Embed Size (px)
Citation preview
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
INFORME DE PASANTÍA PROFESIONAL REALIZADA EN LA C.A.
ENERGÍA ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR)
DEL ESTADO LARA
AUTOR(ES): Laura V. González C.
Iván Miguel Pérez T.
TUTOR(A): Ing. Mary Fernández
Barquisimeto, Septiembre 2009
2
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
REINGENIERÍA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y
CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGÍA
ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO
(ENELBAR)
Trabajo presentado como requisito parcial
para optar al título de Ingeniero de Sistemas
AUTOR(ES): Laura V. González C.
Iván Miguel Pérez T.
TUTOR(A): Ing. Mary Fernández
Barquisimeto, Septiembre 2009
3
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
Fecha: / /
APROBACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO
Señor coordinador de la carrera de Ingeniería de Sistemas, mediante la presente
comunicación hago de su conocimiento que ante la solicitud realizada por los
Bachilleres: Laura Verónica González Canelón titular de la cédula de identidad
Nro. 18.105.374 e Iván Miguel Pérez Torres titular de la cédula de identidad Nro.
17.853.619, apruebo el informe de pasantía titulado:
REINGENIERÍA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y
CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGÍA
ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR)
NOMBRES Y APELLIDOS: _Ing. Mary Fernández_
C.I: __________13.855.977_____________________
FIRMA: ____________________________________
4
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
Fecha: / /
APROBACIÓN DEL JURADO EXAMINADOR DEL INFORME
Señor coordinador de la carrera de Ingeniería de Sistemas, mediante la presente
comunicación hacemos de su conocimiento que hemos evaluado el Informe Final de
Pasantías Industriales presentado por los Bachilleres:
Laura Verónica González Canelón de C.I: 18.105.374
Iván Miguel Pérez Torres de C.I: 17.853.619
Así mismo, le hacemos saber que el informe presentado fue:
Aprobado: _____________________ Reprobado: _____________________
JURADOS EXAMINADORES:
1). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________
2). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________
3). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________
5
DEDICATORIA
A Dios por ser mi guía espiritual, a mis padres, hermanos, sobrino, abuelas,
demás familiares y amigos por brindarme su protección y cariño.
(Laura V. González C.)
Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios mi guía espiritual, a
mis padres, abuela, hermana, a mi novia, demás familiares y amigos por brindarme
su apoyo y amor.
(Iván M. Pérez T.)
6
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por darnos la perseverancia para llevar a cabo nuestras metas.
A la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
Bolivariana (UNEFA), Núcleo Lara, donde encontramos los conocimientos y valores
necesarios para lograr nuestra meta.
A toda la familia de ENELBAR, por ser tan receptivos y darnos la oportunidad de
seguir enriqueciendo nuestros conocimientos.
Al personal de la Gerencia de Sistemas y Tecnología de la Información, por su
apoyo incondicional.
A los Ingenieros Mariela Colmenárez y Héctor Bracho, por su valiosa ayuda y
colaboración.
A nuestra tutora, Mary Fernández; por prestarnos todo su apoyo y comprensión.
A la MSc.Ing. Mayibe Agüero, por su oportuna ayuda y grandiosa solidaridad.
Al T.S.U Gregorio Escalona, por brindarnos todo su apoyo y contagiarnos su
alegría y optimismo durante nuestra estadía en ENELBAR.
A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en la realización
de este proyecto.
¡GRACIAS!
7
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
REINGENIERÍA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y
CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGÍA
ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO
(ENELBAR)
Autores: Laura V. González C.
Iván Miguel Pérez T.
Tutor(a): Ing. Mary Fernández
Año: 2009
RESÚMEN
El presente trabajo se encuentra enmarcado dentro de la modalidad de proyecto
especial, apoyado en una investigación de campo de carácter descriptiva; el cual tiene
como objetivo principal la aplicación de reingeniería al Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en la C.A. Energía Eléctrica de
Barquisimeto, estado Lara y para lograrlo, se realizó un estudio donde se demuestra la
necesidad que tiene la empresa de actualizar y mejorar el sistema que hoy día utiliza.
El proyecto consta de tres (03) fases que están en correspondencia con los objetivos
específicos del trabajo: En la primera, se realizó un diagnóstico de manera exhaustiva
interactuando con los usuarios principales del sistema, en ésta fueron aplicados como
instrumentos de recolección de datos el cuestionario y la entrevista, donde los
usuarios del sistema explicaron las deficiencias presentadas por el mismo y los
nuevos requerimientos; en la segunda, se determinó cuáles eran los requerimientos y
necesidades de los usuarios con respecto al SCAC; en la tercera, se llevó a cabo el
rediseño del sistema para plantear el modelo solución y se dio inicio a la
programación. Como conclusión de los resultados obtenidos, se recomienda la
culminación del sistema y su implantación, con el fin de poder observar los
beneficios de la reingeniería en éste.
Descriptores: Sistemas de Información, Sistema automatizado, Reingeniería.
8
ÍNDICE GENERAL
DEDICATORIA..........................................................................................
AGRADECIMIENTOS...............................................................................
RESÚMEN...................................................................................................
ÍNDICE GENERAL....................................................................................
LISTA DE CUADROS................................................................................
LISTA DE GRÁFICOS...............................................................................
INTRODUCCIÓN.......................................................................................
MARCO ORGANIZACIONAL..................................................................
ACTIVIDADES REALIZADAS.................................................................
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema.................................................
Objetivos de la Investigación...............................................
Objetivo General......................................................
Objetivos Específicos...............................................
Justificación.........................................................................
Alcance y Limitaciones........................................................
II MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la investigación..........................................
Aspectos Teóricos................................................................
Aspectos Conceptuales.........................................................
Aspectos Legales..................................................................
Pág.
v
vi
vii
viii-x
xi
xii
1-2
3-6
7-11
12-15
15
15
15
15-16
16-17
18-21
21-29
29-31
32-33
9
III METODOLOGÍA
Diseño de la Investigación....................................................
Población y Muestra.............................................................
Técnicas de Recolección de Datos.......................................
Instrumentos para la Recolección de Datos.........................
Validez del Instrumento.......................................................
Confiabilidad del Instrumento..............................................
Técnica de análisis de los Datos...........................................
Interpretación de los Datos...................................................
Fases del proyecto.................................................................
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS...
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................
VI REDISEÑO DEL SISTEMA.......................................................
ANEXOS
A. Instrumento de recolección de Datos: Cuestionario...................
B. Matriz de Evaluación del instrumento por parte de los
Expertos......................................................................................
C. Cuadro de cálculo de las varianzas para el coeficiente de
confiabilidad de Kurder y Richardson.......................................
D. Cuadro de cálculo de las varianzas para el coeficiente de
confiabilidad de Cronbach.........................................................
E. Control de entrada y salida de los pasantes................................
F. Certificados de pasantías............................................................
Pág.
34-35
35-36
36
36-37
37-38
38-40
40
41
41-42
43-55
56-58
59-65
67-70
71-80
81-82
83-84
85-95
96-98
10
BIBLIOGRAFÍA.........................................................................................
ABREVIATURAS.......................................................................................
GLOSARIO DE TÉRMINOS.....................................................................
Pág.
99-102
103
104-107
11
LISTA DE TABLAS O CUADROS
No. Nombre Pág.
1 Cronograma de actividades………………………………………... 7-8
2 Criterios para el análisis de confiabilidad (Coeficiente de Kurder y
Richardson)…………………………………………………………
39
3 Criterios para el análisis de confiabilidad (Coeficiente de
Cronbach)…………………………………………………………..
40
4 Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual
trabajan……………………………………………………………...
43
5 Unidades Organizativas con el SCAC implantado………………… 44
6 Usuarios que saben manipular el SCAC…………………………. 45
7 Uso del SCAC…………………………………………………… 46
8 Cantidad de suarios que ingresan al sistema con Usuarios Propios.. 47
9 Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas………….. 48
10 Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC…... 49
11 Necesidad de actualizar el SCAC………………………………….. 50
12 Aspectos a mejorar del SCAC……………………………………... 51
13 Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web…………. 52
14 Migración del SCAC a Plataforma Web…………………………... 53
15 Resultados y conclusiones de la entrevista………………………… 55
12
LISTA DE GRÁFICOS O ILUSTRACIONES
No. Nombre Pág.
1 Organigrama de la empresa………….…………………………….. 6
2 Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual
trabajan……………………………………………………………..
44
3 Unidades Organizativas con el SCAC implantado………………… 45
4 Usuarios que saben manipular el SCAC…………………………… 46
5 Uso del SCAC……………………………………………………... 47
6 Cantidad de Secretarias con Usuarios Propios…………………….. 48
7 Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas……………. 49
8 Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC…... 50
9 Necesidad de actualizar el SCAC………………………………….. 51
10 Aspectos a mejorar del SCAC……………………………………... 52
11 Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web…………. 53
12 Migración del SCAC a Plataforma Web…………………………... 54
13 Administración de Correspondencias (Dpto. de Documentación y
Correspondencia)…………………………………………………
60
14 Consulta de Correspondencias (Dpto. de Documentación y
Correspondencia)…………………………………………………
60
15 Administración de Correspondencias (Unidades Organizativas)….. 61
16 Consulta de correspondencias (Unidades Organizativas)…………. 62
17 Mantenimiento de Correspondencias (Dpto. de Documentación y
Correspondencia)…………………………………………………
62
18 Bandeja principal del Sistema……………………………………... 63
19 Administración de correspondencias (Unidades Organizativas)…... 64
13
INTRODUCCIÓN
La actualización permanente de los sistemas de comunicación e información
permite comprender como funcionan los procesos y al mismo tiempo previene, ante
la posibilidad de reaccionar frente a situaciones que puedan presentarse; de allí, la
necesidad de contar con una herramienta de actualización de dichos sistemas que
asegure que las organizaciones realicen las actividades de manera correcta.
En estos momentos, en los cuales el mundo empresarial presenta muchos retos que
deben ser enfrentados por la gerencia para poder sobrevivir en el mercado; se requiere
automatizar y mejorar los sistemas existentes con la finalidad de optimizar el sistema
de envío y recepción de archivos y correspondencias y así crear una ventaja
competitiva para diferenciarse de las demás empresas del mismo ramo. Las
organizaciones deben adoptar sistemas de comunicación más eficientes cada día,
integrando las actividades que pudieran afectar sus procesos y la satisfacción de sus
clientes.
Para lograr el objetivo de actualizar y mejorar constantemente los sistemas de
comunicación y transmisión de datos, es necesario utilizar un grupo de conceptos y
métodos con un propósito común, de tal forma que el cambio se traduzca en la
eficacia y eficiencia del desempeño global de la organización.
Durante mucho tiempo se ha venido usando en ENELBAR el Sistema de Control
de Archivos y Correspondencias (SCAC), el cual presenta numerosas deficiencias y
fallas con respecto a su funcionamiento y proceso; ésto revela la creciente necesidad
de la empresa de mejorar el dicho sistema; es por ello que se requiere la aplicación de
reingeniería a éste.
Tomando en cuenta el planteamiento anterior y conocida la necesidad de
adecuación del sistema en La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto (ENELBAR),
se desarrolla el presente proyecto cuya finalidad es diseñar y aplicar un plan de
mejora que optimice el desarrollo de los sistemas de comunicación en el
Departamento de Documentación y Correspondencia y en las distintas Unidades
Organizativas pertenecientes a la empresa donde se encuentra implantado el Sistema
14
de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), basándose en las actividades
que incluye la reingeniería de sistemas como lo son: el análisis de inventarios, la
reestructuración de documentos, la ingeniería inversa, la reestructuración de
programas y datos y la ingeniería directa.
El proyecto está dividido en seis (06) capítulos: En el Capítulo I, se presenta el
planteamiento del problema, los objetivos tanto general como específicos, la
justificación, el alcance y las limitaciones existentes; en el Capítulo II, se describe el
marco referencial por medio de los antecedentes de la investigación, donde se
mencionan los trabajos referentes al tema en estudio, consultando varios autores;
además, se tienen los aspectos teóricos, conceptuales y legales del proyecto; mientras
que en el Capítulo III, se presenta la metodología a utilizar, se hace referencia al tipo
y diseño de la investigación, validación y confiabilidad del instrumento de
recolección de datos, técnicas e instrumentos para recopilar información, y las fases
del proyecto; en el Capítulo IV se desarrolla el análisis e interpretación de los
resultados; en el Capítulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones; y por
último, en el Capítulo VI se describe de manera más clara y específica el rediseño del
sistema realizado.
15
MARCO ORGANIZACIONAL
Visión:
Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la presentación de
servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia,
confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, con
conciencia de servidor público y comprometido con la conservación del ambiente,
que promueve la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la
Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo
y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo
venezolano.
Misión:
Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente,
confiable, con sentido social y sostenibilidad financiera en todo el Territorio
Nacional, a través de la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los
procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización del sistema
eléctrico nacional, integrado a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir
con el desarrollo político, social y económico del país.
Objetivo:
La C.A Energía Eléctrica de Barquisimeto tiene como objetivo principal ser una
empresa de servicio público, responsable de satisfacer la demanda de energía
eléctrica que requiere el desarrollo económico y social del Estado Lara, mediante la
prestación de un servicio eficiente y confiable, que permite mejorar la calidad de vida
de la población.
16
Estructura Organizacional:
La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto está estructurada por las siguientes
unidades organizativas: Una Asamblea de Accionistas, una unidad de Auditoría
Interna donde se controlan los procesos internos de la organización, una Junta
administradora, luego viene la Presidencia la cual se divide en siete (07)
vicepresidencias y una Gerencia de Consultoría Jurídica.
Las vicepresidencias están conformadas a su vez por Gerencias y se dividen de la
siguiente manera:
La Vicepresidencia de Asistencia a la Presidencia, se encarga de prestar ayuda
a las actividades que realiza la Presidencia; además de reforzar la imagen de la
empresa en el público externo e interno, a través de la publicidad radial,
escrita y televisiva. Está conformada por la Gerencia de Comunicaciones
Corporativas y por la Gerencia de Desarrollo Social.
La Vicepresidencia de Ingeniería la cual se encarga de desarrollas, planificar y
controlar todo lo relacionado a las funciones y servicios de la organización.
Esta unidad organizativa está conformada por la Gerencia de Planificación y
Desarrollo, la Gerencia de Producción y la Gerencia de Transmisión y
Subestaciones.
A la Vicepresidencia de Distribución, se encarga de controlar que la
distribución de energía se logre de manera correcta hacia los clientes; la
conforman tres (03) gerencias: Gerencia de Redes Región I, Gerencia de
Redes Regiones II al V y la Gerencia de Ingeniería y Construcción de
Distribución.
La Vicepresidencia de Servicio al Cliente, esta unidad organizativa se
encarga de atender los requerimientos de los clientes, inspecciona que se esté
prestando el servicio de manera correcta y legal, controla las mediciones,
administra los medidores de electricidad, realiza cobranza al sector público y
comercia y está conformada por la Gerencia de Servicio al Cliente Centro
17
Norte, Gerencia de Servicio al Cliente Regiones, Gerencia de Medición de
Energía y la Gerencia de Servicios Comerciales.
La Vicepresidencia de Administración y Finanzas, la cual se encarga de
administrar eficientemente los recursos financieros de ENELBAR. Ésta posee
cuatro (04) Gerencias: Gerencia de Tesorería, Gerencia de Materiales y
Suministros, Gerencia de Contabilidad y Gerencia de Servicios Generales.
Vicepresidencia de Planificación Corporativa y Sistemas, ésta es la unidad
organizativa donde los autores realizaron las actividades correspondientes a su
período de pasantías; ésta se encarga de crear, ampliar y mantener los sistemas
y equipos informáticos y equipos de ENELBAR, manteniendo un respaldo de
la información electrónica perteneciente a toda la organización en sus
servidores, debe estar pendiente del correcto funcionamiento de cada uno de
los sistemas informáticos de la empresa. A esta Vicepresidencia la conforman:
la Gerencia de Sistemas y Tecnología de la Información, la Gerencia de
Planificación Corporativa, la Gerencia de Asuntos Regulatorios y Proyectos
Corporativos. Y la Gerencia de Telecomunicaciones.
Y por último, la Vicepresidencia de Recursos Humanos, la cual se encarga de
gestionar la captación del recurso humano de la empresa, administra con
eficiencia los procesos de: selección, capacitación, remuneración, desarrollo
profesional, evaluación de desempeño del personal que desea formar parte de
ENELBAR. Dicha vicepresidencia está conformada por: la Gerencia de
Administración y Servicios al Personal, la Gerencia de Seguridad y Salud en
el Trabajo y la Gerencia de Gestión del Talento Humano.
A continuación se presenta el organigrama de la empresa:
18
Ilustración 1. Organigrama de la empresa:
19
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA NACIONAL
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA
UNEFA – LARA
Cuadro 1. Cronograma de actividades
SEMANA ACTIVIDAD SE
CUMPLIÓ
SI/NO
1 Realizar especificaciones técnicas partiendo de una base de datos de un sistema de
préstamo de la organización. SI
2 Depurar la base de datos del Sistema de Directorio Telefónico de ENELBAR. SI
3 Evaluación de las características del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencia (SCAC), para la aplicación de reingeniería a dicho sistema. SI
4 Desarrollar propuesta de reingeniería del Sistema de Archivos y Correspondencia, y
emitirla al Jefe del Departamento de Sistema y al Jefe de Proyectos. SI
5 Desarrollar Instrumento para aplicarlo en el levantamiento de información o
requerimientos del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). SI
6
Levantamiento de información exhaustivo, interactuando con los usuarios del Sistema
de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) en los diversos departamentos de
la organización.
SI
7 Continuar la Fase de levantamiento de información exhaustivo reuniéndose con el
personal del Departamento de Archivos y Correspondencia. SI
8 Continuar reuniones con el personal de los departamentos que implementan el Sistema
de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). SI
9 Analizar los diversos requerimientos emitidos por parte de los usuarios finales del
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC). SI
10 Diseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) mediante las SI
20
herramientas UML existentes en el Área de Sistemas.
11 Continuar con la fase de Diseño del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC). SI
12 Seguir en la fase de Diseño del (SCAC). SI
13 Codificación del Diseño del Sistema. SI
14 Codificación del Diseño del Sistema. SI
15 Codificación del Diseño del Sistema. SI
16 Codificación del Diseño del Sistema. SI
21
A continuación se presenta una explicación más detallada acerca de las actividades
realizadas en cada semana por los Bachilleres durante su desempeño laboral en La
C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto (ENELBAR) estado Lara.
Semana N° 1 (Desde el 27/04/09 hasta el 30/04/09): Esta semana consistió
en conocer el lugar de trabajo, cada departamento que conforma la Gerencia
de Tecnología de la Información y al personal que labora en cada uno de
estos. Además, en la empresa se está desarrollando un Sistema de Préstamo
Para el Hogar (SPH), el cual será de beneficio para los empleados fijos de la
organización; en esta semana se realizó una serie de especificaciones técnicas
partiendo de una base de datos del SPH.
Semana N° 2 (Desde el 04/05/09 hasta el 08/05/09): Hace poco se implantó
un Sistema de Directorio telefónico de ENELBAR, donde se encuentran
publicadas y organizadas todas las extensiones telefónicas existentes en la
empresa; en esta semana se realizó una depuración de la base de Datos de
dicho sistema debido a que existía duplicidad de datos.
Semana N° 3 (Desde el 11/05/09 hasta el 15/05/09): Se comenzó a realizar la
evaluación de las características del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC) para observar la situación actual. Esta evaluación
consistió en interactuar con el SCAC para verificar la existencia de posibles
deficiencias y fallas.
Semana N° 4 (Desde el 18/05/09 hasta el 22/05/09): Luego de haber
realizado la evaluación de las características del SCAC, se redactó una
propuesta para aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias. Se realizó una reunión con la Jefe del Departamento de
Proyectos de Tecnología de la Información donde se explicaron los motivos
de la propuesta, luego de ésta ser aprobada, la Jefe de departamento dio a
conocer los requisitos para poder realizar el proyecto.
Semana N° 5 (Desde el 25/05/09 hasta el 29/05/09): Después de haber
estudiado el SCAC se procedió a desarrollar el instrumento de recolección de
22
datos para poder realizar el levantamiento de información con los usuarios del
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias. El instrumento
desarrollado fue un cuestionario para aplicarlos a las secretarias de las
distintas Unidades Organizativas donde se encuentra implantado el SCAC.
Semana N° 6 (Desde el 01/06/09 hasta el 05/06/09): Se comenzó la fase de
levantamiento de información, donde se interactuó con los usuarios
principales del sistema (Departamento de Documentación y Correspondencia
y con distintas Unidades Organizativas) para tomar en cuenta sus opiniones
referentes al sistema. Los usuarios dieron a conocer cuál es el funcionamiento
del sistema de transmisión de correspondencias implantado en la empresa.
Semana N° 7 (Desde el 08/06/09 hasta el 12/06/09): Para esta fecha, se
programaron y realizaron reuniones con el Departamento de Documentación y
Correspondencia para definir las deficiencias y fallas del sistema (SCAC). Es
aquí, donde los usuarios expresaron sus sugerencias y requerimientos con
respecto al SCAC.
Semana N° 8 (Desde el 15/06/09 hasta el 19/06/09): Se continuó con el
levantamiento de información por medio de entrevistas aplicadas al
Departamento de Documentación y Correspondencia.
Semana N° 9 (Desde el 22/06/09 hasta el 26/06/09): Se hizo una revisión de
los cuestionarios aplicados en las distintas unidades organizativas, y de las
entrevistas con el Departamento de Documentación y Correspondencias; se
compararon estos datos con los recolectados en la semana 3 con la finalidad
de determinar los requerimientos del SCAC.
Semana N° 10 (Desde el 29/06/09 hasta el 03/07/09): En esta semana se
comenzó a rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
con la ayuda de las herramientas UML existentes en el Área de Sistemas. Esto
se hizo acorde a la información recolectada con los usuarios principales. Para
esta fase se usó como herramienta de diagramación el BoUML.
Semana N° 11 (Desde el 06/07/09 hasta el 10/07/09): Se inició la fase de
rediseño del sistema (SCAC); para esta fase se utilizó como lenguaje de
23
programación Java acompañado del framework ZK. Por ser ZK un framework
nunca usado por los autores de la investigación, se realizó un período de
prácticas y familiarización con éste.
Semana N° 12 (Desde el 13/07/09 hasta el 17/07/09): Se continuó con el
rediseño del SCAC después de haberse familiarizado con las herramientas de
programación.
Semana N° 13 (Desde el 20/07/09 hasta el 23/07/09): Continúa la fase de
rediseño del sistema; además de esto, se comienza a introducir programación
al prototipo.
Semana N° 14 (Desde el 27/07/09 hasta el 31/07/09): Se continúa la fase de
rediseño sistema. También en esta semana, se presentó el prototipo del
sistema nuevo al Departamento de Proyectos de Tecnología de la
Información; en esta reunión surgieron nuevas ideas por parte del personal del
Departamento antes mencionado.
Semana N° 15 (Desde el 03/08/09 hasta el 07/08/09): Sigue la fase de
rediseño y codificación tomando en cuenta las sugerencias nuevas; además se
realizó una reunión con el personal de la Gerencia de Sistemas y Tecnologías
de la Información donde se hicieron recomendaciones con respecto al nuevo
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias.
Semana N° 16 (Desde el 10/08/09 hasta el 14/08/09): Se le realizaron las
modificaciones al prototipo final y luego se programó y realizó una reunión
con los usuarios principales del Sistema (Departamento de Documentación y
Correspondencia) donde se les presentó el modelo del prototipo final del
nuevo Sistema de Control de Archivos y Correspondencias de ENELBAR.
24
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
La crisis social y económica que atraviesa el mundo, ha provocado una gran
preocupación a los industriales y empresarios, quienes se han visto en la obligación
de adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y a estar al día con los cambios
tecnológicos y así buscar un lugar en el futuro; es por eso, que el sector empresarial
debe hacer uso eficiente y constante de la tecnología, la cual, según Casalet y Otros
(1998), la tecnología es: “un conjunto de conocimientos específicos y procesos para
transformar la realidad y resolver algún problema”. (p.07).
Las organizaciones para obtener las bondades de la tecnología, necesitan
mantenerse actualizados, utilizando gran variedad de métodos y técnicas para mejorar
sistemas ya existentes en ellas, implementando herramientas como la reingeniería de
sistemas, en donde Alarcón (1999), la plantea como una modificación de un sistema
(producto software) , o de ciertos componentes, usando para el análisis del sistema
existente técnicas de Ingeniería Inversa y, para la etapa de reconstrucción,
herramientas de Ingeniería Directa, de tal manera que se oriente este cambio hacia
mayores niveles de facilidad en cuanto a mantenimiento, reutilización, comprensión o
evaluación. (p.58).
La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto (ENELBAR), no escapa a la utilización
de la tecnología para poder proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad,
eficiente y confiable a sus clientes, donde la comunicación entre dichos clientes y la
organización juega un papel importante. La comunicación puede ser definida como
25
un proceso en el cual los seres vivos intercambian o transmiten información con sus
semejantes. El problema a plantear se enfoca en la comunicación escrita que
ENELBAR lleva a cabo tanto dentro como fuera de la organización. Este tipo de
comunicación, es aquella que se realiza por medio de memorandos, cartas, correo
electrónico, transmisiones de fax, entre otros.
Actualmente, en el edificio sede y otras dependencias de ENELBAR, se lleva a
cabo el control de envío y recepción de archivos y correspondencias mediante un
sistema de escritorio llamado “Sistema de Control de Archivos y Correspondencias”
(SCAC), el cual no está a la par con la tecnología utilizada en los sistemas
implementados hoy en día en las organizaciones de esta envergadura. Este sistema se
encuentra desarrollado bajo el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic 6.0.
Trayendo consigo una gama de problemas, careciendo de robustez, limitándolo a ser
un sistema simple de escritorio, reduciendo o minimizando la escalabilidad,
portabilidad y mantenibilidad que todo sistema robusto debe proporcionar.
El motivo principal de la aplicación de reingeniería al sistema de control de
archivos y correspondencias es que éste, presenta una serie de debilidades en cuanto
al rendimiento de los procedimientos que lleva a cabo, estas debilidades son descritas
a continuación: el sistema no permite utilizar las bondades que proporcionan los
sistemas web, ni los recursos de redes que próximamente se estarán implementando
en la organización, como por ejemplo, el proyecto de la INTRANET
CORPORATIVA, la cual trae consigo la capacidad de acoplar sistemas en sucursales
geográficamente separadas, teniendo una sincronización entre ellas y elevando la
productividad de las operaciones, en este caso de las entidades pertenecientes a La
C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto.
El sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), presenta algunas
deficiencias operativas, entre las cuales se menciona que no es un sistema
multiusuario en el sentido que dentro de un departamento se envían las
correspondencias una a una y no de manera simultánea, lo cual incide directamente
en la eficiencia de los empleados al momento de emitir dichas correspondencias.
26
Por otro lado, la base de datos presenta varios inconvenientes en cuanto al diseño;
por ejemplo, ausencia de índices, trayendo como consecuencia una gran disminución
en los tiempos de respuesta al momento de realizar operaciones de inserción,
modificación, eliminación y consultas de datos.
Es bueno tomar en cuenta, que el Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias, no posee procedimientos de búsqueda efectivos al momento de
generar reportes o solicitar consultas a su base de datos; además, es propenso a
permitir errores por parte de los empleados que lo utilizan, en vista de que carece de
validación bien estructurada y de manuales de usuario detallado y bien establecido;
ya que, los existentes no explican de manera clara el funcionamiento del sistema. Por
ello, es necesario trabajar en estos aspectos para adaptarse a las nuevas exigencias del
mercado, satisfacer a sus usuarios, y a estar al día con los cambios tecnológicos.
Un aspecto importante en todo el sistema, es el apartado gráfico, el cual debe ser
agradable para los usuarios del sistema. El SCAC, en cuanto a interfaz es deficiente;
ya que, no posee interfaces interactivas, amigables y agradables, donde el usuario se
sienta cómodo al momento de implementar el sistema en sus actividades laborales.
La reorganización del sector eléctrico venezolano surge como una necesidad
nacional de transformar nuestro país, en una potencia energética mundial, capaz de
desarrollar fuentes primarias y secundarias de producción de energía y de esta manera
aumentar la calidad de vida de los habitantes del país. Todo esto se logra de la mano
con la tecnología, es por ello, que esta idea de aplicar reingeniería al sistema de
control de archivos y correspondencias, tiene como principal objetivo, mejorar una
parte importante de los procesos que se llevan a cabo día a día por la totalidad de los
departamentos dentro de la organización.
De lo planteado en el párrafo anterior, surgen las siguientes interrogantes en
función de abordar a profundidad dicho planteamiento, las cuales pretenden ser
aclaradas en el transcurso de la investigación:
¿Cuál es la situación actual del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR?
27
¿Cuáles son los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias?
¿Será necesario rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC)?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
Aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC) implantado en ENELBAR.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR.
Determinar los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
JUSTIFICACIÓN
Actualmente, con los avances tecnológicos en el área de la información y
comunicación; no es posible comprender por qué algunas de las grandes empresas no
tienen implantados sistemas automatizados para mejorar la gestión de sus procesos,
mientras que otras que los poseen, no los mantienen actualizados. Por lo antes
expuesto, es muy importante aplicar reingeniería a los sistemas existentes en las
organizaciones.
28
Según Stair y Otros (2000), la reingeniería puede reducir los tiempos de entrega,
elevar la calidad de productos y servicios, acrecentar la satisfacción del cliente e
incrementar los ingresos y la rentabilidad. (p.51).
Es por ello, que el aplicar reingeniería al sistema de control de archivos y
correspondencias, traería grandes beneficios a la C.A. Energía Eléctrica de
Barquisimeto; ya que le permitirá optimizar recursos como tiempo y costos en el
levantamiento de información, diseño y codificación, fases necesarias para migrar el
sistema a una plataforma web, mejorar su productividad y aumentar los niveles de
calidad; todo esto aunado al proyecto de la INTRANET CORPORATIVA, que
garantiza el correcto funcionamiento de la actual plataforma tecnológica empleada
por ENELBAR.
Esta investigación se desarrolló bajo la línea de investigación de Ingeniería,
Tecnología e Innovación (INTEI) incluida en el área estratégica de Tecnología y
Comunicaciones; la cual tiene como propósito principal desarrollar y promover
conocimientos científicos y tecnológicos que tienden a la solución de problemas
existentes en la sociedad.
ALCANCE Y LIMITACIONES
Alcance
La aplicación de reingeniería al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC) está compuesta por cinco (05) fases; pero debido al factor
tiempo, en el presente proyecto sólo se abarcarán tres (03) fases, distribuidas de la
siguiente manera:
- Fase I. Levantamiento de información.
- Fase II. Determinación de los requerimientos.
- Fase III. Rediseño del sistema y parte de la programación.
29
Limitaciones
En cuanto a las limitaciones, la dificultad que se presentó durante la ejecución del
proyecto, fue al momento de rediseñar el Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC); porque la Jefe del Departamento de Proyectos de
Tecnología de la Información dio a conocer una serie de requisitos para lograr aplicar
reingeniería a dicho sistema. Entre los requisitos presentados se tienen:
La programación y el rediseño del sistema: se realizó con Java como lenguaje de
programación acompañado del framework ZK, debido a que éstas son las
herramientas de programación que tienen en el departamento como estándar para
todos los proyectos que se están realizando.
Rediseñar el sistema con herramientas UML: Para rediseñar el sistema aplicando
herramientas UML se utilizó como software el BoUML; pues es éste el usado por el
personal del departamento a la hora de realizar diagramas.
Estos requisitos se nombran como limitaciones, debido a que eran herramientas
nunca usadas por los investigadores y se tuvo que dedicar tiempo para aprender a
utilizarlas y poder así obtener el máximo provecho. Sin embargo, esto no impidió que
se lograran los objetivos del proyecto.
30
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
El proyecto tiene como antecedentes otras investigaciones realizadas en el área
de Tecnología y Comunicaciones como herramienta de gestión tanto en empresas
públicas como privadas. En el mismo contexto se revisaron trabajos de grado y se
realizaron consultas en otras Universidades del País e Internet. Es importante aclarar
que se encontraron algunos trabajos referidos al tema en estudio. A tal efecto, como
primer punto en el marco teórico se presentan los antecedentes de la investigación
que dan sustento bibliográfico y referencial a la misma, a fin de obtener experiencias
de utilidad para el estudio propuesto.
Antecedentes de la investigación
En este punto se reflejan exclusivamente otros trabajos de investigación con títulos
similares o relacionados al tema que se está desarrollando, es decir información
documental de primera mano.
Entre los estudios detectados figura el de Blanco (2005), que realiza una
investigación titulada “Sistema automatizado para el control de envío y recepción de
la correspondencia del BBVA Banco Provincial”. Entre los objetivos específicos
presentados por la autora, se encuentran realizar un análisis del contexto mediante un
Informe de la situación actual, para definir los requerimientos de las entradas y
salidas del sistema, elaborando un informe del nuevo sistema, para luego hacer un
diseño preliminar donde se especifique los módulos del sistema en general y así
poder implementar el sistema previamente diseñado.
31
A tal efecto, la investigación estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo de
carácter descriptivo, puesto que se desarrolló con fuentes primarias procesadas por
medio de la aplicación de dos encuestas tipo cuestionario, a los usuarios y
beneficiarios. Asimismo, se realizó el análisis e interpretación de la información
recabada y procesada en consistencia con los objetivos y las interrogantes planteadas
en el estudio.
Esta investigación sirve de apoyo al proyecto de reingeniería al Sistema de Control
de Archivos y Correspondencias, respecto a la manera de cómo debe ser un sistema
automatizado de este tipo en una organización. Vale la pena aclarar que el autor, no
menciona en su investigación la palabra reingeniería, pero a pesar de esto si la aplica;
ya que, al implantar el Sistema Automatizado para el Control de Envío y Recepción
de la Correspondencia del BBVA Banco Provincial se transformó el procedimiento
que se llevaba a cabo anteriormente en la organización. Antes de la transformación, el
proceso se llevaba de manera manual mientras que al aplicar reingeniería pasó a ser
automático.
Por su parte, Hernández, C. (2007), efectuó una investigación titulada
“Reingeniería de la Auditoría Interna y su Incidencia en la Gestión Óptima de
Servicios Municipales”, cuyo objetivo principal se centró en establecer mediante la
reingeniería de procesos de la auditoría interna, los mecanismos de control más
eficaces que faciliten la optimización de la gestión de servicios municipales.
A tal efecto, la investigación estuvo enmarcada en un estudio descriptivo-
explicativo, debido a que presenta la realidad actual de la actividad de auditoría
interna de los servicios municipales y explica la forma como obtener la eficiencia y
eficacia en del trabajo de los auditores internos.
Entre las conclusiones más importantes que el autor presenta acerca de su
investigación se tiene que para lograr que la auditoría interna se convierta en una
herramienta facilitadora de la gestión óptima de los servicios municipales se le debe
aplicar reingeniería cuando sea conveniente y así sacarle el máximo provecho a los
procesos.
32
El vínculo de esta investigación con la aplicación de reingeniería al SCAC en
ENELBAR, se debe a que ambos aplican reingeniería dentro de una organización
con el fin de mejorar y optimizar las funciones de los sistemas y procesos existentes
en éstas.
De la misma manera, Hernández, O. (2007), realizó una investigación cuyo título
es “Reingeniería de un proceso asistencial. Reducción de la lista de espera de
varices”; donde el autor definió como objetivo general rediseñar el proceso variz para
conseguir una reducción de la lista de espera de varices en un servicio de cirugía
vascular.
La investigación es de tipo campo de carácter descriptiva, ya que se describen los
datos y características del fenómeno en estudio (la lista de espera pendiente de
intervención por varices). Además, aunque la descripción de datos es real y precisa, la
investigación no puede describir lo que provocó una situación.
Concluye el autor, que existen diversos mecanismos para el abordaje de estas listas
de espera de varices, dentro de estas medidas, las técnicas de reingeniería de procesos
son una herramienta de fácil alcance que puede ayudar en la gestión apropiada de
dichas listas. La aplicación de un programa de reingeniería al proceso asistencial ha
permitido una reducción de la lista de espera de varices de una manera efectiva.
Esta investigación aporta a la aplicación de reingeniería al Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias implantado en ENELBAR, las herramientas necesarias
al momento de aplicar reingeniería a un sistema implantado en una organización.
Además de esto, es útil para darse cuenta de los grandes beneficios que se obtienen al
momento de la aplicación de esta herramienta en las organizaciones.
De lo anteriormente expuesto y a través de estudios realizados por diferentes
investigadores, confirma una vez más que aplicar reingeniería a sistemas como
herramienta de apoyo para la gestión de las organizaciones son de vital importancia;
pues, permiten un control mas efectivo en cuanto a las actividades que se realizan en
las organizaciones; además que facilitan la detección de las fallas en los procesos en
las cuales el ente está incurriendo, garantizando así un ambiente laboral de
33
productividad y bienestar dentro de las organizaciones que adoptan la reingeniería
como herramienta de control.
Aspectos teóricos
Para dar la solidez teórica a la investigación, a continuación se presentan las bases
teóricas que la sustentan. Se considera necesario iniciar el referencial teórico con una
conceptualización de lo que es la tecnología de la información y comunicación, por
ser éste el tema que da inicio al presente estudio y las implicaciones que tiene éste, en
cuanto a la aplicación de reingeniería al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias.
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son conocidas como un
conjunto de técnicas, desarrollos y dispositivos avanzados que integran
funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos. Tienen
como fin la mejora de la calidad de vida de las personas dentro de un entorno, y que
se integran a un sistema de información interconectado y complementario.
La experiencia demuestra que mientras más eficaz sea la comunicación entre las
distintas unidades organizativas de una empresa más eficiente será la utilización de
los recursos (como: tiempo, recursos humanos y materiales, entre otros) y por lo
tanto, la organización será más productiva. De Pablo (2004), define tecnologías de la
información y comunicación como “un sistema integrado de equipamiento en red y
software que permiten un efectivo procesamiento de datos y facilitan la comunicación
de la empresa” (p.37).
Las Tecnologías de la Información y Comunicación aportan muchos beneficios
para la sociedad, debido a que facilitan la comunicación entre las personas e
instituciones no sólo a nivel de la comunidad o el estado, sino que también a nivel
mundial; con lo que ha conseguido eliminar barreras espaciales y temporales, que no
hace demasiado tiempo se consideraban infranqueables. Sin embargo; Ceinos (2005)
defiende la postura de que las Tecnologías de la información y Comunicación sólo
34
aportan beneficios a aquellas personas que poseen la formación necesaria para hacer
uso de las mismas (p.247).
Finalmente, se puede decir que las Tecnologías de la Información y
Comunicación, son un conjunto de sistemas necesarios para administrar la
información, y especialmente los computadores y programas necesarios para
convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. Debido a la
revolución tecnológica que vive en la humanidad actualmente, los individuos depende
cada día más de las TIC; como por ejemplo: la televisión, el Internet, la
telecomunicación móvil y el Sistema de Posicionamiento Global (GPS).
Sistema de Información:
No son más que un conjunto de elementos que interactúan entre sí con la finalidad
de proporcionar información. Este tipo de sistemas son muy comunes en empresas u
organizaciones; ya que les permiten manejar y controlar la información necesaria en
éstas, además son bastante útiles para la toma de decisiones.
Con el uso de los Sistemas de Información (SI) y de las Tecnologías de la
Información (TI), se logran importantes mejoras, esto se debe a que éstos automatizan
los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la
toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra reducir la ventaja de
los rivales.
Para lograr en una organización tomar una decisión de manera adecuada y
controlar las operaciones de ésta mediante un sistema de información, se deben tomar
en cuenta tres (03) actividades: la primera es Insumo, la cual consiste en recolectar
datos primarios dentro de la organización o de su entorno para procesarlos en un
sistema de información. La segunda actividad es el procesamiento, ésta es
simplemente convertir el insumo en algo más sencillo de entender por todas las
personas. Por último está el producto, es aquí donde se transfiere la información
procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado.
35
Sistema Automatizado:
Es importante saber distinguir entre un Sistema Automatizado y un Sistema de
Información. Según Arbones (1992), un Sistema Automatizado es “un conjunto que,
después de haber recibido instrucciones suministradas por un operador, decide y
actúa, sustituyendo así al hombre”. (p.67).
Un sistema automatizado es un conjunto de partes que funcionan relacionándose
entre sí con un objetivo común; sus partes son: hardware, software y los usuarios.
Mientras que los sistemas de información no necesariamente necesitan de un
hardware o del software para poder lograr su objetivo; debido a que los sistemas de
información pueden ser manuales o automatizados.
Reingeniería:
Cuando se habla de reingeniería, se está haciendo referencia a un rediseño o a un
cambio drástico; ya sea de un proceso o de un software. Existen diferentes tipos de
reingeniería, entre ellas se tienen: reingeniería de software, reingeniería
organizacional y reingeniería de procesos. En el presente trabajo se hace referencia
directa a la reingeniería de software.
Según Pressman (2002), la reingeniería de software “abarca una serie de
actividades entre las que incluye el análisis de inventarios, la reestructuración de
documentos, la ingeniería inversa, la reestructuración de programas y datos y la
ingeniería directa”. (p.555). Estas actividades tienen como objetivo principal crear
versiones de los programas existentes que mejoren la calidad y la mantenibilidad.
El análisis de inventario permite que las empresas estimen cada uno de los
sistemas con los que cuentan, para así saber cuáles de ellos necesitan aplicarles
reingeniería. La reestructuración de documentos consiste en crear un marco de todos
aquellos documentos que pueden ser útiles al momento de aplicar la reingeniería. La
ingeniería inversa es el proceso de análisis un sistema para extraer información acerca
de los datos, arquitecturas y procedimientos; luego se tiene la ingeniería directa que
36
reconstruye el programa empleando las practicas de ingeniería actualizadas del
software y toda la información obtenida durante la ingeniería inversa.
La reingeniería de software, es una forma de modernización para mejorar las
capacidades y mantenibilidad de los sistemas de información heredados mediante la
aplicación de tecnologías y practicas modernas. Esta reingeniería ofrece una
disciplina de preparación para migrar un sistema de información heredado hacia un
sistema evolucionable. El proceso aplica principios de ingeniería para un sistema
existente para encontrar nuevos requerimientos.
Los objetivos que se desean conseguir con una reingeniería de sistemas son los
siguientes:
Mejorar la calidad, rendimiento y capacidad de los sistemas existentes.
Desarrollar sistemas adaptables y amigables.
Reducir los errores y costos del mantenimiento.
Facilitar las peticiones de mantenimiento.
Proteger y extender la vida de los sistemas.
Lenguaje de programación:
Es un lenguaje artificial que puede ser usado para controlar el comportamiento de
una máquina, específicamente un computador. Estos se componen de un conjunto de
reglas sintácticas y semánticas que permiten expresar instrucciones que luego serán
interpretadas. Cerrada (2001) define lenguaje de programación como una notación
formal para describir algoritmos o funciones que serán ejecutadas por un ordenador
(p.339).
Es importante tomar en cuenta que lenguaje de programación no es lo mismo que
lenguaje informático; este último posee una definición más amplia, puesto incluye
otros lenguajes como son el HTML o PDF que dan formato a un texto y no es
programación en sí misma.
37
Actualmente existen distintos lenguajes de programación, tales como: Basic,
Pascal, Visual Basic, C, Java, PHP, C++, Fortran, Matlab, entre otros.
Específicamente se definirán dos (02): Visual Basic y Java (usado en la programación
orientada a Web).
Visual Basic:
Es un lenguaje de desarrollo para Windows. Tiene su base en un dialecto de
BASIC, pero con añadidos. Es un lenguaje basado en objetos y no orientado a
objetos. El sistema de desarrollo Microsoft Visual Basic es la herramienta más
productiva para crear soluciones para Windows. El entorno de desarrollo de
aplicaciones, completo y efectivo, ayuda a los programadores a crear y a distribuir
aplicaciones cliente / servidor.
Las versiones de Visual Basic para Windows son muy conocidas, pero Microsoft
Visual Basic 6.0, es una de las más usadas en la actualidad; ya que es la herramienta
de desarrollo rápida de aplicaciones (RAD) cliente servidor, así como aplicaciones de
negocios. Microsoft Visual Basic 6.0 Incluye las herramientas para crear bases de
datos visuales integradas. Asimismo, la recopilación del código nativo proporciona
aplicaciones más rápidas. Visual Basic 6.0 ofrece las ediciones Learning
(aprendizaje), Profesional (profesional), y Enterprise (empresarial).
Java:
Es un lenguaje de programación orientado a objetos; es decir, es menos abstracto
que otros lenguajes como por ejemplo: pascal. Fue desarrollado por James Gosling al
principio de la década de los 90.
Java fue proyectado con la finalidad de obtener un producto de pequeñas
dimensiones, simple y portátil sobre diferentes plataformas y sistemas operativos, sea
a nivel de código fuente que a nivel de código binario; lo que significa que los
programas Java pueden ser ejecutados sobre cualquier computadora en la cual sea
38
instalada la máquina virtual. Una de las principales aportaciones de Java es que
agrega dinamismo y diseño a las páginas de Internet.
Sistema de Gestión de Base de datos (SGBD):
Es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos
contenidos en la base. Un SGBD tiene como funciones principales la descripción,
manipulación y utilización de los datos. La descripción como su nombre lo indica
consiste simplemente en hacer la descripción de los elementos de datos, su estructura,
sus interrelaciones, sus validaciones; Mientras que la manipulación permite Buscar,
Añadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la Base de Datos. Cuando se
habla de manipulación se está haciendo referencia a definir un criterio de selección,
definir la estructura lógica a recuperar, acceder a la estructura física; por último se
tiene la utilización, ésta permite acceder a la base de datos, no a nivel de datos sino a
la base como tal, para lo cual reúne las interfaces de los usuarios y suministra
procedimientos para el administrador.
En tal sentido, menciona Bertino y Otros en 1995 que:
Los SGBD son sistemas de software centralizado o distribuido que
ofrecen facilidades para la definición de base de datos, para la selección
de las estructuras de datos necesarias para el almacenamiento y búsqueda
de los datos, lo mismo interactivamente que mediante un lenguaje de
programación. (p.02).
Una de las características de los SGBD, es que son un tipo de software muy
específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las
aplicaciones que la utilizan; además de esto, ofrecen la posibilidad de manejar de
manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se
convertirán en información relevante para una organización. Hoy día, existen
diversos SGBD, entre ellos se tienen: MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access,
Oracle, entre otros.
39
PostgreSQL:
Es un sistema de gestión de bases de datos objeto-relacional; ya que incluye
características de la orientación a objetos, como puede ser la herencia, tipos de datos,
funciones, restricciones, disparadores, reglas e integridad transaccional.
Entre las principales características de PostgreSQL se tienen que soporta distintos
tipos de datos: además del soporte para los tipos base, también soporta datos de tipo
fecha, monetarios, elementos gráficos, etc. También permite la creación de tipos
propios. Incorpora funciones de diversa índole: manejo de fechas, geométricas,
orientadas a operaciones con redes, etc. Aparte de esto, también permite la
declaración de funciones propias, así como la definición de disparadores que soporta
el uso de índices, reglas y vistas. Incluye herencia entre tablas (aunque no entre
objetos, ya que no existen), por lo que a este gestor de bases de datos se le incluye
entre los gestores objeto-relacionales. Finalmente, una de las características más
importantes es que permite la gestión de diferentes usuarios, como también los
permisos asignados a cada uno de ellos.
UML:
Son las siglas en inglés de Unified Modeling Language que quiere decir Lenguaje
Unificado de Modelado. UML es un popular lenguaje de modelado de sistemas de
software. Se trata de un lenguaje gráfico para construir, documentar, visualizar y
especificar un sistema de software. En concreto, UML se usa para definir un sistema
de software.
UML es capaz de crear un modelo del sistema, pudiendo modelar los procesos de
negocios, funciones, esquemas de bases de datos, expresiones de lenguajes de
programación, entre otros. Para lograr esto, utiliza diversos diagramas. Dichos
diagramas se dividen en tres (03) categorías: Diagramas de estructura, Diagramas de
comportamiento y Diagramas de interacción. Entre los Diagramas de estructura se
encuentran: Diagramas de clases, Diagramas de componentes, Diagramas de objetos,
Diagramas de estructura compuesta (UML 2.0), Diagramas de despliegue y los
40
Diagramas de paquetes; luego están los Diagramas de comportamiento: Diagramas de
actividades, Diagramas de casos de uso y los
Diagrama de estados; finalmente se tienen los Diagramas de interacción: Diagramas
de secuencia, Diagramas de comunicación, Diagramas de tiempos (UML 2.0) y los
Diagramas de vista de interacción (UML 2.0).
Algunos de los software gratuitos para modelar en UML son: ArgoUML, Dia,
BoUML, gModeler, MonoUML, StarUML, TCM, Umbrello Herramienta, UMLet.
Diagramas de Casos de Uso:
Es una representación gráfica de parte o el total de los actores y casos de uso del
sistema, incluyendo sus interacciones. Los diagramas de casos de uso muestran los
distintos requisitos funcionales que se esperan de una aplicación o sistema y cómo se
relaciona con su entorno (usuarios u otras aplicaciones). Pues según Campderrich
(2003), “los diagramas de casos de uso sirven para mostrar funciones de un sistema
de software desde el punto de vista de sus interacciones con el exterior y sin entrar ni
en la descripción detallada ni en la implementación de estas funciones”. (p.83).
Los diagramas de casos de usos están compuestos por cuatro (04) elementos:
Sistema
Actores: son aquellos que interactúan con el sistema, Un actor es algo con
comportamiento, como una persona (identificada por un rol), un sistema
informatizado u organización,
Casos de uso: se conocen porque son los servicios que el sistema ejecutará.
Un caso de uso es una descripción de la secuencia de interacciones que se
producen entre un actor y el sistema, cuando el actor usa el sistema para llevar
a cabo una tarea específica.
Relaciones entre casos de uso: Un caso de uso, en principio, debería describir
una tarea que tiene un sentido completo para el usuario. Sin embargo, hay
ocasiones en las que es útil describir una interacción con un alcance menor
como caso de uso. La razón para utilizar estos casos de uso no completos en
41
algunos casos, es mejorar la comunicación en el equipo de desarrollo, el
manejo de la documentación de casos de uso.
Entre las utilidades más significativas de los diagramas de casos de uso está la de
representar comportamientos generales del sistema. En cuanto a Diagramas de Casos
de Usos, Deitel (2004) expone que: “Este diagrama modela las interacciones entre los
clientes externos del sistema y los casos de uso del mismo. Cada caso de uso
representa una herramienta distinta que el sistema proporciona a sus clientes” (p.598).
Software Libre:
Cuando se habla se software libre se está haciendo referencia a es la denominación
del software que respeta la libertad de los usuarios sobre su producto adquirido y, por
tanto, una vez obtenido puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y
redistribuido libremente.
El software libre suele estar disponible gratuitamente, o al precio de costo de la
distribución a través de otros medios; sin embargo no es obligatorio que sea así, por
lo tanto no hay que asociar software libre a software gratuito, ya que, conservando su
carácter de libre, puede ser distribuido comercialmente (software comercial).
Análogamente, el software gratis o gratuito incluye en ocasiones el código fuente; no
obstante, este tipo de software no es libre en el mismo sentido que el software libre, a
menos que se garanticen los derechos de modificación y redistribución de dichas
versiones modificadas del programa. Para Munilla y Otros (2003), hay que contar con
la ventaja que puede suponer tener actualizaciones sin coste alguno o a un coste
infinitamente menor que el del software propietario (p.253).
Aspectos Conceptuales:
Automatizar:
Convertir en automáticos o involuntarios determinados procesos. Aplicar
procedimientos automáticos a un aparato, proceso o sistema. Es el uso de sistemas o
42
elementos computarizados para controlar maquinarias y procesos substituyendo a
operadores humanos.
Base de datos:
También conocida como BD’s y no es más que una colección de información
organizada de forma que un programa de computadora pueda seleccionar
rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Cabe destacar que una base de
datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un
campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de
campos; y un archivo es una colección de registros.
BoUML:
Es un software libre, que además de gratuito, es sencillo, para crear los diagramas
del proyecto que se desee realizar. Con esta herramienta se pueden crear diagramas
de casos de uso, diagramas de clases, entre otros. Es una herramienta que puede ser
redistribuida o modificada bajo los términos de Licencia Pública General (GNU).
Permite especificar y generar código en C++, Java, Php y IDL.
Datos:
Son los hechos que describen sucesos y entidades. Cualquier forma de
información, ya sea en forma electrónica o sobre papel. En forma electrónica, “datos”
se refiere a archivos, bases de datos, documentos de texto, imágenes y, voz y video
codificados en forma digital.
Hardware:
En computación, término inglés que hace referencia a cualquier componente físico
tecnológico, que trabaja o interactúa de algún modo con la computadora. No sólo
incluye elementos internos como el disco duro, CD-ROM, disquetera, sino que
también hace referencia al cableado, circuitos, gabinete, etc. E incluso hace referencia
43
a elementos externos como la impresora, el mouse, el teclado, el monitor y demás
periféricos.
Herramienta:
Conjunto de estos instrumentos. Objeto que se utiliza para trabajar en diversos
oficios o realizar un trabajo. Se conoce también como un subprograma o módulo
encargado de funciones específicas y afines entre sí para realizar una tarea. Una
aplicación o programa puede contar con múltiples herramientas a su disposición.
Lenguaje de programación:
Sistema de caracteres y reglas con los que se programa un ordenador. es el medio
que utilizan los programadores para crear un programa de ordenador; un lenguaje de
marcas es el medio para describir a un ordenador el formato o la estructura de un
documento; entre otros.
Migrar:
Cambiar algo de un lugar a otro. Cambiar un sistema de un lenguaje a otro.
Traslado de una aplicación de un ordenador a otro en condiciones de compatibilidad.
Migrar es también elevar una versión de un producto software a otra de más alto
nivel, o bien el movimiento de una arquitectura a otra, por ejemplo, de un sistema
centralizado a otro con una estructura basada en el modelo cliente/servidor.
Software:
Se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de un computador digital, y
comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la
realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del
sistema (hardware).
44
Aspectos Legales:
La normativa legal seleccionada para la aplicación de reingeniería del Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR son las
siguientes:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999).
Gaceta Oficial Nº 36.955 (2000).
Gaceta oficial N° 38.095 (2004).
Para considerar los basamentos legales de la investigación, se debe considerar la
Constitución Bolivariana de Venezuela publicada en Gaceta Oficial el 30/12/1999, en
su artículo 110, el cual establece: “El Estado reconocerá el interés público de la
ciencia, la tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los
servicios de información necesarios por ser instrumentos fundamentales para el
desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad y
soberanía nacional…”.
Este artículo está vinculado con la investigación, debido a que hace referencia de
la importancia que tiene para el Estado el interés público con respecto a la tecnología,
la ciencia e innovación; pues estos aspectos son fundamentales para lograr el
desarrollo económico, social y político de nuestro país.
Además, es muy Importante tomar en cuenta el Artículo 1 del Decreto 825,
publicado en Gaceta oficial N° 36.955 de fecha 22/05/2000; en el cual se establece lo
siguiente: “Se declara el acceso y el uso de Internet como política prioritaria para el
desarrollo cultural, económico, social y político de la República Bolivariana de
Venezuela”.
Por otra parte, esta misma Ley, en su Artículo 2 establece que: “Los órganos de la
Administración Pública Nacional deberán incluir en los planes sectoriales que
realicen, así como en el desarrollo de sus actividades, metas relacionadas con el uso
de Internet para facilitar la tramitación de los asuntos de sus respectivas
competencias”.
45
Este Decreto es fundamental porque establece el uso y promoción de la Internet en
entes de la Administración pública; adicional a esto, dispone de directrices que
deberán seguir los órganos de la Administración Pública Nacional para la inserción
de tecnología de información en todos los ámbitos de la nación.
También se considera, el Decreto 3.390, publicado en Gaceta oficial N° 38.095 de
fecha 28/12/2004 en su Artículo 1, el cual establece lo siguiente:
La administración pública Nacional empleará prioritariamente Software
Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y
servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la
Administración Pública Nacional iniciarán los procesos de migración
gradual y progresiva de éstos hacia el Software Libre desarrollado con
Estándares Abiertos.
Una manera de cumplir con este decreto es la migración del SCAC a software
libre; ya que, en la actualidad existen herramientas y lenguajes de programación
bastante robustos y eficientes que son excelente opción para el desarrollo de sistemas.
46
CAPITULO III
METODOLOGÍA
Diseño de la investigación
El diseño de investigación estipula la estructura fundamental y especifica la
naturaleza global del estudio; también debe especificar los pasos que habrán de
tomarse para recabar los datos y precisar el ambiente en que se realizará el estudio;
esto quiere decir, que el investigador debe decir dónde habrán de llevarse a cabo las
intervenciones y la recolección de datos. Según Balestrini (1998), el diseño de la
investigación constituye el plan o estrategia global en el contexto de estudio
propuesto, el cual permite orientar desde el punto de vista técnico, así como en todo
el proceso de investigación, desde la recolección de los datos, hasta el análisis e
interpretación, de los mismos en función de los objetivos definidos en este trabajo.
(p.120).
La presente investigación, está enmarcada bajo la modalidad de proyecto especial;
pues este tipo de proyectos busca soluciones a problemas demostrados. Adicional a
esto, son aquellos proyectos que incluyen el desarrollo de software, prototipos y de
productos tecnológicos en general.
En relación al tipo de datos recabados, el presente trabajo se realiza apoyado en
una investigación de campo, debido a que se recopila información directamente de la
realidad estudiada o de su escenario natural, es decir en ENELBAR, específicamente
en cuanto al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Este estudio, de acuerdo con los objetivos planteados, es de carácter descriptivo,
puesto que se abordan las características del uso del Sistema de Control de Archivos
y Correspondencias (SCAC), con el fin de emitir un diagnóstico acerca del mismo,
47
basándose en la información suministrada por una población determinada. Arias
(1997), indica que el estudio descriptivo, “consiste en la caracterización de un hecho,
fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento”. (p.48).
Finalmente, se puede afirmar que el presente trabajo es de tipo cuantitativo cuyo
objetivo principal es aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias implantado en ENELBAR; además, está enmarcado bajo la
modalidad de proyecto especial, apoyado en una investigación de campo de carácter
descriptiva.
Población y Muestra
Población
Se define como un conjunto de elementos o eventos afines en una o más
características tomados como una totalidad y sobre el cual se generalizan las
conclusiones de la investigación.
La población está representada por los usuarios del Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias (SCAC) que pertenecen a todas las unidades
organizativas de ENELBAR; además se toma en cuenta el personal del Departamento
de Documentación y Correspondencia, para una población total de sesenta y dos (62)
personas.
Muestra
La muestra está representada por un subgrupo de la población antes determinada,
la misma es de tipo no probabilística, debido a que en el procedimiento de selección
se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la población para integrar la
muestra.
La muestra de estudio está constituida por quince (15) personas, éstas representan
el 24% de la población, estableciéndose así una porción de muestra representativa que
48
se considera suficiente para obtener la información necesaria para el estudio de la
situación problemática.
La misma está conformada por secretarias de diferentes unidades organizativas de
la empresa; puesto que son estas personas las que manejan los datos requeridos
proporcionando así la información para la realización de la investigación.
Técnicas de recolección de datos
Para la recolección de los datos, la técnica a emplear depende en gran medida del
tipo de investigación a desarrollar y el problema planteado. Tal y como indica Flames
(2001), “son una directriz metodológica que orientan científicamente la recopilación
de informaciones, datos u opiniones” (p. 35). En tal caso y a los efectos de la presente
investigación se seleccionó la encuesta, que según Flames (2001) “es la obtención
directa de las personas y/o fuentes primarias de las informaciones, datos, puntos de
vista o aspectos relevantes de un tema objeto de estudio (p.36).
Instrumentos para la recolección de datos
Para recabar información en el proyecto, fue necesario emplear ciertos
instrumentos de recolección de datos, los cuales son:
Instrumento 1. Cuestionario:
Para determinar el grado de conocimiento en forma general de las personas que
constituyen la muestra en lo referente al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias de la organización, se diseñó una encuesta tipo cuestionario que
contiene once (11) preguntas cerradas que hicieron posible el diagnóstico de la
situación. (Ver Anexo A).
49
Instrumento 2. Entrevista:
Se realizó una serie de entrevistas no estructuradas para recabar información y de
esta manera realizar el diagnóstico de la situación del Departamento de
Documentación y Correspondencia; las mismas fueron aplicadas a la jefe del
Departamento de Documentación y Correspondencia, a la jefe del Área de Archivo y
a uno de los encargados de registrar las correspondencias en el SCAC, por
considerarse como las personas más adecuadas para comentar las no conformidades
que se presentan en el trabajo rutinario de dicho Departamento.
Validez del Instrumento
Para que la investigación tenga mayor credibilidad y confiabilidad, deberá contar
con la validación del instrumento utilizado. Basado en ello, tenemos como un
concepto de validez, el expresado por Hernández y otros (2005), quienes afirman
que: “La validez, es el grado en el que un instrumento en verdad evalúa la variable
que se busca medir”.
En este sentido, el procedimiento para determinar la validez del instrumento se
realizó mediante la técnica del criterio de Juicio de Expertos, para lo cual se
seleccionó a una (1) metodólogo, una (1) Ingeniero de Sistemas de la Universidad
Nacional Experimental de la Fuerza Armada (UNEFA) y a una (1) Ingeniero en
Informática de La C.A. Energía Eléctrica de Barquisimeto.
Estos expertos revisaron el instrumento y se les solicitó responderlo y opinar sobre
la claridad de los ítems, pertinencia y exactitud; así como también sobre la
congruencia en las opciones de respuesta. De esta manera, se determinó la relación
del ítem seleccionado con los objetivos del proyecto. Para tal fin, se utilizó un
formato estructurado anexo, en donde se evaluó cada uno de los ítems, el cual señala:
dejar, modificar, incluir otra pregunta o eliminar. (Ver Anexo B).
Con los resultados obtenidos en el procedimiento de validación, se hicieron las
modificaciones que dieron lugar para finalmente considerarlos válidos para realizar el
diagnóstico.
50
Una vez concluido este proceso de recolección de datos, se efectuó la corrección
en el cuestionario prototipo, y se editó la versión definitiva para la aplicación de una
prueba piloto.
Confiabilidad del Instrumento
Para determinar la confiabilidad del instrumento basado en la consistencia interna
de cada una de los ítems se aplicó el coeficiente de Küder Richardson (KR20) y el
coeficiente alpha de Cronbach. El primer modelo se aplicó a las preguntas número:
uno (01), dos (02), tres (03), ocho (08), diez (10) y once (11) del cuestionario, por
tratarse de preguntas dicotómicas (Sí ó No), mientras que el segundo fue aplicado a
las preguntas número: cuatro (04), cinco (05), seis (06) y siete (07) del cuestionario.
Cabe destacar que a la pregunta número nueve (09) no se le aplicó ninguno de los dos
coeficientes debido a que es de tipo abierta. La confiabilidad estuvo representada por
un coeficiente de correlación " " y sus valores oscilaron entre 0 y 1.
A continuación se presenta la fórmula y el resultado de la confiabilidad de las
preguntas dicotómicas, para esto se usó el coeficiente de Küder Richardson (KR20)
= [ N / ( N-1) ] * [ ( Vt - ∑p*q ) / ( Vt ) ]
Donde:
N= número de ítem de la escala.
= Coeficiente de Confiabilidad del instrumento.
Vt= Varianza total de la prueba.
p= proporción de sujetos que pasaron un ítem sobre el total de sujetos.
q= 1 - p.
∑p*q = Sumatoria de la varianza individual de los ítems.
r tt
r tt
r tt
51
Cuadro 2: Criterios para el análisis de confiabilidad (Coeficiente de Küder
Richardson).
RANGOS MAGNITUD
0.81 a 1.00 Muy Alta
0.61 a 0.80 Alta
0.41 a 0.60 Moderada
0.21 a 0.40 Baja
0.01 a 0.20 Muy baja
Fuente: Ruíz (1998).
En nuestra investigación:
N= 6
Vt= 2,66667
∑p*q= 1,5544
Al sustituir los valores en la fórmula, el coeficiente de confiabilidad que resulta es
igual a 0.50. Al observar el Cuadro N° 1 esta parte del instrumento es de magnitud
moderada. Cabe destacar que es normal que este coeficiente de bajo cuando N<10;
por lo tanto se considera aceptable el resultado. (Ver Anexo C).
Luego, de calcular el coeficiente de confiabilidad de la primera parte del
instrumento se procedió a calcular la confiabilidad de las preguntas tipo likert del
mismo.
A continuación se presenta la fórmula del coeficiente de Cronbach:
= [ N / (N-1) ] * [ (St - ∑ Vi) / (St) ]
Donde:
N= Número de ítem.
= Coeficiente de confiabilidad.
St= Varianza total de la prueba.
∑Vi = Sumatoria de las varianzas individuales de los ítems.
r tt
r tt
52
Cuadro 3: Criterios para el análisis de confiabilidad (Coeficiente de Cronbach).
INTERVALOS CRITERIOS
1 a 0,0 Rehacer el instrumento
0,01 a 0,49 Revisión de los ítems
0,5 a 1 Instrumento confiable
Fuente: Ruíz (1998).
En esta investigación:
N= 4
St= 7,238095
∑ Vi= 4,4
Cuando se sustituyen los datos en la fórmula, da como resultado que el coeficiente
de confiabilidad es 0,52 en la dimensión interna. Por ser este resultado superior a 0,5,
para la serie de preguntas a las cuales se les aplicó este coeficiente, el instrumento se
considera confiable. (Ver Anexo D).
Técnicas de Análisis de los Datos.
Basándose en las definiciones anteriores, en la presente investigación se procederá
a la recolección de datos al marco muestral a objeto de estudio, dentro de los cuales
se mencionan, informaciones referidas al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias, funcionamiento del SCAC, situación actual del sistema,
requerimientos de los usuarios, entre otros.
Finalmente y sobre la base de los resultados obtenidos se realizará un análisis
global de los datos, los cuales se presentaran en cuadro y gráficos, ilustrándose de
esta manera con el propósito de visualizar con mayor objetividad y precisión los
resultados. Considerando los argumentos expuestos en las bases teóricas de este
trabajo.
53
Interpretación de los Datos.
Una vez recolectada la información, se procederá a analizarla, para lograr realizar
un diagnóstico de la situación actual del sistema, de esta manera es más sencillo
conocer las nuevas necesidades y requerimiento del personal de ENELBAR con
respecto al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado
en dicha organización.
Así pues, la información que se obtenga mediante las técnicas de recolección
antes mencionadas, contendrá todos los conocimientos emanados de las afirmaciones
y la observación que concretan el tema en estudio.
Siguiendo el mismo orden de ideas, se procede en primer lugar a la interpretación
de los resultados, la cual nos lleva de lo pequeño o singular; a lo macro o general.
En segundo lugar, se analizan los datos obtenidos, fraccionando y agrupando
nuevamente para determinar los resultados generales.
Finalmente, basado también en la inferencia deductiva, se obtendrá como premisa
la información obtenida en los pasos anteriores, logrando de un resultado general, un
resultado particular.
Fases del proyecto
Fase I. Levantamiento de información:
Consistió en la recolección de información interactuando con los usuarios
principales del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)
implantado en ENELBAR. Para lograrlo, fueron aplicados como instrumentos de
recolección de datos el cuestionario a la muestra indicada anteriormente (15 usuarios)
y una serie de entrevistas no estructuradas al personal que labora dentro del
Departamento de Documentación y Correspondencia. Al aplicar dichos instrumentos,
los usuarios principales del SCAC explicaron el funcionamiento del mismo, así como
también las deficiencias presentadas por éste y los nuevos requerimientos; pues de
54
esta manera se pudo diagnosticar la situación actual del Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias.
Fase II. Determinación de los requerimientos:
Luego de haber realizado el levantamiento de información, se llevó a cabo la
segunda fase, donde se estudiaron los instrumentos luego de ser aplicados, para así
comprender el funcionamiento del SCAC y además se determinó cuales eran los
problemas presentados por el sistema y su proceso. Con este estudio, fue posible
determinar los nuevos requerimientos y necesidades presentados por los usuarios.
Fase III. Rediseño del sistema y parte de la programación:
Se llevó a cabo el rediseño del sistema utilizando herramientas UML para plantear
el modelo solución. Se crearon los Diagramas de Casos de Uso para rediseñar el
comportamiento del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias. Para la
creación de dichos diagramas se utilizó como herramienta el BoUML, éste es un
software libre y también gratuito, bastante fácil y sencillo de utilizar.
Conjuntamente, se creó el prototipo del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC), además de realizar el prototipo de dicho sistema se dio
inicio a la programación del mismo. Para lograr esto, se utilizó Java como lenguaje de
programación acompañado del framework ZK. Se puede decir que, tanto Java como
ZK son bastante útiles a la hora de programar bajo plataforma web, ya que esta tarea
puede realizarse de manera más sencilla con la utilización de ellos.
55
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
Los resultados obtenidos del análisis aplicado a la información recabada mediante
los instrumentos y técnicas aplicadas suministran los datos necesarios para
diagnosticar la situación actual del sistema, y de la misma manera, lograr los
objetivos de la investigación. A continuación el análisis.
Instrumento 1. Cuestionario: Se aplicó este instrumento a la totalidad de la
muestra mencionada anteriormente, con la finalidad de indagar sobre los
conocimientos del personal con respecto al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias.
A continuación, se presenta la serie de los resultados obtenidos en cada una de las
preguntas y al final de cada una, el gráfico que permite una mejor visualización de los
resultados con el análisis respectivo. En los cuadros de cada ítem se presentan los
números de respuestas obtenidas (F (a)) y Los porcentajes que representan esas
respuestas (Fr (%)).
Cuadro 4: Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
1
Si 9 6
No 60 40
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
56
Gráfico 2: Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan.
El cuadro 3, señala que nueve (09) de los encuestados afirmaron ser las secretarias
titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan mientras que los otros seis
(06), no lo son. El Gráfico 1, representa que el 60% de los usuarios a lo cuales se le
aplicó el cuestionario contestó afirmativamente a la interrogante, mientras que el 40%
de la muestra respondió de forma negativa , donde se demuestra que la mayoría de los
encuestados son secretarias titulares de la unidad organizativa para la cual trabajan.
Se pudo observar que las secretarias que contestaron de manera negativa en este ítem
son pasantes o aprendices INCE.
Cuadro 5: Unidades Organizativas con el SCAC implantado.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
2
Si 15 1000
No 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
60%
40%
Ítem 1
SI
57
Gráfico 3: Unidades Organizativas con el SCAC implantado.
En relación a la interrogante número dos (02), la totalidad de la población
encuestada (100%) respondió que en la unidad organizativa para la cual trabajan se
encuentra implantado el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC), como es posible observar en el cuadro 4 y gráfico 2. De esta manera, se
puede deducir que dicho sistema es sumamente útil y necesario para ENELBAR.
Cuadro 6: Usuarios que saben manipular el SCAC.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
3
Si 11 73
No 4 27
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
100% 0%
Ítem 2
SI
58
Gráfico 4: Usuarios que saben manipular el SCAC.
En cuanto a la respuesta a la interrogante, se puede ver en el cuadro 5 que once
(11) de los encuestados de la muestra, manifestó saber manipular el Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), mientras que los otros cuatro (04)
respondieron que no saben manipular el sistema. En el gráfico 3, se observa que el
73% de los usuarios encuestados sabe manupular el sistema y el 27% no sabe usarlo.
A pesar de que el SCAC es un sistema usado diariamente por la organización, existen
personas que no saben manipularlo; esto se debe a varias razones, una de ellas es que
existe personal que no son las secretarias titulares de la unidad organizativa; otra de
las razones por las cuales ocurre esto, es que el sistema tiene muchos años de uso
dentro de ENELBAR; por lo tanto, hay módulos que no funcionan y los usuarios
cambian el proceso según sea su conveniencia.
Cuadro 7: Uso del SCAC.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
4
Nunca 0 0
Algunas veces 2 13
Casi siempre 6 40
Siempre 7 47
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
73%
27%
Ítem 3
SI
59
Gráfico 5: Uso del SCAC.
En el cuadro 6 se muestra que siete (07) encuestados, siempre usan el SCAC, seis
(06) casi siempre y dos (02) algunas veces usan el sistema. En el gráfico 4, se ilustra
que el 47% de la muestra respondió que siempre usa el Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias; el resto, 40% casi siempre y 13% algunas veces. Con
esto se demuestra que el sistema es muy usado y necesario para la organización.
Cuadro 8: Cantidad de Usuarios que ingresan al sistema con Usuarios Propios.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
5
Nunca 6 40
Algunas veces 0 0
Casi siempre 3 20
Siempre 6 40
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
0%
13%
40%
47%
Ítem 4
NUNCA ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE SIEMPRE
60
Gráfico 6: Cantidad de Secretarias con Usuarios Propios.
Se observa en el cuadro 7, que seis (06) personas respondieron que nunca ingresan
al sistema con usuario propio, otros seis (06) siempre lo hacen (03) y el resto casi
siempre. Se aprecia en el gráfico 5 que el 40% de la población encuestada respondió
que siempre ingresan al sistema (SCAC) con un usuario propio, mientras que otro
40% nunca ingresan al sistema con un usuario propio y el 20% casi siempre lo hace;
por lo tanto, la mayoría de los usuarios no siempre ingresan al SCAC con un usuario
propio. Esto se debe a que la seguridad del sistema no es la más recomendable; ya
que las secretarias se transfieren las contraseñas e ingresan con otro usuario distinto al
que les corresponde. Con este resultado es fácil notar que el sistema necesita ser
mejorado con respecto a su seguridad.
Cuadro 9: Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
6
Nunca 0 0
Algunas veces 5 33
Casi siempre 3 20
Siempre 7 47
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
40%
0%20%
40%
Ítem 5
NUNCA ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE SIEMPRE
61
Gráfico 7: Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas.
En el cuadro 8, se muestra que siete (07) personas siempre usan el sistema para
ubicar las correspondencias enviadas, cinco (05) algunas veces lo usan y tres (03) casi
siempre. De los resultados presentados en el Gráfico 6, se interpreta que el 47% de
los usuarios encuestados siempre utilizan el Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias para ubicar las correspondencias enviadas al momento de su
búsqueda, el 53% de la muestra, no siempre usan el sistema para ubicar las
correspondencias enviadas, debido a que éste es deficiente con respecto a los tipos de
búsquedas. Elemento éste que se suma a las fallas que presenta el SCAC.
Cuadro 10: Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
7
Nunca 3 20
Algunas veces 8 53
Casi siempre 1 7
Siempre 3 20
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
0%
33%
20%
47%
Ítem 6
NUNCA ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE SIEMPRE
62
Gráfico 8: Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC.
En el cuadro 9, se reflejan las respuestas de los encuestados con respecto al ítem 7;
en este cuadro se observa que ocho (08) respondieron que algunas veces estan
conformes con el funcionamiento del SCAC, tres (03) personas respondieron que
siempre lo están, otras tres (03) nunca lo están y una (01) manifestó estar conforme
casi siempre. Los resultados del gráfico 7, ilustran que el 53% de la muestra algunas
veces se sienten conforme con el SCAC mientras que 20% siempre está conforme,
otro 20% nunca lo está y el 7% casi siempre está conforme. Como se puede notar sólo
el 20% de la muestra siempre está conforme con el funcionamiento del SCAC y el
resto de la muestra no siempre lo está, por lo tanto es necesario la actualización y
mejora del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias y su proceso.
Cuadro 11: Necesidad de actualizar el SCAC.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
8
Si 10 67
No 5 33
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
20%53%
7%
20%
Ítem 7
NUNCA ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE SIEMPRE
63
Gráfico 9: Necesidad de actualizar el SCAC.
En el cuadro 10 y grafico 8 se refleja que Diez (10) de los encuestados (67%) cree
que es necesaria la actualización del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC), los otros cinco (05) manifestaron que no es necesaria la
actualización del SCAC. Debido a que la mayoría (67%) cree necesaria la
actualización del sistema, es una oportunidad que no debe ser rechazada por la
empresa a la hora de aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC).
Cuadro 12: Aspectos a mejorar del SCAC.
ÍTEM ALTERNATIVAS F (a) Fr (%)
9
SEGURIDAD DEL SISTEMA 4 27
FORMATO DE CORRESPONDENCIAS 7 47
PROCESOS DE BÚSQUEDAS 2 13
APARTADO GRÁFICO 0 0
BASE DE DATOS 2 13
CONFIABILIDAD DE DATOS 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
67%
33%
Ítem 8
SI
NO
64
Gráfico 10: Aspectos a mejorar del SCAC.
Las respuestas a esta pregunta reflejan en el gráfico 9 que el 47% de los
encuestados desean que se les mejoren los formatos que posee el sistema según el
tipo de correspondencia; esto se debe a que éstos no están actualizados o no son los
correctos dependiendo del tipo de correspondencia. El 27% de la muestra indicó que
se debe mejorar la seguridad del SCAC, el 13% manifestó que debe mejorarse la base
de datos ya que presenta errores a la hora de realizar consulta y el otro 13% desean
que se mejore los procesos de busquedas de correspondencias debido a que no son
efectivos y sólo se pueden consultar las correspondencias enviadas y no las recibidas.
Cuadro 13: Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
10
Si 15 100
No 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
27%47%
13%
0%
13%
0%
Ítem 9
SEGURIDAD DEL SISTEMA
FORMATO DE CORRESPONDENCIAS
PROCESOS DE BÚSQUEDAS
APARTADO GRÁFICO
BASE DE DATOS
CONFIABILIDAD DE DATOS
65
Gráfico 11: Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web.
En el ítem número 10, quince (15) encuestados (100%) indicaron que tienen
conocimiento acerca de lo qué es una plataforma web, como se observa tanto en el
cuadro 12 como en el gráfico 10; esto debe ser aprovechado para migrar el sistema
actual a una plataforma web y así adaptar el SCAC a las nuevas tecnologías.
Cuadro 14: Migración del SCAC a Plataforma WEB.
ÍTEM CATEGORÍA F (a) Fr (%)
11
Si 10 67
No 5 33
No aplica 0 0
TOTAL 15 100
Fuente: Autores (2009).
100% 0%
Ítem 10
SI
NO
66
Gráfico 12: Migración del SCAC a Plataforma WEB.
El cuadro 13 indica que diez (10) personas respondieron que les gustaría que el
sistema SCAC se migre a una plataforma web, mientras que a cinco (05) no les
gustaría; luego se presenta el gráfico 11, el cual ilustra que, el 67% de los usuarios
encuestados le gustaría que el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias se
realice bajo una plataforma web, el otro 33% no considera necesario que el sistema se
realice bajo plataforma web.
Instrumento 2. Entrevista: Este instrumento se aplicó al personal del
Departamento de Documentación y Correspondencias; ya que son éstos los
encargados de administrar y controlar el proceso de envío y recepción de
correspondencias de ENELBAR. En la primera parte del Cuadro N° 14 se tienen los
datos obtenidos de los entrevistados y en la segunda parte se muestran las
conclusiones de los datos anteriormente obtenidos.
Cuadro 15: Resultados y Conclusiones de la entrevista
67%
33%
0%
Ítem 11
SI NO NO APLICA
67
RESULTADOS CONCLUSIONES
En el Departamento de
Documentación y Correspondencia
se controlan las correspondencias
internas y externas tanto enviadas
como recibidas en ENELBAR.
Al rediseñar el Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias se deben
contemplar todos los tipos de
correspondencias existentes.
El Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC), no
permite identificar cuando una
correspondencia externa recibida es
una fianza, un recibo, una factura o
una cotización.
El sistema debe permitir identificar el
tipo de correspondencia externa
recibida.
Las correspondencias externas
recibidas que son personales para
los empleados de ENELBAR se
registran en un módulo llamado
Misceláneas.
El sistema debe proporcionar la
información correspondiente al
empleado que recibe la
correspondencia. Esta información es
necesaria para ubicarlo a la hora de
entregarle dicha correspondencia.
En el Departamento de
Documentación y Correspondencia
se controlan los procesos de
licitaciones, pero se hace de manera
manual. Los sobres se custodian en
este Departamento pero no hay
manera de registrar qué sobres han
llegado a éste.
Con el rediseño del SCAC, este
proceso debe cambiar debido a que ya
no se hará manualmente, sino que se
registrarán en el sistema los sobres
que llegan al Departamento de
Documentación y Correspondencias.
Fuente: Autores 2009.
68
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Una vez concluido el proceso de análisis e interpretación de los resultados, a
objeto de cubrir los objetivos de la investigación, se ofrecen las siguientes
conclusiones:
Se logró determinar la situación actual del sistema (SCAC), identificando que el
mismo se encuentra dividido en dos (2) sub sistemas. El primer sub sistema está en
funcionamiento en el Departamento de Documentación y Correspondencia, el cual es
el departamento rector de las comunicaciones internas y externas de la organización,
este departamento debe realizar búsquedas constates de las correspondencias que
tienen en custodia, actualmente el sistema presenta deficiencias en los tiempos de
respuestas y en la veracidad de la información que emite debido a problemas de
limitaciones funcionales.
El segundo sub sistema funciona en las diversas unidades organizativas de
ENELBAR. Este parte del sistema permite a los usuarios emitir correspondencias
internas y hacia el exterior de la organización. Este sub sistema actualmente posee
deficiencias tanto en el proceso que lleva a cabo como en las funcionalidades que
presta al usuario, el proceso de emitir una correspondencia es engorroso y
redundante, ya que los usuarios ingresan la información de la correspondencia en el
sistema y luego la ingresan en herramientas ofimáticas realizando un doble trabajo. El
sistema no proporciona al usuario la capacidad de emitir la correspondencia, por lo
cual se debe imprimir desde herramientas externas al sistema.
Mediante la interacción con los usuarios del Departamento de Documentación y
69
Correspondencia se percibió la necesidad de mejorar el Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias dentro de la organización. Los usuarios aportaron
información realmente importante por lo cual se puede concluir que el objetivo del
levantamiento de información fue satisfactorio, ya que los usuarios conocían bien sus
necesidades y esto permitió recolectar información de calidad para la aplicación de
reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
El proceso de Rediseño del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC) generó excelentes resultados; ya que, se logró modificar el sistema, de tal
manera que, la estimación del uso de recursos y tiempo de respuesta en el envío y
recepción de correspondencias mejorará notablemente. El prototipo de Sistema
presentado a los usuarios del Departamento de Documentación y Correspondencia y
demás usuarios de las unidades organizativas cumplió con los requerimientos fijados
en la etapa de levantamiento de información de manera satisfactoria.
Recomendaciones:
Se recomienda a la organización redefinir el proceso de control de archivos y
correspondencias tomando en cuenta los requerimientos establecidos en el
levantamiento de información.
El Departamento de Proyectos de Tecnología de la Información en conjunto con el
Departamento de Documentación y Correspondencia deben formar un equipo
coordinador del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias; este equipo
debe encargarse de dictar charlas y asesoramiento a los usuarios acerca del sistema.
Además, se recomienda al Departamento de Proyectos de Tecnología de la
Información (Gerencia de Sistemas y Tecnología de la Información) culminar este
proyecto y llevarlo a la fase de implantación para poder palpar de forma directa los
beneficios de la reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC).
Se recomienda a la Gerencia de Sistemas y Tecnología de la Información realizar
un análisis de inventario y así lograr una revisión de los sistemas que están en
70
funcionamiento dentro de la organización para aplicarles reingeniería a los que sea
necesario; sobre todo a aquellos que tienen muchos años en funcionamiento como el
caso del SCAC. Se deben adecuar los sistemas a las nuevas tecnologías empleadas
por la empresa, para así sacarles el máximo provecho y así los usuarios se sientan
más cómodos y motivados al usarlos.
71
CAPITULO VI
REDISEÑO DEL SISTEMA
Para rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencia (SCAC), se
utilizaron herramientas UML con las cuales se representaron los procesos que lleva a
cabo el sistema mediante diagramas bien estructurados. El rediseño se realizo de la
manera siguiente a partir del levantamiento de información exhaustivo:
1. Descomposición del sistema a diseñar en subsistemas menos complejos:
El diseño para el nuevo Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC) se dividió en dos (2) sub sistemas. El primer sub sistema, administrará todos
los archivos y correspondencias internas y externas de la organización, cuya actividad
la realiza el Departamento de Control de Archivos y Correspondencia de ENELBAR.
Este proceso de administración de correspondencias internas y externas se
representa mediante los siguientes diagramas:
72
Ilustración 13. Administración de correspondencias (Dpto. de Documentación y
Correspondencia).
Ilustración 14. Consulta de correspondencias (Dpto. de Documentación y
Correspondencia).
73
El segundo sub sistema administrará todos los archivos y correspondencias
internas y externas particulares de una unidad organizativa (vicepresidencia, gerencia
o departamento); el mismo será utilizado en todas las unidades organizativas de
ENELBAR para tener control de todo lo que se envía y se recibe en esa unidad
organizativa.
El diseño de esta parte se basó en la información recabada en las entrevistas y
encuestas con los usuarios del SCAC, generando los siguientes diagramas:
Ilustración 15. Administración de correspondencias (Unidades Organizativas).
74
Ilustración 16. Consulta de correspondencias (Unidades Organizativas).
Dentro de los requerimientos también se estableció la parte de mantenimiento
del sistema, para representar este requerimiento se generó en el diseño el siguiente
diagrama:
Ilustración 17. Mantenimiento de correspondencias (Dpto. de Documentación y
Correspondencia).
75
2. Diseño e implementación de cada uno de los subsistemas:
Estos diagramas llevaron a la realización de la siguientes interfaces, para manejar
la administración global de las correspondencias y archivos de la organización; cabe
destacar que, este módulo se denominó en el prototipo como
”Bandeja Principal”, dentro de ésta se administrarán las correspondencias internas,
externas enviadas y externas recibidas de la organización, actividad realizada por el
Departamento de Documentación y Correspondencia.
Ilustración 18. Bandeja principal del sistema.
76
Las interfaces del prototipo correspondiente a la diagramación de las actividades
de administración de correspondencias internas y externas de una unidad organizativa
determinada son las siguientes:
Ilustración 19. Administración de correspondencias (Unidades Organizativas).
3. Validación del diseño
La validación del nuevo diseño del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias se realizó mediante dos (2) reuniones, de las cuales una fue dentro
de la Gerencia de Sistemas y Tecnología de la Información, donde se generaron
nuevos requerimientos para optimizar el trabajo realizado.
Luego, se realizó una segunda reunión para la presentación del prototipo en el
Departamento de Documentación y Correspondencia, el cual será el principal
beneficiario del sistema. Cabe destacar, que el diseño fue aprobado y elogiado por los
77
usuarios finales del sistema, dando pie para el inicio del desarrollo del nuevo Sistema
de Control de Archivos y Correspondencias.
78
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
Barquisimeto, Septiembre 2009
79
ANEXO A
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS:
CUESTIONARIO.
80
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
Instrumento
Estimado Usuario,
En los próximos meses se le aplicará reingeniería al Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias (SCAC); por ende, a continuación se le presenta un
instrumento para recabar información sobre las actividades que usted ejecuta en
cuanto al envío y recepción de Correspondencias desde la Unidad Organizativa donde
usted labora.
Dicho instrumento consta de once (11) preguntas cerradas donde usted debe
señalar con una "X" la opción de su preferencia.
No existen respuestas correctas o incorrectas y el manejo de las mismas es
estrictamente confidencial.
Agradecidos por el tiempo que se tomará en responder, se despide de usted,
Atentamente,
___________________ __________________
Laura V. González C. Iván M. Pérez T.
81
Cuestionario
Indique el nombre de la Unidad Organizativa para la cual trabaja:
________________________________________________________
1. ¿Es usted la secretaria titular de esta Unidad Organizativa? En caso de
que su respuesta sea Negativa, indique cual es su cargo.
SI____ NO____, Cargo: __________________
2. ¿Dentro de su Unidad Organizativa se implementa el Sistema de Control
de Archivos y Correspondencias (SCAC)?
SI____ NO____
3. ¿Sabe manipular el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC)?
SI____ NO____
4. ¿Usa el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)?
Nunca___ Algunas veces___ Casi siempre___ Siempre___
5. ¿Usted ingresa al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
con un usuario propio?
Nunca___ Algunas veces___ Casi siempre___ Siempre___
6. ¿Utiliza el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)
para ubicar una correspondencia enviada al momento de su búsqueda?
Nunca___ Algunas veces___ Casi siempre___ Siempre___
82
7. ¿Está usted conforme con el funcionamiento de Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias (SCAC)?
Nunca___ Algunas veces___ Casi siempre___ Siempre___
8. ¿Cree usted que es necesario actualizar el Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias (SCAC)?
SI____ NO____
9. Entre los siguientes aspectos, ¿Cuál de ellos le gustaría que se mejoraran
en el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias?
___ Seguridad del sistema.
___ Formato de las correspondencias.
___ Procesos de búsquedas.
___ Apartado gráfico.
___ Base de datos.
___ Confiabilidad de los datos.
10. ¿Sabe usted qué es una plataforma web?
SI____ NO____
11. Si su respuesta anterior es afirmativa, ¿Le gustaría que el Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) se realice bajo una
plataforma web?
SI____ NO____ NO APLICA___
83
ANEXO B
MATRIZ DE VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO
POR PARTE DE LOS EXPERTOS.
84
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
Ciudadano (a):
Nos dirigimos a usted muy respetuosamente con la finalidad de solicitarle su
colaboración para validar el presente instrumento, que tiene como objetivo recabar
información sobre las actividades que se ejecutan en cuanto al envío y recepción de
correspondencias desde las diferentes Unidades Organizativas de La C.A. Energía
Eléctrica de Barquisimeto (ENELBAR).
Se le agradece su sinceridad y objetividad en las evaluaciones y observaciones
pertinentes, con el fin de efectuar una investigación veraz que garantice el éxito de
la misma.
Atentamente,
_____________________ _____________________
Laura V. González C. Iván M. Pérez T.
85
Título de la Investigación
REINGENIERÍA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y
CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGÍA
ELÉCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR).
Objetivos de la investigación
General
Aplicar reingeniería al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC) implantado en ENELBAR.
Específicos
Diagnosticar la situación actual del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR.
Determinar los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Rediseñar el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
86
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NÚCLEO LARA
Instrucciones
Utilice el siguiente formato para expresar su opinión en cuanto a la
presentación de cada ítem.
Referencia: A = Dejar B = Modificar C = Incluir otra pregunta D = Eliminar
Ítem
Coherencia
Pertinencia
Claridad
A B C D A B C D A B C D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
87
Observaciones:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Nombre del Experto: ______________________________C.I:__________________
Profesión: ___________________________________
Firma: ______________________________________
88
ANEXO C
CUADRO DE CÁLCULO DE LAS VARIANZAS
PARA EL COEFICIENTE DE CONFIABILIDAD
DE KURDER Y RICHARDSON.
89
Sujetos ITEMS
TOTAL p q p*q 1 2 3 8 10 11
1 0 1 1 0 1 0 3 0,5 0,5 0,25
2 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
3 0 1 0 1 1 0 3 0,5 0,5 0,25
4 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
5 1 1 0 0 1 1 4 0,7 0,3 0,2211
6 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
7 0 1 0 0 1 0 2 0,3 0,7 0,2211
8 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
9 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
10 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
11 0 1 0 0 1 0 2 0,3 0,7 0,2211
12 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
13 0 1 1 1 1 1 5 0,8 0,2 0,1411
14 1 1 1 1 1 1 6 1 0 0
15 0 1 1 0 1 0 3 0,5 0,5 0,25
2,66667 1,5544
Donde:
Vt
Sum (p*q)
p*q
Vt: Varianza total.
p*q: Producto de las respuestas representadas en porcentajes.
Sum (p*q): Sumatoria de los productos de las respuestas representadas en
porcentajes.
90
ANEXO D
CUADRO DE CÁLCULO DE LAS VARIANZAS
PARA EL COEFICIENTE DE CONFIABILIDAD
DE CRONBACH.
91
Sujetos ITEMS
TOTAL 4 5 6 7
1 3 1 2 2 8
2 4 3 4 4 15
3 3 1 2 2 8
4 4 1 3 1 9
5 2 4 2 2 10
6 3 3 4 1 11
7 4 3 4 4 15
8 3 4 4 2 13
9 2 1 3 2 8
10 3 4 4 2 13
11 4 1 2 4 11
12 4 4 4 1 13
13 3 1 2 2 8
14 4 4 3 3 14
15 4 4 4 2 14
0,52381 1,971429 0,838095 1,066667 7,238095
4,4
Donde:
St
Vi
Vt
St: Varianza total.
Vi: Varianza individual por Ítem.
Vt: Sumatoria de las varianzas individuales.
92
ANEXO E
CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE LOS
PASANTES.
93
ANEXO F
CERTIFICADOS DE PASANTÍAS.
94
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS:
Alarcón González, Juan Ángel (1999). Reingeniería de procesos
empresariales. Escrito por FC Editorial.
Arbones Malisini, Eduardo A. (1992). Técnicas gráficas en prodúctica. Editor
Marcombo, 1992.
Balestrini, M, (1998). Como se elabora un proyecto de investigación. (2da. Ed.).
Caracas: BL Consultores Asociados, Servicios Editoriales.
Bertino Elisa y Martino Lorenzo (1995). Sistemas de bases de datos orientadas a
objetos: conceptos y arquitecturas. Ediciones Díaz de Santos.
Blanco Arteaga, Carolina (2005). Sistema automatizado para el control de envío y
recepción de la correspondencia del BBVA banco provincial - Trabajo
presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario
en la Especialidad de Informática. Instituto Universitario de Tecnología de
Administración Industrial Región Capital.
Browsher, Jack E. (2001). Cómo incrementar al máximo el rendimiento del
personal: un modelo de sistemas para la maestría. Biblioteca GRH para la
mejora del rendimiento. Editorial Ramón Areces.
Campderrich Falgueras, Benet (2003). Ingeniería del software. Biblioteca
multimedia. Editorial UOC.
95
Casalet, Mónica y Lara, Felipe (1998). Tecnología: concepto, problemas y
perspectivas. Editorial Siglo XXI.
Ceinos Sanz, María Cristina (2005). Diagnóstico de las competencias de los
orientadores laborales en el uso de las tecnologías de la información y de la
comunicación. Editor Universidad Santiago de Compostela.
Cerrada Somolinos, Carlos (2001). Fundamentos de estructura y tecnología de
computadores. Edición ilustrada. Editorial Ramón Areces.
De Pablo, Rosana (2004). Las Nuevas Tecnologías Aplicadas Al Turismo.
Editorial Ramón Areces.
Deitel, Paul J. (2004). Cómo programar en Java Pearson Educación. Traducido
por: Alfonso Vidal Romero Elizondo. Edición: 5. Editor: Pearson Educación.
Fernández Alarcón, Vicent (2006). Desarrollo de sistemas de información.
Edicions UPC.
Flames, (2001). Como elaborar un trabajo de grado enfoque cuantitativo. Caracas.
Fondo editorial IPASME.
Hammer, Michael y Champy, James (2005). Reingeniería: Olvide lo que usted
sabe sobre cómo debe funcionar una empresa, casi todo esta errado!. Editorial
Norma.
Hernández, Baptista y Fernández (1998). Metodología de la Investigación. (2da.
Edición). México. Editorial Mc Graw Hill Interamericana Editores S.A.
96
Hernández Celis, Domingo (2007). Reingeniería de la Auditoría interna
y su incidencia en la gestión óptima de servicios municipales. Escuela de
Post-Grado de la Universidad Nacional Federico Villarreal. Lima, Perú.
Hernández Osma, Esteban (2007). Reingeniería de un proceso asistencial.
Reducción de la lista de espera de varices. Departamento de Medicina y
Cirugía.
Hernández, S. y otros, (2005), Metodología de la Investigación, Cuarta Edición.-
McGraw Hill. Interamericana Editores, S.A. De CV.
Klein, Mark M. y Manganelli, Raymond L. (1995). Cómo hacer reingeniería.
Editorial Norma.
León Serrano, Gonzalo (2006). Ingeniería de sistemas de software.
Louden, Kenneth C (2004). Lenguajes de programación: principios y práctica.
Edición 2. Cengage Learning Editores.
Medina Pasaje, Julio Luis y Drake Moyano, José María (2005). Metodología y
herramientas UML para el modelado y análisis de sistemas de tiempo real
orientados a objetos. Universidad de Cantabria. Departamento de Electrónica
y Computadores. Editorial Universidad de Cantabria.
Munilla Calvo, Eduardo y García Valcárgel, Ignacio (2003). E-business
Colaborativo. FC Editorial.
Pressman, Roger S. (2002). Ingeniería del software un enfoque práctico. Quinta
edición. McGRAW-HIL.
97
Robbins, Stephen P y otros (2004). Comportamiento organizacional. Edición10.
Editor Pearson Educación.
Ruíz, Carlos (1998). Instrumentos de Investigación Educativa. Venezuela: CIDEG,
C.A.
Saffady, William (1986). Informática documental para bibliotecas. Editor:
Ediciones Díaz de Santos.
Stair, Ralph M. y Reynolds, George W. (2000). Principios de sistemas de
información. Edición 4, ilustrada. Cengage Learning Editores.
Vega Briceño, Edgar Armando (2005). Los sistemas de información y su
importancia para las organizaciones y empresas.
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS
http://www.intelmax.com/ensanluis/images/capitulo3.ppt.
http://www.monografías.com/trabajos13/adies/adies.shtml,2004/
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/050810093234.html.
http://www.wordreference.com/definicion/
98
ABREVIATURAS:
BD: Base de datos.
C.A.: Compañía anónima.
GPS: Global Positioning System - Sistema de Posicionamiento Global.
HTML: HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcas de Hipertexto).
INTEI: Ingeniería y Tecnología de la Información.
N°: Número.
p.: Página
PDF: Portable Document Format (Formato de Documento Portátil).
SGBD: Sistema de Gestión de Base de Datos.
SI: Sistema de Información.
TI: Tecnología de la Información.
TIC: Tecnología de la Información y Comunicación.
UML: Unified Modeling Language (Lenguaje Unificado de Modelado).
99
GLOSARIO DE TÉRMINOS:
Actualizar: Renovar o modernizar. Poner al día algo atrasado.
Auditoria: Viene del latín AUDITORIUS. Se define auditoria como un proceso
sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con
informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo
fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con
las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han
elaborado observando los principios establecidos para el caso.
BoUML: Es un software libre, que además de gratuito, es sencillo, para crear los
diagramas del proyecto que se desee realizar. Con esta herramienta se pueden crear
diagramas de casos de uso, diagramas de clases, entre otros.
Calidad: Es una cualidad y propiedad inherente de las cosas, que permite que éstas
sean comparadas con otras de su misma especie. La definición de calidad nunca
puede ser precisa, ya que se trata de una apreciación subjetiva.
Circular: Escrito dirigido a varias personas para comunicarles algo.
Comunicación: Es un fenómeno inherente a la relación que los seres vivos
mantienen cuando se encuentran en grupo. A través de la comunicación, las personas
o animales obtienen información respecto a su entorno y pueden compartirla con el
resto.
Cuestionario: Conjunto de preguntas a las que el sujeto puede responder por escrito,
cuyo fin es poner en evidencia determinados aspectos psíquico.
Eficaz: Que logra hacer efectivo un intento o propósito.
Eficiente: Que consigue un propósito empleando los medios idóneos.
Entrevista: Encuentro y conversación entre dos o más personas para tratar un asunto
determinado. Conversación o serie de preguntas y respuestas que entabla un
periodista con un personaje de actualidad para difundir sus opiniones.
Escalabilidad: En informática, propiedad deseable en un sistema, red o proceso que
indica su habilidad para poder hacerse más grande sin perder calidad en sus servicios.
100
Framework: (plataforma, entorno, marco de trabajo). Desde el punto de vista del
desarrollo de software, un framework es una estructura de soporte definida, en la cual
otro proyecto de software puede ser organizado y desarrollado.
Gestión: Hace referencia a la acción y al efecto de gestionar y administrar. Gestionar
es realizar diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
Implantar: Establecer y poner en ejecución doctrinas nuevas, instituciones, prácticas
o costumbres.
Investigación: Indagación, búsqueda, estudio profundo de alguna materia.
Información: Conjunto de datos procesados.
Liderazgo: Situación de superioridad en que se halla una empresa, un producto o un
sector económico, dentro de su ámbito.
Mantenibilidad: La facilidad con la que un sistema o componente software puede
ser modificado para corregir fallos, mejorar su funcionamiento u otros atributos o
adaptarse a cambios en el entorno.
Memorando: Resumen escrito de los puntos más importantes de una cuestión.
Memo rápido: Comunicación escrita de puntos importantes de una situación pero
que se hace de manera informal.
Motivación: Son aquellas cosas que impulsan a algunas personas a realizar
determinadas acciones y a persistir en ellas hasta el cumplimiento de su objetivo.
Organización: Grupo social formado por personas, tareas y administración, que
interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.
Optimizar: es la búsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un sistema
operativo, programa o dispositivo, a partir de determinados cambios lógicos
(software) o físicos (hardware).
Plataforma: En informática, determinado software y/o hardware con el cual una
aplicación es compatible y permite ejecutarla.
Portabilidad: Se refiere a la capacidad de un programa o sistema de ejecutarse en
diferentes plataformas o arquitecturas con mínimas modificaciones.
101
Procedimiento: Es la acción de proceder o el método de ejecutar algunas cosas. Se
trata de una serie común de pasos definidos que permiten realizar algo de forma
correcta.
Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas y secuenciales que
convierte unos factores iniciales (inputs) en bienes o servicios deseados (outputs),
añadiendo un valor a los mismos.
Propuesta: Proposición o idea que se manifiesta y ofrece a uno para un fin.
Prototipo: Primer ejemplar de alguna cosa que se toma como modelo para crear otros
de la misma clase.
Proyecto: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo
determinado y un conjunto de medios necesarios.
Registro: Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Reingeniería:
Es el rediseño de un proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso. A
pesar que este concepto resume la idea principal de la reingeniería esta frase no
envuelve todo lo que implica la reingeniería. Reingeniería es comenzar de cero, es un
cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de los procesos. La
reingeniería requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados
desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfacción del cliente.
Semántica: Se refiere a los aspectos del significado, sentido o interpretación del
significado de un determinado elemento, símbolo, palabra, expresión o representación
formal.
Servicio: Es un conjunto de actividades que buscan responder a una o más
necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se
desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas.
Sintaxis: Parte de la gramática que estudia la forma en que se combinan y relacionan
las palabras para formar secuencias mayores, cláusulas y oraciones y la función que
desempeñan dentro de estas.
102
Sistemas: Es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que
interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos,
energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Suministrar: Proveer a alguien de aquello que necesita.
Talento: Conjunto de facultades o capacidades tanto artísticas como intelectuales.
ZK: es un framework de aplicaciones Web en AJAX, completamente en Java de
Código abierto que permite una rica interfaz de usuario para aplicaciones web sin
usar JavaScript y con poca programación.
