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Une approche documentaire de la diffusion sur Internet
Journée WebÉducation
Martin Sévigny / Irosoft / 14 mai 2009
http://www.irosoft.com
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Rappel du programme
En lien direct avec la conférence précédente, nous allons terminer la journée par une exploration des impacts de la diffusion sur Internet des documents numériques.
L'objectif est de voir comment un intranet documentaire peut se transformer - en tout ou en partie - en un outil de diffusion sur Internet, en tenant compte des besoins en sécurité, authenticité, confidentialité, interopérabilité, etc.
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Plan de la présentation
Diffusion sur Internet Concepts Impacts généraux
Impacts sur les documents Impacts sur la gestion documentaire Stratégies
Bilan de la journée
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Diffusion sur Internet
Principaux concepts Un réseau étendu, avec un grand nombre potentiel d’utilisateurs Des technologies de base identiques, mais des caractéristiques
techniques très variées Un phénomène social, pas seulement un outil
Modes, tendances Objet de discussions, de pouvoir
En bref… Une apparente continuité par rapport à intranet… … mais les petites différences peuvent avoir des impacts majeurs
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Diffusion sur Internet
Principaux impacts Démographiques
Nombre d’utilisateurs potentiels très élevé Diversité culturelle Diversité des niveaux de connaissance
Technologiques Grande diversité des dispositifs de consultation Diversité des vitesses d’accès Diversité des logiciels, en particulier les navigateurs Internet
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Diffusion sur Internet
Principaux impacts D’utilisation
Utilisateurs finaux Agrégateurs, intermédiaires Utilisateurs humains, utilisateurs informatiques
De visibilité Impacts médiatiques Phénomènes sociaux
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Impacts sur les documents
Est-ce le bon document? Diffuser la bonne (dernière?) version Ne pas introduire d’erreurs (voir la question des formats) Donner confiance à l’utilisateur concernant l’origine et
l’authenticité du document Quel format utiliser
Le format peut-il être lu par la vaste majorité des utilisateurs, peu importe leur nature?
Dans certains cas, le format peut-il être modifié par les utilisateurs concernés?
Dois-je prévoir une conversion? Si oui est-elle fiable? Dois-je la faire à la demande ou prévoir une conversion préalable?
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Impacts sur les documents
Ais-je les bonnes métadonnées? Est-ce que le profil de métadonnées du document prévoit les
propriétés pertinentes à la diffusion sur Internet? Est-ce que mon document a des valeurs correctes pour ces
propriétés? Est-ce que tous les usages potentiels de ces propriétés ont été
considérés? Recherche sur le site Recherche sur des moteurs de recherche publics Affichage des propriétés Navigation
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Impacts sur la gestion documentaire
Technologies Est-ce que mon outil est capable de gérer l’augmentation du
nombre d’utilisateurs? Faire notamment attention aux pics d’audience, par exemple suite
à une forte exposition médiatique Est-ce que mon outil supporte la grande diversité des logiciels
utilisés par les différents utilisateurs? Est-ce que mon outil est « ouvert » sur l’extérieur?
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Impacts sur la gestion documentaire
Gestion des droits d’accès Est-ce que je peux distinguer une diffusion « interne » d’une
diffusion « externe »? Est-ce pertinent? Est-ce suffisant? Est-ce que j’ai prévu un utilisateur anonyme? Est-ce que je peux avoir des utilisateurs nommés externes dans
mon annuaire? Dans mon outil? Est-ce que je peux faire confiance à ces accès externes?
Est-ce que je peux faire confiance à mon outil de gestion documentaire pour bien gérer les accès maintenant que j’ai ouvert (un peu) sur l’extérieur?
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Impacts sur la gestion documentaire
Organisation des documents Est-ce que le mode d’organisation des documents sur l’intranet
correspond à celui que je souhaite utiliser sur Internet? Est-ce que les règles imposées par la gestion intégrée des
documents doivent avoir une réalité pour les utilisateurs externes sur Internet?
Est-ce que l’utilisateur final a besoin de comprendre le fonctionnement interne de mon organisme pour accéder aux informations?
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Impacts sur la gestion documentaire
Organisation des documents – exemple interne
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Impacts sur la gestion documentaire
Organisation des documents – exemple externe
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Stratégies
Faire une bonne gestion documentaire Ne pas négliger les besoins internes, fonctionnels de
l’organisation Une saine gestion documentaire en interne peut aisément se
transformer en qualité sur un site Internet
Agir en amont Concevoir les profils de métadonnées en tenant compte des
besoins de diffusion sur Internet Appliquer consciencieusement les bonnes métadonnées aux
bons documents, en tenant compte des besoins de diffusion sur Internet
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Stratégies
Prévoir les impacts technologiques Séparation des applications internes et externes?
Prévoir des liens tout de même… Planifier la montée en charge
Temps CPU Bande passante
Prévoir des interfaces utilisateurs différentes
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Stratégies
Récapitulatif des principaux ingrédients Des documents correctement décrits Un logiciel ouvert de gestion intégrée des documents sur
intranet Des règles de transposition de l’intranet vers Internet
Règles d’extraction: quels documents dois-je publier à qui? Règles de navigation: comment organiser et naviguer les
documents extraits? Une vue informatique de l’intranet transposé vers Internet Un outil de gestion de sites Internet qui peut exploiter cette vue
informatique parmi d’autres informations et services
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Bilan de la journée
Questions? Commentaires? Prochaines étapes?