UNI CEI EN ISO/IEC 17020 - itron.com Accreditato Documenti/Itron...Codice documento MQ N° Edizione 0 N° Revisione 6 del 18/09/2017 UNI CEI EN ISO/IEC 17020 ORGANISMO DI VERIFICAZIONE

Codice documento MQ N° Edizione 0 N° Revisione 6 del 18/09/2017

UNI CEI EN ISO/IEC 17020

ORGANISMO DI VERIFICAZIONE – Tipo C

ORGANISMO DI

ISPEZIONE MANUALE DELLA QUALITÀ

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I. INDICE

§ Titolo Rif.

ISO/IEC 17020

I INDICE -

II STATO DI AGGIORNAMENTO -

1 SCOPO E GESTIONE DEL MANUALE -

2 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO -

3 DEFINIZIONI E ACRONIMI -

4 REQUISITI GENERALI 4.1, 4.2

5 REQUISITI STRUTTURALI 5.5, 5.2

6 REQUISITI PER LE RISORSE 6.6, 6.2, 6.3

7 REQUISITI DI PROCESSO 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.5

8 REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.6, 8.7, 8.8

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II. STATO DI AGGIORNAMENTO

Stato delle edizioni

Edizione Del

0 01/09/2014

Stato delle revisioni

Revisione Del Descrizione delle modifiche

0 01/09/2014 Prima emissione del documento

1 19/01/2015 Modifica ai paragrafi 6.2 e 6.3, integrazione paragrafo 4.3, modifiche ai paragrafi 7, 7.4, 7.6 ed 8.7.1

2 17/03/2015 Modifica ai paragrafi 6.2 e 8.2

3 19/06/2015 Revisione in tutto il documento

4 02/05/16 Revisione organigramma OdI

5 02/11/16 Modifica ai paragrafi 5.2, e 7.4 e 8.5

6 18/09/17 Revisione organigramma OdI e modifiche Decreto 21 aprile 2017, n. 93

Documento riesaminato da Documento approvato da Responsabile Assicurazione Qualità/Responsabile Tecnico Legale Rappresentante

Firma

Firma

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1. SCOPO E GESTIONE DEL MANUALE

1.1 Scopo

Il presente documento ha lo scopo di descrivere il sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione della Itron Italia S.p.A.

In particolare definisce le politiche e le procedure dell’Organismo al fine di operare in conformità ai requisiti applicabili definiti nei seguenti documenti:

la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020: Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni;

il documento ACCREDIA RG-01-04: Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Verificazione.

Il manuale è pertanto la base di riferimento per:

definire i compiti e le responsabilità coinvolte nella gestione del sistema;

verificare la coerenza fra i documenti di riferimento, le procedure ed il loro utilizzo;

prevenire ed evitare il manifestarsi di non conformità;

migliorare continuamente le attività di verificazione.

Il sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione, in quanto parte del sistema di gestione per la qualità aziendale, rispetta le prescrizioni contenute nei documenti del sistema qualità predisposti dalla Itron Italia S.p.A per la certificazione UNI EN ISO 9001.

La tabella di corrispondenza fra i punti della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e il presente manuale è riportata al paragrafo I: Indice.

1.2 Campo di applicazione

Il presente documento si applica alle attività dell’Organismo di Ispezione concernenti i controlli metrologici dei dispositivi di conversione del volume di tipo 1 e 2 associati a misuratori gas, ai sensi del decreto 21 aprile 2017, n. 93.

Le parti della UNI CEI EN ISO/IEC 17020 non coperte dal presente manuale sono:

gestione dei campioni e materiali di riferimento, in quanto l’Organismo di Ispezione non utilizza campioni e materiali di riferimento (tutte le apparecchiature vengono fatte tarare esternamente, vedi paragrafo 6.2);

validazione dei metodi di verificazione, in quanto utilizza metodi normalizzati (vedi paragrafo 7.1).

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1.3 Gestione del manuale

1.3.1 Riesame ed approvazione del manuale

Il presente documento è preparato dal Responsabile Assicurazione Qualità, se del caso con il contributo di un professionista esterno, e riesaminato dal Responsabile Tecnico con lo scopo di accertare che sia chiaro, accurato, adeguato e che quanto in esso contenuto rifletta le prassi effettive dell’Organismo di verificazione.

L’emissione del manuale è soggetta ad approvazione da parte del Legale Rappresentante. La data di approvazione coincide con la data di entrata in vigore del documento.

L’iter di riesame e approvazione è evidenziato dalle firme riportate in calce al paragrafo II: Stato di aggiornamento, poste solo sulla copia conservata dal Responsabile Assicurazione Qualità.

1.3.2 Distribuzione del manuale

Il presente documento è distribuito dal Responsabile Assicurazione Qualità in due copie soggette ad aggiornamento:

una copia in formato elettronico, accessibile a tutto il personale dell’Organismo di verificazione;

una copia in formato elettronico o, su richiesta, in formato cartaceo, all’ente di accreditamento.

Altre copie del manuale possono essere consegnate a chi ne fa richiesta solo dal Responsabile Assicurazione Qualità. Tali copie, salvo espressamente richiesto, non saranno soggette ad aggiornamento in caso di modifiche al manuale.

1.3.3 Modifica del manuale

Qualsiasi modifica del manuale segue lo stesso iter di riesame, approvazione e distribuzione definito ai precedenti paragrafi 1.3.1 e 1.3.2.

In caso di revisione, il manuale viene riemesso nella sua totalità ed il nuovo numero di revisione viene riportato su ogni pagina del manuale.

Al manuale viene inoltre assegnato un nuovo numero di edizione, qualora si verifichi una delle seguenti condizioni:

effettuazione di una revisione generale del manuale;

dopo ogni 9 revisioni del manuale.

Nel caso di una nuova edizione la revisione riparte da zero.

Una descrizione delle modifiche apportate al manuale e lo stato delle revisioni è riportata al paragrafo II: Stato di aggiornamento.

Le parti modificate rispetto alla precedente revisione sono identificabili da una barra posta lateralmente al testo modificato. Tale identificazione non è effettuata nel caso di revisione generale del manuale.

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2 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO

Il presente manuale fa riferimento a disposizioni contenute in alcuni documenti. Tali documenti sono stati utilizzati per pianificare le attività e sono stati scelti:

perché imposti da requisiti legali;

perché vincolanti per ottenere l’accreditamento;

liberamente scelti.

Di seguito si riporta l’elenco di tali documenti, con il loro stato di aggiornamento in quanto il riferimento non si intende a successive modifiche o revisioni apportate a detti documenti. Nell’utilizzo dei documenti si è tenuto conto che quelli imposti da requisiti legali hanno la priorità e che i primi due della lista, coerentemente con quanto indicato nello scopo del presente manuale, hanno la priorità sui restanti documenti.

UNI CEI EN ISO/IEC 17020: 2012 Valutazione della conformità - Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni

UNI EN ISO 9000: 2005 Sistemi di gestione per la qualità. Fondamenti e vocabolario

UNI EN ISO 17000: 2005 Valutazione della conformità. Vocabolario e principi generali

UNI CEI 70099: 2008 Vocabolario Internazionale di Metrologia - Concetti fondamentali e generali e termini correlati (VIM)

UNI CEI EN 45020: 2007 Normazione ed attività connesse - Vocabolario generale

Decreto 21 aprile 2017, n. 93 Regolamento recante la disciplina attuativa della normativa sui controlli degli strumenti di misura in servizio e sulla vigilanza sugli strumenti di misura conformi alla normativa nazionale e europea

D.Lgs. 2 febbraio 2007, n. 22 Attuazione della direttiva 2004/22/CE relativa agli strumenti di misura (G.U. 17 marzo 2007, n. 64 - S.O. n. 73)

d. Lgs. 84 19 maggio 2016 Attuazione della direttiva 2014/32/CE sugli strumenti di misura

D.M. 60 del 24/04/15 Efficienza energetica 2015

Unioncamere Regolamento per gli Organismi che eseguono la verificazione periodica degli strumenti di misura di cui al decreto ministeriale n. 75 del 16 aprile 2012 sui controlli successivi ai sensi dell’art. 19 del D. Lgs. 22/2007

Il manuale fa riferimento inoltre ad altri documenti. Tali documenti sono di seguito elencati e lo stato di aggiornamento si intende sempre l’ultima edizione del documento, compresi gli aggiornamenti.

ACCREDIA RG-09 Regolamento per l’utilizzo del marchio ACCREDIA

ACCREDIA RG-01-04 Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Verificazione

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3. DEFINIZIONI ED ACRONIMI

3.1 Definizioni

Le definizioni e la terminologia utilizzata nel presente manuale sono quelle riportate nei seguenti documenti:

- UNI CEI EN 45020: Normazione ed attività connesse - Vocabolario generale

- UNI EN ISO 9000: Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario

- UNI EN ISO 17000: Valutazione della conformità. Vocabolario e principi generali

- UNI CEI 70099: Vocabolario Internazionale di Metrologia - Concetti fondamentali e generali e termini correlati (VIM)

- appendice B e C della UNI CEI ENV 13005: Guida all’espressione dell’incertezza di misura

- Art. 2, Decreto 21 aprile 2017, n. 93

Inoltre, per gli scopi del presente documento, vale la seguente precisazione:

– con il termine «verificazione periodica» ci si riferisce a “il controllo metrologico legale periodico effettuato sugli strumenti di misura dopo la loro messa in servizio, secondo la periodicità definita in funzione delle caratteristiche metrologiche, o a seguito di riparazione per qualsiasi motivo comportante la rimozione di sigilli di protezione, anche di tipo elettronico” regolamentato dal Decreto 21 aprile 2017 , n. 93.

3.2 Acronimi

Nel testo del presente documento sono utilizzate le seguenti abbreviazioni:

LR Legale Rappresentante

RT Responsabile Tecnico

VRT Vice Responsabile Tecnico

RAQ Responsabile Assicurazione Qualità

RDQ Rappresentante della Direzione per la Qualità

SEG Segreteria

IS Ispettore Addetto alla Verificazione

Ulteriori specifiche abbreviazioni possono essere indicate nei documenti in cui sono utilizzate.

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4 REQUISITI GENERALI

4.1 Imparzialità e indipendenza

La verificazione periodica dei dispositivi di conversione associata a contatori gas deve essere condotta con imparzialità e deve essere percepita come tale; questo vale in particolare nel caso di verificazioni effettuate nell’ambito del controllo metrologico legale regolamentate dal Decreto 21 aprile 2017, n. 93, che devono essere condotte garantendo fiducia del loro esito.

È quindi essenziale, per ottenere e mantenere fiducia, che le decisioni dell’Organismo di Ispezione siano basate su evidenze oggettive di conformità (o non conformità), e che le sue decisioni non siano influenzate da altri interessi o da altre parti in causa.

Per garantire ciò, i rischi che possono compromettere la obiettività delle attività svolte dall’Organismo di Ispezione vengono periodicamente identificati, analizzati e presidiati. Ciò è effettuato in forma documentata in sede di riesame della direzione, nell’ambito del quale vengono elencati i rischi, definita la probabilità che si manifestino e le azioni atte a eliminarli o minimizzarli, nella misura in cui ciò sia ragionevolmente possibile.

La ricerca di minacce sull’imparzialità è effettuata a tutti i livelli della organizzazione, inclusi quelli potenzialmente derivanti dalle attività e relazioni sia della Itron Italia S.p.A che dell’Organismo di Ispezione e del suo personale.

L’alta direzione dell’Organismo di Ispezione è impegnata all’imparzialità nelle attività di verificazione mediante sottoscrizione di una dichiarazione che la impegna a:

- sviluppare politiche per garantire l’imparzialità delle attività di verificazione;

- sorvegliare sull’applicazione delle politiche relative all’imparzialità e contrastare ogni tendenza che possa prefigurare l’influenza di aspetti commerciali sull’attività di verificazione, ivi compresi i criteri tariffari utilizzati;

- effettuare un monitoraggio costante su aspetti che influenzano la fiducia e l’affidabilità delle verificazioni attraverso un controllo sui principali indicatori (non conformità, reclami, ecc.);

- effettuare un monitoraggio costante degli esiti delle verificazioni, attraverso la procedura di campionamento delle decisioni prese per la verificazione secondo il dispositivo del Decreto 21 aprile 2017 n. 93;

- condurre un riesame annuale circa l’imparzialità delle attività di verificazione.

L’indipendenza dell’Organismo di Ispezione, tenuto conto delle condizioni nelle quali esegue i propri servizi, soddisfa i requisiti per gli organismi di Tipo C ad eccezione del requisito riguardante il divieto di effettuare verificazioni su dispositivi di conversione dei volumi da parte della medesima persona che ha effettuato la riparazione. Tale eccezione è permessa esplicitamente dal decreto che regolamenta i criteri dei controlli metrologici (art. 4 ed Allegato I, decreto 21 aprile 2017, n. 93) e dal Regolamento Accredia RG-01-04.

I meccanismi di salvaguardia implementati per assicurare adeguata separazione di responsabilità e di rendicontazione tra le ispezioni e le altre attività aziendali sono:

- il Responsabile Tecnico non dipende gerarchicamente da persone che detengono responsabilità in materia di attività potenzialmente conflittuali con il servizio ispettivo, quali attività di progettazione, fabbricazione e fornitura dei dispositivi di conversione oggetto di

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verificazione. In particolare, ai sensi dell’Allegato I del Decreto 21 aprile 2017, n. 93, egli dipende direttamente dal legale rappresentante della Itron Italia S.p.A;

- il Responsabile Tecnico non ha alcuna responsabilità nelle attività di progettazione, fabbricazione e fornitura dei dispositivi di conversione oggetto di verificazione;

- i contratti di lavoro applicati al personale dell’Organismo di Ispezione determinano la retribuzione sulla base di elementi (quali inquadramento e tempo) non direttamente dipendenti dal numero delle ispezioni effettuate e in nessun caso dal risultato di tali verificazioni;

- il personale dell’Organismo di Ispezione è tenuto a sottoscrivere, per accettazione, le seguenti regole di comportamento:

- adempiere al proprio lavoro con onestà, diligenza, lealtà e imparzialità;

- astenersi dal partecipare, nell’esercizio della propria attività di verificazione, all’adozione di decisioni o attività che possono coinvolgere, direttamente o indirettamente, interessi finanziari o non finanziari, propri o che possono avere un conflitto con l’indipendenza di giudizio e l’integrità professionale in relazione all’attività di verificazione;

- non chiedere né accettare da soggetti diversi da Itron Italia S.p.A retribuzioni o altre utilità per prestazioni alle quali è tenuto per lo svolgimento dei propri compiti;

- assicurare parità di trattamento a tutti i clienti dell’Organismo di Ispezione e respingere pressioni illegittime da qualunque parte provenienti.

4.2 Riservatezza

Itron Italia S.p.A assicura che tutte le informazioni acquisite durante le attività di verificazione, incluse quelli riguardanti i clienti, vengono trattate in maniera strettamente riservata, salvo quando diversamente prescritto:

dall’art. 13 del Decreto 21 aprile 2017, n. 93;

dall’organismo di accreditamento;

da eventuali specifiche richieste della magistratura.

Al fine di garantire la riservatezza, il personale coinvolto nelle verificazioni sottoscrive un impegno formale alla riservatezza, copia del quale viene fornito al cliente su richiesta. Tale impegno comprende:

- il rispetto del segreto d’ufficio sullo scopo e sui risultati delle verificazioni e su ogni altra informazione acquisita nell’ambito dell’espletamento delle attività di verificazione;

- il divieto ad utilizzare a fini privati le informazioni di cui si viene a conoscenza;

- l’accettazione, in caso di violazioni dell’impegno sottoscritto, delle sanzioni disciplinari previste.

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La protezione delle informazioni riservate sono garantiti inoltre dalle seguenti regole:

la documentazione riportante risultati delle verificazioni, sia su supporto cartaceo che elettronico, è conservata in archivi il cui accesso è limitato a personale autorizzato e vincolato dal segreto d’ufficio di cui sopra;

i risultati delle verificazioni vengono inviati mediante posta elettronica certificata (e-mail) solo se specificatamente richiesto dal cliente e, in tal caso, all’indirizzo espressamente comunicato dal cliente;

gli accessi ai dati archiviati su supporto informatico sono protetti da profili di accesso con password.

4.3 Analisi dei rischi

Itron Italia S.p.A ha preparato, e tiene periodicamente aggiornata, un’analisi dei rischi derivanti dall’attività di verificazione. La stessa è disponibile su modulistica aziendale e, precisamente, sul modulo MO_MAQ_10.

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5 REQUISITI STRUTTURALI

5.1 Requisiti amministrativi

Denominazione e forma giuridica

L’Organismo di Ispezione è una struttura tecnico-organizzativa dedicata alle attività di verificazione, istituito in Itron Italia S.p.A con atto di Repertorio N. 64.770/10.820 in Milano del 24 aprile 2013.

Come rappresentato nella struttura organizzativa riportata al paragrafo 5.2 la Divisione Organismo di Ispezione dipende direttamente dal legale rappresentante della Itron Italia S.p.A., Partita IVA 03230540969

Iscrizione nei registri aventi rilevanza per legge

Itron Italia S.p.A è iscritta nel Registro delle imprese di Milano con n. di iscrizione 03230540969 e nel Repertorio Economico Amministrativo (REA) presso la Camera di Commercio di Milano al n. 1659833

Sede legale ed amministrativa

La sede legale ed amministrativa della Divisione Organismo di Ispezione è in via Massimo Gorki, n. 105, CAP 20092, comune di Cinisello Balsamo (Milano).

Copertura assicurativa

Itron Italia S.p.A. ha stipulato una polizza assicurativa riguardante tutte le attività svolte dalla società ivi comprese quelle di verificazione di cui al presente manuale.

Settori operativi

Itron Italia S.p.A è una società del Gruppo ITRON Inc., leader mondiale del mercato dell’energia e dei contatori dell’elettricità, gas, acqua, calore e della tecnologia della lettura automatica a distanza (AMR).

Itron Italia S.p.A è presente in Italia con un’unità produttive e una sede centrale:

unità produttiva di Asti, specializzata nella progettazione e produzione di contatori acqua.

sede centrale di Cinisello Balsamo: Vendite, Amministrazione Ordini, Assistenza Tecnica, Information Technology, QHSE, Risorse Umane.

La sede centrale ha ottenuto, nel corso dell’anno 2010, secondo il disposto del Decreto Legislativo 2 febbraio 2007 n. 22 (Attuazione della Direttiva 2004/22/CE relativa agli strumenti di misura - MID), l’attestazione di conformità delle proprie procedure ai moduli B+D per l’Allegato MI-002 della suddetta Direttiva dall’Ente Notificato NMi.

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L’attività specifica dell’Organismo di Ispezione è il controllo previsto dal Decreto 21 aprile 2017, n. 93, in particolare esegue il controllo metrologico legale periodico dei dispositivi di conversione dei volumi di gas associati ai contatori del gas (denominati anche convertitori di volumi gas).

Tale attività è prestata su specifico incarico del titolare del dispositivo di conversione, associato al misuratore gas.

5.2 Organizzazione e direzione

Di seguito si riporta la struttura organizzativa della Itron Italia S.p.A, con in evidenza la posizione dell’Organismo di Ispezione (vedi box evidenziato dalla freccia).

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Al fine di consentire all’Organismo di Ispezione di mantenere la capacità di eseguire le proprie attività di verificazione, è stata definita la struttura organizzativa di seguito riportata.

Il personale della Divisione Organismo di Ispezione è incaricato a ricoprire il ruolo mediante lettera di incarico riportante le mansioni assegnate. Tale lettera, anche al fine di assicurare che il personale sia consapevole dell’importanza delle sue attività e del modo in cui contribuisce al raggiungimento degli obiettivi, viene controfirmata per accettazione dall’incaricato stesso.

Nel caso di assenza del Responsabile Tecnico, il Vice Responsabile Tecnico è delegato a sostituirlo in tutti i compiti.

Responsabile Tecnico (RT) Vi

Responsabile Assicurazione Qualità (RAQ)

Segreteria (SEG)

Ispettore Addetto alla verificazione

(IS)

Legale Rappresentante (LR)

Vice Responsabile Tecnico (VRT)

Rappresentante per la Direzione della Qualità (RAQ)

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Il documento MO_MAQ_01: Organigramma nominativo, tenuto aggiornato dal Responsabile Assicurazione Qualità, riporta i nomi del personale incaricato.

Di seguito si riportano le principali responsabilità, autorità e compiti del personale che gestisce, esegue o verifica il lavoro che ha influenza sulla qualità delle ispezioni.

Per i requisiti di qualifica (istruzione scolastica, addestramento, conoscenza tecnica ed esperienza) si rimanda a quanto riportato nel paragrafo 6.

Legale Rappresentante (LR)

Ai fini del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione gli sono attribuite le seguenti responsabilità:

definisce le risorse necessarie al mantenimento e miglioramento del sistema di gestione per la qualità;

effettua il riesame del sistema di gestione per la qualità;

approva il manuale per la qualità e le procedure gestionali;

assicura l’integrità del sistema di gestione qualora siano pianificati ed attuati cambiamenti al sistema stesso;

interviene nella pianificazione delle azioni correttive, preventive e di miglioramento qualora queste richiedano decisioni di carattere finanziario o organizzativo;

Responsabile Tecnico (RT) e Vice Responsabile Tecnico (VRT)

E’ responsabile di assicurare che le attività di verificazione siano effettuate in conformità alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e al Decreto 21 aprile 2017, n. 93 e che le risorse assegnate all’Organismo di Ispezione siano utilizzate in modo da garantire la qualità richiesta nelle operazioni di verificazione;

controlla la corretta applicazione di tutte le norme concernenti il funzionamento dell’Organismo di Ispezione;

supervisiona il personale che effettua le verificazioni;

valuta i risultati delle verificazioni, assicurandosi della loro correttezza ed attendibilità;

firma, per verifica ed approvazione, i rapporti di verificazione;

verifica i documenti del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione;

definisce il programma di taratura e controllo delle apparecchiature in accordo ai requisiti cogenti;

qualora una apparecchiatura esce dal diretto controllo dell’Organismo di Ispezione, assicura che il suo funzionamento e stato di taratura sia verificato e giudicato soddisfacente prima di essere rimessa in servizio;

intraprende azioni necessarie a verificare se le ispezioni eseguite con una apparecchiatura riscontrata difettosa siano rimaste o meno entro limiti accettabili o se debbano essere ripetute;

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è responsabile della comunicazione al cliente di eventuali inesattezze sulla correttezza e validità di risultati già comunicati;

autorizza specifico personale ad eseguire le verificazioni;

provvede direttamente, secondo le necessità, alla esecuzione delle verificazioni;

verifica le necessità di intraprendere azioni correttive e preventive;

propone al Legale Rappresentante ipotesi di evoluzione tecnologica ed organizzativa.

Ha le seguenti autorità:

blocca l’emissione dei rapporti di verificazione nei casi di dubbi sulla validità dei risultati delle ispezioni.

Responsabile Assicurazione Qualità (RAQ)

garantisce che i processi e le procedure necessari per il sistema di gestione siano stabiliti, attuati e mantenuti;

riferisce al Legale Rappresentante in merito all'andamento del sistema di gestione al fine di permettere il riesame ed il miglioramento dello stesso;

pianifica gli audit interni e ne verifica l’attuazione;

cura e gestisce la documentazione del sistema di gestione per la qualità, preparando i documenti stessi o verificandone l’adeguatezza alle prescrizioni della norma di riferimento e all’ente di accreditamento;

è responsabile della formazione del personale in merito alle procedure di gestione del sistema per la qualità;

verifica le necessità di intraprendere azioni correttive e preventive;

definisce e, per le parti di competenza, attua azioni correttive e preventive;

effettua ed archivia le registrazioni di competenza;

tiene i contatti e cura i rapporti con l’ente di accreditamento. Ha le seguenti autorità:

dispone la sospensione dell’utilizzo del logo dell’ente di accreditamento.

Ispettore addetto alla verificazione (IS)

effettua, secondo i programmi di lavoro e le modalità previste, le verificazioni;

redige e firma i rapporti di verificazione;

appone i sigilli sui dispositivi di conversione;

compila il libretto metrologico;

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effettua, secondo i programmi di lavoro, la manutenzione ordinaria e la taratura delle apparecchiature;

si assicura, prima dell'utilizzo, che le prescritte operazioni di taratura, verifica, controllo e manutenzione delle apparecchiature, siano state effettuate;

segnala necessità di miglioramento;

attua le azioni correttive e preventive di competenza;

effettua ed archivia le registrazioni di competenza.

Segreteria (SEG)

tiene aggiornato il registro delle verificazioni,

comunica alla Camera di Commercio le verificazioni effettuate;

archivia i rapporti di verificazione.

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6 REQUISITI PER LE RISORSE

6.1 Personale

Al fine di garantire che tutto il personale coinvolto con le attività di verificazione possieda le adeguate competenze la procedura di seguito definita definisce le modalità di analisi, registrazione e valutazione continua di tutto il personale che lavora presso l’Organismo di Ispezione, con particolare riferimento a quello con un ruolo chiave, cioè che effettua verificazioni, valuta i risultati e firma i rapporti di verificazione.

6.1.1 Competenze richieste

Responsabile Tecnico e Vice Responsabile Tecnico

Scolarità diploma di scuola media superiore.

Conoscenze metodi e procedure di verificazione; tecnologia utilizzata per la fabbricazione dei contatori del gas e dei dispositivi di conversione; modo in cui i contatori del gas e i dispositivi di conversione vengono utilizzati; difetti che possono verificarsi durante l’utilizzo dei contatori del gas e dei dispositivi di conversione; principio di funzionamento delle apparecchiature utilizzate per effettuare le ispezioni; informatiche di base; legislazione comunitaria e nazionale sui requisiti dei contatori del gas e dei dispositivi di misurazione; norme concernenti il funzionamento e la valutazione degli organismi di verificazione; conoscenza dei concetti statistici fondamentali utilizzati per la valutazione della qualità delle misure e per la stima dell’incertezza associare ai risultati delle misure.

Esperienza esperienza di lavoro di almeno tre anni di cui due anni in attività industriali o di servizio e un anno inattività di verifica, manutenzione, fabbricazione, installazione sui contatori del gas, ovvero di dispositivi di conversione del volume.

Abilità rispondere ai reclami, richieste e suggerimenti; individuare la necessità di implementare o sostituire la strumentazione dell’Organismo di Ispezione; capacità di gestire i processi; individuare se la numerosità del personale che esegue le verificazioni e la loro competenza è adeguata è sufficiente; verificare tutta l’attività dell’Organismo di Ispezione in modo da assicurarsi che siano prodotti dei risultati affidabili dal punto di vista metrologico; identificare azioni di miglioramento dell’efficacia ed efficienza del sistema di gestione per la qualità; assicurare un buon livello etico del personale.

Responsabile Assicurazione Qualità

Scolarità diploma di scuola media superiore.

Conoscenze – funzionamento e organizzazione dell’Organismo di Ispezione.

– norme ISO/IEC 17020 e ISO 19011, la cui conoscenza deve essere dimostrata mediante la partecipazione a corsi specifici della durata non inferiore a due giorni su ciascuna norma.

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– documenti prescrittivi emessi dall’ente di accreditamento e riguardanti le procedure da questo seguite per accreditare un Organismo di Ispezione.

– informatiche di base.

Abilità rispondere a richieste e suggerimenti; implementare il sistema di gestione per la qualità e documentarlo; definire, implementare e controllare il miglioramento continuo della qualità; correlarsi in modo efficace con l’ente di accreditamento; coordinare gruppi di lavoro.

Ispettore Addetto alla verificazione

Scolarità diploma di scuola media inferiore.

Conoscenze metodi e procedure di verificazione; tecnologia utilizzata per la fabbricazione dei contatori del gas e dei dispositivi di conversione; modo in cui i contatori del gas e i dispositivi di conversione vengono utilizzati; difetti che possono verificarsi durante l’utilizzo dei contatori del gas e dei dispositivi di conversione; principio di funzionamento delle apparecchiature utilizzate per effettuare le ispezioni; informatiche di base.

Esperienza esperienza di lavoro di almeno un anno in attività di verifica, manutenzione, fabbricazione, installazione sui contatori del gas, ovvero di dispositivi di conversione del volume.

Abilità condurre in modo autonomo l’verificazione, ottenendo risultati con la qualità prevista (vedi paragrafi seguenti 6.1.2 e 6.1.3).

6.1.2 Formazione-addestramento e autorizzazione all’esecuzione delle ispezioni

Al fine di garantire le conoscenze e l’abilità adeguata al personale che svolge le attività che influenzano la qualità, per il personale neo-assunto il Responsabile Tecnico e, per le parti di competenza, il Responsabile Assicurazione Qualità individuano lo scarto tra le conoscenze e le abilità richieste alla persona, in relazione alle mansioni che gli verranno assegnate (vedi requisii al paragrafo precedente 6.1.1) e ciò che invece è richiesto debba possedere (MO_MAQ_02: Piano di inserimento). Lo scopo è quello di identificare l’intervento formativo e l’addestramento necessario per colmare lo scarto esistente e di definire quindi un piano di inserimento (MO_MAQ_03: Programma di formazione).

Per i nuovi assunti, il piano di inserimento includerà anche i seguenti aspetti:

a) un periodo di avviamento, nel quale verranno impartite le seguenti nozioni:

finalità dell’Organismo di Ispezione;

illustrazione della politica per la qualità dell’Organismo di Ispezione;

struttura organizzativa dell’Organismo di Ispezione;

struttura della documentazione del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione;

significato dell’accreditamento ISO/IEC 17020 e dell’esistenza della convenzione tra

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l’Organismo di Ispezione e l’ente accreditante;

aspetti di metrologia legale (evoluzione della normativa vigente sino all’introduzione della Direttiva MID e struttura della stessa);

concetti di base sui principi di funzionamento e di utilizzo dei dispositivi oggetto di verificazione;

rischi nel luogo di lavoro e, ove applicabile, obbligo di utilizzo dei dispositivi di protezione individuale;

modalità di esecuzione delle verificazioni, con verificazioni simulate.

b) un periodo di lavoro assistito (addestramento sul campo) nel quale il Responsabile Tecnico, o altro personale da questo designato (scelto fra coloro che hanno familiarità e provata esperienza con i metodi, le procedure e lo scopo delle verificazioni e con la valutazione dei risultati delle misurazioni), ha il compito di supervisionare l’attività svolta e di controllare tutti i risultati delle misurazioni effettuate dalla persona in addestramento.

Terminato il piano di inserimento, il Responsabile Tecnico e, per le parti di competenza, il Responsabile Assicurazione Qualità, verificano l’efficacia della formazione/addestramento impartiti. Ciò è effettuato mediante esame finale di valutazione delle effettive capacità di saper eseguire in modo autonomo una verificazione. Di norma la verifica della efficacia del piano è effettuato dopo un certo tempo dalla formazione/addestramento.

Il superamento dell’esame finale è il presupposto per ritenere il soggetto idoneo alla esecuzione delle verificazioni in qualità di Ispettore Addetto alla verificazione (vedi paragrafo 6.1.3 Autorizzazione e monitoraggio del personale ispettivo).

Per il personale già operante nell’Organismo di Ispezione, viene valutata inoltre la necessità di definire un programma specifico di formazione sulla base dei bisogni emergenti (es. utilizzo di nuova strumentazione, adeguamento del modo di effettuare le ispezioni a nuovi documenti, leggi, requisiti dell’ente accreditante) e dei risultati di monitoraggio delle loro attività svolte. Tale programma (MO_MAQ_03: Programma di formazione) viene pertanto emesso solo se ne ravvede la necessità, di norma evidenziata in sede di riesame della direzione. Anche per tale formazione viene valutata l’efficacia della formazione pianificata, eccetto nel caso di partecipazione a incontri, convegni, dibattiti a solo scopo informativo o di arricchimento professionale non derivante dalla esigenza di colmare bisogni formativi specifici ed immediati.

Come riportato nel paragrafo 4 tutto il personale è tenuto ad agire in modo imparziale ed è vincolato alla riservatezza. Inoltre, la remunerazione del personale coinvolto nelle attività di verificazione è indipendente dal numero e durata delle ispezioni effettuate e in nessun caso dal risultato delle verificazioni.

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6.1.3 Autorizzazione e monitoraggio del personale ispettivo

Al fine di garantire che le attività critiche siano effettuate esclusivamente da personale competente, solo l’Ispettore Addetto alla verificazione che è stato formalmente autorizzato dall’Organismo di Ispezione può effettuare ispezioni e firmare i rapporti di verificazione.

L’autorizzazione è rilasciata dal Responsabile Tecnico sulla base dell’efficacia della formazione-addestramento previsti dal piano di inserimento e dall’esito della valutazione delle effettive capacità della persona ad eseguire in modo autonomo le verificazioni.

Gli elementi utilizzati per valutare oggettivamente la competenza sono:

superamento di un test scritto (MO_MAQ_04: Test valutazione ispettore) per accertare il possesso delle conoscenze previste (vedi paragrafo 6.1.1 e periodo di avviamento 6.1.2 p.to a);

esito delle osservazioni in campo (vedi 6.1.2 p.to b) e della compatibilità dei risultati di verificazioni simulate.

L’autorizzazione ha validità annuale e viene immediatamente revocata dal Responsabile Tecnico nel caso in cui l’Ispettore Addetto alla verificazione si sia reso responsabile di non conformità gravi o reiterate.

Gli elementi utilizzati dal Responsabile Tecnico per confermare annualmente l’autorizzazione sono:

i risultati del continuo monitoraggio delle attività effettuate dal personale ispettivo, attraverso il riesame dei rapporti di verificazione in modo da garantire la conformità delle attività svolte agli obblighi legislativi, contrattuali ed alle procedure dell’Organismo di Ispezione;

i risultati del programma di supervisione delle attività degli ispettori in campo (MO_MAQ_05: Programma supervisione ispettori). Nella redazione del programma di verificazione viene garantito che sia compresa una percentuale significativa del corpo ispettivo su base annuale, e comunque dell’intero corpo ispettivo nell’arco del periodo di validità dell’accreditamento (quattro anni).

Inoltre, come ulteriore elemento utilizzato per la conferma dell’autorizzazione, sono tenuti in considerazione gli esiti dei controlli in campo effettuati dalla Camera di Commercio, ai sensi dell’art. 14 del Decreto 21 aprile 2017, n. 93.

6.1.4 Registrazioni riguardanti il personale

Per ciascuna persona operante presso l’Organismo di Ispezione sono conservate le seguenti registrazioni:

lettera di incarico, riportante i compiti e la accettazione delle clausole inerenti la riservatezza, imparzialità ed indipendenza;

dati anagrafici e competenze, in termini di scolarità, conoscenze, esperienze, abilità, formazione e addestramento ricevuti (MO_MAQ_06: Scheda personale);

autorizzazioni e conferme periodiche delle autorizzazioni all’esecuzione delle verificazioni, comprese le evidenze effettivamente utilizzate per rilasciare tali autorizzazioni (MO_MAQ_07: Scheda di autorizzazione).

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6.2 Dispositivi ed apparecchiature

L’Organismo di Ispezione ha sviluppato e applica un programma documentato per il controllo delle apparecchiature utilizzate per le verificazioni.

Tale programma è articolato in accordo alla procedura PR-02: Gestione delle apparecchiature, che definisce le responsabilità e fornisce le istruzioni per effettuare la identificazione, la registrazione, la taratura, la manutenzione e la messa fuori servizio delle apparecchiature utilizzate per le verificazioni.

Tutte le apparecchiature utilizzate dall’Organismo di Ispezione sono di proprietà della Itron Italia S.p.A

L’utilizzo delle apparecchiature è limitata al solo personale autorizzato. Il personale in addestramento utilizza una apparecchiatura sotto il diretto controllo del Responsabile Tecnico o di un Ispettore Addetto alla verificazione avente familiarità con l’utilizzo della stessa.

Di seguito si riportano le regole adottate per la gestione delle apparecchiature, mentre per l’attività di validazione del software sono state predisposta le procedure PR-06: Validazione SW per il calcolo della “Z” SGERG-88 secondo ISO 12213-3:2006 e PR-07: Validazione SW per il calcolo della “Z” AGA NX-19 MOD e PR-08: Validazione SW per il calcolo della “Z” AGA8-92DC secondo ISO 12213-3:2006 e PR-10: Validazione SW per il calcolo della “Z” SGERG-91.

6.2.1 Identificazione

Il Responsabile Tecnico ha il compito di tenere aggiornato l’elenco delle apparecchiature utilizzate per eseguire le verificazioni e per ciascuna apparecchiatura in elenco predisporre la documentazione che definisce almeno quanto segue:

matricola;

descrizione e campo di misura;

costruttore;

modello, ove applicabile;

numero di serie attribuito dal costruttore;

data di ricevimento e di messa in servizio;

personale autorizzato all’uso;

elementi importanti di cui si compone l’apparecchiatura, compreso l’eventuale software a bordo apparecchiatura e relativo stato di aggiornamento (la versione);

le istruzioni del costruttore (manuali d’uso) o i riferimenti della loro collocazione;

ove appropriato, il programma di manutenzione: riferimento alla procedura documentata riportante le modalità di manutenzione con l’indicazione se a carico del personale dell’Organismo di Ispezione o di organizzazioni esterne;

il programma di taratura e controllo intermedio di taratura ed errori massimi ammessi (vedi paragrafo 6.2.2).

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6.2.2 Manutenzione

Al fine di garantire un funzionamento corretto delle apparecchiature utilizzate per le verificazioni per prevenire il loro deterioramento, il Responsabile Tecnico è responsabile di predisporre, ove appropriato, di istruzioni documentate riportanti le modalità, le frequenze e le modalità di registrazione delle manutenzioni e dei ricambi.

Al fine di assicurare gli interventi di manutenzione e ricambi previsti, il Responsabile Tecnico è responsabile altresì di tenere aggiornato uno scadenziario delle manutenzioni da effettuare.

Ogni intervento di manutenzione effettuato, ogni danno subito, ogni malfunzionamento riscontrato, ogni modifica apportata, ogni riparazione subita dalle apparecchiature viene registrato e tutte le informazioni relative allo stato di manutenzione delle apparecchiature sono accessibili al personale che le utilizza.

6.2.3 Taratura e controlli

Tutte le apparecchiature di misura utilizzate per le ispezioni sono sottoposte a taratura e controllo secondo un programma definito dal Responsabile Tecnico.

La taratura è fatta eseguire da un laboratorio di taratura accreditato ISO/IEC 17025 da un ente che opera in conformità alla norma ISO 17011 e riconosciuto da EA oppure da un istituto metrologico nazionale che ha sottoscritto l'accordo di mutuo riconoscimento del Bureau International des Poids et Mesures (BIPM).

Il controllo intermedio di taratura è eseguito internamente secondo modalità e frequenze indicate al Responsabile Tecnico nelle specifiche schede apparecchiature ed i risultati sono monitorati al fine di individuare le linee di tendenza e confermare l’appropriatezza delle frequenze di taratura.

Il Responsabile Tecnico è responsabile di:

stabilire, in funzione delle specifiche ispezioni, i requisiti di accettazione relativi a scostamenti e/o incertezze;

verificare i risultati delle tarature;

aggiornare gli eventuali fattori di correzione derivanti dalle tarature;

coordinare l’invio delle apparecchiature ai centri di taratura alle scadenze previste;

tenere aggiornato uno scadenziario delle tarature.

identificare la apparecchiatura con la apposita etichetta riportante lo stato di taratura: la data della ultima taratura e la data prevista di effettuazione della successiva taratura.

Al Responsabile Tecnico compete assicurare che, se per qualunque ragione l'apparecchiatura esce dal diretto controllo dell’Organismo di Ispezione, il funzionamento e lo stato di taratura della apparecchiatura sia verificato e giudicato soddisfacente prima di essere rimessa in servizio.

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6.2.4 Apparecchiature utilizzate in modo non corretto

Le apparecchiature che sono state soggette a sovraccarichi o a manovra errata, che forniscono risultati dubbi, o che si sono rivelate difettose o al di fuori dai limiti specificati, vengono identificate con un cartellino recante la dicitura “SEGREGATO” e, ove possibile, rimosse dalla normale collocazione.

Una apparecchiatura “segregata” non viene utilizzata per l’esecuzione di verificazione periodica finché non sia riparata, sottoposta a taratura e all'opportuna approvazione.

Il Responsabile Tecnico ha la responsabilità di avviare azioni necessarie a verificare se le verificazioni eseguite in precedenza con l’apparecchiatura difettosa siano rimaste o meno entro limiti accettabili o se debbano essere ripetute.

Nel caso in cui la constatazione del guasto abbia originato dubbi sulla validità dei risultati riportati nel rapporto di verificazione, al Responsabile Tecnico compete segnalare al cliente per iscritto quanto è accaduto.

6.3 Subappalto

La Divisione Organismo di Ispezione affida a terzi l’esecuzione di ispezioni, purché già accreditati come Organismo di Ispezione e sulla base di una procedura documentata PR-09: Gestione del subappalto dell’attività di verificazione. Viene pertanto rispettato il requisito espresso dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e dal documento ACCREDIA RG-01-04, in merito alla gestione del subappalto.

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7 REQUISITI DEI PROCESSI

7.1 Metodi e procedure di verificazione

Le verificazioni che vengono effettuate dall’Organismo di Ispezione e gestite dal presente manuale per la qualità sono quelle previste dal decreto 21 aprile 2017, n. 93 “Regolamento recante la disciplina attuativa della normativa sui controlli degli strumenti di misura in servizio e sulla vigilanza sugli strumenti di misura conformi alla normativa nazionale e europea”.

Trattasi dei controlli metrologici legali atti ad accertare il rispetto di specifici requisiti dei dispositivi di conversione del volume associati ai contatori del gas di portata superiore a 10 m³/h, escludendosi qualsiasi operazione che comporti lo smontaggio di componenti, con eccezione di quelli a protezione delle sonde di pressione e temperatura.

Tale attività è prestata su specifico incarico del titolare del contatore del gas e del dispositivo di conversione.

Il processo di verificazione è regolamentato dalla procedura PR-05: Controlli metrologici convertitori di volume associati ai contatori gas.

L’oggetto e gli obiettivi delle verificazioni periodiche sono riportati in termini sufficientemente precisi nel documento RE-01: Regolamento per le attività di ispezione. Tale documento viene trasmesso al cliente prima dell’emissione dell’ordine per il servizio di verificazione, in modo tale che il potenziale cliente possa stabilire accuratamente e in modo non ambiguo il tipo e le modalità di verificazione.

Qualora il cliente propone un metodo e/o una procedura non appropriati od obsoleti, questo non viene accettato.

Al fine di effettuare le verificazioni in maniera sicura, l’attività di controllo metrologico di un dispositivo di conversione è condotta dall’Ispettore Addetto alla verificazione seguendo l’istruzione di lavoro IL-01: Verificazione dispositivi di conversione che descrive, in sequenza logica e temporale, con individuazione di eventuali fasi supposte critiche:

controlli da eseguire

strumentazione da utilizzare

foglio elettronico di calcolo da utilizzare

contrassegni da applicare sull’oggetto ispezionato

registrazioni da produrre

format e modalità di emissione del rapporto di verificazione

compilazione del libretto metrologico

condizioni di sicurezza da osservare per l’Ispettore Addetto alla verificazione

precauzioni e mezzi per evitare il deterioramento o il danneggiamento degli oggetto da verificare, mentre vengono ispezionati.

Tale istruzione è mantenuta aggiornata e facilmente disponibile per l’Ispettore Addetto alla verificazione che esegue la verificazione.

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Inoltre, al fine di garantire la tenuta sotto controllo del contratto o dell'ordine di lavoro, sono previste le seguenti regole:

per garantire che i requisiti di coloro che richiedono i servizi dell'Organismo di Ispezione siano adeguatamente definiti, all’Ispettore Addetto alla verificazione incaricato ad eseguire le verificazioni, vengono rese disponibili le seguenti informazioni:

indirizzo presso cui l’oggetto da ispezionare è situato

codice identificativo del punto di riconsegna gas (PDR)

tipo, marca e modello dell’oggetto da verificare;

per garantire che l’Organismo di Ispezione sia in grado di rispettare i termini contrattuali, l’accettazione del contratto o dell’ordine è subordinata al parere positivo del Responsabile Tecnico in merito a disponibilità delle risorse necessarie (apparecchiature e personale);

per garantire che i requisiti del contratto o dell'ordine di lavoro siano stati soddisfatti, la Segreteria tiene aggiornato un registro, sul quale riporta, in ordine cronologico, le richieste di verificazione periodica pervenute, la loro data di esecuzione.

Le osservazioni o i dati ottenuti nel corso delle verificazioni vengono registrati in maniera tempestiva per prevenire perdite di informazioni pertinenti.

I calcoli sono effettuati mediante fogli elettronici di calcolo. Tali fogli sono identificati, protetti da modifiche accidentali e validati mediante verifica del calcolo per altra via o mediante tabelle di controllo appositamente predisposte. In caso di modifiche al foglio di calcolo o di installazione di una nuova versione del software utilizzato per far funzionare il foglio di calcolo, la validazione viene ripetuta.

Le registrazioni delle validazioni effettuate e il loro esito vengono conservate.

Allo stato attuale non sono previsti trasferimenti di dati.

7.2 Trattamento degli elementi da sottoporre ad verificazione

Al fine di evitare confusione riguardo all'identità dell’oggetto verificato, ogni contatore di gas e dispositivo di conversione è identificato in modo univoco utilizzando lo stesso sistema adottato dalla Unioncamere, cioè il numero di serie assegnato dal produttore, accompagnato dal tipo, marca, modello e categoria dell’oggetto.

Le procedure seguite per la verificazione non prevedono operazioni che comportino lo smontaggio di componenti, con eccezione delle sonde di pressione e temperatura che, tuttavia, non vengono mai scollegate dal convertitore.

Al termine di ogni verificazione, in caso di esito positivo della conformità dell’oggetto ispezionato, l’Ispettore Addetto alla verificazione appone sullo strumento il contrassegno di cui all’allegato VI, punto 1, del decreto 21 aprile 2017, n. 93. In caso di esito negativo della conformità dell’oggetto verificato, l’Ispettore Addetto alla verificazione appone sullo strumento il contrassegno di cui all’allegato VI, punto 2 del decreto 21 aprile 2017, n. 93.

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Nel caso in cui il contrassegno non può essere applicato direttamente sull’oggetto ispezionato, questo è apposto sul libretto metrologico, come previsto dall’art. 4, comma 14, del decreto 21 aprile 2017, n. 93.

Qualsiasi anormalità osservata dall'Ispettore Addetto alla verificazione viene registrata. Inoltre, in caso di dubbio riguardo l'appropriatezza del contatore del gas o del dispositivo di conversione per le ispezioni da eseguire, o qualora l’oggetto non sia conforme alla descrizione fornita, l'Ispettore Addetto alla verificazione contatta il titolare dell’oggetto da ispezionare prima dì procedere.

Durante la verificazione, gli oggetti da verificare vengono trattati in modo da evitare il loro deterioramento o danneggiamento, secondo indicazioni contenute nella specifica istruzione di lavoro IL-01: Ispezione dispositivi di conversione.

7.3 Registrazioni delle verificazioni periodiche

Le registrazioni relative alle attività di verificazione sono mantenute in conformità a quanto riportato al paragrafo 8.4; ciò al fine di dimostrare l’efficace esecuzione delle procedure di verificazione e per consentire una valutazione delle verificazioni stesse. In particolare le registrazioni includono: l’identità dell’oggetto ispezionato, l’identità della persona che ha effettuato la verificazione, le registrazioni strumentali, le condizioni ambientali che influenzano l’esito della verificazione e i certificati di taratura della strumentazione utilizzata.

Il rapporto di verificazione è reso rintracciabile all’oggetto ispezionato mediante il numero di identificazione univoco accompagnato dal tipo, marca, modello e categoria dell’oggetto sottoposto a verificazione.

7.4 Rapporti di verificazione periodica e certificati di verificazione

I risultati di ogni verificazione sono comunicati al cliente mediante un documento identificato dalla scritta “Rapporto di ispezione periodica” contenente tutte le informazioni necessarie per l’interpretazione corretta, accurata e chiara dell’esito della verificazione.

Di seguito si definiscono le informazioni minime che vengono riportate nel rapporto di ispezione:

identificazione dell'organismo che lo rilascia;

univoca identificazione e data del rilascio;

data della verificazione;

identificazione dell’oggetto sottoposto ad verificazione;

i risultati della verificazione;

firma di approvazione, dell’Ispettore Addetto alla verificazione che ha effettuato l’ispezione;

la dichiarazione di esito positivo o di esito negativo;

firma di approvazione del Responsabile Tecnico del rapporto emesso presso la sede dell’organismo di verificazione.

I rapporti di verificazione sono emessi esclusivamente su supporto elettronico in formato non facilmente modificabile (*.pdf) e, su richiesta, possono essere emessi anche in forma cartacea.

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Eventuali aggiunte o correzioni su un rapporto di ispezione, dopo l’emissione, vengono effettuate esclusivamente dal Responsabile Tecnico mediante l’emissione di un nuovo rapporto che riporta lo stesso numero di rapporto con il suffisso Rn dove “n” rappresenta il numero delle volte che il documento è stato rettificato (es. 1, 2, ecc.).

7.5 Reclami e ricorsi

Per reclamo si intende qualunque espressione di insoddisfazione, diversa dal ricorso, manifestata da una persona o da una organizzazione ad un Organismo di Ispezione, relativa alle attività di tale Organismo, per la quale è attesa una risposta.

Quindi, il cliente ha facoltà di presentare reclami avverso la condotta delle operazioni effettuate dall’Organismo di Ispezione.

Per ricorso si intende una richiesta indirizzata dal fornitore dell’elemento da sottoporre ad verificazione all’Organismo di Ispezione, per la riconsiderazione, da parte di tale Organismo, di una decisione che questi ha assunto relativamente a quell’oggetto.

Il processo per ricevere, valutare e prendere decisioni su reclami e ricorsi è documentato nel successivo paragrafo 7.6. Una descrizione del processo di trattamento dei reclami e ricorsi è riportata anche nel documento RE-01: Regolamento per le attività di verificazione, reso disponibile, su richiesta, a qualsiasi parte interessata.

Tutti i reclami inerenti le attività di verificazione per le quali l’Organismo di Ispezione è responsabile, vengono registrati e trattati (vedi paragrafo successivo 7.6).

L’organismo di Ispezione è responsabile di tutte le decisioni a tutti i livelli del processo di trattamento di reclami e ricorsi.

7.6 Processi dei reclami e dei ricorsi

Le segnalazioni relative a reclami vengono registrate e inoltrate al Responsabile Tecnico il quale, con il supporto del Responsabile Assicurazione Qualità, provvede a:

confermare di aver ricevuto il reclamo;

raccogliere tutte le informazioni necessarie alla valutazione del reclamo e, ove possibile, fornire al reclamante rapporti sullo stato di avanzamento del trattamento del reclamo;

decidere riguardo a quali azioni debbano essere intraprese in risposta al reclamo;

comunicare per iscritto al reclamante, entro due mesi dal ricevimento del reclamo, l’esito delle indagini e le eventuali azioni intraprese;

registrare le decisioni prese sul modulo MO_MAQ_11: Reclamo da cliente, compresa la verifica della soddisfazione del reclamante per come è stato trattato il reclamo.

Qualora il reclamante sia insoddisfatto della soluzione data al reclamo, può presentare ricorso scritto mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. Tale lettera dovrà riportare i riferimenti del reclamante, l’oggetto del ricorso, le motivazioni che hanno portato a ricorrere, la firma del reclamante. La mancanza di uno o più degli elementi citati in precedenza costituisce

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elemento per respingere il ricorso; in tali casi l’azienda invierà al mittente una comunicazione con le motivazioni.

Il Regolamento RE-01, al paragrafo 6, riporta in maniera dettagliata la gestione del ricorso e del reclamo.

Il Legale Rappresentante della azienda, in collaborazione con persone tecnicamente competente che non ha partecipato all’ispezione oggetto di ricorso, avvierà la fase di esame del ricorso coinvolgendo le parti interessate e al termine di tale indagine il ricorrente verrà informato dell’esito dell’azione entro un mese dalla data di ricezione del ricorso.

Qualora venga avviato un contenzioso il foro competente è quello di Milano.

L’Organismo di Ispezione conserva le registrazioni relative a tutti i ricorsi e contenziosi.

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8 REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE

Il sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione è stato realizzato tenendo conto del tipo delle ispezioni che esso svolge e della loro finalità. E’ stabilito e mantenuto attivo nella misura necessaria per conseguire il soddisfacimento coerente dei requisiti della UNI CEI EN ISO/IEC 17020 in conformità all’Opzione A prevista al paragrafo 8.1 della norma stessa

8.1 Documentazione del sistema di gestione

La politica e gli obiettivi dell’Organismo di Ispezione sono definiti dal Legale Rappresentante nel rispetto dei programmi di attività e degli indirizzi approvati dal Consiglio di Amministrazione con verbale del 29 marzo 2013, e tiene conto della necessità di comprendere quanto richiesto dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e dal Regolamento Accredia.

Il Legale Rappresentante assicura che la politica e gli obiettivi siano diffusi, compresi, attuati e sostenuti a tutti i livelli mediante:

- le modalità di diffusione sopra descritte;

- la costante opera di supervisione del personale;

- le attività di riesame del sistema di gestione per la qualità.

Successivamente alla prima emissione, la politica e gli obiettivi per la qualità sono riesaminati annualmente e, se necessario, modificati tenendo in considerazione:

i principi generali a fondamento della prima emissione;

i risultati del ciclo di audit completo svolto durante l’anno;

le comunicazioni interne ed esterne ricevute;

le politiche, i programmi di attività e gli indirizzi strategici che il Consiglio di Amministrazione intende perseguire.

Di seguito si riporta il testo integrale della politica per la qualità, così come definita e sottoscritta dal Legale Rappresentante nel documento MO_MAQ_12: Politica per la qualità – Organismo di Ispezione.

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8.2 Politica per la Qualità

L’Organismo di Ispezione di Itron Italia S.p.A. offre servizi rivolti a tutti i soggetti presenti sui mercati nazionali senza alcun preconcetto discriminatorio, in piena trasparenza, affidabilità ed imparzialità in accordo a quanto previsto dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020, dal Decreto 21 aprile 2017 n° 93 e dal Regolamento per gli Organismi che eseguono la verificazione periodica degli strumenti di misura di cui al decreto ministeriale n° 75 del 16 aprile 2012 sui controlli successivi, ai sensi art 19 del D.lgs n 22/2007 emanato da Unioncamere.

Il Manuale della Qualità, le procedure ed i regolamenti adottati, sono strutturati con la finalità di non praticare indebite condizioni di carattere tecnico e di non impedire o limitare l’accesso alle verificazioni a chiunque ne faccia richiesta, indipendentemente dalle dimensioni o dall’appartenenza a qualsivoglia associazione o gruppo.

I servizi del Organismo di Ispezione di Itron Italia S.p.A. infatti sono accessibili a tutte le organizzazioni che li richiedano, impegnandosi contrattualmente a rispettare il regolamento per le attività di verificazione. La trasparenza dei comportamenti dell’Organismo di Ispezione è assicurata dalla diretta accessibilità ai documenti quali il regolamento di verificazione ed i certificati di taratura della strumentazione utilizzata.

Le attività dell’Organismo di Ispezione della Itron Italia S.p.A. sono quindi tese a:

✓ garantire l’imparzialità e la trasparenza delle decisioni riguardanti i controlli metrologici,

✓ garantire la corretta gestione e la rapida risoluzione mediante un canale indipendente da quello che ha assunto la decisione contestata, di eventuali reclami, ricorsi e contenziosi provenienti dai clienti o da altre parti interessate;

✓ garantire l’affidabilità del rapporto di verificazione emesso mediante l’accreditamento UNI CEI ISO/IEC 17020;

✓ garantire che la presente politica sia compresa, mantenuta e attuata a tutti i livelli dell’organizzazione, sia nell’ambito delle strategie intraprese e perseguite, che nell’ambito della specifica attività di audit.

In sintesi la mission dell’Organismo di Ispezione di Itron Italia S.p.A. è la seguente:

• soddisfazione delle aspettative implicite ed esplicite dei propri clienti;

• rispetto delle norme e leggi cogenti di riferimento e dei regolamenti dell’ente di accreditamento;

• miglioramento continuo dell’efficacia del proprio sistema e servizio;

• tempi certi di risposte a richieste dei propri clienti;

• emissione della documentazione attestante il controllo metrologico in modo affidabile ed in tempi certi;

• imparzialità nel giudizio;

• fidelizzazione dei propri clienti.

Per conseguire questi obiettivi, sono adottati i seguenti provvedimenti:

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1. viene applicato e sistematicamente aggiornato un sistema di gestione adeguato al tipo, all’estensione ed al volume delle attività svolte e conforme alle norme UNI CEI EN ISO/IEC 17020;

2. al Responsabile Qualità viene conferita formalmente l’autorità necessaria a svolgere i seguenti compiti:

➢ assicurare la definizione e l’aggiornamento dei documenti del sistema di gestione del Organismo di Ispezione

➢ curare l’applicazione del Sistema di Gestione e verificarne l’efficacia

➢ raccogliere informazioni e dati su eventuali non conformità, carenze o inefficienze e promuovere le opportune azioni correttive o preventive,

➢ riferire al Legale Rappresentante in merito al grado di attuazione del sistema di gestione ed alla sua efficacia;

3. il personale viene coinvolto nell’attuazione del sistema di gestione e, a tal fine, sono previste iniziative di formazione e sensibilizzazione, con particolare riferimento alla gestione dei documenti ed alla conservazione delle registrazioni in sicurezza;

4. viene stabilito annualmente un programma di miglioramento, considerando i seguenti aspetti:

➢ conseguimento degli obiettivi stabiliti;

➢ andamento di indicatori ed analisi dei relativi risultati per eliminare le cause di problemi ed inefficienze;

➢ adeguamento delle modalità operative alle esigenze da soddisfare (con particolare riferimento alle procedure ed alla modulistica);

➢ sviluppo dell’applicazione dei mezzi informatici;

➢ motivazione, addestramento ed aggiornamento del personale e monitoraggio delle prestazioni.

Tutti i risultati ottenuti vengono quindi documentati, in modo da permettere che l’attuazione e l’efficacia delle iniziative previste ed il conseguimento degli obiettivi posti possano essere adeguatamente verificati.

Legale Rappresentante dell’OdI

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La struttura della documentazione del sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione è la seguente:

manuale della qualità riporta le prescrizioni cui si attiene il personale dell'Organismo di Ispezione per la realizzazione del servizio

procedure riportano ulteriori prescrizioni per la conduzione delle principali attività inerenti la qualità

istruzioni descrivono in dettaglio le modalità esecutive di singole attività

regolamenti definiscono le modalità di fornitura del servizio di verificazione dei contatori del gas e dispositivi di conversione

normative tecniche/leggi sono documenti emessi da enti di normazione (UNI-CEI, ecc.) o da enti legislativi (leggi, decreti, ordinanze, circolari) concernenti l’verificazione dei misuratori di volume e dispositivi di conversione

registrazioni sono documenti su cui vengono registrati i risultati di attività legate alla qualità

Allo stato attuale il sistema di gestione per la qualità è articolato nelle seguenti procedure e regolamenti:

PR-01 Gestione dei documenti

PR-02 Gestione delle apparecchiature

PR-03 Gestione degli audit interni

PR-04 Gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive

PR-05: Controlli metrologici convertitori di volume associati ai contatori gas

PR-06: Validazione SW per il calcolo della “Z” SGERG-88 secondo ISO 12213-3:2006

PR-07: Validazione SW per il calcolo della “Z” AGA NX-19 MOD

PR-08: Validazione SW per il calcolo della “Z” AGA8-92DC secondo ISO 12213-3:2006

PR-09: Gestione del subappalto dell’attività di ispezione

PR-10: Validazione SW per il calcolo della “Z” SGERG-91

RE-01: Regolamento per le attività di ispezione

Tutto il personale coinvolto nelle attività di verificazione ha accesso ai documenti e alle relative informazioni che riguardano le proprie responsabilità.

Il paragrafo 8.3: Controllo della documentazione definisce la gestione dei documenti prescrittivi, mentre il paragrafo 8.4: Tenuta sotto controllo delle registrazioni le responsabilità e le modalità di archiviazione delle registrazioni della qualità, sia gestionali che tecniche.

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8.3 Tenuta sotto controllo dei documenti

L'identificazione, la redazione, la verifica, l'approvazione, la distribuzione, l'archiviazione e le modifiche ai documenti prescrittivi predisposti per la gestione del sistema qualità dell’Organismo di Ispezione segue le indicazioni della procedura PR-01: Gestione dei documenti, alla quale si rimanda anche per l’individuazione dei documenti e dei dati predisposti per la gestione del sistema qualità.

Per quanto riguarda la gestione del presente manuale si rimanda invece alle regole definite al paragrafo 1.3.

8.3.1 Redazione, verifica ed approvazione dei documenti

Le proposte di nuovi documenti o modifica degli esistenti possono essere effettuate da chiunque ne ravveda la necessità.

Per mantenere l’integrità del sistema vengono definite e rappresentate nella tabella sottostante le responsabilità nell’ambito di chi verifica ed approva i principali documenti prescrittivi del sistema di gestione per la qualità.

Per verifica del documento si intende l’esame della coerenza del documento con le procedure e politiche dell’Organismo di Ispezione, la verifica della chiarezza del contenuto e, per le istruzioni, la verifica tecnica del contenuto, con particolare riferimento ai requisiti dei metodi di verificazione e ai requisiti cogenti e regolamenti.

Per approvazione si intende il riconoscimento della validità del documento e l’autorizzazione alla sua distribuzione al personale interessato.

DOCUMENTO VERIFICA APPROVAZIONE

Procedure Responsabile Assicurazione Qualità Legale Rappresentante

Regolamento Responsabile Tecnico e Responsabile Assicurazione Qualità

Legale Rappresentante

Istruzioni Responsabile Assicurazione Qualità Responsabile Tecnico

Moduli per registrazioni tecniche

Responsabile Tecnico

Moduli per registrazioni di sistema

Responsabile Assicurazione Qualità

Viene conservata registrazione delle attività di verifica ed approvazione di ciascun documento emesso e che ciascun documento sia identificato da uno stato di aggiornamento (revisione e/o data di emissione), da un codice, da un titolo e che riporti il numero di pagina e il numero totale di pagine.

Una lista generale di controllo, che identifica lo stato di revisione corrente dei documenti approvati (validi), è tenuta aggiornata dal Responsabile Assicurazione Qualità.

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8.3.2 Distribuzione dei documenti

I documenti sono resi disponibili dal Responsabile Assicurazione Qualità in tutti i punti dove vengono eseguite le attività definite dal documento.

La distribuzione avviene in formato elettronico.

Il manuale della qualità è distribuito in copia soggetta ad aggiornamento anche all’ente accreditante.

I destinatari dei documenti sono responsabili di eliminare le copie non più valide/obsolete o di identificarle come superate.

8.3.3 Riesame e gestione delle modifiche dei documenti

I documenti, in caso di cambiamenti rilevanti al sistema, come ad esempio in caso di modifica della struttura organizzativa, trasferimento in altra sede, revisione o introduzione nel sistema di gestione di nuovi documenti esterni di riferimento (vedi paragrafo 8.3.5), vengono riesaminati al fine di accertare se continuano ad essere idonei allo scopo e, quando ritenuto opportuno, aggiornati.

Le modifiche apportate ai documenti sono verificate ed approvate dalle stesse funzioni che hanno eseguito la prima verifica e dato la loro approvazione.

Le persone autorizzate a verificare e approvare le modifiche hanno accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere correttamente la loro funzione.

Le modifiche sono individuate dal numero di revisione (aggiornato ad ogni modifica) e da una descrizione delle modifiche e/o una identificazione del testo modificato mediante un segno posto a margine della parte modificata.

Non sono ammesse modifiche manuali ai documenti prescrittivi.

8.3.4 Archiviazione

Una copia di ciascun documento in vigore è conservata in formato elettronico dal Responsabile Assicurazione Qualità per tutto il periodo della sua validità. Quando non più in vigore, ad es. perché superato o ritirato, il Responsabile Assicurazione Qualità conserva il documento superato nell’archivio informatico identificato “OLD", o forma equivalente. Il tempo di conservazione di un documento superato è almeno 4 anni.

Relativamente alla archiviazione delle registrazioni si rimanda al paragrafo 7.3: Registrazioni delle ispezioni del presente manuale.

8.3.5 Gestione dei documenti di origine esterna

Il Responsabile Assicurazione Qualità e il Responsabile Tecnico, per le parti di competenza, hanno il compito di individuare i documenti di origine esterna rientranti nel sistema di gestione per la qualità dell’Organismo di Ispezione, in particolare:

la legislazione applicabile alle attività di verificazione dei contatori del gas e dispositivi di conversione;

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i documenti prescrittivi dell’ente di accreditamento.

Tali documenti sono indicati, con lo stato di revisione corrente, in specifici elenchi, tenuti aggiornati, per le parti di competenza, dal Responsabile Assicurazione Qualità e dal Responsabile Tecnico.

Con frequenza indicata in PR-01 Gestione dei documenti, il Responsabile Tecnico e il Responsabile Assicurazione Qualità sono responsabili, per le parti di competenza, di riesaminare i documenti in elenco per verificarne la validità.

In particolare la legislazione è tenuta aggiornata attraverso l’iscrizione ad Associazioni di Industriali, CCIAA, ufficio metrico, nonché attraverso rapporti contrattuali con consulenti del lavoro e legali e mediante abbonamento alla Gazzetta Ufficiale.

I documenti dell’ente di accreditamento sono tenuti aggiornati invece mediante la consultazione del sito web dell’ente e del documento ACCREDIA LS-03.

Ciò consente altresì di poter accertare se vi sono nuovi documenti che debbano essere utilizzati come riferimenti per la gestione del sistema dell’Organismo di Ispezione.

Nel caso di eliminazione di un documento e/o introduzione di un nuovo documento, il Responsabile Assicurazione Qualità e il Responsabile Tecnico hanno il compito di pianificare le attività di adeguamento del sistema di gestione (revisione dei documenti interni che si basano su tale documento per renderli idonei e conformi ai nuovi requisiti applicabili e aggiornamento dell’elenco dei documenti validi).

Nel caso in cui un documento non più valido viene conservato per informazione storica, questo viene archiviato evidenziato dalla dicitura “SUPERATO", o forma equivalente.

8.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni

Le registrazioni, sia relative alla qualità che alle attività tecniche, sono elencate nel documento MO_MAQ_08: Gestione delle registrazioni, il quale definisce anche le modalità di gestione di ciascuna registrazione in termini di:

- il responsabile della conservazione della registrazione;

- luogo e supporto di archiviazione, scelti in modo da evitarne il deterioramento e la perdita e scelti in modo da consentirne la facile accessibilità;

- il periodo minimo di archiviazione, secondo i criteri definiti al successivo paragrafo 8.4.1;

- al fine di consentire una facile reperibilità del documento, ordine di archiviazione (la chiave di accesso).

Ogni registrazione elencata è identificata almeno attraverso il titolo, la data ed un eventuale codice (in particolare, quando essa sia costituita da un modulo).

Fra le registrazioni relative alla qualità sono comprese le non conformità, le azioni correttive, le azioni preventive, i verbali di audit, i riesami della direzione, la formazione, l’addestramento, la scolarità e la qualifica del personale e i documenti inviati dal cliente.

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Fra le registrazioni relative alle attività di verificazione sono comprese le informazioni necessarie per dimostrare l’efficace esecuzione delle procedure di verificazione e per consentire una valutazione delle verificazioni stesse. In particolare le registrazioni includono: l’identità dell’oggetto ispezionato, l’identità della persona che ha effettuato la verificazione, le registrazioni strumentali, le condizioni ambientali che influenzano l’esito della verificazione ed i certificati di taratura della strumentazione utilizzata.

Il rapporto di verificazione è rintracciabile all'oggetto ispezionato mediante il numero di serie accompagnato dal tipo, marca, modello e categoria dell’oggetto sottoposto a verificazione.

8.4.1 Tempi

I tempi di conservazione delle registrazioni sono fissati in accordo alle esigenze del cliente, alle esigenze dell’Organismo di Ispezione per la difendibilità dei dati contenuti nel rapporto di ispezione in caso di contestazione dei dati da parte del cliente e ai requisiti dell’ente di accreditamento. Allo stato attuale non vi sono obblighi cogenti sulle registrazioni prodotte dall’Organismo di Ispezione.

Nella tabella seguente si riportano i tempi minimi di conservazione delle registrazioni.

Registrazione Tempi (minimi)

Rapporti di ispezione 10 anni

Contratti, ordini 10 anni

Riesami della direzione 10 anni

Reclami/appelli 10 anni

Verbali di audit 10 anni

Rapporti non conformità/azioni correttive e preventive 10 anni

Competenze Ispettori Metrici/Responsabile Tecnico 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro

Certificati taratura strumenti utilizzati per le ispezioni 10 anni dalla dismissione dello strumento

8.4.2 Riservatezza

I risultati delle ispezioni e altre informazioni ottenute dai clienti vengono considerate vincolate al segreto d'ufficio. L’accesso agli archivi è ammesso al solo personale dell’Organismo di Ispezione vincolato alla riservatezza secondo le regole riportate al paragrafo 4.2.

Le registrazioni, al termine del loro periodo di conservazione, vengono eliminate mediante dispositivo di distruzione del documento in particelle inintelligibili non ricomponibili o, nel caso di registrazione informatica, mediante cancellazione del file.

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8.4.3 Protezione ed integrità dei dati

Al fine di proteggere l’integrità dei dati, la correzione di una registrazione riguardante il risultato di una misurazione è effettuata lasciando leggibile il dato corretto e ponendo accanto al dato modificato la data, l’identità di chi ha effettuato la correzione e la motivazione della correzione. Allo stato attuale le sole registrazioni elettroniche sono quelle relative alle letture strumentali, le quali non permettono una loro modifica.

Tutti i terminali dei personal computer sono protetti da profili e chiavi di accesso (password).

Gli archivi informatici sono protetti da copie di riserva (backup).

I punti critici della rete informatica sono dotati di sistemi di protezione da attacchi provenienti dall’esterno e dall’interno (firewall).

8.5 Riesame di direzione

La valutazione formale dello stato del sistema di gestione per la qualità, della sua adeguatezza e della sua efficacia, in relazione alla politica della qualità ed agli obiettivi definiti, è effettuato almeno una volta all’anno, in una riunione alla quale partecipano almeno il Legale Rappresentante, il Responsabile Assicurazione Qualità, il Responsabile Tecnico e/o il Vice Responsabile Tecnico.

Il riesame è effettuato sulla base del rapporto sullo stato della qualità emesso dal Responsabile Assicurazione Qualità. Per la raccolta dei dati, il Responsabile Assicurazione Qualità si avvale della collaborazione del Responsabile Tecnico.

Il rapporto contiene una raccolta di evidenze sull’andamento della qualità delle attività dell’Organismo di Ispezione durante un esercizio (1 anno):

questioni sorte dal precedente riesame di direzione, con particolare riferimento al grado di raggiungimento degli obiettivi stabiliti;

informazioni di ritorno da parte del cliente e dalle parti interessate, relative al soddisfacimento delle attività di verificazione svolte dall’Organismo;

i ricorsi ed i reclami;

segnalazioni di modifiche a documenti, processi, infrastrutture che possono influire sul sistema di gestione per la qualità e che da esso debbano essere recepite;

lo stato di attuazione delle azioni correttive e preventive;

risultati dagli audit interni ed esterni;

ogni altro fattore di rilievo, come ad es. proposte di azioni di miglioramento per l’anno a seguire, modifiche a procedure, richieste interne di formazione, addestramento e/o risorse, attività svolta.

L’elemento in uscita dal riesame di direzione è un verbale riportante le decisioni e le azioni relative a:

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miglioramento dell’idoneità e dell’efficacia del sistema di gestione e dei suoi processi;

miglioramento relativo al soddisfacimento della UNI CEI EN ISO/IEC 17020;

esigenze di risorse;

gli obiettivi per l’anno successivo.

Uno specifico riesame è inoltre effettuato dopo ogni audit di terza parte (come le verifiche effettuate dall’ente accreditante), nel caso abbiano fatto emergere non conformità. Per tale specifico riesame viene prodotto un documento costituito da un verbale, che riporta le decisioni prese in merito alla necessità di intraprendere:

azioni correttive;

azioni di miglioramento.

8.6 Audit interni

Gli audit hanno lo scopo di assicurare che i requisiti contenuti nel presente manuale della qualità ed i relativi documenti da questo richiamati siano applicati a tutti i livelli operativi.

Per realizzare lo scopo citato, è stata definita una apposita procedura, la PR-03: Gestione degli audit interni, le cui regole generali sono di seguito riportate.

Audit di seconda e terza parte non possono sostituire gli audit interni.

8.6.1 Programma di audit

Secondo quanto definito nella procedura PR-03 Gestione degli audit interni, il programma di audit viene stabilito:

tenendo conto dello stato e dell'importanza dei processi e delle aree oggetto di verifica ai fini della validità dei risultati delle ispezioni;

tiene conto delle carenze evidenziate nel corso degli audit precedenti.

La frequenza minima dell’audit è di una volta all’anno per ciascun processo.

Di norma, il programma è definito in sede di riesame della direzione, redatto dal Responsabile Assicurazione Qualità e verificato ed approvato dal Legale Rappresentante.

Un piano di audit viene trasmesso con sufficiente anticipo a tutti gli interessati in modo da assicurare la disponibilità delle persone e delle informazioni richieste alle date prefissate e per il tempo necessario.

Piani di audit non programmati vengono inoltre emessi a seguito di:

non conformità gravi e ripetitive;

reclami che originino dubbi sulla conformità dell’Organismo di Ispezione alla politica o alle procedure stabilite;

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verifica di eventuali azioni correttive richieste;

variazioni consistenti di attività che influenzano la qualità.

8.6.2 Personale che esegue gli audit

Il personale addetto agli audit viene scelto in modo da assicurare l’obiettività e l’imparzialità del processo di audit.

I requisiti degli auditor interni sono:

diploma di scuola media superiore;

conoscenza delle norme UNI CEI EN ISO/IEC 17020 e UNI EN ISO 19011;

conoscenza della legislazione applicabile alle attività di verificazione dei contatori del gas e dispositivi di conversione;

conoscenza dei requisiti dell’ente accreditante;

aver partecipato ad un corso di durata pari ad almeno 2 giorni, sulla valutazione dei sistemi qualità mediante audit;

aver effettuato almeno un audit negli ultimi due anni;

indipendenza dall’attività sottoposta ad audit.

Gli audit interni possono essere effettuati, se non esistono risorse interne, da valutatori qualificati esterni all’Organismo di verificazione.

La formazione, l’addestramento, le conoscenze e le esperienze degli auditor utilizzati vengono registrate e conservate quale evidenza della loro qualifica.

8.6.3 Conduzione dell’audit

L’audit si articola in tre fasi:

riunione di apertura, dove l’auditor ricorda lo scopo dell’audit e concorda con il responsabile dell’area sottoposta ad audit le modalità di svolgimento dell’audit, con particolare riferimento alle eventuali attività tecniche che verranno fatte eseguire al personale (esecuzione di verificazioni);

svolgimento, dove l’auditor esamina le attività previste, segnala direttamente al personale intervistato gli aspetti suscettibili di miglioramento, evidenzia le non conformità/situazioni indesiderate riscontrate e le annota sulla documentazione prevista;

riunione di chiusura, dove l’auditor commenta i risultati dell’audit e chiarisce con il responsabile della funzione auditata ogni aspetto indesiderabile riscontrato.

8.6.4 Rapporti di audit

Secondo quanto definito nella procedura PR-03 Gestione degli audit interni, per ogni audit viene preparato un rapporto, contenente almeno quanto segue:

l’identificazione delle aree coinvolte e dei relativi responsabili;

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l’identificazione del personale che ha effettuato l’audit e del responsabile del gruppo di audit;

i documenti di riferimento utilizzati;

eventuali non conformità e osservazioni rilevate;

le conclusioni.

Questo rapporto viene inviato ai responsabili delle aree sottoposte ad audit, i quali, quando i risultati dell’audit mettono in dubbio l'efficacia delle operazioni o l'esattezza o la validità delle ispezioni, avviano in modo tempestivo le necessarie azioni correttive in accordo a quanto riportato nel paragrafo 8.6.

Il Responsabile Tecnico è responsabile di informare, per iscritto, i clienti qualora l’esito dell’audit evidenzi che i risultati dell’Organismo di Ispezione sono stati influenzati.

Il Responsabile Assicurazione Qualità è responsabile del monitoraggio delle azioni correttive scaturite dagli audit e del controllo che le azioni richieste si traducano in piani precisi di intervento e di riportare alla direzione l’andamento della qualità dell’Organismo di Ispezione al fine di permetterne il riesame (vedi paragrafo 8.4).

Le registrazioni dagli audit e azioni che ne sono derivate sono conservate secondo le modalità e responsabilità definite nel paragrafo 7.3: Registrazioni delle ispezioni, al quale si rimanda.

8.7 Azioni correttive

8.7.1 Non conformità

La procedura PR-04: Gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive stabilisce le modalità e le responsabilità per l’identificazione e la registrazione di un qualunque aspetto non conforme con le procedure o con i requisiti del sistema di gestione dell’Organismo di Ispezione o con i requisiti concordati con il cliente.

In particolare la procedura prevede che chi evidenzia una non conformità è tenuto a registrarla nel documento predisposto allo scopo.

E’ responsabilità del Responsabile Tecnico definire l’intervento correttivo per rimuovere la non conformità e, nel caso di dubbi sulla validità dei risultati delle ispezioni (ad es. utilizzo di apparecchiature per le quali è scaduto il periodo di taratura previsto o per le quali le operazioni di taratura abbiano dato esito negativo) provvedere ad effettuare tempestivamente quanto segue:

avviare, nel caso di non conformità che potrebbero essere ricorrenti o che sussistono dubbi circa la conformità alle politiche e procedure dell’Organismo di Ispezione, azioni correttive secondo quanto previsto al paragrafo 8.7.2;

disporre la sospensione dell’esecuzione delle ispezioni e il blocco dei rapporti di verificazione non emessi contenenti risultati errati, fino alla avvenuta verifica positiva delle azioni correttive intraprese;

verificare le conseguenze sui risultati già forniti e comunicare ai clienti che hanno ricevuto le ispezioni non conformi i problemi riscontrati e, se ritenuto opportuno, disporre l’emissione di rapporti di verificazione sostitutivi.

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Le responsabilità per la ripresa delle attività in caso di non conformità che abbiano comportato l’arreso dei lavori e/o la sospensione temporanea dei rapporti di verificazione è del Responsabile Tecnico.

8.7.2 Azioni correttive

La procedura PR-04: Gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive stabilisce le modalità e le responsabilità per attuare azioni correttive quando vengono identificate attività non conformi, scostamenti dalle politiche e dalle procedure nel sistema di gestione per la qualità o nelle attività tecniche, non conformità che potrebbero ripresentarsi o ogni altro problema che richieda azioni correttive che necessitano di tempi e/o risorse particolari.

In particolare la procedura prevede che per ogni azione correttiva da avviare, comprese quelle derivanti da audit di seconda e terza parte, sia nominato un responsabile, al quale compete ricercare le cause delle non conformità/situazioni non conformi e identificare e pianificare in termini di responsabilità e tempistica le azioni da intraprendere, correlate alla dimensione del problema che le ha generate.

Secondo la stessa procedura inoltre, la gestione delle azioni correttive comprende:

l'esecuzione di verifiche per assicurare che le azioni correttive siano attuate nei modi e nei tempi prestabiliti e risultino efficaci;

l’esecuzione di audit conformemente al paragrafo 8.5, quando l’identificazione delle non conformità o scostamenti suscitano dubbi circa la conformità dell’Organismo di Ispezione nei confronti delle proprie politiche e procedure o nei confronti della UNI CEI EN ISO/IEC 17020.

Lo stato di avanzamento e l'efficacia di tutte le azioni correttive attivate sono oggetto di discussione durante le riunioni di riesame del sistema di gestione per la qualità (vedi paragrafo 8.4).

Le registrazioni delle azioni correttive sono conservate secondo le modalità e responsabilità definite nel paragrafo 7.3: Registrazioni delle ispezioni, al quale si rimanda.

8.8 Azioni preventive

L’Organismo di Ispezione per identificare i miglioramenti che si rendono necessari e per eliminare le cause di potenziali non conformità, sia di natura tecnica sia riguardanti il sistema di gestione, adotta documentati ed opportuni piani di azione. L’analisi dei dati, comprese l’analisi delle tendenze e dei rischi e le segnalazioni in genere, sono utilizzati ove applicabile per definire tali piani.

L’attività è condotta secondo la procedura PR-04: Gestione delle non conformità e delle azioni correttive e preventive che individua le modalità di:

identificazione delle potenziali non conformità;

elaborazione, attuazione e monitoraggio di piani di azione;

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registrazione dei risultati di tali azioni, con particolare riferimento alla loro efficacia.

Le registrazioni delle azioni di miglioramento e di prevenzione sono conservate secondo le modalità e responsabilità definite nel paragrafo 7.3: Registrazioni delle ispezioni, al quale si rimanda.

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UNI CEI EN ISO/IEC 17020 - itron.com Accreditato Documenti/Itron...Codice documento MQ N° Edizione 0 N° Revisione 6 del 18/09/2017 UNI CEI EN ISO/IEC 17020 ORGANISMO DI VERIFICAZIONE