Med et opdateret og tilgængeligt HR-system har Udenrigsministeriets medarbejdere fået forenklet

hverdagen: det er blevet nemt at udføre opgaver hurtigt og præcist med de rigtige oplysninger ved

hånden. Udenrigsministeriet har opnået besparelser og stor effektivisering, der har gjort det muligt at

yde mere og opfylde større krav med færre ressourcer. Samtidigt med, at sikkerheden er i top.

HR-systemet spiller en meget central rolle i Udenrigsministeriets arbejde. Informationer skal altid være 100% opdateret, for oplysningerne bruges af 2700 medarbejdere i ministeriet og i hele verden, blandt andet på 77 ambassader og 35 repræsentationer.

Det eksisterende HR-system var ikke længere tidssvarende eller særlig bruger-venligt. Kun et begrænset antal medarbejdere havde adgang til det, og der var ingen håndtering af forretningsprocesser, hvilket gjorde det svært for folk at anvende systemerne.

Man kunne vælge at opdatere og udvide systemet – men i stedet traf man en strategisk beslutning om en Intranet 2.0-løsning fra Delegate, der har udviklet LoB-applikationer og procesautomatisering og via en integration er SharePoint lagt som en skal uden om HR-systemet, med adgang via My Site. Udenrigsmi-nisteriet har fået et effektivt, enkelt og brugervenligt system – og en billigere løsning end opgradering af HR-systemet. Selv uden at medregne licensfordelene.

Grundet det tidligere HR-systems karakter havde kun 50 medarbejdere adgang til at bruge det. Til Intranet 2.0 SharePoint-løsningen er der licenser til alle medar-bejdere, som kan opdatere egne oplysninger og sikre datakvaliteten via integra-tionen til HR-systemet. Det medfører, at der pludselig opstår brugbare styrings-værktøjer til ledelsen.

Om Udenrigsministeriet

Udenrigsministeriets opgave er gen-

nem aktivt og engageret diplomati at

arbejde for Danmarks interesser og

værdier i forhold til omverdenen på

en måde, der fremmer danskernes

frihed, tryghed og velstand samt en

mere fredelig og retfærdig verden

med udvikling og økonomisk vækst

for alle.

Udenrigsministeriet i København og

repræsentationerne i udlandet (det

vil sige ambassaderne, generalkon-

sulaterne, handelskontorerne mv.)

varetager Danmarks udenrigspolitik,

europapolitik, udviklingspolitik, sikker-

hedspolitik, handelspolitik og folkeret-

lige opgaver i forhold til omverdenen.

www.um.dk

”Med et opdateret og tilgængeligt HR-system harUdenrigsministeriets medarbejdere fået forenklet hverdagen”

Cas

esto

ry -

Ude

nrig

smin

iste

riet

Udenrigsministeriets 2700 medarbejdere i hele verden har fået høj HR datakvalitet og en hurtigere, enklere og mere effektiv hverdag med Intranet 2.0. Delegate har gjort HR-systemet brugervenligt i SharePoint.

Intranet 2.0 har givet stærktforhøjet HR datakvalitetHR-systemet indeholder masser afbasale oplysninger om personer, ansættelsesforhold, kontakt, placering,karriere, cv og uddannelser. Desudenmere specielle områder som eksempel-vis oplysninger om konsuler der arbej-der gratis rundt om i verden, hvem derhar diplomatpas, hvilke Danida-råd-givere der skal udsendes til projekter, hvor de skal hen, mv.

Datakvaliteten er uhyre vigtig. Det kan være afgørende at have de rigtige kontaktoplysninger, når man midt om natten – med lukkede ambassader – skal hjælpe medarbejdere i områder med pludseligt opståede konflikter. Også mindre livstruende opgaver skal løses: kan en medarbejder få et til-læg, ret til at komme på kursus, er de forflyttelsesforpligtede, hvilken løn skal en lokalt ansat have mv.

Oplysningerne er naturligvis følsomme og er blevet integreret med et sikker-hedssystem. Ikke alle skal have adgang til alt – men mange skal have adgang til meget for at kunne udføre deres arbejde optimalt. Det er nu blevet både muligt og nemt. Alle medarbejdere kan

tilgå og opdatere den information, de har ret til og nytte af at se. Og det er blevet gjort enkelt:

Eksempelvis ved ansættelser med forudgående sikkerhedsgodkendelser, hvor der indtastes store mængder data. De data overføres nu med et tasteklik, når personen er godkendt. Personale-opgaver – der før betød omfattende og tidskrævende skemaudfyldelse, opslag i lokale ringbind, fremsendelse med

papirpost og efterfølgende genindtast-ning i et besværligt system – er blevet afløst af en hurtig opdatering via My Site. Oplysninger skal kun indtastes én gang og fordeles automatisk i de rigtige databaser. Samtaler om løn og udvikling er også blevet opbygget fra grunden af Delegate i SharePoint.Og det nye intranet sender automatisk remindere til medarbejderne om, at ud-føre planlagte opgaver og, at opdatere deres personlige medarbejderprofil.

…og enorme effektiviserings-gevinster

Det er ikke uden grund, at Udenrigs-ministeriet har vundet priser, bl.a. som bedste europæiske intranet, for det nye HR intranet har givet en stor effektiviseringsgevinst. Delegate har implementeret regler i systemet, der forhindrer forkerte beslutninger, sikrer rigtige rettigheder og minder med-arbejderne om, hvad der skal gøres.

Med SharePoint-løsningens enkle brugergrænseflade har brugeren faktisk adgang til flere systemer – men det virker som samme system, fordi fladen er ens. Hele brugeradministrationen er forenklet: når man logger på, har man automatisk adgang til netop de områder, man må tilgå – og ikke andet. Det har skabt overblik, høj datakvalitet og stor sikkerhed.

Visionerne om en ægte digital arbejds-plads er blevet til exceptionel virke-lighed i Intranet 2.0. Det handler om forenkling af forretningsgange. Høj da-takvalitet. Vidensdeling og effektivitet. Og ikke mindst besparelse. Intranet 2.0 til HR tager udgangspunkt i SharePoint med en strategisk HR-portal, der sam-ler, forenkler og forbedrer områdets arbejdsgange og forretningsprocesser. For alle lokationer – over hele verden. Delegate udvikler også de applikatio-ner, der integrerer med nødvendige og kritiske forretningssystemer – og giver medarbejderne netop de oplys-ninger, de har brug for til at udføre relevante opgaver effektivt og hurtigt. HR-ledelsen får et adræt og opdateret arbejds- og beslutningsgrundlag koblet med skarpe styringsværktøjer.

Her i 2012 er hverdagen for mange store virksomheder og organisa-tioner stadig den, at HR-systemet er upraktisk og måske utilgængeligt for medarbejderne, særligt de, der har lokationer over hele verden. Når de

kritiske systemer ikke er forbundet, og når medarbejdere ikke har let og hurtig adgang til nødvendig information, falder datakvaliteten. Arbejdsgange er langsomme og må ofte gentages og forretningsprocesserne er ikke koordi-nerede. Handlekraften og friheden til at udnytte ressourcer på nye og ander-ledes måder indskrænkes.

Højere kvalitet og effektivitet overalt i HR-organisationenIntranet 2.0 til HR er et strategisk valg for den HR-organisation, der vil

løfte kvalitetsniveauet og effektivisere arbejdsprocesser og værktøjer. Med øget vidensdeling, høj datakvalitet, integration med Outlook og kalender-funktion, single sign-on og personlige KPI'er har man med Intranet 2.0 en dygtig, virksom og økonomisk fordelag-tig løsning. Intranet 2.0 til HR er skabt af Delegate, der har udviklet Intranet 2.0-løsninger for mange store virksom-heder og organisationer. Løsningerne har opnået international anerkendelse og præmieringer.

Hvad er Intranet 2.0 til HR?

Om Delegate

Delegate er specialiseret i udarbejdelse af forretningskritiske applikationer i Share-

Point, implementering af SharePoint Platform samt implementering af en Governan-

ce-model, der sikrer kvaliteten fremover. Vi beskæftiger os primært med løsninger til

de største danske virksomheder, myndigheder og organisationer.

Delegate A/STuborg Parkvej 8, 2900 HellerupTelefon: +45 45 82 82 82 - info@delegate.dk

Delegate har samarbejdet med os, og hjulpet os frem til et enkelt, effektivt og teknologisk smart system – det har gjort hverdagen nemmere og hurtigere.

Jannik Sørensen, fuldmægtig i Udenrigsministeriet og systemansvarlig, udtaler: