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UCMail FAX migration Project RightFAX Présentation du 09 janvier 2014

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UCMail

FAX migration Project

RightFAX

Présentation du 09 janvier 2014

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Le besoin – Modernisation du service fax

L’architecture

Un choix structurant

Architecture mode « standalone »

Architecture mode « shared »

Comparatif

Recommandations

Connexion vers Exchange 2010

Choix fonctionnels – recommandations

Plate-forme de validation – Démonstrations

Points ouverts

Questions / Réponses

Ordre du Jour

2Présentation RightFax du 09 janvier 2014

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Le besoin – Modernisation du service fax

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Les demandes dans le cadre du projet UCMail Service FAX émission/réception disponible à partir du client Outlook standard sans

composant logiciels supplémentaires, service FAX à partir des applications métiers, compatibilité avec les copieurs Multifonctions (Scan to Mail), service Continu et Tolérance aux pannes, support du plan de numérotation, pas de rétention des fax émis ou reçus, le service Fax est un service de transport.

L’environnement Infrastructure téléphonique sur la base de serveurs d’appels Cisco Infrastructure messagerie basée sur Microsoft Exchange 2010 Plusieurs milliers d’utilisateurs Un trafic fax à prendre en charge pouvant atteindre 24 000 pages/jour

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L’architecture – Un choix structurant

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

La solution OpenText RightFax présente une grande flexibilité sur le plan architecture et propose différentes options structurantes:

Redondance de la solution dans un contexte dual-datacenter, Connexion vers Exchange, Connexion vers la plate-forme téléphonique.

(Remarque: ces choix n’impactent pas l’expérience utilisateur)

Domaine Alternatives

Architecture dual-site1. Installation du service RightFax indépendant sur chacun des sites2. Installation des serveurs RightFAX en mode partagé (Base SQL partagée)

Connexion vers Exchange1. Utilisation d’un connecteur installé sur Exchange 2010,2. Connexion par l’utilisation de EWS (*)3. Connexion SMTP

Connexion vers la ToIP1. Installation du service transport localement au serveur RightFax2. Installation du service transport sur un service dédié

(*) Exchange Web Services

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L’architecture – Mode « standalone »

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Un service RightFax indépendant par datacenter

RightFax Solution

RightFAX Server

MS SQL Database

Luxembourg

RightFax ServerRightFax E-mail GatewayRightFax Conversion EngineRightFax Sync ModuleRightFax WorkServerRightFax DocTransportSMTP Server & Accelerator

SQL

Exchange 2010 Servers

RightFAX ServerRightFax ServerRightFax E-mail GatewayRightFax Conversion EngineRightFax Sync ModuleRightFax WorkServerRightFax DocTransportSMTP Server & Accelerator

MS SQL Database

SQL

Exchange 2010 Servers

Brussels

ep.parl.union.eu

LABO AD ICTAS

SMTP

SMTP

SMTPSMTP

SIP

(AD

flow

s) RP

C/LD

AP

(AD flows) RPC/LDAP

SIP

Common Disk Storage -Data Sharing

Common Disk Storage -Data Sharing

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L’architecture – Mode « shared »

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Un service RightFax global distribué sur les 2 datacenters(Requiert une DB et un espace de stockage fichier partagés)

RightFax Solution

RightFAX Server

Luxembourg

RightFax ServerRightFax E-mail GatewayRightFax Conversion EngineRightFax Sync ModuleRightFax WorkServerRightFax DocTransportSMTP Server & Accelerator

Exchange 2010 Servers

RightFAX ServerRightFax ServerRightFax E-mail GatewayRightFax Conversion EngineRightFax Sync ModuleRightFax WorkServerRightFax DocTransportSMTP Server & Accelerator

SQL

Exchange 2010 Servers

Brussels

ep.parl.union.eu

LABO AD ICTAS

SMTP

SMTP

SMTPSMTP

SIP

(AD

flow

s) RP

C/LD

AP

(AD flows) RPC/LDAP

SIP

SQL Shared MS SQL Database

Common Disk Storage -Data Sharing

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L’architecture – Comparatif

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Dans le mode « standalone »,

le service est complet sur un serveur sans dépendance vis-à-vis du site distant

mais aucune redondance intra-site et risque de blocage des fax en transit

Dans le mode « shared »,

le service est intégré entre deux datacenters

mais un incident sur la base SQL ou sur le partage impacte la totalité de la production et toute mise à niveau entraîne une indisponibilité du service.

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L’architecture – recommandations

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Une haute disponibilité intra-site couplée à une redondance inter-site

RightFax Solution

RightFAX Server

Luxembourg

SQL

Exchange 2010 Servers

RightFax ServerRightFax E-mail GatewayRightFax Conversion EngineRightFax Sync ModuleRightFax WorkServerRightFax DocTransportSMTP Server & Accelerator

Exchange 2010 Servers

Brussels

ep.parl.union.eu

LABO AD ICTAS

SMTP SMTP

SMTPSMTP

SIP

(AD flows) RPC/LDAP

SIP

Common Disk Storage -Data Sharing

RightFAX Server

SQL

MS SQL Database

RightFax ServerRightFax E-mail GatewayRightFax Conversion EngineRightFax Sync ModuleRightFax WorkServerRightFax DocTransportSMTP Server & Accelerator

RightFAX Server

SQL

Common Disk Storage -Data Sharing

RightFAX Server

SQL

MS SQL Database

(AD

flow

s) R

PC/L

DAP

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L’architecture – recommandations

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Combinaison des 2 modes Une redondance site par l’utilisation du mode « shared » par site Une redondance inter-site

Pré-requis sur l’infrastructure SQL: Microsoft SQL server 2008 ou 2012 en mode service continu de manière

transparente vis-à-vis du serveur RightFax, 2 bases de données hébergées sur cet environnement

Pré-requis sur l’infrastructure Data-sharing: Haute disponibilité RightFax utilise des UNC(*) Réplication Data-Sharing via DFS (**)

(*) Universal Naming Convention (**) Distributed file system

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L’architecture – recommandations

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Licences requises 4 RightFax Enterprise Server 30 voix (2 déjà acquises, 2 à commander) 4 modules sharing services 4 modules listener SMTP 4 modules d’encryptage

Infrastructure requise: 4 serveurs physiques RightFax (2 par site) Infrastructure mutualisée fournissant la ressource SQL et le partage

(A définir avec les DbA)

Pré- requis RightFax

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Connexion vers Exchange 2010

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Envoi de fax par mail Interconnexion du service RightFax et d’Exchange 2010.

Cette interconnexion peut être réalisée selon 3 méthodes: Utilisation d’un connecteur SMTP Utilisation d’un « Foreign » connecteur installé sur Exchange, Utilisation d’un connecteur utilisant EWS (Exchange Web Services)

Avantage(s) Inconvénient(s)

SMTP Requis pour l’utilisation des MFP

Foreign Connecteur

Requis pour l’utilisation le champ « other fax » d’un contact

Requiert l’installation d’un logiciel sur les serveurs transports Exchange 2010

« Add-in Outlook» non disponible sur les clients non Outlook

Connecteur EWS

Requis pour l’utilisation le champ « other fax » d’un contact.

Utilise la technologie native 2010 SP1 ou supérieure (inclus Exchange 2013)

Tous les fax transitent via une mailbox spécifique

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Connexion vers Exchange 2010

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Le mode recommandé est l’utilisation uniquement du mode SMTP universel utilisable depuis: L’interface messagerie, Un copieur MFD Un smartphone Une application métier

Outlook 2010 offre la possibilité d’associer 3 adresses SMTP pour chaque contact : @ email @ fax @ sms

Le champ « télécopie bureau du contact » est une utilisation spécifique pour Outlook qui est non recommandé car non disponibles pour les tablettes et tout autre device.

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Choix fonctionnels – recommandations

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Indépendamment de l’architecture , il existe des choix de configuration qui impacteront l’expérience utilisateur: Sécurisation des accès aux images FAX

Par défaut, le contenu n’est pas lisible (requiert des outils spéciaux).

l’image n’est conservée que le temps du transit (1 mn par page pour les fax émis et moins de 2 mn pour les fax entrants)

La définition des permissions et de la sécurité sur le répertoire des images peut être limitée (compte de service RightFax) limitation de l’accès aux images.

Un module d’encryptage sera utilisé pour encrypter les images en transit.

Page de garde (Cover sheet) La gestion de la page de garde est désactivée par défaut dans les envoi de fax pour laisser à

l’utilisateur le choix de son contenu et de sa présentation

Remarque: cette gestion représente une charge additionnelle considérable pour l’exploitation et pour un rendu qui ne correspond pas à l’attente utilisateur.

Dès lors que la page de garde est laissée au soin de l’utilisateur, le corps de message doit être désactivé pour respecter la cohérence du fax.

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Choix fonctionnels – recommandations

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Accusé de réception• Envoi de tout le fax en attachement

• Envoi d’une réduction de la première page• Si copieur MFP en libre service (sans authentification), l’accusé de réception sera imprimé

automatiquement.

Réception de Fax • PDF searchable dans la boîte de messagerie assignée au numéro entrant par défaut,• PDF image dans le cas d’application.

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Plate-forme de validation – Démonstration

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Scénario 1 :

L’utilisateur LRightFax.28420 reçoit un fax depuis un numéro externe

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Plate-forme de validation : Démonstration

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Scénario 2 :

L’utilisateur LRightFax.28420 envoie un fax vers un numéro externe en utilisant l’adresse SMTP Fax du contact Outlook 2010

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Points ouverts

Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Administration de la solution avec intégration dans les outils de monitoring

Gestion des codes analytiques

Gestion du DRP RightFAX et son intégration dans les DRPs Exchange et Voix

Utilisation d’outils disponibles en option: La gestion de fax par les utilisateurs (FAX Util, Add-in Outlook) L’administration par les opérations (Enterprise FAX Manager)

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Questions / Réponses

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Prochaine revue

19Présentation RightFax du 09 janvier 2014