11

Materiales de Materiales de archivo: archivo:

características y características y organización del organización del

fondo documental.fondo documental.

22

IntroducciónIntroducción

Se conocerá la definición de archivo, las Se conocerá la definición de archivo, las funciones, materiales, los principios de funciones, materiales, los principios de clasificación y ciertas reglas para ordenar clasificación y ciertas reglas para ordenar el fondo documental de un archivo.el fondo documental de un archivo.

33

ObjetivoObjetivo

General:General:

Dar a conocer los términos básicos de archivoDar a conocer los términos básicos de archivo

EspecíficoEspecífico

Realizar ejercicios prácticos con las reglas de Realizar ejercicios prácticos con las reglas de clasificación de archivoclasificación de archivo

44

¿Qué es Archivo?¿Qué es Archivo?

El término archivo (latín El término archivo (latín archīvumarchīvum)) Conjunto de documentos, sea cual fuere su Conjunto de documentos, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información a la para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.ciudadanos, o como fuentes de la historia.

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Funciones de los archivosFunciones de los archivos

Reunir ordenadamente todos los Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la documentos que circulan en la empresa.empresa.

Asegurar la perfecta conservación de Asegurar la perfecta conservación de los documentos.los documentos.

Asegurar la máxima rapidez en la Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos localización y envío de los documentos requeridos por las diversas requeridos por las diversas dependencias de la empresa.dependencias de la empresa.

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Materiales de archivoMateriales de archivo

Carpetas individuales: Carpetas individuales: Son las que se Son las que se asignan a corresponsales activos o personas asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente.  se ordena referirse frecuentemente.  se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primariaalfabéticamente detrás de cada guía primaria..

Carpetas: Carpetas:  Cartulinas dobladas en Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de dos, con pestaña en la hoja de atrás.  En la pestaña se escribe el atrás.  En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la rótulo, que indica el contenido de la carpeta.  Las carpetas son utilizadas carpeta.  Las carpetas son utilizadas para colocar documentos para colocar documentos relacionados con una persona, firma relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo o institución o referidos a un mismo asunto.asunto.

77

Carpetas misceláneasCarpetas misceláneas: Usadas para : Usadas para archivar documentos de aquellos archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.  Esta frecuente la comunicación.  Esta carpeta contiene papeles de varios carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual.abrirle carpeta individual.

Guías: Guías: Tarjetas indicadoras hechas de Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los archivarse o localizarse los documentos.documentos.

88

Rótulo: Rótulo:  Título que parece impreso en la Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía.  Identifica cada pestaña superior de la guía.  Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.archivarse detrás de ella.

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Clases de archivosClases de archivos

Por tipo de documentos que Por tipo de documentos que contienencontienen

Archivos Históricos. Archivos Históricos. En ellos se En ellos se conservan documentos que reflejan conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.valor histórico.

   Archivos de Gobierno. Archivos de Gobierno. Recogen Recogen documentos que son el testimonio documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y de relaciones internacionales y militares y que son de interés para militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones.los gobiernos de las naciones.

1010

Archivos Eclesiásticos. Archivos Eclesiásticos. En ellos En ellos se conservan documentos religiosos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos.monásticos y diocesanos.

Archivos de la Administración. Archivos de la Administración. Conservan documentos Conservan documentos relacionados con la Administración relacionados con la Administración central, administraciones central, administraciones autonómicas y administraciones autonómicas y administraciones locales.locales.

Archivos Privados. Archivos Privados. En ellos se En ellos se conservan documentos particulares conservan documentos particulares relativos generalmente a familias relativos generalmente a familias importantes dentro de un país.importantes dentro de un país.

1111

Por el grado de Por el grado de utilizaciónutilización

Centralizado. Centralizado. En este caso En este caso toda la documentación de la toda la documentación de la empresa se guarda en un empresa se guarda en un único lugar físico del que se único lugar físico del que se encarga un responsable. encarga un responsable.

  Descentralizado. Descentralizado. A diferencia A diferencia del archivo centralizado, toda del archivo centralizado, toda la documentación de la la documentación de la empresa se encuentra empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus dispersa a lo largo de sus departamentos, departamentos, generalmente. generalmente.

1212

Por el grado de autonomíaPor el grado de autonomía

Activos. Activos. Mientras la utilización de un Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo. se guarda en el archivo activo.

Semiactivos. Semiactivos. Cuando la Cuando la documentación sólo es consultada documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae del archivo esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo. activo y se guarda en el semiactivo.

Pasivos. Pasivos. Recibe también el nombre de Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencialibros, justificantes, correspondencia

1313

Principios Fundamentales de Principios Fundamentales de ClasificaciónClasificación

Clasificar: Clasificar: se trata de decidir el se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.criterio definido.

Ordenar: Ordenar: Separar los Separar los documentos en aquellos documentos en aquellos grupos que la clasificación ha grupos que la clasificación ha señalado.señalado.

Archivar:Archivar: Colocar los  Colocar los documentos en un documentos en un lugar determinado.lugar determinado.

1414

Reglas de clasificaciónReglas de clasificación

Orden alfabético: Clasificarlos por nombres, por Orden alfabético: Clasificarlos por nombres, por unidades, corresponde arreglarlos en orden unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal sentido se comparan las alfabético, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidirá el orden primera unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son iguales, alfabético, si las primeras unidades son iguales, la próxima al ser distinta decidirá el orden la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden las alfabético; las unidades cortas anteceden las largas si tienen idéntica raíz. largas si tienen idéntica raíz.

Ejemplo: Ejemplo: Alí SalasAlí Salas Alí SotoAlí Soto Alí Sarría Juárez Alí Sarría JuárezEly GarcíaEly García Alí Salamanca Alí Salamanca

1515

ClasificaciónClasificación Orden lógicoOrden lógico

Unidad Unidad 11

UnidaUnidad 2d 2

UnidaUnidad 3d 3

UnidaUnidad 1d 1

UnidaUnidad 2d 2

UnidaUnidad 3d 3

Salas,Salas, AlíAlí GarcíaGarcía,,

ElyEly

García,García, ElyEly Salas, Salas, AlíAlí

1616

Sistema AlfabéticoSistema Alfabético

Sistema alfabético:Sistema alfabético:  Sigue una secuencia   Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.  Este sistema se ajusta a en los diccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.casi todos los negocios.

1717

VentajasVentajas La organización de carpetas y guías es sencilla; no La organización de carpetas y guías es sencilla; no

necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente.  se usan Reglas para ordenar alfabéticamente.  se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usada en nuestro país.se estudiarán las mas usada en nuestro país.

1818

1.1. Nombres de individuos.  Se invierte el nombre Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: María Elena Salas. inicial, si existiere. Ejemplo: María Elena Salas. quedará así: Apellido, en este caso, Salasquedará así: Apellido, en este caso, Salas

2.2. Nombre de pila: María;Nombre de pila: María;

3.3. Segundo nombre: Elena; es decir quedaría así: Segundo nombre: Elena; es decir quedaría así: Salas, María Elena Salas, María Elena

Reglas de ClasificaciónReglas de Clasificación

1919

Siempre que se invierta el nombre debe ir Siempre que se invierta el nombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que que Unidad de archivoUnidad de archivo ES CADA PALABRA, ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN. INSTITUCIÓN.

2020

Ordene alfabéticamente los siguientes nombres Ordene alfabéticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla:de acuerdo a esta regla:

Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan  Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan  E. Zarcos, José PerníaE. Zarcos, José Pernía

2121

Mujeres casadasMujeres casadas Mujeres casadas:  El nombre de la mujer casada Mujeres casadas:  El nombre de la mujer casada

está conformado por su nombre de pila seguido está conformado por su nombre de pila seguido por el apellido paterno y el apellido del esposo por el apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición de.   Ésta preposición se unido por la preposición de.   Ésta preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituye conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo. Ejemplo:  Mary Méndez de unidad de archivo. Ejemplo:  Mary Méndez de Liscano, quedaría así: Liscano, quedaría así:

Méndez (de) Liscano, Mary ( 3 unidades de archivo).Méndez (de) Liscano, Mary ( 3 unidades de archivo).

2222

unidadesunidades

ClasificaciónClasificación 1ª1ª 2ª2ª 3ª3ª 4ª4ª

Elsa Duarte de Elsa Duarte de CasaltaCasalta

Casalta Casalta (de)(de)

ElsaElsa DuarteDuarte

Ana Maria Ana Maria Araujo de Araujo de MatosMatos

Matos Matos (de)(de)

Ana Ana Maria Maria AraujoAraujo

2323

Casas comerciales que Casas comerciales que contienen el nombre de contienen el nombre de

individuosindividuos Regla: Cuando el nombre completo de un Regla: Cuando el nombre completo de un

individuo se incluye en el nombre de una firma individuo se incluye en el nombre de una firma comercia, se invierte el orden de las unidades de comercia, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con el nombre de la misma manera que se hace con el nombre de un individuo.  El resto del nombre comercial se un individuo.  El resto del nombre comercial se coloca al final en el orden  como aparece.  coloca al final en el orden  como aparece.  Ejemplo.  Farmacia Luis Marín, quedaría así:Ejemplo.  Farmacia Luis Marín, quedaría así:

Unidad 1                Unidad 2               Unidad 3Unidad 1                Unidad 2               Unidad 3 Marín,                       Luis                        FarmaciaMarín,                       Luis                        Farmacia

2424

Artículos, preposiciones, conjunciones y Artículos, preposiciones, conjunciones y contracciones.contracciones.  

Cuando en el nombre de una firma Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artículos, comercial se incluyen artículos, preposiciones contracciones... éstos no preposiciones contracciones... éstos no constituyen unidad de archivo.  Si aparecen constituyen unidad de archivo.  Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al al inicio del nombre de la firma, pasan al final entre paréntesis; si aparecen en el final entre paréntesis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, pero medio permanecen en el mismo lugar, pero entre paréntesis. Ejemplo. La tienda de las entre paréntesis. Ejemplo. La tienda de las floresflores

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3Unidad 3

Tienda (de las) Flores (La)Tienda (de las) Flores (La)

2525

Firmas ComercialesFirmas Comerciales Regla: Nombres de Casas comerciales e Regla: Nombres de Casas comerciales e

instituciones.  Los nombres de casas instituciones.  Los nombres de casas comerciales, corporaciones e instituciones se comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen, siempre clasifican y archivan tal como aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Ejemplo: Farmacia Junínun individuo. Ejemplo: Farmacia Junín

Unidad1           Unidad 2Unidad1           Unidad 2 Farmacia          JunínFarmacia          Junín

2626

NúmerosNúmeros Regla: Regla: Cuando en el nombre de una Cuando en el nombre de una

firma comercial se incluyen números, firma comercial se incluyen números, éstos constituyen unidad de archivo, se éstos constituyen unidad de archivo, se

escriben tal como aparecen, pero se escriben tal como aparecen, pero se consideran para efectos de archivo, como consideran para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras. Ejemplo:si estuvieran escritos en letras. Ejemplo:

2727

Geográficos y AbreviaturasGeográficos y AbreviaturasNombres Geográficos. Nombres Geográficos. 

Regla:Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, Cuando en el nombre de una sociedad, corporación o institución se incluye un nombre geográfico corporación o institución se incluye un nombre geográfico conformado por dos o más palabras; cada palabra se conformado por dos o más palabras; cada palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los considera como una unidad de archivo, excepto los artículos que pasan a formar parte de la unidad.  Ejemplo: artículos que pasan a formar parte de la unidad.  Ejemplo:

San Juan de Areo,  Abasto ,quedaría:  San Juan (de) San Juan de Areo,  Abasto ,quedaría:  San Juan (de) Areo, Abasto (4 unidades); La Guaira, Óptica Company, Areo, Abasto (4 unidades); La Guaira, Óptica Company, quedaría:  La Guaira Óptica Company (3 unidades).quedaría:  La Guaira Óptica Company (3 unidades).

2828

Abreviaturas.  Abreviaturas. 

Regla: Regla:  Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Cía., Hnos., S. en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de Cía., Hnos., S. en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombre de una organización se significado conocido en el nombre de una organización se consideran como palabras completas y conforman unidad consideran como palabras completas y conforman unidad

de archivo. Ejemplo.  Méndez y Garcia S. A. Quedaría:de archivo. Ejemplo.  Méndez y Garcia S. A. Quedaría:

Méndez( y )García S.A. (2 unidades) Hnos. Farías,  quedaría: Méndez( y )García S.A. (2 unidades) Hnos. Farías,  quedaría: Hnos. Farías (2 unidades)Hnos. Farías (2 unidades)

2929

Bancos.  Bancos.  Regla: Regla:  Los nombres de bancos se clasifican y Los nombres de bancos se clasifican y

archivan, en primer lugar bajo el nombre del banco archivan, en primer lugar bajo el nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia. y en segundo bajo el nombre de la agencia. Ejemplo: Ejemplo:

Banco Provincial Agencia Maturín, Banco Banco Provincial Agencia Maturín, Banco provincial Agencia Palital; Banco Provincial Agencia provincial Agencia Palital; Banco Provincial Agencia Aguasay.  Quedarian:Aguasay.  Quedarian:

3030

Clasificación                     Orden Lógico     Clasificación                     Orden Lógico     

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Banco               Provincial            MaturínBanco               Provincial            Maturín Banco                Provincial            PalitalBanco                Provincial            Palital Banco               Provincial            Aguasay Banco               Provincial            Aguasay                                                                          

3131

Gracias por Gracias por

su atenciónsu atención

Salvador Alberto Montes JovelSalvador Alberto Montes Jovel

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