UCLA AGA- Sesión 3- Unidad I

Análisis de la Gestión Administrativa Unidad I: Aspectos Generales

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De aquel que opina que el

dinero puede hacerlo

todo, cabe sospechar con

fundamento que será

capaz de hacer cualquier

cosa por dinero.

Benjamin Franklin (1706-1790)

Estadista y científico estadounidense.

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1.- Definición 2.- Antecedentes 3.- Evolución del Término 4.- Justificación 5.- Alcance 6.- Limitaciones



Unidad I: Definición

William P. Leonard Precursor de la Auditoría

Administrativa (1959)

“La Auditoría Administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo de sus recursos y materiales”.

Etiquetas: Examen Completo y Constructivo / Estructura

Organizativa / Métodos / Operación / Recursos


Jonh Nolan Auditoría Administrativa

(1983)

“La auditoría administrativa es una técnica diseñada para analizar, evaluar, examinar y ponderar el actuar de una empresa en relación con una serie de estándares prefijados y con su propia normatividad. Su objetivo, por tanto, es evaluar la eficiencia y efectividad de la entidad organizativa”.

Etiquetas:

Técnica / Analizar / Evaluar / Examinar / Ponderar / Estándares / Eficiencia y Efectividad

Organizativa


J.A. Miller Auditoría Moderna(1998)

“La Auditoría Operativa o de gerencia es una actitud mental que abarca todas las áreas y cuyo objetivo fundamentalmente no es la resolución de problemas, sino la detección o identificación de deficiencias o irregularidades existentes; tiende al mejoramiento continuo de la organización y de su funcionamiento”.

Etiquetas: Actitud Mental / Identificación de Deficiencias

o Irregularidades / Mejoramiento Continuo


Análisis de la Gestión Administrativa

“Es el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de los métodos de control y medios de

operación de una empresa o institución, para mejorar las operaciones, sugiriéndoles ideas en las que se pueden

obtener reducciones de costos y señalar las fallas existentes en el cumplimiento de las responsabilidades”.

Etiquetas: Examen Completo y Constructivo / Estructura Organizativa / Métodos de Control / Medios de Operación / Sugiriendo Ideas / Reducción de Costos

Según: Luis Ramírez P.



“El examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la organización, la dirección,

la coordinación, la ejecución y el control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que

pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de las mismas, optimizando la productividad hasta lograr la calidad

total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro

de normas y políticas de la verdadera administrativa”.

Según: José Ruíz Roa


En esta definición el autor establece:

¿QUÉ SE DESEA HACER? El examen de la estructura organizativa, para evaluar el grado de eficiencia y de

eficacia...

¿SOBRE QUÉ ASPECTOS HACERLO? Sobre la planificación, organización, dirección, coordinación, ejecución

y control.

¿PARA QUÉ SE QUIERE HACER? Para corregir las deficiencias o debilidades que pudieren existir...

¿CON QUÉ FINALIDAD SE QUIERE HACER? Para lograr el mejoramiento continuo de la empresa...


En esta definición el autor establece:

¿CUÁLES RESULTADOS SE ESPERA OBTENER? Optimizar la productividad hasta lograr la calidad total y

su control...

¿CON CUÁLES RECURSOS HACERLO? Con los recursos disponibles: humanos y materiales...

¿SOBRE CUÁLES ASPECTOS SE VERIFICARÁ EL

CUMPLIMIENTO?

Sobre la documentación existente: Manuales, políticas, normas, procedimientos, instructivos, etc.



Unidad I: Antecedentes

Antigua Mesopotamia (4.500 A.C) Los escribas sumerios llevaban registros de las actividades económicas diarias, las cuales revisaban periódicamente (Auditaban) ..

Antigua Egipto (3.000 A.C) Los faraones recibían informes diarios (Auditorías) sobre las cosechas a nivel de inventario y venta de las mismas.

Edad Media (Del Siglo IV al XVIII) Las funciones de auditoría giraban entorno a la recaudación de impuestos, sobre la producción agrícola y artesanal.


Mercantilismo (Siglo XVI) Con el desarrollo de la propiedad, del comercio y el sector financiero, la auditoría se perfeccionó para proteger los intereses de gerentes y propietarios.

Tiempos Recientes (Siglo XX) Con la masificación de la producción industrial surge la Auditoría Moderna que abarca aspectos financieros y administrativos. Inicialmente buscaba la reducción de fraudes y posteriormente optimizar la producción.

Revolución Industrial (Siglo XVIII) La gestión de la Auditoría se diversifica con el crecimiento industrial y tecnológicos abarcando no sólo la producción sino la contabilidad.


Precursores de la Auditoría Administrativa:

Henry Fayol (1925) Administración Científica El mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están adecuadamente atendidos.

James McKinsey (1935) Fundador de McKinsey & Company “…la empresa debe hacer periódicamente una auto auditoria, que consistiría en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos”.


Precursores de la Auditoría Administrativa:

William P. Leonard (1962) “La auditoría administrativa, trata de los métodos para iniciar, organizar, interpretar y presentar una revisión administrativa”

Robert Thiarauf (1984) “… es una técnica para evaluar las áreas operacionales de una organización, desde el punto de vista administrativo”

En Venezuela (Década de los 70) Surge el Análisis de la Gestión Administrativa bajo la denominación de Auditoría Administrativa. En los últimos años se ha convertido en una de las principales prácticas independientes del profesional de la Administración.



Unidad I: Evolución del Término

Auditoria Operativa.

Diagnóstico de la Empresa.

Auditoria Gerencial.

Análisis Administrativo.

Análisis Factorial.

Auditoria de Funciones.

Auditoria Administrativa.

Control de Gestión.




Unidad I: Justificación

Rol de evaluación independiente de la administración de la organización.

El crecimiento de las organizaciones es continuo, los parámetros de evaluación de un ejercicio económico a otro puede que no se adecuen en igual dimensión.

La organización espera lograr eficiencia, efectividad, productividad y economía en sus actividades, estos resultados solo se conocerán por medio de un examen y evaluación de G.A.


La organización ve hacia el futuro y constantemente quiere realimentar su acción gerencial para lograr mejoras en: Métodos del Trabajo, Formas de Control, Progreso y Desempeño.

La organización hace uso de recursos: humanos, financieros, materiales y técnicos, cuyos comportamientos pueden ser evaluados.

Se identifican áreas críticas o deficientes que ameritan la intervención de la dirección estratégica de la organización.


En una empresa se pueden identificar áreas que no están bien administradas.

Cuando los principios financieros y administrativos no se aplican o la aplicación se hacen a medias, la situación de la organización se debilita y la llevará a no poder cumplir con los objetivos.


1.- Definición 2.- Antecedentes 3.- Evolución del Termino 4.- Justificación 5.- Alcance 6.- Limitaciones

Unidad I: Alcance

A nivel Estratégico: - Cumplimiento de los Objetivos. - Relaciones Jerárquicas. - Proceso de Toma de Decisiones

A nivel Táctico: - Cumplimiento de Metas. - Relaciones Jerárquicas. - Niveles de Control y Supervisión.

A nivel Operativo: - Procedimientos. - Relaciones con la Autoridad. - Mecanismos de Control.

Unidad I: Alcance

En toda la Organización: - Eficacia. - Eficiencia y Economía de Recursos. - Salvaguarda de Activos. - Sistemas de Información. - Distribución de Funciones y Tareas - Ejecución de Procedimientos. - Cumplimiento de Regulaciones. - Fallos en los Sistemas de

Producción, Compras y Ventas. - Niveles de Participación.



Unidad I: Limitaciones

El Tiempo requerido para su ejecución Lo cual no sólo genera importantes costos y gastos sino cierto rango de espera para obtener resultados.

Evaluación de Criterios El comportamiento administrativo de la organización y que por lo tanto permite un proceso de revisión.

Complejidad de la Organización Lo cual incide directamente en el esfuerzo que se requiere y la cantidad de recursos necesarios para la Auditoría.

Personal Especializado Para la realización del proceso se requiere personal interno o externo altamente capacitado en el área.

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El dinero sólo puede comprar cosas materiales, como alimentos,

ropas y vivienda. Pero se necesita algo más. Hay males que no se

pueden curar con dinero, sino sólo con amor.

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