Uef, uuden yliopiston intranet konsepti, 14022013

Uuden yliopiston intranet-konseptiItä-Suomen yliopiston intraa suunnittelemassa

Viestintäpäällikkö Petri Hynynen

Yliopistojen intranetratkaisut 14.2.2013

12.04.2023Viestintä / PH 2

Uuden yliopiston intranet-konsepti

Sisältö• Intranet 2010• Sisällöistä palveluiksi• Intranetin kehittämisen seuraavat vaiheet• Intran kehittämisen haasteista

UEF-intranet 2010

Itä-Suomen yliopisto 2010

• Julkiset pääsivustot avattiin marraskuussa 2009, UEF-intra käyttöön joulukuussa 2009

• Molemmissa alustana Liferay• Toteutus: viestintä, tike,

oppimiskeskus• Yhteistyökumppanit: Proactum,

Hahmo Design, Ambientia.


UEF-intra

• Ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin sisäisen viestinnän kanavat, palvelut ja toiminnot, jotka olivat uuden yliopiston toiminnan kannalta välttämättömiä

• Vanhat intrapalvelut poistuivat käytöstä (Joensuun ja Kuopion yliopistojen intrat sekä yliopistofuusion hankeintra).


UEF-intra

I VAIHE• Sisäinen tiedottaminen intranetissä• Tapahtumakalenteri• Viestiryhmät (”sähköinen

ilmoitustaulu”)• Verkkolehti Oiva• Linkit tietojärjestelmiin• Tiedekuntien ja laitoksien intrat


UEF-intra

• Tarkoitettu yliopiston henkilöstölle ja opiskelijoille• Tärkein sisäisen viestinnän kanava• Tarjoaa tietoa ja palveluja työn tueksi• Vastaa yksikköjen sisäisen viestinnän tarpeisiin• Luo yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutteisuutta (viesti- ja

keskusteluryhmät sekä blogit)• Jatkuva kehitystyö


UEF-intra

Toteutus• Viestintäyksikkö vastasi perusintran toteutuksesta ja

kehittämisestä• Yksiköt perustivat omia intranetsivustoja• Viestiryhmät ja blogit vastasivat muihin viestinnän

tarpeisiin• Intran kehittäminen ja työtilojen suunnittelutyö käynnistyi

viestinnän, tietotekniikkakeskuksen ja oppimiskeskuksen yhteisenä projektina.


Verkkoviestintä UEFissa

• Viestintä: yliopiston verkkoviestinnän koordinointi, verkkoviestinnän sisällöt ja verkkoviestinnän kehittäminen

– vastaa pääsivuista ja tukee yksikköjä verkkosivujen suunnittelussa ja toteuttamisessa

• Tietotekniikkakeskus: tekninen tuki, käyttäjähallinta, palvelinympäristö

• Opinto- ja opetuspalvelut: Liferay-koulutukset ja järjestelmän tukipalvelut

• Tiedekunnat, yksiköt ja hankkeet vastaavat verkkosivustojensa ylläpidosta.


UEF-intra nyt

UEF-intra

Keskeiset sisällöt• Ajankohtaisviestintä (tiedotteet, tapahtumat, koulutukset,

apurahat, työpaikat, verkkolehti Oiva)• Hallintokeskuksen yksikköjen intrasivustot• Tiedekuntien ja yksikköjen intrat• Strategiat, ohjelmat ja suunnitelmat• Lomakkeet ja toimintaohjeet• Pöytäkirjat ja kokousmuistiot (Dynasty)• Blogi, viesti- ja keskusteluryhmät, ilmoitustori


UEF-intran nykytilanne

• Sivustoja/yhteisöjä n. 70, sivuja noin 4 000• Dokumentit (pdf-tiedostot) n. 10 000• Viestiryhmissä viestejä n. 8 000• Käyttöoikeudet (henkilöstö ja opiskelijat) n. 14 000• Intran kävijämäärät kasvussa• Intraan kirjautumisia n. 19 000 viikossa.


Suosituimmat sivustot

• Etusivu• Henkilöstö• Opiskelijoiden viestiryhmät• Yksikköjen intrasivustot• Intran tiedotteet• Lomakkeet• UEF-tietopankki• Strategiat ja ohjelmat• Verkkolehti Oiva


Palautteet intrasta

• Tiedon löydettävyydessä ongelmia• Dokumentit, liikaa pdf-tiedostoja• Asioiden esittäminen organisaatiolähtöisesti• Vähän englanninkielistä materiaalia• Tieto löytyy liian monen klikkauksen takaa• Haku puutteellinen• Intraan pitää erikseen kirjautua


Sisällöistä palveluiksi –intran kehittäminen 2012-13

Sisällöistä palveluiksi

• Sisältö mietitty asiakaslähtöisesti, ei organisaatiolähtöisesti

• Rakenne suunniteltu käyttäjän arkitilanteiden näkökulmasta

• Arkityön sujuvuuden parantaminen intranetin avulla• Uusista palveluista ja muutoksista tiedottaminen


Intran kehittäminen ja uudistaminen

Hyödyt• Intra koetaan hyödylliseksi viestintävälineeksi• Intran käyttö lisääntyy, sähköpostiviestintä vähenee• Työaikaa säästyy• Myönteinen käyttäjäkokemus• Negatiivisen palautteen sijaan rakentavaa kehittämistä• Vahvistaa yhteisöllisyyttä.


Intran kehittäminen 2012–2013

• Tiedon löydettävyyden ja käytettävyyden parantaminen• Intran sisältöjen jäsentäminen ja kokoaminen palveluiksi• Dokumenttien hallinta• Hallintokeskuksen yksikköjen sivustojen kehittäminen ja

uudistaminen• Hakutoiminnon parantaminen• Liferayn versiopäivitys, uusien ominaisuuksien

käyttöönotto, visuaalisen ilmeen tarkistamimen (teemat ja leiskat)

• Pääsivustojen uudistaminen (etusivu, henkilöstö, opiskelijat)


UEF-intran

jäsennys


Sisäinen viestintä

Palveluja työn

tueksi

Sosiaalinen intranet

Säännöt, ohjeet ja lomakkee

t

Työkalut

Yksikköjen

intranetit

• Verkkolehti Oiva • Intran uutiset• Intran tapahtumat• Koulutukset• Apurahat• UEF-mediassa

• Blogit• Viestiryhmät• Keskustelut• Ilmoitustori• Kimppakyydit• Kommentoinnit

• Hankinnat• Henkilöstökoulutukse

t• Matkustaminen• Talousasiat• Terveys ja hyvinvointi• Tilat ja kartat• Tutkimusrahoitus• Turvallisuus• Työsuhdeasiat

• Lainsäädäntö• Strategia ja ohjelmat• Johto- ja ohjesäännöt• Ohjeet• Lomakkeet

• Moodle• WebOodi• SharePoint• Wiki• eLomake

• Tiedekunnat• Yksiköt• Erillis- ja

palvelulaitokset

UEF-intran jäsennys


Sisäinen viestintä

Palveluja työn tueksi

Sosiaalinen intranet

Säännöt, ohjeet ja lomakkee

t

Työkalut

Yksikköjen

intranetitKehittäminen

Liferayn versiopäivitys keväällä 2013

• Uudet ominaisuudet käyttöön • Uusia sisällön- ja dokumentinhallinnan sovelluksia• Merkittäviä parannuksia muun muassa ulkoisen ja

sisäisen viestinnän toteuttamiseen, sosiaalisten verkostojen rakentamiseen ja yhteistyön lisäämiseen sisäisessä viestinnän toteuttamisessa

• Luo hyvän pohjan julkisten verkkosivujen ja erityisesti intranetin jatkokehittämiselle yhteisöllisemmäksi ja kiinteämmäksi osaksi yliopistolaisen päivittäistä toimintaa.

• Versiopäivityksen yhteydessä sivujen visuaalisen ilmeen uudistaminen, teemat ja leiskat


Intranetin kehittämisenseuraavat vaiheet

Intranetin kehittämisen seuraavat vaiheet• UEF-intra on henkilökunnan ja opiskelijoiden ensisijainen

ja keskeinen tieto-, viestintä-, vuorovaikutus- ja työväline• Viestinnällistä intraa täydennetään työtiloilla, SharePoint:

My Site ja Team Site


Julkiset sivut, intra ja työtilat


Uef.fi

Suuri yleisö, potentiaaliset opiskelijat ja työntekijät

Liferay

UEF-intra

Opiskelijat ja henkilöstö

Liferay

Työtilat

Tiedekunnat, yksiköt,

tutkimusryhmät, projektit, tiimit

SharePoint

Taustajärjestelmät, UEFin käyttämät tietojärjestelmät ja työkalut

Wiki

Moodle

UEF-intra


Sisäiset palvelut

Ryhmätyö ja yhteisöt

TyökalutOma sivu

Ajankohtais-viestintä

Käyttäjä

HAKU

Työtilat, I vaiheen suunnitelma

• Henkilökohtainen työtila (My Site)• Tiimityötila (TeamSite)• Haku intrasta ja muista lähteistä• Dokumenttien hallinta• SharePointin ja Liferayn yhteistoiminnallisuus


Intran kehittämisen haasteista

Intran kehittämisen haasteista

• Johdon sitoutuminen• Sisäisen viestinnän pelisäännöt• Intran hajautettu ylläpito• Yhteistyö intran kehittämisessä (viestintä, tike,

henkilöstöhallinto)• Resurssit


Kiitos!

www.uef.fi

Documents

Uef, uuden yliopiston intranet konsepti, 14022013