Non più semplici fornitori, ma partnerche, partendo dall’analisi delle specifi-che esigenze, realizzino progetti in gra-do di traghettare l’azienda verso l’in-novazione e il cambiamento. Questo èciò che le aziende chiedono alla nuovagenerazione dei fornitori. Il dato è evi-dente nel settore del Document Mana-gement, indicato da tutti gli analisticome una delle aree di maggiore inve-stimento da parte delle aziende, essen-

do le informazioni la linfa vitale dei pro-cessi. La gestione documentale ha tan-ti volti, perché tante sono le fasi in cuipuò essere suddivisa e analizzata. Pren-diamo in considerazione il ciclo passi-vo: i documenti arrivano in azienda,vengono dematerializzati se sono car-

tacei, instradati se sono digitali, le in-formazioni catturate da strumenti OCR,scandagliate, suddivise, instradate nuo-vamente, poi si passa all’archiviazione,conservazione sostitutiva a norma di leg-ge quando è il caso, infine c’è il ma-gazzino, cartaceo o digitale, dove anchequi documenti e informazioni devono es-sere resi disponibili in modo semplice achi ne fa richiesta. Il tutto in un ambienteche deve essere sicuro (le informazioni

Focu

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Una gestionedocumentale… intelligenteAnche in tempi di crisi, il Document Management si conferma una delle aree di maggiore investimento da parte delle aziende. Probabilmente perché tocca un ambito che presenta ampi margini di miglioramento e la possibilità di concretizzare risparmi nel breve periodo. I clienti, però, non cercano soltanto prodotti…

DematerializzazioneCosa riguarda? Come funziona?

Che vantaggi ha? Quale impatto?

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Conservazione sostitutiva

Cosa riguarda? Come funziona?Che vantaggi ha?

2Fatturazione elettronica

Di cosa si tratta? Come avviene?Che vantaggi ha?

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DNA molto differente, provenienti dacomparti distanti tra loro. L’altro aspet-to che emerge è la consapevolezza deivendor circa il consolidarsi di una “do-manda nuova” da parte dei clienti: nonpiù solo prodotti, ma anche consulenzastrategica che includa la conoscenza de-gli aspetti legali e fiscali. Servono in-somma dei partner, non più dei fornitori,che sappiano gestire i progetti fin dal-la fase embrionale.

compito era arduo e le persone che han-no risposto si sono disimpegnate al me-glio, considerata la vastità dei temi. Del settore dei servizi e dei prodotti do-cumentali emerge quello che ci aspet-tavamo, un quadro variegato e fram-mentato, popolato da operatori con

sono il patrimonio delle organizzazioni)oltre che green, perché oggi la tematicaambientale non è più secondaria e per-ché si è scoperto che riducendo glisprechi non solo si inquina meno, ma sipuò anche risparmiare. Dematerializzazione, conservazione di-gitale e sostitutiva, fatturazione elet-tronica, workflow documentale, stora-ge, sicurezza, sostenibilità ambientale,sono i sette temi sui quali abbiamo in-terrogato alcune aziende del mondodell’offerta, di cui pubblichiamo le ri-sposte nella pagine che seguono. Il

Focu

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A cura di Michele Ciceri

Workflow documentale

Cosa significa? Cosa riguarda? Che vantaggi ha?

4

L’infrastruttura storage in un progetto

di gestione documentale:Che caratteristiche deve avere?

5

La sicurezza delle informazioni in un progetto di gestione

documentale: Come garantirla? Quali sono i punti critici?

6

Impatto ambientale

Quali vantaggi da un progetto di gestione documentale?

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WWW.DOCFLOW.COM

1) Ha il fine ambizioso di eliminare la carta dai processi aziendali. Già oggi, all’interno delle aziende i documenti interni si sono

ridotti di numero, purtroppo in ingresso ed in uscita ciò non è avvenuto. Le ragioni per cui si continua a produrre il documento tra-

dizionale è dovuta alla mancanza di cultura in tal senso. Abbiamo avuto modo di constatare che per una larghissima parte del pub-

blico un documento elettronico è l’immagine di una pagina stampata, a volte dotata di firma elettronica. In Docflow, un documento

de materializzato è un documento di soli contenuti, cioè che può essere letto ed interpretato direttamente dalle macchine senza ope-

razioni di conversione che richiedono, quasi sempre, l’intervento di operatori umani. La conversione in un immagine leggibile dagli

uomini viene eseguita direttamente dalle macchine. L’effetto è quello di rendere immateriale non solo i documenti ma l’intero pro-

cesso che, in molti casi può essere totalmente automatico. Il vantaggio di questo secondo approccio è evidente, il lavoro di conversio-

ne da carta a bit viene eliminato, gli errori che inevitabilmente venivano introdotti dalla conversione, sono tagliati a zero, i tempi di

processo sono praticamente azzerati. Il rovescio della medaglia è che per affrontare il problema della de materializzazione bisogna

fare un salto culturale che permetta di definire strettamente le regole aziendali cui i processi si attengono e ridurre, all’origine, le ano-

malie stabilendo regole e standard precisi con i propri partner. In questo modo l’intervento umano può essere ridotto a isolate ecce-

zioni e quindi il ruolo dell’uomo è solo di tipo qualificato.

2) Innanzitutto eviterei di parlare di conservazione sostitutiva ma parlerei di conservazione digitale, perché il primo termine implica la

sostituzione di un documento cartaceo, invece oggi ha più senso parlare di documenti che nascono, vivono e vengono conservati in

maniera digitale. La conversione di documenti cartacei in immagini elettroniche sarà nel tempo sempre più marginale.La conservazio-

ne avviene tramite una serie di procedure che devono assicurare che i documenti siano autentici, integri e immodificabili. Ai singoli

documenti o all’archivio, devono essere apposti dei contrassegni di autenticità ed eventualmente datati. Ai fini legali questi aspetti sono

regolamentati e queste caratteristiche sono garantite dall’apposizione di firme elettroniche e riferimenti temporali opponibili a terzi.

4) Il workflow documentale è sostanzialmente la trasposizione elettronica dei tradizionali procedimenti. Un sistema di workflow

permette di “trasportare” da un soggetto all’altro il focus delle azioni secondo le regole stabilite per quel particolare procedimento.

Ha il vantaggio di ridurre i tempi morti di trasmissione delle pratiche da una scrivania all’altra ma può produrre risultati sbalorditi-

vi se è progettato accuratamente per re ingegnerizzare i processi in funzione dell’uso di un sistema di workflow e non riproponendo

semplicemente i processi basati su carta. È sempre opportuno rivedere i processi rifacendo le analisi del valore aggiunto prodotte

dalle varie operazioni nel nuovo processo e non basarsi su quello vecchio.

6) I documenti sono una risorsa critica per la vita di un’organizzazione, sia per quanto riguarda l’operatività gestionale sia per quan-

to riguarda gli obblighi legali e fiscali, quindi un sistema documentale deve assicurare che questo patrimonio sia

sempre accessibile e disponibile. Le aziende basano i loro processi sulle informazioni contenute nei documenti

e quando questi non sono disponibili, si fermano. Policy di sicurezza che tengano conto della criticità dei

contenuti trattati sono indispensabili, i dati devono essere replicati su sistemi o supporti custoditi al sicuro,

devono essere predisposti opportuni sistemi di disaster recovery. I sistemi documentali offrono garanzie di

sicurezza maggiori degli archivi cartacei. Per esempio gli archivi cartacei di solito non hanno una copia di

backup e basta un’infiltrazione di acqua per rendere illeggibile annate di documenti cartacei.

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ICT Professional n.66 47

Alessandro De Pasquale,Direttore Servizi Consulenza di Docflow

L’infrastruttura storage in un progetto

di gestione documentale:Che caratteristiche deve avere?

5

La sicurezza delle informazioni

in un progetto di gestione documentale: Come garantirla?

Quali sono i punti critici?

6Impatto ambientale

Quali vantaggi da un progetto di gestione documentale?

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