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IES Maese Rodrigo (Carmona) Equipo de Biblioteca Curso 2011-2012 Tutoriales de Abies 2.0 1. Catalogación ADVERTENCIA : Ya han sido solucionados los problemas de ISBN a los que se alude en algunas partes de este tutorial. Mientras reformamos esas secciones, no prestéis atención a esos problemas que se mencionan

Tutoriales Abies 1_Catalogación

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IES Maese Rodrigo (Carmona) Equipo de Biblioteca Curso 2011-2012 ADVERTENCIA: Ya han sido solucionados los problemas de ISBN a los que se alude en algunas partes de este tutorial. Mientras reformamos esas secciones, no prestis atencin a esos problemas que se mencionan

Tutoriales de Abies 2.01. Catalogacin

1. Presentacin de AbiesEl programa Abies, en realidad, no es ms que una interfaz de usuario, que nos permite manejar varias bases de datos creadas con Microsoft Access (el que viene con el Office). Realmente, Abies lo nico que hace es automatizar y presentar de una forma integrada los mismos procesos que podramos realizar de todos modos entrando directamente en las bases de datos con el programa MS Access. Evidentemente, para manipular directamente las bases de datos, necesitaramos unos conocimientos informticos mnimos, que no sern necesarios si utilizamos Abies. Nosotros vamos a trabajar con fondos catalogados y con lectores. Las dems bases de datos nos interesan menos, pero conviene conocerlas: Ejemplares: fondos (libros, revistas, discos, etc.) ya catalogados. Lectores: personas con derecho a prstamo (las listas de profesores y de alumnos se descargan de Seneca) Depsito de Abies coleccin de unas 500.000 fichas de registro ya creadas que, tras adaptarlas, podemos utilizar para catalogar nuestros libros. Depsito auxiliar: base de datos donde podemos guardar las fichas de registro que descarguemos de internet. Ubicaciones Autores Editoriales Materias, etc.

Algunas de estas bases vienen ya creadas, y nuestras posibilidades de modificarlas son muy limitadas. Pero la mayora de las bases, aunque ya estn creadas tambin, se irn modificando a medida que vayamos introduciendo datos. Trabajar directamente sobre bases de datos es complicado, y ms complicado an que funcionen bien las relaciones entre varias bases. En este sentido, aunque son todava apreciables ciertas carencias, Abies facilita enormemente la gestin y el control de los fondos de la Biblioteca.

2. Requisitos de AbiesHace unos aos, el programa Abies slo funcionaba en entorno Windows. Que yo sepa, eso no ha cambiado. Aunque la verdad es que nunca he hecho la prueba de instalarlo en Linux. Por esta razn, los ordenadores de la Biblioteca tienen instalado Windows y, en principio, si algn departamento quisiera utilizar tambin Abies, tendra que tener Windows en, al menos, uno de sus ordenadores.

Aparte de esta limitacin (suponemos) al entorno Windows, el programa Abies necesita muy pocos recursos. Cualquier ordenador puede soportarlo. He llegado a utilizarlo en ordenadores que eran autnticas antiguallas y el programa funcionaba sin problemas.Por otro lado, es muy fcil de instalar y de trasladar. Aunque tiene un instalador automtico, la instalacin consiste exclusivamente en copiar los archivos en una carpeta. Por lo tanto, una vez instalado Abies en un ordenador, esa carpeta la podemos grabar en cualquier pen-drive y utilizarlo directamente en cualquier otro ordenador, sin necesidad de nueva instalacin, solamente haciendo clic en el archivo Abies.exe

3. Qu se puede hacer con Abies? Bsicamente, Abies sirve para catalogar y llevar el control de fondos de una biblioteca.

El programa permite crear perfiles de usuario (administrador, bibliotecario, usuario, etc.)con distintos niveles de acceso a los catlogos Permite el control informtico de los prstamos, altas y bajas de libros. Permite bsquedas rpidas y el seguimiento de cualquier ejemplar catalogado.

En principio, permite integrar, en una sola, distintas bases de datos creadas en distintos ordenadores. Por ejemplo, cada Departamento podra crear su propio catlogo, que luego se integrara y centralizara en una nica base en la Biblioteca. Pero esto suele provocar complicaciones y son frecuentes los conflictos entre las distintas bases que hay que integrar.

4. Este tutorial: el proceso de catalogacinEn este tutorial vamos a realizar todo el proceso de catalogacin de dos libros: a) Uno de ellos es un libro relativamente antiguo, de ms de diez aos. Para los libros anteriores a 2002/2003, Abies trae un depsito, una base de datos con unas 500.000 fichas bibliogrficas ya creadas que, con pequeas modificaciones, agilizan muchsimo la catalogacin de libros. SI el libro es anterior a esas fechas, es muy probable que encuentres su ficha en este depsito, o una muy parecida. b) El otro libro es una publicacin reciente, de menos de cuatro aos. Estos libros, para empezar, no aparecern en el depsito de Abies, por lo que tendremos que crear manualmente su ficha desde el principio. Tambin podramos descargarla de internet. No es un proceso difcil, pero s que tiene varios pasos, as que ya le dedicaremos un tutorial especfico. De momento, crearemos nosotros la ficha. Por otro lado, estos libros recientes traen un nuevo formato de ISBN. Al anterior nmero, que empezaba por 84 normalmente (prefijo para Espaa), se le ha antepuesto ahora un nuevo prefijo (978), supongo que por normativas internacionales. Estos nuevos nmeros NO los acepta el programa Abies. Tericamente, la solucin consiste en instalar un plugin, un complemento del programa, pero ya hemos instalado varias veces ese plugin y el programa sigue rechazando los ISBN nuevos. Ms adelante comentaremos qu hacer en estos casos.

Caso 1:Catalogacin de un libro a partir de una ficha del Depsito de Abies En este caso, vamos a aprovechar una ficha ya creada, incluida en una base de datos que viene de serie con el programa Abies. De este modo, nosotros slo tendremos que modificar algunos campos y concretar los datos especficos de nuestra biblioteca.

Haz clic en el icono de Abies

Para catalogar un libro nuevo, podemos entrar por cualquiera de estas opciones

Vamos a entrar en Consultar el catlogo de la biblioteca

Al entrar en esta opcin, se nos abre esta ventana de bsqueda, que slo sirve para buscar libros YA catalogados

Como nosotros vamos dar de alta libros nuevos, esta ventana no nos sirve de nada. La cerramos

Para catalogar un libro nuevo, haz clic en el botn Nuevo

Se nos abrir una ventana de bsqueda, prcticamente igual que la anterior. La nica diferencia es que con sta buscaremos en todas las bases de datos del programa, no slo en la de libros ya catalogados.

Introducimos algn dato del libro que queremos catalogar. El ms concreto y eficaz es el nmero de ISBN (los libros ms antiguos no lo tienen). Observa que, al escribir en esta casilla, se deshabilitan los dems datos.

ADVERTENCIA: Los nmeros de ISBN desde hace dos o tres aos plantean algn problema, del que hablaremos ms adelante

Haz clic en Aceptar

EL programa tardar unos segundos en realizar la bsqueda en sus bases de datos.

Al finalizar la bsqueda, nos fijaremos en cules de estas opciones nos aparecen sealadas

Esta opcin aparecer sealada si ya hay catalogado algn libro con los datos que hemos introducido como criterios de bsqueda

El depsito de Abies es una gran base de datos (unos 500.000 registros) en la que podemos encontrar fichas de registro ya creadas que, con las modificaciones adecuadas, podemos utilizar para dar de alta nuestro libro.

El Depsito auxiliar es otra base de datos, a la que podemos importar fichas de registros que hayamos descargado de sitios web como la Biblioteca Nacional (www.bn.es) o la Red Rebeca

En este caso, slo aparece un registro en el Depsito de Abies. Lo marcamos y hacemos clic en Seleccionar registro

En la primera pestaa, comprobamos los datos fundamentales del registro y cambiamos los que sean necesarios, por ejemplo, el ao de edicin.

Se nos abrir una ficha de registro con tres pestaas.

En la segunda pestaa, completamos los datos que creamos convenientes.

Sobre el nmero de ISBN, hablaremos ms adelante

Es conveniente unificar la CDU (Clasificacin Decimal Universal), ya que aparecer impresa en los tejuelos del lomo del libro y puede provocar errores en la ordenacin de los libros

Para ello, borramos la que aparece en la ficha de registro, si no nos parece adecuada.

A continuacin, haz clic en este icono. Se abrir una nueva ventana, en la que pinchamos en la opcin CDU Abies

Selecciona la opcin ms adecuada y haz clic en Aceptar

En la tercera pestaa del registro aparecen tres datos fundamentales: el nmero de ejemplares de ese ttulo, el nmero de registro y si el libro se puede prestar o no.

Esta casilla siempre aparece en rojo y no podemos actuar sobre ella. Aqu aparece un nmero y una letra aleatoria. La letra no nos interesa, pero el nmero s. Este nmero siempre es consecutivo respecto al ltimo libro ya catalogado, y ser el que utilicemos como n de registro en la casilla siguiente.

El n de registro es el nico dato individual de cada ejemplar concreto. Por tanto, este es el nico dato que nos permitir localizar y seguir la pista de un ejemplar determinado. Asegrate, por tanto, de escribirlo correctamente y antalo tambin, a mano, en la primera pgina del libro (ms adelante ser etiquetado debidamente)

Como n de registro utilizamos el mismo nmero de la casilla roja, prescindiendo de la letra y de los ceros a la izquierda. Asegrate de copiarlo bien

Define el Tipo de ejemplar (disponibilidad para prstamo). Por defecto, pondremos Normal, salvo para enciclopedias, ejemplares deteriorados, etc. Tambin se pueden establecer criterios de restriccin de prstamo.

Si tuviramos varios ejemplares del mismo libro, los aadiramos aqu. Cada ejemplar debe tener su n de registro y el tipo de ejemplar.

Como slo tenemos un ejemplar, anulamos los dems y dejamos uno solo.

Completa los dems datos que consideres convenientes.

Podemos introducir la ubicacin de un ejemplar determinado. Podemos, por ejemplo, indicar el nmero de armario, o si un libro se encuentra en algn departamento. Las ubicaciones hay que definirlas previamente. De momento, estamos dejando este campo en blanco, salvo casos concretos.

Repasa los datos introducidos y, si todo est correcto, pulsa Aceptar. Si hay algn error o has olvidado algn dato importante, el programa lanzar un mensaje de error.

Despus de aceptar, se cerrar la ficha que hemos creado y se abrir una nueva ventana de bsqueda para catalogar un libro nuevo. Como, de momento, no vamos a catalogar ms libros, la cerramos.

Podemos comprobar que el nuevo libro aparece al final del listado general

Caso 2Catalogacin de un libro sin datos previos (sin ficha de registro previa)En este caso, catalogaremos un libro que no tiene ficha de registro en el Depsito de Abies, as que aadiremos manualmente todos los datos. Tambin podramos buscar una ficha de registro en pginas web como la de la red Rebeca (www.mcu.es/bibliotecas/MC/Rebeca/index.html), descargarla en nuestro ordenador e importarla al Depsito auxiliar de Abies. Este proceso no es complicado, pero tiene varios pasos, as que le dedicaremos otro tutorial especfico ms adelante. Adems, si slo vamos a buscar un ttulo, no compensa. Este recurso es interesante si vamos a descargar varias fichas de varios libros.

Volvemos a entrar en el programa. En esta ocasin, vamos a acceder por la opcin Realizar el mantenimiento del catlogo

Observa que, al entrar por esta opcin, no se ha abierto ninguna ventana de bsqueda. Haz clic en Nuevo para empezar la catalogacin

Escribimos el ISBN para realizar la bsqueda. Pero, como preveamos, este libro no aparece ni como ya catalogado , ni aparece su ficha en el Depsito

Por lo tanto, esta ventana de bsqueda no nos sirve de nada. La cerramos y automticamente se abrir el formulario con tres pestaas que ya hemos visto en el caso anterior.

Empezamos a rellenar los datos fundamentales, empezando por el tipo de documento (normalmente ser un libro)

En estas tres casillas (Autor, Otros autores y Editorial) no podemos escribir directamente. Tenemos que tomar estos datos de las bases de datos correspondientes.

Empecemos por el autor. Haz clic en el icono de la tabla con la lupa

En la ventana que se abrir, empezamos a escribir el nombre del autor (Apellido, Nombre). El programa ir realizando al mismo tiempo una bsqueda automtica; en esta bsqueda se producen errores con frecuencia, as que es probable que tengas que repetirla. Cuando localices el nombre que te interesa, seleccinalo haciendo doble clic y pulsa aceptar

Si el autor no estuviera ya incluido en la base de datos, tendramos que aadirlo. Si eso fuera necesario, haz clic en el icono de la hoja en blanco.

Del mismo modo, podemos incluir otros posibles autores (editor, recopilador, traductor, ilustrador), asignndole tambin su funcin. Incluir este dato a veces puede ser bastante engorroso. Puedes saltrtelo, si no te parece relevante.

Al escribir en la casilla Editorial, se iniciar una bsqueda automtica en un men desplegable

Si la editorial no aparece en este men, tendremos que aadirla, haciendo clic en este icono

El resto de los datos podemos escribirlos directamente en las casillas correspondientes

Haz clic en la segunda pestaa (datos adicionales)y rellena los campos que consideres necesarios. En esta parte del formulario, ningn dato es obligatorio, pero conviene que sea lo ms detallado posible.

Son especialmente tiles los datos de ISBN y la CDU (Clasificacin Decimal Universal)

PROBLEMAS CON EL NUEVO FORMATO DE ISBN Este mensaje de error te aparecer, cuando intentes guardar los datos, si has introducido el n de ISBN de un libro editado desde 2007: El ISBN introducido para este documento no es vlido.

Y el programa no te permitir guardar los datos del documento hasta que no hayas modificado o suprimido el dato de ISBN

El nmero de ISBN tena, hasta hace unos aos, este formato (10 dgitos):Id. de pas 84 Id. Editorial 376 Id. de edicin 0001 control 4

Pero, desde 2007, se han aadido tres dgitos ms al principio (los mismos para todo el mundo), el 978. Cuando se agoten las combinaciones con 978, comenzarn de nuevo con 979, 980 Internacional 978 Id. de pas 84 Id. Editorial 313 Id. de edicin 2590 control 9

El programa Abies no acepta el nuevo formato de ISBN. En teora, segn la informacin de la web, slo hay que instalar un plugin (un complemento del programa) para solucionar el problema. Pero ya he instalado varias veces ese plugin y Abies sigue rechazando los nuevos ISBN. No sirve de nada eliminar el 978. Abies detecta que el dgito de control (el ltimo) est mal calculado, ya que depende de un clculo con los dems dgitos, y rechaza el ISBN tambin sin ese 978. Por tanto, de momento,

la nica solucin es no incluir este dato, y eliminarlo si es

preciso.

Es un inconveniente, porque este dato es uno de los ms eficaces para realizar bsquedas. Seguiremos buscando una solucin.

Introduce la CDU

Elige la opcin CDU Abies 2 y la clasificacin ms adecuada para tu libro

Haz clic en la tercera pestaa (Datos del ejemplar)

Aade tantos ejemplares como sean necesarios, si hay ms de uno. Recuerda que cada ejemplar tiene sus propios datos de N de registro y de Tipo de ejemplar.

Introduce el n de registro. Recuerda que es el mismo nmero de la casilla roja, sin los ceros a la izquierda ni la letra. Asegrate de copiarlo bien, y escrbelo a mano en la primera pgina del libro. Este dato es el nico que nos permitir identificar cada ejemplar concreto.

Especifica la disponibilidad para prstamo en Tipo de ejemplar

Recuerda que, si el n de ISBN es posterior a 2007 (los tres primeros dgitos son 978), debes dejar este dato en blanco.

Apellido autor CDU

ttulo

Comprueba si te parece adecuada la signatura. Aparecer en el tejuelo (etiqueta) en el lomo del libro. Puedes modificarla directamente, si te parece necesario.

Revisa los datos introducidos y, si todo te parece correcto, haz clic en Aceptar. Durante unos segundos, aparecer este mensaje.

Si falta algn dato necesario, o alguno es incorrecto, aparecer el correspondiente mensaje de error. Si todo estaba correcto, simplemente se cerrar la ficha que acabamos de crear y se abrir una nueva ventana de bsqueda para seguir catalogando otros libros. Como , de momento, hemos acabado, hacemos clic en Cancelar para cerrar esta ventana

El ltimo paso: guardar los cambios en una copia de seguridadEste paso no es imprescindible, los datos que hemos introducido ya estn guardados en la base de datos de Abies. Guardar una copia de seguridad es slo una precaucin, por si ocurriera un accidente (virus, rotura del disco duro, borrado accidental). As que es conveniente renovar la copia de seguridad con cierta frecuencia. Ahora aprenders a hacer esta copia.

Al cerrar el programa, ste est configurado para que recuerde hacer una copia de seguridad (no es imprescindible hacerlo cada vez). Tambin podemos hacerlo, sin cerrar el programa, haciendo clic en Archivo>Copia de seguridad

En esta ventana seleccionamos la carpeta donde queremos guardar la copia de seguridad. Por el momento, esta carpeta es Escritorio>ARCHIVOS DE ABIES. Tambin llevo otra copia de respaldo en un pendrive.No hay inconveniente en crear varias copias de seguridad en localizaciones distintas. En caso de necesidad, recuperaramos la ms reciente.

Tras hacer clic en Copiar, el programa tardar unos segundos en compactar las bases de datos y guardar un archivo de MS Acces (*.mdb) dentro de un archivo ZIP. Cuando acabe, haz clic en Cerrar

Por hoy hemos acabado. Podemos cerrar el programa

Aqu acaba este primer tutorial sobre Abies. Si tienes algn comentario o sugerencia, o te ha quedado alguna duda sin resolver, escrbelos en las pginas siguientes. Muchas gracias por tu atencin y tu colaboracin.

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