Unidad 2. Organización y Logística de Eventos Turísticos

Operación y logística de eventos

Unidad 2. Organización y logística de eventos turísticos

Ciencias Sociales y Administrativas Administración de empresas turísticas 1

CARRERA:

Administración de empresas turísticas

CUATRIMESTRE:

Octavo

Programa de la asignatura:


Clave:

110930832

Universidad Abierta y a Distancia de México




Índice

II. Desarrollo de contenidos por unidad

Unidad 2. Organización y logística de eventos turísticos ................................................... 3

Presentación de la unidad .............................................................................................. 3

Propósitos ...................................................................................................................... 4

Competencia .................................................................................................................. 4

Actividad 1. Eventos turísticos .................................................................................... 4

2.1. Congresos y Convenciones ..................................................................................... 5

2.1.1. Conceptualización ............................................................................................. 6

2.1.2. Características .................................................................................................. 8

2.1.3. Definición y panorama del mercado ................................................................ 10

2.1.4. Impacto económico ......................................................................................... 11

2.2. Ferias y Exposiciones ............................................................................................ 13

2.2.1. Generalidades, definición y clasificación ......................................................... 14

2.2.2. Importancia y procedimientos de organización ............................................... 18

2.2.3. Proceso de integración ................................................................................... 19

2.2.4. Impacto económico y social ............................................................................ 20

2.3. Conferencias, Foros, Paneles, Ponencias, Seminarios y Simposios ..................... 21

2.3.1. Generalidades ................................................................................................ 25

2.3.2. Organización ................................................................................................... 25

2.3.3. Logística ......................................................................................................... 27

Actividad 2. Especificaciones de logística ................................................................. 28

Autoevaluación ......................................................................................................... 29

Evidencia de aprendizaje. Planeación del proyecto .................................................. 29

Autorreflexiones ........................................................................................................ 30

Cierre de la unidad ....................................................................................................... 30

Para saber más ............................................................................................................ 30

Fuentes de consulta ..................................................................................................... 31





Presentación de la unidad

En esta unidad se analizará la organización y logística de eventos turísticos, pero antes

de iniciar directamente con la unidad, pregúntate sobre los tipos de eventos turísticos,

reflexionando en torno a:

¿Por qué si existen congresos, convenciones, ferias y exposiciones desde hace

más de cien años, se le reconoce como parte del turismo de reuniones, hasta

ahora?

¿Dónde se enseña sobre la materia y quién estudia los eventos turísticos?

¿Cuántos recursos le destinan los gobiernos locales y federales al desarrollo de

eventos turísticos?

¿Cómo se les define a los eventos turísticos en México y en el exterior?

La reflexión que obtengas de las preguntas anteriores te sirve para saber a qué te vas a

enfrentar, y al mismo tiempo para que contrastes la realidad con tu forma de pensar.

Para conocer la organización y logística de los eventos turísticos, hay que conocer y

analizar la conceptualización, características, generalidades, organización, impacto

económico y logística de cada uno de ellos, los cuales previamente conociste en la unidad

anterior.

Generalmente todos los países tienen un organismo público que se encarga de

desarrollar, promover y crear la infraestructura necesaria para el desarrollo de los eventos

en el turismo de reuniones a través de la política gubernamental que genera los recursos

financieros para canalizarlos a la consecución de los objetivos del ámbito turístico y hay

dos formas de generar recurso: la tasa cero y el impuesto al I.V.A. Por ejemplo, en México

se creó el Consejo de Promoción Turística de México (CPTM), para realizar la estrategia

de promoción del país en el desarrollo de la actividad de reuniones, con el propósito de

incrementar la competitividad y visibilidad del producto turístico mexicano para congresos,

convenciones, incentivos y exposiciones a través de la coordinación de esfuerzos de los

diferentes actores públicos y privados que intervienen en la cadena productiva. Y a su vez

se creó la Oficina de Turismo de Reuniones para atender las demandas del mercado, su

objetivo es el de constituir un organismo promotor de México como destino internacional

ideal para la celebración de congresos, convenciones, viajes de incentivo, ferias y

exposiciones (SECTUR, 2012).

Por ejemplo, especialmente para los eventos de ferias, anualmente se desarrolla el

Programa de Ferias Internacionales, que incluye la participación de diferentes países en

las ferias más importantes de los principales mercados emisores, que son: Norteamérica,

Europa y Latinoamérica, integrando uno solo: El Pabellón, a fin de fortalecer la presencia




y promoción de los estados, destinos e industria turística, estas acciones se dan en el

marco normativo del CPTM y se sustentaron en el Diario Oficial de la Federación el jueves

24 de noviembre de 2005 (Diario Oficial de la Federación, 2005:47).

La organización y logística de los eventos refleja una política de promoción y publicidad

competitiva en el ámbito global. Cada vez que un país participa en los principales eventos

mundiales, capta la atención de las asociaciones, instituciones, organismos y empresas

de otros países para realizar sus reuniones en ese país, de ahí la importancia de conocer

y manejar los conceptos y generalidades en la operación de los eventos.

Propósitos

Al finalizar la unidad podrás:

Analizar las características y requerimientos de

los eventos turísticos.

Contrastar las especificaciones de logística de

los diferentes eventos turísticos.

Determinar aspectos del proceso de planeación

acordes a la logística del tipo de evento.

Competencia

Distinguir los procedimientos administrativos y

operativos, en función de diferenciar las

generalidades y logística, para seleccionar el proceso

de planeación de eventos turísticos.

Actividad 1. Eventos turísticos

La actividad tiene como finalidad que analices las características y requerimientos de los

eventos turísticos. Con base en ello, realiza lo que a continuación se te pide:

1. Investiga características y requerimientos de los diferentes eventos turísticos, en

fuentes de información confiables.




2. Con base en la investigación, elabora un mapa mental en el que incluyas cada evento

enriquecido con imágenes y palabras relacionadas con cada uno de ellos.

3. Guarda tu documento con la siguiente nomenclatura: AOLE_U2_A1_XXYY.

4. Envía la actividad a tu Facilitador(a) y espera su retroalimentación.

* Recuerda consultar los Criterios de evaluación de la actividad para saber qué aspectos

se tomarán en cuenta para su revisión.

2.1. Congresos y Convenciones

Tanto los congresos como las convenciones son apoyados por el CPTM y la SECTUR,

trabajando desde dos ámbitos (SECTUR, 2012):

1. El desarrollo del producto, es la Dirección General de Desarrollo de Productos

Turísticos, se encarga de impulsar el desarrollo competitivo de nuevos productos

turísticos, así como el apoyo a la profesionalización y vinculación empresarial de

los prestadores de servicios turísticos. De esta manera se vincula a los

involucrados en el turismo de reuniones, como lo establece el Artículo 17:

La Dirección General de Desarrollo de Productos Turísticos tendrá las siguientes

facultades:

I. Fomentar la competitividad en el sector mediante el desarrollo de productos

turísticos específicos y grupos locales de productos, la intensificación de la

capacidad innovadora de las pequeñas y medianas empresas turísticas y el

incremento de la demanda local.

II. Proponer e instrumentar estrategias y mecanismos para incrementar la

competitividad de las líneas de producto y destinos turísticos nacionales.

III. Estimular la competitividad turística, a través de acciones de transferencia de

tecnología para mantener y elevar la calidad de las empresas prestadoras de

servicios turísticos y otras empresas relacionadas con el sector turístico.

IV. Proponer, con la participación que corresponda al Centro de Estudios

Superiores en Turismo, la realización de estudios encaminados a conocer el

potencial de los destinos turísticos para desarrollar nuevos productos a ofrecer

en el mercado y la elaboración de diagnósticos para consolidar los productos

existentes.

V. Proponer acciones que permitan el mejoramiento de los productos turísticos

existentes en los diversos destinos del país;




2. La promoción y mercadotecnia. En el reglamento interior de la SECTUR se

establecen las siguientes funciones:

XII. Fomentar la comercialización de productos turísticos en cada uno de los

sitios en que se oferten, de acuerdo con los segmentos de mercado que les

corresponde en función de su vocación y atractivos.

XIII. Impulsar la coordinación entre prestadores de servicios turísticos, para

conformar productos turísticos comercializables.

XIV. Ser el enlace operativo de la Subsecretaría de Operación Turística con el

Consejo de Promoción Turística de México, S. A. de C. V., en materia de

promoción turística por línea de producto.

XV. Proponer mecanismos de coordinación con otras dependencias y entidades

de la Administración Pública Federal, con los gobiernos de las entidades

federativas y de los municipios, así como con instituciones de los sectores

privado y social, para apoyar programas locales de desarrollo de productos

competitivos y sustentables.

XVI. Dar seguimiento a los proyectos de inversión turística.

XVII. Impulsar la participación de las autoridades de las entidades federativas y

los municipios, así como de los representantes de la iniciativa privada, para

optimizar su participación en líneas de producto que pongan en valor los

destinos turísticos.

El impulso a los eventos turísticos, es tarea común de la SECTUR y el CMPT. Los

congresos y convenciones como parte del turismo de reuniones, son una alternativa

importante para las poblaciones receptoras, en virtud de los empleos que generan y la

derrama económica que promueven, por esto es que se les ha puesto mucha atención en

su análisis y en la fundamentación teórica por parte de las instituciones gubernamentales,

estableciendo objetivos y sobre todo políticas y estrategias de acción para su alcance, en

el caso del gobierno mexicano se definió una política fiscal, mediante la cual se han

generado ingresos, que se han canalizado tanto al desarrollo del producto, como a la

promoción y mercadotecnia. Los recursos financieros permitieron la creación de oficinas

de promoción de los eventos turísticos, esto ha repercutido la generación de nuevas

actividades y puestos específicos en el diseño, planeación, implementación y operación

de las actividades de este segmento turístico.

2.1.1. Conceptualización

El marco teórico – conceptual de los eventos de congresos y convenciones, no cuenta

con una definición contundente y aún existen ambigüedades que llevan a la confusión.

Los libros que se han escrito sobre el tema son muy pobres en su sustento teórico, sin

embargo, se están haciendo esfuerzos para revertirlo; en México la Secretaría de Turismo

ha realizado esfuerzos significativos, mediante investigaciones y estudios que han




permitido profundizar en la conceptualización de los eventos turísticos, uno de ellos es el

término congreso, definido como “la reunión profesional cuyo objetivo es realizar una

discusión y un intercambio profesional, cultural, deportivo, religioso, social, de gobierno o

académico, en torno a un tema de interés” (SECTUR, 2012).

Tomando como base a la SECTUR y complementando con la finalidad y las actividades

que se realizan en la ejecución de los congresos, éstos son reuniones que tienen como

objetivo encontrar caminos comunes en el tema específico que los motiva a reunirse, en

donde se discute e intercambian ideas entre profesionales de un área de conocimiento

sobre una temática de interés común.

De acuerdo a los fines o iniciativas para la realización de los congresos, se distinguen dos

tipos (SECTUR, 2012):

1. Gremiales, en los que se reúnen personas de una sola profesión, actividad, oficio,

etc.

2. Institucionales, en donde se convoca a los miembros de una asociación,

confederación, sociedad, institución, dependencia, etc.

Otra característica de los congresos es que su convocatoria es abierta, pudiendo asistir

quienes estén interesados en un solo tema sin invitación personalizada. La participación

es voluntaria, por lo que generalmente los costos que se generan para la asistencia son

cubiertos de forma personal para fortalecer las actividades. En la consecución de los

objetivos se incluyen conferencias, paneles, seminarios y simposios, entre otros.

Para el desarrollo de congresos existen organismos que asesoran y brindan información

facilitando los procesos, siendo estos:

International Congress and Convention Association (ICCA)

American Society of Association Executives (ASAE)

International Association of Professional Congress Organisers (IAPCO)

Consejo de Promoción Turística de México (CPTM)

Instituto de Investigación en Turismo de Reuniones A.C. (IITR)

Las convenciones son definidas por la Secretaría de Turismo como “reuniones gremiales

o empresariales cuyo objetivo es tratar asuntos comerciales entre los participantes en

torno a un mercado, producto o marca” (SECTUR, 2012).

De igual manera, con base en la definición de SECTUR y a las características de las

convenciones en su desarrollo, se establece que las convenciones son reuniones cuya

finalidad es tratar asuntos comerciales entre los participantes en relación a un bien,

servicio, producto, marca o mercado.

De acuerdo a su finalidad o iniciativa, se clasifican de la siguiente manera:




1. Gremiales, en la que los asistentes son personas de una profesión, oficio,

actividad, etc.

2. Empresariales, en donde se convoca a los integrantes de una empresa de

servicios, industrial, comercial, etc.

La convocatoria para este evento es cerrada, la participación se limita a los que fueron

convocados mediante invitación, su desarrollo se basa en un programa técnico que

permite la familiarización sobre el tema y entablar negociaciones con respecto a un

mercado definido o específico.

Los principales organismos involucrados en el segmento de convenciones son:

Meeting Professionals International-MPI

International Association of Convention Visitor Bureau-IACVB

2.1.2. Características

Desde la planeación hasta la implementación de los eventos turísticos, se toman

decisiones, con el fin de lograr que el o los eventos sean exitosos para que los clientes

queden satisfechos, ya que cubrir sus expectativas en todos los ámbitos permite

desmenuzar las acciones que se deben implementar y establecer las características que

los distingan y diferencien unos de otros.

En el siguiente cuadro se hace una comparación de similitudes y diferencias entre

congresos y convenciones:

CARACTERÍSTICA CONGRESOS CONVENCIONES

Organizadores Cámaras, asociaciones,

instituciones, etc.

Empresas

Forma de pago Los asistentes cubren sus

gastos en forma personal.

Las empresas convocan y

cubren los gastos.

N° de asistentes o

participantes

De 500 a 10 000,

aproximadamente.

Un promedio de 20 a 500.

Procedencia de los

asistentes

Del 50 al 90% son visitantes

externos a la sede.

El 100% de los asistentes

son visitantes externos a la

sede.

Tipo de convocatoria Abierta a todo público. Cerrada, sólo participantes

con invitación.

Objeto de estudio Tema específico Programa técnico

Ejemplo

Congreso Nacional de

Educación Turística y

Gastronómica, CONPETH,

Convención AMDETUR

2013. Del 5 al 8 de

septiembre de 2013,




2013.

Congreso Internacional de

Ecocardiografía SONECOM

2013. Del 15 al 17 de

agosto de 2013, Puerto

Vallarta. Jalisco (México)

México, D.F.

Para dejar más claras las características de un congreso y de una convención, a

continuación se presenta un ejemplo para cada tipo de evento turístico.

Ejemplo sobre una convocatoria a un congreso:

Monterrey, NL, México. Del 7 al 9 de Octubre del 2013

Contacto: [email protected]

Tel (52) (81) 83284322 www.congreso-de-nixtamalizacion.org

Primer AVISO

Por este medio tenemos el agrado de informarles que se llevará a cabo el 5°

Congreso Internacional de Nixtamalización en Monterrey, Nuevo León,

México.

El congreso ofrecerá espacios enfocados a la comunidad científica e

industrial. En esta versión del congreso se establecerán dos ejes principales:

Aspectos científicos en los cuales se tratarán temas relacionados con calidad

y características de las materias primas usadas en el proceso de

nixtamalización así como las tendencias nutraceuticas y ecológicas, y

Aspectos industriales en los cuales se tocarán temas técnicos del

procesamiento de maíz para nixtamalización y agrícolas.

El objetivo es difundir el desarrollo de la ciencia y la tecnología del maíz y el

proceso de nixtamalización a nivel mundial, incluyendo aspectos como: usos,

tradición y cultura, situación actual de la cadena productiva del maíz a la

tortilla, productos y subproductos nixtamalizados, estudios nutrimentales,

toxicológicos y ambientales.

Aspectos científicos Aspectos industriales

mailto:[email protected]




-Calidad del maíz

-Poscosecha

- Proceso de nixtamalización

tradicional.

- Aspectos fisicoquímicos.

- Caracterización de la masa y la

tortilla.

- Otros productos nixtamalizados.

- Botanas.

- Maíces precocidos.

- La nixtamalización en la nutrición.

- Aspectos toxicológicos y

microbiológicos.

- Manejo y usos potenciales de los

desechos de la nixtamalización.

- Aspectos culturales y antropológicos

del maíz y la tortilla.

- Situación agrícola de maíz en

México y el mundo

- Situación actual del abastecimiento

del maíz en México y la cadena

productiva.

- Maíces para la nixtamalización:

nativos e híbridos.

- Estabilidad durante el

almacenamiento

Ejemplo sobre una convocatoria a una convención:

Asociación Mexicana de Desarrolladores Turísticos AMDETUR, 2012.

En los dos ejemplos anteriores puedes observar las características propias de los

congresos y las convenciones, pues ambos ejemplos son eventos en publicidad, a los

cuales les puedes dar seguimiento y sí es posible los puedes visitar, en virtud de su

proximidad y analizar sus programa con su ejecución.

2.1.3. Definición y panorama del mercado

Durante la presente unidad has analizado más a profundidad los congresos y

convenciones, lo que te permite tener los elementos para distinguirlos y puntualizar sus

características, pero qué pasa en la práctica, ¿realmente son tan importantes en las

poblaciones donde es la sede del evento? y ¿qué motiva a los prestadores de servicios

turísticos para tomar en cuenta su realización?




Para contestar algunas de las dudas sobre eventos turísticos, la SECTUR (2012) realizó

un estudio basado en metodologías probadas en otras naciones como Canadá y Estados

Unidos, con un fundamento teórico emitido por la Organización Mundial de Turismo

(OMT), la participación de la Asociación Mexicana de Recintos Feriales A.C. (AMEREF),

la Dirección General de Desarrollo de Productos y el Centro de Estudios Superiores de

Turismo de la CESTUR, se realizó en el año 2011, con los siguientes resultados:

Los recintos feriales generan ventas por 6.2 mil millones de dólares.

La contribución al Producto Interno Bruto (PIB) de México asciende a 2.3 mil

millones de dólares.

El empleo generado es de 151 100 plazas.

El 31% de los recintos encuestados es operado por la iniciativa privada, el 41%

por el gobierno estatal y el 10% de forma mixta (gobierno y empresa privada).

Los grandes recintos contratan en promedio a 169 personas de tiempo completo,

los medianos a 49 trabajadores y los menores a tan sólo 16 empleados.

La ocupación promedio de los recintos grandes y medianos es del 28%, en los

chicos asciende a 26%, el porcentaje óptimo de ocupación anual es del 70%.

Como se puede observar con las cifras derivadas del estudio de los eventos de reuniones,

el panorama de la actividad es interesante, toda vez que se han realizado acciones

importantes, pero queda mucho por hacer, para captar un mayor porcentaje de los

eventos que se realizan a nivel mundial.

De acuerdo a estudios realizados por ICCA (International Congress and Convention

Association), se establece que a nivel internacional durante los próximos 10 años, el

turismo de negocios se incrementará, en algunos países como ya está sucediendo por

ejemplo en España, Madrid quien se ubica dentro de las principales 10 ciudades, del

mercado de eventos como Ferias, Congresos y Convenciones, mientras que México se

posiciona “como el tercer país de preferencia de los turistas de congresos y

convenciones, captando casi 60 por ciento de los 10 mil millones de dólares que genera

ésta actividad" (International Congress and Convention .- ICCA)

2.1.4. Impacto económico

El impacto de los congresos y convenciones en la economía, también se basa en el

estudio de CESTUR, debido a que es un referente importante de la situación real de la

actividad turística. El efecto económico directo del turismo de reuniones se estimó en 29.5

mil millones de pesos, en el último año fiscal (2010) se calculó que 85 100 empleos fueron

generados directamente por los recintos consultados, pagándoles un monto de 6.6 mil

millones de pesos.

http://www.monografias.com/trabajos6/hies/hies.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/histomex/histomex.shtml




En el siguiente cuadro se presenta un análisis comparativo de la estadía promedio entre

el turismo convencional y el turismo de reuniones:

Tipo de evento Turista tradicional

(Estadía promedio)*

Turista de

reuniones

(Estadía promedio)*

Porcentaje de

variación

Congresos 1.7 7.1 318%

Convenciones 1.7 2.3 35%

Fuente: Consejo de Promoción Turística de México (2012).

*N° de días en promedio.

Como puedes observar en el cuadro, existe una gran diferencia en cuanto al número de

días que permanecen los turistas tradicionales y los turistas de reuniones.

El turismo tradicional manifiesta una estadía de 1.7 días y el que asiste a congresos

asciende a 7.1 pues al quedarse más días en una sede, se demandan más servicios de

alojamiento, en éste caso los asistentes a congresos ya sea como visitantes o expositores

utilizan un mayor número de camas/noche, lo que implica elevar el nivel de ocupación

hotelera, de igual manera al quedarse 5.4 días más, necesariamente demandan una

mayor cantidad de alimento y bebidas; en lo que se refiere a recreación, la disponibilidad

de tiempo implica realizar actividades que permitan utilizar el tiempo libre, ya sea visitando

museos, galerías, los sitios turísticos y patrimonio de las ciudades sedes, etc., generando

con esto un mayor gasto, lo que representa sí es el caso del turismo internacional, ingreso

de divisas, que son recursos frescos para el país sede, porque se generan en el país de

origen de los turista, y si estos son turistas nacionales generan una redistribución del

ingreso, con la movilidad de los recursos de las ciudades en donde se generan los

recursos monetarios y en donde se gasta, al trasladarse y realizar sus eventos en

ciudades o poblaciones alternas y diferentes a su lugar de origen.

En lo referente a las convenciones, la variación es mínima de tan sólo 0.6 días mas de

estadía, con referencia al turismo tradicional, sin embargo se refleja en una mayor

demanda de servicios turísticos y por ende promueven un incremento en la derrama

económica en los países o ciudades sede.

El turismo por naturaleza promueve la movilidad de los recursos monetarios, ya que el

turista se tiene que trasladar para realizar las actividades relacionadas con el fin de su

viaje, al no poder mover los recursos y atractivos al lugar donde se encuentra el turista,

por lo que se generan una derrama económica, de acuerdo a la cumbre de turismo de

reuniones, celebrada en la ciudad de México, los días 8 y 9 de octubre de 2010, el señor

Lorenzo Ruíz, especialista en este tipo de eventos, expuso que el turismo tradicional

gasta en promedio 703 dólares, en tanto que los congresistas y convencionistas tienen un

gasto promedio de 1,800 dólares, que representan un 156% mayor, al turismo

convencional.




El turismo de negocios, reuniones y eventos turísticos son un segmento de la demanda

turística que representa para el presente siglo un incremento constante como se

manifiesta en la siguiente referencia:

“La demanda de servicios del turismo de reuniones, está ocupando un

mayor porcentaje en el sector turístico a nivel mundial. El área geográfica

más importante en el año 2000 fue América del Norte (con un registro de

aproximadamente 182 billones de dólares), hay que considerar que en esta

región la superficie territorial que ocupan Estados Unidos, Canadá y

México, es mucho mayor a la europea, Europa ocupa el segundo lugar, los

países de la Unión Europea concentran el mayor volumen de ingreso128.9

billones de dólares aproximadamente. Por lo que se trata de una actividad

turística que está al alza en Europa, por ejemplo: España ocupa el séptimo

lugar del ranking internacional con un ingreso de 10.266,2 millones de

dólares, según datos del año 2000” (Turismo Mice. Turismo de negocios,

turismo de congresos y turismo de incentivos, 2010).

2.2. Ferias y Exposiciones

Parte del turismo de reuniones lo integran las ferias y exposiciones, que desde el punto de

vista geográfico pueden ser nacionales o internacionales, ambas se constituyen como un

medio publicitario, en el que se dan a conocer bienes, productos y servicios.

Estos eventos calendarizan y definen sus sedes y recintos lo que permiten a los diferentes

públicos tomarlos en consideración y agendarlos dentro de sus actividades, además de

atraer a un número significativo de visitantes, lo cuales se convierten en clientes

potenciales en un período de tiempo corto, en un espacio específico y dispuestos a la

adquisición de los bienes y servicios disponibles en donde además el público asiste con la

idea de adquirir productos pues ofrece diversos beneficios como variedad, modelos más

recientes, diversas alternativas de empresas que permiten comparar precio y calidad,

actividades culturales, recreativas y gastronómicas, entre otros.

En algunas ocasiones las ferias y exposiciones nacionales por su magnitud e importancia

son capaces de atraer a visitantes y compradores extranjeros, con lo que se amplían las

posibilidades de venta y la diversidad de productos de otros países, que de no ser así

habría que trasladarse a los pises productores para su compra y los costos serían altos.

Antes de decidir en qué evento o reunión participarán, se debe analizar la información de

las ediciones anteriores como: flujo de visitantes, tipo de visitante, variedad de actividades

complementarias, características, diversidad de promoción que hacen los organizadores y

expositores, lo que ofrecen por el costo de participación y el reconocimiento que tiene la

feria por el mercado meta.




Las ventajas principales de participar en una feria o exposición son:

Un escaparate para la empresa, durante un tiempo definido y en una sede y

recinto específico con equipamiento e infraestructura adecuada, al evento.

El contacto con una diversidad de clientes potenciales, en un solo lugar y durante

un periodo de tiempo definido.

Convertir a los clientes potenciales en reales.

Oportunidad de promover las relaciones con los clientes actuales y con otros

distribuidores o proveedores, para concretar negocios.

Evento en Centro BANAMEX. Tomado de Centro BANAMEX: Centro de Convenciones y

Exposiciones

2.2.1. Generalidades, definición y clasificación

Las ferias y exposiciones son eventos programados con la finalidad de promover la

negociación de productos y servicios, en donde en un solo lugar y durante un periodo

determinado se concentran la oferta y la demanda.

En las ferias se pueden comercializar bienes y servicios, por lo que se convierten en una

herramienta de marketing efectiva y de bajo costo, si se relacionan los beneficios que

aporta en un periodo reducido de tiempo; un pequeño stand se convierte en un gran

mostrador de los productos de las empresas participantes, la inter relación directa entre el

productor o prestador de servicio y el cliente permite una comunicación y una fuerza de

venta efectiva, al reunir a la oferta con productos promocionales, innovadores, precios de

fabrica sin intermediarios con compradores potenciales que asisten a estos eventos a

efectuar transacciones comerciales.

Las exposiciones, por su parte, presentan ciertas similitudes con las ferias, pero estas se

convierten en alternativas de venta efectiva, al ser específicas y centrarse en una línea de

producto, con sus novedades de temporada e innovaciones tecnológicas específicas; en

ellas se puede encontrar a precios de lanzamiento al mercado los últimos modelos con los

avances tecnológicos de vanguardia, en donde se aceleran los procesos de intercambio

comercial, ahí los vendedores profesionales colocan sus productos entre un público

consumidor que asiste con la idea de adquirir el producto de moda, el servicio innovador o

mejor integrado.




Las ferias y exposiciones las define la Secretaría de Turismo, en el acuerdo que establece

la Política Pública sobre congresos, exposiciones, convenciones, viajes de incentivo y

ferias, como (Diario Oficial de la Federación, 2005: 67):

Exposición: tiene dos acepciones: celebración popular que incluye generalmente

exhibiciones comerciales, actividades de entretenimiento y fiestas cívicas o

religiosas y exhibición de productos o servicios que concurren en un área

específica con el objetivo de promover los negocios.

Este tipo de eventos se desarrollan en diversas ciudades, para mostrar y

comercializar sus productos, por ejemplo: la exposición ganadera, agrícola e

industrial de Xmatkuil, Yucatán, que por decreto se celebra cada año, y tiene por

objeto promocionar y exhibir productos alimenticios, forrajeros, hortenses,

frutícolas, florales y de otras especies vegetales; que en el orden ganadero, su fin

es dar a conocer toda producción animal, particularmente variedades de bovinos,

equinos, caprinos, porcinos, cunícolas, avícolas y apícolas, con sus derivados; y

que en el nivel industrial, propugnan presentar cuales quiera productos y

subproductos elaborados por todo tipo de industrias (Dr. Francisco Luna Kan,

Decreto No. 50).

Otro ejemplo es la Exposición Ganadera, Agrícola, Comercial e Industrial de

Papantla, Veracruz, a continuación se presenta de manera breve una parte de la

promoción-invitación del evento:

Por medio del presente tenemos a bien participar a Ud. La

celebración de la XLIX Exposición Ganadera, Agrícola, Comercial e

Industrial de Papantla, Ver. Se celebrará del 1 al 10 de Junio del año

en curso.

Por tal motivo la Asociación Ganadera Local de Papantla formula una

atenta invitación para que los acompañe como Expositor. La

Asociación Ganadera Local ofrece pastura verde, stands, agua y

servicio médico en forma gratuita los días que dure la Exposición.

Como es de su conocimiento para participar con sus animales y

cumplir con la normatividad de la SAGAR, debe de acompañar a su

documentación de movilización, las pruebas negativas de Brucelosis

y Tuberculosis, así como su Certificado Zoosanitario y la constancia

del tratamiento Garrapaticida, para evitar contratiempos, cuando

pase la inspección por parte de la dependencia.

En los dos ejemplos anteriores como puedes observar, el objetivo, fines y algunas

características se establecen y muestran lo que es una exposición, para diferenciar




a cada uno de los eventos turísticos es necesarios analizarlos desde su

convocatoria, decreto, invitación, operación y desarrollo, ya que permite contrastar

la teoría con la práctica, asistir a los diferentes eventos y analizarlos conduce a

identificación de las características de estos y confrontarlas con la

conceptualización.

Feria: tiene dos acepciones: disertación o conferencia, se organiza con un

propósito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a

un público específico.

En México se ha conceptualizado a la feria de diferentes maneras, por un lado se

relaciona con los juegos mecánicos, como Six Flags o La Feria de Chapultepec y

por otro lado con las ferias del pueblo que se han posicionado con el paso del

tiempo hasta convertirse en eventos de gran magnitud, traspasando las fronteras,

como lo son:

Feria San Juan del Río 2013 en Querétaro que se celebrará en el mes de junio,

también se conoce como Fiestas de San Juan y cada año ofrece un programa de

teatro del pueblo con artistas nacionales de gran renombre.

La clasificación de las ferias y exposiciones, obedecen a su objetivo, a las

necesidades de los expositores y de los visitantes quedando por ejemplo de la

siguiente manera:

o Ferias generales. Son en las que se exhiben todo tipo de bienes, tanto de

consumo final, como intermedios que requieren de un proceso industrial, el

acceso es abierto al público en general como su nómbrelo indica, sin

embargo se observa una gran afluencia de hombres de negocios de

procedencia nacional, regional e internacional.

Ejemplo: Alimentaria México, es una feria de alimentos y bebidas que se

celebra en la ciudad de México, es una de las mayores ferias de alimentos

y bebidas, que atrae a los fabricantes más importantes y proveedores de la

industria alimentaria, se dirige principalmente a ejecutivos de empresas que

son los tomadores de decisiones del sector en referencia, es una

alternativa para los visitantes al relacionarse con expositores y entablar

contactos de negocios.

o Ferias especializadas. Se encargan de promover productos de un sector

en específico e incluso un nicho dentro de ese sector.

Ejemplo: ferias de autopartes de repuesto, es una feria del sector

automotriz, pero dedicada a empresas que comercializan refacciones.




o Ferias dirigidas a consumidores. Al igual que en las de carácter general,

estas ferias son abiertas al público, quienes pagan una entrada para

disfrutar de productos de su interés, comprar muestras a precios bajos o

admirar las tendencias en el caso de la moda o los últimos avances

tecnológicos, en el caso de productos electrónicos de consumo.

Ejemplo: la feria del chocolate. Evite participar en estas ferias si no cuenta

con la posibilidad de vender su producto en el país o lugar en donde se

celebra el evento, ya que el público asistente espera en el corto plazo tener

acceso a esos productos en su plaza. Este tipo de ferias son más caras y a

veces duran más tiempo que otras, los resultados cuantitativos por contacto

son menores que en una feria especializada.

La importancia de estos eventos se centra en la vinculación de oferentes y demandantes,

se puede ampliar la lista de contactos, los precios son más accesibles que en el mercado

común, en un solo espacio se puede encontrar el producto innovador, durante un periodo

específico y se dispone de un espacio de negocios.

Sí se ha tomado la decisión de asistir como expositor a un evento, ya sea una feria o

exposición, es conveniente comenzar a realizar todos los preparativos para una exitosa

participación, en donde los procedimientos de organización son diferentes, ya que no es

lo mismo participar en un evento en la ciudad de residencia, que en uno de algún estado

del país o fuera de él.

Se recomienda que la planeación se realice con un año de anticipación, basados en un

plan de negocios en el cual se definan y establezcan todas y cada una de las actividades

a realizar durante todo el proceso del evento, así como definir el segmento de mercado

meta que se desea trabajar y los canales de distribución óptimos a utilizar, de esa

manera, la organización tendrá claro cuál es su papel antes, durante y después del

evento.

Es conveniente designar un responsable de proyecto y elaborar un cronograma de

actividades a desarrollar que incluya los siguientes aspectos:

Definir el objetivo de la participación, dejando en claro si se pretende promocionar

algún producto, conocer la situación actual del mercado, contactar a clientes

potenciales, incrementar las ventas de un producto, dar a conocer una línea de

producto, difundir una nueva marca o contactar a clientes reales.

Definir las estrategias y mecanismos que se utilizarán para el logro de objetivos.

Identificar a las empresas que es conveniente visiten el stand, es una labor

compleja y poco considerada por las empresas participantes, se considera que el

stand por sí mismo les dará los suficientes contactos para el logro de los objetivos.




Se debe promover la llegada de prospectos reales con diversos comunicados

durante el periodo de participación. Esta tarea se puede cumplir contactando

directamente a los clientes e invitarlos, buscarlos en internet mediante portales

especializados de business to business, directorios empresariales y hasta

google.com u otros buscadores populares; en el mundo actual la información

necesaria está al alcance de un click. Otra alternativa está con los organizadores

del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos históricos de los visitantes al

evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad de compra y de decisión, el

organizador puede poner a disposición del expositor estos listados por un costo

marginal o bien gratuitamente.

2.2.2. Importancia y procedimientos de organización

La importancia de las ferias y exposiciones se centra en la vinculación de oferentes y

demandantes, es decir, que se puede ampliar la lista de contactos y los precios son más

accesibles que en el mercado común, pues en un solo espacio se puede encontrar el

producto innovador, durante un periodo específico y se dispone de un espacio de

negocios.

Para decidir la asistencia como expositor a un evento, ya sea una feria o exposición, se

debe considerar la característica geográfica, pues hay que realizar todos los preparativos

para una exitosa participación, en donde los procedimientos de organización son

diferentes, ya que no es lo mismo participar en un evento en la ciudad de residencia, que

en uno dentro de nuestro país o fuera de él.

La planeación se debe realizar con un año de anticipación, basados en un plan de

negocios en el cual se definan y establezcan todas y cada una de las actividades a

realizar durante todo el proceso del evento, así como definir el segmento de mercado

meta que se desea trabajar y los canales de distribución óptimos a utilizar, de esa

manera, la organización tendrá claro cuál es su papel antes, durante y después del

evento.

También es conveniente designar un responsable de proyecto y elaborar un cronograma

de actividades a desarrollar que incluya por ejemplo los siguientes aspectos:

Definir el objetivo de la participación, dejando en claro si se pretende promocionar

algún producto, conocer la situación actual del mercado, contactar a clientes

potenciales, incrementar las ventas de un producto, dar a conocer una línea de

producto, difundir una nueva marca, contactar a clientes reales.

Definir las estrategias y mecanismos que se utilizarán para el logro de objetivos.




Identificar las empresas que es conveniente visiten el stand, es una labor

compleja y poco considerada por las empresas participantes, pues se piensa que

el stand por sí mismo les dará los suficientes contactos para el logro de los

objetivos. Se debe promover la llegada de prospectos reales con diversos

comunicados durante el periodo de participación. Esta tarea se puede cumplir

contactando directamente a nuestros clientes e invitarlos, buscarlos en internet

mediante portales especializados de business to business, directorios

empresariales y hasta google.com y otros buscadores populares, en el mundo

actual la información necesaria está al alcance de un click. Otra alternativa esta

con los organizadores del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos

históricos de los visitantes al evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad

de compra y de decisión, el organizador puede poner a disposición del expositor

estos listados por un costo marginal o bien gratuitamente.

2.2.3. Proceso de integración

El proceso de integración es una fase que implica la realización de una serie de

actividades, una de ellas es definir los presupuestos y tiempos de aplicación óptimos,

por ejemplo, definir el tipo de stand a utilizar, el personal que participará en el proyecto,

entre otros.

En lo que respecta al personal que atenderá el stand, debe ser seleccionado con cuidado,

se debe nombrar a un coordinador con capacidad y autoridad en la toma de decisiones

necesarias durante el desarrollo del evento, ya que estará a cargo de la imagen de la

empresa en la feria o exposición y será el responsable de lograr los objetivos que se han

establecido. Es conveniente que el coordinador realice la selección del personal,

determinando el número y perfil que deben reunir en función del trabajo y notificarle con

tiempo para que planee la actividad ya sea profesional, laboral, personal o familiar.

La capacitación del personal que participará es fundamental, debido a que en este tipo de

reuniones el objetivo es la presentación y venta de los bienes, productos y servicios, por

lo que el equipo en su conjunto deberá conocer bien lo que se ofertará o presentará así

como sus ventajas en relación con la oferta de la competencia, además deben saber las

condiciones habituales de venta en los diferentes mercados y los detalles de cotizaciones,

embalaje, seguros, impuestos, descuentos entre otros aspectos particulares que se

pueden ofrecer en la feria o exposición.

Otra de las fases es la selección del producto y material informativo que se llevará,

considerando los días de partición y el número esperado de participantes, esta

información de puede obtener de los organizadores en función de las estadísticas de

eventos anteriores, debe determinarse el tipo y cantidad de productos para la venta,




muestras físicas a utilizar tanto en el adorno del stand como para obsequiar a visitantes o

clientes prospectos.

Previo al evento se debe considerar la lectura y análisis del manual del expositor y realizar

las contrataciones necesarias en tiempo y forma, así como prever las siguientes

actividades:

• Contratación del servicio de energía eléctrica si es necesario.

• Solicitar los servicios de limpieza y seguridad para el stand.

• Aviso a los organizadores de contratistas externos.

• Contratación de edecanes y/o intérpretes.

• Contratación del equipo indispensable para la operación y servicio como: internet,

refrigeradores, proyectores, pantallas, salas, mesas, exhibidores etc.

• Sala de negocios.

• Uso de sala de prensa.

• Dar seguimiento al embarque, traslado y arribo al recinto ferial de los productos

publicitarios, para venta, exhibición, programar las actividades, funciones, descansos y

horas de comida del personal.

Previo al inicio del evento hay que considerar:

La puntualidad del personal, con la acreditación como expositor.

La habilitación del stand con todo lo indispensable y listo para operar.

Familiarizarse con las características del stand, revisión de funcionalidad de los

productos y equipos.

Conocer todos los servicios del centro del ferial como: teléfonos, baños, cajeros

automáticos, salidas de emergencias, módulos de información, concierge,

primeros auxilios y otras facilidades que ofrece el organizador de la feria o

exposición.

2.2.4. Impacto económico y social

El impacto de las ferias y exposiciones en las ciudades sedes y recintos es importante

porque aportan recursos frescos a las economías; en el caso de visitantes y exhibidores

internacionales aportan divisas y en el caso de los nacionales promueven el desarrollo

regional, mediante la redistribución del ingreso.

Los flujos de turistas, visitantes y expositores, generan una derrama económica al

demandar diversos servicios como: hospedaje, transportación, alimentos, contratación de

personal, espacios y equipos.




Las autoridades gubernamentales se benefician con el aumento de sus ingresos ya sea

por el pago de impuestos y contratación de servicios, aunado a esto las políticas

gubernamentales de incentivos fiscales y subsidios a la actividad de turismo de reuniones,

lo que permite elevar la calidad de vida de la población, ya que se les dota de

infraestructura que beneficia a toda la sociedad y no solo a los participantes.

La generación de empleo directo e indirecto, es un beneficio importante para la población

en la obtención de recursos que les permitan comprar satisfactores y cubrir sus

necesidades, lo que genera un efecto multiplicador en la economía. Con este tipo de

turismo se regula la estacionalidad de la demanda turística, que por sus características

naturales del turismo tradicional es cíclica (temporadas altas y bajas), con lo que se

mejora la ocupación en temporadas bajas, debido a que este tipo de turismo se desarrolla

durante todo el año, contribuye a:

Elevar el gasto promedio de los visitantes (de 3 a 7 veces mayor que el turista

tradicional),

Como un factor de multiplicación de los esfuerzos promocionales

Elevar la estadía promedio en el país, porque los asistentes, ya sean visitantes,

expositores o conferencistas, demandan más noches de hotel.

Otra aportación significativa es que contribuye a elevar el gasto promedio del turista

tradicional, ayudando a elevar la estadía promedio del turismo en el país, porque los

asistentes, ya sean visitantes, expositores o conferencistas, demandan más noches de

hotel.

2.3. Conferencias, Foros, Paneles, Ponencias, Seminarios y Simposios

Este conjunto de eventos se pueden implementar y operar de forma independiente a los

congresos, convenciones, ferias y exposiciones, pero también pueden formar parte de

éstos y realizarse más de uno a la vez, por ejemplo: conferencias en un congreso de

médicos, debate sobre avances e innovaciones medicas en el mismo evento, etc.

Este tipo de reuniones se consideran como de apoyo a los grandes eventos (congresos,

convenciones, ferias y exposiciones), son parte de sus programas y se suponen como

acciones estratégicas en la consecución de sus fines, objetivos y metas, por ejemplo, en

el congreso organizado por la Confederación Panamericana de Escuelas de Hotelería y

Turismo (CONPEHT, 2008), puedes observar como una asociación convoca a sus

agremiados y público en general interesado en un tema específico, para estudiarlo y

analizarlo basándose en conferencias y paneles, invitando a conferencistas y panelistas

de reconocido prestigio, a debatir en un espacio determinado, una sede, bajo un formato

previamente establecido, durante un periodo y horario definido:




Congreso Nacional de Educación Turística y Gastronómica

Innovación del Turismo Gastronómico Sostenible en Iberoamérica

Patrimonio, restaurantes, hoteles, destinos y gobernanza

(5, 6, 7, 8 de septiembre 2013)

Programa:

Día Jueves 5

1. Reunión Consejo CONPEHT (8:30 a 14:00)

2. Comida Consejo CONPEHT 14:30 a 16:30 (lugar por confirmar)

3. Pruebas clasificatorias Concurso Capitán de Restaurantes Siglo XXI 15:00 a

18:30 y Proyectos de Investigación estudiantil y profesional: Gastronomía:

“Innovación en servicios, rutas y productos” (Claustro de Sor Juana)

4. Registro Sede o Claustro (por definir): 16:00 a 22:00

5. Salida de Turibus (GDF) para expositores del hotel sede al Claustro de Sor

Juana 19:00

6. Restaurante Zéfiro del Claustro de Sor Juana coctel de bienvenida 19:30 a 22:30

(Claustro de Sor Juana y Escuela Mexicana de Turismo) para 350 personas

7. Salida de Turibus (GDF) para expositores del Claustro de Sor Juana al hotel

sede 22:45

Día Viernes 6

1. Registro: 7:30 a 9:00

2. Inauguración 9:00 a 9:20

-Lic. Claudia Ruiz Massieu, Secretaria de Turismo Federal

-Dr. Miguel Ángel Mancera, Jefe de Gobierno del Distrito Federal

-Lic. Miguel Torruco, Secretario de Gobierno del Distrito Federal

-Dra. Mara Robles Villaseñor, Secretaria de Educación Pública Gobierno del

Distrito Federal

-Mtro. Paul Rivera, Presidente CONPEHT Internacional

-Lic. Jaime Barceló, Presidente CONPEHT Capítulo México

-Dr. Antonio Montecinos, Director Centro Empresarial Gastronómico Hotelero

CEGAHO y Comité Organizador

3. Conferencia Magistral 9:20 a 9:55

“Gobernanza e Impacto del Turismo Gastronómico y Cultural en la Ciudad de

México” por: Lic. Miguel Torruco, Secretaría de Turismo del Gobierno del Distrito

Federal


“Retos de Innovación en la Educación para el Turismo”, por: Dra. Mara Robles

Villaseñor, Secretaria de Educación Pública Gobierno del Distrito Federal





“Patrimonio Turístico y Gastronómico Mundial su Preservación, Tendencias y

Retos”


“Turismo Sostenible Innovación en Nano, Micro y Medianas Empresas Eco

Turísticas” por: Mtro. Bolívar Troncoso, Universidad Dominicana O & M, República

Dominicana.


“Rutas Gastronómicas y Turísticas Sostenibles: Restaurantes, Hoteles y Productos”

por: Dr. Antonio Montecinos Torres, México. Dir. Centro Empresarial Gastronómico

Hotelero

8. Panel Sector Hotelero 13:15 a 14:30

“Hotelería: Alimentos y Bebidas: Innovación, Sostenibilidad y Retos del Sector”

Armando de la Cruz, Presidente Asociación Mexicana de Hoteles y Moteles

Director General, Tesoros de México

Chef Marta Zepeda, Chef Propietaria Hotel Tierra y Cielo, San Cristóbal de las

Casas, Chiapas

Mtra. María del Carmen Morfín, Jefa del Departamento de Turismo UDLAP

Moderador: Mtro. Ramón E. Martínez, Director General Académico, UIC

Talleres Turismo, Hotelería y Gastronomía:

A) Taller Desarrollo de Destinos de Calidad, Sostenibles y su Marca:

Mtra. Denise Costes, Mtro. Bolívar Troncoso y Mtro. Ramón Martínez

B) Taller Hotelería: Innovación y Ventas en Redes Sociales:

Ponente por confirmar

C) Taller Conceptualización del Hotel-Restaurante Boutique Gastronómico:

Chef Marta Zepeda, Caso Hotel Tierra y Cielo en San Cristóbal de las

Casas, Chiapas

Mtra. María del Carmen Morfín, Jefa del Departamento de Turismo UDLAP

D) Taller Planificación de Rutas Turísticas y Gastronómicas:

Dr. Jordi Tresserras y Dr. Antonio Montecinos

E) Taller Innovación en Técnicas y Metodologías de Enseñanza-Aprendizaje

Acelerado


*Únicamente profesores y directivos

Día Sábado 7


“La Evolución del Cocinero Sostenible en el Siglo XXI y su Aportación Social”, Chef

Mikel Alonso, Propietario Restaurante Biko, México.


“Pasado y Presente del Vino Mexicano”, Ponente por confirmar

Consejo Mexicano de Vitivinicultores CMV Conferencia Magistral 10:15 a 11:00

“Servicio en Restaurantes; Innovación, Profesionalismo y Técnicas de Ventas”




Por: Maître Mariano Castellanos, Presidente Honorario AMYCE y Formación

Linkers, España.


“Evolución, Innovación, Retos y Sostenibilidad de la Gastronomía Mexicana”, Yuri

De Gortari y Edmundo Escamilla, Fundadores Escuela de Gastronomía Mexicana,

México.


“El Sector del Vino Mexicano y sus Beneficios Sociales en la Región de

Ensenada”, Hugo D´Acosta, Director Casa de Piedra, Ensenada, Baja California,

México.

5. Panel Sector Gastronómico y Turístico 13:20 a 14:30

“Oportunidades Laborales en el Sector del Turismo Gastronómico”, Maître Mariano

Castellanos, Presidente Honorario AMYCE y Formación Linkers, España.

Ing. Ramón Vélez, Director Consejo Mexicano de Vitivinicultores, México.

Manuel Gutiérrez García, Presidente Nacional CANIRAC, México.

Fernando Del Moral, International Meals Company, México.

Moderadora: Denise Costes, Coordinadora de Planificación Turística y

Gastronómica, CONPEHT Talleres 16:00 a 19:00

Talleres Turismo, Hotelería y Gastronomía:

A) Taller Técnicas Innovadoras y su Aplicación en Gastronomía Tradicional y

Turística

Chef Mikel Alonso, Propietario Restaurante Biko, México.

B) Taller El Mezcal aperitivos, innovación en la coctelería mundial y digestivos


C) Taller Servicio de Sala: Estrategias de Ventas y Satisfacción del Cliente

Maître Mariano Castellanos, Presidente Honorario AMYCE y Formación

Linkers, España.

Hugo D´Acosta, Director Casa de Piedra, Ensenada, Baja California, México.

D) “La Mejor Receta de tu Vida ¡¡¡¡tu futuro¡¡¡¡

Fernando Del Moral, Director de Recursos Humanos, International Meals

Company, México.

E) Taller El Reto del Vino Mexicano y Sus Estrategias de Cultura y Ventas

Ponente por confirmar Consejo Mexicano de Vitivinicultores CMV

Cena Clausura, Reconocimientos y Premiaciones (20:30 a 24:00)

Para que se pueda desarrollar el congreso de forma óptima y se cumplan los objetivos y

expectativas del público mexicano, se están realizando diversas gestiones con algunas

autoridades del gobierno del Distrito Federal, así como negociaciones con los diferentes

prestadores de servicios turísticos, con la finalidad cubrir las diferentes necesidades de

los asistentes de otros países y estados de México, como son traslados para arribar a la

ciudad sede, así como los que correspondan del aeropuerto, terminales de autobuses,




etc., a los hoteles y recinto ferial, alimentación incluida en el programa o independientes,

actividades recreativas, paseos y recorridos entre otros.

En cuanto a los salones para las conferencias, paneles y talleres, se están gestionando

todos los servicios (cafetería), mobiliario (mesas, sillones, sillas) y equipos (pantallas,

micrófonos, audio, cañones), indispensables para la realización de las diferentes

actividades del programa.

2.3.1. Generalidades

Las conferencias, foros, paneles, ponencias, seminarios y simposios, son eventos con

características similares en lo general y en lo específico cuentan con características, que

son las que los diferencian; éste tipo de reuniones apoyan la consecución de los objetivos

y metas de los grandes eventos turísticos, el objetivo es particular de cada uno, pero el

mecanismo para conseguirlo los identifica, ya de manera indistinta se apoyan en el

segundo grupo de reuniones, como lo muestra el siguiente cuadro:

Mercado Evento Objetivo Mecanismo

Turismo de

reuniones

Congresos

Reunir

profesionistas para

discusión e

intercambio de

ideas y

conocimiento

Conferencias,

paneles, foros,

seminarios,

simposios, etc.

Convenciones

Reunión

empresarial para el

lanzamiento de un

nuevo producto o

descubrimiento

Conferencias, foros,

seminarios,

ponencias, paneles,

etc.

Ferias

Exhibición de

productos o

servicios para

promover negocios

Conferencias,

paneles, seminarios,

ponencias,

simposios, etc.

Exposiciones

Comercial o cultural

para mostrar

productos servicios

o documentos

Conferencias, foros,

simposios,

ponencias, paneles,

etc.

2.3.2. Organización




En la organización y logística de eventos destacan las funciones que realizan los

planeadores y organizadores, puestos que se han implementado en los últimos años, con

la especialización del turismo de reuniones, algunos de los principales puestos son

(Revista Buen viaje, diario turístico):

Meeting Planners, son especialistas que cuentan con la habilidad y experiencia

para llevar los proyectos que las empresas necesitan, a una inversión lo más

provechosa posible, la elección del tipo de instalaciones más acomodables y

adecuadas para su evento, además seleccionan la tecnología ideal para añadir

interés y claridad a las presentaciones, definir el tipo de comida y bebidas que

debe servirse y sugiere los temas, decoración e imagen a incorporar para crear un

evento memorable.

Pero ¿por qué elegir un profesionista que organice el evento deseado?, porque tiene los

contactos, medios y empresas idóneos para realizar un evento exitoso, con costos

menores, además la experiencia para elegir el tipo de evento turístico que mejor se

adecue a las necesidades de la empresa, así que usted no tendrá porque preocuparse en

desarrollarlo, por lo que usted tendrá en sus manos: años de experiencia, credibilidad,

programas ya ejecutados y aprobados.

En la medida que se especializan los eventos, los profesionales relacionados con estos

también se van segmentando en su formación de acuerdo al tipo de evento que van

trabajando, de ahí surge el Meeting profession and event planner, que son especialistas

en la planeación, organización, logística y coordinación de reuniones, aunados a esto se

cuenta con empresas como (Revista Buen viaje, diario turístico, 2013):

Professional Conference Organizers, MÉXICO-PCO Meetings México, A.C.,

trabaja para el profesionalismo del segmento de Turismo de Reuniones,

específicamente en las especialidades de congresos, convenciones y eventos

corporativos, integra a los principales operadores profesionales de éstos eventos

en México, participa en diversos foros para presentar propuestas y proyectos en

beneficio del mercado de reuniones, así como en eventos con profesionales del

sector, recintos feriales y centros de convenciones, oficinas de congresos y

convenciones del país, y con las principales cadenas hoteleras, mediante

convenios de colaboración.

Cuenta con un programa de capacitación continua, desarrollando seminarios de

especialización con temas específicos en beneficio de la profesionalización del

segmento.

Meetings Professionals International, México, el objetivo de la empresa es

apoyar la creación de una alianza con los actores del turismo de reuniones y de

los medios de comunicación especializados del sector., apoya la




profesionalización y formación de especialistas, a la creación de redes de

negocios y ampliar la presencia de la oferta en mercados internacionales.

De manera concreta con el programa de comidas mensuales educacionales, el 6°

Congreso Anual de la Asociación y los diferentes foros de capacitación y

formación del sector promueve la profesionalización de los planeadores y

operadores d eventos.

Professional Convention Management Association, México-PCMA México

Chapter, la empresa desarrolla un programa de 19 actividades encaminado a la

educación y profesionalización de la Industria de Turismo de Reuniones. Entre las

actividades realizadas destacan el North America Advisory Summit en Guadalajara

donde más de 20 especialistas internacionales, junto con los líderes de este

segmento, analizaron cómo hacer más atractivo a México para recibir grupos

internacionales. También se desarrolló un diplomado de Turismo de Reuniones

con 32 graduados que obtuvieron cada uno 8 Continuing Education Credits

(CEUs) por 80 horas de capacitación. Adicionalmente, se organizaron misiones

comerciales a Washington y Filadelfia para promover los servicios de los

asociados. En total se contó con 8 ponentes internacionales en conferencias,

abarcando destinos como Los Cabos, Cancún, Puerto Vallarta, Ciudad de México

y Guadalajara. Para 2012 se proyectaron 21 actividades que incluyen traer la

certificación internacional Certified Association Sales Executive (CASE) totalmente

en español.

2.3.3. Logística

La logística de estos eventos se da en función de los tiempos y las actividades que se

tienen que realizar, como son:( SECTUR, 2012).

Planificar y gestionar los elementos logísticos para atender las necesidades de las

persona ya sean estos expositores, especialistas, o bien si viajan en grupos se

deben considerar los tiempo de traslado (aeropuerto - hotel, terminal de autobuses

– hotel, hotel-recinto ferial, etc., analizar el nivel de servicio contratado y la

consideración financiera de todo el evento, entre otros variados aspectos.

Crear, comunicar y gestionar los tiempos para todas las actividades y su ejecución

exitosa previstos en el programa.

Planificar, gestionar y ejecutar el grupo de entrada y salida de los manifiestos de

los niveles de servicio máximos y las consideraciones financieras, la gestión

proactiva de llegada/cambios, cancelaciones y agregaciones de salida mediante la

adición de cancelación de los recursos de transporte y el personal.




Diseñar y llenar formatos de control de ruta del transporte del personal y traslado

de bienes, con el fin de garantizar la eficacia, considerando los conflictos viales e

investigar posibles cierres de calles, sitios de construcción, permisos de eventos

conflictivos o consideraciones climáticas.

Analizar y evaluar los lugares/actividades adecuadas para que coincida con la

demografía y el tamaño del grupo apropiados, eliminar opciones ofrecidas

anteriormente, la investigación y segura lugares/actividades que los grupos de

apoyo las necesidades y deseos; evalúan "retorno de la inversión" (ROI) cuando

sea apropiado y aplicable.

A continuación se presenta un diagrama de operación y logística de un evento turístico:

EL GENERADOR DEL

EVENTO

(Promueve el destino)

EL OPERADOR

LOGÍSTICO ASESORA Y

RECOMIENDA LOS

PROVEEDORES

APOYA A LA

INTEGRACIÓN DE

SERVICIOS EN LOS

DESTINOS

OPERADOR LOGÍSTICO SERVICIOS DESTINO:

Empresas privadas, Contrata servicios directamente -Hospedaje

Asociaciones, Cámaras, -Recinto ferial

Organismos -Transportación terrestre

Gubernamentales, etc. -OPC.- Organizador -Alimentos

Profesional de congresos -Recorridos

Contrata intermediario Meeting planner -Equipos y mobiliario

(audio, video, salas, etc.

Contrata

- DMC -Edecanes

Destination Magnament -Traductores, etc.

Contrata Company

Contrata

El diagrama anterior indica quién contrata los servicios en el destino, lo puede hacer la

asociación directamente o contratar un organizador profesional y este contratar los

servicio o bien subcontratar a un DMC y estos realizar la contratación de los servicio

(SECTUR, 2012).

Actividad 2. Especificaciones de logística

El propósito de esta actividad es distinguir las especificaciones de logística de cada tipo

de evento turístico, para ello realiza lo que se te pide a continuación:




1. Investiga en fuentes de consulta confiables, sobre las diferentes especificaciones de

logística de los eventos turísticos para complementar lo que hasta ahora has revisado.

2. Con base en tu investigación y en lo revisado hasta el momento, ingresa a la Wiki de

la asignatura para crear junto con tus compañeros(as) un documento en donde se

edite un texto grupal sobre las especificaciones de logística para cada tipo de evento

turístico. El documento debe de contener la siguientes especificaciones:

Introducción

Antecedentes

Principales características

Conclusión

Autoevaluación

Para reforzar los conocimientos relacionados con los temas que se abordaron en esta

unidad del curso, es necesario que resuelvas la autoevaluación.

Ingresa al Aula virtual para realizar tu actividad.

Evidencia de aprendizaje. Planeación del proyecto

En la evidencia de aprendizaje pondrás en práctica todos tus conocimientos adquiridos

con los temas y subtemas vistos, así que se te invita a realizar lo que a continuación se te

pide:

1. Elabora un reporte del proyecto en el que se incluyan los requerimientos de los tipos

de eventos turísticos, así como las especificaciones de logística del evento a planear. El

reporte debe contener:

- Tipo de evento elegido

- Requerimientos del tipo de evento

- Especificaciones de logística

2. Guarda tu documento con la nomenclatura AOLE_U2_EA_XXYZ y envía el archivo a

tu Facilitador(a) para recibir retroalimentación.

Nota: Toma en cuenta que esta evidencia es la primer parte de un proyecto que concluirá

con el diseño del evento turístico seleccionado.




* Recuerda consultar la Rúbrica de evaluación para saber qué aspectos se tomarán en

cuenta para su revisión

Autorreflexiones

Además de enviar tu Evidencia de aprendizaje, es importante que ingreses al foro

Preguntas de autorreflexión y consultes las preguntas que tu Facilitador(a) presente, ya

que a partir de ellas debes elaborar tu Autorreflexión en un archivo de texto llamado

AOLE_U2_ATR_XXYZ y enviarlo mediante la herramienta Autorreflexiones.

Cierre de la unidad

Con los temas y actividades realizadas en esta segunda unidad lograste identificar las

características y requerimientos de los eventos turísticos, que se realizan en el turismo de

reuniones, que a su vez es un segmento del turismo de negocios, el cual aporta un flujo

de recursos importante.

Con el estudio de la segunda unidad has podido conocer las características de los

eventos y las actividades que se deben de realizar previo a ellos, así como los detalles

que se deben de consideran durante su desarrollo, lo importante que son estos eventos

para las empresas, en la divulgación del conocimiento, entre otras aportaciones y logros

que se obtienen al participar en estas reuniones, tanto para expositores como asistentes.

Ahora bien, en la siguiente unidad revisarás con más detenimiento la conceptualización,

las generalidades y el impacto de los eventos turísticos en lo social y económico.

Para saber más

Para fortalecer y complementar los conocimientos adquiridos en esta unidad, se te

sugiere consultar:

La revista Destinos & Convenciones, en la que encontrarás reportajes, entrevistas

y comentarios sobre los eventos turísticos, su publicación es bimestral. Puedes

consultarla en: http://www.meetingsmexico.com/wam/

La página oficial de la Secretaría de Turismo del Gobierno Federal, en donde

encontrarás estudios sobre el turismo de reuniones. Puedes consultarla en:

http://www.sectur.gob.mx/es/sectur/sect_Turismo_de_Negocios

http://www.meetingsmexico.com/wam/





La página oficial de la Organización Mundial de Turismo, en donde encontrarás

información del comportamiento del turismo de negocios, y en la bibliografía

básica encontrarás conceptos y definiciones sobre los tipos de eventos turísticos,

la logística y su organización. Puedes consultarla en: http://www2.unwto.org/es

Fuentes de consulta

Asociación Mexicana de Desarrolladores Turísticos (2012). “Información general

2013”. Recuperado de http://www.amdetur.org.mx/?q=node/156

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ISBN-9786071701053

Centro BANAMEX: Centro de Convenciones y Exposiciones. Recuperado de

www.centrobanamex.com.mx/ferias

Centro de Estudios Superiores en Turismo, 2013. Recuperado de

www.cestur.sectur.gob.mx

Confederación Panamericana de Escuelas de Hotelería y Turismo, 2008.

Recuperado de http://www.conpeht.net

Confederación Panamericana de Escuelas de Hotelería y Turismo (Capítulo

México)

http://www.conpehtmexico.com/principal.html

Consejo de Promoción Turística de México, 2012. Recuperado de

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Cravioto, Tonatiuh (2009). Organización de congresos y convenciones. México:

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Revista Buen viaje, diario turístico (2013). Recuperado de

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Richero, Alicia (2001). Eventos. Guía práctica para su planeación y ejecución

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Unidad 2. Organización y Logística de Eventos Turísticos