressiona-se ok. O ndice ser semelhante ao mostrado a seguir.

Figura 1 Legenda da figura.3

Como h apenas uma figura com legenda inserida corretamente apenas uma linha foi criada no ndice. Observa-se que no criado um rtulo ndice de figuras como feito na insero de sumrios. O ndice tambm precisa ser atualizado manualmente.2.2 Insero de citaes nas figuras ou tabelas ao longo do texto

Citaes de figuras no texto, legendas ou elementos das referncias bibliogrficas so feitas com uso da opo Referncia Cruzada disponvel na aba Referncias. Este documento s possui como legenda a Figura 1.Escreve-se o texto normalmente e no momento da citao seleciona-se a opo Referncia cruzada, Por exemplo, conforme indicado na Figura 1.

Aqui alguns cuidados adicionais so necessrios. Os campos citados no texto so atualizados automaticamente na impresso. Links quebrados pela remoo de figuras, por exemplo, exibiro uma mensagem de erro no documento final. Para evitar essa falha, seleciona-se todo o texto e clica-se com o boto direito. Ao escolher a opo atualizar campo isso ir atualizar todos os ndices, legendas e citaes no trecho selecionado. A busca por erro permite a localizao de todos os links quebrados, facilitando a sua correo.Como os campos de citao so atualizados automaticamente, apenas as edies de cor e tamanho da letra (negrito ou itlico tambm) permanecero na edio final. No adianta inserir a legenda completa e remover o seu texto, na impresso o texto da legenda reaparecer.3. Como Criar a Seo de Bibliografia

A partir da verso 2007 o Word possui uma seo para a criao automtica de referncias. Seu uso simples e intuitivo, basta selecionar o modelo desejado e preencher os campos solicitados. Contudo, ao final do tutorial, h uma forma manual de criar a seo de referncias bibliogrficas e suas citaes ao longo do texto de forma que os autores dos documentos podem seguir o seu prprio padro de referncias. Inicialmente cria-se uma lista numerada e escolhe-se o padro para a apresentao da lista. comum nas Cincias Exatas e Engenharias a adoo de colchetes.

A seo de referncias bibliogrficas conter, ao ser finalizada uma estrutura semelhante seguinte:[1]. Ref 1[2]. Ref 2[3]. Ref 3[4]. Demais referncias com padro desejado. importante, ao inserir novas referncias, posicionar o cursor no final do texto da referncia anterior e pressionar Enter. Dessa forma as citaes ao longo do texto percebero a alterao no link.Para citar uma informao retirada, por exemplo, da referncia 1, usa-se a opo referncia cruzada como j mostrado.

Da mesma forma que para as figuras, as citaes s referncias no so atualizadas em tempo real, mas so apenas no momento da impresso. A mesma mensagem de erro aparecer caso algum link seja perdido.4. Como Criar Sees, Nmeros de Pginas, Quebras, Cabealhos e Rodaps

4.1 Quebra de pgina

O Word possui quebras de pgina. Ao inserir uma quebra de pgina o texto continuar na primeira linha da pgina seguinte. Isso particularmente til na organizao do documento, como no incio de captulos. O uso de quebras de pgina evita que vrias linhas em branco sejam inseridas quando se quer comear o texto na pgina seguinte.As quebras de pgina, assim como outros caracteres no imprimveis (como a marcao de fim de pargrafo inserido ao se pressionar Enter), podem ser visualizadas com o boto disponvel na Aba Incio.Para inserir uma quebra de pgina deve-se ir aba Inserir e escolher a opo Quebra de Pgina. Ela tambm est disponvel na Aba, Layout de pgina opo quebras.4.2 Quebra de Seo

As quebras de seo so particularmente teis para a organizao do documento na separao dos captulos. Sees diferentes permitem atributos diferentes como: numerao de pginas, cabealhos e rodaps diferentes entre captulos.Para inserir quebras de seo deve-se ir Aba Layout da Pgina e selecionar Quebras. H duas opes principais para as quebras de seo: Contnua e Prxima Pgina.

Ao escolher a quebra de seo Prxima Pgina a seo ser encerrada e a prxima ser iniciada na pgina seguinte. Para documentos longos essa a melhor opo para a finalizao de captulos.Tutorial Word 2007

As quebras de seo, assim como outros caracteres no imprimveis (como a marcao de fim de pargrafo inserido ao se pressionar Enter) podem ser visualizadas com o boto disponvel na Aba Incio.Srgio Campello scampello@ecomp.poli.brPgina 10Prof. Adjunto POLI - UPE

Outra importante funcionalidade permitida pelas quebras de seo a possibilidade de inverter o sentido de apenas uma pgina no meio do texto. Se voc estiver lendo este documento na verso impressa, estas linhas estaro verticais. Isto ocorre porque cada seo tem a sua orientao de pgina, retrato ou paisagem, exclusiva para aquela seo. Para inverter o sentido de uma ou mais pginas no meio do texto, insira duas quebras de seo prxima pgina em seguida escolha a orienato desejada na aba Layout de Pgina. A maior utilidade desta funcionalidade para posicionar tabelas grandes.

4.3 Cabealhos e Rodaps

Os cabealhos so comuns em documentos grandes ou em livros. Eles podem ser usados para ajudar a delimitar os captulos ou reforar o nome, ou do prprio captulo ou do ttulo do documento (como em livros). J os rodaps podem conter informaes como o nome do autor e outras informaes de contato, comuns em documentos. Mas, o contedo do cabealho e do rodap so opes livres do autor.Para inserir cabealhos ou rodaps deve-se ir Aba Inserir e escolher Cabealho ou Rodap.

Aps inserir o cabealho (rodap) percebe-se que uma nova Aba foi criada, chamada Design.Para sair do modo de exibio de cabealho pode-se clicar na opo fechar ou executar um clique duplo na rea de texto. Uma vez inserido o cabealho basta dar um clique duplo na rea do cabealho para entrar no modo de edio de cabealho.Ao inserir um cabealho (rodap) cria-se uma rea de rodap (cabealho), que no exibida, pois no tem contedo. Clica-se na opo Ir para Rodap (Cabealho) para alternar entre as reas de cabealho e rodap. Pode-se editar normalmente o texto nas reas de cabealho.Por fim importante prestar ateno nos documentos com quebras de sees. Normalmente o Word vincula automaticamente os cabealhos e rodaps s sees anteriores. Antes de editar o novo cabealho preciso desvincul-lo das sees precedentes. Caso no sejam desvinculados, as edies se refletiro por todo o documento.

4.4 Insero de Nmeros de Pginas

Para inserir a numerao de pginas deve-se ir Aba Inserir, escolher a opo Nmero de Pginas, escolher Incio de Pgina (cabealho) ou Fim de Pgina (rodap) e, em seguida, a orientao do nmero: esquerda, centro ou direita.

Aps inserir a numerao da pgina deve-se refazer o caminho e escolher a opo Formatar Nmeros de Pgina. No campo Formato do nmero possvel escolher, por exemplo, algarismos romanos. Percebe-se que, caso haja sees no seu documento, pode-se escolher continuar com a numerao da seo anterior ou iniciar uma nova contagem. Algumas vezes pode ser preciso iniciar a contagem de zero.Essa opo, juntamente com as quebras de corretamente posicionadas, permite que seguir numeraes diferentes em anexos ou apndices e numerar os elementos pr-textuais com algarismos romano, de maneira a iniciar a numerao da primeira pgina da introduo com o nmero 1.

5. Como Posicionar Equaes Exatamente no Meio da Pgina e sua Numerao Exatamente Alinhada Margem Direita

usual que as equaes sejam posicionadas aproximadamente no centro da pgina, com o uso de tabulaes e espaos. A melhor maneira usar Tabulaes. Na aba Incio deve-se abrir a janela de edio de pargrafos.

Aps escolher a opo Tabulao... a janela de tabulaes ser mostrada. A rgua horizontal mostra as dimenses da pgina e qual o tamanho da rea de texto descontadas as margens. Na construo deste documento a rgua mostra uma rea til de 15 cm. Foi escolhida a primeira tabulao alinhada esquerda, com o tamanho padro de 1,25 cm. A segunda centralizada no meio da pgina 7,5 cm e a terceira alinhada direita com 15 cm.

Uma vez que as tabulaes estejam configuradas no trecho de texto desejado, que pode ser todo o documento, basta pressionar Tab no teclado uma vez para dar o espaamento inicial de pargrafo. Escreve-se o que desejar, ou nada, pressiona-se Tab uma segunda vez, e o cursor ir para o meio da linha, insere-se a equao, pressiona-se Tab uma terceira vez e insire-se a numerao. Incio de pargrafoequao(numerao)

6. Como Configurar a Estrutura de Espaamento entre Linhas e ao Final do Pargrafo

Com a escolha correta das configuraes de pargrafo desnecessrio inserir linhas entre pargrafos para provocar um maior espaamento.

7. Criao de Malas Diretas

Para finalizar este documento foi escolhida a ferramenta que economiza mais tempo. Na preparao de declaraes, certificados ou qualquer documento que tenha uma grande lista de destinatrios, e que deva ser nominal a cada um deles, a opo no automatizada criar um documento padro e ir, um a um, colando os nomes e imprimindo os documentos. Essa uma tarefa muito maante e sujeita a erros. A soluo envolve os passos seguintes:1- Inicialmente cria-se uma planilha no Excel com a lista de nomes e os atributos necessrios para o seu documento. Certifica-se de que a primeira linha de cada coluna contenha o nome do campo que identifique a coluna. A primeira linha ser usada como indexador para a composio do documento. No se mescla clulas.2- Cria-se o documento padro no Word. Coloca-se o texto com espaos para a insero dos nomes, por exemplo: Declaro para os devidos fins que li na ntegra este documento e nunca mais devo ser perguntado como editar...A maneira mais fcil usar o passo a passo oferecido pelo Word. V a aba Correspondncias e escolher a opo Iniciar Mala Direta, e por fim Assistente de Mala Direta Passo a Passo....Uma janela do assistente abrir direita. Navega-se at a Etapa 3 e escolhe-se a opo Procurar..., ento, navega-se at o arquivo do Excel com a lista de nomes. Ao selecionar o arquivo Excel deve-se escolher a planilha, caso haja mais de uma. Aps selecionar a planilha uma janela com opes mostrando a lista importada aparecer.

Aps a seleo da planilha certa navega-se at a Etapa 4 (Escreva a Carta). Em seguida deve-se inserir os campos para mesclar nos pontos corretos do texto. Esse passo deve ser repetido para cada ponto de insero. Uma lista com todos os textos na primeira linha de cada coluna de sua planilha Excel ser mostrada como opo de insero.

Aps finalizar a insero dos pontos de mescla, deve-se avanar mais uma etapa para visualizar as cartas. Neste momento pode-se fechar o assistente e usar as opes na aba Correspondncias. Usa-se a ferramenta para escolha de destinatrio e navega-se pelas cartas criadas. A opo Concluir e Mesclar usada para imprimir os documentos que se deseja.

Dessa forma os documentos sero enviados, um a um, para a impressora com todas as opes correspondentes conforme a planilha.Observao: Alguns atalhos de teclado podem economizar bastante tempo na edio do documento.CTRL+B Salvar documentoCTRL+N colocar em negritoCTRL+I colocar em itlicoCTRL+S colocar sublinhadoCTRL+SHIFT++ Sobrescrever texto (como em potenciaes 22)CTRL++ subescrever, como em indexaes xn