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Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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UFCD 786 – Instalação e configuração de sistemas de bases de
dados
Formadora Elsa Almeida
Índice
1 Introdução ........................................................................................................................ 3
2 Formulários ...................................................................................................................... 4
2.1 Criar Formulários ....................................................................................................... 4
2.2 Inserção de Novos Registos e Manipulação de Dados............................................. 9
2.3 Localizar um registo para editar ................................................................................ 9
2.4 Substituição Automática de Valores ........................................................................ 10
2.5 Ordenação de Registos ........................................................................................... 11
3 Filtros .............................................................................................................................. 11
3.1 Vantagens dos Filtros .............................................................................................. 12
3.2 Criar e aplicar um Filtro ........................................................................................... 12
3.2.1 Filtrar por Secção ............................................................................................ 12
3.2.2 Filtrar por Formulário ....................................................................................... 14
4 Relatórios ....................................................................................................................... 16
4.1 Criar um relatório ..................................................................................................... 16
4.2 Criar um relatório com recurso ao assistente .......................................................... 18
Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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1 Introdução
Neste módulo irá ser discutido a funcionalidade de formulários e relatórios do Microsoft
Access 2007.
Uma forma de poupar dinheiro quando se faz uma base de dados para gerir algum sistema é
usar os formulários do Microsoft Access para permitir várias visões da base de dados aos
vários utilizadores que possam ter acesso ao sistema.
Embora essa funcionalidade seja útil é bastante limitada quando comparada com a
programação de uma aplicação que trabalhe com a base de dados. Assim, aprender a tirar o
máximo das funcionalidades dos formulários torna-se bastante importante.
Para colmatar as limitações dos formulários, existe outra funcionalidade do Access chamada
de Relatórios, que permite fazer a impressão de dados, que é algo que os formulários não
são capazes de executar.
Este manual está dividido em três capítulos: o primeiro para a introdução; o segundo para
abordar os Formulários, onde será explicado o modo de funcionamento dos relatórios;
finalmente o terceiro capítulo irá abordar os vários assistentes de elaboração de relatórios.
Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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2 Formulários
O Modo Folha de Dados que é utilizado nas tabelas e consultas é apenas uma das formas
utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas.
Não será porém, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que não existe
um controlo real sobre as operações realizadas pelo utilizador.
O ideal seria utilizar uma analogia de um formulário em papel, dado que deste modo
transportávamos para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as pessoas
já se habituaram.
Um formulário permite a visualização de um ou mais registos, podendo ser imposta uma
limitação em relação a essa visualização.
Isto não traz nada de novo em relação ao Modo Folha de Dados. Mas, um formulário permite
ao seu desenhador determinar a forma como os dados vão aparecer no ecrã, utilizar
gráficos, imagens, etc., bem como controlar a forma como os dados são introduzidos e
visualizados - utilizar listas de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens
de erro para valores incorrectos, valores predefinidos, resultados de cálculos aritméticos, etc.
2.1 Criar Formulários
O método mais fácil e rápido de criar um formulário é utilizar o Assistente. O Assistente
Automático produz um formulário pré-formatado sem colocar quaisquer perguntas ao
utilizador, para a sua construção.
Todos os outros assistentes colocam questões e constroem o formulário baseado nas
respostas dadas pelo utilizador.
Quando utiliza um formulário para introduzir ou visualizar dados, o formulário deve estar
ligado à tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados dependem apenas
de uma tabela, o formulário deve ser baseado apenas nessa tabela. Por outro lado, se os
dados que pretende colocar no formulário derivam de várias tabelas, então deve construir
uma consulta e basear a construção do formulário nessa consulta.
Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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Criar um formulário com o Assistente
Na janela da base de dados, dê um clique no botão Formulário
Escolha o botão Novo
Seleccione o nome da tabela ou consulta para o qual vai construir o formulário e dê
um clique no botão OK.
O passo seguinte consiste em seleccionar os campos da tabela ou consulta que se
pretendem colocar no formulário.
Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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Na lista Campos disponíveis surgem os campos da tabela ou consulta e na lista irão
surgir os campos seleccionados e que vão aparecer no formulário
Na caixa seguinte é solicitado ao utilizador o formato (esquema) do formulário.
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Seleccione o estilo (aparência) para o formulário
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Por último, surgirá a caixa final do assistente que solicita um título para o formulário.
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2.2 Inserção de Novos Registos e Manipulação de Dados
Na introdução e manipulação de dados, o formulário utiliza praticamente as mesmas regras
da Folha de dados.
Sendo assim, para introduzir um novo registo basta dar um clique no botão.
Para eliminar um registo, basta dar um clique no selector de registos, que se encontra do
lado esquerdo do formulário, e carregar na tecla Delete. Neste caso, por se tratar da
eliminação de um registo o Access pede uma confirmação.
2.3 Localizar um registo para editar
A edição de registos num formulário acontece sempre que se trocam valores nos
componentes ligados aos campos da base de dados. Para localizar um registo é possível
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usar as setas de navegação ou pesquisar por todos os campos do formulário, um conjunto
de texto com recurso à caixa “Procurar”.
2.4 Substituição Automática de Valores
Como é do conhecimento através de outras aplicações da Microsoft, o Access também
dispõe do comando Substituir, que permite substituir de uma forma rápida, a ocorrência de
uma determinada palavra por outra palavra.
Na caixa de diálogo em baixo, o utilizador terá, em primeiro lugar, de introduzir na caixa
Localizar o valor que pretende procurar/substituir, e na caixa Substituir por o valor que irá
substituir o existente.
A opção “Procurar em” refere-se ao local onde o Access irá efectuar a procura. As opções
disponíveis são o Formulário ou o Campo que estava seleccionado. Deve-se sempre
escolher o campo seleccionado para minimizar as hipóteses de erro, ou valores trocados
incorrectamente.
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2.5 Ordenação de Registos
Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, também nos formulários
o utilizador poderá recorrer aos botões de ordenação de registos.
Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenação e dar um clique no
botão. Este procedimento é aplicável a tabelas e formulários.
3 Filtros
Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer ao
comando Localizar. Porém, este comando apenas vai apresentando as diversas ocorrências
de uma determinada palavra/texto que existem ao longo da tabela em vários registos e por
isso levaria algum tempo até serem encontradas todas as ocorrências.
Para resolver este problema existem os Filtros. Um filtro não é mais do que um conjunto de
condições/critérios aplicados a registos de modo a apresentar apenas um subconjunto dos
registos existentes na tabela. Quer isto dizer que após a aplicação do filtro, o Access
apresenta apenas os registos que satisfazem as condições impostas, como se apenas
existissem esses registos na tabela.
Os filtros são aplicáveis em tabelas e formulários.
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3.1 Vantagens dos Filtros
Um filtro é como uma simples consulta, com a diferença de que apenas aplicável a uma
tabela ou a um formulário abertos. Um filtro é a melhor opção quando, temporariamente
pretendemos visualizar um subconjunto de registos.
3.2 Criar e aplicar um Filtro
Existem 2 tipos de filtros:
Filtrar por Selecção - Filtragem de registos através do próprio formulário (apenas um
critério de selecção de registos – os dados do campo onde estiver posicionado).
Filtrar por Formulário - Filtragem de registos através de um novo formulário com base
no actual (possibilita mais de um critério - idêntico aos critérios aplicados numa
consulta).
3.2.1 Filtrar por Secção
1. Posicione-se no campo do registo onde se encontra o critério (dado(s) para a aplicação
do filtro) para que se efectue a selecção (filtragem) de registos.
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2. Depois de escolher o campo a filtrar (“Morada” neste caso), vá ao botão de “Selecção” e
escolha a opção que se aplique, consoante o caso.
Para remover o filtro criado, basta carregar no botão “Activar/Desactivar Filtro”.
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3.2.2 Filtrar por Formulário
Nesta opção irá aparecer um novo formulário, onde o utilizador deverá inserir os critérios de
selecção em cada campo.
Depois de escolher os filtros apropriados para cada campo deve carregar no botão aplicar
filtro, tal como no “Filtrar por Secção”.
Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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4 Relatórios
Uma das funcionalidades de um SGBD ou programa de gestão empresarial, é a impressão
de relatórios.
O principal objectivo dos relatórios é a aglomeração de vários dados num formato que seja
amigável com as impressoras. Muitas das vezes os gestores das empresas nada percebem
de informática, logo, o facto dos dados estarem em papel ajuda a que a gestão da empresa
seja mais fiável.
4.1 Criar um relatório
Para criar um relatório devemos aceder ao separador Criar, e seleccionar a opção que seja
mais apropriada.
A opção mais simples de usar é o botão “Relatório” que gera um relatório novo, consoante o
objecto que esteja escolhido. Pode-se criar um relatório a partir de tabelas, consultas e
formulários. O mais apropriado será criar um relatório a partir de uma consulta, pois na maior
parte das vezes é necessário que os relatórios tenham vários dados cruzados.
Vejamos a sequência de criar um relatório:
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Primeiro escolhemos o objecto sobre o qual iremos criar o relatório. Basta escolher o objecto
no menu em cima, não é necessário abrir.
Depois acedemos ao separador Criar, e carregamos no botão “Relatório”.
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Com estes passos somos capazes de criar um relatório sem esforço. Na imagem em baixo
está o aspecto geral do relatório.
4.2 Criar um relatório com recurso ao assistente
Também é possível criar um relatório com recurso a um assistente, tal como uma consulta ou
um formulário. Para tal escolhemos a opção “Assistente de Relatórios” no separador Criar.
Dossier Técnico Pedagógico Projecto: 5742/2008/22 Acção: 5742/2008/22-481039-6-2 Área de Formação: 481. Ciências Informáticas Itinerário de Formação: 48102. Instalação Manutenção Sistemas Informáticos Referencial de Formação: 481039 - Técnico/a de Informática – Sistemas Nível de Formação: 3 Modalidade de Formação: EFA – NS Local de Formação: Mira de Aire Data de Início: 06.Agosto.2009
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O assistente possibilita seleccionar todas as tabelas e consultas, tal como um assistente de
consultas. Depois de escolhidos os campos que queremos relacionar num relatório
carregamos em “Seguinte” e é-nos apresentado outro conjunto de opções.
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Como a tabela dominante é a tabela de Grupos, esta aparece escolhida por defeito. No
entanto é possível organizar o relatório para que os dados sejam agrupados pela outra
tabela. Na janela seguinte é-nos apresentado uma opção de criar mais níveis de
agrupamento. Estes são facultativos e só devem ser usados quando queremos mais um nível
de organização dos dados.
Na próxima janela escolhemos a ordenação dos campos apresentados no relatório.
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Podem ser escolhidos até um máximo de 4 campos para ordenar.
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Na janela em cima escolhe-se o esquema do documento e a orientação da página. Ao
trocarmos o esquema a figura do lado esquerdo troca também a disposição dos rectângulos
dando um pequeno preview ao utilizador.
Depois escolhemos o estilo em que o relatório irá ser feito. Os estilos já estão pré-definidos e
existem muitos, no entanto é sempre possível dar outras configurações depois do relatório
estar criado.
Tal como na janela anterior, ao escolhermos um novo estilo, a figura da esquerda vai-se
adaptando à opção escolhida.
Resta concluir a operação e fechar o assistente.
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É apresentado no final de operação, a pré visualização do relatório gerado, que a partir
desse momento está pronto a ser impresso.