Un budget « voyages d ’affaires » croissant +52% depuis 1992 Stagnation en 2001 3ème poste dans le budget des Frais Généraux 9 000 € par voyageur et par an Billetterie aérienne : 45% du budget

Une gestion des notes de frais coûteuse Coût de traitement : 33 € en moyenne La moitié des factures du poste Frais Généraux

Une récupération de la TVA à affiner Sur la restauration, les carburants, les péages…

Une répartition plus fine par Centre de Coûts et par Fournisseurs.

Voyages d’Affaires et Frais Professionnels… La problématique des entreprises :

Voyages d’Affaires et Frais Professionnels… Des propositions pour les entreprises :

    - Définir une politique voyages claire et faire en sorte qu'elle soit appliquée par l'ensemble des collaborateurs.

    - Centraliser les achats par un responsable. (appels d'offres, suivi des prestations et des accords).

    - Réduire les avances sur notes de frais et suivre les programmes de fidélisation.

    - Responsabiliser les usagers et contrôler par sondages.

    - Mettre en place un système de back-office : automatisation, saisie à la source, récupération de la T.V.A.

    - Etudier le système le plus approprié à son activité (modes de paiements: Cartes Affaires ,Pétroliers ,Hôtels ,Télé péages… ,logiciels de gestion d’affaires).

    - Tendre vers le zéro saisie amont (règlement des frais) et aval (Comptabilité/Paye).

    - Ne jamais oublier: qu’il restera toujours des Notes de Frais réglées sans moyen de paiement : donc à saisir.

La couverture totale des Voyages et des Notes de frais , des options et un déploiement soumis à l’organisation et à la montée en charge des Entreprises.

Voyages d’Affaires et Frais Professionnels… La SOLUTION pour les entreprises !

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : Un intégrateur EDI des cartes Visa ou AMEX , Voyagistes, Loueurs Véhicules, Opérateurs GSM, Cartes

Pétroliers, Télé péages, Cartes Chaînes HOTELS…

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : Un accès sécurisé par administrateur, responsable, contrôleur, collaborateur.

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : La demande Budget Voyage et le comparatif des Budgets par centres de coûts

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : Les restitutions Voyagistes et le rapprochement automatique Transaction/Voyage, ainsi que l’affectation automatique des Transactions

CARTES LOGEES.

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : L’intégration des informations Marchands, Cartes, Transactions et Retraits, Devises, La ventilation par centres de coûts, code marchands, familles, catégories, etc...

Éclatement du montant en transactions filles

Ré affectation à des MCC/Fournisseurs privatifs

Renseignement dynamiquede la Mission dans le libellé

Réaffections à un Service/Projet/Mission

Modification de la TVA

Affectation d’une quantité Restau Hôtel Km etc…

Affectation à une Demande de Budget

Signature Responsable

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : La saisie locale,déportée,ou import de Notes de frais avec ventilation analytique.

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : L’affectation des frais à des budgets, des missions, consolidation temps et KM. Le suivi de Budgets Services, Projets, Voyages. L’éclatement des montants des Transactions et Notes, la ventilation des

Transactions Carte Logée aux collaborateurs. La définition et la ré affectation automatique à des codes Fournisseurs, la gestion

automatique de la TVA.

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : La vérification des dépassements de plafond par catégorie (Hôtel, Restau, etc…).

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : L’intégration des pièces justificatives par scannérisation. L’envoi de SMS et d’Email (Workflow).

Mémorisation de l’image dans la Base de Données

Par scannérisation, WEBCAM sous Windows ou sous Intranet/Internet via @CARD-COM

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : La consolidation le contrôle et la signature d’une période de Frais

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : Les restitutions consolidées : éditions , plannings, graphes, fichiers TXT/XLS/PDF/WORD...

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : Un module CARD-COM Collaborateur et @CARD-COM pour la saisie et la

justification décentralisée des frais de Missions et des Frais Kilométriques.

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : Des interfaces possibles vers la Comptabilité, le Suivi d’Affaires, la Paye.

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est : Un générateur de requêtes et d’états.

CARD-COM c’est : CARD-COM c’est :

Des choix d’options ordres de déploiements en fonction de l’organisation Client.

Un déploiement simple en mono-poste et sur tous les réseaux…

Wndows 98 / NT / TSE / 2000 / XP /VISTA / CITRIX LAN / WAN / VPN / RPC / Pcanywhere / Intranet / Internet Wndows 98 / NT / TSE / 2000 / XP /VISTA / CITRIX LAN / WAN / VPN / RPC / Pcanywhere / Intranet / Internet Un accès possible au travers d’ ODBC et SQL. Un choix de déploiement multi-sociétés avec échange de données et

consolidation groupe…

Achat de licences ou Mode Locatif incluant Maintenance et Mises à jours

Model SaaS (Software as a Service) avec notre partenaire ASPAWAY

CARD-COM Synoptique

La saisie ou import de Notes de Frais sous toutes les formes. L’intégration des transactions Bancaires Cartes Affaires, Pétroliers... Informations Cartes mises à jour dynamiquement : plafonds, type de carte (logée),

codes rejets, oppositions, commissions, codes Marchands, devises, produits etc... La gestion et la ré affectation des Transactions Carte logée. L’affectation automatique des factures Voyagistes aux voyageurs. Le suivi des factures et consommations téléphoniques GSM, des Télé péages… Le suivi des factures et le détail des locations de voitures, des pétroliers… L’éclatement illimité multi-devises des montants Transactions Cartes et Notes. L’affectation et le suivi des centres de coûts multiples, les différents Budgets. Le gestion des TVA, les contrôles de plafonds par hiérarchie et catégories. Le suivi et la justification des frais de missions, en local, en réseau, en déporté, ou en

saisie Nomade ou Excel. L’envoi de documents par Internet, messages SMS… Remboursement automatique des frais par Virements interbancaires. Interfaçage vers la Comptabilité, Paye ou toute autre application (ERP). Import ou Export de toutes les données de la base. Une couverture totale des aspects fonctionnels Notes de Frais (EDI zéro saisie !). Une mise en application très intuitive, des données sécurisées. Un retour sur investissement rapide, achat de licences ou location…

CARD-COM principaux avantages : CARD-COM principaux avantages :

CARD-COM Statistique/Première/Entreprise CARD-COM Statistique/Première/Entreprise

Économies potentielles générées… Économies potentielles générées…

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