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taller unidad 5 gestor de calidad sena
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Unidad N5. Auditora internaActividad: Evaluacin de un proceso del Sistema de Gestin de CalidadNombre del Aprendiz:
Ciudad y Fecha
Luego de implementar la documentacin, se hace necesario verificar el estado de conformidad con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, para lo cual como Gestores de Calidad, es indispensable una auditora al proceso seleccionado en la actividad de la unidad N3 (Documentacin de procesos). Por consiguiente cada Aprendiz de manera individual o grupal debe solucionar los siguientes cuatro puntos, considerando el 6.2.2 de la ISO 9001:2008, la norma internacional ISO 19011 y el material de estudio: 1) Diseen y definan la lista de chequeo, formulando las posibles preguntas que se realizarn durante la auditora interna del proceso institucional seleccionado en la actividad de la unidad N3 (Documentacin de procesos).
LISTA DE CHEQUEO NTC ISO 9001:2008
C: ConformeNC: No conformidadOB: ObservacinF: Fortaleza
4. Sistema de Gestin de la Calidad
4.1 Requisitos GeneralesC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran identificados los procesos del sistema?
Se identifican y controlan los procesos subcontratados externamente?
4.2 Requisitos de la documentacin
4.2.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un documento de poltica de calidad?
Existe un documento de objetivos de calidad?
Existe un manual de calidad?
Existen procedimientos documentados exigidos por la norma y necesarios para el desarrollo del sistema?
4.2.2 Manual de CalidadC NCOBFEvidencia/Observacin
El manual incluye el alcance del sistema de gestin de la calidad?
El manual incluye las exclusiones del apartado 7 y su justificacin?
El manual incluye o cita a todos los procedimientos documentados?
El manual de calidad incluye la interaccin de los procesos?
4.2.3 Control de los documentosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un procedimiento documentado para el control de documentos?
Existe una metodologa documentada adecuada para la aprobacin de documentos?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de aprobacin?
Existe una metodologa documentada adecuada para la revisin y actualizacin de documentos?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de revisin y actualizacin?
Existe una metodologa documentada adecuada para la identificacin de los cambios de los documentos y el estado de la versin vigente?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de identificacin de cambios y estado de revisin?
Existe una metodologa documentada adecuada para la distribucin de los documentos que los haga disponibles en los puestos de trabajo?
Los documentos revisados cumplen con esta metodologa de distribucin de documentos?
Los documentos son legibles e identificables?
Se han identificado documentos de origen externo y se controlan y distribuyen adecuadamente?
Existe una metodologa adecuada para evitar el uso de documentos obsoletos?
Los documentos obsoletos han sido tratados segn la metodologa definida?
Los listados de documentos existentes se encuentran correctamente actualizados?
4.2.3 Control de los registrosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un procedimiento documentado para el control de los registros?
Existe una metodologa para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin y disposicin de los registros?
Los registros revisados cumplen con esta metodologa?
El procedimiento describe la conservacin y proteccin de registros en formato digital?
Se realizan copias de seguridad de los registros informticos?
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso de la direccinC NCOBFEvidencia/Observacin
La alta direccin comunica a la organizacin la importancia de satisfacer los requisitos de los clientes y los requisitos legales?
La alta direccin establece la poltica de la calidad?
Asegura el establecimiento de objetivos de la calidad?
La alta direccin realiza las revisiones por la direccin?
Asegura la disponibilidad de recursos?
5.2 Enfoque al clienteC NCOBFEvidencia/Observacin
Se est realizando la determinacin de los requisitos del cliente? Ver apartado 7.2.1
Se est analizando la satisfaccin del cliente? Ver apartado 8.2.1
5.3 Poltica de calidadC NCOBFEvidencia/Observacin
La poltica de la calidad es coherente con la realidad de la organizacin?
Incluye un compromiso de mejora continua y de cumplir con los requisitos?
Los objetivos de la calidad estn de acuerdo a las directrices de la poltica?
La comunicacin de la poltica es adecuada y se evidencia que es entendida por el personal de la organizacin?
Se encuentra documentada la metodologa para la revisin de la poltica y se evidencia esta revisin?
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de la calidadC NCOBFEvidencia/Observacin
Los objetivos de la calidad estn de acuerdo a las directrices de la poltica?
Los objetivos se han fijado en funciones y niveles adecuados que ofrezcan mejora continua de la organizacin?
Los objetivos son medibles y estn asociados a un indicador?
Los objetivos se encuentran desarrollados en planes de actividades para su cumplimiento?
Se encuentran definidos los recursos, las fechas previstas y responsabilidades para las actividades del plan de objetivos?
Los objetivos evidencian mejora continua respecto a valores de periodos anteriores?
Las actividades de los objetivos y el seguimiento de los mismos se estn realizando segn lo planificado?
5.4.2 Planificacin del SGCC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran planificados los procesos del sistema de gestin de la calidad?
Se encuentran planificados los objetivos del sistema de gestin de la calidad?
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin
5.5.1 Responsabilidad y autoridadC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definidos los cargos o funciones de la organizacin en organigrama y fichas de puesto?
Se encuentran documentadas lasresponsabilidades de cada puesto de trabajo referidas al sistema de gestin de la calidad?
Se encuentran comunicadas lasresponsabilidades a cada uno de los empleados de la organizacin?
5.5.2 Representante de la direccinC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra documentada la asignacin de representante de la direccin a algn cargo o puesto de la organizacin?
En las responsabilidades del representante de la direccin se incluye el aseguramiento delestablecimiento, implementacin y mantenimiento de los procesos del sistema?
En las responsabilidades del puesto de trabajo de representante de la direccin se incluye la deinformar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema y de las necesidades de mejora?
Dentro de las responsabilidades del puesto de trabajo de representante de la direccin se incluye la de asegurarse de la promocin de la toma de conciencia de los requisitos del cliente?
Existen evidencias documentadas del cumplimiento de las responsabilidades?
5.5.3 Comunicacin internaC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra evidencia de procesos de comunicacin eficaces para el correcto desempeo de los procesos?
5.6 Revisin por la direccin
5.6.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definida la frecuencia de realizacin de las revisiones del sistema por la direccin?
Se incluye en el registro de informe de revisin el anlisis de oportunidades de mejora, la necesidad de cambios en el sistema y el anlisis de la poltica y los objetivos de la calidad?
Se identifican y mantienen los registros de la revisin por la direccin?
5.6.2 Informacin de entrada para la revisinC NCOBFEvidencia/Observacin
El informe de revisin contiene los resultados de las auditoras internas?
El informe de revisin contiene los resultados de satisfaccin del cliente y sus reclamaciones?
El informe de revisin contiene el anlisis de indicadores de desempeo de cada uno de los procesos?
El informe de revisin contiene el estado de las acciones correctivas y preventivas?
El informe de revisin contiene el anlisis de las acciones resultantes de revisiones anteriores?
El informe de revisin contiene la necesidad de cambios que afecten al sistema de gestin de la calidad?
El informe de revisin contiene lasrecomendaciones para la mejora?
5.6.3 Resultados de la revisinC NCOBFEvidencia/Observacin
El informe de revisin contiene las decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema de gestin de la calidad?
El informe de revisin contiene las decisiones y acciones relacionadas con la mejora del producto?
El informe de revisin define los recursos necesarios para el desarrollo de estas acciones?
6. Gestin de los recursos
6.1 Provisin de recursosC NCOBFEvidencia/Observacin
Dispone la organizacin de los recursos necesarios para mantener el sistema de gestin de la calidad y aumentar la satisfaccin de los clientes?
6.2 Recursos humanos
6.2.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Es el personal competente para la realizacin de sus trabajos?
6.2.2 Competencia, formacin y toma de concienciaC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra definida la competencia necesaria para cada puesto de trabajo teniendo en cuenta la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas?
Existe un plan de formacin o de logro de competencias?
Existe una metodologa definida para la evaluacin de la eficacia de las acciones formativas emprendidas?
6.3 InfraestructuraC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra identificada la infraestructura necesaria y existente para la realizacin de los procesos?
Existen planes o rutinas de mantenimiento preventivo para cada uno de los equipos?
Existen registros de las acciones demantenimiento correctivo y preventivo realizadas?
Existe una metodologa definida para la realizacin de estas tareas de mantenimiento?
6.4 Ambiente de trabajoC NCOBFEvidencia/Observacin
Si existen condiciones especficas de trabajo, Se encuentran definidas tales condiciones?
Existe evidencias del mantenimiento de estas condiciones especficas de trabajo?
7. Realizacin del producto
7.1 Planificacin de la realizacin del productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Dispone la organizacin de una planificacin de procesos de produccin teniendo en cuenta los requisitos del cliente?
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran documentados los requisitos del cliente, incluyendo condiciones de entrega y posteriores?
Se han definido requisitos no especificados por el cliente pero propios del producto o servicio?
Se han definido los requisitos legales o reglamentarios del producto?
Existe una metodologa definida para la determinacin de estos requisitos?
Se cumple con los requisitos especficos de la metodologa?
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra descrita la metodologa, momento y responsabilidades para la revisin de los requisitos del cliente?
Se cumple con los requisitos especficos de la metodologa?
Existe evidencia de la revisin de los requisitos?
Existe una metodologa definida para el tratamiento de modificaciones de ofertas y contratos?
7.2.3 Revisin de los requisitos relacionados con el productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe metodologa eficaz para la comunicacin con el cliente?
Se registran los resultados de satisfaccin del cliente y sus quejas?
7.3 Diseo y Desarrollo
7.3.1 Planificacin del diseo y desarrolloC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una planificacin para cada uno de los diseos o desarrollos?
La planificacin incluye etapas del diseo, verificacin y validacin?
Estn definidos los criterios de revisin de cada una de las etapas del diseo?
Estn definidas las responsabilidades para el diseo y desarrollo?
7.3.2 Elementos de entrada para el diseoC NCOBFEvidencia/Observacin
Para todos los diseos se han definido los elementos de entrada? (requisitos funcionales, legales, diseos similares, etc)
Existe registro asociado a esta identificacin?
7.3.3 Resultados de diseo y desarrolloC NCOBFEvidencia/Observacin
Los resultado del diseo y desarrollo cumplen con los elementos de entrada?
Proporcionan informacin para la compra y produccin?
Incluyen pautas de fabricacin e inspeccin?
7.3.4 Revisin del diseo y desarrolloC NCOBFEvidencia/Observacin
Existen registros de las revisiones realizadas a cada una de las etapas del diseo?
Existen criterios de aceptacin para cada etapa?
7.3.5 Verificacin del diseo y desarrolloC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe registro de la verificacin de los resultados del diseo y desarrollo?
Los criterios de aceptacin para la verificacin estn de acuerdo a los elementos de entrada del diseo?
7.3.6 Validacin del diseo y desarrolloC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe registro de la validacin del producto diseado?
Los criterios de aceptacin para la validacin estn de acuerdo a los elementos de entrada del diseo?
7.3.7 Control a los cambios del diseo y desarrolloC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe registro de los cambios realizados en el diseo de los productos?
Estos cambios estn sometidos a verificacin y validacin?
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de comprasC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definidos por escrito los productos y los requisitos solicitados a los proveedores?
Existe una seleccin de proveedores y se encuentran definidos los criterios de seleccin?
Existe una evaluacin de proveedores y sus criterios de evaluacin?
Existen registros de las evidencias de cumplimiento de los criterios de seleccin, evaluacin y reevaluacin?
7.4.2 Informacin de las comprasC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una metodologa adecuada para la realizacin de los pedidos de compra?
Los pedidos de compra contienen informacin sobre todos los requisitos deseados?
Se cumple la metodologa definida para los requisitos de compra?
7.4.3 Verificacin de los productos compradosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe definida una metodologa adecuada para inspeccin de los productos comprados?
Estn definidas las responsabilidades para la inspeccin de los productos comprados?
Existen registros de las inspecciones conformes a la metodologa definida?
7.5 Productos y prestacin del servicio
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicioC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una metodologa adecuada definida para la produccin o prestacin del servicio?
Existen registros cumplimentados conforme a lo definida en la metodologa de produccin?
Si existen instrucciones de trabajo Se encuentran disponibles en los puestos de uso y estn actualizadas?
Se realizan las inspecciones adecuadas durante el proceso de produccin y prestacin del servicio?
Se utilizan los medios y los equipos adecuados?
El personal es competente para la realizacin de los trabajos?
7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicioC NCOBFEvidencia/Observacin
Si existen procesos para validar, se han definido los requisitos para esta validacin?
Existen registros de la validacin de los procesos?
7.5.3 Identificacin y trazabilidadC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra identificado el producto a lo largo de todo el proceso productivo?
Si es necesaria la trazabilidad del producto, Se evidencia la misma?
7.5.4 Propiedad del clienteC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe una metodologa adecuada definida para la comunicacin de los daos ocurridos en los productos del cliente?
Existen registros de estas comunicaciones?
Si es de aplicacin, se cumple la ley de proteccin de datos con los datos de los clientes?
7.5.5 Preservacin del productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe definida una metodologa adecuada para la preservacin del producto?
Se evidencia el correcto cumplimiento de esta metodologa?
Si fuese necesario, Est definido el embalaje del producto?
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicinC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran identificados todos los equipos de seguimiento y de medicin?
Existen definidas unas rutinas adecuadas de verificacin o calibracin de los mismos?
Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?
Los equipos se encuentran correctamente identificados con su estado de verificacin o calibracin?
Estn definidas las pautas de actuacin cuando se observe que las mediciones han sido errneas?
Se confirma la capacidad de los programas informticos cuando participen en actividades de seguimiento y medicin?
8 Medicin, Anlisis y mejora
8.1 GeneralidadesC NCOBFEvidencia/Observacin
Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medicin, anlisis y mejora?
Se estn empleando tcnicas estadsticas?
8.2 Seguimiento y Medicin
8.2.1 Satisfaccin al clienteC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe definida una metodologa adecuada para el anlisis de la satisfaccin del cliente?
Existen registros conformes a la metodologa definida?
Se emprenden acciones a partir del anlisis de satisfaccin?
8.2.2 Auditoria InternaC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentra definida la frecuencia y planificacin de las auditoras?
La auditora interna comprende todos los procesos del sistema de gestin de la calidad y la norma ISO 9001?
Son objetivos e imparciales los auditores internos?
Se encuentran definidos y se cumplen los requisitos que deben cumplir los auditores internos para la realizacin de las auditoras internas?
Existe un procedimiento documentado para las auditoras internas?
Existen registros de las auditoras internas?
El responsable de rea toma las decisiones sobre las correcciones a realizar despus de la auditora?
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de gestin de la calidad?
Est definida la responsabilidad y la frecuencia para la realizacin del seguimiento de los indicadores?
Se emprenden acciones a partir del anlisis de indicadores?
8.2.4 Seguimiento y medicin del productoC NCOBFEvidencia/Observacin
Se encuentran definidas las pautas de inspeccin final del producto?
Existen registros de estas inspecciones finales?
8.3 Control del producto no conformeC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe un procedimiento documentado para el control del producto no conforme y el tratamiento de las no conformidades?
Existen registros conformes a la metodologa definida?
Se toman acciones para la solucin de las no conformidades?
El producto no conforme es segregado o identificado para evitar su uso?
8.4 Anlisis de datosC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe evidencia del anlisis de datos del sistema?
Se emprenden acciones a partir de este anlisis?
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continuaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe evidencia de acciones emprendidas para la mejora continua?
8.5.1 Mejora continuaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe evidencia de acciones emprendidas para la mejora continua?
8.5.2 Accin CorrectivaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe procedimiento documentado para las acciones correctivas?
Existen registros conformes a este procedimiento?
Existe anlisis de causas?
Se verifica el cierre y la eficacia de las acciones?
8.5.3 Accin PreventivaC NCOBFEvidencia/Observacin
Existe procedimiento documentado para las acciones preventivas?
Existen registros conformes a este procedimiento?
Existe anlisis de causas?
Se verifica el cierre y la eficacia de las acciones?
2) Definan el Plan de Auditora a seguir en la verificacin del proceso institucional seleccionado en la actividad de la unidad N3 (Documentacin de procesos).
PLAN DE AUDITORIA
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento y conformidad de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad en relacin a sus requisitos aplicables.
ALCANCE
En Enero del 2015 se auditar el proceso de produccin de productos de aseo para el hogar en la empresa Mundial de Aromas MUNAR S.A.S, se solicitarn evidencias 2015.
CRITERIOS
En cumplimiento del actual marco legal desarrollado al direccionamiento estratgico, documentacin de la organizacin y requerimientos de las partes interesadas basado en la norma ISO 9001:2008
EQUIPO AUDITOR
Auditor Lider: Auditor acompaante: Auditor Observador: Fecha de elaboracin: 20 Enero del 2016
Etapa FechaHoraProceso/actividadLugarAuditadoAuditorRecursos
220-01-20168:30 9:00amReunin de AperturaSala de JuntasPartes interesadasEquipo auditorSillas, video Beam, computador, internet
320-01-20169:10 10:30 amEntrevista Proceso de produccin de producto de aseoProduccinJefe de ProduccinAuditor lderDocumentacin, registros requeridos
420-01-201611:15 amReunin de CierreSala de JuntasPartes interesadasEquipo auditorSillas, video Beam, computador, internet
3) Actividad de campo: ejecuten la auditora interna al proceso institucional seleccionado en la actividad de la unidad N3 (Documentacin de procesos), para lo cual se deber:
A. Realizar la Reunin de Apertura (Ver Norma: ISO 19011:2011, Numeral 6.4.2.).
Producto entregable en el punto A: listado de asistencia a la reunin de apertura que mnimo contenga: fecha, nombre, cargo y firma de asistencia. sta puede integrarse con la lista de asistencia de la reunin de cierre.
AUDITORIA:
FECHA:
REUNIN DE APERTURA:
REUNIN DE CIERRE
FECHAHORAFECHAHORA
CARGO A AUDITAR:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE:
DOCUMENTO DE REFERENCIA
PARTICIPANTES
CARGOEQUIPO AUDITOR
Nota: El programa de entrevistas y la fecha de la reunin de apertura y cierre es la que est programada en el plan de auditoria
FECHA DE ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA
EL INFORME SERA ENTREGADO A:
CARGO:
FIRMA DEL AUDITOR LIDERAPROB:
B. Revisar, recopilar y verificar la informacin documental del proceso con apoyo de la lista de chequeo realizada en el punto 1 de la presente actividad. (Ver Norma: ISO 19011:2011, Numerales, 6.4.3, 6.4.6., 6.4.7 y 6.4.8.).
Producto entregable en el punto B: lista de chequeo completamente diligenciada.
C. Realizar la Reunin de Cierre (Ver Norma: ISO 19011:2011, Numeral 6.4.9.).Producto entregable en el punto C: listado de asistencia a la reunin de cierre que mnimo contenga: fecha, nombre, cargo y firma de asistencia. sta puede integrarse con la lista de asistencia de la reunin de apertura.
D. Generar Informe de Auditora del proceso.Producto entregable en el punto D: el informe de auditora a entregar debe contener mnimo fecha, proceso auditado, criterios auditados, alcance, actividades desarrolladas, fortalezas del proceso, identificacin de no conformidades (Mayores y Menores), oportunidades de mejora y conclusiones.
4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
Conclusiones
Fue de gran importancia la realizacin de esta actividad, ya que se establecieron todos los pasos que se llevan a cabo para la realizacin de una auditoria, empezando por el plan de auditoria que se le debe dar a conocer al auditado como mnimo un mes de anterioridad para que sepan que programacin se llevar a cabo y si ellos estn de acuerdo, y despus de aprobado se ejecuta la auditoria, verificando cada uno de los tems de la lista de chequeo, recolectando las evidencias necesarias para saber si se est dando cumplimiento a la misma.
Modo de entrega:
La actividad puede ser realizada individual o de manera grupal. Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada de manera individual o grupal.
Criterios de evaluacin
Interpreta los lineamientos dispuestos en la normatividad ISO 19011:2011, para la ejecucin de auditoras.
Formula preguntas al auditado que conlleven a la generacin de hallazgos de auditora.
Condensa en el informe de auditora el resultado de la inspeccin a un proceso organizacional.